Вступ

Контроль для менеджера — це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках. Але це не зовсім так. Контроль — це процес   забезпечення   досягнення   організацією   своєї  мети.

Процес контролю складається із встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів.

Функція контролю — це здатність управління виявити проблеми і відповідно скоригувати діяльність організації до того, як ці проблеми переростуть в кризу. Будь-яка організація, безумовно, здатна вчасно фіксувати свої помилки і виправляти їх до того, як вони нашкодять досягненню мети організації.

Контроль — це одне з найважливіших управлінських завдань. Єдине із завдань, що вище рангом, — це визначення або узгодження мети. Потрібно зазначити: якщо не доводити мету до своїх підлеглих, то й нема що контролювати. Це стосується не тільки контролю за результатом, а й контролю за процесом, причому останній слід здійснювати особливо уважно. Контроль не користується любов’ю, і це об’єднує як контролерів, так і тих, кого контролюють. Як тільки в тролейбусі з’являється контролер, тиск піднімається навіть у тих, у кого є квитки.

Контроль — це дуже важлива і складна функція управління. Одна з найважливіших особливостей контролю, яку враховують в першу чергу, полягає в тому, що контроль повинен бути узагальнюючим. Контроль не може залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного «контролером», і його помічників. Кожен керівник, незалежно від свого рангу, повинен здійснювати контроль як невід’ємну частину своїх посадових обов’язків, навіть якщо йому це ніхто спеціально не доручав.

1. Форми контролю

Контроль — це критично важлива і складна функція управління. Одне з найважливіших особливостей контролю, яку враховувати насамперед, у тому, контроль може бути всеосяжним.

Контроль неспроможна залишатися прерогативою виключно менеджера, призначеного «контролером», та її помічників. Кожен керівник, незалежно від своєї рангу, має здійснювати контроль як невід’ємну частину службових обов’язків, навіть якщо йому спеціально цього доручав.

Залежно від строків проведення виокремлюють такі форми контролю: попередній, поточний, наступний та заключний. Попередній контроль спрямований на запобігання появі відхилень від плану. Це досягається шляхом пошуку та ідентифікації потенційних проблем, які виникнуть або можуть виникнути під час виконання планів чи бюджетів, та елімінування цих проблем на етапі розробки планів з метою мінімізації можливих відхилень.

Поточний контроль передбачає перевірку виконання планів та здійснення коригуючих дій безпосередньо під час події або ж одразу по її закінченні. Він заснований на постійному моніторингу процесу виробничо-господарської діяльності та регулюванні часу, рівня і шляхів використання ресурсів з метою забезпечення досягнення кількісних та якісних результатів роботи запланованих рівнів [2, c. 54].

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правил і лінії поведінки виробляються задля забезпечення виконання планів, їх суворе дотримання — це спосіб переконатися, робота розвивається у заданому напрямі. Аналогічно, якщо писати чіткі посадові інструкції, ефективно доводити формулювання цілей до підлеглих, набирати в адміністративний апарат управління кваліфікованих людей, це буде збільшувати можливість, що організаційну структуру працюватиме оскільки задумано. У організаціях попередній контроль використовують у трьох ключових областях – стосовно людським, матеріальним і нашим фінансовим ресурсів.

Попередній контроль у сфері людських ресурсів буває у організаціях з допомогою докладного аналізу тих ділових та фахових знань і навиків, що необхідні виконання тих чи інших посадових обов’язків і добору найпідготовленіших і кваліфікованих людей. А, аби переконатися, що прийняті працівники зможуть виконати доручені їм обов’язку, необхідно встановити мінімально припустимий рівень освіти буде чи стаж роботи у цій сфері й перевірити документи і, представлені найманим. Істотно підвищити ймовірність залучення іноземних і закріплення складі організації компетентних працівників можна також ознайомитися через встановлення справедливих розмірів виплат і компенсацій, проведення психологічних тестів, і навіть з допомогою численних співбесід з працівником під час перед його найманням. Чимало є організацій попередній контроль людських ресурсів триває і після їх найму під час курсу навчання. Навчання дозволяє визначити, що саме додатково потрібно й ті керівного складу, пересічним виконавцям до наявних вони до знань та навичок, як братися до фактичному виконання своїх зобов’язань. Курс попереднього навчання підвищить ймовірність те, що найняті працівники трудитися ефективно.

Наступний, або зворотний, контроль пов’язаний передусім з оцінкою діяльності й використанням результативних показників для поліпшення процесу менеджменту в майбутньому. У рослинництві, на відміну від інших галузей сільського господарства, можливості для поточного контролю за виробництвом обмежені, оскільки майже неможливо дати економічну оцінку наслідків багатьох рішень, таких як дата посіву, норма висіву насіння, норма застосування добрив, отрутохімікатів тощо під час здійснення виробничого циклу. У свою чергу, це зумовлює необхідність посилення уваги на попередньому та наступному видах контролю в даній галузі. Наприклад, менеджер може прийняти рішення на етапі складання плану щодо збільшення дози добрив під час посіву, ніж це потрібно для досягнення запланованого рівня врожайності, оскільки несприятливі погодні умови протягом останніх років або завантаженість необхідної техніки не дозволяли застосувати міжрядне підживлення рослин. Також на особливу увагу заслуговує попередній контроль вибору технологій вирощування культур, засобів захисту рослин, агрегатування робочих та силових машин, напруженості використання машинно-тракторного парку, рівня витрат та періодів і сум залучених кредитних ресурсів тощо [3, c. 78].

Цей контроль є другим за важливістю застосування в господарстві. Часто проблеми, пов’язані з неможливістю дотримання технологій, недостатнім забезпеченням рослин добривами або хворобою рослин, якої в попередні роки не виникало, суттєво зменшують урожайність, а відтак і валові збори продукції та відповідно дохід підрозділу і підприємства. З огляду на це менеджер повинен елімінувати чи принаймні зменшити можливий вплив таких чинників у наступні роки.

Як це власне випливає з його назви, поточний контроль реєструють безпосередньо під час проведення робіт. Найчастіше його об’єктом є підлеглі співробітники, а він традиційно прерогатива їхньої особистої начальника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення виникаючих труднощів і пропозицій із удосконалення роботи дозволить виключити відхилення від намічених планів і інструкцій. Якщо ж дозволити цимотклонениям розвинутися, можуть перетворитися на серйозні труднощі, щоб всієї організації.

Поточний контроль не проводиться буквально разом з виконанням самої роботи. Швидше він виходить з вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої для досягнення бажаних цілей. Щоб здійснювати поточний контроль в такий спосіб, апарату управління необхідна зворотний.

Заключний контроль використовують після того, як робота чи план виконані. Хоча він здійснюється занадто пізно для того, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, однак виконує дві важливі функції. Перша з них полягає в тому, що заключний контроль дає керівництву підприємства інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні плани чи роботи здійснюватимуться в майбутньому. Порівнюючи фактичні і заплановані результати, керівництво має можливість адекватніше оцінити реалістичність планів. Ця процедура дозволяє також одержати інформацію про наявні проблеми та сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому.

Друга функція заключного контролю полягає в тому, щоб сприяти мотивації. Якщо керівництво підприємства пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то вона повинна вимірюватися точно й об’єктивно. Саме заключний контроль і надає інформацію про результативність виконання плану [6, c. 82].

2. Аналіз основних видів контролю

На практиці використовується багато видів контролю, які за кваліфікаційними ознаками діляться:

• за направленнями впливу (зовнішній і внутрішній);
• за аспектами впливу (управлінський, фінансовий, господарський, технологічний);
• по виконанню завдань (стратегічний, поточний, оперативний);
• за суб’єктами контролю (ринку капіталів, колективних і колегіальних органів управління, державний і відомчий);
• по вирішенню задач (лінійний, функціональний, операційний);
• за методами контролю (попередній, направляючий, фільтруючий, послідуючий);
• за механізмами регулювання і саморегулювання (контроль і самоконтроль).

Попередній контроль. Деякі найважливіші види контролю  можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Наприклад, планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю. Але вони все ж таки дозволяють здійснювати попередній контроль за діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матеріальних і фінансових ресурсів [7, c. 102].

Людські ресурси. Попередній контроль у галузі людських ресурсів досягається в  за рахунок аналізу ділових і професійних знань та навичок, які необхідні для виконання тих чи інших посадових обов’язків і відбору найбільш підготовлених та кваліфікованих людей.

Матеріальні ресурси. Промислові фірми встановлюють обов’язковий попередній контроль за використанням матеріальних ресурсів. Контроль на  здійснюється шляхом розробки стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам.

Фінансові ресурси. Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (річний фінансовий план), який дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тому значенні, що він дає впевненість: коли  будуть потрібні готівкові засоби, то вони в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення затрат і не дозволяють тим самим будь-якому відділу або організації в цілому вичерпувати свої готівкові засоби до кінця.

Поточний контроль. Поточний контроль на  здійснюється безпосередньо під час виконання робіт. Частіше всього його об’єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації.

Поточний контроль не здійснюється одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи [8, c. 176-177]. 

Кінцевий контроль. У межах кінцевого контролю зворотний зв’язок використовується після того, як робота виконана[8, c. 127-129].

Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:

1. Кінцевий контроль дає керівництву інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають здійснюватися в майбутньому.
2. Сприяє мотивації. Якщо керівництво пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, очевидно, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об’єктивно.

За допомогою попереднього контролю визначаються необхідність і можливість досягнення бажаної мети шляхом виконання запланованої операції, а також якісні, кількісні та структурні характеристики оптимального варіанту операцій, які плануються, через їх моделювання у часі та просторі. Під час попереднього контролю перевіряється правильність поставлених цілей, достовірність і точність прогнозів, можливість забезпечення запланованої операції ресурсами та доцільність здійснення самої операції.

Систему процесів управління операцією можна зобразити так:

бажана загальна мета ==> стратегія досягнення => планування досягнення мети =$ організація досягнення.

Завданням попереднього контролю є визначення правильності сформульованої мети, визначення передумов і стратегії. Прикладами попереднього контролю є: розрахунок потенційної потреби у новій продукції (роботах, послугах), можливості забезпечення виробництва інвестиціями, сировиною або іншими ресурсами тощо.

Спрямовуючий (направляючий) контроль застосовується від початку здійснення господарської операції і до моменту досягнення необхідного результату. Під час такого контролю відбувається вимірювання, порівняння та оцінка стану й поведінки контрольованого об’єкта, а також розробляються та застосовуються коригуючі дії, що дозволяють у визначений строк і якісно досягти намічених результатів. При здійсненні спрямовуючого контролю перевіряється правильність застосування таких видів управлінської діяльності, як організація та мотивація. Визначальна риса такого контролю — безперервне стеження за станом і поведінкою контрольованого об’єкта.

Фільтруючий контроль також застосовується при перевірці здійснення господарської операції. Якщо хід операції не відповідає очікуваним характеристикам чи встановленим нормам, то виконання операції зупиняють до того часу, поки вона не буде відповідати вимогам.

За допомогою фільтруючого контролю відокремлюють доброякісну продукцію від бракованої. Якщо виріб не відповідає встановленим вимогам, то його бракують і повертають на виправлення. Якщо виріб відповідає усім технічним характеристикам, то він надходить на дільницю складання, де з окремих деталей роблять вузли. Фільтруючий контроль застосовується лише кілька разів протягом виконання господарської операції, а не безперервно, на відміну від спрямовуючого. Як практичну ілюстрацію розглянемо процедуру візування наказу в установі. Зміст та форма наказу коригується до того часу, поки він не буде задовольняти вимоги усіх працівників, що мають відношення до його розробки та виконання.

Заключний (остаточний) контроль, чи контроль за результатами, проводиться після закінчення операції. Прикладом такого контролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати, фінансових результатів та рентабельності роботи підприємства за минулий місяць, квартал, рік.

Всі чотири види контролю необхідні для того, щоб контролювати роботу підприємства в цілому чи якусь одну важливу операцію. Найбільші можливості для ефективного управління виробництвом маємо при використанні направляючого контролю, оскільки є можливість наперед скоригувати ті чи інші дії і тим самим успішніше реалізувати визначену мету [4, c. 67-68].

Висновки

Отже, існують три основних види контролю: попередній, поточний і заключний.

Попередній контроль – процес перевірки готовності до виконання робіт, проводиться до їхнього початку. Це випереджаючий контроль, що повинний ідентифікувати, виявляти і запобігати відхиленням перш, ніж вони можуть виникнути. Основними засобами такого контролю є виконання визначених правил і процедур поводження, яких повинні дотримувати працівники, щоб забезпечити реалізацію запланованих завдань. На підприємстві використовується попередній контроль людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Попередній контроль в області людських ресурсів досягається в організації за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і навичок, що необхідні для виконання тих чи інших посадових обов’язків і добору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. У багатьох організаціях попередній контроль продовжується і після їхнього наймання в ході курсу навчання. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що зайняті працівники будуть працювати ефективно.

Очевидно, що зробити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов’язковий і попередній контроль використовуваних матеріальних ресурсів.

Контроль здійснюється шляхом розробки мінімально припустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, що надходять, цим вимогам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів відноситися також забезпечення їхніх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.

Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет (поточний, фінансовий план), що дозволяє також здійснювати функцію планування. Бюджет є механізмом попереднього контролю в тім змісті, що він дає впевненість, коли організації буде потрібно наявні засоби ці засоби в неї будуть. Бюджети встановлюють також граничні значення витрат і не дозволяють тим самим кому-небудь у цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

Поточний контроль проводитися безпосередньо в ході виконання робіт. Він складається з моніторингу поточної діяльності, спрямований на перевірку дотримання стандартів. У його основі знаходяться нормативні показники, правила, керуючи положення. Найбільше часто його об’єктом бувають підлеглі працівники, яких контролює їхній начальник. Регулярна перевірка діяльності підлеглих, обговорення виникаючих проблем і пропозицій по удосконаленню роботи дозволяють усунути відхилення від планів, положень і інструкцій.

Поточний контроль базується на виявленні фактичних результатів, одержуваних після проведення робіт шляхом зворотного зв’язку (найпростіший приклад зворотного зв’язку є повідомлення начальника підлеглим про те, що їхня робота не задовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки.)

Відхилення в системі управління можуть бути викликані як внутрішніми так і зовнішніми факторами.

Заключний контроль здійснюється після виконання роботи з результатів зворотного зв’язку. Такий вид контролю забезпечує керівників інформацією, що може знадобитися в майбутньому, якщо передбачаються аналогічні роботи. Крім цього, порівняння фактичних результатів із запланованими дає можливість одержати інформацію про проблеми, що виникли в ході робіт. Дані контролю використовуються також для мотивації, порівнюючи мотиваційний виторг із досягнутим рівнем результатів.

Заключний контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи передбачаються проводити в майбутньому.

Список використаної літератури

1. Белінський П. І. Менеджмент виробництва та операцій : Підручник/ П. І. Белінський; Чернівецький нац. ун-т ім. Юрія Федьковича. -К.: Центр навчальної літератури, 2005. -623 с.
2. Брігхем Є. Основи фінансового менеджменту : Підручник / Євген Ф. Брігхем,; Пер. з англ. В.Біленький та ін.; Київ. нац. ун-т ім. Т.Г.Шевченка, Кафедра фінансів, грошового обігу та кредиту. -К.: КП «ВАЗАКО»: Молодь, 1997. -998 с.
3. Василенко В. Менеджмент устойчивого развития предприятий : Монография/ Валентин Василенко,; Таврический нац. ун-т им. В. И. Вернадского. -К.: Центр учебной литературы, 2005. -645 с.
4. Голубков Е.П. Маркетинговые исследования: теория, методология и практика/ Е.П.Голубков. -М.: Финпресс, 1998. -414 с.
5. Земляков І. Основи маркетингу : Навчальний посібник/ Ігор Земляков, Ігор Рижий, Василь Савич,; М-во освіти і науки України, Ін-т менеджменту та економіки «Галицька академія». -К.: Центр навчальної літератури, 2004. -352 с.
6. Ладанов И. Практический менеджмент : Пособие для руководителей, менеджеров и предпринимателей: [В 3 ч.]/ Иван Ладанов; Ред. П. И. Сергеюк. -М. : НИКА. -1992. — Сер. «Секреты современного бизнеса») Ч. 1 : Менеджер и менеджмент. -1992. -253 с.
7. Лесів Й. Сучасні методи менеджменту, основані на ринковій економіці/ Йосиф Лесів. -Ужгород: Карпати, 1994. -250 с.
8. Мартиненко М. Основи менеджменту: Підручник/ Микола Мартиненко,. -К.: Каравела, 2005. -494 с.