1. Визначити основні властивості інформації в інформаційному менеджменті

Найважливішими, з практичної точки зору, властивостями інформації є цінність, достовірність та актуальність.

Цінність інформації — визначається забезпеченням можливості досягнення мети, поставленої перед отримувачем інформації.

Достовірність — відповідність отриманої інформації об’єктивній реальності навколишнього світу. У властивості достовірності виділяються безпомилковість та істинність даних, а також адекватність. Під безпомилковістю розуміється властивість даних не мати прихованих випадкових помилок. Випадкові помилки в даних обумовлені, як правило, неумисними спотвореннями змісту людиною чи збоями технічних засобів при переробці даних в інформаційній системі.

Актуальність — це міра відповідності цінності та достовірності інформації поточному часу (певному часовому періоду)

Кумулятивність визначає такі поняття, як гомоморфізм, та вибірковість. Гомоморфізм — співвідношення між об’єктами двох множин, при якому одна множина є моделлю іншої. Дані, спеціально відібрані для конкретного рівня користувачів, володіють певною властивістю — вибірковістю.

Об’єктивність — це поняття є відносним. Елемент суб’єктивності вносять методи. Наприклад, ті самі події, які зафіксовані в історичних документах різних країн, виглядають цілком по-різному. Інформація про об’єкти, отримана за допомогою фотознімків, більш об’єктивна, чим отримана за допомогою рисунків.

Адекватність — це ступінь відповідності реальному об’єктивному стану справи. Неадекватна інформація утворюється звичайно при створенні нової інформації на основі неповних або недостовірних даних. До створення неадекватної інформації може привести і застосування неадекватних методів до повних і достовірних даних;

Корисність — якщо ви дізнаєтеся, що контрольна буде з певної теми математики, то отримана інформація буде для вас корисною.

Своєчасність — якщо ви дізнаєтеся про контрольну вже після її проведення, то отримана інформація буде несвоєчасною.

Часові властивості визначають здатність даних передавати динаміку зміни ситуації (динамічність). При цьому можна розглядати або час запізнення появи в даних відповідних ознак об’єктів, або розходження реальних ознак об’єкта і тих же ознак, що передаються даними. Відповідно можна виділити:

• актуальність — властивість даних, що характеризує поточну ситуацію;
• оперативність — властивість даних, яка полягає в тому, що час їхнього збору та переробки відповідає динаміці зміни ситуації;
• ідентичність — властивість даних відповідати стану об’єкта.

Властивість недоступності

При розгляді захищеності даних можна виділити технічні аспекти захисту даних від несанкціонованого доступу та соціально-психологічні аспекти класифікації даних за мірою їхньої конфіденційності та секретності (властивість конфіденційності).

Суспільна природа — джерелом інформації є пізнавальна діяльність людей, суспільства.

Мовна природа — інформація виражається за допомогою мови — знакової системи будь-якої природи, яка служить засобом спілкування, мислення, висловлювання думки. Мова може бути природною, що використовується у повсякденному житті та служить формою висловлення думок і засобом спілкування між людьми а також штучною, створеною людьми з певною метою (наприклад, мова математичної символіки, інформаційно-пошукова, алгоритмічна та ін. мови.

Невідривність від мови носія

Дискретність — одиницями інформації як засобами висловлювання є слова, речення, уривки тексту, а у плані змісту — поняття, висловлювання, описання фактів, гіпотези, теорії, закони тощо.

Незалежність від творців

Старіння — головною причиною старіння інформації є не сам час, а поява нової інформації, з надходженням якої попередня інформація виявляється невірною, перестає адекватно передавати явища та закономірності матеріального світу, людського спілкування та мислення).

Розсіювання — існування у багатьох джерелах.

Однією із найважливіших властивостей повідомлень є їх вірогідність. Повідомлення вважається вірогідним, якщо воно не суперечить реальній дійсності, правильно її пояснює і підтверджується нею.

Так, наприклад, довгий час вважалося, що у центрі Всесвіту знаходиться Земля, а Сонце обертається навколо Землі (геоцентрична модель всесвіту К. Птоломея). Однак така модель Всесвіту не узгоджувалася зі спостереженнями астрономів. У 1543 р. польський астроном М. Копернік на підставі аналізу результатів значної кількості спостережень довів помилковість геоцентричної моделі світу та вірогідність геліоцентричної моделі, яка слугує науці і сьогодні.

Для підвищення надійності і вірогідності повідомлень та інформації, яку вони несуть, їх дублюють, передають різними способами і у різних формах подання, перевіряють, звертаючись до різних джерел, дослідів, підтверджень через непрямі свідчення.

При цьому для того, щоб зробити правильні висновки (здобути інформацію, що має практичну цінність), набір повідомлень (показників, характеристик, ознак) повинен бути достатнім, тобто якомога повнішим і вичерпним, з одного боку, а з іншого — містити якомога менше надлишкових, необов’язкових повідомлень (фактів, ознак, проявів досліджуваного явища), тобто шуму, оскільки такий шум може призвести до неправильних висновків і прийняття на їх основі неправильних рішень.

Наприклад, якщо необхідно встановити про яку тварину йде мова, якщо сказано лише, що тварина ловить мишей, то для однозначного висновку наявних повідомлень явно недостатньо, оскільки мишей ловить і кішка, і лисиця, і їжак. Якщо ж додати, що тваринка має чотири лапи, ніс, очі, вуха, зуби, то таке додаткове повідомлення швидше за все несе лише шум.

Повідомлення, яке несе певну інформацію, має бути своєчасним, щоб інформація мала практичну цінність. Одне і те саме повідомлення «О 17.00 мультфільм «Як козаки куліш варили», одержане о 16-й год, несе зовсім іншу інформацію, ніж отримане о 18-й год.

Якщо людині розповідають щось, до сприймання чого вона ще не готова, наприклад звертаються англійською мовою раніше, ніж людина вивчила цю мову, то ця людина з почутого повідомлення винесе зовсім іншу інформацію (повідомлення є для такої людини незрозумілим), ніж це було б, коли б людина попередньо вивчила англійську мову.

Слід пам’ятати, що надто велика кількість повідомлень чи їх невчасність так само обеззброює людину, як і відсутність повідомлень.

Для прийняття правильних рішень повідомлення повинно бути повним. Зайві (надлишкові) повідомлення (зайва інформація, тобто шум) відволікають увагу і заважають швидко і вчасно знайти правильне рішення і навіть можуть призвести до неправильних висновків і прийняття на їх основі неправильних рішень. Неповнота ж повідомлень так само може призвести або до неправильних висновків, або до їх невчасності, оскільки доведеться втрачати час на пошуки уточнюючої інформації.

Наприклад, у різноманітних змаганнях намагаються дезінформувати суперника, надаючи з одного боку неповну інформацію про об’єкт, що його цікавить, а з іншого — багато сторонніх, схожих на правдиві, повідомлень, які навмисне організовано так, щоб суперник зробив неправильні висновки і прийняв на їх основі рішення, вигідні протилежній стороні. Так організовану інформацію, призначену для спантеличування суперника, називають дезінформацією.

Об’єктивну інформацію можна одержувати за допомогою нормально працюючих датчиків, вимірювальних приладів. Повідомлення об’єктивне, якщо воно не залежить від судження будь-кого.

2. Документ – як джерело інформації в інформаційному менеджменті

Термін «документ» використовується в багатьох галузях знань. Майже в кожній з них є одна чи декілька версій його розуміння у відповідності із специфікою тих об’єктів, котрі вона вивчає і котрим надає статус документа.

У цілому документи можна підрозділити на 3 категорії:

документи внутрішнього походження і внутрішньо орієнтовані або закладом (наприклад, службові циркуляри, що відбивають самий процес ухвалення рішення);

документи внутрішнього походження, але зовнішньо орієнтовані, у яких інформація навмисно подається таким чином, щоб сформувати в людей цілком визначений імідж джерела, і котрі, отже, можуть як точно відбивати, так і затемнювати процес і результати прийняття рішень;

документи зовнішнього походження, але внутрішньо орієнтовані (наприклад, передвиборна агітація, що надає реципієнту вихідний матеріал для прийняття рішень). Кожна з цих категорій джерел може бути більшою або меншою мірою доступною або корисною для дослідника, але при цьому всі вони рівною мірою  забезпечують можливість більш глибокого проникнення в суть поведінки.

За способом фіксування інформації розрізняють: рукописні і друкарські документи; записи на кіно- або фотоплівці, на магнітній стрічці.

Інформація може нести в собі як позитивні, так і негативні моменти, оскільки існує небезпека, що рішення можуть базуватись на недостовірній інформації. Крім того, на практиці часто ототожнюються поняття “інформація” і “дані”. Різниця між даними та інформацією полягає в тому, що дані — це, як правило, “сирі” факти, які тоді перетворюються на інформацію, коли вони оброблені, піддаються контролю і придатні для прийняття рішень. Інформації, на відміну від даних, властиве індивідуальне забарвлення, вона багато в чому визначається сприйняттям. Однак і дані, і документована інформація мають спільну властивість відображати (хоч і в різній формі) реальні процеси, явища і зв’язки на мікро- та макрорівні, інформувати про успіхи чи проблеми, що несе в собі нове, поглиблене знання стосовно процесів управління в межах керуючої і керованої підсистем.

Інформація є важливим засобом існування суспільства, її обсяги постійно зростають; стрімко змінюється і характер використання. Протягом останніх десятиліть значення процесів, пов’язаних із документуванням і використанням інформаційного продукту, було усвідомлене суспільством, що призвело до появи нового поняття — інформаційні ресурси. Інформаційні ресурси – це інформаційні повідомлення, потенційно придатні для використання суспільством як мета засіб досягнення чітко визначеної мети, цілей певного виду діяльності певної особистості або групи людей.

Становлення і розвиток теорії інформаційної діяльності методологічно пов’язані з подальшим узагальненням понять інформація і документ, а також з обґрунтуванням ідеї, що будь-яка доцільна діяльність базується на інформаційному процесі.

Документальні джерела інформації – це сукупність творів наукової, виробничої, навчальної, довідкової та науково-популярної літератури, призначеної як для суцільного читання так і для вибіркового аналізу з метою пошуку необхідних даних.

Множини первинних і вторинних документів, а також джерел інформації, які цілеспрямовано передаються інформаційними каналами від відправника до споживача складають документальний інформаційний потік. Документальний потік, крім релевантної інформації, може містити надлишкову інформацію (інформаційний шум, викривлення нерелевантну інформацію).

В сучасній організації основними технологічними інструментами роботи з документами є комп’ютери, встановлені на робочих місцях і поєднані в мережу. Якщо комп’ютерна мережа охоплює всі робочі місця персоналу, який працює з документами в структурних підрозділах організації, з’являється можливість використовувати мережу для переміщення документів і централізовано відслідковувати хід процесу роботи з документами.

Друковані документи — це друкована продукція, що пройшла редакційно-видавничу обробку (книги, журнали, брошури).

За періодичністю випуску друковані видання поділяють на одноразові (книги) і періодичні (журнали, газети).

Друковані джерела інформації, які використовуються у наукових дослідженнях, представлені поліграфічним виробництвом у формі книг, брошур, рекламних буклетів та ін.

Книги – неперіодичні багатосторінкові твори друку обсягом понад 48 с. друкарського друку. Твори друку обсягом від 5 до 48 с. вважають брошурою. Комп’ютеризація інформаційної діяльності сприяла створенню електронних книг, які широко застосовуються у наукових дослідженнях та педагогічному процесі вищих і середніх навчальних закладів.

Рекламні буклети – художньо оформлені і видані засобами поліграфії вироби, які пропагують кращі зразки продукції, товарів для ринку.

У форматі альбомів видається нормативно-виробнича документація (технологічна, проектна та ін.), рекламна, каталоги.

Машинописні документи – носії інформації, які не пройшли редакційно-видавничу обробку і не видані засобами поліграфії (науково-технічні звіти, документи обліку господарської діяльності, дисертації та ін.).

Особливим машинописним документом є депоновані твори, які використовуються як носії інформації у процесі наукових досліджень.

Депонованими (переданими на збереження) називаються наукові роботи, виконані індивідуально або в співавторстві і розраховані на обмежене коло користувачів. Депонування здійснюється централізовано органами науково-технічної інформації. Відомості про депоновані твори оперативно наводяться у реферативних та інших журналах. У нашій державі ці функції виконує Інститут науково-технічної інформації та техніко-економічних досліджень.

Депонування здійснюється з метою ознайомлення вчених і спеціалістів з рукописами статей, оглядів, монографій, матеріалів конференцій, з’їздів, нарад і симпозіумів вузькоспеціального характеру, які недоцільно видавати засобами масової поліграфії (книги, журнали, брошури).

Рішення про передавання на депонування оригіналів монографій, статей, оглядів, матеріалів конференцій, з’їздів, нарад і симпозіумів виносяться вченими радами вузів та науково-дослідних організацій, науково-технічними радами проектно-конструкторських, технологічних та інших організацій.

На депонування не приймаються звіти про науково-дослідні і проектно-конструкторські роботи, а також тези доповідей, крім зроблених на міжнародних, республіканських конференціях, симпозіумах і семінарах.

Реферати депонованих рукописів, їх бібліографічний опис оприлюднюють у реферативних журналах і бібліотечних покажчиках.

Депонування відкриває широкі можливості використання науково-технічної інформації, яка не була опублікована у зв’язку з невеликою кількістю користувачів нею або за інших причин. Автори депонованих робіт зберігають право на їх публікацію у наукових, науково-технічних та інших виданнях. При оприлюдненні необхідно лише зробити посипання на депонований твір і зазначити місце зберігання його.

Прикладом машинописних документів є науково-технічні звіти, дисертації, депоновані роботи, описування раціоналізаторських пропозицій, різні види технологічної і проектно-кошторисної документації та ін.

У деяких випадках поділ документів на друковані і машинописні має умовний характер. Наприклад, автореферат дисертації оприлюднюється за редакційно-видавничими правилами, але на правах «рукопису», а депонований «рукопис», навпаки, має права друкованого документа.

За ступенем персоніфікації документи діляться на особисті і безособові. До особистих відносять картки індивідуального обліку (наприклад, бібліотечні формуляри або анкети і бланки, завірені підписом), характеристики і рекомендаційні листи, видані даній особі, листи, щоденники, заяви, мемуарні записи. Важливим джерелом вивчення політичного життя є документи поіменного голосування в представницьких органах влади. Безособові документи — це статистичні або подійні архіви, дані преси, протоколи зборів.

У залежності від статусу документального джерела виділимо документи офіційні і неофіційні. До першого відносяться урядові матеріали, постанови, заяви, комюніке, стенограми офіційних засідань, дані державної і відомчої статистики, архіви і поточні документи різних закладів і організацій, ділова кореспонденція, протоколи судових органів і прокуратури, фінансова звітність і т.п.

Неофіційні документи — це багато які особисті матеріали, згадані вище, а також складені приватними громадянами безособові документи (наприклад, статистичні узагальнення, виконані іншими дослідниками на основі власних спостережень).

Особливу групу документів (до них ми ще повернемося) складають численні матеріали засобів масової інформації: газет, часописів, радіо, телебачення, кіно, відеоматеріали.

Нарешті, за джерелом інформації документи розділяють на первинні і вторинні. Первинні складаються на базі прямого спостереження або опитування, на основі безпосередньої реєстрації  подій , що відбуваються. Вторинні являють собою опрацювання, узагальнення або опис, зроблений на основі даних первинних джерел.

У науково-інформаційній діяльності прийнято поділ документів НТІ на дві категорії: первинні і вторинні.

Первинні документи мають переважно нові науково-технічні відомості, які є результатом науково-дослідної діяльності, проектно-конструкторської і практичної діяльності (документи відображають господарські операції) або нове осмислення відомих ідей і фактів. До них відносять більшість книг (виняток становлять довідники), періодичні видання, науково-технічні звіти, дисертації, депоновані рукописи тощо.

Вторинні документи є результатом переопрацювання одного або кількох первинних документів. До вторинних документів відносять бібліографічні описи, анотації, реферати, огляди, довідкові та інформаційні видання, переклади, бібліотечні каталоги, бібліографічні покажчики і картотеки. Крім того, до вторинних документів відносять регістри бухгалтерського обліку господарської діяльності підприємств і підприємців, складені на підставі первинної документації.

Отже, документальні джерела інформації є найбільш достовірними носіями інформації, тому вони широко застосовуються у наукових дослідженнях з економіки.

3. Відповідно до загальної класифікації документів ДСТУ 3017-95  визначити основні їх види і охарактеризувати їх роль в процесі інформаційного супроводу прийняття управлінських рішень та інформаційного забезпечення технологічних процесів

Вид документу	Процес в якому може бути використаний вид документа	Що може дати дане видання?
Навчальне видання	Використовується в інформаційному забезпеченні технологічних процесів.	Може бути використаний в процесі підвищення кваліфікації співробітників в організації впровадження нової технології та його обґрунтування в процесі отримання професійної освіти.
Мовний словник	Використовується в інформаційному забезпеченні технологічних процесів	Налагодження міжнародних зв’язків, підвищення кваліфікації, впровадження інноваційних технологій, вдосконалення  професійної лексики управлінського та технологічного процесу. виконання посадових обов’язків перекладача або групи перекладачів для впровадження результатів зарубіжного досвіду.
Рекламні буклети	Використовується в рекламній діяльності та ЗМІ	Призначення буклетів необмежено: їх можна використовувати для інформування про сезонні знижки, маркетингові акції і випуск нової продукції.
Підручник	Використовується в інформаційному забезпеченні технологічних процесів	В ньому викладено інформацію з певної галузі знань і яку використовують в системі освіти на різних рівнях, а також для самостійного навчання.
Монографія	Використовуються в навчальному та інформаційному процесі	Дана  наукова праця у вигляді книги з поглибленим вивчанням однієї або декількох (тісно пов’язаних між собою) тем може бути використана при вивчення окремого напрямку чи теми
Енциклопедія	Використовуються в навчальному та інформаційному процесі	Містить сумарну інформацію з усіх галузей знань або з конкретної галузі.
Дисертація	Використовуються в навчальному та інформаційному процесі	Включає висвітлення стану вивчення проблеми (огляд та аналіз), результати теоретичних та експериментальних досліджень автора, висновки та рекомендації
Науково-технічний звіт	Використовується в інформаційному забезпеченні технологічних процесів	Характеризують результати роботи окремих ланок народногосподарського комплексу.
Листівка	Використовується в рекламній діяльності	Її мета — привернути до даної події увагу споживача, може бути  способом донесення рекламного повідомлення до споживача.
Брошура	Використовується в рекламній діяльності, підприємництві	Містить в собі загальну інформацію об компанії, історію розвитку, короткі біографії керівників, розширений опис товарів і послуг
Документи обліку господарської діяльності	Використовуються у підприємницькій сфері, бухгалтерському обліку	Правила, норми і нормативи, технологічні вимоги, стандарти, призначені для використання у виробництві, менеджменті, маркетинг та іншій практичній діяльності
Каталог	Використовується в інформаційному забезпеченні	Нормативно-виробничі довідники різних видів знань наукового прикладного характеру використовують для ознайомлення з товаром або послугами
Довідник	Використовується в інформаційному забезпеченні технологічних процесів	Містить узагальнені, стислі впорядковані відомості з певних галузей науки,  може бути використаний в процесі підвищення кваліфікації співробітників
Посібник	Використовується в інформаційному забезпеченні технологічних процесів	Містить викладі навчального матеріалу з певного предмета, курсу, дисципліни або окремого його розділу, може бути використаний для самоосвіти та саморозвитку працівників
Журнал	Використовується в інформаційному забезпеченні технологічних процесів	Містить інформацію  для докладного аналізу подій, роздумів, підведень підсумків тощо.

Список використаної літератури

1. Знахур С. Інформаційний менеджмент та маркетинг: конспект лекцій / Знахур С. В.; Харк. нац. екон. ун-т. — Х. : Вид-во ХНЕУ, 2009. — 132 с.
2. Матвієнко О. Інформаційний менеджмент: опорний конспект лекцій у схемах і таблицях:навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл.. — К. : Слово, 2007. — 200с.
3. Сорока П. Інформаційний менеджмент: навч. посібник для дистанц. навч. для студ. вищих навч. закл. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — К. : Університет «Україна», 2008. — 535с.