Форми організування роботи з документами. Порядок реєстрації документів за допомогою ПК

ВСТУП

Актуальність теми. Діловодство – це діяльність управлінських працівників щодо створення документів та організації роботи з ними.

Основними функціями документів є інформаційна, соціальна, комунікаційна, культурна, облікова, правова, джерело історії тощо. Організація роботи з документами – це створення умов для руху, пошуку і зберігання документів у діловодстві.

У кожній організації формується своя номенклатура справ та їх номери, порядок розміщення, термін зберігання тощо.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв’язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Документи, що формувались в період командної системи, функціонують сьогодні зовсім в інших – ринкових – умовах. Під впливом розвитку економічних відносин суттєво змінюється і зміст відображуваних процесів, самих фактів – дій та подій. Виникли нові об’єкти документування. Об’єктивною стала потреба інакше висвітлювати в навчальній літературі питання про створення документів, їх реквізити, сутність операцій, захист комерційної інформації в умовах комп’ютерного обліку.

Мета і задачі дослідження. Метою дослідження є розробка теоретичних і методологічних основ документування, реєстрації та обробки документів.

Для досягнення поставленої мети були визначені наступні завдання:

дослідити діючу практику та існуючі підходи щодо документування фактів господарського життя в нових умовах господарювання;
обґрунтувати місце і роль, значення і функції документування;
оцінити сучасний стан документування ну господарських товариствах.

Предметом дослідження були принципи та процеси документування, сукупність теоретичних, методологічних та організаційних проблем документування в сучасних умовах господарювання.

Об’єкт дослідження – порядок та існуюча система побудови і організації процесу документування на підприємствах України.

Методи дослідження. У процесі дослідження використані різні наукові методи. Теоретичні основи документування досліджувались методом індукції та дедукції. За допомогою цього методу визначено загальний напрям розвитку теорії і практики документування. Шляхом використання методу причинно-наслідкового зв’язку та абстрактно-логічного методу виявлено причини відсутності окремих класифікаційних ознак документування та обґрунтовано необхідність в їх побудові.

РОЗДІЛ І. Opганізаційна побудова служб діловодства

1.1. Служби діловодства та їх функції

Діловодство в банку здійснюється спеціальною службою, що діє на правах самостійного структурного підрозділу, секретарем керівника або іншою посадовою особою банку.

На службу діловодства покладається вирішення таких завдань:

забезпечення єдиного порядку роботи з документами, починаючи з їх створення (одержання) і до відправки або здачі в архів;
встановлення організаційно-правового положення, структури, функцій, прав і відповідальності служб, зайнятих документаційним забезпеченням; визначення посадового складу і кваліфікаційних вимог до працівників цих служб;
створення для них єдиної нормативно-методичної бази (інструкцій, положень, рекомендацій та ін.);
розробка і впровадження нормативних і методичних документів з удосконалення діловодства;
участь в розробці та використання в практичній діяльності засобів і методів автоматизованої обробки документів на базі ПЕОМ.

Відповідно до покладених на неї завдань служба діловодства здійснює такі функції:

В області документування:

проектування бланків документів;
організація за дорученням керівництва банку підготовки низки документів, їх оформлення і випуску;
забезпечення машинописного виготовлення документів, стенографування, копіювання і тиражування документів;
впорядкування документальної бази, дотримання правил підготовки й оформлення документів;
контроль за якісною підготовкою й оформленням документів, скороченням непотрібної переписки, термінами проходження, узгодження і виконання документів;
автоматизована підготовка документів.

В області організації роботи з документами:

визначення порядку проходження й опрацювання документів;
прийом, відправлення, експедиційна опрацювання документів; попередній розгляд;
реєстрація й облік документів, ведення журналів і картотек;
організація своєчасного розгляду і підготовки до доповіді керівництву банку внутрішніх та тих що надходять і відправляються документів;
організація контролю за виконанням документів, регулювання ходу виконання, узагальнення відомостей про результати виконання документів;
використання в процесі реєстрації, обліку, контролю виконання, пошуку сучасних засобів обчислювальної техніки;
складання номенклатури справ банку; забезпечення формування справ, оперативного зберігання документів і справ; підготовка справ до здачі в архів.

В області методичної роботи:

методичне керівництво і здійснення контролю за ор-ганізацією роботи з документами в структурних підрозділах банку;
підвищення кваліфікації працівників служби діловодства і відповідальних за діловодство в структурних підрозділах банку;
вивчення передового досвіду організації роботи з документами в державних структурах [6, c. 47].

Організаційна структура служби діловодства банку розробляється з метою встановлення чіткої побудови служби діловодства, раціонального розподілу функцій між посадовими особами служби і підвищення ефективності роботи управлінського апарату.

Вона ґрунтується на чинному законодавстві та норматив-но-методичних документах у сфері діловодства й архівної справи і розробляється відповідно до організаційної структури банку, обліку обсягу документообігу, системою ведення діловодства. До її складу включаються: організаційно-структурна схема служби діловодства, положення про службу діловодства і посадові інструкції працівника служби діловодства.

Організаційно-структурна схема служби діловодства банку складається на основі організаційної структури банку, штатно-посадового складу його працівників, розподілу функцій між структурними частинами служби діловодства і посадових осіб.

Залежно від масштабів діяльності (статутний капітал, фінансовий оборот, наявність філій, відділень та ін.), його організаційної структури і штатно-посадового складу, кадрових і технічних засобів, територіального розміщення, обсягу взаємин із клієнтами і партнерами, кількості опрацьовуваної документації банки умовно можна поділити на три групи: великі, середні, малі.

Віднесення банку до однієї з груп є основою для складання організаційно-структурної схеми служби діловодства банку. На цій підставі розробляються положення про службу діловодства, посадові інструкції її працівників.

Для визначення кількості і найменування посад працівників служби діловодства, нормування їхньої праці банк застосовує певні нормативи і норми[3, c. 263-265].

1.2. Порядок обробки вхідних документів

Приймання кореспонденції, що надходить в установу, здійснюється централізовано в експедиції (один із підрозділів канцелярії) або секретарем. Конверти знищуються, крім тих випадків, коли тільки по конверту можна встановити адресу відправника. Вся документація, що надходить, сортується на таку, що реєструється, і таку, що не реєструється.

Реєстрація документа — це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння унікального реєстраційного номера (індекса документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.

До таких, що не реєструються службою діловодства, відносяться такі види документів:

Рекламні матеріали.
Повідомлення про наради, конференції та їх програми.
Прейскуранти.
Друковані видання (книги, журнали, газети).
Телеграми і листи про дозвіл відряджень і відпусток.
Наукові звіти за темами.
Вітальні листи і запрошення.
Бухгалтерські документи (місячні, квартальні, піврічні, річні звіти).
Листи, надіслані в копії для відомості.
Планові документи.
Повідомлення про відправлення цінностей, бланків.
Статистична звітність (поштова і телеграфна).

Документи, які не реєструються, передаються в структурні підрозділи за приналежністю.

При реєстрації документів на підприємстві слід дотримуватися таких правил:

1) кожен документ реєструється тільки один раз;

2) всі документи реєструються тільки в одному місці;

3) всі документи реєструються за єдиною формою, прийнятою на підприємстві [8, c. 95].

Реєстраційний номер документа, як правило, складається з таких елементів:

1) шифру організації в міністерстві або відомстві;

2) номера справи, у якій міститься документ або його копійний екземпляр;

3) порядкового номера документа в реєстраційному журналі.

Реєстрація вхідних документів здійснюється шляхом про-ставлення в правому нижньому куті лицьової сторони першої сторінки документа реєстраційного штампа за допомогою ручного штемпеля із зазначенням на ньому дати й індексу документа.

Для вихідних документів дата й індекс проставляються в лівій частині аркуша під постійними реквізитами бланка на спеціально відведеному місці.

Приклад реєстрації документів:

1.3 AT «Старт» 14 лютого 2004року направлено лист в організацію «Експо-Бізнес» із запитом на участь у виставці — це вихідний документ.

Шифр AT «Старт» 25, номер справи для службових листів 08 і порядковий номер документа в реєстраційному журналі 15 (у такому разі індекс документа має вигляд 25/08-15). У полі

На №__ запис відсутній, оскільки документ ініціативний і не є відповіддю на якийсь інший документ, тому немає і посилання на його індекс.

В AT «Старт» 1 березня 2004року отримана відповідь, зареєстрована в «Експо-Бізнес» під номером 63/17-07 25 лютого.

У полі На № в «Експо-Бізнес» внесли номер листа, на який підготовлена ця відповідь — 25/08-15.

Для AT «Старт» отриманий з «Експо-Бізнес» лист є вхідним документом. При його надходженні в AT «Старт» він одержав реєстраційний номер 25/18-42 (25 — шифр підприємства, 18 — номер справи, 42 — порядковий номер листа в реєстраційному журналі для вхідних документів). Для запису вхідного номера на самому листі в нижній його частині під підписом проставлений штамп, на якому і зазначений вхідний номер[3, c. 134-137].

1.3. Порядок обробки вихідних документів

Реєстрація вихідного документа — запис облікових даних про документ за встановленою формою, що фіксує факт його відправлення шляхом зазначення на ньому у відповідному місці дати й реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах (журналі, картотеці, електронній базі даних) певних відомостей про цей документ.

Журнальну форму реєстрації рекомендується застосовувати лише на невеликих підприємствах, загальний обсяг документообігу яких становить 500-600 документів на рік.

Під час реєстрації вихідних документів слід дотримуватися таких основних правил:

вихідні документи завжди реєструють окремо від вхідних документів;
реєстрації підлягають усі вихідні документи, що потребують обліку й виконання, незалежно від способу їх створення та відправлення адресатові. Вихідні службові листи (кореспонденцію з іншими юридичними особами) слід реєструвати окремо від відповідей на звернення громадян, відповідей на запити на інформацію, а також документів, що надсилають-ся з використанням засобів електрозв’язку — телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та доку-ментів у сканованій формі без електронного цифрового підпису;
вихідні документи реєструються на підприємстві й надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів — виконавців або не пізніше наступного робочого дня;
під час реєстрації документу надається умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються впродовж одного діловодного року, і за потреби доповнюється індексом за номенклатурою справ або індексом структурного підрозділу тощо.

Індексація вихідних документів має певні особливості. Під час реєстрації ініціативного вихідного документа на документі рекомендується:

спочатку проставляти індекс справи за номенклатурою справ (наприклад, 03-11)
потім індекс посадової особи, яка підписала цей документ (наприклад, 02)
і нарешті — порядковий номер за реєстраційною формою (наприклад, 234).

Отже, у такому разі повний реєстрацій-ний індекс вихідного документа матиме такий вигляд: 03-11/02/234.

Заповнення граф журналу реєстрації вихідних документів

У додатку 12 до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, міститься журнал реєстрації документів, створених установою. Він містить мінімальну кількість граф і примітку, що за потреби може доповнюватися додатковими графами.

Отже, у журналі реєстрації’ вихідних документів (додаток) має бути передбачено достатню кількість граф, що містять вичерпну інформацію про документ, зокрема, таких:

графа 1 «Дата відправлення документа» — зазначають дату відправлення документа адресатові. Дату в журналі оформлюють виключно цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік.

День місяця та місяць позначають двома парами арабських цифр, рік — чотирма арабськими цифрами. У разі якщо один з елементів дати (день місяця чи місяць) складається лише з однієї цифри, перед нею треба ставити нуль. Наприклад, дату 5 березня 2012року слід оформлювати в такий спосіб: 05.03.2012;

графа 2 «Вихідний реєстраційний індекс документа» — проставляють реєстраційний індекс, який надають документу на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вихідної кореспонденції.

ЖУРНАЛ реєстрації вихідних документів

Дата відправ лення документа	Вихідний реєстраційний індекс документа	Кореспондент (адресат документа)	Заголовок (короткий зміст) документа	Відмітка про виконання документа
1	2	3	4	5

06.03.2012	№ 04-17/01/123	ПП «Прометеш	Про розірвання договору на поставку товару	До справи № 04-17
12.03.2012	№ 03-21/02/124	Одеська філія № 2	Про розподіл коштів за затвердженим фінансовим планом	До справи № 03-21
12.03.2012	№ 03-29/04/125	ТОВ «Жайворонок»	Прохання про продовження строку оренди приміщення на умовах минулорічного договору	До справи № 03-29 У відповідь отримано лист-відмову від 27.03.2012 № 13
16.03.2012	№ 07-04/03/126	ПАТ «Дружба»	Про організацію вис- тавки-презентації нового виду продукції	До справи № 07-04
26.03.2012	№ 04-17/03/127	ТОВ «Горностай»	Про уточнення умов поставок товару	До справи № 04-17 Лист-відповідь від 30.03.2012 № 89/02

За необхідності порядковий номер може доповнюватися індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, у якій після відправлення документа зберігатиметься його копія, або структурного підрозділу чи посадової особи, яка є виконавцем цього документа;

графа 3 «Кореспондент (адресат документа)» — зазначають адресата, якому надсилають документ, наприклад: Державна податкова адміністрація України, Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерело». До речі, також дозволяється скорочено зазначати адресата в журналі реєстрації вихідних документів, наприклад: ДПА України, ТОВ «Джерело». Інформацію про кореспондента зазвичай переносять із реквізиту «Адресат», оформленого в документі, що надсилається.

У графі «Кореспондент (адресат доку-мента)» слід записувати саме назву установи, а не прізвище виконавця чи керівника, яким цей документ адресовано;

графа 4 «Заголовок (короткий зміст) документа» — переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі вихідні службові документи обов’язково повинні мати заголовки до тексту [11, c. 74-75].

Наявність такого реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації на підприємстві-адресанті до направлення йо-го до справи після виконання на підприємстві-адресаті;

графа 5 «Відмітка про виконання документа» — вносять відомості про місце зберігання копії надісланого документа.

У разі отримання відповіді на ініціативний документ цю графу доповнюють інформацією про дату отримання відповіді й особливості відповіді, якщо такі мають місце (наприклад, відмова).

За потреби журнал можна доповнювати іншими графами. Така необхідність може бути викликана специфікою діяльності підприємства. У такому разі форма журналу має бути затверджена керівником підприємства й додаватися до індивідуальної інструкції з діловодства.

РОЗДІЛ ІІ. Порядок реєстрації документів за допомогою ПК

2.1. Описати порядок створення та заповнення форми журналу реєстрації вхідних документів за допомогою текстового редактора MS WORD

Після завершення попереднього розгляду документ підлягає реєстрації.

Вхідні документи слід реєструвати в день їх надходження або не пізніше початку наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час.

Для реєстрації вхідної кореспонденції на підприємстві можна застосовувати одну з трьох реєстраційних форм — журнальну, карткову або автоматизовану (з використанням спеціальних комп’ютерних програм — текстового редактора MS WORD).

Журнальну форму реєстрації документів використовують на невеликих підприємствах з обсягом документообігу до 600 документів на рік.

Журнал реєстрації можна вести в зошиті формату А4 (210 х 297 мм) або складати його з окремих аркушів-бланків, що дасть змогу заповнювати їх будь-якими засобами запису й поступово повністю сформувати журнал, у т. ч. з одночасним уведенням інформації в комп’ютер і подальшим її роздрукуванням.

У журналі реєстрації вхідних документів (додаток) має бути передбачено достатньо граф, що містять основну вичерпну інформацію про документ, а саме:

— графа 1 «Дата надходження документа». Призначення: для фіксування дати надходження документа на підприємство. Дату в цій графі слід записувати цифровим способом, наприклад: 05.08.2013. Як правило, від цієї дати обраховують строк виконання документа. Наприклад, якщо документ надійшов 1 серпня, а строк його виконання становить 30 календарних днів, то виконати його слід не пізніше 30 серпня, якщо іншу дату не зазначено в резолюції керівника підприємства;

— графа 2 «Вхідний реєстраційний індекс документа». Призначення: для проставляння реєстраційного індексу, який надають документові на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах відповідного журналу реєстрації вхідної кореспонденції. За необхідності порядковий номер доповнюють індексом кореспондента, виду документа, питання діяльності, справи за номенклатурою справ, в якій після виконання цей документ буде зберігатися, або структурного підрозділу чи посадової особи, до якої буде направлено документ на виконання [14, c. 34-35].

Запис у графі 2 журналу реєстрації вхідних документів обов’язково має збігатися з реквізитом «Відмітка про надходження документа на підприємство від адресанта», оформленим на вхідному документі від руки або за допомогою штампа в правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа;

— графа 3 «Автор документа». Призначення: для зазначення кореспондента, від якого надійшов документ. Інформацію про кореспондента, як правило, переносять з бланка, на якому оформлено документ. Звертаємо увагу на те, що в цій графі слід записувати саме назву підприємства, що є автором документа, а не прізвище виконавця чи керівника, який цей документ підписав;

— графа 4 «Дата та індекс одержаного документа». Призначення: для фіксування відомостей, які переносять з реквізитів «Дата документа» і «Реєстраційний індекс документа», оформлених кореспондентом (автором документа). Зрозуміло, що датою документа є день, в який його було відправлено, реєстраційним індексом — індекс, наданий документові за журналом реєстрації вихідної документації установи — автора документа. Інформація цієї графи є дуже важливою, оскільки знайти в разі необхідності конкретний документ у великому документопотоці, як правило, можна лише за цими відомостями. Коли автор документа зателефонує на підприємство, щоб дізнатися про строк і процес його виконання, уточнити прізвища виконавців тощо, передусім він повинен буде назвати назву своєї установи, а потом обов’язково дату й реєстраційний індекс документа,

адже упродовж місяця (тижня) від однієї установи може надійти кілька документів з однаковими або схожими заголовками до тексту чи взагалі без заголовків, що значно ускладнює довідкову роботу;

— графа 5 «Короткий зміст документа». Призначення: для фіксування відомостей, які переносять із реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі розпорядчі документи (зокрема, ті, що надсилають до підвідомчих підприємств), а також службові листи обов’язково повинні мати заголовки до тексту. Наявність цього реквізиту значно полегшує роботу з документом на всіх етапах його проходження: від реєстрації в установі-адресанті до направлення його до справи після виконання на підприємстві-адресаті. Якщо на підприємстві-адресанті документа не оформлено заголовок до тексту, то особа, яка здійснює попередній розгляд і реєстрацію цього документа на підприємстві-адресаті, повинна уважно ознайомитися з його змістом і самостійно сформулювати короткий заголовок;

— графа 6 «Резолюція або відповідальний виконавець». Призначення: для запису резолюції керівника щодо виконання документа. Інформацію переносять із відповідного напису, зробленого керівником на вхідному документі під час його розгляду;

— графа 7 «Підпис особи, яка отримала документ, дата отримання». Призначення: для проставляння працівником, якому доручено виконання документа, особистого підпису й дати в момент одержання цього документа від особи, відповідальної за діловодство на підприємстві;

— графа 8 «Відмітка про виконання документа». Призначення: для оформлення відмітки про виконання документа й направлення його до справи. Ця відмітка містить відомості про дату та особливості виконання документа, якщо такі мають місце (наприклад, продовження терміну виконання), і номер справи, до якої вміщено виконаний документ [20, c. 73-74].

2.2. Описати порядок створення та заповнення форми журналу реєстрації вихідних та внутрішніх документів за допомогою текстового редактора MS WORD

Реєстрації підлягають усі вихідні документи, що потребують обліку і виконання, незалежно від способу їх створення та надіслання адресату.

Вихідні документи завжди реєструють окремо від вхідних документів. Окрім того, вихідну кореспонденцію слід реєструвати окремо від відповідей на звернення громадян, відповідей на запити на інформацію, а також документів, що надсилаються з використанням засобів електрозв’язку — факсограм, телефонограм, електронних документів та документів у сканованій формі.

У Журналі реєстрації вихідних документів (кореспонденції), який ми пропонуємо вашій увазі, передбачено достатньо граф, котрі містять основну вичерпну інформацію про документ.

Індексація вихідних документів має певні особливості; про них читайте на сторінці додаткової інформації всередині видання (за потреби сторінка легко виймається).

Також для зручності роботи в журналі міститься зразок заповнення таблиці та поради експерта-документознавця щодо норм та правил реєстрації вихідної документації.

Журнал реєстрації вихідних документів (кореспонденції) допоможе у роботі працівникам, що відповідають за діловодство на підприємстві — діловодам, секретарям, працівникам канцелярії, організаційного відділу та іншим відповідальним особам, які працюють з документами.

У додатку 12 до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року № 1242, міститься журнал реєстрації документів, створених установою . Він містить мінімальну кількість граф і примітку, що за потреби може доповнюватися додатковими графами [12, c. 9-10].

графа 1 «Дата відправлення документа» — зазначають дату відправлення документа адресатові. Дату в журналі оформлюють виключно цифровим способом у такій послідовності: день місяця, місяць, рік.

графа 2 «Вихідний реєстраційний індекс документа» — проставляють реєстраційний індекс, який надають документу на підприємстві. Обов’язковим елементом реєстраційного індексу є порядковий номер у межах від-повідного журналу реєстрації вихідної кореспонденції.

графа 3 «Кореспондент (адресат документа)» — зазначають адресата, якому надсилають документ, наприклад: Державна податкова адміністрація України, Товариство з обмеженою відповідальністю «Джерело». До речі, також дозволяється скорочено зазначати адресата в журналі реєстрації вихідних документів, наприклад: ДПА України, ТОВ «Джерело». Інформацію про кореспондента зазвичай переносять із реквізиту «Адресат», оформленого в документі, що надсилається.

графа 4 «Заголовок (короткий зміст) документа» — переносять відомості з реквізиту «Заголовок до тексту документа». Усі вихідні службові документи обов’язково повинні мати заголовки до тексту.

графа 5 «Відмітка про виконання документа» — вносять відомості про місце зберігання копії надісланого документа.

2.3. Електронна система реєстрації документів на підприємстві

При отриманні й опрацюванні документів їх необхідно зареєструвати і проконтролювати виконання. До початку 1970-х років в установах та на підприємствах реєстрацію здійснювали шляхом запису відомостей про документи в спеціальному журналі. Така система призводила до багаторазової реєстрації документа в структурних підрозділах, а для того, щоб знайти відомості про документи, треба було або переглядати весь журнал, або знати, коли цей документ було отримано чи відправлено.

На зміну журнальній прийшла карткова система реєстрації. При цьому на кожний документ під копіювальний папір заповнювалося від 2 до 5 примірників реєстраційної картки. В інформаційно-довідковій картотеці картки розташовували за певною ознакою.

Комп’ютерні технології дозволяють використовувати електронний варіант картотек — бази даних. База даних — це та ж картотека, лише розміщена в пам’яті комп’ютера, що дає можливість шукати документ або групу документів за будь-якою пошуковою ознакою, введеною під час реєстрації: автором документа, виконавцем, темою, датою одержання або складання документа, його номером тощо. Реєстрація проводиться шляхом заповнення реєстраційної картки на екрані комп’ютера і перенесення реєстраційного номера на сам документ у штамп з позначкою про одержання документа.

У нормативно-методичній літературі основним принципом організації реєстрації документів завжди вважалася однократність, що досягалася тільки шляхом централізованої обробки та реєстрації документів у канцелярії і заповнення кількох карток із застосуванням копіювального паперу. Сьогодні за наявності локальної мережі, яка об’єднує комп’ютери підприємства, реєстрацію можна вести децентралізовано за місцем одержання (відправлення) документів з передачею інформації про документи, що реєструються, у центральну базу даних. Це особливо актуально, коли документи надходять і передаються по факсимільному зв’язку або електронній пошті безпосередньо з підрозділів.

Особливістю електронного зберігання документів є легкість виготовлення копій, що дозволяє всі документи з постійним терміном зберігання після завершення обробки негайно копіювати в архів з виготовленням страхових копій на змінних носіях. Однак документи постійного терміну зберігання, наприклад, організаційні документи, накази з основної діяльності тощо, довгострокового зберігання (накази по особовому складу), поки що належить зберігати в паперовому вигляді.

Комп’ютерні інформаційні технології дозволяють суттєво прискорити операції з підготовки документів до архівного зберігання — укладати описи документів постійного і довгострокового зберігання, акти на знищення документів. Для автоматизації цих операцій роблять необхідну позначку в електронній реєстраційній картці виконаного документа. Автоматизована система обліку дає можливість складати подокументні описи, складання яких є неможливим, зважаючи на високу трудомісткість, при традиційній паперовій технології.

Дані про документи за минулий рік зберігаються окремо і після того, як усі документи за минулий рік буде виконано, базу даних використовують тільки для довідкової роботи і її може бути переписано на зовнішній носій інформації: залежно від обсягу інформації це може бути дискета, магнітна стрічка, CD-RW або інший носій. У разі виникнення необхідності пошуку документів за попередні роки інформація зчитується з архівного носія. У зв’язку з цим, якщо документи за минулі роки потрібні вкрай рідко, для їх зберігання можна використати стример (запис на магнітну стрічку), що потребує відновлення даних на жорсткому диску для їх використання. Якщо ж необхідність в отриманні довідок за документами за минулі роки виникає досить часто, то для зберігання баз даних (БД) і самих документів краще використовувати пристрої зі змінними дисками, залежно від обсягу даних — типу Zip drive (100 Мб), Jaz drive (1000 Мб), CDR/ CDRW (650 Мб), DVD + R/-R/RW (до 4,7 або 9Гб).

В організаціях з високими вимогами до оперативного пошуку документів (зокрема, в операційній системі Novell NetWare) можна використовувати системи, які підтримують автоматичну міграцію (перенесення) документів, що більше не використовуються, на зовнішні, більш повільні носії інформації (наприклад, магнітооптичні диски) і відновлення інформації на твердому диску комп’ютера в разі частого до неї звертання [4, c. 65].

Насамперед слід зауважити, що організація документообігу на підприємстві в разі застосування засобів автоматизації діловодства має забезпечити сумісність традиційного та авто-матизованого способів опрацювання документів із можливос-тями засобів автоматизації діловодства (п. 7 гл. 3 розд. III Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5; далі — Правила).

Вимоги до складання реєстраційного індексу документів викладено в пункті 5 глави 3 розділу III Правил.

Стосовно ж додавання до реєстраційного індексу документа року з дати його реєстрації, то подібна практика існує, але варто зазначити, що серед документознавців і діловодів немає єдиної думки щодо правильності такої практики. У Правилах та інших подібних документах це не визначено. До того ж додавання року до індексу документа вважається дублюванням інформації. Це цілком виправдано для паперового діловодства. Під час же електронної реєстрації документів діловодам часто доводиться пристосовуватися до можливостей упровадженого на їхньому підприємстві програмного забезпечення. Зважаючи на те, що такі програми часто розробляють без урахування думки й вимог діловодів, а рішення про їхнє застосування приймають управлінці, виходячи з наявних продуктів на ринку програмного забезпечення, цей процес нагадує вибір кращого серед не дуже якісних рішень. А тому цілком імовірно, що подібні питання стосовно додавання до реєстраційного індексу документа року його реєстрації пов’язано з відсутністю можливості задіяти в пошуку та сортуванні результатів пошуку дати реєстрації документів.

Запропонована в прикладі до запитання система кодування років не є оптимальною для її практичного застосування. Вона лише ускладнюватиме процес ідентифікації документів. Наприклад, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України рік в індексі документів стоїть останнім через дефіс, і додають до індексу лише дві останні цифри року: -14, -15, -16 і т. д. [19, c. 248-249]

У наведеному прикладі використовують лише дві останні цифри року з огляду на те, що найближчі 83 роки перші дві цифри (20) залишаться незмінними. Тому така інформація одразу зрозуміла будь-кому без додаткового її розкодування.

Зважаючи на викладене, можна зробити такі висновки:

додавання року до реєстраційного індексу документа буде необхідним, якщо усунути недоліки упровадженого програмного забезпечення не виявиться можливим навіть у співпраці з його розробниками;
робити це краще в явній (некодованій) та скороченій формі, зрозумілій для всіх.

Що ж до запропонованих читачкою прикладів нумерації, то тут простежуються три моменти, які на практиці можуть призвести до певних проблем.

Перший. Насамперед приклади є невдалими з позиції наведених повторюваних порядкових номерів документів за різні роки: 123, 123, 123. Певно, це просто результат операції копіювання та вставки інформації, а не бажання надавати документам з одного питання однакові порядкові номери в межах наскрізної нумерації за різні роки. Розраховувати на те, що номери доку-ментів з одного питання за різні роки співпадатимуть, уважаю, не варто. Імовірність такої події дуже низька. Присвоювати однакові номери штучно попри наскрізну нумерацію не правильно.

Другий. Продовжуючи думку щодо першого моменту, варто поставити уточнювальне запитання: чому рік у закодованій формі додають відразу після порядкового номера документа? Якщо це спроба досягти правильного сортування реєстраційних індексів, то це справедливо лише за тієї умови, що порядкові номери цих документів збігаються. Але якщо робити все правильно, як визначає законодавство України у сфері діловодства, то це неможливо. Менший номер за наступні роки все одно буде розташований попереду списку. Сортування документів за роками з різними індексами в послідовності їхньої реєстрації можливе лише тоді, якщо рік додавати в реєстраційний індекс першим. Однак це ускладнить роботу з документами в цілому, не кажучи про те, що це не відповідає не лише чинній нормативно-правовій базі у сфері діловодства, а й загальній практиці організації діловодства. Тому краще дотримуватися традиційної системи індексації документів — додавати рік наприкінці реєстраційного індексу документа.

Третій. Як зрозуміло з наведеного в запиті прикладу, ознакою документів, що охоплюють одне питання, є індекс справи з номенклатури справ підприємства — 2-13. Така система ідентифікації документів з одного питання працюватиме до часу внесення змін у номенклатуру справ. З будь-яких причин індексація справ у ній на наступний рік може змінитися. Тому для запобігання такого небажаного випадку створюють окрему індексацію документів із певних питань і додають індекс через нахильну лінію (косу риску або флеш) до реєстраційного індексу документа. Цей індекс краще додавати наприкінці реєстраційного індексу документа, але перед роком. Приклад: 123/2-13/0-16.

РОЗДІЛ ІІІ. Охорона праці оператора комп’ютерного набору

Питання охорони праці користувачів комп’ютерів складне і ще далеке до вирішення, оскільки поки що не вдалося в повній мірі визначити механізм впливу комплексу факторів, що мають місце на комп’ютеризованому робочому місці, виділити (елімітувати) ступінь впливу кожного з них на користувача.

Надійність системи «людина—комп’ютер» значною мірою визначається функціональним станом людини. Психофізіологічні та емоційні перенапруження, втома людини-оператора можуть призвести в комп’ютеризованих системах керування до помилок і як наслідок — до значних економічних втрат.

Згідно зі статистичними даними від 40 до 75% аварій літаків зумовлено людським фактором. Відмови комп’ютеризованої системи керування рухом залізничного транспорту, на гірничо-збагачувальних комбінатах з вини операторів становлять понад 50% їх загальної кількості, причому значна їх частина спричинена невідповідністю функціонального стану оператора складності виконуваної роботи.

Помилки працівників, що працюють з комп’ютером в адміністративно-управлінській сфері, викликають, звісно, менші за масштабами наслідки. Проте незадовільний функціональний стан користувачів комп’ютерів може викликати небажані наслідки (професійні та професійно зумовлені захворювання), що також пов’язано зі значними соціальними та економічними втратами враховуючи стрімке зростання кількості комп’ютеризованих робочих місць.

Визначення та вивчення факторів, що впливають на функціональний стан користувачів комп’ютерів дозволить виділити основні причини виникнення станів напруженості, стомлення, стресу і здійснити відповідні профілактичні заходи.

Трудова діяльність користувачів комп’ютерів відбувається у певному виробничому середовищі, яке впливає на їх функціональний стан. Найбільш значимі — фізичні фактори виробничого середовища, до яких належать електромагнітні хвилі різних частотних діапазонів, електростатичні поля, шум, параметри мікроклімату та ціла низка світлотехнічних показників. Вплив хімічних та, особливо, біологічних факторів виробничого середовища на користувачів комп’ютерів — значно менший [2, c. 59-60].

Рис. 3.1. Фактори, що впливають на функціональний стан користувача комп’ютера

Трудовий процес суттєво впливає на психофізіологічні можливості користувачів комп’ютерів, оскільки їх діяльність характеризується значними статичними фізичними навантаженнями; недостатньою руховою активністю; напруженнями сенсорного апарату, вищих нервових центрів, які забезпечують функції уваги, мислення, регуляції рухів. Окрім того, трудовий процес користувачів комп’ютерів відзначається значними інформаційними навантаженнями.

Професійні якості та виробничий досвід, які визначають внутрішні засоби діяльності, обумовлюють надійну та безпомилкову діяльність користувачів комп’ютерів, дозволяють знаходити безпечні методи розв’язання виробничих завдань навіть у нестандартних ситуаціях.

Зовнішні засоби діяльності, які в основному визначаються ергономічними показниками щодо організації робочого місця, форми та параметрів його елементів, просторового розташування основного і допоміжного устаткування, можуть суттєво знизити фізичні та психофізіологічні навантаження, що діють на користувачів комп’ютерів.

Оскільки робота користувачів комп’ютерів частіше за все проходить за активної взаємодії з іншими людьми, то виникають питання раціоналізації міжособових відносин. Цей комплекс питань порушує як психологічні, так і соціально-психологічні аспекти трудових взаємовідносин, які також є факторами «ризику», що відчутно впливають на функціональний стан користувачів комп’ютерів.

Таким чином, на користувача комп’ютера впливає комплекс факторів, наведених на рис. 1. Урахування ступеня та якості впливу цих факторів на функціональний стан дозволяють розробити заходи та засоби щодо забезпечення безпеки, підвищення працездатності та збереження здоров’я користувачів комп’ютерів [1, c. 48-49].

Дослідження, проведені фахівцями Всесвітньої організації охорони здоров’я (ВООЗ) показали, що у професійних операторів та канцелярських службовців, які у своїй діяльності використовують ВДТ, частіше зустрічаються порушення органів зору, опорно-рухового апарату, центральної нервової, серцево-судинної, імунної та статевої систем, захворювання шкіри. Необхідно зазначити, що вже в перші роки впровадження ВДТ в Європі та США була зафіксована значна кількість скарг операторського персоналу на загальне недомагання, передчасне стомлювання, головний біль, порушення функцій органів зору, які здійснювали несприятливий психофізіологічний вплив на самопочуття та працездатність операторів. Однак, в той час основна увага приділялась розвитку техніки, а людина залишалась без необхідного захисту.

В умовах сучасного виробництва, яке характеризується масовим характером та широким застосуванням комп’ютерної техніки попередні пріоритети зазнали суттєвої трасформації. У центрі уваги вітчизняних та зарубіжних фахівців є питання щодо визначення характеру та умов праці користувачів комп’ютерів, функціональних змін у динаміці виконання трудових завдань, захворюваності та стану здоров’я, розробки засобів захисту [4, c. 103].

Дослідження медиків-гігієністів, психологів, світлотехніків та фахівців з охорони праці та ергономіки показали, що сучасна професія користувача ВДТ належить до розумової праці, яка характеризується: високою напруженістю зорових функцій; одноманітною позою; великою кількістю стереотипних висококоординованих рухів, що виконуються лише м’язами кистей рук на фоні малої загальної рухової активності; значним нервово-емоційним компонентом, особливо в умовах дефіциту часу; роботою з великими масивами інформації, що викликає активізацію уваги та інших вищих психічних функцій. Крім того, при роботі з дисплеями на електронно-променевих трубках виникає вплив на користувача цілої низки факторів фізичної природи — електростатичні поля, радіочастотне та рентгенівське випромінювання тощо.

Встановлено, що стан організму користувача значно залежить від типу роботи з ВДТ та умов її виконання. В загальному усі користувачі комп’ютерів поділяються на професіоналів та непрофесіоналів. До останніх можна віднести осіб, які використовують комп’ютер епізодично і він є для них не основним, а тільки допоміжним засобом (науково-технічні працівники, бібліотекарі, студенти, школярі, торгівельні працівники та ін.) [5, c. 63].

Діяльність професіоналів можна поділити на три групи:

Діяльність, яка пов’язана з виконанням нескладних багаторазово повторюваних операцій, що не вимагають великого розумового напруження. Наприклад, робота операторів комп’ютерного набору, працівників довідкових служб.
Діяльність, яка пов’язана із здійсненням логічних операцій, що постійно повторюються. Це робота інженера-економіста, інженера-проектувальника, оператора автоматизованого виробництва.
Діяльність, коли в процесі роботи необхідно приймати рішення за відсутності заздалегідь відомого алгоритму. Наприклад, робота інженера-програміста, диспетчерів руху залізничного транспорту, аеропортів тощо.

Необхідно зазначити, що такий поділ досить умовний, оскільки дане питання ще не достатньо розроблене і потребує детального вивчення. Проте, зрозуміло, що для кожної категорії користувачів комп’ютерів характерні свої особливості впливу комплексу несприятливих факторів трудового процесу та умов праці.

В Інституті медицини праці Академії медичних наук України проводились дослідження інтенсивності захворюваності осіб, що використовують у своїй роботі комп’ютер. Була вивчена захворюваність працівників з різною тривалістю використання комп’ютерів та характером діяльності самих користувачів. Розглядалися три групи користувачів: у першу увійшли системні інженери-програмісти (тривалість роботи за комп’ютером — більше 6 год. на.,день), у другу — інженери-економісти, які у своїй роботі використовують уже розроблене програмне забезпечення (тривалість роботи від 4 до 6 год.), у третю — математики-постановники завдань, які використовували комп’ютери не більше ніж 2 год. на день. Дані про захворюваність різних груп користувачів комп’ютерів та контрольної групи наведено у табл. 1. [7, c. 124-125]

Таблиця 3.1. Рівень захворюваності (%) осіб, тривалість та інтенсивність використання ВДТ у яких була різною

Стан здоров’я	Користувачі ВДТ			Контрольна
Стан здоров’я	1 група	2 група	3 група	група
Функціональні порушення ЦНС (астенопічний синдромта ін.)	15,6	8,2	6,3	2,7
Хвороби системи кровообігу	57,7	60,3	29,2	23,0
Хвороби органів дихання	20,0	21,7	11,2	4,1
Хвороби органів травлення	40,0	38,6	29,8	18,9
Здорові	6,7	20,1	29,8	46,6

Так, здорових серед обстежених користувачів ВДТ виявилось у кілька разів менше, ніж у контрольній групі. З наведених даних видно, що фізіологічні порушення частіше спостерігаються у користувачів, які довше та інтенсивніше використовували ВДТ.

Крім того, за даними ряду авторів у користувачів, які інтенсивно використовують комп’ютер в умовах значних розумових напружень досить часто (40—70%) виникають психологічні та гюведінкові порушення (нервозність, роздратування, тривога, нерішучість, замкнутість тощо).

Було, зокрема, встановлено, що за суб’єктивними показниками (скарги) робота з ВДТ викликає різноманітні симптоми негативного впливу на здоров’я користувачів. В таблиці 2 наведені характеристики скарг операторів комп’ютерного набору та редакторів і коректорів, які в процесі своєї роботи використовували комп’ютер. Результати досліджень наглядно ілюструють, що у працівників різних професійних груп, що працюють за відеотерміналом комп’ютера переважають «очні» симптоми. Часті також головний біль та загальна втома, особливо в кінці робочого дня. Причому у коректорів та редакторів такі симптоми зустрічаються частіше. Досить значний відсоток скарг пов’язаний з опорно-м’язовою системою (біль в області спини та шиї, втома м’язів рук), особливо в операторів комп’ютерного набору. Характерним також є той факт, що чим більший стаж роботи за комп’ютером, тим очевидніший його несприятливий вплив на здоров’я користувача [7, c. 116].

Таблиця 3.2. Характеристика скарг операторів комп’ютерного набору

№ пп.	Симптоми впливу комп’ютера	Кількість працівників, що повідомили про симптоми від загальної кількості опитаних (%)
		Стаж роботи
		до 1 року	1—3 роки	3—5 років
1	Біль та різь в очах	58,8	67,5	88,7
2	Головний біль	17,6	23,3	42,5
3	Біль в області спини та шиї	18,5	, 21,2	32,2
4	Загальна втома	29,4	25,7	42,6
5	Втома м’язів рук	15,1	22,3	38,7
6	Підвищена роздратованість	11,7	21,6	35,3
7	Порушення нічного сну	8,3	15,5	20,6
8	Погіршення пам’яті	7,2	12,3	17,1

Робота з комп’ютером характеризується значною розумовою напругою й нервово-емоційним навантаженням операторів, високою напруженістю зорової роботи й досить великим навантаженням на м’язи рук при роботі із клавіатурою ЕОМ. Велике значення має раціональна конструкція й розташування елементів робочого місця, що важливо для підтримки оптимальної робочої пози людини-оператора.

У процесі роботи з комп’ютером необхідно дотримувати правильний режим праці й відпочинку. У противному випадку в персоналу відзначаються значна напруга зорового апарата з появою скарг на незадоволеність роботою, головні болі, дратівливість, порушення сну, утома й хворобливі відчуття в очах, у попереку, в області шиї та руках. Вимоги до виробничих приміщень. Фарбування приміщень і меблів повинна сприяти створенню сприятливих умов для зорового сприйняття, гарного настрою. Джерела світла, такі як світильники й вікна, які дають відбиття від поверхні екрана, значно погіршують точність знаків і спричиняють перешкоди фізіологічного характеру, які можуть виразитися в значній напрузі, особливо при тривалій роботі. Відбиття, включаючи відбиття від вторинних джерел світла, повинне бути зведене до мінімуму. Для захисту від надлишкової яскравості вікон можуть бути застосовані штори й екрани.

ВИСНОВКИ

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діловиробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Наведено розгорнуті характеристики основних нормативних положень щодо створення документів, які мусить знати управлінський персонал для оперативної орієнтації у виборці управлінських рішень. Велику увагу приділено підготовці та оформленню документів що виникають у процесі діяльності будь-якої установи. Вичерпно розглянуто склад загальної документації, необхідної для реалізації її функціональної мети, а також оптимальний перелік реквізитів, які допомагають користувачам оперативно підготувати документ.

Детально описано технологію, порядок контролю за виконанням документів за строками і з суті питання, організацію роботи апарату управління з оперативного пошуку та роботі з необхідною інформацією.

Таким чином, знання основ діловодства та документування на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» від 18 червня 2015 року № 1000/5
Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
Бутинець Т.А. Документування господарських фактів: теорія, методологія, комп’ютеризація. Наукове видання – Житомир: ЖІТІ, 1999. – 412 с.
Бутинець Т.А. Документи та їх роль в господарстві // Економіка: проблеми теорії та практики. Збірник наукових праць. Випуск 42. – Дніпропетровськ: ДНІ, 2000. – С. 52-55
Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
Загорецька, О. Організація діяльності служби діловодства/ Олена Загорецька //Секретарь-референт. — 2004. — № 6. — C. 9-13
Загорецька, О. Робота із службовими документами/ Олена Загорецька //Секретарь-референт. — 2003. — № 11. — C. 17
Загорецька, О. Складання і оформлення службових документів/ Олена Загорецька //Справочник кад-ровика. — 2004. — № 5. — C. 34-40
Загорецька, О. Складання та оформлення службових документів/ Олена Загорецька //Справочник кадровика. — 2004. — № 2. — C. 44-48
Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.

ДОДАТКИ

Термінологічний словник

Реєстрація документа — це фіксація факту його створення або одержання шляхом присвоєння унікального реєстраційного номера (індексу документа) і запису відомостей про нього в реєстраційний журнал.

Стандартизація документів — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов’язковості.

Трафаретизація — це спосіб уніфікації текстів документів, яка полягає у тому, що вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та індивідуальну, або змінну.

Уніфікація документів — це встановлення однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій.

Уніфікована система документації — це комплекс взаємопов’язаних документів, створених за єдиними правилами і вимогами, що містять інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Освіта та самоосвіта