Вступ

На всьому протязі існування людських громад успіх їхньої життєдіяльності визначався, поряд з умінням володіти ресурсами землі і використовувати їх для своїх цілей, також інформацією про їх загальному кількості та якості, розподіл у просторі, зміну в часі, доступності для використання. Звідси протягом всієї історії розвитку цивілізацій відбувалося безперервне вдосконалення систем одержання, обробки, зберігання та видачі інформації.

Р. Ф. Абдеев, розглядаючи основні інформаційні процеси та динаміку їх розвитку, перераховує напрями їх інтенсифікації, наведені нижче з деякими змінами та доповненнями:

1. Неухильне зростання різноманітності та обсягів інформаційних потоків;
2. Збільшення темпів обробки та накопичення інформації в банках даних;
3. Збільшення швидкості передачі повідомлень;
4. Збільшення обсягів нової інформації;
5. Все більш повне впровадження зворотних зв’язків і прискорення використання інформації;
6. Вдосконалення наочності інформації та зручності її обробки та використання;
7. Зростання технічної оснащеності творців і користувачів інформації;
8. Уніфікація інформаційних потоків і зростання доступності інформації.

1. Особливості інформаційних потоків на підприємстві

Найважливіша особливість процесу управління полягає в його інформаційної природі. Організація реалізації прийнятих рішень проводиться через систему методів впливу на працівників з використанням інформації про хід виконання прийнятих рішень (зворотна інформація). Чим точніше і об’єктивніше інформація, що знаходиться в розпорядженні системи управління, ніж повніше вона відображає дійсний стан і взаємозв’язки в об’єкті управління, тим обгрунтованіші поставлені цілі і реальні заходи,спрямовані на їх досягнення.

Так як керівник у своїй роботі спирається на інформацію про стан об’єкта і створює в результаті своєї діяльності нову командну інформацію з метою переведення керованого об’єкта з фактичного станув бажане, то інформацію умовно вважають предметом та продуктом управлінської праці.

Інформація як елемент управління і предмет управлінської праці повинна забезпечити якісне уявлення про завдання та стан керованої і керуючої систем і забезпечити розробку ідеальних моделей бажаного їх стану.

Таким чином, інформаційне забезпечення — це частина системи управління, яка являє собою сукупність даних про фактичний і можливий стан складових виробництва і зовнішніх умов функціонування виробничого процесу і про логіку зміни і перетворення елементів виробництва [8, c. 42].

Виділяють два рівні характеристики інформаційного забезпечення:

— елементний, тобто сукупність даних, характеристик, ознак;

— системний, тобто відтворює взаємозв’язку і залежності між класифікаційними групами інформації, що реалізується у вигляді інформаційних моделей.

При елементної характеристиці інформації вивчаються склад інформації,форма і види носіїв, їх номенклатура.

Основні вимоги до якості інформації:

— своєчасність;

— вірогідність (з певною ймовірністю);

— достатність;

— надійність (з певним ступенем ризику);

— комплектність системи інформації (за якістю та ресурсоємності товару, умов по стадіях життєвого циклу товарів фірми і конкурентів і т.д.);

— адресність;

— правова коректність інформації;

— багаторазовість використання;

— висока швидкість збору , обробки і передачі;

— можливість кодування;

— актуальність інформації [7, с. 121].

При характеристиці інформаційної системи досліджуються рух інформаційних потоків, їх інтенсивність і стійкість, алгоритми перетворення інформації і відповідна цим об’єктивним умовам схема документообігу.

Рішення є ідеальним описом бажаного стану об’єкта і методів досягнення цього стану. Вони являють собою продукт обмеженого застосування, оскільки спрямовані на конкретний об’єкт в чітко описуваних умовах. Якість рішення як готового продукту проявляється опосередковано, у діяльності об’єкта, на який дане рішення спрямоване.

При створенні інформаційного забезпечення орієнтуються на усереднену,вирівняну потребу в інформації керівників і фахівців. Особливе місце тут займає інформація про управління, в якій відображаються прогресивні прийоми та методи організації управління [1, с. 28].

У процесі організації інформації принципове значення має розчленування її на умовно-постійну, що виконує роль нормативно -довідкової, і змінну. Обидва ці види інформації на основі аналізу класифікаційних зв’язків організовуються під взаємопов’язані блоки (моделі),які можуть бути описують, тобто характеризують процес в статиці або динаміці, компонентами, що відображають певну типову ситуацію.

Процес формування інформаційного забезпечення включає кілька етапів:

— опис стану об’єкта, тобто фізична малюнок. Це передбачає набір техніко-економічних показників і параметрів, що характеризують керуючу та керовану системи, з відповідною класифікацією цих показників;

— моделювання класифікаційних зв’язків в інформаційних масивах з виділенням причинно-наслідкових залежностей, тобто формування приватних статичних моделей;

— відображення в інформаційних моделях динаміки окремих елементів і процесів, тобто обґрунтування тенденцій кількісного та якісного зміни у виробництві. При цьому кількісне зміна припускає коригування інформації, а якісна зміна — її часткову або повну перебудову;

— інтегрована інформаційна модель процесу виробництва, що відображає взаємозв’язок і динаміку локальних процесів і всього виробництва.

Порядок формування визначає підхід до аналізу складу інформації.

Інформацію використовують для того, щоб зробити висновок або прийняти рішення. Щоб ці висновки і рішення були правильними, інформація повинна мати такі властивості:

Організація інформації значною мірою зумовлює порядок її зберігання, реєстрації, оновлення, передачі і використання. Чітка організація банків даних дозволяє більш повно обґрунтувати напрямку руху, інтенсивність потоків, закономірності її перетворення, методику запитів і отримання [4, c. 49-50].

2. Характеристика головних ознак інформаційних потоків

У процесі проектування інформаційних технологій важливим є визначення потоків інформації — організованого руху даних у межах інформаційної системи від джерел інформації до користувача. У результаті аналізу інформаційних потоків виявляються оптимальні рівні оброблення і передавання інформації, динаміка генерування потоку даних джерелами і користувачами.

Структурними одиницями інформації є: реквізит, показник, інформаційне повідомлення, інформаційний масив, інформаційний потік, інформаційна підсистема та інформаційна система.

Вибір того або іншого способу організації системи інформаційного забезпечення залежить від багатьох чинників, передусім від розмірів організації, існуючих в ній бізнес-процесів, наявності вільних грошових коштів. Відмітимо: система інформаційного забезпечення нині досягла такого рівня спеціалізації, що вимагає уваги до своєї організації — це розуміють сучасні керівники. Тому будь-яка мала організація має у своєму складі інформаційні служби. Інформаційна система, необхідна для адекватного виконання функцій логістики, повинна відповідати наступним вимогам:

— інформаційні потоки мають бути сумісними в інформаційному відношенні;

— внутрішні взаємозв’язки і взаємозалежності інформаційних потоків повинні носити причинно-наслідковий характер;

— ієрархічна підкореність інформаційних потоків до має бути чіткою;

— інформаційній системі має бути властиво властивість інтегративності [4, c.     52].

Інформація як знання або як відомості про явища та різноманітні за своєю природою об’єкти (фізичні, хімічні, біологічні, соціальні, економічні тощо), набуваються шляхом спостереження. Природними засобами спостереження людини є органи чуттів людини, передусім зір і слух. Спочатку різноманітні відомості просто накопичувалися людством. А вже маючи їх у достатній кількості, люди помічали, що існують певні закономірності, які можна узагальнити та обґрунтувати. У результаті такі закономірності набували вигляду прикмет. Згодом прикмети ставали характерними ознаками явищ, тобто виділялися як їх властивості. Властивості можуть бути різноманітними за своїм значенням: кожний об’єкт або явище має групу властивостей, що вивчаються різними науками.

Сучасна людина постійно отримує певні відомості (повідомлення), які необхідно зберігати у часі, перетворювати з однієї форми в іншу та переміщувати у просторі. Дії з інформацією – обмін, збереження та обробка інформації притаманні живій природі, людині, суспільству, технічним пристроям. Такі дії називають інформаційними процесами [6, c. 243].

Висновки

Таким чином, система інформаційного забезпечення-це сукупність даних про цілі, стан, напрямки розвитку об’єкта і навколишнього його середовища, організована під взаємопов’язаних потоках відомостей. Ця система включає методи одержання, зберігання, пошуку, обробки даних і видачі їх користувачеві.

Однією із найважливіших властивостей повідомлень є їх вірогідність. Повідомлення вважається вірогідним, якщо воно не суперечить реальній дійсності, правильно її пояснює і підтверджується нею.

Для підвищення надійності і вірогідності повідомлень та інформації, яку вони несуть, їх дублюють, передають різними способами і у різних формах подання, перевіряють, звертаючись до різних джерел, дослідів, підтверджень через непрямі свідчення.

При цьому для того, щоб зробити правильні висновки (здобути інформацію, що має практичну цінність), набір повідомлень (показників, характеристик, ознак) повинен бути достатнім, тобто якомога повнішим і вичерпним, з одного боку, а з іншого — містити якомога менше надлишкових, необов’язкових повідомлень (фактів, ознак, проявів досліджуваного явища), тобто шуму, оскільки такий шум може призвести до неправильних висновків і прийняття на їх основі неправильних рішень.

Список використаної літератури

1. Ананьєв О. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності: Підручник/ Олександр Ананьєв, Василь Білик, Яків Гончарук,; Ред. Я. А. Гончарук. — Львів: Новий Світ-2000, 2006. — 583 с.
2. Андрієнко В. Інформаційна діяльність в малому та середньому бізнесі / Донецький національний ун-т. — Донецьк : Юго-Восток, Лтд, 2008. — 202c.
3. Давидова І. Ринкова трансформація інформаційної діяльності в Україні //Вісник книжкової палати. — 2001. — № 8. — C. 21-24
4. Єрмошенко М. Інформаційні технології у комерційній діяльності //Актуальні проблеми економіки. — 2003. — № 9. — С.49-58
5. Жерносек І. Розширення і поглиблення інформаційних джерел забезпечення якісної науково-методичної роботи //Директор школи, ліцею, гімназії. — 2008. — № 2. — C. 67-71
6. Корнєв Ю.Г. Аналіз інформаційної діяльності як сфери бізнесу //Актуальні проблеми економіки. — 2008. — № 6. — C. 241- 248
7. Кулицький С. Основи організації інформаційної діяльності у сфері управління: Навчальний посібник/ Сергій Кулицький,; Ред. Т. М. Васильєва; МАУП. — Київ, 2002. — 221 с.
8. Курас І. Наука та інформація в системі джерел інноваційного розвитку //Бібліотечний вісник. — 2003. — № 6. — C. 43-47
9. Матвієнко О. Досвід підготовки спеціалістів з інформаційної діяльності у зарубіжних країнах //Рідна школа. — 2001. — № 10. — C. 76-78.
10. Матвієнко О. Професіоналізація інформаційної діяльності у сфері державного управління //Вісник Національної академії державного управління при Президентові України. — 2007. — № 1. — C. 52-60.