ВСТУП

Актуальність теми. Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збирання, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

На рівні установи спеціальні служби допомагають адміністрації вирішувати управлінські завдання, забезпечуючи підготовку та рух документів, доставку їх до виконавців та зацікавлених осіб. До таких служб в науковій установі належать канцелярія, відділ кадрів, бухгалтерія, юридичний відділ, плановий відділ, архів та інші.

Стрімке зростання обсягів інформації, яка використовується в управлінській діяльності установи, її структурна складність та швидка оновлюваність робить необхідним використання інтегрованих систем електронного документообігу (СЕД).

На сучасному етапі побудови інформаційного суспільства серед тенденцій розвитку електронної галузі виокремлюються ті, які пов’язані із активним використанням електронного середовища та формуванням систем електронних інформаційних ресурсів. Характерною ознакою сьогодення є збільшення виробництва інформації в електронному вигляді. Цьому сприяє розвиток інформаційних технологій, що базуються на засобах комп’ютерної техніки та телекомунікаційного зв’язку. Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа. Його опрацювання відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Слід відзначити, що у сучасній вітчизняній науковій юридичній літературі відсутні комплексні роботи з питань правового регулювання електронної комерції та електронного документообігу. Існуюче становище дуже далеке від ідеального і не відповідає інтересам ні держави, ні самих учасників електронної комерції, що також обумовлює актуальність дослідження. Таким чином, комплексне теоретичне дослідження аспектів електронної комерції, а також тісно пов’язаного з нею процесу електронного документообігу, є доцільним та актуальним.

Отже, проблеми запровадження в Україні електронного документа та електронного документообігу стають все актуальнішими. Вони набувають значної політичної та економічної ваги у зв’язку з розширенням використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудовою систем електронних платежів, електронної торгівлі, управління тощо.

Поняття ЕД в основному розглядається як частина електронного документообігу і тому є предметом дослідження багатьох галузей як гуманітарних (документознавства, права), так і технічних наук (інформатика, кібернетика). Але, незважаючи на це, у вітчизняній юридичній науці вивченню цього питання, на нашу думку, приділяється недостатньо уваги. Більшість досліджень проводилися в межах господарського права, де ЕД розглядався як інструмент щодо електронної комерції. Серед українських дослідників-правознавців необхідно відмітити праці А.В. Чучковської та М.М. Дутова. У російській юридичній науці зазначеній проблемі присвячено більше уваги. Питання визначення поняття ЕД висвітлювали такі дослідники, як І.Л. Бачило, О.Л. Градов, Я.О. Карев, Т.Ю. Кулик, О.В. Ткачьов, О.Ю. Шишаєва, О.О. Шелепіна, А.В. Шамраєв та ін.

Метою роботи є аналіз теоретичних підходів до визначення поняття «електронний документообіг» та формулювання безпеки при роботі з електронними документами.

Реалізація зазначеної мети обумовила необхідність вирішення наступних задач:

• визначення поняття електронного документу;
• аналіз суб’єктів електронного документообігу та проблеми його захисту;
• формулювання на основі проведеного аналізу понять “електронний документ”, “електронно-цифровий підпис”, “електронний документообіг”;
• розробка пропозицій щодо створення законодавства у сфері електронного документообігу.

Об’єктом дослідження виступає електронний документ  як специфічна нова форма організації і здійснення господарської діяльності.

Предметом дослідження являються теоретичні й практичні проблеми забезпечення розвитку електронного документообігу.

Методи дослідження. Методологічною основою дослідження є сукупність методів, прийомів і принципів наукового дослідження, наукової праці вітчизняних і зарубіжних дослідників з проблем управління авіакомпаніями.

Для реалізації завдань дослідження застосовувались такі методи: діалектичний, абстрактно-логічний, системний, історико-еволюційний метод (дозволили здійснювати теоретичне узагальнення основних понять, формування висновків); графічний, розрахунково-конструктивний, економіко-статистичний, порівняння, аналізу і синтезу (для аналізу статистичних та оперативних даних у графічній формі); SADT-технологія, аналогія і моделювання  (для моделювання бізнес-процессів); експертний метод парних порівнянь (для оцінки вибору варіанту системи електронного документообігу) та інші загальноприйняті методи.

Інформаційною базою дослідження є законодавчі та нормативні акти державних органів влади, офіційні статистичні матеріали, дослідження та публікації вітчизняних і зарубіжних авторів.

Структура й обсяг роботи. Дослідження складається зі вступу, трьох розділів, шести підрозділів, висновків, списку використаних джерел. Її повний обсяг з додатками становить 91 сторінку комп’ютерного тексту, в т.ч. 90 сторінок основного тексту. Список використаних джерел включає 37 найменувань на 4 сторінках. 

Розділ 1. Теоретико-методологічні засади використання електронного документообігу в організаціях та підприємствах на сучасному етапі.

1.1. Науково-теоретичні підходи до проблем застосування електронного документообігу в сучасних умовах діяльності організації підприємств та установ

Поява перших електронних обчислювальних машин (ЕОМ) в середині минулого століття безпосередньо пов’язана з необхідністю складних математичних обчислень. Розвиток технічних засобів непередбачувано швидко дав змогу розширити сферу функціонального застосування ЕОМ за межі обчислювальних задач і використовувати їх для автоматизації технологічних процесів у виробництві, а також напрямів людської діяльності, пов’язаних з опрацюванням інформації.

У середині 80-х років розвиток технічних засобів автоматизації одержав потужний імпульс, викликаний успіхами в мікроелектронних технологіях: внаслідок створення персонального комп’ютера (ПК) потужні засоби опрацювання інформації стали доступні масовому користувачеві.

На високу ефективність застосування технічних засобів автоматизації інформаційних технологій звернув увагу В. М. Глушков, який до деталей передбачив тенденції розвитку цієї галузі, та виклав їх у книзі “Основы безбумажной информатики” [4]. Зокрема, він вказав на необхідність використання комп’ютерних мереж, спільних (корпоративних) та розподілених баз даних. Стосовно впровадження та використання електронних документів В.М. Глушков запровадив термін “безпаперова інформатика”, а автоматизацію організаційного управління виділив у окремий розділ у вищезгаданій книзі.

Поза тим, технологічний розвиток перевершив прогнози середини 80-х років: дотепер з дивною сталістю справджується так званий “закон Мура”: продуктивність ПК подвоюється кожні 1,5 — 2 роки (http://www.intel.com/ru/Intel/museum/history/hof/moore.htm). Враховуючи відповідний розвиток технологій та засобів розроблення програмного забезпечення загального призначення, використання документів в електронному вигляді стало загальноприйнятим.

Подальший розвиток електронних систем документообігу стримується не стільки технічними можливостями сучасних засобів автоматизованої обробки інформації, як відсутністю відповідних нормативно-правових актів, що забезпечують захист авторських прав у сфері інформаційних технологій та унормовують правовий статус електронних документів. Вирішенню цих проблем частково сприяють закони України “Про електронні документи та електронний документообіг” (№ 851 — IV) та “Про електронний цифровий підпис” (№ 852 — IV) від 22 травня 2003 року, однак експертні висновки свідчать про невідповідність їх європейським стандартам та необхідність внесення істотних змін та доповнень.

Ця проблема є предметом уваги на державному рівні. Так, Указом Президента України № 1497/2005 від 20 жовтня 2005 року “Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій” передбачено “…удосконалення нормативно-правової бази з питань розроблення та впровадження новітніх інформаційних технологій та адаптацію законодавства України з цих питань до законодавства Європейського Союзу, зокрема, шляхом:

—         підготовки законопроекту щодо внесення відповідних змін до Національної програми інформатизації стосовно визначення стратегічних напрямів розвитку інформаційного суспільства і вдосконалення механізмів реалізації державної політики у цій сфері;

—         підготовки проектів нормативно-правових актів з питань впровадження електронного документообігу, здійснення експортно-імпортних операцій, сертифікаційних процедур з викорис-танням електронного цифрового підпису, захисту авторських прав у сфері інформаційних технологій”.

На виконання цього Указу Верховна Рада України 4 листопада 2005 року своєю постановою затвердила “Завдання Національної програми інформатизації на 2006-2008 роки”, в яких передбачено комплексне вирішення низки проблем правового та організаційного характеру, що стоять на заваді широкому впровадженню перспективних інформаційних технологій у сфері управління, зокрема визначення організаційно-правових засад впровадження електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису, розвитку інформаційної системи “Електронний Уряд”, забезпечення антивірусного захисту інформації, захисту національного сегмента Інтернету, боротьби з комп’ютерною злочинністю.

Особливе значення має упровадження сучасних інформаційних технологій в освіті та наукових дослідженнях. Враховуючи важливість цих галузей для досягнення стратегічних цілей суспільного розвитку та місця країни у світовій спільноті, постановою Уряду від 7 грудня 2005 р. затверджено Державну програму “Інформаційні та комунікаційні технології в освіті та науці”.

Незважаючи на викладену організаційну недовершеність передумов створення повноцінних систем електронного документообігу, наявні технічні можливості дають змогу організувати документообіг в межах окремої установи та відомств так, щоб значна частина рутинної роботи виконувалась за допомогою технічних засобів.

Для досягнення найменших затрат праці та підвищення оперативності під час роботи з документами необхідно ретельно продумати схему організації їх руху з моменту створення до моменту завершення роботи з ними [14, 15]. На теперішній стадії розвитку завдання полягає в систематичній автоматизації процесів організації документообігу, поступовому витісненні “паперових” технологій електронними. Зрозуміло, що впродовж певного періоду ці процеси існуватимуть паралельно й електронні технології будуть лише допоміжним засобом, що дублює коректну в правовому аспекті практику роботи з документами.

Створення інтегрованої системи електронного документообігу передбачає насамперед забезпечення швидшого та зручнішого руху документів (указів, постанов, законів, розпоряджень, аналітичних довідок, повідомлень, звітів тощо), що забезпечить підвищення ефективності управлінських процесів завдяки значному скороченню терміну підготовки та прийняття рішень через автоматизацію процесів колективного створення та використання документів в установах.

Варто відрізняти електронний документообіг та документообіг паперових документів з використанням комп’ютерної техніки, адже перший пов’язаний з передачею прав власності на певний документ, при цьому документи передаються не фізично, а віртуально. Електронний документообіг має ряд особливостей, що змінюють уявлення про документ у цілому. У цьому контексті виникає необхідність дослідження понять «електронний документ», «електронний документообіг» та їх використання на практиці. Зокрема, необхідно звернути увагу на наступні питання:

—         трактування поняття «електронний документ» в вітчизняній та зарубіжній практиці;

—         питання оригіналу та копії електронних документів (зарубіжний та український досвід);

—         перелік обов’язкових реквізитів електронних документів;

—         організація електронного документообігу;

—         особливості зберігання та вилучення електронних документів після закінчення терміну їх зберігання;

—         відправлення, передача та отримання електронних документів;

—         захист електронних документів від змін та виправлень;

—         підтвердження цілісності та юридичної сили електронних документів.

Електронний документообіг є наріжним каменем електронного урядування і має великі переваги порівняно зі звичним, паперовим доку-ментообігом. Зокрема, окрім підвищення культури діловодства, забезпечується економія коштів на тиражування та пересилання значної кількості документів, що вкрай актуально сьогодні за умов обмеженого фінансування місцевих органів виконавчої влади.

Основними цілями впровадження автоматизованих систем електронного документообігу (далі — СЕД) є підвищення прозорості, керованості та ефективності роботи організації за рахунок:

—         уніфікації та стандартизації правил роботи з документами як у паперовому вигляді, так і за допомогою автоматизованих засобів;

—         значного підвищення швидкості обробки паперових документів та дальшого зменшення долі паперового документообігу завдяки застосуванню технологій штрих-кодування, сканування, розпізнавання та механізмів електронного цифрового підпису;

—         упровадження регламентів автомати-зованої роботи з документами;

—         поступового переходу до повністю безпаперового документообігу [7].

Система електронного документообігу призначена для автоматизації всього комплексу робіт з документами як створеними в цій установі, так і з тими, що надійшли ззовні: введення доку-ментів у систему, реєстрація, розподіл і розси-лання, редагування і модифікація, оперативне збереження й архівація, пошук і перегляд, видобування і відтворення, контроль виконання, розмежування доступу, довідкова служба тощо. Істотним фактором є забезпечення групової (кооперативної) роботи з документами.

Відповідно до Правил Комісії ООН з прав міжнародної торгівлі (United Nations Commission on International Trade Law — UNCITRAL) електронний документ визначається як інформація, утворена, надіслана, отримана або збережена електронними, оптичними чи подібними засобами, включаючи електронний обмін даними, електронну пошту, телеграми чи телекопіювання [8].

Ст. 5 Закону України «Про електронні документи й електронний документообіг» характеризує сутність електронного документа наступним

чином: електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа [4].

У Росії при трактуванні поняття електронного документу звертається увага не на наявність обов’язкових реквізитів, а на електронно-цифрову форму документа. В Білорусії — на реквізити, що надають змогу визначити цілісність документа.

Отже, проаналізувавши зарубіжний досвід, було б доцільно визначення електронного документа доповнити інформацією про цілісність документа.

Хоча у всіх вищенаведених визначеннях основна увага приділяється способу фіксування даних, в Україні та Білорусії ставиться ще одна вимога — наявність обов’язкових реквізитів. У законі «Про електронні документи та електронний документообіг» не визначено перелік обов’язкових реквізитів, крім електронного підпису. В Законі України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» надається короткий перелік загальних реквізитів. Отже, в Україні їх перелік спільний як для паперових документів, так і для електронних, але для електронних ще одним обов’язковим реквізитом є електронний підпис.

При впровадженні СЕД у практику роботи установи переслідуються такі цілі:

—         підвищення продуктивності праці;

—         підвищення оперативності в роботі з документами;

—         розширення можливостей довідково- інформаційного обслуговування;

—         поліпшення якості підготовки, обробки і відтворення документів;

—         скорочення кількості непотрібних документів і непотрібних розсилань;

—         поліпшення організації контролю за рухом і виконанням документів.

Технологія обробки документів визначається низкою чинників: видом документа і вимогами його життєвого циклу; традиціями, що склалися в установі, уявленнями виконавців про можливості сучасних систем обробки документів.

Особливо тісна взаємодія необхідна при кооперативному (груповому) процесі створення документів і забезпечення їх міграції між підрозділами установи. Для цих цілей в установі повинно бути утворене і використовуватися спільне транспортно-комунікаційне середовище (наприклад, Інтернет). Воно дозволяє здійснювати обмін електронними документами як між підрозділами установи, так й іншими територіально розрізненими установами, що можуть входити до відомчої СЕД. Таке середовище є основою для ефективного доступу до інформаційних ресурсів та інформаційно- аналітичних систем установи, а також до ресурсів і систем її структурних підрозділів і вищих організацій.

Корпоративна мережа установи може містити низку віртуальних підмереж різних підрозділів із різним ступенем захисту залежно від специфіки їхньої роботи. Вихід у Інтернет повинен здійснюватися з урахуванням вимог забезпечення безпеки роботи державної установи з урахуванням вимог чинного законодавства щодо володіння інформацією, що є державною власністю.

З іншого боку, незалежно від конкретних підрозділів, у цілому по установі для роботи з документами можна виділити три рівні ієрархії користувачів, що пронизують усі підрозділи:

—         керівництво;

—         служби діловодства та контролю;

—         безпосередні виконавці.

Керівники візують документи, ухвалюють рішення щодо дальшого просування документів (призначають виконавців, терміни виконання, накладають резолюції), проводять аналіз зведень щодо стану виконання документів, уживають заходи з поліпшення виконавської дисципліни.

Служби діловодства та контролю відповідають за приймання документів, первісне введення вхідних даних у систему установи, розсилання документів керівникам і виконавцям, контроль за редагуванням і модифікацією документів, одержання інформації про виконання або невиконання від виконавців, видачу попереджувальних нагадувань і різних зведень, зняття документів з контролю і пересилання їх в архів при потребі.

Виконавці одержують документи для виконання, готують вихідні документи, взаємодіючи в разі потреби з іншими виконавцями, підписують їх у керівництва і передають до служби діловодства для дальшого просування, одержують нагадування про наближення або закінчення терміну виконання, іншу розпорядницьку інформацію, повідомляють службі контролю про стан виконання документа.

При цьому електронний документообіг у ході здійснення цих процедур дозволяє забезпечувати суттєву економію бюджетних коштів на тиражуванні значної кількості документів, що циркулюють у місцевих органах виконавчої влади, під час надсилання документів багатьом виконавцям чи отримання звітів про виконання завдань цих документів. Електронні документи вміщуються до автоматизованої бази даних діловодства та контролю, що використовується установою.

Ще одним важливим моментом створення СЕД є нагромадження і використання інформаційних ресурсів установи, зростання його інтелектуального потенціалу. Без аналізу даних і документів важко говорити про підтримку процесів ухвалення управлінських рішень, тому в СЕД необхідне забезпечення тісної взаємодії користувачів з інформаційними ресурсами.

При впровадженні електронних документів в установі можуть виникнути нові проблеми, якщо не передбачити спеціальних запобіжних заходів.

Організації, що впровадили електронний документообіг, зіштовхуються з низкою проблем: захист інтелектуальних інформаційних даних, ефективність роботи службовців, подолання інформаційних бар’єрів, оперативний доступ до інформації, повторне використання і реплікація даних.

При впровадженні обміну документів виключно в електронній формі може порушитися звичний режим роботи працівників установи, особливо тих, хто має знання і досвід роботи, але не володіє комп’ютерними технологіями. Особливо актуальним це питання є для органів виконавчої влади районного рівня та виконкомів сільських, селищних рад. Можуть порушитися також звичні зв’язки між співробітниками і, тим самим, вплинути на ефективність роботи службовців.

Ці проблеми повинні враховуватися при створенні СЕД установи і налаштуванні її на конкретні завдання. Навчання персоналу й організація робіт у СЕД повинні містити конкретні рекомендації щодо подолання зазначених проблем. Дослідження показують, що значні резерви в підвищенні продуктивності праці лежать в організації групової діяльності (кооперативної роботи).

Прийнято також вважати, що при впровадженні СЕД здобуваються тактичні та стратегічні вигоди. Тактичні вигоди визначаються скороченням витрат при впровадженні СЕД, пов’язаним зі звільненням фізичного місця для збереження документів, зменшенням витрат на копіювання і доставку документів у паперовому вигляді, зниженням витрат на персонал і устаткування тощо. До стратегічних належать переваги, пов’язані з підвищенням ефективності роботи підприємства або організації. До таких переваг можна віднести:

—         поява можливості колективної роботи над документами (що неможливо при паперовому діловодстві);

—         — значне прискорення пошуку і вибірки документів (за різними атрибутами);

—         підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в СЕД з незареєстрованої робочої станції неможлива, а кожному користувачу СЕД призначаються свої повноваження доступу до інформації;

—         підвищення схоронності документів і зручності їх збереження, оскільки вони зберігаються в електронному вигляді на сервері;

—         поліпшення контролю за виконанням документів [7].

До системи електронного документообігу ставляться такі основні вимоги: масштабоємність, розподіленість, модульність та відкритість. Масштабоємність потрібна для того, щоб система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів (здатність системи нарощувати потужність визначалася потужністю відповідного програмного забезпечення).      Архітектура систем документообігу повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально розподілених організаціях. Також система має складатися з окремих, інтегрованих між собою, модулів. Модульність потрібна на той випадок, якщо користувачеві системи не потрібно відразу впроваджувати усі компоненти системи документообігу, або спектр завдань установи вужчий, ніж весь спектр завдань документообігу. І, нарешті, система повинна мати відкритий інтерфейс для можливого подальшого опрацювання та інтеграції з іншими розподіленими системами.

Життєвий цикл документа складається з етапів і на кожному з них є певні особливості:

—         поява: документ не повинен виникнути, якщо у нього немає картки обліку, яка може відрізнятись для різних типів документів: документ не підлягає несанкціонованому видаленню, перейменуванню чи переписуванню поверху. Всі дії протоколюються. У разі необхідності система збереже усі попередні варіанти, а також видалені документи. Усі дії, що можуть бути вчинені з документами, визначаються правами доступу користувачів, що дає змогу формувати стратегію роботи з документами;

—         становлення: кожен документ проходить етап свого існування, що називають “чернеткою” — несформований документ у цей період переходить із рук у руки, його змінюють та переробляють. Якість результуючого документа багато в чому залежить від того, наскільки успішно та організовано він пройшов через цю смугу свого існування. Для здійснення колективної роботи над документом необхідно застосовувати механізм блокування документів, що редагуються (“chek-out, check-in”). Завдяки цьому механізмові виключається можливість того, що два працівники створять у себе дві локальні копії документа та одночасно зроблять у ньому зміни. Відредагованому документові присвоюється новий номер підверсії. Попередня підверсія документа залишається у системі, її можна відкрити, переглянути та редагувати. Всі дії учасників такого процесу документують, щоб уникнути плутанини;

—         опублікування:   кожна система документообігу установи потребує можливості як опублікування документа, тобто затвердження на цьому етапі остаточної версії, яку можна подавати на друк, надсилати партнеру тощо. Якщо виникає потреба внесення змін до документа після його опублікування, то на основі опублікованої версії створюється новий варіант документа та починається новий життєвий цикл;

—         архівування: після опублікування документ відправляється в електронний архів, де він повинен пробути стільки часу, скільки передбачено розпорядком цієї організації. Є документи, що зберігаються як завгодно довго. Є документи, які потрібно зберігати декілька днів. Створення архіву є непростим питанням, що залежить від потреб організації. Наприклад, документи, до яких часто звертаються, потрібно зберігати на швидких носіях, а неактуальні документи, що рідко використовуються, можна покласти на дешевші та повільніші носії.

Важливо зазначити, що до основних переваг такої інтегрованої системи електронного документообігу належать: відсутність обмежень на кількість під’єднаних до інтегрованої системи нових організацій, можливості автоматизації багатьох функцій управління системою документообігу, прозорість множини всіх під’єднаних до системи, стандартизований інтерфейс користувача [20].

1.2. Нормативно-правове забезпечення функціонування електронного документообігу на даному обігу

Одним з першочергових напрямів побудови та подальшого розвитку інформаційного суспільства в нашій країні є створення нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини на законодавчому рівні.

Законодавчо відносини, пов’язані з інформацією, інформаційно-комунікаційними технологіями, визначено пріоритетними. Так, Угодою між Україною і ЄС про наукове і технологічне співробітництво (04.07.2002) технології інформатизації суспільства визначені серед одинадцяти напрямів співробітництва. Законом України „Про пріоритетні напрями розвитку науки і техніки” серед семи п’ятим пріоритетом визначено нові комп’ютерні засоби та технології інформатизації суспільства.

За останнє десятиріччя в Україні ухвалено низку законів та нормативних актів, що складають базу нормативно-правового регулювання сфери інформаційних відносин, зокрема і електронного документообігу.

На сьогодні, головними проблемними питаннями у сфері державного регулювання електронного документообігу в Україні, які потребують негайного вирішення, є:

–          відсутність чітких організаційно-методичних критеріїв утворення та ефективності функціонування «електронного документообігу» в державному секторі України;

–          оновлення нормативно-правового забезпечення технології обробки, створення, передачі, одержання, використання та знищення ЕД;

–          забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів електронного документообігу;

–          розробка додаткових систем безпеки та захисту інформації, яка носить конфіденційний характер, а також юридична доказовість і доказовість отриманої інформації, що вимагає виділення додаткових бюджетних коштів у значних розмірах;

–          децентралізація формування, обробки та обміну інформацією, що зафіксована в документах електронної форми, тобто налагоджена взаємодія органів державної влади на централізованому і периферійному рівнях;

–          залучення кваліфікованого персоналу у сфері інформаційних технологій та новітніх програмних продуктів;

–          формування ефективних та результативних механізмів, інструментів та методів державного контролю за порядком дотримання процедур формування, введення, обробки, накопичення, архівування, обміну, знищення та передачі інформації в ЕД та відповідального виконання своїх функціональних обов’язків працівниками;

–          інші проблемні питання, які стосуються державного регулювання електронного документообігу в державному секторі Україні.

Безпосередньо регулюють загальні відносини у сфері електронного докумен­тообігу закони «Про електронні документи та електро­нний документообіг» [1] та «Про електронний цифровий підпис» [2].

Закон України «Про електронні документи та електронний доку­ментообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів [1]. З моменту його прийняття в Україні фактично оголошено старт на тотальну інформатизацію суспільних відносин та органів державної влади.

Документообіг в органах державної влади є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням [32, с. 6].

Цей Закон регламентує правові відносини у питаннях:

– електронного підпису;

– електронного цифрового підпису;

– оригіналу електронного документа;

– правового статусу електронного документа та його копії;

– відправлення та передавання ЕД;

– одержання ЕД;

– перевірки цілісності ЕД;

– зберігання ЕД;

– організації електронного документообігу;

– обігу ЕД, що містять інформацію з обмеженим доступом;

– права та обов’язки суб’єктів електронного документообігу;

– вирішення спорів між суб’єктами електронного документообігу;

– відповідальності за порушення законодавства про ЕД та електронний документообіг [1].

Проблеми запровадження в Україні ЕД та ЕЦП стають все більш актуальними. Вони набувають значної політичної та економічної ваги у зв’язку з розширенням використання інформаційно-комунікаційних технологій у суспільних відносинах, розбудові систем електронних платежів, електронної торгівлі тощо.

Одне з проблемних питань, що повинні вирішити законодавство у цій сфері – це робота центрів сертифікації ключів, які мають надавати послуги цифрового підпису. Спеціалісти вважають, що кількість бажаючих займатися такою діяльністю буде досить незначною. Тому, що фінансовий бар’єр виходу на ринок таких структур за нинішніх умов буде досить високим з огляду на специфіку їх функцій (надання засобів цифрового підпису, формування, розповсюдження, скасування, блокування та поновлення сертифікації ключів, генерація відкритих та особистих ключів тощо). А враховуючи те, що все повинно починатися практично з нуля, оскільки майже таким на даному етапі є ринок користувачів, «повернення» зроблених вкладень буде досить довгим [28].

Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час вико­ристання електронного цифрового підпису [2]. У цьому Законі визначено такі терміни,  як:

– електронний підпис — дані в електронній формі, які додаються до інших елек­тронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації особи, що підписала ці дані;

– електронний цифровий підпис — вид електронного підпису, отриманого за ре­зультатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додаєть­ся до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його ці­лісність та ідентифікувати підписувала.

Нормативно-правову базу побудовано на принципах інформаційної відкритості та свободи, гарантованості інформаційної безпеки особистості, суспільства, держави згідно Конституції України. Законодавство регулює суперечності між потребами особи, суспільства та держави в розширенні вільного обміну інформацією й окремими обмеженнями на її поширення.

У табл.1 подано перелік Законів України, Указів Президента України, Постанов Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України і Постанов окремих міністерств, які складають нормативну і законодавчу базу для нормативно-правового регулювання використання інформаційних технологій, а, власне, два із цих законодавчих актів безпосередньо стосуються предмету дослідження. Це закони «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронний цифровий підпис». Вони регулюють загальні відносини у сфері електронного документообігу. Доцільно розглянути їх.

Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» прийнятий у травні 2003 року. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів. У контексті Закону електронний документ розглядається як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, а електронний документообіг (обіг електронних документів) як сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та вилучення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Електронний підпис є обов’язковим реквізитом, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Закон регламентує правові відносини у питаннях:

• електронного підпису;
• електронного цифрового підпису;
• оригіналу електронного документа;
• правового статусу електронного документа та його копії;
• відправлення та передавання електронних документів;
• одержання електронних документів;
• перевірки цілісності електронного документа;
• зберігання електронних документів та про архіви електронних документів;
• організації електронного документообігу;
• обігу електронних документів, що містять інформацію з обмеженим доступом;
• права та обов’язки суб’єктів електронного документообігу;
• вирішення спорів між суб’єктами електронного документообігу;
• відповідальності за порушення законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Закон України «Про електронний цифровий підпис» визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають під час використання електронного цифрового підпису. У Законі визначено терміни:

• електронний підпис – дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних;
• електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа [1].

Електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, що здійснюється з використанням електронних документів. Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа. Закон також визначає:

• особливості застосування електронного цифрового підпису;
• суб’єкти правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису;
• права та обов’язки підписувача;
• центр сертифікації ключів;
• відповідальність за порушення законодавства про електронний цифровий підпис;
• визнання іноземних сертифікатів, ключів тощо.

У країнах ЄС, США, Канаді та ін. цифрові підписи й сертифікати затверджено на законодавчій основі як еквівалент власноручного підпису. Країни ЄС ухвалили національні законодавчі акти, які цілком відповідають Директиві Європарламенту та Ради Міністрів ЄС 1999/93/ЄС про систему електронних підписів, що застосовується в межах Співтовариства, та рішенню Комісії 2000/709/ЄС Європарламенту і Ради. Нині всі положення Директиви 1999/93/ЄС реалізовано у вигляді технічних європейських та міжнародних стандартів (ETSI та RFC).

Одначе, законодавці відзначають, що Закон України «Про електронний цифровий підпис» не відповідає ні європейському, ні міжнародному законодавству в цілому. Наприклад, „Посилений електронний підпис” у визначенні ЄС – це електронний підпис ЄС та додаткові вимоги щодо надійності, які технічно означають, що засіб створення підпису має задовольняти вимоги стандартів FIPS 140-1, 140-2 level 2, 3 (Federal Information Processing Standards, U. S.). Такого терміну в Законі України немає, натомість є термін „електронний цифровий підпис”, який відповідає електронному підпису ЄС у межах криптографії з відкритими ключами. До термінів ЄС і відповідних європейських та міжнародних стандартів уведено термін „кваліфікований електронний підпис”, якого в нашому Законі також немає.

Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно не так уже й багато – на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації ISO, ратифікувати міжнародні договори, розробити й упровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог європейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечать швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів.

Таблиця 1

Перелік нормативно-правових актів щодо застосування електронного документообігу

№ п/п	Назва документа	Дата введення в дію
1.	Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»	22.05.2003
2.	Закон України «Про електронний цифровий підпис»	22.05.2003
3.	Закон України «Про телекомунікації»	18.11.2003
4.	Закон України «Про інформацію»	02.10.1992
5.	Закон України «Про державну таємницю»	21.01.1994
6.	Закон України «Про обов’язковий примірник документів»	09.04.1999
7.	Закон України «Про Національну програму інформатизації»	04.02.1998
8.	Постанова Верховної Ради України «Про Концепцію національної інформаційної політики»	03.04.2003
9.	Закон України «Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах»	05.07.1994
10.	Закон України «Про основні засади розвитку інформаційного суспільства в Україні на 2005–2007, 2007–2015 роки»	09.01.2007
11.	Закон України «Про стандартизацію»	11.01.2006
12.	Закон України «Про Національну систему конфіденційного зв’язку»	10.01.2002
13.	Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи»	24.12.1993
14.	Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»	26.05.2004
15.	Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів»	13.07.2004
16.	Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності»	28.10.2004
17.	Розпорядження Президента «Про приєднання до Угоди про створення Міжнародної системи документального шифрованого зв’язку Співдружності Незалежних Держав»	06.12.2005
18.	Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації»	28.10.2004
19.	Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»	28.10.2004
20.	Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Положення про центральний засвідчувальний орган»	28.10.2004
21.	Служба безпеки України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави»	27.11.1998
22.	Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади»	17.10.1997
23.	Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»	26.05.2004
24.	Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Порядку акредитації ЦСК»	13.07.2004
25.	Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Положення про ЦЗО»	28.10.2004
26.	Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Порядку застосування ЕЦП»	28.10.2004
27.	Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади»	28.10.2004
28.	Постанова Кабінету Міністрів «Про затвердження Порядку обов’язкової передачі документованої інформації»	28.10.2004
29.	Указ Президента України «Положення про порядок здійснення криптографічного захисту інформації в Україні»	15.09.1998
30.	Держкомзв’язку «Перелік і Порядок надання інформаційних та інших послуг з використанням електронної інформаційної системи «Електронний Уряд”»	15.08.2003

Зокрема, уведення електронних документів у практику роботи державних установ тісно пов’язано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи, а в електронному бізнесі ухвалити Закон України «Про електронну торгівлю» [6, c. 30].

Представлена загальна характеристика нормативно-правової бази, яка регулює інформаційні відносини в державі та забезпечує реалізацію державної політики в питаннях документообігу, діловодства, дає систематизовану теоретичну базу дослідження під час запровадження електронного документообігу. У контексті сучасних уявлень діловодство та документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.

Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосування мов у документообігу.

Результати можуть бути корисними для проектувальників і розробників електронного документообігу[9, c. 123].

Сьогодні в законодавстві України методика електронного документообігу з вико­ристанням ЕЦП в достатній мірі не розроблена. Однак робота над створенням нормативно-правових основ електронного документування в органах публічної влади проводиться. Правда, наявні норми є фрагментарними і часто регулюють дуже вузькоспеціалізовані закриті системи [37].

Для подальшого розвитку нормативної і законодавчої бази потрібно на практиці визнати членство України в Міжнародній організації зі стандартизації ISO, ратифі­кувати міжнародні договори, розробити та впровадити необхідні технічні та інші стандарти, що вже діють у Європі, адаптувати вже ухвалені закони до вимог євро­пейського законодавства. Разом із цим слід зазначити, що навіть прискорені дії у цьому напрямку не забезпечать швидкого ефекту впровадження нових відносин у сфері електронного документообігу через відставання розробки підзаконних нормативно-правових актів. Зокрема, введення ЕД у практику роботи державних установ тісно пов’язано з необхідністю реформування практичної роботи державних службовців, тобто з прискоренням адміністративної реформи [14; 37].

Уряд України вживає заходи для забезпечення впровадження технологій електронного документообігу, такими нормативно-правовими документами з цих питань є:

—       Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах влади (затверджений Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади» № 1453 від 28 жовтня 2004 року);

—       Порядок засвідчення наявності електронного документу (електронних даних) на певний момент часу (Постанова Кабінету Міністрів України від 26 травня 2004 р. № 680 «Про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу»).

Типовий порядок встановлює загальні правила документування в органах виконавчої влади управлінської діяльності в електронній формі і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або отримання до відправлення чи передачі до архіву органу виконавчої влади.

Так, ЕД, що надходять на адресу органу виконавчої влади, приймаються службою діловодства централізовано [25, с. 267].

Розвиток інформаційних технологій та подальше розширення сфер використання електронного документообігу є об’єктивним процесом, який потребує правового забезпечення. Без належного правового регулювання в даній сфері неможливий якісний прорив у розвитку електронної комерції. Існуючий законопроект Україна «Про електронний документ та електронний документообіг» покликаний вирішувати виникаючі проблеми. Однак і сам він ще потребує певної доробки.

Підсумовуючи, зазначимо, що на сьогодні прийнято ряд нормативно-правових актів (Закони України, Укази Президента України, Постанови ВРУ, КМУ та окремих міністерств), які складають нормативну і законодавчу базу для організації електронного документообігу. Нормативно-правова база, яка регулює інформаційні відносини в державі та забезпечує реалізацію державної політики в питаннях документообігу, діловодства, дає систематизовану теоретичну базу дослі­дження під час запровадження електронного документообігу. У контексті сучасних уявлень електронний  документообіг є одним із найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних у ній процесів інформаційного забезпечення установи, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.  Слід зауважити також, що законодавством не встановлено норм щодо застосуван­ня мов електронного документообігу. 

Розділ 2. Основні напрямки та проблеми у запроваджені та використані електронного документообігу в Україні

2.1. Основні адміністративні та правові шляхи функціонування електронного документообігу

Елемент організаційного захисту є стержнем, який зв’язує в одну систему всі інші елементи. Центральною проблемою при розробці методів організаційного захисту інформації є формування дозвільної (обмежувальної) систем і доступу персоналу до конфіденційних відомостей, документів і баз даних. Важливо чітко і однозначно встановити: хто, кого, до яких, відомостей, коли, на який період і як допускає.

Дозвільна система доступу вирішує наступні задачі: забезпечення співробітників всіма необхідними для роботи документами і інформацією; обмеження кола осіб, які допускаються до конфіденційних документів; виключення несанкціонованого ознайомлення з документу Ієрархічна послідовність доступу реалізується по принципу «чим вища цінність конфіденційних відомостей, тим менша чисельність співробітників можуть їх знати». У відповідності з цією послідовністю визначається необхідний ступінь посилення захисних мір, структура рубежів (ешелонів) захисту інформації.

Доступ співробітника до конфіденційних відомостей, який здійснюється у відповідності з дозвільною системою, називається санкціонованим. Дозвіл (санкція) на доступ до цих відомостей завжди є строго персоніфікованим і видається керівником в письмовому вигляді: наказом, що затверджує схему посадового чи іменного доступу до інформації, резолюцією на документі, списком-дозволом в карточці видачі справи або на обложці справи ознайомлення з документом.

Організаційні міри захисту відображаються в нормативно-методичних документах служби безпеки фірми. У зв’язку з цим часто використовується єдина назва двох розглянутих вище елементів системи захисту — елемент організаційно-правового захисту інформації. Елемент технічного захисту включає: засоби захисту технічних каналів витоку інформації, що виникають під час роботи ЕОМ, засобів зв’язку, копіювальних апаратів, принтерів, факсів та інших приладів і обладнання; засоби захисту приміщень від візуальних та акустичних способів технічної розвідки; засоби охорони будівель і приміщень від проникнення сторонніх осіб (засоби спостереження, сповіщення, сигналізації, інформування і ідентифікації, інженерні споруди); засоби протипожежної охорони; засоби виявлення приладів і пристроїв технічної розвідки (підслуховувальних та передавальних пристроїв, звукозаписувальної та телевізійної апаратури і т.д.).

Елемент програмно-математичного захисту інформації включає: регламентацію доступу до електронних документів персональними паролями, що ідентифікуються командами та іншими найпростішими методами захисту; регламентацію спеціальних засобів і продуктів програмного захисту; регламентацію криптографічних методів засобів захисту інформації в ЕОМ та мережах, криптографування (шифрування) тексту під час передачі їх по каналам звичайного та факсимільного зв’язку, під час пересилки поштою. В кожному елементі захисту можуть бути реалізовані на практиці тільки окремі складові частини[15, c. 17-18].

Наприклад, в організаційному захисті можна регламентувати тільки прийоми обробки конфіденційних документів і систему доступу до них персоналу. Методи і засоби захисту інформації в рамках системи захисту повинні регулярно змінюватись з метою попередження їх розкриття зловмисником. Конкретна система захисту інформації фірмі завжди є строго конфіденційною. Спеціалісти, які розробляли що систему, ніколи не повинні бути її користувачами.

Отже, система захисту конфіденційної інформації, яка використовується фірмою, є індивідуалізованою сукупністю необхідних елементів захисту, кожний з яких окремо вирішує свої специфічні для даної фірми задачі і володіє конкретизованим відносно цих задач змістом. В комплексі ці елементи формують багатограничний захист секретів фірми і дають відносну гарантію безпеки підприємницької діяльності фірми.

Документообіг як об’єкт захисту представляє собою сукупність (мережу) каналів розповсюдження документованої конфіденційної інформації по споживачам у процесі управлінської та виробничої діяльності.

Рух документованої інформації не можна розпродати тільки як механічне переміщення документів по інстанціям, як функцію поштової доставки кореспонденції адресатам. Основною характеристикою такого руху є його технологічна комплексність, тобто з’єднання в єдине ціле управлінських, діловодних та поштових задач, що визначають в сукупності зміст переміщення документів.

При русі документів (в тому числі електронних) по інстанціях створюються потенційні можливості втрати цієї інформації за рахунок розширення числа джерел, що володіють цінною інформацією. Загрози документам в документопотоках включають в себе: викрадення, копіювання паперових і електронних документів, фото-, відео-, аудіодокументів і баз даних; підміну документів, носіїв і їх окремих частин з метою фальсифікації або приховування факту загублення, викрадення; таємне чи дозволене ознайомлення з документами і базами даних, запам’ятовування і переказ інформації зловмиснику; дистанційний перегляд документів і зображення дисплея за допомогою спеціальних технічних засобів; помилкові дії персоналу під час роботи з документами (порушення дозвільної системи, порядку обробки документів, правил роботи з документами і т.д.); випадкове або зловмисне знищення цінних документів і баз даних, їх несанкціонована модифікація, спотворення і фальсифікація, зчитування даних в чужих масивах за рахунок роботи з залишковою інформацією на копіювальній стрічці, папері, дискам ЕОМ; маскування під зареєстрованого користувача; витік інформації по технічним каналам під час обговорення і диктування тексту документа, виготовлення документів[5, c. 209-211].

Головним напрямом захисту документованої інформації (документів) від всіх видів загроз є формування захищеного документообігу і використання в обробці і зберіганні, документів технологічної системи, що забезпечує безпеку інформації на любому типі носія. За рахунок цього досягається можливість контролю конфіденційної інформації в її джерелах і каналах розповсюдження.

Окрім загальних для документообігу принципів захищений документообіг базується на ряді додаткових принципів: персональної відповідальності співробітників за збереження носія і таємницю інформації; обмеженні ділової необхідності доступу персоналу до документів, справ і базам даних; операційному обліку документів і контролю за їх збереженням у процесі руху, розгляду, виконання і використання; жорсткій регламентації порядку роботи з документами, справами і базами даних для всіх категорій персоналу. В великих підприємницьких структурах з великим об’ємом документів в потоках захищеність документообігу досягається за рахунок: формування самостійних, ізольованих потоків конфіденційних (грифованих) документів і, часто, додаткового дроблення їх на ізольовані потоки у відповідності з рівнем конфіденційності (рівнем грифу) документів, що переміщаються; використання централізованої автономної технологічної системи обробки і зберігання конфіденційних документів, ізольованої від системи обробки інших документів; організації самостійного підрозділу (служби) конфіденційної документації або аналогічного підрозділу, що входить у склад служби безпеки, аналітичної служби фірми.

В підприємницьких структурах з невеликим складом штатних співробітників та об’ємом опрацьованих документів (наприклад, в малому бізнесі), а також в структурах, основна маса документів в яких є конфіденційною (наприклад, в банках, страхових компаніях), конфіденційні документи можуть не виділятися з загального документопотоку і оброблятися в рамках єдиної технологічної системи. Підрозділ конфіденційної документації в таких підприємницьких структурах зазвичай не створюється. Функції централізованої обробки і зберігання конфіденційних документів покладаються на керуючого справами, референта або інколи досвідченого секретаря-референта фірми. При любому варіанті побудови захищеного документообігу вжиті для безпеки інформації міри не повинні збільшувати терміни руху та виконання документів[24, c. 19-20].

Однією з найважливіших вимог до захищеного документообігу є вибірковість у доставці і використання персоналом цінної інформації. Вибірковість призначена не тільки для забезпечення оперативності в отримання користувачем цінної інформації, але й обмеження у доставці йому тієї інформації, робота з якою йому дозволена у відповідності з його функціональними обов’язками.

В основі вибірковості в доставці і використанні конфіденційних документів лежить діюча у фірмі дозвільна (розмежувальна) система доступу персоналу до конфіденційної інформації, документам, справам і базам даних. Система в даному випадку передбачає цілеспрямоване дроблення конфіденційної інформації між співробітниками на складові елементи, кожний з яких окремо значної цінності не представляє. Захист документованої інформації в потоках досягається одночасним використанням як дозвільних (розмежувальних) мір, так і комплексом технологічних процедур і операцій, які входять в систему обробки і зберігання документів, що забезпечує розгляд, виконання, використання і рух документів. В захищеному документообігу у більшості випадків використовується традиційна (ручна, діловодна) технологічна, система обробки і зберігання конфіденційних документів. В окремих випадках автоматизуються (при збереженні традиційного обліку документів) довідкові та пошукові завдання, контроль виконання. Технологічна система набуває змішаного характеру[9, c. 124].

Електронний документообіг включає в себе створення, обробку, відправлення, передачу, одержання, збереження, використання і знищення електронних документів.

Юридична чинність електронного документа не може заперечуватися лише через те, що він має електронну форму. Крім цього, як випливає зі змісту статті 8 Закону № 851-IV, електронний документ тепер може розглядатися в судовому процесі як доказ.

Законом передбачені випадки, коли електронний документ не може бути застосований як оригінал:

• при оформленні свідоцтва про право на спадщину;
• у випадку, коли документ може існувати лише в одному оригінальному екземплярі;
• в інших випадках, передбачених законом.

У статті 8 Закону «Про електронні документи та електронний документообіг» також згадується і про можливість нотаріального посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа. Це ж стосується і можливості нотаріального посвідчення дійсності електронного цифрового підпису. Однак детально ця процедура ані в першому, ані в другому законі не прописана.

Фізичні і юридичні особи повинні зберігати електронні документи на електронних носіях інформації у формі, що дає можливість перевірити їх цілісність на цих носіях. Перевірка цілісності електронного документа здійснюється шляхом перевірки електронного цифрового підпису.

Термін збереження електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не менше терміну, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

При збереженні електронних документів обов’язкове додержання наступних вимог:

• інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;
• повинна бути забезпечена можливість відновлення документа в тому форматі, в якому він був створений або отриманий;
• у випадку наявності повинна зберігатися інформація, що дає можливість встановити походження і призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення й одержання.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі укладених договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Використання електронного документу у цивільних відносинах відбувається згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання у цих установах здійснюється в порядку, визначеному законодавством [18, c. 48].

Схвалюючи Концепцію розвитку електрон-ного урядування в Україні [1], Кабінет Міністрів, по-перше, визнав необхідність упровадження технологій електронного урядування у діяльність органів державної влади та органів місцевого самоврядування і, по-друге, задекларував, що одним із пріоритетів розвитку нашої держави є розвиток високотехнологічного інформаційного суспільства, яке дасть змогу кожному громадянинові створювати і накопичувати інформацію та знання, мати до них вільний до-ступ, користуватися та обмінюватися ними. Етапи реалізації згаданої Концепції передбачають, зокрема, створення єдиної загальнодержавної системи електронного документообігу, забезпечення передачі електронних документів до державних архівів, музеїв, бібліотек, їх довгострокове зберігання, підтримка в актуалізованому стані та надання доступу до них, а також створення Національного депозитарію електронних інформаційних ресурсів.

Ми не є прихильниками позиції, що електронний документообіг повинен повністю витіснити паперовий; ці дві форми мають ефективно співіснувати і давати можливість вільно застосовувати будь-яку із них, враховуючи доцільність у конкретних умовах. Проте, на відміну від паперового діловодства, процес упровадження електронної документації повинен подолати певні проблеми, основні з яких і буде висвітлено у цій статті.

Законодавство визначає електронний доку-мент як документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, у тому числі обов’язкові реквізити документа [2].

З одного боку, переваги даних, що існують в електронній формі, над паперовими носіями очевидні: зменшення витрат на архівацію, підвищення рівня захисту даних, прозорий та ефективний документообіг, можливість організації колективної синхронної роботи над документом, стандартизоване введення даних та автоматизація процесу їх обробки тощо [3]. З іншого боку, на практиці виникають труднощі щодо порядку надання доступу до документа та керування внесенням змін, навчання персоналу основам користування комп’ютерами та певною інформаційною системою, проблема одночасного існування паперового та електронного документообігу, відсутність як визначених норм щодо здійснення електронного діловодства, так і уніфікованих технічних форматів створення електронних архівів й алгоритмів генерації та під-твердження електронних цифрових підписів (далі — ЕЦП) тощо [4].

ЕЦП не лише замінює традиційні печатку та підпис, він також забезпечує достовірність і цілісність інформації — гарантію того, що дані існують у їхньому початковому вигляді і під час їх зберігання та передачі не було внесено несанкціонованих змін з боку третіх осіб [5]. UNCITRAL Model Law on electronic signatures (2001) наділяє ЕЦП такою характеристикою, як функціональна еквівалентність — здатність виконувати усі функції паперового документа: фіксування інформації, особи, яка підписала, умов складання (час, дата, місце), розрізняє оригінал і копію документа, може бути доказом у суді [6].

Математичне підґрунтя використання цифрового підпису зводиться до двох процедур: гене-рація цифрового підпису та його перевірка. Під час генерації з вхідних даних, випадкових даних та ключа формується деяке значення — цифровий підпис. Перевірка ЕЦП полягає у перевірці визначених залежностей між даними, підписом та ключем, на підставі чого робиться висновок щодо поставлення ЕЦП саме підписувачем та щодо можливого пошкодження чи модифікації даних. В основі алгоритму роботи з ЕЦП, що належить до так званої асиметричної криптографії, — принцип ключової пари: один ключ, особистий, слугує для генерації підпису під даними та доступний тільки підписувачу; другий ключ, відкритий, публікується підписувачем у загальнодоступних джерелах, тож кожен суб’єкт у сфері використання ЕЦП за допомогою цього відкритого ключа може перевірити підпис. Математичний апарат, що використовується, дає змогу швидко об-числювати відкритий ключ за значенням секретного, але обернена операція вкрай складна. Таким чином, публікація відкритого ключа ніяк не може зашкодити власникові, але зникають витрати, пов’язані з захищеним транспортуванням ключів між користувачами.

Однак асиметричній криптографії в цілому притаманний суттєвий недолік: з математичного погляду відкриті ключі — це звичайні числа, без будь-якої прив’язки до конкретної особи. Отже, є можливість фальсифікації ЕЦП та порушення конфіденційних даних шляхом видавання згенерованих будь-ким ключових пар за ключі закон-них користувачів. Математично цей недолік принципово не усувається, тому для боротьби з ним застосовують організаційно-адміністративні заходи, найпоширенішими з яких є використання інфраструктур відкритих ключів, завдання яких — організація роботи із відкритими ключами користувачів, їх зберігання, транспортування та, найголовніше, встановлення довіри до ключів у інших користувачів. Джерелом довіри до ключів є так звана третя довірена сторона; в нашому випадку це спеціальний орган — Центр сертифікації ключів (ЦСК). Центри сертифікації за заявами користувачів виконують необхідні перевірки та видають так звані сертифікати ключів, що містять сам відкритий ключ, відомості про його власника, термін дії, можливі сфери використання тощо; сертифікати підписуються власним ключем ЦСК, і цей підпис вважається гарантією коректності наведених відомостей. Отже, новому користувачу необхідно встановити довіру одному лише ЦСК (зазвичай окремими організаційними процедурами), щоб потім автоматично встановлювати довіру до всіх інших користувачів цього ЦСК.

Незважаючи на понад десятирічну історію національної системи ЕЦП, вона і досі перебуває у зародковому стані, що зумовлене у першу чергу відсутністю адекватної нормативно-правової бази, необхідної для її сталого розвитку. Наприклад, факт схвалення Кабінетом Міністрів Концепції розвитку електронного урядування в Україні не мав наслідком розроблення деталізованого плану конкретних заходів щодо впровадження основних засад цієї Концепції. Крім того, сфера електронного документообігу перебуває у компетенції різних державних установ (Держкомінновації, СБУ, Держспецзв’язку, Держкомпідприємництва, Мінюст тощо); в результаті маємо ситуацію «семи няньок» та низку проблем.

По-перше, немає загального формату електронного документа та подання його реквізитів, через що різні реалізації систем електронного документообігу несумісні між собою. За нашими підрахунками, наразі державні органи та установи, що приймають звітність в електронній формі, використовують до дванадцяти різних форматів документів. По-друге, вже два роки за-лишаються незатвердженими формати подання електронного цифрового підпису та протокол фіксування часу, без яких системи документообігу просто не можуть повноцінно функціонувати. Те саме стосується й інших необхідних специфікацій більш технічного характеру. По-третє, немає пакета нормативних вимог до Центрів сертифікації ключів, що містили б обов’язкові та рекомендовані політики сертифікації, типовий Регламент роботи тощо.

Та найголовніша проблема, на нашу думку, — це відсутність порядку визначення чинності сертифікату. Надання ЕЦП статусу аналога власно-ручного підпису створює правову основу для застосування електронних документів під час вчинення юридично значущих дій [7]. Стаття 207 ЦК України [8], по суті, зрівнює паперові та електронні документи, застерігаючи, що використання електронно-числового підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами законодавства, за домовленістю сторін. Спеціалізований щодо ЕЦП Закон України «Про електронний цифровий підпис» позиціонує ЕЦП як обов’язковий реквізит електронного документа, який використовується для ідентифікації автора документа іншими суб’єктами документообігу. Проте не встановлено на законодавчому рівні, за яких умов ЕЦП буде валідним. Перевірка валідності ЕЦП вимагає попередньої перевірки чинності сертифіката ключа підписувача. Така перевірка, описана у міжнародних стандартах (так званий Certificate Path Validation), — доволі склад-на процедура із одинадцятьма вхідними параметрами та багатьма внутрішніми нюансами; у вітчизняній нормативній базі її просто немає. Таким чином, парадокс: хоча нині в Україні активно на-даються послуги із сертифікації ключів, а цифро-вий підпис дедалі більше проникає у різні сфери, легітимні основи використання ключів та сертифікатів залишаються неврегульованими.

Однією з вимог вступу України до Європейського Союзу є адаптація вітчизняного законодавства до норм ЄС. З цією метою були прийняті в Україні Закони України „Про електронний документообіг” та „Про електронний цифровий підпис”. Введення в дію законодавства щодо надання юридичної сили електронному документу та електронному цифровому підпису дає можливість створювати системи обміну електронними документами, які не потребують дублювання паперовими і значно знижують фінансові витрати та витрати робочого часу в органах державної влади та управління. Особливо актуальним процес впровадження електронного документообігу є при впровадженні програми „Електронний уряд”, адже підвищується якість надання державних послуг і прозорість системи відносин „громадянин — держава”, „підприємство — держава”. З метою визначення основних організаційно-правових засад електронного документообігу та використання електронних документів було прийнято Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” [5]. Реалізацію державної політики електронного документообігу покладено на Кабінет Міністрів України та інші органи виконавчої влади в межах повноважень, визначених законом. Відповідно до Закону України „Про електронні документи та електронний документообіг” державне регулювання у сфері електронного документообігу спрямоване на реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу; забезпечення прав і законних інтересів суб’єктів електронного документообігу; нормативно-правове забезпечення технології оброблення, створення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів.

У зазначеному вище нормативно-правовому акті законодавець зробив спробу дати загальне визначення поняття „електронний документ”. Законом встановлено, що електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа, зокрема, електронного цифрового підпису. У Законі не міститься визначення поняття електронних даних, що призводить до різного роду колізій. На думку фахівців [6], більш вдалим, з погляду юридичної техніки, є визначення електронного документа, подане в п. 1.10 ст. 1 Закону України „Про платіжні системи та переказ коштів в Україні” [7]. Згідно з його положеннями електронний документ — документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, включаючи відповідні реквізити документа, у тому числі й електронний цифровий підпис, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальній формі чи на папері. Проте сфера використання цього визначення обмежена розрахунковими відносинами в межах України.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму. Разом з тим у статті 8 встановлено певні обмеження на застосування електронного документа як оригіналу. Зокрема, в електронній формі не може бути створено оригінал свідоцтва про право на спадщину; інший документ, який, згідно із законодавством, може бути створений лише в одному примірнику (поки не буде створено централізованого сховища оригіналів електронних документів).

Перенесення економічних відносин у мережу Інтернет призводить до виникнення нових правових явищ, таких як договори, укладені в електронно-цифровій формі. Наприклад, договір про надання інтернет-послуг (провайдерський договір), договір оренди дискового простору на комп’ютері провайдера (договір хостингу), а також традиційний договір купівлі-продажу, що обслуговує електронну торгівлю тощо. Укладання договорів в електронно-цифровій формі починає набувати масового характеру. На сьогодні розгляд питання про форму угод, укладених в електронному вигляді, є актуальним і становить великий інтерес для дослідження. Електронна форма договору є вираженням волі всіх учасників угоди шляхом складання електронного документа, що віддзеркалює зміст цієї угоди [8]. Необхідно визнати, що договори, укладені в електронно-цифровій формі, потрібно відносити до розряду письмових угод. Тут слово „письмові” доцільно розуміти як інформацію, викладену за допомогою букв, але її носієм виступає не традиційно застосовуваний папір, а інший специфічний комплексний об’єкт. Електронно-цифрова форма є видом письмової угоди, відповідає всім її ознакам з урахуванням специфіки Інтернет. Таким чином, електронно-цифрова форма договору є вираженням волі учасників угоди шляхом складання електронного документа, що відображає зміст угоди і скріпленого електронно-цифровими підписами осіб, які укладають угоду. Ідентифікувати сторони договору, укладеного в електронному вигляді, можна виключно за допомогою електронного цифрового підпису.

З метою регулювання відносин, що виникають при використанні електронного цифрового підпису, та визначення його правового статусу в 2003 році було розроблено і прийнято Закон України „Про електронно-цифровий підпис”. Прийняття цього нормативно-правового документа дозволило законодавчо закріпити правовий статус електронного цифрового підпису.

Електронний підпис не може бути визнаний недійсним лише через те, що він має електронну форму або не ґрунтується на посиленому сертифікаті ключа. Усе це дозволило додати юридичних ознак договірним відносинам, що виникають у мережі Інтернет.

Не можемо не погодитися з думкою експертів [9] щодо невідповідності зазначеного Закону України Директиві Ради Європи. Адже у статті 5 пункту 1 Директиви держави-члени повинні забезпечити, щоб удосконалений електронний підпис, заснований на чинному сертифікаті і створений за допомогою надійних механізмів створення підпису, визнавався еквівалентом власноручного підпису. У Законі України „Про електронний цифровий підпис” [10] вміщено сам термін „удосконалений електронний підпис” та вимоги до надійних механізмів створення підпису відсутні.

До суб’єктів правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису віднесено: підписувач, користувач, центр сертифікації ключів, акредитований центр сертифікації ключів, центральний засвідчувальний орган, засвідчувальний центр органу виконавчої влади або іншого державного органу, контролюючий орган.

Відповідно до статті 7 Закону України „Про електронний цифровий підпис” підписувач має право: вимагати скасування, блокування або поновлення свого сертифіката-ключа та оскаржити дії чи бездіяльність центру сертифікації ключів у судовому порядку. До обов’язків підписувача віднесено: зберігання особистого ключа у таємниці; надання центру сертифікації ключів даних для засвідчення чинності відкритого ключа; своєчасне надання центру сертифікації ключів інформацію про зміну даних, відображених у сертифікаті ключа.

Одним із суб’єктів відносин, що виникають при застосуванні електронного цифрового підпису, є центр сертифікації ключів, який має відповідні повноваження й видає, зокрема, посвідчення належності конкретного відкритого ключа певному користувачу. Його діяльність, пов’язана з організацією та функціонуванням таких центрів, віднесена до сфери криптографічного захисту інформації і підлягає ліцензуванню. Реєстрацію центрів сертифікації ключів, а також видачу сертифікатів ключів цих центрів повинний здійснювати Центральний засвідчуючий орган. У 2003 році було створено Державне підприємство „Українські спеціальні системи”. Основними послугами, які надає АЦСК Державного підприємства „Українські спеціальні системи”, є: генерація особистих і відкритих ключів ЕЦП абонентів; надання послуг блокування та поновлення сертифікатів ЕЦП абонентів формування та публікування списків діючих і відкликаних сертифікатів абонентів; надання послуги перевірки статусу сертифіката в режимі on-line; надання послуги формування та перевірки позначки часу; підтвердження достовірності ЕЦП електронних документів.

Відповідно до Закону центром сертифікації ключів може бути юридична особа будь-якої форми власності або фізична особа, яка є суб’єктом підприємницької діяльності, що надає послуги електронного цифрового підпису та засвідчила свій відкритий ключ у центральному засвідчувальному органі або засвідчувальному центрі. Центр сертифікації ключів, акредитований в установленому порядку, є акредитованим центром сертифікації ключів, який надає послуги електронного цифрового підпису та обслуговує виключно посилені сертифікати ключів. Порядок акредитації та вимоги, яким повинен відповідати акредитований центр сертифікації ключів, встановлюються Кабінетом Міністрів України. Формування і видача посилених сертифікатів ключів засвідчувальним центрам та центрам сертифікації ключів здійснюється центральним засвідчувальним органом. На виконання положень цієї статті Закону в 2004 році була прийнята Постанова Кабінету Міністрів України, яка затвердила Положення про центральний засвідчувальний орган [11], де визначено його завдання щодо електронних державних послуг (звітність перед державними органами, реєстраційні процедури тощо); електронного документообігу в органах державної влади; електронної комерції; електронного документообігу між комерційними організаціями; електронної взаємодії між банками та клієнтами.

У цьому ж 2004 році Кабінет Міністрів України ухвалює Постанову „Про затвердження Порядку акредитації центру сертифікації ключів” [12], де було визначено процедуру акредитації центру сертифікації ключів, умови надання центром послуг електронного цифрового підпису, вимоги до його персоналу та захисту інформації. Надання послуг електронного цифрового підпису здійснюється акредитованим центром згідно з правилами посиленої сертифікації та регламентом роботи цього центру.

Акредитований центр під час надання послуг електронного цифрового підпису фізичним та юридичним особам, фізичним особам — підприємцям зобов’язаний дотримуватися таких вимог: встановлювати відповідно до законодавства фізичну особу, фізичну особу — підприємця, юридичну особу та уповноваженого представника юридичної особи, які звернулися до акредитованого центру з метою формування сертифіката; перевіряти дані, обов’язкові для формування сертифіката, і дані, які вносяться до нього на вимогу підписувача; реєструвати та вести облік звернень фізичних та юридичних осіб, на підставі яких були сформовані сертифікати; встановлювати належність підписувачу особистого ключа та його відповідність відкритому ключу, якщо їх генерація здійснювалася не в акредитованому центрі.

Для обмеження монополізму нормативно визначено, що тарифи на послуги Центрального засвідчуючого органу повинні встановлюватися Кабінетом Міністрів України. На виконання пункту 2 цієї постанови 13 січня 2005 року було затверджено Правила посиленої сертифікації. Предметом правового регулювання цих Правил визначено порядок обслуговування акредитованим центром сертифікації ключів посилених сертифікатів ключів та забезпечення їхнього використання користувачами послуг електронного цифрового підпису. Введення у дію Правил у комплексі з іншими нормативно-правовими актами з питань електронного цифрового підпису та захисту інформації дозволяє розпочати в Україні практичну реалізацію заходів зі створення центрів сертифікації ключів, що будуть надавати послуги електронного цифрового підпису державним органам, а також підприємствам, установам та організаціям державної форми власності.

Закон України „Про електронний цифровий підпис” передбачає, що повинні застосовуватися національні стандарти криптографії або ті, на які „дав добро” орган державного управління, який реалізує державну політику в сфері криптографічного захисту інформації, тобто ще один суб’єкт правових відносин у сфері послуг електронного цифрового підпису — контрольний орган. Нині для визначення алгоритмів формування та перевірки цифрового підпису в Україні діють два стандарти: міждержавний стандарт ГОСТ 34.310-95 „Информационная технология. Процедура выработки и проверки цифровой подписи на базе асимметричного криптографического алгоритма” та стандарт України ДСТУ 4145-2002 „Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевіряння”, затверджений наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28.12.2002 №> 31.

З метою підвищення захисту інформації та економії бюджетних коштів, призначених для створення автоматизованих систем, у яких обробляється інформація, що становить державну або іншу передбачену законом таємницю, відкриту інформацію та інформацію з обмеженим доступом, яка є власністю держави, виникла потреба у нормативному визначенні конкретної сфери та порядку застосування стандартів ГОСТ 34.310-95 і ДСТУ 4145-2002. Тому питання застосування зазначених стандартів у сфері електронного цифрового підпису на сьогодні є актуальним та потребує державного регулювання [13].

Відповідно до статті 5 Закону України „Про електронний цифровий підпис” порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності визначається Кабінетом Міністрів України. Порядок застосування цифрового підпису в банківській системі — Національним банком України. Тому Постановою Кабінету Міністрів України було затверджено Порядок застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності [14]. Цією Постановою визначено вимоги до застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності. Так, застосування електронного цифрового підпису для вчинення правочинів за участі інших юридичних та фізичних осіб можливе лише за наявності у них посилених сертифікатів відкритих ключів, які має видати акредитований центр сертифікації ключів. У зазначеній Постанові визначається, що установа отримує на договірних засадах послуги, пов’язані з електронним цифровим підписом, від акредитованого центру сертифікації ключів. При цьому вона може отримувати такі послуги лише від одного акредитованого центру сертифікації ключів. Використання підписувачами особистих ключів, відповідні відкриті ключі яких засвідчені іншими акредитованими центрами сертифікації ключів, забороняється. У посиленому сертифікаті відкритого ключа підписувача додатково зазначається його належність до установи та посада, яку він займає.

За даними проведеного опитування Держкомінформнауки, станом на 1-й квартал 2010 року кількість ключів ЕЦП в органах виконавчої влади та місцевого самоврядування становила 3 294, а загальна кількість ключів у національній системі електронного цифрового підпису — більше 1 800 тисяч.

Необхідно зазначити, що в запровадженні електронного документообігу та електронного цифрового підпису найбільш зацікавлені банківська система та податкова система України, торгівля тощо.

У банківській системі застосування електронного цифрового підпису розпочалося після впровадження електронних платежів у систему НБУ починаючи з 1995 року. З метою встановлення загальних правил, видів і стандартів розрахунків юридичних і фізичних осіб та банків у грошовій одиниці України на території України, що здійснюються за участі банків, Національним банком України було затверджено Інструкцію про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті. Відповідно до п. 1.4 Інструкції електронний розрахунковий документ — це документ, інформація в якому представлена у формі електронних даних, уключаючи відповідні реквізити розрахункового документа, який може бути сформований, переданий, збережений і перетворений у візуальну форму представлення електронними засобами [16]. В Інструкції міститься Глава 11, присвячена розрахункам, які клієнт може здійснювати за допомогою систем дистанційного обслуговування систем „клієнт — банк”, „клієнт — Інтернет — банк”, „телефонний банкінг” тощо. Під час здійснення розрахунків за допомогою систем „клієнт — банк”, „клієнт — Інтернет — банк” тощо застосовуються електронні розрахункові документи. Одним з обов’язкових реквізитів, зазначених у п. 11.5, є електронний цифровий підпис.

Зауважимо, що на сьогодні не всі банки, що обслуговують системи дистанційного керування рахунком, використовують електронний цифровий підпис, який має сертифікат ключа, виданий в установленому Законом України „Про електронний цифровий підпис” порядку. Причиною цього є не небажання комерційних банків використовувати електронні цифрові підписи, а недосконалість інфраструктури для використання електронних цифрових підписів, яка б надійно функціонувала та була закріплена на нормативно-правовому рівні. Зазначимо, що в Україні відсутній спеціалізований нормативно-правовий акт, у якому були б системно згруповані норми, спрямовані на регулювання відносин у сфері електронного банківського документообігу саме в банківській сфері. У цьому документі доцільно було б закріпити за Національним банком контрольно-владні повноваження відносно електронних цифрових підписів, які використовуються в банківській діяльності, тобто функцію центрального засвідчувального органу.

Системи електронного документообігу формують нове покоління систем автоматизації різних процесів у країні. Запровадження електронного документообігу в органах державної влади та місцевого самоврядування повинне здійснюватися на основі однакового підходу та застосування єдиного програмного інструментарію. Усе це дозволить оптимізувати роботу державних органів, підвищить рівень послуг, що надаються ними громадянам. Необхідно зазначити, що цей процес потребує вдосконалення вже існуючої нормативно-правової бази та прийняття ряду нових спеціальних нормативно-правових актів. Закони та інші нормативні акти не повинні містити докладних технічних вимог, лише посилатися на відповідні стандарти та ГОСТи. Крім того, при розробці нормативно-правових актів необхідно звернути увагу на потреби та очікування бізнесу, індивідуальних користувачів і споживачів щодо доступності, обсягу і якості електронних послуг, адже існуючі нормативні документи здебільшого спрямовані на вирішення проблем у сфері державного управління.

2.2. Технічні та технологічні аспекти функціонування електронного документування

Окрім нормативних проблем, на заваді розвитку національної системи ЕЦП та електронного документообігу стоїть і низка проблем організаційного характеру: проблема створення загально-державної інтегрованої мережі для забезпечення зовнішнього документообігу між державними органами та взаємодії державних органів і недержавних (у тому числі комерційних) структур; проблема забезпечення всього циклу електронно-го документообігу, аналогічного звичайному; забезпечення держслужбовців надійними засобами

ЕЦП та іншими необхідними засобами крипто-графічного захисту інформації; проблема створення електронних архівів, зокрема переведення документів із паперової форми в електронну.

Весь спектр проблем (нормативних, організаційних та технічних), що існують у сфері електронного документообігу, можна проілюструвати на прикладі програми «Електронний вступ 2011» (далі — «ЕВ 2011») [9], впровадженої у 2011 році. Нагадаємо, що система «ЕВ 2011» була посередником між абітурієнтами та приймальними комісіями ВНЗ та надавала послуги з електронної дистанційної реєстрації заявок абітурієнтів. Охочі швидко та без черг подати документи до обраного вишу повинні були подати електронну заяву із необхідними документами через «ЕВ 2011», яка, своєю чергою, передавала її до відповідної приймальної комісії на опрацювання нарівні з за-явами, поданими особисто.

Опишемо спочатку, як мала функціонувати подібна система електронної реєстрації (СЕР) в режимі, наближеному до ідеального.

1. Абітурієнт формує та надсилає до СЕР належним чином оформлену електронну заяву з усіма необхідними документами. Заяву абітурієнт повинен скріпити власним ЕЦП на ключах, що пройшли сертифікацію в будь-якому Центрі сертифікації ключів (акредитованому або зареєстрованому). Час створення заявки повинен бути зафіксований за допомогою служби фіксування часу; такі служби фіксування часу функціонують у складі ЦСК, отже, абітурієнт може звертатись до свого Центру.
2. СЕР одержує заяву абітурієнта та (після необхідних перевірок) надсилає йому підтвердження про одержання заявки або її відхилення. Підтвердження повинно бути підписане ключами СЕР, час його створення також повинен бути зафіксований.
3. Заяву абітурієнта СЕР надсилає до відповідної приймальної комісії.
4. Приймальна комісія (після необхідних перевірок) реєструє заяву та надсилає СЕР та без-посередньо абітурієнту підтвердження про реєстрацію, також із власним підписом та зафіксованим часом створення. Після цього приймальна комісія вже працює безпосередньо з абітурієнтом.
5. У разі відсутності підтверджень на кожному із зазначених кроків у визначений термін сторони повинні використовувати резервні засоби зв’язку (наприклад, особисте або телефонне звернення) для подолання труднощів, що виникли.

У цій схемі кожна зі сторін є організаційно захищеною від недобросовісних дій інших. Абітурієнт, маючи на руках власну заяву та підтвердження про її реєстрацію у СЕР, може довести, що він подав заяву належним чином, і тоді, у випадку її втрати, відповідальність нестиме СЕР І навпаки, не надсилаючи заяву до СЕР, неможливо отримати підтвердження та доводити факт реєстрації. Аналогічно і щодо приймальної комісії: вона не може відмовитися від власного підтвердження (а тому несе відповідальність за за-реєстровані заявки), однак без цього підтвердження СЕР та абітурієнт не можуть стверджувати, що заява взагалі потрапила до приймальної комісії.

Наведена схема може бути розширена та мати певні відмінності під час реалізації на практиці (наприклад, абітурієнт може використовувати шифрування для захисту персональних даних, що передаються через СЕР).

Проте під час впровадження «ЕВ 2011» виникла низка проблемних моментів.

1. Громадяни України (та переважна більшість приймальних комісій) не мають засобів ЕЦП і власних ключів, сертифікованих в акредитованих ЦСК. Більше того, наразі вони і не зможуть придбати відповідні засоби, оскільки не існує пропозиції для окремих громадян. Виробники засобів криптографічного захисту та ЦСК пропонують свої послуги для корпоративних клієнтів. Утім, у програмі «ЕВ 2011» взагалі не передбачено можливість додавати ЕЦП до заявок абітурієнтів, що ставить під великий сумнів доцільність такої системи взагалі, беручи до уваги факт закріплення у законодавстві ЕЦП як обов’язкового реквізиту електронного документа.
2. Внаслідок відсутності ЕЦП в «ЕВ 2011» за-галом був низький рівень ідентифікації особи, що давало змогу не тільки відправляти заявки від чужого імені, а й поширювати за- відомо неправильні відомості про особу, від імені якої така заява подається, — зокрема, спотворювати бали атестату та додаткові бали; можливості перевірки цих даних більш ніж обмежені, оскільки не впроваджена уніфікована база даних, через яку можна було б автоматично перевіряти такі відомості.
3. За відсутності служби фіксації часу не може бути юридично завірений час створення (або, точніше, існування) тієї чи іншої заявки. Отже, всі сторони процесу можуть вільно модифікувати відомості про реєстрацію. Теоретично факт подання заявки можна зафіксувати шляхом складання протоколу у присутності свідків та нотаріального посвідчення «скріншоту» екрану, проте такі дії видаються занадто громіздкими і не виправдовують за-декларовану зручність «ЕВ 2011».
4. Інтерфейс «ЕВ 2011» давав змогу не зазначати контактні дані абітурієнтів, що не сприяло вирішенню робочих питань приймальною комісією стосовно абітурієнта. Крім того, в «ЕВ 2011» не передбачено функцію моніторингу заявок.
5. Електронна реєстрація заяви відбувалась через Інтернет-портал «Єдине інформаційне освітнє вікно», власником сайту якого була комерційна структура [10], а отже, необхідна документована згода абітурієнтів на обробку персональних даних [11]. Крім того, передбачалося створення Єдиної державної електронної бази з питань освіти, Положення про яку передбачає необхідність отримання від фізичних осіб — учасників освітнього процесу їхньої згоди на обробку відповідних даних у Єдиній базі. Наказ МОНмолодьспорту № 291 передбачав занесення даних із заяв до цієї бази, в тому числі і підстав, що надають пільги (наприклад, дані медичних довідок). Тут взагалі починається сфера права на приватність (як зазначив Європейський суд з прав людини у рішенні «Amann v. Switzerland», поняття «приватне життя» не можна тлумачити звужено, тож автоматична обробка персональних даних цілком підпадає під цю категорію) [13]. І якщо у випадку особистого подання доку-ментів письмову згоду отримати можна, то відповідність такій вимозі Закону України «Про захист персональних даних», як «документованють згоди», в умовах електронної реєстрації знову забезпечує наявність ЕЦП.
6. Відсутність електронних форм атестата, медичних довідок тощо передбачає необхідність сканувати їхні паперові аналоги, що створює певний простір для внесення модифікацій у «скани» оригіналів за допомогою графічних редакторів тощо. Відсутність можливості автоматизовано перевіряти достовірність відомостей призводить до втрати часу іншими абітурієнтами.

Розглядаючи твердження у позові одного з абітурієнтів про невідповідність Наказу МОНмолодьспорту № 291 ст. 6 ЗУ «Про електронні документи та електронний документообіг», Окружний адміністративний суд м. Києва зазначив, що «на сьогоднішній день не створено дієвих механізмів використання електронного документообігу з застосуванням електронного підпису, що утруднює доступ користувачам для використання новітніх технологій. Проте вказана обставина не позбавляє можливості проведення експерименту щодо вдосконалення механізму подачі заяв в електронному вигляді» [14]. Сподіваємось, що експеримент «Електронний вступ 2012» буде успішнішим [15]. 

Розділ 3. Шляхи вдосконалення використання електронного документообігу та підходи до вирішення проблем в цій сфері.

3.1. Сучасні проекти використання електронних засобів документування та його технічні аспекти

Електронні документи повинні мати додаткові реквізити, за допомогою яких підтверджується цілісність документа. Прикладом є позначки про зміни та доповнення та позначка часу.

Позначки про зміни та доповнення документа є надзвичайно важливими для електронних документів, адже візуально довести зміни в електронних документах набагато складніше, ніж у паперових. Такі позначки дозволяють юридично підтвердити наявність змін чи доповнень у документах. У них повинні міститися наступні дані: ПІБ, код та посади осіб, що вносили зміни чи доповнення в документ протягом всього терміну зберігання, дати та час зміни, інформація про те, що саме було змінено чи доповнено.

Позначка часу — сукупність електронних даних, створена за допомогою технічних засобів та засвідчена електронним цифровим підписом центру сертифікації ключів, яка підтверджує наявність електронного документа (електронних даних) на певний момент часу [9]. Використання позначки часу в електронних документах регулюється Постановою про затвердження Порядку засвідчення наявності електронного документа (електронних даних) на певний момент часу, згідно з якою послугою фіксування часу можна скористатись добровільно.

Послуги фіксування години надаються акредитованими центрами сертифікації ключів. Час, який використовується в позначці часу, встановлюється надійним засобом електронного цифрового підпису за київським часом на момент її формування, який синхронізований із Всесвітнім координованим часом (иТС) з точністю до однієї секунди. У процесі фіксування часу позначка часу додається або логічно поєднується з електронними даними таким чином, щоб була виключена можливість вносити до них зміни із збереженням позначки часу після надання послуги фіксування часу.

У міжнародній практиці час створення електронного документа піддягає обов’язковому фіксуванню. Було б доцільно перейняти зарубіжний досвід і зробити позначку часу створення документа обов’язковим реквізитом. Таке нововведення допоможе запобігти підробці документів та у вирішенні суперечок з приводу достовірності даних.

При підписанні електронного документа також автоматично робиться відмітка про час. Але в цьому випадку дата та час переноситься з даних комп’ютера, а його можна змінити відповідно до потреб користувача. Тобто, можна підписати документ тією датою, яка необхідна, а не тією, яка є насправді. Таке фіксування часу може вводити в оману та сприяти підробці документів.

Більшість науковців звертають увагу на те, що в законі «Про електронні документи та електронний документообіг» необхідно навести перелік обов’язкових реквізитів, адже для юридичного підтвердження електронного документа він є ключовим. Але при цьому випущений момент, що електронні документи використовуються не лише в бухгалтерському обліку, а і в інших сферах діяльності та, відповідно, можуть мати різний перелік обов’язкових реквізитів. Тому, вважаємо доцільним доповнити перелік обов’язкових реквізитів електронних документів у вищезазначеному законі лише двома реквізитами, які є загальними для всіх документів: позначка часу та позначки про зміни доповнення.

Ще один момент відрізняє паперові документи та електронні — поняття оригіналу та копії. Деякі науковці стверджують, що оригіналом електронного документу повинен бути документ, перший за часом створення, а всі інші — копії. Копія, на відміну від оригіналу, не має юридичної сили. В такому випадку виникає питання: якщо перший за часом створення документ та всі наступні містять однакову інформацію та всі обов’язкові реквізити, включаючи електронний підпис, чому вони повинні мати різну юридичну силу?

Відповідно до Правил иЫС1ТКЛЬ документ визнається оригіналом, якщо є достатня впевненість у цілісності інформації, починаючи відтоді, коли вона вперше створена в остаточній формі у вигляді електронного документа або іншим способом [8]. Оригіналом електронного документа є документ, що відображає цілісну інформацію первинно створеного документа.

В ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» визначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. Таким чином, будь-яка електронна копія електронного документу відповідає тлумаченню оригіналу і, відповідно, може вважатися оригіналом.

Проте існують випадки, в яких електронний документ не може бути застосовано як оригінал. До таких документів відносять:

—         свідоцтво про право на спадщину;

—         документ, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

—         в інших випадках, передбачених законом.

У Законі України «Про електронний документ та електронний документообіг» визначено, що електронна копія та копія електронного документа на папері засвідчуються в порядку, встановленому законом, але яким чином не сказано. Саме тому це питання є актуальним та потребує подальшого дослідження.

У Законі Республіки Білорусь «Про електронний документ та електронний цифровий підпис» подано таке визначення копії електронного документа наводиться наступним чином: «форма зовнішнього представлення електронного документу на паперовому носії, засвідчена в порядку, встановленому даним Законом та іншими законодавчими актами Республіки Білорусь» [6]. Також в ст. 20 вищезгаданого закону зазначено, що копія електронного документа повинна містити вказівку на те, що даний документ є копією відповідного електронного документа та повинна бути засвідчена:

—         нотаріусом чи іншою посадовою особою, що має право здійснювати нотаріальні дії;

—         організацією чи індивідуальним підприємцем, що має право засвідчувати форми зовнішнього представлення електронного документа на паперовому носії на основі спеціального дозволу (ліцензії).

У Росії в проекті Федерального Закону «Про електронну торгівлю» зазначено, що копія електронного документа на паперовому носієві інформації має юридичну силу, якщо вона підписана власноручним підписом володаря електронного цифрового підпису чи іншого аналога підпису, а також у випадках, якщо копія засвідчена особою, що має право засвідчувати у відповідності з порядком, встановленим законом, іншими нормативно- правовими актами Російської Федерації чи за погодженням сторін.

Отже, було б доцільно відзначити, що копія електронного документа в електронному вигляді існувати не може. Враховуючи зарубіжний досвід, необхідно уточнити сутність понять оригіналу та копії електронного документа.

Поява електронних документів спричинила функціонування нових носіїв інформації, таких як: комп’ютерна дискета, оптичний диск, флеш-пам’ять, що характеризуються великою місткістю інформації та зручністю у користуванні.

Спочатку з’явились дискети (гнучкі магнітні диски), які були зручним способом зберігання текстових документів в електронному вигляді. Поряд з численними перевагами вони мали певні недоліки: хрупкість та невеликий обсяг пам’яті.

Оптичний диск — носій інформації, запис та відтворення інформації на якому здійснюється за допомогою лазерного променя. Зручним є використання оптичних дисків при створенні архівів, але при перенесенні даних для перегляду — навпаки, адже можливість стирати та записувати інформацію на них обмежена. Даний недолік вдалось виправити. Так з’явився більш надійний та зручний у використанні носій інформації — флеш-пам’ять, що має безліч переваг перед іншими електронними носіями інформації, основними з яких є портативність, можливість експлуатації у широкому діапазоні температур, не чутливість до подряпин та пилу, можливість неодноразово записувати та перезаписувати інформацію, забезпечити оптимальну швидкість запису та зчитування інформації.

Електронний документообіг має безліч переваг перед паперовим. До основних слід віднести: швидкість надходження документів до адресатів, зручність редагування і архівації документів, прискорення проведення численних комерційних операцій, заощадження часу співробітників і витрат підприємства, пов’язаних з укладенням договорів, оформленням платіжних документів, поданням звітності, отриманням довідок від різних державних установ тощо. Зауважимо, що на теперішній момент в Україні економічно та технічно документів обумовлено паралельне використання електронних та паперових.

Строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів протягом вказаного строку суб’єкти електронного документообігу повинні вживати заходів щодо дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку та копіювання документів, встановленого законодавством.

При зберіганні електронних документів обов’язковим є додержання таких вимог:

1)       інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2)       забезпечити можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, надісланий або одержаний;

3)       у разі наявності повинна зберігатись інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його надсилання чи одержання.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, то датою і часом надсилання електронного документа вважаються дата і час, коли надсилання електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі надсилання електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом надсилання вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові відповідного повідомлення в електронній формі від адресата, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

У високорозвинених країнах електронний документообіг давно завоював визнання як реальна альтернатива паперовому та ефективний інструмент оперативного ведення бізнесу.

Організація збору й обробки облікової інформації на підприємстві має відповідати принципу економічності, що досягається шляхом раціоналізації обліку, використання прогресивних форм його ведення, автоматизації обліково- обчислювальних робіт. Однією з основних проблем електронного документообігу в бухгалтерському обліку є недосконалість програмного забезпечення. Зараз існує велика кількість програм, розроблених спеціально для складання первинних документів та ведення бухгалтерського обліку в цілому. Найбільш поширеною в Україні є програма 1С «Підприємство». Але крім основної програми, в якій ведеться облік, виникає потреба використовувати допоміжні програми для здійснення безготівкових операцій, для передачі фінансової звітності до податкових органів та органів статистики тощо.

1 С «Підприємство» програма, яка надає можливість створювати первинні документи, вести облікові регістри, складати звітність в електронному вигляді. Існує велика кількість версій та конфігурацій цієї програми, розроблених спеціально для торговельних, виробничих та інших видів підприємств. Так, бухгалтерський облік ведеться в 1 С, з якої необхідні дані дублюються у додаткові вузько направлені програми.

Прикладом таких програм є «Клієнт-банк» — програма, що надає можливість здійснювати платежі та перевіряти стан рахунку, не виходячи з офісу. Недоліком є те, що у всіх банків різні програми і, якщо у підприємства два і більше рахунки в різних банках, то необхідно встановлювати декілька програм і, відповідно, купувати стільки ж ключів, що ускладнює процес ведення обліку безготівкових операцій. Крім цього, з програми «Клієнт-банк» дані необхідно переносити в 1 С чи іншу програму, в якій ведеться бухгалтерський облік підприємства. Так через дублювання певних операцій ускладнюється обліковий процес.

Бухгалтерські програми, які можна придбати на сьогодні, залежно від комплексу завдань, які необхідно вирішити, поділяються на: програми, які передбачають ведення фінансового (синтетич-ного) обліку і формування фінансової звітності; програми, які передбачають ведення фінансового та управлінського обліку; програми, які передба-чають ведення окремих розділів обліку, переважно обліку основних засобів, обліку матеріальних цін-ностей, обліку розрахунків з оплати праці та інших модулів обліку.

Найзагальнішими характеристиками для всього різноманіття програм з ведення бухгалтерського обліку є: схожість у побудові меню, оперування одними і тими самими клавішами, наявність плану рахунків, типових проводок, допомоги у вигляді підказок, використання типових форм бухгалтерської документації, можливості роботи з різною валютою, формування та використання різних довідників, створення архівної копії, отримання розрахунків за будь-який період тощо.

Системи електронного документообігу забезпе-чують процес створення, управління доступом, розподіл великих об’ємів документів у комп’ютерних мережах, а також забезпечують контроль за проходженням документів в установі. Найчастіше електронні документи зберігаються у спеціальних сховищах або у файловій системі. Типи файлів, які, як правило, підтримують такі системи, включають текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо- і відеодані та web-документи.

Інтеграція інформаційних систем з системами електронного документообігу забезпечує під-тримку функціонування всіх процесів підприєм-ства чи установи через оперативне управління документами, потоками інформації, звітами тощо. Вдале вирішення цього питання є дуже важливим на сучасному етапі.

Казначейство України також є суб’єктом бухгалтерського обліку в державному секторі, розвиток якого неможливий без стрімкої модернізації казначейських інформаційних технологій, що відповідає завданням Стратегії модернізації бухгалтерського обліку в державному секторі на 2007-2015 рр., якою передбачено реформування бухгалтерського обліку в державному секторі [10].

Одним з ключових завдань реформи є створення уніфікованої організаційної системи бухгалтерських служб бюджетних установ і уніфікованої інформаційної облікової системи.

У межах реалізації цього завдання Державною казначейською службою України впроваджується електронний цифровий підпис з використанням програмно-технічного комплексу акредитованого центру сертифікації ключів Казначейства України, який забезпечить підвищення захисту інформації у прикладних інформаційних системах Державної казначейської служби України та надасть можливість переходу до технологій електронного документообігу в державному секторі.

Створення центру сертифікації ключів Казначейства України забезпечить можливість інтеграції функції електронного цифрового підпису до прикладних інформаційних систем Казначейства на виконання вимог законів України «Про електронний цифровий підпис» [8] та «Про електронні документи та електронний документообіг» [9]. Процеси, що автоматизуватимуться, відбуваються на всіх рівнях організаційної структури Казначейства України і, як наслідок, дають змогу розширити систему електронного документообігу в бухгалтерському обліку державного сектору України.

В умовах комп’ютерної обробки облікових даних змінюється поняття «реєстр бухгалтерського обліку», який при ручному способі обробки облікових даних розуміють як засіб, призначений для фіксації, накопичення, систематизації, узагальнення й відображення облікової інформації. Використання комп’ютерних технологій дає можливість здійснювати накопичення, узагальнення облікової інформації в автоматизованому режимі. Для переходу до електронного (безпаперового) документообігу слід вирішити такі проблеми: юридична доказовість документа; встановлення персональної відповідальності працівників за правильність оформлення документа (при використанні паперового носія посвідченням був підпис відповідальної особи, ідентифікацію сформованого в електронному вигляді документа забезпечує цифровий підпис); врахування вимог зацікавлених користувачів щодо змісту та форми подання облікової інформації; потреба в забезпеченні захисту інформації від несанкціонованого доступу.

Після прийняття Податкового кодексу, згідно з яким усі великі підприємства зобов’язані подавати звітність в електронному вигляді, великої популярності набули програми для шифрування та передачі звітності через е-mail. Такі програми пропонуються акредитованими центрами сертифікації ключів, основними з яких є:

—         товариство з обмеженою відповідальністю «Український сертифікаційний центр»;

—         товариство з обмеженою відповідальністю «Атр-Майстер»;

—         закрите акціонерне товариство «Інфраструктура відкритих ключів»;

—         державне підприємство «Українські спеціальні системи»;

—         ТОВ «НВФ «Українські національні системи».

Ці підприємства пропонують використовувати різні програми:, «Арт-Звіт», «ІІТ Користувач-1. Захист звітності до ДПІ» тощо. Вони розроблені спеціально для складання та подання у відповідні органи звітності в електронному вигляді. В них можна перевіряти заповнення всіх необхідних даних, підписувати звітність та здавати її в податкові органи, пенсійний фонд, статистику через Інтернет.

3.2. Проблеми використання електронного документування та шляхи їх подолання

В останні роки швидкий розвиток науки і техніки, широке використання Інтернету сприяли формуванню так званого «інформаційного суспільства». В інформаційному суспільстві головний ресурс комунікації – інформація, що і стало причиною появи електронних документів, електронного документообігу, електронного цифрового підпису та нових носіїв інформації.

Зауважимо, що на теперішній момент в Україні економічно та технічно обумовлено паралельне використання електронних та паперових документів. Електронний документообіг має безліч переваг перед паперовим. До основних слід віднести: скорочення строків підготовки і погодження документів, відстеження руху документопотоків; швидкість надходження документів до адресатів, оперативність пошуку; зручність редагування і архівації документів, прискорення проведення численних комерційних операцій; заощадження часу співробітників і витрат підприємства, пов’язаних з укладенням договорів, оформленням платіжних документів, поданням звітності, отриманням довідок від різних державних установ тощо; зменшення витрат на обробку паперу, на устаткування, на підтримку процесу обробки; зниження потреби в канцелярських предметах; забезпечення захисту від втрати або ушкодження, зберігання ключової інформацію на оптичних або магнітних носіях; компактність, швидкість і дешевина копіювання дозволяють робити і зберігати стільки копій інформації, скільки потрібно для забезпечення надійності бізнесу; захист від несанкціонованого доступу; можливість більш ефективно управляти важливою інформацією, збереженою в електронному вигляді; забезпечення комунікаційної інфраструктури передачі інформації між співробітниками; звільнення реальної, фізичної площі, необхідної для зберігання документів, забезпечення необхідних умов для зберігання паперових документів тощо.

Як паперові, так і електронні документи мають свої переваги і одночасно і обмеження, пов’язані з носієм інформації.

Проблем формування електронного документообігу наведені у таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення

Проблема	Зміст проблеми	Шляхи вирішення
Правильність ведення документування в обліковому процесі	Перехід до електронного документообігу, призводить до постійних збоїв роботі облікового програмного забезпечення	Впровадження електронного документообігу, який враховував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп’ютерної системи
Юридична обґрунтованість облікових даних, юридична доказовість електронних документів	На законодавчому рівні не розроблено єдиних нормативно – правових актів, та методології щодо регулювання використання електронних документів	Розробка пакетів законодавчих актів, які б регулювали порядок ведення та обігу електронних документів
Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам	Відсутність законодавчо затвердженого переліку обов’язкових реквізитів первинних документів	Крім загальновикористаних реквізитів можливо застосовувати електронний підпис та додаткові реквізити документу, затверджені у внутрішніх нормативних документах підприємства
Контроль за правами доступу	Користувачі бухгалтерської комп’ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування	Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту
Захист електронного документа і його реквізитів	При зберігання електронного документа можливе його псування чи видозміна	Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними апаратними і програмними засобами

 

Електронний документообіг — це високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Він забезпечується сукупністю технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу. Головною проблемою при впровадженні такої системи є її масштабність: система не може бути впроваджена «з нуля», оскільки стосується всіх основних сторін діяльності. Одночасове впровадження може викликати довгострову зупинку у діяльності органу влади, збої в роботі у підлеглих установ. Таким чином, перед розгортанням етапів впровадження системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх органів державної влади і місцевого самоврядування, яких це торкається, до якісно нових технологій.

Наступною вирізнювальною особливістю системи електронного документообігу (СЕД) є впровадження її повсюди, на всіх робочих місцях, пов’язаних зі створенням, редагуванням і зберіганням інформації, в інакшому випадку ефективність від її використання буде мінімальною.

На цьому етапі може виникнути з дуже великою вірогідністю ще одна з основних проблем впровадження — консерватизм персоналу, що дуже характерний особливо для державних органів. Негативна дія даного фактору підсилюється слабкиим кадровим складом. Звичайно, така поведінка працівників обумовлена не тільки небажанням навчатися й перенавчатися, а також, можливо, низькою освіченістю. Стикаючись з подібними питаннями можна звести на нівець всі спроби впровадження СЕД. Особливо це стосується організацій, у яких сама кадрова політика дуже консервативна й ніхто, навіть керівник, не вільний у переміщенні або відновленні кадрів.

Тому запуск комплексної інформаційної системи вимагає досягнення насамперед психологічної готовності працівників до перебудови бізнесів-процесів і перенавчання. Проте вирішення цих питань в рамках перспективних програм підвищення кваліфікації співробітників державних органів дасть змогу побачити реальні результати тільки через певний період.

Наступною проблемою впровадження може виступити фактор керівництва. Тут можливі різні варіанти наслідків, які будуть залежати від наявності чи відсутності волі керівника. При цьому в кращому випадку система може виявитися впровадженою або тільки в деяких підрозділах, або тільки на деяких рівнях, або тільки для деякого класу бізнес-процесів. У найгіршому випадку вона не буде впроваджена зовсім.

Антикаталізаторська поведінка керівника зумлюється острахом перед наслідками впровадження такої системи, адже робота кожного працівника, не залежно від посади, стає прозорою. Іноді керівники не мають бажання безпосередньо працювати з комп’ютером, переглядати й редагувати документи, а воліють мати справу з живими людьми, а не з документами, у зміст яких необхідно вчитуватись.

Ще одним при цьому важливим фактором є досягнення психологічної готовності керівників до використання електронних аналогів власноручного підпису на документі.

Наступною проблемою при впровадженні СЕД є постійні структурні зміни в організації, що спричинюють слабку формалізацію бізнес-процесів. Наявність таких рухів в середині організації може призупинити чи відкласти впровадження СЕД. Адже передача масивів інформації на папері з одного підрозділу в інший дуже часто супроводжується втратою інформації, що є неминучим наслідком при будь-яких структурних і кадрових перестановках. Вже впроваджена система електронного документообігу здатна суттєво спростити реалізацію подібних структурних змін (рис.3.1).

Рис. 3.1. Модель взаємодії елементів системи електронного документообігу

Разом з тим при впровадженні СЕД у державних органах необхідно враховувати високі вимоги до забезпечення безпеки даних і обмеження доступу. Питання урядового документування та електронного документообігу в Україні не відповідають міжнародним стандартам. Окремі органи виконавчої влади намагаються створити відомчі системи електронного документообігу. Але ці системи не мають експертних висновків за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації та в деяких випадках не відповідають діючому законодавству.

Наступна серйозна проблема полягає у відсутності чи занадто ненадійній організації паперового документообігу в установі. Чим більший масштаб організації з відсутністю формалізованого документообігу, тим більше в ній постійно виникає проблем, джерелом яких є саме відсутність формалізованої схеми ведення справ. У результаті керівництво зайняте вирішенням постійних питань і додавати до них ще, на їх погляд, одну пов’язану з системою документообігу не хочеться.

Ще однієї проблемою є необхідність забезпечення юридичної сили електронних документів [2]. Електронні документи, які мають правові наслідки, можна супроводжувати паперовими копіями з «реальним підписом» та «мокрою печаттю». Головне розуміти, що метою СЕД є не викорінювання паперових документів, а створення ефективного середовища керування й функціонування організації. Роздруковувати необхідно буде тільки кінцеві продукти роботи, повністю підготовлені паперові документи й тільки в одній копії, а це дозволить істотно знизити обсяг паперових документів.

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп’ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов’язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп’ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді.

Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп’ютер або з використанням сучасніших засобів (планшетних комп’ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).

Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов’язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку або постачальники та/або замовники ведуть облік вручну чи стандарти програм, які використовуються ними та на підприємстві, несумісні. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.

Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання (сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.

Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп’ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам’яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп’ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.

Сьогодні існують комп’ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.

При підготовці проекту комп’ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.

За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. Усі ці функції, за умови впровадження комплексної комп’ютеризації, може виконувати комп’ютерна програма. Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку.

Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів. Нами ця проблема більш детально вже розглядалася раніше [6]. Проте слід наголосити, що хоча Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг” [2] є чинним, проте внесення змін до законодавчих актів України, перегляд і скасування міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів, що суперечать цьому Закону, та прийняття нормативно-правових актів, передбачених даним Законом поки що не відбулося. Це свідчить про те, що питання юридичного підтвердження електронних документів, розглянуте в цьому Законі, є правильним, але теоретичним, і для застосування цих положень на практиці необхідно розробити та прийняти нормативно-правові акти, в яких більшою мірою конкретизувалися питання юридичного підтвердження електронних документів.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг” зазначається, що „оригіналом електронного  документа   вважається електронний примірник  документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора” [2]. Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису [3] не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні” [1], то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.

Отже, переліку обов’язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів [1, 2] не наведено в повній мірі, хоча поняття обов’язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим.

Ми пропонуємо виділити такі три основні групи реквізитів електронного документа:

1. Стандартні обов’язкові реквізити. Містяться в будь-якому документі незалежно від його формату (текстового чи цифрового). До таких реквізитів належать: тип документа, місце виникнення, його автор, реєстраційні номери документа, строк виконання, рівень доступу тощо.
2. Позначки про зміни та доповнення документа. Ці реквізити є дуже важливими для юридичного підтвердження електронних документів, оскільки візуально довести зміни в електронному документі набагато складніше ніж у паперовому документі. Для цього спочатку потрібно сформувати рівні доступу до документів і розподілити їх між користувачами облікової інформації.
3. Електронний підпис. Використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу. Електронний цифровий підпис є визнаним і затвердженим на рівні держави, про що свідчить Закон України „Про електронний цифровий підпис” [3] Функціонально електронний підпис є аналогом звичайного рукописного підпису з його основними перевагами: засвідчує, що підписаний документ виходить від імені того, хто поставив підпис; не дає особі, яка підписала документ, можливості відмовитися від зобов’язань, зв’язаних з підписаним документом; гарантує цілісність підписаного документа.

Контроль за правами доступу. Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів:

По-перше, це контроль прав доступу до документів. Якщо передбачається, що на комп’ютері будуть працювати працівники підприємства з відповідними повноваженнями, то варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації. Наприклад, працівник, що працює на ділянці занесення в програму даних про надходження товару від постачальників, не повинен мати можливості ознайомлюватися з результатами розрахунку заробітної  плати чи формами бухгалтерської звітності (якщо це не передбачено його посадовими обов’язками).

По-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.

Захист електронного документа і його реквізитів. Захист електронних документів на підприємстві можна організувати різними способами, основні з яких наведено на рис. 3.2.

Рис. 3.2. Способи захисту електронних документів

Апаратні засоби. Одним із видів апаратного способу захисту даних є використання спеціальних пристроїв-ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети (ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам’яті з необхідною інформацією для доступу до комп’ютера чи програми. Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології. Під терміном „біометричні технології” (biometric technologies) (БТ) слід розуміти сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй, як біологічного об’єкта [5, с. 152]. Наприклад, голос, відбитки пальців, структура сітківки очей є унікальними характеристиками особи, за якими цю особу можна розпізнати або ідентифікувати.

Програмні засоби. У програмах, якими користується широке коло працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Таким чином, програма дозволяє працівникові працювати лише з тими документами, які входять до його компетенції. Також при формуванні документа його виконавець може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будь-яких змін.

З технологічної точки зору система електронного документообігу являє собою інтеграційну систему, що охоплює діловодство і підготовку документів і поєднує їх із зовнішнім середовищем електронного обміну. Тому ще одним питанням, пов’язаним із запровадженням системи документообігу є організації взаємодії із зовнішнім середовищем. Особливо це стосується обміну документами з паралельними структурами в асоційованих організаціях або відомствах, з якими йде постійне тісне співробітництво. А від них найчастіше інформація від них надходить на папері.

Етап трансформації існуючих документів з паперової форми в електронну також несе в собі певну небезпеку. Електронний архів існуючих документів потрібно створювати з паперового шляхом сканування. Звісно, це величезний кусок роботи. Створення електронного архіву необхідно починати з єдиного порядку зберігання документів у каталогах, і зберігати їх не на локальних дисках комп’ютерів, а розміщувати у внутрішній мережі. Це суттєво полегшить подальшу міграцію документів у систему документообігу.

Складність використання сканерів зумовлюється масштабами роботи з документами. При малих масштабах достатньо будь-якої програми сканування або розпізнавання. При значних обсягах необхідно вивчити необхідність використання професійних систем, які дозволяють здійснювати масове введення документів. Тут необхідно враховувати, що це змушує покращити організацію окремих робочих місць, забезпечення їх технічними та програмними засобами, що дозволяло б при різних типах робіт користуватися виділеними серверами для обробки, конвертації й розпізнавання зображень, наприклад, Accent Capture компанії Kofax або Inputaccel компанії Actionpoint. Вбудовані в них алгоритми дозволяють одержувати зображення високої якості з максимальною швидкістю. Але вирішення цього питання ускладнюється фінансуванням, адже ціни таких систем перебувають у діапазоні від декількох тисяч до декількох десятків тисяч доларів.

Таким чином, з технічної точки зору впровадження електронного документообігу вимагає для всіх робочих місць, які беруть участь у роботі з документами, наявності:

—         засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному програмному забезпеченню документообігу; обов’язковою є стовідсоткова оснащеність персональними комп’ютерами всіх працівників, які працюють з документами;

—         засобів зв’язку адекватної пропускної здатності між всіма робочими місцями;

—         автоматизованої системи діловодства, яка використовує програмне забезпечення, що допускає перехід до електронного документообігу;

—         служб і технічних можливостей переводу вхідних паперових документів в електронну форму.

Розроблення уніфікованих, взаємосумісних, ефективних систем електронного документообігу з використанням електронного цифрового підпису в державних структурах держави планувалось проводити до 2015 року за рахунок коштів державного бюджету. Загальна сума таких інвестицій на 2009-2011 роки в межах програми впровадження електронного документообігу та цифрового підпису планувалась в розмірі 7425,2 тис. грн. (в тому числі на 2009 рік 5400 тис. грн.) [6]. Та на сьогодні програма не є затвердженою Верховною Радою, а тому фінансування щодо технічного впровадження не відбувається.

Проблеми, які створюються складною схемою фінансування проекту впровадження СЕД (вимоги по проведенню конкурсів, складна схема прийняття розв’язків та інше), викликають особливі складності на початкових етапах.

Вирішення всіх названих вище проблем не вирішить складність оцінки ефективності впровадження, тому що ніякі фінансові розрахунки в цьому випадку не підходять. Проте, такий критерій необхідний, можливо, навіть тільки якісний, тому що рано або пізно буде потрібно звіт по ефекту від вкладених коштів.

На разі, головним чином, впровадження електронного документообігу та цифрового підпису є впровадженим у сфері подачі звітності. Так, до 1 січня 2009 року ДПА України здійснювала приймання податкової звітності в електронному вигляді, підписаної за допомогою безкоштовного програмного забезпечення накладання електронного підпису «Нотар». Щоб подавати електронну податкову звітність слід було придбавати електронні ключі у приватних фірм.

В даний час електронну звітність в держоргани подають за допомогою 11 приватних операторів звітності. Але головною проблемою подачі електронної звітності залишається те, що не всі державні органи створили систему, по якій бізнесмени зможуть відправляти звіти. Для того, щоб звіти були в електронному вигляді, варто співробітничати на платній основі з операторами — посередниками, що мають визначені електронні ресурси.

ДПА України приймає звіти і безпосередньо, але крім того має укладені договори з ТОВ «Ефективні інформаційні системи», ТОВ «Оператор електронної реєстрації та звітності», ТзОВ «Український сертифікаційний центр», ЗАТ «Інфраструктура відкритих ключів», ТзОВ «Арт-мастер», ДП «Українські спеціальні системи» про забезпечення передачі електронної звітності та сертифікації ключів.

Підприємства подають неймовірну кількість звітів в органи статистики, податкову і пенсійний фонд. На жаль на даний час спостерігається відсутність єдиного стандарту електронної звітності в даних контролюючих органів. А програмні комплекси щодо подання комплексу державної звітності типу «Бест-Звіт» написано приватними компаніями і вони є вузькоспеціалізованими (лише щодо звітності до одного органу) і недосконалими. Враховуючи постійні зміни законодавства, форм звітності, програмні продукти вимагають постійного відслідковування оновлень, що призводить до ускладнення співробітництва, оскільки звіти зроблені з «учора на сьогодні» не приймаються з причин втрати актуальності. Вимога приносити звіт підготовлений з «сьогодні на сьогодні» є відкритим проханням фондів.

Суб’єктами малого підприємства дуже поширені варіанти ведення обліку вручну і згідно законодавства такі суб’єкти мають право за певних умов подавати паперові варіанти звітів. Але в реальному процесі прийняття такі звіти не враховуються і працівники державних органів вимагають електронний варіант. Добре, коли бухгалтер чи той, хто веде облік та складає звітність, обізнаний користувач персонального комп’ютера та швидко може опанувати програмні продукти, що надають змогу виконати електронну звітність прямо в в органі держслужби. А якщо така людина не наділена такими якостями, тоді дуже часто виникають негативні ситуації та суперечки при поданні такої паперової звітності.

Варіант, коли на рівні держави розробили б модульну єдину безкоштовну державну звітну програму та генерацію електронних ключів, міг би набагато спростити створення звітності на місцях, подачу та прийняття звітності [7].

На основі систематизації існуючих проблем впровадження СЕД в органах державної влади проведено аналіз можливих напрямків їх вирішення, основні з яких виділено на рисунку 3.3.

Прогрес у застосуванні електронної технології опрацювання документів (або форм) і поступової заміни паперових форм визначається розвитком електронних комунікацій і, насамперед, Інтернету. Його доступність є ключем до застосування і розвитку різних електронних документів не лише на окремо взятому підприємстві або в установі, а й у масштабі держави.

Усе це дозволяє істотно підвищити ефективність праці при підготовці документів, оскільки єдиним інструментом пошуку та аналізу даних доступний весь інформаційний простір органу влади. У підготовці нових документів можуть легко використовуватися не тільки особисті чи колективні наробітки службовців, але й фрагменти чи аналітичні матеріали, отримані на основі дослідження всіх (при безумовному контролі прав доступу до інформації) наявних документів. Це найсуттєвішим чином підвищує ефективність праці і якість підготовлюваних документів.

Отже, організація електронного документообігу є головною передумовою успішного виконання функцій обліку, підвищує оперативність обробки інформації, необхідної для управління.

Уже сьогодні можна стверджувати: лише глобальне застосування технології електронного безпаперового документообігу, яка об’єднує в єдиній мережі органи влади, у змозі забезпечити швидкий цілісний обмін документами, що ведеться за єдиними оптимальними правилами й регламентами, об’єднує всі типи документів (у тому числі ті, що містять інформацію з обмеженим доступом), скеровується єдиною загальнодержавною довідниковою базою, актуальність якої постійно підтримується на належному рівні, та забезпечує реальні можливості для зміни філософії організації роботи органів влади внаслідок відходу від практики контролю формального виконання документів і запровадження аналізу ступеня досягнення результату та якості кінцевого продукту. 

ВИСНОВКИ

Отже, з вищесказаного можна зробити висновок, що поняття про автоматизований документообіг з’явилось у зв’язку з використанням ПК і спочатку зводилось лише до підготовки паперових версій документів. Навіть у такому вигляді застосування ПК давало значні вигоди. Наприклад, використання шаблонів забезпечувало істотну економію ресурсів, підвищувало якість та швидкість оформлення документів.

Згодом кількість робіт з використанням ПК розширювалась. Поява електронних таблиць дала змогу автоматизувати рутинні обчислення, а програмне забезпечення систем управління базами даних — збереження даних та повторне їх використання в інших документах. Інтеграція систем опрацювання документів привела до створення електронного офісу. Крім програм безпосередньої підготовки документів, увійшли в ужиток різноманітні довідкові інформаційні системи.

Найбільше автоматизація торкнулась облікових робіт бухгалтерії та планування завдань. Розвиток систем автоматизації бухгалтерських робіт виявив проблему різнорідного подання даних, що зменшує її ефективність.

Подальший розвиток пов’язаний зі створенням комп’ютерних мереж. Їх ефективність зумовлена використанням спільних ресурсів установи, які не потрібно тиражувати і завжди можна підтримувати в актуальному стані. Разом з цим, виникла проблема захисту інформації від пошкоджень, несанкціонованого доступу.

Запровадження електронного документування та систем електронного документообігу є запору-кою створення ефективної системи управління і функціонування будь-якого підприємства чи установи. До стратегічних переваг запровадження системи електронного документообігу можна від-нести наступні: можливість колективної роботи над документами (що є неможливим за відсутності електронного документа); значне прискорення пошуку і вибору документів (за різними ознаками); підвищення безпеки інформації за рахунок того, що робота в системі електронного документообігу неможлива з незареєстрованими документами, і кожний її користувач має повноваження в частині доступу до інформації; підвищується рівень збереження документів і з’являються додаткові зручності, оскільки вони зберігаються в електронному вигляді; спрощується система контролю за виконанням документів.

Впровадження електронного документообігу та електронного цифрового підпису в процес діяльності суб’єктів державного сектору сприяє створенню якісно нових форм організації їх діяльності шляхом надання доступу до уніфікованих державних інформаційних ресурсів, а також надає можливість отримувати первинні підтвердні документи в електронному вигляді з використанням автоматизованих систем обліку. Проте для створення ефективної системи електронного документування та електронного документообігу суб’єктів державного сектору необхідно стандартизувати параметри електронних доку-ментів. Насамперед, потрібно визначити перелік первинних документів та структуру їх форм, що дасть можливість уніфікувати процедуру електронного документообігу для всіх суб’єктів державного сектору та суттєво скоротити витрачання бюджетних коштів на витратні матеріали в кожній бюджетній установі.

Актуалізувалась необхідність єдиної інтегрованої системи документообігу, яку неможливо запровадити відразу. Процес впровадження повинен пройти низку етапів.

При створенні системи документообігу повинен бути сервер установи, який забезпечить роботу корпоративної мережі. За зразок можна взяти одну з розроблених інтегрованих систем документообігу, якій при виборі спільної платформи для подання інформації доцільно орієнтуватись на технології, пов’язані з мовою XML.

Основною проблемою, яка значно знижує ефективність автоматизації облікових робіт, є проблема узгодження форматів представлення даних. Тому пошук прийнятного формату є принциповим для побудови великих (масштабу установи) інформаційних систем.

Аналіз загального стану на світовому ринку виробників економічного програмного забезпечення показує, що основною тенденцією є перехід на використання Internet/Intranet технологій.

Документообіг в установі є системою, що матеріалізує процеси збирання, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням. А впровадження інтегрованої системи електронного документообігу значно покращить всі ці процедури, тому її мета та роль як елемента електронного урядування вже у сьогоденні є надзвичайно важливими і повинні займати належне місце. 

СПИСОК ЛІТЕРАТУРИ

1. Про електронні документи та електронний документообіг: Закон від 22 травня 2003 року № 851/ Україна. Закон //Голос України. — 2003 . — 27 червня. — C. 10-11; Урядовий кур’єр. — 2003. — 2 липня: Орієнтир. — C. 13; Відомості Верховної Ради України. — 2003. — № 36. — C. 1025-1029
2. Асеев Г. Г. Электронный документооборот: Учебник / Г. Г. Асеев, 2007. — 498 с.
3. Асєєв Г. Методологія електронного документообігу : динамічні архіви//Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 11. — C. 22 — 25.
4. Асєєв Г. Методологія електронного документообігу : підсистеми атоматизації діловодства і статичні архіви документів//Вісник Книжкової палати. — 2015. — № 3. — C. 24 – 27
5. Баркова О. Інформаційна технологія формування фонду електронних документів // Наукові праці Національної бібліотеки імені В.Вернадського. — Київ, 2012. — Вип.8. — С. 209-220
6. Бірюков А. Удосконалення технології електронного документообігу //Вісник Національного банку України. — 1999. — № 4. — C. 29-31
7. Войтенко Т. Електронні документи: створення, виправлення, зберігання за правилами Положення № 88 [Текст] / Тетяна Войтенко // Податки та бухгалтерський облік. — 2010. — № 61. — С. 22-29
8. Гужва В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах : Навч. посібник / В.М. Гужва. — К. : КНЕУ, 2001. — 400 с.
9. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту : Навч. посібник / С.В. Івахненков. — К. : Знання-Прес, 2003. — 349 с.
10. Івахненков С.В. Класифікація програмного забезпечення бухгалтерського обліку і контролю / С.В. Івахненков // Бухгалтерський облік і аудит. — 2006. — № 7. — С. 55-65.
11. Деркач Т. Електронний цифровий підпис: правова сутність // Бухгалтерія. — 2010. — 29 листопада. — С. 45-47
12. Дутов М. Правові проблеми електронного документообігу // Право України. — 2002. — № 6.- С.122-124
13. Електронний документообіг як елемент забезпечення правового регулювання становлення інститутів інформаційного суспільства / А. М. Новицький // Науковий вісник Національного університету державної податкової служби України (економіка, право). — 2013. — № 4. — С. 11-20
14. Елисина Е. Классификация электронных документов / Елена Елисина // Библиотековедение. — 2007. — № 4. — С. 43-49
15. Захаров А. Электронные документы: способы и формы предоставления // Библиотека. — 2000. — № 11. — С. 29-31
16. Земсков А. Некоторые особенности работы с электронными документами // Научные и технические библиотеки . — 2008. — № 1. — С. 110-127
17. Земсков А. Некоторые особенности работы с электронными документами // Научные и технические библиотеки . — 2008. — № 2. — С. 112 ; Научные и технические библиотеки . — 2008. — № 3. — С. 45-59
18. Земсков А. Электронная информация и электронные ресурсы [Текст] : Публикации и документы, фонды и библиотеки / А.И. Земсков, Я.Л. Шрайберг,, 2007. — 527 с.
19. Корбутяк В. І. Електронний документообіг та ефективність роботи органів державної влади / В. І. Корбутяк // Науковий вісник Академії муніципального управління. Серія : Управління. — 2013. — Вип. 1. — С. 69-76.
20. Курташова І. В. Електронний документообіг і його особливості / І. В. Курташова // Актуальні проблеми економіки. — 2009. — № 3
21. Лавренюк А.Г. Архівне зберігання електронних документів та інформаційних ресурсів // Архіви України. — 2010. — № 1. — С. 162-169
22. Майстрович Т. Учет электронных документов: поиск решений // Научные и технические библиотеки . — 2003. — № 9. — С. 45-51
23. Мельник Т. Електронний документообіг та електронний підпис / Т. Мельник // Бухгалтерський облік і аудит. — 2008. — № 7. — С. 47-53
24. Мельник Я. В. Електронний документообіг / Я. В. Мельник. // Науковий вісник Донбасу. — 2013. — № 1.
25. Ницевич А. Электронный документ как доказательство / Артур Ницевич // Генеральный директор. — 2007. — № 12. — С. 43-45
26. Ніколашин А. О. Поняття електронного документообігу при бухгалтерській комп’ютерній системі // Економіка АПК. — 2009. — № 2. — С. 95-97
27. Паклин А. Электронная доставка документов / Алексей Паклин // Библиотека. — 2008. — № 12. — С. 32-35
28. Розвиток правового регулювання електронного документообігу в Україні // Тези доп. і наук. повідомлень наук.-практ. конф. “Становлення і розвиток правової системи України”. – К.: Ін-т держави і права ім. В.М. Корецького. – 2012. – С. 77-80
29. Рудюк В. Адаптація класифікації електронних ділових документів для використання в мережі інтернету // Архіви України. — 2006. — № 1-6. — С. 94-102
30. Рудюк В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів: досвід ФРН //Бібліотечна планета. — 2016. — № 4. — С.17-21
31. Твердомед А. Електронний документообіг // Бухгалтерія. — 2010. — 16 серпня. — С. 7-19
32. Туровська Л. Електронні документи як чинник оперативного обслуговування // Вісник Книжкової палати. — 2010. — N 5. — С. 33 — 34
33. Філіпова Л. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організації, технології ( зарубіжний досвід) //Вісник книжкової палати. — 2011. — № 4. — C. 15-18
34. Шпірко А. Запровадження та ефективне використання електронного документообігу й електронного підпису в Україні: проблеми, нові можливості, шляхи розвитку //Вісник Національного банку України. — 2015. — № 3. — C. 36-41
35. Юридические гарантии свободного использования электронной цифровой подписи в Украине // Підприємництво, господарство і право. – 2001. – № 6. – С. 24-26.
36. Электронный документ/ С.В. Дудченко // Культура народов Причерноморья. — 2004. — N55, Т.2. — С. 59-63
37. Электронный документ/ С.В. Дудченко // Культура народов Причерноморья. — 2005. — N60, Т.1. — С. 20-25