Заявка — це сукупність документів, необхідних для видачі Установою патенту на той чи інший об’єкт промислової власності. Заявка на видачу патенту повинна складатися українською мовою і містити: заяву про видачу патенту на винахід; опис винаходу; формулу винаходу; креслення, якщо на нього є посилання в описі; реферат.

Опис винаходу повинен викладати сутність досягнення настільки повно і ясно, щоб його зміст міг відтворити фахівець у цій галузі. Формула — це патентна вимога, яка містить сукупність істотних ознак винаходу, достатню для досягнення зазначеного заявником технічного результату. Вона базується на описі і служить для визначення обсягу правової охорони, який має надати патент. Реферат складається лише для інформаційних цілей. Для іншої мети реферат бути використаний не може, зокрема, для тлумачення формули винаходу або для визначення рівня техніки. До встановлення дати подання заявки здійснюється її попередній розгляд, у процесі якого з’ясовується, чи не містить заявка матеріалів, які можуть бути віднесені до державної таємниці.

В процедурі державної кваліфікації передусім має бути чітко визначена дата подання заявки. Нею визнається дата одержання Установою, принаймні, таких матеріалів:

– заяви у довільній формі про видачу патенту, викладеної українською мовою;

– відомостей про заявника та його адресу;

– матеріалу, який є коротким описом об’єкта промислової власності, і частини матеріалу, яку можна розглядати як формулу, якщо заявка стосується винаходу чи корисної моделі.

Якщо опис і формула винаходу викладені іншою мовою, то для збереження дати подання заявки їх переклад українською мовою повинен надійти до Установи протягом двох місяців від дати подання заявки [1]. Якщо заявка відповідає вимогам закону, Установа приймає рішення про встановлення дати подання заявки. Повідомлення про це Установа надсилає заявникові лише після одержання документа про сплату збору за її подання. До Установи може надійти і міжнародна заявка, тобто заявка, подана згідно з Договором про патентну кооперацію [2].

Міжнародна заявка розглядається в Україні за національною процедурою за умови, що вона надійшла до Установи непізніше 21 місяця від дати пріоритету. Якщо за міжнародною заявкою проводилась попередня експертиза, то вона має бути подана до Установи не пізніше 31 місяця від дати пріоритету.

Міжнародна заявка приймається Установою до розгляду за умови, що вона оформлена відповідно до вимог закону, про що Установа повідомляє заявника. Заявник має право на пріоритет попередньої заявки на винахід. Пріоритет заявки Закон визначає як першість у її поданні, а дату пріоритету – як дату подання заявки до Установи чи до відповідного органу держави — учасниці Паризької конвенції з охорони промислової власності, заявкою заявлено пріоритет. Заявник має право на пріоритет попередньої заявки на винаходи протягом 12 місяців від дати подання попередньої заявки до Установи чи до відповідного органу держави — учасниці Паризької конвенції з охорони промислової власності. Лише за умови дотримання зазначених вимог заявка піддається експертизі, яку здійснює Державне підприємство «Український інститут промислової власності».