Вступ

Згортання документної інформації передбачає узагальнення, концентрацію основних відомостей про документи. Суть цього процесу у визначенні рівня необхідної та достатньої інформативності повідомлення (тобто кількості інформації, що характеризує документ) залежно від завдань згортання. Наслідком згортання завжди є зменшення фізичного обсягу повідомлення.

Анотування найширше використовується для характеристики документів у бібліографічних покажчиках, бібліотечних каталогах та інших сферах бібліотечної діяльності, а також у видавничій справі, книжковій торгівлі з метою інформації та реклами творів.

На сьогодні немає єдиної класифікації анотацій. Фахівці в галузі бібліографії, інформатики, лінгвістики, книгознавства пропонують різні підходи до визначення ознак такої класифікації. Найбільш розвинута класифікація анотацій у бібліографії.

Процес анотування, один з найскладніших і найбільш трудомістких в обробці документів, потребує не лише відповідних знань та навичок, а й творчого підходу.

Загальна методика анотування містить основні положення щодо здійснення процесу анотування і головні вимоги до тексту анотації ,як слід ураховувати ,формуючи його. Оскільки загальна методика не може передбачити всіх можливих варіантів , що потребують в кожному окремому випадку конкретних рішень ,розробляють спеціальні методики анотування.

1. Поняття «згортання інформації»

Процеси наукової або аналітико-синтетичної обробки документів тісно пов’язані з поняттям «згортання інформації», тому доцільно розглянути його докладніше.

Поняття «згортання» дуже поширене в багатьох галузях знання — філософії, природничих науках, інформатиці, лінгвістиці, бібліографознавстві та ін. Усюди воно означає обмеження, зменшення, виділення й концентрацію певних властивостей або ознак. Прикладами такого згортання можна вважати закони окремих наук, теореми, формули тощо. Вони мовби згортають великий обсяг фактичних даних, результатів конкретних досліджень, містять найважливіші узагальнення, концентрують знання.

Згортання інформації може бути семантичним і лексичним. Семантичне згортання передбачає зміну інформативності повідомлення, лексичне залишає зміст відомостей без змін, але перетворює його знакову форму. Проте такий поділ має дещо умовний характер, оскільки семантичне згортання звичайно супроводжується лексичними перетвореннями; з іншого боку, іноді скорочення навіть одного слова змінює зміст повідомлення, піднімає його на вищий рівень узагальнення, наприклад: документні класифікації — класифікації.

Обидва види згортання інформації спрямовані на скорочення змісту й засобів мови для вираження ознак документа. Проте важливо усвідомлювати, що в процесі згортання текст первинного документа не просто скорочується, урізається, а згортається саме таким чином, щоб за потреби можна було «розгорнути» його, подати більш повно, точно й, виходячи з цього, вирішити питання про доцільність звертання до першоджерела. Це можна порівняти з конспектуванням, коли записуються дані, які дають змогу потім подумки відтворити законспектований текст.

Користувачі ставлять різні вимоги щодо повноти та глибини інформації при її згортанні. Для одного важливо виявити основні документи з теми, що його цікавить, бо він намагається розібратися в суті питання, ознайомитися з певною проблемою; іншому проблема добре відома, він глибоко її вивчає, тому для нього важливо знайти всі матеріали, що хоч якось її торкаються, навіть такі, де є лише згадки про неї. Щоб задовольнити різноманітні потреби користувачів, доцільно використовувати різноманітні способи згортання інформації. Залежно від глибини відображення ознак документів розрізняють макроаналітичне і мікроаналітичне згортання [3, c. 14-15].

При макроаналітичному згортанні наводять формальні відомості про документ і найзагальніші відомості про його зміст. При мікроаналітичному детально розкривають зміст документа: основні та побічні теми, аспекти розгляду їх.

Найбільш поширеною методикою згортання інформації є реферування. Слід згадати, що реферування — це процес згортання первинної інформації, що міститься у вихідному документі. Реферування є найбільш поширеною методикою згортання інформації, який ґрунтується на аналітико-синтетичних методах опрацювання інформації і дає можливість надавати споживачам змістову інформацію у стислій формі.

1.Першою і найбільш стислою методикою згортання інформації є бібліографування — це методика представлення інформації у вигляді опису документа. Вона має дуже високий рівень згортання інформації.

2.Анотування — методика подання інформації у вигляді переліку питань, які розглядаються в змісті документа або певного фрагмента інформації.

3.Метод фрагментування — це методика подання змісту документів у вигляді окремих фрагментів, що функціонують без логічного взаємозв’язку між ними [1, c. 65].

2. Функції анотування та реферування як методів згортання інформації

Функції анотацій остаточно не визначені й не сформульовані, але більшість фахівців вважають, що для них характерне виконання загальних функцій бібліографічної інформації, а саме: пошукової, комунікативної, оцінної. Пошукова функція здійснюється при визначенні місцезнаходження документа, певні ознаки якого відомі користувачеві. Суть комунікативної функції полягає в повідомленні користувача про існування невідомих йому документів, зміст яких відповідає його інформаційним потребам. Обидві зазначені функції реалізуються насамперед через наявність в анотованому бібліографічному записі бібліографічного опису, але наявність анотації суттєво підвищує пошукові та комунікативні властивості запису.

Оцінна функція властива саме анотації, вона проявляється в наявності позитивної чи негативної оцінки документа, рекомендації його певній категорії користувачів. В основі анотації, складеної на високому професійному рівні, завжди лежить оцінка твору. Об’єктивний аналіз первинного документа, що здійснюється в процесі анотування, вимагає від анотатора виявлення позитивних властивостей і недоліків цього документа. Оцінні елементи іноді є в тексті анотації, але не завжди. Часто оцінка проявляється вже у виборі документів для анотування. Наявність оцінної інформації в анотації сприяє прийняттю користувачем безпомильного рішення щодо необхідності звертання до первинного документа.

Щоб функції анотацій максимально реалізувалися, вони мають задовольняти певні вимоги, найважливіші серед яких змістовність і доступність. Змістовність передбачає повноту передачі змісту документа, тобто вичерпний перелік розглянутих у ньому питань та особливостей їхнього розгляду і викладу. Разом з тим в анотації не слід повторювати відомостей, що містяться в назві документа й інших елементах бібліографічного опису. Змістовність анотації невіддільна від її об’єктивності. Анотація має точно передавати тематику твору й позицію автора, а не думку анотатора. У разі принципових неузгоджень між автором твору й анотатором в анотації подають спеціальне застереження.

Вимога доступності задовольняється завдяки чіткості та логічності викладу відомостей, використанню загальноприйнятої сучасної термінології, простоті й зрозумілості мови анотацій. Анотація має бути лаконічною, конкретною, в ній слід зазначити необхідні факти, імена, дати. Обсяг анотацій встановлюється залежно від їхнього типу та призначення.

Вимогу індикативності розуміють як відповідність тексту анотації потребам її конкретного призначення і характеру первинного документа. Вирішальне значення має мета складання анотації, характеристики того посібника, у якому її буде вміщено. Так, складаючи анотації для бібліографічного покажчика з певної теми, доцільно зосередитися на змісті творів, для персонального — на їхньому місці в творчості автора, історії створення. У видавничих анотаціях, які мають насамперед рекламну мету, характеризують не тільки зміст творів, а й видання, тому вони містять відомості про ілюстративні матеріали, науково-довідковий апарат і т. ін. [3, c. 108-109]

Мистецтво реферування, або вибору найбільш важливих або характерних фрагментів з одного або багатьох джерел інформації, стало невід’ємною частиною повсякденного життя. Рефератом, наприклад, можна назвати новини, які щодня пропонує нам телебачення, короткі анонси фільмів, відеозаписи спортивних змагань, зведені дані біржових таблиць тощо. З’явилося навіть поняття «автоматичне реферування» (короткий виклад інформації великих масивів, здійснений на основі спеціально розроблених технологій, який пропонується користувачеві з метою ознайомити його з певними даними за менший відрізок часу). Але слід уміти не лише сприймати готовий реферат, а й розвивати навички самостійного реферування. Коли Кельвіна Куліджа одного разу запитали, що говорив священик на проповіді про гріх, він відповів: «Він розповів, чого слід утримуватися». Ця відповідь є прикладом можливостей інтуїтивного розуміння, яке покладено в основу викладу, — людині, яка зрозуміла основну думку інформації, легше виділити основне і викласти її зміст.

При проведенні наукових досліджень (особливо на початковій стадії роботи над проблемою) немале значення має формування навичок правильно реферувати та анотувати текст, що вивчається.

Це дозволяє глибше «зрозуміти» тему та задачу дослідження, конкретніше провести аналіз вже існуючого («напрацьованого») фактичного матеріалу. Чітко і системно зібраний, у вигляді реферату, матеріал, дозволяє оперувати ним доволі тривалий час, що сприяє підвищенню продуктивності розумової праці науковця, аспіранта, студента та ін.

Слово «реферат» утворене від латинського «referre», що означає «передавати, доповідати».

Реферування — один з важливих прийомів науково-дослідної роботі. Реферат статті, монографії, доповіді не є просто урізаним варіантом першоджерела. Він має особливості стилю викладу, свій характерний план і свою мову.

Реферування тексту зводиться до пошуку в літературі необхідної інформації, виписуванню принципово важливих положень, тез, тверджень, зафіксованих у першоджерелі.

Зрозуміло що, у залежності від того, ким і з якою метою впроваджується реферування, тип, стиль та характер рефератів розрізняється. Один і той самий текст може піддаватися реферативній обробці в різноманітних випадках, і мати різний зміст.

Наприклад. У одному випадку автор наукової статті готує реферат своєї статті до інформаційного журналу, намагаючись відбити в стислій формі усі основні положення власної дослідницької роботи. У іншому — студент для виступу на семінарі реферує вищевказану статтю, вибираючи з неї саме те, що має безпосереднє відношення до теми його доповіді. У третьому — науковий співробітник робить виписки з цієї ж публікації за питаннями, що його інтересують. Очевидно, що мова, план і зміст реферату у всіх трьох випадках буде розрізнений.

У процесі підготовки рефератів наукових статей до спеціальних інформаційних журналів, а також авторефератів дисертацій необхідно обов’язково додержуватися встановлених правил реферування. На відміну від цього при індивідуальній роботі з текстом (наприклад, «для себе») припускається велика свобода викладу.

Які ж основні принципи є звичайними правилами реферування наукових публікацій?

По-перше, заголовок реферату повинен відповідати точній назві того матеріалу, що реферується. Проте, може бути і так, що ця назва недостатньо повно розкриває зміст роботи. Така «вільність» у виборі назви частіше зустрічається в деяких закордонних журнальних публікаціях. Тому рекомендується скласти нову («робочу») назву, що розкриває досить повно тему першоджерела. Остаточний варіант назви реферату варто вибирати наприкінці роботи, тобто після ознайомлення зі змістом джерела.

По-друге, текст реферату. Перед тим, як приступити до реферування, варто старанно прочитати текст, виділити ключові положення і скласти план реферату. План включає наступні пункти: мета, задача роботи, методи дослідження, дані про об’єкт та предмет дослідження, отримані результати і висновки.

Якщо робота носить не експериментальний, а теоретичний (або навчальний) характер, план може бути трохи відмінним від запропонованого вище [1, c. 79-81].

Обсяг реферату, як правило, складає 5-15% обсягу першоджерела.

Мова викладу тексту в рефераті повинна бути лаконічною та точною, без зайвих фраз. Наприклад, не варто використовувати обороти типу: «У результаті численних і тривалих експериментів автори встановили…». Всю цю довгу фразу можна замінити одним словом «Встановлено… «. Загальновідомі дані, історія розвитку питання про попередні роботи в рефераті, як правило, опускаються»! Текст реферату звичайно починається безпосередньо з суті роботи. По-третє, термінологія. У рефераті наукової публікації неприпустимим є спрощення її суті, тому що це веде до перекручування змісту або втрати важливої інформації. Виняток складають випадки, коли реферат спеціально готується для недостатньої, підготовленої аудиторії. У рефераті, як правило, використовуютщ ті ж самі терміни, що й у першоджерелі.

Слід враховувати, що в роботах іноземних авторів можуть зустрічатися наукові терміни, які мало вживають у вітчизняній літературі. У таких випадках цілком доречно їх заміняти поняттями, категоріями, термінами, що відбивають адекватно їх сенс. Заміна маловідомих, незрозумілих термінів не лише виправдана, але й бажана.

Терміни і стійкі словосполучення, що зустрічаються в рефераті більш ніж три рази, можна заміняти скороченнями або абревіатурою, використовуючи початкові літери словосполучень. Абревіатура наводиться в дужках відразу ж за терміном і далі в тексті уже вживається без дужок. Проте варто враховувати, що використання великої кількості абревіатур може істотно утрудняти розуміння тексту.

По-четверте, як провести подачу ілюстративного матеріалу? Включення до реферату схем, рисунків, графіків, таблиць, формул відбувається в тих випадках, коли вони відбивають суть роботи, або необхідні для наочної презентації висновків дослідження. Можливим є також такий варіант, коли основні результати роботи можуть бути зведені в підсумкову таблицю. Наприклад. У одному випадку автор наукової статті готує реферат своєї статті до інформаційного журналу, намагаючись відбити в стислій формі усі основні положення власної дослідницької роботи. У іншому — студент для виступу на семінарі реферує вищевказану статтю, вибираючи з неї саме те, що має безпосереднє відношення до теми його доповіді. У третьому — науковий співробітник робить виписки з цієї ж публікації за питаннями, що його інтересують. Очевидно, що мова, план і зміст реферату у всіх трьох випадках буде розрізнений.

Однією зі складних форм реферату є реферативний огляд. Як випливає з самої назви, він створюється в результаті вивчення і конспектування чисельних публікацій за певною, достатньо обширно, темою дослідження.

Існує низка особливостей у написанні реферативного огляду. Звичайно він має вступ, де в стислій формі висвітлюється історія розвитку питання та його значення. Подаючи огляд, бажано не проводити критичний аналіз суті та змісту першоджерел. Проте це не означає, що реферат являє собою конгломерат уривчастих відомостей. Факти, ідеї, результати досліджень повинні викладатися в суворій логічній послідовності. На закінчення відзначається сучасний стан, розглядаються тенденції подальшого розвитку даного питання. Закінчується реферативний огляд списком використаної літератури.

Своєрідною реферативною переробкою тексту є його анотація. Вона являє собою виклад змісту публікації, але, звичайно, у більш короткому обсязі, ніж сам реферат.

Головна різниця полягає в тому, що реферат — знеособлений, і в ньому викладаються лише факти, основні положення роботи на мові першоджерела. У анотації ж завжди виражене ставлення автора до аналізованої роботи з виділенням цілей, задач, практичної та теоретичної її цінності тощо.

Анотація, як правило, міститься на перших сторінках книги, монографії, навчальних посібників і складається не самим автором роботи, а будь-ким з крупних фахівців у даній галузі [3, c. 68-69].

Висновки

У процесі інформаційного згортання/розгортання можливе також представлення однієї і тієї ж інформації засобами іншої системи, відмінної від первинної. Якщо в аспекті семантичного чи лексичного згортання/розгортання здійснюється оптимізація тексту тими самими засобами, якими й подано первинну інформацію, то процес передавання інформації іншою системою потребує застосування вже засобів цієї нової системи. Враховуючи ж те, що будь-яка знакова система — це система сигналів або повідомлень, що інтерпретуються та трактуються однаково, стає зрозумілою вся гамма можливостей переходу й переведення інформації в аспекті згортання/розгортання. Усі системи знаків, на нашу думку, несуть у собі певне індексне вираження. Адже фактично кожен знак може бути представлено як індекс. Будь-яка нотація (нотна, літерна, цифрова) є певною індексною нотацією, що демонструє процес індексування в загальному згортанні/розгортанні. Тому передусім спробуємо поглянути на процес індексування не з позиції якоїсь вузькопрофільної потреби, а з позиції важливості систематизації інформації. І процес згортання/розгортання, таким чином, є відображенням індексування інформації. Адже аналізуючи певний інформаційний блок і ставлячи за мету оптимізувати його зміст або інформативну силу, ми таким чином використовуємо як інструмент операції з уніфікації складових даного інформаційного блоку. Фактично відбувається корегування інформації шляхом зміни первинного коду, який складається з певних одиниць (лексичних, семантичних, графічних). До того ж переведення одних інформаційних одиниць в інші задля оптимізації виражає не просто процеси згортання/розгортання, а показує уніфікацію цих одиниць у спосіб надання.

Список використаної літератури

1. Власова Г. Аналітико-синтетична переробка інформації: Навч. посіб. / Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв. — К. : ДАКККіМ, 2006. — 292с.
2. Горбаченко Т. Аналітико-синтетична переробка документної інформації: навч. посіб. для дистанц. навчання / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — 2-ге вид., перероб. і доп. — К. : Ун-т «Україна», 2008. — 311с.
3. Кушнаренко Н.М., Удалова В.К. Наукова обробка документів: Підручник. — 4-те вид., перероб. і доп. — К.: Знання, 2006. — 334 с.
4. Лутовинова В. Реферування, як процес мікроаналітичного згортання інформації: практичний посібник / АПН України; Державна науково-педагогічна бібліотека України ім. В.О.Сухомлинського. — К. : Четверта хвиля, 2007. — 72c.