Вступ

Особливе місце серед вторинних документів належить оглядам. Необхідність оглядів як важливого виду наукових публікацій показана в чималій кількості робіт вчених різних галузей науки і спеціалістів, які працюють в науково-інформаційній сфері.

Наукова і науково-виробнича інформація, створена фахівцями різних галузей знання, розпорошена у великій кількості первинних документів. Для ефективного її використання виникає необхідність в їх консолідації, класифікації, систематизації та оцінці. Особливо важливою оглядова інформація є при виникненні або існуванні проблеми, вирішення якої неможливе без дослідження її стану та існуючих шляхів розв’язання. У жодному з раніше висвітлених видів аналітико-синтетичної переробки інформації всі операції щодо аналізу і синтезу змісту первинних документів не проводяться з такою повнотою і глибиною, як при укладанні оглядових документів. Це пояснюється перш за все тим, що користувачеві потрібен не стислий виклад змісту окремих документів, а цілісна інформаційна характеристика розвитку певної сфери суспільної діяльності (наукової, технічної, педагогічної тощо).

Сутність аналітичного огляду як вторинного документа полягає не лише у зведеній характеристиці певного питання (теми, проблеми) та в узагальненні відомостей, вміщених в першоджерелах за певний період часу. Адже кожен вторинний документ завжди є певною мірою узагальненою інформацією з першоджерел. Специфіка огляду — в одержанні вивідного знання з питання чи проблеми, що розглядається в ньому. Під таким вивідним знанням розуміється знання, одержане з раніше встановлених і перевірених істин, без звернення в даному конкретному випадку до досвіду, до практики, а лише в процесі застосування законів і правил логіки до існуючих думок. Процес одержання такого вивідного знання викликаний потребою створення інформаційної моделі, що відображає досягнутий рівень розробки даної проблеми.

1. Характеристика основних вимог та етапів підготовки аналітичних документів

Виникнення і формування оглядово-аналітичної діяльності пов’язане, зокрема, з підвищенням ролі ситуативної інформації у прийнятті управлінських рішень.

Зокрема, інформаційний аналіз передбачає перетворення документа, чи певної сукупності документів з метою вилучення найбільш сутнісних ревалентних меті аналізу відомостей (компонентів тексту) — слів, фраз, фрагментів, синтез — узагальнення, об’єднання цих відомостей зі своєю оцінкою та інтерпретацією з метою одержання концептографічного документа.

У процесі підготовки вторинних документів застосовуються операції згортання та розгортання інформації з першоджерел. Зокрема, при написанні анотацій чи рефератів переважно проводиться згортання інформації. Підготовка оглядово-аналітичних документів передбачає, перш за все, розгортання інформації, що пояснюється збільшенням ролі ситуативної інформації у прийнятті управлінського рішення. Така ситуативна інформація створюється в процесі інформаційно-логічного та концептографічного аналізу певної сукупності відомостей і передбачає як згортання, так і розгортання інформації. Процес підготовки оглядово-аналітичних документів спеціалісти розглядають як різновид наукової діяльності, що відповідає пояснювальному (концептуальному) етапу розвитку тієї чи іншої галузі знання. Створення нового знання, хоча й ситуативного, є атрибутом наукової діяльності, але оскільки формування ситуативного знання в сфері науки і техніки ніколи не є самоціллю, а спрямоване на прийняття управлінського рішення, воно є різновидом інформаційної діяльності. Сутність концептографічних документів полягає у доведенні до спеціалістів інтерпретованої (розгорнутої) інформації, яка в явному вигляді не є присутньою в проаналізованих первинних документах  [1, c. 212-213].

Важливою є і ще одна особливість оглядово-аналітичних документів. Вона полягає в тому, що при створенні анотованої або реферативної інформації більшість операцій може бути формалізована, що полегшує їх автоматизовану підготовку, найважливіші операції з підготовки оглядово-концептографічних документів майже не підлягають формалізації і є безпосередньою ланкою роботи творчих працівників — інформаційних аналітиків.

Від інших вторинних документів оглядово-аналітичні видання відрізняють такі специфічні риси:

—         узагальнююча характеристика документальних джерел з метою одержання вивідного знання;

—         вони є засобом інформаційного управління, що розглядається як провідна функція оглядового документа;

—         аналіз, оцінка та узагальнення не документальної інформації як такої, а стану проблеми та шляхів її розв’язання чи тенденцій розвитку;

—         всебічне, цілісне та зв’язне розкриття предмета огляду. Уся сукупність оглядово-аналітичних документів поділяється на

два види: оглядові та аналітичні, які розрізняються між собою предметом інформаційного аналізу. Зокрема, зміст первинних документів є предметом аналізу огляду, тоді як предметом аналітичного огляду є стан теоретичної розробки проблем науки, економіки, виробництва, управління тощо. Спільними для всіх оглядово-аналітичних документів є такі основні вимоги:

—         відповідність теми огляду інформаційним потребам користувачів;

—         знання інформаційним аналітиком теми і предмета огляду;

—         повнота та комплексна характеристика предмета, який висвітлюється;

—         змістовність характеристик джерел інформації;

—         наявність посилань на джерела, з яких вилучено певні факти.

Аналітичний огляд спрямований не лише на те, щоб орієнтувати спеціалістів в інформаційному потоці з певної проблеми чи напрямку діяльності, але й дати оцінку стану проблеми, виявити існуючі тенденції в її розвитку. Мета такого огляду — інтерпретована орієнтація користувачів (замовників) в інформаційному потоці. Саме тому він є результатом не лише фактографічного аналізу викладених в них положень — фактів і концепцій, тобто результатом як інформаційного згортання, так і розгортання інформації [3, c. 142-143].

При цьому слід пам’ятати, що оцінка завжди здійснюється з певною метою. Саме тому кожний аналітичний огляд спрямований на виконання певної функції, що впливає на такі його підвиди:

1)       огляд-обгрунтування, в якому подається оцінка стану проблеми з обґрунтуванням необхідності її розв’язання, а також з набором і характеристикою альтернативних шляхів і методів її вирішення. Такі огляди часто виступають частиною науково-технічних та техніко-економічних обґрунтувань, доповідей керівництву та інших обгрунтовуючих документів, на основі яких приймаються рішення щодо відкриття тем науково-дослідних або дослідно-конструкторських робіт. Саме огляди-обґрунтування є основною формою інформаційного забезпечення розробок, які застосовують існуючі в установах (фірмах) підрозділи аналізу і узагальнення; досить часто такі огляди видаються органами НТІ у вигляді окремих брошур;

2)       підсумовуючий огляд, в якому подається оцінка стану питання з характеристикою досягнутого рівня, а також невирішених проблем. Такі огляди ніби підводять підсумок певного етапу (періоду) розвитку науково-технічного об’єкта (проблеми) та окреслюють галузь можливих напрямків робіт. Підсумовуючі огляди є основною формою публікацій у спеціальних оглядових журналах типу «Успіхи….наук».

3)       прогностичний огляд, в якому подається оцінка стану і визначаються перспективні шляхи розвитку проблеми. В таких оглядах подається аргументована оцінка існуючої ситуації, темпів і прогнозів розвитку певної галузі (напрямку діяльності). Часто прогностичні огляди є частиною прогнозу, в який входить також перелік заходів, необхідних для досягнення означеної мети. Прогностичні огляди зорієнтовані перш за все на органи планування різних відомств або фірм. Разом з тим, вони мають велику цінність і для керівників тем та напрямків у науково-дослідних організаціях.

Така видова класифікація аналітичних оглядів не виключає того, що огляд одного цільового призначення буде вміщувати в собі елементи другого призначення.

Можуть бути і такі аналітичні огляди, які спрямовані на вирішення інших завдань, наприклад, науково-популярні огляди. Науковці зазначають, що в майбутньому скоріш за все найбільш поширеними будуть міжпроблемні, міжгалузеві огляди, що пояснюється значною інтеграцією наук [5, c. 76].

2. Основи методики підготовки інформаційно-аналітичних документів

Процес створення (виведення) оглядової інформації є досить різноманітним і залежить, перш за все, від конкретного завдання інформаційного управління. Типологічну різноманітність оглядової інформації науковці зводять до трьох різновидів: 1) універсальна оглядова інформація є результатом узагальнення і висновків на рівні суспільної діяльності в цілому; 2) спеціальна оглядова інформація як результат узагальнення і висновків у процесі переробки відповідної інформації з окремих сфер суспільної діяльності і т. п.; 3) галузева оглядова інформація як результат узагальнення і висновків у процесі переробки соціальної інформації з певної галузі суспільної діяльності. Відповідно до завдань інформаційного управління, ці документи можуть бути сигнальними (описовими), аналітичними (оціночними) або узагальнюючими (вирішальними).

Основна мета оглядового документа — представлення вивідного знання в процесі мисленого сходження від конкретного до абстрактного, або навпаки, від абстрактного до конкретного. Специфікою методу оглядовості є спрямованість на створення такої інформаційної моделі в уявленні користувача інформації, яка б передбачала кінцевий результат його діяльності, реалізувала б мету, програмуючи її досягнення і можливість використання нового знання.

Традиційними стали три абстрактно-логічні моделі, які побудовані на трьох основних методах оглядовості: сигнальна, фактографічна і концептуальна.

Сигнальна оглядовість здійснюється на основі зведеного бібліографічного запису, зведеного індикативного реферату, які виступають в якості вихідної інформаційної моделі для проблеми, що вирішується. Висновки (вивідне знання) в даному разі може бути представлено трьома різновидами: сигнально-описовими (статистичними), сигнально-критичними і сигнально-рекомендаційними.

Фактографічна оглядовість здійснюється на основі оціночного (аналітичного) зведеного реферату. Відповідно і висновки будуть мати фактичний характер. Фактографічні висновки можуть бути представлені трьома різновидами: сигнально-фактографічними, критико-фактографічними та рекомендаційно-фактографічними.

Концептуальна оглядовість здійснюється на основі рекомендаційного зведеного реферату. Рекомендаційний характер цієї моделі сприяє поданню оптимальних за своєю інформативністю висновків. Ці висновки подають певну концепцію, програму і показують можливості її втілення в конкретну сферу суспільної діяльності. Вивідне знання одержане за результатами сходження від конкретного (реально існуючої множини документальної інформації або зведеного реферату) до абстрактного бачення її розвитку і рекомендацій щодо подолання проблемної ситуації. Концептуальна оглядовість можлива лише за умови попередньої фактографічної оглядовості, інформаційний результат якої (фактографічні висновки) виступає предметом нового сходження від абстрактного до конкретного. Саме так одержуються висновки концептуального, програмного характеру, на основі яких можна приймати необхідні рішення з метою інформаційного управління.

Виділяються три різновиди концептуальної оглядовості: концептуально-описова, концептуально-аналітична та концептуально-теоретична [1, c. 224-225].

Творчий процес над оглядом є суто індивідуальним і багато в чому залежить від рівня кваліфікації інформаційного аналітика, від розуміння ним теми та від наявності первинних документів.

Перший етап роботи над оглядом починається з його обґрунтування і розробки тематичного плану (структури). При цьому важливим є чітке усвідомлення укладачем — кому і для вирішення яких завдань створюється даний вторинний документ, адже інформаційна характеристика проблеми повинна бути всебічною і повною.

Розробка тематичного плану починається з обґрунтування теми, її новизни, актуальності і аспектів висвітлення; показу науково-практичної значимості її розробки для користувачів (замовників); характеристики ступеня її інформаційного відображення та обумовлення послідовності розкриття.

Закінчується перший етап побудовою схеми групування огляду, його попередньою структурою. В процесі подальшої роботи з документами ця попередня структура може певним чином змінюватись, що пояснюється змістовим розкриттям теми, характером інформації та логікою висвітлення теми.

Другий етап роботи над оглядом спрямований на проведення інформаційного пошуку за джерелами вторинної та первинної інформації. Основна мета даного етапу — відібрати літературу з теми з максимальною повнотою. Досягнення означеної мети передбачає чітке визначення кола вторинних і первинних документів. Зокрема, вторинні джерела інформації можуть бути представлені каталогами певних бібліотек, електронними базами даних, а також переліком реферативних журналів з визначеним хронологічним періодом. Проводити інформаційний пошук та відбір інформації за вторинними джерелами доцільно у зворотно-хронологічній послідовності, що забезпечить першочергове виявлення нових матеріалів.

Такий самий підхід має бути застосований і до аналізу первинних документів з метою виявлення потрібних публікацій. Коло первинних документів має включати найважливіші наукові і науково-практичні журнали, монографії та інші документи, відповідно до теми огляду, робота з якими проводиться de visu і завершується складанням бібліографічного опису відібраних матеріалів.

Результатом другого етапу роботи буде сформована джерельна база з теми майбутнього огляду, згрупована відповідно до раніше визначеної схеми групування.

Третій — аналітичний етап роботи над оглядом складається з двох підетапів: 1) формування картотеки ревалентних документів на основі переглянутих вторинних і первинних джерел; 2) аналіз літературних джерел de visu.

Перший підетап завершується відредагованим бібліографічним описом ревалентних документів. Наприклад, при роботі з документом de visu укладач огляду переконується в тому, що ревалентним темі і аспекту її висвітлення буде не весь документ, а лише певна його частина. В такому разі бібліографічний опис має бути складеним саме на цю частину документа та визначається належністю документа до певного розділу.

Якщо огляд аналітичний, то на цьому етапі проводиться конспектування ревалентних джерел [2, c. 72-73].

Існує два способи фіксування даних аналізу документа — ручний та машинний. Ручна методика передбачає створення окремого конспекту змісту першоджерела на кожний документ. При машинній обробці першоджерел потрібний матеріал сканують на дискету, тобто переводять їх в електронну форму для подальшої обробки.

Результатом роботи на третьому етапі буде: 1) бібліографічний список літератури, використаної при аналізі першоджерел, розташованої в алфавітному порядку і попередньо пронумерованої. Інколи укладачі огляду застосовують систематичне групування літературних джерел — за окремими розділами і підрозділами огляду; 2) конспект першоджерел (в рукописній, друкованій або електронній формі), згрупований відповідно до розділів і підрозділів. Багато з цих матеріалів будуть мати позначки, зауваження тощо, зроблені інформаційним аналітиком ще на стадії пошуку та відбору матеріалів. При цьому, при роботі над різними видами оглядів вищеназвані законспектовані матеріали будуть мати свої особливості. Так, при роботі над бібліографічним оглядом конспект носитиме анотаційно-реферативний характер, при реферативному огляді — реферативно-фактографічний, при аналітичному — також реферативно-фактографічний, але з оціночно-порівняльними зауваженнями [6, 184-185].

Четвертий етап — синтетичний, передбачає написання тексту і оформлення огляду. Результативність даного етапу залежить від трьох факторів — якості та обсягу відібраного матеріалу, аналітичних здібностей укладача та його літературного досвіду. Створюючи текст для огляду, укладач увесь час повинен пам’ятати про його функціональне призначення, яке буде втілене у цьому тексті. На даному етапі відбувається тлумачення фактів та їх оцінка з метою отримання вивідного знання. Побудова гіпотези на підставі тлумачення фактів сприяє якнайкращому усвідомленню проблеми, що розглядається на базі проведення аналізу причинно-наслідкових зв’язків відповідних явищ і процесів, а також підготовки необхідної основи для прогнозу розвитку досліджуваного об’єкта. Робляться висновки, які виступають засобом перевірки (підтвердження) сформованої гіпотези.

Таблиця 1. Загальна схема підготовки аналітичних документів

Наймену­вання стадії	Найменування етапу	Мета роботи	Найменуван­ня продукту роботи
1. Підго­товча	1.1. Розробка завдання   на   складання аналітичного документу	Визначення формальних і семантичних меж обробки документів	Завдання
	1.2. Укладання  спи­ску літератури	Виявлення і відбір документтів з теми огляду	Список літе­ратури
	1.3. Формування ча­стотного словника	Визначення складу предмет­ного поля огляду	Частотний словник
	1.4. Побудова рубри­катора	Встановлення структурних взаємозв’язків між елемента­ми предметного поля огляду	Рубрикатор
	1.5. Розробка  плану огляду	Формування структури огляду	План
2. Основ­на	2.1. Підготовка текс­ту огляду	Виділення, систематизація; критична оцінка концептографічної та фактографічної інформації	Пов’язаний текст огляду
	2.2. Редагування тексту огляду	Виправлення логічних, сти­лістичних, орфографічних та синтаксичних помилок	Відредагова­ний текст огляду
3. Заклю­чна	3.1. Підготовка   до­відкового апарата до огляду	Створення допоміжних по­кажчиків, що забезпечують підвищення інформативності огляду	Допоміжні покажчики
	3.2. Оформлення огляду	Приведення тексту огляду у відповідність до встановленої форми	Огляд, оформлений у відповідності до встановле­ної форми

 

При цьому інформаційний аналітик повинен не тільки чітко уявляти проблему, яку розглядає, а й вміти викласти свої думки в ясній, зрозумілій для користувача формі. Зокрема, обов’язково треба вказати ступінь достовірності кожного твердження, адже зміст огляду має однозначно сприйматися всіма користувачами. Доречно наголосити на тому, що побудова робочої гіпотези відбувається вже на етапі збору необхідної інформації. Саме з того часу вона виконує функції орієнтиру у всій організації інтелектуального процесу, аж поки максимально повний аналіз об’єкта дослідження не надасть можливість побудувати нову, досконалішу гіпотезу. Сам процес творчого мислення, як зазначають науковці, можна представити як послідовність стадій, що змістовно відрізняються одна від одної: накопичення відомостей (фактів) та знань; осмислення накопиченого матеріалу; побудова ментальних конструкцій та формування висновків; перевірка висновків.

У процесі роботи над темою (проблемою) настає момент, коли автор огляду з певної кількості можливих рішень обирає найкращі і вибудовує певні висновки чи певну гіпотезу. Заключна частина огляду містить підсумкове, вивідне знання стосовно предмета огляду. Це синтез окремих висновків, що є в основній частині по окремих документах. Тут можуть бути рекомендації щодо розв’язання проблеми, її прогноз. Ця частина має оригінальний характер і відображає висновки, підготовлені інформаційним аналітиком [1, c. 229-230].

Висновки

Аналітичний огляд, як документальний спосіб інформаційного управління, втілює в собі попередні рівні інформаційної діяльності, а саме сигнально-бібліографічну та реферативно-фактографічну. Але визначальним в ньому є не синтез і узагальнення інформації, а інформаційне програмування. Тому вищеназвані результати аналітико-синтетичної переробки документальної інформації відображаються в огляді як необхідна попередня робота.

Аналітичні документи (дають огляд кількох первинних документів) за ознакою глибини аналізу змісту першоджерел поділяють на бібліографічні, реферативні й аналітичні огляди, об’єднуючи в одну групу інформаційних оглядів. Є класифікації, за якими огляди поділяють на огляд літератури (першоджерел) як джерело бібліографічної інформації та огляд стану розробки проблеми (теми, питання). Виділяють також орієнтаційні (бібліографічні) і пізнавальні огляди, критичні, аналітичні, аналітичні довідки, довідники, рейтинги, інформаційні звіти про діяльність, тематичні підбірки, дайджести, прес-релізи, досьє і т. ін. Тобто нині немає єдиної класифікації аналітичних документів.

Отже, при підготовці оглядів слід дотримуватися таких основних положень:

— в огляді мають відображатися всі погляди на питання, що аналізуються, незалежно від власної концепції автора;

— особливу увагу слід приділяти аналізу нової інформації, нових даних, нових проблем і шляхам вирішення їх;

— недопустимим є використання застарілих відомостей, або тих, що викликають сумніви;

— суперечливі відомості, що містяться в первинних документах, мають виділятися і спеціально обговорюватися;

— усі порівняльні характеристики мають зіставлятися за допомогою табличної чи графічної форми надання даних.

Список використаної літератури

1. Власова Г. Аналітико-синтетична переробка інформації: Навч. посіб. / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. — К. : ДАКККіМ, 2006. — 292 с.
2. Горбаченко Т. Аналітико-синтетична переробка документної інформації: навч. посіб. для дистанц. навчання / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — 2-ге вид., перероб. і доп. — К. : Ун-т «Україна», 2008. — 311с.
3. Горовий В., Нечай М. СІАЗ: обслуговування владних структур / Горовий В., Нечай М. // www.niss. gov.ua/Table/Ostrog/003.htm
4. Горовий В.М. Служба інформаційно-аналітичного забезпечення органів державної влади Національної бібліотеки України імені В.І. Вернадського (1992-2006): етапи становлення / Горовий В.М. // www.archives.gov.ua/Publicat/AU/AU-1-6-2006/05.pdf
5. Карпенко О. Аналітико-синтетична переробка документної інформації: бібліографічний опис: навч. посіб. / Національний аерокосмічний ун-т ім. М.Є.Жуковського «Харківський авіаційний ін-т». — Х. : ХАІ, 2009. — 71с.
6. Сорока М.Б. Національна система реферування української наукової літератури / НАН України, Нац. б-ка України імені В.І. Вернадського. — К.: НБУВ, 2002. — 209 с.
7. Соснін О.В. Інформаційна політика України: проблеми розбудови / О.В. Соснін // Стратегічна панорама. — 2005. — № 3. -С. 186-192.
8. Сурмін Ю. Аналітична діяльність: Посібник для аналітика неприбуткової організації. — К. : Центр інновацій та розвитку, 2002. — 96с.