Вступ

В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Оперативне забезпечення керівника необхідною інформацією — основна вимога до роботи секретаря-референта. Тому під рукою секретаря завжди повинні знаходитися інформаційні й довідкові посібники.

Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, пов’язаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з комп’ютерних правових систем „Референт», „Консультант плюс» та ін. Велику допомогу в роботі секретаря з пошуку необхідної інформації може надати офісна бібліотечка. Під час аналізу публікацій з будь-якої проблеми в галузевих періодичних виданнях секретар повинен скласти повний їх перелік з вказівкою назв видань.

Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування в банківській сфері зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Існуюча система документообігу є складною та громіздкою внаслідок наявності значної кількості різних видів і форм документів, різниці в побудові аналогічних за змістом форм, повторень окремих показників в різних документах, багатоетапності процесу документообігу.

1. Місце секретаря-референта в структурі управління та планування офісної діяльності

1.1. Планування робочого дня секретаря-референта

В сучасних умовах глобальної інформатизації суспільства, стрімкого розвитку стосунків ділового партнерства (в тому числі і закордонних контактів) помилковим було б думати, що професія секретаря-референта обмежується прийманням відвідувачів, відповідями на дзвінки, носінням документів на підпис керівникові. Так було в недалекому минулому. Сьогодні ж секретар — це універсальний (і свого роду унікальний) фахівець, що може практично все. А для цього, зрозуміло, він повинен володіти відповідними знаннями із найрізноманітніших галузей науки і техніки, зокрема, інформатики, педагогіки, психології, документознавства, етики і естетики, мовознавства та ін. Звідси і складність професії, труднощі в роботі, особливо початківця. Легко працювати тільки поганому секретарю, але такі, як правило, довго не затримуються на цій посаді. Зайве наголошувати, що секретар — це обличчя фірми, її імідж, зрештою, її фінансова успішність і стабільність. Ділові партнери, спілкуючись насамперед із секретарем, складають думку про всю організацію, і потім цю думку дуже важко змінити. Часом перша зустріч у приймальні з некомпетентним грубим секретарем буває і останньою. А солідний партнер міг би принести фірмі відповідний прибуток. Все це вимагає від професії секретаря величезної відповідальності. Отже, секретар завжди має ретельно та продумано виконувати свої обов’язки. Спокійно, розсудливо, але водночас і швидко вирішувати питання у межах своєї компетенції. Кваліфікований секретар має бути завжди в курсі багатьох питань.

Крім того, специфіка секретарської роботи полягає в паралельному виконанні двох і більше не пов’язаних між собою робіт. Це можуть бути, наприклад, операції з документами, прийом відвідувачів, розмови по телефону тощо. Здебільшого ці функції доводиться поєднувати. Це спонукає до самодисципліни, до правильного розподілу часу й уваги. З роками досвід допомагає працювати швидко і безпомилково. Врахуємо при цьому, що все належить виконувати на високому професійному рівні, спокійно, інтелігентно, тактовно, доброзичливо і дипломатично. А ще секретар має постійно тримати порядок на робочому місці, розбірливо, грамотно, тактовно відповідати відвідувачам і на телефонні дзвінки, мати відчуття власного часу і поважати час інших, доброзичливо ставитись до людей, мати добрий настрій [3, c. 62-63].

Як бачимо, вже перелічені фактори й критерії не дають підстав назвати професію секретаря-референта легкою.

Важливу роль у роботі секретаря відіграє професійна базова підготовка, що включає як високий рівень загальної освіти, так і специфічні знання, які можуть бути визначені відповідно до основних функцій секретаря:

1. Знання, необхідні для ефективної участі в інформаційно-документаційному забезпеченні фірми і безпосередньо її керівника (володіння такими технічними засобами, як персональний комп’ютер, телефон, факс, ксерокс).
2. Знання, пов’язані з основними напрямами діяльності фірми, її внутрішньою структурою і зовнішніми зв’язками; знання правових актів і додатків, що регламентують роботу фірми і її співробітників.
3. Знання, що вимагаються для комунікативного забезпечення роботи фірми і її адміністрації; вони необхідні секретареві при підготовці нарад і прийомі відвідувачів, при діловому листуванні і ділових переговорах, при плануванні свого робочого дня й обслуговуванні співробітників фірми.

Секретар-референт у структурі управління займає „ключове» місце. Він є своєрідним координатором, ,диригентом», від якого залежить „гра» всього оркестру, тобто колективу організації чи фірми. В обов’язки секретаря входить контролювати левову частку інформаційного потоку підприємства, правильно розподіляти, направляти її за призначенням. Документообіг (як зовнішні документи, так і внутрішні), ділове спілкування з партнерами, відвідувачами, колегами (як візуальне, так і каналами зв’язку), поштові відправлення (як звичайні, так і електронні) — все це сфера діяльності секретаря. Вже означена сфера діяльності накладає на референта особливу роль. Адже вся ця інформація не повинна „загубитися», її необхідно грамотно обробити, посортувати за ступенями важливості і спрямувати в необхідному напрямі — безпосередньо виконавцям. Крім того, секретар мусить постійно бути в курсі всіх справ в організації, постійно тримати „на олівці» список питань, які потребують першорядного вирішення. Необхідно своєчасно інформувати керівника та його підлеглих про назрілі проблеми [7, c. 28-29].

Важливий момент в діяльності секретаря — підтримання в приймальні офісу ділової і в той же час дружньої атмосфери співпраці, партнерства, взаєморозуміння. Для цього він повинен крім всього бути ще тонким психологом, а це — нелегко. Особливо обережним слід бути в розмовах з відвідувачами: адже далеко не всяка інформація розрахована на широке коло слухачів. Слід уникати пустопорожніх розмов, тим більше пліток на адресу співробітників і організації.

Не менш серйозні вимоги в такому важливому питанні, як контроль за документообігом. Секретар повинен створити таку систему класифікації документів, щоб усі документи зберігались в окремих позначених папках і їх можна було б в будь-яку хвилину знайти. Часто накопичуються „зайві» папери, отже слід продумати систему їх зберігання. Потрібні ж документи класифікуються, як правило, за чотирма списками: найважливіші, термінові, поточні і довгострокові.

Традиційний обов’язок секретаря — повідомляти персонал про наради в керівника. Для цього слід отримати повістку дня в керівника, узгодити з ним час і місце наради й повідомити про це всіх запрошених.

За час відсутності керівника секретар-референт самостійно вирішує, які важливі питання передати заступнику, які може вирішити сам, а які почекають на приїзд „шефа». Крім того, секретар завжди повинен мати інформацію про місце перебування керівника і мати постійний зв’язок з ним на випадок не передбачуваних, „позаштатних» ситуацій і розв’язання термінових питань.

Зрозуміло, що без необхідних знань, умінь і навичок секретар не зможе якісно виконувати свої обов’язки. А в обов’язки входить:

• облік, реєстрація, розгляд і підготовка кореспонденції (документації), що надходить, для подання керівництву;
• оформлення (у тому числі друкування) і розсилка розпорядчих документів, листів, телеграм, телефонограм, факсів, і т. ін.;
• підготовка за вказівкою керівника та після узгодження зі структурними підрозділами проектів окремих наказів, довідок, листів, відрядних посвідчень та інших документів;
• оформлення протоколів розсилок виписок із них;
• аналіз довідок і доповідей структурних підрозділів з висновками і пропозиціями по них;
• підготовка і своєчасна розсилка матеріалів до засідань, нарад, конференцій, семінарів і з’їздів;
• прийом і реєстрація заяв, пропозицій і скарг від громадян;
• організація прийомів відвідувачів:
• прийом, реєстрація, зберігання, облік, доставка в підрозділи і розсилка вхідної, вихідної і внутрішньої кореспонденції, підготовка справ до здачі на зберігання й у внутрішній архів фірми [11, c. 41-42].

Крім роботи з документами до обов’язків секретаря включаються функції з бездокументного обслуговування. Зокрема:

—         технічне забезпечення роботи керівника;

—         підготовка й організація матеріально-технічного забезпечення засідань, нарад;

—         організація прийому працівників і відвідувачів;

—         телефонне обслуговування;

—         підготовка відряджень;

—         організація презентацій і спеціальних прийомів гостей;

—         стенографування;

—         контроль за святковими і ювілейними датами;

—         обробка пошти;

—         машинописні роботи;

—         збір ділової інформації і її реферування за завданням керівника;

— збір матеріалів для доповідей і промов керівника;

— ведення табеля обліку робочого часу і т. ін.

Перераховані службові обов’язки можуть бути обмежені й доповнені іншими. Але і наведений перелік дає уявлення про специфіку секретарської роботи, в зв’язку з чим доречно розглянути головні аспекти професійної діяльності й культури праці секретаря. Особливістю роботи також є постійна нестача часу, робота в умовах стресу. У цьому випадку виручає уміння слухати, правильно розуміти, запам’ятовувати завдання. Оцінювати і ухвалювати швидкі й правильні рішення.

Специфіка роботи секретаря полягає в тім, що йому доводиться не тільки виконувати операції з неживими предметами праці (документи, технічні засоби), але і здійснювати численні контакти з людьми: керівником, співробітниками, відвідувачами, телефонними абонентами. Варто враховувати і те, що секретарю доводиться повсякчас зіштовхуватися з великою розмаїтістю розв’язуваних задач, різними ступенями складності цих завдань, необхідністю виконувати паралельно кілька робіт. Нерідко „проколи» в роботі секретаря є наслідком його негативних ділових чи особистих якостей. Неможливо, наприклад, ефективно виконувати роботу, якщо секретар не має достатнього уявлення про роль і завдання свого керівника у діяльності всієї організації, не має необхідної професійної підготовки [6, c. 39-40].

Ділові й особисті якості секретаря під час виконання окресленої роботи виявляються в тісній взаємодії і доповнюють один одного. Знання правил прийому відвідувачів і ефективне застосування їх на практиці неможливе, наприклад, без наявності в секретаря таких особистих якостей, як інтелігентність, тактовність, доброзичливість.

Плануючи роботу на наступний день, слід враховувати реальність виконання запланованого. При плануванні обов’язково залишити час на непередбачувані ситуації, які фактично трапляються кожного дня (близько 40 % часу). План повинен передбачувати аналіз зробленого і незробленого, з тим щоб перенести незавершені справи на наступний день. Як правило (для початківців — обов’язково!), план складається в письмовій формі.

Орієнтовна схема робочого дня секретаря може мати такий вигляд [3]:

Перша половина робочого дня:

—         перевірити стан робочих місць (свого і керівника), привести до ладу свій зовнішній вигляд, скласти або уточнити план на поточний день;

—         підібрати необхідні документи та справи;

—         отримати кореспонденцію, ознайомитися з її змістом та зареєструвати. Відкласти документи, що вимагають першочергового рішення керівника;

—         документи, що залишились, розподілити для виконавців, підготувати варіанти відповідей;

—         переглянути огляди, що надійшли, звіти, запрошення тощо. Дати та час проведення записати у щоденнику-календарі;

—         розкласти кореспонденцію в залежності від терміновості виконання. Телеграми, термінові факси, телефонограми негайно передати керівникові;

—         залишити документи, що використовуються для поточної інформаційно-довідкової роботи;

—         доповісти керівникові про отриману кореспонденцію;

—         уточнити з керівником зміст спланованих заходів на поточний день;

—         робота з відвідувачами, телефонні переговори;

—         підшивка виконаних документів у справи;

—         виконання робіт на комп’ютері;

—         організація копіювання документів відповідно до вказівки керівника.

Друга половина робочого дня:

—         продовження роботи з відвідувачами та на телефоні;

—         збирання й підготовка для підписання виконаних документів;

—         доповісти керівникові про виконані документи, взяти у нього опрацьовані ним документи;

—         опрацювати й відправити вихідні документи;

—         намітити заходи на наступний день. Кінець робочого дня:

—         переглянути свій щоденник і проінформувати відповідні відділи про необхідність підготовки до проведення певних заходів;

—         якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, треба забезпечити його всією необхідною інформацією, матеріалами;

—         привести робоче місце в порядок, прибрати документи, замкнути на ключ сейф і всі шафи з документами, вимкнути з мережі електротехнічне обладнання.[3, с. 11-12].

Особливу увагу слід приділити плануванню роботи. Необхідним ефективним засобом планування є щотижневик, в якому справи розподіляються по датах. З цією метою можна використовувати календар типу „органайзер», який окрім календаря містить телефонний довідник, адресну книгу, блокнот тощо.

При плануванні слід знати, що найбільш сприятливий час для виконання творчих або важких завдань — з 10 до 12 год. та з 14 до 17 год. Роботи, що повторюються щодня, рекомендується планувати на один і той же час. В роботі необхідно враховувати біоритми життєдіяльності людини і дні робочого тижня. Понеділок традиційно є „важким» днем, тому в цей день не варто планувати складні справи, як і в п’ятницю, під кінець тижня, коли співробітники стомились і чекають вихідних. Найбільш продуктивними днями тижня є вівторок і середа, на які й потрібно планувати всі важливі справи.

Наведемо шість правил з раціонального використання часу секретаря-референта за відомим російським дослідником-практиком В.П.Шейновим [6]. Як твердить він, ці нескладні правила Дозволяють зекономити 25-30 % робочого часу секретаря:

1. Складіть план дня з переліком справ за ступенем їх важливості. Парадокс часу в тому, що коли ми його плануємо, його стає більше. Планувати рекомендується наступним чином. У спеціальному блокноті справи на день записуються в порядку пріоритетності:

—         найважливіші справи;

—         термінові справи;

—         поточні, нетермінові справи.

План складати краще зранку. Зробивши справу, викресліть її. Під кінець дня слід перевірити свої записи.

2. Перш за все беріться за найважливіші і термінові справи. Як правило, 80 % часу забирають справи неважливі, які можуть почекати. Але секретарю необхідно виявити волю і витримку, щоб не бути „полоненим» поточних справ. До менш важливих справ слід переходити лише тоді, коли ви переконані, що з найважливіших -все зроблено, що тільки можна.
3. Не розпорошуйтесь на все одразу, робіть одночасно тільки одну справу. Пропускайте через свою свідомість тільки одне, найважливіше питання, і тільки завершивши його, переходьте до іншого.
4. Не збільшуйте кількості паперів на столи Зазвичай з 80 % паперів (документів) рішення може бути прийняте з першого прочитання, а реально приймається — тільки 20-40 % випадків. Отже, слід подумати один раз, і негайно відправити документ за призначенням, а не затримувати його на столі.
5. Раціоналізуйте читання документів. Найкраще — освоїти техніку швидкого читання. Це дозволяє витрачати на читання в 3-5 разів менше часу.
6. Використовуйте ефект десяти „дрібниць»:

—         перш ніж відправитись куди-небудь у вирішенні справ — зателефонуйте туди;

—         завжди намагайтесь замінити відвідування телефонним дзвінком;

—         об’єднуйте споріднені справи і телефонні дзвінки;

—         ніколи не сподівайтесь на пам’ять, записуйте інформацію;

—         використовуйте для роботи і читання час чекання прийому, в черзі, в дорозі і т. ін.;

—         завжди носіть з собою чистий папір і олівець для записів вдалих думок;

—         не витрачайте часу на нарікання з приводу неприємностей, невдач;

—         аналізуйте свої звички і нахили, щоб позбуватися шкідливих;

—         вирішивши складне завдання, нагородіть себе коротким відпочинком;

—         ніколи не вважайте, що методи і прийоми вашої роботи -найкращі.

2. Планування організації інформаційно-довідкової роботи. Документообіг на підприємстві

Чи не найвідповідальнішою ділянкою роботи секретаря-референта є забезпечення документообігу на підприємстві та контролю над цим процесом. Від успішного функціонування документообігу безпосередньо залежить імідж, фінансова стабільність організації чи фірми та багато чого іншого. Тому значна частина часу секретаря витрачається саме на систематизацію, регулювання, спрямування та контролювання документаційних потоків. Отже, мусимо докладніше розглянути цей процес. Систему документообігу в скороченій формі подаємо за К.Д. Гордієнком [3].

Документообіг — це рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки [3, с. 50]. Правильна організація секретарем документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому.

Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро тощо).

Вимоги до потоків документів наступні:

—         рух документів повинен виключати непрямі маршрути;

—         принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконавця.

Різні операції по обробці документів секретар виконує паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати Шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій. Схеми документообігу розробляються для різних категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх, наказів по основній діяльності, особовому складу).

Обсяг документообігу — кількість вхідних, вихідних та внутрішніх документів підприємства за певний період часу [6, c. 52-53].

2.1. Реєстрація, розподіл, засвідчення документів. Контроль за їх виконанням

Наказом керівника підприємства часто ведення діловодства архіву покладається на секретаря, що фіксується в його посадовій інструкції. В разі звільнення всі справи і документи передаються призначеному новому працівнику по акту. Щодо приймання, розгляду, реєстрації документів, то відповідні вимоги подаємо за Примірною інструкцією з діловодства, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 (зі змінами і доповненнями).

Отже, приймання документів. Всі документи, що надходять до установи, у тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії.

У разі надходження документів у неробочий час вони приймаються черговим працівником. У канцелярії розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис „особисто».

У разі пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі.

Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті.

Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

Попередній розгляд документів. Всі документи, що надій^ шли до установи, підлягають обов’язковому попередньому розгляду

Попередній розгляд документів здійснюється керівником канцелярії (секретарем!) установи або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.

Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановленні термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам чи безпосереднім виконавцям.

Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день одержання або в перший робочий день у разі надходження їх у неробочий час. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно [7, c. 27-28].

Під час попереднього розгляду документів слід керуватися положенням про установу та її структурні підрозділи, посадовими інструкціями, класифікаторами ділянок та питань діяльності установи, номенклатурами справ, схемами проходження документів.

Керівнику установи відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України в папці з грифом «Невідкладно».

Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи містять інформацію з принципових питань діяльності установи і потребують вирішення керівництвом, розглядаються першочергово.

Інші документи передаються до структурних підрозділів і виконавцям.

Для забезпечення ритмічності роботи канцелярія за погодженням з керівниками установи і структурних підрозділів розробляє графіки доставки кореспонденції керівництву і структурним підрозділам.

Реєстрація документів. Реєстрація документа — це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставляння на ньому умовного позначення — реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.

Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх °°ліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наяв-1101 в Документах інформації. Реєстрація законів України, постанов

Верховної Ради України, актів та доручень Президента України] рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України проводиться централізовано.

Децентралізована реєстрація інших документів допускається установах з обсягом документообігу понад 10 тис. документів н рік, з територіально роз’єднаними структурними підрозділами та випадках, викликаних специфікою діяльності установи.

Місце реєстрації документів визначається в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником установи перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства. Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації:

• Листи, що надійшли в копії до відома.
• Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
• Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
• Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
• Зведення та інформація, надіслані до відома.
• Навчальні плани, програми (копії).
• Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
• Прейскуранти (копії).
• Норми витрати матеріалів.
• Вітальні листи і запрошення.
• Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
• Наукові звіти за темами.
• Місячні, квартальні, піврічні звіти.
• Форми статистичної звітності.

Реєстрації підлягають документи, що потребують обліку виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, ще надходять від інших установ та громадян.

Реєстрації підлягають як традиційні машинописні (рукописні)! документи, так і створені за допомогою ПК [13, c. 23-24].

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється в даній установі лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо і документ надійшов у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший він повторно н< реєструється.

Документи реєструються в межах груп залежно від назви виду, автора і змісту. Наприклад, окремо реєструються закони України, акти та кореспонденція Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів України, накази установи основної діяльності; про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників; про надання відпусток; про накладення стягнення на працівника, відрядження працівників, з адміністративно-господарських питань; рішення колегії установи, акти ревізій фінансово-господарської діяльності, бухгалтерські документи, заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Під час реєстрації документа надається умовне позначення -реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюються індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу 500-600 документів на рік.

При картковій формі реєстрації документів реєстраційні картки виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників карток визначається числом картотек, які ведуться в установі. Вибір виду і визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.

В установах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, реєстраційні картки складаються у двох примірниках (для канцелярії та структурного підрозділу, якому картка передається разом з документом). У разі постановки документа на контроль виготовляються три примірники картки.

Реєстраційні картки групуються в довідкові картотеки, які створюються окремо на кожний календарний рік.

Як правило, довідкова картотека складається з двох частин: невиконаних і виконаних документів.

Перша частина картотеки використовується для пошуків документа в процесі його виконання за виконавцями, кореспондентами або термінами виконання.

Друга частина картотеки використовується для пошуків виконаних документів з певного питання.

Закони України, постанови Верховної Ради України, укази і розпорядження Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем’єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості реєструються в автоматизованому режимі. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов’язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обов’язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс докумен-та (дата та індекс надходження документа — для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа -відповіді).

Склад обов’язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці, розписка виконавця про одержання документа, хід виконання, додатки тощо. Порядок розміщення реквізитів може визначатися самою установою [16, c. 81-82].

У разі автоматизованої реєстрації формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі — центральний банк реєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем’єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості.

Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм. У разі часткової автоматизації пошукових операцій повинна додержуватися сумісність традиційної і автоматизованої систем реєстрації та пошуків.

Організацію контролю за виконанням документів подаємо за Примірною інструкцією з діловодства (від 17 жовтня 1997р. № 1153).

Порядок контролю за виконанням документів. Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного та якісного їх виконання. Контролю підлягають зареєстровані документи, в яких встановлено завдання.

Обов’язково контролюється виконання: законів України, постанов Верховної Ради України, указів, розпоряджень та доручень Президента України, постанов та розпоряджень Кабінету Міністрів України, доручень Прем’єр-міністра України, запитів та звернень народних депутатів України.

Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (наказі, розпорядженні, рішенні тощо), резолюції керівника, та безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.

Організацію контролю за виконанням завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, здійснює один з перших заступників або заступник керівника органу виконавчої влади відповідно до розподілу обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на спеціально створену контрольну службу.

У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює секретар або працівник, відповідальний за діловодство.

Строки виконання документів. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.

Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою „терміново» — протягом 7 робочих днів від дати підписання документа. У цьому разі для підготовки доручення до документа надається один день.

Строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності — посадової особи, яка її заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніш як за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку — до закінчення 30-денного строку від дати його одержання [14, c. 35-36].

Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, керівник органу виконавчої влади особисто (відразу після реєстрації документа).

Доопрацювання проектів документів, повернутих Кабінетом Міністрів України розробнику, проводиться не пізніше ніж у п’ятиденний строк після підписання відповідного доручення, якщо у дорученні не зазначено інше.

Пропозиція щодо продовження строку виконання акта або доручення Президента України, надісланого Кабінетом Міністрів України, подається органом виконавчої влади до Секретаріату Кабінету Міністрів України разом з проектом листа Главі Адміністрації Президента України за 7 днів до закінчення встановленого строку.

Здійснення контролю за виконанням документів.

Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:

—         постановку документів (доручень) на контроль, формування картотеки контрольованих документів;

—         перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

—         попередні перевірки і регулювання ходу виконання;

—         облік і узагальнення результатів контролю за виконанням Документів (доручень);

—         інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);

—         повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;

—         зняття документів з контролю;

—         формування картотеки виконаних документів. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (PKK). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп „Контроль» або літера „К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.

РКК документів, що перебувають на контролі, групуються в спеціальній контрольній картотеці або у відповідному розділі довідкової картотеки за термінами виконання документів, за виконавцями, групами документів (постанови, розпорядження, накази, рішення тощо).

Дані про хід виконання документів, одержані шляхом телефонного запиту або під час проведення перевірки структурного підрозділу — виконавця, вносяться до РКК у графу „Контрольні відмітки». При цьому попередні записи не закреслюються.

В установі з обсягом документообігу понад 25 тис. документів на рік періодично складаються і надсилаються до структурних підрозділів-виконавців переліки не виконаних у встановлені терміни документів. Після заповнення відповідних граф перелік повертається до контрольної служби.

В установі з великим обсягом документообігу контроль за виконанням документів може провадитись за допомогою ПК.

При автоматизованій формі контролю пошуки необхідної інформації здійснюються за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.

Після виконання документ знімається з контролю. Зняти документ з контролю може тільки та особа, яка поставила його на контроль; при цьому на документі і РКК робиться помітка про зняття з контролю. Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до РКК.

При автоматизованій формі контролю після виконання документа виготовляється машинограма, повністю заповнена РКК, яка використовується у довідковому дублюючому масиві, що передається на зберігання у відомчий архів одночасно з документами.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництвом установи [15, c. 22-23].

Висновки

Сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з  юридичної точки зору.

Планування може бути на день або тиждень, місячне або квартальне,річне. При плануванні роботи на день необхідно враховувати наступне.

Необхідно свій робочий день організувати таким чином, щоб протягом усього робочого часу допомагати керівникові у виконаннінамічених ним заходів. Інформувати керівника про щось краще заздалегідь: за годину, а якщо захід важливе, то й за день. Це можливо лише в тих випадках, коли плани секретаря координуються і узгоджуються з планами керівника. Основна інформація, як правило, передається з ранку.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
4. Бобылева, М. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления в банке // Деньги и кредит. — 2002. — № 3. — С. 18-26
5. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
6. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
7. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
8. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
9. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
10. Загорецька О. Організація діяльності служби діловодства // Секретарь-референт. — 2004. — № 6. — С. 9-13
11. Загорецька О. Формування справ у діловодстві: підготовка справ до передачі в архів організації // Справочник кадровика. — 2005. — № 2. — С. 51-53
12. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
13. Литвинов А. Документарні операції: стисло про головне // Все про бухгалтерський облік. — 2006. — 18 квітня. — С. 68-71
14. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
15. Рокита С. Організація і ведення діловодства на підприємствах/ // Все про бухгалтерський облік. — 1999. — 22 вересня. — С. 20-23
16. Сельченкова С. Організаційні форми // Секретарь-референт. — 2006. — № 9. — С. 14-15
17. Секретарська справа та сучасне справочинство / Вербицька Тамара Станіславівна, Чіннікова Віталіна Петрівна: [Підручник]. — Л. : Оріяна-Нова, 2001. — 392с.
18. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
19. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
20. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.