1. Сутність категорій «управління» та «менеджмент»

Менеджмент — функція, вид діяльності з керівництва людьми в різних організаціях.

Менеджмент — це також галузь людських знань, які допомагають здійснити цю функцію. Нарешті, менеджмент, як збірне від менеджерів, — це певна категорія людей, які здійснюють роботу з управління. Значимість менеджменту була особливо чітко усвідомлена в 30-ті роки. Вже тоді стало очевидним, що ця діяльність перетворилася в професію, галузь знань — в самостійну дисципліну, а соціальний прошарок людей — у досить впливову суспільну силу.

Як самостійний вид професійної діяльності менеджмент можливий лише на базі ринку, який склався і розвинувся: він є управлінським механізмом, який вбудований у ринкову економіку. Послуги менеджерів пропонуються діловим організаціям, зацікавленим у професійному і кваліфікованому адмініструванні на контрактній основі. Ринок надає менеджерам відому незалежність як перед власниками капіталу, так і перед авторитетом урядових чиновників, бо ризик і невизначеність, як супутні будь-якої ринкової операції, формують у менеджерів самостійність та відповідальність за те, що вони роблять, сприяють удосконаленню їх професіоналізму.

Отже, управління — це вплив на колектив, який направлений на досягнення мети, і необхідні для цього взаємопов´язані заходи; організація, важелі та регулювання цього процесу за допомогою зворотного зв´язку; керівництво людьми, розробка, прийняття та реалізація рішень; найкращий розподіл ресурсів та цілеспрямована переробка інформації тощо. Все це в сукупності, в нерозривному зв´язку та взаємодії складає управління.Зміст поняття «менеджмент» можна розглядати як науку і практику управління, як організацію управління фірмою і як процес прийняття управлінських рішень.

2. Ієрархія як інструмент менеджменту

Ієрархія управління — інструмент для реалізації цілей фірми й гарантія збереження системи. Чим вище ієрархічний рівень, тим більше обсяг і комплексність виконуваних функцій, відповідальність, частка стратегічних рішень і доступ до інформації. Одночасно ростуть і вимоги до кваліфікації й особиста воля в керуванні. Чим нижче рівень — тим більше простота рішень, частка оперативних видів діяльності.

Хоча всі керівники грають певні ролі й виконують певні функції, це не виходить, що велика кількість керівників у великій компанії зайняті виконанням однієї й тої ж роботи. Організації, досить великі для того, щоб забезпечити чіткі розмежування в роботі керівників і не керівників, звичайно мають такий великий обсяг управлінської роботи, що вона теж повинна бути розділена. Одна з форм поділу управлінської праці носить горизонтальний характер: розміщення конкретних керівників на чолі окремих підрозділів. Як і у випадку горизонтального поділу праці для виконання виробничих робіт, горизонтально розділена управлінська робота повинна бути скоординована, щоб організація могла домагатися успіху у своїй діяльності. Деяким керівникам доводиться затрачати час на координування роботи інших керівників, які, у свою чергу, також координують роботу керівників, поки, нарешті, ми не спускаємося до рівня керівника, що координує роботу неуправлінського персоналу — людей, що фізично роблять продукцію або  послуги, що робить. Таке вертикальне розгортання поділу праці в результаті утворить рівні керування.

3. Організаційна культура як інструмент менеджменту

Складовими організаційної культури є: філософія, яка виражає зміст існування організації та її ставлення до працівників і клієнтів; пріоритетні цінності, на яких базується організація; норми, які визначають принципи взаємовідносин в організації; правила, за якими ведеться «гра»; атмосфера в організації і стиль взаємодії з зовнішнім світом; порядок проведення певних церемоній тощо.

На тип організаційної культури накладають свій відбиток і особистісні особливості персоналу. Індивіди, що уникають стану невизначеності, що надають перевагу твердим рольовим розпорядження, а також ті , що потребують безпеки, надають перевагу «рольовій культурі». До створення «рольової культури» також стимулює низький інтелектуальний і професійний рівень персоналу. І навпаки, персонал з високим рівнем здібностей і умінь, із прагненням стверджувати свою особистість, реалізувати свої навички і таланти буде сприяти твердженню «культури влади», чи «культурі завдання».

Кожна організація у своєму розвитку проходить чотири основні стадії: зародження, ріст, розвиток і розпад. На стадії зародження переважає «культура влади». На цій стадії всі співробітники об´єднані в організацію особистістю її засновника і знаходяться в досить твердих обумовлених відносинах. Стадію росту більше характеризує «рольова культура». На цій стадії відбувається розширення організації, з´являються нові люди, що не брали участь у безпосередньому особистому контакті з керівником, в обсягах, що розширюються, здійснюється рутинізація діяльності. Стадію розвитку в більшій мірі супроводжує «культура завдання» чи «культура особистості». На цій стадії різко ускладнюються задачі, що стоять перед організацією. У цих умовах заохочується створення різних груп проектів, покликаних вивести підприємство на передові рубежі в боротьбі з конкурентами, додати організації її специфічний вигляд. Ці групи висококваліфікованого персоналу, а також окремої яскравої особистості визначають стратегію і політику підприємств.

4. Північноамериканська модель менеджменту

Розвиток американського менеджменту свідчить про значні якісні зміни методів, форм і засобів організації спільної праці людей і впливу на них. їх ілюструє запропонована групою консультативної фірми «Мак-Кінзі» модель «78». Будь-яка американська компанія протягом XX ст. змінювала власну організацію й управління в наведеній послідовності.

Організаційні структури управління фірмами більш ніж за 100 років існування пережили відчутні модифікації. Перша відбулася у 20-ті роки XX ст. внаслідок відокремлення управління від власності на капітал, що знаменувало революційні зміни в практиці управління виробничо-господарською діяльністю.

Наступна модифікація була пов’язана з формуванням організацій командно-контрольного типу із сконцентрованим у верхньому ешелоні фірми централізованим штабним управлінським апаратом.

Основою організаційної структури американської корпорації в 50—70-ті роки XX ст. стало децентралізоване управління виробничим процесом, за якого на верхньому рівні керівництва вирішували проблеми загальної політики (маркетингової, фінансової, технічної і т. п.), вибору стратегії управління, формулювали принципи кадрової політики фірми і т. п., на нижньому функціонували відносно самостійні виробничі підрозділи, їхніми завданнями була реалізація політики, розробленої вищим ешелоном керівництва, підвищення ефективності своєї діяльності, в тому числі шляхом власних науково-дослідних і дослідно-конструкторських розробок (НДДКР) і т. п.

Великі корпорації з децентралізованою (дивізіональною) структурою управління кадрову роботу розподіляють між головною кадровою службою при штаб-квартирі корпорації і кадровими службами виробничих підрозділів. Головна координує діяльність відділень, здійснює єдину науково-технічну, а отже і кадрову політику, добір лінійних менеджерів, здатних очолити відділення. Фахівці головної кадрової служби визначають кадрову політику і стратегію корпорації, консультують служби відділень щодо атестації працівників, добору керівників, трудового законодавства і т. д. Оскільки виробничий підрозділ як основна господарська ланка е самостійним у фінансово-виробничому відношенні, його кадрова служба планує кількість і структуру працівників, займається добором, оцінкою і атестацією, вирішує всі інші питання, безпосередньо пов’язані з організацією виробничо-господарських процесів.

5. Західноєвропейська модель менеджменту

Практика сучасного управління в країнах Західної Європи значною мірою формувалася під впливом американського менеджменту. Однак сучасний західноєвропейський менеджмент має певні особливості, зумовлені реаліями нинішньої економічної ситуації в цих країнах. До них належать:

— перехід від диктату продавця до диктату споживача;

— усунення міждержавних перепон для руху товарів і грошей;

— проникнення на ринки європейських країн товарів компаній США і Японії.

За цих умов успішна виробнича діяльність можлива тільки за ефективного менеджменту. Суто технічні проблеми поступаються проблемам комерціоналізації товарів, освоєння фінансових потоків, ефективного використання людських ресурсів. Це спричинило трансформацію виробничих фірм у соціально-економічні осередки, які прагнуть найефективніше використовувати власні ресурси, враховуючи інтереси власника, персоналу, клієнтів. У зв’язку зі зростанням значення людського фактора підвищилася роль кадрової служби в загальному організмі європейських підприємств, на яку покладається вирішення таких завдань:

— управління людьми (набір, прийом, перепідготовка, звільнення і т. п.);

— управління умовами праці (оплата праці, дисципліна, інформація, захист, гігієна і безпека);

— соціальне управління (стосунки всередині і поза межами колективу);

— документаційне кадрове обслуговування потреб працівника і адміністрації;

— управління службами забезпечення (охорона, транспорт, санітарно-медична і ремонтна служби, служба соціального житла і т. п.);

— управління програмами (оплати праці, службового просування, підвищення кваліфікації і т. п.).

6. Японська модель менеджменту

Японський менеджмент вивчають і наслідують не тільки в країнах Азії, а й Америки та Європи. Причиною цього є швидка відбудова і динамічний розвиток економіки Японії після Другої світової війні, вихід країни на передові економічні позиції в світі. Динамічний розвиток японської економіки завдячує застосуванню специфічної системи менеджменту.

Особливості системи управління виробництвом в Японії зумовлені специфікою її природних умов та економічної системи, історичними, поведінковими та культурними традиціями.

На феномені японського управління позначилися обмеженість, а то і відсутність деяких найважливіших природних сировинних ресурсів: вугілля, залізної руди, нафти та ін.

Управління виробництвом більшості японських фірм основане, як і в інших економічно розвинутих країнах, на дивізіональній організації. Однак у японських компаніях управління більш централізоване, внаслідок чого виробничі відділення на перший погляд менш самостійні при вирішенні виробничих питань. Але централізованість тут поєднують з особливим стилем управління, суттєвими елементами якого є погодженість і координація дій усіх ієрархічних ланок, розроблення і прийняття рішень після їх детального обговорення та схвалення виконавчою ланкою.

7. Концептуальні моделі сучасного менеджменту

Суттєвою особливістю сучасного менеджменту є використання різноманітних взаємоузгоджених принципів та інструментів управління. Основу його становлять дві концептуальні моделі: менеджмент цілей і менеджмент виключень (менеджмент делегування).

Менеджмент цілей передбачає визначення цілей організації і ґрунтується на ідентифікації (ототожненні) цілей співробітників і організації, готовності співробітників брати на себе ініціативу, розвантаженні вищого керівництва, мотивації праці для досягнення цілей, свідомому плануванні дій, використанні економічних засобів.

Концепція менеджменту виключень передбачає стрижнем управлінської діяльності функцію «рішення». Основною ідеєю концепції є розвантаження керівника від рутинних рішень, завдяки чому він може зосередитися на важливих, екстраординарних.

Концепція менеджменту виключень (менеджменту делегування повноважень) передбачає стрижнем управлінської діяльності функцію «рішення». Основною ідеєю концепції є розвантаження керівника від рутинних рішень, завдяки чому він може зосередитися на важливих, екстраординарних. Основами менеджменту виключень є:

• розвантаження керівника, «злам» чи «пом’якшення» ієрархії;
• стимулювання ініціативи і готовності співробітників до відповідальності;
• систематизація процесу прийняття рішень (прив’язка до певних директив, у межах яких можлива свобода рішень), розвиток співробітників (беручи участь у вирішенні простих питань, вони готуються до вирішення складніших).

 

 

8. Особливості становлення сучасного менеджменту в Україні

Суттєвою особливістю сучасного менеджменту є використання різноманітних взаємоузгоджених принципів та інструментів управління, причому в їх описі домінує певний принцип. Сформувалося дві концептуальні моделі: менеджмент цілей і менеджмент виключень (менеджмент делегування).

У менеджменті цілей домінує фаза визначення цілей. При цьому визначення цілей організації ґрунтується на ідентифікації (ототожненні) цілей співробітників і організації, готовності співробітників брати на себе ініціативу, розвантаженні вищого керівництва, мотивації праці для досягнення цілей, свідомому плануванні дій, використанні економічних засобів. Застосування цього підходу потребує не тільки визначення цілей на рівні підлеглих, а й чіткого уявлення про загальну мету, ефективного процесу планування, регулярного контролю процесу досягнення цілей і результатів за допомогою об’єктивного інструментарію.

Ринку України необхідні професіонали високого класу, які б формували і розвивали цей ринок. І хоча фахівців на ринку як і раніше мало, розрив між попитом та пропозицією поступово скорочується. Компанії, що хочуть конкурувати і розвиватися, вибирають наступні шляхи розвитку. По-перше, прагнуть залучати українців із-за кордону, пропонуючи їм привабливі умови роботи, кар´єру, можливість успішно працювати. По-друге, все частіше запрошують іноземців, розуміючи, що вони привнесуть у фірму ділову культуру, можливість виходу на нові ринки, залучать нових ділових партнерів, допоможуть успішно конкурувати на українському і міжнародному ринках.

9. Класичні теорії менеджменту

Класична теорія (підхід) менеджменту включає дві школи:а) школу наукового управління; б) адміністративну школу (класичну теорію організації).

Розвиток першої класичної теорії менеджменту, яка стала широковідомою у світі під назвою школи «наукового менеджменту», припадає на початок XX ст. її родоначальником є американський інженер Ф. Тейлор. Він написав такі відомі на весь світ книги, як «Відрядна система», «Цеховий менеджмент» (1903) і «Принципи наукового менеджменту» (1911). Похований у Філадельфії, де на його могилі написано: «Батько наукового менеджменту».

За традиційного методу управління ініціатива робітників досягалася в окремих випадках. У науковому менеджменті, за Тейлором, ініціатива проявляється повсякчас. Для цього менеджери покладають на себе нову ношу, додаткові обов´язки і відповідальність. Так, вони повинні буквально по крихітках зібрати в єдине ціле всі ті традиційні знання, навички, вміння, які в минулому були складовими майстерності робітників, класифікувати, кодувати їх, оформлюючи у відповідні правила, закони, формули, які допомагали б робітникам у їхній праці. Саме таким шляхом менеджмент еволюціонує в науку.

Тейлор був не одинокий у своїй новаторській діяльності. Серед інших слід виділити Г. Гантта (1861-1919). Він зробив внесок у розробку теорії лідерства. Його перу належать книги «Праця і доход» (1910), «Промислове керівництво» (1916), «Організація праці» (1919). Роботи Гантта характеризують усвідомлення провідної ролі людського фактора в промисловості і впевненість у тому, що робочій людині повинна бути надана можливість віднайти у своїй праці не тільки джерело існування, але і стан задоволеності. За Ганттом, ера примушування до праці поступилася місцем знанням, тому політика майбутнього полягає в намаганні навчати і вести людей до спільної вигоди всіх зацікавлених сторін.

10. Особливості сучасної фази розвитку науки менеджменту

Принципи нової управлінської парадигми повинні складати основу вдосконалення управління організаціями. В умовах оперативного управління ці принципи дозволяють зрозуміти характер організаційно-управлінських механізмів підпорядкування виробництва споживанню, задоволенню ринкового попиту. Особливо важливі вони для розуміння концепції стратегічного управління, що будується на системному і ситуаційному підходах.

«Ситуаційний підхід» до організаційних структур одержав найбільш послідовну розробку в праці П. Лоуренса і Дж. Лорша «Організація і середовище». Вони називають свій підхід «випадковою» теорією організації, вихідним положенням якої є твердження, що не існує єдиного способу організації і що на різних стадіях розвитку того чи іншого підприємства необхідні різні типи організаційних структур.

Процесний підхід до управління відображає прагнення теоретиків і практиків менеджменту інтегрувати всі види діяльності за рішенням управлінських проблем у єдиний ланцюжок, розірваний у результаті «надмірного захоплення» функціональним підходом, за якого кожна з функцій розглядається поза зв´язком з іншими. При цьому увага фокусується на взаємозв´язку окремих дій, кожна з яких, у свою чергу, є процесом. Таким чином, управління — це управлінські функції, що динамічно змінюються в просторі й часі, які зв´язані між собою. Метою їх є вирішення проблем і задач організації.

 

 

11. Концепції сучасної науки менеджменту

Розгляду сучасних напрямків розвитку науки управління має передувати усвідомлення принципових змін у характері функціонування і зовнішньому середовищі сучасних організацій, які пов’язані із процесами глобалізації, застосуванням сучасних інформаційних технологій, прискоренням змін у середовищі організацій, інноваційною спрямованістю та підприємницьким типом управління тощо.

Концепція адміністративного управління була направлена на розробку загальних проблем і принципів управління організацією в цілому. В рамках цієї концепції в 20-ті роки було сформульовано поняття організаційної структури фірми як системи взаємозв’язків, які мають певну ієрархію. З’явилося розуміння того, що організацією можна управляти систематизовано, щоб більш ефективно досягати її цілей. Ця концепція одержала також назву класичної школи управління.

Концепція управління з позиції психології і людських відносин вперше визначила менеджмент як «забезпечення виконання роботи при допомозі інших людей». Дослідження, проведені психологом А. Маслоу, показали, що мотивами вчинків людей є не економічні сили, а різні потреби, які не можуть задовольнитися грошима.

Концепція управління з позицій науки про поведінку — це сучасна теорія, яка одержала розвиток в 60-ті роки. її основне кредо — підвищення ефективності організації в результаті підвищення ефективності її людських ресурсів. Звідси — дослідження різних аспектів соціальної взаємодії: мотивації, характеру влади і авторитету, організаційної структури, комунікації в організаціях, лідерства. Основна мета цієї концепції — це намагання допомогти робітнику створити свої власні можливості на основі застосування положень поведінкових наук до побудови і управління організаціями.

В основі менеджменту як концепції ринкового управління лежить об’єктивний процес доусуспільнення виробництва, в результаті якого у великих фірм з’явилася можливість впливати на ринок, здійснюючи його переділ, впливати на характер і механізм економічних відносин, які регулюють зв’язки між ринком та виробником. Менеджмент як концепція ринкового управління направлений на удосконалення організації управління діяльністю окремих підприємств.

12. Сутність і основні риси формальної організації

Найпоширенішим є уявлення про організації як свідомо формалізовану структуру ролей чи посад.

Організацію як багатоаспектний феномен характеризують такі риси:

— множина осіб або суборганізацій;

— певна структура і порядок взаємодії між її складовими та співробітниками;

— поділ праці;

— загальні, взаємоузгоджені прагнення, спрямовані На досягнення визначених цілей;

— ієрархія; свідома координація (планування) внутрішньої і зовнішньої діяльності;

— замінність персоналу (організація не зникає, якщо хтось піде, а інший вступить до неї);

— виключність щодо навколишнього середовища, яка виявляється в особливому ритуалі вступу до організації, ознаках належності до неї, символах, титулах, традиціях тощо, доступних лише належним до організації.

Отже, формальна організація не може існувати за відсутності в її складі індивідів, які спілкуються між собою, мають спільну мету, є учасниками групових дій.

Виробничо-господарська організація — основна ланка національної економіки, у якій відбувається первинне, безпосереднє поєднання факторів виробництва: землі, капіталу і праці. Земля як фактор виробництва охоплює всі природні ресурси, поверхню, що використовується в сільськогосподарському і промисловому виробництві, корисні копалини, воду, енергію сонця, клімат та інші сили природи.

13. Внутрішнє середовище організації, взаємозв’язок внутрішніх змінних

Внутрішнє середовище кожної організації формується під впливом перемінних, що роблять безпосередній вплив на процес перетворень (виробництва продукції, послуг).

Внутрішні змінні — це ситуаційні фактори всередині організації, що постійно знаходяться в полі зору менеджерів: цілі, структура організації, її завдання, технологія і люди.

Будь-яка організація розглядається як група людей із загальними цілями (перший змінний фактор). Того, що люди не змогли б досягти поодинці, вони досягають в організації, тому її можна розглядати як засіб досягнення мети. Мета — це конкретний кінцевий стан чи очікувані результати роботи групи людей, які певним чином організовані. Такі кінцеві результати розробляються в процесі планування і доводяться учасникам виробництва. Різні типи організацій мають різні цілі. Якщо ціль — одержання прибутку, то організації займаються виробництвом товарів чи наданням послуг. Якщо організації безприбуткові, то їхньою метою є виконання свого призначення в рамках асигнованих бюджетних засобів.

Великі організації — багатоцільові. Для одержання прибутку велика організація визначає цілі в різних напрямках, тобто розробляє дерево цілей. Це може бути розробка нової продукції, вища якість послуг, підготовка кадрів, визначення ринку збуту тощо.

 

Для досягнення кінцевої мети організації ставляться різні цілі в її підрозділах. Вони координуються менеджерами в рамках загальної мети.

14. Зовнішнє середовище організації. Оцінка факторів зовнішнього середовища

Зовнішні фактори — це в основному неконтрольовані сили, які мають вплив на рішення менеджерів та їх дії і, в кінцевому підсумку, на внутрішню структуру і процеси в організації.

Зовнішній вплив на організацію можна представити як сукупність трьох основних сфер: віддаленого, виробничого і оперативного впливу.

Віддалений вплив складається із серії факторів, які беруть початок за межами фірми , як правило, незалежні від внутрішньої ситуації, яка склалася в організації. До віддаленого впливу належать: екологічний, економічний, політико-правовий, соціально-культурний, демографічний і технологічний впливи. До оперативного впливу відносять: виробничу структуру, суперництво між конкурентами, вхідні та вихідні бар´єри, загроза появи товарів-замінників, вплив поставщиків та вплив споживачів.

До операційного оточення відносять конкурентну позицію, образ споживача, ринок робочої сили, інтереси посередників, відношення поставників і кредиторів.

Нагадаємо, що зовнішнє середовище організації — це сили, зовнішні стосовно до організації, які впливають на її результативність.

Фактори зовнішнього середовища характеризуються:

— об´єктивний чинник виникнення впливу: умови виникають незалежно від діяльності підприємства і впливають на нього;

— взаємозалежність факторів: сила, з якою змінність одного фактора впливає на інші фактори;

— складність, кількість та різноманітність факторів, що суттєво впливають на підприємство;

— динамічність: відносна швидкість змінності середовища;

— невизначеність: відносна кількість інформації про середовище та ступінь її імовірності.

15. Еволюція організації. Концепції життєвого циклу організації

Концепції життєвого циклу приділяється велика увага в літературі, яка вивчає ринки. Життєвий цикл використовується для пояснення того, як продукт проходить через етапи народження чи формування, росту, зрілості й спаду. Організації мають деякі виняткові характеристики, що вимагають визначеної модифікації поняття життєвого циклу. Один з варіантів розподілу життєвого циклу організації на відповідні тимчасові відрізки передбачає наступні етапи.

1. Етап підприємництва. Організація знаходиться в стадії становлення, формується життєвий цикл продукції. Цілі є ще нечіткими, творчий процес проходить вільно, просування до наступного етапу вимагає стабільного забезпечення ресурсами.
2. Етап колективності. Розвиваються інноваційні процеси попереднього етапу, формується місія організації. Комунікації і структура в рамках організації залишаються в сутності неформальними. Члени організації витрачають багато часу на виконання своїх обов´язків і демонструють високі зобов´язання.
3. Етап формаліації і управління. Структура організації стабілізується, вводяться правила, визначаються процедури. Опір робиться на ефективність інновацій і стабільність. Розробка і прийняття рішень стають ведучими компонентами організації. Зростає роль вищої керівної ланки організації, процес прийняття рішень стає більш зваженим, консервативним. Ролі уточнені таким чином, що вибуття тих чи інших членів організації не викликає серйозної небезпеки.
4. Етап розробки структури. Організація збільшує випуск своїх продуктів і розширює ринок надання послуг. Керівники виявляють нові можливості розвитку. Організаційна структура стає більш комплексною і відпрацьованою. Механізм прийняття рішень децентралізований.
5. Етап спаду. У результаті конкуренції на ринку, в організації зменшується попит на свою продукцію чи послуги. Керівники шукають шляхи утримання ринків і використання нових можливостей. Збільшується потреба в працівниках, особливо тих, хто має найбільш цінні спеціальності. Кількість конфліктів нерідко збільшується. До керівництва приходять нові люди, які намагаються затримати занепад. Механізм розробки і прийняття рішень централізований.

16. Планування як функції менеджменту, його види. Класифікація планів організації

Суть планування проявляється в конкретизації цілей розвитку сієї фірми та кожного підрозділу окремо на певний період; визначенні господарських завдань, засобів їх досягнення, термінів а послідовності реалізації; виявлення матеріальних, трудових та фінансових ресурсів, які необхідні для вирішення поставлених завдань.

Види планів:

а)   у залежності від змісту господарської діяльності – плани науково-дослідницьких та дослідницько-конструкторських робіт;виробництва і збуту; матеріально-технічного постачання; фінансовий план;

б)   у залежності від організаційної структури підприємства(фірми) — плани виробничої дільниці; плани дочірньої компанії.

Планування — це початковий етап управління. Однак це є не єдиний акт, а процес, який триває до завершення комплексу операцій, що плануються.

Планування містить у собі визначення:

—  кінцевої та проміжної мети;

—  завдань, вирішення яких необхідне для досягнення мети;

—  засобів та способів їх вирішення;

—  необхідних ресурсів, їх джерел і способу розподілу.

17. Етапи процесу планування

Планування – проблема комплексна. Комплексність випливає з того, що рішення  можуть бути не мільки складними, а й значними. Прийняття цих рішень може бути одночасним або послідовним. Тому для їх здійснення необхідно залучати різні органи управління та виробничі колективи. Завдання планування не можна поділити на незалежні під завдання, оскільки всі вони взаємопов`зані. Це означає, що рішення, прийняті на ранніх етапах процесу планування, повинні враховуватися при виборі варіантів рішень на подальших етапах, тобто планування потрібно проводити завчасно.

Планування, незалежно від того, довгострокове воно чи короткострокове, носить науковий характер, базується на теорії суспільного відтворення й охоплює всі основні аспекти економічного та соціального розвитку суспільства, науку, культуру, охорону здоров`я, освіту та ін.

Сутність довгострокового планування розкривається при аналізі та виявленні перспективних змін у житті суспільства, у розвитку виробничих сил, науки й техніки. Таким чином, з допомогою науково-дослідницької діяльності розробляється основа довгострокового управління процесами відтворення.

Короткострокове планування підпорядковане досягненню певного результату відповідно до умов, що склалися, та веління часу.

Планування – один з найважливіших інструментів економічної політики й один з найскладніших і досить важких видів розумової діяльності.

 

18. Визначення місій і цілей організації

Одним із головних завдань менеджменту є встановлення цілей, заради досягнення яких формується, функціонує і розвивається організація як цілісна система. Цілепередбачення — це вихідний момент у діяльності менеджера, що набуває все більшого значення в умовах ринкової економіки, що розвивається.

Місія не повинна залежати від поточного стану організації, форм і методів її роботи, тому що в цілому вона виражає спрямованість у майбутнє, показуючи, на що будуть направлятися зусилля і які цінності будуть при цьому пріоритетними. Тому в місії не прийнято вказувати як головну мету одержання прибутку, незважаючи на те, що прибуткова робота є найважливішим чинником життєдіяльності організації.

Найважливіша передумова успішного застосування майже всіх прийомів і методів управління полягає у визначенні і розумінні цілей. Хто хоче досягти мети, повинен її знати. Ця фраза звучить банально. Але, між іншим, цей принцип порушується скрізь і всюди. Без перебільшення можна сказати, що щорічний збиток, який при цьому завдається, вимірюється мільярдами гривень.

Основна загальна мета організації — чітко виражена причина її існування — визначається як її місія. Мета розробляється для здійснення цієї місії. Місія деталізує статус фірми і забезпечує напрям і орієнтири для визначення мети і стратегії на різних організаційних рівнях.

Загальнофірмова мета формується і визначається на основі загальної місії організації і певних цінностей та цілей, на які орієнтується вище керівництво.

19. Стратегічне планування

Процес стратегічного управління здійснюється в три етапи: спочатку визначаються довгострокові перспективи розвитку підприємства, його основних підрозділів; на етапі реалізації планів розробляються заходи щодо здійснення фірмової стратегії; за допомогою контролю виявляються основні проблеми в області реалізації стратегії компанії.

Стратегічне планування визначає характер стратегічного управління. Реалізація стратегічних планів, стратегічний контроль і виявлення проблем, що виникають, відносяться до сфери оперативного управління і тому не можуть розглядатися як стратегічні фактори.

Підкреслимо такі особливості стратегічного планування: воно орієнтується на довгострокову перспективу; стратегічні плани визначають основні напрямки розвитку підприємства; позначені певні «ніші» господарської діяльності надалі підлягають заповненню засобами оперативного планування; основна мета стратегічного планування полягає в забезпеченні майбутньої успішної діяльності підприємства.

Процес стратегічного планування може бути представлений у вигляді послідовного вирішення стратегічних проблем. При цьому етапи їхнього вирішення розмежовуються таким чином, щоб на кожному могли бути використані свої специфічні методи.

Важливим фактором стратегічного планування є те, щоб стратегія, розроблена керівниками вищої ланки управління фірмою, була б підтримана керівниками середньої ланки і всіма працівниками. Останні повинні чітко уявляти свою роль у діяльності фірми і досягненні нею довгострокових і короткострокових цілей. Для цього вони мають бути відповідним чином поінформовані. Без ясного формулювання цілей немає можливості об´єднати всіх працівників для їх досягнення. Звідси дуже важливим етапом стратегічного планування є визначення цілей і завдань фірми.

20. Базові стратегії

Відправним моментом у стратегічному плануванні є вибір базової стратегії.

Вихідними даними для вибору базової стратегії служать як макро-економічні чинники, так і внутрішні можливості підприємства, що визначаються циклом його розвитку, а основне завдання, що вирішується при цьому, полягає у забезпеченні узгодженості між цілями і ресурсами. Як результат спроб досягнення такого узгодження і виникають альтернативні варіанти. Кожному з них відповідає конкретний блок методів із забезпечення обраних напрямків діяльності, удосконалення організаційної структури і системи управління, зі стимулювання, підбору, ранжирування і підвищення кваліфікації кадрів, освоєння виробництва нових видів продукції, методів просування її на ринок і т.д.

Перша з перерахованих стратегій забезпечується активізацією маркетингової діяльності для збільшення обсягів продажу за рахунок модернізації виробів, зниження цін на них, поліпшення післяпродажного обслуговування, залучення споживачів продукції конкуруючих організацій, розширення кола споживачів за допомогою реклами і т.д.

Розвиток (розширення) ринку збуту забезпечується просуванням наявних товарів у нові географічні райони їхнього споживання або на інші сегменти ринку. Останнє пов’язано з формуванням нових модифікацій товару, використанням нових товарів збуту або поліпшенням реклами.

Загальна стратегічна модель Портера базується на розгляді таких двох основних концепцій маркетингу і властивих їм альтернатив, як вибір цільового ринку і стратегічна перевага фірми. Останнє може знайти свій прояв в унікальності освоєної продукції чи у відносно низькій її ціні, що забезпечується шляхом зниження витрат на виробництво. Об’єднуючи ці дві концепції, модель Портера передбачає виділення трьох базових стратегій.

21. Тактичне й оперативне планування

Тактичне планування діяльності будь-якого підприємства істотно відрізняються від розробки і практичного здійснення стратегічних планів, але становити однозначно відмінність між стратегічним і тактичним плануванням діяльності підприємства неможливо. Існує 3 аспекти такої відмінності:

1) валовий — його суть полягає в тому що стратегічне планування пов’язане із рішеннями, наслідки яких будуть позначатися на діяльності підприємства протягом тривалого періоду і їх важко виправляти. Тактичні ж плани конкретизують та доповнюють стратегічні;

2) за охопленням сфер впливу — суть в тому, що стратегічне планування справляє глибший і ширший вплив на діяльність підприємства, а тактичне планування є вузькоспрямованнм;

3) сутнісно-змістовий — полягає в тому що стратегічні плани окреслюють місію та цілі діяльності підприємства, а також вказує засоби досягнення. Тактичне планування визначає усю сукупність практичних засобів, які необхідні для здійснення намічених цілей.

Отже, завжди існує певна умовність і в частковому визначенні часових параметрів планування, щодо середньо, коротко та довгострокових планів є їх значення, але в практиці господарювання і планування термін 1 рік, як найбільш прийнятний для короткострокових планів і декілька років (до 5) для середньострокових планів.

Оперативне планування поєднує два напрямки роботи. Перший напрямок, у рамках якого розробляються оперативні плани та графіки виготовлення й випуску продукції, називається календарним плануванням.

Другий напрямок включає роботи, що необхідні для безперервного оперативного обліку, контролю та регулювання виконання оперативних планів і ходу виробництва. Цей напрямок дістав назву диспетчеризації.

22. Класифікація організацій

Будь-яку формальну організацію, незалежно від її конкретного призначення, можна описати з допомогою низки параметрів, найважливішими серед яких є цільове призначення, організаційно-правова форма та галузево-функціональний вид діяльності. Відповідно до цього вся різноманітність організацій поділяється на певні групи, які є однорідними за тією чи іншою ознакою.

Найбільш важливою серед наведених ознак є класифікація організацій за правовим статусом і формою господарювання.

Одноосібне підприємство є власністю однієї особи або родини. Воно відповідає за свої зобов’язання усім своїм майном чи капіталом. Таке підприємство може бути зареєстрованим як самостійне або як філія іншого. Форму одноосібних мають здебільшого підприємства з невеликою кількістю працівників.

Кооперативні підприємства (кооперативи) — добровільні об’єднання громадян, створені з метою спільного ведення господарської або іншої діяльності. Характерною їхньою ознакою є особиста участь кожного члена колективу в діяльності, використання власного або орендованого майна.

Господарські товариства являють собою об’єднання підприємців з певною залежністю від характеру інтеграції осіб чи капіталу, а також мірою відповідальності за свої зобов’язання. До них належать:

• повні;
• з обмеженою відповідальністю;
• командитні;
• акціонерні.

23. Лінійні та функціональні організаційні структури управління. Переваги та недоліки

За лінійної системи поділ праці між керівниками здійснюється за принципом поділу об´єктів, а не функцій управління. Відносини керівників і підлеглих будуються так, що всі функції управління здійснюють керівники всіх ступенів, кожний працівник підпорядковується одному керівникові й від нього одержує вказівки. Наприклад, робітник безпосередньо підпорядковується майстру, майстер, у свою чергу, — начальнику цеху, начальник цеху — директору, директор — генеральному директорові. За лінійної системи розпорядження і вказівки підлеглим дає тільки їхній безпосередній начальник.

Лінійна система відрізняється простотою та чіткістю у взаємозв´язках, відповідальністю, швидкістю реакції на прямі розпорядження. Проте ця система має недоліки: зволікання у розв´язанні невідкладних завдань і спотворенні інформації через збільшення рівнів ієрархії, можливе перевантаження центрального апарату управління підприємства, велика потреба у спеціалістах широкого профілю.

Деякою мірою ліквідації недоліків лінійної і функціональної організаційних структур сприяють лінійно-штабна і лінійно-функціональна структури управління, що передбачають функціональний поділ управлінської праці в підрозділах різних рівнів і сполучення лінійного і функціонального принципів управління. В цьому випадку функціональні підрозділи можуть проводити свої рішення або через лінійних керівників (в умовах лінійно-штабної структури), або в межах спеціальних повноважень прямо доводити їх до спеціалізованих служб чи окремих виконавців на нижчому рівні (в умовах лінійно-функціональної структури управління).

Порівняно з лінійною системою управління кількість вертикальних зв´язків (лінійних і функціональних) за функціональної системи збільшується у 2-3 рази. Отже, за функціональної системи ускладнюються службові зв´язки, мають місце множинність у підпорядкуванні, дублювання розпоряджень різними керівниками, тенденція до централізації в організації управлінського процесу.

Як лінійна, так і функціональна системи у «чистому» вигляді в управлінні виробництвом практично не застосовуються, як правило, вони поєднуються в різних комбінаціях.

24. Лінійно-функціональна та лінійно-штабна структура управління. Переваги та недоліки

Основу лінійно-функціональних структур складає, крім лінійних принципів керівництва, спеціалізація управлінської діяльності за функціональними підсистемами підприємства (маркетинг, дослідження й розробки, виробництво, фінанси й економіка, персонал тощо), а також «шахтний» принцип побудови. Цей принцип означає, що в кожній функціональній підсистемі формується ієрархія служб («шахта»), що пронизує все підприємство від верху до низу.

Перевагами лінійно-функціональних структур, як правило, вважають:

• стимулювання ділової і професійної спеціалізації в умовах даної структури управління;
• високу виробничу реакцію підприємства, тому що вона побудована на вузькій спеціалізації виробництва і вузькій кваліфікації фахівців;
• зменшення дублювання зусиль у функціональних областях;
• поліпшення координації діяльності в функціональних областях.

Незважаючи на велике поширення лінійно-функціональних структур управління, приведемо цілий перелік їх недоліків:

• розмивання розробленої стратегії розвитку підприємства:підрозділи можуть бути зацікавлені в реалізації своїх локальних цілей і завдань більшою мірою, ніж підприємства в цілому, тобто ставити свої власні цілі вище за цілі всього підприємства;
• відсутність тісних взаємозв´язків і взаємодії на горизонтальному рівні між підрозділами;
• різке збільшення обсягу роботи керівника підприємства і його заступників через необхідність узгодження дій різних функціональних служб;
• надмірно розвинута система взаємодії по вертикалі;
• втрата гнучкості у взаєминах працівників апарату управління через застосування формальних правил і процедур;
• слабка інноваційна і підприємницька реакція підприємства з такою організаційною структурою управління;
• неадекватне реагування на вимоги зовнішнього середовища;
• утруднення й уповільнення передачі інформації, що позначається на швидкості і своєчасності прийняття управлінських рішень; ланцюг команд від керівника до виконавця стає занадто довгим, що утрудняє комунікацію.

25. Дивізіональна та матрична структури управління

Дивізійні структури — структури, засновані на виділенні великих автономних виробничо-господарських підрозділів (відділень, дивізіонів) і відповідних їм рівнів управління з наданням цим підрозділам оперативно-виробничої самостійності і з перенесенням на цей рівень відповідальності за одержання прибутку.

Дивізійний підхід забезпечує більш тісний зв´язок виробництва із споживачами, істотно прискорюючи його реакцію на зміни, що відбуваються в зовнішньому середовищі.

Дивізійні структури характеризуються повною відповідальністю керівників відділень за результати діяльності очолюваних ними підрозділів. У зв´язку з цим найважливіше місце в керуванні підприємствами з дивізійною структурою займають не керівники функціональних підрозділів, а керівники, що очолюють виробничі відділення.

Матрична структура відображає закріплення в організаційній побудові фірми двох напрямків керівництва, двох організаційних альтернатив. Вертикальний напрямок — управління функціональними та лінійними структурними підрозділами підприємства. Горизонтальний — управління окремими проектами, програмами, продуктами, для реалізації яких залучаються людські й інші ресурси різних підрозділів організації.

За такої структури встановлюється поділ прав менеджерів, що здійснюють управління підрозділами, і менеджерів, які керують виконанням проекту. Найважливішим завданням вищого керівного складу підприємства в цих умовах стає підтримка балансу між двома організаційними альтернативами.

26. Поняття та складові організаційної діяльності

Організаційний механізм господарювання містить:

• правила, організаційно-правові нормативи і стандарти, що визначають та регулюють структуру управління, обов´язки, права та відповідальність органів управління й управлінських працівників,організацію процесу їхньої діяльності;
• розподіл робіт між різними виконавцями;
• оснащення управлінської праці засобами оргтехніки, чисельність працівників в управлінні, матеріальне і моральне стимулювання їхньої праці. Отже, організаційний механізм охоплює організацію структури управляючої системи (статики) і організацію процесу функціонування системи, якою управляють (динаміки).

27. Процес делегування повноважень і відповідальності

Під делегуванням розуміють процес, за якого працівники, що мають визначені правила, передають частину цих прав і доручають виконання тих або інших видів робіт іншим співробітникам даної організації.

Питання делегування повноважень стосується найменш розроблених галузей науки управління. У цілому ряді вітчизняних і закордонних підручників з управління делегування повноважень керівниками взагалі не згадується або розглядається тільки з погляду деякого розвантаження керівників.

Передача повноважень можлива за наявності взаємної довіри між менеджером і підлеглим. Це можливо тільки тоді, коли менеджер сам формує свою команду. Отже, ефективне управління, засноване на делегуванні повноважень, невіддільне від підбору та розстановки кадрів, постійної роботи з людьми. Тому важливі здібності менеджера знайти працівника, якому можуть бути делеговані повноваження, уміння формулювати кінцеву мету і проміжні завдання, встановлювати критерії, оцінки і методи контролю діяльності виконавця, форми мотивації.

На відміну від завдань і повноважень, відповідальність у принципі не підлягає делегуванню. Відповідальність виникає з процесу делегування, але її не можна, подібно завданням і правам, передати іншим особам і таким шляхом позбутися її. Це значить, що менеджер відповідає за всі повноваження, що йому дані, хоча деякі з них він делегує нижче. Отже, він відповідальний не тільки за свою роботу, але і за роботу всіх підлеглих йому осіб. Звідси випливає, що відповідальність зростає в напрямку знизу нагору, аж до вищих рівнів управління організацією. Отже, обсяг відповідальності, в цілому, в системі збільшується.

Таким чином, найважливішим принципом делегування є: «Немає і не повинно бути обов´язків без відповідних прав, а прав — без відповідальності». Порушення цього принципу неминуче спричиняє зниження ефективності управління персоналом.

28. Теорії мотивування, які відображають зміст потреб

Мабуть, найвідоміша змістова теорія мотивації була розроблена Абрахамом Маслоу. Його теорія ієрархії потреб допускає, що в основі мотивації людини лежить комплекс потреб, причому потреби конкретного індивіда розташовуються в ієрархічному порядку. А. Маслоу виділив п´ять основних типів мотивуючих потреб (у порядку зростання).

1.Фізіологічні потреби. Це базові потреби людини, тобто потреба в їжі, воді та сексі. В організаційному середовищі до них відносяться потреби в належному опаленні, чистому повітрі та гарантіях оплати праці.

2.Потреби в безпеці. Потреби в безпечному фізичному й емоційному оточенні, відсутності безпосередніх погроз, тобто потреби у свободі від насильства й у суспільному порядку. В контексті організації маються на увазі потреби в безпечних умовах праці, додаткових пільгах і гарантіях збереження робочого місця.

3.Відносини приналежності. Потреби в приналежності відбивають бажання людини бути прийнятим серед своїх однолітків, мати друзів, бути членом групи, бути улюбленим. В організаціях потреби в приналежності визначають бажання встановлювати гарні взаємини з колегами по роботі, брати участь у робочих групах і підтримувати гарні відносини з начальством.

4.Потреби в самоповазі. Дані потреби пов´язані з бажанням мати позитивну думку про самого себе і користуватися увагою, повагою і визнанням з боку інших людей. У рамках організацій ці потреби є мотивацією для визнання, прийняття на себе додаткових обов´язків, підвищення свого статусу й одержання кредиту довіри для роботи на користь організації.

5. Потреби в самовираженні. Вища категорія потреб — це прагнення людини до самореалізації. Досягти самовираження — значить цілком розкрити свій потенціал, підвищити рівень компетентності і взагалі стати краще. В організаціях ці потреби можуть бути задоволені шляхом надання співробітникам можливостей особистого зростання, прояву творчих здібностей, підготовки для одержання більш складних завдань і просування по службі.

29. Процесуальні теорії мотивації

Щоб пояснити механізм мотивації, необхідно розглянути багато-численні поведінкові аспекти і параметри навколишнього середовища. Реалізація цього підходу призвела до створення прецесійних теорій мотивації.

Процесійні теорії розглядають мотивацію в іншому плані. У них аналізується те, як людина розподіляє зусилля для здійснення різних завдань і як вибирає конкретний вид поведінки.

Є три основні процесійні теорії мотивації: теорія очікувань, теорія справедливості та модель мотивації Портера-Лоулера.

Теорія очікувань базується на тому, що наявність активної потреби не є єдиною необхідною цільовою мотивацією людини для досягнення певної мети.

Очікування можна розглядати як оцінку певною особистістю вірогідності якогось явища. Аналізуючи мотивації до праці, теорія очікувань підкреслює важливість трьох взаємозв´язків: затрати праці — результати, результати — винагорода і валентність (задоволення винагородою). Очікування щодо затрат праці — результатів — це відношення між витраченими зусиллями і одержаними результатами. Якщо люди відчувають, що прямого зв´язку між затраченими зусиллями і досягнутим результатом немає, то, згідно з теорією очікувань, мотивація буде слабшати.

30. Мотиваційні засоби менеджера

До арсеналу мотиваційних засобів керівника підприємства належить індивідуальний підхід до мотивації кожного працівника з урахуванням його потреб.

Основні мотиваційні засоби: винагорода за кінцевий результат, премії за підсумками кварталу і року, відзнаки, подяки, соціальні гарантії, соціальні блага, можливість кар’єрного росту.

Стає зрозумілим, що вище перерахована система діятиме лише невеликий проміжок часу, адже потреби людей постійно зростають і задоволення одних із них породжують виникнення інших. Саме тому керівникові підприємства слід заздалегідь продумувати систему мотивації праці для кожного працівника.

Потреби постійно міняються, тому не можна розраховувати, що мотивація, яка спрацювала один раз, виявиться ефективною і надалі. З розвитком особи розширяються можливості, потреби в самовираженні. Таким чином, процес мотивації шляхом задоволення потреб нескінченний.

Слід відрізняти ще одну сторону цієї проблеми — низька трудова культура самих працівників. Тривалий час працюючи в незадовільних санітарно-гігієнічних умовах, людина не уміє, та і не хоче правильно організовувати своє робоче місце.

31. Матеріальне стимулювання праці

Матеріальне стимулювання праці — це засіб забезпечення матеріальних потреб працюючих у залежності від результатів їх колективної та індивідуальної праці через систему законодавчих, нормативних, економічних, соціальних та організаційних чинників і заходів, пов’язаних з виробництвом.

Безперечно, основою матеріального стимулювання працівників підприємств виступає заробітна плата, як винагорода за працю, яку відповідно трудового договору роботодавець виплачує робітникові.

Крім того, матеріальне стимулювання виражається в видах, формах і системах оплати праці.

Системи матеріального стимулювання праці працівників підприємств за їх роллю, призначенням (напрямами стимулювання) можна поділити на декілька груп.

Продовженням економічного заохочення персоналу виступає нематеріальне стимулювання. Основними напрямками нематеріального стимулювання є вдосконалення якості трудового життя та формування й підтримання на задовільному рівні корпоративного духу

Сам механізм стимулювання полягає в тому, що фактичні витрати в поточному періоді порівнюються з нормативом, встановленим в базовому періоді. Зекономлені колективом в результаті раціонального використання сировини і матеріалів або зростання продуктивності праці працівників кошти розподіляються у визначеній пропорції на фонд заохочення і фонд розвитку підприємства.

Фонд заохочення зазвичай складається з двох частин. Одна частина використовується на поточне преміювання, друга – направляється в резервний фонд для преміювання персоналу в період  несприятливої ситуації. Фонд преміювання розподіляється між робітниками в залежності від їх основної заробітної плати.

32. Сучасні системи та форми стимулювання праці

Системи стимулювання працівників підприємства спрямована на посилення матеріальної зацікавленості робітників, керівних та інженерно-технічних працівників і службовців у підвищенні ефективності виробництва, зростання обсягу реалізації та поліпшення якості продукції, збільшення прибутку, підвищення продуктивності праці та рентабельності підприємства.

Призначення стимулів до праці полягає в розвитку системи потреб людей, структури їх особистих інтересів, у розкритті здібностей працівника, підвищенні його економічної й соціальної відповідальності. Щоб стимули виконували свою роль в повному обсязі, в свідомості працівника мають зіставлятись вигода від зростання свого матеріального добробуту та продуктивність праці.

33. Методи соціального впливу та морального стимулювання

У практиці керівництва менеджера широко використовуються різні методи соціального впливу та моральне стимулювання. Іноді їх називають методами духовного стимулювання.

Науково-пошукові стимули пов´язані з аналізом та удосконаленням організації та управління, створенням нових організаційних структур, покращанням процесу керівництва в організації. Основним джерелом формування науково- пошукових стимулів є підвищення кваліфікації працівників, вивчення теорії та кращого досвіду управління трудовим колективом. Цей стимул спонукає до пошуку нових рішень та інноваційної діяльності. Вдале завершення процесу пошуку нових форм і методів роботи викликає почуття глибокого задоволення.

Послідовно ставлячи перед працівниками більш складні управлінські та технологічні завдання, менеджер поступово залучає їх до творчого процесу праці, розвиває потребу до досліджень та самостійного вирішення проблем. У працівників виникає внутрішня потреба для роздумів, аналізу, розроблення пропозиції для більш досконалої організації управління.

Почуття внутрішнього задоволення від творчого пошуку, повага колективу, результативність своєї праці від інноваційної діяльності дають могутній внутрішній імпульс, спонукаючи до подальшої організаційної творчості. Тут позитивні емоції одержують стійку психологічну направленість та зацікавленість до роботи. Так складається творча особистість працівника.

Естетичний стимул працівника виникає в процесі формування оригінального рішення, вдалого варіанту його виконання на рівні мистецтва та високої професійної майстерності.

Стимули конкурентоспроможності спонукають працівника до професійної майстерності та підвищення кваліфікації, бути кращим і зразковим у колективі організації. Цьому сприяють конкурси та огляди кращих працівників за професіями. Бути кращим серед інших — це природна потреба будь-якої людини.

34. Завдання та типи управлінського контролю

Контроль для менеджера — це те, що дозволяє утримувати працівників у певних рамках. Але це не зовсім так. Контроль — це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети.

Процес контролю складається із встановлення стандартів, вимірювання фактично досягнутих результатів і коригування у тому випадку, коли досягнуті результати суттєво відрізняються від встановлених стандартів.

Контроль як функція самоменеджменту охоплює три завдання:

1) обмірковування фізичного стану. Що досягнуто до моменту здійснення контролю?

2) порівняння запланованого з досягнутим. В якій мірі досягнуто поставленої мети? Які відхилення мають місце?

3) коригування за встановленими відхиленнями. Час, тривалість і регулярність контролю у певній мірі залежать від завдань, які виконуються, і поставленої мети. У цьому зв´язку слід розрізняти:

—   контроль процесу і діяльності, що здійснюється;

—   контроль результатів (цільовий контроль).

Попередній контроль. Деякі найважливіші види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Наприклад, планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю. Але вони все ж таки дозволяють здійснювати попередній контроль за діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо під час виконання робіт. Частіше всього його об´єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації.

Кінцевий контроль. У межах кінцевого контролю зворотний зв´язок використовується після того, як робота виконана.

35. Етапи контролювання

Процес контролю має три етапи:

— розробка стандартів і критеріїв;

— співставлення з ними реальних результатів;

— прийняття необхідних коригуючих дій.

На кожному етапі реалізується комплекс різних заходів.

Встановлення стандартів. І етап процедури контролю демонструє, наскільки близькі за суттю функції контролю і планування. Стандарти — це конкретна мета, яка піддається вимірюванню. Ця мета виходить із процесу планування. Всі стандарти, що використовуються для контролю, повинні бути вибрані із багаточисельних цілей і стратегій організації та її мети.

Мета, яка може бути використана як стандарт для контролю, має дві дуже важливі особливості. Вона характеризується наявністю часових рамок, в яких повинна бути виконана робота, і конкретного критерію, стосовно якого можна оцінити ступінь виконання роботи.

Другим етапом процесу контролю є співставлення реально досягнутих результатів зі встановленими стандартами. На цьому етапі менеджер повинен визначити, наскільки досягнуті результати відповідають очікуваним. На цій стадії процедури контролю дається оцінка, яка служить базою для рішення про початок дій. Діяльність, здійснювана на цій стадії контролю, значною мірою є найбільш помітною частиною всієї системи контролю. Ця діяльність полягає у визначенні масштабу відхилень, вимірюванні результатів, передачі інформації та її оцінці.

Після винесення оцінки процес контролю переходить до третього етапу. Менеджер повинен вибрати одну з трьох ліній поведінки:

— не вживати ніяких заходів;

— ліквідувати відхилення;

— переглянути стандарт.

 

36. Види управлінського контролю

Попередній контроль. Деякі найважливіші види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Наприклад, планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю. Але вони все ж таки дозволяють здійснювати попередній контроль за діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім тому, що здійснюється до фактичного початку робіт.

Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація певних правил, процедур і ліній поведінки. Якщо писати чіткі посадові інструкції, пояснювати мету підлеглим, то це збільшить вірогідність того, що організаційна структура буде працювати так, як задумано. В організаціях попередній контроль використовується в трьох ключових галузях: щодо людських, матеріальних і фінансових ресурсів.

Поточний контроль. Поточний контроль здійснюється безпосередньо під час виконання робіт. Частіше всього його об´єктом є підлеглі співробітники, а сам він традиційно є прерогативою їхнього безпосереднього керівника. Регулярна перевірка роботи підлеглих, обговорення проблем, що виникають, і пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволять запобігти відхиленням від намічених планів та інструкцій. Якщо ж дозволити цим відхиленням розвиватися, вони можуть перетворитися в серйозні труднощі для всієї організації.

Поточний контроль не здійснюється одночасно з виконанням самої роботи. Швидше він базується на вимірюванні фактичних результатів, одержаних після проведення роботи.

Кінцевий контроль. У межах кінцевого контролю зворотний зв´язок використовується після того, як робота виконана.

Хоча кінцевий контроль здійснюється надто пізно, щоб відреагувати на проблеми в момент їх виникнення, все-таки він має дві важливі функції:

1.Кінцевий контроль дає керівництву організації інформацію, необхідну для планування у випадку, якщо аналогічні роботи мають здійснюватися в майбутньому.

2.Сприяє мотивації. Якщо керівництво організації пов´язує мотиваційні винагороди з досягненням певного рівня результативності, то, очевидно, фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об´єктивно.

37. Системи контролювання

Ефективна система контролю має відповідати певному набору критеріїв, з-поміж яких можна виділити такі основні:

1. Точність. Система контролю, яка генерує неточну інформацію, призводить до управлінських помилок і витрати зусиль на вирішення проблем, які взагалі не існують. Точність означає, що система контролю повинна бути достовірною, такою, що продукує реальні дані.
2. Своєчасність. Найкраща інформація мало чого варта, якщо вона не надійшла своєчасно. Тобто система контролю повинна вчасно забезпечувати менеджера інформацією, скорочувати часовий інтервал між подією і її відображенням у контролюючих інформаційних потоках.
3. Економічність. Означає, що результати здійснення контролю повинні бути більшими за витрати, пов’язані з його впровадженням. З метою мінімізації витрат менеджерові слід порівнювати (співставляти) витрати на контроль з вигодами, що від нього очікуються.
4. Гнучкість. Система контролю повинна бути “спроможною” враховувати зміни та “вміти” пристосовуватися до них.
5. Зрозумілість. Система контролю, яку важко зрозуміти (усвідомити) може бути причиною помилок підлеглих і, навіть, ігнорування ними самого контролю.
6. Обґрунтованість критеріїв. Стандарти в системі контролю мають бути обґрунтованими (виваженими). Завищені стандарти знижують мотивацію. Більшість людей не бажає отримати «ярлик некомпетентності”, говорячи начальнику, що він вимагає забагато. Стандарти повинні підтягувати виконавців до вищих показників діяльності, але не демотивувати робітників.
7. Стратегічна спрямованість. Менеджмент не здатний контролювати все, що робиться в організації. Навіть, якщо б і міг, то витрати на контроль перевищували б вигоди від нього. Отже, менеджери мають вибирати для контролю фактори діяльності, які є стратегічними. З цієї точки зору контроль має концентруватися:

— на відхиленнях, що трапляються найчастіше;

— на відхиленнях, що завдають найбільшої шкоди;

— на факторах, які піддаються впливу менеджера (які менеджер спроможний змінювати, коригувати).

8. Особлива увага виняткам!
9. Численність критеріїв. Як менеджери, так і підлеглі бажають виглядати кращими за критеріями, які контролюються. Якщо контроль здійснюється з використанням одного єдиного критерія, то зусилля підлеглого будуть спрямовані на намагання виглядати краще саме за цим стандартом.

38. Економічні та організаційно-розпорядчі методи менеджменту

Економічні методи управління — це сукупність засобів та інструментів, які цілеспрямовано впливають на створення умов для функціонування й розвитку підприємництва. Важелі економічного механізму відповідають соціально-економічній природі підприємства і є одним із факторів розвитку виробництва та обміну на ринковій основі. В зв´язку з цим особливого значення набуває вивчення того нового, що внесено практикою у зміст комерційного розрахунку як важливого методу господарювання.

Крім економічних методів, у практиці управління використовуються й організаційно-розпорядчі (адміністративні). Вони ґрунтуються на владі та підлеглості. В сучасних умовах зростає роль моральної влади, яка базується на загальній інтелектуальній перевазі керівника над підлеглими.

Адміністративні методи становлять систему прямого адміністративного впливу на підлеглих. Цей вплив використовується Для виконання нормативних та індивідуальних актів управління. Нормативні акти управління (Статут підприємства, положення про структурні підрозділи, інструкції тощо) визначають мету, завдання, функції, права та відповідальність підприємства, його підрозділів і службових осіб апарату управління. Індивідуальні акти управління на підприємстві (накази, розпорядження, вказівки тощо) адресують певним об´єктам управління, визначають їм чергові завдання.

39. Соціально-психологічні методи менеджменту

Під соціальними методами управління розуміють систему заходів і важелів впливу на соціально-психологічний клімат колективу і його окремих працівників. Методи соціального управління спрямовані на гармонізацію соціальних відносин у колективі, задоволення соціальних потреб працівників, розвитку особистості, соціального захисту та ін.

До методів соціального управління належать соціальне прогнозування та соціальне планування.

Соціальне прогнозування використовується для створення інформаційної бази розробки планів соціального розвитку та застосування методів соціального впливу в конкретному трудовому колективі. Параметри соціального прогнозу включають такі показники:

• вікові та статеві зміни в колективі;
• зміни загальноосвітнього та кваліфікаційного рівня працівників;
• зміни в матеріальному забезпеченні та побутових умовах працівників;
• динаміку співвідношення фізичної та розумової праці й інше. Соціальне нормування як метод управління полягає у наявності таких соціальних норм, які встановлюють порядок поведінки окремих осіб і їхніх груп у колективі. Під нормою, звичайно, розуміють певний, визнаний обов´язковим, порядок, правило.

До засобів соціального нормування і регулювання відносяться положення і правила трудової дисципліни, статути суспільних організацій, правила етикету і ритуалів, договори, угоди, системи відбору персоналу.

Психологічні методи управління покликані забезпечити формування первинних трудових колективів відповідно до індивідуальних здібностей, нахилів, інтересів працівників і дотримання їх психологічної сумісності та шляхи регулювання відносин між людьми, впливаючи на індивідуальну психологію окремих робітників. Тому знання аспектів психології та правильне використання кадрів управління має важливе значення. Вони повинні розуміти особливості поведінки людини, враховувати його темперамент, тип вищої нервової діяльності.

40. Методи менеджменту. Взаємозв’язок функцій і методів менеджменту

Поняття методу менеджменту трактується двояко: як спосіб пізнання, дослідження об´єкта управління і як прийом, спосіб практичної управлінської діяльності.

У першому випадку це гносеологічна категорія науки управління, яка дає змогу одержати нові знання про управління.

У другому значенні термін метод стосується змісту процесу управління й означає спосіб здійснення управлінської діяльності.

Узагальнюючи підходи до визначення та розуміння суті методів управління, можна зробити висновок про те, що зміст і специфіка їх визначаються сутністю та особливостями самого управління.

Методи управління ґрунтуються на дії законів і закономірностей управління, які одночасно враховують науково-технічний рівень розвитку виробництва і рівень розвитку відносин управління.

Методи менеджменту настільки ж різноманітні, як і інтереси людей, характер їхньої роботи. В них у конкретній формі, адаптованій до реальних ситуацій бізнесу, виражається сутність його принципів. Мета методів — забезпечення гармонії, органічного поєднання індивідуальних, колективних і суспільних інтересів.

Методи менеджменту формуються в такій послідовності: оцінювання ситуації і поставлених завдань з метою визначення основних напрямів і видів впливу; вибір складу методів і обґрунтування їхніх якісних і кількісних параметрів; забезпечення умов для ефективного застосування обраних методів, що в кінцевому результаті формує техніку і технологію управлінської роботи.

41. Сутність і типи управлінських рішень

Рішення — це відповідна реакція на внутрішні та зовнішні впливи, які спрямовані на розв´язання проблем і максимальне наближення до заданої мети. Реалізація цілей будь-якої організації забезпечується шляхом прийняття і виконання численних рішень. Своєчасно прийняте науково обґрунтоване рішення стимулює виробництво. Рішення, яке прийняте своєчасно або із запізненням, знижує результативність праці колективу чи окремих виконавців.

Отже, за визначенням Хміля Ф.І., управлінські рішення — це сукупний результат творчого процесу (суб’єкта) та дій колективу (об’єкта управління) для вирішення конкретної ситуації, що виникла у зв’язку з функціонуванням системи.

Управлінські рішення є соціальним актом, що організовує і спрямовує в певне русло діяльність трудового колективу та виконує роль засобу, який сприяє досягненню мети, поставленої перед підприємством.

Управлінські рішення класифікують за такими ознаками.

За роллю в досягненні цілі організації, стратегічні й тактичні.

За часовим горизонтом: прогнозні, планові, оперативні.

За результатами: вірогідні, детерміновані.

За мірою жорсткості: директивні, рекомендувальні, орієнтуючі.

За періодом дії: довгострокові, середньострокові, короткострокові.

За функціональним змістом: організуючі, координуючі, активізуючі, регулюючі, контролюючі.

За широтою охоплення: вибіркові, систематичні, суцільні.

За об´єктами: виробничі, фінансові, кадрові тощо.

За способом прийняття: одноосібні, сумісні, консультативні, парламентські.

За ступінню універсальності: загальні, спеціальні.

За визначеністю: запрограмовані, незапрограмовані.

За наслідками: ризикові, безризикові.

За характером: творчі, стандартні.

42. Умови прийняття управлінських рішень

Для того, щоб управлінське рішення досягло своєї мети, воно має відповідати ряду вимог. Доктор економічних наук Хміль Ф.І. у підручнику розкриває вимоги до управлінських рішень.

Наукова обгрунтованість передбачає розробку рішень з урахуванням об´єктивних закономірностей розвитку об´єкта управління, які знаходять своє відображення у технічних, економічних, організаційних та інших аспектах його діяльності.

Цілеспрямованість зумовлена самим змістом управління і передбачає, що кожне управлінське рішення повинно мати мету, чітко пов´язану із стратегічним планом розвитку об´єкта управління.

Кількісна і якісна визначеність. Вимога кількісної визначеності управлінських рішень задовольняється встановленням конкретних, виражених у кількісних показниках, результатів реалізації рішення, яке розробляється. Результати, які не мають кількісного вимірювання, мають бути охарактеризовані якісно.

Правомірність. Будь-яке управлінське рішення повинне випливати з правових норм та виходити з компетенції структурного підрозділу управління чи посадової особи.

Оптимальність. Вимога оптимальності зумовлює потребу у кожному конкретному випадку вибору такого варіанту рішення, який відповідав би економічному критерію ефективності господарської діяльності, максимум прибутку за мінімальних витрат.

Своєчасність рішень означає, що вони повинні прийматися у момент виникнення проблеми, порушень, відхилень у перебігу господарських процесів.

Комплексність управлінських рішень передбачає врахування всіх найважливіших взаємозв´язків та взаємозалежностей діяльності підприємств.

Гнучкість. Будь-яке всебічно обгрунтоване рішення в управлінській динамічній системі може потребувати коректив, а інколи і прийняття нового рішення.

Повнота оформлення. Необхідно, щоб форма викладу рішення виключала непорозуміння або двозначність у розумінні завдань. Рішення слід формулювати чітко, лаконічно.

43. Етапи раціонального прийняття управлінського рішення

Класичний підхід до прийняття управлінського рішення полягає в дотриманні певної процедури і виконанні обов´язкових дій.

1. Основою всякого рішення є проблемна ситуація, яка вимагає розв´язання. Завдання менеджера на цьому етапі полягає в аналізі проблемної ситуації, тобто у визначенні симптомів «хвороби», вивченні стану справ і мети, попереднього формулювання критеріїв рішення.
2. Виявлення обмежень і визначення альтернатив. Причиною проблеми можуть бути сили, які знаходяться поза організацією (зовнішнє середовище) та які менеджер не в змозі змінити.

Такі обмеження звужують можливості прийняття оптимальних рішень. Тому необхідно визначити джерело і суть обмежень і намітити можливі альтернативи. Тобто доцільно виявити всі можливі дії, які усувають причини проблеми.

3. Прийняття рішення. На цій стадії розробляються альтернативні рішення, дається їх оцінка і відбирається альтернатива з найбільш сприятливими загальними наслідками.
4. Реалізація рішення. Процес не закінчується вибором альтернатив, на стадії реалізації вживаються заходи щодо конкретизації рішення і доведення його до виконавців, тобто цінність рішення полягає в тому, що воно реалізоване.
5. Контроль за виконанням рішення. В процесі контролю виявляються відхилення і вносяться поправки, які допомагають реалізувати рішення повністю. За допомогою контролю встановлюється так званий зворотний зв´язок між керуючою і керованою системами.

44. Поведінкові аспекти прийняття управлінського рішення

Маючи повну інформацію, менеджери можуть вибирати альтернативу, яка щонайкраще відповідає потребам організації. Проте на практиці на процес прийняття рішень впливають чисельні обмежуючі та суб’єктивні фактори. Сукупність таких факторів у процесі прийняття рішень враховує поведінкова модель.

Поведінкова модель. Навідміну від класичної, поведінкова модель має такі основні характеристики:

– особа, яка приймає рішення, не має повної інформації щодо ситуації прийняття рішення;

– особа, яка приймає рішення, не має повної інформації щодо всіх можливих альтернатив;

– особа, яка приймає рішення, не здатна або не схильна (або і те, і інше) передбачити наслідки реалізації кожної можливої альтернативи.

Враховуючи ці характеристики Г.Саймон сформулював два ключових поняття поведінкової моделі:

1) поняття “обмеженої раціональності”, яке означає, що люди можуть тільки намагатися прийняти раціональне рішення, але їх раціональність завжди буде обмеженою (теоретично завжди існує рішення краще за прийняте);

2) поняття “досягнення задоволеності”. Оскільки досягти “повної раціональності” неможливо, менеджери бажають аби їх “страх” щодо прийняття не найкращого рішення пересилив намагання досягти оптимального рішення. Саме такий стан (той момент, коли приймається рішення).

45. Групове прийняття рішення в організаціях

Групова співпраця покращує процес генерування та відбору кращих рішень за допомогою інтеграції знань, досвіду і, можливо, різних бачень перспектив кількома людьми. Колективні зусилля дають змогу групі краще зрозуміти зміст проблеми, створювати мікроклімат для творчих пошуків, ефективніше визначати помилки в інформації або в самому процесі розроблення рішень. Крім того, оскільки багато людей залучені до розроблення рішень, то вони цим самим зумовлюють жорсткіші зобов’язання щодо колективних рішень, і, отже, очікується менший опір у процесі їх реалізації. Отже, має місце низка явних чинників підсилення прийняття рішень, створюваних групою, а не індивідом.

Проте група може привносити низку недоліків у процес прийняття рішень. Часто групові рішення приймаються довше, ніж індивідуальні. У групах є тенденція витрачати багато непродуктивного часу на очікування, організацію або повторення того, що вже було сказане. Група може неадекватно впливати на процес розроблення рішень, якщо є відмінності в ранзі чи темпераменті учасників. Часто підтримуюча робота може бути неузгодженою, якщо виконується кількома виконавцями, або деякі з них можуть перекладати свої завдання та обов’язки на інших.

Групова система підтримки прийняття рішень — це основана на комп’ютерах система, яка підтримує роботу групи людей, що мають спільне завдання та мету, і яка забезпечує інтерфейс до загальнодоступного (розподіленого) інформаційного середовища. Є й інші терміни для ідентифікації такого типу систем, зокрема: group support system (GSS) — система групової підтримки, computer-supported cooperative work (CSCW) — комп’ютерно підтримувана кооперативна праця, computerized collaborative work support (CCWS) — комп’ютеризована підтримка колективної (партнерської) праці і electronic meeting system (EMS) — електронна система нарад (зустрічей). У літературі досить поширена думка, що наведені терміни є синонімами ГСППР. Цієї думки дотримується і автор даного видання. Програмне забезпечення, яке використовується для підтримки групової праці менеджерів, відоме як «Groupware».

46. Класифікація інформації, її сутність і значення в менеджменті

У загальному розумінні інформація — це документовані або публічно оголошені відомості про події та явища, що відбуваються у суспільстві, державі та навколишньому природному середовищі. При цьому інформація відображає стан та його зміни в певній системі.

Інформацію, що використовується в управлінні, класифікують за різними ознаками:

1) за формою відображення — візуальна (графіки, таблиці, табло та ін.), аудіо інформація (сприймається на слух завдяки звукозапису), аудіовізуальна (поєднує інформацію у формі зображення і звуку);

2) за формою подання — цифрова, буквена і кодована;

3) за порядком виникнення — первинна і похідна;

4) за характером носіїв інформації — документована і недокументована;

5) за призначенням — директивна (розпорядча), звітна і довідково-нормативна;

6) за напрямом руху — вхідна і вихідна;

7) за стабільністю — умовно-перемінна, умовно-постійна;

8) за способом відображення — текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова) і графічна (креслення, діаграми, схеми, графіки);

9) за способом обробки — що піддається і що не піддається механізованій обробці.

Роль інформації неоднакова для різних етапів або стадій процесу управління. На одних стадіях управління важливий обсяг інформації, її види, можливості одержання нової, додаткової інформації, на других — її рух, на третіх — можливості її обробки.

Так, при визначенні мети управління важливий обсяг інформації, її новизна, цінність, повнота тощо. Чим більше відомостей про сучасні наукові дослідження використано під час розробки мети управління, тим об´єктивніше формулюється ціль, тим значніша вона для процесу управління.

47. Особливості надходження, утворення й використання інформації на рівнях менеджменту

Рух інформації від відправника до одержувача складається з декількох етапів.

1.Відбір інформації. Він може бути випадковим або цілеспрямованим, вибірковим або суцільним, передбаченим, довільним або таким, який ґрунтується на певних критеріях.

2.Відібрана інформація кодується, тобто приймає ту форму, в якій буде доступна і зрозуміла одержувачу, наприклад, письмову, табличну, графічну, звукову, символічну тощо, та відповідний спосіб її передачі: усний, письмовий, за допомогою різного роду природних сигналів або умовних знаків.

3.Передача інформації. Якщо вона дуже важлива, то не варто обмежуватися одним каналом, а за можливістю дублювати цей процес по декількох каналах.

4. Одержувач сприймає, розшифровує і обдумує інформацію. Відправник інформації завжди чекає, щоб одержувач якимось чином на неї відреагував і доніс до нього цю реакцію.

В ідеалі зворотний зв´язок повинен бути усвідомленим, завчасно запланованим. Сигналами усвідомленого зворотного зв´язку в усній передачі інформації є уточнення, перефраза, вираз почуттів.

48. Носії, операції та процедури оброблення інформації у процесі менеджменту

Носій інформації — матеріальний об’єкт або середовище, призначений для зберігання даних. Останнім часом носіями інформації називають переважно пристрої, призначені для зберігання файлів даних у комп’ютерних системах, відрізняючи їх від пристроїв для введення/виведення інформації та пристроїв для обробки інформації.

Згідно з технологічним підходом це поняття визначають як сукупність відомостей, даних, повідомлень, що є об’єктом зберігання, передавання, перетворення (оброблення). Часто інформацією вважають сукупність даних, фактів, знань про певну систему, які характеризують організацію, структуру і поведінку її загалом чи її елементів.

49. Поняття й характеристика комунікацій

Комунікація є смисловим аспектом соціальної взаємодії, однією із найбільших загальних характеристик будь-якої діяльності, включаючи управлінську. Вона являє собою нову форму політичної, наукової, організаційної і технічної сили в суспільстві, за допомогою якої організація включається у зовнішнє середовище, здійснюється обмін думками або інформацією для забезпечення взаєморозуміння. Вона має досить широке тлумачення. Комунікацію можна визначити як форму зв´язку, як один із проявів інформаційного обміну або обміну інформацією між живими істотами у процесі їх безпосереднього спілкування за допомогою технічних засобів.

Комунікації — це всепроникаючий і складний процес, який включає людей, що розмовляють під час особистого спілкування або в групах, на зборах, ведуть розмову по телефону чи читають і складають службові записки, листи і звіти. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, букв, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого висловлюється відношення одного працівника до знань і розумінь іншого, досягається довіра, взаємоприйняття поглядів тощо.

50. Комунікативний процес, його елементи та етапи

Комунікаційний процес — це обмін інформацією між двома і більше особами. При цьому ставиться мета забезпечити розуміння отримувачем інформації, яка є предметом обміну.

У сучасній теорії менеджменту виділяють такі елементи процесу обміну інформацією:

1. Відправник (особа, яка генерує ідею або збирає, опрацьовує інформацію та передає її).
2. Повідомлення (інформація, закодована певним чином за допомогою символів).
3. Канал (засіб передачі інформації).
4. Отримувач (адресат, особа, якій призначена інформація і яка певним чином інтерпретує її).
5. Зворотний зв´язок (реакція). Цей елемент часто залишається поза увагою, а одностороннє спілкування є, як правило, малоефективним, хоча загальновизнано, що будь-яка система функціонує ефективно за умови існування налагодженого зворотного зв´язку.

Для пояснення процесу комунікації пропонувалося багато моделей. На жаль, значна кількість теоретиків та практиків менеджменту недооцінили значення етапів розуміння, сприйняття повідомлення в комунікаційному процесі, поділяючи, таким чином, підхід так званої «конвеєрної» теорії комунікацій. При цьому не беруть до уваги, чи зрозумів отримувач суть повідомлення, тобто, з поля зору випадає надзвичайно важливий аспект комунікаційного процесу, а саме: деформація інформації у процесі передачі. Практика свідчить, що такий однобічний тип комунікації є неефективним.

51. Різновиди комунікацій. Комунікаційні бар’єри

Різноманітні види і способи комунікації можна розбити на три групи: усну, письмову і візуальну. На думку психологів, у багатьох ситуаціях найбільш ефективним є безпосередній усний контакт, за допомогою якого можна передавати всі деталі, уточнити неясні питання і цим виключити неправильне розуміння завдання тощо. Якщо людина може задавати запитання, то, на думку американських дослідників, ймовірність того, що вона правильно зрозуміла повідомлення, підвищується на 20%, а якщо вона може робити зауваження, то це розуміння підвищується ще на 15%.

За цільовою спрямованістю комунікації бувають інструктуючі, мотивуючі та інформуючі, які постачають інформацію для прийняття управлінських рішень організації і контроль за їх виконанням. Для досягнення цілей організації та ефективного обміну інформацією використовуються висхідні, низхідні та горизонтальні комунікації. Висхідні комунікації, як правило, здійснюються у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. Метою їх є оповіщення вищого ешелону влади (вищого керівництва) про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи.

До комунікаційних перешкод належать:

1. Конкуренція між повідомленнями. У ситуаціях, коли на отримувача одночасно діє кілька джерел інформації, адресат надає перевагу тому повідомленню, яке в даний момент є для нього найбільш важливим. Тому відправник інформації повинен пам´ятати про необхідність забезпечення уваги адресата та використовувати найефективніші канали і засоби комунікацій.
2. Сприйняття повідомлення адресатом. Сприйняття в теорії комунікації розглядається як погляд індивідуума на реальність. Управлінська практика свідчить, що проблеми комунікації найчастіше пов´язані із сприйняттям.
3. Мова, логіка, абстракція. Мова є основою для більшості комунікацій. Практика управління підтверджує, що менеджер повинен пристосовувати свої повідомлення до рівня аудиторії, вміло добирати словник, конструкцію своїх повідомлень і пропозицій.

52. Методи вдосконалення комунікацій

Усунути комунікативні бар’єри можливо шляхом удосконалення спілкування. Для цього необхідно:

— пояснювати власні ідеї до початку їх передавання;

— висловлюватися чітко й однозначно;

— стежити за власними жестами, позами, інтонаціями;

— враховувати психологічний стан, потреби, інтереси і рівень підготовленості людей;

— правильно вибирати методи і засоби комунікації;

— встановлювати якісний зворотний зв’язок.

Отже, комунікації, як складова технології менеджменту, повинні бути ефективними. Для цього необхідно не тільки правильно вибирати методи комунікацій, а й мінімізувати вплив комунікаційних перешкод.

У налагодженні зворотного зв’язку важливе значення має вміння слухати, тобто уважно приймати повідомлення, чітко виділяти в ньому істотне, правильно інтерпретувати почуте. Слухання має бути активним. Воно передбачає контакт очима, активну міміку і жести, запитання, перефразовування сказаного, концентрацію-на головному, терпимість до огріхів мови і поведінки співрозмовника, дискусії лише після цілковитого усвідомлення позиції іншої сторони.

53. Природа лідерства та його складові

Для того, щоб успішно здійснювати управлінські функції, менеджеру потрібно вміти вести за собою підлеглих. Виступаючи сьогодні в ролях керуючого, дипломата, вихователя, новатора і просто людської істоти, менеджер насамперед виявляє себе як лідер. Лідерські дії в сучасному менеджменті превалюють у всіх сферах дії професійної діяльності керівника будь-якого рангу.

Трудовий процес протікає в соціальних групах. У кожній конкретній групі діє індивід, до якого прислухаються і придивляються інші люди. Це лідер. Він впливає на навколишніх головним чином за двома соціально-психологічними каналами:

а) за каналом авторитету (члени групи визнають перевагу лідера перед іншими в силу його положення, досвіду, майстерності, освіти тощо); б) за каналом харизматичних властивостей (людяність, ввічливість, моральність). У реальному житті все це виливається в добровільне визнання винятковості лідера, що характеризується в неухильному наслідуванні, копіюванні його дій і в цілому його поведінки.

Лідер — істотна ланка соціальної групи. Як тільки на світ з´являється яка-небудь людська спільність, у її структурі народжується свій лідер. У міру розростання функцій групи і розширення сфер її діяльності, складається ієрархія лідерів. Отут починають діяти і «формальні», і «неформальні» лідери. Перші одержують повноваження керувати людьми з рук вищої інстанції, другі стають лідерами за визнанням навколишніх. Справжнім лідером, здатним вести за собою людей, стає той, хто знаходить у людей загальне визнання.

 

54. Теорії лідерства

Існує три основних підходи до розуміння керівництва. Перший підхід заснований на тому, що вся увага приділяється рисам характеру керівника, а головне — підлеглих. При виборі керуючого в цьому випадку наголос робиться на природних рисах його характеру.

Наступний підхід одержав назву поведінкового. Він заснований на тому, що вся увага приділяється типу поведінки майбутнього лідера. Нарешті третій підхід названий теорією випадків. Він заснований на переконанні в тому, що успіх будь-якого керівництва залежить від маси зовнішніх факторів, до яких варто пристосовувати будь-який тип характеру і поведінки.

Теорія рис характеру індивідуума

Спроби визначити, якими рисами характеру повинен володіти ідеальний керівник, складають основу даної теорії. Дослідники зупиняються на персональних якостях, фізичних характеристиках і розумових здібностях потенційного керівника.

Теорія поведінки

Недоліки досліджень у рамках теорії рис характеру виявилися причиною розширення сфери пошуків, оскільки багато економістів прагнули все-таки створити універсальний метод добору керівників до того, як вони включаються безпосередньо в роботу. Так зародилася основа теорії поведінки. Цей підхід базується на вивченні життєвого досвіду майбутнього керівника, на тому, наскільки успішні чи безуспішні його дії у різних сферах. У випадку, якщо стиль поведінки претендента відповідає визначеним вимогам, він, безумовно, має шанси бути прийнятим на роботу. Якщо ж людина вже займає керівну посаду, то на цей випадок існують визначені методики, що допомагають йому вибрати найбільш правильний стиль поведінки з метою збільшити ефективність роботи керуючих структур.

Теорія випадків

Один з останніх і найбільш широко обговорюваних підходів до розуміння керівництва будується винятково на теорії поведінки. У ній стверджується, що поведінка керівника будується по-різному в кожній конкретній ситуації. Наприклад, той стиль управління, що приносить успіх в управлінні розрізненим колективом сезонних робітників (автократичний) призведе до повного провалу у випадку його застосування в роботі дослідницького відділу. Цей підхід відомий за назвою теорії випадків чи ситуаційного підходу. Дослідники в рамках вивчення даної теорії розробили основні моделі поведінки керівника, які мають значну практичну цінність.

55. Міжособистісні та міжгрупові конфлікти

Міжгруповою взаємодією зазвичай називають взаємодію як між групами людей, так і між окремими представниками цих груп, а також будь-які ситуації, в яких учасники спілкування взаємодіють у міжгруповому вимірі, сприймаючи один одного і себе як членів різних груп.

Коли ж ідеться про міжгрупові конфлікти, то мають на увазі саме конфлікти між групами людей.

Подібно до того, як розглядаються й осмислюються особистіші, міжособистісні конфлікти, міжгрупові конфлікти теж можна розглядати з позицій трьох підходів: мотиваційного, ситуаційного та когнітивного.

Міжгрупові конфлікти породжуються здебільшого розбіжністю в поглядах чи інтересах, хоч подібні розбіжності досить часто зводяться до боротьби за ресурси.

Об’єктивні умови визначають особливості діяльності для багатьох учасників соціальної взаємодії, але лише для окремих осіб, чиї інтереси порушено, вони можуть стати причиною конкретного конфлікту.

До виникнення міжособистісних конфліктів найчастіше призводять:

1) порушення принципів управління, що виявляються в неправильних діях керівників (порушення трудового законодавства, несправедливе використання заохочень і покарань, недолуге використання кадрового потенціалу, деструктивний вплив на соціальні статуси й ролі підлеглих, недостатнє врахування психологічних особливостей, особистих інтересів і потреб працівників;

2) неправильні дії підлеглих (несерйозне ставлення до праці, особиста неорганізованість, егоїстичні бажання);

3) психологічна несумісність працівників, зіткнення їхніх цілей, настанов, інтересів, мотивів, потреб, поведінки у процесі й результаті спілкування, а також у процесі їхньої співпраці у трудовому колективі;

4) наявність у колективі так званих «важких людей» — «агресивістів», «скаржників», «зануд» і т. п., котрі своєю поведінкою створюють у найближчому соціальному оточенні стан соціальної напруженості, що призводить до виникнення конфліктів;

5) виникнення в міжособистісних контактах працівників колективу суперечностей, які призводять до того, що одні індивіди своїми словами, судженнями, вчинками торкаються чи принижують соціальний статус інших, їхні матеріальні й духовні інтереси, моральну гідність, престиж;

6) маніпулювання, тобто приховане управління співрозмовником, партнером проти його волі, під час якого маніпулятор одержує однобічні переваги за рахунок жертви;

7) невідповідність слів, оцінок, учинків одних членів колективу очікуванням, вимогам інших його членів.

56. Керування конфліктами в організаціях

Основними способами розв’язання конфліктних ситуацій є структурні і міжособові методи.

До структурних методів розв’язання конфліктних ситуацій належать: роз’яснення вимог до праці, координаційні та інтеграційні механізми, загальноорганізаційні комплексні цілі, структура системи винагород.

Роз’яснення вимог до праці – це повідомлення підлеглих про шляхи руху інформації в організації, система повноважень та оплати праці, правила внутрішнього розпорядку тощо.

Координаційні та інтеграційні механізми – це повідомлення підлеглих про ланцюг команд, ієрархія повноважень, порядок прийняття рішень тощо.

Загальноорганізаційні комплексні цілі – це виконання окремого завдання зусиллями двох або більше підрозділів.

Структура системи винагород – це вплив на поведінку людей через мотивацію.

До міжособових методів розв’язання конфліктних ситуацій належать ухилення, «згладжування», примушування, компроміс, вирішення проблеми.

Ухилення – це намагання людини відійти від конфлікту.

Згладжування – це переконання, що у результаті конфлікт позначиться негативно на всіх, тому його не варто починати.

Примушування – це примушування прийняти свій погляд будь-яким чином.

Компроміс – це прийняття погляду іншої сторони, але до певної міри.

Вирішення проблеми – це готовність ознайомитися з іншими поглядами та знайти вихід, зрозумілий і прийнятний для всіх сторін.

57. Сутність і природа організаційного розвитку.

Організаційний розвиток підприємства — це організований процес, що порушує динамічний розвиток структури організації і направлений на досягнення нового стану динамічної рівноваги, яка в оновленій структурі зберігатиметься відносно стабільно. У процесі організаційного розвитку підприємства відбувається поступове удосконалення окремих сторін діяльності організації і раціоналізація її внутрішніх структур, упорядковуються в часі і у просторі трудові, виробничі, соціальні і інші процеси.

Оскільки організація є складною системою, варто говорити про комплексний розвиток, під яким розуміється цілеспрямована і регульована зміна технічних, економічних, соціальних і організаційних параметрів.

Організаційний розвиток має інноваційну природу. Відповідно до концепції організаційного розвитку індивіди і групи розглядаються як життєво важливі елементи будь-якої організації, зміна яких через складність внутрішніх взаємодій — вельми складне завдання.

58. Природа організаційних змін

Зміни — це питання, що стосується всіх організацій. Більшість компаній і відділів великих корпорацій доходить висновку, що вони повинні проводити помірну реорганізацію хоча б раз на рік, і корінну -кожні 4-5 років. Зміни всередині організації, як правило, — це реакція на зміни у зовнішньому середовищі. Це зміна організаційної структури, продукції, технології, кадрів, повноважень, правил, стратегії тощо. Всі зміни взаємопов’язані між собою.

Говорячи про зміни в організації, ми маємо на увазі рішення керівника змінити одну або більше внутрішніх перемінних в організації, структурі, завданнях, технології та людському факторі. Приймаючи такі рішення, керівництво повинно бути проактивним або реактивним, тобто само проявляти активність або реагувати на вимоги ситуації. Зміни, які приймаються для виправлення помилки, що виявлена системою контролю, -типова реактивна дія. Дія, прийнята для того, щоб відреагувати на надану оточенням можливість, навіть якщо не існує фактичної проблеми, буде дією проактивною.

Зміни призводять до нововведень, які найчастіше спричиняють:

• оцінку та зміну мети організації;
• зміну структури, тобто розподілу повноважень;
• зміну техніки, технологічних процесів, конструкцій виробів;
• модифікацію (зміну можливостей або поведінки працівників);
• зміну організації виробничо-господарської діяльності.

59. Керування змінами в організації

Через складнощі, що зумовили нововведення і призвели до зміни перемінних, ефективне управління змінами є однією з найважчих й престижних завдань для керуючих.

Етап 1. Тиск і спонукання

Перший крок полягає в тому, що керівництво повинно усвідомити необхідність змін. Вище керівництво або інші керівники, які мають повноваження приймати і виконувати рішення, повинні добре відчувати необхідність змін і готуватися до їх проведення. Цей тиск можуть чинити зовнішні фактори (конкуренція, зміни в економіці або поява нових законодавчих актів).

Етап 2. Посередництво і переорієнтація уваги

Хоча керівництво і відчуває необхідність змін, але воно може не зуміти зробити точного аналізу проблем і провести зміни належним чином. Може виникнути необхідність в посередницьких послугах зовнішнього консультанта, здатного об’єктивно оцінити ситуацію. Або можна залучити як посередників своїх співробітників, але за умови, що вони можуть бути не-упередженими, і висловити думку, яка навряд чи порадує вище керівництво.

Етап 3. Діагностика та усвідомлення

На цьому етапі керівництво збирає відповідну інформацію, визначає істинні причини виникнення проблем, які вимагають змін існуючого становища. Однак, якщо керівництво намагається виявити проблему до того, як одержить інформацію від нижчих рівнів ієрархії, воно ризикує побудувати свої рішення на неадекватній інформації.

Етап 4. Знаходження нового рішення і обоє ‘язки щодо його виконання

Після того, як існування проблеми визнане, керівництво шукає спосіб виправлення ситуації. В більшості випадків керівництво також повинно заручитися згодою на проведення нового курсу тих, хто відповідає за його виконання.

Етап 5. Експеримент і виявлення

Організація рідко бере на себе ризик проводити великі зміни за один раз. Вона скоріше почне проводити випробування змін, які плануються, і виявляти приховані труднощі, перш ніж впроваджувати нововведення у великих масштабах.

Етап 6. Підкріплення і згода

На останньому етапі необхідно мотивувати людей, щоб вони прийняли ці зміни. Цього можна досягти, переконуючи підлеглих, що зміни вигідні як організації, так і їм особисто.

60. Ефективність  менеджменту організацій

Критерій ефективності — це наближене вираження критерію раціональності у прийнятті рішення. Тому коли вимірюють чи оцінюють ефективність, потрібно знати, які або чиї цінності максимізуються. Визначивши їх, потрібно встановити, як виміряти ступінь досягнення цих цінностей. Наступне завдання — поєднання ступеня досягнення цінностей з конкретною практичною діяльністю, тобто прогноз того, які результати будуть досягнуті, якщо обрати саме цей варіант управління. А в кінцевому підсумку необхідно зіставити ці результати з витратами вибору.

Менеджмент будь-якої організації безпосередньо бере участь у розробці й затвердженні різних варіантів стратегії, визначає шлях розвитку нових і нових ринків, намічає перспективи просування на ринку та ін. Успіх чи провал цих заходів визначається такими чинниками:

• відповідністю зовнішньому середовищу;
• ефектом часу;
• швидкістю й рішучістю;
• ефективністю організаційної структури тощо.

Ці чинники можна назвати також критеріями ефективності менеджменту.

Головний фактор, що визначає ефективність роботи компанії та правильність вибору товару, — його відповідність запитам споживачів. Якщо споживачі вважають, що запропонований товар не має конкурентної переваги, вони просто зігнорують його чи купуватимуть зовсім малу його кількість. Сьогодні, на думку споживачів, вдалою вважається компанія, яка задовольняє їхні потреби найефективніше. Потреби ринку формуються зовнішнім середовищем —- змінами в демографічній структурі населення, рівнем економічного добробуту, технологіями, політикою, а також змінами в культурі та цінностях.