Правові засади організації діловодства в Україні

Вступ

Актуальність теми. На тлі актуалізації змісту документознавства і документології, ініційованої представниками різних наук, вітчизняних і зарубіжних наукових шкіл, особливе значення має гносеологічне відкриття природи науки. Це спонукає до ретроспективного занурення в історію суміжних і споріднених галузей наукових знань, досвід прикладної апробації їх теорії чи практичної частини. Ґрунтовні дослідження В.М. Автократова, М.П. Ілюшенко, С.Г. Кулешова, К.Г. Мітяєва, А.М. Сокової і багатьох інших авторитетних науковців, присвячені зазначеній проблематиці, стверджують, що витоки документознавства не можуть мислитися поза межами діловодства й архівної справи. Відтак екскурс в установчий період розвитку науки передбачає обов’язкове вивчення загальної характеристики сфер роботи з документами оперативної дії та архівними документами напередодні народження галузі знань, покликаної узагальнити їх досвід на теоретичному рівні, реалізувати продукуючі відмінності між ними і на основі цього витворити новий науковий дослідницький напрямок, звершений пізніше у вигляді документознавства.

Організація документообігу ґрунтується на таких принципах:

– рух документів повинен мати мінімальну кількість повернень на попередні етапи;

– документи повинні спрямовуватись виконавцям відповідно до їхніх обов’язків, щоб уникнути дублювання операцій.

Основними етапами документообігу є такі: розгляд, порядок проходження документів в організації, їх виконання, контроль виконання, формування справ.

Етапи документообігу в організації:

– оброблення документів, які надходять в організацію (приймання й реєстрація);

– попередній розгляд документів керівником;

– організація раціонального руху документів всередині організації, зокрема доведення документів до виконавців, контроль за їх виконанням, проходження узгодження й підпису проектів документів;

– формування справ;

– підготовка й передача справ до архіву.

У вітчизняній науковій літературі проблема формування державна політика (ДП) у сфері діловодства залишається недостатньо дослідженою. Фрагментарно окремі її аспекти розпорошені у літературі, присвяченій історії та практиці діловодства в Україні, загальним питанням документознавства, державного будівництва, розбудові інформаційного суспільства тощо. До таких можна віднести праці О. Загорецької, І. Петрової, Ю. Палехи, В. Савицького. При аналізі попереднього доробку з питань формування ДП у сфері діловодства до уваги бралися всі джерела, які тією чи іншою мірою висвітлювали досліджувану проблему.

Процеси діловодства на сучасному етапі управління відіграють важливе значення. Аналіз нормативно-правових актів та нормативно-методичного забезпечення сфери діловодства переконливо свідчить про те, що аналізоване питання вимагає негайного врегулювання з боку держави шляхом формування дієвої ДП у сфері діловодства при забезпеченні співіснування національних традицій та міжнародних норм, що є об’єктивною умовою входження України до світового інформаційно-документального простору. Сигналом до постановки цього питання у розряд першочергових став і той факт, що протягом 23 років незалежності в Україні відсутній основоположний закон про діловодство, який уже тривалий час перебуває в стадії проекту та обговорення. А відтак, визначення основних принципів ДП з діловодства, суб’єктів її реалізації потребує конкретизації та законодавчого закріплення.

Для визначення сутності та завдань ДП у сфері діловодства на сучасному етапі варто звернутися до історичного досвіду, проаналізувати вже наявні результати наукових досліджень, зроблених вітчизняними та зарубіжними вченими, нормативно-правові акти української держави щодо окресленої проблеми, що дасть можливість точніше визначити суттєві характеристики зазначеного поняття. Лише комплексний підхід у вивченні окресленої проблеми дасть змогу визначити магістральні напрями ДП у сфері діловодства, чітко уявити, які процеси потребують регулювання і підтримки з боку держави, а отже виступають об’єктом ДП.

Об’єкт дослідження – це суспільні відносини, що виникають з приводу організації діловодства в Україні.

Предмет дослідження — є правові засади організації діловодства в Україні.

Тому метою дослідження є становлення та сучасний стан правового регулювання організації діловодства в Україні.

Виходячи з мети дослідження, ми поставили перед собою наступні завдання:

— розглянути основні поняття, завдання, складові частини та види діловодства;

— дослідити основні етапи розвитку діловодства в Україні;

— розглянути основні положення нормативно-правових засад діловодства;

— охарактеризувати правове регулювання діловодства в Україні;

— проаналізувати вимоги до ведення діловодства та його сучасні технології;

— дослідити державну політику України у сфері розвитку діловодства;

— виявити шляхи вдосконалення правового регулювання у сфері діловодства і документації з урахуванням міжнародного досвіду.

Розділ 1. Теоретичні засади діловодства як галузі знань і діяльності

1.1. Основні поняття, завдання, складові частини та види діловодства

Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. У документах відображається їх багатогранна управлінська діяльність. Однією з форм роботи з документами є діловодство.

У літературі діловодство поділяється на теоретичне і практичне. Теоретичне — це наука, що викладає правила складення ділових паперів, актів і самих справ, практичне діловодство — це загальний порядок виробництва справ у службових місцях згідно зі встановленими формами і за встановленими зразками ділових документів [17, с. 21]. Виходячи з теоретичного і практичного аспектів даної функції, можна зробити таке визначення:

Діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами [15, c. 8].

Для з’ясування суті діловодства слід розглянути суть його поняття як процес прийняття рішень на підставі документів, а також галузь діяльності, що забезпечує документування й організацію роботи з офіційними документами. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним із найважливіших засобів інформаційного менеджменту щодо документознавчого забезпечення управлінської діяльності будь-якої установи. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд й архівні установи» діловодство – це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації й організацію роботи зі службовими документами. У свою чергу, управлінська інформація – інформація, що забезпечує організацію функціонування суб’єкта діловодства або сукупностей суб’єктів діловодства, а документування управлінської інформації – процеси створення управлінських документів суб’єктом діловодства. Службові й управлінські документи є основними елементами діловодства. Службовий документ – офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, який було створено або одержано суб’єктом діловодства у процесі його діяльності. Управлінський документ – службовий документ, змістом якого є управлінська інформація.

Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Виходячи з цього, суб’єктом діловодства є орган державної влади, орган місцевого самоврядування, підприємство, установа, організація незалежно від форми власності, об’єднання громадян, а також фізична особа як суб’єкт підприємницької діяльності, що здійснює організацію діловодства.

Головними завданнями діловодства є забезпечення ефективного процесу документознавчого управління, створення документів, а також зберігання й забезпечення доступу до документів.

Складові частини діловодства – система документації, система документування, організація роботи з документами.

Система документації – це сукупність документів, взаємозв’язаних таким чином, що є єдиним цілим зі своїми специфічними рисами. Існує чимало систем документації, наприклад система управлінських документів, підсистемами якої є функціональні, міжгалузеві й галузеві системи. Прикладами функціональних систем є планова, матеріально-технічна, звітно-статистична документація. До галузевих систем належать документи щодо певної галузі в країні. Міжгалузеві системи об’єднують документи двох або більше галузей діяльності. У межах цих систем утворюються відповідні їм підсистеми документів.

Система документування – це сукупність процесів і прийомів утворення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях під час їхньої функціональної діяльності. Документування передбачає здійснення всіх операцій щодо складання, узгодження, затвердження, оформлення й виготовлення документів відповідно до чинних вимог і нормативів створення документів[15, c. 8].

Організація роботи з документами в організаціях — це створення оптимальних умов для всіх видів робіт з документами, починаючи зі створення або приймання документа та закінчуючи його знищенням або передачею в архів на архівне зберігання. В організації з різними групами документів здійснюються різні види робіт.

В організаціях, як правило, здійснюється централізований документообіг, тобто всі важливі документи проходять через спеціальні органи, які займаються організацією руху документів в організації, упорядкуванням їх збереження та використання при здійсненні управлінської діяльності. Однак крім централізованого документообігу існують спеціалізовані документообіги (у підрозділах організації, у відділах спеціалізованого діловодства тощо). В залежності від територіального розташування структурних частин організації, розміру, характеру та обсягу ці роботи можуть вестись централізовано або децентралізовано.

При повній централізації діловодства приймання, реєстрація, контроль за виконанням і відправленням документів, а також формування справ відбувається в одному місці в організації — канцелярії або секретаріаті — і зосереджено в руках однієї особи, секретаря чи діловода. Централізована форма є найбільш доцільною, оскільки вона дає можливість широко застосовувати засоби механізації та автоматизації всіх процесів діловодства, а також впроваджувати сучасні засоби організаційної техніки, програмного забезпечення, досягти максимального завантаження робочого дня службовців діловодної служби.

У великих організаціях, особливо територіально розпорошених, зі значним обсягом робіт застосовується часткова централізація діловодства, при якій окремі операції, переважно важливі або трудомісткі, наприклад, контроль за виконанням або розмножуванням документів виконують в одному місці, а інші види робіт передаються структурним підрозділам. У практичній діяльності відома також така форма організації діловодства, як децентралізація, коли всі види робіт з документами здійснюються безпосередньо в структурних підрозділах.

З метою стандартизації, уніфікації як самого документа, так і його руху в організації на підприємствах розробляються інструкції з діловодства, які затверджуються керівником підприємства. Інструкція з діловодства є нормативним документом, що регламентує організацію, правила та процеси створення документів, порядок роботи з ними. До інструкції додаються форми та зразки документів, які використовуються в організації, обліково-реєстраційні форми (номенклатури справ, описи тощо), довідково-методичний матеріал (перелік документів, які не підлягають реєстрації, схеми документообігу тощо). Для органів державного управління та місцевого самоврядування така інструкція була затверджена постановою Кабінету Міністрів України № 1153 від 17 жовтня 1997 р. [8] Спираючись на цю інструкцію, кожна організація, на яку розповсюджується її дія, розробляє власну інструкцію з урахуванням власних особливостей.

Організація роботи зі службовими документами – це організація процесів документообігу, формування справ, зберігання службових документів і користування ними в поточній діяльності суб’єкта діловодства; створення умов, що забезпечують рух, пошук і збереження документів у діловодстві. До неї належать прийом, реєстрація, розподіл, контроль виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, підготовка документів до зберігання в архівах, збереження й використання документів. Документообіг – рух службових документів від часу їх створення або одержання суб’єктом діловодства до часу завершення виконання, надсилання або знищення [15, c. 10].

Діловодство в установах організовується залежно від виду документів, особливостей роботи з ними, обсягу документообігу.

Діловодство поділяється на адміністративне (загальне) й спеціальне. Адміністративне (загальне) діловодство – це операції щодо документування організаційно-розпорядчої документації, що створюється під час оформлення розпорядчої й виконавчої діяльності органів державного управління в різних сферах діяльності. Стандарти щодо організаційно-розпорядчої документації є основою уніфікації систем документації в документознавчому забезпеченні управління. Уніфікація – це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів управлінських документів для аналогічних управлінських ситуацій, єдиних форм і правил складання й оформлення документів. Уніфікація документів передбачає їх стандартизацію з метою скорочення кількості видів і різновидів ділових паперів, що є основою документування управлінської діяльності.

Спеціальне діловодство – це робота з документами, специфічними для кожної з функцій управління, а також для таких областей діяльності, як транспорт, зв’язок, статистика, юриспруденція, військова справа. До спеціального належать бухгалтерське, нотаріальне, військове діловодство, діловодство щодо особового складу або з кадрово-контрактних питань й ін. Установи й системи ведення діловодства класифікуються відповідно за обсягом документообігу й структурою установи. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних, внутрішніх документів на рік. Залежно від обсягу документообігу установи поділяються на чотири категорії: з обсягом документообігу понад 100 000 документів; від 25 000 до 10 0000 документів; 10 000 – 25 000 документів; до 10 000 документів. Залежно від структури установи й обсягу документообігу система ведення діловодства може бути: централізованою – застосовується в установах з документообігом до 10 000 документів на рік, з невеликою кількістю структурних підрозділів; децентралізованою – в установах з територіально відокремленими структурними підрозділами й документообігом понад 100 000 документів на рік.

Необхідність здійснення належного діловодства та його вдосконалення зумовлені такими чинниками:

ускладнення функцій державного управління підвищує вимоги до складання документів, їх оформлення та обробки;
раціоналізація роботи з документами — важливий напрям підвищення ефективності управлінської праці, що дозволяє уникати невиправданих часових витрат, зосередити зусилля управлінців на оперативному і якісному вирішенні конкретних управлінських питань;
забезпечення прав та інтересів громадян, які вступають у правовідносини з державними органами [25, с 281].

Виділяють такі аспекти діловодства.

По-перше, це юридичний аспект — забезпечення законності та дисципліни у сфері діловодства, необхідності офіційного закріплення вимог, що пред’являються до документів відповідними нормативно-правовими актами, і безумовного їх дотримання.

По-друге, організаційний аспект, який виявляється у налагодженні різноманітних і досить складних відносин організаційного характеру, що виникають між органами державної влади, підприємствами, організаціями щодо створення документів, їх руху, обробки.

По-третє, економічний аспект діловодства пов’язаний з економічною доцільністю, оптимальністю його здійснення [25, с. 282].

Особливе значення має діловодство у здійсненні дійового контролю за виконанням управлінських рішень, адже перевірка виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи чи організації. Добре налагоджена організація діловодної служби передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це дозволяє виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі органу державної влади системності та оперативності.

У діловодстві базовим поняттям є «документ» (від латинського слова «documentum» — свідоцтво, доказ) — зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носій — це матеріальний об’єкт (результат технічних досягнень епохи), що використовується для закріплення та збереження на ньому мовної, звукової чи образотворчої інформації, у тому числі у переробленому вигляді. У наш час найбільш розповсюдженим носієм документної інформації є папір, одночасно широко використовуються й нові носії — магнітні, що дозволяють використовувати для документування обчислювальну техніку [18, с 53].

Закріплена у документах різноманітна інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та діяльність людини, оформлена відповідно до певних вимог, перетворює їх на незамінні довідники, які у подальшому набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань [13, с.17]. Узагальнюючи вищенаведене, можна сказати, що документи:

мають державне значення, відображаючи суспільні відносини, державний лад і державну політику в різних її проявах, суть взаємовідносин органів влади з громадянами;
мають юридичне значення, фіксуючи правові відносини фізичних та юридичних осіб і регулюючи їх дії;
мають соціально-психологічне значення, відіграючи роль суспільно-стабілізуючого чинника, закріплюючи в окремої особи розуміння наявності сталих загальноприйнятих норм суспільної поведінки [16].

Управлінський процес передбачає отримання, обробку інформації та прийняття управлінських рішень, які здебільшого фіксуються на матеріальних носіях-документах. Документальне відображення інформації є невід’ємним елементом управління, тобто, управління неможливе без його документування.

Документування — це регламентований процес запису інформації на різноманітних носіях за встановленими правилами, що забезпечує її юридичну силу, та спрямований на збереження всієї документації, що стосується основних напрямів і процедур роботи органу державної влади та прийнятих рішень, протягом такого часу, допоки ця документація становить цінність.

Документування, яке займає чільне місце у процесі здійснення управлінської діяльності, полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів. Підставою для створення документів є необхідність засвідчення наявності та змісту управлінських дій, передавання, зберігання і використання інформації протягом певного часу або постійно. Б. Гурне визначає документування як систему дій, спрямовану на пошук, збирання і розповсюдження інтелектуальної інформації, яка необхідна персоналові адміністративної установи для виконання своїх обов’язків [6, с 63].

Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, що надає юридичну силу створюваним документам. Юридична сила — властивість офіційного документа, надана йому чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, і встановленим порядком його оформлення [12, с 53-54].

Кожен документ є часткою системи більш високого рівня і входить у відповідну систему документації як її елемент.

Під системою документації розуміється сукупність документів, взаємопов’язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери дії, єдиних вимог до їх оформлення. Управлінські документи, які є частиною офіційних документів, забезпечують керованість об’єктів управління.

Зазначені документи утворюють такі види документації [12, с 54-55]:

організаційно-правова (статут організації; положення про організацію, ]] структурні підрозділи; регламенти роботи колегіальних та дорадчих органів, апарату управління або керівництва; штатні розклади; інструкції, правила, пам’ятки);
планова (план, перспективний план, програма, графік, схема, генеральна схема);
розпорядча (наказ, постанова, ухвала, розпорядження, вказівка);
інформаційно-довідкова і довідково-аналітична (звіт, факс, телеграма);
звітна (звіт, доповідь, повідомлення);
договірна (договір, угода, контракт);
документація із забезпечення кадрами (з особового складу);
документація із забезпечення фінансами (бухгалтерський облік і звітність),
документація із матеріально-технічного забезпечення (Посадова інструкція, план на матеріально-технічне забезпечення);
документація із документаційного та інформаційного забезпечення діяльності установи (довідки, доповіді, доповідні записки, огляди, висновки, зведення, які відбивають основну діяльність установи);
документація, що відображає основну діяльність установи (нормативно-правові акти органів державної влади (постанови, укази, розпорядження, рішення), які стосуються діяльності даної установи; організаційна документація (статути, положення, штатні розписи тощо); розпорядча документація (накази або розпорядження з основної діяльності, протоколи засідань колегіальних органів і документи до них; планово-звітна документація (перспективні й річні плани, зведені й річні звіти, баланси тощо).

Документи, що складають єдиний вид документації, характеризуються єдністю цільового призначення і у комплексі забезпечують документування тієї чи іншої управлінської функції або виду діяльності. Документаційне забезпечення документів передбачає не тільки створення документів, але й організацію роботи з ними — організацію документообігу установи, зберігання документів та їх використання у поточній роботі. Документування управлінської діяльності і регламентування порядку роботи з документами від моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів в органах державної влади України здійснюється відповідно до Примірної Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України [8], а також до державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію. Інструкцією регламентуються загальні питання документування управлінської діяльності; прийом, розгляд і реєстрація документів; складання і оформлення службових документів, у тому числі датування, індексація, узгодження, засвідчення і адресування документів. Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. її положення поширюються на всю службову документацію, в тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК). Комп’ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Інструкції [8].

Відповідальність за загальний стан роботи з документами покладається на керівника органу державної влади. Організація роботи з документами в установі забезпечується діловодними службами. Так, у Секретаріаті Кабінету Міністрів України функціонує Департамент діловодства та моніторингу у складі Управління діловодства, Управління моніторингу та Управління автоматизації діловодства.

Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.

Відповідно до основного завдання діловодна служба:

розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів, нарад;
організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів щодо скорочення кількості форм і видів документів;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням, вживає заходів щодо скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук, інформування за документами та доставляє документи;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності державного органу, для передачі на державне зберігання;
удосконалює форми і методи роботи з документами з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
здійснює організаціно-методичне керівництво роботою з документами у структурних підрозділах органу управління;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативне в установі та структурних підрозділах;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами.

В умовах ускладнення та збільшення обсягів управлінської діяльності, що пов’язано з реформуванням економіки, науково-технічним прогресом, інтенсифікація та поліпшення організації роботи діловодних служб може сприяти підвищенню ефективності роботи управлінського апарату інтенсифікація діловодства передбачає:

чітку побудову організаційної структури загальних відділів, секретаріатів;
відбір та впровадження найбільш раціональної форми технології діловодства;
оптимальне розмежування функцій та обов’язків працівників даної сфери;
наукове обґрунтування норм праці співробітників діловодних служб;
чітку регламентацію кількісного складу, підвищення особистої кваліфікації та професійної відповідальності працівників;
раціональну організацію робочих місць [11, с 32-33].

Діяльність щодо документаційного забезпечення функціонування органів державної влади регулюється положеннями, посадовими інструкціями, річними та перспективними планами робіт, іншими нормативними актами. Розробка цих документів покладається на загальні відділи органів державної влади.

Діловодний процес має свою специфічну технологію документообіг організації. Він є сукупністю взаємопов’язаних процедур, що забезпечують рух документів в установі з моменту їх створення чи надходження і до завершення виконання чи відправки [12, с 56]. Документообіг організації складається з роботи із вхідною, внутрішньою та вихідною документацією. Зокрема, його складовими є: попередній розгляд документів; реєстрація документів; резолюція посадової особи; оформлення документів; датування документів; індексація документів; узгодження документів; засвідчення документів; затвердження документів.

Під час проходження документа в установі обов’язково робляться такі відмітки:

про надходження документа (реєстрація);
про взяття документа на контроль;
про виконання документа і спрямування його у справу.

Кожен документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця, в якій вказується його прізвище і номер службового телефону, що зазначаються на лицьовому чи зворотному боці останньої сторінки документа. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп «Підлягає поверненню». В реєстраційній картці чи журналі вказується номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, у якій буде зберігатись його копія.

Характеристикою документообігу є його обсяг. Під обсягом документообігу розуміється кількість документів, що надійшли в організацію і створених нею протягом певного періоду (як правило, року). Обсяг документообігу — важливий показник, що використовується як критерій у виборі організаційної форми діловиробництва, організації інформаційно-пошукової системи документів установи, встановленні структури служби діловиробництва, її штатного складу тощо [2, с 56].

Важливою складовою діловодства є забезпечення дійового виконавчого контролю. Контроль виконання — це практична робота щодо здійснення поточного нагляду за станом виконання призначеними особами тих чи інших організаційно-розпорядчих документів. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлене певне завдання. Він необхідний для таких цілей:

з’ясування фактичного стану в ході поточного виконання конкретного доручення;
виявлення вузьких місць та вжиття необхідних заходів щодо виправлення ситуації;
отримання можливості аналізу організації роботи з метою запобігання виявленим недолікам у майбутній практичній діяльності установи;
стимулювання виконавчої дисципліни як стилю роботи [11, с 38].

Здійснення безпосереднього контролю за виконанням документів в органах виконавчої влади покладається на спеціально створені контрольні служби.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Обов’язково контролюється виконання законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (розпорядженні, рішенні, дорученні тощо), резолюції керівника та безпосередні виконавці.

Документи можуть бути як із зазначенням, так і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути у самому документі або встановлені актами законодавства. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа.

Контроль за виконанням документів в установі передбачає:

постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних, апаратних нарадах, засіданнях колегіальних органів;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.

Документ вважається виконаним тільки у тому випадку, коли зазначені у ньому питання (проблеми) знайшли своє вирішення і заявник отримав відповідь по суті. Після виконання документ знімається з контролю, причому це може зробити лише та особа, яка поставила його на контроль.

В умовах переходу від галузевого до функціонального принципу діяльності органів виконавчої влади, відповідного зменшення регуляційного навантаження на них, передачі окремих повноважень регіонам і господарюючим суб’єктам, різкого скорочення паперотворчості на перший план виходить не контроль, а моніторинг — поетапне відстеження ходу виконання завдань, визначених контрольними документами. Колишній всеосяжний контроль передбачав і всеосяжну реакцію, що торкалася найменших дрібниць. Нині ж, на часі — аналітичне осмислення подій, явищ, аналіз того, як виконуються рішення і що потрібно для забезпечення їхнього позитивного впливу на життя. Тому актуальним є процес перетворення служб, які виконували суто контрольні функції, на моніторингові. Виконувані ними завдання є ширшими, порівняно з контрольними, адже відстеження виконання документів дає можливість не тільки отримати своєчасну і об’єктивну інформацію, а й виявити при цьому можливі проблеми і скоригувати дії для оперативного впливу на ситуацію.

У процесі управління створюється велика кількість документів службового характеру. Система збереження документів, що є частиною організації роботи з документами, — це сукупність засобів обліку та систематизації документів з метою їх пошуку і використання у поточній діяльності установи [28, с. 56]. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів зберігаються за місцем їх формування у службових «справах».

Залежно від структури установи і обсягу документообігу система діловодства може бути централізованою, децентралізованою і змішаною.

Централізована система передбачає здійснення всіх операцій з документами (приймання, реєстрація, контроль виконання, відправлення документів, формування їх у справи ) одним структурним підрозділом установи або однією особою. Характерна для установ з невеликим обсягом документообігу.

Децентралізована система – застосовується, як правило, у тих випадках, коли структурні підрозділи установи територіально роз’єднанні. Характерна для установ з великим обсягом документообігу.

При змішаній системі діловодства – деякі операції з документами (приймання, реєстрація, відправлення кореспонденції) здійснюються централізовано канцелярією, а такі як складання і оформлення документів, формування і зберігання справ проводяться як в канцелярії, так і в інших структурних підрозділах [15, c. 10].

В органах державної податкової служби України може застосуватись повна або часткова централізація діловодства.

При всіх системах діловодства необхідно забезпечити:

чітке і своєчасне оформлення всіх службових документів;
збереження справ, печаток, штампів установи;
уважне обслуговування громадян.

1.2. Основні етапи розвитку діловодства в Україні

Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.

Для відносин між вищою владою і місцевою встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи на ієрархічній драбині. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки; підпорядковані — писали «доноси» про їх виконання. Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому кутку позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались призначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру [1, c. 53].

Для полегшення пошуку документів до реєстрів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ — термінові зведення. Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з’явилася назва «архів».

Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникло безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри — зразки, за якими вони мали оформлятися. Позитивно розвинувши в цілому діловодну службу, колезьке діловодство залишило без змін його бюрократичну суть. [1, c.54-56]

Після Жовтневої революції на колишній території царської імперії утворилося 13 країн. П’ять з них (прибалтійські країни, Польща і Фінляндія) стали незалежними. В інших, у тому числі і в Україні після ліквідації УНР, сформувалась і утвердилась радянська форма державності.

І справді, адміністративно-командний апарат за 74 роки Радянської влади було побудовано міцний і консервативний. Всі основні питання вирішувались під контролем єдиної комуністичної партії. Республіки, що увійшли до Радянського Союзу, формально були рівноправними, але реально домінувала Російська.

Особливим часом у формуванні передумов становлення документознавства стали 1920-1930-ті рр. Аналіз модерної проблемної історіографії свідчить, що головні зусилля дослідників донині були спрямовані переважно на історію архівної справи, опосередковано детермінуючи при цьому інтерес до діловодства. Незважаючи на розмаїття тематичних студій різного формату [5] — часткових і комплексних, спеціальних і дотичних, змістовних і поверхових вкажемо на одностайне обстоювання масштабності реорганізації діловодства й значущості наслідків для подальшого його розвитку, відзначений неодноразовою інституційною реорганізацією органів державної влади й управління, змінами в документуванні інформації, упорядкуванні документообігу на рівні установи та в межах країни, архівній справі. Радянська влада прагнула довести свою життєздатність. Частковим випадком її устремлінь була реорганізація діловодства, проваджена з метою демонстрування переваг нових форм праці перед дореволюційним (1917) чи зарубіжним досвідом.

Одним із перших організаційних актів влади було створення при юрисконсультському відділі Наркомату державного контролю Росії Наради з питань спрощення діловодства в радянських установах, якому належить авторство проекту декрету “Об упрощении делопроизводства и переписки в советских учреждениях» (“Про спрощення діловодства й листування у радянських установах», 1918). Розробники проекту визнавали його недосконалість навіть на рівні постановки проблеми, проте супутні документи, що з’явилися у ході роботи над ним, як-от “Положение о письмоводстве и делопроизводстве» (“Положення про письмоводство і діловодство», 1919), стали важливою подією в історії організації і розвитку систем документування в управлінні.

Передумови виникнення діловодства пов’язують зі створенням перших управлінських документів, що функціонували в Київській Русі: договорів київських князів з греками 907, 911, 944, 971 років, різноманітних грамот, а також зводу світських законів – «Руської правди» XI ст.

Але основними етапами розвитку діловодства можна умовно вважати такі: актового й приказного діловодства; колезького діловодства; виконавчого діловодства; радянського діловодства; сучасного діловодства.

Етап актового й приказного діловодства об’єднує два основні періоди його розвитку. Етап актового діловодства пов’язують із поширенням актових книг у XІІІ ст., що фіксували результати судової діяльності. Саме суди були установами, що надавали юридичної чинності документу. Залежно від справи, що розглядалася судом, актові книги поділялися: на секретні – ті, що фіксували кримінальні й громадянські справи; записні, – що містили особистісно-правові документи (дарчі, купчі, боргові), контрактні документи, привілеї та ін.; поточні – ті, що фіксували заяви, скарги, свідчення, повідомлення різноманітного характеру. Акти фіксувалися в чернетках і чистовиках, тобто здійснювався подвійний запис документів. У цей період здійснювався контроль запису документів, про що свідчать численні маргіналії – помітки на берегах документів; уведено систему пошуку й упорядкування документів на основі повторення останнього слова на наступній сторінці, а також дотримувалися канцелярського стилю викладу матеріалу в документах згідно з Уставом 1566 р. Актове діловодство існувало на території Правобережної України до кінця ХVIIІ ст.

Приказне діловодство (XV–ХVII ст.), що створюється завдяки складанню наказів як установ і документів, характеризується такими рисами:

1) документи функціонували у формі сувої як стовпці – текст на смугах паперу шириною 15–17 сантиметрів; на зворотній сторінці документа фіксувалися адреса, резолюції, помітки;

2) процес діловодства здійснювався у такій послідовності: на вхідному документові ставилася дата отримання; здійснювалася підготовка до докладу; документ обговорювався; складався документ-відповідь;

3) документ засвідчувався підписом дяка на склейках документа; автором документа вважалася людина, що виконувала записи тексту;

4) документи систематизувалися за певними ознаками;

5) документи функціонували в таких видах: накази царя, приречення боярської думи, указні книги; формою звертання до державних установ були чолобитні;

6) функціонував архів, документи зберігалися в наказових хатах;

7) з’явилися особливі форми документів-книг: для грошових операцій – прибутково-видаткові; для обліку мит – митні; для обліку врожаю – умолотні та ін.;

8) у документах перераховувалися титули, звання, повноваження;

9) розрізнялися тексти лицьової й зворотної сторінок;

10) діловодство не регулювалося законодавством, а розвивалося на основі канцелярських традицій; у цей період продовжували функціонувати актові книги (XIII–кінець XVIII ст.) [21, c. 14].

Етап колезького діловодства (з XVIII століття) пов’язують із Петровськими реформами. Характерними ознаками діловодства цього етапу є такі:

1) уведення Петром І 1699 року гербового паперу; заміна стовпців зошитами 1700 року; офіційно оформлена система документування й діловодства колегії – колезьке діловодство завдяки прийняттю 1720 року «Генерального регламенту»;

2) упорядкування системи реєстрації, уведення журналів для реєстрації вихідних і вхідних документів; розроблення системи довідкового апарату – настільного реєстру, обов’язковими елементами документів є дата й номер;

3) закладення основ обліку й зберігання документів; утворення архівів, колегій; групування документів у справах за змістом, географічною ознакою;

4) функціонування документів у вигляді листів, доносів, прохань тощо; уведення письмового порядку створення угод у XVIII ст.;

5) оформлення деяких документів за генеральними формулярами;

6) складання найважливіших документів секретарем.

Характерними ознаками III етапу розвитку діловодства – виконавчого діловодства – є такі:

1) розроблення системи ведення діловодства й звітності М. Сперанським у «Загальній установі міністерств» 1811 р.;

2) функціонування документів у вигляді доносів, рапортів, рескриптів, циркулярів;

3) застосування бланків із кутовими штампами, що містять дані про організацію;

4) регламентування порядку проходження документів по інстанціях;

5) складання документів (складних) за змістом із трьох частин: вступ (виклад справи); обґрунтування із посиланнями на законодавство; заключна частина з висновками, пропозиціями;

6) поділення справ на три категорії: невідкладні; термінові; поточні.

Радянський етап розвитку діловодства характеризується такими ознаками:

1) удосконалення діловодства, обліку, сформованих ЦСУ;

2) упровадження принципів наукової організації праці в систему діловодства;

3) створення систем стандартів з документації, єдиної державної системи документації (ЄДСД), загальносоюзних класифікаторів, уніфікованих систем документації, спеціальних систем документації;

4) створення Головного архівного управління при Раді Міністрів СРСР, що контролювало документаційну частину діловодства установ;

5) розроблення Державної системи документаційного забезпечення управління [21, c. 16].

Незважаючи на певні негативні тенденції наприкінці 1980-х років в організації діловодства в СРСР (відсутність наукових центрів з дослідження проблем діловодства в республіках, проблеми щодо підготовки кадрів, відставання радянської системи діловодства порівняно із західною у застосуванні нових інформаційних технологій, відсутність умов впровадження Державної системи документаційного забезпечення управління в республіках тощо), здобутки у сфері діловодства стали важливою основою для формування вітчизняного діловодства.

Вирішення проблем управління документацією у сучасний період розвитку діловодства в розвинутих країнах характеризується поступовим переходом до закріплення інформації на електронних носіях інформації, що пов’язано з автоматизацією діловодства, яке розвивалося протягом 1960–1980-х років разом з еволюцією електронно-обчислювальної техніки. Унаслідок цього виникли інтегровані діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення управління, які постійно вдосконалюються. Але це не означає, що паперові документи зникнуть у майбутньому. Наприклад, у США рекомендується зберігати на невизначений строк паперовий документ нарівні з машинним носієм.

Суттєвий вплив на розвиток діловодства у 1920-х — на початку 1930-х рр. справило захоплення раціоналізаторськими ідеями “наукової організації праці” (НОП), зокрема тейлоризмом і фіолізмом [9]. Незважаючи на сталий інтерес до пропозицій раціоналізації виробництва американського інженера Ф.У. Тейлора, започаткований на рубежі ХІХ-ХХ ст. [10], його сплеск припадає на перше десятиліття більшовицьких експериментів у різних галузях суспільної діяльності. Від січня 1921 р. — часу проведення I Всеросійської конференції з наукової організації праці і виробництва варто говорити про відлік потужної апробації НОП в управлінні. Це передбачало існування відповідних інституцій і стимулювало розростання мережі управлінських відомчих закладів, наукових центрів, задіяних у легалізації заходів, спрямованих на удосконалення діловодства як ефективного засобу поліпшення управлінських функцій установи. Помітними у цьому випадку були старання Управління з удосконалення державного апарату (відділ нормалізації) (1923), Бюро (кабінету) стандартизації при ВРНГ (1923), Державного бюро організаційного будівництва “Оргстрой” (1925), котрі займалися розробленням і упровадженням технологій документування та документообігу на рівні установи, вивченням досвіду керування документаційними процесами за кордоном. Їх методична, науково-дослідницька робота у галузі діловодства знайшла активне висвітлення на сторінках часописів “Вопросы организации и управления» (“Питання організації й управління», 1922-1924), “Техника управления» (“Техніка управління», 1925-1930) і т.д. Після заснування цих та інших подібних осередків на рівні різних відомчих структур — раціоналізаторська, перетворювальна робота … стосовно держапарату змістилася на перший план”.

Період після закінчення Великої Вітчизняної війни характеризувався відносним затишшям. У 1963 р. прийнято Постанову Ради Міністрів СРСР «Про заходи щодо покращення архівної справи в СРСР», яка ввела в дію загальні правила постановки документальної частини діловодства та роботи архівів згідно із завданням Уряду.[21, c.92-94]

У 1969-1970 pp. було розроблено і затверджено серію загальносоюзних стандартів управлінської документації. З 1972 р, в СРСР почали діяти єдині правила підготовки та оформлення організаційно-розпорядчих документів і єдині правила роботи з документами. Постановою від 4.09.73 Державний Комітет СРСР з науки та техніки ввів дію основні положення Єдиної державної системи діловодства. В 1975 р. було прийнято ГОСТ 6.15.1-75 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Основные положения». Згідно з ними визначалися вимоги до уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів. Загальне науково-методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, розробка відповідних уніфікованих систем документації (УСД) і уніфікованих форм документів покладалася на Держстандарт. Останнім з цієї низки стандартів став ГОСТ 6.38-90. Ці нормативні документи також відіграли позитивну роль.

На початок 1984 р. було розроблено і затверджено 16 УСД загальносоюзного значення, 27 державних стандартів на УСД та 26 загальносоюзних класифікаторів техніко-економічної інформації. Всього було уніфіковано понад 4,5 тис. форм документів. У 1984-1986 pp. сформувалася цілісна система документаційного забезпечення управління, що відповідала тодішнім вимогам ділового мовлення і стилю складання офіційних документів. З часом удосконалювалось матеріально-технічне, організаційне забезпечення діловодства. Разом з тим, справедливо зауважити, що з плином часу увага до питань діловодства в Радянському Союзі з боку уряду звичайно була різною, але ніколи не зникала повністю.[10, c.71-73]

На сучасному ринку систем автоматизації діловодства й електронного документообігу з’явилися комплексні рішення, які повністю враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства: мову, традиції побудови й організації, нормативні вимоги, можливість адаптації й технологію автоматизації, серед яких є такі: «ДокПроф», «InterDoc», «eDocLib 2.0», «Діло», «Атлас ДОК», «ЄВФРАТ-Документообіг» та ін.

Розділ 2. Нормативно-правові засади діловодства: теоретичний аспект

2.1. Основні положення нормативно-правових засад діловодства

Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами. Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації [5].

У контексті сучасних уявлень діловодство є одним з найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних в ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.

На сьогодні в Україні унормування діловодства здійснюється за нормативно-правовими актами інструктивного характеру, що встановлюють вимоги до основних технологічних процесів діловодства та спеціальних його напрямів (діловодство за зверненнями громадян, конфіденційне діловодство).

Незважаючи на певне нормативно-правове регулювання діловодства в Україні, правові засади низки аспектів організації діловодства як в масштабах країни, так і в окремому суб’єкті діловодства, не встановлені. Зокрема:

— існує необхідність визначення основних принципів державної політики з діловодства і суб’єктів її реалізації; нагальною є потреба у законодавчому акті з організації діловодства, сфера дії якого поширювалася б на юридичних осіб всіх форм власності, а також підприємців — фізичних осіб, які не мають статусу юридичної особи, оскільки «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органів виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» призначена для державних установ;

— в українському законодавстві не обумовлена відповідальність за порушення в організації та здійсненні діловодства, а також відшкодування шкоди, завданої внаслідок таких порушень. Кримінальний Кодекс України передбачає покарання за певні правопорушення, пов’язані зі службовими документами, однак у ньому не передбачено всіх випадків відповідальності за умисне псування, знищення, підроблення, приховування, незаконну передачу іншій особі службових документів. Зазначені норми мають бути зафіксовані у спеціальному законі з діловодства;

— на сьогодні законодавчо не унормовано право власності суб’єкта діловодства на його документаційний фонд. Частим є вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду суб’єкта діловодства судово-слідчими та іншими компетентними органами і неповернення їх власнику або повернення не в повному обсязі;

— відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» діловодство разом з архівною справою складають єдину сферу практичної діяльності. Однак, у цьому акті означені лише загальні напрями керування організацією діловодства в країні. Необхідною є конкретизація у спеціальному законі завдань щодо організації діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб’єкта діловодства;

— в Україні діють національні стандарти щодо застосування формуляра-зразка управлінського документа, вимог щодо оформлення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих систем документації. Однак відповідно до Закону України «Про стандартизацію» стандарти застосовують на добровільних засадах, якщо інше не встановлено законодавством. Це призводить до нехтування вимогами нормативних документів, якими є стандарти, під час створення організаційно-розпорядчих документів, розроблення уніфікованих форм управлінських документів;

— в Україні поширюється впровадження електронного діловодства та систем електронного документообігу. Прийняті закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» та «Про електронний цифровий підпис», а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України №1453 від 28 жовтня 2004 р. Разом з тим, електронний службовий документ та паперовий службовий документ мають функціонувати в системі діловодства на єдиних організаційних та правових засадах (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо). Таким чином законодавчо регульованою є лише один з напрямів у діловодстві — електронний, причому у частинах відмінних від традиційного діловодства. Загальні положення організації діловодства, у тому числі й електронного, законодавчо не унормовані;

— питання мови діловодства на сьогодні вирішуються у межах Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР», а в регіонах — відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Це питання також потребує однозначного унормування в спеціальному законодавчому акті з діловодства [3, с. 16].

Міжнародною організацією із стандартизації і в якому управління документацією трактується як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль зі створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність [7, с. 31].

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності. Саме стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш швидкий та ефективний пошук документної інформації. І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами.

Якщо розглянути нормативно-методичну базу справочинства в Україні як сукупність вимог, норм, правил щодо складання документів та роботи з ними, то умовно її можна поділити на такі групи:

Законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації (закони України «Про інформацію», «Про державну таємницю», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронний цифровий підпис» тощо).
Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства («Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153, «Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 та «Інструкція про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави», затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893).
Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру (типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів законодавчої та виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, розроблені на основі «Примірної інструкції з діловодства» та «Інструкції з діловодства за зверненнями громадян»).
Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств («Правила ведення нотаріального діловодства», «Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби»).
Державні стандарти на документацію («Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції»).
Уніфіковані системи документації (ДСТУ 2732:94 «Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення»; ДК 010-98 «Державний класифікатор управлінської документації»; ДСТУ 3843-99 «Державна уніфікована система документації. Основні положення»; ДСТУ 3844-99 «Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови»; ДСТУ 4163-2003 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів»).
Нормативні документи з організації архівного зберігання документів [3, с. 15].

Виходячи з цього, слід зазначити, що нормативно-правові акти, які регулюють питання організації роботи з документами в Україні мають локальні сфери застосування і врегульовують або окремі питання роботи з документами, або стосуються окремих груп документів, а також певних установ, організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту ISO 15489- 2001 є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

1) визначення політики і стандартів;

2) розподіл відповідальності та повноважень;

3) установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

4) надавання різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

5) проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

6) інтегрування управління документацією в управлінські системи та процеси [7, с. 33].

Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов’язки та права в галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб [7, с. 33].

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні.

У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління:

— планування,

— організація,

— контроль,

— облік,

— аналіз.

І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа.

Але в Україні форма організації «загального справочинства» базується на типовому міжвідомчому документі – «Примірній Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними в її назві [8].

Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті України і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту ISO 15489-2001 управління документацією повинно мати одноманітний (уніфікований) характер, що вдосконалюватиме процеси уніфікації і самих форм документів [7, с. 33].

Управління документацією в установах та організаціях – це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів. Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними.

Тому, впроваджуючи національний аналог міжнародного стандарту, треба враховувати умови сумісності систем документації, які функціонують в організації, що забезпечить швидкий і зручний обмін інформацією між установами.

Таким чином, у сфері справочинства необхідно подальше вивчення можливостей застосування в Україні стандарту ІSO 15489-2001«Інформація та документація – Управління документацією». Також необхідно здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення управління документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного управління, яка потребує власного механізму державного регулювання.

2.2. Правове регулювання діловодства в Україні

Нині у світі посилюється увага до нормативного, методичного й наукового забезпечення управління документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією й практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації зі стандартизації) 15489:2001 «Інформація та документація. Управління документацією», відбиття в змісті законодавчих актів і нормативних документів різних країн його принципів і положень. Унормування діловодних процесів закріплюється на законодавчому рівні в багатьох країнах світу. Так, у США контроль за управлінням документацією федеральних установ регламентує «Акт про федеральні документи» (1950 р.) і «Закон про скорочення роботи з документами» (1980 р.), спрямований на створення єдиної правової основи у цьому напрямі адміністративної діяльності. У Великій Британії діє «Акт про державні документи» від 1958 р. зі змінами від 1967 р. щодо умов доступу до документів, а також «Акт про державні документи» Північної Ірландії (1923 р.). У Німеччині в межах Закону про загальні правила роботи федеральних міністерств урядом схвалено єдину систему діловодства (1995 р.) У Канаді діє урядовий циркуляр «Політика управління документацією» (1983 р.). Законодавства Європейського Союзу з питань діловодства не існує.

Нормативно-правове регулювання діловодства в Україні базується на Конституції України і складається з нормативно-правових актів, що регламентують роботу в цій сфері діяльності, а саме Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» [5]; проекту Закону України «Про діловодство»; ДСТУ 4163-2003; Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Ради Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади (Постанова Кабінету Міністрів від 17 жовтня 1997 р. № 1153), Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності; в засобах масової інформації (Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348) та Інструкції про порядок обліку, зберігання й використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (Постанова Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893).

Основним законом, що регламентує загальні засади політики держави в галузі інформації та документації а також порушує питання керування документацією є Закон України “Про інформацію”[3]. В ньому зазначається, що основними видами інформації є статистична, адміністративна, масова інформація, інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого самоврядування; правова інформація, інформація про особу; інформація довідково-енциклопедичного характеру, соціологічна інформація, податкова інформація.

Організація діловодства спеціально уповноваженого центрального органу виконавчої влади у сфері архівної справи й діловодства, інших центральних органів виконавчої влади, державних архівних установ, а також служби діловодства суб’єкта діловодства; обов’язковість застосування національних стандартів; встановлення єдиних організаційних і правових засад (формуляр документа, правила виконання, строки зберігання, вимоги до збереженості, норми користування тощо) функціонування електронного й паперового службових документів у системі діловодства (в Україні поширюється впровадження електронного діловодства й систем електронного документообігу; прийнято закони України «Про електронні документи та електронний документообіг»[6] і «Про електронний цифровий підпис»[7], а також Типовий порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений постановою Кабінету Міністрів України №1453 від 28 жовтня 2004 р.); унормування мови діловодства, що на сьогодні вирішується в межах Закону Української РСР «Про мови в Українській РСР», а в регіонах – відповідно до постанов місцевих органів державної влади. Основні положення Єдиної державної системи діловодства (ЄДСД) розповсюджуються на організаційно-розпорядчу документацію. Деякі положення є обов’язковими для виконання, інші мають рекомендаційний характер.

Державну політику у сфері архівної справи і діловодства визначає Верховна Рада України. Кабінет Міністрів України, інші органи виконавчої влади, а також органи місцевого самоврядування забезпечують проведення державної політики у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції.

Спеціально створений і уповноважений центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства (центральний орган виконавчої влади у сфері архівної справи і діловодства) у межах своїх повноважень, визначених законом: вносить пропозиції Кабінету Міністрів України щодо формування державної політики у сфері архівної справи і діловодства, забезпечує її реалізацію; здійснює нормативно-правове регулювання відносин у сфері архівної справи і діловодства; визначає перспективи та пріоритетні напрями розвитку архівної справи і діловодства; здійснює міжгалузеву координацію та функціональне регулювання у сфері архівної справи і діловодства; контролює діяльність архівних установ і служб діловодства; організовує нормативно-правове, науково-методичне та інформаційне забезпечення діяльності архівних установ і служб діловодства; розпоряджається Національним архівним фондом, організовує його формування, державний облік та зберігання його документів, використання відомостей, що в них містяться; здійснює міжнародне співробітництво у сфері архівної справи і діловодства.

Закон України “Про державну таємницю” [4] регулює суспільні відносини, пов’язані з віднесенням інформації до державної таємниці, засекречуванням, розсекречуванням її матеріальних носіїв та охороною державної таємниці з метою захисту національної безпеки України.

Стосовно інформації в Законі зазначені критерії віднесення інформації до державної таємниці, засекречування та розсекречування матеріальних носіїв інформації та ін.

Державну політику щодо державної таємниці як складову засад внутрішньої та зовнішньої політики визначає Верховна Рада України.

Президент України, забезпечуючи національну безпеку, видає укази та розпорядження з питань охорони державної таємниці, віднесених цим Законом та іншими законами до його повноважень. Рада національної безпеки і оборони України координує та контролює діяльність органів виконавчої влади у сфері охорони державної таємниці. Кабінет Міністрів України спрямовує та координує роботу міністерств, інших органів виконавчої влади щодо забезпечення здійснення державної політики у сфері охорони державної таємниці. Центральні та місцеві органи виконавчої влади, Рада міністрів Автономної Республіки Крим та органи місцевого самоврядування здійснюють державну політику у сфері охорони державної таємниці в межах своїх повноважень, передбачених законом.

Спеціально уповноваженим органом державної влади у сфері забезпечення охорони державної таємниці є Служба безпеки України. Забезпечення охорони державної таємниці відповідно до вимог режиму секретності в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, діяльність яких пов’язана з державною таємницею, покладається на керівників зазначених органів, підприємств, установ і організацій.

Закон України «Про Національну програму інформатизації» [2] визначає загальні засади формування, виконання та коригування Національної програми інформатизації, яка визначає стратегію розв’язання проблеми забезпечення інформаційних потреб та інформаційної підтримки соціально-економічної, екологічної, науково-технічної, оборонної, національно-культурної та іншої діяльності у сферах загальнодержавного значення.

Закон України “Про звернення громадян” [10] регулює питання практичної реалізації громадянами України наданого їм Конституцією України права вносити в органи державної влади, об`єднання громадян відповідно до їх статуту пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів. Закон забезпечує громадянам України можливості для участі в управлінні державними і громадськими справами, для впливу на поліпшення роботи органів державної влади і місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, для відстоювання своїх прав і законних інтересів та відновлення їх у разі порушення.

Закон України «Про обов’язковий примірник документів» [11] визначає правові засади функціонування системи обов’язкового примірника документів та регулює інформаційні відносини, пов’язані з поповненням національного інформаційного фонду України.

Закон України “Про захист інформації в автоматизованих системах” [5] регулює відносини у сфері захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах.

Правове регулювання в галузі використання електронних документів зафіксоване в Законі України “Про електронні документи та електронний документообіг” [6] (прийнятий 22 травня 2003 року, № 851-IV. Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів) і Законі України “Про електронний цифровий підпис” [7] (прийнятий 22 травня 2003 року, N 852-IV. Закон визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису). Згідно Закону електронний цифровий підпис — вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається за допомогою особистого ключа та перевіряється за допомогою відкритого ключа.

З метою визначення правових засад організації справочинства в Україні та єдиних вимог щодо підготовки службових документів і організації роботи з такими документами, що зафіксовані на папері, кіно-, відео- і фотоплівці, електронних, інших носіях було прийнято Розпорядження Кабінету Міністрів України від 26 липня (июля) 2006 р. № 426-р «Про схвалення Концепції проекту Закону України “Про справочинство” або «Про діловодство» [1].

В проекті зазначено що справочинство є сукупністю процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами в державних органах і органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах та організаціях, незалежно від форми власності. Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» справочинство разом з архівною справою становлять єдину сферу практичної діяльності. Також, електронні та паперові службові документи повинні функціонувати в системі справочинства на єдиних організаційних та правових засадах.

Вилучення оригіналів службових документів з документаційного фонду установи судово-слідчими та іншими компетентними органами, неповернення їх або повернення не в повному обсязі призводить до втрати документів, що можуть бути використані для захисту прав та законних інтересів громадян та інше.

Якщо міжнародним договором, згоду на обов’язковість якого надано Верховною Радою України, встановлено інші норми, ніж ті, що передбачені законодавством України з діловодства, застосовуються норми міжнародного договору.

2.3. Вимоги до ведення діловодства та його сучасні технології

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ усіх форм власності.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами у процесі виконання управлінських дій.

Діловодство в установі являє собою повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання і відправлення.

Документування – це створення документів, тобто їх підготовка, складення, оформлення та виготовлення.

Організація роботи з документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження документів у діловодстві.

Документообіг – рух документів в установі з моменту створення до відправлення. Обсяг документообігу визначається кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів.

Швидкість документообігу залежить від якості документаційного обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації діловодства.

Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік і невеликою кількістю структурних підрозділів.

Загальні правила документування управлінської діяльності викладені в Примірній інструкції з діловодства в Міністерствах та Відомствах України, місцевого та регіонального самоврядування.

Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних процесів розробляються відповідно до законів України.

Загальне керівництво організацією діловодства в установах здійснює її керівник. Фактори, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них.

У практиці управління існують такі види служб діловодства:

управління справами – в міністерствах, відомствах, корпораціях;
загальний відділ – у виконкомах та органах управління громадськими організаціями;
канцелярія – в об’єднаннях, організаціях, фірмах, на підприємствах.

У своїй роботі служба діловодства має керуватися законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади.

До складу служби діловодства можуть входити: секретаріат, підрозділи з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами; експедиція; копіювально-множильне бюро; архів [21, c. 136-137].

Відповідно служба діловодства:

розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ установи і типові номенклатури для підвідомчої мережі;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує документацій не й організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
організовує роботу з пропозиціями, заявами і скаргами громадян;
організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх матинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
контролює якість підготовки і оформлення документів, їх своєчасне виконання в установі, вживає заходів до скорочення строків проходження і виконання документів, узагальнює і аналізує дані прохід і результати цієї роботи;
здійснює приймання. Реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформування за документами;
реалізує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості обробки та використання документів, що утворюються у діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання;
удосконалює форми і методи роботи з документами в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню організаційної техніки і засобів обчислювальної мережі;
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі;
організує підвищення кваліфікації працівників установи щодо роботи з документами;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі;
завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбачених інструкцією щодо роботи з документами в установі.

Згідно з Типовим положенням про службу діловодства її керівник мусить мати вищу або середню спеціальну освіту. Особа, відповідальна за роботу з документами в установі без служби діловодства, повинна мати досвід роботи у службі діловодства не менше трьох років.

Керівник служби діловодства призначається і звільняється наказом керівника установи. На керівника служби діловодства покладається персональна відповідальність за забезпечення встановленого порядку роботи з документами, виконання вказівок і доручень керівництва чи власника підприємства, плану роботи, дотримання необхідних умов праці співробітників, а також додержання ними трудової і виробничої дисципліни[23, c. 68-70].

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.). Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв’язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення [13, с.112].

Удосконалення сучасного діловодства пов’язано з впровадженням інформаційних технологій.

Комп’ютеризація діловодства забезпечує безпаперовий документообіг і значне скорочення в оперативній управлінській роботі кількості традиційних документів. Але при цьому повинні зберігатися найважливіші управлінські документи на паперовій основі (накази, плани, звіти тощо), що мають юридичне й історичне значення та потребують постійного зберігання в державних архівах.

Автоматизація діловодства розпочалася ще з середини 1960-х років, коли розроблялись і впроваджувались організаційні автоматизовані системи управління, до функціональних підсистем яких входили локальні інформаційні підсистеми: «Автоматизований контроль виконання документів», «Кадри», «Облік і контроль за виконанням звернень громадян», «Автоматизована реєстрація кореспонденції». Але оскільки вони автоматизували лише окремі операції у діловодстві й працювали паралельно існуючій ручній системі опрацювання документів, традиційний документообіг тільки ускладнювався й збільшувався.

Виникнення на початку 1980-х років сучасних типів ЕОМ визначило новий етап у розвитку автоматизації діловодства, що пов’язано зі створенням інтегрованих діалогових автоматизованих систем документаційного забезпечення управління, які обумовили перехід від локальної автоматизації окремих діловодних операцій до автоматизації всього комплексу операцій з опрацювання управлінських документів: реєстрації (обліку) документів, довідкової, контрольної й пошукової роботи, збереження відповідної інформації в процесі створення документів та ін. Сучасні перспективи автоматизованого інформаційного забезпечення управлінської сфери діяльності базуються саме на цій основі.

Діалогові автоматизовані системи документаційного забезпечення управління (АСДЗУ) створюються в багатьох установах (наприклад, автоматизована система опрацювання організаційно-розпорядчих документів та ін.). Робота системи ведеться у режимі людино-машинного (запитання-відповідь) спілкування, що дозволяє децентралізовано за допомогою дисплея виконувати цільове опрацювання даних та їх відновлення безпосередньо на робочому місці користувача в будь-який зручний для нього час. Крім цього, уведення вихідної масової інформації може здійснюватися централізовано з первинних документів, а уся інформація, що вводиться, відразу ж стає доступною користувачам системи. Унаслідок цього відпадає необхідність у створенні значної кількості спеціалізованих вхідних, проміжних і вихідних документів на паперовій основі, що значно скорочує й спрощує документообіг [18, c 400].

Структура АСДЗУ передбачає наявність самостійних технологічних блоків: блока опрацювання інформації (реєстрація інформації про одержані, відправлені документи внутрішнього обігу, контроль за виконанням документів і доручень, формування груп документів для складання номенклатури справ, підготовки й здачі справ в архів та ін.), блока автоматизованої підготовки документів (формування банку даних типових текстів документів, текстових зразків, списків адресатів, прізвищ керівників, які підписують різні види документів та ін.), блока правового й інформаційного забезпечення управлінських рішень (формування, пошук і ведення актуальної загальної й спеціальної правової, нормативної, науково-технічної й іншої інформації, а також зберігання найважливіших організаційно-розпорядчих, інструктивних, методичних документів та ін.). Конкретні варіанти, що розробляються АСДЗУ, відрізняються один від одного структурою блоків і видами документів, що опрацьовуються в системі управління.

Сучасний ринок систем автоматизації діловодства й електронного документообігу відрізняється диверсифікацією комп’ютерних програм, які враховують специфіку ведення вітчизняного діловодства, серед яких є такі: «ДокПроф», «InterDoc», «eDocLib 2.0», «Діло», «Атлас ДОК», «ЄВФРАТ-Документообіг» та ін. Усі програми спрямовано на оптимізацію документообігу в сучасних службах діловодства.

Так, система «ДокПроф» уже функціонує в багатьох установах країни. Її призначено для автоматизації процесів діловодства в державних установах будь-якого рівня, вона дає можливість об’єднати розрізнені потоки документів територіально відокремлених установ в єдину систему. Робота підприємств підтримується в режимах on- і off-line. Система забезпечує гнучке управління документами за допомогою як визначення динамічних маршрутів відпрацьовування документів, так і вільного розсилання. Це дає можливість налагодити її під вже існуючу технологію роботи з документами і скоротити час упровадження. Система «ДокПроф» складається з трьох функціональних підсистем: структури, допуску, клієнта. Підсистема «Структура» дає можливість централізовано управляти системою в цілому завдяки можливостям щодо встановлення організаційно-штатної структури, порядку взаємодії й логічного розміщення підрозділів у системі, веденню централізованого списку користувачів системи. Підсистема «Допуск» є відповідальною за управління локальними підрозділами. У ній формується реєстр журналів і документів, характерних для даного підрозділу, розмежуються правила взаємодії посадових осіб і порядок допуску до журналів і документів. Підсистема «Клієнт» дає можливість організовувати роботу користувачів у системі відповідно до заданих правил [18, c. 402].

Система «ДокПроф» забезпечує такі етапи організації документообігу:

складання завдання на розроблення проекту документа;
розроблення проекту документа;
розроблення системи реєстрації документів;
зберігання документів у журналі реєстрації;
виконання й контроль виконання документів;
списання з подальшим збереженням у справі.

Іншою розповсюдженою системою електронного документообігу є система «InterDoc», що є автоматичною комп’ютерною технологією реєстрації й моніторингу вхідних і вихідних документів, яка здійснює:

забезпечення електронного обліку виконавчої діяльності й докуентообігу;
виконання статистичного оброблення накопичуваної інформації;
підтримку технології клієнт–сервер у середовищі Microsoft Windows;
розподілення доступу користувачів з правами адміністрування;
підтримання одночасної роботи не менш ніж 500 користувачів;
розширений пошук інформації;
інтеграцію з телефоном, Інтернет та електронною поштою;
гнучку систему генерації статистичної й звітної документації;
систему архівування, відновлювання й резервного копіювання.

Структура бази вхідних документів дає можливість проводити розпис документів виконавцями різних підрозділів, проводити контроль за станом виконання документів. Убудований редактор звітів InterReport дає можливість створювати й підключати будь-які звіти без перекомпіляції програмного забезпечення. У системі є можливість архівації даних під час роботи користувачів, а також створення шаблонів прав для швидкого застосування привілеїв до нового користувача програми. Програмне забезпечення оснащено інструментарієм для відтворення даних у разі проблем з операційними системами або переривання енергопостачання комп’ютерів. Програмне забезпечення має український інтерфейс, зрозумілий для користувачів, і забезпечує сеансність роботи й багаторівневість доступу користувачів до інформації й системи взагалі.

Усі зазначені й розглянуті вище програми спрямовані на автоматизацію робіт з документами відповідно як до вимог традиційного діловодства, так і до сучасних тенденцій управління за різними технологіями, наприклад за технологією workflow у програмі «ЄВФРАТ-Документообіг», яку призначено для автоматизації документообігу в різних службах діловодства органів державної влади, наукових і освітніх установ, промислових підприємств та ін.

Перспективою поступової автоматизації документообігу в різноманітних сучасних службах діловодства є створення інтегрованої системи електронного документообігу (ІСЕД), яка спрямована на забезпечення руху документів, скорочення терміну підготовки й прийняття рішень в управлінській сфері в контексті виконання концепції «Електронний уряд».

Основними перевагами інтегрованої системи електронного документообігу є:

відсутність обмежень на кількість підключених до інтегрованої системи нових організацій;
прозорість усіх підключених до системи організацій, а також їхнього персоналу;
стандартизований інтерфейс користувача;
можливості автоматизації багатьох функцій управління системою документообігу.

Розглянемо комп’ютерні технології підготовки текстових документів. Обробка текстів як напрям розвитку техніки виник на початку XX ст. з появою механічної пишучої машинки. Зарахуємо більш півстоліття пишуча машинка залишалася єдиним загальнодоступним засобом отримання друкарського тексту на папері. Існуючі в даний час системи підготовки текстових документів значно відрізняються один від одного характеристиками, можливостями введення і редагування тексту, його форматування і виведення на друк.

Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп’ютер тим фахівцям, які пов’язані з інформаційними технологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, який забезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм або документів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливо при підготовці текстів великих об’ємів.

Найважливішою для практичного користувача характеристикою програми цього класу можна вважати область професійної діяльності, для якої програмний продукт зручний в застосуванні. Інструментальні засоби підготовки текстових документів використовуються для набору текстів програм, документів різного ступеня складності, наукової статі, книг тощо. Обмежуючим чинником може бути кваліфікація користувача [18, с.405].

Для створення й опрацювання документів за допомогою ЕОМ призначені спеціальні програми — текстові редактори. Існують різні сімейства текстових редакторів. Найбільш часто застосовуються:

Блокнот (Note Pad);
Word Pad;
Microsoft Word пакета офісних програм MS Office;
Adobe Acrobat;
Вільно-поширювані пакети, наприклад Open Office, 602.

Відмінності між ними полягають у функціональних можливостях, призначенні, ціні. Крім текстових редакторів, існують спеціальні програми, що дозволяють читати (без можливості редагування) текстові документи. Вони поширюються, як правило, безкоштовно. Наприклад, Acrobat Reader поставляється разом з електронними книгами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word Reader для прочитання документів, створених у MS Word.

Для створення документів в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовий редактор Microsoft Word пакета офісних програм MS Office версії 6.0 і вище.

Розглянемо основні етапи роботи з документом у даному редакторі. При запуску редактора автоматично створюється файл «Документ 1». Для відкриття вже існуючого файлу необхідно здійснити такі операції: Файл > Відкрити.

Для встановлення параметрів документа (поля сторінки, розмір паперу, орієнтація сторінки та інші) можна скористатися наступною функцією: Файл > Параметри сторінки Для нумерації сторінок необхідно виконати такі команди: Вставка > Номера сторінок. Введення тексту може здійснюватися в одному з наступних режимів: вставки або заміни. При введенні нового тексту в режимі вставки текст в документі зміщується вправо від точки введення. У режимі заміни попередній текст видаляється і замінюється новим. Для перемикання між цими двома режимами використовується клавіша Ins. Визначити, який режим використовується в даний момент, можна за станом індикатора ЗАМ у рядку стану MS Word внизу екрана. Якщо індикатор відображається чорним кольором, то ввімкнено режим заміни, якщо сірим — вставки. Подвійним клацанням лівої клавіші миші на цьому індикаторі також можна переключати режими.

Одним із найважливіших об’єктів під час роботи з текстом є абзац. З ним пов’язуються параметри його форматування: шрифт, відступи, інтервали, вирівнювання і т.д. Для того щоб почати новий абзац, при введенні тексту потрібно натиснути Enter. Для переходу на новий рядок у межах абзацу використовується комбінація клавіш Shift+Enter. Копіювання виконується за допомогою буфера обміну. Для того щоб скопіювати який-небудь фрагмент, потрібно спочатку помістити його в буфер, а потім вставити з буфера в документ. Для копіювання в буфер можна скористатися командою Правка: > Копіювати, а для переміщення виділення в буфер — командою Вирізати. Вставка вмісту буфера вставляється командою Правка > Вставити.

MS Word дозволяє користувачу відмінити операцію внесення змін у документ. Для цього використовується команда Правка > Скасувати введення або комбінація клавіш Alt+Backspace. Для відміни даної команди застосовується команда Правка > Повторити введення або клавіша F4. MS Word має широкий спектр можливостей щодо форматування тексту. Всі дії, пов’язані з форматуванням, знаходяться в меню Формат.

Друкування всього документа може здійснюватися за допомогою кнопки на стандартній панелі або за допомогою комбінації СМ+Р. Для задания параметрів друкування документа і параметрів друкування принтера необхідно виконати команду Файл > Друк. Зберігання документа можливо під тим же ім’ям, під яким він був відкритий [3, с.37].

Розглянемо комп’ютерні технології пошуку документальної інформації. Ціль документального пошуку — знаходження і видача відповідних запиту користувача документів або їх описів. Документи, які відповідають запиту користувача, називаються релевантними. Поняття «документ» в рамках інформаційних технологій трактується дещо ширше, ніж в традиційному документознавстві. Відповідно до Оксфордського словника «документ — це текст або зображення, що має інформаційне значення».

Традиційно інформаційно-пошукові системи (ІПС) застосовуються для тематичного пошуку науково-технічної інформації в крупних бібліотеках, науково-технічних центрах, архівах, патентних бібліотеках. В даний час у зв’язку із зростанням об’єму документальної інформації, необхідної для ухвалення ефективного управлінського рішення, і можливостями, новими комп’ютерними технологіями, що надаються, автоматизовані інформаційно-пошукові системи стали широко використовуватися в різних сферах економіки.

За оцінками американських експертів (фірма Delphi Consulting), в США щодня генерується більше 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вже більше 1,3 трлн. документів, причому потік ділової інформації надзвичайно різноманітний. Можна виділити три основних складових ділової інформації. По даним вищеназваної фірми, 12% інформації — структуровано, представлено в електронній формі, зберігається і управляється за допомогою систем управління базами даних. Приблизно 15% інформації є неструктурованими даними в електронній формі, як правило, це текстова інформація. Для автоматизації зберігання і пошуку такої інформації використовуються технології інформаційно-пошукових систем. І що залишилося близько 73% інформації на папері. Організація швидкого і ефективного пошуку такої документальної інформації стає все більш нерозв’язною проблемою. Таким чином, сфера додатку для технологій інформаційно-пошукових систем представляється достатньо широкою [8, с.494].

Прикладами документальної інформації, для якої ефективно автоматизоване зберігання і пошук, можуть служити: закони, ухвали, коментарі до нормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтами і партнерами, проекти, стенограми переговорів, накази, розпорядження, листи, звіти, плани, програми, записи судових справ, ухвали судів, наукові статті, доклади, конспекти, реферати, періодичні і спеціальні друкарські видання, каталоги фірм, рекламні видання, довідники і інші документи. При автоматизації пошуку документальної інформації найважливішими є задачі формалізації змісту документа і запиту. При рішенні цих задач можуть використовуватися різні підходи.

Перший підхід полягає в тому, що зміст документа, а також його характеристики (дата видання документа, автор тощо.) відображаються в структуровану інформацію, що є, наприклад, записом реляційного файла або рядок в електронній таблиці. В цьому випадку пошук документа зводиться до пошуку структурованої інформації засобами СУБД або табличного процесора.

Другий підхід полягає в тому, що пошук відбувається по всьому тексту документа або по його пошуковому образу. При цьому як запит частіше за все виступають окремі ключові слова або їх логічні комбінації.

Ефективність документального пошуку оцінюють на основі показників повноти і точності. Повнота пошуку визначається як відношення числа виданих у відповідь на запит релевантних документів до числа всіх релевантних документів, що є в пошуковому масиві. Точність пошуку визначається як відношення числа релевантних документів у видачі до загального числа виданих документів. Автоматизований документальний пошук може бути організований на основі різних технологій: пошуку по пошуковому образу документа, пошуку по повному тексту документа, пошуку документів по гіпертекстових посиланнях.

Технологія повнотекстового пошуку є невід’ємною складовою таких сучасних і перспективних інформаційних технологій, як: системи управління документами (Document management system, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технології пошуку в Internet/intranet. На технології гіпертексту базується найвідоміший сервіс Internet –World Wide Web (WWW) [8, с.496].

При рішенні різних економічних, фінансових і інших задач в управлінській діяльності доводиться представляти і обробляти інформацію в табличній формі у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм, списків (Додаток 1). Створення і обробка табличних документів на основі використовування засобів обчислювальної техніки, спочатку реалізовувалися двома способами: дані розміщуються в таблиці на папері, а їх обробка проводиться за допомогою електронного калькулятора, дані розміщуються в пам’яті комп’ютера, а для їх обробки створюється і використовується програма на одній з мов програмування.

Перший спосіб хороший тим, що він розрахований на самого рядового користувача, зручний, легко перевіряється, але розрахунки виконуються не дуже швидко. Другий спосіб у багато разів швидше, але є свій недолік – він не підходить для непідготовленого користувача, вимагає роботи кваліфікованого програміста. Сам замовник безпосередньо не виконуватиме розробку і відладку таких програм.

Засобом рішення цієї суперечності при проведенні розрахунків над даними, представленими в табличній формі, з’явилися пакети прикладних програм для роботи з електронними таблицями, так звані табличні процесори або SPREAD SHEETS, які в простій і природній формі сполучають переваги обох способів і завдяки своїй простоті і універсальності отримали широке розповсюдження.

Організація підготовки табличних документів заснована на двох основних категоріях: форма представлення даних на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об’єкт обробки); програма (або пакет програм) для обробки таких даних (власне табличний процесор як інструмент обробки).

Сучасні табличні процесори мають дуже широку функціональну і допоміжну функцію, забезпечуючу зручну і ефективну роботу користувача, перерахуємо основні такі можливості, загальні для всіх систем цього класу.

– контекстна підказка (Help). Викликається з контекстного меню або натисненням відповідної кнопки в піктографічному меню;

– довідкова система, яка організована у вигляді гіпертексту і дозволяє легко і швидко здійснювати пошук потрібної теми;

– багатоваріантність виконання операції. Практично всі операції можуть бути виконані одним з трьох-чотирьох способів, користувач вибирає найзручніший;

– контекстне меню (Shortcut menu). Розвертається по клацанню правої кнопки миші на об’єкті. Йдеться, наприклад, про місце таблиці, де в даний момент хоче працювати користувач. Функції обробки, що найбільш часто використовуються, доступні в даній ситуації, зібрані в контекстному меню;

– піктографічне меню. Командам, що найбільш часто використовуються, відповідають піктограми, розташовані під рядком меню. Вони утворюють піктографічне меню. Унаслідок клацання мишею на піктограмі виконується пов’язана з нею команда. Піктографічні меню можуть бути складені індивідуально;

– робочі групи або робочі теки (Workbook). Документи можна об’єднувати в робочі теки, так що вони можуть розглядатися як одне ціле, якщо йдеться про копіювання, завантаження, зміну або інші процедури. В нижній частині електронної таблиці розташований алфавітний покажчик (регістр), забезпечуючий доступ до робочих листів. Користувач може задавати назву листам в теці (замість алфавітного покажчика), що робить наочним вміст регістра, а значить полегшує пошук і перехід від документа до документу;

– засоби для оформлення і модифікації екрану і таблиці. Зовнішній вигляд робочого вікна і інших елементів екранного інтерфейсу може бути визначений відповідно до вимог користувача, що робить роботу максимально зручною [8, с.444].

З переходом діловодства на комп’ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених в електронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкий випадки їх втрати.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп’ютерах, бути отриманими по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, що поступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострює проблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів в електронній формі.

Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам’яті комп’ютера — записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп’ютера, на диску іншого комп’ютера, на спеціально виділеному комп’ютері (файл-сервері), на змінних носіях.

Перш за все необхідно створити на жорсткому диску теки (директорії), в які поміщатимуться робочі документи. Принципи впорядкування зберігання файлів на комп’ютері багато в чому нагадують звичайне діловодство. Як паперові документи розкладаються в справи, так і файли розкладаються по теках (іноді використовуються терміни «каталог» або «директорія»). Кожна тека може мати вкладені в неї теки, які у свою чергу теж можуть мати свої вкладені теки. Утворюється багаторівнева ієрархічна структура тек. Якщо документів трохи — частіше за все це одна тека.

Пакет MS Office створює теку з назвою «Мої документи», в яку поміщає знов створені файли. Якщо на комп’ютері працюють декілько чоловік, то теки зазвичай називають по прізвищу працівника — «Документи Іванова», «Документи Сидорова». Проте при великій кількості документів фірми і необхідності забезпечення роботи з ними декількох співробітників потрібна більш чітка система організації розміщення документів (файлів) в локальній мережі навіть невеликої організації. Найпростішим рішенням, не вимагаючим спеціального програмного забезпечення, є створення системи тек (каталогів), яка може грунтуватися на номенклатурі справ організації. В основі класифікації використовується номінальна ознака, тобто угрупування документів по їх видам [2, с.319].

Починатися назва теки повинна з виду документів (накази, акти, звіти, протоколи, доповідні записки тощо.). Потім зміст документів уточнюється відомостями про авторство, питання, кореспондента, період, за який групуються документи (файли), тощо. На відміну від традиційного діловодства термін «документи» або «матеріали» опускається. Угрупування може проводитися в декілька рівнів. Наприклад: З: Листування постачальники металоконструкцій завод Вітязь ім’я (файла, тобто конкретний документ Про відвантаження труб 25.03.97 лежить в теці завод Вітязь, яка знаходиться в теці постачальники металоконструкцій, що знаходиться в загальній теці Листування на диску З:.

В більш крупних фірмах для зберігання документів виділяється спеціальний комп’ютер (файл-сервер), на якому кожний користувач має власні розділи для зберігання особистих документів і розділи типу, що спільно використовуються: «листування з фірмою N», «типові угоди» тощо. Такий сервер, працюючий під Windows NT або Novel NetWare, може передбачати розмежування прав доступу співробітників до тих або інших каталогів, а також берегти і загальні бази даних, наприклад, відомості по організаціях-партнерах, дані про номенклатуру продукції на складі, отриманих замовленнях тощо.

В невеликій фірмі для цих же цілей достатньо створити декілька каталогів на одному або декількох комп’ютерах і надати їх для сумісного доступу з використанням засобів Windows 95 (якщо використовуються старі комп’ютери з невеликим об’ємом оперативної пам’яті — за допомогою Windows 3.11 для робочих груп). Якщо необхідно забезпечити розділення прав доступу співробітників до окремих каталогів або файлів, використовується Windows NT Workstation 4.0.

Зберігання файлів поточного діловодства здійснюється на жорсткому диску комп’ютера. При роботі в мережі користувачу можуть бути доступні диски або директорії на інших комп’ютерах. В цьому випадку вони також матимуть порядкові буквені номери і з ними можна працювати як з пристроями, розміщеними на власному комп’ютері. Для цього на комп’ютері, що містить необхідні ресурси (файли і теки, жорсткі диски і т.п.), встановлюється дозвіл на сумісний доступ до того або іншого ресурсу. Доступ може бути обмежений або використовуванням паролю для повного доступу і доступу тільки для читання, або обмеженням доступу тільки для певних користувачів або груп користувачів. Для обмеження доступу до теки можна ввести пароль — окремо для читання і окремо для надання прав повного доступу до теки. Якщо до даної теки можуть звертатися всі співробітники без обмежень, пароль не вводиться.

Для більш ефективного використовування місця на жорсткому диску комп’ютера може бути створений логічний диск, використовуючий стиснення файлів (наприклад, за допомогою програми DriveSpace, що входить в Windows 95). Організація сумісного доступу до логічного диска проводиться аналогічно організації доступу до тек комп’ютера. Особливо ефективне стиснення графічних файлів типу bmp, рсх, tif. В цьому випадку економія місця (ступінь стиснення) може досягати 90% і більш. Наступний етап — встановлення доступу до тек або дисків з іншого комп’ютера.

Підключення користувачів до тек і дисків на видаленому комп’ютері може проводитися у міру необхідності або виконуватися одноразово при конфігуруванні системи. В останньому випадку користувачі можуть постійно бачити і користуватися теками і файлами, що фізично знаходяться на інших комп’ютерах, неначебто вони знаходилися на тому комп’ютері, на якому зараз працюють. Проте в цьому випадку всі комп’ютери, до тек і дисків яких встановлений доступ, повинні бути включені. Рекомендується встановлювати автоматичне підключення тільки для ресурсів (тек і дисків), що постійно використовуються, оскільки включення комп’ютера в той момент, коли мережний диск неприступний (комп’ютер, на якому він розташований, вимкнений), приведе до припинення запуску операційної системи і виведення на екран відповідного повідомлення. [2, с.322].

Саме тому в організаціях з великим об’ємом документів, що спільно використовуються, застосовуються виділені високонадійні комп’ютери — файл-сервери — розраховані на безперервну роботу і забезпечуючі одночасний доступ до даних від одиниць до десятків, сотень і навіть тисяч користувачів. Проте і в невеликій фірмі при необхідності забезпечення доступу співробітників до загальної бази даних і сумісного використовування документів один з комп’ютерів фірми може бути виділений для використовування як файл-сервер. Це не виключає можливості одночасного використовування його і як робочого місця одного із співробітників, тим більше що на сучасному жорсткому диску місткістю в декілька гігабайт може розміститися багато тисяч документів, що звичайно мають розмір, обчислюваний в десятках кілобайтів.

Документи в процесі створення і редагування, чернетки і варіанти повинні знаходитися лише в особистій теці співробітника. Всі документи, що поступили в діловодний оборот, повинні зберігатися в загальних папках, (створених відповідно до номенклатури справ підрозділу (організації в цілому) на основі стандартних класифікаторів.

Одним з основних питань є надійність зберігання документів в електронній формі. Рішення проблеми збереження електронних документів складається з:

— стійкого електроживлення;

— резервного копіювання;

— антивірусного захисту;

— профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).

Перша задача, найбільш просто вирішувана, — це забезпечення надійного безперебійного електроживлення комп’ютерів. Для цього служать пристрої, які так і називаються — джерело безперебійного живлення (ДБЖ). Друга задача — забезпечення резервного копіювання документів організації, фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, — покликана забезпечити відновлення втрачених документів.

Під резервним копіюванням розуміється створення копій документів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці, магнітооптичному диску, CD–ROM тощо.). Наявність резервної (страховий) копії дозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломці комп’ютера.

Якщо всі комп’ютери організації з’єднані в локальну мережу, то використовують один-два накопичувача великої місткості, здійснюючих копіювання даних зі всіх комп’ютерів мережі. В невеликих фірмах копіювання з комп’ютерів, що окремо стоять, може здійснюватися шляхом використовування зовнішнього пристрою, що підключається.

Не менше важлива організація процесу резервного копіювання. Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Співробітники іноді нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз’яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішньому носії гарантує збереження виконаної ними роботи.

Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням об’єму документів, створюваних в організації, їх важливості і наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію тек, виділених для загальних документів, або копіює тільки нові і змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені теки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5—15 мін і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.

Третій напрям забезпечення збереження документів в електронній формі — використання спеціального програмного забезпечення, що гарантує захист від руйнування вірусами.

Антивірусні програми запобігають проникненню вірусів на комп’ютери організації, виявляють інфіковані файли і здійснюють «лікування» зараженого комп’ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли, проникнувши на один комп’ютер, вірус може уразити всі комп’ютери, з’єднані в мережу [2, с.323].

Найпростіший спосіб скоротити вірогідність зараження комп’ютера, підключеного до локальної мережі — відключити дисководи більшої частини співробітників. Паралельно така міра забезпечує і запобігання несанкціонованого просочування інформації. В цьому випадку запис інформації на дискети і введення інформації, отриманої на дискетах, здійснюється уповноваженими співробітниками, обов’язково здійснюючими попередню перевірку дискет на наявність вірусів. Ще один плюс від такого заходу — співробітники не встановлюватимуть на свої комп’ютери ігрові програми, які часто є носіями вірусів, а також приводять до втрат робочого часу. Четверта задача — здійснення діагностики стану комп’ютера з використанням програм, запобігаючих «зависанню» системи, забезпечуючих збереження даних у разі «краху системи» тощо. Робота таких допоміжних програм направлена на збереження даних навіть у разі збоїв в роботі програмного забезпечення.

Часто збої в роботі комп’ютера пов’язані з недоробками в програмному забезпеченні або з некоректною взаємодією встановлених на комп’ютері програм між собою. Існують тисячі програм, багато з яких надають ті або інші додаткові можливості по роботі з текстами, графікою, з Internet, настройці комп’ютера тощо. Проте загальні принципи роботи програм в середовищі Windows — взаємодія програм між собою і використання загальних елементів (програмних модулів) — вимагають тривалої процедури відладки програми і перевірки на сумісність з іншими. А оскільки загальна тенденція, пов’язана з конкуренцією в розвитку програмного забезпечення, — швидкий випуск нових програм і поява їх нових версій кожні два-три роки, то не можна бути упевненим, що нова програма завжди працюватиме з тими, що вже є на комп’ютері.

Чим менше програм встановлено на комп’ютері, тим менше вірогідність випадкових збоїв і відмов в роботі. Якщо ж все-таки необхідно встановити нову програму, рекомендується використовувати спеціальні програми для відстежування процесу установки нової програми і у разі потреби — коректного її видалення.

В цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у разі великих об’ємів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ [2, с.325].

Таким чином, розглянувши використання комп’ютерних технологій на етапі документування. Можна зробити висновок, що ефективність діловодства як складової частини управлінської діяльності істотно підвищується з переходом на комп’ютерне опрацювання ділової документації.

Сучасні підприємства, установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологій діловодства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих, кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов’язано з побоюванням не справитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що система електронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхідна певна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронного документообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні грати керівники організації в цілому і служби діловодства зокрема [12, с.31].

Документообіг – рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправлення. Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональної організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага [9, с. 49].

Як правило, системи електронного документообігу (СЕД) реалізовують майже однакові функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Проте вони успішно можуть забезпечити повноцінний електронний документообіг.

У системі електронного документообігу одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі — РК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно–контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних за аналогією з паперовим документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління баз даних (СУБД).

Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів.

Як правило, підтримуються три базові групи документів, що підлягають реєстрації:

— вхідні;

— вихідні (внутрішні);

— звернення громадян.

Групу «Вхідні» призначено для реєстрації службової кореспонденції, що надходить до установи. Групу «Вихідні (внутрішні)» призначено для реєстрації вихідної кореспонденції та внутрішніх документів установи. Групу «Звернення громадян» — для реєстрації вхідних листів громадян [14, с.38].

Кожну з підгруп, у свою чергу, можна розподілити на більш дрібні підгрупи. Наприклад, групу «Вихідні» можна розділити на підгрупи «Вихідні документи» і «Внутрішні документи», а підгрупу «Внутрішні документи» — на підгрупи «Накази», «Розпорядження», «Заяви», «Доповідні записки» тощо. У групі «Накази» виокремлюють «Накази з основної діяльності», «Накази з особового складу», «Накази з адміністративно–господарських питань».

Порядок розподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів. Залежно від того, до якої базової групи належить документ, РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної із груп документів також визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.

Реєструючи вхідний документ, працівник служби діловодства заповнює екранну форму РК. Система автоматично відповідно до прийнятих в установі правил формує реєстраційний номер документа, а працівник служби діловодства вводить всі необхідні відомості про документ, у тому числі коротку анотацію, і за необхідності приєднує сканований (бажано — розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документа.

Якщо потік вхідних документів досить великий, то працівник служби діловодства передає документ до спеціалізованої дільниці сканування. Там документ буде скановано за допомогою технічних засобів потокового сканування, і образ його автоматично приєднається до вже введеної РК.

Системи електронного документообігу автоматично переадресує реєстраційну картку посадовій особі, яку визначив працівник служби діловодства. До картки можна «прикріпити» будь-яку кількість файлів. Наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текстовий файл, аудіо– або відеоматеріал [14, с.39].

Зміст резолюції до документа відображається в РК шляхом внесення прізвищ автора резолюції і виконавців, завдання та дати виконання. Це може робити як сам автор резолюції, так і його помічник, який має доступ до документа та право реєстрації резолюцій. При цьому, незважаючи на те, що резолюція виноситься від імені уповноваженої посадової особи, система повністю зберігає інформацію про користувача, який насправді надрукував текст резолюції в РК документа. Після запису резолюції РК документа стає доступною для посадових осіб, яких визначено як виконавців у резолюції.

Резолюція щодо виконання вхідного документа може містити вказівку виконавцеві вжити певних заходів, а може бути нейтральною — наприклад: «узяти до відома». Якщо в резолюції передбачено підготовку внутрішнього або вихідного документа, то це завдання виконується в кілька етапів:

— підготовка проекту документа;

— узгодження проекту документа;

— затвердження ( підписання) проекту документа.

Система електронного документообігу дає можливість створювати і зберігати шаблони документів. Коли необхідно узгодити документ, картку проекту документа направляють за визначеним маршрутом ( послідовним або паралельним) посадовим особам, які повинні завізувати документ. Автор проекту документа може простежити хід його візування та підписання. Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть висловити свої зауваження. За необхідності факт візування/підписання засвідчується персональним електронним цифровим підписом (можна також застосовувати систему шифрування).

Підготовлений повністю в електронному вигляді документ необхідно зареєструвати в системі електронного документообігу. Здійснюється це в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого паперового документа. Система, як правило, розмежовує також права користувачів на виконання певних функцій з опрацювання документа — реєстрація, редагування, затвердження, узгодження, списання документа до справи, зняття з контролю тощо відповідно до повноважень користувачів. Співробітник може виконувати різні функції в структурному підрозділі, де він працює, і в проекті, в якому він бере участь. Після узгодження та підписання (затвердження) проект вихідного документа автоматично реєструється в системі електронного документообігу як вихідний документ. Якщо документ передбачає відправлення зовнішнім адресатам, здійснюється контроль відправлення паперових примірників.

За необхідності вихідний документ можна опублікувати в електронному вигляді на загальнодоступному порталі установи. Після реєстрації вихідного документа, його електронна копія та реквізити РК (хто підписав, кому документ надіслано) можуть бути відправлені установі-адресату електронною поштою. Таким чином, скорочується час проходження документа, і співробітники установи-адресата мають можливість ознайомитися зі змістом документа задовго до доставки паперового примірника.

Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їх розсилкою. Після доведення змісту документа до відома посадових осіб, установ або громадян документ списується до справи відповідно до номенклатури і переміщується (копіюється) в архів.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється за записами у папці «На контролі» автора резолюції. РК перебувають у цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця [14, с.40].

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою функції «Пошук» шляхом відбору РК за різними реквізитами резолюцій. При цьому відбір може проводитися:

для кожної картотеки і для всіх картотек відразу;

— за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюцій;

— за авторами і виконавцями резолюцій;

— за резолюціями, що перебувають на контролі, або знятими З контролю;

— за резолюціями, що їх виконано у строк, або з порушенням строку. Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, що одержуються під час роботи зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Контрольні строки виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців у вигляді нагадувань і фіксуються у системі. У системі, як правило, передбачено автоматичну реєстрацію всіх змін, внесених до РК. Із цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного та додаткового розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. У протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Система електронного документообігу дає можливість швидко одержати відповіді на питання: у кого, де, на якій стадії виконання перебуває документ. У процесі функціонування системи в ній нагромаджується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РК, а також пошук за текстом документа [14, с.42].

Системи електронного документообігу організовують всі процеси життєвого циклу документа, включаючи роботу над проектами, узгодження, твердження (підписання), виконання, відправка в «справу» або архів. Крім того, ці системи забезпечують необхідний сервіс для зберігання, пошуку і систематизації електронних документів, а також розділення прав доступу до них.

Розділ 3. Проблеми та перспективи розвитку правових засад організації діловодства в Україні

3.1. Державна політика України у сфері розвитку діловодства

Основними, найхарактернішими визначеннями сутності державної політики (ДП) є те, що її розробляють і здійснюють держава та її органи, вона за своєю суттю передбачає основні напрями їх діяльності та саму діяльність як у цілому суспільстві, так і в певній сфері, курс держави всередині країни і на міжнародній арені.

Державна політика у сфері загального діловодства базується на таких принципах:

розмежування повноважень суб’єктів організації загального діловодства;
обов’язкового документування різних видів організаційно-розпорядчої діяльності;
уніфікації процесів документування організаційно-розпорядчої діяльності;
уніфікації процесів створення електронних управлінських документів та користування ними як об’єктами постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання в архіві;
встановлення і дотримання правових норм щодо мови загального діловодства;
дотримання єдиних правових норм в роботі зі службовими документами;
визначення і дотримання прав власності на документаційні фонди;
регламентації доступу до службових документів та їхньої інформації;
контролю за забезпеченням збереженості документаційного фонду;
відповідальності за порушення законодавства у сфері загального діловодства.

Займаючись дослідженнями в галузі ДП і управління, В. Тертичка комплексно підійшов до розгляду аналізованого поняття і не лише визначив ДП як відносно стабільну, організовану й цілеспрямовану діяльність / бездіяльність державних інституцій, здійснювану ними безпосередньо чи опосередковано щодо певної проблеми або її сутності, яка впливає на життя суспільства, а й на підтвердження оптимальності такого трактування ДП виділив декілька характерних її рис:

державна політика є цілеспрямованою дією / бездіяльністю, а не випадковою, безсистемною поведінкою учасників процесу політики, яка розробляється для досягнення поставленої мети (хоча не завжди досягає задекларованого);
політика охоплює не окремі абстрактні рішення, а цілеспрямовані напрями чи моделі дії / бездіяльності урядовців і включає в себе як розроблення політики, так і її впровадження;
політику впроваджують у життя не тільки владні структури, а досить часто й приватні організації чи окремі особи;
ДП є відповіддю на суспільні вимоги чи вимоги дії / бездіяльності учасників процесу політики — законодавців, бюрократів, громадян, з урахуванням їхніх групових інтересів;
політика — це дієвість / пасивність державницьких інституцій, а не їхні плани (голослівна декларація), саме ця політика аналізується й оцінюється;
ДП може бути позитивною, коли певні проблеми вирішуються, й негативною, за умови дії / бездіяльності, не- досягнення поставленої мети чи досягнення протилежного;
ДП базується на законі, тобто вона має бути легітимною;
ДП ґрунтується на монополії держави на законний примус чи насильство, тобто державні органи використовують певну шкалу інструментів для досягнення цілей політики;
варто відрізняти просто рішення й політику: щоденні урядові рішення, продиктовані як політикою, так і обставинами, зводяться до проведення певної лінії політики, але водночас вони не є політикою [21; 22, с. 54, 55].

При цьому, всі органи державної влади (яким державою делеговані деякі державні повноваження) діють у межах компетенції, повноважень та ресурсів, наданих їм державою і закріплених законом, здійснюючи державне управління.

Отже, прослідковується тісний зв’язок ДП з поняттям державного управління, під яким розуміють одну з форм діяльності держави, що виражається в практичній реалізації законів, в організації суспільних відносин з метою забезпечення державних інтересів і ДП. Саме тому для розуміння цього зв’язку надзвичайно важливим є визначення сутності ДП. А відтак, варто розуміти, що рівень, характер та результативність ДП суто пропорційно залежать від управлінської діяльності державних структур, від тих підходів і напрямів діяльності державних органів, якими вони послуговуються у певній сфері суспільного життя. ДП необхідна не тільки як форма державного управління, а й як його найміцніший організаційний потенціал. І навпаки, державне управління виступає як своєрідна форма ДП і як засіб її практичного проведення в життя. Саме в цьому виявляється взаємозв’язок та взаємозумовленість ДП і державного управління.

Досліджуючи проблему державної культурної політики, фахівець з державного управління В. Карлова впритул підійшла до визначення поняття ДП у досить вузькій сфері її соціального функціонування. Так, у своєму дисертаційному дослідженні авторка зазначила, що «державна політика — це курс дій, який дає змогу державі досягти певних цілей у конкретній галузі, використовуючи при цьому правові, економічні, адміністративні методи й засоби впливу, спираючись на ресурси, які є в її розпорядженні», — та запропонувала в державному управлінні під ДП розуміти цілеспрямовану діяльність органів державної влади щодо розв’язання суспільних проблем, досягнення і реалізації загальнозначу- щих цілей розвитку суспільства або його окремих сфер [9, с. 30]. З огляду на специфіку діловодства, запропонований В. Карловою варіант розуміння цього поняття в контексті нашого дослідження є найприйнятнішим та дає змогу врахувати ті специфічні риси та особливості, які виокремлюють сферу діловодства з-поміж інших соціально-правових інститутів. Отже, державна політика в контексті нашого дослідження — це цілеспрямована діяльність держави щодо розв’язання суспільних проблем, досягнення і реалізації загальнозначущих цілей розвитку в сфері діловодства.

Зміни суспільно-політичних, культурних та економічних умов життєдіяльності суспільства висунули нові вимоги до підготовки спеціалістів в галузі інформаційного забезпечення та документальних комунікацій. Підвищення якості професійної освіти фахівців сфери діловодства, її відповідність потребам практики набуло неабиякої актуальності та привернуло увагу як науковців, так і практиків. Свідченням цього стало істотне збільшення публікацій та статей, присвячених даній проблемі.

При цьому проблема формування державницького мислення в студентів-документознавців, покликаних здійснювати інформаційне забезпечення органів державної влади та місцевого самоврядування, їх розуміння державної політики (ДП) в діловодній сфері та здатність до її реалізації залишається недостатньо вивченою і потребує конкретних дій. Одним із можливих варіантів здійснення впливу на становлення особистості фахівця та розвитку його професійної компетенції в зазначеному напрямку може бути посилення уваги до питань формування та здійснення ДП України в сфері діловодства шляхом впровадження спеціального навчального курсу.

В нових умовах існує нагальна потреба підготовки фахівців в сфері документально-інформаційної діяльності здатних до державницького мислення, творчого реагування на виклики часу, розуміння ДП та державного управління, зв’язків між державою і суспільством тощо. Тому розробляючи зміст навчання, необхідно враховувати вище окреслені моменти, що дозволить визначити співвідношення між теоретичною і спеціальною прикладною підготовкою.

Отже, стає очевидним, що сьогодні фахівцям діловодної сфери вже не достатньо оволодіти системою професійних навичок, щоб задовольнити всезростаючі потреби суспільства в документально-інформаційному забезпеченні. Випускники кафедри документальних комунікацій орієнтовані працювати в державних органах управління, інформаційних агентствах, інформаційно-аналітичних службах, в центрах науково-технічної інформації, а відтак мають бути соціально мотивовані й відповідальні до здійснення інформаційної підтримки державних органів влади та місцевого самоврядування в умовах невизначеності та ризику, що характерно сучасності.

Брак стратегічного державницького мислення у фахівців з питань документально-інформаційного забезпечення значною мірою впливає на процеси перебудови адміністративних структур та інтенсивність соціальних перетворень. Тому, як слушно наголошує фахівець в галузі управління О.С.Лозовицький, поряд з іншим існує нагальна потреба впровадження у всі форми підготовки і навчання кадрів, широкого комплексу гуманітарних знань, освоєння управління, розуміння ДП, що у відповідних системах розвинутих країн давно посідає чільне місце.

В основу її має бути покладено: розробка концепції підготовки елітних кадрів за відповідними програмами навчання; створення сучасної єдиної національної системи інформаційно-методичного та аналітико-інформаційного забезпечення різних типів навчальних закладів, працюючих на основі організації навчання, використання програмних продуктів, застосування різних методів навчання, сповідування права на застосування гнучких програм, модулів навчання, відносно вільного і гнучкого штатного розкладу, права маневру у визначенні пропорцій наукового і навчального процесів; досягнення уніфікованого підходу до підготовки фахівців різних рівнів, їх переходу з однієї структури в іншу, в тому числі з державної — у ринкову, з одного рівня на інший; посилення уваги до більш широких питань гуманітарного знання, політології, правознавства тощо [7].

Таким чином, використовуючи саме це розуміння сутності поняття «державна політика» і виходячи з визначення поняття діловодства як об’єкта державного управління, варто перейти до визначення мети та основних завдань ДП у цій сфері.

Вибір цілей держави, зазначає В. Тертичка — це вибір пріоритетів на рівні основних напрямів її діяльності, пріоритетів, які, фактично, визначають на певний період подальше спрямування всіх її видів, зокрема ДП, та використання всіх наявних ресурсів, її стан і розвиток, становище і ставлення до неї інших держав світу, які утворюють її зовнішнє середовище, і зрештою, її успішний розвиток та пов’язане з цим майбутнє. Фундаментальні цілі ДП, як правило, фіксуються в спеціальних документах — конституціях чи законах. При цьому цілі держави зумовлюють відповідний напрям ДП, тому важливим є врахування притаманної суб’єкту системи цінностей, розуміння ситуації, процесів розвитку та прагнень об’єкта щодо напряму перспективного розвитку [21; 22, с. 93].

З огляду на це, на різних етапах історичного розвитку ДП у сфері діловодства висувала різні цілі, відповідно до цінностей, ситуації, пріоритетів тощо. Так, в умовах відродження української державності в 1917—1920 рр. наріжним каменем української ДП у сфері діловодства було переведення його на українську (державну) мову, створення дієвих механізмів виконання управлінських рішень на всіх рівнях, збереження наявного документаційного фонду та створення власної україномовної дієвої структури та системи діловодства, оскільки від її чіткої організації залежало налагодження зв’язків між центром та регіонами.

Радянська доба створила нові реалії, що й спонукало до змін пріоритетів ДП у сфері діловодства та висунення нових завдань, серед яких можемо відзначити: уніфікацію форм діловодних процесів та ділових документів відповідно до всесоюзних норм, впровадження жорсткої системи повноважень у виданні організаційно-розпорядчої документації, поліпшення діяльності архівних установ, удосконалення та раціоналізацію документаційного забезпечення виконавчих органів управління різних рівнів, розроблення Єдиної державної системи діловодства. Хотілося б зазначити, що в радянську добу завдання та пріоритети ДП України перебували в руслі загальносоюзних домінант і, фактично, не мали національного забарвлення.

Саме цим і пояснюється те коло завдань та проблем ДП у сфері діловодства, з якими зіткнулася незалежна Україна. Так, на сучасному етапі серед пріоритетних завдань ДП можна виокремити такі: забезпечити сумісність вітчизняного діловодства з нормами міжнародного стандарту ЕЮ 15489— 2001; впровадити правові засади організації діловодства в країні для їхньої сумісності з законодавчими нормами орга-нізації архівної справи, електронного документообігу, інформаційної діяльності; розмежувати повноваження суб’єктів організації діловодства в країні; утвердити норми щодо неухильного виконання основних нормативно-правових актів та нормативних документів, спрямованих на організацію діловодства, зокрема, інструкції з діловодства, переліків документів зі строками їхнього зберігання, стандартів на створення управлінських документів; упровадити єдині норми створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документостворення та документообігу для запобігання втрат електронної службової інформації; забезпечити права власності установ на їхні службові документи та документаційні фонди; встановити відповідальність за порушення законодавства про діловодство, зокрема, з метою запобігання втрат та несанкціонованого знищення службових документів, у тому числі, під час ліквідації та реорганізації установ; визначити загальні засади застосування державної та інших мов у діловодстві. І це далеко не повний перелік завдань, які сьогодні мають бути реалізовані у сфері діловодства.

Отже, ДП, маючи певний інструментарій реалізації загальнозначущих цілей розвитку суспільства або його окремих сфер, зокрема, діловодства, покликана своєчасно виявляти назрілі галузеві проблеми, шукати шляхи їхнього вирішення. Відтак, у сфері ДП приймаються обґрунтовані політичні рішення, створюється механізм їхньої реалізації, розробляється відповідний інструментарій.

Саме тому мету ДП у сфері діловодства ми пропонуємо визначити, як реалізацію державних функцій та досягнення законодавчо закріплених цілей держави шляхом раціоналізації та оптимізації сфери діловодства у відповідності з окресленими завданнями, вимогами часу та міжнародними стандартами.

У контексті названої проблеми потрібно уточнити зміст поняття «формування державної політики», оскільки воно є одним з основних у цьому дослідженні.

Вагомий внесок у розуміння поняття «формування ДП» зробив П. Петровський, який у статті «Методологічні аспекти впровадження державної політики» розглядає політику як процес діяльності, із фіксацією відповідних характеристик — мета (формування й практична реалізація певних цілей), мистецтво можливого (вміння досягнути можливого й бажаного результату), вплив на інших заради ствердження власних цілей [16]. Автор зазначає, що поняття «здійснення ДП» — це загальна назва політичної діяльності органів або представників державної влади з точки зору її результативності, що складається із двох взаємопов’язаних етапів. Перший є шляхом, здійснюваним думкою від певного реального стану політичного життя до його висвітлення у системі знання і розуміння. Автор наголошує, що це зовсім не тотожні речі, хоча знання покликане дати об’єктивну картину існуючого, завдання політиків на цьому етапі полягає в тому, щоб максимально врахувати всі об’єктивні тенденції політичних процесів і власні суб’єктивні прагнення, тобто сформувати умоглядну лінію необхідного розвитку.

Розуміння контексту соціально-політичних змін, передбачає не просто відтворення об’єктивно необхідної картини дійсності, а й включає позиціонування суб’єкта — визначення його інтересів, потреб, цінностей, мотивів тощо. Тут відбувається формування умоглядних (віртуальних) результатів — ідей, концепцій, доктрин (інакше кажучи, бачень і упереджень, а також визначення намірів, програм, завдань тощо. На другому етапі відбувається впровадження або втілення у життя сформованих раніше концепцій або проектів.

Таким чином, розклавши поняття «здійснення ДП» на два етапи, ми змогли визначити, що саме перший етап, який є «шляхом, здійснюваним думкою від певного реального стану політичного життя до його висвітлення у системі знання і розуміння», і є тим самим поняттям «формування ДП». Проте для дослідження конкретних можливостей ДП ці два етапи потрібно розглядати в їхній єдності, зважаючи на провідне значення результатів першого етапу (формування державної політики). Це особливо важливо з урахуванням аксіоми політики — наміри (мотиви) відіграють визначальну роль, хоча й не забезпечують досягнення бажаного результату.

Відтак, поняття формування ДП охоплює процес від зародження думки, концепції, наміру тощо і до її наукового обґрунтування з викладенням очікуваних результатів. Хоча знання покликане дати об’єктивну картину існуючого, завдання політиків на цьому етапі полягає в тому, щоб максимально врахувати всі об’єктивні тенденції політичних процесів і власні суб’єктивні прагнення, тобто сформувати умоглядну лінію необхідного розвитку, яка може бути представлена у вигляді концептуальних засад.

Щодо визначення сутності формування ДП, то варто зауважити, що в системі вироблення стратегії та постановки завдань подальшого розвитку ДП первинним документом є саме концепція, яка, по суті, являє собою умовивід, думку щодо окреслення основних магістралей наступних дій. Як зазначають В. Ребкало та В. Тертичка, в узагальненому вигляді до концепції закладаються такі поняття: визначення масштабів, темпів, пропорцій і основних напрямів соціально-економічного розвитку держави, окремих її структурно-функціональних підсистем, а також дається загальне обґрунтування системи заходів, спрямованих на підвищення ефективності всієї системи державного управління, методів подолання галузевих і територіальних диспропорцій і невідповідностей. На підставі концепції розробляються спеціалізовані, галузеві й територіальні програми, в яких позиції концепції отримують докладне і конкретне мотивування, а також узгодження проблемних питань [5, с. 197].

Як правило, структура концепції складається з чотирьох змістовних блоків. У першому досліджується «стартовий» рівень соціально-економічного розвитку держави, виявляються тенденції й основні проблеми. У процесі ранжирування виділяється кілька головних проблем, які піддаються уточненню, визначається характер і напрями розвитку держави, формуються основні пріоритети, вдосконалюються механізми ресурсного забезпечення та визначаються завдання на близьку перспективу.

Другий блок — прогнозно-аналітичний, у ньому узагальнюються результати попередньо розроблених прогнозів розвитку держави.

Третій блок відводиться урахуванню зовнішніх факторів, що природно брались до уваги і раніше в інших блоках, але саме тут їх досліджують детально, оскільки вони найбільше впливають на вибір варіантів розвитку держави в довгостроковій перспективі. На цій стадії, як зазначає О. Кучеренко, остаточно узгоджуються цілі та ресурси, причому можливе (і доцільне) скорочення їхньої кількості.

Четвертий блок — концептуальний, який являє собою завершений, зведений прогноз, що формується на основі системи попередніх передбачень, які випливають із урахування зовнішніх факторів, відповідно до системи цілей. У ході розроблення цього блоку концепція державної політики набуває, з одного боку, високоагрегованого, а з іншого — цільового характеру. Деякі розділи цього блоку переходять до цільових комплексних програм, але їх розроблення і реалізація виходять за межі концепції [10, с. 120].

Таким чином, можемо зауважити, що концептуальне оформлення державної стратегії щодо здійснення ДП дає можливість для вироблення ефективного механізму її по-дальшої реалізації.

Наразі українська ДП у сфері діловодства перебуває на етапі формування, оскільки на сьогодні відсутній галузевий закон про діловодство. А його прийняттю та розробленню передує той перший етап «намірів і мотивів», який представлений наявною Концепцією проекту Закону України «Про діловодство» [1], на основі якого поданий для обговорення і Проект (варіант 8 від 28.03.2003) Закону України «Про діловодство» [2].

З огляду на викладене, варто зауважити: щодо розроблення ДП, її стратегії та прийняття рішень у світовій державницькій практиці поширені дві основні моделі: так звані «активна» і «представницька». Для активної моделі характерною є ситуація, коли законодавчими інститутами формулюються базові принципи й конституційні норми, виробляється стратегія загальнодержавної політики. Водночас практична реалізація стратегічних рішень і сама технологія управління здійснюється органами виконавчої влади. Відповідно до представницької моделі, законодавчі парламентські органи обмежуються формуванням загальнонаціональних орієнтирів і правил гри, а прийняття важливих стратегічно-оперативних рішень делеговане органам виконавчої влади.

Варто відзначити, що в нашому випадку в Україні на сучасному етапі у сфері діловодства діє переважно змішана модель державної стратегії, яка тяжіє до представницької. Вирішальна роль у виробленні і здійсненні державної політики країни належить законодавчим (що визначають концептуальні засади розвитку політики в сфері діловодства) та виконавчим інститутам влади (які безпосередньо розробляють уніфіковані стандарти та реалізують їх на практиці).

До головних суб’єктів — центрів формування ДП в Україні у сфері діловодства належать: Парламент з його профільними комітетами й фракціями; Президент, при якому діють відповідні дорадчі комісії, ради, проблемні експертні групи, а також відповідні центри стратегічних досліджень та науково-дослідних установ; Уряд, в якому кожне міністерство та відомство відповідає за планування та здійснення певного напряму ДП, а апарат Кабінету Міністрів України виконує функції штабу, діяльність якого спрямована на планування й координацію проведення всієї ДП. Зокрема, центральним органом державної виконавчої влади у сфері діловодства та архівної справи є Головне архівне управління при Кабінеті Міністрів України, яке покликане реалізувати ДП у цій галузі.

Серед повноважень Головархіву України потрібно відзначити вдосконалення системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства, розроблення і затвердження обов’язкових до виконання всіма міністерствами, іншими державними органами, установами, організаціями й підприємствами (незалежно від відомчого підпорядкування) нормативних документів з питань організації документів у діловодстві та архівній справі, проте щодо формування ДП у сфері діловодства Головархіву делеговані винятково дорадчі функції — узагальнення практики застосування законодавства з питань діловодства, розроблення пропозицій щодо його вдосконалення та внесення їх на розгляд Кабінету Міністрів України.

Отже, формування ДП, у тому числі й у сфері діловодства — процес складний та суперечливий. З одного боку, ДП здійснюють представники всіх гілок державної влади — законодавчої, виконавчої, судової (деякі науковці, особливо закордонні, виділяють ще й адміністративні органи, які тією чи іншою мірою впливають на процес втілення в життя ДП), а також на всіх рівнях управління — регіональному, обласному, районному (якщо не завжди на етапі формування засад ДП, то вже, напевно, при втіленні її в життя).

Саме тому на стадії формування ДП у сфері діловодства варто всебічно аналізувати не лише проблеми, прогнозувати їх вирішення, а й чітко визначати інструментарій впровадження та реалізації ДП в майбутньому на практиці.

3.2. Вдосконалення правового регулювання у сфері діловодства і документації з урахуванням міжнародного досвіду

Зміни у політичній, економічній та соціальній сферах життя України, її інтеграція у європейське співтовариство, впровадження новітніх технологій зумовлюють необхідність реформування й удосконалення всіх напрямів інформаційного та документаційного забезпечення управління (ДЗУ), починаючи від державних органів і завершуючи низовими установами, підприємствами та організаціями. Реалізація цих процесів пов’язана із підвищенням культури створення та організації функціонування службових документів, яку нині переважно ототожнюють з культурою діловодства. Водночас поняття “культура діловодства”, хоча і є часто вживаним у спеціальній літературі, ще не обиралося об’єктом наукового аналізу, ґрунтовно не досліджувались передумови формування сучасної вітчизняної культури діловодства та її елементів з позицій як управлінського документознавства, так і як складової інформаційної культури та технології менеджменту.

Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності.[22, c.22-24]

В цілому організація діловодства в міністерствах та інших центральних органах виконавчої влади здійснюється відповідно до нормативно-правових актів, які регулюють цю сферу діяльності. В установах наявні інструкції з організації загального діловодства, зведені номенклатури справ і номенклатури справ структурних підрозділів. Відповідно до вимог «Примірної інструкції з діловодства…» і діючого стандарту на ОРД установи використовують бланки різних видів ОРД. У переважній більшості установ робота із зверненнями громадян проводиться окремо від загального діловодства, контроль за виконанням документів організується, переважно, спеціальними структурними підрозділами. У багатьох установах контроль реалізується за допомогою автоматизованих баз даних. Постійно проводяться перевірки формування справ у структурних підрозділах. Можна відзначити, найбільш високий рівень організації діловодства в таких установах, як Міністерство фінансів, Мінпромполітики, Міністерство надзвичайних ситуацій, Нацбанк, Державна податкова адміністрація, Держмитслужба, Національна акціонерна страхова компанія «Оранта» та Національна акціонерна компанія «Нафтогаз України».

Разом з тим, в організації загального діловодства окремих установ має місце ряд недоліків. Так, в деяких з них використовують інструкції з діловодства, створені ще до затвердження «Примірної інструкції з діловодства…», в половині опитуваних установ не підготовлені індивідуальні інструкції про порядок роботи з конфіденційними документами, тільки в одному відомстві розроблений перелік конфіденційних документів. У деяких центральних органах державної влади зведені номенклатури справ були погоджені з ЦДАВО більше шести років тому, в окремих вони взагалі не погоджені. Втім, як показало безпосереднє ознайомлення, такі випадки мають місце у новостворених органах влади або в тих, де спостерігаються майже щомісячні зміни у структурі, що негативно впливає на підготовку номенклатур справ, формування справ та в цілому на ведення документаційного фонду. В структурних підрозділах ряду установ при передаванні справ до архівного підрозділу не складають описи справ, мають місце порушення термінів передавання. Є декілька випадків втрат та викрадення документів. Наведені недоліки вказують на необхідність посилення контролю за організацією діловодства та надання необхідної методичної допомоги установам (відповідно до Закону України «Про НАФ та архівні установи») з боку Держкомархіву та ЦДАВО. Однак, на сьогодні, за наявної кількості працівників комітету та центрального архіву, на яких покладено ці функції, дана робота не може проводитись у необхідному обсязі, зважаючи, що кількість джерел комплектування ЦДАВО складає 327 установ.

Майже всі міністерства та інші органи державної влади для реалізації технологічних процесів діловодства використовують комп’ютерну техніку, при чому переважно найновітнішу, а також електронну пошту та Інтернет. У більшості установ комп’ютери об’єднані у мережу, а 75% респондентів зазначають, що вони застосовують систему електронного діловодства, при чому її реалізація регулюється нормативним документом установи. Функціонально ці системи застосовують переважно для створення, реєстрації, контролю за виконанням та пошуку документів. Не зважаючи на наявність директивних документів та державних програм, пов’язаних з інформатизацією органів державної влади, на сьогодні відсутнє координоване фінансування та уніфіковані підходи до технічного оснащення та забезпечення комп’ютерного зв’язку між цими органами. За таких умов мають місце самостійні рішення щодо впровадження систем електронного діловодства як готових програмних продуктів, систем адаптованих до специфіки установи готових систем чи таку, що спеціально розроблену для установи. Слід зауважити, що більшість респондентів оцінила функціонування власної системи як високо- чи досить ефективне. Виходячи з цього, за умови відсутності єдиного загальнодержавного плану впровадження систем електронного діловодства в органах державної влади, доцільно зосередити увагу на висвітленні досвіду впровадження таких систем в періодичних та подовжуваних виданнях Держкомархіву, Спілки архівістів України. Для аналізу та узагальнення такого досвіду в структурі Держкомархіву слід створити підрозділ електронного діловодства.

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

Розбудова нормативно-правової та методичної бази організації діловодства в незалежній Україні, гармонізація її з міжнародними нормативними документами з керування документацією, впровадження комп’ютерного діловодства та перспективи реалізації електронного документообігу у вітчизняних установах, започаткування всезбільшуваної вузівської підготовки документознавців, дослідження інформаційного середовища в установі тощо зумовлюють необхідність розглядати ці процеси комплексно в контексті формування національної культури діловодства як чинника підвищення ефективності функціонування установи.

Нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічні методи управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні.

Ряд країн вже розробили на основі зазначеного міжнародного стандарту національні аналоги або використали його під час розроблення інших нормативних документів, що регулюють управління документацією.

Так, уповноважений орган з питань стандартизації Великої Британії — British Standard Institution (BSI) уже до кінця 2001 р. видав національний стандарт BSI ISO 15489. Він має таку ж структуру як і міжнародний стандарт, тобто складається з двох частин — власне стандарту та методичних рекомендацій з його реалізації. В національному варіанті друга частина супроводжується додатками (зразки положень, правил управління документацією в організації), які не увійшли до міжнародного стандарту, щоб не збільшувати його обсяг. Також British Standard Institution видає серію посібників з різних питань, пов’язаних із впровадженням стандарту 17.

Австралія (її національний стандарт був основою для розроблення міжнародного стандарту), у березні 2002 р. скасувала старий і видала новий національний стандарт — AS ISO 15489, в основному ідентичний міжнародному. Він також складається з двох частин — Загальних принципів та Методичних рекомендацій. Щоб не виникало плутанини під час застосування термінології, у передмові до AS ISO 15489 до деяких міжнародних термінів подано австралійські аналоги. Уповноважений орган з питань стандартизації Австралії — Стандарти Австралії — створив технічний комітет відповідності стандарту AS ISO 15489 для розроблення документів, що доповнюють стандарт. Зокрема, планується розробити стандарт, який описує практичні заходи щодо здійснення моніторингу та аудиту організаційної та системної відповідності організацій AS ISO 15489 18.

Міжнародний стандарт ISO 15489:2001 став концептуальною основою для Правил Кабінету Міністрів Латвії «Управління документацією». Розроблені правила мають такий же гнучкий характер, як і Стандарт, що дозволяє установам самим обирати систему документування, визначаючи загальні принципи її створення, умови сумісності систем документації, що забезпечує швидкий та зручний обмін інформацією між установами. Для вирішення термінологічних проблем було розроблено спеціальний словник, а визначення найважливіших термінів подано в самому тексті Правил 19.

Як уже було зазначено вище, в Україні відсутній нормативний документ, який би регламентував організацію роботи з усіма документами. Основний нормативно-правовий акт, що регулює організацію діловодства — Примірна інструкція, стосується організації загального діловодства і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними у її назві, та організаціями, що знаходяться в їх підпорядкуванні. Тобто не охоплено недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці та соціальному житті України і частка якого продовжує зростати. Крім того, якщо у державних установах існують традиції діловодства, то для приватного сектору непоодинокими є випадки нерозуміння необхідності належного ведення документації. На нашу думку, стандарт ISO 15489:2001, особливо його перша, концептуальна частина, може сприяти позитивним змінам у ставленні до діловодства, оскільки управління документацією — це, в основному, не технологія, а система керування.

Якщо порівняти зміст діловодних процесів, описаних у Стандарті та Примірній інструкції, принципових відмінностей та суперечностей між ними не побачимо. Розробники стандарту прагнули включити до нього норми, які б не суперечили національному законодавству різних країн. Застосування методики різних процедур, описаних у Стандарті, рекомендовано у разі, якщо це не суперечить чинному законодавству країни, що використовує стандарт.

Слід зауважити, що у Стандарті не вживається термін «експертиза цінності». Розробники не дійшли згоди щодо того, що ж таке експертиза цінності та хто її може проводити. Це результат відмінностей у національних традиціях. Тому у Стандарті описано процес, але не використовується термін: стаття 9.1 «Визначення документів, які мають бути включеними до систем документації» та стаття 9.2 «Визначення строків зберігання документів» 20.

Метою стандартизації в Україні згідно статті 5 Закону України «Про стандартизацію» є створення умов для раціонального використання всіх видів національних ресурсів та відповідності об’єктів стандартизації своєму призначенню, сприяння усуненню технічних бар’єрів у торгівлі тощо 21. Стандарт ISO 15489 допомагає у досягненні цієї мети стандартизації.

Беручи до уваги міжнародний досвід впровадження Стандарту, слід звернути особливу увагу на термінологію. Можливо, застосування міжнародних термінів доцільно пов’язати з підготовкою нового видання Державного стандарту «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення понять».

Доцільно доповнити національний аналог Стандарту додатками із зразками різної документації згідно з нормами вітчизняної практики.

Положення Стандарту потребують узгодження з існуючою в Україні нормативно-правовою базою в галузі інформаційної політики. Мають бути нормативні посилання на акти, що регулюють ті чи інші процедури (наприклад, доступ, конфіденційність інформації, відповідальність за порушення цих норм тощо).

Значна кількість вітчизняних підприємств атестується згідно системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. На базі стандартів ІSО серії 9000 розроблено і набули чинності національні стандарти системи якості. Сфера застосування стандарту ISO 15489 поширюється на управління документацією у межах орієнтації на впровадження систем управління якістю 22. Отже, одним із шляхів застосування його норм може стати нормативне визначення ролі управління документацією у заходах щодо підвищення якості функціонування організації.

Стандарт ISO 15489 містить загальні вимоги, які адресовані всім організаціям, незалежно від галузі діяльності, розміру та форми власності. Тому дуже важливо під час впровадження норм стандарту надавати організаціям фахові консультації. Це завдання уповноважених органів у галузі діловодства. Доцільно організувати для працівників діловодних та архівних служб організацій різного рівня інформаційно-консультативні семінари з питань застосування норм, викладених у стандарті.

Поступово в міжнародному співтоваристві склалося розуміння того, що керування документацією й інформацією є важливим елементом діяльності будь-якої комерційної й державної організації незалежно від того, у якій національній системі діловодства й документообігу вона працює. Це стало ключовим моментом при ухваленні рішення про розробку першого у світі стандарту по діловодству й документообігу ISO 15489, що містить загальні вимоги й методологію керування документами на всіх видах носіїв і у всіх форматах, а також описує процедури розробки й впровадження систем документообігу. Поява міжнародного стандарту ISO 15489 «Інформація та документація – керування документаційними процесами» у 2001 році стала важливою подією для фахівців у сфері документування, діловодства. Це перший міжнародний стандарт з організації діловодства і документообігу, який містить загальні вимоги і методологію керування документаційними процесами та охоплює документи на всіх носіях і у всіх форматах, а також процедури розроблення і впровадження документаційних систем. Міжнародний стандарт по керуванню документацією ISO 15489 «Інформація й документація – Керування документацією» (ISO 15489-2001 Information and documentation – Records management) був виданий в 2001 р. Міжнародною організацією по стандартизації. Він підготовлений технічним комітетом ISO/TC 46, Інформація й документація, підкомітет SC 11, Архівна справа/керування документами. Стандарт увібрав у себе передовий практичний досвід багатьох країн і, найголовніше, вперше окреслив діловодство як важливу галузь діяльності людини. Головна ідея, яку пропагує стандарт, полягає в тому, що керування документаційними процесами – невід’ємна частина загальної системи керування організацією, установою, підприємством. Інформація належить до основних ресурсів, які використовує організація, поряд з людськими ресурсами, капіталом, матеріалами й технологією. Завдяки бурхливому розвитку інформатизації суспільства інформація перетворилася на стратегічний ресурс діяльності організацій. У свою чергу, до 85% інформаційних ресурсів організацій міститься у документах, звідси і випливає значення керування документаційними процесами для успішної діяльності організації. Глобалізація сучасних економічних і суспільних процесів зумовила необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Важливу роль тут відіграє Міжнародна організація стандартизації – ІSО, зокрема її технічні комітети: 154 – «Документи та інформація в торгівлі, промисловості та управлінні»; 46 – «Інформація і документація», а також підкомітет 46/11 «Архіви/Керування документаційними процесами». Оскільки Україна приймає активну участь у процесах глобалізації та євро інтеграції, вона повинна перейняти міжнародний досвід та впровадити міжнародні стандарти.

Значну групу нормативних документів з інформації та документації у різних країнах складають загальнодержавні стандарти, зокрема національні аналоги ISO 15489. Так,у Великій Британії стандарти визначають умови зберігання, переміщення та експлуатації електронних носіїв, що використовують для оброблення даних і зберігання інформації; кодекс правил щодо забезпечення інформаційної безпеки; кодекс правил щодо правового статусу інформації, яка зберігається в електронних системах документації; принципи усталеної методики інформаційного менеджменту; настанови з практичного застосування “Акту про захист даних” 1998 р. Система стандартів різних рівнів діє в Австралії; всі вони сумісні між собою й узгоджені із загальнонаціональним стандартом з КД. Найчисельнішою групою нормативних і методичних документів є настанови з різних аспектів КД, розроблені національними та місцевими архівами для державних установ. Ними користуються і в приватному секторі. Найбільш відомим є посібник Національного архіву Австралії з методики розроблення та впровадження ДС, який позначають абревіатурою “DIRКS” (від початкових літер англійською мовою слів Designing and Implementing Recordkeeping Systems).

Підвищення рівня вітчизняної культури діловодства має відбуватись шляхом подальшого розроблення нормативно-правового та методичного забезпечення організації діловодства в країні, яке повинно ґрунтуватися на масштабних та багатоаспектних наукових дослідженнях з позицій документознавства, правознавства, загального та інформаційного менеджменту, інформатики, професіології. Це дозволить удосконалити технологічну культуру документостворення та документообігу у межах діловодства, забезпечить правомірність надання та реалізацію юридичної сили управлінським рішенням за допомогою управлінських документів щодо керування установою, а також збереженість документної управлінської інформації у службі діловодства та архіві установи.[9, c.48-49]

Отже, зазначимо, що перспективним є застосування моделі культури служби діловодства, яка базується на комплексному аналізі її завдань та функцій як підрозділів служби, так і обов’язків й повноважень її працівників. Пропонована модель має застосовуватися під час організації служби діловодства, її реорганізації, оцінювання діяльності, набору та атестації персоналу, а також керування нею вищим керівництвом як одним з основних підрозділів установи.

Напрями змісту вузівської підготовки документознавців-організаторів діловодства, а також питання підвищення кваліфікації практичних працівників служб діловодства та архівів установ повинні відображати всі компоненти формування культури діловодства. Професійна культура документознавця має складатись із знання ним нормативно-розпорядчих актів, нормативних документів, методичних розробок, наукової літератури з організації діловодства, операцій технологічних процесів діловодства та архівної справи, комп’ютерної технології та засобів автоматизації діловодства, методів аналітико-синтетичного опрацювання та пошуку документної інформації, а також умінь і навичок керування службою діловодства, його гуманізації.

Висновки

Особливістю сучасного діловодства насамперед є переведення його на державну мову та широке застосування комп`ютерних систем обробки та друку документів, необхідність дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів роботи.

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління установи, культуру праці управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі поставлений раціональне фахівці й керівники звільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління.

Діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами в процесі виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл оброблення та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства, його автоматизації залежить ефективність управління в цілому.

В даний час все більша кількість інформаційних ресурсів перебуває на електронних носіях. В традиційному документообігу засоби ЕОМ виконують лише допоміжну функцію — підготовку проекту документа. В цьому випадку електронна форма документа є не більше ніж технологічним епізодом, в інтервалі від формування документа на ЕОМ до роздруку на принтері.

Повномасштабне застосування ЕОМ при обробці інформації, перенесення документообігу з паперових носіїв в електронне середовище є новим етапом розвитку процесів управлінської, науково–технічної і комерційної діяльності, дозволяючим значно підвищити оперативність і «прозорість» обігу документів.

Для все більшого числа документів електронна форма стає постійною або майже постійною, що істотно ускладнює проблему захисту інформації, вимагає організації діловодства на інших, в порівнянні з колишнім документообігом, принципах.

В загальному вигляді електронний документ є цифровим відображенням інформації, носієм якого є засоби обчислювальної техніки і інформатики. Електронний документ безпосередньо приймається тільки об’єктами електронного середовища — технічними і програмними засобами.

Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональній організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди надається велика увага.

Підсумовуючи аналіз результатів досліджень щодо розуміння сутності ДП, пропонуємо під державною політикою у сфері діловодства розуміти цілеспрямовану діяльність держави щодо розв’язання суспільних проблем, досягнення і реалізації загальнозначущих цілей розвитку в сфері діловодства, а під формуванням ДП у сфері діловодства — процес від зародження думки, наміру тощо і до її наукового обґрунтування у вигляді концепцій, нормативних актів, законів з викладенням очікуваних результатів, з урахуванням інструментарію, за допомогою якого держава через систему відповідних органів має здійснювати реалізацію сформованої ДП.

Окрім визначення інструментарію та механізмів ДП у сфері діловодства на стадії її формування, варто враховувати й ті суспільнозначущі галузеві проблеми, що сформувалися за 20 років незалежності та вимагають невідкладного вирішення на рівні держави, а саме: розроблення дієвого нормативно-методичного забезпечення; прийняття основоположного Закону «Про діловодство»; приведення наукової термінології до єдиного стандарту; впровадження Міжнародного стандарту КО 15498—2001 та забезпечення його сумісності з вітчизняними нормами діловодства; розмежування повноважень суб’єктів організації діловодства в країні; впровадження єдиних норм створення управлінських документів та організації роботи зі службовими документами в умовах застосування електронного документообігу; узгодження сумісності нормативних положень різних сфер функціонування документів (електронний документообіг, архівна справа) тощо. І це далеко не повний перелік завдань, які сьогодні мають бути реалізовані у сфері діловодства на рівні державної політики.

Список використаних джерел

Про діловодство : Закон України : проект (варіант 8 від 28.03.2003) // Офіційний веб-портал Державного комітету архівів України. — Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/- Law-base/Laws/index.php?p-2003-03-28_v.8. — Назва з екрана.
Про Національну програму інформатизації // Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1998, N 27-28, ст.181
Проінформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 р. // Відомості Верх. Ради України. — 1992. — № 48. — Ст. 650.
Продержавну таємницю: Закон України від 21 січня 1994 р. // Відомості Верх. Ради України. — 1994. — № 16. — Ст. 93.
Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»: Закон України від 13 грудня 2001 р. // Відомості Верх. Ради України. — 2002. — № 11. — Ст. 81.
Проелектронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. — 2003. — № 36. — Ст. 275.
Проелектронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. — 2003. — № 36. — Ст. 276.
Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» // Офіц. вісн. України. — 1997. — № 43. — Ст. 150.
Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 «Про затвердження Інструкціїз діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевогосамоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» // Офіц. вісн. України. — 1997. — № 4. — Ст. 202.
ДСТУ 2732:94. Діловодство і архівна справа.Терміниі визначення. — К.: Держстандарт України, 1994. — 33 с.; ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації. — К.: Держстандарт України, 1999. — 50 с.; ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. — К.: Держстандарт України, 2000. — 7 с.; ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. — К.: Держстандарт України, 2000. — 8 с.; ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. — К.: Держспоживстандарт України, 2003. — 22 с.
Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерство юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5; Інструкція з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 5 липня 1999 р. № 470/7; Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільногостанурайонних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 26 листопада 2003 р. № 143/5. — http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.
Барматова С. П. Політична соціологія : курс лекцій / С. П. Бар- матова — К. : Аналіт. центр вивч. сусп-ва, 2003. — 252 с.
Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — К. : Університет «Україна», 2005. — 418с.
Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
Валевський О. Л. Державна політика в Україні: методологія аналізу, стратегія, механізми впровадження : монографія / О. Л. Валевський — К. : НІСД, 2001. — 242 с.
Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. — 3-тє вид., змінене та доп. — К. : КНТ, 2009. — 304c.
Державна політика: аналіз та механізм її впровадження в Україні : навч. посіб. / за заг. ред. В. А. Ребкала, В. В. Тертички. К. : Вид-во УАДУ, 2000. — 232 с.
Державне управління : словник-довідник / за заг. ред. В. М. Князєва, В. Д. Бакуменка. — К. : Вид-во УАДУ, 2001. — 228 с.
Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.
Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). — 2-ге вид., зм. — К. : КНТ, 2009. — 593с.
Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
Загорецька О. М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині XX — на поч. XXI ст. : автореф. дис. … канд. іст. наук /
Загорецька О. М. Стандартизація в галузі справочинства в Україні: невирішені проблеми // Архіви України. – 2001. – № 1-2. – С. 11-20 (у співавт. з Л. В. Кузнєцовою, С. Г. Кулешовим).
Загорецька О. М. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України / О. М. Заго- рецька // Студії з архівної справи та документознавства. — 1998. — Т. 3. — С. 177—182.
Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 55-58.
Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.
Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.
Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139-141.
Загорецька Олена Михайлівна ; Держ. ком. арх. України, Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — К., 2005. — 16 с.
Карлова В. В. Державна політика у сфері культури: сутність та особливості реалізації в сучасних умовах : дис. … канд. наук з держ. упр. / Карлова Валентина Володимирівна ; Укр. акад. держ. упр. при Президентові України. — К., 2003. — 224 с.
Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
Кучеренко О. О. Державна політика: теоретико-методологічні засади дослідження процесу формування та здійснення : дис. … канд. наук з держ. упр. / Кучеренко Олександр Олександрович ; Укр. акад. держ. упр. при Президентові України. — К., 2001. — 199 с.
Лазор О. Д. Основи державного управління та місцевого самоврядування : навч.-метод. посіб. / О. Д. Лазор, О. Я. Лазор, І. Г. Лазар. — К. : Дакор, 2007. — 312 с.
Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.
Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет «Україна», 2006. — 444с.
Пал Л. А. Аналіз державної політики / Л. А. Пал ; пер. з англ. І. Дзюби. — К. : Основи, 1999. — 422 с.
Палеха Ю. І Організація діловодства в державному апараті українських урядів 1917—1918 років / Ю. І. Палеха // Вісник державної служби України. — 2008. — № 2. — С. 88—93. — Відомості доступні також з Інтернету: http://www.guds.gov.ua/-control/uk/publish/article?art_id=146689.
Палеха Ю. І. Культура діловодства в сучасних установах України: становлення, технологія, організація, керування : дис. . канд. іст. наук / Палеха Юрій Іванович ; Держ. ком. арх. України, Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — К., 2005. — 210 с.
Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
Петрова І. О. Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку : дис. . канд. іст. наук / Петрова Ірина Олександрівна ; Держ. ком. арх. України, Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — К., 2007. — 192 с.
Петровський П. М. Методологічні аспекти впровадження державної політики / П. М. Петровський // Державне управління: теорія та практика. — 2007. — № 1. — Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/e-journals/Dutp/2007-1/. — Назва з екрана.
Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-е вид., переробл. і доп. — Х. : Фактор, 2008. — 416c.
Романов В. Вступ до аналізу державної політики : навч. посіб. /
Романов, О. Рудік, Т. Брус. — К. : Основи, 2000. — 243 с.
Савицький В. Т. Документаційне забезпечення управління як сфера нормативно-правового регулювання / В. Т. Савицький // Ефективність державного управління. — 2006. — № 10. — 359—369.
Савицький В. Т. Про місце діловодства в системі функцій державного управління / В. Т. Савицький // Вісник державної служби. — 2004. — № 4. — С. 48—50.
Савицький В. Т. Функції та значення документа в державному управлінні / В. Т. Савицький // Вісник державної служби. — 2005. — № 4. — С. 28—31.
Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
Тертичка В. В. Державна політика: аналіз і впровадження в Україні : дис. . д-ра наук з держ. упр. / Тертичка Валерій Володимирович ; Нац. акад. держ. упр. при Президентові України. — К., 2004. — 457 с.
Тертичка В. В. Державна політика: аналіз та здійснення в Україні / Валерій Тертичка. — К. : Основи, 2002. — 750 с.
Тітенко Л. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана — К. : КНЕУ, 2006. — 192с.
Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.

Освіта та самоосвіта