Зміст

Вступ

1. Які основні облікові документи ведуть державні архіви?

2. Які допоміжні облікові документи ведуть державні архіви?

3. Документи для централізованого державного обліку документів НАФ

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Архів контролює ведення основних облікових документів архівними підрозділами юридичних осіб та фізичними особами — власниками приватних архівних зібрань.

Юридичні особи та власники приватних архівних зібрань у встановленому Держкомархівом України порядку подають документи для централізованого державного обліку до архіву, де їх документи пройшли державну реєстрацію.

Архів щорічно проводить паспортизацію архівних підрозділів юридичних осіб. Паспорт архівного підрозділу відбиває його стан на 01.01 кожного року. Паспортизація передбачає:

— розсилку бланків паспортів у 2-х примірниках;

— проведення семінарів, консультацій з працівниками архівних підрозділів щодо порядку заповнення паспортів;

— надання практичної допомоги, у тому числі на договірних засадах, щодо заповнення паспортів;

— вибіркове перевіряння на місцях правильності заповнення паспортів;

— проведення нарад з працівниками архівних підрозділів за підсумками паспортизації;

— підготовку методичних посібників з ведення паспортів архівних підрозділів.

Тема:«Вивчення облікових документів державного архіву».

Мета:ознайомитися з обліковими документами державного архіву.

1. Які основні облікові документи ведуть державні архіви?

Архів відповідно до своїх повноважень здійснює індивідуальний і сумарний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах державних і комунальних музеїв, бібліотек, юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівних зібраннях, що розташовані у зоні комплектування архіву.

Державний архів в Автономній Республіці Крим, державні архіви областей, міст Києва і Севастополя, крім того, узагальнюють і аналізують облікові показники, подані архівними відділами районних державних адміністрацій і архівними відділами міських рад, у зведених формах паспорта державної архівної установи та звіту про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.

Архів веде поодиничний і сумарний облік документів, що зберігаються в архівних підрозділах, за такими обліковими документами:

— паспортом архівного підрозділу юридичної особи;

— схваленими описами справ постійного зберігання;

— погодженими описами справ з особового складу;

— схваленими анотованими переліками унікальних документів;

— схваленими переліками особливо цінних документів;

На підставі паспортів та інших облікових документів архів вносить відомості до річного звіту про стан і обсяг документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях.

Архів веде поодиничний і сумарний облік страхового фонду унікальних і особливо цінних документів за описами страхового фонду.

Облік документів, що зберігаються в архівних підрозділах, ведеться в архіві підрозділом, що здійснює комплектування архіву.

Облік роботи з джерелами формування НАФ.

На кожну юридичну особу — джерело формування НАФ та на кожне приватне архівне зібрання, де зберігаються документи НАФ, в архіві укладається картка обліку роботи і ведеться наглядова справа.

До наглядової справи вносяться документи, що характеризують стан роботи архівних підрозділів, служб діловодства, ЕК: копії наказів з питань архівної справи і діловодства, положень про архівний підрозділ, службу діловодства та ЕК, зведена номенклатура справ, інструкція з діловодства, угоди, матеріали перевірянь, листування з профільних питань тощо.

До наглядової справи приватного архівного зібрання вносяться документи, що характеризують стан роботи з власником приватного архівного зібрання та стан архівних документів: листування з власником, угоди, матеріали обстежень, заяви, акти тощо.

На кожну юридичну особу, в діяльності якої не створюються документи НАФ, в архіві укладається і ведеться картка обліку роботи.

Обліковий документ архіву — це документ встановленої форми, що фіксує обсяг, склад, стан і рух архівних документів в одиницях обліку, призначений для контролю за збереженістю документів та закріплення їх організації.

Система облікових документів — це комплекс взаємопов'язаних облікових документів та облікових баз даних, що створюються на єдиній методичній основі.

Система основних облікових документів архіву є складовою частиною системи державного обліку документів НАФ.

Облік документів у архіві забезпечується веденням основних і допоміжних облікових документів.

Перелік основних облікових документів визначений цими Правилами і є обов'язковим для архіву. До основних облікових документів прирівнюються облікові документи, що складаються для централізованого обліку документів НАФ.

Необхідність ведення допоміжних облікових документів визначається кожним архівом самостійно з урахуванням особливостей складу і змісту документів, що зберігаються в ньому, і регламентується Інструкцією з обліку документів в архіві.

Основні облікові документи, їх цільове призначення — книга обліку надходжень документів на постійне зберігання — для реєстрації кожного надходження архівних документів до архіву, а також сумарного обліку кількості і складу документів, що надійшли на зберігання за певний хронологічний період;

— список фондів — для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів, надання їм номерів у порядку надходження, а також кількості архівних фондів;

— анотований перелік унікальних документів — для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять унікальні документи;

— перелік особливо цінних документів — для поодиничного та сумарного обліку фондів, описів і справ, що містять особливо цінні документи;

— аркуш фонду — для обліку кількості і складу описів в межах архівного фонду та їх нумерації, обліку кількості, складу і стану документів, змін в цілому по фонду, по кожному опису і по кожному тому опису, фіксації змін назви фонду;

— аркуш обліку аудіовізуальних документів — для обліку кількості аудіовізуальних документів певного виду їх змін по кожному опису в цілому, обліку й нумерації описів аудіовізуальних документів;

— архівний опис — для поодиничного та сумарного обліку справ, закріплення порядку їх систематизації та обліку змін в їх складі й обсязі;

— реєстр описів — для обліку архівних описів у архіві в цілому;

— інвентарна книга обліку документів, що мають у зовнішньому оформленні або в додатку до них матеріальні цінності;

— для поодиничного та сумарного обліку кількості, складу й стану таких справ;

— книга обліку надходжень страхового фонду та фонду користування — для реєстрації кожного надходження страхового фонду та фонду користування документами.

— опис страхового фонду — для поодиничного та сумарного обліку одиниць зберігання страхового фонду копій особливо цінних та унікальних документів;

На кожний архівний фонд започатковується справа фонду (за нефондової організації документів — справа юридичної особи — утворювача документів) — комплекс документів з історії фондоутворювача й фонду.

Для обліку кількості аркушів у справі складається аркуш — засвідчувач справи. Для обліку документів у справі з унікальними, особливо цінними та різновидовими документами складається внутрішній опис документів справи.

2. Які допоміжні облікові документи ведуть державні архіви?

До допоміжних облікових документів належать:

— книга обліку приймання документів на депоноване зберігання;

— паспорт архівосховища — для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їх стану в архівосховищі на 01.01 поточного року;

— книга обліку видавання документів з архівосховища;

— книга обліку видавання документів у тимчасове користування;

— книга і картотека обліку вибуття документів;

— покажчик до аркушів фондів;

— книга обліку справ з особового складу;

— книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів — для обліку руху відповідних документальних комплексів та підбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;

— книга (картотека) обліку документів з конфіденційною інформацією;

— книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу;

— інші документи, визначені Інструкцією з обліку документів в архіві.

Записи до облікових документів вносяться працівниками, що відповідають за облік.

Облік документів, прийнятих на постійне зберігання на правах державної власності, та облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, ведеться окремо. Облік документів, прийнятих на депоноване зберігання, здійснюється у відповідних допоміжних документах.

Облік документів, що належать до організаційних груп "дорадянського періоду" та "радянського періоду", ведеться окремо.

Підставою для внесення даних до основних й допоміжних облікових документів є акти та інші документи оперативного характеру, в яких фіксуються зміни в обсязі, складі та стані архівних фондів і окремих справ. Акти складаються у відповідних структурних підрозділах архіву і передаються до підрозділу обліку у порядку, визначеному Інструкцією з обліку документів в архіві. Форма актів встановлюється цими Правилами:

— акт приймання-передавання документів на постійне зберігання;

— акт приймання-передавання документів на депоноване зберігання;

— акт видавання документів у тимчасове користування;

— акт про вилучення для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

— акт повернення документів (в т. ч. непрофільних, дублетних) власнику;

— акт приймання-передавання документів до іншого архіву;

— акт приймання-передавання страхових копій;

— акт про поділ справ після реставрації;

— акт про технічні помилки в облікових документах;

— акт про невиправні пошкодження документів;

— акт про виявлення документів, що не стосуються даного фонду, архіву;

— акт про виявлення необлікованих документів;

— акт про створення об'єднаного архівного фонду;

— акт про вилучення документів з архівної колекції в окремий архівний фонд;

— акт про вилучення документів з об'єднаного архівного фонду в окремий архівний фонд;

— акт перевіряння наявності й стану документів;

— акт про невиявлення документів, причини відсутності яких документально підтверджено;

— акт про невиявлення документів, шляхи розшуку яких вичерпано;

— акт про завершення розшуку документів;

— акт описування документів, перероблення архівних описів;

— акт про розсекречування документів;

— акт приймання-передавання документів із секретного на загальне зберігання.

Акти складаються за результатами робіт з документами й фіксують підсумки цих робіт. Датою акту вважається дата затвердження його керівництвом архіву.

Усі надходження до архіву на постійне зберігання (у тому числі друковані видання, аудіовізуальні документи, музейні предмети тощо), а також виявлені необліковані документи (після проведення експертизи цінності або уточнення їх фондової належності), реєструються у книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання. Фонд, який уперше надійшов до архіву, вноситься до списку фондів, на нього укладається аркуш фонду, картка фонду, картки покажчика до аркуша фонду і започатковується справа фонду. У разі нефондової організації аудіовізуальні документи обліковуються в аркушах обліку.

До книги обліку надходжень документів на постійне зберігання записуються послідовно усі первинні та повторні надходження документів кожного фонду. Підставою для внесення записів є акти приймання або акти про виявлення необлікованих документів, що укладаються окремо на документи кожного фонду. Реєстраційним номером акта приймання є порядковий номер запису у книзі обліку надходжень. У межах поточного року кожне надходження отримує один порядковий номер, незалежно від складу і виду документів.

Під час реєстрації надходження у відповідних графах книги зазначаються такі відомості: дата запису; назва, номер і дата акта-підстави; назва фонду; крайні дати (роки) документів, їх кількість (обсяг) з розбивкою за видами облікових одиниць, короткий зміст і характеристика їх стану; найменування особи власника чи уповноваженої ним особи, яка передала документи на зберігання, та її адреса; прізвище працівника архіву, який здійснив приймання; номер фонду.

У графі "Короткий зміст та характеристика стану документів" подається анотація прийнятих документів: ступінь упорядкування (надійшли за описом чи в неопрацьованому стані), номер опису та його тому, склад документів за видами (управлінська документація, з особового складу, особового походження тощо).

Документи особового походження анотуються детальніше (творчий доробок, листування, біографічні матеріали тощо) з переліком найцінніших документів. Для документів зі спеціальними носіями зазначаються відомості про склад супровідної документації.

У графі "Номер фонду" записується номер фонду, до якого документи фондовано.

Друковані видання, музейні предмети, аудіовізуальні документи, що надходять до архіву в складі архівних фондів, реєструються також у відповідних допоміжних облікових документах (спеціальних книгах надходжень за видами документів тощо). В архіві з великим відсотком надходжень таких документів для зазначення їх кількості доцільно уводити відповідні підпункти у графі 7 книги обліку надходжень. В архіві з малим відсотком таких надходжень кількість документів може зазначатися в графі "Примітки".

Фотодокументи з паперовою основою, в тому числі фотоальбоми, що надійшли у складі архівних фондів, реєструються у складі цих фондів як документи з паперовою основою.

У разі нефондової організації попередня реєстрація надходжень аудіовізуальних документів здійснюється у відділі формування НАФ і діловодства. Після прийняття ЕПК рішення щодо віднесення їх до НАФ і приймання на зберігання документи реєструються у підрозділі обліку в книгах обліку надходжень, що ведуться окремо для надходжень кожного виду документів (кіно-, відео-, фото-, фоно). Замість назви фонду записується назва юридичної або найменування фізичної особи, документи якої надійшли на зберігання; замість номера фонду зазначаються облікові номери документів.

Попередній облік документів особового походження здійснюється у відділі формування НАФ і діловодства в книзі реєстрації приймання документів особового походження, до якої відомості вносяться з розписки, що видається архівом власникові переданих документів. Після проведення експертизи цінності та первинної систематизації документів укладається акт приймання.

Після розгляду цього акта ЕПК і прийняття відповідного рішення документи знімаються з попереднього обліку і реєструються у підрозділі обліку в книзі обліку надходжень документів на постійне зберігання.

Щорічно на 1 січня у книзі обліку надходжень підбивається підсумок кількості документів, що надійшли протягом року, з розбивкою за видами облікових одиниць та видами документації.

Книга обліку надходжень прошнуровується, аркуші пронумеровуються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

У списку фондів архівний фонд реєструється тільки один раз під час першого надходження його документів до архіву. Порядковий (за валовою нумерацією) номер запису в списку фондів є обліковим номером фонду і складовою частиною його архівного шифру та архівних шифрів належних до нього документів.

Об'єднаному архівному фонду, утвореному з кількох самостійних фондів (підфондів), надається один з їх номерів з додаванням індексу "о. а. ф.".

Архівні фонди "дорадянського періоду" реєструються в окремому списку фондів без додавання літерних індексів до номерів фондів; архівні фонди інших груп — в окремому списку фондів із додаванням через дефіс літерного Індексу "Р" до номерів фондів "радянського періоду" (Р-1, Р-2). Шифри архівних фондів колишніх партійних архівів мають в архіві літерний індекс "П", що також відокремлюється від облікового номеру фонду дефісом.

Між двома записами у списку фондів залишається вільний рядок.

Не допускається внесення до списку фондів тих фондів, документи яких ще не надходили до архіву і зберігаються в архівних підрозділах джерел комплектування, а також фондів, прийнятих на депоноване зберігання.

Переукладання, перенумерація й передрукування списку фондів допускається як виняток тільки з дозволу Держкомархіву України. Під час передруковування списку фондів до нього вносяться назви, підстави й причини вибуття усіх фондів, номери яких використовувати не можна.

У графі "Назва фонду" записується: для фонду офіційного походження — перенесена з титульного аркуша опису назва фондоутворювача на момент першого надходження його документів до архіву; для фонду особового походження — продубльована з рішення ЕПК назва фонду; для об'єднаного архівного фонду – узагальнена назва фонду.

Усі попередні й наступні назви фондоутворювача – юридичної особи, а також усі назви/найменування утворювачів підфондів об'єднаного архівного фонду зазначаються в аркуші та картці фонду, а також у картковому покажчику до аркуша фонду.

У графі "Категорія фонду" записується категорія фонду, зазначена у рішенні ЕПК.

Якщо фонд виділено з архівної колекції чи іншого фонду або передано з іншого архіву, то в графі "Колишній номер фонду" робиться відповідний запис.

Щорічно на 1 січня у списку фондів укладається підсумковий запис щодо кількості фондів, що надійшли й вибули протягом року (з розбивкою за видами: фонди офіційного і фонди особового походження), та загальної кількості фондів архіву (з розбивкою за видами), з переліком переданих, вибулих, об'єднаних, вільних номерів.

Список фондів до його заповнення підшивається (прошнуровується), оправляється у цупку обкладинку, аркуші нумеруються, укладається засвідчувальний напис і скріплюється печаткою й підписом керівника архіву.

Аркуш фонду укладається на кожний фонд під час першого надходження його документів. У ньому обліковуються усі документи фонду, включаючи неописані, секретні.

У графі "Дата першого надходження фонду" зазначається дата першого надходження документів фонду до архіву відповідно до запису у книзі обліку надходжень; у графі "Дата надсилання картки фонду до вищого архівного органу" — рік надсилання (наступний за роком створення фонду), у графі "Категорія фонду" — надана фонду категорія, у графі "Місцезнаходження фонду" — назва архіву, в якому постійно зберігається фонд.

У графі "Крайні дати кожної назви фонду" зазначається початкова та кінцева дати існування юридичної особи — фондоутворювача під кожною назвою незалежно від наявності у фонді документів за цей період. Для об'єднаного архівного фонду, створеного за об'єктом діяльності чи підпорядкованості, зазначаються дати існування відповідного об'єкту чи керівного органу під кожною назвою, а для об'єднаного архівного фонду, створеного з документів однотипових юридичних осіб або таких, що послідовно замінювали одна одну, — початкова дата існування фондоутворювача, створеного першим, та кінцева дата існування фондоутворювача, ліквідованого останнім. Якщо фондоутворювач продовжує функціонувати, кінцева дата не проставляється.

Для фондів особового походження та архівних колекцій, сформованих колекціонерами, зазначаються дати народження і смерті фондоутворювача; для архівних зібрань — рік створення зібрання.

Дати найраннішого і найпізнішого (за часом створення) документів колекції зазначаються у графі "Крайні дати документів".

У графі "Назва фонду" у хронологічній послідовності подаються усі назви юридичної особи — фондоутворювача з моменту його утворення (реєстрації) із зазначенням безпосереднього підпорядкування (у тому числі власника, засновника) й місцезнаходження незалежно від наявності документів за цей період.

Кожне перейменування фондоутворювача, останнє з яких є назвою фонду, записується з нового рядка. Для об'єднаних архівних фондів спочатку записується узагальнена назва фонду і далі послідовно зазначаються усі назви/найменування утворювачів усіх його підфондів.

Якщо фонд створено з двох або більше самостійних фондів, виділено з архівної колекції або з іншого фонду архіву, то в графі "Колишній номер фонду" зазначаються номери всіх фондів, до яких документи цього фонду було фондовано раніше. Якщо фонд надійшов з іншого архіву, зазначаються назва і місцезнаходження цього архіву та номер, під яким фонд було передано.

В аркуші фонду фіксуються усі реальні надходження описаних і неописаних документів до архіву, а також збільшення кількості облікових одиниць фонду внаслідок проведення в архіві окремих видів робіт (укладання нових або перероблення раніше укладених описів, звіряння облікових документів, перевіряння наявності тощо). Підставою для записів є: акт приймання-передавання документів на постійне зберігання, акт про виявлення необлікованих документів, акт описування документів, перероблення, вдосконалення описів, акти про технічні помилки в облікових документах та уточнення облікових даних.

Усі надходження неописаних документів обліковуються у розділі "Облік неописаних документів" аркуша фонду, починаючи з фіксування дати запису. У графі "Надходження" зазначаються назва, номер і дата акта-підстави та кількість переданих документів; у графі "Наявність (залишок)" — сумарна кількість неописаних документів у фонді в цілому. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях. Після укладання опису, розгляду на ЕПК і затвердження його керівником архіву документи на підставі відповідних актів знімаються з обліку в розділі "Облік неописаних документів" з внесенням відповідного запису у графі "Вибуття", і беруться на облік в розділі "Облік описаних документів" аркуша фонду.

Описи, до яких внесено велику кількість справ, поділяються на окремі томи. До одного тому у фондах офіційного походження вноситься один або декілька річних завершених розділів, у фондах особового походження — один або декілька завершених розділів відповідно до схеми систематизації.

Облікові номери описам (томам) надаються у порядку їх укладання за аркушем фонду.

Усі надходження описаних документів обліковуються у розділі "Облік описаних документів" аркуша фонду. Усі кількісні показники записуються у відповідних облікових одиницях.

3. Документи для централізованого державного обліку документів НАФ

Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві складаються такі документи:

— паспорт архіву;

— відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01._р.;

— картка фонду;

— картка централізованого державного обліку архівної Україніки.

Для централізованого державного обліку унікальних документів і внесення Держкомархівом України відомостей про зазначені документи до розділу "Унікальні документи Національного архівного фонду" Державного реєстру національного культурного надбання архів подає другий примірник анотованого переліку унікальних документів.

Порядок складання документів централізованого державного обліку та їх подання до відповідних архівних установ встановлюється Держкомархівом України.

Висновки

Архів відповідно до своїх повноважень здійснює індивідуальний і сумарний облік документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах державних і комунальних музеїв, бібліотек, юридичних осіб усіх форм власності та в приватних архівних зібраннях, що розташовані у зоні комплектування архіву.

До допоміжних облікових документів належать:

— книга обліку приймання документів на депоноване зберігання;

— паспорт архівосховища — для сумарного обліку фондів, одиниць зберігання та їх стану в архівосховищі на 01.01 поточного року;

— книга обліку видавання документів з архівосховища;

— книга обліку видавання документів у тимчасове користування;

— книга і картотека обліку вибуття документів;

— покажчик до аркушів фондів;

— книга обліку справ з особового складу;

— книга та картотека руху фондів, описів, справ, документів — для обліку руху відповідних документальних комплексів та підбиття підсумків руху в цілому по архіву та пофондово;

— книга (картотека) обліку документів з конфіденційною інформацією;

— книга (картотека) обліку документів з особливими умовами доступу;

— інші документи, визначені Інструкцією з обліку документів в архіві.

Для централізованого державного обліку документів НАФ в архіві складаються такі документи:

— паспорт архіву;

— відомості про зміни у складі та обсязі фондів на 01.01._р.;

— картка фонду;

— картка централізованого державного обліку архівної Україніки.

Список використаних джерел

1. Архівознавство: Елементарний підручник. – 4.1.: Пос. для самоосвіти і для уч. зак. / Автори: Барвінський В., Веретенников В., Герасименко Ф. та ін. – X.: Рад. Школа, 1932. – 22 с.

2. Введенський А.О., Дядиченко В.А., Стрельський В.І. Допоміжні історичні дисципліни: Короткий курс. – К., 1963. – 207 с.

3. Веретенников В. Архівознавство: Лекція І / Всеукраїнський інститут підвищення кваліфікації педагогів. – Харків, Одеса: Вища школа, 1931. – 21 с.

4. Романовський В. Нариси з архівознавства: Історія архівної справи на Україні та принципи порядкування в архівах. – X.: Вид-во ЦАУ УРСР, 1927 . – 170 с.

5. Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высш. шк., 1986. – 239 с.

6. Теория и практика архивного дела в СССР / Под ред. Ф.И.Долгих и К.И.Рудельсон. – 2-е изд., перераб. и доп. Учебн. для вузов. – М.: Высш.шк., 1980. – 343 с.