Прохання директора — пошук коштів на ремонт. Відповідь чиновника містить обіцянку допомогти
Зміст
1. Складіть два документа, які відображають листування між директором школи та депутатом міської ради. Прохання директора — пошук коштів на ремонт. Відповідь чиновника містить обіцянку допомогти. 3
2. Система електронного документообігу «P.S.».
Список використаних джерел
1. Складіть два документа, які відображають листування між директором школи та депутатом міської ради. Прохання директора — пошук коштів на ремонт. Відповідь чиновника містить обіцянку допомогти
Ділова кореспонденція — це найпоширеніший вид документації, один з способів обміну інформацією. Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами. За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в усному спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче. Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.
Бланк листа має велике значення в діловому листуванні. По бланку, його дизайну, поліграфічному виконанню, характеристикам паперу будуть судити про престиж відправника та серйозність його намірів. Бланк листа має велике значення в діловому листуванні. По бланку, його дизайну, поліграфічному виконанню, характеристикам паперу будуть судити про престиж відправника та серйозність його намірів.
Практика показує, що для ведення зовнішньоекономічного листування необхідно:
-Виготовити спеціальний бланк, який би не використовувався в серединні країни;
— Він повинен бути віддрукований на англійській мові (або на національній та англійській) і відповідати загальному рівню дизайну бланків ділових листів;
-Папір повинна бути високоякісних гатунків (за кордоном для виготовлення бланків ділової кореспонденції використовується папір з водяними знаками);
Реквізити бланку:
-Головним реквізитом бланку є назва підприємства, організаційної форми — відправника листа.Вона повинна легко читатися, поряд з емблемою фірми — повинно бути їх трактування.
-Вказується повна адреса підприємства, номера телефонів, телекс, факс.
-Номер р/р, інші банківські реквізити не наводяться.
-Назва фірми — у лівому або у правому куті. Адреса, телефон, факс — у протилежному куті (або у нижній частині бланку).
Для написання листа використовують формат А4. Об'єм текстової інформації листа не впливає на вибір формату його паперового носія.
Якщо лист на декількох сторінках — на початку кожної нової сторінки вказують: адресат, дату і номер сторінки.
Найпоширенішим видом ділової кореспонденції с листи-прохання. Адже через різні обставини доводиться часто звертатися з проханнями (більш чи менш серйозними) до партерів, клієнтів, спонсорів.
Потрібно вміло і тактовно, але водночас і наполегливо переконувати адресата зробити пожертву, апелюючи до його гуманності, співчуття. У діловій кореспонденції дуже часто прохання висловлюється у контексті, принагідно поєднуючись з іншою інформацією. Для оформлення їх існує чимало типових висловів та фраз.
Наприклад:
Лист-прохання:
Лозоватська середня школа № 5
№ 11 12.03.2006
Шановний Петро Васильовичу!
Звертаємося до Вас із проханням виділити кошти на ремонт школи.
Віримо, що Ви не залишитеся байдужими і наперед дякуємо від імені нашої школи.
З щирою до Вас повагою, директор Петренко М.І. (підпис).
Лист-відповідь:
Шановний пане директоре!
У відповідь на Ваш лист від 12.03.2006 р. повідомляємо, що Лозоватська міська рада депутатів розгляне позитивно Ваше прохання.
З повагою, Бойко П.В. (підпис)
2. Система електронного документообігу «P.S.»
Електронний документообіг — високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Гарантією успішної роботи органів влади завжди є ефективна діяльність державних службовців. Але для якісного обслуговування потреб громадян вчорашні методи обробки інформації вже не є найкращими. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розв'язання задач, не пов'язаних з обслуговуванням громадян.
Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.
Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління знаннями. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін знаннями і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.
Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють державним службовцям працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр державних проблем. Інформаційні технології можуть також виступати як каталізатор, завдяки якому органи влади перейдуть на новий рівень взаємовідносин з населенням, коли державні службовці будуть прямо відповідати на запити громадян і ставитися до них як до клієнтів, а не як до надокучливих відвідувачів.
"Система електронного документообігу (СЕД) забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у комп'ютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. До загальних можливостей СЕД відносяться: створення документів, керування доступом, конвертація даних і забезпечення безпеки даних".
Головне призначення СЕД — це організація збереження електронних документів, а також роботи з ними (зокрема , їхнього пошуку як по атрибутах, так і по змісту). У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Комплексна СЕД повинна охоплювати весь цикл діловодства підприємства чи організації — від постановки завдання на створення документа до його списання в архів, забезпечувати централізоване збереження документів у будь-яких форматах, у тому числі, складних композиційних документів. СЕД повинні поєднувати розрізнені потоки документів територіально віддалених підприємств у єдину систему. Вони повинні забезпечувати гнучке керування документами як за допомогою жорсткого визначення маршрутів руху, так і шляхом вільної маршрутизації документів. У СЕД повинне бути реалізоване тверде розмежування доступу користувачів до різних документів у залежності від їхньої компетенції, займаної посади і призначених їм повноважень. Крім того, СЕД повинна настроюватися на існуючу організаційно-штатну структуру і систему діловодства підприємства, а також інтегруватися з існуючими корпоративними системами.
Основними користувачами СЕД є великі державні організації, підприємства, банки, великі промислові підприємства і всі інші структури, чия діяльність супроводжується великим обсягом створюваних, оброблюваних і збережених документів.
Система автоматизації документообігу (Система електронного документообігу) — організаційно-технічна система, яка забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп'ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.
Основні поняття електронного документообігу:
Документообіг — комплекс робіт з документами: прийом, реєстрація, розсилка, контроль виконання, формування справ, зберігання і повторне використання документації, довідкова робота.
Електронний документообіг (ЕДО) — єдиний механізм по роботі з документами, представленими в електронному вигляді, з реалізацією концепції «безпаперового діловодства».
Машиночитаний документ — документ, придатний для автоматичного прочитування вміщеної в нім інформації, записаний на магнітних,оптичних і інших носіях інформації.
Електронний документ (ЕД) — документ, створений за допомогою засобів комп'ютерної обробки інформації, підписаний електронним цифровим підписом (ЕЦП) і збережений на машинному носієві у вигляді файлу відповідного формату.
Електронний цифровий підпис (ЕЦП) — аналог власноручного підпису, є засобом захисту інформації. Забезпечує можливість контролю цілісності і підтвердження достовірності електронних документів.
Основні принципи електронного документообігу:
— єдиноразова реєстрація документа;
— можливість паралельного виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання;
— безперервність руху документа;
— єдина база документної інформації для централізованого зберігання документів і виключення можливості дублювання документів;
— ефективно організована система пошуку документа;
— розвинена система звітності по різних статусах і атрибутах документів, що дозволяє контролювати рух документів по процесах документообігу.
Система електронного документообігу P.S. — типове рішення, призначене для автоматизації документообігу і діловодства, як в державних, так і недержавних підприємствах будь-яких розмірів, форм власності і роду діяльності. Система дозволяє атоматизувати традиційне діловодство, організувати електронний архів документів, упорядкувати процеси роботи з вхідною/вихідною кореспонденцією, підтримувати внутрішню документацію на підприємстві, працювати із зверненнями громадян і вирішувати інші задачі. Система може бути легко перенастроєна з урахування специфіки роботи кожного конкретного підприємства.
Система враховує положення Закону України про електронні документи і електронний документообіг.
Програмний комплекс Система електронного документообігу P.S. (СЕД P.S.) призначений для створення систем документообігу і має наступну функціональність:
— підтримка функцій діловодства (вхідні, вихідні, розпорядчі, внутрішні);
— бібліотечні послуги зі створення, зберігання і пошуку документів;
— мережеві послуги з організації спільної роботи;
— підтримка безпеки і автентичної ідентифікації при роботі з документами;
— повнотекстовий пошук по загальному масиву документів;
— послуги зі створення і супроводу сховища документів;
— підтримка архівації документів зі встановленим терміном зберігання;
— підтримка різних форматів текстових, аудіо- і відео- даних;
— підтримка аудіо- резолюцій і відео- протоколів засідань;
— ведення історії змін і пропозицій по зміні документів.
Програмний комлекс P.S. має наступні переваги:
— архітектура програмного комплексу дозволяє гнучко адаптувати його до змін в існуючій системі документообігу організації;
— функціональні можливості програмного комплексу є достатніми для реалізації сучасних розподілених завдань документообігу;
— наявність розвинених інтерфейсів дозволяє інтегрувати систему документообігу P.S. з існуючими інформаційними системами організації.
Мета впровадження СЕД P.S.:
— поліпшення виконавчої дисципліни;
— поліпшення контролю над постановкою і виконання завдань;
— прискорення пошуку документів;
— прискорення підготовки і виконання документів;
— мінімізація втрати документів;
— додатковий захист інформації.
Застосування технологій IBM при розробці СЕД P.S. забезпечує:
— захист від збоїв і втрат даних;
— багатоплатформенність;
— додаткову конфіденційність даних при гарантованій доступності інформації;
— широкий і легко керований набір засобів захисту інформації.
Використання СЕД P.S. забезпечує наступні конкурентні переваги:
— вдосконалення управлінських і бізнес-процесів;
— документальна підтримка роботи з клієнтами і діловими партнерами;
— зменшення втрат документів;
— управління діловодством і документообігом;
— зв'язок електронного і паперового архівів;
— економія часу на обробку документів;
— поліпшення виконавчої дисципліни.
Створення адаптивної корпоративної системи електронного документообігу включає такі заходи:
— аналіз процесів і маршрутів руху документів;
— створення і затвердження технічного завдання;
— розробка концепції і етапності впровадження;
— розробка пілотного модуля;
— впровадження пілотного модуля;
— навчання адміністраторів СЕД;
— розробка основних модулів корпоративної системи електронного документообігу;
— впровадження основних модулів системи;
— навчання користувачів СЕД;
— адаптація СЕД відповідно до еволюційного циклу системи;
— консультаційна підтримка впровадження;
— післяпродажна підтримка з можливістю видаленого адміністрування.
Багато організацій вважають за краще спробувати систему перш ніж ухвалювати рішення про повномасштабне інвестування у впровадження системи. Для таких випадків системний інтегратор «Віадук-Телеком» пропонує бюджетне рішення пілотного впровадження. В рамках цього впровадження організація отримує повнофункціональну версію шаблонної системи. При цьому зі всіх завдань СЕД виділяється декілька першочергових завдань і система настроюється на їх вирішення. Організація за своім бажанням може самостійно виконати адаптацію решти модулів і розробку додаткових специфічних модулів. Створення пілотної СЕД на основі шаблонів включає такі заходи:
— узгодження обсягу пілотного завдання;
— створення і затвердження технічного завдання;
— навчання адміністраторів СЕД;
— впровадження пілотного модуля системи;
— навчання користувачів СЕД;
— навчання розробників платформи;
— консультаційна підтримка впровадження;
— післяпродажна підтримка з можливістю видаленого адміністрування.
На основі нашого більш ніж 10-річного досвіду впровадження СЕД, «Віадук-Телеком» добре володіє практикою використання корпоративних СЕД. Ми можемо запропонувати монтаж системи з наших готових перевірених шаблонних рішень. Такий варіант значно дешевший за адаптивну систему, хоч і не настільки повно задовольняє функціональну потребу організації, як адаптивна система. Створення корпоративної СЕД на основі шаблонів включає такі заходи:
— створення і затвердження технічного завдання;
— навчання адміністраторів СЕД;
— впровадження основних модулів системи;
— навчання користувачів СЕД;
— розробка додаткових специфічних модулів;
— консультаційна підтримка впровадження;
— післяпродажна підтримка з можливістю видаленого адміністрування.
Найбільш розповсюджена комплектація P.S. називається doc.Point.
Окрім впровадження СЕД власної розробки, «віадук-Телеком» займається впровадженням партнерського рішення Paydox. В рамках цього пакету надається ліцензійна копія СЕД Paydox і пропонуються послуги з впровадження системи. Створення пілотної СЕД на основі партнерського рішення Paydox включає такі заходи:
— створення і затвердження технічного завдання;
— установка СЕД Paydox;
— консультаційна підтримка впровадження;
— післяпродажна підтримка з можливістю видаленого адміністрування.
Список використаних джерел
1. Головач А. С. Оформление документов. — К.; Донецк: Выща шк., 1983
2. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985
3. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998
4. Коваль А. П. Ділове листування. К.: Либідь, 1992
5. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998
6. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998
7. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993
8. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП,
9. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК "Персонал", 1996