1. Єдина Державна система діловодства

Єдина державна система діловодства (ЄДСД) — це наукововпорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Створенню ЄДСД передувало всебічному вивченню систем діловодства в різних колективах державного апарату з метою виявлення загальних закономірностей в роботі з управлінською документацією, а також виявлення можливостей, меж і масштабів системного впорядкування однотипних операцій у діловодстві.

Характерна особливість цієї системи лежить в тому, що вона базується на загальноприйнятою передової теорії та практики застосування прогресивних форм  і методів роботи з документами. Основне завдання ЄДСД – сприяти раціоналізації та уніфікації документальних процесів в діяльності державного апарату на різних рівнях управління. Це система вимагає доведення до рівня загальних і обов’язкових установ норм вже перевірених практикою раціональних методів діловодства.

Єдина державна система діловодства являє собою науково упорядкований комплекс правил, нормативів і рекомендацій щодо організації і ведення документаційного забезпечення управління, починаючи з моменту створення або отримання документа і до відправлення його в архів. В ЄДСД можна виділити чотири основні напрямки удосконалення документаційного забезпечення управлінської діяльності апарату: уніфікація і стандартизація документів; раціональна організація обігу документів і зберігання документів; економіка, планування та організація праці персоналу, що займається діловодством; автоматизація та механізація праці управлінців. У 1973 році, коли ЄДСД була створена, тільки починалось впровадження EOT, тому основні положення ЄДСД базувались в основному на механізації процесів складання і оформлення документів. Впровадження ЄДСД дозволило досягнути певної однорідності в організації діловодства в країні. В рамках ЄДСД були розроблені перші стандарти на уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації. Основні положення ЄДСД і ГОСТи на УСОРД стали головними нормативно-методичними документами, на підставі яких організовувалось і удосконалювалось документаційне обслуговування в СРСР в 70-80 pp. XX ст. Впровадження ЄДСД в апаратах міністерств і відомств не тільки дозволило привести документаційне обслуговування у відносну однорідність в галузі, але й створило передумови для переходу до активного впровадження АСУ.

Впровадження EOT в управлінні, в свою чергу, вимагає переробки основних положень ЄДСД з урахуванням змін технологій складання і опрацювання документів.

У наш час підготовлена і діє як нормативно-методичний документ нова редакція ЄДСД, яка отримала назву Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ). Ця система базується вже на ЕОМ, але водночас враховує і можливості традиційного ручного опрацювання документів.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розроблюється згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документаційного забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документаційного забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом обов´язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов´язковими для всіх працівників апарату організації.

Особливе місце в Єдиній державній системі діловодства (ЄДСД) посідала організація контролю за виконанням документів, що розглядалася як засіб підвищення ефективності та забезпечення ритмічності роботи управлінського апарату. ЄДСД встановила загальні положення для всіх установ та правила складання номенклатури і формування справ, проведення експертизи і встановлення наукової і практичної цінності документів, їх відбору на державне зберігання і подальше знищення, а також визначення єдиної методики оформлення, опису і збереження справ на державне зберігання, термін яких визначається загальнодержавними переліками документів з урахуванням відомчого їм призначення закінчених діловодством.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД), державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один з його заступників згідно з розподілом обов′язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства в апараті організації відповідно до вимог ЄДСД, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію, а в середніх та малих підприємствах та організаціях — на секретаря (або офiс-менеджера). Вимоги керівника чи відповідальної особи цієї служби з питань організації та ведення діловодства і роботи з документами є обов’язковими для всіх працівників апарату управління організації.

Базові компоненти інформатизації. ЄДСД внесла багато нового в організацію роботи з документами. Насамперед вона вимагала від кожної установи:

1) чіткого визначення складу видів і типів документів, необхідних для діяльності певної установи і достатніх для поповнення Єдиного Державного органу України

2) встановлення основних принципів діловодства та їх юридичної необхідності щодо створення документів.

3) упорядкування практики застосування різних видів документів, з тим щоб аналогічні управлінські дії оформлювалися однаково за номіналом документа.

4) створення уніфікації типових формулярів і визначення структури тексту документа.

5) трафаретизації текстів.

6) оптимізація мови і стилю службових документів.

Відповідно до класифікатора діяльності установ та її структурних підрозділів визначався типовий склад документів установи, визначення їх видів, а також відповідність цих документів, що відображають діяльність і компетенцію установ і організацій, та відповідність чинним правовим актам.

ЄДСД визначала необхідність упорядкування і удосконалення шляхів проходження документопотоків в установах, їх уніфікацію та регламентацію руху документів або маршрут документів, як важливу умову раціональної організації діловодства. Відповідну роль відігравали відомчі інструкції з діловодства, що встановлювали уніфікованість форм і методів роботи зі службових документів та окремих її частин.

Згідно з чинним законодавством ЄДСД закріпляла правову основу тих чи інших видів розпорядчих документів, а також визначала правові основи створення розпорядчих документів.

2. Зображення Державного Герба України

Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України»; герба Автономної Республіки Крим — відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

3. Скласти постанову

Постанова — це правовий акт, який приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління (комітетами, комісіями) для вирішення важливих і принципових завдань, поставлених перед ними, чи встановлення стабільних норм чи правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми та ін.

Текст постанови, як правило, складається з двох частин — констатуючої та ухвалюючої. Перша містить вступ, оцінку стану і, при необхідності, підстави для видання або посилання на правовий акт вищестоящого органу. В ухвалюючій частині наводиться перелік запропонованих заходів, визначаються виконавець (виконавці) та термін виконання.

Проекти постанов нерідко готують багато установ чи відомств. Постанови узгоджують з установами, інтересів яких вони торкаються, і представляють для візування керівникам. Якщо виникають розбіжності, до проекту постанови додається довідка з викладом їх суті.

Проект документа разом з супроводжуючим листом і довідками про погодження (і розбіжностях, якщо вони є), підписаними керівниками установ, які складають проект, направляють в орган, котрий відповідає за його видання.

Постановою є також прикінцева частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президії та ін.). Ці постанови вводяться у протокол або додаються до нього. При необхідності можуть оформлятись як витяги із протоколу. Текст постанови складається із констатаційної та розпорядчої частин.

У констатаційній частині фіксуються мотиви дій, які передбачені постановою, дається посилання на розпорядчий документ вищого органу управління як основа для видання постанови.

Розпорядча частина починається із найменування колегіального органу і слова «постановляє», яке пишеться великими літерами. Наступний текст викладається у владній наказовій формі (кому, що і коли робити).

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, на якому вона прийнята.

Підписують постанову голова та секретар колегіального органу на спеціальних бланках організації.

Реквізити постанови:

• найменування виду документа (Постанова);
• дата;
• індекс;
• місце видання;
• заголовок;
• текст;
• підписи;
• візи;
• гриф узгодження.

Постанова Верховної Ради України №789-IV

Про Звернення до Українського народу учасників спеціального засідання Верховної Ради України 14 травня 2003 року щодо вшанування пам’яті жертв голодомору 1932-1933 років

Провівши згідно з пунктом 1 Постанови Верховної Ради України від 28 листопада 2002 року №258-IV «Про 70-ті роковини голодомору в Україні» спеціальне засідання з метою вшанування пам’яті жертв голодомору 1932-1933 років, Верховна Рада України постановляє:

Схвалити Звернення до Українського народу учасників спеціального засідання Верховної Ради України 14 травня 2003 року щодо вшанування пам’яті жертв голодомору 1932-1933 років (додається).

Голова Верховної Ради України                                   В.ЛИТВИН

м. Київ, 15 травня 2003 року

№789-IV

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.