1. Загальні положення

Згідно зі ст. 46 Конституції України громадяни України мають право на соціальний захист, що включає право на забезпечення у старості.

Пенсії, інші види соціальних виплат та допомоги, що є основним джерелом існування, мають забезпечувати рівень життя, не нижчий від прожиткового мінімуму, встановленого законом.

Закон України «Про пенсійне забезпечення» гарантує всім непрацездатним громадянам України право на матеріальне забезпечення за рахунок суспільних фондів споживання шляхом надання трудових і соціальних пенсій, а також регулює порядок призначення пенсій громадянам України.

Порядок призначення пенсій регулюється й іншими спеціальними законами і нормативними актами залежно від категорії громадян. Наприклад, Закон України «Про статус та соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» регулює призначення пенсій чорнобильцям.

Згідно з діючим законодавством існують такі види державних пенсій:

• трудові (за віком, за вислугу років, по інвалідності, у випадку втрати годувальника);
• соціальні.

Згідно зі ст. 12 Закону України «Про пенсійне забезпечення» право на пенсію за віком мають:

• чоловіки — після досягнення 60 років та маючи стаж роботи не менш як 25 років;
• жінки — після досягнення 55 років і маючи стаж роботи не менш як 20 років;

Одним із питань соціального кадрового діловодства, яким доводиться займатися працівникам кадрових служб, є оформлення документів для призначення пенсій.

Оформлення документів для призначення пенсій — справа не одного дня, готувати їх треба завжди заздалегідь.

Особливого значення це набуває у тих випадках, коли у працівника відсутні ті або інші документи, необхідні для призначення пенсій, а їх отримання пов’язане з іншою державою (праця вахтовим методом у Тюмені). До цього питання з розумінням повинні ставитись працівники відділу кадрів і починати підготовку заздалегідь. Для цього у відділі ведеться перспективний план-список (журнал обліку оформлення пенсій) на 5 років з переліком працівників, які в поточному році досягають пенсійного віку.

При оформленні документів для призначення пенсій слід враховувати такі положення:

• власник або уповноважений ним орган розглядає заяву та оформляє документи для призначення трудової пенсії тільки працівникам (членам їх сімей, у випадку втрати годувальника) даного підприємства, установи, організації;
• заява про призначення трудової пенсії іншим громадянам (членам їх сімей, у випадку втрати годувальника), соціальної пенсії, а також про призначення пенсій неповнолітнім подається вказаними особами (батьками чи опікунами неповнолітніх або непрацездатних) безпосередньо в районний (міський) відділ соціального захисту населення за місцем проживання заявника;
• заява про переведення з однієї пенсії на іншу, про перерахунок пенсії або про поновлення виплати раніше призначеної пенсії подається до відділу соціального захисту населення за місцем проживання заявника, а при потребі — за місцем проживання його законного представника (батька чи опікуна);
• звернення за призначенням пенсії може здійснюватись в будь-який час після настання права на пенсію без будь-яких обме-

жень. При цьому пенсія за віком (по інвалідності) призначається незалежно від того, припинена робота до часу звернення за пенсією чи продовжується. Пенсії за вислугу років, а також державним службовцям призначаються при залишенні роботи.

2. Документи, необхідні для призначення пенсії
3. До заяви про призначення пенсії за віком додаються:

а) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний);

б) довідка про заробіток.

Крім того, при потребі подаються документи:

в) про народження дитини та виховання її до восьмирічного віку;

г) про визнання дитини заявника інвалідом з дитинства або дитиною-інвалідом;

ґ) про перебування на утриманні у заявника непрацездатних членів сім’ї;

д) про визнання заявника одиноким;

е) про визнання заявника учасником війни;

ж) про наявність у заявника захворювання, передбаченого ст. 18 Закону України «Про пенсійне забезпечення».

При призначенні пенсій інвалідам війни відповідно до ст. 16 Закону України «Про пенсійне забезпечення» та при підвищенні їм пенсій відповідно до ст. 77 цього Закону до заяви потрібно додати виписку з акта огляду в медико-соціальній експертній комісії (МСЕК), яка надсилається відділу цією комісією.

2. До заяви про призначення пенсії по інвалідності повинні додаватися:

а) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний);

б) довідка про заробіток.

Якщо інвалідність настала внаслідок трудового каліцтва, то подається також акт або інший офіційний документ (про нещасний випадок).

Крім того, у разі потреби подаються документи:

в) про перебування на утриманні в інваліда непрацездатних членів сім’ї;

г) про визнання заявника одиноким і таким, що потребує сторонньої допомоги;

ґ) про визнання заявника учасником війни.

Відділ соціального забезпечення додає до заяви одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду в МСЕК.

До заяви про призначення пенсії по інвалідності військовослужбовцям строкової служби повинна бути додана копія свідоцтва про захворювання, завірена й видана військовим комісаріатом, який зняв військовослужбовця з військового обліку, або довідка військово-лікарської комісії. Якщо інвалідність настала після звільнення з військової служби, то замість копії свідоцтва про захворювання подається довідка військового комісаріату про проходження військової служби із зазначенням дати призову, дати і підстави звільнення з військової служби.

Документи, зазначені в підпунктах «а» і «б» цього пункту, подаються в тому випадку, якщо військовослужбовець до призову на військову службу працював робітником, службовцем або був членом колгоспу.

3. До заяви про призначення пенсії у зв’язку із втратою годувальника повинні бути додані:

а) свідоцтво про народження або паспорт особи, на яку призначається пенсія;

б) документи, які засвідчують родинні стосунки члена сім’ї з померлим годувальником;

в) свідоцтво органу запису актів громадянського стану (загсу) про смерть годувальника або документ про визнання його безвісно відсутнім;

г) документ про вік годувальника (якщо вік не зазначений у свідоцтві про смерть);

ґ) документи, які засвідчують трудовий стаж (загальний і спеціальний) годувальника;

д) довідка про заробіток годувальника. Крім того, при потребі подаються:

е) довідка житлових органів або сільських (селищних) рад народних депутатів (або інші документи) про склад сім’ї годувальника, які перебували на його утриманні;

ж) довідки професійно-технічних училищ, середніх спеціальних або вищих навчальних закладів про те, що члени сім’ї у віці від 18 до 23 років навчаються;

з) довідка житлових органів або сільських (селищних) рад народних депутатів про те, що один із батьків або з подружжя, дід, баба, брат або сестра померлого, які доглядають дітей, братів, сестер або внуків померлого, що не досягли 8 років, не працюють.

Якщо смерть годувальника настала внаслідок трудового каліцтва, то подається також акт (або інший офіційний документ) про нещасний випадок.

Відділ соціального забезпечення додає до заяви одержані ним від медико-соціальної експертної комісії виписки з актів огляду тих дорослих членів сім’ї, яким право на пенсію у зв’язку із втратою годувальника надається внаслідок їх інвалідності.

Якщо одному з батьків або з подружжя померлого пенсія у зв’язку із втратою годувальника призначається внаслідок втрати ними джерела засобів до існування, повинно бути винесено рішення органу соціального забезпечення про встановлення цього факту.

До заяви про призначення пенсії сім’ї військовослужбовця строкової служби повинен бути доданий документ, одержаний від військової частини або районного (міського) військового комісаріату чи іншої військової установи, який би засвідчував факт смерті, а також дату та причини смерті військовослужбовця, або документ про визнання військовослужбовця безвісно відсутнім. Якщо смерть настала після звільнення з військової служби, то як документ, що засвідчує факт смерті, подається свідоцтво органів записів, актів громадянського стану (загсу) про смерть годувальника, а крім того, довідка військового комісаріату про проходження військової служби із зазначенням дати призову, дати й підстави звільнення з військової служби.

Якщо годувальник помер по закінченні 3 місяців після звільнення з військової служби і смерть його настала внаслідок поранення, контузії, каліцтва або захворювання, які мали місце в період проходження військової служби, то відділ соціального забезпечення додає до заяви також виписку із висновку медико-соціальної експертної комісії про причину смерті.

Документи, зазначені в підпунктах «ґ» і «д» цього пункту, подаються в тому випадку, якщо військовослужбовець до призову на військову службу працював робітником, службовцем або колгоспником.

До заяви про призначення пенсії сім’ї померлого пенсіонера повинні бути додані документи, зазначені в підпунктах «а» — «в» і «е» цього пункту, а в разі потреби також документи, зазначені в підпунктах «ж» і «з» цього пункту. Заробіток пенсіонера визначається по документах, які є в його пенсійній справі.

Якщо померлий пенсіонер мав право на перерахунок пенсії в порядку, передбаченому ст. 69 Закону України «Про пенсійне забезпечення , але не звернувся за таким перерахунком, то подається відповідна довідка про заробіток пенсіонера після призначення або попереднього перерахунку його пенсії.

4. До заяви про призначення пенсії за вислугу років повинні бути додані:

а) документи, які засвідчують спеціальний трудовий стаж;

б) довідка про заробіток.

Крім того, при потребі подаються документи:

в) які засвідчують загальний трудовий стаж;

г) про звільнення з льотної роботи за станом здоров’я або захворювання (пункт «а» ст. 54 Закону);

ґ) про перебування на утриманні заявника непрацездатних членів сім’ї;

д) про визнання заявника одиноким;

е) про визнання заявника учасником війни.

При підвищенні пенсій інвалідам війни відповідно до ст. 77 Закону України «Про пенсійне забезпечення» відділ соціального забезпечення додає до заяви одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду.

5. До заяви про призначення соціальної пенсії, залежно від категорії заявника, повинні бути додані:

а) свідоцтво про народження або паспорт особи, якій призначається соціальна пенсія;

б) медичний висновок установи охорони здоров’я на дитину-інваліда;

в) документи, які засвідчують родинні стосунки дітей, братів, сестер або внуків з померлим годувальником;

г) посвідчення органу запису актів громадянського стану (загсу) про смерть годувальника сім’ї (або документ про визнання його безвісно відсутнім);

ґ) документ про присвоєння почесного звання «Мати-героїня». Відділ соціального забезпечення додає до заяви свій висновок про відсутність права на трудову пенсію, а за необхідності — одержану ним від медико-соціальної експертної комісії виписку з акта огляду.

Приватним підприємцям та працівникам малих або приватних підприємств додатково до наведених документів необхідно представляти довідки з додаткової інспекції та Пенсійного фонду про сплату внесків до фонду.

Працівник, у якого наступило право призначення пенсії, пише заяву і подає її у відділ кадрів підприємства. Заява пишеться на спеціальному бланку, де працівник указує;

• від кого, місце роботи, паспортні дані, місце прописки;
• указує вид пенсії, кількість членів сім’ї на утриманні і чи отримує іншу пенсію;
• ставить дату і свій підпис.

Зворотний бік заповнюють спеціалісти кадрової служби і відділу соцзахисту.

Підготувавши інші документи, разом із заявою пенсійна справа здається в районний відділ соцзахисту.

Працівник кадрової служби на підтвердження, що пенсійна справа здана, отримує розписку, яка відрізається від бланку заяви, де вказується дата прийняття справи, номер реєстрації з підписом інспектора відділу соцзахисту.

Бланк заяви друкується за формою:

У комісію по призначенню пенсій при виконкомі________________

_____________________районної (міської) ради депутатів трудящих

від гр.__________________________ Місце роботи_______________

Дата народження по паспорту_________

число______ місяць _________рік.

Місце прописки .

Паспорт серії ________№__________

виданий___________________________

дата видачі,

Заява

Прошу призначити, перерахувати пенсію по___________

Повідомляю, що на утриманні маю _______ членів сім’ї. Пенсія по іншій підставі або від іншого відомства_______________________________________

(призначалась, не призначалась)

Мені відомо, що, згідно зі ст. З Закону «Про державні пенсії», громадянин, який має право на різні пенсії, може одержувати лише одну пенсію за його вибором.

Про зарахування на роботу, звільнення з роботи, зміни у складі сім’ї і про зміну місця проживання зобов’язуюсь своєчасно повідомляти відділ соціального забезпечення.

Додаю документи, перелічені на звороті.

«___»_______________200_ р. _______________

ПІДПИС

Подання, заяву гр.____________________з доданими документами

прийнято «___»______________200 р. і зареєстровано під №___

Документи, яких не вистачає для призначення пенсії:__________

повинні бути подані до «___»_____________200 р.

Інспектор____________________

Лінія відрізу

ПЕРЕЛІК ДОКУМЕНТІВ, ДОДАНИХ ДО ЗАЯВИ

1. Трудова книжка____________________________________шт.
2. Виписка з трудової книжки____________________________шт.
3. Інші документи про трудовий стаж_____________________шт.
4. Документи про заробіток____________________________шт.
5. Копія свідоцтва про народження________________________шт.
6. Копія свідоцтва про шлюб____________________________шт.
7. Довідка про місце проживання_________________________шт.
8. Довідка про утримання_______________________________шт.
9. Копія акта або інші документи про нещасний випадок______шт.
10. Копія свідоцтва про захворювання й інші військово-медичні документи ____шт.

11.__________________________________________________шт.

12.__________________________________________________шт.

13.__________________________________________________шт.

Паспортні відомості та документи перевірили:

Завідуючий відділом_____________Інспектор________________

(прізвище, підпис) (прізвище, підпис)

м.п.

Повернуто представнику підприємства, організації, установи або заявнику

1. Трудова книжка______________________________________шт.
2. Військовий квиток_____________________________________шт.
3. Свідоцтво про народження______________________________шт.
4. Свідоцтво про шлюб___________________________________шт.
5. Диплом______________________________________________шт.

6._____________________________________________________шт.

Перелічені документи одержав «___»____________________200_ р.

______________________________(підпис)

Розписка

Подання, заяву гр._________________________________з доданими

документами прийнято «____»___________200_ р. і зареєстровано

під №__________________

Документи, яких не вистачає для призначення пенсії:____________

повинні бути подані до «___»_____________200_ р.

Інспектор __________________________

(прізвище, підпис)

3. Форма і порядок заповнення подання

Подання заповнюється на спеціальному бланку працівниками кадрової служби і додається до інших документів.

Дати в поданні проставляються трьома парами арабських цифр, розділених крапками,— 01.02.91; суми записуються у вигляді — 150,20.

Відповідальність за правильність заповнення подання несуть працівник підприємства, установи, організації, кооперативу, на якого покладено обов’язок підготовки і подання документів для призначення пенсій, та посадові особи, які підписали подання.

У відповідних рядках заповнюються такі реквізити заголовної частини: найменування області, району, міста; найменування районного (міського) відділу соціального захисту населення, в який адміністрація підприємства (кооперативу) спільно з профспілковою організацією представляють до призначення пенсії робітника чи службовця (члена

кооперативу); номер подання та дата його реєстрації на підприємстві (в кооперативі); найменування підприємства (кооперативу), його адреса та поштовий індекс, відповідні телефони; вказується вид пенсії, до призначення якої представляється заявник (сім’я померлого годувальника), його прізвище, ім’я, по батькові та місце проживання.

Необхідні відомості про склад сім’ї заявника (померлого годувальника) і про стаж роботи заповнюються по розділах 1-4 подання.

У розділі 1 у відповідних рядках та графах вказується необхідна інформація про непрацездатних членів сім’ї, що перебувають на утриманні заявника (померлого годувальника), які мають право на одержання пенсії у випадку втрати годувальника або на яких до пенсії заявника може бути нарахована надбавка на непрацездатних членів сім’ї.

Розділ 2 «Стаж роботи по трудовій книжці заявника (померлого годувальника)» являє собою виписку з трудової книжки працівника, що доповнена графами 5, 6, 7.

У графі 3 «Відомості про прийняття, переміщення по роботі і звільнення» слід вказувати тільки ті переміщення по роботі, які впливають на включення даного періоду трудової діяльності у спеціальний стаж, що дає право на пільгову пенсію або на пенсію за вислугою років.

У графі 5 «Тривалість стажу роботи з урахуванням пільгового обчислення» вказується тривалість певного періоду роботи, обчисленого із застосуванням пільг, встановлених Законом України «Про пенсійне забезпечення», у графі 6 проставляється коефіцієнт, що враховувався при підрахуванні тривалості даного періоду роботи (наприклад, 04 10 20 2, що означає — 4 роки, 10 місяців, 20 днів обчислено із застосуванням коефіцієнта 2).

У графі 7 «Примітка» вказується номер статті Закону України «Про пенсійне забезпечення», номер списку, що дає право на пільгове пенсійне забезпечення, його розділ та підрозділ тощо.

У графі «Разом по трудовій книжці» проставляється тривалість загального трудового стажу роботи, при цьому до загальної суми підсумкових даних, підрахованих по графі 5, додається один день по кожному дню звільнення.

У розділі 3 «Трудовий стаж по інших документах заявника (померлого годувальника)» вказується найменування документа, на підставі якого встановлено стаж, номер і дата його видачі.

Визначається тривалість стажу роботи по кожному документу, що обчислена із застосуванням пільг, загальна сума якої вказується у рядку «Разом по інших документах».

При цьому, якщо подані документи на підтвердження трудової діяльності, що підлягає включенню в стаж з існуючими обмеженнями, наприклад час догляду жінок за малолітніми дітьми, період проживання дружин військовослужбовців у місцевостях, де була відсутня можливість їх працевлаштування по спеціальності, то рядок «Разом по інших документах» не заповнюється, у графі «Коефіцієнт» робиться позначка про необхідність обмеження даного періоду трудової діяльності й остаточний результат обчислення стажу роботи заноситься в розділ 4.

У розділі 4 «Зведена таблиця обчислення стажу роботи» визначається тривалість усіх видів стажу працівника: загального, на пільгових умовах, за вислугу років.

Вказується відповідна стаття Закону України «Про пенсійне забезпечення», номер Списку, його розділ, підрозділ, на підставі яких працівнику оформляється певний вид пенсії.

Подання підписується керівником підприємства (кооперативу) та головою профспілки і завіряється печаткою даного підприємства (кооперативу).

Після ознайомлення із заповненням подання ставиться дата та підпис особи, яка звернулась за пенсією.

4. Форма і порядок заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії

До заяви про призначення пенсії додається довідка про заробіток, яка видається на підприємстві, де працює заявник, у одноденний термін після одержання заяви працівника.

Сума заробітку в довідці про заробіток для обчислення пенсії записується у вигляді 150,20.

Відповідальність за правильність заповнення довідки про заробіток для обчислення пенсії несуть працівник підприємства (кооперативу), на якого покладено обов’язок підготовки довідки про заробіток для обчислення пенсії, та посадові особи, які її підписали.

У відповідних рядках заповнюються такі реквізити заголовної частини: прізвище, ім’я, по батькові особи, заробіток якої вказується в довідці.

У графах «Сума заробітку з розшифровкою» у відповідних рядках за певний період роботи вказуються:

• періоди, за які враховується заробіток, які записуються у вигляді з 01.01.91 по 31.12.92 або з 03.03.90 по 27.09.90;
• кількість місяців, за які буде враховуватись заробіток для обчислення пенсії відповідно по кожному періоду;
• загальна сума заробітку за відповідні періоди, на які за діючими правилами нараховуються страхові внески. При цьому в загальну суму враховуються: основний заробіток, а також премії, надбавки, доплати тощо, які носять постійний характер та передбачені системою оплати праці та на які нараховуються страхові внески. Натуральна оплата праці визначається за роздрібними цінами того періоду, коли провадилась оплата праці.

Довідка про заробіток для обчислення пенсії підписується керівником і головним бухгалтером підприємства (кооперативу) і завіряється печаткою даного підприємства (кооперативу).

Форми довідок про працівників і державних службовців різні у зв’язку з умовами оплати праці за ранги, вислугу років.

Довідки про заробіток для обчислення пенсії і про заробітну плату державного службовця надаються за формами, наведеними на с. 160, 161.

Список використаної літератури

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995.
2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989.
3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленнос­ти. — М.: Изд-во стандартов, 1990.
4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990.
5. Головач А. С. Оформление документов. —К.; Донецк: Выщашк., 1983.
6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонден­ция. — М.: Русский язык, 1985.
7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998.
8. Коваль А. П. Ділове листування. — К.: Либідь, 1992.
9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998.
10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та пра­цівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К., 1994.
11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998.
12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993.
13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997.
14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Кур­батовой. — Обнинск: Титул, 1995.
15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1996.
16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партне­ром. —К.: МП «Мира», 1992.
17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК «Персо­нал», 1996.
18. Секретарь-референт І Т. В. Кузнецова, Г. А. Андреева и др. — М.: АО «Бизнес-школа», 1995.
19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1998.
20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153.