Вступ

Актуальність теми. Оскільки діловодство, законодавство, дипломатичне службове спілкування ведеться в писемному вигляді, цей різновид мовлення передбачає продумування, монологічний характер викладу, прагнення до логічної впорядкованості тексту, до точної відповідності між позначуваним і позначенням, а також передачі думок лише традиційними мовними засобами.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Так, планування відбувається за допомогою різних планів; облік – у вигляді складання і обробки статистичної бухгалтерської та оперативно-технічної документації, інструктування – шляхом видання інструкцій, методичних вказівок; контроль – збиранням відомостей (письмово) і видання вказівок тощо.

Отже, документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Питанням організації документування в радянський період присвятили свої праці М.Г. Бєлов і В.О. Орлов, Н.А. Бортник, І.І. Ємець, В.Г. Горєлкин, М.К. Козуб, С. Жакіпбеков, Г.Г. Жуйков, Н.І. Іванов, Г.Г. Кірейцев, З.В. Кір’янова, С.С. Кромін, І.С. Мацкевічюс, Ю.С. Румянцев, В.В. Сопко, А.М. Фєдяєв і В.Є. Кириченко та ін. Значний внесок в створення принципів документування в банківській сфері зробили зарубіжні вчені E. Хелльмунд і К.Х. Клауке. Проблеми автоматизації документування досліджували М.А. Бортник, І.І. Ємець, Т.А. Краєва, В.Ф. Палій, Я.В. Соколов та інші вчені.

Існуюча система документообігу є складною та громіздкою внаслідок наявності значної кількості різних видів і форм документів, різниці в побудові аналогічних за змістом форм, повторень окремих показників в різних документах, багатоетапності процесу документообігу.

Мета роботи – дослідити систему офіційних особистих ділових документів, які використовуються на підприємстві.

Об’єктом дослідження є документацій на діяльність підприємства.

Предметом дослідження виступають офіційні особисті документи.

Розділ 1. Теоретичнi засади особистих офiцiйних документів

Документ – основний вид ділового мовлення, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, підтверджує її достовірність та об’єктивність, оформлений у встановленому порядку та має відповідно до чинного законодавства юридичну силу. Отже, це діловий папір, що посвідчує певний юридичний факт, підтверджує право на що-небудь, служить доказом чого-небудь. Це зафіксована певним чином на спеціальному матеріалі інформація про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи виконують офіційну, ділову й оперативну функції, оскільки вони – писемний доказ, джерело відомостей довідкового характеру. Оформляються на папері, фотоплівці, магнітній та перфострічці, дискеті, перфокарті. Одні документи складаються самостійно, інші є форматованими носіями даних, що заповнюються автоматично або вручну. У практичній діяльності установ, організацій та підприємств найпоширеніші текстові документи, інформація котрих фіксується рукописним, машинописним або друкарським способом.

В латинській мові слово dokumentum означає взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі трактування документу:

— письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних відносин чи юридичних фактів, що спричиняють правові наслідки;

— офіційне посвідчення особи (трудова книга, посвідчення, паспорт тощо);

— матеріальний об’єкт, у якому міститься певна інформація;

— достовірне історичне письмове джерело.

Документ є результатом відображення конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним стандартом чи формою. Тобто, документ є засобом фіксації на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Звичайно, документи також використовуються як джерела та носії інформації. В багатьох галузях людської діяльності документ виступає як предмет і як результат праці. Наприклад, планування відбувається за допомогою різних планів; облік є нічим іншим як складанням та роботою над певного роду документацією, контроль – збирання відомостей, їх письмове оформлення та видання вказівок.

Документи широко використовуються у повсякденній діяльності як джерела та носії інформації, сприяють удосконаленню внутрішньої організації будь-якого підприємства, закладу чи установи, є підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом засвідчення, отже, мають велике правове значення.

Документ має бути достовірний, переконливий, належним чином відредагований та оформлений, повинен містити конкретні та змістовні пропозиції й вказівки. Більшість документів має задовольняти, зокрема, таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна точність. Щоб документ мав усі перераховані властивості, він має бути правильно складений як за формою, так і за змістом.

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів. Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні – фіксуються на бланку в процесі заповнення. Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Кожна установа, підприємство чи організація повинні мати два види бланків: для листів та для інших документів. Бланки виготовляються двох форматів – А4(210х297мм) та А5(148х210мм).

Група реквізитів та їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом. Державні стандарти передбачають кутове і поздовжнє розміщення штампа.

Розглянемо загальну характеристику особистих офіційних документів (розписка, доручення, заповіт, заява, атестат, диплом, посвідчення, свідоцтво).

Особисті документи -це документи, за допомогою яких громадяни висловлюють свої пропозиції, прохання скарги, передають повноваження іншій особі щодо отримання документів, грошей, товарів тощо, закріплюють свої права перед державою, установами (підприємствами), іншими особами.

Розписка – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та ін., завірений підписом одержувача. Має довільну форму.

Реквізити :

1. Назва виду документа .
2. Текст :

• прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;
• прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;
• у чому конкретно дано розписку (зазначається точне найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість — словами і цифрами);
• підстава передачі й отримання цінностей .

3. Дата .
4. Підпис особи, яка отримала цінності .
5. Завірення підпису (у приватній розписці).

Текст розписки розпочинається словами: Видана мною, інженером…, Ця розписка видана… Я, учитель середньої школи № 2…

Дата пишеться за таким зразком: 11 березня 2000 року.

Грошові суми пишуться цифрами, а в дужках словами: в сумі 600 (шістьсот) грн.

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від іншої особи) і службового (особа — представник установи — отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру .

Доручення – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Залежно від того, хто оформлює повноваження — підприємство чи окрема особа, — доручення поділяють на офіційні та особисті.

В офіційному дорученні повинні бути зазначені:

• Назва організації , яка видає доручення .
• Номер доручення, дата видання , назва документа .
• Посада, прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення.
• Назва організації, від якої повинні бути одержані цінності.
• Номер і дата видання супровідного документа .
• Перелік товарно-матеріальних цінностей (кількість, сума).
• Строк дії доручення .
• Зразок підпису особи , якій видано доручення .
• Назва документа, що посвідчує особу одержувача цінностей.
• Підписи службових осіб, які видали доручення.
• Печатка організації, що видала доручення.

Доручення, які видаються службовими особами від імені організації (службові доручення), поділяються на разові, спеціальні та загальні.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на одержання заробітної плати, поштового переказу тощо).

Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи і печатки державної або громадської установи, яка засвідчує підпис довірителя.

Заява – це вид звернення, за допомогою якого громадяни реалізують через державні органи або громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати тощо).

Розрізняють офіційні заяви, заяви з кадрово-контрактових питань, заяви-зобов’язання та позовні заяви.

Заяви мають такі реквізити:

• Адреса (назва організації або службової особи).
• Відомості про заявника (прізвище, ім’я, по батькові і домашня адреса, у деяких випадках займана посада).
• Назва виду документа .
• Текст (у заяві про прийняття на роботу подається лише сам висновок).
• Перелік додатків із зазначенням кількості сторінок.
• Підпис автора і дата укладання заяви.

Слід пам’ятати:

При адресуванні до тієї організації, де працює автор, не треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду і місце роботи (структурний підрозділ).

У тексті заяви формулюється прохання (висновок) і дається обґрунтування прохання (докази).

Заяви-зобов’язання належать до обліково-фінансових документів. Кредитування за спеціальними позиковими рахунками оформлюється за заявою-зобов’язанням, яка є різновидом термінового зобов’язання .

Заповіт – це документ, у якому викладено волевиявлення однієї особи (заповідача) щодо розпорядження майном, що йому належить, на випадок смерті.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця і часу його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується.

Посвідчення – документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян.

Групи:

• Посвідчення особи.
• Посвідчення про надання громадянам певних повноважень.
• Посвідчення про відрядження.

Посвідчення особи – документ, що підтверджує факт діяльності громадян в організації, закладі тощо.

Реквізити:

• назва установи, що видала посвідчення
• назва виду документа (посвідчення)
• прізвище, ім’я, по батькові (кому видано)
• термін дії
• підпис керівника
• печатка установи, дата видачі. Обов’язковою є наявність фотографії.

Посвідчення про відрядження – типовий документ, що свідчить про направлення працівника до того чи іншого пункту призначення.

Реквізити:

• кутовий штамп, печатка й підпис керівника установи
• позначки про прибуття та вибуття службової особи.

Службова особа не пізніше ніж через три дні після повернення із відрядження зобов’язана подати письмовий звіт (доповідну записку) про результати відрядження й авансовий звіт про витрачені кошти.

До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника — атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Розділ 2. Аналіз основних видів особистих документів

2.1.  Розписка та її реквізити

Розписка — це документ, який підтверджує передачу й одержання грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи. Розписка — це письмове підтвердження певної дії, яка мала місце, — передання й отримання документів, товарів, грошей, матеріальних цінностей.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні містити такі реквізити:

1. Назва документа.
2. Текст.
3. Дата.
4. Підпис.
5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й підтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) матеріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засвідчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем проживання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого документа передано й отримано ма­теріальні чи грошові цінності. При необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

 

Розписка

Я, Проценко Броніслав Юрійович, доцент кафедри історії середніх віків історичного факультету Київського національного університету, отримав від завідувача складом ПП «Орбіта» Бережного Петра Федоровича в тимчасове користування для членів археологічної експедиції:

металошукач ММ-234, інв. № 12 (один);

6 (шість) рюкзаків;

2 (два) намети, інв. № 4, №7.

Увесь зазначений інвентар раніше був у вжитку. Вищеназваний інвентар зобов’язуюсь повернути до 20 серпня 2009 р. у належному стані.

Підстава: договір між Київським національним університетом і ПП «Орбіта» від 23.12.2006 р.

 

16.07.2009                                                    (підпис)           Б. Ю. Проценко

 

Розписка

Я, Медведєва Тамара Олексіївна, отримала від Юзв’яка Івана Зиновійовича гроші в сумі 250 (двісті п’ятдесят) гривень. Зобов’язуюсь повернути всю суму одноразово до 1 грудня 2009 р.

Домашня адреса: м.Полтава, вул. Лісна, 31, кв. 8.

Паспорт  серія МА № 630085, виданий Карлівським РУ МУ МВД України в Полтавській області 24 листопада 1998 р.

 

23 квітня 2009 р.                   (підпис)                   Т.О.Медвєдєва

 

2.2. Доручення, її види та реквізити

Доручення — це документ, за яким приватна чи посадова особа, організація передає права (повноваження) іншій особі чи організації здійснювати від її імені зафіксовані в дорученні дії.

Доручення можуть бути особистими (приватними) і офіційними (службовими). Приватні доручення можуть бути написаними від руки. Для офіційних доручень виготовляються, як правило, відповідні бланки. Бланки доручень можуть мати захист від фальсифікації (водяні знаки тощо), такі бланки підлягають суворій звітності.

Доручення обов’язково мають бути засвідченими нотаріально або ж підписом посадової особи та печаткою установи. Доручення, що не виходять за межі установи (найчастіше це особисті доручення, пов’язані з одержанням заробітної плати, стипендії тощо), можуть засвідчуватися підписом  керівника структурного підрозділу та печаткою цього підрозділу.

Залежно від обсягу та змісту повноважень доручення можуть бути:

— разові — це, як правило, одноразове отримання грошових чи матеріальних цінностей;

— спеціальні — передається право здійснювати в межах певного часу однотипні дії (певні господарські чи банківські операції, представництво в судових органах тощо);

— генеральні — на виконання розширених повноважень (управління й володіння рухомим і нерухомим майном, банківські операції, представницькі функції в судових органах тощо).

Доручення складається з таких реквізитів:

1.Назва документа.

2. Текст.
3. Дата.
4. Підпис довірителя.
5. Засвідчення підпису довірителя (дата засвідчення, посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка засвідчила доручення, печатка). Засвідчення здійснюється за місцем роботи чи проживання довірителя або в нотаріальній конторі.

Текст особистого доручення містить, як правило, такі дані:

1. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю).
2. Прізвище, ім’я, по батькові особи, якій видається доручення, дані документа, що посвідчує особу.
3. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження.
4. Термін дії доручення.

Текст генерального (спеціального) доручення складається з таких частин:

1. Місце, число, місяць, рік укладання документа (літерами й без скорочень).
2. Прізвище, ім’я, по батькові довірителя (повністю). Якщо довірителем виступає установа, то вказується посада, прізвище, ім’я, по батькові, назва установи, закладу довірителя або назва установи-довірителя.
3. Домашня адреса довірителя (адреса установи).
4. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю), дані документа, що посвідчує особу, якій видається доручення.
5. Дії, обов’язки, права довіреної особи, її повноваження.
6. Термін дії доручення (словами).

Крім засвідчення (дата засвідчення вказується ліворуч літерами) за необхідності вказується:

1. Запис про стягнення державного мита чи гербового збору.
2. Номер, під яким зареєстровано генеральне доручення.

 

ДОРУЧЕННЯ

Я, Гостищев Віктор Феліксович, слюсар-інструментальник цеху № 6, дійсно доручаю Шевчукові Юрію Дмитровичу отримати в касі Харківського заводу транспортного обладнання належну мені заробітну плату за березень 2009 р. за його паспортом, серії МК № 634535, виданим Червонозаводським РУ МУ МВС України в м.Харкові 23 червня 1998 р.

04.03.2009                                                 (підпис)                              В.Ф.Гостищев

Підпис Гостищева В.Ф. засвідчую.

 

Начальник відділу кадрів (підпис)                                                  Л.Д.Панова

(печатка)

06.03.2009 р.

 

2.3. Заяви, їх сутність та види заяв, особливості складання

Заява – це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання якої-небудь людини, адресовані або організації, або посадовій особі.

Під час складання заяви дотримуйтеся таких правил.

Праворуч, на останній третині рядка, відзначається адресат – назва організації чи установи, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, до якої звертаються.

У цьому ж місці вміщуються відомості про те, хто подає заяву (послідовно дотримуючись форми родового відмінка, привід “від” не вживається).

Текст заяви (виклад прохання, скарги, пропозиції тощо) пишеться з абзацу.

Заява може вміщати і доповнення (перелік документів, які додаються до заяви).

Заява може бути:

— простою (викладається тільки прохання);

— мотивованою (вказується мотивація прохання);

— складною (заява містить додатки).

Реквізити заяви:

• Найменування адресата, якому направляється заява (назва організації, прізвище та ініціали людини, якій адресована заява).
• Фамілія, ім’я, по-батькові, посада або адреса автора заяви
• Найменування документа
• Точний виклад повідомлення
• Опис документів які додаються до заяви.
• Дата, підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

У заяві використовується, як правило, офіційно-ділова лексика, в деяких заявах допускається вживання публіцистичної лексики (наприклад, заява про прийом до партії).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

2.4. Заповіт: види і порядок оформлення

Заповіт — це особисте розпорядження фізичної особи на випадок своєї смерті. Діє принцип свободи заповіту. Він означає, що заповідач має право заповідати належне йому майно будь-якій особі.

Форма заповіту — заповіт складається у письмовій формі, із зазначенням місця та часу його складання. Заповіт має бути особисто підписаний заповідачем.

Заповіт — правовий документ, являє собою зроблене у встановленій законом формі розпорядження дієздатного громадянина (заповідача) на випадок смерті про належне йому майно. Більш широко заповіт особи — це взагалі прохання/звернення до третіх осіб (родичів, майбутніх нащадків, подеколи взагалі до представників якоїсь групи, нації тощо), найчастіше щодо належних цій особі матеріальних (подеколи нематеріальних) благ. За сучасності заповіт реалізується переважно у правовій формі, будучи складовою спадкового права (відгалуження цивільного права).

Заповіт як правовий документ укладається в письмовій формі (це може бути спадковий договір), підписується заповідачем і посвідчується нотаріусом. У передбачених законом випадках заповіт може бути посвідчений іншими службовими особами (наприклад, командиром військової частини, головним лікарем, капітаном судна тощо).

Заповідач може в заповіті позбавити права спадкоємства ту або іншу особу, крім тих, хто має право на обов’язкову частку у спадщині.

У заповіті можна робити певні розпорядження (наприклад, встановлювати спеціальні доручення з приводу майна, які покладаються на спадкоємців).

Заповідач може в будь-який час змінити або скасувати зроблений ним заповіт, скласти новий.

Залежно від змісту заповіту та характеру волевиявлення заповідача доцільно визначити такі види заповітів:

1) частковий заповіт, яким охоплена не вся спадщина, а лише її частка;

2) натуральний заповіт, коли кожному спадкоємцю буде визначено, яке майно перейде у його власність після смерті заповідача;

3) пропорційний заповіт, коли частки спадкоємців визначаються рівними або нерівними;

4) змішаний заповіт, коли частину майна заповідач залишає конкретним особам, а іншу частину спадщини ділить між спадкоємцями на пропорційній основі.

Заповіт, як правило, викладається в письмовій формі із зазначенням місця й години його складання, підписується заповідачем і нотаріально засвідчується. Якщо цих розумів не дотримано, документ є недійсним. Складається він у 2 примірниках. Один із них залишається в нотаріальній конторі, а інший заповідачеві. Документ підписується в присутності нотаріуса самим заповідачем. Якщо ж останній не може власноручно підписати заповіт, те за його дорученням і за присутності його та нотаріуса заповіт може підписати інша особа, за винятком того, на чию користь він складений. При цьому в документі треба відзначити заподій, за якими заповідач не підписав власноручно.

2.5. Посвідчення та паспорт

Посвідчення – документ, що ідентифікує та підтверджує особу чи певні факти її біографії.

Пáспорт  — (фр. passeport) документ, що видається державою для посвідчення особи своїх громадян (первісне значення — дозвіл на проїзд через порт). Паспорт надає право легально перетинати кордон і визначає громадянство його власника. Як правило в паспорті вказані основні дані про громадянина, його ім’я, вік, дата народження, стать. Сучасні паспорти мають фотографічне зображення власника паспорта. Деякі країни застосовують нові біометричні паспорти, які мають підвищений рівень захисту від підробок і додаткову інформацію про громадянина.

В деяких країнах окрім закордонного паспорта (власне паспорта), який служить у якості посвідчення при перетині державних кордонів, існує також так званий внутрішній паспорт — посвідчення особи громадянина держави в межах цієї держави, що характерне для країн з паспортною системою (як правило, з тоталітарними або авторитарними режимами). Внутрішні паспорти використовуються для контролю пересування осіб всередині країни та їх місця проживання. Сьогодні внутрішні паспорти діють в таких країнах як Китай, Північна Корея, Росія та Україна.

В багатьох країнах паспорти мають єдину форму та міжнародний формат, більшість ідентифікаційних полів на головній сторінці в них заповнені англійською. Наприклад, в Білорусі паспорт є єдиним, обов’язковим для кожного громадянина і дозволяє виїзд за кордон (якщо особа є «виїзною» і має необхідну візу). В багатьох інших країнах (наприклад, в США та країнах ЄС) паспорт є необов’язковим, а роль внутрішнього посвідчення особистості відіграють ідентифікаційні документи, паспортні картки (введені в США у 2008 році) чи посвідчення водія.

В Україні існують декілька типів паспортів:

• дипломатичні та службові паспорти для працівників МЗС та уряду;
• загальні паспорти для виїзду за кордон;
• загальні внутрішні паспорти громадянина України;
• посвідчення особи моряка.

Внутрішній паспорт громадянина України є внутрішнім посвідченням особи і також дійсний для перетину кордону Білорусі і Російської Федерації.

Згідно з чинним законодавством паспорт громадянина України є документ, що посвідчує особу власника, і підтверджує громадянство України. Паспорт дійсний для укладення цивільно правових угод, здійснення банківських операцій, оформлення доручень іншим особам для представництва перед третьою особою лише на території України, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України.

2.6. Автобіографія

Автобіографія — це документ, у якому особа, що складає його, подає опис свого життя та діяльності в хронологічній послідовності.

Автобіографія має бути вичерпною й лаконічною, може писатися від руки або з використанням технічних засобів. Залежно від призначення автобіографія може бути:

— автобіографією-розповіддю (укладається в довільній формі);

— автобіографією-документом (точно викладаються основні факти).

Автобіографія складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2.Текст.

3. Дата.

4.Підпис, ініціали, прізвище особи, яка написала автобіографію.

Основними складовими частинами тексту автобіографії є:

1. Прізвище, ім’я, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2.Число, місяць, рік і місце народження.

3. Відомості про навчання (роки й місце, одержана освіта й спеціальність за дипломом тощо).
4. Відомості про трудову діяльність (коли, де, на якій посаді працював автор автобіографії, останнє місце роботи чи навчання, посада).
5. Відомості про громадську роботу, досягнення, заохочення, захоплення.
6. Відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дата народження, де й ким працюють, посада або останнє місце роботи).
7. Склад родини і стан сім’ї.
8. Паспортні дані, домашня адреса, номер телефону.

 

Зразок автобіографії

Автобіографія

 

Я, Шевченко Василь Павлович, народився 3 листопада 1973 року в м.Лозова Харківської області.

закінчення школи вступив до Харківського державного університету на філологічний факультет, відділення «Українська мова та література». У 1995 році закінчив повний курс згаданого університету за спеціальністю «Українська мова та література». Після закінчення університету присвоєно мені кваліфікацію вчителя української мови та літератури. З вересня 1997 року й до цього часу працюю вчителем у ЗОШ І—III ступенів № 199 м. Харкова. З вересня 2005 року заочно навчаюся в аспірантурі при кафедрі української мови філологічного факультету Харківського національного університету ім. В.М. Каразіна.

Маю перший розряд із шахів, кандидат у майстри спорту з важкої атлетики. У 2001 році став переможцем конкурсу «Кращий учитель року Харківщини».

Батько, Шевченко Павло Вікторович, 1956 року народження, працює інженером-механіком в АТП-20164 у місті Лозова Харківської області.

Мати, Шевченко Надія Олегівна, 1959 року народження, працює директором ЗОШ І — III ступенів №2 м. Лозова Харківської області.

Склад сім’ї:

Дружина, Шевченко Ольга Іванівна, 1975 року народження, працює вчителем української мови та літератури в ЗОШ І-ІІІ ступенів № 106 м. Харкова; донька, Шевченко Олеся Василівна, 1999 року народження.

Зараз проживаю із сім’єю за адресою: 12986, м. Харків вул. П. Сагайдачного, 9, кв. 12. Тел. 11-23-45. Паспорт серія ММ, № 178254, виданий РУ МВС України в м. Харкові 9 березня 1999 року.

 

30 березня 2009 року                                                          (Підпис)

 

Висновки

Отже, особисті документи – це засвідчені підписом службової особи та печаткою державного органу, підприємства, установи, організації офіційні записи про відомості, що мають юридичний характер і стосуються певної особи. До особистих документів  належать паспорти, трудові книжки, посвідчення особи, посвідчення про обрання депутатом, перепустки, свідоцтва про шлюб, народження, смерть тощо.

Особистий листок з обліку кадрів — документ, в якому містяться основні відомості про працівника. Він заповнюється працівником і має типову форму.

Автобіографія — це життєпис особи, який складено особою власноруч. Форма викладу тексту довільна. Автобіографія — документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання полягають, насамперед, в невичерпності потрібних відомостей і в лаконізмі викладу.

Доручення — це письмове повноваження, що видається організацією або окремою особою іншій особі для подання третій особі (фізичній чи юридичній) при здійсненні якихось юридичних дій, одержанні певних грошових коштів або матеріальних цінностей, іншими словами, доручення — це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати якісь дії.

Заява — це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.

Характеристика — документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника.

Розписка — письмовий документ, який підтверджує певну дію, що відбулась, найчастіше — одержання грошей або матеріальних цінностей від організації або приватної особи. Складається довільно. Одержану суму грошей вказують цифрами, а в дужках — прописом, іноді називаючи свідків, у присутності яких вина написана. У такому випадку останні завіряють документ своїми підписами.

Перепустка — це посвідчення особи, що дає право на вхід до організації, має типову форму, виготовляється друкарським способом або має форму картки з відповідним рівнем захисту від підробки.

Резюме — документ, в якому викладаються відомості про громадянина, що шукає роботу. Окрім загальних відомостей про себе, переліку посад, які особа займала, та видів робіт, які вона виконувала, особливо в останні роки, вказуються захоплення людини, професійні навички, знання іноземних мов тощо.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.