Введение

Управление  организацией, предоставляющей юридические услуги, а это, прежде всего, составление и оформление документа, требует широкого круга знаний о системе информации в организации,  понимания всего цикла работ по оформлению документа, формированию документов в дела, определением сроков хранения и передачей в архив либо уничтожением документов.

Совокупность работы с документами, начиная с момента их создания  до передачи на хранение в архив или уничтожения, определяется понятием «делопроизводство». Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Процедуры управления документооборотом организации, предоставляющей юридические услуги, являются базой для совершенствования информационных подсистем и системы в целом, для внедрения новых идей и разработок. Они способствуют обучению персонала, выполнению новых операций или освоению нового информационного процесса. Необходимость изучения делопроизводства в целях  достижения качественного документирования операций в организациях, предоставляющих юридические услуги, обусловлена обеспечением соблюдения политики руководства в целях повышения экономической эффективности и законности работы организации.

Процессы делопроизводства на современном этапе управления играют важное значение. Анализ нормативно-правовых актов и нормативно-методического обеспечения сферы делопроизводства убедительно свидетельствует о том, что рассматриваемый вопрос требует немедленного урегулирования со стороны государства путем формирования действенной ГП в сфере делопроизводства при обеспечении сосуществования национальных традиций и международных норм, является объективным условием вхождения РФ к мировому информационно-документального пространства.

1. Нормативные документы по документационному обеспечению управления в организациях

Основным нормативным актом организации, в котором устанавливается технология работы с документами, является инструкция по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству – нормативный документ, устанавливающий единые правила составления и оформления документов, правила регистрации и учета документов, организации документооборота, контроля исполнения документов, организации и хранения документов, обязательный для всех сотрудников организации.

Инструкция по делопроизводству устанавливает технологию работы с документами в организации, охватывая весь жизненный цикл документа: от его создания до завершения исполнения и отправки или передачи на хранение в архив организации.

Инструкция разрабатывается Службой ДОУ (специалистом по ДОУ) палаты на основе данных Методических рекомендаций, утверждается руководителем организации и имеет обязательный характер для всех сотрудников.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить законодательству Российской Федерации в сфере информации и документации, положениям национальных стандартов Российской Федерации в сфере документации, нормативным правовым актам Росархива по делопроизводству и архивному делу.

Положения инструкции по делопроизводству должны последовательно отражать все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки адресату и передаче на хранение в дело.

Инструкция должна включать разделы, устанавливающие:

—         общие требования к организации документационного обеспечения и технологиям обработки документов;

—         виды бланков документов и требования к изготовлению и учету бланков;

—         правила оформления реквизитов документов;

—         правила оформления отдельных видов документов;

—         организацию документооборота;

—         порядок регистрации и учета документов;

—         формирование информационно-справочных массивов по документам и ведение справочной работы по документам;

—         контроль исполнения документов;

—         требования к формированию дел и организации их текущего хранения;

—         порядок подготовки дел к передаче на архивное хранение.

В инструкцию по делопроизводству также могут быть включены разделы, регламентирующие документационное обеспечение деятельности подразделений организации; порядок работы с клиентами; правила изготовления документов с помощью компьютерной техники; требования к учету, хранению и использованию печатей и штампов; использование факсимильной связи и электронной почты; организацию копирования и тиражирования документов и другие.

Нормативные положения инструкции дополняются приложениями. В приложениях к инструкции помещают: образцы бланков документов; образцы основных видов документов (распоряжение, указание, протокол, служебное письмо и др.); формы журналов и карточек, используемых для регистрации и учета документов; примерные перечни документов, подлежащих утверждению, заверяемых печатью организации, и др.

На сегодня в РФ нормирования делопроизводства осуществляется по нормативно-правовыми актами инструктивного характера, устанавливающих требования к основным технологических процессов делопроизводства и специальных его направлений (делопроизводство по обращениям граждан, конфиденциальное делопроизводство).

Несмотря на определенное нормативно-правовое регулирование делопроизводства в РФ, правовые основы ряда аспектов организации делопроизводства как в масштабах страны, так и в отдельном субъекте делопроизводства, не установлены. В частности:

— Существует необходимость определения основных принципов государственной политики по делопроизводству и субъектов местного самоуправления; насущной потребность в законодательном акте по организации делопроизводства, сфера действия которого распространялась бы на юридических лиц всех форм собственности, а также предпринимателей — физических лиц, которые не имеют статуса юридического лица, поскольку Инструкция по делопроизводству «предназначена для государственных учреждений;

— В российском законодательстве не обусловлена ​​ответственность за нарушения в организации и осуществлении делопроизводства, а также возмещение ущерба, причиненного в результате таких нарушений. Предусмотрено  наказание за определенные правонарушения, связанные со служебными документами, однако в нем не предусмотрено всех случаев ответственности за умышленную порчу, уничтожение, подделку, сокрытие, незаконную передачу другому лицу служебных документов. Указанные нормы должны быть зафиксированы в специальном законе по делопроизводству;

— На сегодня законодательно не нормировано право собственности субъекта делопроизводства на его документационное фонд. Частым является изъятие оригиналов служебных документов по документационному фонда субъекта делопроизводства судебно-следственными и другими компетентными органами и невозврата их владельцу или возврат не в полном объеме;

— Необходима конкретизация в специальном законе задач по организации делопроизводства специально уполномоченного центрального органа исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, других центральных органов исполнительной власти, государственных архивных учреждений, а также службы делопроизводства субъекта делопроизводства;

— В Российской федерации действуют национальные стандарты применения формуляра-образца управленческого документа, требований по оформлению организационно-распорядительных документов, разработка унифицированных систем документации. Это приводит к пренебрежению требованиями нормативных документов, которыми являются стандарты, при создании организационно-распорядительных документов, разработка унифицированных форм управленческих документов;

— В РФ распространяется внедрение электронного делопроизводства и систем электронного документооборота. Вместе с тем, электронный служебный документ и бумажный служебный документ должны функционировать в системе делопроизводства на единых организационных и правовых основах (формуляр документа, правила выполнения, сроки хранения, требования к сохранности, нормы пользования и т.п.). Таким образом, законодательно регулируемой является только одно из направлений в делопроизводстве — электронное, причем в частных отличных от традиционного делопроизводства. Общие положения организации делопроизводства, в том числе и электронного, законодательно не урегулированы.

Международной организацией по стандартизации и в котором управление документацией трактуется как отрасль управления, отвечающий за эффективный и систематический контроль с созданием, приемом, хранением, использованием, передачей на хранение и изъятием для уничтожения документов, включая процессы отбора и хранения в документальной форме свидетельств и информации о деловой деятельности [7, с. 31].

Стандартизация управления документацией позволяет более эффективно организовать работу с документами в области управленческой деятельности. Именно стандартизация политики и процедур управления документацией обеспечивает наличие должного внимания процессам ведения документации и сохранности всех документов, а использование стандартной методики и процедур — более быстрый и эффективный поиск документной информации. И это, прежде всего, касается управления документами всех видов и на всех носителях, созданных или полученных любой организацией в процессе ее деятельности, а также физическими лицами (субъектами предпринимательской деятельности), которые создают и работают с документами.

В целях упорядочения состава документов организации Служба ДОУ (специалист по ДОУ) может разрабатывать табель форм документов и альбом форм документов, разрешенных к применению в деятельности организаций, предоставляющих юридические услуги.

В табель форм документов и альбом форм документов включаются унифицированные формы документов, утвержденные постановлениями Правительства Российской Федерации и федеральными органами исполнительной власти; формы документов, вошедшие в состав унифицированных систем документации (УСД) и включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД); формы документов, утвержденные распорядительными документами организации, предоставляющей  услуги.

Инструкцией по делопроизводству в учреждении устанавливаются: порядок учета бланков; перечень документов, которые подлежат связыванию гербовой печатью; перечень документов, подлежащих утверждению; порядок прохождения документов в учреждении; особенности организации электронного документооборота; принцип формирования и место текущего хранения дел (централизованное — в службе делопроизводства или децентрализованное — в структурных подразделениях учреждения) и др.

Исходя из этого, следует отметить, что нормативно-правовые акты, регулирующие вопросы организации работы с документами в РФ имеют локальные сферы применения и регулируют или отдельные вопросы работы с документами, или касаются отдельных групп документов, а также определенных учреждений, организаций, предприятий. Государственная политика должна быть направлена ​​на формирование процесса организации управления документацией, который проходил бы по единым для всех без исключения правилам и удовлетворял бы потребности специалистов в полной, оперативной и достоверной документированной информации для принятия квалифицированных управленческих решений.

2. Основные принципы нормативного регулирования документов и делопроизводства

Обеспечение основных организационных и технологических процессов делопроизводства (управление документами) и архивирования документов учреждений трудно отнести к таким сферам, которые на сегодня достаточно обеспечены как нужными законодательно-нормативными актами, так и соответствующими научными разработками. Прежде всего, речь идет о научном анализе созданной законодательной и нормативной базы в этой сфере.

Информационно-документационная составляющая отечественного законодательства и состояние научной проработки всей соответствующей законодательно-нормативной базы совсем не соответствуют требованиям общества. Поскольку такие вопросы находятся в совместном поле нескольких наук архивоведческого-документационного цикла (архивоведения, документоведения, делопроизводства и т.д.), очевидно, что решить их силами одних архивистов, тем более архивистов-практиков, практически невозможно. Но так же бесперспективно пытаться преодолеть упомянутые проблемы путем принятия законов, претендующих на их решение, но несогласованных с теоретико-практическими наработками архивистов.

Основными, наиболее характерными определения сущности государственной политики (ГП) является то, что ее разрабатывают и осуществляют государство и его органы, она по своей сути предусматривает основные направления их деятельности и саму деятельность, как в целом обществе, так и в определенной сфере, курс государства внутри страны и на международной арене.

Государственная политика в сфере общего делопроизводства базируется на следующих принципах:

• разграничение полномочий субъектов организации общего делопроизводства;
• обязательного документирования различных видов организационно-распорядительной деятельности;
• унификации процессов документирования организационно-распорядительной деятельности;
• унификации процессов создания электронных управленческих документов и пользование ими как объектами постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения в архиве;
• установление и соблюдение правовых норм относительно языка общего делопроизводства;
• соблюдение единых правовых норм в работе со служебными документами;
• определение и соблюдение прав собственности на документационные фонды;
• регламентации доступа к служебным документам и их информации;
• контроль за обеспечением сохранности документационного фонда;
• ответственности за нарушение законодательства в сфере общего делопроизводства.

Занимаясь исследованиями в области ГП и управления, В. Тертичка комплексно подошел к рассмотрению рассматриваемого понятия и не только определил ГП как относительно стабильную, организованную и целенаправленную деятельность / бездеятельность государственных институтов, осуществляемую ими непосредственно или косвенно по определенной проблемы или ее сущности, которая влияет на жизни общества, но и в подтверждение оптимальности такой трактовки ГП выделил несколько характерных ее черт:

• государственная политика целенаправленным действием / бездействием, а не случайной, бессистемной поведением участников процесса политики, разрабатываемой для достижения поставленной цели (хотя не всегда достигает задекларированного)
• политика охватывает не отдельные абстрактные решения, а целенаправленные направления или модели действия / бездействия чиновников и включает в себя как разработку политики, так и ее внедрения;
• политику внедряют в жизнь не только властные структуры, а зачастую и частные организации или отдельные лица;
• ГП является ответом на общественные требования или требования действия / бездействия участников процесса политики — законодателей, бюрократов, граждан, с учетом их групповых интересов;
• политика — это действенность / пассивность государственных институтов, а не их планы (голословное декларация), именно эта политика анализируется и оценивается;
• ГП может быть положительной, когда определенные проблемы решаются, и отрицательной, при условии действия / бездействия, недостижения поставленной цели или достижения противоположного;
• ГП базируется на законе, то есть она должна быть легитимной;
• ГП основывается на монополии государства на законный принуждение или насилие, то есть государственные органы используют определенную шкалу инструментов для достижения целей политики;
• следует отличать просто решения и политику: ежедневные правительственные решения, продиктованные как политикой, так и обстоятельствами, сводятся к проведению определенной линии политики, но в то же время они не являются политикой [2, 55].

При этом, все органы государственной власти (каким государством делегированы некоторые государственные полномочия) действуют в пределах компетенции, полномочий и ресурсов, предоставленных им государством и закрепленных законом, осуществляя государственное управление.

Итак, прослеживается тесная связь ГП с понятием государственного управления, под которым понимают одну из форм деятельности государства, выражающееся в практической реализации законов, в организации общественных отношений в целях обеспечения государственных интересов и ГП. Именно поэтому для понимания этой связи чрезвычайно важным является определение сущности ГП. Следовательно, следует понимать, что уровень, характер и результативность ГП сугубо пропорционально зависят от управленческой деятельности государственных структур, от тех подходов и направлений деятельности государственных органов, которыми они пользуются в определенной сфере общественной жизни. ГП необходима не только как форма государственного управления, но и как его прочный организационный потенциал. И наоборот, государственное управление выступает как своеобразная форма ГП и как средство ее практического проведения в жизнь. Именно в этом проявляется взаимосвязь и взаимообусловленность ГП и государственного управления.

Изменения общественно-политических, культурных и экономических условий жизнедеятельности общества выдвинули новые требования к подготовке специалистов в области информационного обеспечения и документальных коммуникаций. Повышение качества профессионального образования специалистов сферы делопроизводства, ее соответствие потребностям практики приобрело особенную актуальность и привлекло внимание как ученых, так и практиков. Свидетельством этого стало существенное увеличение публикаций и статей, посвященных данной проблеме.

При этом проблема формирования государственного мышления у студентов-документоведов, призванных осуществлять информационное обеспечение органов государственной власти и местного самоуправления, их понимание государственной политики (ГП) в делопроизводственной сфере и способность к реализации остается недостаточно изученной и требует конкретных действий. Одним из возможных вариантов оказания влияния на становление личности специалиста и развития его профессиональной компетенции в указанном направлении может быть усиление внимания к вопросам формирования и осуществления ГП Российской Федерации в сфере делопроизводства путем внедрения специального учебного курса.

В новых условиях существует необходимость подготовки специалистов в сфере документально-информационной деятельности способных к государственного мышления, творческого реагирования на вызовы времени, понимание ГП и государственного управления, связей между государством и обществом и тому подобное. Поэтому разрабатывая содержание обучения, необходимо учитывать вышеуказанные моменты, позволит определить соотношение между теоретической и специальной прикладной подготовкой.

Таким образом, становится очевидным, что сегодня специалистам делопроизводственной сферы уже не достаточно овладеть системой профессиональных навыков, чтобы удовлетворить возрастающие потребности общества в документально-информационном обеспечении. Выпускники кафедры документальных коммуникаций ориентированы работать в государственных органах управления, информационных агентствах, информационно-аналитических службах, в центрах научно-технической информации, а значит должны быть социально мотивированные и отвечающие за осуществление информационной поддержки государственных органов власти и местного самоуправления в условиях неопределенности и риска, что характерно современности.

Повышение уровня отечественной культуры делопроизводства должно происходить путем дальнейшей разработки нормативно-правового и методического обеспечения организации делопроизводства в стране, которое должно основываться на масштабных и многоаспектный научных исследованиях с позиций документоведения, правоведения, общего и информационного менеджмента, информатики, профессиологии. Это позволит усовершенствовать технологическую культуру документоведения и документооборота в рамках делопроизводства, обеспечит правомерность предоставления и реализации юридической силы управленческим решениям с помощью управленческих документов по управлению учреждением, а также сохранность документной управленческой информации в службе делопроизводства и архиве учреждения. [9, c.48-49 ]

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного делопроизводства представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровня, разработками Росархива, Минтруда, Госстандарта. Часть из названных документов затрагивает процессы создания и оформления документов, другие полностью посвящены организации и технологии делопроизводства, устанавливают порядок хранения документов и организацию труда.

Заключение

Современный уровень организации делопроизводства в Российской Федерации, ее нормативно-правового регулирования, научного и методического обеспечения, внедрение в ДОУ средств информатизации и состояние подготовки квалифицированных документоведов свидетельствует, что в стране осуществлен ряд мероприятий для высокоэффективного функционирования этой сферы практической деятельности.

В целом организация делопроизводства в министерствах и других центральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с нормативно-правовых актов, регулирующих эту сферу деятельности. В учреждениях имеются инструкции по организации общего делопроизводства, сведены номенклатуры дел и номенклатуры дел структурных подразделений. В соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству и действующего стандарта на ОРД учреждения используют бланки различных видов ОРД.

Постоянно проводятся проверки формирования дел в структурных подразделениях. Можно отметить, наиболее высокий уровень организации делопроизводства в таких учреждениях, как Министерство финансов, Минпромполитики, Министерство чрезвычайных ситуаций,  Государственная налоговая администрация.

Развитие нормативно-правовой и методической базы организации делопроизводства в РФ, гармонизация ее с международными нормативными документами по управлению документацией, внедрение компьютерного делопроизводства и перспективы реализации электронного документооборота в отечественных учреждениях, начала вузовской подготовки документоведов, исследования информационной среды в учреждении и т.д. обусловливают необходимость рассматривать эти процессы комплексно в контексте формирования национальной культуры делопроизводства как фактора повышения эффективности функционирования учреждения.

Нормативно-правовые акты, регулирующие организацию делопроизводства в РФ, имеют ограниченные сферы применения и касаются или отдельных вопросов работы с документами и отдельных групп документов, или определенных видов учреждений, организаций, предприятий. Документы же создают все без исключения юридические лица. В интересах как государства и общества в целом, так и отдельных граждан организовать управление документацией так, чтобы ведение и хранение служебной документации происходило должным образом, по единым для всех без исключения правилам. Кроме того, экономические методы управления формируют новые потребности специалистов и менеджеров в полной, оперативной и достоверной документированной информации для принятия квалифицированных управленческих решений.

Итак, отметим, что перспективным является применение модели культуры службы делопроизводства, которая базируется на комплексном анализе его задач и функций как подразделений службы, так и обязанностей и полномочий ее работников. Предлагаемая модель должна применяться при организации службы делопроизводства, ее реорганизации, оценки деятельности, набора и аттестации персонала, а также управления ею высшим руководством как одним из основных подразделений учреждения.

Список использованной литературы

1. Алексенцев А. И. Конфиденциальное делопроизводство. — М.: ЗАО » Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2001. — 160 с.
2. Андреева В.И. Делопроизводство. — М.: Изд-во АО «Бизнес-школа Интел-Синтез», 2006. — 222 с.
3. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. — М.: ИНФРА М. 1998. — 192 с.
4. Вигера A.M., Дорофеева О.П., Губская Е.К. Секретарское дело. — Ростов н/Д: Изд-во: «Феникс», 2001.-320 с.
5. Гутгарц Р.Д. Документирование управленческой деятельности: Курс лекций. — М.: ИНФРА-М, 2001.»- 185 с.
6. Делопроизводство в системе государственной службы: Учебно-практическое пособие. — М.: Изд-во РАГС, 2000. — 477 с.
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учеб. пособ.- М.: ИНФРА-М, 2000. — 288 с.
8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 2001. — 328 с.
9. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998.- 137 с.
10. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. — М.: Главархив, 1991.
11. Организация работы с документами. Учебник / Под ред. В.А. Кудряева. М.: ИНФРА-М, 2001. -592 с.
12. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. — М.: Росархив, 2004 .- 112с.
13. Печникова Т.В.. Печникова А.В. Документационное обеспечение Деятельности организации. Учеб. пособ. — М: Изд-во «ЭКМОС», 1998. — 208 с.
14. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. — М.: Изд-во «ПРИОР», — 192 с.
15. Стенюков М.В.. Пустозерова В.М. Делопроизводство в управлении персоналом. — М.: Изд-во «ПРИОР», 2009.- 112 с.
16. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации. — М.: ВНИИДАД, 1998.
17. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. — М.: ВНИИДАД, 2003.