Вступ

Актуальність теми. Під оформленням документів розуміється дотримання в ході їхнього складання, підготовки, передруку, узгодження, посвідчення, пересилання в управлінських апаратах установи, організацій і підприємств вимог, установлених у законодавчих актах і нормативно-методичних документах України.

На основі таких документів кожна установа встановлює свої вимоги до роботи з документами в уставі (положенні), правилах, інструкціях. У них закріплюються конкретні правила документування.

Документи різних типів, які розглядаються одночасно, мають різні множини реквізитів. Практично кожен документ, який регулює діяльність людини, має реквізити. При заповненні цих реквізитів конкретними значеннями документ приймає закінчений стан та набуває юридичної сили.

При використанні паперових копій документу значення полів реквізитів заповнюються, як правило, ручкою. В якості значень виступають слова, частини речень, числа, та інше. Якщо кожному реквізиту присвоїти деяке смислове значення, то й дані, які стоять у полі реквізиту, отримують певне смислове навантаження. Повний набір значень (множина) реквізитів для даного типу документу являє собою інформаційну складову конкретного документа даного типу.

Мета нашого дослідження – з’ясувати основні реквізити документи та вимоги до них.

1. Поняття терміну «реквізит» та його функції

Термін «реквізит» латинського походження (requisutum), що перекладається як «потреба». У Середньовічній Італії ним означали необхідні й обов’язкові елементи боргових зобов’язань цінних паперів, в першу чергу векселів.

Широке розповсюдження векселі мали з середини ХІІ до середини ХVІІ ст., і саме Італію називали їх батьківщиною. При цьому необхідність проставлення тих чи інших елементів при формулюванні векселів визначалась вексельним правом, норми якого різнилися в кожній з країн.

З другої половини ХІХ століття зміст векселя ув’язувався з наявністю на ньому тих чи інших обов’язкових елементів й повинен був відповідати тим суттєвим ознакам, що зазначені в законі. У 1848 р. пруським урядом був прийнятий загальнонімецький вексельний статут, що закріпив правила користування векселями. На початку ХХ ст.. в 1930р. в Женеві була прийнята конвенція, що уніфікувала елементи векселів й основні норми міжнародного вексельного права, які діють й донині.

У термінологічному словнику слово “реквізит” подається як обов’язковий елемент офіційного документа. Це означає, що реквізити проставляються лише на офіційних документах. У національному стандарті України ДСТУ 2732-2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення» під реквізитом розуміється інформація, зафіксована на службовому документі для його ідентифікування, організування обігу і (або) надання йому юридичної сили.

Звідси витікає, що реквізит — це елемент структури документа, що дозволяє його ідентифікувати. У примітці до стандарту зазначено також, що реквізит це елемент, що відбиває процес оформлювання службового документа, тобто фіксування його реквізитів, що необхідні для надання йому юридичної сили [4, c. 35].

Аналізуючи модель документа, яка вже отримала назву формуляр (від лат. Formularius — властиво судово-правовим формулам), засновник документознавства К. Г. Мітяєв у шістдесятих роках минулого століття відзначав, що документ може складатися з 8-10 елементів або ознак, при цьому одні з цих ознак є обов’язковими для надання документу юридичної сили, а інші «прикрасами», або ж додатковими. Сам термін “реквізит” К. Г. Мітяєв перейняв з фінансово-бухгалтерської документації, де на його думку, особливо “ретельно це питання розроблено» й ввів його для означення обов’язкових елементів документу. “Відсутність, або невірне значення реквізита роблять документ недійсним, підкреслював автор”.

Дещо пізніше, в працях російського вченого А. М. Корольова під реквізитом розумівся логічно невід’ємний елемент будь-якої складної інформаційної сукупності, що підпадає під певні якості відображеного інформацією об»єкта чи процесу. В тексті, що обробляється документа реквізити «подаються мов би атоми», з яких компонуються всі інші, більш складні за структурою сукупності документної інформації, зазначав науковець.

Вітчизняний документознавець проф. Н. М. Кушнаренко, відмічаючи правову природу реквізитів, підкреслює, що це «сукупність обов’язкових даних про документ, встановлених стандартом або положенням». Основну функцію реквізитів автор бачить в забезпеченні соціальних комунікацій. Стосовно книг, вона відмічає, що основні реквізити знаходяться, як правило, у вихідних даних документа.

Російський дослідник Ю. А. Шрейдер запропонував розглядати документ як носій інформації, що містить два її види: інформацію та метаінформацію. Інформація — це текст, що має форму повідомлення, яке може мати як статичне, динамічне зображення, звукове повідомлення, так і їх комбінацію. Метаінформація — це інформація про інформацію, яка міститься в системі реквізитів. Саме завдяки цим інформаційним ознакам, що містять метаінформацію документ може бути включений до конкретно-інформаційної системи і виконувати свої певні функції.

Характерною різницею між інформацією та метаінформацією є те, що інформація може існувати окремо від метаінформації у формі повідомлення й виконувати певні соціальні функції без включення в конкретну інформаційну систему, наприклад у вигляді надпису. Метаінформація ж може виникнути лише в системі, оскільки її зміст визначається структурою локального документного масиву, його реквізитами, а також особливостями технології фіксування інформації.

Представник структурно-правового підходу російський дослідник С. І. Семілєтов в структурі документу виділив змістовну інформацію і реквізити, зауважуючи, що природа реквізитів обумовлюється цільовим направленням змістовної інформації і характером правовідносин. Реквізитами він називає “елементи про події, факти, дії і обставини, з якими пов’язані певні правовідносини або юридичні наслідки” [7, c. 28-29].

Спираючись на теоретичні розробки джерелознавців, дослідник виділяє в документі зовнішню і внутрішню форми. При цьому зовнішня міститься в «формі і форматі подання матеріального носія», а внутрішня — «в організації внутрішньої структури подання змістовної інформації і реквізитів». За думкою вченого — організація внутрішньої структури, обумовлюється можливостями людини сприймати інформацію. Так, наприклад, різні за змістом документи можуть мати один і той самий склад реквізитів і відповідно ознаки метаінформації і, навпаки, документи з подібним змістом тексту можуть мати різні реквізити, склад яких “визначається технологією фіксації, матеріалом носія і особливостями руху документа”. Реквізити ж служать відображенням структури документно-інформаційної системи, в межах якої діє документ.

Виділення реквізитів з метаінформації і послідовне закріплення за ними певного місця дозволяє створювати формуляр документа в його сучасному розумінні. Так, формуляр-зразок службового документа, згідно ДСТУ 2732-2004, це модель його побудови, що встановлює сферу застосування, формат, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та реквізити. В електронному документі під реквізитами треба розуміти окремі інформаційні елементи, що перетворюють інформаційне повідомлення в документ, “через включення його в конкретну інформаційно-документну систему, тобто забезпечують технічний доступ до документу й виконання ним певних суспільних функцій”.

Усю сукупність реквізитів, залежно від тих функцій, що вони виконують, можна умовно поділити на:

• сигніфікаційні реквізити;
• комунікативні реквізити;
• семантичні реквізити;
• синтакційні реквізити;
• прагмаційні реквізити;
• реквізити руху [9, c. 34].

2. Основні вимоги до складу реквізитів

Стандарт «Вимоги до оформлення документів» установлює склад реквізитів для управлінських документів і визначає їхнє місце розташування на стандартному аркуші паперу.

Реквізит — елемент офіційного документа.

Найменування документа (вид), автор, адресат, текст, дата й т.д. — це реквізити документів. Різні документи складаються з різного набору реквізитів. Число реквізитів, що характеризують документи, визначається цілями створення документа, його призначенням, вимогами до змісту й форми даного документа, способом документування.

Для складання організаційно-розпорядчих документів використовуються такі реквізити (усього 31 реквізит):

– Державний герб України;

– емблема організації (підприємства);

– зображення урядових нагород;

– код підприємства;

– код документа;

– назва міністерства чи відомства;

– назва установи (організації, підприємства);

– назва структурного підрозділу;

– індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, но-мер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку;

– назва виду документа;

– дата;

– індекс (вихідний номер документа);

– посилання на індекс і дату вхідного документа;

– місце складання чи видання;

– гриф обмеження доступу до документа;

– адресат;

– гриф затвердження;

– резолюція;

– заголовок до тексту;

– позначка про контроль;

– текст;

– позначка про наявність додатка;

– підпис;

– гриф погодження;

– візи;

– печатка;

– позначка про засвідчення копії;

– прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

– позначка про виконання документа й направлення його до справи;

– позначка про перенесення даних на машинний носій;

– позначка про надходження [1, c. 25-26].

Розрізняють постійні та змінні реквізити.

Постійні реквізити використовуються на уніфікованих формах чи бланках документів, а змінні – під час його складання.

Кожен реквізит має бути розміщений у документі на постійному місці. Це робить документ зручним для зорового сприймання. Розміщують реквізит на бланку.

Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію. Найчастіше доводиться користуватися бланками службових листів, довідок, актів, наказів, протоколів тощо. Бланки виготовляються на папері форматів А4 і А5.

Досвідчені службовці кажуть, що документ – обличчя установи, а бланк – її візитна картка. До виготовлення бланків існують такі вимоги:

– повинні бути виконані бездоганно (бездоганні текст і поліграфія);

– чітко надруковано текст;

– текст має бути подано грамотно.

За державними стандартами передбачено кутове і поздовжнє розміщення реквізитів.

Група реквізитів і їх постійних частин, відтворена як блок на бланку документа, називається штампом бланка.

Кутове розміщення більш раціональне, бо праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізит «адресат». Такі бланки рекомендують використовувати при оформленні документів, що мають «гриф затвердження» (протоколів, актів тощо).

Поздовжнє розміщення штампа, доцільне у випадках, коли назва установи разом з назвою вищестоящої організації, якій вона підпорядкована, складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній державним стандартом 6.38–90 для кутового штампа.

Це максимальний перелік реквізитів, використовуваних в оформленні документів, що становлять цю систему. Для додання документам юридичної чинності і їхньої ідентифікації служать реквізити 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, 11, 12, 16, 22, 23, 24, 25.

Реквізити 13, 15, 17, 18,19, 21, 26, 27, 28, 29, 30 призначені для пошуку документа й фіксації його проходження через управлінський апарат.

Оцінки на документах проставляються в процесі роботи з ними в справовиробничій службі або виконавцем при підготовці проекту документа. Цими оцінками фіксують дату одержання, виконання, прізвище виконавця, постановку документа на контроль і ін.

Реквізит 20 «текст» передає основний зміст документа [11, c. 41-42].

Державним стандартом установлене місце розміщення кожного реквізиту на документі, що «закріплено» за реквізитом відповідно до  традицій послідовності їхнього заповнення й читання при роботі з документом в апарату керування. Схема розташування реквізитів на документах, що становлять систему організаційно-розпорядницької документації, дозволяє максимально збільшити «корисну» площу — місце для розміщення тексту — основного реквізиту документа. Розміщення реквізитів документа відповідно до  вимог ДЕРЖСТАНДАРТу значно поліпшує якість документів, їхній зовнішній вигляд.

Документи оформляються головним чином на папері формату А4 (210х297) і А5 (148х210). Окремі види документів, що містять таблиці й графіки — відомості, плани й т.д. оформляються на форматі А3 (297х420).

Будь-який документ повинен мати поля, тобто певний простір між краєм аркуша й текстом. Поля необхідні для підшивки документа, для проставлення деяких службових оцінок. Відповідно до  вимог ДЕРЖСТАНДАРТ Р 6.30-2003 розміри полів повинні бути не менш, мм:

ліве поле — 20;                          верхнє поле — 20;

праве поле — 10;                       нижнє поле — 20 .

Це мінімальні розміри полів, менші поля не допускаються, тому що буде утруднені подальше оформлення й зберігання документів, але більші поля припустимі [4, c. 19-20].

3. Стандартні реквізити службових документів та правила їх оформлення

Кожний документ складається з окремих елементів — реквізитів. Розрізняють постійний і змінний реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення (див. табл. 1.).

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, організація, підприємство повинні мати два види бланків:

а)       для листів;

б)       для інших документів.

Бланки виготовляються двох форматів — А4 (210×297мм) та А5 (148×210мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.

Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці можна заповнити реквізити «адресат», гриф «обмеження доступу до документа», гриф «затвердження», «резолюція» [13, c. 42-43].

Таблиця 1.  Реквізити документів та їх оформлення

№	Реквізити	Правила оформлення
1.	Державний герб	Розташовується  посередині  бланка  або   в кутку над серединою рядка з назвою орга­нізації
2.	Емблема організації	Розміщується поряд з назвою організації. Як емблему можна використовувати товар­ний знак, зареєстрований у встановленому порядку
3.	Зображення державних нагород	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині документа
4.	Код підприєм­ства, устано­ви, організації	Розташовується у верхньому правому кутку
5.	Код форми документа	Розташовується у верхньому правому кутку під кодом підприємства, організації, уста­нови.
6.	Назва мініс­терства або ві­домства	Розташовується у верхньому лівому кутку або посередині сторінки
7.	Повна назва установи, ор­ганізації або підприємст­ва — автора документа	Розташовується у верхньому лівому кутку. Може   наноситися  за  допомогою  штампа або друкарським способом
8.	Назва струк­турного під­розділу	Розташовується у верхньому лівому кутку. Дозволяється    друкувати    машинописним способом
9.	Індекс підпри­ємства зв’яз­ку, поштова й телеграфна ад­реса, номер телетайпу, но­мер телефону, факсу, номер розрахунково­го рахунка у банку	Розташовується у верхньому лівому кутку, оформляється відповідно до поштових пра­вил: вул. Пирогова, 9 м. Київ,30, 02030, тел.(044) 221-99-33 На бланку для листів вказується номер роз­рахункового рахунка у відділенні банку: розрахунковий рахунок №11632516 в Укрінбанку м.Києва МФО №321518
10.	Назва виду до­кумента	Розташовується зліва або посередині сторі­нки. В усіх документах, крім листів, наво­диться назва його виду. Залежно від цієї на­зви встановлюється формуляр, структура тексту, особливості викладу
11.	Дата	Документ датується днем його підписання або затвердження. На бланках дату підпи­сання документа ставлять у лівій верхній частині разом з індексом на спеціально від­ веденому для цього місці. Якщо документ складений не на бланку, то дату ставлять під текстом зліва. Вона записується словес­ но-цифровим способом (24 серпня 2007р.)або цифровим — трьома парами арабських цифр у такій послідовності: день, місяць, рік — 19.06.02 (тобто 17 червня 2002 року). У документах матеріально-фінансового ха­рактеру дата оформляється словесно-циф­ровим способом
12.	Індекс	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний по­шук документа, контроль про виконання. Індекс документа включає в себе три пари арабських цифр, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга — номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом об­ліку. Наприклад: № 02-10/36, де 02 — шифр структурного підрозділу, 10 — номер спра­ви, документа; 36 — реєстраційний номер документа за журналом обліку вхідних до­кументів та канцелярії
13.	Посилання на індекс та дату вхідного доку­мента	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить дату та індекс, вказані в до­кументі організацією, яка уклала чи видала документ. Наприклад: на №02-10/135 від 01.03.02
14.	Місце укла­дення чи ви­дання	Розташовується у верхній частині сторінки зліва. Містить назву міста чи населеного пункту, де видається документ
15.	Гриф обме­ження доступу до документа	Розташовується праворуч під кодом фірми. Записується в середині рядка «для службо­вого користування», «таємно», «цілком та­ємно»
16.	Адресат	Розташовується праворуч у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назва устано­ви, підрозділу, посада, прізвище та ініціали особи, поштова адреса — пишеться з нового рядка: Директорові   Інституту   ботаніки   ПАП України Доктору природничих наук Петренку О.І. У порядку адресування поштових відправ­лень по Україні відповідно до постанови Кабінету Міністрів України № 14446 від 22 грудня 1997 р. відбулися зміни. Адреси ад­ресата і адресанта зазначаються у такій по­слідовності: •         ім’я, по батькові та прізвище адресата (для   організацій   — назва   підприємства, організації, установи); •         вулиця, номер будинку, квартири; •         населений пункт, номер відділення зв’яз­ку; •         район і область (у разі потреби); •         поштовий індекс. На  поштових відправленнях,  адресованих «До запитання», на абонементну скриньку або до населених пунктів, що  не мають назв вулиць і нумерації будинків, ім’я, по батькові та прізвище зазначають повністю
17.	Гриф затвер­дження	Розташовується у верхній правій частині документа.  Затвердження — спосіб засвід­чення   документа   після   його   підписання, який санкціонує   поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій  чи службових осіб.  Елементи грифу затвердження:
		•   слово ЗАТВЕРДЖУЮ; •         назва посади; •         особистий підпис; •         ініціали та прізвище особи, що затверди­ла документ; •         дата затвердження. Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ директор школи № 254 (підпис)                         Л.С. Семенова 07.10.02
18.	Резолюція	Розміщується  у  правому  верхньому  кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію   вміщують   на   будь-якій   вільній площі лицьового  боку сторінки документа, крім полів. Складається з таких елементів: •         прізвище та ініціали  виконавця,  якому відправлений документ; •         термін виконання документа; •         особистий підпис керівника; •         дата. Як   виконавці   у   резолюції   зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою
19.	Заголовок тек­сту	Друкується малими літерами, розміщуєть­ся під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і, як правило, по­чинається з прийменника про, має бути ла­конічним і точним, з максимальною повно­тою розкривати зміст документа
20.	Відмітка про контроль	Розташовується ліворуч у верхній частині поля першої сторінки документа. її проста­влять за формою «К» або «Контроль»
21.	Текст	Складається з таких логічних елементів: •         вступу; •         доказу; •         закінчення. Розташовується по  всій ширині  сторінки (від поля до поля)
22.	Відмітка про наявність до­датка	Розташовується ліворуч у верхній половині сторінки. Є два способи оформлення додатків: 1.       Якщо документ має додатки, зазначені в тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 2 стор., у 3 прим. 2.       Якщо документ має додатки, не зазначе­ні в тексті, то їх потрібно перерахувати із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників. Додаток: Проект реконструкції ділянки на 5 стор., у 3 прим. 3.       Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: відповідно до списку на 7 стор.
23.	Підпис	Підписують, як правило, перший примір­ник документа. До складу підпису входять: •         зазначення посади (ліворуч); •         підпис (праворуч); •         ініціали й прізвище особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб на докуме­нтах розташовуються одна під одною у по­слідовності, що відповідає займаній посаді. Якщо документ підписують кілька осіб, що займають однакову посаду, їх підписи роз­ташовуються на одному рівні: Директор                               Директор ВО «Більшовик»                   НДІ «Прогрес» /підпис/                                  /підпис/ Л.С.Семенов                        Ю.Ю. Некрасов Розшифровування підпису в дужки не бе­реться
24.	Гриф узго­дження	Розрізняють дві форми узгодження докуме­нтів — внутрішнє (з підрозділами та службо­вими особами установи) і зовнішнє (з підві­домчими   та   непідвідомчими   організація­ми). Гриф узгодження ставиться на зовніш­ній формі. Цей реквізит складається з:
		•   слова УЗГОДЖЕНО •         назви посади службової особи (включа­ючи назву установи), з якою узгоджуєть­ся документ; •         особистого підпису; •         дати. Грифи узгодження розташовуються нижче від реквізиту ПІДПИС або на окремій сто­рінці. Наприклад: УЗГОДЖЕНО Директор шахти № 6 /підпис/                               К.С. Кущаєв 01.09.02
25.	Віза	Внутрішнє   узгодження   проекту  докумен­та — це його візування. Віза складається з: •         особистого підпису особи, що візує; •         дати. У разі потреби зазначається посада особи, що візує, і розшифровується її підпис (за­значаються ініціали і прізвище); Завідувач кафедри (підпис) Б.М. Сайко 01.09.02 Невеликі зауваження (1-2 рядки) розташо­вуються  перед  візою.  При  внутрішньому узгодженні   візи   ставляться   на   першому примірнику документа,  а листи чи інші ви­хідні документи візуються на примірнику, який лишається в установі
26.	Печатка	Печатка прикладається до документів, що вимагають особливого засвідчення. Печат­ки є гербові та прості. Гербова печатка при­кладається до документів, що засвідчують юридичні або фізичні права осіб; до стату­тів, положень, які вимагають відбитка печа­тки, та інших. Прості печатки мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Герб на  них не  зображається.  Просту печатку прикладають до документів, що виходять за межи організації, до розмножених примір­ників розпорядчих документів при їх розси­ланні, до довідок з місця роботи тощо
№	Реквізити	Правила оформлення
27.	Відмітка про засвідчення копій	У правому верхньому кутку пишеться сло­во «копія», під реквізитом «підпис» слово «правильно»; дата; посада виконавця; під­пис і його розшифрування. При    потребі підпис завіряється печаткою
28.	Прізвище виконавця та номер його телефону	Цей реквізит обов’язковий на вихідних до­кументах   (листах,   довідках,   висновках). Складається з: •         прізвища виконавця; •         номера його службового телефону. Вони ставляться  в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа
29.	Відмітка про виконання документа й направлення його до справи	Цей реквізит розмішується   в лівій або цен­тральній частині нижнього поля першої сто­рінки документа і містить у собі такі дані: •         стислу довідку про виконання; •         слова ДО СПРАВИ та номер справи, до якої має бути підшитий документ; •         дату направлення документа до справи
ЗО.	Відмітка про перенесення даних на ма­шинний носій	Розміщується після тексту в нижній частині документа. Містить: •         запис   «Інформація   перенесена   на   ма­шинний носій»; •         підпис особи, відповідальної за перене­сення даних; •         дату перенесення
31.	Відмітка про надходження	Містить: •         скорочену назву організації, що отрима­ла документ; •         дату його надходження. Ця відмітка робиться від руки чи за допомо­гою гумового штемпеля організації (реєстра­ційного штампа). Відбиток штампа містить: •         назву організації; •         дату надходження; •         індекс документа. Відмітка про надходження розташовується пра­воруч на нижньому полі сторінки документа

Для декількох типів документів, як результат, маємо декілька множин реквізитів, і кожен реквізит з цих множин має семантичну характеристику.

Серед реквізитів можуть зустрічатися такі, котрі володіють додатковою характеристикою, котру ми назвемо «багатозначністю».

Відбір реквізитів для включення в державний стандарт проводився з метою закріплення на практиці документування тільки тих елементів, які виконують традиційно сформовані функції документа. Природно, основна функція документа — збереження інформації. Але, крім того, до документа пред’являються вимоги ідентифікації його автора, додання документу юридичної чинності, створення умов для використання (обробки, передачі, пошуку, наведення довідок і ін.) документа в управлінському апарату й у діловодстві [8, c. 37-39].

Висновки

Діловий документ має юридичну силу, коли його правова функція доповнюється відповідним складом і розташуванням реквізитів, відповідними зовнішніми ознаками, часовими й територіальними межами та об’єктами його дії.

Отже, реквізити — основні елементи документа, що мають свою послідовність. Кожний документ складається з  реквізитів, які  бувають постійними і змінними.

Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка. Змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення. Кількість реквізитів визначається видом і змістом документа.

Організаційно-розпорядчі документи повинні складатися у суворій відповідності до вимог Держстандарту.

Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 4163-2003 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Отже, реквізит – це обов’язковий елемент оформлення офіційного документа. Саме реквізити надають документові юридичної сили. Реквізити у документі розміщують, враховуючи черговість операцій підготовки, оформлення та виконання.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
4. Виноградова Т.Н., Глазунова Т.В. Документоведение / Учебное пособие для студентов очной формы обучения. — Омск, 2007. — 70с.
5. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. — М.: Наука, 1973. — 255 с.
6. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
7. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
8. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
9. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
10. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
11. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
12. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: учеб. для студентов ин-тов культуры / Н.Н. Кушнаренко / Харьк. гос. ин-т культуры; Отв. ред. В.Н.Шейко. –Харьков, 1997. – 384 с.
13. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
14. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
15. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
16. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.
17. Швецова-Водка Г..Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций / Г.М. Швецова-Водка // Книга: исслед. и материалы. – 1994.

Додатки

Додаток 1. Загальна схема розміщення реквізитів документа

01 — зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим, 02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), 03 — зображення нагород 04 — код організації, 05 — код форми документа, 06 — назва організації вищого рівня, 07 — назва організації, 08 — назва структурного підрозділу організації, 09 — довідкові дані про організацію, 10 — назва виду документа, 11 — дата документа, 12 — реєстраційний індекс документа, 13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, 14 — місце складення або видання документа, 15 — гриф обмеження доступу до документа, 16 – адресат, 17 — гриф затвердження документа, 18 – резолюція, 19 — заголовок до тексту документа, 20 — відмітка про контроль, 21 — текст документа, 22 — відмітка про наявність додатків, 23 – підпис, 24 — гриф погодження документа, 25 — візи документа, 26 — відбиток печатки, 27 — відмітка про засвідчення копії, 28 — прізвище виконавця і номер його телефону, 29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи, 30 — відмітка про наявність документа в електронній формі, 31 — відмітка про надійдення документа до організації, 32 — запис про державну реєстрацію.