Вступ

Актуальність теми. Сучасний етап розвитку суспільства характеризується переходом до всеохоплюючої інформатизації усіх соціальних інституцій і процесів, пов’язаних із формуванням інформаційних ресурсів і передачею знання. Ця тенденція чітко проявляється в бібліотеці, яка в умовах інформатизації перетворюється зі “сховища книг” у соціальний інститут, що забезпечує кумуляцію, збереження і загальну доступність документів, інформації, знань. Для прискорення цих процесів необхідно переглянути управлінські орієнтири, що склалися в бібліотечній науці та практиці.

Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удоско­налення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами та організаціями.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозв’язку.

Теорію діловодства як певну сукупність наукових знань та складову дисциплін документологічного циклу розглядали у свої публікаціях О. М. За­горецька, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, М. С. Слободяник, Г. М. Швецова-Водка. Певною мірою проблеми формування таких знань під час вузівської підготовки в Україні документознавців, фахівців у межах спеціальності “Документознавство та інформаційна діяльність”, а також зарубіжний досвід навчання керуючих документацією розглядали Г. В. Власова, О. Б. Виноградова, Н. А. Гайсинюк, Н. І. Гончарова, С. Г. Кулешов, Н. М. Кушнаренко, І. С. Морозюк, І. П. Прокопенко, В. В. Терно, Л. Я. Філіпова.

Мета дослідження – аналіз формування та комплексна характеристика сутності і складових діловодства в сучасних бібліотечних  установах  України.

Завдання дослідження:

— проаналізувати нормативно-регламентуючі документи бібліотек;

— виявити проблеми організаційно-документаційного забезпечення діяльності бібліотеки ВНЗ;

— охарактеризувати сутність організаційно-розпорядчої, технологічної та науково-методичної документації бібліотеки ВНЗ;

— здійснити аналіз основних документів, що застосовуються в організації, управлінні та діяльності бібліотеки.

Об’єкт дослідження — культура діловодства та її складові в сучасних бібліотечних установах України.

Предмет дослідження — становлення та сучасний стан інформаційно-технологічної, організаційної та управлінської складових діловодства в бібліотеках. 

Розділ 1. Теоретико-методологічні питання організації документації бібліотеки

1.1. Нормативно-регламентуючі документи бібліотек

Нормативно-правові документи поділяються на дві основні групи:

1. Документи, які регламентують діяльність бібліотеки:

• статут (положення) про ЦБС/ЦРБ/ЦМБ та сільську бібліотеку;
• положення про структурні підрозділи, окремі види діяльності;
• правила користування бібліотекою.

2. Документи, які регламентують взаємовідносини адміністрації з персоналом бібліотеки:

• правила внутрішнього трудового розпорядку;
• посадові інструкції;
• інструкції по організації головних технологічних процесів;
• колективний договір.

Головним документом, який визначає діяльність бібліотеки є Статут (Положення).

Статут (Положення) — це, насамперед, юридичний захист існування організації, її основної діяльності, надання додаткових платних послуг, можливість розпоряджатися своїми доходами. Даний документ потрібно розробляти відповідно до Законів України «Про бібліотеки і бібліотечну справу», «Про культуру», «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про місцеві державні адміністрації» та Наказу Міністерства культури України від 20 листопада 2001 року № 709 «Про

При оформленні Положення (Статуту) ЦБС/ЦРБ/ЦМБ використовують такі розділи:

1. Загальні положення;
2. Права та обов’язки;
3. Організація обслуговування населення;
4. Формування і використання єдиного бібліотечного фонду;
5. Майно і кошти;
6. Керівництво ЦБС;
7. Контроль, перевірка діяльності;
8. Припинення діяльності.

В ролі засновника ЦБС/ЦРБ/ЦМБ виступають органи місцевого самоврядування. До компетенції засновника відноситься:

• фінансування основної діяльності ЦБС/ЦРБ/ЦМБ;
• адміністративний і фінансовий контроль за основною діяльністю;
• призначення на посаду директора ЦБС/ЦРБ/ЦМБ;
• закріплення за ЦБС/ЦРБ/ЦМБ майна;
• погодження правил користування бібліотеками ЦБС/ЦРБ/ЦМБ.

В Положенні (Статуті) рекомендовано вказати основні відділи ЦРБ/ЦМБ і дати пояснення: «структура     може змінюватись у зв’язку із рішенням поставлених завдань». Це стосується і структури ЦБС в цілому, яку потрібно подати додатком (назва бібліотек-філій та їх адреса).

В розділі «Права та обов’язки» потрібно вказати:

• бібліотеки надають додаткові платні послуги згідно «Переліку платних послуг, які можуть надаватися закладами культури, заснованими на державній та комунальній формі власності» (Постанова Кабінету Міністрів від 12 грудня 2011 року № 1271, із змінами, внесеними згідно з Постановою КМ № 1131 (1131-2012-п) від 05.12.2012) та Державного стандарту надання безоплатних послуг клубними та бібліотечними закладами культури державної та комунальної форм власності (Наказ Міністерства культури України від 15.10.2013 № 983);
• інформацію про земельну ділянку, на якій знаходиться бібліотека, а також можливість здачі приміщень бібліотек в оренду за згодою засновника;
• хто здійснює бухгалтерський облік бібліотеки.

В розділі «Формування і використання бібліотечного фонду» потрібно вказати документ, на основі якого здійснюється облік фонду — Наказ Міністерства культури і туризму від 3.04.2007р., № 22 «Про затвердження Інструкції з обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах».

Важливо зафіксувати права керівника ЦБС/ЦРБ/ЦМБ на укладання трудових договорів та звільнення працівників.

Положення про філії ЦБС/ЦРБ/ЦМБ складаються по такій самій схемі та затверджуються директором.

Якщо в районі працюють поліфункціональні заклади типу «Бібліотека-клуб» потрібно врахувати, що дані типи закладів є філіями ЦБС/ЦРБ/ЦМБ і в додатку потрібно подати «Положення про бібліотеку-клуб».

Бібліотека обов’язково повинна мати положення про персональні бази даних «Користувач» та «Персонал». Положення повинне мати таку структуру:

1. Загальні вимоги та мета Положення;
2. Визначення термінів;
3. Бази персональних даних, розпорядником яких є бібліотека;
4. Обмежений доступ до персональних даних;
5. Права суб’єктів персональних даних;
6. Порядок оброблення персональних даних; Реєстрація бази персональних даних.

Відділи ЦРБ/ЦМБ працюють на основі положень, в які потрібно вносити зміни, якщо змінюються завдання чи з’явилися нові напрямки роботи, пройшло реформування відділу. В нього рекомендуємо включати наступні розділи:

1. Загальні положення;
2. Обов’язки;
3. Права;
4. Відповідальність;
5. Взаємовідносини з іншими підрозділами.

В усіх бібліотеках ЦБС/ЦРБ/ЦМБ повинні бути розроблені «Правила користування бібліотеками ЦБС», «Правила користування бібліотекою» на основі «Типових правил користування бібліотеками в Україні» (Наказ Міністерства культури і мистецтва України від 25.05.2001, № 319).

Одним з основних елементів функціонування бібліотеки як єдиної самостійної одиниці є її фонд. В кожній бібліотеці повинні бути положення та інструкції про основні напрямки роботи бібліотеки з фондом.

Положення про комплектування фондів ЦБС/ЦРБ/ЦМБ має такі основні розділи:

1. Загальні положення;
2. Передумови та напрямки комплектування;
3. Принципи комплектування;
4. Завдання і зміст комплектування;
5. Форми та методи комплектування;
6. Організація комплектування.

Положення про збереження фондів має наступну структуру:

1. Загальні положення;
2. Організація та збереження фондів;
3. Вилучення видань з фондів;
4. Збереження документів у процесі використання;
5. Охорона фондів.

Бібліотека має право на доукомплектування своїх фондів з метою ліквідування прогалин в комплектуванні. В такому випадку бібліотека повинна скласти Інструкцію щодо порядку доукомплектування фондів. З цією метою можна скористатись Наказом Міністерства культури від 23.03.2005 N152 «Про затвердження Інструкції про організацію та порядок обміну, перерозподілу і розповсюдження документів серед бібліотек України через систему обмінних фондів».

Інструкція з обліку документів бібліотечного фонду має таку структуру:

1. Загальні положення;
2. Основні терміни і поняття;
3. Об’єкти та одиниці обліку документів, що знаходяться в бібліотечних фондах;
4. Порядок обліку книг і брошур;
5. Порядок обліку інших видань;
6. Порядок обліку аудіовізуальних документів та електронних видань.

Крім традиційних видів документів бібліотеки комплектуються також і документами на нетрадиційних носіях інформації (СD-ROM, DVD-RW). Тому бібліотека повинна мати Інструкцію обліку, обробки та видачі документів на нетрадиційних носіях інформації.

В ЦБС/ЦРБ/ЦМБ повинне бути положення щодо організації та ведення каталогів та картотек.

Система каталогів і картотек — це сукупність планомірно організованих взаємопов’язаних каталогів і картотек, створених в традиційній картковій і електронній формах, які розкривають склад і зміст фондів бібліотеки в різних аспектах і являють собою єдину цілісність, а також надають інформацію про документи, які відсутні у фонді бібліотеки.

В структуру положення потрібно включити такі розділи:

1. Загальні положення;
2. Призначення і функції системи каталогів;
3. Каталоги і картотеки ЦБС;
4. Взаємозв’язок між каталогами і картотеками
5. Організація, ведення і редагування каталогів і картотек;
6. Інформація про каталоги і картотеки. Пропаганда каталогів і картотек. Обслуговування читачів по каталогах і картотеках.
7. Керівництво системою каталогів і картотек ЦБС.

Також, до положення потрібно додати перелік каталогів і картотек бібліотеки.

Положення про генеральний (зведений) алфавітний каталог

Даний каталог відображає як основні фонди, так і фонди всіх підрозділів і філій ЦБС/ЦРБ/ЦМБ з максимальною повнотою, призначений для працівників бібліотек. Основна картка цього каталогу містить відомості про всі документи, що представляє цей документ в системі каталогів бібліотеки, про місцезнаходження всіх примірників документа у бібліотечному фонді.

1. Загальні положення;
2. Призначення і функції каталогу;
3. Організація та структура;
4. Ведення, редагування й збереження;
5. Довідковий апарат.

Положення про читацький алфавітний каталог

При оформленні розділів положення про читацький алфавітний каталог потрібно дотримуватись таких вимог:

1. Призначення і функції;
2. Відображення в каталозі окремих фондів;
3. Структура каталогу;
4. Організація каталогу.

Положення про систематичний каталог

Систематичний каталог (СК) — бібліотечний каталог, в якому бібліографічні записи розташовуються за галузями знань у відповідності бібліотечно-бібліографічної класифікації (ББК).

При оформлені положення про СК варто дотримуватись такої структури:

1. Загальні положення;
2. Призначення і функції каталогу;
3. Відображення в каталозі фондів, видань і видів;
4. Структура каталогу;
5. Організація. Ведення. Редагування;
6. Допоміжний апарат;
7. Інформація. Пропаганда.

Положення про алфавітно-предметний покажчик до систематичного каталогу

Алфавітно-предметний покажчик (АПП) — це перелік предметних рубрик (на картках), що розкривають зміст відбитих в систематичному каталозі творів друку і інших документів з вказівкою відповідних класифікації індексів.

При складанні положення про АПП виділяють такі розділи:

1. Призначення і функції;
2. Структура. Зміст (за наявності вказати допоміжні

картотеки і посібники до каталогу);

3. Організація. Ведення. Редагування;
4. Пропаганда.

Положення про зведений краєзнавчий каталог

Каталог служить для пошуку інформації про місто, область, регіон. У каталозі відображається фонд бібліотеки з краєзнавства: книги, брошури, видання що продовжуються, образотворчі видання, нормативно-технічні, картографічні видання, і документи на новітніх носіях інформації. Також до каталогу включені аналітичні бібліографічні описи статей з книг, газет, журналів, збірок, видань, які продовжуються, рецензії.

Основні розділи зведеного краєзнавчого каталогу:

1. Призначення і функції каталогу;
2. Зміст і структура каталогу;
3. Характеристика і розміщення описів документів.

Обов’язково має бути паспорт-характеристика (з

додатком про обсяг) на зведений краєзнавчий каталог, на дарчі видання, на картотеку місцевих періодичних видань тощо.

Положення про електронний каталог

Електронний каталог (ЕК) — машиночитний бібліотечний каталог, який подає переважно зміст паперового каталогу та працює в режимі реального часу для користувача бібліотеки та віддаленого користувача через мережу Інтернет. ЕК є складовою Системи каталогів і картотек. ЕК універсальний за змістом і розкриває склад і зміст документів різними мовами, що становлять фонд бібліотеки, незалежно від того на яких носіях інформації (друкованих, аудіовізуальних, електронних тощо) вони представлені. ЕК дає можливість здійснювати швидкий і якісний пошук літератури за різними параметрами, як наприклад: автор, назва документа, рік видання, мова, вид документа (книга, рукопис, збірник, дисертація, автореферат, журнал тощо), наявність електронної версії документа та деякими іншими класифікаторами.

В структурі положення про ЕК повинні входити такі розділи:

1. Загальні положення;
2. Функції електронного каталогу;
3. Зміст і структура;
4. Організація, ведення і редагування ЕК.

Положення про систематичну картотеку статей

Систематична картотека статей (СКС) є складовою частиною довідково-бібліографічного апарату бібліотеки та забезпечує надання оперативної інформації про публікації в періодичних виданнях, збірниках і неперіодичних матеріалах.

Структура положення про СКС повинна бути наступною:

1. Призначення і функції картотеки;
2. Зміст і структура картотеки;
3. Організація СКС. Ведення та редагування;
4. Пропаганда СКС.

На кожне положення про каталог чи картотеку повинен бути паспорт.

З метою підвищення якості каталогів та картотек проводиться їх редагування відповідно до Інструкції про редагування каталогів бібліотеки.

Майже всі бібліотеки Хмельниччини мають комп’ютерну техніку та доступ до Інтернету, що зобов’язує їх розширяти свої можливості в наданні послуг, використовуючи новітні технології. Тому створення офіційного веб-сайту бібліотеки є одним з пріоритетних завдань на сьогодні. В такому випадку бібліотека має мати Положення про офіційний веб¬сайт. Приблизна структура положення про веб-сайт:

1. Загальні положення;
2. Інформаційні ресурси;
3. Організація робіт;
4. Програмне та технічне забезпечення;
5. Відповідальність;
6. Контроль і звітність;
7. Реорганізація і ліквідація.

Відповідно до даного положення розробляється Інструкція по наповненню офіційного веб-сайту.

Також, за наявності комп’ютерної техніки та доступу до Інтернет-ресурсів, бібліотека повинна розробити такі інструкції:

1. Інструкція з обліку статистичних даних при користуванні Інтернет-ресурсами та електронними базами даних. Структура:

• Реєстрація користувачів Інтернет-ресурсів та електронних баз даних (ЕБД);
• Облік відвідувань, звернень до Інтернет-ресурсів та ЕБД;
• Облік видачі документів та їх носіїв.

2. Інструкція з охорони праці при роботі на персональному комп’ютері. Структура Інструкції:

• Загальні положення;
• Вимоги перед початком роботи;
• Вимоги під час роботи;
• Вимоги після закінчення роботи;
• Вимоги безпеки в аварійній ситуації.

Також бібліотека повинна мати Правила надання доступу до Інтернету у відділах, які мають містити такі основні розділи:

1. Загальні положення;
2. Права користувача;
3. Обов’язки користувача;
4. Права і обов’язки чергового.

1.2.    Документи, які регламентують взаємовідносини адміністрації з персоналом бібліотеки

Правила внутрішнього трудового розпорядку

У відповідності до вимог Кодексу Законів про працю кожна організація має право самостійно розробляти «Правила внутрішнього трудового розпорядку». Вони затверджуються на загальних зборах працівників.

В структуру Правил рекомендується включати такі розділи:

1. Загальні положення (загальні права і обов’язки працівників та адміністрації бібліотеки);
2. Порядок прийняття на роботу та звільнення працівників;
3. Робочий час та час відпочинку;
4. Основні права та обов’язки працівників;
5. Основні права та обов’язки роботодавця;
6. Заохочення за успіхи у роботі;
7. Відповідальність працівників за порушення Правил.

З правилами внутрішнього трудового розпорядку повинні бути ознайомлені всі працівники ЦБС/ЦРБ/ЦМБ. Нового співробітника потрібно ознайомити з ними під час заключення трудового договору.

Посадові інструкції Серед документів, які визначають відносини працівника бібліотеки і керівника (роботодавця) основними є колективний і трудовий договір. Але за змістом вони не можуть охопити всього кола виробничих і соціально-трудових питань. Тому окремі моменти деталізуються у правилах внутрішнього трудового розпорядку, положеннях про відділи та окремі види робіт та посадових інструкціях.

Посадові інструкції складаються для працівників усіх посад, що зазначені в штатному розписі. Виділяють такі розділи:

1. Загальні положення;
2. Кваліфікаційні вимоги;
3. Завдання та обов’язки;
4. Права;
5. Відповідальність;
6. Повинен знати;
7. Взаємовідносини з іншими співпрацівниками, підрозділами;
8. Інші положення.

При визначені кваліфікаційних характеристик на працівників потрібно користуватися «Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 81. Культура та мистецтво» (електронна версія — http://abris.crimea.ua/docs/kvalif.pdf).

Після того як посадові інструкції затвердить директор бібліотеки, з ними ознайомлюють працівників під розписку. Зміни та доповнення до них можна вносити лише на підставі наказу керівника, за згодою працівника. Цей наказ видають коли проводять перерозподіл обов’язків між працівниками, скорочується їхня чисельність, запроваджується раціональний розподіл праці, змінюється назва організації.

Робочі інструкції розробляються для представників робочих професій. У них наводять конкретний перелік робочих обов’язків. Виділяють такі розділи:

1. Завдання та обов’язки;
2. Права;
3. Відповідальність;
4. Повинен знати;
5. Кваліфікаційні вимоги.

За необхідності робочу інструкцію можна доповнити наступними розділами:

1. Загальні положення;
2. Приклади робіт;
3. Взаємовідносини (зв’язки) за професією або, за потреби, внести свої розділи

Колективний договір. Виробничі, трудові, соціально-економічні відносини між адміністрацією бібліотеки і працівниками регулюються колективним договором. При підготовці колективного договору доцільно користуватися Законом України «Про колективні договори і угоди».

Колективний договір складається з наступних розділів:

1. Загальні положення;
2. Виробничі відносини;
3. Забезпечення зайнятості;
4. Трудові відносини;
5. Охорона праці;
6. Соціальні пільги та гарантії, організація оздоровлення та відпочинку працівників;
7. Гарантії діяльності профспілкової організації;
8. Контроль за виконанням колективного договору.

Щоб колективний договір набув чинності, його потрібно зареєструвати в управлінні юстиції та відділі праці управління соціального захисту населення.

Керівники бібліотек обов’язково повинні ознайомити кожного нового працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку; колективним договором; роз’яснити його права, обов’язки та проінформувати під розписку про умови праці. 

Розділ 2. Проблеми організаційно-документаційного забезпечення діяльності бібліотеки ВНЗ

2.1. Сутність організаційно-розпорядчої, технологічної та науково-методичної документації бібліотеки ВНЗ

Масштабність і складність завдань, що стоять сьогодні перед бібліотеками вищих навчальних закладів висувають важливі вимоги до їх організації та управління. Основним інструментом ефективного управління бібліотекою вишу є наявність організаційно-розпорядчої, технологічної та науково-методичної документації, від якості якої значною мірою залежить рівень організації праці та ступінь відповідальності працівників. З метою створення науково-методичної основи для розробки організаційно- розпорядчих документів у країні впроваджується уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. До її складу входять:

• комплекс державних стандартів, які встановлюють загальні вимоги до утримання і форми уніфікованих документів;
• галузеві стандарти, що враховують специфіку функціонування організаційно-розпорядчих документів у різних галузях господарства;
• уніфіковані форми документів, які застосовуються на всіх рівнях управління;
• нормативні і методичні матеріали, розроблені на підставі державних стандартів.

Головними нормативно-технічними документами цієї системи є: «Державний класифікатор управлінської документації України ДК 010-98», чинний з 01. 06.1999 р. та «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів (4163-2003)».

Відповідно до стандартів до організаційно-розпорядчих документів належать акти, ділові листи, доповідні і пояснювальні записки, заяви, інструкції, кадрові анкети, положення, статути, постанови, правила, накази, протоколи, розпорядження, рішення, штатні розписи.

Відповідно до Постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», наказу Міністерства освіти і науки України від 13.03.2006 №       183    «Про Порядок складання номенклатури справ у міністерстві», керуючись «Методичними рекомендаціями з розробки та застосування примірних та типових номенклатур справ» УДНДІ архівної справи та докуметознавства Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України до номенклатури науково-методичних документів належать: положення, інструкції, методичні вказівки, методичні рекомендації, методичні посібники.

Для кожної функції бібліотечної діяльності передбачені певні види організаційно-розпорядчих     та       науково-методичних документів: положення, статути для регламентації діяльності бібліотеки в цілому та її структурних підрозділів, інструкції — для управління технологічними процесами, методичні рекомендації — для закріплення прийнятого методичного рішення, методичні посібники — для навчання, підвищення кваліфікації та передачі досвіду. У більшості бібліотек ВНЗ організаційно-розпорядча документація (положення про бібліотеку та її структурні підрозділи, посадові та технологічні інструкції) розроблена досить повно, видані регламентуючі документи. Досвід бібліотек по створенню таких документів висвітлюється на сторінках фахових видань.

Бібліотеки ВНЗ України створюють багато найрізноманітніших документів. Таку їх кількість і різноманіття можна пояснити відсутністю загального документа, який визначав би перелік організаційно-розпорядчих і технологічних документів бібліотек вишів, порядок їх розробки. Ми вважаємо, що орієнтовний перелік документів, які регламентують діяльність бібліотеки ВНЗ, повинен включати:

• положення про бібліотеку та її структурні підрозділи;
• правила користування бібліотекою та окремими підрозділами;
• посадові інструкції на всіх співробітників бібліотеки;
• інструкції на всі технологічні процеси (організація фондів і довідково-пошукового апарату, шлях документа в процесі опрацювання тощо);
• положення про ради (бібліотечну, методичну, дирекції);
• положення про атестацію;
• правила внутрішнього розпорядку, правила техніки безпеки та протипожежної безпеки;
• картотеку методичних рішень, методичні посібники, рекомендації, пам’яткі, розпорядження, накази тощо.

Бібліотека ВНЗ розробляє документи на основі типових (примірних).

На сайті наукової бібліотеки ім. М. Максимовича Київського національного університету — загальнодержавного методичного центру бібліотек вищих навчальних закладів розміщено інформацію для бібліотек вищих навчальних закладів Ш-ІУ рівнів акредитації. Вона включає в себе такі розділи:

• Нормативно -правова база діяльності бібліотек ВНЗ (за 2017 рік);
• Нормативно-правова база діяльності бібліотек ВНЗ (за 2016 рік);
• Нормативно-правова база діяльності бібліотек ВНЗ (популярні документи);
• Роз’яснення вимог до деяких нормативних документів;
• Стандарти з інформації, бібліографії, бібліотечної та видавничої справи тощо [4]. 

2.2. Аналіз основних документів, що застосовуються в організації, управлінні та діяльності бібліотеки

Розглянемо перелік законодавчих та нормативних документів по забезпеченню діяльності бібліотек вищих навчальних закладів України детально. Він включає: закони України, укази Президента України, постанови Верховної Ради України, постанови Кабінету Міністрів України, а також, нормативно-правові акти міністерств і відомств. Перелічені всі документи, які тим чи іншим чином стосуються організації діяльності бібліотек (назва документа, дата його прийняття, номер документа). Для багатьох є повний текст. Ці документи є основним підґрунтям для розробки власних положень, інструкцій, матеріалів тощо.

Як приклад, можна назвати наказ МОН України від 27.09.2012          р. № 1058 «Про затвердження Типової структури та Типових штатних нормативів бібліотек вищих навчальних закладів ІІІ-ІУ рівнів акредитації» та наказ МОН України від 06.08.2004 № 641 «Примірне положення про бібліотеку вищого навчального закладу ІІІ-ІУ рівнів акредитації», що визначили структуру, штати, основні завдання та функції бібліотеки ВНЗ на сучасному етапі. На основі «Примірного положення про бібліотеку» бібліотеками самостійно розробляються положення про бібліотеку та всі її структурні підрозділи, що в сукупності дає уявлення про завдання та функції бібліотеки в цілому.

Як відомо, положення про відділи розробляється на основі положення про бібліотеку. Єдині для всіх відділів статті, що регламентують права і обов’язки завідувачів, взаємовідношення між відділами, повторюються; статті, які уточнюють завдання та функції відділу, конкретизуються. Положення про відділ (сектор) включає наступні розділи: загальні положення, основні завдання, функції, організаційну структуру, права, відповідальність, взаємовідношення з іншими відділами. Розробці положень передує функціональний аналіз діяльності для виявлення дійсного завантаження кожного відділу або сектора. Неприпустима формальна розробка, яка часом зводиться до переписування тексту типового положення або запозичення його в іншій бібліотеці. Розподіл функцій між працівниками бібліотеки ВНЗ закріплюється в посадових інструкціях. Їх призначення полягає у здійсненні раціонального розподілу праці між фахівцями, у забезпеченні відповідності професійної підготовки та рівня кваліфікації посадовим обов’язкам і характеру виконуваної роботи. Посадові інструкції необхідні також для попередження конфліктів між адміністрацією бібліотеки та співробітниками з приводу їх компетенції і повноважень. Типові посадові інструкції розроблені для кожної посадової категорії працівників. У них зазначається: що повинен знати працівник (постанови, накази, виробничу документацію і т. д.), яку кваліфікацію мати (рівень і профіль освіти, професійний стаж), кому підпорядкується, ким керує; перераховуються види робіт, які можуть бути доручені працівникові даної категорії. Основою для розробки посадових інструкцій є Довідник кваліфікаційних характеристик працівників (Випуск 81: «Культура та мистецтво», затверджений наказом Міністерства культури від 14 квітня 2008 р. № 168).

Наказ рекомендує структуру типової посадової інструкції:

• завдання та обов’язки;
• що повинен знати;
• кваліфікаційні вимоги [1].

На основі типових створюються індивідуальні посадові інструкції. Вони визначають обов’язки і права кожного працівника на конкретному робочому місці і розробляються на всіх фахівців, передбачених штатним розписом. Усі функцій, закріплені в посадовій інструкції працівника, повинні повною мірою відповідати завданням і функціям бібліотеки чи її структурного підрозділу. Інструкції повинні бути побудовані таким чином, щоб виключати дублювання обов’язків.

Одночасно з системою організаційно-розпорядчої документації, яка регламентує процеси управління, в бібліотеках діє і постійно вдосконалюється система технологічної документації, що регламентує виробничі процеси. Циклічність бібліотечних процесів створює сприятливі умови для їх опису в технологічних документах. Заздалегідь сплановані виробничі процеси, засновані на всебічному аналізі та виробленні раціональних способів їх виконання, значною мірою гарантують методичну раду бібліотеки від прийняття помилкових, випадкових рішень стосовно основних технологічних процесів та операцій. Таким чином, регламентація виробничих процесів — необхідна умова і дуже ефективний засіб їх вдосконалення. Основним видом регламентуючої виробничої документації є технологічна інструкція. Технологічна інструкція повинна мати такі основні компоненти як: визначення сутності виконуваної роботи, її обсяг, розкривати методику і техніку її виконання. Вона будується на основі законодавчих актів, постанов і розпоряджень з урахуванням сучасного рівня організації бібліотечної праці та відображає науково обґрунтоване рішення організації технологічного процесу з урахуванням специфічних умов, об’єктивних можливостей його виконання у кожній бібліотеці ВНЗ. Особливо доречним при складанні інструкцій буде наказ Міністерства культури і туризму України від 29. 12. 2008 р. №1631/0/16¬08 «Типові норми часу на основні процеси бібліотечної роботи».

Розробляючи технологічні інструкції, слід критично підходити до оцінки традицій, методів і прийомів діяльності кожної бібліотеки, розглядати їх із точки зору відповідності сучасним вимогам. Складанню технологічних інструкцій передує аналіз виробничих технологічних процесів, що дозволяє виявити непродуктивні витрати робочого часу і встановити раціональну послідовність робочих операцій, а також впровадити в практику передові прийоми і методи діяльності. Технологічні інструкції можуть бути складені на процеси, що виконуються одним працівником або кількома; для одного або декількох відділів, що беруть участь в одному виробничому процесі (шлях документів в бібліотеці, шлях читацької вимоги тощо). Створення документації на технологічні процеси пов’язане з певними труднощами, бо немає двох бібліотек, ідентичних в організації бібліотечного обслуговування, фондів, системи каталогів тощо. Чим більша бібліотека, масштаби її діяльності, штат працівників, тим більше диференційованим буде поділ праці, що знаходить відображення в технологічній документації. Тобто, зміст документів залежить від умов, обсягу і складності роботи. Однак зауважимо, що система взаємопов’язаних, доповнюючих один одного документів повинна бути єдиною для всіх бібліотек ВНЗ і повністю забезпечувати технологічні процеси. Технологічні інструкції на складні бібліотечні процеси доцільно супроводжувати блок-схемами, які наочно демонструють всі зв’язки і логічність прийнятої послідовності робочих операцій, наявність дублюючих операцій, можливість їх усунення або об’єднання. Технологічні інструкції можуть бути створені у вигляді технологічних карт.

Зрозуміло, ні положення, ні технологічні та посадові інструкції не можуть бути складені раз і назавжди. Вони переглядаються при вдосконаленні загального технологічного процесу, появі нових функцій та посад тощо.

Як бібліотека педагогічного інституту бібліотека Криворізького педагогічного інституту ДВНЗ «Криворізький національний університет» підпорядковується Державній науково- педагогічній бібліотеці України імені В. О. Сухомлинського НАПН України (ДНПБ).

На сайті ДНПБ є розділ нормативно-правова база України щодо діяльності бібліотек, який включає такі підрозділи:

• загальні нормативні документи у галузі освіти і культури (закони, накази, постанови, розпорядження, стандарти, інші документи);
• організаційно-управлінські документи для мережі (для ЛОНПБ і МНПБ, для бібліотек та установ НАПНУ, для бібліотек ОІППО, для бібліотек ВНЗ І-ІУ р.а., для бібліотек ПТНЗ, для бібліотек ЗНЗ);
• проекти документів для обговорення [4].

Державна    науково-педагогічна бібліотека ім. В. О. Сухомлинського розробляє та публікує нормативно-інструктивні документи на допомогу працівникам освітянських бібліотек. Так, у 2010 році побачив світ збірник нормативно- інструктивних документів з питань формування всеукраїнського галузевого інформаційного ресурсу. Укладачами цього збірника є провідні фахівці цієї бібліотеки — Н. Г. Мацібора, Н. С. Плужнікова, Н. В. Вараксіна, А. М. Доркену; науковий редактор — директор бібліотеки, кандидат педагогічних наук П. І. Рогова. Цей збірник містить організаційні, інструктивні, технологічні документи та методичні рекомендації щодо формування, зберігання та використання всеукраїнського галузевого інформаційного ресурсу на базі ДНПБ України ім. В. О. Сухомлинського, розроблені науковцями бібліотеки в межах НДР «Теоретичні засади формування всеукраїнського інформаційного ресурсу з питань психолого-педагогічної науки і освіти на базі Державної науково- педагогічної бібліотеки України імені В. О. Сухомлинського».

Розглянемо документи, які представлено у цьому збірнику. Розділ І включає в себе програмні документи щодо формування всеукраїнського галузевого інформаційного ресурсу (Стратегія розвитку бібліотечно-інформаційного ресурсу Державної науково-педагогічної бібліотеки України      імені В. О Сухомлинського, Програма зберігання бібліотечного фонду в Державній науково-педагогічній бібліотеці України імені В. О Сухомлинського на 2008-2015 рр).

Розділ ІІ містить матеріали з формування всеукраїнського галузевого інформаційного ресурсу (Положення про відділи та сектори з формування всеукраїнського інформаційного ресурсу, Шлях документів (інструкції).

У розділі ІІІ «Комплектування фонду» представлено: Тематико-типологічний план комплектування; Моніторинг надходжень документів; Книга сумарного обліку; Оцінювання документів: (інструкція); Облік документів на електронних носіях у відділі наукового комплектування фондів: (тимчасова інструкція); Облік документів групового опрацювання у відділі наукового комплектування фондів: (тимчасова інструкція); Технологічна карта модуля «Комплектатор».

Розділ IV «Організація, зберігання та використання фонду» містить документи: Положення про фонди та зберігання фонду рідкісних і цінних видань; Паспорт фонду; Методичні рекомендації щодо заповнення паспорта; Правила користування фондом; Технологічні карти на основні процеси у роботі відділу наукового опрацювання та каталогізації документів; Технологічні норми на основні процеси роботи у відділі наукової організації та зберігання фонду [2].

Бібліотека вищого навчального закладу є одним із основних його структурних підрозділів. У кожному виші в організації діловодства застосовується номенклатура справ. Примірна номенклатура справ, що застосовується у діяльності ВНЗ, може бути використана при складанні номенклатури справ бібліотеки, упорядкуванні та відборі документів на постійне зберігання та для знищення. Заголовки справ є примірними і можуть змінюватися шляхом об’єднання або відокремлення.

Для визначення термінів зберігання використано «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій із зазначенням строків зберігання документів», який затверджено наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 і зареєстровано в Міністерстві юстиції України 17 вересня 1998 р. № 576/3016, а також «Зміни до Переліку типових документів», які затверджені наказом Державного комітету архівів України від 23 жовтня 2001 р. № 82 і зареєстровані в Міністерстві юстиції 6 листопада 2001 р. № 938/6129, та «Доповнення до Переліку типових документів», які затверджені наказом Держкомархіву України від 26.11.2001 р. № 93 і зареєстровані в Міністерстві юстиції України 11 грудня 2001 р. № 1023/6214.

Під час складання номенклатури справ бібліотеки вишу необхідно мати на увазі, що:

• із примірної номенклатури справ переносять тільки ті заголовки справ, документи які створюються або є у наявності в бібліотеці. До номенклатури справ бібліотеки можна включати також заголовки справ, не передбачені примірною номенклатурою;
• під час складання номенклатури справ необхідно уточнювати, конкретизувати заголовки справ, які наведені у примірній номенклатурі;
• залежно від обсягу документів у справі та строків їхнього зберігання в номенклатурі дозволяється об’єднувати чи дрібнити справи, зазначені у примірній номенклатурі справ;
• терміни зберігання справ, передбачені примірною номенклатурою, переносять до номенклатури справ бібліотеки. Для документів, не передбачених примірною номенклатурою справ, строки зберігання встановлюють відповідно до Переліку типових документів зі змінами та доповненнями. Для документів, не передбачених Переліком типових документів, терміни зберігання встановлюють на підставі їх вивчення експертною комісією (ЕК) ВНЗ за погодженням з експертно-перевірною комісією Державного архіву міста. Оформлення номенклатури справ бібліотеки ВНЗ здійснюють відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів з організації діловодства та архівної справи. Заголовок справи в номенклатурі повинен відображати види документів, що зберігаються у відповідній справі та розкривати їх зміст. Основною частиною заголовка є стислий виклад питання, з якого заводять справу. Заголовки в номенклатурі справ мають бути короткими, чіткими, лаконічними та точними. У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю ведення діловодства, вживають узагальнений термін «документи», а основні види документів, згрупованих у справі, зазначають у дужка. У заголовках справ, що містять листування, зазначають кореспондента та питання, з якого заводять справу.

Якщо у справі групують планово-звітну документацію, то у заголовку обов’язково вказують період (місяць, квартал, рік), за який створено документ, номер чи умовне позначення форми звіту.

Розміщення заголовків справ у кожному розділі номенклатури повинно відповідати ступеню важливості питань з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації бібліотеки (накази, розпорядження, рішення тощо), планово-звітна документація і листування. У розділі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня. Кожна справа, включена до номенклатури, повинна мати умовне позначення арабськими цифрами — індекс.

Організаційно-розпорядчі, технологічні та науково-методичні документи бібліотеки ВНЗ виконують багато функцій. Державний стандарт визначає документ як матеріальний об’єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі. Ця функція документа особливо важлива в організаційно-документаційному забезпеченні діяльності бібліотеки ВНЗ, бо стан документації є один з найважливіших показників рівня організації, праці та управління.

2.3. Реформування та використання фондів навчальної літератури

Скасування тендерів на придбання літератури дає можливість оперативно поповнювати фонди книгозбірень. Однак, відповідно до Закону України «Про здійснення державних закупівель», сума закупівлі за державні кошти не повинна перевищувати 200 тисяч гривень на рік з жовтня 2015 року. Тільки за такої умови відкриті торги не проводяться. Бібліотеки знову поставлені в рамки: або брати участь у тендері, або скорочувати і перелік літератури, і перелік необхідних періодичних видань.

На жаль, у таких умовах процес комплектування бібліотеки характеризується певною спонтанністю і, що найгірше, відсутністю плановості й систематичності у надходженнях. Фактично бібліотеки перебувають у самостійному пошуку актуальної літератури, що посилює співпрацю з кафедрами університету.

Разом з тим, удосконалення навчального процесу в університеті, постійне введення нових спеціальностей і спеціалізацій, а отже, поява нових дисциплін і спецкурсів ставить перед бібліотекою відповідальне завдання цілеспрямованого, науково обґрунтованого формування фонду навчальної літератури, укомплектування фонду тими посібниками, яких не вистачає, на які є попит у користувача.

Для формування бібліотечного фонду необхідне одержання оперативної та різноманітної інформації про книги. У нашій бібліотеці для цього використовуються як традиційні (друковані), так і віртуальні джерела. Одним з ефективних способів комплектування можна назвати розповсюдження видавництвами інформації про новинки електронною поштою. Щотижня електронна пошта доставляє бібліотеці файли переліком новинок, що вийшли у видавництвах. Книги можна шукати за тематикою, автором й назвою, конкретними параметрами документа. Економія зусиль, а головне часу, доводять переваги електронної пошти: простота використання, відносна швидкість обміну інформацією [4].

В умовах інформатизації суспільства, змін в освіті перед бібліотекою постають інші завдання щодо комплектування:

— передплата доступу до онлайн-бібліотек, які пропонують різногалузеву літературу в електронному вигляді;

— передплата електронних версій журналів і газет, яку можна здійснювати безпосередньо у видавців або через спеціальні організації [5].

Бібліотека здійснює певні кроки в цих напрямках і підтримує тенденцію до оновлення, удосконалення і впровадження новітніх інформаційних технологій.

На 01.01.2017 р. фонд складає: 608766 примірників (96290 назв); з них: навчальна література: 187857 примірників (11986 назв); наукова література: 106468 примірників (21835 назв).

Документи розподіляються наступним чином: 61,38 % — книги, 24,59 % — брошури, 13,53 % — періодичні видання, 0,5 % — автореферати та дисертації, інші видання складають менше одного відсотка.

Фонд бібліотеки є універсальним та багатогалузевим. Основну частину його становить навчальна та наукова література з питань природничих наук, педагогіки, мовознавства, психології, а також художня та технічна література.

Тип літератури	К-сть примірників	Відсоток від загальної кількості літератури
Суспільні науки	240004	39,43 %
Природничі науки	203466	33,42 %
Художня література	55228	9,07 %
Мовознавство, літературознавство	41833	6,87 %
Мистецтво, спорт	36701	6,03 %
Прикладні науки, техніка	26352	4,33 %
Інша	5182	0,85 %

Одним із головних бібліотечних процесів є формування бібліотечного фонду. Добре скомплектований та стабільно оновлюваний фонд — основа ефективності роботи бібліотеки КПІ.

Сучасний процес формування фонду — це впровадження постійно діючої системи заходів, направлених на створення, планомірне поповнення, упорядкування сукупності документів відповідно до типу, мети і завдань бібліотеки, а також до потреб користувачів. На формування фондів бібліотеки КПІ впливає ціла низка чинників, зокрема, контингент користувачів, площі, які наша бібліотека має у своєму розпорядженні, матеріально-технічне забезпечення тощо. До принципів формування бібліотечного фонду відносяться: селективність (відбір), конгруентність (відповідність), профілювання (координованість), систематичність.

Завдання формування фонду як керованої системи — змінювати склад і величину фонду згідно мінливих умов внутрішнього і зовнішнього середовища. Всі властивості фондів не тільки взаємопов’язані і взаємозалежні, але і діалектичні за своєю суттю: серед них немає лише позитивних чи тільки негативних. Сукупність усіх властивостей, необхідних і достатніх для виконання фондом своїх функцій, забезпечує якість бібліотечного фонду [1, с. 51]. Під час формування фонду бібліотеки ми виходимо з принципів раціональної відповідності між витратами і вигодами, тобто вигода користувача від отриманої інформації повинна бути більше витрат на її отримання [2, с. 221].

У діяльності книгозбірень системи освіти розпочалися реформаційні процеси щодо форм і методів роботи, осмислення своєї соціальної ролі в сучасному суспільстві. Освітянські бібліотеки України, як невід’ємна складова системи освіти, трансформуються в сучасні галузеві інформаційні центри, активно використовуючи у своїй роботі комп’ютерні технології.

Сьогодні перед бібліотеками як ніколи гостро постало завдання забезпечення доступу до інформаційних ресурсів. При цьому місія бібліотек полягає не тільки в тому, щоб стати інформаційними центрами, але і в тому, щоб бути базами розвитку науки, економіки, освіти, культури, демократії, залишатися культурними та освітніми закладами, хранителями світової культури.

Раніше бібліотека КПІ комплектувалась лише друкованою продукцією (книгами, брошурами, періодикою), але сьогодні наші фонди регулярно поповнюються і електронними підручниками, інформаційними електронними ресурсами, виданнями на непаперових носіях інформації (СБ-ИОМ або БУБ-ИОМ), завдання яких — підняти рівень і якість інформаційного забезпечення освіти. Якісний та кількісний аналіз дозволяє дослідити динаміку складу і використання фондів.

Інформаційні ресурси бібліотеки КПІ формуються відповідно до фахових інформаційних потреб користувачів (науковців, викладачів, слухачів курсів, студентів, бібліотечних працівників). Це фонди з широким охопленням документного потоку на різних носіях інформації. Вони є багатогалузевими; основну частину їх становлять документи з педагогіки, психології та суміжних галузей знань. Фонди бібліотеки комплектуються вітчизняними та зарубіжними документами галузевої тематики; науковою, навчальною, методичною, довідковою, науково-популярною літературою, а також матеріалами про педагогів-новаторів і передовий педагогічний досвід; галузевими фаховими періодичними та продовжуваними виданнями згідно з тематико-типологічним планом комплектування.

Стан бібліотечного фонду — це чинник соціальної та економічної стабільності й розвитку, умова інтеграції до світового інформаційного простору. Питання його зберігання традиційно актуальне для бібліотек усіх рівнів, оскільки вони завжди виконували двоєдину функцію — зберігання документів та забезпечення доступу до них нинішньому й майбутньому поколінням. Функціональне завдання бібліотеки — не просто зберігати, а зберігати, використовуючи. Тому бібліотека є найдемократичнішою інституцією, яка виконує своє суспільне призначення, надаючи знання кожному.

Тривале збереження бібліотечного фонду передбачає одночасно наявність механічної міцності, біологічної стійкості матеріалів, з яких виготовлені книги та інші документи, і їх охорону від розкрадання і загибелі.

Створення оптимального режиму зберігання й безпеки фонду, що відповідає державним стандартам, можна забезпечити тільки за виконання наступних умов:

• підтримка нормативного фізичного та санітарно-гігієнічного стану будівлі, інженерних комунікацій, фондосховищ;
• розширення площ сховищ відповідно до збільшення бібліотечного фонду;
• облаштування бібліотеки сучасними комплексами технічних засобів безпеки, їх постійне поліпшення і забезпечення безперебійної роботи;
• постійне удосконалення матеріально-технічної бази бібліотеки для забезпечення нормативних режимів зберігання документів, їх стабілізації та реставрації;
• забезпечення і використання бібліотечного фонду достатньою кількістю кваліфікованих кадрів;
• створення єдиного страхового фонду документів бібліотеки;
• чітка організація роботи працівників книгосховища, служб консервації фонду і безпеки, контроль за бездоганним виконанням ними посадових обов’язків у процесі зберігання і використання фонду.

Усі вищезазначені аспекти, крім останнього, потребують постійного бюджетного і спеціального цільового фінансування [3, с. 234].

Питання збереження бібліотечного фонду набуває особливої актуальності під час його інвентаризації та оформлення її результатів. Інвентаризація бібліотечних фондів здійснюється з метою забезпечення достовірності даних обліку шляхом зіставлення їх із фактичною наявністю документів у фонді відповідно до нормативно-правових актів, що регламентують порядок її проведення.

Під час інвентаризації з’ясовуються питання:

• фактичної наявності документів, з’ясування причин їх відсутності;
• встановлення відповідності документів обліковим даним;
• виявлення помилок, допущених при шифруванні документів (об’єктів бібліотечного фонду), та їхнє виправлення;
• правильності розстановки фонду;
• правильності оформлення видачі документів користувачам, виявлення заборгованості;
• виявлення документів, що не відповідають профілю комплектування фонду відділу, передача їх до інших структурних підрозділів та для перерозподілу між іншими бібліотеками;
• встановлення об’єктів, що потребують ремонту, оправлення тощо [4, с. 55].

Розділ 3. Вдосконалення документаційного забезпечення бібліотеки

Стрімкий розвиток інформаційних і комунікативних технологій є одним із факторів, що визначають вектор розвитку світового суспільства ХХІ ст., пріоритетом якого є створення мережного розподіленого середовища для забезпечення вільного доступу до бібліотек як до важливих компонентів інформаційно-ресурсного забезпечення соціокультурної галузі. Знання, подані в єдиному електронному середовищі, радикально змінюють і спосіб життя людей, й структуру суспільства в цілому. Бібліотеки покликані відігравати провідну роль у формуванні інтелектуального ресурсу кожної нації. Збільшення та інтеграція цих ресурсів, забезпечення до них віддаленого доступу, сприятиме вирішенню суспільно-значущої проблеми — перетворення бібліотеки-сховища в сучасний інформаційний центр зі спеціалістами, що досконало володіють інформаційними технологіями.

Основними напрямами впроваджень інформаційних технологій у бібліотеках є: створення інформаційних сайтів та порталів, віртуальне довідкове обслуговування, оптимізація електронних каталогів, заснування депозитаріїв відкритого доступу, використання автоматизованих інформаційно-бібліотечних систем (АБІС), створення на їх основі електронних бібліотек. Вони довели свою життєздатність та прогресивність і стали вже майже «класичними».

Однак, незважаючи на це, більшість бібліотек в Україні, особливо районні, міські та сільські дуже повільно впроваджують новітні технології у своїй діяльності. Найпоширенішими причинами такого явища є недостатнє фінансування, відсутність необхідних спеціалістів, небажання відмовлятися від усталених порядків.

Усе це призводить до повільної обробки документів, їх нагромадження, зайвої втрати часу на пошуки літератури у каталогах й картотеках, зменшення молодої читацької аудиторії й погіршення стану документаційного забезпечення діяльності бібліотеки в цілому.

Для вирішення цих проблем ми більш детально розглянули й порівняли АБІС, які найчастіше використовуються у бібліотеках України. Саме поняття «автоматизована інформаційна система» означає комплекс програмних, технічних, інформаційних, лінгвістичних, організаційно-технологічних засобів і персоналу, призначений для збору, обробки, зберігання, пошуку й видачі даних в заданій формі або вигляді для вирішення різноманітних професійних завдань користувачів системи [2; 36].

Таблиця 1. Порівняльний аналіз АБІС

Система	Розробник	Ціна, грн	Функціональність
УФД/ Бібліотека	Україна, ЗАТ «УФД»	15760­/ 24200	Комплектування, обробка, видача, шаблони друкованих форм, персоніфікація
UNILIB	Нац. ун-т внутрішніх справ (Харків)	14000	Комплектування, книговидача, обслуговування, адміністратор, WWW-сервер
ІРБІС	ДПНТБ Росії	40320	Комплектування, каталогізатор, читач, книговидача, адміністратор, книго забезпечення
МАРК- SQL	Росія, НВО «Інформ- система»	54600	Комплектування, каталогізація, пошук, абонемент, адміністратор

Розглянувши такі АБІС як «УФД/Бібліотека», «ЦКЮВ» та «ІРБІС», «МАРК-SQL», ми з’ясували, що за функціональністю ці системи приблизно однакові. Найдорожчим програмним забезпеченням (ПЗ) є «МАРК-SQL». З точки зору оптимальної вартості увагу привертає досить гнучкі та перспективні системи українського виробника «УФД/Бібліотека» та «ЦКЮВ». Але потрібно враховувати, що «ЦКЮВ» працює на більш простій програмній основі, ніж інші, тому не може виконувати занадто складні операції.

На нашу думку для будь-якої бібліотеки України найбільш оптимальною є «УФД/Бібліотека», оскільки в цій системі підтримується механізм пошуку за допомогою деревоподібних тематичних каталогів, кількість яких майже необмежена, створені електронні формуляри, існує можливість збирати повні статистичні дані щодо обслуговування читачів, використовувати штрих-кодову технологію.

Бібліотекам, які мають комп’ютерне обладнання й тільки розпочинають впроваджувати інформаційні технології у свою діяльність можна порадити скористатися певними безкоштовними програмами для полегшення деякої роботи з документами, як наприклад «Бібліотека 4.02. Програма обліку книг». З її допомогою можна: забезпечити створення та ведення бібліотечних електронних каталогів, автоматично створювати повний комплект каталожних карток у відповідності з ГОСТ 7.1/84; здійснювати пошук за будь-яким набором пошукових елементів та їх комбінаціям; ввести типові документи тощо.

Навіть невелика бібліотека може автоматизувати процес видачі книг читачам. Для цього закладу необхідно придбати принтери для друку етикеток, термоетикетки, фарбувальну стрічку для друку штрих-кодів та зчитувач шрих-кодів, що в сумі може скласти приблизно 22836 грн.

Отже, підсумовуючи вищесказане, можна зробити висновок, що на сьогодні існує досить велика кількість шляхів для вдосконалення як діяльності бібліотеки в цілому, так ідокументаційного забезпечення закладу. Їх вибір залежить повністю від напрямків роботи бібліотеки, виду закладу та фінансових можливостей. Найбільш оптимальними, на нашу думку, є створення електронної бібліотеки на базі системи «УФД/Бібліотека, запровадження автоматизації процесу видачі книг читачам, використання безкоштовних програм для електронного обліку книг.

Впровадження нових технологій допомагає не тільки покращити якість обслуговування читачів, пришвидшити роботу з обробкою документів, а й змінити традиційне уявлення про бібліотеку, підвищити роль та статус закладу у житті громадян, перетворити його на сучасний інформаційний центр, який зможе дистанційно працювати з користувачами, забезпечувати безперервний доступ до необхідної інформації. Інформаційні технології демонструють широкі перспективи й можливості бібліотечної діяльності, яка повинна постійно розвиватися та удосконалюватися, незважаючи на усі негативні фактори.

Висновки

Отже, рівень культури під час створення службового документа відображується насамперед у якості текстостворення: послідовності і стислості викладу тексту, його достовірності і переконливості, етичності й естетичності, нормативності та правовій грамотності, поліфункціональності, правильному встановленні берегів, виборі формату паперу для фіксування документної інформації, виготовленні бланків службових документів, застосуванні друкувальних засобів (наприклад, тільки лазерного принтера для документів постійного строку зберігання). Створення документів потребує від працівника служби діловодства певного рівня регуляторної культури, чіткого дотримання процедур погодження проекту тексту документа, його візування й подальшого затвердження.

Реалізація комплексу процесів роботи зі службовими документами потребує не тільки культури дотримання таких нормативних документів, як інструкція з діловодства й номенклатура справ установи, переліки документів зі строками їх зберігання (типовий та відомчий), а також принципів ділової необхідності, однократної реєстрації документів та принципу паралельності. Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником.

Вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Список використаної літератури

1. (22-24 трав.). — Сімферополь, 2012. — Режим доступа: http://www.library.univ.kiev.Ua/ukr/for_lib/konf-2012/8.pdf.
2. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
3. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
4. Бондаренко, О.В. АБИС: сравнительный анализ [Электронный ресурс] / О. В. Бондаренко // Традиції і новації в інформаційному забезпеченні науки та освіти: матеріали міжнар. наук.-практ. конф. б-к ВНЗ III-IV рівнів акредитації
5. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
6. Воройский, Ф.С. Информатика. Новый систематизированный толковый словарь-справочник (Введение в современные информационные и телекоммуникационные технологии в терминах и фактах ) [Текст] / Ф.С. Воройский. — М.: Физматлит, 2003. — 768 с.
7. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
8. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
9. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
10. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
11. Довідник кваліфікаційних характеристик професій працівників. Випуск 81 «Культура та мистецтво». — Краматорськ, 2005. — С. 4-14.
12. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
13. Збірник нормативно-інструктивних документів з питань формування всеукраїнського галузевого інформаційного ресурсу / [уклад.:
14. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
15. Мар’їна, О.Ю. Веб-технології в бібліотеках: нові можливості розвитку комунікаційного середовища [Текст]/ О. Мар’їна // Вісн. Харк. держ. акад. культури: зб. наук. пр. — 06 / 2012. — № 36. — с. 105 — 114.
16. Н. Г. Мацібора, Н. С. Плужнікова, Н. В. Вараксіна, А. М. Доркену; наук. ред. П. І. Рогова; літ. ред. І. П. Білоцерківець]. — К., 2010. — 240 с. [Електронний ресурс]. — Режим доступу : http://www.dnpb.gov.ua/research_activity/personal_lib_products/7PHPS Б88Ш=90ШЬ7с62706044182а041923с23274.
17. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
18. Сайт Державної науково-педагогічної бібліотеки ім. В. О. Сухомлинського НАПН України. Нормативно-правова база України щодо діяльності бібліотек [Електронний ресурс]. — Режим доступу:http://www.dnpb.gov.ua/methodological/official_documents/?PHPSESSID=29c795abe670ef7a16acf1cad128e504.
19. Сайт наукової бібліотеки ім. М. Максимовича Київського національного університету ім. Т. Шевченка. Інформація для бібліотек вищих навчальних закладів ІІІ-ІУ рівнів акредитації [Електронний ресурс]. — Режим доступу: http://lib-gw.univ.kiev.ua/ukr/for_lib/docs.php3.
20. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
21. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
22. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.