Визитная карточка является важным традиционным атрибутом деловых отношений и играет важную роль в жизни делового человека. Познакомимся с её историей, выполняемыми ею функциями, видами, правилами оформления и вручения.

Согласно первым упоминаниям в истории, визитки появились в Древнем Китае, между вторым и третьим веком до нашей эры. Китайские чиновники специальным указом обязывались иметь карточки на красной бумаге с написанными на них именем и занимаемой должностью. Эти визитки могут и сейчас служить образцом сдержанности и эстетичности: никаких лишних и неуместных деталей, кроме имени, фамилии и должности.

Первое официально-историческое упоминание о визитке в европейской культуре относится ко временам правления короля Людовика XIV. Появившись во Франции, визитка стала необходимостью, знаковым атрибутом для представителей высших слоёв населения того времени, став для них обязательным аксессуаром. Имея вид игральной карточки с именем визитёра (откуда и пошло название визитки — от фр. «visite» — визит), визитка презентовала своего обладателя с лучших его сторон.

Первая напечатанная визитка была найдена в Германии и датируется 1786 годом. Визитки становились необходимостью с целым перечнем правил этикета по их обращению. Впоследствии визитки стали атрибутом дам и господ среднего класса и отсутствовали у простых сословий.

В XVI — XVII веках гравированные (т.е. печатные с особых металлических форм не в одном экземпляре) уже имели горожане Флоренции и Венеции. Именно там в то время была отлично развита полиграфия. Изготовление визиток приобрело очертания особого вида искусства, занимались которым одни из лучших мастеров того времени.

В дореволюционной России визитные карточки были весьма распространены. Прежде всего, они были своеобразным свидетельством визита. Так, например, извещая о своем возвращении, принося благодарность и т. д., необходимо было являться с визитом лично, а в случае отсутствия хозяев оставлялась визитная карточка. Практичны и удобны были визитные карточки, имеющие на 4-х углах начальные буквы обозначений различных случаев, которые могли быть причиной посещения. Например, «п» — означало поздравление, «о» — отъезд (и, следовательно, прощальный визит), «ж» — желание осведомиться о состоянии здоровья, «в» — возвращение из длительной поездки. Загибался угол, где находилась буква, означающая цель визита и визитка передавалась слуге, чтобы тот отнес её хозяину, дав ему сразу понять, зачем пришел гость.

В странах с развитой рыночной экономикой (как Запада, так и Востока) визитные карточки играют важную роль в современном деловом этикете и в большинстве случаев заменяют любой документ, в т. ч. удостоверение личности. Это — обязательный атрибут делового человека.

Функции современных визитных карточек:

• представление деловых партнеров;
• подтверждение заинтересованности в последующих деловых контактах;
• информирование о фирме, направлениях ее деятельности;
• осуществление деловых контактов между партнерами (например, при сопровождении подарка, цветов и т.п.).
• функция письменного послания.

Визитные карточки используются как для официального, так и для неофициального общения. Существующие визитные карточки условно подразделяют на следующие виды:

• стандартная визитная карточка сотрудника фирмы;
• представительская визитная карточка;
• визитная карточка фирмы;
• семейная визитная карточка;
• др..

В стандартной визитной карточке сотрудника указываются фамилия, имя и отчество, должность сотрудника, его полномочия, служебный телефон (может быть, не один), название фирмы, ее почтовый адрес, телефон секретариата, факс, электронная почта, сайт фирмы. Иногда для некоторых видов должностей, например, для страхового агента, адвоката и т.п., указывается и домашний телефон. Номер домашнего телефона на стандартной деловой карточке могут указывать и представители творческих профессий, работающие большую часть времени в домашнем кабинете.

Визитная карточка сразу же дает представление о её владельце и его фирме (организации) — через ее адрес. Местоположение фирмы — в центре или на окраине города — говорит о благосостоянии, о прочности или непрочности ее положения; об этом свидетельствует также наличие собственного здания или аренда служебного помещения.

Номера внутренней связи на визитной карточке тоже «работают» на солидную репутацию фирмы, поскольку косвенным образом указывают на многочисленность персонала, т.е. масштаб фирмы.

В последнее десятилетие стандартные требования к виду и содержанию визитной карточки значительно расширились, например, некоторые фирмы заказывают своим сотрудникам (разумеется, если это продиктовано должностной необходимостью) визитные карточки непривычного вида с фотографией или в виде небольшой книжечки, где подробно указывается, чем занимается то или иное подразделение фирмы, как с ним связаться, как проехать, где находится место для парковки автомашин и т.п.

Второй тип визитной карточки — представительская карточка, где указываются только фамилию, имя, отчество, иногда — профессию, почетные и ученые звания, но не проставляют реквизиты, подчеркивающие официальный статус. Такими карточками могут обмениваться только в том случае, если требуется закрепить первое знакомство, а в сведениях о фирме, должности и занятиях владельца карточки потребность еще не возникла.

Третий тип — визитная карточка фирмы. Она также появилась сравнительно недавно и существует приблизительно одно-два десятилетия. В ней указывается полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, направление деятельности фирмы, в ней могут размещаться адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитные карточки фирм используются во время презентаций, на выставках-ярмарках. Цели использования таких карточек — в основном рекламные.

Четвертый тип — семейная визитная карточка. На ней указываются имя или фамилия главы семьи (без указания должности в какой-либо фирме), имя и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон. Это может показаться странным с первого взгляда, но семейная визитная карточка используется и в деловой жизни, например, при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или на отдыхе за счет фирмы, а также в том случае, когда фирма направляет своих сотрудников с семьями для работы в зарубежном филиале.

Следует отметить, что служебные визитные карточки женщин не отличаются от визитных карточек мужчин. Однако, если визитная карточка женщины содержит только ее имя, фамилию и телефон (иногда в карточке может быть и фотография), следует отнестись к ее владелице с особой осторожностью, так как это может быть представительница древнейшей профессии. Хотя в последнее время фирмы, пользующиеся услугами «леди-эскорт», иногда позволяют им указывать на своей визитной карточке название фирмы либо сама фирма «Эскорт» печатает на карточке все полагающиеся атрибуты, с той лишь разницей, что название отдела, в котором работает предполагаемая сотрудница, обычно в карточке не указывается, что и служит мягкой подсказкой о роде занятий владелицы карточки.

Оформление визитных карточек.

Визитная карточка — одна из составляющих имиджа фирмы, выражение и индивидуального, и корпоративного стиля, поэтому при ее оформлении целесообразно воспользоваться услугами профессионального дизайнера.

Для современной визитной карточки требуется плотная бумага высокого качества, размером приблизительно 5×8 см. Она должна быть белого или иного светлого цвета, но не яркого и не темного. Печать, как правило, односторонняя, но возможно располагать с другой стороны визитной карточки текст на английском языке или на языке страны пребывания бизнесмена.

Размер и стиль шрифта визитных карточек строго не регламентируются. Текст должен быть предельно простым, не вычурным, легко читаемым и не золотого, серебряного или еще какого-либо броского оттенка, а черного (или иного темного спокойного) цвета, без цветных или золотых напылений, объемных изображений и тому подобных «украшательских» элементов. Если помещаются логотипы фирмы, то они не должны отвлекать внимание от текста визитки.

Располагать текст на визитной карточке принято вдоль длинной стороны. При оформлении деловых карточек сложились определенные стандарты. Так, имя руководящего сотрудника фирмы печатается в центре карточки, должность — более мелким шрифтом под именем. Название, адрес фирмы помещаются в левом нижнем углу. Номер телефона, электронная почта — в нижнем правом. На деловой карточке сотрудника, который не занимает руководящей должности, в центре печатается название и адрес фирмы, в нижнем левом углу его имя, отчество, фамилия. Внизу справа — номера телефона, электронная почта.

Чем проще карточка, тем больше в ней достоинства и элегантности. К сожалению, визитные карточки российских бизнесменов часто грешат именно такими дизайнерскими излишествами.

Правила вручения и формы использования.

Деловому человеку рекомендуется всегда иметь при себе не менее десяти своих визитных карточек. Наличие визитной карточки у сотрудников фирмы помогает общению с партнерами в соответствии с общепринятыми международными нормами делового этикета.

При деловом знакомстве обмен визитными карточками обязателен. Если кем-либо из участников встречи не вручена карточка, это быть может расценено как неуважение, нежелание продолжать контакты — ни деловые, ни личные, а также как пренебрежение.

Визитная карточка вручается таким образом, чтобы текст ее был сразу прочитан. При этом владельцу визитной карточки следует вслух произнести свою фамилию, чтобы облегчить партнер ее запоминание. Визитная карточка представляет собой «портрет» конкретной личности, так что обращаться с нею надлежит очень аккуратно. Получивший карточку должен, держа ее в руке, прочитать ее содержание, поблагодарить и убрать в кейс, папку или во внутренний карман (но не в наружный) пиджака. Вручается и принимается визитная карточка обычно правой рукой, при этом оба партнера обмениваются легкими поклонами. В странах Азии, в частности в Японии карточку вручают обеими руками. Принимают визитные карточки правой рукой или обеими руками.

Процедура обмена визитными карточками, в том случае, если деловая встреча достаточно многочисленная и потенциальные партнеры визуально не знают друг друга, может осложниться. Поэтому имеет смысл постараться узнать заранее, кто из участников встречи относится к более высокому рангу. Дело в том, что первым вручает свою визитную карточку младший по должности, если должности равны — младший по возрасту.

При посещении фирмы уместно вручить свою визитную карточку секретарю в приемной, если с лицом, которому Вы наносите деловой визит, ранее знакомы не были. В этом случае, секретарь, представляя Вас, наверняка не перепутает имя и правильно произнесет фамилию.

Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают свои визитные карточки представители принимающей фирмы, т.е. «хозяева».

Во время деловых переговоров можно положить визитные карточки перед собой в том порядке, в котором сидят деловые партнеры.

Нельзя использовать чужие визитные карточки для записи во время переговоров, мять, складывать их, просто вертеть в руках. Это будет воспринято как знак неуважения к хозяину карточки и, следовательно, ко всем остальным.

При выполнении функции письменного послания в настоящее время в левом верхнем или нижнем углу визитной карточки проставляются установившиеся в международном протоколе обозначения (начальные буквы соответствующих французских слов), указывающие на повод, по которому посылается карточка, а именно:

P.f. — (pour féliciter — «чтобы поздравить») для поздравления с праздником (p.f.N.A. — pour féliciter a Nouvelle Annee — поздравление по случаю Нового года);

P.r. — (pour remercier — «чтобы поблагодарить») для выражения благодарности;

p.f.c. — выражение удовлетворения знакомством; р.с. — (pour condoléance «чтобы выразить сочувствие») для выражения соболезнования;

р.р.р.— выражение соболезнования с готовностью помочь;

р.р. — (pour présenter «чтобы представить») для заочного представления третьего лица (вместе со своей карточкой посылают и карточку представляемого);

р.р.с.— (pour prendre condе» чтобы проститься») при прощании вместо личного визита (например, в случае длительного отпуска или окончательного отъезда из страны пребывания). Здравый смысл подсказывает, что ответ в этом случае не дается.

На визитные карточки с буквами р.г., р.р.с. принято не отвечать. В ответ на визитные карточки с буквами р.с., рХ, р.р.р. посылают свою визитку с буквами р.г., т. е. благодарят. На визитку с сокращениями р.р. ответ дается в адрес представляемого лица визитной карточкой без подписи. Это означает, что представление принято и можно налаживать личные контакты.

Перечисленные выше французские выражения приняты во всем мире и употребляются независимо от того, на каком языке говорят жители страны. Однако уместно заметить, что английский язык, претендующий на роль планетарного, пытается если не заменить непреложные французские выражения, то хотя бы их дублировать. Однако, полностью заменить французские слова английскими, т.е. нарушить вековые традиции этикета, хотя бы светского, никто не решается. Укажем еще, что отвечать на посланные с какой-либо целью визитные карточки по телефону не принято, ответ дается также визитной карточкой.

Визитная карточка иногда используется в качестве приглашения на неофициальный прием (завтрак, ланч, коктейль и др.). В этом случае вверху пишут фамилию, имя и отчество приглашенного, а внизу — место, число и время проведения приема.

В случае необходимости использовать визитную карточку для передачи информации, а свободном поле карточки пишется текст (естественно, краткий) от третьего лица. Например: Иванов Сергей Викторович благодарит за поздравление.

С визитной карточкой посылают цветы, подарки и т. п. Если визитная карточка прилагается к подарку, ее вкладывают в коробку с подарком или в букет цветов. Если цветы посылаются по случаю похорон, никакой приписки на карточке делать не следует.

И еще одна рекомендация: деловым людям, часто имеющим контакты с иностранными партнерами, целесообразно иметь визитные карточки, написанные на разных языках; однако одна сторона визитки должна всегда быть заполнена текстом па род ном языке. Но предпочтительней отдельные комплекты с односторонними текстами на русском и иностранном языках. Использование визитки на родном языке делового партнера — проявление уважения к нему. При этом важно, чтобы текст карточки подготовил профессиональный переводчик, поскольку название должностей, отделов, подразделений часто не имеют прямых аналогов. Удобство односторонней визитки проявляется и в том, что на ее оборотной стороне можно делать необходимые дополнения, пометки.

В заключение уместно будет напомнить, что визитная карточка в деловой сфере служит для передачи информации, является подтверждением солидности и хорошей репутации фирмы и ее сотрудника.