1. Охарактеризуйте основні види організацій документів на малому підприємстві

Традиційна система організації обліку на малих підприємствах неможлива, оскільки вона надто громіздка і трудомістка. Тому він повинен бути максимально скороченим і спрощеним, оскільки, як правило, тут немає чисельного штату працівників, які б займались виключно веденням обліку. Разом з тим облік повинен відповідати таким основним вимогам, як точність, ясність та достовірність, своєчасність, економічність, повинен бути повним.

На середніх і великих підприємствах служба діловодства є окремим самостійним структурним підрозділом, який безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства. Лише на малих підприємствах із незначним обсягом документообігу виконання функцій служби діловодства може покладатися (на підставі розпорядчого документа) на одного з працівників підприємства, найчастіше на секретаря.

На малих підприємствах функції канцелярії покладаються на секретаря, секретаря-референта.

Основою побудови діловодної служби є прийнята в організації форма роботи з документами:

• централізована — всі операції по обробці документів зосереджуються в єдиному центрі, наприклад, в канцелярії або в секретаря-референта (використовують на малих і середніх підприємствах);
• децентралізована — припускає розосередження діловодних операцій між структурними підрозділами організації (використовують у територіально роз’єднаних організаціях, а також тоді, коли документування здійснюється безпосередньо в підрозділах);
• змішана форма — частина операцій виконують централізовано (прийом, реєстрація, контроль, розмноження документів), а частина — децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).

Документування господарських операцій, складання і зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку та виправлення в них помилок малі підприємства здійснюють відповідно до Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88. Для виправлення помилок у регістрах бухгалтерського обліку за минулий період складається бухгалтерська довідка, форма якої наведена у Методичних рекомендаціях по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Міністерства фінансів України від 29 грудня 2000 р. № 356.

Первинні документи поточного місяця комплектуються до кожного регістру бухгалтерського обліку в хронологічному і систематичному (стосовно регістру) порядку, нумеруються і переплітаються (зшиваються) із зазначенням належності до регістру і періоду.

Господарські операції відображаються у регістрах бухгалтерського обліку в гривнях і копійках, а регістри, в яких систематизовані операції в іноземних валютах, — у відповідних вимірниках іноземної валюти.

Ведення регістрів бухгалтерського обліку та контування документів первинного обліку здійснюються із застосуванням коду синтетичного рахунку.

Після контування первинних документів їх дані включаються до регістрів бухгалтерського обліку із зазначенням на первинному документі номера відповідного облікового регістру і порядкового номера записів у ньому (номер рядка). За документами, дані яких відображені в регістрах бухгалтерського обліку загальним підсумком, номер регістру і номер запису вказують на окремому аркуші, який складається у потрібному аналітичному розрізі з наступним перенесенням підсумкових оборотів до зазначеного регістру бухгалтерського обліку та додається до зброшурованих документів.

Господарські операції відображаються в регістрах бухгалтерського обліку за той звітний період, в якому операції відбулися. Інформація про господарські операції з регістрів бухгалтерського обліку використовується для складання фінансової звітності, інвентаризаційної й аналітичної роботи.

Узагальнення інформації про господарські операції малі підприємства можуть здійснювати за простою і спрощеною формами бухгалтерського обліку, регістри яких побудовані на застосуванні Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій суб’єктів малого підприємництва, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 19 квітня 2001 р. № 186.

Проста форма бухгалтерського обліку передбачає використання Журналу обліку господарських операцій. Вона застосовується малими підприємствами з незначним документообігом (кількістю господарських операцій), які здійснюють діяльність із виконання нематеріаломістких робіт і послуг, тобто такі, предметом діяльності яких не є виробництво готової продукції. Незначний документообіг на таких підприємствах — наслідок обмеженої кількості господарських операцій, невеликої чисельності працюючих (до 10 осіб), який може бути розписаним на 1-3 сторінках Журналу, що робить його зручним у користуванні і роботі.

У Журналі обліку господарських операцій записи здійснюються на підставі первинних та зведених облікових документів, відомостей нарахування заробітної плати й амортизації тощо з відображенням суми операції на рахунках бухгалтерського обліку. Записи до Журналу вносяться за даними про касові операції, операції на рахунках у банках, виконані роботи й послуги (доходи), нараховану заробітну плату, утримані та нараховані податки (платежі), амортизацію, витрати тощо. Побудова обліку витрат і матеріальних ресурсів може бути спрощена: придбані і передані у місця використання матеріальні ресурси можуть відображатися малими підприємствами за дебетом рахунку 84 «Витрати операційної діяльності» і кредитом рахунку 68 «Розрахунки за іншими операціями» (20 «Виробничі запаси»). У такому випадку тільки за результатами інвентаризації (вимога до її проведення — не менше одного разу на рік перед складанням річного звіту, якщо не сталися якісь незвичайні операційні події) виявлені у місцях використання непіддані обробленню матеріали і сировина оприбутковуються з відображенням за дебетом рахунку 20 «Виробничі запаси» і кредитом рахунку 79 «Фінансові результати». Одночасно для підготовки даних для складання «Звіту про фінансові результати» відомості про елементи матеріальних витрат (рядок 090 ф. № 2-м) у регістрі бухгалтерського обліку коригуються способом «сторно» за дебетом і кредитом рахунку 84 «Витрати операційної діяльності».

За необхідності записи господарських операцій продовжуються у вкладних аркушах до Журналу. Журнал ведеться щомісяця. Дані рядка «Сальдо на кінець місяця» з Журналу за попередній місяць переносяться у рядок «Сальдо на початок місяця» Журналу за звітний місяць за кожним рахунком бухгалтерського обліку.

У графі 3 «Зміст операції» у хронологічній послідовності позиційним способом відображаються господарські операції звітного місяця із зазначенням суми операції у графі 4 та одночасно у графах «Дебет» і «Кредит» двох рахунків бухгалтерського обліку відповідних видів активів, власного капіталу, зобов’язань, доходів і витрат.

Підсумкові дані у Журналі визначають підрахунком суми оборотів за дебетом і кредитом усіх рахунків бухгалтерського обліку і виведенням сальдо на кінець місяця (графи 5-46). Суми дебетових і кредитових оборотів за місяць повинні бути однаковими і дорівнювати сумі з графи 4 «Сума господарської операції» у рядку «Усього оборотів за місяць».

Для аналітичного обліку розрахунків з оплати праці з дебіторами і кредиторами малі підприємства застосовують Відомість 3-м, підсумкові дані якої (без повторення записів, що здійснюються у Журналі безпосередньо з первинних документів) заносяться до Журналу обліку господарських операцій з позначенням у графі 3 «Відомість 3-м».

Спрощена форма бухгалтерського обліку, яка рекомендована для малих підприємств з більшим обсягом документообігу (а отже, і чисельністю працюючих, і обсягом реалізації), виробництвом готової продукції, виконанням матеріаломістких робіт і послуг, передбачає застосування п’яти відомостей та оборотно-сальдової відомості, що на третину менше від попереднього варіанта.

Успішне функціонування будь-якого підприємства вимагає організації чіткої системи обліку, контролю і звітності. Скорочення і спрощення обліку на малому підприємстві можливе до певної межі. У зв’язку з цим, поряд із прагненням найменших витрат часу на його ведення, треба забезпечити діючі вимоги щодо організації обліку, визначені нормативними актами. Використання простої системи рахівництва в залежності від мети ведення обліку, не завжди доцільне. Застосовуючи спрощену форму обліку з елементами подвійного запису значно легше скласти баланс, здійснити взаємозвірку даних та отримати інформацію про наявність і рух активів, капіталу, зобов’язань, господарських процесів малих підприємств.

2. Визначте порядок зберігання архівів звернень громадян

Архів підприємства — це зазвичай структурний підрозділ, що організовує і забезпечує відбір, нагромадження архівних документів, їх облік, зберігання та користування ними.

Архів підприємства може бути як самостійним структурним підрозділом, так і складовою структурною частиною служби діловодства (як-от, департаменту документаційного забезпечення та контролю, управління справами, загального відділу, відділу діловодства, канцелярії тощо). На малих підприємствах, у структурі яких не передбачено наявність архівного підрозділу, відповідальність за роботу з архівними документами покладається на архіваріуса або одного з працівників служби діловодства (зазвичай секретаря).

До звернень громадян належать: пропозиції, заяви, скарги. Вони поділяються на письмові та усні, колективні або індивідуальні.

Робота зі зверненнями громадян в органах місцевого самоврядування складається з таких етапів: прийом та попередній розгляд письмових звернень; реєстрація звернень; розгляд звернень головою органу місцевого самоврядування та проставлення резолюції; повідомлення заявника у разі потреби про направлення його звернення до іншої установи; передача звернень для виконання; підготовка проекту відповіді на звернення; інформаційно-довідкова робота за зверненнями, мета якої є додаткова перевірка фактів, викладених у звернені; контроль за виконанням звернень та виконанням прийнятих за ними рішень; обробка результатів вирішення  питань, які були поставлені у зверненнях громадян; аналіз звернень громадян; робота з усними зверненнями громадян; підготовка та передача звернень до архіву; особистий прийом громадян.

Організація роботи зі зверненнями здійснюється тільки за правилами, встановленими нормативним документом державного рівня – Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян. Особливостями цієї роботи в органі місцевого самоврядування є: обов’язкова реєстрація усіх звернень, які надійшли до органу місцевого самоврядування; обов’язковий контроль за виконанням звернень; обов’язкова відповідь громадянину на його звернення; обов’язковий аналіз звернень, які надійшли до органу місцевого самоврядування.

Посадові особи, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, щороку до 15 січня готують для керівників організацій матеріали для аналізу й узагальнення у формі аналітичних довідок. Аналітичні довідки поточного характеру складаються в міру потреби.

Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та примірником реєстраційно-контрольної форми мають бути повернуті посадовим особам чи підрозділу службового апарату, які ведуть діловодство за пропозиціями, заявами і скаргами, для централізованого формування справи, картотек, банку даних. Формування і зберігання справ у виконавців забороняється.

Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожна пропозиція, заява, скарга з усіма документами щодо її розгляду і вирішення становлять у справі самостійну групу і вміщуються в м’яку обкладинку. У разі одержання повторної пропозиції, заяви, скарги або появи додаткових документів вони підшиваються до даної групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви, скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Організації зберігають пропозиції, заяви і скарги для надання довідок і використання їх в інших цілях. Відповідальність за схоронність документів за пропозиціями, заявами і скаргами покладається на керівників, інших посадових осіб організацій відповідно до їх функціональних обов’язків.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. Як правило, встановлюється п’ятирічний термін зберігання пропозицій, заяв і скарг та документів, пов’язаних з їх розглядом і вирішенням.

У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, постійно діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов’язковому затвердженню керівником організації.

Термін зберігання звернень як правило, становить 5 років, але загалом цей термін визначається затвердженими керівниками організацій переліками документів і номенклатурами справ, що утворюються у процесі їх діяльності. У випадках, викликаних специфікою діяльності організації, діюча експертна комісія цієї організації може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад 10 років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу організації через два роки після завершення діловодства за ними. Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до 10 років включно), передаються до архівного підрозділу за рішенням керівника організації.

Актуальною проблемою на сьогодні є збільшення кількості повторних звернень громадян. Однією з причин виникнення такої категорії документів є неправильно складена відповідь на звернення без посилання на чинне законодавство, а також неграмотне створювання документа-відповіді. Отже, відділу роботи зі зверненнями громадян необхідно посилити контроль за станом роботи з відповідними документами у виконавчих органах ради, а також регулярно надавати їм методичну та практичну допомогу, проводити семінари, практичні заняття для працівників органу місцевого самоврядування з метою підвищення їх кваліфікації.

Крім того, прискоренню процесу обробки звернень заважає недосконалість методичної бази з організації діловодства за зверненнями громадян. Розроблення і впровадження методичних документів забезпечить якісне документування діяльності органу місцевого самоврядування та правильне організування роботи зі зверненнями громадян. У цьому аспекті актуальним є розроблення методичних рекомендацій щодо створювання документів-відповідей на звернення громадян, підготовки та проведення особистого прийому громадян, здійснення аналізу звернень громадян.

Актуальним залишається питання використання нових інформаційних технологій в діловодстві за зверненнями громадян в органі місцевого самоврядування. На сьогодні рівень комп’ютерного та програмного забезпечення цих органів є неоднорідним, на що впливає недостатність коштів, відсутність кваліфікованих фахівців. Системи, призначені для керування процесами створення документів-відповідей, обробки та зберігання звернень громадян, є недосконалими. Повільно впроваджується та неактивно використовується органами місцевого самоврядування електронна інформаційна система «Електронний уряд» [4; 8]. Деякі органи місцевого самоврядування взагалі не спираються у своїй діяльності на Інтернет-технології.

Використання електронних інформаційних ресурсів має покращити роботу зі зверненнями громадян, зробити її більш прозорою, прискорити обмін інформацією між органом самоврядування та громадянином, скоротити терміни обробки звернень, спростити процедуру прийняття рішення за цими документами. У майбутньому, спираючись на Інтернет-технології, можливим стане впровадження нової форми роботи зі зверненнями громадян – віртуальної громадської приймальні.

Вирішення визначених проблем сприятимуть підвищенню рівня організації діловодства за зверненнями громадян в органі місцевого самоврядування, що стане одним з факторів зміцнення зв’язку територіальної громади з відповідним органом влади.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України.

Знищення документів за пропозиціями, заявами чи скаргами, строк зберігання яких закінчився, проводиться у порядку, встановленому Державним комітетом архівів.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
8. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
9. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
10. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
11. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
12. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
13. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.