Вступ

1. Організація роботи менеджера в галузі охорони здоров`я

1.1. Система керування персоналом організації

1.2. Менеджер у системі охорони здоров’я

2. Організація автоматизованого робочого місця менеджера

2.1. Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця

2.2.  Планування робочого місця менеджера

2.3.  Використання технічних засобів управління

2.4.  Автоматизоване робоче місце менеджера

2.5. Переваги застосування автоматизованих робочих місць та напрямки розвитку АРМ

Висновки

Список використаних джерел

 Вступ

Теоретичне дослідження проблем створення автоматизованих робочих місць має довготривалу традицію. Серед досліджень, які висвітлюють різні аспекти теорії і практики інформаційного середовища, слід відзначити наукові розробки таких авторів, як Антонов В., Литвин І., Діордиця С., Плескач В., Вітлінський В., Шурупова Ю. [13, с. 21].

Ці праці створили методологічне підґрунтя для подальших наукових досліджень у зазначеній сфері.

Актуальність. Будь-яка система управління здійснює збір та передачу інформації про стан об’єкта, обробку отриманої інформації по заздалегідь сформульованих алгоритмах управління i видачу результатів обробки у вигляді інформації або управлінських дій на об’єкт. Тому застосування автоматизованих робочих місць (АРМ) – прогресивний напрям використання обчислювальної техніки для управлінських працівників.

Сукупність інформаційних ресурсів, які сприяють ефективному здійсненню всього процесу управління, у тому числі розробці та реалізації управлінських рішень, складає сутність інформаційного забезпечення управлінської діяльності. Інформаційне забезпечення процесу управління – це також діяльність, пов’язана з наданням оптимально необхідного обсягу інформації конкретному споживачеві з метою прийняття управлінського рішення.

Інформаційне забезпечення являє собою динамічний процес, за допомогою якого інформація циркулює в системі управління. Цей процес називається інформаційним і поділяється на такі етапи: підготовчий, обчислювальний та етап споживання. Інформаційні процеси тісно пов’язані з управлінськими і слугують основою для вироблення та обгрунтування рішень стосовно шляхів досягнення цілей управління.

Високоефективне інформаційне забезпечення досягається шляхом створення управлінських інформаційних систем. Інформаційна система управління (ІСУ) — це сукупність каналів постачання інформації на всі рівні управлінської ієрархії з метою здійснення ефективного управління підприємством.

Слід зазначити, що практика управління випереджає наукові рішення організації інформаційного забезпечення управлінської діяльності фахівців усіх рівнів. Результати аналізу методологічних основ формування інформаційних систем обґрунтовують необхідність розробки концепції з удосконалення системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності керівника підприємства відповідно до сучасних досягнень у галузях управління та інформації.

Результати дослідження системи кількісних та якісних характеристик інформаційного забезпечення процесу управління обґрунтовують необхідність оптимізації інформаційних потоків. Для досягнення зазначеної мети доцільним є впровадження комплексної мережевої автоматизованої системи управління (АСУ), основними ознаками якої є інтегрованість, можливість функціонування в реальному масштабі часу, надійність та безпечність.

Тема:  «Організація автоматизованого робочого місця керівника (менеджера) установ у галузі охорони здоров`я».

Мета: показати організацію автоматизованого робочого місця (АРМ) менеджера установ у галузі охорони здоров`я

Завдання роботи:

—    охарактеризувати систему керування персоналом організації;

—  показати діяльність менеджера (керівника) у системі охорони здоров’я;

—   визначити сутність організації робочого місця менеджера;

—   ознайомити з вимогами до робочого місця менеджера;

—   розкрити сутність планування робочого місця менеджера;

—  висвітлити напрямки використання технічних засобів управління в організації;

— обґрунтувати необхідність створення автоматизованого робочого місця менеджера;

— переваги застосування автоматизованих робочих місць та напрямки розвитку АРМ.

    1.  Організація роботи  менеджера в галузі охорони здоров`я

1.1. Система керування персоналом організації

Система керування персоналом — система, у якій реалізуються усі функції керування персоналом. Вона включає підсистему загального і лінійного керівництва, а також ряд функціональних підсистем, що спеціалізуються на виконанні однорідних функцій.

Система керування персоналом включає наступні підсистеми:

1. підсистема загального і лінійного керівництва, що здійснює керування організацією в цілому, керування окремими функціональними і виробничими підрозділами;
2. підсистема планування і маркетингу, що виконує розробку кадрової політики і стратегії керування персоналом, аналіз кадрового потенціалу, аналіз ринку праці, організацію кадрового планування і прогнозування потреби в персоналі, організацію реклами,
3. підсистема керування найманням і обліком персоналу. Здійснює:

—  організацію наймання персоналу,

— співбесіди,

— оцінки, добору,

— облік прийому,

— переміщень, заохочень і звільнення персоналу,

— професійну орієнтацію і організацію раціонального використання персоналу, керування зайнятістю, діловодство системи керування персоналом;

4. підсистема керування трудовими відносинами.

Проводить аналіз і регулювання групових і особистісних взаємин, відносин керівництва, керування виробничими конфліктами і стресами, соціально-психологічну діагностику, дотримання етичних норм взаємин, керування взаємодією з профспілками;

5. підсистема забезпечення нормальних умов праці. Виконує такі функції:

—  дотримання вимог психофізіології й ергономіки праці,

— дотримання вимог технічної естетики,

— охорони праці, охорони організації й окремих посадових осіб,

6. підсистема керування розвитком персоналу. Здійснює:

—  навчання,  перепідготовку і підвищення кваліфікації,

—  адаптацію нових працівників,

— оцінку кандидатів на вакантну посаду,

— плинну періодичну оцінку кадрів,

— організацію раціоналізаторської винахідливої діяльності,

— реалізацію ділової кар’єри і службово-професійного просування;

7. підсистема керування мотивацією поводження персоналу виконує наступні функції:

— керування мотивацією трудового поводження,

— нормування і тарифікація трудового процесу,

— розробка систем оплати праці,

— розробка форм участі персоналу в прибутках,

— форм морального заохочення персоналу;

—  підсистема керування соціальним розвитком [11, с. 82-83].

Здійснює організацію суспільного харчування, житло-побутове обслуговування, розвиток культури і фізичного виховання, забезпечення охорони здоров’я і відпочинку, забезпечення дитячими установами, організацію соціального страхування;

—    підсистема розвитку організаційної структури керування,

—    підсистема правового забезпечення;

— підсистема інформаційного забезпечення системи керування персоналом [11, с. 84].

1.2. Менеджер у системі охорони здоров’я

Втілення в систему охорони здоров’я нових методів господарювання з використанням елементів ринкових відносин створює передумови для поступового формування власного медичного менеджменту, що в свою чергу потребує наявності якісно нового спеціаліста управління — менеджера охорони здоров’я (медицини).

І це стверджується історичним минулим. Американський історик менеджменту Д. Рен (1972) підкреслює: «Виникнення і удосконалення ринкової економіки викликало потребу у більш творчих управлінцях, краще інформованих про те, як найкращим чином управляти організаціями» [16, с. 154].

Саме ринок з властивими йому ризиком і непевністю ситуації сприяв розвитку у західних менеджерів надзвичайно важливих і вкрай необхідних для сучасних керівників охорони здоров’я якостей: самостійності і відповідальності за свою діяльність, постійного пошуку організаційно — управлінських науково-технічних новацій — захисних механізмів в умовах нестійкої рівноваги ринкової кон’юнктури. Таким чином, ринок вимагає наявності спеціально підготовленого управлінського персоналу, який би володів основами менеджменту, як соціальною функцією.

Кого саме в системі охорони здоров’я слід вважати менеджерами? Перш  все — це перших керівників закладів охорони здоров’я і їх заступників. Саме вони, розробляючи і приймаючи відповідні управлінські рішення, повинні реалізовувати головну мету, поставлену керівниками вищестоящих органів управління — лідерами, і бути здатними самостійно приймати науково обґрунтовані рішення у відповідності до сучасних вимог. Безумовно, що лідери у своїх діях теж повинні спиратись на універсальні закони менеджменту. Останнє необхідно і керівникам підсистем системи охорони здоров’я, які очолюють служби, структурні підрозділи (відділення), головним спеціалістам та ін [16, с. 158].

Менеджер охорони здоров’я — це професіонал в галузі управління усіма ланцюгами системи. До його якісної характеристики слід віднести:

— володіння системною методологією, її практичне застосування при організації керуючих і керованих систем;

— вміння приймати різні види управлінських рішень і володіння технології процесу управління;

— здатність забезпечити діяльність системи в умовах оперативного, ситуаційного і стратегічного управління;

— володіння технологією роботи з інформацією і принципами медичне маркетингу;

— володіння основами комплексного управління персоналом і психологічними методами управління в створенні мотиваційного механізму поведінки колективу — здатність вирішувати проблеми в умовах зміни принципів господарювання і ринкових відносин з використанням економічних методів управлінця;

—  знайомство з різними формами ринкових відносин в системі охорони здоров’я;

—  комп’ютерну грамотність [16, с. 160].

З огляду на те, що в ринкових умовах особливої актуальності набув управління за ситуацією (ситуаційне управління), яка має тенденцію до постійних змін, вищенаведене слід доповнити вмінням менеджера охорони здоров’я:

— правильно оцінювати ситуацію, тобто визначати найбільш важливі фактори впливу і найбільш чутливі елементи системи, вплив на які дасть найбільший бажаний ефект,

—  пов’язувати конкретні прийоми управління з конкретними ситуаціям забезпечуючи при цьому найбільш ефективне досягнення поставленої мети.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) являє собою сукупність технічних та програмних засобів, які використовуються з метою суттєвого підвищення ефективності процесу інформаційного забезпечення управлінської діяльності керівника підприємства. Створення та належне функціонування автоматизованих робочих місць спеціаліста з питань захисту конкуренції значною мірою ґрунтується на своєчасному надходженні оперативної та достовірної інформації, що є можливим за умови впровадження наукових методів управління та сучасних методів обробки даних, на основі яких створюються інформаційні системи [13, с. 93].

Підтвердженням об’єктивної необхідності створення автоматизованих робочих місць є бурхливий розвиток нових технологій і збільшення обсягу інформації, що використовується в господарській діяльності людини. У даний час обсяг інформації, що надходить у сфери управління та науки, помітно зріс, порівняно з попередніми роками.

Разом з тим, аналіз економічних процесів показує, що при підвищенні продуктивності праці робітників на 80 % продуктивність праці працівників, що мають справу з інформацією, зросла лише на 4 – 5 відсотків. До цієї групи працівників входять також і менеджери, адже їх організаційно-практична діяльність має інформаційний характер, оскільки включає одержання інформації для прийняття рішень і передачу інформації про прийняті рішення. Згідно з проведеними дослідженнями від 60 % до 90 % всього часу менеджер витрачає на комунікації [13, с. 94]. Тому одним із виходів з даної ситуації є автоматизація робочих місць, що дасть змогу уникнути марної трати часу та зусиль на виконання чисто механічних дій.

Головним завданням здіснення успішної керівної діяльності є підготовка високо-кваліфікованих працівників, які в сучасних умовах інформаційного простору спроможні оперативно приймати управлінські рішення, спрямовані на вирішення поточних та стратегічних завдань.

З огляду на це, можна стверджувати, що перед керівниками виникають нові завдання, які формулюються таким чином [13, с. 96]:

—   своєчасно і правильно оцінювати значення інформаційної діяльності;

—   правильно розуміти завдання, що стоять перед установою;

—  організувати комплексну інформаційну діяльність в галузі медицини та його структурних підрозділах;

— своєчасно впроваджувати нові технічні засоби автоматизації управління та методи вдосконалення постачання інформації;

— правильно підбирати кадри для управлінської та інформаційної діяльності, постійно підвищувати їх кваліфікацію.

Незалежно від технічного озброєння систем управління та технології управлінського процесу інформаційне забезпечення притаманне будь-якому управлінню. Для вирішення тих чи інших управлінських завдань необхідна відповідна інформація, отримання якої складає сутність інформаційного забезпечення. Добре налагоджена та ефективна система інформаційного забезпечення управління повинна моделювати реальні інформаційні потреби керівника, діяльності установи чи організації та сприяти тому, щоб максимально їх задовольняти.

Проблема інформаційного забезпечення управлінської діяльності зводиться до трьох основних елементів [1, с. 29]:

—   визначення потреб в інформації, як особливого ресурсу, необхідного для прийняття ефективних рішень та розробки заходів щодо її поліпшення;

—  встановлення джерел отримання даних для потенційного виникнення функціонального різновиду управлінської інформації;

— реалізація трансформації даних в аналітичну інформацію, що відповідає потребам керівництва установою [1, с. 30].

2.  Організація автоматизованого робочого місця менеджера

2.1. Сутність організації робочого місця менеджера. Обладнання робочого місця

Від того, яким чином організоване робоче місце, багато в чому залежить ефективність праці керівників усіх категорій незалежно від тієї посади, яку вони займають. Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Праця менеджера — це не лише суто розумова діяльність. У процесі виконання своєї роботи керівник працює на комп’ютері, користується телефоном, факсом, модемом, технікою для множення документів. Його праця — це безліч різних рухів, простих та складних, таких, які виконуються лише один раз, та таких, які повторюються багато разів, які потребують уваги або виконуються автоматично [12, с. 75].

Досить часто роботу керівника вважають легшою порівняно з іншими видами праці тільки тому, що робота керівника дуже часто виконується сидячи. В більшості випадків робота керівника проходить за розрахунками та роботою на комп’ютері. Але сидяча робота сама по собі є стомлюючою через те, що пов’язана з постійною статичною напругою м’язів та багатьма іншими шкідливими для організму явищами, які виникають через відносно нерухливе положення тіла. Ось чому праця керівника потребує раціональної організації робочого місця.

Розглядаючи загальні питання організації праці керівника необхідно передусім звернути увагу на те, наскільки робоче місце відповідає основним вимогам, яким чином воно устатковане, відповідність розмірів меблів антропометричним даним працівника. Саме відповідність меблів антропометричним розмірам працівника забезпечує оптимальне робоче положення, а будь-яка невідповідність їх робить розумову працю важкою, продуктивність праці низькою, працівник швидко втомлюється.

Робоче місце керівника — кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру:

— раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції;

—  ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками;

—  підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам:

—    площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам;

— меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються;

—   меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи (наприклад, прийом відвідувачів, проведення нарад, аналіз і обговорення графічних матеріалів, індивідуальна творча робота) [1, с. 57].

При цьому меблі слід добирати згідно з функціональними, ергономічними, психофізіологічними і естетичними вимогами. Розміщення меблів і засобів оргтехніки має забезпечувати зручне використання їх.

Організація робочого місця менеджера передбачає:

—  упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться;

—     вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці;

— розміщення предметів праці на робочому місці у певному по рядку.

Робоче місце керівника, який здійснює прийом працівників у службових і особистих справах, проводить на робочому місці наради, приймає і передає конфіденційну інформацію, розміщують, як правило, в окремому приміщенні (кабінеті).

Для кабінету використовують кімнати з природним освітленням прямокутної форми з співвідношенням сторін 1 : 1,3 або 1:1,5 і гранично 1:2. Квадратні приміщення менш зручні для розміщення кабінету. Мінімальна висота кімнат — 3,25, ширина — 3 м [1, с. 59].

Площа кабінету повинна коливатися від 12 до 40 м2. Вона визначається функціями, суспільним становищем керівника і не повинна перевищувати розумних меж.

Для фарбування стін кабінету використовують кольори, які сприятливо впливають на нервову систему і поліпшують освітлення — слонової кістки, світло-жовтий, світло-голубий, світло-зелений, світло-бежевий.

Робоче місце керівника може бути у загальному приміщенні. При цьому його розташовують окремо від робочих місць підлеглих і воно повинно займати більшу площу, ніж їх робочі місця. У деяких випадках робоче місце можна розміщувати на підвищенні (платформі). Це забезпечує можливість спостереження за робочими місцями виконавців.

З метою часткової візуальної і звукової ізоляції робочого місця керівника використовують стаціонарні і пересувні перегородки, збірно-розбірні екрани, шафи, боксові розділювальні перегородки, декоративні рослини тощо.

2.2.  Планування робочого місця менеджера

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов’язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон:

—   робочої зони;

— зони нарад;

—  зони відпочинку.

Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

До набору меблів для робочої зони, як правило, входить двотумбовий стіл, стіл-приставка, підйомно-поворотне крісло, бокс для документів, шафа для книг або кабінетна стінка. В робочій зоні можуть бути інші меблі і технічні засоби, які використовує менеджер у процесі роботи.

При плануванні робочої зони менеджера можна використати такі рекомендації:

—      письмовий стіл слід розташовувати перпендикулярно до вікна;

—      вхідні двері повинні бути в поні зору менеджера;

—     бажано, щоб вікно було зліва;

—      письмовий стіл і крісла повинні бути віддалені від джерела тепла;

—    меблі, як правило, за спиною керівника не розмішують, але винятком можуть бути екран, демонстраційна дошка та ін.;

—     якщо в одному кабінеті два робочих місця, то прохід між ними повинен бути не менше 100-120 см;

—     якщо відчинені одна шафа, тумба, бокс чи ящик стола, вони не повинні перешкоджати доступу до інших шаф, боксів;

—      робоче крісло, письмовий стіл і стіл приставку слід розмістити так, щоб не встаючи можна було дістати якомога більше предметів [1, с. 64].

У зоні нарад розміщують стіл для нарад із стільцями (кріслами) і крісло для головуючого. Залежно від площі кабінету і чисельності працівників, які звичайно беруть участь у нарадах, ця зона може бути організована самостійно або суміщена з основною робочою зоною. В останньому випадку стіл для нарад розміщують перпендикулярно до письмового стола керівника. Кількість крісел за таким столом не повинна перевищувати 4-5 з кожного боку.

Зону відпочинку обладнують журнальним столиком, кріслами для відпочинку, джерелами локального освітлення, телевізором, її розташовують, як правило, в тій частині кабінету, яка протилежна робочій зоні.

Планування і естетичне оформлення кабінету здійснюється відповідно до вимог естетичної єдності обладнання, колірного оформлення і відповідного реквізиту. Оформлення повинно відповідати смаку володаря кабінету. В кабінеті можуть бути портрети, картини, скульптури, альбоми, призи, одержані підприємством на престижних виставках, стилізовані чи натуральні зразки продукції, макети найновіших технічних пристроїв, які виробляє підприємство, карти і схеми міжнародних зв’язків підприємства, художньо виконані діаграми тощо. Номенклатуру, чисельність і розміщення предметів естетизації середовища встановлюють відповідно до інтер’єру кабінету при консультації дизайнера.

У кабінеті керівника можуть бути квіти і декоративні рослини. З них можна створити композиції, декоративні ансамблі.

При розміщенні предметів і засобів праці безпосередньо на письмовому столі або тумбі доцільно враховувати такі рекомендації:

—     не тримати на столі нічого зайвого (кожен предмет на столі, навіть чистий аркуш паперу, постійно відвертає увагу), а тільки все необхідне;

—     все, що беруть правою рукою, розміщують справа, інше зліва; таким же повинно бути і розташування предметів у ящиках письмового столу;

— усі предмети розміщують так, щоб забезпечити найкращу послідовність переміщення; при цьому слід прагнути виробити оптимальну їх послідовність;

—  кожен предмет повинен мати своє місце і це розміщення повинно бути постійним;

—      письмовий стіл слід використовувати тільки для поточної роботи, а не для складування книг, документів та інших матеріалів, у тому числі й архівних;

—  документи, які використовуються у поточній роботі, необхідно розміщувати так, щоб забезпечити швидкий їх огляд і пошук;

— комп’ютер можна розміщувати як праворуч, так і ліворуч, а клавіатуру, як правило, праворуч або в центрі;

— засоби зв’язку (телефони, викличні і переговорні пристрої) розташовують зліва від керівника на робочій поверхні стола чи приставної тумби, що дає змогу залишити праву руку вільною для роботи;

—  канцелярські приладдя слід зберігати в спеціальних лотках з розділювачами [1, с. 67].

Меблі, які використовують для обладнання кабінету менеджера, — столи, шафи, крісла, стільці, бокси, сейфи, полиці — можуть бути різноманітної форми, кольору, розмірів і конструкцій.

Важливо, щоб усі елементи обладнання відповідали смаку менеджера, характеру його роботи, забезпечували комфортні умови праці.

Розміри меблів повинні відповідати антропометричним даним керівника. Далеко не завжди меблі, які випускають масово, наприклад, столи, робочі крісла підходять для осіб високого (низького) росту. Слід добирати такі меблі, які б забезпечили правильну робочу позу, зручність при виконанні усіх видів робіт. Якщо необхідно, це можна зробити кількома технічними операціями (змінити висоту стола або крісла, видалити середній ящик стола, виготовити приставку та ін.).

Поверхня меблів повинна бути твердою, гладенькою, вкритою матеріалом, який виключає відблиски від природного та штучного освітлення

У кабінеті менеджера може бути кілька столів. Письмовий стіл — основний елемент робочого місця. Використовується двотумбовий стіл. Робоча поверхня письмового стола повинна бути досить великою, що створює додаткові зручності для розміщення великоформатних матеріалів. Вона може бути збільшена за рахунок відкидної дошки, різних приставок та ін. Середній ящик у конструкції стола не передбачається. Ящики столу повинні бути пристосовані для зручного укладання, пошуку і виймання справ, письмового приладдя, блокнотів тощо. Вони повинні бути обладнані пристроєм для вертикального зберігання справ і мати секції.

Оптимальна висота робочої поверхні стола залежить від росту людини і становить: при рості до 160 см. — 70 см., від 161 до 170 см. — 72 см., від 171 до 180 см. — 75 см., більш ніж 180 см. — 78 см [1, с. 70].

Приставні столи бувають двох типів. Перший тип — одно- або двотумбовий стіл — призначений для розміщення засобів оргтехніки і особистих речей (у ящиках). Його розташовують перпендикулярно до письмового столу, зліва від крісла керівника у вигляді букви “Т”. Замість такого столу може бути спеціальна тумба, де зберігають особисті речі, предмети гігієни, медикаменти, мінеральну воду, документи, які використовуються рідко, канцелярські приладдя тощо.

Другий тип — безтумбовий стіл, за яким розміщуються відвідувачі. Його розташовують перпендикулярно до центральної частини письмового столу і розрахований він для розміщення двох-чотирьох чоловік. Робоча поверхня приставного столу має бути в одній площині з робочою поверхнею письмового.

Стіл для засідань не примикає до письмового столу, його розміри визначаються максимальною кількістю запрошених на засідання робітників. Навколо столу розміщують стільці або крісла, на столі — креслення, рисунки, схеми, макети та ін. У разі потреби на столі або приставці до нього розташовують діапроектор. Вздовж стола на стінах або спеціальних пересувних стояках прикріплені кронштейни для схем, карт, плакатів.

Крісла і стільці, які використовують у кабінеті, повинні бути зручними в користуванні, а крісло керівника може бути пристосоване і для короткочасного відпочинку.

Крісло менеджера повинно мати підйомно-поворотний механізм, який забезпечує вибір найбільш зручної пози. Оптимальна висота сидіння залежить від росту людини і становить при рості 161-170 см. — 45 см.; 171-180 cм. — 47 cм.; понад 180 cм. — 49 cм. Доцільно, щоб робоче крісло мало напівтверді спинку і поруччя, поворотний механізм.

Шафи, полиці і бокси — невід’ємна приналежність кабінету. Шафи можуть бути книжкові, для верхнього одягу, рідше — конторські (для зберігання справ). Використовуючи типові елементи збірно-розбірних меблів, можна здійснити необхідне компонування елементів, надаючи комплекту меблів форми, яка відповідає функціональному призначенню (зберігання справ, креслень, макетів, зразків продукції тощо).

Нерідко в кабінетах менеджерів є бокси для зберігання справ у вертикальному або підвішеному положенні.

Якщо в кабінеті є сейф, доцільно, щоб він був прихований якоюсь перегородкою чи знаходився поза полем зору відвідувачів.

У кабінеті можуть бути грифельна дошка (вона повинна бути прикрита світлонепроникною декоративною шторою), стенди і кронштейни для розміщення схем, креслень, плакатів і графіків, стіл для макетів і моделей.

Якщо в цьому є потреба, у кабінеті встановлюють кондиціонер, вентилятор, озонатор, сонцезахисні жалюзі, калорифер тощо.

2.3.  Використання технічних засобів управління

Сучасні інформаційні технології дозволяють створити єдине інформаційне середовище, фізичною основою якого є інтегровані комп’ютерні мережі та системи зв’язку, яке дозволяє супроводжувати та координувати як технологічні процеси, так і ділову діяльність будь-якої організації. Зокрема, такий підхід передбачає технічну, організаційну та методологічну інтеграцію таких базових напрямків управлінської діяльності, як виробничий, організаційний, маркетинговий, фінансовий, бухгалтерський, кадровий та проектно-конструкторський.

Інформаційні продукти розміщаються в розподілених базах даних. Доступ до інформаційних продуктів відбувається через комп’ютерну мережу і регламентується правилами та нормативами даної організації. Крім цього, інформаційні технології забезпечують динамічну координацію дій за рахунок використання сучасних засобів зв’язку та програмних засобів комп’ютерних мереж. Інформаційна комп’ютерна мережа організації може органічно під’єднуватися до всесвітньої комп’ютерної мережі INTERNET. Під’єднання може проводитися через відповідні шлюзи з регламентованим доступом до внутрішньої інформації [15, с. 181]. Таким чином організація отримує прямий доступ до різноманітної інформації з широким спектром по змісту: від законодавчих актів до відомостей про стан на ринках сировини та готової продукції.

Як бачимо, сучасні розробки інформаційних систем менеджменту, технологій систем та комунікацій просуваються вперед досить успішно, використовуючи останні досягнення в галузі технологій інформаційних систем та комунікацій. Завдяки цьому інформаційні системи менеджменту стали задовольняти зростаючі вимоги менеджерів до забезпечення інформацією. Головними критеріями в оцінці інформаційних систем стали достовірність, своєчасність, повнота, корисність інформації для прийняття рішень.

П’ятикратне збільшення продуктивності від останніх нововведень в електронному обладнанні і програмному забезпеченні, а також скорочення витрат на їх придбання сприяють швидкому розвитку експертних систем і систем штучного інтелекту завдяки розповсюдженню телекомунікацій не тільки в організації, але і серед клієнтів. Все це сприяє перетворенням, які перетворюють чисто технічні прикладні програми в конкурентноспроможний механізм, яким можна ефективно керувати.

В наш час найбільша частина технологічних розробок в галузі інформаційних технологій застосовується для вирішення оперативних управлінських задач. Новітні розробки свідчать про зростання можливостей вдосконалення інформаційних технологій в таких ключових напрямках:

— значне підвищення показників ефективності технології;

— спрощення доступу і розширення потенційних можливостей засобів програмного забезпечення і широкого застосування “відкритих технологій“;

— створення дружнього інтерфейсу для користувача;

— істотне покращання якості і функцій інформаційних технологій та зниження їх вартості.

Використання електронних таблиць, наприклад, особливо корисне у питаннях фінан­сового контролю. Експертні системи створюють сприятливі умови для автоматизації рей­тингу кредиту, а також процесу навчання у сфері фінансів. Телеконференції полегшують спілкування менеджерів, які можуть бути віддалені географічно, таким чином, економляться витрати і прискорюються прийняття рішень. Системи демонстраційних залів, які оснащені базами даних і відеозв’язком, сприяють плануванню і контролю: затрати на інвестиції в нові технології дуже високі, навіть беручи до уваги великі потенційні можливості останніх досягнень. Підприємства можуть витрачати 5-10% своїх прибутків від реалізації на розвиток технологій [15, с. 184].

Підводячи підсумки, відзначимо основні переваги для організацій, які їм надає використання передових інформаційних технологій в управлінні. Так, застосування сучасних засобів зв’язку та обробки інформації у повсякденній роботі менеджерів дозволяє значно скоротити витрати на рутинну та малоефективну роботу і підвищити результативність ділових переговорів. Застосування інформаційних систем менеджменту надає можливість розглядати проблеми управління організацією у взаємопов’язаному комплексі і підняти ефективність праці менеджерів на якісно новий рівень.

Важливе значення в автоматизації менеджменту має передача інформаційних масивів. Передача великих інформаційних потоків на значні відстані здійснюється з допомогою кабельних радіорелейних і супутникових ліній зв’язку. Створюються нові можливості для ефективної співпраці, оскільки з одного боку забезпечуються можливості на якісно вищих рівнях представляти чи передавати інформацію (відеоінформацію, гіпертексти, мультимедіа), а з другого зникають бар’єри віддалі, так, як зникають проблеми з’єднання і передачі інформації без спотворень.

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер.

На робочому місці менеджера можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Засоби складання і копіювання текстових документів: ПЕОМ, диктофони.

Найперспективнішим засобом складання і редагування текстових документів є комп’ютер. Він дає змогу автоматизувати формування тексту, забезпечує запам’ятовування і пошук тексту, можливість перегляду і коригування друкованого документа на екрані.

Диктофонами називають прилади для магнітного записування усної мови і її відтворення з метою подальшої обробки. Диктофон є різновидом магнітофона, має ряд важливих переваг — портативність, швидкий пошук па плівці необхідного запису, дистанційне управління, можливість зменшувати швидкість відтворення мови порівняно з швидкістю, з якою був зроблений запис. Останнє дуже важливо: текст незалежно від швидкості диктування відтворюється з швидкістю, яка дає змогу чітко уловлювати слова і фрази і друкувати їх [16, с. 355]. Секретар може регулювати швидкість відтворення мовлення.

Диктофон застосовується для:

— підготовки листів, наказів, розпоряджень, доповідних і пояснювальних записок, доповідей, довідок та інших організаційно-розпорядчих документів; при цьому не треба мати чернетку, скорочуються витрати праці того, хто диктує, і секретаря;

—  записування резолюцій, вказівок, запитів, заміток, нагадувань у процесі оперативної діяльності керівника; при цьому скорочується час доведення вказівок до виконавців, відпадає потреба рукописного фіксування їх; керівник не викликає негативних емоцій у співрозмовника;

— фіксування з метою запам’ятовування, подальшого передруковування і використання міркувань, думок, пропозицій, які стосуються кола інтересів керівника;

—      записування ходу нарад, зборів, засідань, тексту виступів, доповідей, прийнятих рішень та ін.; при цьому відпадає потреба стенографування їх і досягається абсолютна адекватність запису і мови [16, с. 356].

При використанні диктофону економія часу того, хто диктує, досягає 20%, а продуктивність праці секретаря підвищується на 25-45 %. З урахуванням часу на обмірковування за хвилину можна продиктувати 60-70, а записати 20-30 слів. В цілому за допомогою диктофону за одиницю часу виконується на 40-50 % більше роботи, ніж при “ручному” записуванні [16, с. 356].

Застосування диктофону дає змогу досягти важливого організаційного ефекту: практично повного розподілу творчих, логічних операцій, що є прерогативою керівника (прийняття рішень, формулювання їх), і технічних операцій, які має виконувати технічний персонал.

Наприклад, начальник відділу продиктував текст листа, вказавши при диктуванні працівника апарату управління, з яким його слід погодити. Лист буде надруковано, звірено, вичитано, відредаговано, передруковано, погоджено, в тому числі з безпосереднім виконавцем, передано на підпис директору, підписано, зареєстровано і відправлено. Його копія надійде в день відправлення начальнику відділу. Підкреслимо, що автор листа в здійсненні багатьох операцій щодо його підготовки участі не брав.

Робота з диктофоном сприяє підвищенню культури спілкування, мобілізації уваги, виробленню навичок чіткого мовлення, точності й однозначності визначень. Достатній досвід використання диктофонів вивільняє мову від слів і фраз, які не несуть змістового навантаження, небажаних пауз.

Особливо доцільно використовувати диктофон при диктуванні допоміжних, вихідних, проміжних та інших аналогічних матеріалів (конспекти, робочі замітки, витяги з документів і друкованих видань тощо). Не менш ефективно застосовувати диктофон для записування тексту, який потребує ретельної перевірки редакції, тобто для чернеток.

Диктофони можна використовувати централізовано. При цьому застосовується телефонна мережа, до якої їх підключають. Управляють диктофонами за допомогою спеціальних абонентських пультів у вигляді телефонних апаратів, встановлених на робочих місцях менеджерів. Режимом роботи диктофона управляють за допомогою телефонного диску або клавішів у корпусі апарату.

Якщо необхідно записати хід наради чи оперативно одержати стенограми за допомогою диктофонного бюро, використовують так звану “парламентську систему записування наради” [16, с. 360]. При цьому запис здійснюється 5 хв. першим диктофоном, потім підключають другий, а секретар починає розшифровувати і друкувати перший запис. Через 5 хв. підключають третій диктофон і другий секретар приступає до розшифровування і друкування чергового запису. Нові апарати підключають доти, поки не вивільниться перший секретар, тобто буде готова перша частина стенограми. Потім процес повторюється. Така організація запису дає змогу дістати повністю надруковану стенограму наради через годину після виступу останнього промовця.

Рекомендації щодо роботи з диктофоном:

—     для того, щоб набути досвіду роботи, починати можна з диктування робочих матеріалів, невеликих за обсягом і нескладних за змістом внутрішніх документів установи. При диктуванні документів більш складного змісту і більшого обсягу доцільно підготувати плани (тези, нариси); бажано також виробити і використати уніфіковані (типові) елементи текстів, які диктують, наприклад, для листів, наказів, пояснювальних записок тощо;

— диктувати слід чітко, особливо закінчення слів і фраз. Назви, прізвища, імена, абревіатуру та ін. інколи слід диктувати по буквах;

— у разі потреби можна обміркувати фразу, тобто перевірити диктування, відключивши апарат.

Засоби для виконання креслярських робіт. У кабінетах деяких керівників (головних інженерів, конструкторів та ін.) використовуються прилади для креслення, верстати, інструменти і пристрої.

Засоби зберігання і пошуку документів. До них належать обладнання для картотек і засоби для зберігання документів.

Слід зазначити, що традиційно набули поширення книжково-журнальні форми обліку і реєстрації даних. Порівняно з ними використання картотек дає змогу підвищити оперативність пошуку, збільшити обсяг даних, що фіксують, робить зручнішим доступ до них. Найчастіше на робочому місці керівника використовуються адресні, контрольні, інші довідкові картотеки.

За мірою комп’ютеризації праці керівника переважна більшість інформації, що міститься у картотеках, повинна бути введена в пам’ять персональної ЕОМ. У зв’язку з цим кількість картотек скорочуватиметься.

До засобів зберігання документів належать бокси для документів, обладнання для підвісного зберігання їх, папки-реєстратори тощо.

Бокси для документів, як і спеціальні шафи для них, розміщують на робочому місці керівника тільки як виняток. Як правило, документи зберігають у секретаря або в структурних підрозділах.

Засоби обробки документів.

Ці засоби призначені, в основному, для виконання технічних операцій з обробки документів. На робочому місці керівника можуть бути корисними пристрої для скріплення і клеєння.

Засоби адміністративного зв’язку і сигналізації.

Найважливіший елемент обладнання робочого місця менеджера — комплекс технічних пристроїв, які забезпечують зв’язок менеджера з абонентом як у межах підприємства, так і поза ним. До таких пристроїв належать акустичні і візуальні засоби пошукової сигналізації і виклику, а також телефонна апаратура [6, с. 43].

Різновидом системи сигналізації виклику є система передавання працівнику візуальних чи звукових сигналів, які мають певну інформацію. Прикладом таких систем є пристрій, що зв’язує керівника і секретаря. Натискуванням кнопки керівник висвітлює на світловому табло, прихованому від очей відвідувачів, сигнал, який означає, наприклад, одну з таких команд: “Прошу зайти”, “Прошу покликати до кабінету”, “Зайнятий. Прохання не турбувати”, “Прошу переключити телефон”, “Запросіть головного бухгалтера” тощо [6, с. 44].

На підприємствах встановлюють апаратуру факсимільного зв’язку. Назва методу факсимільного зв’язку походить від латинського “fac simile” (зроби подібне), що означає факсиміле, точну копію, точне відтворення підпису, малюнка. Підкреслимо, що метод факсимільного зв’язку забезпечує повну відповідність розміщення кожного елемента зображення оригіналу.

За допомогою факс-зв’язку можна передавати будь-яку документальну інформацію — друковані, рукописні тексти, газети, схеми, графіки, фотографії. При цьому забезпечується повна автоматизація процесів передавання і приймання. Факсимільний зв’язок діє цілодобово, тобто присутність абонента не обов’язкова. За короткий час можна передати в чорно-білому варіанті документи будь-якого обсягу, що дає змогу відмовитись від послуг пошти, значно підвищити оперативність передавання інформації і її надійність. Швидкість передавання машинописного тексту на аркуші стандартного формату А4 (297×210 мм) від 3 хв. до 10-30 с.

Засоби відображення аудіовізуальної інформації.

У разі потреби кабінет менеджера обладнують проекційною апаратурою, екраном і планувальною дошкою. Якщо в кабінеті менеджера розглядають проекти, проводять наради, на яких демонструють зображення, зафіксовані на кіно- і фотоплівці, кабінет обладнують проекційною апаратурою й екраном.

Планувальні дошки призначені для макетування проектних рішень.

Їх також використовують для подання інформації менеджеру, побудови діаграм та ін. Наприклад, використання такої дошки дає змогу відмовитись від складання цілодобових звітів для керівника. Досить вказати у відповідних клітинках таблиці, представленої на дошці, певні символи, що інформують керівника про виконання або невиконання тих або інших показників. Крім того, за допомогою такої дошки можна показати розташування філіалів і відділів, ділянок, контор і баз, торговельних точок, основних засобів, машин і транспорту, рух товарів у мережі тощо.

Навіть висока в цілому організація праці менеджера не звільняє його від потреби виконувати ряд технічних операцій, насамперед, з обробки документів, лічильно-обчислювальних та ін. Тому робоче місце менеджера повинно бути обладнане необхідними засобами настільної оргтехніки і канцприладдями. До комплекту таких засобів можуть входити калькулятор, канцелярське приладдя, електронні годинники, лічильно-довідкові лінійки, лотки для документів і канцприладдя, діловий блокнот, олівці, фломастери, лінійки, ножиці, стрічка для склеювання, папір для нотатків, скріпки, папки із затискачами, картки, картотечні ящики, різнокольорові рейтери тощо.

Сучасні настільні калькулятори виконують багато обчислювальних операцій. Деякі мають друкувальні і запам’ятовуючі пристрої. На базі калькуляторів створено моделі, які запам’ятовують тисячі телефонних номерів, дані про клієнтів (наприклад, постачальників і споживачів), плани, графіки, домовленості про зустрічі і візити. Подібний цифровий щоденник — своєрідний сучасний записник — малогабаритний і може бути з’єднаний з персональним комп’ютером.

Типові проекти організації робочих місць

В сучасних умовах більша частина робочих місць керівників формується на основі індивідуальних проектів (розробок) або взагалі без них. У цьому одна з причин невисокого рівня організації робочих місць, низької ефективності витрат на їх обладнання.

Типові проекти організації робочих місць керівників, як правило, включають такі розділи:

• вступ;
• зміст праці та інформаційні зв’язки;
• розташування робочого місця, його оснащення і планування;
• інформаційне обслуговування робочого місця;
• матеріально-господарське обслуговування;
• умови праці і естетичне оформлення;
• економічна ефективність від впровадження типового проекту [1, с. 133].

Пристосування типового проекту здійснюється з урахуванням конкретних умов роботи керівника і можливостей підприємства.

2.4. Автоматизоване робоче місце менеджера

Створення автоматизованих робочих місць передбачає, що основні операції по нагромадженню, зберіганню і переробці інформації покладаються на обчислювальну техніку, а економіст виконує частину ручних операцій і операцій, які вимагають творчого підходу при підготовці управлінських рішень.

Персональна техніка застосовується користувачем для контролю виробничо-господарської діяльності, зміни значень окремих параметрів в ході розв’язку задачі, а також для вводу вхідних даних в автоматизованих інформаційних системах для розв’язку поточних задач і аналізу функцій управління.

Автоматизоване робоче місце можна визначити, як сукупність інформаційно-програмно-технічних ресурсів, яка забезпечує кінцевому користувачу обробку даних і автоматизацію управлінських функцій в конкретній предметній сфері. Такі автоматизовані робочі місця характеризується жорстким включенням в програмний продукт функціональних та підтримуючих технологій, що дозволяє використовувати спеціалістів невисокої кваліфікації, оскільки його дії носять декларативний, а не процедурний характер і глибоких знань в предметній сфері від нього не вимагаються, так, як вони закладені розробниками програмного забезпечення [11. с. 137].

Автоматизоване робоче місце, як інструмент для раціоналізації і інтенсифікації управлінської діяльності розгортається для забезпечення виконання певної групи функцій. Найпростішою функцією автоматизованого робочого місця є інформаційно-довідкове обслуговування. Хоч ця функція властива в тій чи іншій мірі будь-якому автоматизованому місцю, особливості її реалізації суттєво залежать від категорії користувача.

Автоматизовані робочі місця мають проблемно-професійну орієнтацію на конкретну предметну ділянку. Професійні автоматизовані робочі місця є основним інструментом спілкування людини з обчислювальними системами, мають відкриту архітектуру і легко адаптуються до проблемних напрямків. Переважна більшість автоматизованих робочих місць формується на основі робочих станцій, об’єднаних в локальну мережу.

Локалізація автоматизованого робочого місця дозволяє здійснювати оперативну обробку інформації відразу ж після її надходження, а результати обробки зберігати, як завгодно довго по вимозі користувача.

В умовах реалізації управлінського процесу метою впровадження автоматизованого робочого місця є посилення інтеграції управлінських функцій, і кожне більш-менш “інтелектуальне” робоче місце повинно забезпечувати роботу в багатофункціональному режимі.

Автоматизовані робочі місця можуть одночасно виконувати децентралізовану обробку економічної інформації на робочих місцях виконавців в складі розподіленої бази даних. При цьому вони мають вихід через системний пристрій і канали зв’язку в комп’ютерні бази даних інших користувачів, забезпечуючи таким чином спільне функціонування комп’ютера в процесі колективної обробки.

Автоматизовані робочі місця, які створені на базі персональних комп’ютерів, — найпростіший і найпоширеніший варіант автоматизованого робочого місця для працівників сфери організаційної структури управління.

Таке автоматизоване робоче місце розглядається, як система, яка в інтерактивному режимі роботи надає конкретному працівнику (користувачу) усі види забезпечення монопольно на весь сеанс роботи. В цьому випадку весь виділений інформаційний фонд знаходяться в монопольному володінні користувача [11. с. 141]. Користувач сам виконує всі функціональні обов’язки по перетворенню інформації.

2.5. Переваги застосування автоматизованих робочих місць та напрямки розвитку АРМ

Створення автоматизованого робочого місця на базі персональних комп’ютерів забезпечує:

— простоту, зручність роботи і дружній інтерфейс комп’ютерів по відношенню до користувача;

— простоту адаптації до конкретних функцій користувача;

— компактність розміщення і невисокі вимоги до умов експлуатації;

— високу надійність і живучість;

— порівняно просту організацію технічного обслуговування [15, с. 99].

Ефективним режимом роботи автоматизованого робочого місця є його функціонування в рамках локальної обчислювальної мережі на основі робочої станції. Такий варіант є особливо доцільним, коли необхідно розподіляти інформаційно-обчислювальні ресурси між декількома користувачами.

Складнішою формою є автоматизоване робоче місце з використанням персонального комп’ютера в ролі інтелектуального терміналу, а також з віддаленим доступом до ресурсів центральної (головної) ЕОМ або зовнішньої мережі [15, с. 101]. В цьому випадку декілька персональних комп’ютерів під’єднуються по каналах зв’язку до головної ЕОМ. При необхідності кожен персональний комп’ютер може працювати і самостійно на основі власної інформації.

В найскладніших системах автоматизовані робочі місця можуть за допомогою спеціального обладнання під’єднуватися не тільки до ресурсів головної ЕОМ мережі, але і до різних інформаційних служб і систем загального призначення (служб новин, національних інформаційно-пошукових систем, баз даних і знань, бібліотечних систем і т.д.).

Можливості створюваних автоматизованих робочих місць в значній мірі залежать від техніко-експлуатаційних характеристик комп’ютерів, на яких вони розгорнуті. В зв’язку з цим на стадії проектування автоматизованих робочих місць чітко формулюються вимоги до базових параметрів технічних засобів обробки і видачі інформації, набору комплектуючих модулів, мережних інтерфейсів, економічних параметрів пристроїв, тощо.

Синтез автоматизованого робочого місця, вибір його конфігурації і обладнання для реальних видів економічної і управлінської роботи мають конкретний характер, який диктується спеціалізацією, поставленими цілями, обсягами роботи. Проте будь-яка конфігурація автоматизованого робочого місця повинна відповідати загальним вимогам стосовно інформаційного, технічного, програмного забезпечення.

Інформаційне забезпечення автоматизованого робочого місця повинно бути орієнтованим на конкретну, звичну для користувача, предметну ділянку. Обробка документів повинна передбачати таку структуризацію інформації, яка б дозволяла здійснювати професійне маніпулювання різними структурами, зручне і швидке корегування даних.

Технічне забезпечення автоматизованого робочого місця повинно гарантувати високу надійність технічних засобів, організацію зручних для користувача режимів роботи (автономний, з розподіленою базою даних, інформаційний, тощо), здатність обробляти в заданий час необхідний обсяг даних. Оскільки автоматизоване робоче місце є індивідуальним засобом користувача, воно повинно забезпечувати високі ергономічні властивості і комфортність обслуговування.

Програмне забезпечення перш за все повинно орієнтуватися на професійний рівень користувача, поєднуватися з його функціональними потребами, кваліфікацією і спеціалізацією. Користувач повинен відчувати з боку програмного середовища постійну активну і пасивну підтримку власного бажання працювати в будь-якому режимі. Пріоритет вимог користувача при роботі з технікою повинен бути безперечним, а тому потрібно передбачити максимальне забезпечення зручності роботи працівника за рахунок вдосконалення програмних засобів.

Останнім часом появилася тенденція до створення універсальних автоматизованих робочого місця, які обслуговують декілька предметних ділянок. Пошук раціональних шляхів проектування ведеться по таких напрямках: розробка типових проектних рішень, що зафіксовано в пакетах прикладних програм, рішення економічних задач з наступною прив’язкою до конкретних умов впровадження та функціонування, розробка автоматизованих систем управління.

Тільки нові технічні та технологічні рішення дозволяють здійснити новий підхід до організації управлінської діяльності економічного об’єкта, як праці інженера, що отримало назву “реінжинірінг”. Цей термін був введений М.Хаммером. “Реінжинірінг” передбачає радикальне перепроектування ділових процесів (бізнес-процесів) для досягнення різкого, стрибкоподібного покращання показників вартості, якості, сервісу, темпів розвитку на основі впровадження нових інформаційних технологій. Він спрямований на перебудову економічної діяльності економічного об’єкта на базі нової інформаційної технології [15, с. 110]. Реінжинірінгу насамперед підлягають вже існуючі інформаційні технології.

Висновки

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця (АРМ). АРМ обладнують набором засобів одержання, обробки і передання інформації — дисплеєм, терміналом, засобами зв’язку і швидкого друкування, копіювальною машиною, яка може запам’ятовувати і передавати копію документа, інтерфейсним обладнанням для вмикання терміналу до локальної мережі, що забезпечує вихід на спеціалізовані бази даних та ін.

Персональний комп’ютер дає змогу:

—      успішно вирішувати так звані оптимізаційні задачі, коли з багатьох варіантів потрібно вибрати найбільш близький до оптимального;

—   здійснювати довгострокове і оперативне планування діяльності підрозділу або своєї роботи;

—      підтримувати зв’язок із суміжними підприємствами і підрозділами; проводити робочі наради;

—      видавати, реєструвати і контролювати виконання доручень;

—      враховувати і контролювати виконання зобов’язань підлеглих;

—    складати звіти про виконану роботу, графіки і розклади заходів, відпусток, зустрічей, нарад та ін.;

—      здійснювати оцінку роботи робітників;

—  вести робочий календар, тримати в порядку особисті справи підлеглих;

—      складати, редагувати і передавати документи.

Підключення до локальних обчислювальних мереж забезпечує обмін даними між різними АРМ.

Таким чином, використання персонального комп’ютера значно підвищує інтелектуальні можливості менеджера, полегшує його працю, допомагає прийняти оптимальні рішення у проблемних ситуаціях.

Завдання раціональної організації робочих місць керівників включає в себе не тільки устаткування його усім необхідним відповідно до змісту та характеру роботи, яка виконується, але й раціональне його розміщення, створення комфортних умов праці.

Найкращий варіант організації робочого місця, як і в інших сферах діяльності, може бути визначений лише за умови детального аналізу тієї роботи, яка виконується менеджером.

Робоче місце керівника — кабінет або частина загального приміщення, в якому відбувається трудова діяльність і яке обладнане відповідно до змісту виконуваних робіт необхідними знаряддями праці.

Правильна організація робочого місця дає змогу менеджеру: раціонально, з найменшими витратами праці виконувати свої функції; ефективно спілкуватися з підлеглими та іншими працівниками; підтримувати високу працездатність і робочий настрій.

Робоче місце менеджера має відповідати певним вимогам: площа робочого місця повинна відповідати санітарним нормам; меблі в кабінеті або іншому службовому приміщенні слід розміщувати з урахуванням взаємозв’язків менеджера з підлеглими та послідовності робіт, що виконуються; меблі, обладнання робочого місця, кількість і номенклатура знарядь праці повинні відповідати змісту і особливостям виконуваної роботи.

Організація робочого місця менеджера передбачає: упорядкування і планування приміщення, в якому воно знаходиться; вибір і обладнання робочого місця засобами і предметами праці; розміщення предметів праці на робочому місці у певному порядку.

Планування робочого місця менеджера передбачає раціональне відповідно до функціональних, гігієнічних, психофізіологічних і естетичних вимог розміщення в кабінеті або іншому службовому приміщенні меблів, обладнання і технічних засобів.

Крім того, воно повинно виключати витрати часу, пов’язані з недоцільним переміщенням, забезпечувати умови для раціонального виконання менеджером своїх функцій і економне використання площі службового приміщення.

Робоче місце керівника складається з трьох функціональних зон: робочої зони, зони нарад, зони відпочинку. Відповідно до цього є доцільним зональне (блочне) розміщення основних елементів обладнання робочого місця.

Робоче місце менеджера обладнують технічними засобами, номенклатуру яких встановлюють відповідно до видів робіт, які виконує менеджер.

На робочому місці можуть бути: засоби для складання і копіювання текстових документів, виконання креслярських робіт, зберігання і пошуку документів, обробки документів, адміністративного зв’язку і сигналізації, відображення аудіовізуальної інформації, засоби обчислювальної техніки, інші технічні засоби і пристрої.

Одна з найважливіших можливостей інтенсифікації праці менеджера в сучасних умовах полягає у створенні автоматизованого робочого місця.

Список використаних джерел

1. Антонов В. М. Автоматизовані робочі місця економіста, фінансиста, менеджера. — К.: Таксон, 1998. — 122 с.
2. Вітлінський В. В. Моделювання економіки. — К.: КНЕУ, 2003. — 406 с.
3. Дуж Я. Организация системы информации на предприятии / Пер. с венгерского. — М.: Прогресс, 1992. — 252 с.
4. Колпаков В.М., Стратегический кадровый менеджмент: Учеб. пособие/ В.М. Колпаков, Г.А. Дмитренко. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: МАУП, 2005. – 752 с.
5. Кузьмін О.Є., Основи менеджменту: Підручник /О.Є. Кузьмін, О.Г. Мельник. – К.: Академвидав, 2003. — 416 с.
6. Литвин І. С. Інформаційні технології: Навч. посібник. — Тернопіль: Економічна думка, 2000. — 196 с.
7. Менеджмент организаций: Учебный пособник /Киржнер Л.А., Киенко Л.П., Лепейко Т.И., Тимонин А.М. – К.: КНТ, 2006. – 688 с.
8. Менеджмент: Навчальний посібник /Ред. Крамаренко В.І. – К.: ЦУЛ, 2003. – 248 с.
9. Мескон М.Х., Основы менеджмента=Management / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури: Пер. с англ. – М.: Дело, 2000. – 704 с.
10. Мурашко М.І., Менеджмент персоналу: Навчально – практичний посібник – 2-ге вид., стер. – К.: Знання, 2006. – 311 с.
11. Нємцов В.Д., Менеджмент організацій /В.Д. Нємцов, Л.Є. Довгань, Г.Ф. Сініок. – Навчальний посібник. – К.: ТОВ “УВПК “ЕксОб”, 2000. – 392 с.
12. Осовська Г.В., Основи менеджменту: Навч. посіб. – К.: Кондор, 2003. – 556 с.
13. Плескач В. Л. Технології електронного бізнесу. — К.: КНТЕУ, 2004. — 222 с.
14. Рожнов В. С. Информационное обеспечение хозяйственной деятельности предприятий. — М.: Финансы и статистика, 1987. — 144 с.
15. Современные информационные технологии в экономике / Диордица С. Г., Соколовская З.Н., Тизул В. В., Шурупова Ю. Г., Яценко Н. В. — Одесса: НПФ “АСТРОПРИНТ”, 1997. — 175 с.
16. Стадник В.В., Менеджмент: Підручник / В.В. Стадник, М.А. Йохна. – 2-ге вид., випр. і доп. – К.: Академвидав, 2007. – 472 с.
17. Шурупова Ю. Г. АРМ аналитика — эксперта на базе ПЭВМ. — Одесса: Астропринт, 1997. — 216 с.