Освіта та самоосвіта

Все для студентов и самообразования

Застосування технологій аналітико-синтетичної переробки документів у системах електронного документообігу

Вступ

Актуальність теми. При безсистемному впровадженні електронного документообігу на підприємствах, як правило, відбувається перенесення вже діючих на підприємстві технологій документообігу, але з використанням комп’ютерної техніки. А тому будь-які недоліки, що існували в процесі документообігу до початку впровадження бухгалтерської комп’ютерної програми, можуть проявити свою дію і в електронному документообігу. Через це підготовку до електронного документообігу слід розпочинати з чіткого планування стадій та етапів впровадження, починаючи з аналізу процесу документального оформлення фінансово-господарської діяльності за минулі періоди. Найкращим способом при цьому є аудиторська перевірка. Однак за певних умов можна обмежитися детальним обстеженням документообігу в господарській,  фінансовій та виробничій діяльності підприємства і лише після усунення недоліків починати впроваджувати електронний документообіг.

Хоча чітке планування процесу впровадження електронного документообігу дає можливість усунути ряд проблем ручного документообігу, але при цьому виникають нові специфічні проблеми уже самого електронного документообігу.

Питаннями проблем організації електронного документообігу, юридичної обґрунтованості електронних документів, захисту електронних документів займалисятакі вченні, як Бутинець Ф.Ф., Завгородній В.П., Коцупатрий М..М., Кропивко М.Ф., Івахненков С.В. тощо. При розгляді проблем електронного документообігу кожний із авторів розглядає лише якусь їх частину, а не весь спектр проблем та шляхів їх вирішення. Так Івахненковим С.В. увага приділяється проблемі захисту електронних документів, проф. Кропивко М.Ф. акцентує увагу на юридичній обґрунтованості електронних документів. Проте ряд важливих проблем електронного документообігу так і не було розглянуто саме до них можна віднести необхідність формування обов’язкових реквізитів електронного документа.

Метою дослідження є виділення та групування специфічних проблем електронного документообігу та розгляд шляхів їх вирішення.

Для досягнення даної мети, ми поставили перед собою наступні завдання:

— розглянути безпаперові інформаційні технології: сутність електронного документообігу;

— дослідити систему автоматичного збору та обробки інформації як складова електронного документообігу;

— проаналізувати інформатизацію у сфері документування та документообігу;

— дослідити види носіїв електронних видань та пристроїв перегляду: проблеми та перспективи;

— розкрити особливості бібліографічного опису електронних документів;

— виявити проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення.

Основними методами дослідження стали: монографічний метод, метод порівняння, метод синтезу і аналізу.

Розділ 1. Теоретико-методологічні аспекти електронного документообігу

1.1. Безпаперові інформаційні технології: сутність електронного документообігу

Як встановлено, в системі автоматизованого збирання й обробки інформації важливу роль виконує безпаперова інформаційна технологія.

Безпаперова інформаційна технологія — це така технологія автоматизованого збирання та обробки, зберігання й видачі інформації, при якій можна своєчасно (у ритмі виробництва) і в повному обсязі (в інформаційному плані) забезпечувати (тобто інформувати) єдиною вірогідною та об’єктивно необхідною, зібраною з одного джерела інформацією всіх користувачів (від робітника до директора) з видаванням її на екрані ПЕОМ, тобто без паперу. При цьому така вірогідна інформація може використовуватися не лише менеджерами при виробленні та прийнятті управлінських рішень, а й фахівцями для бухгалтерського обліку, складання зведеної бухгалтерської та статистичної звітності, аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності і т. ін.

Передумовою організації безпаперової інформаційної технології для збирання первинної інформації в ритмі виробництва й забезпечення релевантною інформацією користувачів у такому ж ритмі є наявність комплексів АРМ (технічних працівників, фахівців і менеджерів усіх рівнів), які об’єднанні мережею, а також відповідного програмного забезпечення. Інформаційну базу в цьому разі складає розподілена база даних з централізованою ПЕОМ (сервер), у якій містяться, крім основних, масиви бібліотеки описаних форм первинних (BIBFORP) і вихідних (BIBFORV) документів, типових листів-заготовок текстів (BIBTEX), а також регламентуючої інформації (REGLAMI).

Створення раціональних технологічних процесів у цих умовах сприятиме ефективному функціонуванню системи в цілому. Крім того, важливе значення має психологічна, теоретична та практична підготовка користувачів, які діятимуть в умовах функціонування безпаперової технології. Це — і подолання психологічного бар’єра користувачів, уміння користуватися ПЕОМ як АРМ і одержаною на екрані вихідною інформацією, а також вести діалог з ПЕОМ, консультантами тощо [20, c. 95].

Зазначимо також, що безпаперова технологія може успішно діяти лише за наявності правової основи на такі процеси в обліку, звітності й управлінні в цілому.

Застосування безпаперової технології стало можливим завдяки тому, що, з одного боку, з’явилися високоефективні ПЕОМ (які використовуються як АРМ користувачів), об’єднані в локальні мережі, а з іншого — було створено розподілені бази даних. Крім того, наближення зазначених технічних засобів до місць, де виникає та використовується масова інформація, створює умови, за яких можна лише один раз зафіксовувати на машинному носії вірогідну первинну інформацію негайно після того, як виконана та чи та виробнича або господарська операція, а потім завдяки запису цієї інформації в розподілену базу даних усі користувачі можуть за потребою оперувати нею (разом з нормативно-плановою, довідковою та іншою умовно-постійною інформацією, занесеною завчасно до бази даних) як єдиною.

Збирання та надавання інформації при безпаперовій технології, в основу якої покладено діалог, — це не що інше як обмін показниками чи відомостями між користувачем і ПЕОМ, який не потребує значних інтелектуальних зусиль користувача, оскільки забезпечується, з одного боку, механізмом «меню» (підказкою), яка виводиться на екран, а з іншого — використанням загальної і функціональної клавіатури ПЕОМ, непроцедурних мов високого рівня, наявністю систем, які навчають або допомагають користувачам тощо.

З огляду на поширену практику обов’язкового документування первинної інформації при безпаперовій технології передбачається також і паралельне формування первинного документа на папері. Замість нього може бути складений накопичувальний документ за певний період часу, наприклад, щоденна документо- грама — опис введених для обробки облікових даних з підрахунком необхідних контрольних чисел та відповідними підписами. Цей накопичувальний документ буде юридичним підтвердженням операцій, виконаних при виробничій, господарській та іншій діяльності на цьому об’єкті. Формування цього документа й відповідних показників, а також їх ввід у ПЕОМ і оперативний контроль відбуваються спільно [16, c. 21].

Зауважимо, що контроль за правильністю вводу інформації в ПЕОМ виконує зоровим методом сам користувач на екрані ПЕОМ у режимі активного діалогу, а також за допомогою різних видів заздалегідь передбаченого програмного контролю:

  • на діапазон змін окремих реквізитів;
  • відповідність реквізитів, які зберігаються в пам’яті ПЕОМ, введеним довідковим даним;
  • допустимість символів, структури записів, які вводяться, і їх взаємна логічна відповідність;
  • допустимість кореспонденції рахунків і т.ін.

Контроль вірогідності при передачі інформації з тих місць, де вона виникла і введена в ПЕОМ, до іншої ПЕОМ або ПЕОМ вищого рівня відбувається, як правило, за методом повторного передавання та автоматичного зчитування даних у пам’яті ПЕОМ. Можливе застосування й інших відомих способів контролю.

Формування в такий спосіб записів облікової інформації у ритмі виробництва практично забезпечує постійну так звану балансову готовність. Це означає, що одночасно з вводом (і контролем) даних у ПЕОМ про ту чи ту операцію, яку вже виконано, можна, по-перше, відобразити ці дані (в необхідних групуваннях і в закінченому вигляді) як на екранах ПЕОМ різних користувачів, так і в документограмі, а по-друге, збалансувати чи порівняти прибутково-видаткові, дебетово-кредитові та інші виробничо-господарські операції, виконувані на об’єкті управління.

Безпаперовий спосіб ведення накопичувальних даних повністю забезпечує надійне зберігання інформації протягом тривалого часу завдяки розробленим методам захисту інформації в базі даних від несанкціонованого чи випадкового доступу до неї з метою змінити або зруйнувати відповідні дані.

Викладена методика збирання, обробки та зберігання інформації при безпаперовій технології дає змогу:

— водночас фіксувати дані про ту чи іншу виконану операцію, а також здійснювати (разом з контрольною) облікову функцію з реєстрацією (документуванням), і тим самим складати відповідну інформаційну базу, що сприяє істотному зменшенню кількості інформаційних кроків;

— значно піднести оперативність одноразового збирання вірогідної первинної інформації, а також обробки, зберігання й використання її не лише для бухгалтерського обліку, статистики та складання зведеної звітності (як це відбувається на практиці), а й для аналізу, вироблення та прийняття оперативних управлінських рішень;

— значно зменшувати паперові потоки документів за рахунок поєднання операцій фіксування та вводу даних у пам’ять ПЕОМ і видавання результатів обробки на екран;

— знижувати трудомісткість обліку та складання звітності;

— поєднувати працю оператора ПЕОМ і фахівця, тим самим істотно підвищуючи продуктивність його праці;

— поліпшувати якість, посилювати контрольні та аналітичні функції обліку, підвищувати вірогідність і надійність єдиної інформації, яку використовують усі користувачі;

— об’єднувати на практиці три види обліку (бухгалтерський, статистичний і оперативно-технічний) у єдиний господарський облік на базі ПЕОМ та інформаційної техніки. Цей облік потребує акуратності й організованості, культури й сумлінності, високої кваліфікації фахівця, а також високого порядку в зберіганні інформації, яка є на машинних носіях і т. ін. [14, c. 19-20]

Основу безпаперової інформаційної технології, у якій застосовуються ПЕОМ, становлять розподілені бази даних, системи обчислювальної та інформаційної техніки з мережами, відповідне програмне забезпечення, надійні комунікації, безпаперове (тобто екранне або на технічних носіях) надавання обробленої інформації користувачам. Користувачеві, який не є програмістом, надана змога прямого спілкування з ПЕОМ за допомогою діалогового режиму. Програмно-апаратні засоби (бази даних, експертні системи, бази знань тощо), якими забезпечується ПЕОМ, створюють зручність у роботі, дозволяють автоматизувати процес змінювання форми і місцезнаходження інформації. Сучасні методи індивідуального використання ПЕОМ не сприяють зростанню інформаційної продуктивності, проте дають змогу фахівцеві підвищити продуктивність праці завдяки збільшенню обсягів робіт, що їх він виконує індивідуально.

Тож безпаперова інформаційна технологія є не що інше, як сукупність автоматизованих процесів руху (каналами зв’язку) та обробки інформації тієї чи іншої предметної області (або їх сукупності), що видається користувачеві на екран ПЕОМ. Для такої технології характерні:

— праця користувача на ПЕОМ у режимі маніпулювання (непрограмування) даними. Користувач діє через засоби вводу — клавіатуру, мишу, сканер — і бачить через засоби виводу — екран і принтер, але не знає, як відбуваються ці процеси;

— прохідна (наскрізна) інформаційна підтримка на всіх етапах проходження інформації на основі інтегрованої бази даних, яка забезпечує єдину уніфіковану форму зображення, зберігання, пошуку, відображення, відновлення й захисту інформації;

— безпаперовий процес збирання первинної інформації, а також наступна обробка цієї інформації, при якому на папері фіксується (за потребою) лише остаточний варіант розрахунків у вигляді документа, а проміжні версії та необхідні дані записані на машинні носії і доводяться до відома користувача через екран ПЕОМ;

— інтерактивний (діалоговий) режим розв’язування задачі (одержання необхідних показників) з широкими можливостями для користувача;

— можливість колективного виконання документів на основі об’єднаної каналами зв’язку групи ПЕОМ, які працюють в одному й тому самому режимі;

— можливість адаптивної перебудови форм і способу подання інформації у процесі розв’язування задачі або при віднаходженні потрібних показників.

Перевага зазначеного способу організації збору й обробки та передачі даних їх користувачам різних рівнів за безпаперовою інформаційною технологією порівняно з традиційним полягає ось у чому:

— вірогідна інформація про виробничо-господарські та інші процеси і явища надходить до ПЕОМ (АРМ) як у ритмі виробництва (масова інформація), так і традиційними способами (немасові документи) і таким чином відображає в базі (базах) даних стан об’єкта управління чи окремої предметної області (відповідну інформаційну модель) на кожен даний момент і за будь-який проміжок часу;

— користувачі різних рівнів мають змогу одержувати вірогідну та об’єктивно необхідну для управління й інших цілей інформацію не лише в оперативному порядку згідно з регламентом, а й за запитом;

— інформація, що одноразово збирається в ритмі виробництва й надходить до єдиної бази (баз) даних, є єдиною (оскільки формується одноразово і з єдиних джерел) для всіх користувачів, які використовують її для виконання своїх посадових обов’язків. У такому разі реальним є те, що замість трьох видів обліку може бути застосований лише один — господарський;

— відсутні (в принципі) паперові носії даних, які призначені для користувачів різних рівнів, оскільки потрібні кожному користувачеві дані цільовим порядком надходять на екран ПЕОМ, установлений на його робочому місці;

— на екран ПЕОМ надходить лише така інформація, яка об’єктивно потрібна для вироблення та прийняття конкретного управлінського рішення, і здебільшого — у вигляді відхилень, тоді як на паперові носії, що складаються традиційним способом, звичайно заносять усі показники, що повністю чи частково характеризують процеси й операції, які відбуваються на об’єкті управління;

— при складанні зведеної звітності дані друкуються не лише на паперовий носій, а й записуються на машинний носій, який потім передається за призначенням до зовнішньої організації вищого рівня. Наявність каналів зв’язку дає змогу записану на машинному носії інформацію передавати до цих організацій автоматично.

Безпаперова інформаційна технологія може бути впроваджена на об’єкті управління, як показує практика, двома способами:

  • у локальні інформаційні структури, що ґрунтуються на адаптації нової інформаційної технології до діючої організаційної структури;
  • докорінним удосконаленням діючої організаційної структури управління [7, c. 57].

1.2. Система автоматичного збору та обробки інформації як складова електронного документообігу

В умовах розподіленої обробки інформації інформацію обробляють працівники функціональних підрозділів підприємства. Їх професійна підготовка не вимагає глибоких знань комп’ютерних технологій. Обробка інформації на ЕОМ лиш допомагає їм виконувати свої професійні обов’язки. Користувачі, частіше за все, працюють на автоматизованих робочих місцях. Тут технології притаманні гнучкість, можливість переривання технологічного процесу після закінчення окремих дій, зручність для користувача. У технологічному процесі чітка послідовність операцій звичайно не задається, хоча деякі, пов’язані між собою операції, можуть виконуватися примусово.

Розподілена обробка інформації грунтується на застосуванні персональних ЕОМ, які можуть бути локальними або пов’язаними у локальну чи глобальну мережу. Застосування мереж ЕОМ дозволяє використовувати окремі ПЕОМ для зберігання даних — це, так звані, файл-сервери або мережі ЕОМ, які працюють за технологією клієнт-сервер. Файл-сервери призначені для зберігання загальних даних на окремих ЕОМ мережі. У технології клієнт-сервер серверна машина призначена не тільки для зберігання загальних даних але й для виконання окремих операцій з даними. Користувачеві після попередньої обробки інформації на сервері передаються результати обробки даних.

За наявності великих і складних мереж ЕОМ окремими питаннями обробки інформації займається спеціально підготовлений в галузі комп’ютерної техніки персонал. До його функцій належить підтримка мереж у дієздатному стані, баз даних — актуальними та, в окремих випадках, — зведена обробка інформації [4, c. 24].

В умовах централізованої обробки є спеціально підготовлені працівники, до функцій яких належить лише обробка інформації. Кожний такий працівник, частіше за все, не є фахівцем у предметній галузі, але може виконувати штучні додаткові дії, пов’язані із забезпеченням достовірності даних. За таких умов технологічні операції виконують у чітко заданій послідовності, починаючи з прийому інформації і закінчуючи передачею результатних зведень замовнику.

Особливості сучасних ЕОМ дозволяють і в разі централізованої обробки інформації створювати автоматизовані робочі місця, але працюють на них не економісти, а спеціалісти з обчислювальної техніки.

У сучасних умовах централізована обробка інформації притаманна великим спеціалізованим організаціям (наприклад, регіональним обчислювальним центрам) або організаціям, де є небагато обчислювальної техніки але потреба в ній велика. Такі організації змушені створювати спеціалізовані підрозділи, які здійснюють обробку інформації на ЕОМ, або централізовано використовувати обчислювальну техніку, розподіливши час роботи на ЕОМ між окремими фахівцями.

Технологічний процес обробки інформації починається з її збору та реєстрації. Збір інформації — це підрахування, зважування, вимірювання або інші варіанти визначення обсягів тієї або іншої господарської операції. Реєстрація — це занесення зібраних відомостей на носій інформації. Практично завжди збір та реєстрація пов’язані одне з одним. Немає сенсу збирати інформацію, не реєструючи її.

Отже, збір інформації може виконуватися вручну, автоматизовано або автоматично. Автоматизований збір виконується за допомогою вимірювальних приладів (наприклад, електронні ваги). Автоматичний збір виконується за допомогою спеціальних приладів, до яких підімкнені різні датчики та обчислювальна техніка (наприклад, система автоматичних телефонних станцій дає змогу фіксувати без втручання людини початок і кінець міжміської розмови).

Сучасні технічні засоби здебільшого автоматично виконують необхідний контроль, тому контроль коректності передачі інформації по каналах зв’язку не виділяється в окрему технологічну операцію. В таких умовах увага приділяється контролю повноти прийнятої інформації. Для перевірки повноти передачі роздруковуються різноманітні протоколи та довідки з переліком джерел надходження інформації [12, c. 122].

Розділ 2. Інформатизація у сфері документування та документообігу.

2.1. Види носіїв електронних видань та пристроїв перегляду: проблеми та перспективи

В другій половині XX століття з’явилося нове поняття – «нематеріальний носій», – під яким розумівся будь-який електронний засіб тривалого збереження інформації, на якому записане видання в цілому або його частина. Найчастіше інформація зберігалася на магнітному носії: магнітній стрічці або магнітному дискові. Однак такі носії залишалися недосконалими: надійність збереження і щільність занесення інформації були низки. Тому такі засоби у видавничій практиці використовувалися досить рідко. У більшості вітчизняних видавництв процес підготовки видань ґрунтувався на використанні «паперових» технологій. Автор здавав рукопис, надрукований на друкарській машинці. У видавництві він редагувався й в остаточному виді також передруковувався друкарями видавництва, і цей видавничий машинописний оригінал використовували як основу для типографського набору.

Останні десятиліття XX століття характеризуються швидким удосконалюванням і розвитком електроніки і комп’ютерних інформаційних технологій. Саме в цей період практично усі видавництва перейшли на комп’ютерний набір і верстку газет, журналів і книг. Видання зберігалося в пам’яті комп’ютера увесь час набору і верстки, тобто залишалося в електронній (нематеріальної) формі протягом усього процесу підготовки, аж до висновку на принтер так називаного посторінкового оригінал-макету. Цілком зверстаної і підготовлене до друку видання, збережене в пам’яті комп’ютера (на твердому магнітному диску) або в спеціальному запам’ятовуючому пристрої довгострокового типу можна назвати «електронним виданням».

Однак для того, щоб електронна книга, журнал або газета дійсно могли конкурувати зі своїми друкованими аналогами, необхідні засоби їхнього поширення, доведення до читача. Наприкінці XX століття ці засоби фактично стали масовими, тобто одержали саме широке поширення. Періодичні електронні видання стали поширюватися переважно мережами, зокрема, глобальною мережею Інтернет. Інформаційним середовищем для поширення книг стали і залишаються останні п’ятнадцять років компакт-диски.

Принциповою відмінністю друкованих від електронних видань є можливість інтерактивної реалізації останніх, при якій користувач (читач) може не тільки переміщатися по убудованим у текст гіперпосиланням, але й активно втручатися в хід подій, моделювати процеси, у тому числі виробничі.

В останні кілька років з’явилися мережні електронні видання. Більшість студентів уже знайомі з глобальною мережею Інтернет і зустрічалися з поняттями Web-сайт і Web-сторінка. Остання визначається як електронна сторінка у відповідному форматі, а Web-сайт – це набір зв’язаних Web-сторінок, об’єднаних загальними ознаками або призначенням. В даний час у мережі Інтернет існує значна кількість сайтів, що представляють собою, власне кажучи, електронні видання, тобто аналоги книг або брошур, але тільки в електронному мережному представленні [15, c. 31-32].

2.2. Бібліографічний опис електронних документів

Об’єктом для складання бібліографічного опису є електронні інформаційні ресурси, якими керує комп’ютер, у тому числі ті, які потребують використання периферійного пристрою, що підключений до комп’ютера. Електронні ресурси являють собою електронні дані (інформацію у вигляді чисел, букв, символів чи їх комбінацій), електронні програми (набори операторів чи програм, що забезпечують виконання певних задач, включаючи обробку даних) чи поєднання цих видів в одному ресурсі. Залежно від режиму доступу електронні ресурси поділяють на ресурси локального доступу (з інформацією, зафіксованою на окремому фізичному носієві, який повинен бути вміщений користувачем у комп’ютері) чи віддаленого доступу (з інформацією на вінчестері або інших пристроях пам’яті чи розміщених в інформаційних мережах, наприклад в Інтернеті).

Документом, що регламентує бібліографічний опис електронних ресурсів, є міждержавний стандарт ГОСТ 7.82–2001 «Бібліографічний запис. Бібліографічний опис електронних ресурсів. Загальні вимоги та правила складання» [9, c. 138-139].

Інформацію для складання бібліографічного опису електронного ресурсу беруть з певних елементів вихідних відомостей відповідно до черговості їх використання. Така інформація має формально бути, наприклад, на титульному екрані, основному меню, у відомостях про програми, у першу чергу, інформація на екрані, а також у будь-яких чітко виокремлених ідентифікуючих ознаках. Якщо внутрішніх джерел недостатньо, а також у разі, якщо вони не доступні до читання, використовують інші джерела, наприклад, етикетку чи маркування на фізичному носієві ресурсу, технічну документацію, інший супровідний матеріал чи контейнер, довідкові видання та інші джерела поза електронним ресурсом, наприклад, метадані.

Основна назва [Загальне позначення матеріалу] = Паралельна назва : Відомості, що стосуються назви / Відомості про відповідальність. — Відомості про видання = Паралельні відомості про видання / Відомості про відповідальність, що відносять до видання, додаткові відомості про відповідальність. — Позначення виду ресурсу (обсяг ресурсу). — Місце видання : Ім’я видавця, дата видання (Місце виготовлення: ім’я виготовлювача, дата виготовлення). — Специфічне позначення матеріалу й кількість фізичних одиниць : інші фізичні характеристики; розмір + відомості про супровідний матеріал. — (Основна назва серії чи підсерії = Паралельна назва серії чи під серії : відомості, що стосуються назви серії чи підсерії / Відомості про відповідальність, що стосуються серії чи підсерії, ISSN; нумерація у середині серії чи підсерії). — Примітки. — Стандартний номер + Ключова назва : умови доступності та (або) ціна.

Розглянемо деякі особливості бібліографічного опису електронних ресурсів.

Основна назва електронного ресурсу може мати різний вигляд:

  • може бути тематичною або типовою (Юридичний довідник для всіх; Електронний рубрикатор);
  • може складатися чи містити набір ініціалів або акронімів, цифр чи інших символів (БД ГОСТ; Секрети Exel);
  • може охоплювати кілька речень (Комп’ютери. Оргтехніка. Периферія. Аудіо-, відео- та побутова техніка).

Загальне позначення ресурсу наводять одразу після основної назви у квадратних дужках на мові бібліографуючої установи. Наприклад:

[Електронний ресурс]

[Электронный ресурс]

[Electronic resource]

Відомості, що стосуються назви, місять інформацію, яка розкриває і пояснює основну назву. Кожним різнорідним відомостям передує знак «двокрапка», наприклад:

Энциклопедия российского права [Электронный ресурс] : справ. правовая система для профессионалов

Зона видання містить відомості про зміни або особливості даного видання щодо попередніх видань того ж самого документа. Наприклад:

. — 3-тє вид.

. — Версія 6/6/80. Остання модифікація 29/9/81

. — Вип. 1А

. — New release

Зона виду та обсягу ресурсу включає такі види електронних даних: текстові, звукові, графічні, числові, шрифтові, демонстраційні тощо. Електронні програми представлені системними, прикладними та сервісними програмами. Кожен із видів електронних даних чи програм може мати наступний рівень ділення, наприклад, числові дані можуть бути представлені даними перепису населення (демографічними даними), звітними даними тощо; системні програми можуть бути представлені операційними системами, пошуковими програмами тощо.

В одному електронному ресурсі можуть поєднуватись електронні данні та програми різних видів, наприклад, в інтерактивних мультимедійних ресурсах.

Ці положення стосуються ресурсів, придатних для використання у режимі віддаленого доступу, але можуть бути застосовані й до ресурсів локального доступу на різних фізичних носіях — магнітних, оптичних, магнітооптичних [11, c. 140-141].

Позначення виду ресурсу включає узагальнену характеристику, вміщених у ньому матеріалів. Наприклад:

. — Електрон. текстові дан.

. — Електрон. граф. дан.

. — Електрон. журн.

. — Електрон. картограф. дан.

. — Електрон. прикладна прогр.

. — Електрон. пошукова прогр.

Відомості про обсяг ресурсу наводять у круглих дужках так, як вони подані у джерелі, з додаванням більш детальних характеристик у разі потреби. Наприклад:

. — Електронні дан. та прогр. (33 файли).

Для ресурсу даних може бути наведена кількість записів чи байтів; для ресурсу програм — кількість операторів та байтів.

Наприклад:

. — Електрон. дан. (3 файли) та прогр. (2 файли)

. — Електрон. дан. (2 файли; 70 тис. записів)

Зона вихідних даних містить відомості про всі види діяльності з видання, виробництва, розповсюдження, випуску та реалізації електронного ресурсу. До складу зони входить інформація про місце публікації, видавця (виробника тощо) і дату публікації.

Наведення елементів у цій зоні здійснюють за загальними правилами, хоча є й деякі особливості. Так, наприклад, якщо місце видання встановити не вдалося, то зазначають назву області, штату, країни у квадратних дужках [14, c. 29-30].

Розділ 3. Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення

Опис проблем електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення наведені в таблиці 1.

Таблиця 1. Проблеми електронного документообігу

Вид проблеми Опис проблеми Шляхи вирішення
Правильність ведення У багатьох випадках відбувається перехід до електронного Проведення аналізу існуючого документообігу й розробка проекту
електронного документообігу відповідно до застосованих комп’ютерних технологій. документообігу без урахування особливостей обліку підприємства та особливостей застосованих комп’ютерних технологій. Це призводить до постійних збоїв у роботі бухгалтерської комп’ютерної системи, що може мати непередбачені наслідки створення та впровадження електронного документообігу, який врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп’ ютерної системи, що планується впровадити на підприємстві
Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді Автоматизоване переведення паперових первинних документів можливе лише за допомогою сканувального обладнання (сканеру). І хоча процес сканування є досить швидким, проте подальше розпізнавання електронного графічного файлу в дані, придатні для обробки комп’ ютерною бухгалтерською програмою, займає досить багато часу та потребує значних затрат праці Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів .

Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були би придатні для швидкої обробки після сканування.

Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з метою швидкого їх розпізнавання програмою

Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів Хоча основне поняття електронних документів надано в законодавстві України, проте розроблених допоміжних нормативно-правових актів, що регулювали би використання електронних документів, немає Необхідно розробити пакет законодавчих актів, які б регулювали порядок ведення та обороту електронних документів
Відповідність

реквізитів електронного документа прийнятим стандартам

У законодавстві зазначено, що юридичну силу електронний документ може мати лише при наявності обов’язкових реквізитів. Проте законодавчо затверджений перелік таких реквізитів відсутній Крім стандартних реквізитів необхідно також використовувати електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа
Контроль за правами доступу Користувачі бухгалтерської комп’ ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування якої вони не мають права Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту
Захист електронного документа і його реквізитів При зберіганні електронного документа можливе його псування чи видозміна Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними апаратними і програмними засобами

 

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп ‘ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки

проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов’язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп’ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді [23, c. 36].

Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп’ютер або з використанням сучасніших засобів (планшетних комп’ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).

Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов’язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку або постачальники та/або замовники ведуть облік вручну чи стандарти програм, які використовуються ними та на підприємстві, несумісні. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.

Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання (сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.

Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп’ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам’яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп’ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.

Сьогодні існують комп’ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.

При підготовці проекту комп’ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.

За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. Усі ці функції, за умови впровадження комплексної комп’ютеризації, може виконувати комп’ютерна програма. Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку [17, c. 48].

Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів. Нами ця проблема більш детально вже розглядалася раніше [6]. Проте слід наголосити, що хоча Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг» [2] є чинним, проте внесення змін до законодавчих актів України, перегляд і скасування міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів, що суперечать цьому Закону, та прийняття нормативно-правових актів, передбачених даним Законом поки що не відбулося. Це свідчить про те, що питання юридичного підтвердження електронних документів, розглянуте в цьому Законі, є правильним, але теоретичним, і для застосування цих положень на практиці необхідно розробити та прийняти нормативно-правові акти, в яких більшою мірою конкретизувалися питання юридичного підтвердження електронних документів.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг» зазначається, що „оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора» [2]. Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису [3] не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» [1], то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.

Отже, переліку обов’ язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів [1, 2] не наведено в повній мірі, хоча поняття обов’язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим [15, c. 33-34].

Ми пропонуємо виділити такі три основні групи реквізитів електронного документа:

  1. Стандартні обов’язкові реквізити. Містяться в будь-якому документі незалежно від його формату (текстового чи цифрового). До таких реквізитів належать: тип документа, місце виникнення, його автор, реєстраційні номери документа, строк виконання, рівень доступу тощо.
  2. Позначки про зміни та доповнення документа. Ці реквізити є дуже важливими для юридичного підтвердження електронних документів, оскільки візуально довести зміни в електронному документі набагато складніше ніж у паперовому документі. Для цього спочатку потрібно сформувати рівні доступу до документів і розподілити їх між користувачами облікової інформації.
  3. Електронний підпис. Використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’ єктами електронного документообігу. Електронний цифровий підпис є визнаним і затвердженим на рівні держави, про що свідчить Закон України „Про електронний цифровий підпис» [3] Функціонально електронний підпис є аналогом звичайного рукописного підпису з його основними перевагами: засвідчує, що підписаний документ виходить від імені того, хто поставив підпис; не дає особі, яка підписала документ, можливості відмовитися від зобов’язань, зв’язаних з підписаним документом; гарантує цілісність підписаного документа.

Контроль за правами доступу. Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів:

По-перше, це контроль прав доступу до документів. Якщо передбачається, що на комп’ютері будуть працювати працівники підприємства з відповідними повноваженнями, то варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації. Наприклад, працівник, що працює на ділянці занесення в програму даних про надходження товару від постачальників, не повинен мати можливості ознайомлюватися з результатами розрахунку заробітної плати чи формами бухгалтерської звітності (якщо це не передбачено його посадовими обов’язками).

По-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.

Програмні засоби. У програмах, якими користується широке коло працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Таким чином, програма дозволяє працівникові працювати лише з тими документами, які входять до його компетенції. Також при формуванні документа його виконавець може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будь-яких змін.

Апаратні засоби. Одним із видів апаратного способу захисту даних є використання спеціальних пристроїв-ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети (ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам’яті з необхідною інформацією для доступу до комп’ютера чи програми. Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології. Під терміном „біометричні технології» (biometric technologies) (БТ) слід розуміти сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй, як біологічного об’єкта [5, с. 37]. Наприклад, голос, відбитки пальців, структура сітківки очей є унікальними характеристиками особи, за якими цю особу можна розпізнати або ідентифікувати.

Висновки

Таким чином, можемо підсумувати, що при зберіганні електронних документів обов’язкове додержання таких вимог:

1) інформація, що міститься в електронних документах, повинна бути доступною для її подальшого використання;

2) має бути забезпечена можливість відновлення електронного документа у тому форматі, в якому він був створений, відправлений або одержаний;

3) у разі наявності повинна зберігатися інформація, яка дає змогу встановити походження та призначення електронного документа, а також дату і час його відправлення чи одержання.

Суб’єкти електронного документообігу можуть забезпечувати додержання вимог щодо збереження електронних документів шляхом використання послуг посередника, у тому числі архівної установи, якщо така установа додержується вимог цієї статті. Створення архівів електронних документів, подання електронних документів до архівних установ України та їх зберігання в цих установах здійснюється у порядку, визначеному законодавством.

Отже, у дослідженні було систематизовано та виділено шість основних проблем електронного документообігу, розглянуті варіанти вирішення цих проблем. Більшість з розглянутих проблем можливо вирішити на рівні самого підприємства за рахунок правильного впровадження та використання електронного документообігу, а саме: навчання облікового персоналу, використання потужнішого устаткування та удосконаленого програмного і технічного забезпечення тощо. Проте проблему юридичного підтвердження електронних облікових документів можна розв’язати лише за наявності відповідної законодавчої бази вже на державному рівні. А тому є необхідність в розробці чіткого переліку рекомендацій щодо юридичного підтвердження електронних документів з метою їх подальшого впровадження на законодавчому рівні.

Список використаної літератури

  1. Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг» від 6.10.1998 р.: Офіц. текст прийнятий Верховною Радою України 6 жовтня 1998 р. зі зм. та доп. станом на 1 вересня 2003 р.. — Офіц. вид. — К.: Вид. дім „Ін Юре», 2003. — 10 с.
  2. Закон України „Про електронний цифровий підпис» від 22.05.2003 р.: Офіц. текст прийнятий Верховною Радою України 22 травня 2003 р. — Офіц. вид. — К.: Вид. Дім „Ін Юре», 2003. — 14 с.
  3. Асєєв Г. Методи добування та знаходження знань у сховищах даних електронного документообігу // Вісник Книжкової палати. — 2008. — N 9. — С. 29-31
  4. Асєєв Г. Методологія електронного документообігу : підсистеми атоматизації діловодства і статичні архіви документів // Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 3. — С. 24 — 27
  5. Асєєв Г. Методологія корпоративного документообігу: ринок систем і вимоги до них // Вісник Книжкової палати. — 2007. — № 3. — С. 34 — 37
  6. Асєєв Г. Методологія створення сховищ даних: стандарти та моделювання // Вісник Книжкової палати. — 2009. — № 5. — С. 30- 32
  7. Афанасьева, Юлия. По ту сторону электронного документооборота // Генеральный директор. — 2008. — № 7. — С. 54-57
  8. Бірюков А. Удосконалення технології електронного документообігу // Вісник Національного банку України. — 1999. — № 4. — С. 29-31
  9. Власова Г. Аналітико-синтетична переробка інформації: Навч. посіб. / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. — К. : ДАКККіМ, 2006. — 292с.
  10. Галинский, Роман. Ликбез по СЭД: Система электронного документооборота [Текст] / Роман Галинский // Секретарь-референт. — 2010. — № 9. — С. 51-54
  11. Горбаченко Т. Аналітико-синтетична переробка документної інформації: навч. посіб. для дистанц. навчання / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — 2-ге вид., перероб. і доп. — К. : Ун-т «Україна», 2008. — 311с.
  12. Дутов М. Правові проблеми електронного документообігу // Право України. — 2002. — № 6.- С.122-124
  13. Івахненков С.В. Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку: історія, теорія, перспективи / Житомир. інженерно- технологічний інститут. — Житомир: АСА, 2001. — 414 с.
  14. Карпенко О. Аналітико-синтетична переробка документної інформації: бібліографічний опис: навч. посіб. / Національний аерокосмічний ун-т ім. М.Є.Жуковського «Харківський авіаційний ін-т». — Х. : ХАІ, 2009. — 71с.
  15. Крутова А. Електронний документообіг на підприємствах електронної комерції // Економіст. — 2011. — № 3. — С. 31-35
  16. Курбацкий А.Н. Автоматизация обработки документов. — Мн.: БГУ, 1999. — 220 с.
  17. Курташова І. В. Електронний документообіг і його особливості // Актуальні проблеми економіки. — 2009. — № 3
  18. Матвієнко О. «Електронний документообіг» як навчальний курс у системі професійної підготовки документознавців // Вісник Книжкової палати. — 2007. — № 10. — С. 30 — 32
  19. Мельник, Тетяна. Електронний документообіг та електронний підпис / Т. Мельник // Бухгалтерський облік і аудит. — 2008. — № 7. — С. 47-53
  20. Ніколашин А. О. Поняття електронного документообігу при бухгалтерській комп’ютерній системі // Економіка АПК. — 2009. — № 2. — С. 95-97
  21. Ніколашин А.О. Юридичне підтвердження електронних облікових документів. Збірник наукових праць Подільської державної аграрно- технічної академії/ За ред. проф. М.І. Бахмата. — Кам’янець- Подільський, 2004. — №12, Том 2. — С. 219-221.
  22. Основи архівно-комп’ютерної форми обліку / УААН; Ін-т аграр. екон. / М.Ф. Кропивко, М.І. Козак, В.І. Похіленко, Е.П.Романова / Під ред. П.Т. Саблука. — К.: ІАЕ УААН, 2004. — 126 с.
  23. Рудюк В. Формати даних та їхня роль у вирішенні проблем електронного документообігу // Вісник Книжкової палати. — 2006. — № 8. — С. 36 — 38
  24. Твердомед А. Електронний документообіг // Бухгалтерія. — 2010. — 16 серпня. — С. 7-19