Вступ

Актуальність теми. Ефективна та прозора для громадського контролю інформаційна політика є впливовим інструментом подолання сучасної політичної кризи, що поруч із кризою фінансово-економічною боляче вразила українське суспільство. Однією з причин цієї кризи є в цілому невдала спроба керівних органів державної влади довгий час приховувати від громадськості не тільки масштаби кризових явищ, але й наявність самої кризи взагалі.

Робота прес-секретаря потребує не лише широких знань майже з усіх питань внутрішньої та зовнішньої політики, а й чималої артистичної підготовки, відчуття міри й рівня своєї компетентності. Скажімо, якщо прес-секретар згодиться вдовольнити інформаційну спрагу репортера або оглядача і надасть йому інтерпретацію якоїсь події, він ризикує виявити свою некомпетентність у цьому питанні. Якщо ж він звернеться до колег з апарату адміністрації з проханням поінформувати з особливо секретного питання, йому просто не завжди нададуть таку інформацію.

Основними формами роботи прес-секретаря є прес-конференція президента, власний брифінг і письмова заява для преси, коли не бажано виходити на люди ані президенту, ані прес-секретареві, але потрібно чітко продемонструвати свою позицію. Крім того, прес-секретар обов’язково бере участь у підготовці та організації інтерв’ю президента для одного або кількох журналістів, може сам на сам зустрічатися з представниками мас-медіа або написати статтю для газети чи журналу. Останнє, щоправда, буває не так часто, оскільки для цього треба мати хист не лише журналіста, а й фахівця, скажімо, в галузі політології, права. Більшість прес-секретарів за освітою — журналісти.

Органи державної влади будь-якої країни світу широко використовують технології паблік рилейшенз для презентації власної діяльності, формування позитивного іміджу керівників, встановлення та розвитку комунікації з громадськістю та розширення свого впливу на неї. Бо саме від повноти та якості інформування громадськості про дії органів державної влади напряму залежить рівень довіри населення до конкретного державного органу та політики, що ним проводиться, і в підсумку — результати наступних виборів, які або позбавляють влади, або продовжують термін її повноважень. Одним з найважливіших інструментів паблік рилейшенз в державних органах влади, основним джерелом інформації та каналом комунікації влади з громадськістю виступають прес-служби (інформаційні підрозділи), що створюються з метою задоволення інформаційних потреб населення.

Отже, паблік рилейшенз (PR) — це феномен сучасного суспільства, який на підставі розвинених технологій створює принципово нові можливості інформаційного контролю та впливу на суспільну свідомість.

Проте, незважаючи на важливість цієї сфери, тема державницького PR, зокрема інституту підрозділів з паблік рилейшенз в органах державної влади або місцевого самоврядування, досі не була об’єктом окремого наукового дослідження. Окремі аспекти історії їх створення, функцій та завдань, покладених на них, а також форм роботи висвітлюються у працях українських науковців Г.Почепцова та В.Бебика, російських дослідників теорії та історії PR та маркетингу Г.Іванченка, А.Чумікова та М. Бочарова, В.Шпаковського. З закордонних дослідників означеній проблематиці значну увагу приділяли американські теоретики Е.Бернейз, Ф.Джефкінс та Д.Ядин. Окремо стоїть дослідження американського журналіста та політ-технолога А.Малтіза, який на відміну від всіх вище згаданих теоретиків, зосередився саме на розгляді практичних моделей застосування PR в державній політиці, використанні та адаптації бізнес-підходів до PR інформаційними підрозділами органів влади.

Також проблемі дослідження PR в контексті державного управління приділяли увагу О.Бабінова,С.Колосок, Л.Руіс Мендісабаль, В.Водолазький, О.Мех та ін.

Тому метою нашого дослідження є розгляд стратегічних напрямків роботи прес-секретаря президента України в рамках організації зв`язків з громадськістю інституту президента.

Виходячи з мети роботи були поставлені наступні завдання:

— з’ясувати основні завдання та функції прес-секретаря;

— розглянути особливості організації робочого місця прес-секретаря;

— дослідити організацію прес-конференції та роль прес-секретаря;

— охарактеризувати обов`язки прес-секретаря президента України;

— розглянути планування робочого часу прес-секретаря президента України в рамках організації зв`язків з громадськістю інституту президента;

— проаналізувати вдосконалення роботи прес-секретаря президента України в рамках організації зв`язків з громадськістю.

Об’єктом дослідження даної курсової роботи є прес-служби і прес-секретаря.

 Предметом дослідження є роль комунікативних дій в процесі діяльності прес-секретаря президента України в рамках організації зв`язків з громадськістю інституту президента.

Розділ 1. Теоретичні аспекти роботи прес-секретаря

1.1. Основні завдання та функції прес-секретаря та прес-служби

PR — це планомірна діяльність, що постійно здійснюється. Це означає, що діяльність з паблік рилейшенз організується як кампанія чи програма і здійснюється постійно, безперервно, а не час від часу. І по-друге, метою PR є забезпечення рівноправної інформаційної взаємодії і взаємопорозуміння. Тобто гарантування того, що діяльність організації зрозуміла для всіх інших. Цим забезпечується взаємопорозуміння між організацією та громадськістю, оскільки в процес залучені різні групи людей.

У свою чергу американський теоретик PR Френк Джефкінс стверджує, що паблік рилейшенз складається з усіх форм комунікації (як зовнішніх, так і внутрішніх), що планомірно здійснюється між організацією та громадськістю з метою досягнення між ними взаємопорозуміння [4, с. 10].

Також можна розглядати PR як форму організації комунікації. Причому необхідно усвідомлювати, що він може застосовуватися у будь-яких структурах і сферах: державних та приватних; комерційних та некомерційних тощо. Тобто паблік рилейшенз співвідноситься з будь-якою організацією, як комерційною, так і некомерційною. PR включає всі взаємодії, в процесі яких організація вступає в контакт з людьми. Окрема людина також бере участь у паблік рилейшенз, якщо тільки він не існує ізольовано, тобто не спілкується з іншими людьми.

Прес-секретар президента, як і прес-секретар взагалі, — це відповідальний по зв’язках зі ЗМІ й громадськістю, що виконує всі, що випливають із цієї відповідальності обов’язки. Це просте, але досить точне визначення, і як би ми не розглядали всі різноманітні функції й повноваження президентського прес-секретаря, воно буде залишатися вірним. Однак це класичний випадок максимально загального визначення, однаково якщо сказати, що політик — це людина, що займається політикою. Існування безлічі інших визначень, уведених у різний час фахівцями або ж самими спокс-менами, — таких, як «прес-секретар — це подвійний резидент на службі суспільства й влади», «багатослівний дипломат», «офіційний журналіст», «радник по пресі», » PR-Технолог», «міст із двобічним рухом», і т.п.  — показує, що діяльність прес-секретаря, його передбачувані якості й заглибленість у політичний процес набагато ширше, й з професійної точки зору йому недостатньо простого визначення, наведеного спочатку. У той же час ряд особливих аспектів його діяльності, серед яких — більша посадова прихильність перманентним змінам обсягу функцій, зміна балансу сприйняття делегованості від суспільства/влади у зв’язку зі зміною політичної ситуації, фактор особистості й ін., робить формулювання короткого й точного визначення прес-секретаря президента неможливим.

Основною метою діяльності прес-секретаря є здійснення зв’язків із засобами масової інформації, висвітлення діяльності директора установи його заступників та структурних підрозділів установи, організація прес-конференцій, брифінгів та інтерв’ю, випуск прес-релізів. Прес-служба, в якій працює прес-секретар, є структурним підрозділом апарату установи і безпосередньо підпорядковується директору, у разі його відсутності заступнику установи. Прес-службу очолює керівник, який призначається і звільняється з посади розпорядженням директора.

У свої діяльності прес-служба керується Конституцією України, законами України (у тому числі Законами України «Про друковані засоби масової інформації (пресу) в Україні» «Про телебачення і радіомовлення», «Про інформацію», «Про порядок висвітлення діяльності органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні засобами масової інформації»), постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, актами Кабінету Міністрів України, іншими актами органів виконавчої влади. Загальна чисельність працівників прес-служби складається з 1 чоловіка – керівника прес-служби апарату установи.

Завдання прес-служби:

В більшості випадків журналісти чи інші зацікавлені особи звертаються в першу чергу до прес-служби відповідного підприємства чи організацій. Ця структура є містком поміж організацією та мас-медіа. З точки зору співробітництва з журналістами прес-служба виконує такі основні завдання:

• збір інформації про підприємство чи організація;
• надання інформаційних матеріалів у розпорядження журналістів;
• допомога в організації інтерв’ю;
• підготовка і розсилка інформаційних матеріалів чи повідомлень для преси;
• підготовка і проведення зустрічей з представниками преси, прес- конференцій;
• підтримання контактів з журналістами та відповідними закладами;
• випуск власних публікацій (журналів для співробітників /членів, інформаційних буклетів, інформаційних листків ) Збір, аналіз, обробка та оперативне надання інформації засобам масової інформації про діяльність установи, крім випадків, передбачених Законом України “Про державну таємницю”.

При цьому прес-служба може працювати як в режимі реагування (відповідей на запити, посередництва у підборі співрозмовника для інтерв’ю, публікації спростувань), так і в режимі прямих дій. Пасивний варіант діяльності навряд чи здатний бути ефективним засобом для створення і підтримання партнерських стосунків у сфері комунікації або ж для успішної презентації своєї організації перед громадськістю. Активна робота зі засобами масової інформації, що супроводжується налагодженням особистих контактів з відомими журналістами, може стати надійною основою партнерства [8, c. 79].

Успіх у співпраці з мас-медіа залежатиме від того, наскільки серйозно працівники ПР-сфери та прес-служб сприйматимуть прагнення журналістів до однозначних, зрозумілих та релевантних повідомлень для преси і з яким розуміння вони будуть ставитися до роботи журналістів.

Слід зауважити, що реакція і роз’яснення прес-служби залежать від її власної поінформованості, тобто від того, яка внутрішня інформація поступає в її розпорядження. Якщо прес-служба буде поінформована про важливі і нагальні питання діяльності підприємства чи організації невчасно або в недостатньому обсязі, виникне відповідний дефіцит, який рано чи пізно неодмінно дасться взнаки.

Прес-секретар – особа, яка планує, організовує, координує процес реалізації та оцінює комунікативну діяльність усієї організації.

Основними завданнями та функціями прес-секретаря, який координує роботу прес-служби Президента є:

— Інформування населення, органів державної влади, місцевого самоуправління, організацій та їх об’єднань про політику і результати практичної діяльності народного депутата;

— Формування іміджу народного депутата в суспільних та ділових колах як соціально відповідального політика, що, у тому числі, включає розробку та реалізацію комунікаційної програми задля створення та зміцнення його позитивного іміджу;

— Супровід та забезпечення необхідними інформаційними, комунікативними та аналітичними матеріалами народного депутата;

— Розвиток та інформаційне наповнення персонального Інтернет-сайту народного депутата;

— Проведення аналізу інформаційного поля на предмет висвітлення у ЗМІ подій, пов’язаних з діяльністю народного депутата;

— Розробка ефективних інструментів оцінки існуючого інформаційного поля;

— Забезпечення ефективних відносин та взаємодії народного депутата зі ЗМІ:

1. підготовка прес-релізів, інформаційних матеріалів, статей тощо;
2. підтримка журналістського пулу;
3. реалізація спільних медіа проектів з друкованими та електронними ЗМІ;
4. організація виступів народного депутата в ЗМІ;
5. консультування представників ЗМІ з питань, пов’язаних з діяльністю народного депутат;
6. підготовка та розповсюдження в ЗМІ офіційних повідомлень, заяв та інших інформаційних матеріалів з різних сфер діяльності народного депутата;

— Організація та проведення прес-конференцій, брифінгів, «круглих столів», їх технічний та інформаційний супровід:

1. розповсюдження через інформагентства прес-анонсів та прес-релізів;

— Аналіз структури, ступеню складності сприйняття інформації, інформаційного насичення, відвідуваності персонального Інтернет-сайту народного депутата в цілому;

1. своєчасне розміщення коментарів, новин, анонсів та інших інформаційних матеріалів на персональному сайті Президента.

— Аналіз публікацій в ЗМІ, присвячених діяльності народного депутата.

Повноваження прес-секретаря народного депутата визначаються службовим регламентом виходячи з поставленої перед ним мети та завдань [11, c. 98-99].

Діяльність прес-служби базується на наступних принципах:

1. Відкритість у наданні інформації. Сьогодні, не дивлячись на наявність інтенсивного інформаційного потоку, не рідко журналісти стикаються з проблемою нестачі повної інформації з теми, якою вони цікавляться. Досить гостро дефіцит інформації відчувається, якщо тема насить вузькоспеціалізований характер. В такому випадку прес-служба Президента за журналістським запитом надає необхідну інформацію. Таким чином складаються робочі відносини прес-секретаря Президента зі ЗМІ.
2. Системність: середньо- та довгострокове планування заходів, що становлять суспільний інтерес.
3. Соціальна спрямованість: увага акцентується на соціальнозначимій інформації.
4. Особиста відповідальність: передбачає недопущення розповсюдження неправдивої інформації. Співробітник прес-служби народного депутата несе особисту відповідальність за дані, надані засобам масової інформації.
5. Об’єктивність: співробітник прес-служби народного депутата зобов’язаний передавати інформацію про один з аспектів життєдіяльності народного депутата у повному об’ємі та без суб’єктивної оцінки.

Президент України впроваджує європейські стандарти відкритості і прозорості в роботі органів державної влади. Важливим кроком на цьому шляху стало підписання Главою держави Закону України «Про доступ до публічної інформації» [1].

На виконання цього закону Президент України підписав Укази «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації» та «Про першочергові заходи щодо забезпечення доступу до публічної інформації в допоміжних органах, створених Президентом України». Ці Укази покликані забезпечити реалізацію конституційного права громадян вільно збирати, зберігати, використовувати і поширювати інформацію.

Віктор Янукович поставив завдання забезпечити доступ громадян до публічної інформації відповідно до вимог цього закону. Глава держави створив у своїй Адміністрації Головне управління забезпечення доступу до публічної інформації Президента України. Цей підрозділ буде реалізовувати права громадян на доступ до публічної інформації Адміністрації Президента України.

Надання публічної інформації Адміністрацією Президента здійснюється у відповідь на інформаційний запит.

Згідно з законом, публічною є відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання суб’єктами владних повноважень своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні  суб’єктів владних повноважень.

У сфері сучасного державницького PR довели свою ефективність підрозділи, які орієнтуються на оперативність, застосування нових форм та методів роботи. Причому, в умовах бурхливого розвитку інформаційного суспільства визначальну роль має чітке усвідомлення стратегічної мети діяльності PR- підрозділів в процесі реалізації державної політики: дотримання чіткої лінії офіційного інформування з одного боку та максимальне задоволення інформаційних потреб суспільства — з іншого.

Загалом, подібний підхід до здійснення державницького паблік рилейшенз запозичений та широко використовується прес-службами та PR- підрозділами органів влади багатьох країн. Зокрема в Україні, створений та ефективно діє PR-підрозділ, що створювався з урахуванням досвіду державницького PR США — це Головна служба інформаційної політики Секретаріату Президента України. Досвід її роботи, переосмислення американської практики та адаптування методів та форм роботи для України заслуговує на розповсюдження серед PR- підрозділів органів влади всіх рівнів [6, c. 108-109].

1.2. Особливості організації робочого місця прес-секретаря

Психологи стверджують, що одна з головних причин зниженої працездатності – неправильно організоване робоче місце. Робоче місце секретаря, зазвичай, міститься у приміщенні, суміжному із власним кабінетом керівника, так званій «приймальні». Крім приймальні в ідеалі офіс повинен мати кімнату відпочинку чи кімнату-кухню і відсік чи кімнату для технічних засобів (копіювальних апаратів, машини знищення паперів тощо.).

Робоче місце секретаря можна розділити на 3 зони: основна, де його стіл з приставками й необхідною оргтехнікою, зона обслуговування відвідувачів, і допоміжна зона, де розташовуються шафи, копіювальний апарат, факс тощо.

Світло і колір лампи, галас в офісі, висота стільця і все, що оточує секретаря, дає підстави для щоденних стресових станів чи зниження рівня працездатності, діючи на працівника на підсвідомому рівні.

Величезний емоційний вплив на людину можуть надавати кольори, котрі оточують. Правила рекомендують підбирати забарвлення стін, стелі і меблів залежно від світлопоглинаючих чи відбивають властивостей різних кольорів. Головне в колірному рішенні офісу – м’які, неконтрасні поєднання, без різких «кричущих» кольорів.

Фахівці з ергономіки (наукова дисципліна, комплексно вивчає людину в її діяльності) рекомендують не забувати золоте правило, дотримання якого може уберегти від багатьох бід: світ має падати згори зліва. Інакше під час роботи порушується правильне положення голови (результат – остеохондроз і близорукість).

Будь-яка світлова чи шумове вібрація – джерело роздратування, що призводить людину у стан підвищеної збуджуваності та знервованості, у якому навряд чи видасться можливим виконання відповідальної роботи. Мерехтлива і деренчлива лампа на стелі — вірна гарантія постійного полустресового стану. Звичка включати телевізор чи радіо для підняття настрою, ледь встигнувши прийти на роботу, — теж «чудовий» засіб до створення підвищеної стомлюваность. Фахівці вважають, що 50-60 децибел – граничний розмір шуму для офісної роботи (порівнювати: гучна мова 70 децибел). Будь-який сильніший шум починає надавати негативний вплив. Тому дверна оббивка, подвійні двері, звукоізоляційні рами і перегородки не надмірності для офісу, а необхідність [21, с. 60].

Технічними засобами, якими найчастіше користується секретар, є: персональний комп’ютер, телефон, телефакс, принтер, факс-модем, машина знищення паперів і копіювальний апарат. Секретар повинен знати, вміти і максимально вживати наявні засоби для підвищення оперативності та ефективності своєї праці.

Приміщення, де знаходиться комп’ютер секретаря, має бути просторим і добре освітленим, і навіть мати кондиціонер.

Комп’ютер необхідно встановити так, щоб за ним було легко і зручно працювати. Стілець – обов’язково зі спинкою і з підлокітниками. Монітор встановлюють на одному рівні очей секретаря, з відривом щонайменше 40 см. Можна забезпечити свій монітор додатковим пристосуванням – тримачем для документів “Curtis Clip” чи “Сopy Holder” [21, с. 62]. З його допомогою можна закріпити документ на одному рівні з монітором. В цьому випадку секретарю не потрібно вертіти головою, переводячи погляд з лежачих на столі записів на екран і навпаки.

Копіювальні апарати, принтери і монітори мають несприятливі властивості утворювати навколо себе електростатичне поле, яке притягає пилюку, що викликає алергію. Доцільно розосередити ці апарати на кілька метрів один від одного. Технічні засоби, які використовують у роботі секретаря, розміщують з урахуванням біомеханічних і санітарних норм. Монітор і особливо копіювальні апарати нічого не повинні перебувати зовсім близько. Якщо технічними засобами секретаря користуються інші співробітники (що не рекомендується), їх розміщують в такий спосіб, щоб були зручні для підходу і короткочасного використання ними і знаходилися під контролем секретаря.

Коли нам подобається наше робоче місце, хочеш плідно трудитися. Марно не забувати, що однією з головних умов ефективної праці секретаря є порядок на робочому місці. Як відомо, порядок звільняє думку, зберігає час. Дотримання звичного порядку полегшує працю, робить багато операцій автоматичними, заощаджує час, й перешкоджає «зникненню» документів, які в недостатньо зібраних секретарів потрапляють у теки з іншими документами. Ідеально, якби на столі секретаря лежали лише документи і довідники, які необхідні у цей час. Нагромадження «паперів» як зменшує робочу площа столу, так й відвертає увагу від рішення службових питань. Частіше проводьте генеральне прибирання на своєму робочому місці, в ящика столу, шафах, сміливо позбавляючись макулатури і непотрібних речей.

Впливають на працездатність і запахи. Дослідження засвідчили, що запах лимона здебільшого знижує продуктивності праці, а запах троянди – підвищує. Запах улюблених парфюмів, за оцінками психологів, також гарно тонізує і викликає позитивні емоції. Проте влаштовувати у офісі сеанси ароматерапії фахівці не рекомендують, оскільки дії пахощів дуже індивідуальні й улюблені парфюми секретаря можуть викликати головний біль в усього офісу.

Щоб не було підвищеної стомлюваності, необхідно провітрювати приміщення. При сидячій роботі приплив свіжого повітря може бути щонайменше 30 м3 за годину [21, с. 65]. Сприятливі кліматичні умови на робочому місці секретаря можуть бути забезпечені за допомогою кондиціонерів чи вентиляційної установки з іонізованим повітрям.

Меблі мають бути світлими, але не дуже яскравими. Бажаний колір натурального дерева. Соковиті кольори можуть бути присутні у різних деталях інтер’єру, аксесуарах робочого місця, оббивці меблів. Інтер’єр приймальні добре оживляють живі рослини. Головне — рослини повинні допомогати, але у жодному разі не стояти по дорозі, заважаючи людям проходити. Важливе значення має вибір меблів, вони мають бути зручними та сучасними. У зоні обслуговування відвідувачів мають бути кілька стільців чи крісел та невеличкий столик.

Розташовується робоче місце прес-секретаря поруч із входом до кабінету керівника, але обов’язково так, щоб добре бачити всіх хто входять у приймальню, зустрічати їх обличчям, а не спиною.

1.3. Організація прес-конференції та роль прес-секретаря

Завдання, обов’язки та повноваження прес-секретаря можна охарактеризувати так:

• Здійснює керівництво діяльністю прес-службою Президента України.
• Здійснює зв’язок міністра та його заступників із засобами масової інформації, організацію прес-конференцій, брифінгів, «інформаційних днів» керівників, їх виступів у засобах масової інформації, зустрічей тощо, проводить роботу щодо поліпшення інформованості населення щодо діяльності міністерства.
• Готує відповідні матеріали для преси, заяви та повідомлення.
• Організовує вивчення матеріалів засобів масової інформації з метою виявлення їх позиції, тенденцій у висвітленні питань, пов’язаних з діяльністю міністерства.
• Забезпечує контакти з відповідними підрозділами міністерств, інших органів виконавчої влади щодо обміну інформаційними матеріалами.
• Здійснює оперативне інформування засобів масової інформації щодо рішень колегії міністерства.
• Надає засобам масової інформації матеріали про діяльність Президента України.
• Здійснює підготовку і випуск рекламно-інформаційних видань, які сприяють розширенню міжнародних та міжгалузевих зв’язків, підвищенню авторитету України.
• Забезпечує координацію зв’язків з періодичними виданнями (газетами, журналами), співробітництво з відповідними прес-службами органів виконавчої влади.

Прес-конференцію можна проводити у терміновому порядку, якщо в вас виникла критична ситуація, яку треба невідкладно врегулювати. Проте більшість прес-конференцій слід планувати силами вашої прес-служби в рамках стратегічного плану зв’язків з громадськістю, а засобам масової інформації необхідно повідомляти про дату проведення прес-конференції завчасно.

Визначте дату проведення прес-конференції та коротко сформулюйте повідомлення, що буде розповсюджене (на умовах суворої заборони… Інакше кажучи, ЗМІ не можуть згадувати подробиці змісту у пресі, але якщо дати їм «спробувати його на смак», це може збудити їхній апетит і сприяти відвіданню ними прес-конференції).

Прес-конференція зручна для кореспондентів, але не гарантує, що преса висвітлить ваш захід. У кореспондентів має бути причина для того, щоб з’явитися на прес-конференції, тому їх треба привабити певною хорошою підготовкою. Ось деякі поради щодо планування прес-конференції. Визначте гідних довіри речників для свого повідомлення [9, c. 79-80].

Загальновідомий діяч, що викликає повагу, може зробити диво для привернення уваги до вашого заходу, тому виберіть найкращого урядового представника, якого можете вибрати. Можливо, у вас є урядовець або чиновник нижче за посадою, але краще обізнаний щодо роботи з ЗМІ, який може провести більшу частину презентації та без роздумів відповісти на основну масу запитань. Урядовець вищого рівня, який може бути дуже блискавичним організатором і мотиватором у своєму відомстві, але який на даному етапі на має такого рівня кваліфікації у роботі з ЗМІ, можливо, захоче використати свого молодшого колегу як «ведучого».

Старший урядовець, однак, може привнести свій авторитет, головуючи на заході та виголосивши вступну промову, дозволивши своєму молодшому колезі відповідати на основні запитання ЗМІ, але залишаючись поруч на той випадок, якщо треба буде втрутитися. Незалежне підтримка, як я казав, може бути потенційною зброєю, тому якщо ви є маєте можливість запросити речника не від уряду – наприклад, від бізнесу чи туристичної галузі – який підтримає ваше політичне повідомлення, зробіть це. При цьому, однак, забезпечте, щоб він був заздалегідь добре поінформований про те, що ваш речник збирається казати, щоб не було протиріч.

Дата й час. Зробіть так, щоб ваша конференція не співпала з важливим повідомленням іншого урядового міністерства чи відомства. Пам’ятайте, що продюсерам на телебаченні та радіо необхідний час для того, щоб змонтувати репортаж для ефіру, а кореспондентам газет – для того, щоб написати статтю. Тому ранковий час краще.

Місце проведення конференції. Не піддавайтесь оманливій спокусі завжди проводити прес-конференції в себе у міністерстві. Думайте про наочність і візуальне представлення того, чого ви хочете досягти. Наприклад, ви робите важливе повідомлення, пов’язане з охороною здоров’я? Повезіть свого міністра до лікарні, де його чи її можуть побачити… та зняти під час бесіди з пацієнтами та персоналом. Це привнесе у репортаж людський фактор ще до прес-конференції, яку можна провести там само. Пам’ятайте: телебачення подає свої репортажі у картинках, тому зробіть місце проведення конференції максимально привабливим візуально. Розташуйте на задньому плані в місці проведення (за оратором) табло, на яких покажіть «щасливих пацієнтів з посмішкою на обличчі» та «турботливих і уважних лікарів і медсестер». Це – підсвідомі образи, які знаходитимуться у кадрі, коли ваш представник відповідатиме на запитання; вони підвищать якість вашого повідомлення.

«Сповіщення про захід» розсилається ЗМІ заздалегідь електронною поштою, звичайною поштою та (або) факсом. У ньому чітко зазначено, що пропонується, у форматі «хто, що, де, коли й навіщо», як у прес-релізі (див. вище). Будьте лаконічними: сповіщення про захід (або, як його ще називають, повідомлення для преси ) – це не прес-реліз, який містить більше подробиць про ваше ключове повідомлення. Воно містить лише найважливішу інформацію, таку як адреса, карта, розташування входу до будівлі, вказівки щодо паркування.

Складіть перелік ЗМІ, які одержуватимуть сповіщення про захід. Зазначте прізвища редакторів і кореспондентів відділів новини або інформації друкованих видань, радіостанцій, телевізійних каналів, інформаційних агентств. Якщо ви знаєте кореспондентів, що спеціалізуються у галузі, до якої відноситься ваше повідомлення, надішліть повідомлення їм також та редактору відділу новин або інформації. Пам’ятайте: надіславши сповіщення про захід електронною поштою чи факсом, обов’язково особисто подзвоніть редактору та (або) кореспонденту відділу новин, щоб перевірити, чи одержали вони повідомлення, та почути від них (будемо сподіватися) підтвердження того, що вони прийдуть. Більшість редакторів відділів новин, скоріш за все, не заглянуть у свою звичайну поштову скриньку, де лежить ваше повідомлення, тому що сьогодні домінуючим методом обміну інформацією є електронні засоби. Ще раз надішліть сповіщення електронною поштою чи факсом за день до заходу та безпосередньо вранці перед його проведенням.

Підготуйте матеріали для роздавання учасникам прес-конференції. Поміж матеріалів повинні бути прес-реліз, інформаційний листок та (або) буклети по тематиці вашого повідомлення, а також номери основних контактних телефонів співробітників вашої прес-служби, які можуть надати додаткову інформацію.

У день проведення. Приблизно о восьмій ранку співробітники прес-служби повинні обдзвонити всі ЗМІ, зазначені у переліку запрошених. Просіть, щоб вас з’єднали з редактором відділу новин або інформації. Самі ці особи в кінцевому підсумку вирішуватимуть, чи буде висвітлено ваш захід або ні. Зустрічайте представників преси, що прибувають. Занотовуйте їхні прізвища й номери телефонів, роздавайте інформаційні комплекти, зокрема загальну інформацію та прес-реліз. Стисло інформуйте їх про те, що відбуватиметься й де проходитимуть виступи, заяви та інтерв’ю.

Проведіть їх до основних представників, які братимуть участь у прес-конференції. Починайте прес-конференцію не пізніше ніж за п’ять хвилин після оголошеного часу. Після виступу ораторів виділіть час на запитання й відповіді. Нарешті, забезпечте пресі можливість індивідуального інтерв’ю з тими, хто виступав. Додаткові моменти.

Для того, щоб краще контролювати те, що відбувається, можна подбати про те, щоб обмежити поле зору телекамер зйомкою міністра чи прес-представника, як зазначено вище у прикладі з лікарнею — людського фактора, а потім також того, що називають «постановочними кадрами» — наприклад, як міністр прибуває на прес-конференцію та вітає представників ЗМІ. Потім можна попросити вимкнути телекамери на період проведення прес-конференції, щоб оператори не гаяли час на знімання запитань журналістів не з їхньої організації (та на можливе знімання незручних пауз або запинок у відповідях вашого міністра чи прес-представника). Вважайте цю частину конференції в основному призначеною для запитань кореспондентів газет і обмежте її тривалість максимум 20 хвилинами.

Ідеальна людина для керування цими моментами – старший співробітник прес-служби, який по-справжньому знає більшість ЗМІ та запрошує їх ставити запитання… по одному за раз. Знов-таки, управління прес-конференцією є ключем до чіткого викладення програми уряду. Коли ця частина закінчиться, ввічливо відпустіть кореспондентів газет: проведіть їх із кімнати, а потім зосередьте увагу на електронних ЗМІ.

Запропонуйте кожному телеканалу, який присутній на прес-конференції, можливість індивідуального інтерв’ю з прес-представником або міністром – це дуже приваблива пропозиція, в якій ви можете одержати «ексклюзивний ракурс», тому що конкуруючі ЗМІ не підхоплюють запитання, що поставлені у відкритому форумі. Це надає вам елемент більшого контролю. В аналогічний спосіб надайте таку саму можливість радіожурналістам. Нарешті, забезпечте, щоб ваш міністр або речник міг піти з місця проведення прес-конференції, не проходячи крізь представників ЗМІ, які ще залишилися, і не ризикуючи в такий спосіб почути додаткові запитання [11, c. 104-105].

Розділ 2. Організація роботи секретаря-референта президента України

2.1. Обов`язки та права прес-секретаря президента України

Прес-секретар — особа, яка планує, організовує, координує процес реалізації та оцінює комунікаційну діяльність усієї організації.

Прес-секретар президента України — це офіційний представник держави й влади, особистий представник президента, найбільш доступне по визначенню джерело, що постійно володіє істотним обсягом інформації, що цікавить суспільство/співтовариство/групу про дії влади й уповноважений видавати цю інформацію у вигляді інформаційних спотів, заяв і інтерв’ю. A prіorі ясно, що ця інформація опосередкована, не є, скажемо так, інтелектуальною власністю або продуктом політичної діяльності прес-секретаря, хоча й може мати чітке особистісне фарбування. Секретар усього лише в міру необхідності озвучує владу шляхом поширення потрібної інформації. Природно, що серйозні відхилення від цього правила, простіше говорячи — самодіяльність, ставлять під питання доцільність функціонування конкретного прес-секретаря. Відоме багато випадків, коли, ставши постійним способом дії, ці відхилення приводили до відсторонення споксмена від посади, що зовсім справедливо. Секретар президента або фактичного глави держави повинен періодично викладати позицію своєї країни по різних питаннях, але робити це винятково в тім значеннєвому й емоційному контексті, що визначений приймаючі політичні рішення його керівником.

До обов’язків прес-секретаря та його штату (прес-служби) входять:

• написання та публікація матеріалів;
• налагодження та підтримання відносин з мас-медіа;
• дослідження та оцінювання ставлення громадськості до діяльності організації;
• дорадча діяльність;
• влаштування спеціальних подій;
• речництво;
• виробництво медіа-продукції;
• тренінг працівників комунікаційним навичкам;
• організація контактів із потенційно партнерськими організаціями.

Відповідно до поставлених керівництвом організації завдань прес-служба може виконувати реагувальну та упереджувальну функції.

Реагувальна функція полягає в пошуку і наданні адекватної відповіді на подію, яка відбулася (часто кризового характеру) [6, c. 91].

Варто зауважити, що прес-секретарі першого українського президента Л. Кравчука взагалі не використовували таку форму роботи, обмежуючись веденням щомісячних (нерегулярно!) прес-конференцій президента і написанням письмових заяв прес-служби з тих чи інших питань. Річ у тім, що Л. Кравчук спонукав своїх «зв’язківців» з пресою виконувати другорядні ролі, не даючи волі ініціативі підлеглих (яку, щоправда, не виявляли обидва прес-секретарі). Таким чином, Л. Кравчук фактично позбавив себе можливості маневрувати й запускати пробні (зондажні) думки й ідеї на суспільний загал з тим, щоб потім або підтверджувати їх (у разі підтримання громадськістю), або спростовувати (в разі їх непопулярності).

Інакше побудував свої відносини з пресою через прес-секретаря Президент Л. Кучма, який не обмежував можливостей своїх прес-секретарів у проведенні брифінгів (щотижневих) або щодо інших форм зв’язків з представниками мас-медіа. Таку саму свободу мали й інші співробітники адміністрації президента — глава адміністрації, радники, помічники, керівники структурних підрозділів апарату президента.

Важливою частиною роботи прес-секретаря є підготовка до проведення прес-конференції президента:

• прогнозування тематики передбачуваних запитань;
• організація «необхідних» запитань, зрежисованих прес-службою;
• акредитація журналістів та запрошення їх на прес-конференцію;
• редагування тексту стенограми та підготовка прес-релізу тощо.

Навіть перелік цих питань свідчить про складність завдань щодо організації зв’язків з мас-медіа. Саме тому й виникає потреба не обмежуватися однією фігурою прес-секретаря, а створювати прес-службу. Як правило, прес-секретар водночас є і керівником прес-служби адміністрації. Наприклад, в адміністраціях обох українських президентів використовувалася саме така структура. А в адміністрації колишнього президента Б. Єльцина посади прес-секретаря й керівника прес-служби обіймали різні люди.

Під час підготовки і проведення наради функції прес-секретаря можуть бути такими:

— інформування запрошених про місце, час, порядок денний, доповідачів тощо (з цією метою використовуються телефон, радіо, безпосередні особисті контакти, гучномовний зв’язок, оголошення, запрошення, лист оповіщення тощо.);

— підготовка списку його учасників і забезпечення запрошених необхідними матеріалами і письмовим приладдям;

— оформлення доповіді керівника, підготовка ілюстративних матеріалів;

— реєстрація його учасників і доповідь керівнику про кількість учасників, оглядачів, запізнившихся, відсутніх, причинах неявки тощо.;

— ведення протоколу чи стенограми наради;

— добір матеріалів керівникові;

— виконання оперативних доручень керівника, отриманих у ході наради;

— оформлення протоколу (стенограми), його розмноження і розсилання учасникам наради, контролю над виконанням прийнятих рішень [7, с. 41].

Якість секретарського обслуговування прямо залежить від рівня підготовки секретаря-референта.

Права прес – секретаря:

• Брати участь у всіх заходах, що проводяться установою.
• Отримувати необхідну інформацію, матеріали від інших структурних підрозділів організації. Запрошувати представників засобів масової інформації на важливі заходи, які проводить облдержадміністрація.
• Вносити пропозиції голові установи щодо організації роботи та планування заходів по інформаційному забезпеченню населення за допомогою засобів масової інформації.
• Аналізувати висвітлення заходів установи в публікаціях друкованих засобів масової інформації та трансляція їх по радіо та телебаченню, надання рекомендацій працівникам засобів масової інформації щодо об’єктивності інформації.

Прес-секретар має високу схильність до змін обсягу функцій залежно від зміни ситуації. Рівень публічної активності прес-секретаря повністю залежить від рівня публічної активності президента (у більшості випадків мова йде про обернену пропорційність) і від уявлень останнього про припустимий ступінь публічності представника влади. Виходячи саме із цього конкретний президент вибирає конкретного кандидата на роль споксмена. Виступаючи у день по кілька разів або й частіше спілкується з журналістами, прес-секретар більше потрібний як функціонер або як фахівець у сфері мас-медіа. У цьому випадку це навіть може бути просто людина команди, наділена представницькими якостями. В іншому випадку президентові, що дивиться крізь пальці на публічний компонент своєї діяльності, потрібний активний прес-секретар, що зможе позбавити його від «зайвого» спілкування з журналістами й т.д.

Таким чином, здається, що тут стоїть єдине завдання — зробити відповідний правильний вибір кандидатури. Але проблема в тому, що споконвічно поставлені завдання, виходячи з конкретної політичної ситуації, можуть різко змінитися, що спричинить  настільки ж різку зміну обсягу функцій. Так, наприклад, раптова хвороба активного президента може змусити більш-менш пасивного прес-секретаря виступати із щоденними прес-конференціями й майже в буквальному значенні заміняти главу держави в ЗМІ.[3, с. 53]

Довга передвиборна кампанія з перманентними виступами     президента, що балотується на другий строк, може перекваліфікувати публічного споксмена в закулісного організатора. Уже й не говоримо про різний рід НС, зміні міжнародної обстановки й т.д.. Зрештою,  сам президент може просто змінити споконвічну установку. Таким чином, вибираючи споксмена, очевидно, варто враховувати весь обсяг його гіпотетичних функцій, що дозволить ставити перед ним різні завдання залежно від  ситуації й розраховувати на успіх.

Якщо спробувати класифікувати можливі «види» прес-секретарів виходячи з вищесказаного, то можна виділити наступні:

1. «дублер»;
2. «заступник»;
3. «продюсер»;
4. «запасний».

Назви тут говорять самі за себе: «дублер»  чи ледве не повністю заміняє президента в мас-медіа; «заступник» доповнює його в міру потреби; «продюсер» далеко знаходиться від публічності, але саме він організує всю «публічність» президента від початку до кінця й, нарешті, «запасний» — людина, що володіє потроху всіма перерахованими вище якостями, не особливо публічна, але по необхідності до публічності готова.

Із прямих обов’язків прес-секретаря слід відзначити організацію всіх контактів президента з журналістами — від окремих інтерв’ю до великих прес-конференцій, при цьому мова може йти як про сугубо організаційну, так і змістовну сторону. Вважається, що будь-яке, навіть скороминуще спілкування журналістів із президентом повинне проходити в присутності прес-секретаря. Цим пояснюється те, що споксмен постійно супроводжує президента: на всіх протокольних заходах, під час місцевих поїздок і закордонних візитів.

При необхідності прес-секретар сам ініціює публічну активність президента. Він вносить пропозиції по організації тих або інших публічних заходів з метою створення можливості виступу президента на конкретну актуальну тему або спілкування з журналістами.

В обов’язки секретаря входить і забезпечення зворотного зв’язка — інформування президента. Огляди місцевої й закордонної преси, інформаційної стрічки дня, аналітичні матеріали, коментарі й ін. — всі ці матеріали щодня підготовляються якщо не прямо споксменом, то під його керівництвом.

У президентських адміністраціях безлічі країн прес-секретар відповідальний за всю інформацію від вищої влади: він відповідає за зміст офіційного веб-сайту президента, за весь обсяг вихідної з адміністрації інформації, у тому числі інтерв’ю, прес-конференції й окремі зустрічі з журналістами відповідальних працівників апарата президента. Відповідно до  політичної системи країни споксмен може курирувати роботу прес-служб і відділів по зв’язках із громадськістю всіх міністерств і відомств.

Нарешті, прес-секретар — високопоставлена посадова особа з команди президента, публічний політик. Маючи доступ практично до всієї інформації від влади й маючи статус (залежно від  апаратних традицій конкретної країни) помічника або радника президента, прес-секретар звичайно має й інші, не пов’язані із прямою діяльністю, навантаження відповідно до  розпоряджень глави держави.

За допомогою викладеного вище переліку функцій прес-секретаря неважко представити, як чергуються його «обов’язки» стосовно   влади й суспільства. З одного боку, у сприйнятті громадськості споксмен працює на владу й захищає її позиції, з іншого боку — він виконує функцію посередника, представника громадськості у владі, «вилучаючи» інформацію із закритих кабінетів і надаючи її суспільству.

Делегованість прес-секретаря може бути повністю збалансована лише в «тихий» для країни час, у мирний період без виборів, гострих соціальних потрясінь, НС, зовнішніх погроз і т.д.  Тут можна спокійно працювати по вищеописаному механізмі — одержувати питання від суспільства, «вимагати» відповідей у влади, передавати їх суспільству — захищаючи позиції влади. У період, наприклад, гострої внутрішньополітичної боротьби баланс різко порушується на користь влади, і тоді прес-секретар у суспільному сприйнятті — більше політик, що бореться з опонентами, ніж державний чиновник. У випадку існування зовнішньої погрози або внутрішнього НС, наприклад теракту, прес-секретар представляє державу в єдності суспільства й влади. Так чи інакше, як і у випадку з обсягом функцій, людині, що займає пост прес-секретаря президента України, найкраще  постійно враховувати існування подібної шкали й бути готовим до описаних метаморфоз сприйняття.

Завершуючи даний розділ, ще раз звернемося до виділеної спочатку найважливішої якості секретаря — доступності, його постійної інформованості й наявності особистісного фарбування заяв.

Доступність прес-секретаря — одне з найважливіших  і визначальних його якостей, основна застава його успіху. Представник ЗМІ практично завжди повинен мати можливість одержати інформацію або коментар від секретаря по різних питаннях, при необхідності — і в оперативному порядку, не очікуючи наступної прес-конференції або чергового прес-релізу. Доставити  інформацію, що цікавить, до найближчого випуску новин — обопільне завдання й журналіста, і прес-секретаря. У той же час гіперактивність прес-секретаря у вигляді огульної роздачі інтерв’ю й коментарів може стати стомлюючої для суспільства й привести до зниження ефективності діяльності. Зрештою ,  не варто забувати про те, що в обов’язку секретаря входить і втримання збалансованості активності інформації від влади.

Паралельно доступності йде завдання постійної інформованості споксмена. Поза залежністю від близькості наступної зустрічі з журналістами він завжди повинен бути в курсі загального політичного процесу, знати офіційні підходи глави держави по актуальних питаннях. Звичайно, неможливо знати абсолютно всі, але необхідно мати постійний доступ до інформації, можливість постійного продуктивного спілкування із президентом.

Що стосується особистісного фарбування його заяв, те, незважаючи на пропоновану до прес-секретаря вимогу нейтральності, споксмен все-таки  не може бути беземоційним роботом, що відтворює чужі тексти, або ж апаратом у краватці, що відповідає на питання. Озвучування влади аж ніяк не припускає втрату особистості. Прес-секретар повинен певним чином вкладати себе в заяви, зробити їх ще й власними, іноді й обіграти їх. В ідеалі ж прес-секретар повинен бути або згодом стати членом конкретної політичної команди, людиною, що розділяє переконання діючої влади. Це дозволить прес-секретареві бути щирим, природним, позиціонувати себе як  сподвижник глави держави. У цьому випадку можна розраховувати, що запланована для передачі інформація одержить всі шанси потрібним образом дійти до адресатів [2, с. 46].

На завершення зазначимо, що, обираючи прес-секретаря, варто зважати і на його політичний імідж у сукупності з особистісними якостями, оскільки йому доводиться спілкуватися з представниками мас-медіа різної політичної спрямованості, різного темпераменту, зрештою — і різного рівня культури.

2.2. Планування робочого часу прес-секретаря президента України в рамках організації зв`язків з громадськістю

Робочий день секретаря піддається різким змінам, які важко передбачити чи прогнозувати і все ж його не варто пускати на самоплив. Головними умовами успішної діяльність секретаря-референта залишаються:

— планування майбутніх справ;

— встановлення оптимального ритму праці;

— поступове входження у роботу й обов’язкове чергування праці та відпочинку [21, с. 116].

Планування може бути на день чи тиждень, місячне чи квартальне, річне. При плануванні роботи на день необхідно враховувати таке. Не можна починати робочий день «з місця та в кар’єр». Як досвідчений автолюбитель перед поїздкою прогріває мотор машини, і секретар спочатку повинен обміркувати майбутній план, виділивши самі термінові й стратегічно важливі справи. Повторювані день у день роботи рекомендується планувати в один і той же час робочого дня, наприклад, обробка отриманої кореспонденції проходить, зазвичай, наступного ранку. Необхідно свій робочий день організувати в такий спосіб, щоб протягом всього робочого дня допомагати керівнику у виконанні намічених ним заходів. Інформувати керівника про щось краще заздалегідь: протягом години, і якщо захід важливий, то й протягом дня. Це лише у випадках, коли плани секретаря координуються і погоджуються з планами керівника. Основна інформація, зазвичай, передається вранці. Протягом дня повідомляється лише щось екстренне.

У багатьох країнах світу секретарі застосовують спеціальні плоскі папки-гармошки, сторінки яких розписані по дням місяця. Крізь вирізи у правому кутку папки видно вкладені туди документи, записки-нагадування, доручення шефа, що треба виконати до визначеного терміна.

При плануванні робіт секретар повинен знати, що сприятливий час до виконання творчих чи важких завдань із 10 ранку і до 12 годин. Потім певний спад активності і в другій половині дня працездатність найвища від 14 до 17 годин. Після цього вона неухильно падає, і, коли ви починаєте кропітку роботу по перевірці документів після 18 годин, не дивуйтеся, що шеф виявить у ньому помилки.

Робочий тиждень теж має власний цикл. Понеділок є днем входження в робочий ритм, вівторок, середа й четвер є продуктивними днями тижня, а до п’ятниці накопичується втома, і у багатьох людей думки займаються тим, як їм краще відпочити протягом наступних вихідних. Тому важливі справи (переговори, зустрічі) призначають на середину тижня.

В ідеалі секретар повинен чергувати кожні 45 хвилин роботи з ПК з 15-хвилинною перервою, тривалість щоденної роботи на комп’ютері має не перевищувати 4 години [21, с. 119].

Професія секретаря передбачає понаднормову роботу. Більшість фахівців із менеджменту вважають, що, якщо вам часто необхідно додатковий час, отже ви не змогли організувати свій день так, щоб все встигнути вчасно, або виконуєте занадто великий обсяг роботи.

Але інколи може бути, що з секретаря немає роботи. У такі моменти просто постарайтеся виглядати діловою, неважливо – зайняті ви чи ні. Головне, не такий вигляд, ніби вам нікуди себе подіти.

Приблизна схема робочого дня секретаря.

Першу половину робочого дня:

1. Прийти працювати за 15 хв. до приходу керівника для того, аби привести себе у порядок, перевірити стан робочих місць, скласти чи уточнити план на майбутній день.
2. Підібрати відповідно до плану потрібні документи і справи.
3. Одержати кореспонденцію, ознайомитися із вмістом і зареєструвати. Відкласти документи, які потребують першочергового рішення керівника.
4. На інших документам підготувати варіанти можливих відповідей чи розподілити по виконавцям. Досвідчений секретар не покладе до столу керівнику всю кореспонденцію, попередньо не пропрацювавши її. Рекомендується для полегшення ознайомлення керівника з кореспонденцією виділяти основну думку шляхом підкреслення фломастером чи маркером. З іншого боку, секретар повинен підібрати документи, які стосуються питань, які є в кореспонденції, щоб керівник міг глибше вивчити питання і прийняти правильне рішення.
5. Переглянути огляди, звіти, відомчі видання, запрошення, що надійшли, а також повідомлення про конференції, зустрічі, ювілейні торжества та інші заходи. Дати й проведення всіх заходів записати у своєму календарі-органайзері.
6. Розкласти кореспонденцію залежно від терміновості її виконання. Телеграми, термінові факси негайно передати керівнику.
7. Залишити в себе документи, необхідні для поточної інформаційно- довідкової роботи.
8. Доповісти керівнику про отриману кореспонденцію.
9. Уточнити разом із керівником зміст майбутніх заходів на сьогоднішній і наступний день. Якщо виникають зміни, то секретар має зробити відповідні позначки у своїх записах. Потрібно уточнити відповідність записів у своєму щоденнику і щоденнику керівника. Послідовність заходів має бути однаковою. Різниця буде у заходах секретаря з виконання наміченого. Наприклад, якщо в керівника зроблено запис «в 15:00 бути на нараді», то в секретаря вона має такий вигляд: «14:20 – нагадати про нараду, повідомити водієві (телефон), щоб подав машину не пізніше 14:30».
10. Передати телефоном (чи особисто) вказівки керівника відповідним виконавцям про терміни виконання документів.
11. Робота з відвідувачами, телефонні переговори (протягом усього дня).
12. Підшивка виконаних документів у справи.
13. Виконання робіт за комп’ютером.
14. Організація копіювання документів у відповідності до вказівок керівника.

Друга половина робочого дня

15. Продовження роботи з відвідувачами і телефоні розмови.
16. Збір і підготовка для підписів виконаних документів.
17. Доповісти керівнику про виконані документи, узяти в керівника відпрацьовані ним документи.
18. Обробити та відправити вихідні документи адресатам.
19. Намітити заходи наступного дня. Кінець робочого дня
20. Переглянути свій щотижневик та об’єктивно проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів (прийом делегації, підготовка до наради, замовлення готелю тощо.).
21. Якщо керівник залишається працювати по закінченні робочого дня, забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами.
22. Привести до ладу своє робоче місце, прибрати документи, закрити на ключ сейф, всі шафи з документами, вимкнути із електромережі технічні засоби [21, с. 123-124].

Гарним помічником секретаря у разі планування робочого дня може бути ПК. На ринку програмних продуктів пропонується багато цікавих розробок, які надають у розпорядження користувача: календар, телефонний довідник, перелік завдань, блокнот тощо.

Найпопулярнішої є інформаційна система Microsoft Outlook. Ця програма надає безліч можливостей для ефективної організації робочого дня секретаря та його керівника: Microsoft Outlook допомагає працювати з повідомленнями, контактними особами, переглядати спільні документи, і дає підстави планувати зустрічі, поїздки й організувати виконання завдань, відстежувати діяльність своїх співробітників.

Ознайомившись з окремими практичними аспектами організації зв’язків з громадськістю за допомогою пресової служби, можемо перейти до певних теоретичних узагальнень щодо організації зв’язків із засобами масової інформації, які мають безпосереднє практичне значення.

Отже, сформулюємо основні правила роботи з пресою.

1. Говоріть з погляду громадськості, а не своєї установи чи організації.
2. Подавайте новини в доступній для розуміння та вжитку формі.
3. Найважливіші новини повідомляйте на початку зустрічі з пресою.
4. Не сперечайтесь із журналістами.
5. Давайте (по можливості) прямі відповіді на прямі запитання.
6. Кажіть правду, навіть якщо це важко зробити.
7. Якщо не маєте відповіді, чесно зізнайтеся в цьому, пообіцявши дати її іншим разом.
8. Не збирайте на зустріч журналістів, якщо у вас немає того, що вони вважають за новину.
9. Підготуйте «домашні заготовки» й організуйте відповідні запитання.
10. Ураховуючи свої сильні й слабкі сторони, сформулюйте власні стандарти спілкування з телебаченням, радіо і друкованою пресою.
11. Організуйте постійний моніторинг повідомлень засобів масової інформації з питань, що вас цікавлять.
12. Контролюйте час прес-конференції чи брифінгу, ніколи не «випрошуйте» запитань, якщо навіть на початку ви зазначили час, виділений для спілкування із журналістами.
13. Наостанку зробіть іще один наголос на ключовій проблемі розмови, бо останнє запам’ятовується найкраще — особливо тоді, коли ви не впевнені, що вас зрозуміли правильно, і т. ін.

Звісно, цей список порад-правил не є остаточним і всеосяжним. Політична практика — штука доволі складна, цікава і неоднозначна. Вона перебуває на перетині політичної науки й політичного мистецтва, а тому потребує творчого поєднання наукових і мистецьких засад. І основне тут — не випустити ситуацію з-під контролю, знайти ту золоту середину, що дає змогу діяти впевнено, переконливо і, головне, успішно й ефективно.

2.3. Вдосконалення роботи прес-секретаря президента України в рамках організації зв`язків з громадськістю

Досвід свідчить, що залежно від стосунків прес-секретаря з патроном перший може відігравати різні за рівнем самостійності ролі. Якщо він достатньо близький до президента (губернатора, мера тощо), то має відповідні повноваження на інтерпретацію дій президента для журналістів. Інакше прес-секретар перетворюється на бліде дзеркальне відображення феєрверків ідей і вчинків, задуманих і організованих іншими людьми.

Посада прес-секретаря є однією з найнебезпечніших з погляду політичного самозбереження, оскільки ця людина перебуває на перетині силових та інформаційних полів лідера, його команди і журналістського корпусу. З одного боку, він може викликати невдоволення шефа «надто вільним тлумаченням» його позицій, а з другого — може спрацювати заздрість колег-чиновників, які, можливо, не так часто бувають у президента і відповідно менше впливають на нього. І всі ці суто внутрішні стосунки всередині апарату багаторазово помножуються з огляду на щоденну дуель із журналістами, яким потрібні «смажені» факти.

Робота прес-секретаря потребує не тільки широких знань практично з усіх питань внутрішньої та зовнішньої політики, а й високого рівня артистичної підготовки, відчуття міри і рівня своєї компетентності. Скажімо, якщо прес-секретар погодиться вдовольнити інформаційну спрагу певного репортера або оглядача й інтерпретуватиме якусь подію по-своєму, він ризикує виявити некомпетентність у цьому питанні. Якщо ж він звернеться до колег з апарату з проханням поінформувати з особливо таємного питання, йому не завжди можуть надати таку інформацію.

Основними формами роботи прес-секретаря є прес-конференція президента, власний брифінг, письмові заяви для преси, неформальні зустрічі з представниками мас-медіа, організація інтерв’ю свого керівника з журналістами, власні інтерв’ю для ЗМК. Крім того, прес-секретар може сам написати статтю із «гарячої тематики» для газети чи журналу. Останнє, щоправда, трапляється нечасто, оскільки для цього треба бути не тільки журналістом, а й, скажімо, фахівцем у галузі політології, економіки, права тощо. А переважна більшість прес-секретарів за освітою журналісти або філологи.

Ознайомившись з основними напрямами діяльності із забезпечення зв’язків з громадськістю, розглянемо функції прес-служби:

• моніторинг повідомлень ЗМК та оперативне реагування на негативні випади конкурентів;
• організація заходів лідера (партії, адміністрації, уряду, бізнес-структури) з участю преси і контроль за ними;
• каталогізація позитивних відгуків для подальшого використання з метою реклами;
• підготовка лідера і членів команди до виступів перед журналістами;
• організація регулярної появи лідера і членів команди в аудіовізуальних та друкованих ЗМК;
• регулярне постачання ЗМК інформації, пов’язаної з лідером (партією, адміністрацією) тощо.

Для реалізації цих функцій у складі прес-служби бажано мати соціологів чи політологів (моніторинг і аналіз повідомлень ЗМК), психологів (іміджмейкінг), теле-, радіожурналістів, а також спічрайтерів (написання текстів).

Забезпечення реалізації функцій прес-служби потребує наявності:

• банку даних ЗМК;
• банку даних провідних журналістів;
• матеріалів, призначених для поширення серед ЗМК: біографій, фотографій (політика, родини, членів команди тощо); текстів політичних та економічних програм кандидата, партії та ін.; заготовок, які можна використовувати в роботі, відеоматеріалів, аудіоматеріалів тощо.

У своїй роботі прес-служба використовує такі жанри журналістики, як:

• прес-реліз (основні актуальні матеріали для редакцій ЗМК про вчинки, події та ін.);
• програмний виступ лідера (об’ємна стаття чи виступ по телебаченню);
• репортаж (різновид інформаційного повідомлення, доповненого особистісними враженнями репортера);
• інформація (невелике повідомлення про подію, факт (30-40 рядків або 1—2 хвилини);
• інтерв’ю (діалог журналіста з лідером);
• нарис (художньо оформлена публікація, теле- чи радіопередача);
• проблемна стаття (актуальна для країни, галузі, регіону та ін.);
• лист до редакції (від справжніх людей, бажано відомих своєю професійною або громадською діяльністю);
• фейлетон (поєднує гостроту теми і дотепну форму подачі матеріалу);
• фотоілюстрація (портретні та жанрові фотографії).

Подекуди посади прес-секретаря та речника сприймають мало не як синоніми, хоча це суттєво різні посади з притаманним кожній колом обов’язків.

Речник — це особа, уповноважена виступати від імені організації, пропагувати серед аудиторії її політику та роз’яснювати конкретні акції.

Про вагомість посади речника в американській адміністрації свідчить той факт, що президент особисто оголошує про свій вибір. Робота речника Білого дому вважається як однією з найпрестижніших, так і однією з найважчих в американському керівництві. Іноді необачні заяви призводили до потрясінь на біржах і до міжнародних конфліктів.

Щоб успішно виконувати свої обов’язки, речник повинен мати постійний доступ до керівника. Роботу спеціаліста з паблік рилейшнз порівнюють з адвокатською або навіть лікарською практикою. У разі урядового паблік рилейшнз речник належить до обмеженого привілейованого кола осіб, які можуть без попередження бачитися з першою особою держави. У 1995 р. з посади президентської речниці пішла Д. Маєрс. Вона мала обмежений доступ до президента, і це не давало їй змоги повноцінно працювати.

Щоб Президент був гарно поінформований, прес-секретар має ознайомлювати його з відповідною інформацією. Президента можуть цікавити різноманітні публікації на ту чи іншу тематику в цілому чи в конкретних виданнях. У такому разі секретар має переглядати статті на теми, якими цікавиться керівник, знати, у яких засобах масової інформації вони найчастіше висвітлюються, стежити за такими виданнями. Перед тим, як передати статті на ознайомлення Президентові, найбільш важливі місця потрібно виділити закладками або маркером. Так прес-секретар полегшує Президенту процес сприйняття, заощаджує його час і, звичайно, показує себе висококваліфікованим фахівцем. Адже саме в таких робочих ситуаціях Президент може оцінити вашу роботу та пересвідчитися, що ви помічник, який знає, чим цікавиться його керівник, усвідомлює політичну й економічну ситуацію в країні і, за необхідності, може висловити свою думку, порадити тощо.

Досвідчені асистенти рекомендують складати список статей, з якими ознайомлюється керівник. Кількість вибраних статей залежить від цінності інформації, яку вони містять, а також від часу, який потрібен Президентові для ознайомлення.

Опрацювання інформації здійснюється різними методами. У міжнародній практиці поширені такі:

• брошурування ксерокопій усіх наявних статей (разом зі списком літератури) на потрібну тему. При цьому, як зазначалося, в ксерокопіях статей підкреслюються найважливіші думки. Добірка в папці кладеться керівникові на стіл на чітко визначене місце для таких матеріалів;
• підготовка інформаційно-оглядового реферату. Прес-секретар самостійно оцінює матеріал кожної статті відповідно до ступеня його важливості, а потім робить загальний огляд. Інформаційно-оглядовий реферат рекомендується оформляти за належною схемою. Готуючи реферат, прес-секретар не вносить своїх коментарів і не вступає в полеміку з авторами статей.

Власні назви, імена і прізвища іншомовного походження слід писати мовою оригіналу. Календарний час вказується точно, наприклад: у 2007 році, а не у минулому чи у наступному році. У рефераті дозволяється використовувати скорочення, якщо вони не викликають подвійних тлумачень тексту. Обсяг реферату становить, як правило, п’яту частину обсягу тексту опрацьованої статті(-ей).

Щодня секретар повинен збирати і записувати в спеціальному щоденнику інформацію, яка може зацікавити керівника. Якщо потрібно, слід звернутися за уточненнями чи роз’ясненнями до фахівців. Президентові потрібно надавати тільки достовірну інформацію.

Крім фахової періодики, прес-секретар переглядає певні книжки, відбираючи ті матеріали, що стосуються діяльності керівника, чи теми, якими він цікавиться. Для зручності слід робити вирізки або ксерокопії та складати їх в окремі папки за тематикою. Також прес-секретар повинен шукати статті, різні статистичні дані в мережі Інтернет, вказуючи посилання на ресурси [2, c. 27-28].

Висновки

Отже, розумний прес-секретар — то 50% успіху політика. Ця робота теж має бути творчою: прес-секретар є свого роду Пігмаліоном. Прес-секретар відрізняється від журналіста тим, що першого не цікавлять лаври авторства. Щодо творчості роботи прес-секретаря, то більшість присутніх зійшлася на думці: ця посада, принаймні в Україні, вимагає приховувати певну інформацію, робити її нецікавою. Хоча, за ідеєю, прес-секретар — то є просто посередник між політиком і журналістами.

У Великій Британії прес-секретарів цінують, коли вони є своєрідними „сірими кардиналами”. Є таке правило: якщо прес-секретар стає предметом новин, то це ганьба, тобто він погано виконує свої професійні обов’язки.

Прес-секретар, або спеціаліст із засобів масової інформації є старшим радником, який надає консультації з питань зв’язків із засобами масової інформації і за допомогою методів управління новинами, допомагає своєму роботодавцю, зберегти позитивний імідж у суспільстві та уникнути негативного висвітлення в засобах масової інформації.

Таким чином, до обов’язків прес-секретаря в будь-якій організації, зазвичай, відносяться:

• Організовувати та проводити прес-конференції, брифінги, «круглі столи» та зустрічі за участю керівництва, а також здійснювати інформаційний супровід офіційних делегацій організації.
• Надавати організаційну та методичну допомогу засобам масової інформації у створенні матеріалів про діяльність організації, його керівника та структурних підрозділів.
• Створювати та брати участь у випуску інформаційних матеріалів (статей, спеціалізованих програм і видань).
• Готувати інтерв’ю, прямі ефіри, виступи керівника в засобах масової інформації.
• Підтримувати позитивний імідж керівника та організації і формувати відповідну громадську думку.
• Здійснювати оперативний збір та аналіз матеріалів преси, засобів масової інформації та інформаційних агентств про діяльність організації.
• Своєчасно готувати прес-релізи та інші інформаційні матеріали про події та заходи, що стосуються сфери діяльності організації та його структурних підрозділів.
• Здійснювати збір та класифікацію питань, адресованих організації, та підготовку відповідей для розміщення на сайті організації.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 5 травня 2011 р. N 547
2. Адреева В.И., Бадьина А.В., Быкова Т.А. и др. Энциклопедия секретаря. – М.: МЦФЭР, 2004. – 682 с.
3. Боек Е.Т., Попов А.А. Компьютер для секретарей. – М: «ПРИОР», 1997. – 208с.
4. Веселов П.В. Вы – секретарь. – М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.
5. Владимирская, Анна. Профессии нового времени : Пресс-секретарь, спичрайтер, копирайтер // Секретарь-референт. — 2007. — № 8. — С. 54-56
6. Гойхман О.Я., Гордиенко Т.В., Надеина Т.М. и др. Теория и практика референтской деятельности. – М.: ИНФРА-М, 1999. – 271 с.
7. Задорожный Э.М., Задорожный С.Э. Работа секретаря-референта в иностранных и совместных фирмах. – К., 1994. – 176 с.
8. Кныш С. Престижная профессия // Секретарь-референт. — 2004. — № 1. — С. 63-64
9. Кузнецова Т.В., Андреева В.И., Серова Г.А. и др. Секретарь-референт (практическое пособие для секретаря-референта). – М.: АО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1995. – 506 с.
10. Кузнецова Т.Е. Секретарское дело. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1998. – 288 с.
11. Лей Джудит. Деловые встречи: организация и участие. – М.: Астрель, АСТ, 2004. – 159 с.
12. Настольная книга секретаря-референта / Составитель Самуэльян. – М.: Менеджер, 1998. – 240 с.
13. Настольная книга секретаря-референта: Контракты, деловая корреспонденция, документация на англ. и рус. языках / Н.А. Самуэльян (сост.). – М.: Менеджер, 1997. – 224 с.
14. Привалова М.Ю., Домникова М.А. Секретарь: успешная карьера. – М.: Современник-БИС, 1997. – 320 с.
15. Румянцева З.П. Общее управление организацией. Теория и практика. – М.: ИНФРА-М, 2006. – 304 с.
16. Секретарское дело / Авт.-сост. И.Н. Кузнєцов. – М.: АСТ Мн.: Харвест, 2005. – 480 с.
17. Серова Г.А. Самоучитель работы на персональном компьютере для секретаря-референта. – М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 1997. – 208 с.
18. Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: «Приор», 2000. – 192 с.
19. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. – М.: Экономика, 1985. – 120 с.
20. Шейнов В.П. Искусство убеждать. – М.: «Приор», 1998. — 304 с.
21. Шейнов В.П. Как управлять другими. Как управлять собой. – Мн.: Амалфея, 1996. – 368 с.
22. Шейнов В.П. Конфликты в нашей жизни и их разрешение. – Мн.: Амалфея, 1996. – 288 с.
23. Шейнов В.П. Психология и этика делового контакта. – Мн.: Амалфея, 1996. – 384 с.
24. Шейнов В.П. Секретарь: Практическое пособие. – М.: АСТ, Мн.: Харвест, 2005. – 224 с.
25. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии. – М.: Ось-89, 2003. – 207 с.