Введение

Управление современным предприятием является сложным комплексным задачей, требующей организации взаимодействия ресурсов разного рода. К таким ресурсам относятся, в частности, информационные системы, обеспечивающие автоматизацию бизнес-процессов предприятия. Ведь деятельность предприятий и организаций в сложных условиях динамичной рыночной экономики и жесткой конкуренции требует снижения стоимости бизнес-процессов, совершенствование внутренних производственных процессов, развития диапазона услуг и товаров, сокращение избыточных работ внутри организации.

Несмотря на довольно широкое освещение в работах актуальности внедрения информационных технологий, их роли, перспектив, недостаточно внимания уделяется проблемам, которые существуют у предприятия в этом направлении, конкретным шагам по внедрению современных информационных технологий в производственную деятельность.

Теоретические и практические вопросы, связанные с этим аспектом были освещены в работах как западных, (Мэйор Т., Стикула И., Кобёрна А.) так и украинских ученых (Македонского М., Матвеева М., Петрова Ю., Румнянцева Ю., Красноперова, К., Матвиенко А.). Однако исследования развития информационных технологий для управления предприятием с учетом новых концепций в современных условиях становятся все более актуальными.

Целью исследования является исследование основных направлений использования информационных технологий для оптимизации деятельности предприятия, отражение тенденций внедрения информационных технологий в производственную деятельность современных предприятий, существующих проблемах. Цель работы обусловила решение следующих задач:

— Определение внедрения информационных технологий как основного направления оптимизации деятельности предприятия;

— Указание основных проблем внедрения информационных технологий.

1. Направления использования информационных технологий для оптимизации деятельности предприятия

На современном предприятии компьютер превратился в необходимый инструмент повседневной деятельности. С его помощью осуществляется сбор, накопление и обработка данных. Вместе с тем, как правило, у организаций возникают сложности с выбором информационной системы, недостаток средств на ее приобретение, сомнения в надежности инвестиций в эту сферу, где оборудование быстро устаревает, неуверенность в достаточном отдачи от внедрения компьютерной системы для покрытия расходов на ее создания. Сегодня известны такие проблемы внедрения информационных технологий (ИТ) в практике отечественных предприятий [3, 11]:

1. Непрерывное увеличение объема технологических предложений, требующих больших инвестиций, и, соответственно, — усиление зависимости от внешних услуг (например поставщиков программного обеспечения)

2.Змина роли ИТ в хозяйственной деятельности многих предприятий; при выполнении внутрифирменных процессов функция ИТ перестала быть вспомогательной, а превратилась в важную составляющую продукта или производственных мощностей;

3.Зростання расходов в сфере ИТ.

Появление понятия «электронный офис» связана с представлением о безбумажное рабочую среду, основанный на использовании компьютеров, средств передачи данных (сетей, модемов, факсапаратив) и других электронных устройств. «Электронный офис» предусматривает набор программных продуктов для решения широкого спектра задач. При этом первостепенное значение имеет правильный их выбор и использование.

Внедрение информационных технологий создает основу для развития новой культуры труда и одновременно приводит к стратегической переориентации предприятия. Использование информационных компьютерных систем для решения управленческих и предпринимательских задач, стратегического развития, повышения эффективности административной деятельности, учета и контроля, планирования и анализа, реализации в сетевом режиме различных связей предприятий с их партнерами, клиентами, властными структурами привело к росту информационных потребностей, дало возможность не ограничивать информационные потоки и информационные процессы пределами отдельного предприятия и обусловило рост инвестиций в компьютерные технологии. Согласно данным Государственной службы статистики в Украине в настоящее время работает почти 3200 предприятий, в которых занято 215 тыс. Человек, из них 40 тыс. — Высококвалифицированные специалисты, которые занимаются непосредственно IT- технологиями. Вместе с тем у нас есть около 2 тыс. Различных организаций, компаний, которые также занимаются проблемами компьютерной индустрии. [1; 8]

Процесс внедрения и использования новых информационных технологий является системной деятельностью, которая не должна осуществляться интуитивно. Для организаций все более актуальным становится избежания необоснованных и недостаточно продуманных инвестиций в информационные технологии, оптимизация затрат на них и их перспективное планирование.

Вовлечение в процесс внедрения информационных офисных систем квалифицированных специалистов помогает избежать многих проблем, сделать процесс внедрения информационных систем в организациях эффективным, повысить отдачу от информационных технологий, организовать совместную работу всех причастных к созданию и внедрению информационной системы. Обсуждение содержания деятельности в области ИТ-менеджмента в профессиональной литературе свидетельствует о признании выделение этого нового направления, в частности делаются попытки определения содержания деятельности IT- менеджера говорится, что ИТ-менеджеры — это не только (и даже не столько) «технари и программисты «, но и управленцы, которые отвечают за поддержку бизнес-процессов предприятия с помощью информационных технологий и долгосрочное планирование инфраструктуры корпоративной информационной системы. ИТ-менеджеры занимают «… профессиональное положение на рынке, которому в зарубежной бизнес-практике соответствует позиция chief information officer (директор информационной службы)» [4, 423].

Соотнося определения информатизации, сущность которой исследователи определяют как систематическую реорганизацию и совершенствование, повышение эффективности социально значимой деятельности на основе использования современной электронно-вычислительной техники и информационных систем, со спецификой и основным содержанием деятельности менеджера (по П. Друкер, А.Чандлером Т.Парсоном [5, 11]) — активизация и развитие имеющихся ресурсов, форм их рационального использования, инновационность деятельности менеджера, ориентация на постоянный поиск новых, более эффективных способов организации деятельности, — можно видеть, что информатизация как процесс овладения информацией и знаниями посредством создания автоматизированной информационной инфраструктуры и информационная система, как объект управления при внедрении и использовании, адекватные задачам менеджмента. Соответственно, необходима деятельность и образовательная подготовка менеджеров, как профессиональной группы, специализированной с учетом специфического ресурса развития общественной жизни — информационного ресурса и информационной системы как средства оптимизации использования информационных ресурсов путем активизации процессов их создания, поиска, получения и распространения.

Менеджмент информационных офисных систем — это интегрированная организационная стратегия для управления теми составляющими, которые обеспечивают эффективное внедрение и функционирование компьютерных информационных систем — информационные ресурсы, финансы, персонал, компьютерные технологии, соответствующее программное и аппаратное обеспечение [2, 5]. Для реализации преимуществ, предоставляемых новейшими компьютерными технологиями, необходимо обеспечить связь между компьютерными системами, сотрудниками и организационной структурой предприятия, для чего необходим контроль со стороны специалиста за использованием и внедрением компьютерных систем.

Управление любой социально-экономической системой повязкам связано с информационными процессами. Информация представляет собой связывая основу процесса управления, поскольку именно она содержит сведения, необходимые для оценки ситуации и принятия управленческого решения.

Исследования в области теории развития информационных систем были проведены в США в 70-х годах [4, 424] в связи с насущными проблемами практики, вызванными развитием информационных технологий, такими как:

— Внедрение технологии банков данных;

— Интеграция технологий обработки данных, телекоммуникаций и автоматизации управленческого труда;

— Обеспечение возможности непосредственного взаимодействия с ЭВМ конечных пользователей, основанный на широком внедрении персональных компьютеров.

Модель стадий развития информационных систем было несколько последовательных версий (1973, 1974, 1977 и 1979), первая из которых включала четыре стадии, а последняя — шесть, в том числе:

— Начальное. Вычислительная техника применяется очень мало, контроль за ее применением осуществляется недостаточно, а планирование этого приложения является минимальным.

— Расширение. Применение вычислительной техники быстро распространяется, усиливается его поддержка со стороны руководства, растет соответствующая заинтересованность со стороны потребителей. Расходы на вычислительную технику быстро растут, однако уровень качества проектов, автоматизации остается невысоким, наблюдаются недостатки в планировании.

— Управление. Управление процессами автоматизации и контроль за ними становятся более последовательными, начинает применяться новая техника передачи данных, внимание руководства переносится по управлению вычислительными ресурсами на управление ресурсами данных.

— Интеграции. Углубляется подготовка руководства в области компьютеризации и управление ею, управление все больше совершенствуется. Осуществляется внедрение баз данных, в результате чего усиливается тенденция к управлению ресурсами данных.

— Управление данными. Главное внимание сосредоточено на управлении данными, управление вычислительными ресурсами совершенствуется. Вместе с тем развитие систем, приносящих предприятию непосредственную пользу, осуществляется медленно.

— Зрелости. Применение вычислительной техники является целостным комплексом, структура которого отражает организацию информации на предприятии и ее потоки, используется новая техника управления компьютеризацией, в совершении которой принимают непосредственное участие все, связанные с этим процессом. [6, 20]

Информационные системы можно классифицировать по функциональному признаку и уровню управления.

Структура информационной системы может быть представлена ​​как совокупность ее функциональных подсистем, соответственно, информационная система классифицируется по функциональному признаку.

В практике деятельности производственных и коммерческих объектов типичными видами деятельности, которые определяют типичную признак классификации информационных систем, является производственная, маркетинговая, финансовая, кадровая деятельность.

Производственная деятельность связана с непосредственным выпуском продукции и направлена ​​на создание и внедрение в производство научно-технических новаций.

Маркетинговая деятельность включает:

— Анализ рынка производителей и потребителей продукции, выпускаемой анализ продаж;

— Организацию рекламной компании с «продвижение» продукции;

— Рациональную организацию материально-технического снабжения.

Финансовая деятельность связана с организацией контроля и анализа финансовых ресурсов организации на основе бухгалтерской, статистической, оперативной информации.

Кадровая деятельность направлена ​​на подбор и расстановку необходимых специалистов, а также ведение служебной документации по различным аспектам.

Указанные направления деятельности определяют типичный набор информационных систем:

— Производственные системы;

— Системы маркетинга;

— Финансовые системы и системы учета;

— Кадровые системы;

— Другие типы систем, выполняющих вспомогательные функции в зависимости от специфики деятельности предприятия (организации).

В больших организациях основная информационная система функционального назначения может состоять из нескольких подсистем для выполнения подфункций. Например, производственная система может иметь следующие подсистемы: управление запасами, управление производственным процессом и др. Финансовая — управление кредитной политикой, разработка финансового плана, финансовый анализ и прогнозирование, контроль бюджета. Маркетинговая — исследование рынка и прогнозирования продаж, рекомендации по производству новой продукции, анализ и установление цены. Кадровая — анализ и прогнозирование потребности в трудовых ресурсах, ведения архивов записей о персонале, анализ и планирование подготовки кадров, обеспечения процесса кадрового управления.

Тип информационной системы зависит от уровня управления и уровня классификации персонала.

Внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность имеет целью не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне. Компьютерная информационная система является полиструктурной объектом и включает взаимосвязанные ‘связанную совокупность комплекса аппаратно-программных средств для сбора, передачи и обработки информации, соответствующей информационной базы.

Автоматизированная система управления — «… это человеко-машинная система, в которой ведущее место принадлежит человеку. Именно человек определяет содержание и характер деятельности автоматизированной системы управления, перечень решаемых ею задач, критерии их результатов, пользуется этими результатами и принимает квалифицированные решения »[7; 704]. Автоматизированная информационная система является объектом управления со стороны человека и в течение своего существования проходит несколько фаз от замысла к разработке, эксплуатации и списания.

В деятельности любой организации важное место занимает работа с документами, которые необходимо получать извне, готовить внутри организации, регистрировать, передавать работникам, контролировать исполнение, вести справочную работу, сохранять и тому подобное. Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность, экономичность и надежность функционирования аппарата управления учреждения, культуру труда управленческого персонала и качество управления.

Если в учреждении процесс делопроизводства организован рационально, специалисты и руководители высвобождаются от выполнения несвойственных им функций, повышается результативность их труда, сокращаются расходы, связанные с функционированием аппарата управления.

Необходимо обеспечение автоматизированного выполнения подразделениями и работниками предприятия таких процедур обработки документа на предприятии [5; 141]:

— Регистрация с использованием электронных регистрационных карточек документов;

— Пересылка с помощью электронной почты зарегистрированных электронных регистрационных карточек пользователям для дальнейшей работы с ними и документами;

— Поиск в базе данных, просмотр и редактирование электронных регистрационных карточек и текстов документов в соответствии с правами доступа пользователей;

— Контроль за прохождением и исполнением документов;

— Оформление документов в архив.

Документ — это совокупность трех составляющих [5, 46]:

— Физическая регистрация информации.

— Форма представления информации.

— Активизация определенной деятельности.

Универсальным инструментом создания систем управления документами являются системы управления базами данных (СУБД).

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которая определяется ее количеством, оперативностью, достоверностью, степенью сложности и стоимости. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами может как результат, ухудшается и само управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности принятия и передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления. К сожалению, сегодня оно часто осуществляется стихийно, без учета существующей нормативной базы и опыта совершенствования документационного обеспечения управления. С увеличением масштабов предприятия и количества его сотрудников вопрос о его эффективности становится все более актуальным. Основные проблемы, которые при этом возникают: руководство теряет целостную картину происходящего на предприятии;

— Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга не могут эффективно работать через разномыслие, снижается качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

— Наблюдается падение производительности труда и возникает нехватка ресурсов: человеческих, технических, коммуникационных и др .;

— Приходится расширять штат, вкладывать средства в оборудование новых рабочих мест, помещений, коммуникаций, обучения новых сотрудников;

— Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что в свою очередь, будет требовать дополнительных инвестиций.

2. Основные принципы для обеспечения эффективности информационной системы производственного бизнес-процесса

Осознав важность совершенствования документационного обеспечения управления, организации неизбежно делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать. Здесь решающим можно назвать проблему выбора методов автоматизации. Наиболее распространенное решение заключается в автоматизации отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основной недостаток такого подхода — отсутствие функциональных связей автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводства.

Система автоматизации делопроизводства включает средства и правила создания документов, ведения электронного архива, поддержки документооборота и опирается на программно-технические платформы предприятия. Все остальные составляющие управления должны основываться на системе ведения делопроизводства с целью эффективного использования информации для достижения поставленных задач и решения проблем, стоящих перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства. Таким образом, перед предприятием, которое стремится создать эффективную среду обработки информации, возникают две важные задачи:

— Совершенствование всей работы по подготовке и обработки документальной информации путем создания механизма документационного обеспечения управления;

— Выбор правильной стратегии автоматизации.

В современной организации основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах и ​​объединены в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места персонала, работающего с документами в структурных подразделениях организации, появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход процесса работы с документами. Можно выделить следующие основные виды работы с документами:

— Работа собственно с документами, точнее, с файлами документов на машинных носителях (ввод, редактирование и др.). Существует большое количество программных средств, которые позволяют готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

— Управление документами (document management). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных.

— Пересылка документов (e-mail). Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Это могут быть системы от простейших систем электронной почты до развитых организационных систем, которые позволяют, например, эт связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

— Групповая работа над документами (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий.

— Управление потоком работ (workflow). Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения.

Принципы создания информационных систем документооборота и общие требования к системе электронного документооборота основываются на следующих принципах [5; 141]:

— Системности — между структурными элементами системы установлены такие связи, которые обеспечивают ее целостность и взаимодействие с другими системами;

— Открытости — система создается с учетом возможности пополнения и обновления ее функций без нарушения порядка функционирования;

— Совместимости — при создании системы используются информационно-технологические интерфейсы, благодаря которым она может взаимодействовать с другими системами;

— Стандартизации (унификации) — при создании системы, по возможности, используются типовые, унифицированные и стандартизированные решения;

— Эффективности — в результате разработки системы обеспечивается рациональное соотношение между затратами на создание системы и целевыми эффектами.

Основные требования к системам электронного документооборота [5; 194]:

Масштабируемость. Желательно, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей с способность системы наращивать мощность определялась только мощностью соответствующего программного обеспечения.

Распределенность. Архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок для работы с документами в территориально-распределенных организациях

Модульность. Система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, на случай, если пользователю системы не нужно сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, или спектр задач организации уже, чем весь спектр задач документооборота.

Открытость. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможного доработки и интеграции с другими системами.

Заключение

Использование информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

Важно отметить, что автоматизация — не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Для эффективного функционирования предприятия необходимо создать информационную систему, которая бы была способна в течение длительного времени удовлетворять потребности предприятия. Только крупные предприятия могут позволить себе включать в штат специалистов, которые будут в состоянии разработать и обслуживать информационную систему, которая наиболее полно отвечать потребностям предприятия. Поэтому для средних и малых предприятий целесообразнее создавать информационную систему на базе уже существующих программ, разнообразие которых способно удовлетворить потребности таких предприятий.

В нынешних условиях функционирования реализация принципов бизнес-процессов мало эффективна без использования информационных технологий управления. Использование информационных технологий относится к наиболее противоречивым внутрифирменных проблем.

Таким образом, реализация проектов реинжиниринга бизнес-процессов при использовании информационных технологий управления обеспечивает получение следующих основных преимуществ:

• преодолеваются проблемы несогласованности между целями деятельности различных функциональных подразделений;
• растет разнообразие работы исполнителей, является мотивационным фактором для работников;
• работники становятся более самостоятельными в принятии решений, могут выбирать свои варианты решения поставленных задач;
• изменяются требования к подготовке работников, ценится непрерывное профессиональное образование;
• меняются критерии оценки эффективности работа и его оплаты;
• произойдет смена критериев карьерного роста, работники будут эффективно выполнять работу для достижения поставленного результата;
• произойдет сокращение значительного количества уровней управления;
• руководство приблизится к непосредственному контакту с исполнителями и потребителями.

Список использованной литературы

1. Акперов, И.Г. Информационные технологии в менеджменте: Учебник / И.Г. Акперов, А.В. Сметанин, И.А. Коноплева. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 400 c.
2. Алешин, Л.И. Информационные технологии: Учебное пособие / Л.И. Алешин. — М.: Маркет ДС, 2011. — 384 c.
3. Алиев, В.С. Информационные технологии и системы финансового менеджмента: Учебное пособие / В.С. оглы Алиев. — М.: Форум, ИНФРА-М, 2011. — 320 c.
4. Балдин, К.В. Информационные технологии в менеджменте: Учеб. для студ. учреждений высш. проф. образования / К.В. Балдин. — М.: ИЦ Академия, 2012. — 288 c.
5. Венделева, М.А. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие для бакалавров / М.А. Венделева, Ю.В. Вертакова. — М.: Юрайт, 2013. — 462 c.
6. Гаврилов, Л.П. Информационные технологии в коммерции: Учебное пособие / Л.П. Гаврилов. — М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 238 c.
7. Голицына, О.Л. Информационные технологии: Учебник / О.Л. Голицына, Н.В. Максимов, Т.Л. Партыка, И.И. Попов. — М.: Форум, ИНФРА-М, 2013. — 608 c.
8. Гохберг, Г.С. Информационные технологии: Учебник для студ. учрежд. сред. проф. образования / Г.С. Гохберг, А.В. Зафиевский, А.А. Короткин. — М.: ИЦ Академия, 2013. — 208 c.
9. Граничин, О.Н. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие / О.Н. Граничин, В.И. Кияев. — М.: БИНОМ. ЛЗ, ИНТУИТ, 2008. — 336 c.
10. Гришин, В.Н. Информационные технологии в профессиональной деятельности: Учебник / В.Н. Гришин, Е.Е. Панфилова. — М.: ИД ФОРУМ, НИЦ ИНФРА-М, 2013. — 416 c.
11. Ивасенко, А.Г. Информационные технологии в экономике и управлении: Учебное пособие / А.Г. Ивасенко, А.Ю. Гридасов, В.А. Павленко. — М.: КноРус, 2013. — 158 c.
12. Исаев, Г.Н. Информационные технологии: Учебное пособие / Г.Н. Исаев. — М.: Омега-Л, 2013. — 464 c.