Вступ

Облік має дуже велике значення в музейній справі. Для подальшого якісного розвитку музейної справи в Україні треба затвердити програму програму розвитку музейної справи. Її мета — зміцнення матеріально-технічної бази музеїв та забезпечення збереження історико-культурної спадщини. Серед основних завдань даної програми — забезпечення соціально-економічних та правових умов для ефективної діяльності музеїв, історичних пам’яток та інших цінних культурних об’єктів; підтримка і розвиток мережі музеїв; забезпечення підготовки та підтвердження кваліфікації музейних кадрів, їх правовий та соціальний захист; сприяння формуванню сучасної інфраструктури музейної справи; впровадження у діяльність музеїв сучасних інформаційних технологій; створення новітньої реставраційної бази, оснащення музеїв сучасними науково-дослідними та реставраційними матеріалами тощо. Треба передбачити проведення ремонту та реставраційних робіт у всіх музеях столиці.

Від реалізації вищенаведених пропозицій очікується насамперед покращення стану музеїв України, створення умов для зміцнення та розвитку матеріально-технічної бази цих культурних закладів. Щодо соціального ефекту, то тут сподіваються на покращення умов зберігання пам’яток музейного фонду України, на збільшення відвідувачів, і тим самим залучення їх до національних та світових культурних надбань. Крім того, з її виконанням також підвищиться роль музеїв в освітянській сфері, вихованні молоді тощо. Також вона сприятиме пожвавленню міждержавного співробітництва, входженню музеїв України до міжнародних організацій.

1. Поняття музейної системи та класифікації музеїв

Закон України «Про музеї і музейну справу» від 29.06.1995 р. № 249/95-ВР регулює суспільні відносини в галузі музейної справи.

«Музеї — це культурно-освітні та науково-дослідні заклади, призначені для вивчення, збереження та використання пам’яток природи, матеріальної і духовної культури, прилучення громадян до надбань національної і світової історико-культурної спадщини».

Основними напрямами музейної справи є культурно-освітня, науково-дослідна діяльність, комплектування музейних зібрань, експозиційна, фондова, видавнича, реставраційна, пам’яткоохоронна робота.

Функції музею доволі складні, а форми діяльності різноманітні. Музеї мають багато особливостей і специфічних рис, які зумовлюють їхні наукові, культурно-освітні функції і зближують з відповідними закладами.
Найголовніша особливість музеїв полягає в тому, що вони збирають, вивчають та експонують першоджерела або оригінали, тобто пам’ятки, які безпосередньо пов’язані з розвитком природи, життям людського суспільства. За цією особливістю музеї близькі до науково-дослідних установ, які також вивчають (у своїх аспектах) першоджерела.

Друга особливість музеїв полягає в тому, що вони працюють над дуже різнорідними першоджерелами — використовують геологічні, палеонтологічні, зоологічні, антропологічні та інші природничі колекції, пам’ятки матеріальної культури (знаряддя праці, інструменти, ремісничі вироби, зброю, побутові речі тощо), пам’ятки духовної культури (твори живопису, графіки, скульптури, декоративного мистецтва тощо), а також рукописні та друковані документи, книги. Види і форми першоджерел надзвичайно різноманітні, кількість їх величезна.

Третьою особливістю музеїв є те, що вони використовують свої фонди для популяризації першоджерел — показу їх в експозиційних залах, на спеціальних виставках, за допомогою екскурсій, лекцій або інших видів інформування.

Типологія за суспільним призначенням музеїв має доволі умовний характер, і жорсткої грані поміж названими типами не існує. Науково-освітні музеї використовуються в навчальному процесі, а їх зібрання — з науковою метою. Водночас чимало наукових та учбових музеїв відвідують не тільки учні та фахівці, але й широка публіка[3, c. 12-14].

Існує й інша типологія музеїв, згідно з якою вирізняють музеї колекційного типу та музеї ансамблевого типу. їх основу становить поділ за такою ознакою, як спосіб здійснення музеями функції документування. Музеї колекційного типу будують свою діяльність на основі традиційних зібрань: речових, писемних, образотворчих матеріалів, що відповідають їх профілю. Таким чином, функцію документування вони здійснюють шляхом комплектування і збереження фондів музейних предметів. Основу діяльності музеїв ансамблевого типу становлять пам’ятники архітектури з їх інтер’єрами, прилеглою територією, природним середовищем. Функцію документування вони виконують шляхом збереження або відтворення ансамблю нерухомих пам’ятників і властивого їм оточення. Найпоширеніші форми цього типу музеїв: музей під відкритим небом, палац-музей, будинок-музей, музей-квартира, музей-майстерня.

Серед музеїв під відкритим небом існує особлива група музеїв, які створюються на основі нерухомих пам’ятників, музеєфікованих на місці їх розташування зі збереженням або відновленням історико-культурного і природного середовищ. Зважаючи на особливу цінність, вони мають статус музеїв-заповідників (наприклад, Музей-заповідник «Софія Київська» та «Києво-Печерський музейний заповідник») і включені до списку всесвітньої культурної та природної спадщини ЮНЕСКО.

Особливу типологічну групу становлять і меморіальні музеї, що створюються з метою увічнення пам’яті про видатних людей та події, а їх обов’язковим компонентом виступає автентичність місця. Таке розуміння меморіального музею, необхідними критеріями якого є меморіальна будівля або місце, колекція меморіальних предметів і меморіально-побутова експозиція, закріпило Положення про меморіальні музеї системи Міністерства культури (1967). Що стосується профілю меморіального музею, то він визначається змістом події або характером діяльності людини, якій присвячений, наприклад, Меморіальний музей-квартира Павла Тичини в Києві.

Типологія за ознакою здійснення функції документування теж носить певною мірою умовний характер, оскільки колекційні музеї можуть розташовуватися в архітектурних пам’ятниках, що зберігаються в історичній недоторканості (наприклад, Національний музей літератури України), а музеї-ансамблі не обмежують свою діяльність лише збереженням пам’ятників архітектури, а й створюють профільні колекції.

При цьому як профільна, так і типологічна класифікації спрямовані на виявлення груп поєднуваних музеїв. Це дає можливість координувати роботу музеїв одного профілю або одного типу, виявляти закономірності їх розвитку, сприяти підвищенню ефективності музейної діяльності загалом[5, c. 14-15].

2. Організація документів обліку на рівні системи музейних установ

Форми облікових документів затверджуються центральним органом виконавчої влади у сфері культури і туризму.

Фондово-облікова документація підлягає довічному зберіганню.

Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються на підставі договору, укладеного між двома сторонами, страхового полісу та з дозволу (наказу) Міністерства культури і туризму України на погоджений термін.

Для одержання дозволу до Міністерства культури і туризму України подаються такі документи:

а) клопотання центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, — для музеїв, заснованих на державній формі власності

б) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, — для музеїв, заснованих на комунальній формі власності

в) клопотання музеїв, юридичних осіб, до яких передаються музейні предмети і колекції

г) гарантійний лист приймаючої сторони

ґ) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети і колекції

д) списки музейних предметів у п’яти примірниках із зазначенням: назви предмета, інвентарного номера, матеріалу, техніки, розмірів, маси, проби, стану збереженості, страхової вартості

е) страховий поліс з урахуванням усіх видів ризику на час транспортування та експонування або державні гарантії повного фінансового покриття страхових витрат [5, c. 53].

Музейні предмети, які передаються на тимчасове зберігання за межі України, обов`язково супроводжуються реставратором та матеріально відповідальною особою, яка призначається наказом керівника музею.

Передання музейних предметів і колекцій на тимчасове зберігання іншим музеям, юридичним і фізичним особам у межах України здійснюється за згодою музеїв, у яких вони зберігаються, та на підставі угоди, укладеної між двома сторонами:

а) за рішенням МКТ України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, — для музеїв, заснованих на державній формі власності

б) за рішенням структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, — для музеїв, заснованих на комунальній формі власності.

Для одержання дозволу подаються такі документи:

а) клопотання місцевого органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, — для музеїв, заснованих на комунальній формі власності

б) клопотання музеїв, установ, організацій, до яких передаються музейні предмети, що містить гарантію дотримання умов зберігання, експонування та вчасного повернення

в) лист-згода музею, з якого передаються музейні предмети

г) списки музейних предметів у п’яти примірниках із зазначенням їх каталожних даних і страхової вартості

Музейні предмети, що надійшли в музей на тимчасове зберігання, реєструються у книзі обліку надходжень на тимчасове зберігання.

Передання предметів на тимчасове зберігання, що надійшли до музею, але ще не набули статусу музейних предметів і не зареєстровані у книзі надходжень, інвентарній та спеціальній інвентарній книгах, не дозволяється.

Категорично забороняється передання музейних предметів, що перебувають на тимчасовому зберіганні, без згоди їх власника.

Керівник музею має право продовжити термін видавання на тимчасове зберігання, але не більше ніж на рік.

Пакування і передання музейних предметів здійснюється у присутності особи, яка їх приймає та за наявності доручення та гарантійний листа приймаючої сторони. Відправлення і транспортування музейних предметів здійснюється у супроводі матеріально відповідальної особи (представника сторони, яка приймає або передає).

До акта видачі або приймання додаються залізничні, авто- або авіанакладні на відправлення вантажу [7, c. 46].

Повернення музеєм предметів, одержаних на тимчасове зберігання від юридичної чи фізичної особи, відбувається за розпорядженням керівника музею, який їх повертає, і оформлюється актом про повернення предметів до фондів музею з тимчасового зберігання (додаток 13), підписаного головним зберігачем фондів, завідувачем відповідного відділу (якщо зберігання здійснюється за відділами), а також матеріально відповідальною особою, під контролем якої зберігалися ці предмети.

Використання музейних предметів з метою копіювання може здійснюватися з науковою, учбовою цілями, а також як авторське. У всіх зазначених випадках ці роботи виконується за згодою музеїв та дозволу органів виконавчої влади, у підпорядкуванні яких вони знаходяться.

Копіювання музейних предметів образотворчого мистецтва студентами художніх навчальних закладів здійснюється на підставі угоди про співпрацю між музеєм і навчальним закладом під наглядом музейних працівників. Копії виконані студентами залишаються в навчальному закладі.

Тимчасове видання творів авторам з метою копіювання здійснюється за згодою музею, на підставі дозволу органу виконавчої влади, у підпорядкуванні якого знаходиться музей та за наявності клопотання місцевого відділення Національної Спілки художників України. У цих випадках складаються акти про тимчасове видання, угода з автором, обумовлюються терміни виконання роботи та повернення твору до музею, розміри авторської копії, яка не може співпадати з оригіналом (більша або менша).

Копіювання музейних предметів, занесених до Державного реєстру національного культурного надбання України з метою їх використання у виставковій діяльності музеїв, погоджується з Міністерством культури і туризму України.

Акти про приймання або видачу на тимчасове зберігання нумеруються порядковими номерами із зазначенням додаткового шифру “ТЗ” роздільно, наприклад: ТЗ № 71. Окремо пронумеровані акти про тимчасове зберігання підшиваються в різні справи (акти приймання або акти видачі) в хронологічному порядку.

Усі акти підлягають реєстрації у спеціальних книгах реєстрації актів. Музеї мають вести окремі книги реєстрації актів: приймання на тимчасове зберігання, видачі на тимчасове зберігання.

Наприкінці року акти нумеруються за сторінками, шнуруються, опечатуються печаткою і залишаються на зберіганні в музеї.

Матеріали, які віднесені фондово-закупівельною комісією до науково-допоміжного фонду, оформлюються актом про приймання та заносяться до книги обліку науково-допоміжних матеріалів [2, c. 71-72].

Наукова інвентаризація матеріалів науково-допоміжного фонду не ведеться.

Переведення матеріалів з науково-допоміжного до основного фонду здійснюється за рішенням фондово-закупівельної комісії та за наказом керівника музею. Переведення матеріалів з основного до науково-допоміжного фонду здійснюється за рішенням Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей.

Передання матеріалів науково-допоміжного фонду на постійне зберігання іншим музеям здійснюється на підставі дозволу Міністерства культури і туризму України або іншого центрального органу виконавчої влади, до сфери управління якого належить музей, для державних музеїв та структурного підрозділу місцевого органу виконавчої влади — для комунальних музеїв.

Передавання матеріалів науково-допоміжного фонду з музеїв на тимчасове зберігання за межі України здійснюється за наказом Міністерсва культури і туризму України.

У музеях художнього і меморіального профілів використання предметів науково-допоміжного фонду ведеться за правилами використання музейних предметів основного фонду.

Сировинні матеріали вписуються в книгу обліку сировинних матеріалів на підставі акту про приймання.

Основні фондово-облікові документи — акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання — підлягають реєстрації у книзі реєстрації фондово-облікової документації музею згідно зі списком, затвердженим наказом керівника музею, і постійному зберіганню під контролем у матеріально відповідальних осіб.

Основні фондово-облікові документи — акти про приймання, про видачу, книги надходжень, інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги, книги обліку музейних предметів на тимчасове зберігання — зберігаються у вогнетривких шафах у закритому, опломбованому (у неробочий час) приміщенні і стороннім особам не видаються.

Забороняється винесення усіх перерахованих облікових документів і книг з приміщення музеїв. Співробітники музею користуються обліковою документацією лише за службової необхідності і в присутності матеріально відповідальної особи.

Співробітникам музею і зберігачам фондів перераховані документи видаються для чергових записів і позначок у спеціально призначеному приміщенні. Для більш тривалої роботи із зазначеними документами вони можуть бути винесені до іншого приміщення у межах відділу, але кожного разу з особливого дозволу головного зберігача фондів (матеріально відповідальна особа).

У кінці робочого дня документи обов’язково здаються відповідальним за їх зберігання особам і на ніч залишаються у місцях їх постійного зберігання [9, c. 42].

3. Фондова документація органів діловодства музеїв

Юридичне оформлення належності предметів музею і прав музею на ці предмети починається з акта прийому предметів на постійне зберігання. Цей документ складається не менше ніж у трьох примірниках, підписується головним хранителем (завідуючим фондами), особою, котра зберігала предмети до рішення фондово-закупівельної комісії, і особою, що взяла їх на матеріальне зберігання. Акт затверджується директором музею і скріплюється печаткою музею. Прийом предметів із дорогоцінних, металів і коштовного каміння, орденів і медалей, а також зброї визначається особливими нормативними документами.

Перш ніж надійти у відповідний фондовий підрозділ, предмети проходять первинну реєстрацію, яка остаточно закріплює їх належність даному музею. Вони вносяться в книгу надходжень музейних предметів (основного фонду) або в книгу( обліку науково-допоміжних матеріалів за формою, що визначається інструкцією. У природничо-наукових музеях сировинні матеріали реєструються в книзі обліку сировинних наукових, матеріалів.

Предмети, що надійшли до музею на тимчасове зберігання, вносяться в книгу надходження предметів тимчасового користування. Повертаються вони за актом, який складається згідно з розпорядженням директора і підписується головним хранителем, завідувачем фондовим підрозділом, де зберігався предмет, та особою, яка тимчасово прийняла його на матеріально відповідальне зберігання.

Мета книг надходжень як державного документа охоронного порядку — зареєструвати предмет під певним номером і подати його короткий опис, який виключає підміну предмета, а в разі його втрати або крадіжки полегшує розшук. Порядковий номер у книзі надходжень (КН), що присвоєний даному предмету, одночасно проставляється в акті його прийому до музею, а також на самому предметі разом із шифром музею, наприклад: НМЛУ1 КН-112408. При одночасному надходженні великої кількості однорідних предметів (колекція нумізматики, фотоматеріали та ін.) допускається їх груповий запис у книзі надходжень за наявності колекційного або польового опису. У цьому випадку кількість предметів, які надійшли, засвідчується відповідними порядковими номерами книги надходжень (наприклад, КН-1760-1870) або фіксується дробовими порядковими номерами (наприклад, КН-1760/1-110). Проте унікальні матеріали завжди записуються індивідуально. Груповий запис предметів із дорогоцінних матеріалів та коштовного каміння також забороняється.

Таким чином, поняття «одиниця обліку» та «одиниця зберігання» можуть означувати як окремий музейний предмет, так і групу предметів (колекцію, комплект), якщо вони зареєстровані в облікових документах під одним номером[5, c. 182-184].

Реєстрація в книзі надходжень музейних предметів здійснюється з урахуванням усіх відомостей, зафіксованих в актах прийому та польової документації. Опис предмета виконується на підставі результатів його атрибуції, отриманих до моменту його первинної реєстрації. Унікальні предмети в обов’язковому порядку фотографуються. У книзі надходжень фіксуються також дані про час, джерело, спосіб надходження предмета, його збереження, вартість (при покупці), супровідні документи, проставляється номер акта, дата запису.

Книга надходжень як документ охоронного порядку до заповнення оформляється таким чином: листи нумеруються, прошнуровуються, книга підписується і скріплюється печаткою інстанції, якій підпорядковується музей. Усі записи мають бути чіткими, розбірливими, без стирань, а їх виправлення допускається лише в крайніх випадках, при цьому старі й нові записи мають чітко прочитуватися. Незначні виправлення завіряються спеціальним записом у примітках книги за підписами директора й головного хранителя, завідуючого відділом обліку, хранителя предмета. Підписи скріплюються печаткою музею. Всі виправлення в книзі надходжень (атрибуція, збереження, розмір, матеріал тощо) робляться лише на підставі спеціальних актів, підписаних директором або його заступником з наукової роботи, головним хранителем, завідуючим фондовим підрозділом, і завіряються особою, що відповідає за первинний облік.

Разом із терміном «облікова документація» існує й ширше поняття — «фондова документація». Крім облікових вона включає документи, що оформляються в процесі фізичної охорони фондів, а також при їх класифікації та систематизації — йдеться про класифікаційні схеми, каталоги й покажчики. Таким чином, система фондової документації містить і передає відомості як про самі фонди, так і про ті явища та процеси, що документують музейні предмети. Отже, вона є інформаційною системою. Крім власне фондової документації до неї входять дослідження окремих предметів та їх груп, опублікованих у вигляді монографій і статей, а також дослідження в галузі профільних дисциплін, які створені на основі музейних предметів.

Фондова інформаційна система використовується при відборі предметів для експонування та створення етикетажу, вона допомагає інтерпретувати предмети при підготовці екскурсій і лекцій, а в процесі вивчення музейних предметів уможливлює проведення порівняльного аналізу. Крім того, вона надає дані, що дають змогу з’ясувати стан самих фондів, доцільність і спрямованість їх поповнення. Фондової інформаційної системи потребують не тільки співробітники музею, але й дослідники інших установ та представники різноманітних спеціальностей.

Створення фондової інформаційної системи — робота складна і неперервна. Останніми роками почалася її активна модифікація за допомогою комп’ютерних технологій, які дають можливість кардинально змінити сам процес підготовки музейної документації. Втім наявність електронних носіїв інформації не звільняє музейних фахівців від оформлення облікових документів на паперових носіях, оскільки тільки вони мають юридичну силу. Проте автоматизація діяльності фондових підрозділів значно знижує трудовитрати, зменшує ймовірність помилок і уможливлює оперативне внесення змін в опрацьовувані документи.

Особливо широкі можливості комп’ютеризація відкриває в галузі каталогізації музейних зібрань. За її допомогою створюються картотеки, що включають якнайдокладніші дані про предмети та необхідний довідковий апарат — це індекси, посилання, рубрикатори. Вона дає змогу вести пошук інформації за різними ознаками — автором, інвентарним номером, датою створення, за будь-якою фразою або словом в описі, а одержані згідно із запитом зведення можуть мати як текстову, так і графічну форми[1,c. 63-66].

Висновки

Основними документами обліку музейних предметів і колекцій є акти приймання і акти видавання, книги надходжень (КН), інвентарні книги, спеціальні інвентарні книги. Науковий інвентар є найбільш повним за обсягом документом, що характеризує музейний предмет і фіксує наслідки його наукового вивчення. Категорично забороняється зберігання і використання в музеях предметів і колекцій, не оформлених юридичними документами.

Книги надходжень(КН), інвентарні та книги спецобліку до заповнення мають бути пронумеровані, прошнуровані, опечатані печатками музею та центрального органу виконавчої влади для музеїв державного підпорядкування (місцевого органу виконавчої влади для музеїв комунальної власності), завірені підписами головного зберігача, завідувача відділу або матеріально відповідальної особи.

Фондово-облікова документація друкується за встановленими формами (див. додатки) і заповнюється від руки чорною чи синьою пастою, чорнилом або тушшю.

Акти, книги надходжень, інвентарні та спеціальні інвентарні книги музею заповнюються розбірливо, чітко, без помилок, підчисток і необумовлених виправлень. Виправлення записів у фондово-обліковій документації допускаються лише на підставі рішення фондово-закупівельної комісії, про що фіксується у протоколі. Виправлення у фондово-обліковій документації робляться червоними чорнилом, тушшю або пастою, помилкові записи закреслюються однією лінією. Нові записи вписуються чітко. Правильний запис вписується над закресленим текстом, затверджується підписом головного зберігача фондів або матеріально відповідальної особи і скріплюється печаткою музею.

Усі суттєві виправлення атрибуції (стан збереженості, розміри, матеріал та ін.), що вносяться до книг надходжень, інвентарних та спеціальних інвентарних книг, завіряються особою, яка відповідає за облік на підставі спеціального акту, який підписується керівником або його заступником з наукової роботи, головним зберігачем фондів і реєструється у спеціальній книзі.

Оформлення облікової документації за допомогою автоматизованих інформаційних систем передбачає обов’язкову наявність рукописного примірника книги надходжень. Інвентарні книги і спеціальні інвентарні книги можуть заповнюватися у спосіб комп’ютерного набору за наявності рукописного примірника книги надходжень і паспорта музейного предмета (як зразок для ідентифікації і захисту інформації про предмет, виконаного у електронний спосіб). В роздрукованому вигляді ця інформація має бути в формі тому інвентарної книги чи спеціальної інвентарної книги, ступінь захисту якої визначається цією інструкцією.

Музеї обліковують і зберігають документи, які належать Національному архівному фонду України, та використовують їх згідно із Законом України “Про Національний архівний фонд та архівні установи”.

Музеї щорічно подають до державних архівних установ відомості про склад і обсяг документів Національного архівного фонду України за формами, встановленими Держкомархівом України (відомості про зміни у складі та обсязі фондів, картка музею, архівний опис).

Відомості про об’єм, склад, зміст і стан документів Національного архівного фонду України вводяться в облікові книги та картотеки основного фонду музею.

Список використаної літератури

Соляник А.А. Документні потоки та масиви: Навчальний посібник / Харк. держ. акад. культури. – Х.: ХДАК, 2000. – 112 с.

Гордукалова Г.Ф. Документальный поток социальной тематики как обьект библиографической деятельности: Учебн. пособ.- Л., 1990. – С.5-23, 43-70, 99-102.

Терешин В.И. Документные фонды: Учебн. пособ. / МГУК. – М., 1997. – 74 с.

Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібн. для студ. ін-тів культури / РДІК. – К., 1998. – С.6-25