1. Візит в гості: як приймати і відхиляти запрошення, коли і як приходити, правила етикету при знаходженні у гостях, як і коли іти

Якщо ви запрошені та прийняли запрошення, буде неповажно не з’явитися. Крайній термін, коли ще можна відмовитися від званої вечері — два дні до призначеної зустрічі, при цьому слід назвати досить вагому причину. Але якщо вже все-таки сталося, що ви не дотримали обіцянки і не прийшли, необхідно якомога швидше в усній або письмовій формі порозумітися.

Неввічливо, часто буваючи в гостях у знайомих, забувати у свою чергу запросити їх до себе. Якщо в когось немає умов для прийому гостей у своїй квартирі, варто подумати про інші можливості, наприклад, про запрошення в кафе, ресторан, в театр, якщо у вас є машина — на заміську прогулянку.

Сказане вище — не обов’язково для молодої людини, яка буває в будинку своєї дівчини. Але він може іноді принести її матері квіти, допомогти в чомусь її батькові.

Трапляється, що в сім’ї виникають розбіжності з приводу того, чи може один з подружжя прийняти запрошення і відправитися в гості без іншого. Найчастіше такі запрошення ми отримуємо від своїх товаришів по службі, коли відзначається підвищення по роботі, захист дисертації та інше. Покладається, що таке запрошення цілком можна прийняти, тим більше, що пов’язані з ним заходи носять, як правило, разовий характер. У випадку часто повторюваних запрошень такого роду можна відповісти: «Я повинен цей вечір присвятити родині». Це дасть зрозуміти що запрошує, що занадто часті запрошення тільки одного з подружжя небажані.

Спізнюватися на вечерю, куди вас запросили, більше ніж на 10 хвилин непристойно. Ще гірше, ніж запізнення, достроковий прихід… Ми можемо застати господарів, які пересуваються столи, а гаряча вечеря в такому стані, коли вона не готова.

Що принести з собою до дому, куди вас запросили? Якщо це не урочистості з нагоди дня народження, цілком доречно нічого не приносить. Можна принести солодощі дітям, від чоловіка господині дому приємно буде отримати квіти.

Що робити в гостях жінці зі своєю сумкою? Найкраще залишити її на туалетному столику. За столом, на колінах вона буде заважати, підвішена на спинку стільця — все одно впаде. Якщо вже обов’язково жінка хоче тримати сумку під рукою, краще за все поставити її на підлогу біля свого стільця [7, c. 95-96].

Коли за вечерею зустрічаються чотири — шість чоловік, потрібно почекати, поки господарі вкажуть кожному його місце. На велелюдній вечері сідайте там, де є місце або там, де вам хочеться.

Приймаючи запрошення, негарно питати: «А хто ще буде?» Коли запрошуючий вважає це за потрібне, він сам говорить про склад своїх гостей. Природно, що такі вечори нерідко загрожують несподіваною зустріччю саме з тією людиною, з яким менш за все хотілося б зустрічатися. Нічого не поробиш, не помітити такої людини при подібних обставинах, не привітатися з ним — значить бути неввічливим до господарів.

Не слід в гостях палити одну сигарету за іншою. Попіл потрібно струшувати виключно в попільничку. Розсіяні курці, які про це забувають і скидають попіл на підлогу, призводять господарів у стан нервового розладу.

Перебуваючи в гостях, некрасиво весь час поглядати найближчим дзеркало, оцінювати квартиру, особливо робити критичні зауваження. Навпаки, без докладного озирання слід сказати про будинок що-небудь приємне. Чи не випитувати, що скільки коштувало і де куплено, не знімати з поличок прикраси для того, щоб їх роздивитися з усіх боків, не розглядати марку порцеляни.

Дітей приводять в гості тільки тоді, коли вас з ними запросили. Люблячим батькам слід утримуватися від того, щоб розважати суспільство своїми дітьми. У класичних правила поведінки передбачалося, що запрошений може привести з собою погостювати родича або знайомого. Це правило розумно тільки за умови, якщо ви попередили господиню. І вже зовсім не варто приводити з собою зустрінутого на вулиці приятеля — це не завжди доставить господарям задоволення (симпатичні люди, яких скрізь охоче зустрічають, не дозволять спровокувати себе на випадковий візит, охоче на це йдуть люди малоцікаві).

Якщо в гостях вам трапиться що-небудь розбити або зіпсувати, не пропонуйте грошей. Краще купити таку ж річ замість або компенсувати іншою, в якійсь мірі рівноцінною. Зіпсовану річ можна забрати із собою, щоб віддати в ремонт, але не для того, щоб вона у нас роками лежала несправною [6, c. 81-82].

В гостях некрасиво відмовлятися від частування, потрібно приймати запропоноване блюдо без вагань. Тому, хто перебуває на строгій дієті, бажано зовсім не приймати запрошення на вечерю. Але якщо все ж ви прийшли, завжди можна взяти на свою тарілку порцію трохи менше, можна навіть залишити її на тарілці, але не займати уваги присутніх своїми дієтичними проблемами чи нелюбов’ю до даного блюда.

Від гарячої страви відмовитися можна, але тільки цілком певно, а не словами «дякую, поки що ні», інакше ви змусите господиню спеціально для вас тримати гарячу страву на столі або підігрівати її. Подібним чином можна відмовитися лише від холодних закусок або десерту, коли страва може довго стояти на столі і не вимагає особливої уваги господині.

Якщо не прийнято відмовлятися від їжі, то від спиртного — цілком припустимо. Непоганим приводом є необхідність на зворотному шляху вести машину. Можна послатися і на печінку, що дещо гірше.

В гостях добре похвалити хоча б одне з блюд. Звернення з проханням дати рецепт приготування даної страви — свого роду комплімент господині, але якщо вона не дуже охоче ділиться ним, не слід наполягати: страва може бути кулінарною таємницею.

Не прийнято дякувати відразу після вечері. Якщо господиня дає зрозуміти, що вечеря закінчено, всі слухняно переходять в інше приміщення або просто встають із-за столу. Некрасиво йти відразу після вечері, особливо якщо господиня весь час була зайнята, курсувала між їдальнею й кухнею, подавала, прибирала. За таких обставин тільки після вечері вона зможе взяти участь в загальній розмові — це її священне право.

Але бувають ситуації, коли необхідно піти достроково. Тоді ввічливість зобов’язує гостя, прощаючись з господинею, коротко назвати причину раннього відходу. Якщо товариство численне, можна ні з ким, крім господарів, не прощатися. Це називається всюди, крім Англії, «піти по-англійськи», в Англії таке правило називають «піти по-французьки». Насамперед слід попрощатися, а тільки потім одягтися, ніколи навпаки. Йдучи, гості дякують за приємний вечір, на що господиня зазвичай відповідає: «І вам спасибі» (за те, що прийшли).

Як довго залишатися в гостях? Тут немає чіткого правила. В усякому разі якщо нас запросили «на чашку кави» після обіду, то слід рахуватися з тим, що, можливо, на вечір у господарів інші плани. Звана вечеря, в залежності від загального настрою, може затягнутися і за північ. Варто лише звертати увагу, чи не дуже втомилися господарі [1, c. 104-105].

Якщо ми приходимо в дім і застаємо телевізор не включеним, непристойно пропонувати господарям його включити. У таких випадках природно припустити, що господарі хочуть поговорити і тому запросили до себе гостей. Можна іноді мимохідь зазначити, що саме в цей час передбачається цікава передача, але, якщо господарі не проявили готовності її подивитися, наполягати не слід.

Якщо телевізор включений, гостю не слід критикувати чіткість зображення або пред’являти претензії господарям, що співачка без смаку одягнена, а репортаж нецікавий — це не вина господарів. Незручно заявляти, що вам набридла програма, коли інші її з інтересом дивляться або, коли інші починають прощатися, висловлювати бажання додивитися фільм.

Не слід, сидячи за столом під час вечері, весь час повертати голову у бік телевізора або, не відриваючись, дивитися на екран. Ще гірше вставати з-за столу і сідати перед телевізором у той час коли господарі продовжують вечеряти [5, c. 73-74].

2. Етикетні вимоги до ділових листів: реквізити, оформлення, структура ділового листа, відповідь на лист, особливості написання листа за кордон

Документи в системі МЗС готуються українською мовою, однак з представництвами зарубіжних держав листування ведеться мовою акредитуючої країни або, найчастіше, — англійською.

До зовнішньодипломатичних документів (вербальні й особисті ноти, особисті листи, пам’ятні записки і меморандуми, заяви та комюніке), як і до документів внутрішнього, службового листування (доповідні записки, циркулярні листи, довідки та інформації, записи бесід тощо) ставляться єдині вимоги: грамотність, чіткість викладу, правильне виділення головного змісту, переконлива арґументація, логічна послідовність тощо. Дипломатичні документи не повинні перевантажуватись надмірним фактичним і цифровим матеріалом; якщо вони викликають особливий інтерес, то подаються у вигляді додатків або таблиць. Усі матеріали, що йдуть у додатках, повинні мати посилання на джерело.

Особливо ретельно повинна готуватися й опрацьовуватися зарубіжна кореспонденція, тому що документи, які надсилають іншим державам, виправити практично неможливо, а це означає, що навіть незначні на перший погляд помилки або неточності можуть мати непрогнозовані наслідки. Відомо немало випадків, коли через випадкові або й свідомі неточності у документі виникали неприємні казуси та інциденти в міжнародних відносинах. Будь-яка неточність применшує цінність документа, а іноді й ставить під сумнів увесь його зміст. Про якісь правки в дипломатичному документі не може бути й мови, а тому у цій справі необхідна ретельна підготовча робота.

Мова дипломатичних документів — це специфічна професійна мова, вона повинна бути простою і лаконічною, при цьому надзвичайно рідко допускається вживання порівнянь та епітетів, хоча майстерно підібраний художній образ може підсилити виразність документа.

Одна з головних вимог до листа — він має бути не великий. Якщо ви хочете щоб ваш лист прочитали постарайтесь написати не більше півтора сторінки друкованого тексту, а ще краще – одну сторінку. Гарний лист, як і виступ має бути чітким і ясним. Це друга вимога до листа. В діловому листі старайтесь не вживати складних, незрозумілих слів і висловів. Це третє правило.

Лист має виражати індивідуальність автора, відділу чи компанії, де він працює. Із листа має бути ясно, що це за компанія, чим вона займається [2, c. 56-57].

Існують схеми ділового листа або службової записки.

При діловому листуванні потрібно пам’ятати, що його успішність залежить від таких дрібниць, як конверт, бланк фірми, зміст листа. Не жалійте часу, якщо вам здається, що лист написаний ідеально, викладіть його відправку ще на деякий час, прочитайте його ще раз. Як правило знайдуться ще неточності. Виправте їх і аж потім відправляйте. Дуже важливо дотримуватися цього правила при відповідях на скарги клієнтів.

Спеціалісти із переписки ділять кореспонденцію на 6 видів:

— торгові договори;

— листи з подякою;

— привітання;

— вибачення;

— співчуття;

— вимоги і запити.

Ці види листів у свою чергу діляться на формальні і неформальні.

Службові записки також діляться на такі види:

— розпорядження по кадрових питаннях;

— подяки і привітання;

— нагадування, прохання.

В неформальній діловій переписці часто використовуються скорочення, односкладні слова, вони створюють враження близького знайомства, взаємної симпатії.

Етикет і такт ділової людини проявляється на кожному кроці: під час розмови з підлеглими, співпрацівниками і т.д. Нажаль іноді люди які знаходяться на великій посаді зловживають формою звертання на “ти” до підлеглих котрі набагато старші від них за віком, але говорять “Ви” молодому начальнику, який стоїть на вищій посаді. Звертання на “ти” принижує людину.

В сучасній діловій кореспонденції практично не використовуються друкувальні машинки.

Тексти готуються на комп’ютері редагуються й роздруковуються на принтері.

Це дозволяє:

—  уникнути підготовки чернетки;

—  використання лазерних принтерів дозволяє  досягти максимальної чіткості у виконанні тексту

—  використання комп’ютерної техніки дозволяє спростити відсилання листів однакового змісту на різноманітні адреси [4, c. 65-67].

Виконання тексту листа з використанням комп’ютерної техніки не може висуватися в якості обов’язкової умови для початкового етапу розвитку даного виду ділового листування.

Для написання листа використовують формат А4. Об’єм текстової інформації листа не впливає на вибір формату його паперового носія (як у вітчизняному діловодстві).

Якщо лист на декількох сторінках — на початку кожної нової сторінки вказують: адресат, дату і номер сторінки, потім проводять лінію та продовжують текст. Можна використовувати проміжні бланки де вказують лише назву підприємства, організації, а інші реквізити не вказують.

Оформлення конверта має таке ж саме значення як і оформлення бланку.

На конверті — розташувати назву відправника або його фірмовий знак.

Формат конверту повинен забезпечувати дотримання принципу, який не дозволяє згинання сторінки більш ніж один раз. За кордоном використовуються:

—   конверти,  які  мають  віконце для адреси  (адреса  отримувача, написана на бланку).

—   спеціальні адресат ори виготовляють липкі наклейки з машиним відтиском адреси отримувача.

—  при масовому відсиланні матеріалів — їх упаковка в поліетилен, із нанесенням адреси отримувача та знаків поштової сплати.

Адреса розмішуються або з лівого, або з правого боку бланку, одразу після реквізитів.

1-ший рядок — ім’я (ініціали) та прізвище адресата.

2-ий рядок — посада.

3-й рядок — назва підприємства, організації.

Далі поштова адреса.

Після написання адреси окремим рядком вказують місто відправника, число, місяць та рік.

Після цього починається основна частина листа.

Не залежно від змісту, стиль ділового листа повинен носити доброзичливий, партнерський характер, в якому б поєднувались природні етичні норми людських відносин та інтереси справи, не підкреслювались значимість свого власного службового положення.

Всю кореспонденцію можна поділити на:

Формальні листи — підготовлені від імені підприємства, фірми іншій фірмі та які носять офіційний характер.

Неформальні листи — складаються після офіційного знайомства, після встановлення партнерських взаємовідносин робітниками одного рівня (наприклад, менеджером по збуту однієї фірми аналогічному менеджеру іншій фірмі) з пропозицією про особисту зустріч для обговорення ділових питань, обміну інформацією.

За надані послуги прийнято дякувати листом або особисто. Лист з подякою за виявлену гостинність висилається приблизно через тиждень після від’їзду.

Лист з привітаннями з нагоди шлюбу надсилається протягом восьми днів з моменту отримання повідомлення про цю подію.

Лист із вираженням співчуття надсилається протягом десяти днів з моменту отримання повідомлення. Такий лист вимагає особливої сердечності і не терпить банальних виразів.

Традиційні правила ввічливості наказують відповісти па отримане співчуття. Але практично їх не завжди слід чекати від людини, що тільки що пережив втрату кого-небудь з близьких. На подібне мовчання не потрібно ображатися. У крайньому випадку ваш кореспондент може надіслати короткий лист: «Щиро дякую за слова співчуття. Мені приємно було дізнатися, що у важку хвилину Ви розділили з мною моє нещастя».

На одержаний лист ввічливість вимагає відповісти протягом тижня. У випадку, якщо листування ведеться постійно, перерва може бути трохи більшим. Але взагалі не слід закидати листами своїх близьких і знайомих! Люди здатні відповідати на листи в середньому не частіше, ніж раз на два тижні, інакше ця приємна обов’язок перетворюється на тягар. У листі завжди потрібно відповісти на питання, які були поставлені вашим кореспондентом. Не слід надсилати листів, написаних через копірку.

Загальна рада — нічого не робити зопалу — відноситься і до листів. Усякий «останній» лист, написаний одним духом, не відсилайте відразу, а перечитайте на наступний день.

Якщо ми отримуємо лист у присутності третіх осіб, конверт можна роздрукувати і мигцем глянути на текст, відклавши докладне читання до більш зручного моменту. Якщо отримане повідомлення не допускає відстрочки, можна сказати: «Вибачте, але це дуже терміново» — і дочитати листа до кінця. Не варто починати читання щойно отриманого листа вголос до тих пір, поки не прочитаєте його самі. Інакше може виникнути незручна необхідність перервати читання на півслові. Некрасиво давати читати листа особам, яким воно не адресоване. Ні за яких обставин неприпустимо розкривати самим або читати вже розкриті листи. Це правило в рівній мірі відноситься і до членів родини: чоловік не читає листів, адресованих дружині, і навпаки; діти не читають листів, які присилаються батькам. Не слід також цікавитися змістом відкритої записки, що звернена не до вас. Якщо все-таки трапиться мимоволі «вихопити» частину тексту, адресованого іншому, краще за все відразу про це забути.

Лист-пропозиція:

1. Залучення уваги читача. На самому початку листа необхідно пробудити цікавість, запропонувати зниження ціни, натякнути на особливу актуальність пропозиції. Характерні помилки: невміння і нереальні питання типу: «Як подвоїти доходи і зменшити кількість робочих годин на тиждень?»; Не відносяться до справи заяви — виглядають інтригуюче, але недоречно. Основне правило — зв’язок вступного заяви з товаром.
2. Стимулювання інтересу змістом тексту. Ваша мета — викликати бажання придбати товар. Акцент повинен робитися на основні моменти: опис товару і повідомлення про його якість або про результати користування товаром. Наприклад, при продажу газонокосарки краще не рекомендувати клієнтові машину, а підкреслити його задоволення фактом добре скошеної трави.
3. На цьому етапі настрій читає лист повинен змінитися з «хотів би це мати» на «мені це дійсно необхідно». Тут ви повинні звернутися або до почуття, або до логіки, або до того й іншого відразу. Например, продавец автомобілів может делать упор на логику (трехлетняя гарантия) или на эмоции (новая марка автомобиля, какой нет еще ни у кого в этом городе, районе).
4. Завершення листа повинно вказувати на конкретний вчинок, який слід здійснити читачу. Деякі добре опрацьовані на перших трьох позиціях листи не мають ефекту через те, що в них не сформульовано конкретне очікуване дію. Наприкінці листа-пропозиції можна ще раз коротко нагадати адресату аргументи на користь придбання даного товару, послуги, ідеї [7, c. 148-149].

Список використаної літератури

1. Білик Е. Сучасна енциклопедія етикету: 1000 правил і корисних порад/ Елліна Білик,; Пер. з рос. Олени Росінської,. — Донецьк: БАО, 2005. — 382 с.
2. Галушко В. Діловий протокол та ведення переговорів: Навч. посіб./ В.П. Галушко,. — Вінниця: Нова книга, 2002. — 222 с.
3. Гах Й. Етика ділового спілкування: Навчальний посібник/ Йосип Гах. — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 158 с.
4. Герет Т. Етика бізнесу: монографія/ Томас М.Герет, Річард Дж.Клоноскі,; Пер. з англ. Остап Ватаманюк,; Ред. Степан Панчишин, Роман Цяпало,. — 2-е вид.. — К.: Основи, 1999. — 214 с.
5. Етика ділового спілкування: Курс лекцій/ Міжрегіон. акад.управл. персоналом; Тамара Чмут, Галина Чайка, Микола Лукашевич, Ірина Осечинська. — К.: МАУП, 1999. — 203 с.
6. Діловий етикет і культура спілкування: навч.-тематичний план, програма, плани семінар. і практ. занять для студ. напряму підготовки 0502 «Менеджмент» професійного спрямування / Н.В. Федоренко (упоряд.) — К., 2006. — 18 с.
7. Калашник Г. Вступ до дипломатичного протоколу та ділового етикету: навч. посіб.. — К. : Знання, 2007. — 143с.
8. Кубрак О. Етика ділового та повсякденного спілкування: учбовий посібник. — Суми: Універ.; К.: ВД «Княгиня Ольга», 2005. — 221 с.
9. Культура ділового спілкування: Навч. посібник/ Укл. Людмила Зубенко, Віктор Нємцов,. — К.: ЕксОб, 2000. — 196 с.