1. Познайомтесь з основними видами інформаційних ресурсів, що забезпечують виставкову діяльність

На організацію виставкової діяльності відводиться 10 – 12 тижнів, якщо підприємство бере участь у виставці вперше, в подальшому цей час скорочується. На цьому етапі підприємство має обрати шляхи, за допомогою яких буде відбуватись реклама фірми – учасника, оголошення в друкованих виданнях чи в засобах масової інформації.

Аналіз сучасних тенденцій розвитку виставкової діяльності показує істотне розширення функцій виставок [3]. Окрім традиційних рекламних, інформаційних, комунікативних функцій, виставкові заходи є місцем випробування товарів та послуг на якість, створення та розширення інформаційної бази даних, проведення маркетингових досліджень та обміну досвідом, аналізу відповідного ринку, формування та встановлення ділових відносин між виробниками та споживачами на міжнародному рівні, що допомагає просуванню продукції не тільки на внутрішній ринок країни, але й за її межі. Тому, участь у виставці чи ярмарку не повинна розглядатися як незалежна, разова, відокремлена від маркетингового плану компанії подія, що використовується для виконання короткострокових завдань. Для участі у виставковому заході міжнародного значення збутова політика підприємства не повинна обмежуватись окремим регіоном та орієнтована на широку споживчу структуру, а продукція має свідчити про високий рівень новизни. При цьому, необхідно враховувати різні фактори впливу на вибір виставкового заходу, особливості конкретної виставки, рівень підготовки персоналу підприємства та його керівництва до використання виставкових технологій, специфіки продукції, яка просувається, цілі та задачі підприємства, кон'юнктуру ринку в даній галузі та інше [4]. Участь в заході необхідно націлювати на повне використання унікального потенціалу виставки. Для цього, особливої уваги, окрім значних фінансових, фізичних та інших витрат пов'язаних з участю, потребує після виставкова робота виставкової команди, від якої залежить подальший розвиток взаємовідносин, які склалися на виставці, можливість реалізації цілей усіх елементів комплексу маркетингу, що підкреслює її мультифункціональність та широкий радіус дії.

Виставкова діяльність складається з трьох етапів: підготовчого, власне виставки та пост-виставкового аналізу. Крім того, практика показує два основних підходи до виставкової діяльності — постійна діяльність (коли компанія розробляє річний графік участі у виставках, має сталий райдер. витрати на виставкову діяльність становлять окрему графу в бюджеті, має можливість заздалегідь до них готуватися) та тимчасова (коли компанія не вважає виставкову діяльність основним маркетинговим напрямом, бере участь в окремих виставках, у залежності від фінансових можливостей). За кордоном до виставки готуються як мінімум півроку, втім українські реалії показують, що вітчизняні компанії часто приймають рішення про участь у виставках за один, у кращогу випадку, за три місяці до виставки.

Ретельна підготовка, яка супроводжується планом дій, необхідна й тому, що здебільшого коло питань, за які відповідає виставкова компанія, зводиться до надання приміщення для виставки, оренди виставкової площі, забезпечення охороною, господарськими комунікаціями, рекламою самої виставки та організацією окремих заходів паб ліс іті (прес-конференції. майстер-класи, загальні конкурси). У питання трансферу, проживання, частування гостей, "event" та PR-заходів експонентів, роботи кожного стенда організатори виставки не втручаються, оскільки це знаходиться поза їхньою компетенцією.

В контексті завдань формування інфраструктури інформаційної підтримки підприємництва бізнес-палати беруть активну участь у справі впровадження нових інформаційних технологій, зокрема, систем електронної торгівлі. Можливою формою участі палат є створення і підтримка інформаційно-маркетингових центрів, центрів електронної торгівлі, спеціалізованих електронних торгових майданчиків для проведення конкурсів і тендерів, електронних аукціонів, інформаційно-аналітичних порталів з тематики електронної торгівлі. Крім того, напрямом роботи є здійснення розробки і ухвалення стандартів в області інформаційної безпеки.

Засобами поширення інформації про виставкову діяльність є спеціальні видання (проспекти, каталоги, листівки, плакати), періодичні видання, кіно-, теле-, радіопрограми, електронні ресурси таін. Активізацію рекламної діяльності зумовлюють такі фактори: розвиток економіки; посилення конкуренції на ринку товарів і послуг, необхідність просування їх до споживача; професіоналізація маркетингу; вбачання в рекламі гарантії доступу до індивідуального споживача; діяльність ЗМІ; динамічна змінюваність смаків, потреб, цінностей індивідів; професійна діяльність у сфері реклами і ПР; наявність у сучасному суспільстві глобальних економічних зв´язків та інформаційних потоків, їх вплив на національні культури і цінності; потреба відображення політичної діяльності каналами комунікації.

Першочерговим завданням ПР-служб виставки (фірми — організатора виставки) є залучення експонентів і відвідувачів. Для цього вони повинні мати картотеку і списки клієнтів відповідно до галузей, професійних груп, регіонів. Для їх запрошення можуть бути використані пряма реклама, реклама в засобах масової інформації, безпосередня (адресна) реклама для експонентів і відвідувачів, зовнішня реклама (розміщення плакатів, рекламних щитів, транспарантів та ін.).

Організатори рекламують виставку загалом, а не окремих її учасників, поширюючи відомості про неї серед потенційних експонентів. Незадовго до відкриття у періодичних виданнях публікують матеріали про її особливості, час і місце проведення. Перш за все інформацією забезпечується спеціальна преса, а за кілька днів до початку роботи виставки — щоденні газети, радіо, телебачення. За допомогою плакатів, щитів або транспарантів повідомляють про виставку у місті, в якому вона влаштована, передусім на прилеглій території. Така реклама орієнтована на широку аудиторію.

Крім використання загальних повідомлень, цільовим адресатам надсилають конкретні запрошення, що містять такі дані: назву, емблему, девіз, місце і час проведення виставки; програму виставки; найменування потенційно цікавого для відвідувача павільйону, стенда; графік проведення особливих заходів; номер телефону на стенді.

Ефективними є персональні запрошення, супроводжувані особистим листом. Бажано, щоб цей лист підписав знайомий діловий партнер. Можна надіслати клієнтові листівку із зображенням стенда, знімком з попередньої виставки або сувеніром. Доцільно також призначити зустріч для переговорів, а про конкретний її час слід згодом домовитися по телефону.

Кожний експонент має подбати про запрошення для відвідувачів свого стенду. Для цього організатори виставки надають безкоштовні або за пільговими цінами проспекти, плакати, календарі та інші засоби, використовуючи при цьому спеціальні виставкові штампи або наклейки на листи. На наклейках, крім назви, емблеми і дати виставки, зазначають номер павільйону учасника.

Організатори виставки забезпечують експонента вхідними квитками-талонами. їх надсилають разом із запрошенням. В обмін на талон відвідувач одержує в касі безкоштовну перепустку. Експонент потім розраховується з організаторами виставки, нерідко за зниженою ціною, тільки за пред´явлені талони.

На кожній виставці видають каталог з даними експонентів або створюють системи інформації для відвідувачів, де за додаткову плату можуть бути розміщені певні оголошення і товарні знаки. Якщо система інформації ефективна не лише в місці розташування виставки і під час її проведення, то каталоги тривалий час використовують як довідкові видання.

Для залучення учасників і відвідувачів виставки організовують лотерею (гру), яка має стосуватися програми виставки або підприємства-експонента. На виставках випускають «Відомості про товари». Для цього експонент одержує від адміністрації бланк для коротких інформативних текстів, нерідко іноземними мовами.

Для ПР-служби виставки важливою є процедура відкриття, яке має бути динамічним і чітким. Треба подбати про знакових і яскравих виступаючих, радіотрансляцію промов, умови роботи преси.

Упродовж роботи виставки слід потурбуватися про цікаві заходи, які привертали б увагу до неї. З цією метою проводять зустрічі із знаменитостями. Однак такі заходи не повинні заважати основній роботі, ускладнювати реалізацію інтересів експонентів, бо навіть найвдаліші з них виявляться даремними, якщо учасник не відчуватиме піклування про себе. Тому потрібно постійно виявляти турботу про експонентів, допомагати їм знаходити партнерів, зустрічатися з потрібними людьми, адже неефективна робота на виставках спричинить небажання брати участь у них надалі, породить розмови про їх марність, негативно позначиться на настроях потенційних учасників.

ПР-служба виставки повинна узгоджувати, координувати ПР-акції, які кожний експонент може здійснювати самостійно.

Однієї участі у виставці недостатньо для зосередження уваги журналістів, громадськості. Тому обов´язком ПР-служби під час роботи на виставці і на стенді є налагодження контактів із журналістами, оскільки матеріали ЗМІ привертають увагу громадськості до стенда експонента, а також до виставки. Повідомлення для преси повинно містити в основі цікаву новину і відповідати редакційним планам. Новизну технічних деталей, унікальність експоната необхідно розкрити відповідно до вимог журналістики. Бажано також розповісти, як функціонує експонат, де (ким) може бути застосований. Підготовлена інформація має переконати журналіста, що вона буде цікавою читачу, матиме суспільне значення. До повідомлення додають фотографію розміром 13×18 см з текстом на звороті або електронний її варіант.

2. Охарактеризуйте інформаційні видання, що випускає інформаційний центр з питань культури та мистецтва при національній парламентській бібліотеці України

На підставі розпорядження директора бібліотеки від 27 квітня 1993 р. про перегляд діючих нормативних документів, що регламентують діяльність відділів бібліотеки та внесення змін і доповнень, було підготовлено проект нового положення про Інформаційний центр з питань культури і мистецтва. На основі цього положення відбувся перерозподіл функцій у структурі Центру. Сектор бібліографічної інформації, який раніше входив до складу відділу наукового аналізу і узагальнення інформації (НАУІ), відійшов до відділу довідково-інформаційних фондів, до якого також належать сектори довідкової роботи і групи неопублікованих документів. У відділі наукового аналізу і узагальнення інформації до сектору редагування і розповсюдження видань додалися сектори диференційованого забезпечення керівництва та оперативної інформації.

До компетенції Центру було віднесено інформацію за такою тематикою: культурна політика держави, регіональна культурна політика, культурний процес, економіка культури, її правові аспекти, міжнародне співробітництво, розвиток класичного та авангардного мистецтва, культура національних меншин, культура села, передовий досвід та досягнення в галузі культури та мистецтва.

Основними завданнями Інформцентру є: інформаційне забезпечення процесів функціонального управління з боку Міністерства культури і мистецтв України діяльністю підвідомчих установ, закладів, підприємств, організацій, регіональних та місцевих органів управління у сфері культури та мистецтва; інформаційне забезпечення центральних органів виконавчої влади з питань культури та мистецтва; організація функціонування галузевої системи інформації; систематичне вивчення, аналіз та наукова обробка джерел інформації з питань культури та мистецтва, що надходять до Інформцентру, і підготовка на їх основі аналітичної, реферативної, оглядової, бібліографічної та іншої інформації і створення баз даних за тематикою галузі та ін.

За системою Вибіркового розповсюдження інформації (ВРІ) про нові надходження літератури до фондів НПБУ інформується за 100-120 постійно діючими темами-запитами близько 80 колективних та індивідуальних абонентів.

За системою Диференційованого забезпечення процесів керівництва (ДЗК) для 117-120 абонентів протягом року готуються у 12 випусках більш як 70 матеріалів аналітичного, оглядового та інформаційного характеру: щомісячно – "Постанови колегії та накази МКТ України з питань основної діяльності", "Хроніка культурного життя України", "Про культурне співробітництво України з зарубіжними країнами", "До нормативно-правового забезпечення галузі"; решта – тематичні довідки з найбільш актуальних проблем галузі.

Для підготовки 250 щоденних випусків Оперативної інформації за матеріалами преси (ОІ) за рік проходять обробку майже 3 тис. газет.

Експрес-інформація містила відомості про наради, семінари, конференції, науково-дослідні роботи та виходила у серіях: "Бібліотекознавство. Бібліографознавство", "Культурно-освітня робота", "Музейна справа та охорона пам’ятників культури", "Музика", "Театр".

3. Знайдіть інформацію в інтернет про документальні ресурси, що відображають тематику щодо виставкової діяльності

ЗМІ подають різні повідомлення з виставки: спеціальні видання публікують технічні деталі експонатів; щоденну пресу цікавлять економічні дані, їх користь для споживачів; видання, теле-, радіопрограми міст, де працюють фірми (організації), учасників, можуть повідомити про їхній успіх на виставці. У телерепортажах слід представити на екрані експонати, які зацікавлять широку аудиторію. Для підготовки радіопередач потрібні компетентні співрозмовники, які вміють чітко, зрозуміло викладати свої думки.

У прес-бюро виставки експонентам надають прес-бокси для інформаційних матеріалів. Розміщують там не загальні рекламні проспекти, а конкретну інформацію, яка має привернути увагу журналістів до стенда. Організатори виставки забезпечують опрацювання і тиражування таких матеріалів.

Звичними подіями на виставках є прес-конференції, прийоми для працівників ЗМІ, неформальні зустрічі. Учасники виставок передбачають роботу із журналістами і безпосередньо на стенді, за що відповідає прес-ре-ферент або інший співробітник. Досягнуті на виставці особливі результати мають стати надбанням ЗМІ, в чому може допомогти прес-служба виставки, оскільки такі результати відповідають і її інтересам.

Організатори, розпорядники виставки, експоненти можуть використати й інші засоби роботи із ЗМІ задля формування доброзичливого ставлення до них і досягнення взаємної вигоди.

Важливим елементом роботи виставки є її закриття. Цю подію не слід призначати на останні дні й години, адже деякі учасники завершують роботу завчасно. На закритті варто підсумувати результати, вручити нагороди учасникам, відзнаки журналістам за висвітлення роботи виставки, повідомити про наступні плани. Для цієї події можна спеціально підготувати сюрприз.

Після закриття виставки бажано зміцнити контакти з пресою коротким вдячним листом, дзвінком, запрошенням на наступну виставку або просто на зустріч. Доречною буде також публікація в пресі коротких повідомлень (дайджестів) про новини, окремі експонати, здобутки виставки. Надані аудиторії через деякий час, вони знову нагадають про виставку.

Виставкові центри та організатори виставок — суб'єкти виставкової діяльності складають звіт стосовно торгово-промислових виставкових заходів. Мистецькі виставки, а також постійно діючі виставки у звіті не враховуються.

Суб'єкти виставкової діяльності, які здійснюють свою діяльність як виставкові центри та організатори виставок, складають єдиний звіт і заповнюють усі його розділи. В адресній частині звіту в рядку "Тип організації-складача звіту" вони зазначають: "Організатор виставок і виставковий центр".

У графах 1-4 наводиться розподіл заходів, наведених у графі 1 розділу 1, за тематикою. Тематика виставкових заходів визначається їх організаторами (табл..1).

У графі 1 наводяться дані про заходи, на яких демонструються товари, роботи, послуги переважної більшості напрямів або галузей.

У графах 2-3 наводяться дані про заходи, на яких демонструються товари, роботи, послуги двох або більше напрямів чи галузей.

У графі 4 наводяться дані про заходи, на яких демонструються товари, роботи, послуги одного напрямку або галузі.

Сума даних граф 1-4 має дорівнювати даним графи 1 розділу 1 за відповідними рядками.

Дані рядка 01 за всіма графами мають дорівнювати сумі даних рядків 02 і 03.

У графах А, Б наводиться перелік тематичних напрямків, за якими проводились виставкові заходи протягом року згідно із наведеним нижче переліком. Коди розташовуються у порядку їх зростання.

У графі 1 наводиться відповідна кількість заходів, проведених протягом року. Дані графи 1 рядка 01 розділу 5 мають відповідати даним графи 1 рядка 01 розділу 1.

Якщо виставковий захід проводиться одразу за кількома тематичними напрямками, організатором визначається основний тематичний напрямок заходу. Якщо проводиться одночасно кілька виставкових заходів в одному місці, у звіті враховується кожний захід. Кодування ярмарків, зазвичай, обмежується використанням кодів А.1-А.3

Найпопулярнішими тематиками виставок 2009 року (як і у попередніх роках) були товари для будівництва, продукти харчування, меблі, автомобілі, промислові технології.

Разом з тим можна відзначити, що незважаючи на ріст електронних засобів і систем комунікацій, а також враховуючи зниження ефективності традиційних рекламно-пропагандистських засобів, виставкова галузь розробляє та пропонує нові концепції і види діяльності, які гарантують їй незалежне існування та розвиток у глобальних ринках. Окрім того, маркетинг — це комплекс заходів у галузі досліджень торговельно-збутової діяльності підприємства по вивченню всіх факторів, що роблять вплив на процес виробництва й просування товарів і послуг від виробника до споживача.

Список використаної літератури

1. Іващенко В. М. Організація інформаційного забезпечення галузі культури в Україні / В. М. Іващенко // Бібліотека і час : ювілей. зб. до 130-річчя Нац. парламент. б-ки України / відп. ред. А. П. Корнієнко. — К., 1996. — С. 63—66.
2. Лукашова Л.В. Організація виставкової діяльності: Навч. посіб. для вищ. навч. закл. – К.: Київ.нац. торг. екон. ун-т, 2009. – 327 с.
3. Матвійчук В. Д. Інформаційний центр: становлення та перспективи / Матвійчук В. Д. // Культура і життя. — 1983. — № 23. — С. 52—58.
4. Пашкова В.С. Інтернет-центри в публічних бібліотеках: Зб. статей /ДАКККіМ, УБА. –К., 2003. – 100 с.
5. Пекар В.О. Основи виставкової діяльності: Навч. пос. Для студ. вищ. навч. закл. / В.О.Пекар; ВНЗ «Інститут реклами», Вища школа виставкового менеджменту. – К.: Євроіндекс, 2009. – 49 с.
6. Петелин В.Г. Менеджер предприятия по рекламе и выставкам: Учеб. пособие. – М.: Изд-во «Ось-89», 2001.
7. Петелин В.Г. Организация торгово-промышленной выставки: секреты мастерства. – М.: Изд-во «Ось-89», 2000. – 447 с.
8. Шарков Ф.И. Выставочный коммуникационной менеджмент (управление выставочными коммуникациями). – М.: Альфа-Пресс, 2006. – 256 с.
9. Швецова-Водка Г. Бібліографічні ресурси України: загальна характеристика: Навч.посіб. – Рівне, 2000. – 205с.