Зміст

Вступ

Розділ 1. Поняття документа в терміносистемі документології

1.1. Історія виникнення терміна «документ»

1.2. Сутність поняття «документ»

Розділ 2. Загальна характеристика основних видів інформаційних документів терміносистеми

2.1. Основні види інформаційних документів

2.2. Інформаційна складова документа

2.3. Документна інформація

2.4. Співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носіїв документній терміносистемі

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Проблеми формування термінології сучасного документознавства, зокрема управлінського, також безпосередньо пов’язані з поняттями документних потоків та масивів. Документні потоки та масиви – це складні явища і визначити їхню сутність безпосередньо, тобто шляхом практичного обстеження, дуже важко. Найраціональніший шлях вивчення складних явищ – послідовний розділ їх на елементи, встановлення зв'язків між ними та функцій кожного елемента. Таке структурування явищ можливе завдяки застосуванню системного підходу.

На загальнотеоретичному рівні документні потоки та масиви – це складні впорядковані системи, основні компоненти яких посідають означене положення та відіграють певну роль. Поняття «система» – відносне, як і поняття «елемент». Залежно від мети та масштабів розглядання окремий елемент може стати підсистемою або самостійною системою зі своїми елементами та зв'язками, а система, що вивчається, може розглядатися як частина більш великої макросистеми. Наприклад, документ як система – це єдність матеріального носія та інформації, але на іншому рівні системного розгляду документ сам стає елементом більш загальної системи – документного потоку або масиву. Тому при застосуванні системного підходу завжди важливо встановити межі системи, що вивчається, тобто визначити, підсистемою якої більш загальної системи вона є, як взаємодіє з зовнішнім середовищем. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Актуальність.Поняття "документ" є фундаментальним в терміносистемі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.

У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".

Мета: охарактеризувати сутність терміносистеми документології.

Завдання роботи:

— розкрити сутність поняття «документ»;

— характеристика основних видів інформаційних документів;

— визначити інформаційну складову документа та документну інформацію;

— показати співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій" в документній терміносистемі.

Об`єктом дослідження є документна терміносистема.

Предмет дослідження – теоретичні аспекти документології та її терміносистеми.

Розділ 1. Поняття документа в терміносистемі документології

1.1. Історія виникнення терміна «документ»

Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідчення) походить від іменника "docere" — вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось[6, с. 25].

За іншою версією слово "dek" походить від числа "десять" пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь "dek" замінили на "doc" в слові "doceo" — навчаю, навчаю, від якого утворили слова "doctor" — учений, "doctrina" — вчення, "documentum" — те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Ціцероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати "письмовий доказ", "доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів"[6, с. 28]. У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.

У російську мову слово "документ" прийшло у період Петра I, як запозичене їх німецької та польської мов, — у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мала два значення:

a) будь-який папір, складений законним порядком і може бути доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) чи виконання будь-яких обов`язків (умови, договори, боргові зобов`язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідчення.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

1. Документи бібліографічні, т. б. тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі — брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

2. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).

До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» — рукописні книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа[10, с. 38].

3. Документи-замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим — радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення.

Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

У 1980-х — початку 90-х років використовують і саме широке тлумачення, за яким документом вважатимуться будь-який матеріальний об`єкт, що має інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів в промисловості й техніки (годинник, автомобіль, гвинтівка) тощо [13, с. 10]. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання. Як висловлювався А. В. Соколов, що документом стали вважати навіть слона в зоопарку.

Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обгрунтування нового широкого значення терміна "документ", пов`язаного з поняттям "інформація" і "комунікація".

Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття "документ" як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ — це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр.[13, с. 11].

Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», згідно якого документ – це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі».

У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт — носій соціальної інформації.

В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття «документ» С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи – це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [13, с. 11].

Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна «документ» і пропонували використовувати в такій якості поняття «книга». Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття «книга» і «література» з метою уникнення термінологічної путанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін «документ». Дискуссії з приводу співвідношення понять «книга» та «документ» не завершуються і до сих пір.

Отже, за тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям "документ", необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань[13, с. 12].

1.2. Сутність поняття «документ»

Поняття "документ" є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.

У документоведенні застосовується таке визначення документа: "Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порідтощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення[9, с. 11].

Названі в визначеннях ознаки документа припускають:

— наявність інформації, змісту;

— стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;

— функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна "документ" вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося.

Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає, заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як сворений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.

Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань.

В бібліотечній, бібліографічній, книготорговій, інформаційній діяльності працюють з спеціально виготовленими об`єктами, т.б. документами, що виконують одночасно дві функції, які є головними для документа – це зберігання та передача інформації в часі і просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деякі – і в просторі, але для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ виводить з числа документів предмети, які не можуть бути включені в документний фонд і не призначені для широкого розповсюдження в суспільстві.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;

2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забеспечує довготривале використання та зберігання документа;

3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах[9, с. 13].

Основною складовою документа виступає інформація, т.б, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.

2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.

3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації[9, с. 14].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

5. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.

6. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна[9, с. 15].

Інформація може бути недокументною – не закріпленою – і документною – закріпленою на речовому носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка і т.ін.), спеціально створеному для її зберігання та передачі в просторі і часі.

Матеріальний об`єкт, спеціально створений для запису, зберігання і передачі, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливе.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену більшістю у вигляді книг, брошюр, журналів, газет, листків, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусів, пергаментних свитків. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання і використання (читання, перегляд, прослуховування) в соціальних документних комунікаціях. Але спеціальна форма об`єкта також не може служити одиничним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий лист паперу, дискета чи фотоплівка) , така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Матеріальний об`єкт стає документом тільки у випадку єднання речового носія та інформації яка в ньому міститься. Двояка природа документа — одна із основних особливостей його як системи. При відсутності однієї з перечислених ознак немає єдності, а відповідно і документа.

Документ спеціально створюється з метою зберігання і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п[9, с. 17].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам`ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об`єкти, які мають правове значення і т.п.

Розділ 2. Загальна характеристика основних видів інформаційних документівтерміносистеми

2.1. Основні види інформаційних документів

Інформаційні документи є основними видами інформаційної продукції. Інформаційний документ — це один із найпоширеніших засобів подолання труднощів на шляху доведення інформації до споживача в умовах інформатизації суспільства. Вони є результатом наукової (аналітико-синтетичної) обробки документів, здійснюваної з метою ознайомлення вчених, фахівців з новітніми вітчизняними і зарубіжними досягненнями для орієнтування споживачів у документних потоках, основні інформаційні продукти наукових документних масивах, ресурсах і фондах, що функціонують у суспільстві, обсяги яких усе більше зростають. Інформаційні документи зараховують до групи вторинних документів.

Інформаційний документ (ІД) — це документ систематизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаціями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Інформаційні документи містять систематизовані знання про первинні опубліковані й неопубліковані документи у формі описів, анотацій, рефератів на окремі документи або у формі оглядів групи документів певної тематики чи виду (статті, книги, нормативно-технічна документація, звіти про науково-дослідні і дослідно-наукові роботи, депоновані рукописи, дисертації, ресурси Інтернет тощо) [8, с. 139].

Відмінною рисою інформаційного документа є компактність передачі змісту первинного документа. Зокрема, реферат у 40, анотація в 100, а бібліографічний опис у 250 разів компактніші від статті чи іншого документа, на який вони складаються.

Окремі види інформаційних документів мають певні відмінності, специфічні риси. Вони відрізняються за глибиною згортання інформації, за методами її викладу, за тим, є чи немає оціночного підходу до інформації, що обробляється, тощо. Є відмінності в цільовому призначенні інформаційного документа: він призначений лише для орієнтації в документному масиві, для ухвалення управлінських рішень тощо.

У свою чергу, інформаційний документ може бути не лише вихідним, а й похідним для дальшої наукової обробки і створення документів вищого рівня згортання: огляд вторинних документів, покажчик вторинних документів, реферат, анотація, предметна рубрика, ключове слово, індекс УДК і ББК, авторський знак і т. ін. Інформація, отримана внаслідок наступної обробки інформаційного документа, належить до третього, четвертого, п'ятого і т. д. рівнів її згортання. Результатом згортання є метаінформація або метадані, тобто відомості найвищого рівня згортання. Однак ці риси є варіативними, вони не змінюють суті інформаційного документа.

Використання ІД дає змогу встановлювати походження і місцеперебування первинного документа, авторство і час виникнення як самого документа, так і включених до нього відомостей і фактів. Широка доступність, компактність, зручність у користуванні, стислість і, разом з тим, змістовність викладу, багатоаспектний характер роблять інформаційний документ незамінним засобом задоволення різноманітних інформаційних потреб користувачів.

До цього часу немає єдиної класифікації ІД, яка б поділяла їх на види за певними ознаками. ІД як один з видів документованої інформації підлягає загальній класифікації документів, заведеній у документознавстві:

— за характером знакових засобів;

— за мірністю запису інформації;

— за призначенням для сприйняття;

— за каналом сприйняття людиною;

— за рівнем поширення;

— за способом документування;

— за рівнем узагальнення інформації;

— за матеріалом носія інформації;

— за матеріальною конструкцією носія інформації;

— за регулярністю виходу в світ;

— за часом виходу в світ;

— за походженням [8, с. 142].

У документному потоці інформаційні документи вирізняють серед інших видів документів за ознакою аналітико-синтетичної переробки інформації або за рівнем узагальнення інформації. За цією ознакою розрізняють первинні та вторинні документи. ІД зараховують до вторинних документів. У свою чергу, інформаційні документи поділяють на види, підвиди, різновиди і типи за специфічними ознаками, характерними для окремих груп ІД.

Найпоширенішою є класифікація ІД за цільовим призначенням і характером інформації. За цією ознакою ІД поділяють на бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні.

Бібліографічний документ — це інформаційний документ упорядкованої сукупності бібліографічних записів.

Реферативний документ — це інформаційний документ сукупності бібліографічних записів, включно з рефератами.

Реферат — це короткий виклад змісту документа чи його частини, що включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ — це інформаційний документ одного чи кількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел. Основну складову документа становить огляд — концентрований виклад змісту сукупності документів з певної теми за певний проміжок часу.

Аналітичний документ — це інформаційний документ, що є результатом аналізу, синтезу й оцінювання змісту значної кількості первинних документів з певної теми (проблеми) за певний проміжок часу. Часто такі ІД називають оглядово-аналітичними. Такий поділ ІД на види є достатньо умовним, позаяк більшість з них поєднують у собі всі методи аналітико-синтетичної обробки первинних документів.

До інформаційних документів висуваються такі вимоги:

— актуальність і достовірність наведених у них відомостей;

— вичерпна повнота вітчизняних і зарубіжних джерел;

— компактність викладу;

— оперативність підготовки (період часу від моменту появи відповідного первинного документа до моменту виходу вторинного документа).

За рівнем узагальнення інформації розрізняють первинні і вторинні документи.

Первинний документ — це документ, який створює автор, він безпосередньо відображає факти, події, явища реальної дійсності або думки автора. Цей вид документа відображає результати наукової, виробничої, творчої і подібної діяльності. У ньому викладаються результати вивчення, дослідження, розробок тощо. Він призначений не для відображення інших документів, а для забезпечення суспільства первинною інформацією. Більшість документів, що функціонують у суспільстві, — первинні. Поряд з ними існують бібліографічні, реферативні, оглядові аналітичні документи, які називають вторинними або інформаційними [9, с. 143].

Вторинний документ — це результат аналітико-синтетичної обробки одного чи кількох первинних документів з метою пристосування інформації до інформаційних потреб споживача. Вторинні (Інформаційні) документи містять систематизовані відомості про первинні документи (опубліковані, неопубліковані, що не публікуються) або результат аналізу і синтезу даних, що є в першоджерелах. Первинні документи часто називають вихідними, які служать для створення документа похідного, тобто вторинного [9, с. 144].

У первинних документах містяться безпосередні результати наукових досліджень і розробок, нові наукові відомості або нове осмислення відомих ідей і фактів. Вони є безпосереднім результатом професійної діяльності створювачів первинної інформації — науковців, письменників, журналістів, композиторів, художників тощо. Результати їхньої діяльності -монографії, статті, літературні та музичні твори тощо. Первинні документи не дають інформації про інші документи, точніше, вони не призначені для зміни їх.

Вторинні документи — це результат аналітико-синтетичної переробки змісту первинних документів, спрямованої на згортання (стиснення) первинної інформації для зручності використання її в процесі створення інформаційної продукції [9, с. 145].

Тобто, у вторинних документах інформацію, що містилася в одному чи кількох первинних документах, подають скорочено у відомостях про них. Підготовка їх — сфера професійної діяльності інформаційних посередників: бібліографів, каталогізаторів, референтів-аналітиків, інших інформаційних працівників. Це бібліографічні записи, анотації, реферати, бібліографічні огляди тощо.

2.2. Інформаційна складова документа

Документ створюється для збереження та передачі соціальної інформації в часі та просторі. Саме документ організує, систематизує інформацію, надає її в фіксованому стані. В будь-якому документі вона подається у визначеному порядку, узагальненні, взаємозв`язку різних даних.

В документі інформація та її носій генетично пов`язані. Але для розуміння суті документа необхідно умовно розділити інформаційну та матеріальну сторону документа и розглядати їх окремо.

Слово «інформація» (лат. Information– пояснення, виклад) має багато значень, з яких найбільш загальне та широке – «відображення багатообразності» [8, с. 42]. Таке значення дозволяє розглядати як інформаційні багаточислені процеси, які проходять в технічних механізмах, живої та неживої природи, в суспільстві.

В інформатиці під інформацією прийнято розуміти відомості, повідомлення, викладені знання і т.п. В теорії інформації все різноманіття її форм прийнято ділити на елементарну – інформацію, яка циркулює в живій природі; соціальну – яка осмислена людським суспільством.

Функцію елементарної інформації коротко можна привести до передачі енергії шляхом структурної взаємодії матеріальних об`єктів. Біологічна інформація включає в себе як кодування генетичної інформації, так і управління складними психологічними процесами у вищих тварин на основі передачі енергії. Соціальна інформація створюється та використовується суспільством (соціумом).

Вперше питання про соціальну інформацію було поставлене вченими ще в 1920-1930-х роках. Але найбільш повне її визначення надав А.В. Соколов в кінці 1980-х років. Пізніше, найбільш глибоку сутність соціальної інформації розкрив Ю.М. Столяров. Сучасну класифікацію соціальної інформацію розробили А.Д. Урсул, А.І. Михайлов, А.І. Черних, Р.С. Гіляревський, С.Г. Кулешов та ін. [8, с. 43]

Соціальна інформація – це спосіб (форма) передачі знань, емоцій і вольових впливів в суспільстві. Узагальнено соціальну інформацію можна визначити як відомості, які призначені для передачі в суспільстві. Саме така інформація, яка міститься в документі, є об`єктом вивчення документознавства, а також інформатики, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавства, теорії масових комунікацій та інших наук документно-комунікативного циклу[8, с. 43].

Соціальна інформація – явище складне, яка ділиться на види по різним принципам.

Першим принципом ділення соціальної інформації є її соціальне призначення. З цієї точки зору інформація ділиться на масову та спеціальну. Масова інформація – соціальна, яка призначена для всіх членів суспільства. Інформація цього роду доступна будь-якій людині, тому вона і називається масовою. Спеціальна інформація призначена для окремих соціальних груп, зокрема спеціалістів.

Масова в свою чергу ділиться на: публіцистичну; естетичну; буденну.

Спеціальна на: наукову; технічну; планово-економічну; комерційну та ін.

Це обумовлює зміст та цільове призначення різних видів та типів документів, розповсюдження їх через канали спеціальних та неспеціальних (масових) комунікацій.

При цьому дві комунікативні структури можуть включати одну і ту ж відповідно оформлену інформацію, чітко направлену відповідному адресату. Виключення складають твори мистецтва та художня література, які адресовані переважно масовій аудиторії.

Другий принцип ділення заснований на способі відображення інформації людською свідомістю. Коли людина сприймає інформацію різного роду аналізаторами, вона розкодовує (відображає) її головним мозком, який функціонально асиметричний. Ліва півкуля головного мозку виконує логічну діяльність, права – образно-асоціативну. Відповідно з цим інформація умовно підрозділяється на: логічну та естетичну.

Логічна інформація – результат пізнання та логічного осмислення законів природи, суспільства та мислення. Вона передаеться в занковій формі шляховм відображення навколишнього середовища лівою півкулею головного мозку та акумулює всі знання, які були накопичені людством за довгий період освоєння природи суспільства і мислення. Логічна інформація різноманітна і відрізняється у відновідності з приналежністю до різних галузей людської діяльності. Частіше всього вона диференціюється по приналежності до пізнавальної та практично-перетворюючої діяльності. В пізнавальній діяльності людини приймають участь такі види інформації, як науково-допоміжна, науково-просвітницька, художньо-пізнавальна. Практично-перетворююча діяльність пропонує функціонування таких видів інформації, як технологічна, організаційно-виробнича, управлінська.

Такий вид інформації у відповідності з приналежністю до різних галузей людської діяльності визначає види документів по цільовому призначенню, серед них виділяють наукові, науково-популярні, технологічні, нормативні, виробничо-практичні, управлінські та ін.

Естетична інформація – результат образно-асоціативного, переважно художньо-естетичного відображення дійсності. В сукупності з фізіологічними особливостями сприйняття естетична інформація розповсюджується наступними видами мистецтва:

1. живопис і графіка, просторові форми (архітектура, скульптура);

2. музика, художне слово і т.ін.;

3. театр, хореографія, кіно і т.п.

Після фіксації інформації на відповідних матеріальних носіях виходять різні види документів (візуальні, аудіальні, аудіовізуальні), які циркулюють переважно в сфері мистецтва. В реальності логічна та естетична інформація тісно взаємопов`язані. Як науково-пізнавальна діяльність неможлива без елемента творчості, образного уявлення, так і продукт естетичної діяльності не може не мати смислу. Можна говорити лише про більшу ступінь участі в процесі відображення інформації правої чи лівої півкулі головного мозку.

Третій принцип ділення базується на фізіологічних особливостях сприйняття інформації людиною. З цією метою природа визначила людині наступні органи чуття: зір, слух, смак, осязання, нюх. Відрізняються наступні види інформації:

— візуальна – сприймається зором;

— аудіальна – слухом;

— тактильна – осязанням;

— смакова – аналізаторами смаку.

Диференціація соціальної інформації у відповідності з фізіологічними особливостями сприйняття визначає відповідну ознаку видової класифікації документів. Виключення складають смакова та інформація нюху, яка в людському суспільстві, в порівнянні з світом тварин, своє пізнавальне значення втрачає і документуванню не підлягає.

Соціальна інформація розрізняється рядом інших ознак:

1. За способом розповсюдження соціальна інформація ділиться на два види: опублікована (розповсюджена посередництвом тиражного розмноження документів) і неопублікована (не розрахована на широке використання, яка не пройшла офіційної апробації).

2. За ступенем обробки соціальна інформація ділиться на первинну, яка має безпосередні результати НІР, і вторинну (результат переробки первинної інформації).

3. За сферами одержання та використання інформації в різних галузях соціальної діяльності виділяють декілька видів соціальної інформації, які наведені в таблиці 2.1. [9, с. 50]

Таблиця 2.1.

Види соціальної інформації

Сфера соціальної діяльності	Вид соціальної інформації
Наука	Наукова
Промислове та сільськогосподарське виробництво	Виробнича, технічна
Мистецтво та художня творчість	Естетична
Спорт	Спортивна
Політика	Політична
Масове інформування та пропаганда	Масова, популярна, публіцистична
Освіта	Педагогічна
Управління	Управлінська
Побут	Побутова

Кожний з названих видів інформації може бути об`єктом відображення в документі. Ці сфери можна розширити за рахунок галузевого розподілу інформації (медична, сільськогосподарська, біологічна, історична і т.п.)

Відомості призначені для передачі, знаходяться в повідомленні. Інформація – це зміст деякого повідомлення. Одну і ту ж інформацію можна передавати за допомогою різних повідомлень, наприклад, на різних мовах.

Передачу інформації однією людиною іншій можна розглядати як процес передачі повідомлень, закодованих у вигляді знаків. Смисл та значення цих знаків потребує відповідного сприйняття та розуміння.

Сукупність знаків для користувача може залишитися тільки повідомленням і не стати для нього інформацією, якщо він не може декодувати сукупність цих знаків (наприклад, текст на іноземній мові, твір агангардного живопису, математичну формулу і т.п.) Здібність сприймати інформацію цілком залежить від отримувача, його можливостей та його здібностей, інформаційного тезауруса.

Приймачем інформації може бути людина, або технічний пристрій (ЕОМ, контрольно-вимірювальний прилад і т.п.), із цього слідує, що поняття інформації суб`єктивне: без суб`єкта який би сприймав інформацію вона не реалізується, залишається «річчю в собі». Від психофізіологічних або технічних характеристик приймача інформаціїзалежить об`єм, глибина, якість та інші параметри інформації. Іншими словами, інформація має об`єктну форму у вигляді повідомлень та суб`єктну — як процес її сприйняття та розуміння. З суб`єктної точки зору інформація є результатом її сприйняття (виділення сигналу з навколишнього середовища), її розпізнання (ідентифікації), врифікації (розшифровка значення та смислу), перекодування та систематизації (віднесення до тих чи інших класам понять) [9, с.53].

2.3. Документна інформація

В професійній діяльності, об`єктом якої є документ, потрібно відрізняти поняття «документна інформація», «інформація документа», «інформація на документі», «документальна інформація».

Інформація може бути не документною – не зафіксованою на документному носії — і документною – закріпленою на ньому. Документознавство має справу з документною інформацією.

Всю інформацію, яку можна отримати від документа, допустимо називати інформацією документа. Умовно вона може бути розділена на три складові частини:

1. інформація документна;

2. на документі;

3. носії та способі її запріплення на ньому.

Основу будь-якого документа складає документна інформація, т.б, інфомація, яка міститься в документі. Для її збереження і передачі і був створений даний документ.

Відомості про носій, спосіб закріплення повідомлення і т.п. – це інформація про документ як фізичний об`єкт, фізичне тіло. Матеріал носія є джерелом речової інформації для книгознавців, прцівників целюлозно-паперової промисорвості, поліграфістів, виробників магнітних стрічок, кіноплівки, спеціалістів ЕОМ і т.п.

Інформація на документі – це автографи, замітки авторів або видающихся особистостей на документі, резолюції, підписи, печатки, штампи бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних центрів і т.п., які свідчать про особливі обставини документа в часі та просторі. Інформація на документі має особливе значення для вивчення історії його створення та функціонування в суспільстві. Вона зустрічається на всіх документах[9, с. 56].

Отже, інформація документа і документна інформація співвідносяться як ціле і частина.

Часто поняття «документна інформація» замінюють поняттям «документальна інформація». Ці два терміна мають різні значення. Документна – це інформація, яка міститься в документі. Документальна – це інформація, яка заснована на документі (-ах), підтверджена документом (-ами). Документна інформація може бути документальною і недокументальною. Поняття, які містяться в термінах документна і документальна інформація – це поняття, які перетинаються [9, с. 56].

.

Документна інформація є соціальною: документи створюють люди для людей. Природна інформація, яка підвержена закріпленню на матеріальному носії способом, створеним людиною, також може бути названа соціальною інформацією (фотографії тварин, фонозапис його голосу і т.п.)

Будь-яка сфера людської діяльності так чи інакше пов`язана з документною інформацією і не існує без неї. Читаючи книгу, журнал, газету, проглядаючи фільм чи фото, людина отримує, запам`ятовує, накопичує та використовує інформацію (знання). Спеціалісти в області інформації, бібліотекарі, бібліографи та інш., в силу своїх професійних обов`язків повинні вміти її збирати, обробляти, зберігати та надавати в суспільне користування.

2.4. Співвідношення понять "документ", "інформація" і "матеріальний носій"в документній терміносистемі

Головною складовою документа виступає інформація, тобто найрізноманітніші дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі у процесі комунікації. У Федеральному законі "Про інформацію, інформатизацію і захист інформації" закріплено таке визначення поняття "інформація": "Інформація — це дані про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх представлення" [13, с. 13].

Нині суспільство переживає інформаційний бум. Будь-яка організація, як і кожна людина окремо, може існувати, лише обмінюючись інформацією. За нинішніх умов дуже важливо вчасно отримати важливу інформацію у необхідному обсязі. Інакше кажучи, хто має інформації, той володіє ситуацією.

Основним інструментом інформатизації всіх галузей людської діяльності є інформаційні системи. Інформаційні системи (ІС) — системи зберігання, обробки, перетворення, передачі, відновлення інформації з допомогою комп`ютерної і іншої техніки. Дане поняття включає у собі:

— інформаційні ресурси — документи і масиви документів, в інформаційних системах (бібліотеках, архівах, фондах, банках даних, депозитаріях, музейних сховищах тощо.);

— інформаційні масиви, які становлять впорядковану сукупність даних, і (чи) документів, необхідних для вирішення завдань в певній галузі діяльності;

— інформаційні технології, які можна визначити, як систему методів та способів збору, зберігання, аналізу, оброблення і передачі;

— різні способи, щоб забезпечують реалізацію інформаційних технологій і тим самим функціонування всієї ІС. До таких засобів відносять програмні, технічні, лінгвістичні, правові, організаційні та інших [12, с. 44].

Сьогодні в Україні нагромаджено величезні запаси інформації, яка зосереджена у різних базах і банках даних, на дискетах і CD-ROM, інших носіях інформації. Цю інформацію застосовується повсюдно — в бібліотеках, інформаційних центрах, музеях, архівах, освітніх установах та інших організаціях.

База даних — це набір даних, достатній задля досягнення встановленої мети й представлений на машиночитаємому носії так, що дозволяє здійснювати автоматизовану переробку інформації.

Банк даних — це автоматизована інформаційна система, що складається з однієї або кількох баз даних, і системи зберігання, обробки і пошуку інформації [12. с. 44].

Будь-яка сфера людської діяльності, однак, пов`язана з документною інформацією, тобто інформацією, котра міститься у документі. Інформація, у документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

а) документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання у суспільстві;

б) документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності. Наявність змісту — одна з головних характерних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може;

в) інформація передається дискретно, тобто як повідомлення Повідомлення, зафіксоване на якомусь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виняток становлять незакінчені літературні твори, ескізи, начерки, чернетки, що характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника);

г) як і будь-який об`єкт, що має знакову природу, повідомлення є закодований текст. Значення чи сенс закодованого тексту можна було зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування і декодування інформації. Фіксоване повідомлення має знакову форму тому бо лише у такому вигляді можна передати у сполученні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), надаючи читачеві (реципієнту) можливість декодувати інформацію і опановувати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова властивість будь-якого документного повідомлення;

д) документ – це інформація яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — у вигляді листків, графіків, фотографій, звукозапису й т.д.;

е) документу властива речовність Для документа важлива стабільна речовинна форма[12, с. 45].

Сама інформація не виступає достатньою ознакою документа. Матеріальна складова — з двох необхідних і обов`язкових складових документа, без яких він існувати неспроможний. Матеріальна складова документа — це її речовинна (фізична) сутність, форма документа, забезпечує його спроможність зберігати і передавати інформацію у просторі і часі.

Матеріальну складову документа визначає носій інформації (матеріальний носій) — матеріальний об`єкт, спеціально створений людиною і готовий до записe, збереження і передачі. Існування документа поза матеріального носія неможливо.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), подану переважно у вигляді книжок, журналів, буклетів, микрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків тощо. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв тощо. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, збереження та використання їх (читання, перегляд, слухання) в соціальних документних комунікаціях. Проте спеціальна форма об`єкта теж може бути єдиний критерій у тому, щоб можна вважати його документом (чистий аркуш паперу, дискета чи фотоплівка), така ідентифікація можлива лише за наявності зафіксованого у ньому повідомлення, тексту.

Отже, матеріальний об`єкт стає документом лише у єдності речовинного носія і закладеною у ньому інформації. Двоєдина природа документа — одна з основних особливостей його як відомої системи. За відсутності однієї із перелічених характеристик немає єдності, отже, і документа [12, с. 46].

Висновки

У документознавстві застосовується таке визначення документа: "Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порідтощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиниця в процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі та просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення[9, с. 11].

Інформаційний документ (ІД) — це документ систематизованих або узагальнених відомостей про опубліковані чи неопубліковані дані з першоджерел, виготовлений організаціями, які здійснюють науково-інформаційну діяльність. Інформаційні документи містять систематизовані знання про первинні опубліковані й неопубліковані документи у формі описів, анотацій, рефератів на окремі документи або у формі оглядів групи документів певної тематики чи виду (статті, книги, нормативно-технічна документація, звіти про науково-дослідні і дослідно-наукові роботи, депоновані рукописи, дисертації, ресурси Інтернет тощо).

Найпоширенішою є класифікація ІД за цільовим призначенням і характером інформації. За цією ознакою ІД поділяють на бібліографічні, реферативні, оглядові й аналітичні.

Бібліографічний документ — це інформаційний документ упорядкованої сукупності бібліографічних записів.

Реферативний документ — це інформаційний документ сукупності бібліографічних записів, включно з рефератами.

Реферат — це короткий виклад змісту документа чи його частини, що включає основні фактичні відомості та висновки, необхідні для початкового ознайомлення з документом.

Оглядовий документ — це інформаційний документ одного чи кількох оглядів, які відображають підсумки аналізу та узагальнення відомостей з різних джерел.

Аналітичний документ — це інформаційний документ, що є результатом аналізу, синтезу й оцінювання змісту значної кількості первинних документів з певної теми (проблеми) за певний проміжок часу.

Список використаних джерел

1. Буран В. Я. Бібліографія: Заг. курс. Навч. посібн. для культ.-освіт. уч-щ. -К.: Вища шк., 1984. -215 с.

2. З історії книги та бібліографії : Зб. наук. праць/ АН УРСР. Львів. наук. б-ка ім. В.Стефаника; Редкол.: М.В.Лізанець (відп. ред.) та ін.. -К.: Наук. думка, 1990. -128, с.

3. Здобнов Н. В. Труды по библиографоведению и книговедению: Избранное,. -М.: Книга, 1980. -272 с.

4. Книгознавство та бібліографія : Зб. наук. праць/ АН УРСР,; Львівська наук. б-ка ім. В. Стефаника. -К.: Наук. думка, 1983. -151 с.

5. Короткий термінологічний словник із бібліографознавства та соціальної інформатики/ Hаук. ред. і автор вступ. ст. Шведова — Водка Г.М.; Книжкова палата України. — К.: Кн. палата України, 1999. -115 с.

6. Коршунов О. П. Библиография: теория, методология, методика. — М.: Книга, 1986. -285, с.

7. Коршунов О. П. Библиографоведение: Общ. курс: Учеб. для библ. фак. ин-тов культуры, ун-тов и пед. вузов,. -М.: Кн. палата, 1990. -231, с.

8. Кушнаренко Н. Н. Документоведение : Учебник. — К. : Знання, 2000. — 459 с.

9. Кушнаренко Н. Н.Документоведение: Учебник. — К.: Знання, 2006. — 459 с.

10. Отле, Поль Библиотека, библиография, документация : Избранные труды пионера информатики; Пер. с англ. и фр., предисл., сост., коммент. Р. С. Гиляревского; Рос. гос. б-ка. -М.: ФАИР-ПРЕСС: Пашков дом, 2004. -348, с.

11. Патока В. Дослідження спадщини українських бібліографів: історія і сучасність // Вісник Книжкової палати. — 2003. — № 1. — С.21-23

12. Плешкевич Е. Документоведение и теория библиографии в поисках своего " документа" // Библиотековедение. — 2004. — № 4. — С. 44-47

13. Політова О. До питання бібліографічного відображення вітчизняного документального потоку з історії України : 90-ті роки ХХ ст. — початок ХХІ ст. // Бібліотечна планета. — 2007. — № 1. — С.10-13

14. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознаства та бібліотечно-бібліографічних наук. // Вісник Книжкової палати. — 2004. — № 3. — С. 22 — 23

15. Швецова-Водка Г. М. Вступ до бібліографознавства; Ред. Валентина Вдовиченко,; М-во освіти і науки України, Рівненський держ. гуманіт. ун-т. -К.: Кондор, 2004. -217 с.

16. Яковлєва Ю. Оцінка інформативності документів як напрям інтелектуалізації пошукових систем наукових бібліотек // Бібліотечний вісник. — 2005. — № 1. — С. 25-27