Організація інформаційного забезпечення виставкового бізнесу

Вступ

На початку незалежності дуже важливу роль продовжували відігравати Торгово-промислові палати, що на початку були практично єдиними виставковими центрами. Згодом з’являються приватні професійні організатори виставок, а також різноманітні види виставкового сервісу.

За десять років незалежності виставкова діяльність в Україні набула сучасних розвинених форм, стала важливим чинником економічного розвитку. Були започатковані виставки практично з усіх економічно та соціально важливих виставкових тематик, сформувалося коло професійних виставкових компаній. Сьогодні у кожній галузі національної економіки сформувалися одна-дві провідні виставки, визначилися провідні організатори. Можна констатувати, що етап формування виставково-ярмаркової галузі загалом завершився.

Першочерговим завданням ПР-служб виставки (фірми — організатора виставки) є залучення експонентів і відвідувачів. Для цього вони повинні мати картотеку і списки клієнтів відповідно до галузей, професійних груп, регіонів. Для їх запрошення можуть бути використані пряма реклама, реклама в засобах масової інформації, безпосередня (адресна) реклама для експонентів і відвідувачів, зовнішня реклама (розміщення плакатів, рекламних щитів, транспарантів та ін.).

Організатори рекламують виставку загалом, а не окремих її учасників, поширюючи відомості про неї серед потенційних експонентів. Незадовго до відкриття у періодичних виданнях публікують матеріали про її особливості, час і місце проведення. Перш за все інформацією забезпечується спеціальна преса, а за кілька днів до початку роботи виставки — щоденні газети, радіо, телебачення. За допомогою плакатів, щитів або транспарантів повідомляють про виставку у місті, в якому вона влаштована, передусім на прилеглій території.

1. Особливості інформаційного забезпечення виставки

Виставкова діяльність у сучасних умовах реалізує функції генератора та ключової ланки процесів обміну в регіонах та містах. Це забезпечується поєднаним проявом специфічних особливостей виставкової діяльності, зокрема її можливостями інформування про стан і тенденції розвитку ринку, рівень конкуренції та особливості застосування конкурентних, інноваційних, логістичних та цінових стратегій; створенням можливостей для безпосереднього діалогу між виробниками та споживачами; проведенням професійних конференцій та дискусій у межах виставок, встановленням перспективних ділових контактів і у підсумку – значним мультиплікативним ефектом виставкової діяльності та створенням визначеного позитивного іміджу.

Виставкова діяльність вимагає серйозного ставлення — зокрема, певного науково-практичного підходу. Спочатку треба відповісти на запитання: «З якою метою моя компанія буде займатися виставковою діяльністю?» Це необхідно для того, щоб: 1) визначитися в різномаїтті напрямів та специфіки виставок; 2) з’ясувати, навіщо брати участь у виставці; 3) знати скільки коштує участь; 4) вміти правильно організовувати презентацію компанії на виставці.

Крім використання загальних повідомлень, цільовим адресатам надсилають конкретні запрошення, що містять такі дані: назву, емблему, девіз, місце і час проведення виставки; програму виставки; найменування потенційно цікавого для відвідувача павільйону, стенда; графік проведення особливих заходів; номер телефону на стенді.

Ефективними є персональні запрошення, супроводжувані особистим листом. Бажано, щоб цей лист підписав знайомий діловий партнер. Можна надіслати клієнтові листівку із зображенням стенда, знімком з попередньої виставки або сувеніром. Доцільно також призначити зустріч для переговорів, а про конкретний її час слід згодом домовитися по телефону.

Кожний експонент має подбати про запрошення для відвідувачів свого стенду. Для цього організатори виставки надають безкоштовні або за пільговими цінами проспекти, плакати, календарі та інші засоби, використовуючи при цьому спеціальні виставкові штампи або наклейки на листи. На наклейках, крім назви, емблеми і дати виставки, зазначають номер павільйону учасника.

Організатори виставки забезпечують експонента вхідними квитками-талонами. їх надсилають разом із запрошенням. В обмін на талон відвідувач одержує в касі безкоштовну перепустку. Експонент потім розраховується з організаторами виставки, нерідко за зниженою ціною, тільки за пред´явлені талони.

На кожній виставці видають каталог з даними експонентів або створюють системи інформації для відвідувачів, де за додаткову плату можуть бути розміщені певні оголошення і товарні знаки. Якщо система інформації ефективна не лише в місці розташування виставки і під час її проведення, то каталоги тривалий час використовують як довідкові видання.

Для залучення учасників і відвідувачів виставки організовують лотерею (гру), яка має стосуватися програми виставки або підприємства-експонента. На виставках випускають «Відомості про товари». Для цього експонент одержує від адміністрації бланк для коротких інформативних текстів, нерідко іноземними мовами.

ЗМІ подають різні повідомлення з виставки: спеціальні видання публікують технічні деталі експонатів; щоденну пресу цікавлять економічні дані, їх користь для споживачів; видання, теле-, радіопрограми міст, де працюють фірми (організації), учасників, можуть повідомити про їхній успіх на виставці. У телерепортажах слід представити на екрані експонати, які зацікавлять широку аудиторію. Для підготовки радіопередач потрібні компетентні співрозмовники, які вміють чітко, зрозуміло викладати свої думки.

У прес-бюро виставки експонентам надають прес-бокси для інформаційних матеріалів. Розміщують там не загальні рекламні проспекти, а конкретну інформацію, яка має привернути увагу журналістів до стенда. Організатори виставки забезпечують опрацювання і тиражування таких матеріалів.

Звичними подіями на виставках є прес-конференції, прийоми для працівників ЗМІ, неформальні зустрічі. Учасники виставок передбачають роботу із журналістами і безпосередньо на стенді, за що відповідає прес-ре-ферент або інший співробітник. Досягнуті на виставці особливі результати мають стати надбанням ЗМІ, в чому може допомогти прес-служба виставки, оскільки такі результати відповідають і її інтересам.

2. Використання інформаційних технологій для інформаційного забезпечення виставкового бізнесу

Фірми та організації, які займаються виставковою діяльністю найефективніше, використовують переваги Інтернету для реклами та власне організації виставкових заходів. Оскільки зараз Інтернет є доступним практично для будь-якої людини, то можна констатувати той факт, що Інтернет став окремою, дуже важливою ланкою і для виставкової діяльності.

До потенційних переваг використання Інтернету у виставковій діяльності можна віднести такі :

Широкі можливості використання реклами (банери, різноманітні розсилки, реєстрації у пошукових каталогах, рекламні сторінки у виставкових каталогах та ін.).
Постійний інформаційний обмін між фірмами-учасниками та організаторами, що дає змогу бути постійно в курсі останніх подій та змін.
Пошук необхідної інформації, партнерів, клієнтів.
Економія на рекламних матеріалах (використання Інтернет реклами, яка часто є набагато ефективнішою, ніж візуальна реклама), а також економія на послугах комунікації з партнерами/учасниками.

Розглянемо, наприклад, підприємство, яке працює в сфері виставкової діяльності та займається проведенням та організацією виставок та ярмарків як міжобласного так і міжнародного характеру. Однією важливою складовою проведення тієї чи іншої виставки є її прогноз на майбутнє, тобто чи буде вона прибутковою, чи збитковою. Цим займається певна група людей, яка слідкує за різноманітними показниками виставкової діяльності, зокрема і порівняно з іноземними фірмами.

Спостереження за відвідувачами і учасниками виставок, моделювання і планування виставкових робіт забезпечує вхідні дані для програм і аналізів, які генерують широкий діапазон продуктів даних, які використовуються для майбутнього прогнозування виставкової тематики, наприклад, на наступний рік.

Такі дослідницькі групи володіють величезною кількістю корисної інформації, яка може бути використана і іншими подібними групами, тобто, дослідницькі групи кількох виставкових організацій можуть плідно обмінюватись інформацією. Такі групи об’єднуються для створення виставкових просторів даних регіонального або національного масштабу. їм треба буде якомога простіше імпортувати свої дані в стандартних форматах і з глибиною деталізації (частина файла або кілька файлів).

Для швидкого пошуку в таких колекціях даних можуть бути корисними локальні копії або додаткові індекси.

Цей сценарій ілюструє кілька вимог простору даних:

каталог простору даних;
підтримку аналізу походження даних
створення колекцій та індексів

Участь у промислових виставках та споживчих торгових виставках-ярмарках входить до переліку заходів підприємницької діяльності наступального характеру, органічно вписується в комплекс маркетингу і обіцяє українським бізнесменам реальні результати за умов, що причини, які спонукають підприємство взяти участь у виставці або ярмарку, будуть гармонійно поєднані з глобальними цілями підприємства, зумовленими його стратегіями маркетингу та комунікацій.

Виставкові центри у процесі своєї діяльності несуть потужний інформаційний імпульс: медіа-реклама посилює масовість, пряме розсилання запрошень організаторами забезпечує якісний кваліфікаційний склад відвідувачів, проведення конференцій створює можливість діалогу національних та іноземних виробників з експертами та аналітиками, а широка залученість іноземних представників посилює формування сприятливого ділового іміджу

Висновки

Отже, інформаційне забезпечення виставкового бізнесу – це програма, запрошення, афіша, пропуск-запрошення, запрошення ЗМІ, запрошення по телефону, підготовка листів, уточнення назв, посад і т.д., прес-реліз тощо.

В умовах сучасного гіпердинамічного середовища одним із способів забезпечення стійкого розвитку виставкового бізнесу стає процес розробки та впровадження в систему незворотних, якісних за характером змін, спрямованих на забезпечення довгострокового успіху бізнесу. З метою посилення ефективної інформаційної підтримки управління її розвитком та забезпечення результативної інформаційної підтримки процесів розвитку запропоновано ідентифікувати інформаційний простір виставкового бізнесу, під яким запропоновано розуміти сукупність інформаційних ресурсів, бази даних, знань та способів їх організації для забезпечення напрямів розвитку, розробки, впровадження та моніторингу відповідних проектів. До основних компонентів інформаційного простору управління виставковим бізнесом запропоновано відносити інформаційні ресурси, засоби інформаційної взаємодії організацій та інформаційну інфраструктуру.

Таким чином, виставкова діяльність — важливий та трудомісткий процес. Якщо уважно проаналізувати, то довиставкова підготовка забирає значний за проміжком час. Тому кожен крок має бути ретельно спланований. Але це рентабельна інвестиція; «участь фірми в роботі виставки/ярмарку є ефективним засобом формування маркетингових комунікацій. Особливо це стосується компаній, які вже завоювали досить надійні позиції на своєму ринку».

З огляду на сучасні виставки, українські експоненти, за деяким винятком, ще не досягли загальноприйнятого рівня виставкової культури. Тому основне завдання сьогоднішніх вітчизняних компаній — на гідному рівні увійти в світову виставкову індустрію.

Список використаної літератури

Аршевська М. Проблема оцінки ефективності виставкової діяльності // Маркетинг и реклама. — 2006. — № 1. — C. 53-57
Бондарчук Е. Из практики проведения выставок // Маркетинг и реклама. — 2002. — № 9. — C. 24-25
Гусев Э.Б., Прокудин В.А., Саяащенко А.Г. Выставочная деятельность в России и за рубежом: Учебно-методическое пособие / Под ред. акад. РАН Н.П. Лаверова. — М.: Дашков И К, 2005.
Захаренко Т.П. Выставка: техника и технология успеха. — М.: Вершина, 2006.
Грищенко І. М. Ринкові аспекти виставкової діяльності в Україні на сучасному етапі // Актуальні проблеми економіки. — 2006. — № 9. — C. 113 — 119.
Гуменна О. Методичні підходи до аналізу виставкової діяльності // Економіка АПК. — 2004. — № 7. — С.44-50
Корніюк О. Виставкова діяльність: нові пріоритети // Бухгалтерія. — 2005. — № 34. — C. 73-74
Пекар В. Пять принципов єффективного участия в выставке// Маркетинг и реклама. — 2002. — № 9. — C. 18-22
Рудавський О. Виставки: все більше і більше // Вісник податкової служби України. — 1999. — № 13. — C. 40-42
Самарченко О.»Виставково-ярмаркові» документи: «до», «під час» та «після»// Бухгалтерія. — 2006. — № 38. — C. 39-42
Циганкова Т. Виставки і ярмарки як інструменти маркетингу: Міжнародна практика та українські реалії // Маркетинг в Україні. — 2000. — № 2. — C. 38-41

Освіта та самоосвіта