Зміст

Вступ

Розділ 1. Теоретичні основи існування поняття «документ»

1.1. Різні підходи в тлумаченні наукового терміну «документ»

1.2. Значення документів в управлінській діяльності

1.3. Функції та властивості документа

Розділ 2. Аналіз практики використання документів у роботі установи

2.1. Процес документування діяльності установи

2.2. Класифікація документів за їх основними ознаками

2.3. Основні вимоги до оформлення документів в установі

Розділ 3. Удосконалення процесу роботи з документами

3.1. Уніфікація та стандартизація як шляхи поліпшення якості документа

3.2. Удосконалення форми та змісту документа на прикладі підготовки доповідної записки

Висновки та пропозиції

Список використаних джерел

Вступ

Актуальність теми дослідження. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо.

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми роботи.

Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи.

Мета дослідження – охарактеризувати сутність документу, його властивості та функції.

Завдання дослідження:

· проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;

· розглянути погляди щодо визначення сутності документу;

· охарактеризувати властивості та функції документу;

· дослідити процес документування діяльності установи;

· проаналізувати класифікацію документів за їх основними ознаками;

· визначити основні вимоги до оформлення документів в установі;

· виявити шляхи поліпшення якості документа.

Об’єктом дослідження є становлення і розвиток теоретичних та науково-практичних знань про документ як складову частину діловодства впродовж наукової стадії розвитку документознавства.

Предметом дослідження є визначення сутності документу, тлумачення відповідних явищ і процесів у документальній сфері.

Методи дослідження. Під час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів (вісім параграфів), висновків (2 стор.), списку використаних джерел та літератури (25 позицій).

Розділ 1. Теоретичні основи існування поняття «документ»

1.1. Різні підходи в тлумаченні наукового терміну «документ»

Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідчення) походить від іменника "docere" — вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось[6, с. 25].

За іншою версією слово "dek" походить від числа "десять" пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь "dek" замінили на "doc" в слові "doceo" — навчаю, навчаю, від якого утворили слова "doctor" — учений, "doctrina" — вчення, "documentum" — те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Ціцероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати "письмовий доказ", "доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів"[6, с. 28]. У значенні письмового свідоцтва слово "документ" вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.

У російську мову слово "документ" прийшло у період Петра I, як запозичене їх німецької та польської мов, — у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мала два значення:

a) будь-який папір, складений законним порядком і може бути доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) чи виконання будь-яких обов`язків (умови, договори, боргові зобов`язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідчення.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення в другій половині ХУІІ ст. У Франції особливої науки під назвою «Дипломатика». Походження науки від грецького слова «diploma» — лист, документ (складений вдвоє). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистого призначення. Її засновником вважається Жан Мабільон, який видав в 1681 році в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики»[6, с. 29].

Базове поняття «документ» визначалося в дипломатиці як будь-яке писемне свідоцтво, яке служить «виникненню, доказам і виконанню прав чи володінню правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

1. затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.п.);

2. засіб доказу перед судом (письмові докази сторін);

3. переніс повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.інш.)[6, с. 32].

До другої половині XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з`являються похідні від слова "документ" терміни: документація — у значенні підготовки й використання підтверджених документами доказів та обсягу повноважень; документний — належить до документа.

У «Тлумачному словнику» В.І. Даля дано тлумачення документа як будь-якого важливого паперу, і навіть диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» упорядник твердив як «до документа що входить» (Т. 1,с. 459)[6, с.33].

Наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття "документ": спочатку воно розглядалося як і будь-який предмет, який служить щоб одержати речові докази, потім — як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно у юридичному значенні.

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття "документ": його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації — науки про сукупність документів і області практичної діяльності — Поль Отле (1868-1944 рр.).

Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації устінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД) [10, с. 14].

В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум по інформації і документації». П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – видана у 1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію». Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) — це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети, рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо. Вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковоюї системи, застосовуваної для запису змісту[10, с. 19].

В узагальнююче поняття «книга-документ» П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографии, діапозитиви чи кінематографічні фільми.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

1. Документи бібліографічні, т. б. тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі — брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

2. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).

До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» — рукописні книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа[10, с. 38].

3. Документи-замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим — радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення.

Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

Якраз у такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом. Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення «документа», запроваджене в науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від тоого, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти — носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;

б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;

в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи "написані" (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і звуку)[10, с. 42].

Автор «Трактату…» неодноразово підкреслює синонімічність понять «документ» і «книга»; з контексту можна було зрозуміти, перше він розглядає як більше широке.

Отже, П. Отле ввійшов у історію документознавства як основоположник документації — науку й практики. Він перший увів в науковий обіг базове поняття «документ», й розкрив його найширший сенс. П. Отле зробив першу спробу комплексної класифікації документів за сукупністю ознак. Хоча вона й мала істотні недоліки, автору вдалося згрупувати існуюче розмаїття джерел інформації, які функціонують у соціальній комунікації. Згодом теоретичні думки вітчизняних і зарубіжних фахівців рухалися у тому напрямі, як і думка документаліста П. Отле.

Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях на той час продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття "історичний документ" (фіксований свідоцтво про будь-яку епоху, особистість та т.д.) і "лічильний документ" [10, с. 45] (який служить основою здійснення господарських дій — приймання й видачі цінностей). Узагальнюючого визначення просто немає.

Починаючи з 50-х років в офіційній термінології слово "документ" трактується у вузькому, широкому і найширшому значенні.

Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела.

У широкому значенні поняття документ було надто поширене у 1960-1970-ті роки.

В загальному вигляді воно було зафіксоване у «Большой советской енциклопедии», «Українській радянській енциклопедії», в енциклопедичних словниках. Наприклад в «Большой советской енциклопедии» документ визначався як матеріальний об`єкт, у якому інформацію на її поширення у просторі і часі (зокрема й т.зв. тривимірні витвори мистецтва — архітектуру і скульптуру).

У 1980-х — початку 90-х років використовують і саме широке тлумачення, за яким документом вважатимуться будь-який матеріальний об`єкт, що має інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів в промисловості й техніки (годинник, автомобіль, гвинтівка) тощо [13, с. 10]. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання. Як висловлювався А. В. Соколов, що документом стали вважати навіть слона в зоопарку.

Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обгрунтування нового широкого значення терміна "документ", пов`язаного з поняттям "інформація" і "комунікація".

Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття "документ" як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ — це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр.[13, с. 11].

Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», згідно якого документ – це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі».

У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття "документ" О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт — носій соціальної інформації.

В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття «документ» С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи – це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [13, с. 11].

Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна «документ» і пропонували використовувати в такій якості поняття «книга». Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття «книга» і «література» з метою уникнення термінологічної плутанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін «документ». Дискусії з приводу співвідношення понять «книга» та «документ» не завершуються і до сих пір.

Отже, за тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям "документ", необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань[13, с. 12].

1.2.Значення документів в управлінській діяльності

Поняття "документ" є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття "документ" багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.

У документоведенні застосовується таке визначення документа: "Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі".

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.

2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.

3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення[9, с. 11].

Названі в визначеннях ознаки документа припускають:

— наявність інформації, змісту;

— стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;

— функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна "документ" вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття "документ" постійно змінювалося.

Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає , заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.

Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань.

В бібліотечній, бібліографічній, книготорговій, інформаційній діяльності працюють з спеціально виготовленими об`єктами, т.б. документами, що виконують одночасно дві функції, які є головними для документа – це зберігання та передача інформації в часі і просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деякі – і в просторі, але для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ виводить з числа документів предмети, які не можуть бути включені в документний фонд і не призначені для широкого розповсюдження в суспільстві.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;

2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забеспечує довготривале використання та зберігання документа;

3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах[9, с. 13].

Основною складовою документа виступає інформація, т.б, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.

2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.

3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).

4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації[9, с. 14].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

5. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.

6. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна[9, с. 15].

Інформація може бути недокументною – не закріпленою – і документною – закріпленою на речовому носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка і т.ін.), спеціально створеному для її зберігання та передачі в просторі і часі.

Матеріальний об`єкт, спеціально створений для запису, зберігання і передачі, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливе.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену більшістю у вигляді книг, брошюр, журналів, газет, листків, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусів, пергаментних свитків. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання і використання (читання, перегляд, прослуховування) в соціальних документних комунікаціях. Але спеціальна форма об`єкта також не може служити одиничним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий лист паперу, дискета чи фотоплівка) , така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Матеріальний об`єкт стає документом тільки у випадку єднання речового носія та інформації яка в ньому міститься. Двояка природа документа — одна із основних особливостей його як системи. При відсутності однієї з перелічених ознак немає єдності, а відповідно і документа.

Документ спеціально створюється з метою зберігання і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п[9, с. 17].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам`ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об`єкти, які мають правове значення і т.п.

1.3.Функції та властивості документа

Документ – це засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумову діяльність людини. В основі слова “документ” лежить латинське слово “doceo”, що означає “пояснювати, викладати справу”.

Латинське ж слово “documentum” перекладається як “зразок”, навчальний приклад, “взірець”. Документом називають ще будь-яке офіційне свідчення, доказ достовірності дії, предмета, поняття.

За державним стандартом України “Діловодство і архівна справа” документ – це матеріальний об’єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді, оформлений у заведеному порядку і має юридичну силу згідно з чинним законодавством. Тобто документом називають відповідним чином складені, підписані і завірені ділові папери, якими оформляються управлінські операції, дії юридичних осіб і окремих громадян.

У статті 27 Закону України “Про інформацію” говориться, що “документ – це передбачена законом матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації її на папері, магнітній, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві”.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової і ділової діяльності. Він є носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації будь-якої установи, фірми, забезпечує взаємодію їх частин. Інформація документа є основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання і джерелом для узагальнення, а також матеріалом для довідково-пошукової роботи.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо.

Документи мають правове й господарське значення, зокрема можуть служити писемними доказами, бути джерелом різних відомостей довідкового характеру. Вони дають змогу відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знаходити в закінчених і переданих до архіву справах відомості, що мають значення як для поточної оперативної роботи, так і для історії.

Документ — складний об`єкт, являє собою єдність інформації та матеріального (речовинного) носія. З`ясувати його сутність — це завдання, яке вирішується за допомогою системного підходу — методологічного напрямку у науці, який ставить завданням розробку засобів, методів дослідження складноорганізованих об`єктів — систем (грецьк. sistema — ціле, складене з двох частин, з`єднання) [8, с. 10].

Документ є система — безліч закономірно пов`язаних один з одним елементів і частин як певна цілісна єдність. Елемент — гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, виконують необхідну для існування системи функцію, яка називається підсистемою. Якщо в системі є кілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносно, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна та матеріальна (речовинна, субстанціонна) складові, і навіть конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац тощо. буд.), об`єднані у складне ціле. Підсистемою документа може і текст, що з глав, параграфів, абзаців[8, с. 12].

Документ як єдине ціле — це єдність складових його елементів і підсистем, суперсистема стосовно нього. З погляду сукупності документів, зібраних у фондах органів інформації, бібліотек, архівів, книжкових магазинів та ін. (залежно від масштабів системи) документ стає підсистемою і навіть елементом.

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і перетинів поміж ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ в розумінні системи. Визначаються функції, що їх елементами, підсистемами усередині та зовні цією системою, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання у соціальній комунікації.

При системному підході документ який вивчається сприймається як частина більшої системи соціальних комунікацій. Тому, передусім, важливо з`ясувати, частиною якої більш загальної системи (цілого) є в цьому випадку документ. Саме цим визначаються її можливості, задаються цілі існування, функції, закономірності функціонування.

Документ представляє собою відносно самостійну систему за наявністю власних ознак і властивостей, зумовлюючих його відмінність і схожість із іншими матеріальними об`єктами. Ознака відбиває зовнішню прикмету; за сукупністю ознак можна віднести спостережуваний об`єкт до документа. На відміну від ознаки властивість відбиває якісне, тобто внутрішньо властивeдокументeвідмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх проявe), а набір ознак документа у кожному разі може бути індивідуальним.

Як і будь-який об’єкт, документу властива безліч властивостей (відмітних якостей).

Найбільш суттєві їх такі:

а) атрибутивність документа, тобто наявність невід`ємних додатків, без яких його існування неспроможне. Документ як цілісна система складається із двох основних складників — інформаційної та матеріальної. Відсутність однією зі складових перетворює документ в недокумент (в усне мовлення, річ);

б) функціональність документа, тобто його призначення передачі інформації в просторі і часі. Документ — поліфункціональний об`єкт, тобто він виконує безліч загальносистемних і специфічних функцій, обумовлених різноманітними потребами суспільства в інформації, знаннях;

в) структурність документа, тобто тісний взаємозв`язок його елементів і підсистем, що забезпечує його цілісність і тотожність самому собі, тобто збереження основних властивостей за різних зовнішніх і внутрішніх змінах. Типову структуру, тобто однаковий набір елементів для певного виду документів, мають майже всі функціонуючі у системі соціальних комунікацій документи. Типова структура документів різних видів визначається спеціальними стандартами, положеннями, інструкціями тощо. Саме структура забезпечує ефективність використання коштів і довгочасність зберігання документа.

До відмітних ознак документа відносяться:

а) наявність смислового семантичного змісту. Документ — носій сенсу, який передається сукупністю послідовних знаків.

б) стабільна речовинна форма, забезпечує довгострокову схоронність документа, можливість багаторазового (довгострокового) використання засобів і переміщення інформації у просторі і часі;

в) призначення від використання у соціальній комунікації. Документи — це спеціально створені людиною для комунікаційних цілей носії інформації;

г) завершеність повідомлення. Фрагментарне незавершене повідомлення може не бути повноцінним документом. Вимога завершеності є відносною, бо є ряд незавершених повідомлень, мають особливе значення фінансування наукових досліджень (начерки, чернетки, ескізи)[8, с. 17].

Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише постільки, оскільки виконував би ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документа — це її громадська роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ – об`єкт, виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій, весь спектр яких можна умовно поділити групи:

а) головна, найбільш узагальнювальна функція документа — це збереження і передача (поширення) інформації в часі й просторі;

б) загальні функції документа притаманні для всіх документів, незалежно від типу, і виду:

— інформаційна функція — це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої у документі. Існує правило: більше інформації в якомога меншому обсязі. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та т.д. Інформаційна функція властива всім без винятку документам, оскільки необхідність фіксувати інформацію причина появи кожного з них. Інформаційна функція має складну структуру. До її складу входить фіксація, збереження, передача інформації;

— комунікативна функція — це здатність документа бути інформативним способом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документну комунікацію, яка без нього була б неможливою. У комунікативної функції можна назвати дві підфункції, яким відповідають дві категорії документів: документи, орієнтовані у напрямі: згори донизу (закони, укази, постанови, накази, інструкції) і знизу вгору (доповідні записки, заяви, скарги); документи двосторонньої дії, взаємозалежні між собою (ділове й особисте листування, договірні документи);

— акумулятивна функція — це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію із її збереження для нинішнього й майбутнього поколінь;

— спеціальні функції притаманні не всім, а певним видів і типам документів, де вони проявляються більшою мірою відповідно до соціальних потреб суспільства.

До них належать:

· управлінська чи регулятивна функція — виконується документами, створеними з метою управління і під час його реалізації (закони, становища, статути, розпорядження, рішення, накази, протоколи). Управлінські документи відбивають стадії управління й самі надають вплив на управління. В управлінської функції документ виступає насамперед у нормативній ролі, як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, організації;

· правова функція — це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження будь-яких фактів (відомостей). Правовою функцією насамперед володіють офіційні видання (конституція, закони, укази), історичні джерела, які служать засобом засвідчення. Сюди ж можна віднести всі договірні документи, договірні відносини;

· функція обліку дає кількісну характеристику інформації — це реєстрація і угруповання в цифровому вираженні інформації, що з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами є метою їхнього аналізу та контролю. Документи, наділені функцією обліку, фіксують в специфічну форму широкий, спектр інформації (статистичні і фінансово-економічні документи);

· пізнавальна чи когнітивна функція — здатність документа служити засобом отримання й передачі знань з вивчення процесів і явищ природи й суспільства. Це призначення документа полягає у забезпеченні спільного освітнього і професійного процесу навчання (підручник, практикум, хрестоматія тощо.), і навіть наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, звіт про НДР і ДКР);

· загальнокультурна функція — здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурних традицій, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, які у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра та інших.);

· меморіальна (пам`ятниковая) функція — здатність документа служити "зовнішньою пам`яттю" суспільства взагалі, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам`ятникам (артефактам), яким власива особлива соціально-культурна й історична цінність (рукописна книга, рідкісні, особливо цінні й унікальні по змісту, формі або умовам побудування у зовнішньому середовищі документи);

· гедонічна функція — здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори красного письменства, видання по мистецтву, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми тощо.) [9, с. 23-24].

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету та інші. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незлічимо.

Документ завжди поєднує у собі одночасно кілька функцій, які тісно переплетені між собою. Проте поліфункціональність документа виключає домінучю роль однієї функції (підручник — навчальна, указ — правова, афіша — рекламна). Значення тієї чи іншої функції згодом змінюється, т.к. змінюється й роль самого документа у суспільних стосунках, у цій соціальній структурі, у процесі управління тощо. Існують функції термін дії яких обмежений (комунікативна, управлінська, правова), і функції, постійно діючі (інформаційна, соціальна).

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (навіщо створено конкретний документ) і читацьке (кому створено документ — для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т.д.) призначення документа, про те, щоб найефективніше використати його потенційні можливості. Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, котра міститься у ньому, тип й посвідку документа.

Знання функцій документа дозволяє:

— визначити справжню цінність документа, соціальну значимість її змісту;

— правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну усній, недокументній) полягає у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;

— здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів за різними ознаками на види й типи);

— визначити найоптимальніші шляхи й засоби її виготовлення, переробки, поширення, збереження та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях та ін.;

— розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його поняттєвий апарат, і т.д.

Розділ 2. Аналіз практики використання документів у роботі установи

2.1. Процес документування діяльності установи

Сьогодні термін «документ» стає все більш популярним, хоча й містить значну кількість як визначень, так і підходів до його вивчення. Насправді це досить складне і багатоаспектне поняття, нерозривно пов'язане з поданням і використанням релевантної інформації як в часі, так і в просторі.

Класифікація для існування в реальному вимірі, як зазначав піонер інформатики, основоположник науки про документ Поль Отле, повинна бути виражена. Її вираження може бути лише синтетичним. Вона повинна об’єднувати одночасно краще з того, що принесла наукова Термінологія, Нотація, схематичне Зображення, Вимір і Стандартизація, Математика.

Проблеми класифікації управлінських документів вперше були сформовані російським науковцем проф. К.Г. Мітяєвим у середині 60-х років минулого століття [9, с. 101]. Потреба в поділі документів на окремі групи та системи документації були розглянуті ним у нерозривному зв’язку з діловодними процесами: складанням номенклатури справ та організацією пошуку документів.

Упровадження на початку 80-х років в діловодство комп’ютерної техніки, створення уніфікованих форм документів та систем документації спричинили навіть формування окремого напряму, який отримав назву документна систематика. Основні методологічні засади цього напряму були опубліковані російським ученим А.М.Соковою. Для побудови систем документації дослідниця обрала вид документа як об’єктивно існуючу групу документів, що характеризується єдністю функцій в соціальному середовищі, єдністю номіналу та єдністю часу, в якому він існує . Ця система реалізована певною мірою в Державному класифікаторі управлінської документації. Незважаючи на досить значну кількість праць з класифікації документів, як підкреслює проф. С.Г. Кулешов, лише незначна їх частина присвячена обґрунтуванню узагальнюючих типологічних схем документації[9, с. 103].

Так, досить ґрунтовною в цьому відношенні є запропонована проф. А.М.Соковою Примірна схема поділу документів за так званими систематичними категоріями, яка включає блоки офіційних, творчих і особистих документів, поділ систем документації на функціональні та міжфункціональні, а також особливості їх існування в галузевих документальних системах.

Всі системи документації офіційного походження, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна поділяти на базові, інфраструктурні та дисциплінарні.

Базові — це сукупність систем документації, що утворилися в результаті функціонування "базових" сфер соціальної діяльності (наука, економічна сфера, виробництво, освітянська діяльність тощо) та/чи спрямовані на забезпечення такого функціонування [9, с. 103].

Складові системи базової документації офіційного походження включають сукупності документації з найбільш усталеними формами документів, а деякі з них в свою чергу містять ще цілий ряд систем документації. Інфраструктурні види документації названі через те, що функціонують вони в інфраструктурі кожної базової сфери соціальної діяльності: науці, виробництві, навчанні, економічній сфері тощо. Цей блок включає управлінські, нормативні та інформаційні групи документів. Дисциплінарні (галузеві) — це види документації, що утворюються в результаті функціонування різних сфер соціальної діяльності і відповідають за змістом певній науковій (науково-технічній) галузі знань. Групування документів у межах цього блоку проф. С.Г.Кулєшов С.Г. пропонує здійснювати за традиційним поділом на три цикли наукових дисциплін: технічні, гуманітарні та природничі. До технічної системи документації відносити будівельну, транспортну, енергетичну, машинобудівну, житлово-комунальну і т.п., до гуманітарної – соціологічну ,екологічну , етнографічну і т.п., а до природничої – геологічну, картографічну, метереологічну тощо. До дисциплінарних видів документації можна було б додати також документацію праводілової сфери з включенням до неї судової, нотаріальної, цивільно-реєстраційної документації та документації органів зовнішніх та внутрішніх справ [9, с. 105].

Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, проблеми розроблення класифікацій документації та їх диференціації за більш-менш сталими системами до кінця не вирішені. Нерідко об'єднання різних систем (підсистем) документації зумовлюється потребами практичної діяльності чи усталеністю вже розроблених класифікаційних схем. Так, приклад врахування вищезазначених чинників подає такий нормативно-методичний посібник у діловодстві та архівній справі, як "Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів. Види номіналів документів подані в ньому за сферами соціальної діяльності та їх окремими напрямами.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються з умовним поділом їх на: — документи, що утворюються в управлінській діяльності (частина1); — документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина2). Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення на підприємстві єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними[9, с. 108].

Для правильного формування справ документи групують за змістом та видами ще у поточній роботі з ними, що закріплюється в номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи в міру їх виконання вноситимуться до тих справ, які заздалегідь для цього передбачені, знайти тоді потрібний документ буде зовсім не складно. Створена на основі Переліку номенклатура справ визначає загальні принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює індексацію структурних підрозділів організації, індексацію справ, встановлює терміни зберігання документів. Дещо інший приклад ілюструє Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) – ДК 010–98. Це нормативний документ, що офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів. документації. Системи документації, що викладені в ньому згруповані під назвами звітно-статистична, банківська, ресурсна, фінансова, торговельна, зовнішньоторговельна тощо, віднесені відповідно до управлінської документації. За рівнем важливості, відповідно до вимог міжнародного стандарту ISO , можна виділити чотири ієрархічні рівні документації, що функціонують в установі [9, с. 112].

Таблиця.2.1.

Рівні документації в установі

№	Ієрархічний рівень	Загальна характеристика
1.	Рівень А	Основоположні документи: — документи, які встановлюють загальні вимоги по установі до випуску продукції та наданню послуг; — положення щодо мети існування установи, її політика та місія; — показники розвитку основних фондів
2.	Рівень В	Управлінські документи: організаційно-розпорядча документація : документи, що визначають основні функціональні напрями діяльності установи, керівництво з систем менеджменту, перспективні плани, положення про підрозділи, порядок їх взаємодії, функціональні повноваження працівників, розподіл обов’язків між співробітниками, плани проведення контролюючих заходів та тощо
3.	Рівень С	Робочі документи: інструкції з експлуатації механізмів та обладнання, з ведення діловодства, правила внутріщнього розпорядку, техніки безпеки, схеми технологічних процесів, графіки виконання робіт, креслення окремих вузлів, акти результатів технологічних випробувань тощо
4.	Рівень D	Записи: звіти про виконану роботу: акти проведення випробувань, акти прийому обладнання в експлуатацію, протоколи контрольних вимірів, протоколи перевірки знань, звіти про виготовлення продукції чи здійснення послуг, журнали оперативного контролю проведених заходів

Організацією може вестись також й інша документація (робочі інструкції, сітьові графіки, плани заходів з якості тощо), що не є обов’язковими для розробки системи менеджменту якості. Вдосконалення організації руху й змісту ділових документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність й забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами ділової офіційної документації.

Спробуємо, виходячи з вищенаведеного, розбити на групи сукупність офіційної документації, що циркулює в установі (об’єднанні), за її тематичними видами, виходячи з потреб практичної роботи з документами та функцій, які виконує той чи інший підрозділ установи. Управлінська документація

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, – це організація (група) людей об’єднаних певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятись вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовутимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об’єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Більшу частину документаційного фонду установи якраз і складає її управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об’єднуюча, тобто є в кожній установі та стосується роботи всіх підрозділів.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов’язаних офіційних документів, що застосовуються в установі. Це перш за все організаційно-розпорядча документація, що включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності. До цього виду документації відносяться організаційні (статут, положення, правила та інструкції), розпорядчі (накази, рішення, розпорядження, вказівки, ухвали) і довідково-інформаційні документи (заяви, доповідні та пояснювальні записки, графіки відпусток). Зафіксована в системі управлінській документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, вона являється основою для її оцінювання і показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення. Успішне функціонування установи неможливе без точного відображення її економічних показників, виваженої цінової політики, наявних взаємовигідних торгових угод з партнерами (в тому числі іноземними) та інших фінансових показників, що знаходять своє відображення в економічній документації ( плановій, торговельній, зовнішньоторговельній, фінансовій, ціновій, ресурсній, бухгалтерсько-обліковій , з організації праці тощо). Зазначена документація являється базовою для прийняття управлінських рішень й підготовки організаційно-розпорядчих документів. Так, основою бухгалтерсько-облікової документації являються звіти про надходження коштів, звіти про фінансово-майновий стан, баланс установи, рахунки, платіжні документи, відомості тощо. До фінансової документації відносяться фінансові плани (баланси прибутків та видатків), лімітні довідки, звіти про використання валютних планів, проведення платежів , надходження валюти і т. п.

До управлінської можна також певним чином віднести кадрову документацію, що відображає питання обліку та організування роботи з персоналом установи, включаючи питання проведення атестації і встановлення кваліфікацій , зарахування до резерву кадрів, нагородження та присвоєння почесних звань, призначення пенсій тощо. Окремо можна виділити документацію з соціальних питань та соціального захисту, а також словниково-довідкову документацію (висновки, довідки, доповіді, списки тощо). Управлінські документи, як зазначає проф. С.Г.Кулешов, можна розділити за дворівневими класифікаціями, на групи (класи документів), що в свою чергу будуть поділятись на підгрупи (підкласи) та види документів. Видами документів є номінали (акт, протокол, наказ, записка) чи, що найчастіше — види номіналів (наприклад, акт приймання-здавання робіт, протокол засідання Колегії міністерства, наказ про прийняття на роботу чи звільнення, пояснювальна записка)[9, с. 114].

Існує також проста класифікація управлінських документів на вхідні, вихідні та внутрішні (ознакою побудови тут є організація процесу їхнього обігу), вхідні документи у свою чергу можуть поділятися на ті, що підлягають і ті, що не підлягають реєстрації, прості та складні, термінові чи безстокові, загальнодоступні та секретні тощо. Вид номіналу документа (наприклад, акт про списання матеріальних цінностей, наказ про ліквідацію підприємства, заява про надання відпустки) може вказувати на тему документа, яка розкривається в його змісті.

Нормативно-правова документація

Якісне управління процесами в установі, дотримання чинних норм, стандартів і правил неможливе без наявності чи розробки (у разі необхідності) нормативно-правової документації, яка також відноситься до інфраструктурної. Ця міжфункціональна група документації має два рівні: перший — закони та підзаконні акти, укази Президента, постанови Верховної Ради та Кабінету Міністрів України, накази та розпорядження, рішення та вказівки вищих організацій стосовно діяльності тих чи інших підрозділів організації; другий – стандарти, норми та інша нормативно-виробнича та інструктивна документація, яку веде відповідний підрозділ установи. Ця документація містить документи з систем менеджменту якості, техніки безпеки, охорони праці та виробничої санітарії, документацію зі стандартизації та сертифікації, метрологічну документацію тощо.

Інформаційна документація

Сучасний рівень виконання тих чи інших предметів в установі вимагає знання новітніх технологій роботи з документною інформацією, вмінь проводити аналітико-синтетичну переробку інформації, робити її згортання. Зазначене неможливо без наявності інформаційної документації, що включає міжфункціональну документацію систем інформаційного обслуговування, реєстраційно-облікову документацію (журнали обліку роботи в мережі, протоколи проведення виробничих випробувань і дослідної експлуатації, акти прийомо-здавальних випробувань, плани графіки створення інформаційних систем).

Основна галузева документація

У залежності від напряму і сфери діяльності кожна установа веде основну (галузеву) систему документації.

Так, у будівельно-монтажній організації виробничий відділ в якості основної використовує передану йому належним чином проектну будівельну документацію (титульні списки, генеральні та проектні плани, креслення фундаментів, схеми комунікацій тощо), машинобудівна організація отримує машинобудівну, транспортна – транспортну, сільськогосподарська установа – аграрну, відділ освіти – документацію й форми бланків, затверджені Міністерством освіти і науки України , нотаріальна контора – одержує бланки згідно Закону про нотаріат і т.п. Окрім того, особливо у сфері матеріального виробництва, кожен функціональний підрозділ установи додатково створює свої види виробничо-прикладної документації.

Виробничо-прикладна документація

В установі, яка веде будівництво, може розроблятись також власна проектно-виробнича документація на тимчасові споруди, вестись виробничо-організаційна документація (сітьові графіки виконання окремих видів робіт, графіки поставки матеріалів, сировини та обладнання, журнали експлуатації баштових кранів) та створюватись відповідна експлуатаційно-технологічна документація (інструкції щодо виконання експериментальних робіт, порядок використання й роботи окремих механізмів тощо).

Окремі види виробничо-прикладної документації можуть бути розроблені й на промислових підприємствах. Так, на експериментально-дослідному заводі окрім типової документації, що надходить від проектного інституту, може розроблятись власна виробничо-конструкторська, експлуатаційна та виробничо-організаційна документація (технологічні карти тощо). В організаціях, що мають на балансі власне житло, додатково буде вестись своя виробничо-прикладна житлово-комунальна документація, що відображає стан його експлуатації. Окремі установи (промислові та сільськогосподарські підприємства, будівельні організації, вищі навчальні заклади), що мають на своєму балансі гуртожитки, дитсадки тощо змушені вести також відповідну виробничо-прикладну документацію щодо експлуатації свого комунального фонду (договори, угоди, акти про приймання і здавання приміщень, огляди і довідки про стань будівель тощо. Ця документація повинна вестись й відповідати тим же вимогам, що й документація з житловому фонду, яка знаходиться на балансі місцевих органів влади.

Транспортний відділ промислової установи може додатково вести свою виробничо-прикладну транспортну документацію (технічні характеристики транспортних засобів, картки обліку експлуатації автомашин, автопокришок, маршрутні листи, облікові відомості кілометражу, пального, запчастин тощо), відділ головного енергетика – енергооблікову документацію (акти підключення і розподілу енергоресурсів, баланс виробництва й використання електроенергії ) тощо.

Наукова документація

Технічний відділ установи також може вести свою дослідно-конструкторську, дослідно-технологічну, патентну та іншу наукову документацію. У виробничому об’єднанні чи корпорації технічний відділ розробляє технічні завдання на виконання науково-дослідних (НДР), дослідно-конструкторських (ДКР) і проектно-конструкторських (ПКР) робіт, веде розробку технічних проектів.

Співробітники технічного відділу дослідно-експериментального заводу складають робочу документацію на впровадження нових дослідних розробок, на нові види виробів, вони розглядають й приймають найбільш оптимальний варіант ескізних чи технічних проектів, складальних одиниць та приладів тощо. Документування патентно-ліцензійної роботи в організації полягає у веденні документації на винаходи, розробці експертних висновків, укладанні ліцензійних угод, складанні планів патентування винаходів, складанні експертних висновків по перевірці проектів на патентну чистоту тощо.

Праводілова документація

У період зростання конкуренції кожна установа повинна вміти захистити свій бізнес. Питання щодо висування претензій за поставку неякісної продукції, складання позовних заяв, судових звернень знаходять своє відображення в праводіловій документації установи, яку веде її юридичний відділ.

Навчальна документація

Упровадження новітніх технологій, комп’ютерної техніки, сучасних машин і механізмів вимагає від керівництва установи своєчасно ознайомлювати своїх співробітників із досягненнями в тій чи іншій галузі, проводити підготовку, перепідготовку та підвищення кваліфікації на короткострокових курсах, навчально-практичних семінарах тощо. Цими питаннями, як правило, займається навчальний відділ та майстри виробничого навчання. Саме в цьому підрозділі установи може вестись чи розроблятись своя навчальна система документація (навчально-організаційна, навчально-дослідна та навчально-конструкторська).

Залежно від специфіки діяльності установи вона може вести й інші види документації, наприклад, документацію діяльності громадських організацій, соціологічну, етнографічну тощо. Вся документація установи формується у справи й, відповідно до зведеної номенклатури справ із зазначенням термінів зберігання, передається згідно рішення експертно-перевірної комісії в архівний відділ або знищується.

2.2. Класифікація документів за їх основними ознаками

Організація діловодства істотно впливає на оперативність, економічність і надійність функціонування апарату управління організації чи установи, організаційну культуру. Якщо процес діловодства поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання невластивих їм функцій, підвищується результативність їх праці, скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління.

Результатом документування управлінської інформації є документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основна функція якого — зберігати та передавати її у часі і просторі. Поширеною серед науковців є версія походження слова «документ» (documentum — зразок, доказ, свідчення) від латинського дієслова «docere» — учити, навчати. У значенні письмового свідчення слово «документ» уживалося від середньовіччя до XIX ст., згодом із латинської мови запозичено в усі європейські мови.

Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення тощо групуватися на підсистеми і т. д. Поділ системи документів як сукупності на класи, підкласи і є класифікацією документів.

Питання класифікації документів, як і їх пізнання, має давнє походження. У наукових колах вченими зініційовано не одну дискусію з питань тлумачень терміна «документ», його пояснень (дефініцій), групування. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, визначення терміна «документ» й донині зазначають серед перспективних питань, що потребують нагального розв’язання загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

Сучасний тлумачний словник української мови дає двояке визначення терміна «класифікація». У першому випадку — класифікування, у другому — система розподілу предметів, явищ або понять на класи, групи тощо за спільними ознаками, властивостями. У такий спосіб упорядники словника ставлять знак рівності між поняттями «класифікувати» і «групувати».

Організація діловодства умовно ділиться на дві частини:

— забезпечення своєчасного і грамотного створення документів;

— організація роботи з документами: одержання – передача, обробка, облік, реєстрація, контроль, зберігання, підготовка до архіву, знищення.

Діловодство є важливою складовою роботи кожної установи, у процесі якого беруть участь усі працівники установи: одні створюють документи. Інші забезпечують їх передачу, ще інші керуються цими документами у своїй практичній діяльності.

Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у переведенні його на державну мову, широкому застосуванні комп’ютерних систем оброблення та друкування документів, необхідності дотримання вимог чинних державних стандартів у цій галузі.

Усе ж деякі вчені розмежовують ці терміни, визначаючи типологізацію як процес поділу документів за їх внутрішніми властивостями, систематизацією зведених груп, типів, групування — за їх зовнішніми ознаками та класифікування — як процес поділу документів, що розкриває змістові властивості та якості документів.

С. Г. Кулешов визначає: «Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками — характеристиками інформації, носія документної інформації, властивостями, обіговими даними тощо — є процесом класифікування документів»5. Учений наголошує, що більшість чинних нині класифікацій документів базується на їх тематичних, предметних чи поглиблених семантичних (значеннєвих) характеристиках, а отже, на думку дослідника, йдеться не про «документну класифікацію», а про «класифікацію документної інформації».

Класифікація документної інформації дозволяє встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу і виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою й іншими властивостями.

Як було з'ясовано раніше, діловодство, будучи сферою практичного застосування документознавства, послуговується його теоретичною базою. Не є винятком і питання класифікації документів. Саме тому, опановуючи теорію діловодства, за мету поставлено розглянути лише окремі аспекти систематизації документів.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму діяльності.

Основним документом, який визначає систему документації як сукупність взаємопов'язаних документів, що застосовуються У певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-98). Саме цей нормативно-правовий документ представляє уніфіковану систему документації як систему документації, в якій усі документи створено за однаковими правилами.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) вийшов на заміну «Общесоюзного классификатора управленческой документации» (ОКУД) у першій редакції ДК 010-96, згодом, У 1999 році, у зв'язку зі змінами та змістом ряду класів документації, був доопрацьований і виданий повторно як ДК 010-98.

ДКУД є складовою частиною державної системи класифікацій і кодування техніко-економічної та соціальної інформації. Його розроблення спричинено змінами у складі та змісті організаційно, розпорядчої, первинно-облікової, банківської та звітно-статистичної документації внаслідок реорганізації системи державного управління в Україні.

ДКУД є нормативним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД)6 з унікальними кодовими позначеннями.

Його використовують під час збирання та оброблення документів за відповідними уніфікованими формами всіма органами державного і господарського управління та підвідомчими підприємствами й організаціями у,процесі виконання відповідних управлінських функцій згідно з чинним законодавством.

Класифікатор орієнтовано на однозначне визначення (ідентифікацію) УФД, їх облік та систематизацію, контроль складу та змісту УФД у кожному класі документації, організацію ведення відповідних класів документації, забезпечення автоматизованого пошуку потрібних УФД. Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСДГ.

Об'єктом класифікації є безпосередньо. УФД, використовувані під час виконання управлінських функцій згідно з чинним законодавством. УФД розглядаються у складі управлінської документації — сукупності взаємопов'язаних документів, що застосовуються для розв'язання завдань управління у певній сфері діяльності і мають нормативно-правову силу. Юридична сила (службового документа) трактується як властивість службового документа, надана чинним законодавством, що є підставою для вирішення правових питань, здійснення правового регулювання і (або) управлінських функцій.

ДКУД орієнтовано на забезпечення оброблення інформації із застосуванням засобів комп'ютерної техніки та прогресивних інформаційних технологій.

Державний класифікатор містить кодові позначення та назви класів документів, підкласів та уніфікованої форми документа (УФД), призначені для систематизації документів та їх електронного документообігу.

УФД — сукупність реквізитів, установлених відповідно до завдань, що підлягають вирішенню у певній сфері діяльності, і розташованих у визначеному порядку на носії інформації.

УСД — система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Розробниками представлено такі класи уніфікованих систем документації:

1) організаційно-розпорядча (код 02);

2) первинно-облікова (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна документація (код 10); 10) цінова документація (код 13);

11) з праці, соціальних питань і соціального захисту населення (код 15);

12) з побутового обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова документація (код 18);

14) з Пенсійного фонду (код 20);

15) словниково-довідкова документація (код 21).

Ідентифікація УФД здійснюється через ієрархічну класифікацію з трьома ступенями. Кодове позначення складається із семи цифрових десяткових знаків, зазначених у класифікаторі і в установленій. стандартом спеціальній зоні документа, розподіляючись таким чином:

У кодовому позначенні УФД відображено: перший та другий знаки (клас) — належність УФД до відповідної УСД; третій та четвертий знаки (підклас) — належність ДКУД у межах класу до відповідного підкласу; п'ятий, шостий і сьомий знаки — реєстраційний номер УФД підкласу.

Клас «Організаційно-розпорядча документація» (ОРД) містить підкласи:

201 — «Документація з організації систем управління»;

202 — «Документація з організації процесів управління»;

203 — «Документація з управління кадрами»;

204 — «Документування з оцінки трудової діяльності».

Підклас «Документація з організації систем управління» (код 0201) містить 16 УФД, у складі яких визначено, наприклад, наказ про створення промислового об'єднання (код 0201003), наказ про створення підприємства (код 0201005), наказ про реорганізацію підприємства (код 0201010), акт про ліквідацію промислового об'єднання (код 0201013), акт про ліквідацію підприємства (код 0201015) тощо.

Найбільшим за обсягом є підклас «Документація з організації процесів управління» (код 0202), що акумулював 54 уніфіковані форми документів, серед яких: наказ про розподіл обов'язків між керівництвом підприємства (код 0202012), статут підприємства (код 0202015), структура і штатна чисельність управління підприємства (код 0202019), штатний розклад апарату управління промислового об'єднання (код 0202021), наказ про внесення змін до Статуту підприємства (код 0202036) тощо.

До підкласу «Документації з управління кадрами» (код 0203) розробники включили такі УФД: наказ про приймання на роботу (код 0203003), заява про переведення на іншу роботу (код 0203004), подання про переведення на іншу роботу (код 0203005), наказ про переведення на іншу роботу (код 0203006), заява про звільнення (код 0203007), наказ про звільнення (код 0203008), графік відпусток (код 0203009), заява про надання відпустки (код 0203010), наказ про надання відпустки (зведений) (код 0203011).

Подання про заохочення (код 0204001), подання про заохочення (зведене) (код 0204002), доповідна записка (код 0204003), пояснювальна записка (код 0204004), наказ про накладення дисциплінарного стягнення (код 0204005), наказ про накладення дисциплінарного стягнення (зведений) (код 0204006) розробниками віднесено до підкласу «Документування з оцінки трудової діяльності» (код 0204).

Розглядаючи, наприклад, наказ про створення підприємства, що має код 0201005, з'ясовуємо, що документ входить до класу організаційно-розпорядчої документації під кодом 02, підкласу 01 — документація з організації систем управління (код підкласу 0201), код уніфікованої форми документа (наказу про створення підприємства) — 0201005. Наказ про приймання на роботу як вид номіналу документа (код 0203003) перебуває у складі уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (код 02) підкласу документації з управління кадрами (код 0203).

Як бачимо, трирівнева класифікація (клас, підклас, УФД) максимально може мати семизначний код: два знаки — клас, два знаки — підклас, три знаки — форма документа. Уніфіковані системи документації напрацьовані шляхом дослідження офіційно зареєстрованих міністерствами, держкомітетами, відомствами УФД8, а тому охоплюють не всі номінали управлінських документів. На доповнення ДКУД можуть створюватися галузеві класифікатори документації.

2.3. Основні вимоги до оформлення документів в установі

Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення документів. Згідно з ними документ повинен:

— надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це право;

— бути юридично правильно оформленим;

— подавати об’єктивні відомості про події, які висвітлює, базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;

— бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення інформації; без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістовне навантаження;

— бути грамотним і зрозумілим кожному, хто його читає;

— оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами;

— бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;

— складатися на відповідних бланках або папері стандартного формату.

Діяльність кожного підприємства супроводжується складанням різних видів документів, кожен з яких має своє конкретне призначення.

Однак при всьому їх розмаїтті незалежно від специфіки підприємства можна виділити такі основні групи документів:

· організаційні документи закладу (статут, установча угода, структура та штатна чисельність працівників – штатний розпис, посадові інструкції, правила внутрішнього розпорядку);

· розпорядчі документи підприємства (накази по основній діяльності, розпорядження, вказівки, рішення);

· документи по особовому складу підприємства (накази, трудові контракти, особові справи, особові карточки ф. Т-2, особові рахунки по зарплаті, трудові книжки);

· фінансово-бухгалтерські документи (головна книга, річні звіти, бухгалтерські баланси, рахунки прибутків і витрат, акти ревізій, інвентаризацій, плани, звіти, кошториси, касові книги);

· інформаційно-довідкові документи (акти, листи, факси, телефонограми, доповідні записки, протоколи).

Від державних органів та організацій можуть надходити на підприємство документи, які регулюють різноманітні питання його діяльності. Ці документи становлять окрему групу – нормативні документи вищестоячих органів державного управління.[7, c.66-67]

Всі перераховані документи належать до управлінських чи організаційно-розпорядчих (ОРД).

Окрім того, управлінська документація з погляду застосування, класифікується таким чином:

· офіційний документ – створений організацією або посадовою особою і оформлений у відповідному порядку;

· власний документ – офіційний документ, що засвідчує особу або її права, обов’язки, службове чи офіційне становище;

· документ власного походження – створений службовою особою поза сферою її діяльності;

· справжній документ – документ з інформацією про час і відомостями про місце створення, які є в документі або виявлені якимось іншим способом і відповідають дійсності;

· оригінал – перший або єдиний примірник документа;

· дублікат – повторний примірник, що має склад інформації оригіналу;

· копія – відтворений з оригіналу документ, зовнішні ознаки якого або частина їх повністю відображають його;

· витяг – копія, оформлена з документа, яка відтворює тільки його частину і завірена юридичною особою у встановленому порядку.

Комплекс взаємозв’язаних документів, які регламентують структуру. Завдання і функції підприємства, організацію його роботи, права, обов’язки і відповідальність керівництва та спеціалістів закладу, називається організаційними документами.

Найбільшу групу становлять розпорядчі документи. Розпорядчі документи видаються і мають широкий спектр гласності. До цієї групи входить ряд документів загальнодержавного характеру і суто службові в кожному закладі незалежно від форми власності.

Найпоширенішим серед документів ОРД вважається наказ.

Наказ – правовий документ, який видається керівником організації на правах єдино начальства і в межах його компетенції.[18, c.21-22]

З метою полегшення роботи з документом накази поділяють на підгрупи за ознаками:

· “за призначенням” – накази – основної діяльності і з особових справ;

· “за технікою видання” – “ініціативні” та “примусові”;

· “за застосуванням” – нормативні та індивідуальні.

Перед тим, як оформляти наказ слід скласти його проект. Підготовка проекту включає такі стадії роботи:

· вивчення суті правил і збір необхідної інформації;

· підготовка проекту;

· погодження його;

· підписання.

Накази з основної діяльності оформляються на бланку підприємства або на чистому аркуші паперу формату А-4.

Кожен вид наказу повинен мати такі реквізити:

· автор документа, якщо документ оформляється не на бланку;

· назва виду документа;

· дата (проставляють у день підписання);

· індекс (порядковий номер) – відлік ведеться від початку календарного року за хронологією зростання;

· місце складання чи видання;

· заголовок до тексту;

· позначка про контроль (в разі потреби);

· текст;

· гриф погодження (в разі потреби);

· візи;

· підпис;

· відтиск печатки;

· позначка про виконавця.[5, c.74-75]

Найбільш важливим реквізитом у наказах є текст, який має особливу композиційну побудову:

· констатуюча частина викладає мету і завдання, дає посилання на документ, який став підставою для оформлення наказу;

· розпорядча частина тексту викладається в наказовій формі і розпочинається дієсловом від першої особи однини наказую”.

Наказ повинен бути надрукований не менше як у трьох примірниках.

З поточних оперативних питань повсякденного виробничо-господарського та адміністративного життя керівники підприємства можуть видавати розпорядження та вказівки. Ці різновиди розпорядчих документів складаються за тією ж схемою, що й накази.

Інформаційно-довідкові документи.

Найпоширенішим документом цієї підгрупи є протокол. Протокол – документ – який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на різних масових заходах. Протоколи бувають: прості, складні, стенографічні. Протокол підписується головою та секретарем. До нього підшивають додатки. Протокол складається в 2-х примірниках. Зберігаються не лише 10 років, а також можуть передаватися на збереження в архів.

З питань, що мають особливо важливе значення, пишуть резолюцію.

Резолюція приймається на зборах. Резолюцію розглядають як вмотивовану постанову, де, крім власної ухвали, є розгорнутий вступ, далі йде узагальнююча частина – висновок, оцінка роботи, конкретні рішення з кожного питання, даються загальні настанови й перераховуються заходи, які необхідно здійснити в майбутньому.

Резолюція складається з двох частин: констатуючої та результативної.

В більшості випадків в групу колегіальних з ознаками розпорядчого характеру входять акти.

Акт – документ, складений кількома особами, які підтверджують факт або подію, що мала або має місце на даний час.

Акти складаються комісією, оформляють на бланках, що є внутрішніми документами. Текст акту мусить мати дві частини: вступну та констатуючу. У кінці акта повідомляється про кількість примірників документа та про місце їх направлення. Кількість примірників визначається відповідними нормативними документами.[24, c.104-105]

Кореспондентські документи – найпоширеніший вид документації в системі управління і в загальному документообігу становить приблизно 70-80%. Ця група охоплює досить велику кількість різноманітних тем і відрізняється від інших документів технічними засобами їх одержання та відправлення.

За напрямком ділова кореспонденція є як вхідною, так і вихідною документацією і має ряд різновидів: листи, телеграми, телефонограми, факси.

Листи – узагальнена назва різних за змістом документів, які пересилаються поштою.

За змістом та призначенням листи можуть бути: інструктивні, гарантійні; інформаційні, рекламні, комерційні, рекламаційні, супровідні.

Листи інструктивні виходять з державних органів влади чи управління і містять, як правило, рекомендації, вказівки, пояснення з питань звітності. Податків, екології.

Гарантійні листи містять гарантії оплати чи виконання певних зобов’язань.

Умовно інформаційні містять прохання, пропозиції, нагадування, повідомлення.

Рекламні листи пропонують рекламу.

Комерційні листи складаються при укладанні чи виконанні контрактів.

В рекламаційних листах підприємство вимагає відшкодування збитків, нанесених в результаті невиконання чи порушення умов контракту іншою стороною.

Супровідні листи, коли основний документ вимагає додаткового пояснення.

Службові листи оформляються як на бланках підприємства, так і на чистих аркушах папері форматів А-4 та А-5 – в залежності від обсягу текстової частини.

Текст листа повинен бути лаконічним, послідовним, переконливим та коректним. Текст найчастіше складається з двох частин: вступу та основної.[16, c.55-58]

Отже, дослідження діловодства, як об’єкта нормативного та науково-методичного забезпечення в сучасному та історичному аспектах, має здійснюватися на основі аналізу теоретичних засад реалізації його технологічних процесів. Складовою таких засад є сукупність дефініцій сфери діловодства. Дослідження еволюції та сучасного стану понятійного апарату діловодства показало, що кількість та семантика змісту його лексичних одиниць змінювалися залежно від розвитку теорії та практики діловодства. Трактування визначень понять діловодства, навіть базових, не завжди є однозначними, вони потребують уніфікації. Стандартизація складу термінів з діловодства та їх визначень є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й у практичному – для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування в нормативно-правових актах, нормативних та методичних документах з організації діловодства.

Концептуальною основою реалізації технологічних процесів діловодства є також сукупність наукових знань, яку представлено результатами досліджень ряду наукових дисциплін – документознавства (зокрема, управлінського), архівознавства, історичного джерелознавства, інформаційного менеджменту, правознавства, інформатики. Таким чином, під час розроблення нормативного та науково-методичного забезпечення організації діловодства, крім вивчення практичних потреб та проблем функціонування цієї сфери діяльності, слід враховувати досягнення наукових дисциплін, що безпосередньо мають відношення до організації діловодства. Складовою наукових знань з діловодства є також знання про історію його розвитку[12, c. 38-39].

Розділ 3. Удосконалення процесу роботи з документами

3.1. Уніфікація та стандартизація як шляхи поліпшення якості документа

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07. 01. 1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) — це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД — представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

15) цінова документація і т. д.[34, c. 59-60]

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);

2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);

3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;

4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

— бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

— первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д.

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.

2. ДСТУ 2394 — 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.

3. ГОСТ 3.1130 — 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.

4. УСД ГОСТ 6.38 — 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.

5. ДСТУ 3582 — 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.

6. ГОСТ 7.1 — 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.

7. ДСТУ 3008 — 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

· стандартна форма побудови;

· пристосування до автоматизованого оброблення;

· мінімізація показників;

· крім дублювання;

· охоплення всіх складових для цілей управління показників.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах, є повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для праці та заробітної плати, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми документів, які пристосовуються до чинних облікових методик і конкретної галузі.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають мати стандартну форму побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин: заголовкової, змістової, оформлювальної.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з’ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого оброблення[8, c. 104-105].

3.2. Удосконалення форми та змісту документа на прикладі підготовки доповідної записки

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином нормативно-методичну базу діловодства.

Значення документа та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксування відносин службового та приватного характеру, між юридичними або фізичними особами, в повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію – це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому, надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє відтворити єдину державну систему діловодства – науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

У зв’язку з цим, документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності і розробляє принципи побудови систем документування й діловодства — називається документознавством.

Службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій, це довідка. Довідки бувають внутрішні та зовнішні.

Внутрішні довідки, як правило, містять узагальнені результати виконання яких-небудь робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.

Внутрішню довідку готує один працівник або комісія, до складу якої входить певна кількість працівників підприємства, установи, організації {далі — організації). Текст такої довідки має висвітлювати одне питання службового характеру. Стислий виклад тексту подають у заголовку. Якщо є необхідність подати інформацію з декількох, не пов'язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок з кожного питання. Розглянемо це на прикладі:

На підприємстві з іноземними інвестиціями "Київ-Промтранс" було проведено внутрішню перевірку. Комісія, до складу якої входили п'ять працівників підприємства, впродовж тижня перевіряла роботу кадрової, діловодної та архівної служб. Після закінчення перевірки комісія підготувала два документи — "Довідку про перевірку роботи з кадрами в ПІІ "Київ-Промтранс" і "Довідку про стан діловодства й архівної справи в ПІІ "Київ-Промтранс". Чому було підготовлено саме дві довідки, а не одну чи три? Річ у тім, що діловодство й архівна справа — це пов'язані між собою сфери діяльності. Отже, документи (акти, довідки та доповідні записки) про результати перевірок роботи діловодних й архівних служб оформлюють і зберігають в одній справі упродовж п'яти років. А документи (доповіді, огляди, зведення і довідки) про стан та перевірку роботи з кадрами не пов'язані з вищезазначеними документами і підлягають постійному зберіганню в окремій справі.

За формою та змістом доповідна записка близька до заяви, проте є деякі відмінності: у заяві йдеться про особисте прохання, здебільшого не пов’язане з виконанням службових обов’язків, а доповідна записка складається в тому разі, коли необхідно виразити думку організації чи службової особи з певного питання й подати конкретні пропозиції щодо його розв’язання.

Залежно від цільового призначення доповідні записки можуть бути ініціативного, інформаційного або звітного характеру.

Внутрішню довідку, підготовлену комісією, оформлюють на загальному бланку організації або на чистих аркушах паперу формату А4 з відтворенням таких реквізитів:

07 — назва організації;

10 — назва виду документа;

11 — дата документа;

12 — реєстраційний індекс документа;

14 — місце складання або видання документа;

19 — заголовок до тексту документа;

21 — текст документа;

23 — підпис (голови та всіх інших членів комісії);

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі[2, c. 65-66].

Довідка, підготовлена працівником або керівником структурного підрозділу для подання керівникові організації, може бути оформлена на бланку структурного підрозділу, якщо такий заведено у цьому підрозділі, або на чистих аркушах паперу з обов'язковим відтворенням реквізиту 08 "Назва структурного підрозділу організації".

Доповідна записка — це службовий документ, що містить виклад певного питання з висновками і пропозиціями автора.

У доповідній записці автор може інформувати керівника про якісь складні ситуації, важливі події або факти, що мали місце, доповідати про хід виконання роботи, повідомляти про перенесення термінів, дострокове припинення або вчасне завершення роботи. Доповідна записка може бути підготовлена як із власної ініціативи автора, так і за дорученням керівництва.

Залежно від адресата доповідні записки бувають внутрішні та зовнішні.

Внутрішню доповідну записку адресують керівникові організації або керівникові структурного підрозділу, якому безпосередньо підпорядковується працівник — автор записки.

Її можна оформити на чистому стандартному аркуші паперу з відтворенням таких реквізитів:

08 — назва структурного підрозділу організації;

10 — назва виду документа (доповідна записка;

11 — дата документа;

12 — реєстраційний індекс документа;

14 — місце складання документа (у разі потреби);

16 — адресат;

19 — заголовок до тексту документа;

21 — текст документа;

22 — відмітка про наявність додатків (за наявності додатків);

23 — підпис;

30 — відмітка про наявність документа в електронній формі (у разі потреби).

Підписує внутрішню доповідну записку її автор.

Зовнішні доповідні записки адресують керівникам організацій вищого рівня.

Як правило, їх оформлюють на загальному бланку організації, при цьому реквізит 08 не зазначають.

Незалежно від того, хто є автором зовнішньої доповідної записки, підписати її має право лише керівник організації. Проте, за необхідності, на документі можуть бути зазначені прізвище та номер телефону безпосереднього виконавця.

Зміст доповідної записки повинен бути лаконічним за формою викладу (він, як правило, розбивається на пункти), наведені факти – достовірними, пропозиції – сформульованими. Якщо наведені факти або зроблені висновки потребують цифрового чи документального підкріплення, то вони оформляються як додаток до неї. Закінчується доповідна записка висновками, повідомленням про вжиті заходи і конкретними пропозиціями [11, c. 37-38].

Висновки та пропозиції

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Аналіз історичного процесу формування поняття "документ" у різних наукових дисциплінах з кінця ХІХ-го до кінця ХХ-го століття показав, що поняття "документ" є об'єктом досліджень низки сучасних дисциплін інформаційно-комунікаційного циклу, зокрема інформатики, документалістики, бібліотекознавства, бібліографознавства, архівознавства, документознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики тощо, і в кожній науці воно має свій конкретний зміст. У кінці ХІХ — на початку ХХ ст. це поняття входить у науковий обіг книгознавства і бібліографознавства завдяки працям П. Отле та його послідовників, які, виходячи з потреб розвитку бібліографії, застосовували узагальнююче, широке значення поняття "документ" і заклали теоретичне підґрунтя документаційно-інформаційної науки.

Визначено, що в процесі історичного розвитку сформувалися, щонайменше, вісім різних за обсягом значень поняття "документ", які співвідносяться одне з одним як поступове звуження обсягу поняття. Найбільш широке значення — Документ І — поглинає менш широкі, від Документа ІІ до Документа VIII. Встановлено, що відмінності між першими чотирма значеннями „документа” пов’язані з його матеріальною та знаковою складовими, а між наступними — з генезисом, змістом та функціональністю документа. Встановлена система взаємозв'язків між усіма значеннями поняття "документ", яку можна представити як дихотомічний поділ, коли все, що не входить до поняття "документ" на тому чи іншому ступені поділу, не вважається документом. Ця теоретична схема дозволяє критично підходити до аналізу різноманітних дефініцій документа, а також пояснень щодо обсягу цього поняття. Паралельне використання терміна “документ” у різних сферах іноді викликає штучні дискусійні заперечення того чи іншого значення цього поняття.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Таким чином, знання основ діловодство на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Отже, дослідження діловодства, як об’єкта нормативного та науково-методичного забезпечення в сучасному та історичному аспектах, має здійснюватися на основі аналізу теоретичних засад реалізації його технологічних процесів. Складовою таких засад є сукупність дефініцій сфери діловодства. Дослідження еволюції та сучасного стану понятійного апарату діловодства показало, що кількість та семантика змісту його лексичних одиниць змінювалися залежно від розвитку теорії та практики діловодства. Трактування визначень понять діловодства, навіть базових, не завжди є однозначними, вони потребують уніфікації. Стандартизація складу термінів з діловодства та їх визначень є важливою не тільки в теоретичному аспекті, а й у практичному – для вирішення проблеми їх уніфікованого застосування в нормативно-правових актах, нормативних та методичних документах з організації діловодства.

Розбудова державності, власної нормативно-правової бази, нові економічні умови господарювання зумовили необхідність вирішення нових завдань та проблем щодо організації діловодства в незалежній Україні. Важливим недоліком є відсутність загальної координації організації діловодства в органах державної влади, що пов’язано, передусім, з недосконалістю нормативного та науково-методичного забезпечення цієї сфери діяльності, а також слабким контролем за станом діловодства з боку Держкомархіву України і відповідних архівних установ. Виявлені в результаті анкетування та обстеження служб діловодства міністерств та інших центральних органів виконавчої влади проблеми стали підставою для визначення тематики науково-дослідної та методичної роботи УНДІАСД.

Так, в Україні є нагальним прийняття закону, безпосередньо присвяченого правовим засадам організації діловодства, зокрема, у зв’язку з набуттям чинності законодавства щодо застосування електронних документів. Негативно позначилося на організації діловодства надання національним стандартам статусу рекомендаційних документів, що ускладнює їхнє застосування порівняно з нормативно-правовими актами. Фактично припинено ведення ДКУД.

Список використаних джерел

1. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток: [монографія] / Валентина Бездрабко, 2009. — 716 с.

2. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська, 2007. — 468 с.

3. Беспянська Г. Справочинство : Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська ; за наук. ред. : В. В. Бездрабко, 2006. — 488 с.

4. Блощинська В. Сучасне діловодство : Навчальний посібник / Віолетта Блощинська,, 2005. — 319 с.

5. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник / К. Д. Гордієнко, 2006. — 277 с.

6. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря : практичний посібник / К. Д. Гордієнко, 2009. — 302 с.

7. Данюк В. Кадрове діловодство: Навчальний посібник / Василь Макарович Данюк, Людмила Петрівна Кулаковська,, 2006. — 239 с.

8. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти / Анатолій Діденко,, 2001. — 383 с.

9. Діловодство у державних установах: збірник інструкцій / укл. : Є. К. Пашутинський, 2009. — 593 с.

10. Загорецька О. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення службових документів // Секретарь-референт. — 2010. — № 2. — С. 20-32

11. Загорецька О. Оформлення службових документів. Строки зберігання документів // Секретарь-референт. — 2006. — № 10. — С. 32-33

12. Загорецька О. Підготовка та оформлення організаційних документів // Секретарь-референт. — 2004. — № 1. — С. 9-15

13. Загорецька О. Розроблення та оформлення бланків службових документів підприємств, установ і організацій // Секретарь-референт. — 2004. — № 5. — С. 9-14

14. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 4. — С. 37-40

15. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 5. — С. 34-40

16. Загорецька О. Складання та оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 2. — С. 44-48

17. Звід документів кадрового діловодства : Практичний посібник / Укл. Є. К. Пашутинський, 2006. — 909 с.

18. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб. / Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,, 2003. — 269 с.

19. Іванова Т. В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Навчальний посібник / Т. В. Іванова, Л. П. Піддубна, 2007. — 359 с.

20. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова,, 2006-2009. — 217 с.

21. Корж А. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посіб. / Антоніна Корж, 2008. — 370 с.

22. Організація діловодства в органах державної податкової служби України: Навч. посібник / Володимир Коваленко,Олександр Савченко, Наталія Зикун, Оксана Цимбалюк,, 2001. — 104 с.

23. Палеха Ю. Загальне документознавство: Навчальний посібник / Юрій Палеха, Наталія Леміш, 2008. — 394 с.

24. Палеха Ю. Кадрове діловодство: (зі зразками сучасних ділових паперів): посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 474 с.

25. Палеха Ю. Організація загального діловодства: (зі зразками сучасних ділових паперів): навч. посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 457 с.

26. Палеха Ю. Організація сучасного діловодства: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Юрій Палеха, 2007. — 189 с.

27. Палеха Ю. Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч. Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів), 2003. — 327 с.

28. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби / Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко, 2004. — 268 с.

29. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби: практичний посібник / Євген Пашутинський, 2009. — 330 с.

30. Поберезська Г. Лінгвістичні основи документознавства та інформаційної діяльності [] : навчальний посібник / Ганна Поберезська, Ірина Волинець, 2008. — 351 с.

31. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути / Лариса Погребна, 2008. — 416 с.

32. Скібіцька Л. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Ліана Скібіцька, 2009. — 219 с.

33. Стрельников А. Особенности оформления служебных документов // Секретарь-референт. — 2008. — № 2. — С. 12-18

34. Сучасне діловодство : зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / ред. : В. М. Бріцина, 2007. — 687 с.

35. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник / Микола Хоменко, Олена Грабарь,, 2003. — 103 с.