1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 р. №851-IV, його основні положення

Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів.

Дія цього Закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа.

Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначається законодавством.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення даних, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Електронний підпис є обов’язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’єктами електронного документообігу.

Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Відносини, пов’язані з використанням електронних цифрових підписів, регулюються законом.

Використання інших видів електронних підписів в електронному документообігу здійснюється суб’єктами електронного документообігу на договірних засадах.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії. Електронна копія електронного документа засвідчується у порядку, встановленому законом.

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися виключно на підставі того, що він має електронну форму.

Електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної шляхом створення електронного документа (електронних документів), здійснюється у порядку, встановленому законом.

Електронний документообіг (обіг електронних документів) — сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів.

Відправлення та передавання електронних документів здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.

Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.

Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.

У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.

Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб — місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб’єктів електронного документообігу.

Використання електронного документа у цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами вчинення правочинів, встановлених цивільним законодавством.

Суб’єкти електронного документообігу, які здійснюють його на договірних засадах, самостійно визначають режим доступу до електронних документів, що містять конфіденційну інформацію, та встановлюють для них систему (способи) захисту.

В інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних системах, які забезпечують обмін електронними документами, що містять інформацію, яка є власністю держави, або інформацію з обмеженим доступом, повинен забезпечуватися захист цієї інформації відповідно до законодавства.

Якщо в процесі організації електронного документообігу виникає необхідність у визначенні додаткових прав та обов’язків суб’єктів електронного документообігу, що не визначені законодавством, такі права та обов’язки можуть встановлюватися цими суб’єктами на договірних засадах.

2. Системи управління електронним документообігом. Навести їх характеристику:

2.1. Діло

Система «ДІЛО», розроблена компанією «Електронні Офісні Системи» (ЕОС) — комплексне промислове рішення, що забезпечує автоматизацію процесу діловодства, а також ведення повністю електронного документообігу організації. Система ефективно використовується як в невеликих комерційних компаніях, так і в розподілених холдингових або відомчих структурах.

Перша версія системи «ДІЛО» випущена в 1996 році. Сьогодні «ДЕЛО» використовують більше 1000 компаній, установ, організацій Росії і країн СНД, а загальне число встановлених робочих місць перевищує 100 000. Володіє «Сертифікатом Найвищого Якості».

Система «ДІЛО» — тиражований «коробковий» продукт. Вона без будь-яких замовних доробок вирішує завдання автоматизації діловодства та електронного документообігу більшості організацій. За допомогою гнучкої системи довідників легко може бути встановлена ​​і налаштована фахівцями замовника.

Швидка і гнучка в налаштуванні, легко адаптується до специфіки документообігу в організаціях будь-якого розміру від одиниць до тисяч робочих місць.

Забезпечує необхідний рівень конфіденційності інформації та відповідність усім нормативним вимогам як російського діловодства, так і міжнародних стандартів (ISO 15489 «Інформація та документація — Керування документами» і ISO / IEC 17799:2000 «Інформаційні технології — Практичний посібник з управління інформаційною безпекою»)

Забезпечує захищений електронний документообіг з використанням електронного цифрового підпису (ЕЦП) і спеціальних криптографічних засобів. Компанія «Електронні Офісні Системи» має всі необхідні сертифікати ФСБ для використання засобів захисту інформації в своїх продуктах.

Надає можливості масового переведення паперових документів в електронний вигляд і поміщення їх в базу даних системи за допомогою опції «Потокове сканування».

Підтримує повний цикл роботи з проектами документів, у тому числі їх маршрутизацію і версійність.

Дозволяє працювати з документами як у локальній мережі, так і віддалено — через Інтернет («Дело-WEB»).

Має відкриту архітектуру і надає можливість інтеграції з іншими програмними засобами як компанії ЕОС, так і інших виробників програмних продуктів.

Переваги системи:

Для керівників різних рівнів:

• швидкий пошук документів;
• відстеження руху документа на всіх етапах його життєвого циклу;
• ефективний контроль і звітність по виконанню резолюцій;
• скорочення термінів підготовки та узгодження документів;
• зручна робота над проектами документів;
• отримання зведених звітів і журналів;
• можливість делегування повноважень.

Для співробітників канцелярій, секретаріатів, для діловодів:

• швидка і зручна реєстрація документів за допомогою розгорнутої системи різних довідників;
• відстеження ходу виконання резолюцій;
• зручний і швидкий пошук по будь-яких реквізитах реєстраційної картки (РК) як документів, так і проектів (РКПД);
• журнал передачі документів, внутрішні та зовнішні реєстри відправлення;
• формування звітності.

Основні функції системи «Дело»:

• Забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання в справу і передачі в архів.
• Робота з вхідними та вихідними документами
• Реєстрація, контроль і облік вхідної та вихідної кореспонденції.
• Реєстрація переданих по електронній пошті документів в автоматизованому режимі, в тому числі захищених ЕЦП.
• Настроювання структури реєстраційного номера відповідно до номенклатури справ, прийнятої в організації.
• Накладення резолюцій, контроль виконання, написання та перегляд звітів по резолюціям.
• Пересилання документів для виконання всередині організації за заданими маршрутами.
• Швидкий пошук по всіх реквізитами РК і РКПД, можливість збереження і використання складних пошукових запитів.
• Списання документів у справу і можливість передачі на архівне зберігання.

Робота з внутрішніми документами організації

Підтримується повний цикл роботи з проектами документів:

• створення РК проекту документа, у тому числі «на виконання» розпорядчого документа;
• зміна проекту зі зберіганням попередніх версій;
• узгодження та затвердження проекту документа;
• реєстрація документа, створеного на основі проекту.

Формування доручень по документах;

Управління проходженням документів з безліччю рішень. Весь документ в цілому і кожен з його пунктів можуть мати власні ієрархічні дерева резолюцій, кожна з них зі своїми виконавцями і контролерами.

Передача завізованих документів співробітникам на ознайомлення та виконання.

Контроль проходження і виконання документів. Реалізована рольова функція контролера — можливість делегування функції контролю документів, пунктів і резолюцій особам або підрозділам, визначеним у якості контролерів або контрольних служб.

Управління доступом до документів.

Створення та збереження шаблонів документів.

2.2. Система Кодекс: Документообіг

Компанією-виробником даної системи є ДП „Центр комп’ютерних розробок“. Для аналізу подібних рішень були обрані найпоширеніші системи автоматизації діловодства та документообігу українських, російських та зарубіжних виробників.

Корпоративна система «Кодекс: Документообіг» – це комплекс взаємозв’язаних систем діловодства, банків документів і корпоративних сервісів, що забезпечують автоматизоване рішення задач діловодства і документообігу в органах державної влади й інших організаціях.

Отже, автоматизація документообігу є хоч і складним, але й дуже важливим елементом ефективності системи управління будь-яким господарським процесом, фінансово-господарською діяльністю підприємства, економікою країни.

2.3. Босс-Референт

Система орієнтована на спільну роботу багатьох користувачів і створює всередині організації єдиний інформаційний простір.

Система БОСС-Референт побудована на платформі IBM Lotus Domino/Notes і характеризується такими властивостями:

— засоби створення єдиного інформаційно-управлінського простру для організацій будь-якої складності: розподілених, багаторівневих, та ін.

— підтримка складних маршрутів узгодження документів;

— швидка автоматизація бізнес-процесів завдяки наявності вбудованих процесів опрацювання документів, які настроюються та модифікуються у відповідності з вимогами специфіки діяльності замовника;

— зручність адміністрування, масштабування, Web-доступ;

— наявність засобів захисту інформації;

— простота освоєння користувачами.

2.4. Золушка

Програмно-технологічний комплекс Золушка-Wіn. Електронна канцелярія складається з 3- х функціональних компонентів програмних систем:

«Службова кореспонденція» характеризується більшим обсягом переписки по предметі документа, тобто більшою кількістю відповідей, повторних документів, супровідних листів, у кожного з яких установлюється свій строк виконання й свій виконавець;

«Рішення й розпорядження» відрізняються від службової кореспонденції тим, що на контроль ставиться не весь документ у цілому, а окремі його пункти, переписка й контроль ведеться по кожному з них окремо;

«Листа громадян» характеризується тим, що сполучним початком пакета листів є адресат- відправник, навіть у тому випадку, якщо він пише по різних питаннях.

Система Золушка-Wіn. Службова кореспонденція призначена для автоматизації реєстрації документів, їхньої обробки й контролю виконання.

Система забезпечує:

1. Реєстрацію вихідної й вхідної пошти в стандартній багаторівневій картці.
2. Реєстрацію супровідних документів, прикріплених до основного документа.
3. Реєстрацію повторних і вторинних документів (наприклад, відповідей).
4. Контроль виконавської дисципліни по заданому інтервалі часу й по виконавцях.
5. Видачу нагадувань про контрольні документи й строки їхнього виконання.
6. Підготовку довідок, зведень і списків по всьому обсязі документів, по тематичних рубриках і т.д..
7. Пошук будь-якого документа (у тому числі відповіді й повторного) по будь-якому відомому атрибуті або набору атрибутів, у тому числі й контекстний пошук по змісту (назві) документа. Історія питання може бути сформована у вигляді деревоподібної графічної схеми історії обробки питання (схема первинних, повторних і вторинних документів по даному питанню, включаючи даний документ).
8. Формування історії руху документів.
9. Організацію доступу до електронних копій документів.
10. Поділ прав доступу між виконавцями й підрозділами при реєстрації й контролі виконання документів.

2.5. Directum

Система електронного документообігу (СЕД) DІRECTUM підтримує повний життєвий цикл керування документами, при цьому традиційне паперове діловодство органічно вписується в електронний документообіг. У такий спосіб забезпечується «безболісний» перехід компанії на електронний документообіг і швидку адаптацію співробітників.

DІRECTUM — система класу ECM (Enterprіse Content Management), що забезпечує прозорість керування компанією й підвищує ефективністю роботи всіх її співробітників.

Розробка готових до застосування бізнес-рішень, опора на російські стандарти в сфері діловодства, постійне вдосконалювання технологій гарантують максимальний ефект від впровадження системи електронного документообігу.

Рішення описаних завдань забезпечують модулі системи DІRECTUM:

Управління електронними документами. Створення й зберігання різних неструктурованих документів (тексти Mіcrosoft Word, таблиці Mіcrosoft Excel, схеми Mіcrosoft Vіsіo, малюнки CorelDraw, відео та ін.); розширена підтримка версій документів і ЭЦП; структурування документів по папках; призначення прав доступу на документи; історія роботи з документами; повнотекстовий і атрибутивний пошук документів.

Управління діловими процесами. Підтримка процесів узгодження й обробки документів на всіх стадіях життєвого циклу (docflow); видача електронних завдань і контроль їхнього виконання; взаємодія між співробітниками в ході бізнес-процесів; підтримка вільних і твердих маршрутів; багаті розширювані бібліотеки блоків для формування маршрутів (workflow).

Управління  договорами. Організація процесу узгодження й реєстрації договорів і супутніх документів, а також оперативної роботи з ними (пошук, аналіз, редагування й т.д. ).

Управління  нарадами. Організація підготовки й проведення нарад (узгодження місця й часу, складу учасників, повістки); формування й розсилання протоколу; контроль виконання рішень наради.

Управління  взаємодією із клієнтами. Ведення єдиної бази організацій і контактних осіб; ведення історії зустрічей, дзвінків і переписки із клієнтами; супровід процесу продажів відповідно до  регламентованих стадій; планування маркетингових заходів; аналіз ефективності продажів і маркетингових впливів.

Канцелярія. Реєстрація паперових документів відповідно до  вимог Державної системи документаційного забезпечення управління (ДСДЗУ); ведення номенклатури справ із гнучкими правилами нумерації; розсилання й контроль місцезнаходження паперових документів; організація обміну електронними документами з ЕЦП із іншими організаціями.

Звернення громадян і організацій. Організація роботи зі зверненнями громадян у державних організаціях і на великих підприємствах.

Управління  показниками ефективності. Оперативний контроль і аналіз бізнес-процесів підприємства за ключовими показниками ефективності з підтримкою збалансованої системи показників (BSC).

2.6. PayDox

Система електронного документообігу й підтримки спільної роботи PayDox забезпечує комплексне керування бізнес-процесами й документами підприємства й має необмежені можливості адаптації під вимоги замовників. Електронний документообіг PayDox вибирають організації, яким потрібний гарантований успішний результат у стислий термін. СЕД PayDox допомагає підприємству структурувати бізнес-процеси, підвищити ефективність роботи, забезпечити колективну роботу співробітників.

Система дозволяє:

• структурувати бізнес-процеси й управляти бізнес-процесами підприємства;
• організувати колективну роботу співробітників: створювати корпоративні дискусійні форуми, проводити групове обговорення проектів і документів, формувати звіти про пророблену роботу в середовищі форуму;
• здійснювати контроль строків виконання документів, завдань і доручень, контроль доступу користувачів до документів і повідомлень у корпоративних дискусійних форумах;
• забезпечити безпечний web- доступ співробітників до корпоративного файлового архіву — як ззовні (при необхідності), так і зсередини корпоративної локальної мережі.

Функціональність «PayDox Електронний Документообіг» включає можливості для організації єдиного електронного документообігу підприємства відповідно до  російських норм діловодства:

• електронне узгодження й твердження документів,
• ведення версій документів,
• розсилання й ознайомлення співробітників з документами,
• роботу із платіжними документами: ведення й облік платіжних документів, керування договорами, створення звітів про платіжні баланси по договорах, створення звітів про платіжні баланси по підприємству, контроль виконання платежів і створення звітів про заборгованості, контроль витрат і створення звітів по статтях витрат, формування й виконання бюджетів.

2.7. Power Docs

Типовим представником, що відображає об’єднання в одній системі всіх функцій, пов’язаних з одержанням електронних документів, перетворенням паперових документів в електронний вид , завантаженням їх в електронний архів, зберіганням і пошуком електронних документів, маршрутизацією пересування документів і контролем виконання документів і ділових процесів, є комплексна система «Power DOCS™», розроблена фірмою ВЕСТЬ АТ, що дозволяє організації плавно переходити від сформованого процесу роботи до передових технологій роботи з документами. Даний комплекс може бути використаний як платформа для розробки систем декількох типів:

— Система керування організаційно-розпорядницькою документацією(ОРД).

Система управління централізованим документообігом ОРД забезпечує розробку відповідних документів і їхнє розсилання по всіх структурних підрозділах організації з оцінками про одержання.

— Система автоматизації документообігу організації.

Здійснює реєстрацію вхідної й вихідної кореспонденції, розпис документів на виконання й відстеження виконання документів. Забезпечується підготовка вихідних документів на робочих місцях співробітників підприємства. Забезпечується зв’язок з архівом підприємства й системою керування ОРД.

— Корпоративний архів документів.

Інформація організована в стандартному виді для архівів — з підрозділом на справи, томи й зв’язком з паперовим архівом організації. Архів документів дозволяє проводити пошук по змісту й атрибутам документів. Можливість зберігання документів на носіях різного типу з автоматичною мінімізацією вартості зберігання документа дозволяє заощадити ваші витрати на експлуатацію системи документообігу підприємства. Для архівів підприємства корисна можливість роботи використовуваної СУД зі знімними носіями даних, що дозволяє обробляти практично необмежені обсяги даних.

Убудовані в систему модулі анотування документів і автоматичного рубрикування нових документів не тільки полегшують роботу обслуговуючого персоналу, але й поліпшують якість архівів організації.

— Промислове уведення паперових документів. Система промислового уведення паперових документів дозволяє організувати високошвидкісне уведення документів в архіви або в системи документообігу. Існує дві лінії масового уведення документів — для неструктурованих документів і для форм. Засоби обробки образів документів дозволяють зробити обробку документів безпосередньо в графічній формі й організувати групову обробку одного документа, що дозволяє побудувати архів факсимільних копій документів або організувати оперативну обробку документів у системі безпаперового діловодства. Система підтримує будь-які промислові OCR з відкритим APІ.

3. Порівняльна характеристика вищевказаних систем управління електронним документообігом

Системи електронного документообігу мають досить широку галузь застосування як в бюрократичній діяльності організацій, так і в поточних виробничих процесах підприємств. Ці системи мають різне еволюційне походження із декількох історичних областей знань, що розвивалися довгий час паралельно і перетнулися між собою лише останнім часом.

Такий стан систем електронного документообігу зумовлює складність і неоднозначність проведення оцінок і порівнянь між системами. Під час порівняльних досліджень розповсюдженими є випадки, коли позитивні оцінки експерти роблять завдяки суб’єктивній оцінці функціональних можливостей систем.

Внаслідок масовості ринку малих підприємств, більшість користувачів представляє інтереси невеликих компаній. Для цих компаній найбільш важливим є вартість системи і вони згідні погоджуватися із значним звуженням функціональних можливостей. В той же час, представники середніх і великих підприємств зосереджуються на можливостях системи і властивостях використаної платформи.

Система «Megapolis. Документообіг» від компанії Softline українського розробника систем електронного документообігу. Підсистема «Підготовка документів» дозволяє створювати проекти документів із шаблонів, здійснювати їх паралельне або послідовне узгодження, створювати типові маршрути узгодження документів, підписувати документи електронним цифровим підписом. «Megapolis. Документообіг» — одна з небагатьох в Україні систем, інтегрованих з цифровим підписом із посиленим сертифікатом, що надає юридичної сили документам, підписаним в системі. Використання підсистеми «Підготовка документів» в організації дозволяє до мінімуму скоротити зазвичай затяжний і трудомісткий процес погодження і затвердження документів. Для доступу до розширених можливостей системи «Megapolis.Документообіг» через web-інтерфейс було розроблено web-модуль. Ще однією новою можливістю продукту є інтеграція з платформою бізнес-аналізу — Microsoft Reporting Services, яка дозволяє створювати традиційні та інтерактивні звіти.

КРОН — система керування документами, що призначена для автоматизації діловодства в корпорації, що має достатньо складну розгалужену структуру і включає в себе кілька підприємств, нараховує більше сотні співробітників і має інтенсивний документообіг як вхідних і вихідних документів, так і обмін документами між своїми підрозділами.

DocsVision 2.0 «Архів-Діловодство» — це застосування для створення архівів документів, автоматизації основних процедур діловодства і бізнес процесів обробки документів в організації. Система DocsVision 2.0 » Архів-Діловодство» являє собою завершене застосування, призначене для створення архівів документів, автоматизації основних процедур діловодства і бізнес процесів обробки документів в організації.

Дана система може використовуватися як завершене рішення для впровадження в компаніях, або використовуватися в якості прототипу при розробці застосування на замовлення. Структуру системи можна налаштувати згідно з потребами конкретної організації.

СompanyМedia-Управління електронними документами — це Web-орієнтована система керування електронними документами. Порівняно недорога, але досить функціональна система призначена для:

—         організації корпоративного сховища документів (каталогу нормативної документації, архіву документів, інформаційного порталу компанії);

—         забезпечення процесу колективної підготовки документів, централізованого зберігання робочих документів і автоматичного сповіщення співробітників про документи, що надійшли до опрацювання;

—         побудова інформаційного порталу організації, тобто єдиного інформаційного простору, в якому співробітники можуть моментально знайти документи, що їх цікавлять, і взяти участь у підготовці і погодженні документів або залучити до цього процесу інших співробітників.

На ринку засобів електронного управління документами, умовно, виділяються п’ять категорій технологій. Слід відзначити, що ні одна класифікація, не є ідеальною. В результаті деякі продукти одночасно потрапляють до кількох категорій і володіють можливостями, характерними для продуктів з різних категорій. Далі перелічено категорії технологій систем управління документами (СУД) з прикладами найвідоміших постачальників і продуктів в кожному класі [3]:

—         системи електронного управління документами (ЕУД), орієнтовані на бізнес-процеси (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon і Watermark), Hummingbird(PC DOCS);

—         корпоративні системи ЕУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), доповнення до Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context);

—         системи керування контентом ( Content management): Adobe, Excalibur;

—         системи керування інформацією (портали) ( Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-station);

—         системи керування образами (Imaging);

—         системи керування потоками рабіт (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Було досліджено 10 СЕД, що сьогодні найбільш широко використовуються в Україні. Було досліджено таки риси СЕД як: сховище документів, діловодство і автоматизація ділових процесів, адміністрування і безпека та інші особливості. Узагальнені результати дослідження наведені в таблиці 1.

Функції	Documentum 4i	Ultimus Workflow	Docs pen	Work Expedition	ОПТІМА Workflow	БОСС-Референт	LanDocs	Дело	Постскриптум	Megapolis. Документообіг
Сховище документів
Організація сховища	10	0	8	0	4	6	6	8	8	7
Введення у сховище	10	1	2	0	9	9	8	7	5	6
Організація пошуку	10	0	10	7	8	5	8	5	7	8
Веб- доступ	10	8	10	10	20	9	10	7	10	5
Загальна оцінка	40	9	30	17	27	29	32	27	30	26
Діловодство
Створення документів	8	0	6	0	5	8	8	8	8	7
Реєстрація	5	0	5	0	8	8	8	8	7	6
Накладання резолюцій	0	0	0	0	8	8	8	8	9	7
Колективна робота	10	0	9	7	7	8	7	2	8	8
Бібліотека	0	0	0	0	0	0	0	2	5	5
Загальна оцінка	23	0	20	7	28	32	31	28	37	33
Автоматизація ділових процесів
Опис ділових процесів	8	9	7	7	10	4	0	0	7	7
Виконання процесів	8	7	8	8	10	2	0	0	7	7
Загальна оцінка	16	16	15	15	20	6	0	0	14	14
Адміністрування і безпека
Права, ролі	10	3	8	7	7	6	9	4	9	8
Криптографія, ЕЦП	5	3	0	5	2	4	10	3	10	10
Пароль	5	5	5	5	5	5	5	5	5	5
Резервне копіювання	0	0	0	10	5	8	6	5	8	10
Загальна оцінка	28	11	13	35	26	31	38	23	40	39
Інші особливості
Підтримка станів	5	0	0	0	0	4	5	3	4	4
Сумісність із ODMA	8	0	8	0	0	0	0	0	0	0
Рівень готовності	5	8	8	8	7	8	8	10	8	8
Технологія діловодства	0	0	0	0	5	5	5	5	5	5
Українізація	0	0	0	0	0	0	0	0	5	5
Загальна оцінка	22	8	16	8	12	17	18	18	22	22

Дамо детальніше визначення і ознаки відмінності кожної категорії з вищезазначених технологій.

Системи ЕУД, орієнтовані на бізнес-процеси, як правило, призначені для специфічних вертикальних і горизонтальних застосувань, іноді орієнтовані на використання в певній індустрії. Ці рішення, як правило, забезпечують повний життєвий цикл роботи з документами, включаючи технології роботи з образами, керування записами і потоками робіт, керування контентом и т.п.

Корпоративні системи ЕУД забезпечують корпоративну інфраструктуру для створення, спільної роботи над документами і їх публікацію, доступну, як правило, всім користувачам в організації. Основні можливості цих систем аналогічні системам, орієнтованим на бізнес-процеси. Але, їх відмінною особливістю є спосіб використання і розповсюдження. Аналогічно таким засобам як текстові редактори і електронні таблиці, корпоративні системи ЕУД є стандартним, «застосуванням за замовчуванням» для створення і публікації документів в організації. Як правило, ці засоби не орієнтовані на використання лише в якійсь певній індустрії або для вузько визначеної задачі. Вони пропонуються і впроваджуються як загальнокорпоративні технології, доступні практично для будь-якої категорії користувачів.

Системи керування контентом забезпечують процес від слідкування створення, доступу, контролю і доставки інформації аж до рівня розділів документів і об’єктів для їх подальшого повторного використання і компіляції. Потенційно доступність інформації не в вигляді документів, а в менших об’єктах полегшує процес обміну інформацією між застосуваннями.

Системи керування інформацією, що також називаються порталами, забезпечують агрегування, керування і доставку інформації через мережі Internet, intranet і extranet. Системи керування інформацією дають можливість організаціям накопичувати і використовувати експертизу в розподіленому корпоративному середовищі на основі використання бізнес-правил, контексту і метаданих. Хоча більшість доступних сьогодні технологій забезпечують, переважно, статичні публікації, забезпечення більшої інтерактивності і засобів спільної роботи — справа найближчого майбутнього.

Системи керування образами перетворюють інформацію з паперових носіїв в цифровий формат, як правило, це TIFF (Tagged Image File Format), після чого документ може бути використано в роботі вже в електронній формі.

Системи керування потоками робіт (workflow) забезпечують систематичну маршрутизацію робіт будь-якого типу в рамках структурованих і неструктурованих бізнес-процесів. Вони використовуються в цілях прискорення бізнес-процесів, збільшення ефективності і ступеню контрольованості процесів в організації [4].

Отже серед основних задач діловодства виділяються задачі підтримки бази даних документів, задачі руху документів, їх створення та реєстрації, пошуку та генерації. Короткий огляд наведених систем дозволяє визначити їх спрямування та цільове призначення. При детальному розгляді вищезазначених систем з’ясувалося, що жодна з них не володіє розвинутими механізмами підтримки генерації електронних документів. Аналіз класів існуючих систем також показав відсутність класу систем з засобами автоматизації генерації електронних документів. Тож логічним видається при розгляді ієрархічної класифікації від загального до конкретного виділити такі групи систем [3]:

—         системи діловодства;

—         системи документообігу;

—         системи керування документами, включаючи корпоративні системи електронного керування документами;

—         системи з підтримкою генерації електронних документів у системах організаційного управління.

Ініціативною групою НДІ ІП в межах системи електронного документообігу (СЕДО), що працює під управлінням клієнт-серверної платформи SmartBase [5] розроблено підсистему генерації електронних документів, яка дозволяє вирішити більшість питань піднятих у роботі. Підсистема генерації електронних документів СЕДО SmartBase на даний момент є єдиною системою в групі «системи з підтримкою генерації електронних документів в системах організаційного управління».

Однак жодна  система електронного документообігу не може замінити документообігу традиційного й існує паралельно з ним, оскільки електронні версії документів не можуть бути гарантією юридичної вірогідності інформації.

Типовою особливістю всіх вивчених систем електронного документообігу є довгострокове, трудомістке уведення й максимально прискорений пошук інформації. Прийнято вважати, що впровадження систем ефективно при річному обсязі документообігу понад 10 тисяч одиниць документів у рік.

Список використаної літератури

1. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы. — 1997. — № 1. — C. 23 — 25.
2. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту [Текст] : Навчальний посібник / Наталія Гончарова, 2006. — 259 с.
3. Кислюк К. Спеціальне документознавство: модульний курс / Костянтин Кислюк, 2011. — 191 с.
4. Косинський В. Сучасні інформаційні технології [Текст] : навч. посіб. / Валентин Косинський, Ольга Швець, 2012. — 318 с.
5. КруковскийМ.Ю. Система управления процессами Workflow. — Киев: Логос, 2006. — 191 с.
6. Крыжова КА, Хмелюк В.С. Управление движением документов в системе «ДОК-МАСТЕР»: Матеріали Всеукраїнської конференції аспірантів і студентів. — К.: НАУ, 2007. — С. 268-277.
7. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Директор информационной службы. — 2001. — № 2. — C. 38 — 42.
8. Системы электронного управления документами: обзор, классификация и оценка возврата от внедрения.     -http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html
9. Управління сучасним офісом (офіс-менеджмент) [Текст] : навч. посібник / С. П. Шевчук, В. А. Скороходов, В. М. Жуковська [та ін.], 2010. — 183 с.