Вступ

Архівна справа є важливою складовою інформаційної та культурної сфери життєдіяльності суспільства, що охоплює наукові, організаційні, правові, технологічні, економічні та інші питання, пов’язані з нагромадженням, обліком, зберіганням юридичними і фізичними особами архівних документів та використанням відомостей, що в них містяться.

Реалізацію державної політики у сфері архівної справи і діловодства забезпечують 789 архівних установ, з них 642 — державної та 147 — комунальної форми власності.

Стан архівної сфери потребує вжиття кардинальних заходів.

Матеріально-технічна база державних архівних установ не відповідає сучасним стандартам і потребам, внаслідок чого реальною стала загроза втрати частини Національного архівного фонду.

У сховищах державних архівних установ не вистачає засобів пожежогасіння і протипожежної сигналізації. Відсутність систем кондиціювання не дає можливості забезпечити у сховищах оптимальний волого-температурний режим, дотримання нормативних фізико-хімічних показників збереженості документів. Протягом багатьох років не проводиться робота із створення копій для страхового фонду і фонду користування документами, зокрема переведення інформації на інші носії з метою її збереження у разі втрати або пошкодження оригіналів, та з відновлення згасаючих текстів, а також якісна реставрація документів. Значну кількість державних архівних установ не забезпечено постами позавідомчої охорони, не оснащено сучасними системами охоронної сигналізації.

Недостатність фінансування не дає змоги планомірно і повноцінно поповнювати Національний архівний фонд документами культурної спадщини, у тому числі такими, що перебувають за кордоном, та іноземного походження, що стосуються історії України, а також проводити роботу з їх виявлення, взяття на облік, копіювання.

1. Мета та основні завдання Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010  роки

Багато проблем виникає з розширенням сфери електронного документотворення та документообігу. Не впроваджуються в архівну справу новітні інформаційно-комунікаційні технології. Внаслідок цього величезний інформаційний потенціал Національного архівного фонду мінімально використовується для задоволення зростаючого попиту громадян, держави і суспільства на інформацію, а також стає реальною загроза безповоротної втрати значної частини сучасної цінної інформації — документів та інших ресурсів в електронному вигляді.

Потребує державної підтримки робота з підготовки кадрів для архівних установ і проведення наукових досліджень у галузі архівознавства, документознавства та інформатизації.

Через нестачу матеріально-технічних, фінансових і трудових ресурсів архівні установи не в змозі створити працівникам і користувачам необхідні умови для роботи з документами.

Мета Програми полягає у створенні належних умов для зберігання, збільшення та використання Національного архівного фонду, сприяння інтеграції архівної справи України в європейський та світовий інформаційний та науковий простір.

Основними завданнями Програми є:

• зміцнення матеріально-технічної бази державних архівних установ для створення умов гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду;
• внесення до Національного архівного фонду усіх цінних архівних документів, що є надбанням української нації;
• удосконалення законодавства з архівної справи та діловодства;
• організація централізованого зберігання електронних документів та інформаційних ресурсів;
• повернення в Україну незаконно вивезених архівних цінностей;
• сприяння поповненню Національного архівного фонду архівними цінностями, що перебувають за межами України, та документами іноземного походження, що стосуються її історії;
• організація централізованого державного зберігання документів, що надійшли від української діаспори;
• поглиблення міжнародного співробітництва у сфері архівної справи, розширення участі архівних установ у міжнародних культурних і наукових проектах;
• створення умов для більш ефективного впровадження в архівних установах сучасних інформаційних технологій;
• генерування інформаційної продукції на рівні міжнародних стандартів;
• розвиток галузевих фундаментальних і прикладних наукових досліджень, методики і технології архівної справи;
• підвищення рівня економічних і соціальних гарантій для професійної самореалізації працівників архівних установ.

Програма дасть змогу сконцентрувати зусилля центральних, місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, громадськості на виконанні визначених завдань та забезпечити ефективне проведення державної політики у сфері архівної справи і реалізацію середньострокової стратегії її розвитку на 2006 — 2010 роки.

Виконання Програми дасть змогу:

• створити умови для гарантованого зберігання документів Національного архівного фонду;
• забезпечити повноцінний захист усіх цінних архівних документів, що є надбанням української нації;
• зміцнити матеріально-технічну базу архівних установ та поліпшити умови роботи їх працівників;
• наблизитися до європейських стандартів рівня зберігання та користування документами Національного архівного фонду;
• створити засади для вдосконалення фінансово-економічного забезпечення архівних установ;
• уніфікувати законодавство з питань архівної справи і діловодства;
• запровадити сучасні інформаційні технології, створити систему інформаційних ресурсів, інтегровану у світовий інформаційний простір;
• задовольняти у необхідних обсягах потребу громадян, суспільства і держави в інформації;
• забезпечити створення мережі архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудові архіви);
• поповнити Національний архівний фонд документами культурної спадщини, у тому числі такими, що перебувають за кордоном, та іноземного походження, що стосуються історії України.

2. Здобутки та прорахунки Державної програми розвитку архівної справи на 2006-2010  роки

На зламі 2010-2011 років розпочався новий етап розвитку державної архівної служби, позначений розширенням її функцій та поглибленням суспільної значущості архівів. При цьому незмінною домінантою залишається місія архівістів, що полягає у збереженні пам’яті та відповідальності за долю національної архівної спадщини. Як слушно зауважив відомий французький архівознавець Бруно Дельмас, «архівісти — це люди, які дозволяють суспільству перетнути час». Усвідомлення архівістами своєї ролі в суспільстві є запорукою надійної збереженості документальних скарбів України. Тим більш важливо, підбиваючи підсумки роботи за 2010 рік, не лише констатувати успіхи чи з’ясувати невдачі, а проаналізувати їх причини, визначити чіткий алгоритм дій державних архівів на 2011 рік.

Першим пріоритетом у діяльності архівних установ у 2010 р. було створення і підтримання умов надійного довговічного зберігання документів Національного архівного фонду. Успішність реалізації цього завдання тісно пов’язана із забезпеченням державних архівів сучасними приміщеннями з належними умовами зберігання документів. Відтак ключовим моментом у діяльності Держкомархіву було продовження реконструкції комплексу споруд центральних державних архівів України у м. Києві, на яку було витрачено 33 млн. 800 тис. грн. Сподіваємося, що активізація зусиль у цьому напрямі в 2011 р. дозволить відкрити першу чергу нових корпусів комплексу до 20-ліття незалежності України.

Реконструкцію архівних будівель проводили і державні архіви областей, зокрема Рівненської та Тернопільської. Крім того, умови зберігання документів НАФ було поліпшено шляхом ремонту та надання архівним установам додаткових приміщень. Так, ЦДАЗУ орендував приміщення загальною площею 604 кв. м., додаткові приміщення площею 2560,44 кв.м отримали 35 архівних відділів райдержадміністрацій і міських рад, 17 архівними відділами райдержадміністрацій і міськрад замінено приміщення площею 2070,84 кв. м. Крім того, відремонтовано 8283,46 кв. м. площ архівних установ.

Однак темпи реконструкції не можна вважати достатніми, а багато проблем матеріально-технічної бази державних архівів залишаються невирішеними.

Важливою умовою забезпечення збереженості архівів є надійна охорона приміщень. У 2010 р. для здійснення заходів з охорони приміщень державних архівів із запланованих 6 989 400,00 грн. освоєно 6 531 702,10 грн. Архівні установи з метою посилення охоронного режиму задля запобігання несанкціонованому доступу до архівосховищ, виносу або крадіжкам документів, працювали над організацією позавідомчої охорони, встановленням охоронної сигналізації та систем відеоспостереження. Повністю забезпечено позавідомчою охороною та оснащено пожежною сигналізацією з підключенням до центрального пульту спостереження всі будівлі держархівів Волинської, Івано-Франківської, Луганської, Харківської, Черкаської областей. Однак загальний рівень захищеності архівних будівель і сховищ залишається недостатнім. Загалом позавідомчою охороною забезпечено лише 20 % від загальної кількості будівель архівних установ, охоронну сигналізацію встановлено у 60,5 % архівних будівель. Відтак фінансування охорони архівосховищ можна назвати проблемою, яка потребує особливої уваги. З метою вирішення цієї проблеми Держкомархівом ініційовано зміни до профільного закону із тим, щоб сума витрат на забезпечення охорони архівних установ обов’язково визначалася в державному та місцевих бюджетах і входила до переліку захищених статей видатків загального фонду бюджетів.

З метою посилення пожежної безпеки у державних архівних установах спільно з органами протипожежного нагляду проведено перевірки протипожежного стану приміщень, архівосховищ, а також технічного стану електромереж, засобів пожежогасіння. Держкомархівом та ЦДНТА проведено командно-штабне навчання «Організація роботи штабу ЦО (ЦЗ) при настанні надзвичайної ситуації техногенного характеру». У Держархіві Одеської області, 20 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад встановлено, а в держархівах Волинської,

Запорізької, Рівненської, Черкаської, Чернігівської областей та 14 архівних відділах райдержадміністрацій і міських рад відремонтовано пожежну сигналізацію.

Серед інших проблем, що потребують невідкладного вирішення, є й потреба в оснащенні архівосховищ сучасними системами вентиляції і кондиціювання повітря (нині лише 15% архівосховищ обладнано такими системами), адже через постійні порушення температурно-вологісного режиму в сховищах відбувається біоураження документів. На тлі загальної картини позитивним є встановлення в архівному відділі Дніпропетровської міської ради не лише автоматичної системи пожежогасіння, а й системи кондиціювання та вентиляції повітря.

Зусилля щодо забезпечення збереженості документів НАФ невід-дільні від заходів щодо його поповнення важливими документами з історії українського народу. Протягом 2010 р. на постійне зберігання до державних архівів та архівних відділів міських рад надійшло понад 362 тис. од. зб. різних видів документів НАФ, що перевищує планові показники на 41 %.

Архіви забезпечили приймання та описування документації з виборів Президента України і місцевих виборів. Однак через брак вільних площ для зберігання документів НАФ становище державних архівів, які змушені зберігати виборчу документацію тимчасового строку зберігання, потребує коригування. Прикладом вирішення цієї проблеми є надання Держархіву Хмельницької області в оренду додаткового приміщення площею 273,3 кв.м. для зберігання виборчої документації. У цьому контексті планується внесення змін до деяких законів України щодо порядку зберігання виборчої документації.

Значна увага приділялася питанням контролю за станом діловодства та організації зберігання документів в архівних підрозділах установ -джерел формування НАФ, зокрема архівістами проведено 7 787 перевірянь роботи служб діловодства, експертних комісій та архівних підрозділів, 29 оглядів стану роботи з документами в установах — джерелах формування НАФ, організовано 1 145 семінарів та курсів з підвищення кваліфікації для працівників діловодних, архівних, експертних служб підприємств, установ, організацій.

Покращилися показники роботи експертних комісій підприємств, установ і організацій. З метою нормативно-методичного забезпечення організації діловодства та експертизи цінності документів у 2010 році підготовлено низку важливих документів, серед яких: проект Інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та проект Переліку типових документів, що створюються у діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ, організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Ці проекти нормативно-правових актів були погоджені із зацікавленими органами виконавчої влади, однак вони потребують перепогодження у зв’язку з реорганізацією органів виконавчої влади. Методичному забезпеченню експертизи цінності документів сприятиме науково-методичний посібник «Експертиза цінності управлінських документів: історія, теорія, методика», підготовлений кандидатами історичних наук С. В. Сельченковою та К. Т. Селіверстовою.

Удосконаленню роботи державних архівних установ щодо надійного зберігання документів НАФ сприяли перевірки їх діяльності. Упродовж 2010 р. проведено комплексні перевірки діяльності держархівів Житомирської, Луганської, Херсонської областей, ЦДАМЛМ, які супроводжувалися наданням методично-консультативної допомоги з широкого кола питань. Аналіз результатів проведених комплексних перевірок засвідчив, що найбільша кількість виявлених недоліків і порушень стосується організаційних та кадрових питань і не пов’язана з браком коштів, а саме: формування планів роботи та здійснення контролю за їх виконанням; організація роботи дорадчих органів; організація методичного керівництва архівними відділами райдержадміністрацій і міських рад, трудовими архівами; складання списків джерел формування НАФ; оформлення видачі справ у тимчасове користування за межі архіву; ведення обліку документів НАФ; організація документообігу. Крім комплексних перевірок, відбувалися перевірки фінансової діяльності та контрольні перевірки з метою встановлення повноти усунення порушень, виявлених попередніми перевірками (ЦДАВО, ЦДіАК, ЦДАГО, держархіви Сумської, Хмельницької областей, м. Севастополя).

У контексті діяльності щодо створення і підтримання умов надійного зберігання документів НАФ видаються актуальними ще кілька проблем. Так, вирішення потребує питання збільшення обсягів страхового копіювання документів НАФ, задля чого необхідно відновити діяльність лабораторій з виготовлення мікрофільмів страхового фонду, оснастивши їх відповідним сучасним обладнанням і матеріалами.

Окремою проблемою є питання комплектування державних архівів аудіовізуальними документами, що вимагає нових підходів. Задля забезпечення повноцінного комплектування НАФ нагальним є зокрема усунення протиріччя у законодавстві щодо права архівів на одержання обов’язкового примірника аудіовізуального документа та авторське право.

Загострюються питання взаємодії архівних установ з фондоутворювачами приватної форми власності. Досвід взаємодії державних архівів з недержавними структурами показує, що більшість із них не мають наміру передавати на державне зберігання свою документацію. Як наслідок — у складі джерел комплектування державних архівів переважають органи управління та державні установи. Водночас фондоутворювачі приватної форми власності не забезпечують упорядкування та належне зберігання документів НАФ, їх документи не доступні для дослідників. Почастішали випадки, коли архівістам, посилаючись на комерційну таємницю, авторське право тощо, не дозволяють здійснювати експертизу цінності документів з метою виявлення документів НАФ, а також проводити перевірки стану діловодства та архівної справи. Відтак підготовлено зміни до архівного Закону, зокрема передбачено такі нові норми, як право доступу державних архівних установ та архівних відділів міських рад до документів юридичних осіб з метою виявлення документів НАФ та право перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства підприємств, установ, організацій усіх форм власності на предмет дотримання профільного законодавства.

За останні роки погіршилась якість упорядкування документів в установах. Це пов’язано з ліквідацією госпрозрахункових груп при державних архівах. Нині управлінська документації впорядковується приватними підприємствами та підприємцями, які, зазвичай, не є спеціалістами з архівної справи. Лише в Києві функціонує 20, а в Харкові — 7 приватних підприємств з упорядкування документів.

Таким чином, активізація зусиль архівістів, спрямованих на забезпечення надійної збереженості документів НАФ, потребує підтримки суспільства і держави і повинна залишатися пріоритетом на наступний рік як ключова складова місії державної архівної служби.

Наступним пріоритетом у діяльності державних архівних установ у 2010 р. було розроблення і запровадження технологій архівного зберігання електронних документів.

Початок упровадження в Україні, як і в більшості країн світу, електронного документообігу значно ускладнив традиційну систему управління документацією, адже нам необхідно максимально зберегти напрацьовану методику роботи з паперовими документами із врахуванням сучасних технологічних рішень і водночас забезпечити тривале зберігання і доступ до електронних документів, можливість підтвердження їх юридичної сили шляхом засвідчення архівістами електронних документів у разі їх конвертації в нові технічні формати. Упродовж 2010 р. розроблено Галузевий стандарт «Метадані архівного електронного документа: структура та зміст», методичні рекомендації «Конвертування електронних документів для постійного зберігання в архіві», «Проведення експертизи цінності електронних документів», «Правила найменування файлів архівних електронних документів та конвертованих копій».

До ключових сучасних напрямів організації доступу до інформації належить переведення в електронну форму довідкового апарату архівів та архівних документів. У минулому році це робили усі держархіви, однак різними темпами та з неоднаковою ефективністю. Держархіви Вінницької, Волинської, Донецької, Житомирської, Закарпатської, Запорізької та Чернігівської областей мають книжкові сканери та можливість оцифровувати архівні документи, але постає питання організації ефективного та зручного доступу, захисту та надійного зберігання електронної інформації.

У держархівах, за винятком ЦДІАК (сховище на 6 терабайтів) та ЦДКФФА (12 терабайтів), відсутні централізовані сховища даних для зберігання отриманих цифрових зображень, що створює загрозу по-шкодження або втрати інформації.

Повільними темпами впроваджується в державних архівах видача електронних (оцифрование) документів у читальних залах. Позитивні приклади мають Держархів Донецької області, де видавання документів у електронному вигляді до читального залу зросло на 45 % (видано 1621 справу), Держархів Волинської області, який оцифрував 489 справ, Держархів Херсонської області видає в читальний зал документи, оцифровані та оприлюдненні у виданнях архіву упродовж останніх 4-х років.

На жаль, через недостатнє фінансування Державна архівна служба та державні архіви не можуть нині впровадити систему електронного документообігу.

Формування системи надання державних послуг архівними установами як пріоритетний напрям діяльності впродовж 2010 р.

було спрямовано на забезпечення прозорості та дотримання законодавства при наданні архівними установами платних адміністративних послуг. Держкомархівом підготовлено проект постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження переліку платних адміністративних послуг, які надаються архівними установами».

Після консультацій до переліку внесено лише надання архівними установами фактографічних, генеалогічних, біографічних, історичних, тематичних та майнових довідок. Проект постанови розміщено на офіційному сайті Держкомархіву та направлено на погодження до профільних міністерств.

До пріоритетів діяльності державних архівів, пов’язаних із поглибленням співпраці із закордонним українством, належало в 2010 р. поповнення ЫАФ документами зарубіжної україніки. З огляду на це Держкомархів у 2010 р. продовжив консультації з Федеральним архівним агентством та Державним фондом кінофільмів Російської Федерації щодо можливості копіювання фільму О. П. Довженка «Зачарована Десна» та передавання копії фільму на зберігання до ЦДКФФА.

До пріоритетних завдань діяльності державних архівів у 2010 році належало й створення системи удоступнення документної інформації національного архівного фонду. Світова тенденція розширення доступу до архівної інформації впроваджувалася насамперед у продовженні розсекречення необгрунтовно засекречених документів. За станом на 1 січня 2011 р. показник таємних справ відносно до загальної кількості справ становить 0,24 %, що на 20 % менше ніж у 2008 р. Загальна кількість секретних справ, що знаходяться на зберіганні в державних архівних установах України становить 108 448 справ. Повністю завершено роботу з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР держархівами Миколаївської, Одеської, Полтавської, Тернопільської, Херсонської, Хмельницької областей та міста Севастополь.

Одним із головних інструментів забезпечення інформаційної політики Держкомархіву залишається офіційний веб-портал, обсяг інформації якого становить 5 ГБ, а кількість відвідувачів — 2-3 тисячі на добу (з них — 65,7 % громадяни України, решта — представники 108 країн світу). На сьогодні майже усі архівні установи представлені в мережі Інтернет через свої сайти. Наступне завдання — забезпечити відповідність змісту сайтів вимогам чинного законодавства, постійне оновлення і розширення інформації, всебічне висвітлення діяльності архівних установ, а також приведення сайтів у відповідність до вимог веб-стандартів і технічного захисту інформації. Найбільшу увагу користувачів привертають Інтернет-виставки, яких на веб-порталі представлено 130, 9 виставок розміщено на власних сайтах центральних держархівів, 156 — на сайтах державних архівів та сайтах обласних державних адміністрацій.

До пріоритетних напрямів належало також проведення сертифікації системи управління якістю в Держкомархіві та архівних установах. Фактично йдеться не про створення нової окремої системи управління якістю, а про звичайну систему управління, яка повинна бути зручним робочим інструментом, за допомогою якого здійснюється управління Держкомархівом.

Отже, проаналізувавши діяльність державних архівних установ у 2006-2010 р., пропоную пріоритетні завдання Державної архівної служби України на 2012 рік:

—         забезпечення дієвого контролю за станом діловодства і збереженістю архівних документів;

—         розроблення і запровадження порядку передачі електронних документів на архівне зберігання, технологій їх тривалого збереження і використання;

—         удосконалення системи соціального захисту громадян;

—         забезпечення гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду;

—         поглиблення ефективності міжнародного співробітництва;

—         розширення доступу до документів Національного архівного фонду та розвиток довідкового апарату;

—         проведення сертифікації системи управління якістю в Державній архівній службі та архівних установах;

—         забезпечення повноцінного функціонування Страхового фонду документації;

—         розроблення Концепції Державної цільової програми розвитку архівної справи.

Висновки

Отже, керівникам державних архівних установ варто:

—         забезпечити першочергове приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в установах понад встановлені строки;

—         забезпечити передавання документів з особового складу, що зберігаються в державних архівах та архівних відділах міських рад до трудових архівів;

—         ініціювати створення трудових архівів органами місцевого самоврядування зі статусом юридичних осіб;

—         посилити контроль за станом описування документів з особового складу, що зберігаються в архівних установах, створених фізичними та/ або юридичними особами приватного права;

—         посилити контроль за наданням консультативно-методичної допомоги ліквідованим та реорганізованим підприємствам, установам та організаціям з питань передавання та упорядкування документів;

—         з метою впровадження нових нормативно-правових актів з питань діловодства та архівної справи запланувати на ІІ півріччя 2011 р. проведення нарад (семінарів) з підвищення кваліфікації працівників служб діловодства та архівних підрозділів підприємств, установ, організацій.

—         забезпечити постійний та чіткий контроль за наявністю, станом та рухом документів Національного архівного фонду;

—         забезпечити надійну експлуатацію архівних будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення, а також охоронну й пожежну безпеку архівосховищ;

—         установити в читальних залах системи відеоспостереження;

—         забезпечити створення страхового фонду та фонду користування документів НАФ;

—         завершити у 2012 році підготовку путівників та анотованих реєстрів фондів;

—         забезпечити інформаційне наповнення та постійний супровід веб-сайтів державних архівів;

—         продовжити роботу над реалізацією архівно-пошукового інформаційного проекту «Український мартиролог ХХ століття»;

—         забезпечити ефективне та цільове використання бюджетних коштів, посилити бюджетну дисципліну;

—         продовжити роботу з перегляду грифів секретності матеріальних носіїв інформації колишнього СРСР.

Список використаної літератури

1. Державна програма розвитку архівної справи на 2006-2010 роки затверджено постановою Кабінету Міністрів України від 1 лютого 2006 р. № 92.
2. Архівознавство: Метод. рекомендації / Чернівецький держ. ун-т ім. Ю.Федьковича / Наталія Юріївна Ротар (уклад.). — Чернівці, 1998. — 32с
3. Архівознавство: підручник / Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, Ірина Матяш ; Держ. комітет архівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. — 2-е вид., виправл. і доп. — К. : Видавничий дім «КМ Академія», 2002. — 354 с.
4. Калакура Я. С., Боряк Г. С., Дубровіна Л. А., Климова К. І., Ляхоцький В. П. Архівознавство: Підручник для студ. іст. фак. вузів — К., 1998. — 314с.
5. Крайская З. Архивоведение: Учебник для сред. спец. учеб. заведений. — М. : Норма, 1996. — 224с.
6. Ляхоцький В. На рубежі тисячоліть:здобутки та перспективи українського архівознавства // Пам’ять століть. — 1998. — № 5. — С. 90-98
7. Олійник С. Архівознавство України: Метод. рек. для студ. іст. ф-ту / Кам’янець- Подільський держ. ун-т — Кам’янець-Подільський : РВВ Кам’янець-Подільського держ. ун-ту, 2006. — 34с.
8. Тельчаров А. Д. Архивоведение: Конспект лекций:Пособие для подгот. к экзаменам — М. : Приор-издат, 2004. — 156с.
9. Трач Ю. Архівознавство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун- т розвитку людини «Україна». — К. : Університет «Україна», 2005. — 362с.