Вимоги та особливості документації обліку основного складу

ВСТУП

Актуальність теми. Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою. Досить широке використання документації з особового складу та наявність помилок при оформленні документів даного виду визначає актуальність даної теми.

Кадрове діловодство – це діяльність апарату управління, що охоплює процеси документування та організації роботи з документами з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників.

Основні напрями кадрового діловодства:

– облік особового складу установи;

– підготовка звітів та необхідних довідок про рух кадрів;

– облік стану підготовки, перепідготовки і підвищення кваліфікації кадрів та зарахування їх до резерву;

– облік та реєстрація документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням;

– організація документообігу з метою забезпечення чіткого виконання документів та доручень керівництва з питань роботи із кадрами;

– оформлення та ведення особових справ працівників.

Діяльність навчального закладу, досконалість роботи його управлінського апарату, оперативність і якість вирішення різних питань значною мірою залежать від організації роботи з використання та зберігання документів, у тому числі, від їх систематизації та класифікації. Спеціальним інформаційним довідником, що визначає порядок розподілення документів у справи, є номенклатура справ – систематизований перелік назв справ, що створюються у діловодстві закладу.

Тому метою дослідження є аналіз документування особових документів у відділі кадрів.

Виходячи з мети дослідження, ми поставили перед собою наступні завдання:

— розглянути поняття документації з особового складу;

— дослідити призначення документації з особового складу;

— охарактеризувати особливості обліку особового складу;

— проаналізувати умовний поділ документів з обліку кадрів ;

— дослідити особливості ведення штатно-посадової та алфавітної книги;

— розглянути особливості заповнення трудових книжок.

Об’єкт дослідження – це суспільні відносини, що виникають з приводу організації діловодства в Україні.

Предмет дослідження — є засади організації діловодства особових документів у відділі кадрів.

Структура та обсяг дослідження. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел, (44 найменування на 6 сторінках. Повний обсяг роботи становить 42 сторінок, основного тексту — 36 сторінки. Усі розділи об’єднано метою, завданнями та логікою дослідження.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ДОКУМЕНТАЦІЇ ОСОБОВОГО СКЛАДУ

1.1 Поняття документації з особового складу

Документація з особового складу – це та документація, яка утворюється в більшості своїй у результаті роботи з кадрами установ, підприємств і організацій з їхнього підбору, розстановці по посадах, просуванню, підготовці, перепідготовці, вихованню.

Сам термін «кадри» в перекладі з французької означає багато людей, що мають специфічну спільність професії, характеру діяльності, роботи в тій чи іншій системі або в тій чи іншій галузі.

Документація з особового складу відображає діяльність установ, організацій і підприємств з питань прийому, переміщення, звільнення, обліку працівників, учнів, видачі їм заробітної плати, виплати стипендій, нагородження, атестації, підвищення їх кваліфікації. Ця документація виникає, які тільки людина з’являється на світ і супроводжує її все життя, утворюючись з різних причин, характеризуючи правові, трудові, службові та інші взаємовідносини окремих осіб з державними, суспільними, кооперативними установами, організаціями і підприємствами.

Службові документи з особового складу є підставою для видачі громадянам документів, що посвідчують їх особу, свідчать про їх посаду, які слугують часом підставою для отримання різних пільг, пенсій і т. п.

Звідси не складно зробити висновок про те, що ведення документації, її облік і порядок зберігання повинні бути поставлені зразково [14, c. 54].

Очевидно, найбільш характерною рисою цієї документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Сукупність документів, у яких зафіксовано етапи трудової діяльності співробітників, називають документацією із особового складу.

Документація із особового складу – найважливіша документація. Вона потребує особливої ретельності й акуратності під час оформлення, ведення і забезпечення зберігання протягом тривалого періоду.

У процесі роботи з документами із особового складу необхідно враховувати, що персональні дані (відомості про факти, події та обставини трудової діяльності й особистого життя) громадян (Закон України «Про інформацію») належать до категорії конфіденційної інформації.

Особова картка – це затверджена форма облікового документа, яку заповнює спеціаліст служби персоналу на підставі опитування особи, яку приймають на роботу (постійну, тимчасову або сезонну), і документів: паспорта, трудової книжки, диплома, посвідчення, прав на керування транспортними засобами тощо.

Облікову особову картку ведуть на всіх працівників, яких приймають на постійну або сезонну роботу. Всі записи в картці виконують на підставі документів, які надає працівник.

Особові картки працівників школи комплектують за прізвищами в алфавітному порядку. Із особових карток створюють картотеку особового складу всіх працівників школи.

Після звільнення працівника його особову картку зберігають у навчальному закладі протягом двох років, а потім передають до архіву для зберігання протягом 75 років.

Особова справа (досьє) – це відбір різних документів, які характеризують біографічні, ділові й особисті якості працівника. Вона необхідна для вивчення, відбору й використання персоналу в навчальному закладі. Кожній особовій справі надають порядковий номер, який відповідає номеру в штатно-посадовій книзі [34, c. 27].

Особову справу працівника комплектують із таких документів: опис документів; особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту; заява про приймання на роботу; копії документів про призначення на посаду; атестаційні листи; копії наказів про заохочення і покарання; витяги з розпорядчих документів про призначення, переведення, звільнення.

Особовий листок або картка з обліку кадрів є одним із основних документів у особовій справі. Він відображає автобіографічні дані про працівника, його трудову діяльність, сімейний стан, наявність урядових нагород, перебування за кордоном тощо. Правильність заповнення особового листка обліку кадрів обов’язково звіряє інспектор з персоналу із оригіналами (або копіями) документів працівника: паспортом, трудовою книжкою, дипломом (посвідченням), військовим квитком тощо.

Трудова книжка є основним документом, який підтверджує загальний, безперервний і спеціальний стаж роботи. Законом заборонено мати одній особі кілька трудових книжок.

Трудову книжку заводять на працівника, якого вперше приймають на роботу. Її заповнюють у присутності прийнятого на роботу не пізніше тижневого строку після підписання наказу про зарахування на роботу. Записи до трудової книжки здійснюють на підставі паспорта й документів про освіту й професію. На титульній сторінці трудової книжки вказують прізвище, ім’я і по батькові повністю, без скорочень, дату народження (вказують число, місяць і рік). Дані про освіту (середня, середня спеціальна, вища) і спеціальність чи професію вказують на підставі атестатів, дипломів, сертифікатів, а також довідок, якщо освіта незакінчена вища.

На титульній сторінці обов’язково ставлять підпис особи, відповідальної за видання трудових книжок, і печатку організації, де книжку вперше було заповнено. Запис на наступних сторінках трудової книжки починають із запису назви організації.

До інших облікових документів щодо особового складу належить штатно-посадова книга, що є основним робочим документом служби персоналу, який свідчить про стан укомплектованості школи і її підрозділів працівниками всіх категорій, персоналу.

Книга визначає якісний склад працівників на певний час (рік, квартал, місяць). Для цього потрібно порівняти штатний розклад (потребу) зі штатно-посадовою книгою (фактична укомплектованість) [11, c. 24].

Штатно-посадова книга дає можливість оперативно дати відповідь щодо укомплектованості якісним і кількісним складом персоналу школи.

Контракт – це правовий документ, який засвідчує певну домовленість між партнерами (організацією чи установою і працівником) про засади спільної виробничої і творчої діяльності. Трудовий контракт (договір) – документ, який фіксує погодження сторін про установлені трудові правовідносини й регулює їх. Сторонами трудового контракту є організація (роботодавець) і працівник (контрактант).

Контракт слід укладати в письмовій формі. Письмова форма контракту підвищує гарантії сторін щодо реалізації досягнутих домовленостей із найважливіших умов праці.

Резюме – документ, який містить короткі відомості про щось або біографічного плану. Резюме містить назву виду документа, дату, прізвище, ім’я, по батькові, посаду й поштову адресу претендента, телефон, текст, підпис.

Автобіографія документ, у якому особа, яка складає його, надає опис свого життя та діяльності. Автобіографія типової форми не має і складається довільно. Пишуть її, як правило, від руки на аркуші чистого паперу або на спеціальному бланку під час вступу на роботу й в деяких інших випадках. Форма викладу – розповідна (від першої особи). Всі відомості подають у хронологічному порядку (від дати народження до дати написання документа).

Характеристика – офіційний документ, у якому сформульовано громадську думку про працівника як члена колективу й висловлено її в офіційній формі за підписами представника адміністрації та колективу. Якщо працівник просить надати йому характеристику, адміністрація зобов’язана це зробити.

У кожній правильно складеній характеристиці можна виділити логічно пов’язані між собою складові частини.

Перша частина – це анкетні дані, які поміщають за назвою документа, де вказано прізвище, ім’я і по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту (ці відомості розміщують справа стовпчиком).

Друга частина – дані про трудову діяльність (спеціальність, тривалість роботи на певному підприємстві, службове переміщення, посада на дату складання документа).

Третя частина – власне сама характеристика, тобто оцінювання моральних і ділових якостей: ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті, поведінка в побуті, ставлення до товаришів по роботі.

Четверта, заключна, частина – висновок, у якому вказано призначення характеристики [8, c. 39].

Доручення – документ про надання права конкретній особі на певні дії від імені підприємства чи окремого громадянина. Доручення поділяють на офіційні й особисті. Офіційні можуть видавати на одержання грошових і товарно-матеріальних цінностей, здійснення господарських посередницьких, транспортних операцій тощо. Особисті складають особи, які передають власні права іншим особам. Це може бути право на одержання заробітної плати, поштового переказу й інших операцій.

Бухгалтерський облік здійснюється і ведеться відповідно до нормативних документів Мінфіну України й Міносвіти і науки України.

Після використання усіх сторінок алфавітної книжки на ту чи іншу літеру продовження записів здійснюється у новій книзі в порядку наступних номерів. Виправлення у книзі підтверджуються підписом директора закладу й скріплюються печаткою.

Термін зберігання алфавітної книги – 50 років.

1.2 Призначення документації з особового складу

Документація з особового складу використовується насамперед з довідковою метою. Тисячі громадян, практично усі працівники не раз і не два звертаються за необхідними довідками, характеристиками. Особливо зростає цінність і значимість документації з особового складу в період виходу робітників і службовців на пенсію.

До цієї групи документів належать: особовий листок з обліку кадрів, особова справа, резюме, заява, автобіографія, характеристика, контракт з найму працівників, скарга, пропозиція, накази щодо особового складу, трудова книжка.

Стаття 43 Конституції України Кожен має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується.

Держава створює умови для повного здійснення громадянами права на працю, гарантує рівні можливості у виборі професії та роду трудової діяльності, реалізовує програми професійно-технічного навчання, підготовки і перепідготовки кадрів відповідно до суспільних потреб [15, c. 62].

Використання примусової праці забороняється. Не вважається примусовою працею військова або альтернативна (невійськова) служба, а також робота чи служба, яка виконується особою за вироком чи іншим рішенням суду або відповідно до законів про воєнний і про надзвичайний стан.

Кожен має право на належні, безпечні і здорові умови праці, на заробітну плату, не нижчу від визначеної законом.

Використання праці жінок і неповнолітніх на небезпечних для їхнього здоров’я роботах забороняється.

Громадянам гарантується захист від незаконного звільнення.

Право на своєчасне одержання винагороди за працю захищається законом.

Під час влаштування на роботу особа оформляє власноручно деякі з цих документів.

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д.

До складу документів по особовому складу належать:

заяви;
накази по особовому складу;
характеристики;
автобіографії;
резюме;
анкети;
доручення;
розписки;
особові справи;
трудові книжки [18, c. 37].

На підприємствах, де обсяг документообігу перевищує 10 тисяч документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, не може бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар-референт, котрий повинен володіти значенням стосовно роботи з документами по особовому складу й надавати допомогу відповідним службам у підготуванні, складанні, оформленні цих документів. Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів має звірити всі відомості внесені в анкету й автобіографію з оригіналами документів. За приймання на роботу відповідальний працівник відділу кадрів, або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинні звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою, якщо така існує).

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія, секретаря), адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома чи іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

Документацію по особовому складу ведуть із моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) й виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах керування і в умовах застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів рекомендовано для використання на всіх рівнях управління [23, c. 53].

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних із прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпусток (анкета, додатки до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів [31, c. 43].

РОЗДІЛ 2. ВИМОГИ ТА ОСОБЛИВОСТІ ДОКУМЕНТАЦІЇ ОБЛІКУ ОСНОВНОГО СКЛАДУ

2.1 Особливості обліку особового складу

Прийняти своєчасне і правильне рішення з питань кадрів керівник може лише в тому випадку, коли йому буде відомий стан кадрів.

Правильна організація обліку кадрів є необхідною передумовою для успішного проведення всієї аналітичної та оперативної роботи по кадрах.

Обліку підлягають працівники всіх категорій, незалежно від характеру виконуваних ними робіт і посади, що займається. Облік кадрів ведеться на усіх підприємствах, в об’єднаннях, в організаціях і установах, котрі здійснюють самостійний прийом і звільнення робітників.

Облік особового складу робітників на підприємствах народного господарства покладено на відділи кадрів (працівників з кадрів).

Відділ кадрів (працівників з кадрів) здійснює: оформлення й облік прийому на роботу, звільнень і переведень; облік кадрів; облік відпусток; облік заохочень і дисциплінарних стягнень; оформлення і облік трудових книжок; облік резерву кадрів на висування; облік роботи з підвищення кваліфікації; складання звітів по кадрах.

Облік повинен бути повсякденним і таким, що забезпечує достовірні відомості:

про чисельність робітників, які працюють по всіх категоріях;
про склад робітників за категоріями, професіями, кваліфікації, освіті, стажу роботи, статі, віку, національністю та іншим ознакам;
про зміну чисельності і складу робітників в цілому по підприємству і по цехах, ділянках, відділах, службах та про причини цих змін;
про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки і перепідготовки кадрів всіх категорій;
про кількісний і якісний склад та рух молодих спеціалістів.

Можливість отримання перелічених та інших відомостей про кадри забезпечується веденням кадрової служби відповідних документів обліку.

Первинними документами з урахування чисельності усіх категорій робітників та їх руху є накази (розпорядження) про прийом, переведення і звільнення працівників, на підставі яких оформлюються та ведуться усі інші документи обліку кадрів [16, c. 114-115].

2.2 Умовний поділ документів з обліку кадрів

Основні документи обліку кадрів можна умовно поділити на документи лише персонального та документи персонального і загального обліку робітників.

До документів персонального обліку належать:

особова справа робітника;
особова картка за формою Т-2;
облікова картка спеціаліста і наукового працівника;
трудова книжка.

До основних документів персонального і загального обліку належать:

накази (розпорядження) по кадрах;
книга штатно-посадового обліку;
книга обліку молодих спеціалістів.

До інших документів обліку кадрів належать:

книга обліку руху трудових книжок;
книга реєстрації наказів по кадрах;
журнал обліку оформлення пенсійних справ;
алфавітні книги різного призначення [6].

2.3 Накази по особовому складу

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

Наказ по особливому складу – це документ, що видається керівником установи на правах єдиноначальності і в межах його компетенції та регламентує прийняття громадян на роботу, їх переміщення, звільнення, надання відпусток, накладання стягнень та заохочень.

На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу. На підприємствах із невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу формату А4. перевагу віддають варіантові повздовжнього розташування реквізитів.

Накази по особовому складу оформлюють з кутовим та повздовжнім розміщенням реквізитів на папері А4, або на спеціальних бланках.

Текст наказів як правило не містить вступної частини.

Формулювання заголовку до тексту має відповідати змісту наказу і може бути таким:

«Про прийняття на роботу»;
«Про переведення на іншу роботу»;
«Про звільнення»;
«Про надання відпустки»;
«Про заохочення»;
«Про порушення»;
«Про накладання дисциплінарного стягнення».

Розпорядчу частину поділяють на пункти. Кожен пункт починають дієсловом: «Призначити», «Перевести», «Надати», «Оголосити подяку», «Звільнити», «Оголосити догану». Після цих слів ставлять двокрапку.

В наступному рядку, з абзацу оформляють текст розпорядчої частини. Прізвище друкують великими літерами, ім’я по батькові – звичайними. Далі зазначають посаду, структурний підрозділ та зміст дії стосовно особи, про яку йде мова. В наказах про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий склад і дату зачислення на посаду. В наказі про призначення на посаду вказують назву цієї посади, посадовий оклад та дату зачислення на посаду. В наказі про надання відпустки зазначають вид відпустки, кількість наданих робочих днів і дати початку й закінчення відпустки. В наказі про звільнення вказують статтю Кодексу Законів про Працю України, на підставі якої звільнено працівника [27, c. 61-62].

У наказах по особовому складу в кінці кожного пункту має зазначатися підстава для його складання.

Реквізити наказу по особовому складу:

10 – назва виду документу (Н А К А З);

11 – індекс;

14 – місце складання чи видання;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль (у разі потреби);

23 – підпис;

24 – гриф погодження (у разі потреби);

25 – візи (у разі потреби);

28 – позначка про виконавця.

На підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про прийняття на роботу. Цю форму заповнюють у відділі кадрів.

Зафіксований начальником відділу кадрів або особою, яка відповідає за прийняття на роботу, проект наказу (розпорядження), в разі потреби може слугувати, наприклад, направленням на переговори й перепусткою в структурний підрозділ для ознайомлення з умовами роботи.

Керівник структурного підрозділу робить висновки про можливість зачислення: на звороті проекту наказу (розпорядження) він зазначає, на яку посаду може бути прийнята особа, за яким розрядом чи з яким окладом, тривалість випробного терміну.

Згода працівника з умовами праці, результати переговорів, у разі потреби – медичний висновок, позначки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежної безпеки та інші фіксуються на звороті форми.

Проект наказу про зачислення на роботу працівника, якому встановлюється оклад, візують відповідні служби підприємства, тим самим підтверджуючи вакантну посаду й оклад згідно зі штатним розкладом.

Підписаний керівником підприємства, (організації, установи) наказ доводиться до відома працівника під розписку [33, c. 56-57].

На підприємствах із великим обсягом документообігу, оформляючи переведення працівника з одного структурного підрозділу в інший, відповідальний працівник відділу кадрів заповнює (у двох примірниках) уніфіковану форму наказу про переведення на іншу роботу. Один примірник форми залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Наказ візують керівники структурних підрозділів попереднього та нового місць роботи й підписує керівник підприємства (організації, установи).

На підставі наказу про переведення на іншу роботу відповідальний працівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці, трудовій книжці та інших документах. На звороті наказу роблять позначки про нездані матеріально-майнові та інші цінності, що числяться за працівником на попередньому місці роботи.

Оформляючи щорічну та інші види відпусток (не для груп), які надаються працівникам згідно з чинними законодавчими актами й положеннями, колективними договорами, контрактами й графіками відпусток, на великих підприємствах застосовують уніфіковану форму наказу про надання відпустки. Цю форму заповнюють у двох примірниках, один з яких залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Заповнену належним чином форму підписують керівник структурного підрозділу та керівник підприємства.

На підставі наказу про надання відпустки відповідальний керівник відділу кадрів робить позначки в особовій картці працівника, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат. Коли надається відпустка без збереження заробітної плати, крім зазначення кількості днів відпустки, роблять позначку «без оплати».

Відпустки для груп працівників доцільно оформляти за списком. Позначку про здачу інструменту, спецодягу та іншого регламенту на період відпустки працівників у списках не роблять.

Відповідальний працівник відділу кадрів на підставі списку про надання відпусток робить в особових картках працівників відповідні позначки, а в бухгалтерії здійснюють розрахунки належних виплат [17, c. 46].

У разі звільнення працівників на підприємствах із великим обсягом документообігу застосовують уніфіковану форму наказу про припинення трудового договору (контракту). Бланк такої форми заповнює відповідальний працівник відділу кадрів у двох примірниках на всіх працівників, за винятком тих, що звільняються вищим органом управління. Один примірник наказу залишається у відділі кадрів, а інший – передається до бухгалтерії. Підписують наказ керівник структурного підрозділу та керівник підприємства (організації, установи).заповнюючи наказ про припинення трудового договору (контракту) у пункті «Довідка про нездані майново-матеріальні та інші цінності» роблять відповідні позначки.

На підставі наказу про припинення трудового договору (контракту) бухгалтерія здійснює розрахунок із працівником.

У разі звільнення працівника з власної ініціативи (за власним бажанням) він оформляє заяву на лицьовому боці наказу про припинення трудового договору (контракту) [17, c. 48].

РОЗДІЛ 3. ВЕДЕННЯ ШТАТНО-ПОСАДОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

3.1. Ведення штатно-посадової та алфавітної книги

Штатно-посадова книга являє собою основний робочий документ відділу кадрів, який відображає склад укомплектованості апарату підприємства, організації та їх підрозділів керівниками, спеціалістами і службовцями. Вказану книгу складають працівники з кадрів на основі штатного розкладу за формою.

Запис робітників в штатно-посадовій книзі ведеться по цехах, відділах та інших встановлених підрозділах.

На випадок зміни штатного розкладу після запису робітників по цехах, відділах та інших підрозділах, необхідно залишати місце для внесення цих змін або продовження записів.

Алфавітна книга ведеться для зручності та оперативного розшуку особової справи (особової картки), а також для отримання довідкової інформації про робітників, як про працюючих, так і про тих, що вибули.

Книга складається на всіх робітників за підрозділами або категоріями персоналу в залежності від структури підприємства, організації і чисельності працюючих. В алфавітну книгу, які в штатно-посадову, запис вноситься одночасно з оформленням наказів про прийом, переведення, звільнення робітників. Алфавітна книга заповнюється за формою. В примітці може бути вказана дата і номер наказу про звільнення робітника [28, c. 65].

3.2 Характеристика та особливості її складання

Характеристика – це особистий документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей особи – працівника. Характеристику видає адміністрація підприємства своєму працівнику. Подаються характеристики також при вступі до навчального закладу, при атестаціях.

Характеристика, оформлена належним чином, вважається офіційним документом. Її видає адміністрація підприємства (організації, установи, закладу освіти) своєму працівникові (учневі, студенту, практиканту). Характеристики подаються при вступі до закладу освіти (на вимогу), оформлені відрядження на роботу за кордон, при атестаціях, представлені до нагороди та в інших випадках.

Оформлюють характеристики на бланках або чистих аркушах паперу формату А4.

В характеристику вносять такі елементи:

назва виду документа (Х А Р А К Т Е Р И С Т И К А);
текст;
підпис;
відбиток гербової печатки чи круглої.

Текст характеристики поділяють на чотири частини:

В першій частині зазначають анкетні дані особи, на яку складається характеристика. Анкетні дані друкують на відстані 2-3 інтервали нижче від слова «ХАРАКТЕРИСТИКА», через 1-1,5 інт. від 4 п.т. на 3-4 пробіли. Спочатку великими літерами зазначають прізвище, ім’я, по батькові в родовому відмінку, далі звичайним шрифтом посаду, рік народження, освіту.

В другій сатині наводять відомості про трудову діяльність особи: спеціальність, посаду, з якого часу працює на даному підприємстві, відомості про переміщення по службі, рівень професійної майстерності і т.п. Для учнів (студентів) зазначають: з якого періоду навчаються, за якою спеціальністю, відомості про переведення на інший факультет, ставлення до навчання тощо.

В третій частині дають оцінку ділових і моральних якостей особи – її ставлення до роботи, підвищення професійного рівня, участь у громадському житті колективу, стосунки з іншими працівниками. Наводять відомості про урядові нагороди, заохочення (стягнення) тощо.

В четвертій (заключній) частині роблять висновки, а також зазначають, куди подаватиметься характеристика. Якщо характеристика складається на працівника, котрий звільнився, або на випускника навчального закладу, то текст викладається в минулому часі, а якщо студент навчається – то в теперішньому.

Нижче підпису, на відстані 2-3 інтервалів, від нульового положення табулятора проставляють дату підписання характеристики.

Завірену характеристику видають працівникові (учневі, студентові) на руки або надсилають до установи (організації, підприємства), що її запитувала [37, c. 79-81].

3.3 Особливості заповнення трудових книжок

Трудова книжка – це документ установленого зразка, в якому записано відомості про стаж роботи, нагороди, заохочення кожного працівника. Таким чином, це документ, що підтверджує трудову діяльність особи.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій (на ділі підприємств) у всіх форм власності, які попрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем їхньої освітньої роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Влаштовуючись на роботу, особа зобов’язана подавати трудову книжку, оформлену в установленому порядку.

Особи, які вперше стають до роботи й не мають трудової книжки, повинні пред’явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовців, звільнені зі Збройних Сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до чинного законодавства країни (далі Збройні Сили України та інші війська), та військовослужбовці, звільнені зі Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних Сил держав – учасниць СНД, пред’являють військовий квиток. Звільнені з місць відбування покарання за кримінальний злочин зобов’язані пред’явити довідку про звільнення [19, c. 142-143].

Трудові книжки і вкладки до них заповнюються у відповідальних розділах українською та російською мовами.

Якщо особа розпочинає свій трудовий шлях і ще не має трудової книжки, то власник або вповноважений ним орган має оформити (виписати) її не пізніше, ніж у тижневий термін від дня прийняття працівника на роботу.

У трудову книжку вносять такі відомості:

про працівника – його прізвище, ім’я та по батькові, дата народження;
про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
про нагородження державними нагородами та відзнаками України, про заохочення за успіхи в роботі та інші відповідно до чинного законодавства України;
про відкриття, на які видано дипломи, використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та грошові винагороди у зв’язку з цим.

Стягнення у трудовій книжці не зазначаються.

Записи в разі звільнення працівника або переведення його на іншу роботу мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства й містить посилання на відповідну статтю, пункт закону.

Всі записи про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або вповноваженим ним органом після видання наказу (розпорядження), але не пізніше, ніж у тижневий термін (у разі звільнення – в день звільнення), й мають точно відповідати текстові наказу (розпорядження).

Дати пишуться арабськими цифрами (число й місяць – двозначними), наприклад: 05.01.2002 року.

Записи виконують акуратно, кульковою ручкою або чорнилом чорного, синього чи фіолетового кольорів і звіряються печаткою.

З кожним записом, що вноситься у трудову книжку на підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу, переведення чи звільнення, власник або вповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці, в якій має бути такий самий запис, що й у трудовій книжці (вкладці) [38, c. 80-81].

В разі потреби власник або вповноважений ним орган може видати працівникові на його прохання завірений витяг із трудової книжки.

Якщо підприємство, на якому зроблено неправильний або неточний запис, то виправлення вноситься правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає – то вищою організацією, якій підпорядковувалось ліквідоване підприємство, а в разі її відсутності – облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді Міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення та інші мають точно відповідати оригіналові наказу (розпорядження).

У разі витрати наказу (розпорядження) або невідповідності його фактичного виконуваній роботи виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Свідчення осіб не можуть бути підставою для виправлення внесених раніше записів.

У розділах «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження», «Відомості про заохочення» трудової книжки (вкладки) закреслювати рішення внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після закінчення відповідного порядкового номеру запису й дати його внесення в графі 3 пишуть: «Запис за номером… недійсний. Прийнято на посаду…» і в графі 4 повторюють дату й номер наказу (розпорядження) власника або вповноваженого ним орган, запис якого неправильно внесено в трудову книжку.

Так само виправляються недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі їхньої незаконності, встановленої органом з питань розгляду трудових суперечок, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: «Запис за номером… недійсний: поновлений на попередній роботі». У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: «Запис за номером… недійсний: звільнений…» (зазначають правильне формулювання).

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботу або про зміну формулювання причини звільнення [17, c. 54].

Якщо в трудовій книжці є запис про звільнення або переведення на іншу роботу, визначений недійсним, то на прохання працівника видається дублікат трудової книжки, в який не вноситься цей запис.

Відомості про працівника записується на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Прізвище, ім’я та по батькові (повністю, без скорочення або зміни імені та по батькові ініціалами) і дата народження вказується на підставі паспорта або свідоцтва про народження.

Після проставляння дати заповнення трудової книжки її власник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа яка відповідає за видачу трудових книжок. Після цього ставиться відбиток гербової чи круглої, що прирівнюється до гербової, печатки підприємства (або печатки відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

Зміни в записи прізвища, імені, по батькові й дати народження вносить власник або вповноважений ним орган за останнім місцем роботи на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені, по батькові тощо) з посиланням на їхні номери й дати.

Зазначені зміни вносяться на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки. Однією рискою закреслюються, наприклад, колишнє прізвище або ім’я, по батькові, дати народження й записуються нові дані з посиланням на відповідні документи на внутрішньому боці обкладинки й засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства або печаткою відділу кадрів.

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» як заголовок пишеться повна назва підприємства.

Під цим заголовком у графі 1 ставиться порядковий номер запису, що вноситься, у графу 2 зазначається дата прийняття на роботу.

У графі 3 пишуть: «Прийнятий (призначений) до… цеху (відділу, підрозділу, …)» і зазначають його конкретну назву, а також роботу, професію або посаду і присвоєний розряд. Назви робот, професій, посад зазначають відповідно до «Класифікатора професій» [40, c. 104-105].

Якщо працівник виходить на пенсію за віком на пільгових умовах, то запис у трудовій книжці робиться на підставі наказу, виданого за результатами атестації робочих місць, із посиланням на «Списки» виробництв, професій, посад і показників, що дають право на пільгове пенсійне забезпечення». Показники, зазначені в цих списках, обов’язково мають бути підтверджені в «Карті оцінки умов праці робочого місця за результатами атестації» й можуть записуватися в дужках.

Якщо робітникові (працівникові) присвоюється черговий розряд (категорія), то в трудовій книжці робиться запис про це.

Запис відомостей про роботу за сумісництвом, яка оформлена в установленому порядку, вноситься власником або вповноваженим ним органом окремим рядком на бажання працівника.

Переведення працівника на іншу постійну роботу в межах одного підприємства оформляється в такому самому порядку, як і прийняття на роботу [36, c. 254].

Якщо за час роботи працівника змінилася назва підприємства, то про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство» (назва) з (дати) перейменовано на (назва)», а в графі 4 зазначається підстава для перейменування – наказ (розпорядження), його дата й номер.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком (до занесення відомостей про роботу на даному підприємстві) з посиланнями на дати, номери та назви відповідних документів такі записи:

про тривалість служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавством про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зачислення) й дати звільнення зі служби;
про тривалість навчання у професійно-виховних та інших закладах, у навчально курсових-комбінатах (центрах, пунктах тощо);
про тривалість навчання у вищих навчальних закладах (всюди входить і тривалість роботи в студентських таборах, на виробничій практиці, виконання науково-дослідної тематики) та про тривалість перебування в аспірантурі й клінічній ординатурі, крім випадків;
про роботу як членів колгоспу (якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників);
про час догляду за інвалідом 1-ї групи або з дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (п. ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), в тому числі за пристарілим, який досягає 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
про період одержання допомоги у зв’язку з безробіттям – виноситься у трудову книжку центром державної служби зайнятості населення.

У разі відновлення в установленому порядку безперервного стажу для визначення допомоги за державним соціальним страхуванням у графу 3 розділу «Відомості про роботу» за останнім місцем роботи вноситься запис: «Безперервний трудовий стаж відновлено з (дата)», а в графі 4 робиться посилання на постанову президії відповідної ради профспілок або президії ЦК відповідної галузевої профспілки [34, c. 54-55].

У трудових книжках працівників, зайнятих на сезонних роботах у тих галузях народного господарства, де чинним законодавством допускається підсумовування періодів сезонної роботи та збереження безперервного трудового стажу в разі повернення в установлений строк на сезонну роботу після міжсезонної перерви, у графі 3 розділу «Відомості про роботу» записують: «Безперервний стаж роботи зберігання».

Трудові книжки громадян, які працюють за трудовими договорами в іноземних представництвах, в іноземних кореспондентів, співробітників міжнародних організацій та інших прирівняних до них іноземців на території України, зберігаються: в м. Києва — в Генеральній дирекції Київської державної адміністрації про обслуговуванню іноземних представництв, у Республіці Крим та областях – у департаментах зовнішніх зв’язків обласних державних адміністрацій, у м. Севастополі – в міській державній адміністрації.

Ці організації роблять записи в трудових книжках про прийняття на роботу й про звільнення з роботи відповідно до трудових договорів і довідок від наймачів. У разі прийняття на роботу робиться, наприклад, такий запис: «Прийнятий на роботу в систему Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв»; у разі звільнення: «Звільнений з роботи із системи Генеральної дирекції Київської держаної адміністрації по обслуговуванню іноземних представництв» із посилання на відповідні статті КЗпП України.

Запис, зроблений у трудовій книжці іноземними представництвами, іноземними кореспондентами, співробітниками міжнародних організацій та іншими прирівняннями до них іноземцями на території України, вважається недійсним [22, c. 225].

До трудових книжок осіб, які перебували на виправних роботах без позбавлення волі, власник або вповноважений ним орган підприємства за місцем роботи виносить у графу 3 розділу “Відомості про роботу” запис про те, що тривалість роботи в цей період не зараховується до загального і безперервного стажу.

У разі коли рішення суду в установленому законом порядку строк відбування виправних робіт без позбавлення волі включено до загального трудового стажу, в трудових книжках робиться запис про те, що цей час не зараховується в безперервний трудовий стаж.

Зазначені записи вносяться у трудову книжку по закінченні фактичного строку відбування покарання, що встановлюється за довідками органів МВС України.

При звільнені засудженого з роботи в порядку передбаченому чинним законодавством, і влаштуванні його на нове місце роботи відповідні записи вносяться тим підприємством, на яке було прийнято або направлено засудженого.

Підставою для внесення в трудову книжку передбачених цим пунктом записів є наказ (розпорядження) керівника підприємства, виданий згідно з вироком (ухвалою) суду.

У розділі трудової книжки “Відомості про роботу” роблять такі записи: у графу 1 зазначається порядковий номер запису; у графу 2 – дата внесення запису; у графу 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в загальний стаж та безперервний трудовий стаж”. У разі залічення судом часу відбування виправних робіт до загального трудового стажу в графі 3 пишеться: “Час роботи з (дати) по (дата) не зараховується в безперервний трудовий стаж”. У графі 4 зазначається підстава для внесення запису в трудову книжку — наказ (розпорядження) керівника підприємства, дата його видання та номер.

У трудові книжки працівників у розділі “Відомості про нагородження” вносяться відомості про нагородження державними нагородами України та відзнаками України, а в розділі “Відомості про заохочення” — відомості про заохочення за успіхи у праці [42, c. 84].

У трудових книжках не роблять записи про премії, що передбачені системою заробітної плати або виплати яких має регулярний характер.

Порядок внесення відомостей про нагороди й заохочення такий: у графі 3 відповідного розділу трудової книжки пишуться у вигляді заголовка назва підприємства, нижче у графі 1 зазначається порядковий номер запису (нумерація зростає протягом усього періоду діяльності працівника); у графі 2 ставиться дата нагородження або заохочення; у графі 3 записується, ким нагороджений або заохочений працівник, за які досягнення і якою нагородою або заохоченням; у графі 4 зазначається, на підставі чого внесено запис (із посиланням на дату, номер і назву документа).

Запис про причини звільнення у трудовій книжці мають точно відповідати формулюванню чинного законодавства і містити посилання на статтю, пункт закону. Наприклад: “Звільнений у зв’язку з прогулом, п.V ст. 40 КЗпП України.

У разі розірвання трудового договору з ініціативи працівника з причин, за яких законодавство передбачено надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься із зазначенням цих причин. Наприклад: “Звільнений за власним бажанням у зв’язку з зачисленням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України”.

Запис про звільнення працівника робиться за такими правилами: у графі 1 ставиться порядковий номер запису; у графі 2 – дата звільнення; у графі 3 зазначається причина звільнення, наприклад: “Звільнено за скороченням штатів, п 1 ст. 40 КЗпП України”; у графі 4 – підстава – наказ (розпорядження), його дата і номер.

Днем звільнення вважається останній день роботи [31, c. 115-116].

У разі переведення працівника з одного підприємства на інше за погодженням між керівниками підприємств у графі 3 записується посилання на погодження “Звільнено у зв’язку з переведенням на роботу на роботу на (назва підприємства), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі переходу на виборну посаду в графі 3 робиться запис: “Звільнено у зв’язку з обранням на виборну посаду в (назва організації), п. 5 ст. 36 КЗпП України”.

У разі розірванні трудового договору з ініціативи власника або вповноваженого ним органу у зв’язку зі здійсненням заходів щодо вдосконалення організації управління промисловістю та іншими галузями, народного господарства, крім зазначення підстав, передбачених чинним законодавством, робиться посилання на відповідне рішення Уряду України. Наприклад, у графі 3 записується: “Звільнено за скороченням штатів (чисельності) працівників, п. 1 ст. 40 КЗпП України” і далі в дужках зазначають відповідну постанову Кабінету Міністрів України.

У разі призначення пенсії за віком, пенсії за вислугу років у розділі “Відомості про призначення пенсії” трудової книжки органами соціального забезпечення ставиться відбиток штампа “Пенсію призначено”. У трудових книжках раніше встановленого зразка (1938 р.) відбиток зазначеного штампа ставиться на першій сторінці.

Якщо у трудовій книжці заповнено всі сторінки відповідних розділів, то вона доповнюється вкладкою. Вкладка вшивається у трудову книжку, заповнюється й ведеться власником або вповноваженим ним органом за місцем роботи працівника в такому самому порядку, що й трудова книжка [29, c. 235].

Вкладка без трудової книжки недійсна.

Видаючи кожну нову (наступну) вкладку, на першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки згори ставлять відбиток штампа розміром 10х25 мм з надписом “Видано вкладку” й зазначають серію та номер вкладки. Видається вкладка нового зразка незалежно від того, яку трудову книжку має працівник (нового зразка чи раніше встановлених – 1938 і 1974 рр.).

У разі звільнення працівника всі записи про роботу й нагороди, внесені в трудову книжку за час роботи на цьому підприємстві, засвідчуються підписом керівника підприємства або спеціально вповноваженої ним особи та печаткою підприємства чи відділу кадрів.

Якщо працівник працездатного віку протягом останніх двох років перед звільненням підвищував кваліфікацію, то треба це зазначити.

У разі звільнення осіб, які працювали в селянському (фермерському) господарстві за трудовим договором, або припинення членства в селянському (фермерському) господарстві після відповідних записів у трудових книжках, зроблених головою селянського (фермерського) господарства, трудовий стаж, у цьому господарстві підтверджується підписом керівника, заступника, іншої уповноваженої на це особи та засвідчується печаткою місцевого органу державної виконавчої влади.

Трудова книжка заповнюється одночасно українською та російською мовами, й окремо завіряються обидва тексти.

Власник або вповноважений ним орган зобов’язаний видати працівникові його трудову книжку в день звільнення із внесеним у неї записом про звільнення [38, c. 64-65].

У разі затримки видачі трудової книжки з вени власника або вповноваженого ним органу працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається наказ і виноситься запис у трудову книжку працівника. Раніше внесений запис про день звільнення визначається недійсним у встановленому порядку.

Якщо працівник був відсутній на роботі у день звільнення, то власник або вповноважений ним орган у цей день надсилає йому поштове повідомлення про необхідність одержати трудову книжку.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається тільки з письмової згоди працівника.

Отже, у разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або надсилається поштою на їхню вимогу. У трудовій книжці померлого працівника в розділі “Відомості про роботу” зазначають дату запису і в графі 3 записують: “Роботу припинено у зв’язку зі смертю”. Далі заповнюють графу 4, де зазначають дату й номер наказу (розпорядження). Цей запис засвідчується в установленому порядку [6, c. 49].

ВИСНОВКИ

Отже, документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т.д.

Документи з особового складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, а також заохочення, накладання дисциплінарних стягнень і т. д. До таких документів належать:

особові картки;
заяви;
накази по особовому складу;
характеристики;
автобіографії;
анкети;
доручення;
розписки;
особові справи;
трудові книжки.

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання (наприклад, на посаду лікаря, вчителя, водія), адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома чи іншого Документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи. Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

Про діловодство : Закон України : проект (варіант 8 від 28.03.2003) // Офіційний веб-портал Державного комітету архівів України. — Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/- Law-base/Laws/index.php?p-2003-03-28_v.8. — Назва з екрана.
Про Національну програму інформатизації // Відомості Верховної Ради України (ВВР), 1998, N 27-28, ст.181
Проінформацію: Закон України від 2 жовтня 1992 р. // Відомості Верх. Ради України. — 1992. — № 48. — Ст. 650.
Продержавну таємницю: Закон України від 21 січня 1994 р. // Відомості Верх. Ради України. — 1994. — № 16. — Ст. 93.
Закон України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»: Закон України від 13 грудня 2001 р. // Відомості Верх. Ради України. — 2002. — № 11. — Ст. 81.
Проелектронні документи та електронний документообіг: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. — 2003. — № 36. — Ст. 275.
Проелектронний цифровий підпис: Закон України від 22 травня 2003 р. // Відомості Верх. Ради України. — 2003. — № 36. — Ст. 276.
Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» // Офіц. вісн. України. — 1997. — № 43. — Ст. 150.
Постанова Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 «Про затвердження Інструкціїз діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевогосамоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» // Офіц. вісн. України. — 1997. — № 4. — Ст. 202.
ДСТУ 2732:94. Діловодство і архівна справа.Терміниі визначення. — К.: Держстандарт України, 1994. — 33 с.; ДК 010-98. Державний класифікатор управлінської документації. — К.: Держстандарт України, 1999. — 50 с.; ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні положення. — К.: Держстандарт України, 2000. — 7 с.; ДСТУ 3844-99. Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови. — К.: Держстандарт України, 2000. — 8 с.; ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. — К.: Держспоживстандарт України, 2003. — 22 с.
Правила ведення нотаріального діловодства, затверджені наказом Міністерство юстиції України від 3 лютого 1994 р. № 6/5; Інструкція з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 5 липня 1999 р. № 470/7; Інструкція з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 26 листопада 2003 р. № 143/5. — http://zakon.rada.gov.ua/cgi-bin/laws/main.cgi.
Барматова С. П. Політична соціологія : курс лекцій / С. П. Бар- матова — К. : Аналіт. центр вивч. сусп-ва, 2003. — 252 с.
Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — К. : Університет «Україна», 2005. — 418с.
Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
Валевський О. Л. Державна політика в Україні: методологія аналізу, стратегія, механізми впровадження : монографія / О. Л. Валевський — К. : НІСД, 2001. — 242 с.
Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. — 3-тє вид., змінене та доп. — К. : КНТ, 2009. — 304c.
Державна політика: аналіз та механізм її впровадження в Україні : навч. посіб. / за заг. ред. В. А. Ребкала, В. В. Тертички. К. : Вид-во УАДУ, 2000. — 232 с.
Державне управління : словник-довідник / за заг. ред. В. М. Князєва, В. Д. Бакуменка. — К. : Вид-во УАДУ, 2001. — 228 с.
Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.
Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). — 2-ге вид., зм. — К. : КНТ, 2009. — 593с.
Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
Загорецька О. М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині XX — на поч. XXI ст. : автореф. дис. … канд. іст. наук /
Загорецька О. М. Стандартизація в галузі справочинства в Україні: невирішені проблеми // Архіви України. – 2001. – № 1-2. – С. 11-20 (у співавт. з Л. В. Кузнєцовою, С. Г. Кулешовим).
Загорецька О. М. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України / О. М. Заго- рецька // Студії з архівної справи та документознавства. — 1998. — Т. 3. — С. 177—182.
Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 55-58.
Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.
Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.
Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139-141.
Загорецька Олена Михайлівна ; Держ. ком. арх. України, Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — К., 2005. — 16 с.
Карлова В. В. Державна політика у сфері культури: сутність та особливості реалізації в сучасних умовах : дис. … канд. наук з держ. упр. / Карлова Валентина Володимирівна ; Укр. акад. держ. упр. при Президентові України. — К., 2003. — 224 с.
Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
Кучеренко О. О. Державна політика: теоретико-методологічні засади дослідження процесу формування та здійснення : дис. … канд. наук з держ. упр. / Кучеренко Олександр Олександрович ; Укр. акад. держ. упр. при Президентові України. — К., 2001. — 199 с.
Лазор О. Д. Основи державного управління та місцевого самоврядування : навч.-метод. посіб. / О. Д. Лазор, О. Я. Лазор, І. Г. Лазар. — К. : Дакор, 2007. — 312 с.
Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.
Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет «Україна», 2006. — 444с.
Пал Л. А. Аналіз державної політики / Л. А. Пал ; пер. з англ. І. Дзюби. — К. : Основи, 1999. — 422 с.
Палеха Ю. І Організація діловодства в державному апараті українських урядів 1917—1918 років / Ю. І. Палеха // Вісник державної служби України. — 2008. — № 2. — С. 88—93. — Відомості доступні також з Інтернету: http://www.guds.gov.ua/-control/uk/publish/article?art_id=146689.
Палеха Ю. І. Культура діловодства в сучасних установах України: становлення, технологія, організація, керування : дис. . канд. іст. наук / Палеха Юрій Іванович ; Держ. ком. арх. України, Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — К., 2005. — 210 с.
Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.

Освіта та самоосвіта