Вступ

Актуальність теми. Організація діловодства є однією з форм управлінської діяльності, що здійснюється в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, а також на підприємствах, в установах і організаціях усіх форм власності (далі – установах). Її нормативне та науково-методичне забезпечення завжди було в центрі уваги не лише документознавців і архівознавців, а і суспільства в цілому, оскільки від організації діловодних процесів залежить не тільки повнота репрезентації достовірних джерел історичної інформації в архівах, а й якість керування будь-якою установою.

В останнє десятиліття організація діловодства в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, формуванням власної законодавчої бази, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду з керування документацією тощо.

Сучасний розвиток суспільства потребує особливо швидкої реакції на події сьогодення, тому частка інформатизації систем управління постійно зростає, стаючи швидким та зручним інструментом обробки інформації. Майже щомісяця з’являються нові аналітичні, портальні, облікові та інші системи, від відбору та використання яких залежить ефективність компанії. Але як обрати систему, яка була б ефективною, зрозумілою для користувачів та в той же час недорогою — питання не з легких. Саме неврахування особливостей впровадження і є найпоширеніша помилка при плануванні використання інформаційної системи. Від якості впровадження в більшій мірі залежить її ефективність і, відповідно, доцільність придбання[6].

Розуміння сучасного стану організації діловодства в Україні, його традиційних форм та можливостей впровадження у ньому інновацій має спиратися на науковий аналіз розвитку цієї сфери у попередній історичний період. Незважаючи на наявність значного масиву вітчизняних публікацій з історії діловодства, узагальнююче дослідження цих питань на сьогодні в Україні відсутнє. Вищевикладене зумовлює актуальність теми роботи.

Визначення функцій документа відбувалося в процесі розширення його трактування та сфери застосування багатьма вченими: М.П. Ілюшенко, С. М. Каштановим, К. Г. Мітяєвим, П. Отле, М. Г. Гаазе-Рапопорт і А. Н. Соковою.

На початку ХХІ ст. питання щодо функцій документів розглядалися документознавцями Н.М. Кушнаренко, М.С. Ларьковим, С.І. Семілетовим, Г.М. Швецовою-Водкою.

Джерельну базу дослідження складають опубліковані нормативно-правові акти, навчальні та практичні посібники і довідники, наукові, методичні та інформаційні публікації в періодичних виданнях, а також архівні документи.

Мета дослідження – охарактеризувати сутність документу, його комунікативну функцію.

Завдання дослідження:

• проаналізувати понятійний апарат та теоретичні основи діловодства як галузі наукових знань і сфери практичної діяльності;
• розглянути погляди щодо визначення сутності документу;
• охарактеризувати властивості та функції документу;
• дослідити процес документування діяльності установи;
• проаналізувати класифікацію документів за їх основними ознаками;
• визначити основні вимоги до оформлення документів в установі;
• виявити шляхи поліпшення якості документа.

Об’єктом дослідження є становлення і розвиток теоретичних та науково-практичних знань про документ як складову частину діловодства впродовж наукової стадії розвитку документознавства.

Предметом дослідження є визначення сутності документу, тлумачення комунікативної функції документу.

Методи дослідження. Під час проведення дослідження були використані такі дослідницькі методи: хронологічний, історико-порівняльного аналізу, поняттєвого аналізу, анкетування, статистико-аналітичний.

Структура роботи. Робота складається зі вступу, трьох розділів (сім параграфів), висновків (2 стор.), списку використаних джерел та літератури (52 позицій).

Розділ 1. Теоретичні основи документів, їх функції та класифікація

1.1. Функції та значення документа в управлінні

Кінцевий результат управлінської діяльності як органів державного управління, так і будь-яких закладів, установ та організацій, підприємств (у подальшому викладі, для стислості, їх сукупність позначатиметься терміном «організація») залежить від значної кількості факторів. Не останнє місце серед них займає діловодство, яке дозволяє забезпечити оперативність і гнучкість у прийнятті рішень та організації їх виконання. Діловодство координує всі етапи роботи: від проектування до контролю за виконанням рішення.

З документами пов’язана діяльність усіх працівників апарату управління — від технічних виконавців до керівників підрозділів.

Одні з них створюють документи, інші забезпечують їх оформлення й  передання за належністю, використовують ці документи й на їх основі ухвалюють управлінські рішення.

З кожним документом в апараті управління підприємства проводиться велика робота щодо складання, вичитування, обліку (реєстрації), сортування, зберігання, пошуку, переробки інформації, що міститься в документах, копіювання, переносу відомостей, транспортування документа всередині й поза апаратом управління організацією.

Документознавство як інтегрована наукова дисципліна тісно зв’язано з діловодством, книго-, бібліотеко-, бібліографо-, архівознавством, інформатикою й ін. При більш широкому підході до складу документознавства входить історичне джерело- і музеєзнавство, семіотика, текстологія, кодикологія й інші науки. І чим вище рівень узагальнення в теоретичних основах такого об’єднання й у підході до трактування поняття «документ», тим більшим буде коло галузей знань, що входять у документознавство. Посилення зв’язків між галузями знань, що вивчають різні носії інформації, є обопільно корисним.

Особливо тісний зв’язок документознавства з бібліографо-, бібліотеко- книго-, а також архівознавством. Сюди ж входить інформатика, особливо та її частина, що вивчає документну інформацію, створену за допомогою комп’ютерної техніки на дискретних носіях. Загальним для них є те, що ці дисципліни оперують документами як об’єктами, створеними спеціально для збереження і передачі інформації [50, c. 32].

Таким чином, документознавство — узагальнююча, інтегрована наукова дисципліна стосовно інших дисциплін документознавчого циклу.

В управлінні однаково шкідливі як переоцінка, так і недооцінка значення кореспонденції і діловодства. Переоцінка як правило призводить до застосування канцелярсько-бюрократичних методів управління, коли живе керівництво, увага до людей, оперативне вирішення питань, що виникають, підміняється надто великим захопленням паперами і надлишковим канцелярським листуванням. З іншого боку, незадовільна організація діловодства, неправильне використання кореспонденції призводять до безвідповідальності в роботі, створюють умови для різноманітних зловживань.

Поняття «документ» є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

Удосконалення процесів державного управління, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов’язані з документацій ним забезпеченням управлінської діяльності державних органів різного рівня. У сучасних умовах система державного управління в Росії висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації [29, c. 17].

Документ завжди був об’єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне управління. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв’язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією.

На сьогодні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства.

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління [6, с. 5], через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків. Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими і вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Проте слід зауважити, що наразі в Росії помітна відсутність чіткої, конструктивної і зрозумілої політики щодо документації та документаційного забезпечення управління. Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні. Актуальною є проблема формування державної політики у сфері методології управління документацією, що врешті-решт полягатиме у визнанні справочинства невід’ємною частиною управління.

Розгляду питання управління документацією було присвячено низку публікацій вітчизняних та зарубіжних науковців, а саме: Л. Астахової, М. Ларіна, О. Мітченко, В. Савицького, А. Сокової.

Так, на думку Л. Астахової, на сучасному етапі процеси інституалізації (організаційного оформлення) документаційного забезпечення управління в організаціях поступово трансформуються в управління документацією, під яким розуміється повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів і системи документації організації. Відбувається перехід від розуміння роботи з документацією не тільки як з функцією забезпечення, а безпосередньо до управління документацією як основною функцією менеджменту. Поняття «управління документацією» розглядалося і відомим російським дослідником М. Ларіним, який розмежовує поняття «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією», дотримуючись думки, що «справочинство – це більш формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція, що суворо визначає порядок роботи з документами (наприклад, інструкція зі справочинства), а документаційне забезпечення управління – поняття іншого характеру, сутність якого полягає в забезпеченні процесу управління (зокрема прийняття рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв’язок управлінських функцій з документами, що їх обслуговують». Документаційне забезпечення управління – це термін, який, на думку М. Ларіна, характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до управління документацією [3, c. 147-148].

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.

У документоведенні застосовується таке визначення документа: «Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі».

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.
2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.
3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення [9, с. 11].

Названі в визначеннях ознаки документа припускають:

• наявність інформації, змісту;
• стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;
• функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна «документ» вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося.

Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає , заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.

Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань [13, c. 20-21].

В бібліотечній, бібліографічній, книготорговій, інформаційній діяльності працюють з спеціально виготовленими об`єктами, т.б. документами, що виконують одночасно дві функції, які є головними для документа – це зберігання та передача інформації в часі і просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деякі – і в просторі, але для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ виводить з числа документів предмети, які не можуть бути включені в документний фонд і не призначені для широкого розповсюдження в суспільстві.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;
2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах [9, с. 13].

Основною складовою документа виступає інформація, т.б, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.
2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).
4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації [9, с. 14].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

5. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.
6. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна [9, с. 15].

Інформація може бути недокументною – не закріпленою – і документною – закріпленою на речовому носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка і т.ін.), спеціально створеному для її зберігання та передачі в просторі і часі.

Матеріальний об`єкт, спеціально створений для запису, зберігання і передачі, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріального носія неможливе.

Функція матеріальних об`єктів обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену більшістю у вигляді книг, брошюр, журналів, газет, листків, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусів, пергаментних свитків. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання і використання (читання, перегляд, прослуховування) в соціальних документних комунікаціях. Але спеціальна форма об`єкта також не може служити одиничним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий лист паперу, дискета чи фотоплівка) , така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому повідомлення, тексту.

Матеріальний об`єкт стає документом тільки у випадку єднання речового носія та інформації яка в ньому міститься. Двояка природа документа — одна із основних особливостей його як системи. При відсутності однієї з перелічених ознак немає єдності, а відповідно і документа.

Документ спеціально створюється з метою зберігання і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п [9, с. 17].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам`ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об`єкти, які мають правове значення і т.п. [37, c. 28]

1.2. Система функцій документа

Документаційне забезпечення вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов’язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, визначення певних вимог до їх складання і оформлення, тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності вишів, необхідність скорочення обсягів документообігу значною мірою актуалізують вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа.

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки.

Усім відомо, що вміння говорити відіграє значну роль у спілкуванні, від якого у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента справляє вплив і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника вибудувати розмову, його грамотності, знання правил складання документа та вимог до нього залежить подальша доля цих стосунків.

Склавши документ, з ним треба ще багато працювати: зареєструвати для того, щоб у разі потреби навести довідку, передати виконавцю, проконтролювати його виконання, зберегти, знищити тощо [8, с. 10].

Документ є система — безліч закономірно пов`язаних один з одним елементів і частин як певна цілісна єдність. Елемент — гранична одиниця розподілу документа. Сукупність однорідних елементів, виконують необхідну для існування системи функцію, яка називається підсистемою. Якщо в системі є кілька підсистем, то вся система стає складною.

Поняття системи відносно, як і поняття елемента. Якщо системою вважати документ як такий, то його сутнісними підсистемами будуть інформаційна та матеріальна (речовинна, субстанціонна) складові, і навіть конструктивні елементи документа (титульний лист, обкладинка, палітурка, форзац тощо. буд.), об`єднані у складне ціле. Підсистемою документа може і текст, що з глав, параграфів, абзаців [8, с. 12].

Вивчення документа як системи полягає у виявленні його елементів, підсистем і перетинів поміж ними, тобто у вивченні його структури. Встановлюються ознаки і параметри, що характеризують документ в розумінні системи. Визначаються функції, що їх елементами, підсистемами усередині та зовні цією системою, її властивості, тобто якісні відмінності, що зумовлюють відносну самостійність, стійкість і стабільність даної системи, придатність документа для використання у соціальній комунікації [8, с. 17].

Як і будь-яка система, документ створюється суспільством лише постільки, оскільки виконував би ті чи інші необхідні суспільству функції. Функція документа — це її громадська роль, соціальне призначення, мета, завдання. Документ – об`єкт, виконує ряд взаємозалежних соціальних функцій, весь спектр яких можна умовно поділити групи:

а) головна, найбільш узагальнювальна функція документа — це збереження і передача (поширення) інформації в часі й просторі;

б) загальні функції документа притаманні для всіх документів, незалежно від типу, і виду:

— інформаційна функція — це здатність документа задовольняти потреби суспільства в інформації, тобто служити джерелом інформації, знань. Основним критерієм інформативності документа є його інформаційна ємність, тобто кількість і якість інформації, зафіксованої у документі. Існує правило: більше інформації в якомога меншому обсязі. Ця функція визначається такими показниками, як корисність, повнота, достовірність, цінність, новизна інформації та т.д. Інформаційна функція властива всім без винятку документам, оскільки необхідність фіксувати інформацію причина появи кожного з них. Інформаційна функція має складну структуру. До її складу входить фіксація, збереження, передача інформації;

— комунікативна функція — це здатність документа бути інформативним способом передачі, обміну, комунікації, спілкування, наступності. Документ забезпечує документну комунікацію, яка без нього була б неможливою. У комунікативної функції можна назвати дві підфункції, яким відповідають дві категорії документів: документи, орієнтовані у напрямі: згори донизу (закони, укази, постанови, накази, інструкції) і знизу вгору (доповідні записки, заяви, скарги); документи двосторонньої дії, взаємозалежні між собою (ділове й особисте листування, договірні документи);

— акумулятивна функція — це здатність документа накопичувати, концентрувати, збирати й упорядковувати інформацію із її збереження для нинішнього й майбутнього поколінь;

— спеціальні функції притаманні не всім, а певним видів і типам документів, де вони проявляються більшою мірою відповідно до соціальних потреб суспільства.

До них належать:

• управлінська чи регулятивна функція — виконується документами, створеними з метою управління і під час його реалізації (закони, становища, статути, розпорядження, рішення, накази, протоколи). Управлінські документи відбивають стадії управління й самі надають вплив на управління. В управлінської функції документ виступає насамперед у нормативній ролі, як регулятор різних сторін діяльності суспільства, держави, організації;
• правова функція — це здатність документа служити засобом доказу, підтвердження будь-яких фактів (відомостей). Правовою функцією насамперед володіють офіційні видання (конституція, закони, укази), історичні джерела, які служать засобом засвідчення. Сюди ж можна віднести всі договірні документи, договірні відносини;
• функція обліку дає кількісну характеристику інформації — це реєстрація і угруповання в цифровому вираженні інформації, що з господарськими, демографічними й іншими соціальними процесами є метою їхнього аналізу та контролю. Документи, наділені функцією обліку, фіксують в специфічну форму широкий, спектр інформації (статистичні і фінансово-економічні документи);
• пізнавальна чи когнітивна функція — здатність документа служити засобом отримання й передачі знань з вивчення процесів і явищ природи й суспільства. Це призначення документа полягає у забезпеченні спільного освітнього і професійного процесу навчання (підручник, практикум, хрестоматія тощо.), і навіть наукової діяльності (наукова монографія, дисертація, звіт про НДР і ДКР);
• загальнокультурна функція — здатність документа сприяти розвитку культури суспільства, виступати засобом закріплення і передачі культурних традицій, засвоєння системи цінностей, естетичних норм, ритуалів, які у суспільстві (літературно-художнє, наукове видання, кінофільм, відеофільм, фотографія, листівка, гравюра та інших.);
• меморіальна (пам`ятниковая) функція — здатність документа служити «зовнішньою пам`яттю» суспільства взагалі, зберігати інформацію і передавати її від одного покоління до іншого. Ця функція властива документам-пам`ятникам (артефактам), яким власива особлива соціально-культурна й історична цінність (рукописна книга, рідкісні, особливо цінні й унікальні по змісту, формі або умовам побудування у зовнішньому середовищі документи);
• гедонічна функція — здатність документа служити засобом відпочинку, розваги, раціонального використання вільного часу (твори красного письменства, видання по мистецтву, кінофільми, компакт-диски, магнітні фонограми тощо.) [9, с. 23-24].

До спеціальних функцій документа можна також віднести статистичну, джерельну, підтвердження авторського авторитету та інші. Кількість спеціальних функцій документа, як і потреб суспільства, незлічимо.

Документ завжди поєднує у собі одночасно кілька функцій, які тісно переплетені між собою. Проте поліфункціональність документа виключає домінучю роль однієї функції (підручник — навчальна, указ — правова, афіша — рекламна). Значення тієї чи іншої функції згодом змінюється, т.к. змінюється й роль самого документа у суспільних стосунках, у цій соціальній структурі, у процесі управління тощо. Існують функції термін дії яких обмежений (комунікативна, управлінська, правова), і функції, постійно діючі (інформаційна, соціальна).

Таблиця 1.1. Синтезована система функцій документа

№ п/п	Групи функцій документа	Функції документа	Підфункції документа
1.	Головна (сутністна) функція	здатність документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та/або просторі
2.	Загальні функції	інформаційна	закріплення (фіксація) інформації зберігання інформації трансляція інформації інформаційно-систематизуюча іформаційно-методична
		соціальна культурна кумулятивна
		комунікативна	одновекторна комунікація двовекторна комунікація
3.	Спеціальні функції	управлінська (регуляторна)	матеріалізація управлінської дії організація інформації забезпечення функціонування і вдосконалення державної системи в цілому і кожної державної структури зокрема забезпечення функціонування кожного члена даного соціального інституту і даного суспільства в його конкретній соціальній ролі організаційна розпорядна
		пізнавальна (когнітивна) правова (юридична) статистична (облікова) історична загальнокультурна меморіальна (пам’яткова) гедонічна (культурно-дозвіллєва)
		освітня	педагогічна просвітницька виховна
		ідеологічна (агітаційно-просвітницька) художньо-естетична товарна представницька (репрезентативна) особисто-архівна (функція особистих реліквій) функція самовираження автора інструментальна доказування рекламна систематизуюча методична контрольна
		допоміжна	довідкова бібліографічна наочна практична (прикладна)
		прагматична дослідницька технологічна технічна розвиваюча

Джерело: Шелестова А. Базові функції навчальних документів у системі електронно-документної комунікації сучасного вищого навчального закладу України // Бібліотечний вісник. – 2011. – №1. –с. 44

 

Знання функцій документа дозволяє усвідомити цільове (навіщо створено конкретний документ) і читацьке (кому створено документ — для дітей, дорослих, фахівців, студентів і т.д.) призначення документа, про те, щоб найефективніше використати його потенційні можливості. Від цільового і читацького призначення документа залежить характер інформації, котра міститься у ньому, тип й посвідку документа.

Знання функцій документа дозволяє:

— визначити справжню цінність документа, соціальну значимість її змісту;

— правильно зрозуміти роль документної інформації (на відміну усній, недокументній) полягає у задоволенні різноманітних читацьких потреб суспільства;

— здійснити наукову класифікацію і типологію документа (розподіл документів за різними ознаками на види й типи);

— визначити найоптимальніші шляхи й засоби її виготовлення, переробки, поширення, збереження та використання в бібліотеках, архівах, книгарнях та ін.;

— розробити теоретичні основи документознавства, сформувати його поняттєвий апарат, і т.д.

Науці відомо чимало спроб з’ясувати функції документа. Ще у 20-х роках XIX ст. бельгійський вчений П. Отле у своїй праці «Труды по библиотековедению. Руководство для общественных библиотек. Организация умственного труда. Руководство к администрированию» виокремив такі його функції: 1) формулювати правила діяльності адміністративних одиниць; 2) надійно і швидко передавати розпорядження, інструкції як агентам адміністрації, так і управління; 3) зберігати пам’ять про факти; 4) зберігати їх докази; 5) поширювати корисну інформацію. З’ясувати залежність поняття «документ» від розвитку функцій документів вперше взявся К. Мітяєв. У 1963 р. він виділив комунікативну функцію документів, розглядав їх як засіб закріплення інформації, як засіб управлінської діяльності, як історичні джерела, відмітив правовий характер документів [11]. Однак, згодом, у 1968 р., він дещо змінив свою думку, вважаючи, що документи виконують функції закріплення (фіксації) інформації, служать юридичним доказом та історичним джерелом [10].

Ґрунтовним, на наш погляд, є дослідження цієї проблеми М. Ілюшенко [22], яка вибудовує його з позицій комплексності функцій документа. Автор підкреслює, що не існує документів, які виконують лише одну, суворо окреслену функцію. На її переконання, документ поліфункціональний, тобто в одному документі поєднуються, переплітаються різні функції, і розмежовувати їх можна лише умовно, на теоретичному рівні, для зручності їх класифікації та аналізу [4]. Як відомо, наслідки будь-якої класифікації залежать від критеріїв, за якими вона здійснюється. Тому важливим є те, що, досліджуючи функції документа, автор спирається на його зміст. За її словами, саме специфіка змісту документа, яка визначається необхідністю реалізації тієї або іншої суспільної потреби, виступає визначальним критерієм класифікації функцій документа. Однак варто мати на увазі, що, фіксуючи в документі якусь інформацію, його укладач не завжди має на меті якусь конкретну функцію. Функція документа — це його цільове призначення, властиве йому іманентно, незалежно від того, усвідомлена вона автором чи ні. У своєму дослідженні М. Ілюшенко серед функцій документа називає такі: інформаційну, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, правову, обліку та історичного джерела [22].

У фаховій літературі відстоюються й інші точки зору на цю проблему. Я. Лівшиць, наприклад, виділяє такі функції документа: фіксування інформації, комунікативну, доказування та соціальну [32, c. 17]. В. Кашепов зазначає, що документи «засвідчують або фіксують факти, події, зв’язки; інформують, приписують, дозволяють або забороняють здійснювати певні дії; свідчать про виконання якихось приписів і т. д.». За словами Н. Лисенко, Б. Сербіновського, С. Цвєткової документу притаманні інформаційна, організаційна, комунікативна, юридична та виховна функції [9]. Майже такий склад функцій, за винятком комунікативної, приписує документу М. Басаков [3, c. 35].

А.      Соколов наголошує, що документам, як і мові та мовленню, притаманні сутнісні і прикладні функції. Сутнісні функції іманентно властиві документу, є його невід’ємною частиною, обумовлені його природою. Втрата будь-якої сутнісної функції означає руйнування документа. Як правило, сутнісні функції доповнюються прикладними. Прикладні функції документа не обов’язково йому притаманні, а з’являються під впливом зовнішнього середовища, певних обставин. Іншими словами, прикладні функції — результат пристосування документа до потреб поточного моменту.

Оскільки документам в першу чергу притаманне соціальне призначення, що випливає з авторського задуму, розглянемо більш детально класифікацію функцій документа, запропоновану А. В. Соколовим. Соціальне призначення документів визначає ті сутнісні функції, котрі вони повинні виконувати. Водночас документи створюються для того, щоб індивідуальний користувач мав змогу їх розуміти; якщо людина не може прочитати текст документа, то останній втрачає свої сутнісні функції. Таким чином, сферами проявлення сутнісних функцій є і суспільне життя, і світ особистості. В. А. Соколов пропонує таку таблицю функціональних характеристик документів.

Споживацькі вимоги до документа з боку окремих читачів (слухачів, глядачів) передбачають наявність у нього таких характеристик:

• змістовність — документ повинен слугувати джерелом знань, емоцій, стимулів;
• зрозумілість — якщо текст не сприймається (не читається), то такий текст не є документом, оскільки не можливо розшифрувати його зміст;
• матеріальність — зображення, що не має стабільної, відчутної форми, не сприймається людиною як документ.

Соціальний прагматизм вимагає від документів виконання сутнісних функцій, орієнтованих вирішувати актуальні суспільні завдання (тут ініціатива здебільшого належить органам управління). Насамперед, це:

• освітня функція (педагогічна, просвітницька, виховна) — розповсюдження знань, морально-етичних норм, ідеалів, переконань, що забезпечують соціалізацію особистості;
• ідеологічна функція (агітаційно-пропагандистська) — популяризація будь-яких політичних, релігійних, субкультурних доктрин (вчень);
• допоміжна функція — сприяння розвитку спеціальних комунікацій, що обслуговують професійні потреби соціальних інститутів; до цього функціонального різновиду належать науково-допоміжні, техніко-допоміжні, виробничо-допоміжні, військово-допоміжні та інші функції документів, що представляють різноманітні типи літератури;
• бюрократична функція — оскільки бюрократія «живе» на документних потоках, вона не можлива без них;
• художньо-естетична функція — функція формування та розвитку художньої літератури як особливого, словесного виду мистецтва, а також зображувального мистецтва, заснованого на іконічних документах;
• товарна функція зумовлена тим, що всі документи є продуктом праці, мають ринкову вартість і можуть функціонувати як товар;

Така важлива особливість документа, як його соціальне призначення проявляється у трьох функціях:

• соціально-просторовій, або мнемічній — фіксування та збереження у часі духовних творчих досягнень членів суспільства;
• соціально-просторовій — розповсюдження в соціальному просторі актуальних смислів (значень емоцій, стимулів);
• цінністно-орієнтаційній, що випливає зі штучного походження документів. Цінністно-орієнтаційна функція є сутнісною для штучно створених повідомлень та прикладною — для мовленевих повідомлень.
• меморіальна функція — окремі документи набувають особливої соціальної цінності, аж до музейних експонатів, якщо вони безпосередньо пов’язані з тією чи іншою історичною особою, тією чи іншою історичною подією (мають автографи, екслібриси, легенди, пов’язані з ними). Такі документи стають культурними пам’ятками [46, c. 34-35].

Реальне застосування документів у духовному житті окремих людей здійснюється завдяки таким функціям:

• пізнавальній функції документа, що відіграє центральну роль у вихованні та самовихованні;
• гедоністичній функції, притаманній творам художньої літератури та зображувального мистецтва (гедоністичну функцію можна ще назвати культурно-дозвіллєвою);
• бібліофільській функції, що зачіпає емоційну сферу особистості;
• представницькій функції — книжкові зібрання в будинку є свідченням освіченості, культурності їх господаря;
• особисто-архівній функції, що виконується документами, так чи інакше пов’язаними з біографією певного індивіда;
• функції самовираження автора, коли створення документа стає невимушеним актом творчості, реалізації його особистих талантів, знань, емоцій;
• інструментальній функції — створення документів, пов’язаних з професійними обов’язками [13].

В.      Банасюкевич, опираючись на дослідження в галузі документознавства, називає чотири функції документа: фіксуючу факти чи явища, комунікативну, доказування і функцію історичного джерела. Управлінські документи автор відносить до особливої категорії документів, що служать засобом, інструментом управління соціально-економічним життям суспільства, і виділяє дві особливі, на його думку, властиві лише управлінським документам, функції. Перша з них — функція матеріалізації управлінської дії, що є основним критерієм доцільності виникнення документа і багато в чому завбачає його цінність як історичного джерела. Друга — функція організації інформації. Вона, на думку автора, полягає в тому, що лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі: функції документа визначають склад його реквізитів, побудову тексту і його лексичні особливості.

На особливу увагу заслуговує дослідження функцій документа Н. Кушнаренко [28]. Розуміючи під функцією документа, насамперед, його суспільну роль, соціальне призначення, мету, завдання та вважаючи, як і М. Ілюшенко, документ поліфункціональним об’єктом, що виконує низку взаємопов’язаних функцій, Н. Кушнаренко, на відміну від своєї колеги, вважає соціальними всі функції документа і умовно поділяє їх на три групи: 1) головна функція; 2) загальні функції; 3) спеціальні функції.

Головна функція — це найбільш узагальнююча функція. Вона полягає в здатності документа зберігати і передавати (поширювати) інформацію у часі та/або просторі. Загальні функції характерні для всіх документів, незалежно від їх типу та виду. Тому до загальних функцій документів Н. Кушнаренко відносить: інформаційну, соціальну, культурну, комунікативну, кумулятивну. Спеціальні функції властиві не всім, а лише певним видам і типам документів, де вони проявляються залежно від соціальних потреб суспільства. Найбільш поширеними є: управлінська або регулятивна функція; пізнавальна (освітня) або когнітивна функція; правова; статистична; історична функція або функція історичного джерела; загально-культурна; меморіальна (пам’яткова); гедонічна функція.

Якщо говорити винятково про функції навчальних документів, то у Листі Міністерства освіти та науки України від 31.07.2008 N° 1/9-484 головам робочих груп МОН України з розроблення галузевих стандартів вищої освіти та головам науково-методичних комісій МОН України щодо нормативно-методичного забезпечення розроблення галузевих стандартів вищої освіти наведено таку їх класифікацію: дослідницька, проектувальна (проектувально-конструкторська), організаційна, управлінська, технологічна, контрольна, прогностична, технічна [26, c. 21-22].

Отже, все наведене вище засвідчує, що певні класифікації функцій документа існують, однак цілком очевидно, що запропонований різними авторами склад цих функцій не є вичерпним.

Розділ 2. Характеристика комунікативної функції документа

2.1. Документ як інформативний засіб передачі інформації

Характеристиці ознак документа відповідають формулювання, викладені у статті В.Д.Банасюкевича та A.M. Сокової:

а) документ як матеріальний об’єкт повинен містити інформацію, зафіксовану будь-яким способом (письмо, графіка, зображення, звукозапис);

б) носій інформації повинен бути спеціально призначеним для фіксації інформації;.

в) зафіксована інформація повинна мати вербальну ідентифікацію (пояснення природною мовою);

г) мета фіксації інформації — її зберігання та передавання.

Виходячи з даних вимог до матеріального об’єкта, який може вважатися документом, поставимо питання:, коли і що зумовило появу таких об’єктів як типових, котрі винятково виконували функції зберігання і передавання інформації у просторі та часі? Слід відзначити, що з приводу причин генезису документа висловлено багато думок фахівцями традиційного документознавства або суміжних з ним наук.

Так, К.Г. Мітяєв вважав, що виникнення документа було зумовлено потребами у нових носіях інформації, що компенсували недоліки живого слова як засобу її передачі. Причому поява писемності і документа, на його думку, є синхронними подіями. Майже так само пояснюються причини виникнення документа у першому радянському посібнику з документознавства, однак тут, зауважується, що такі матеріальні предмети, на яких фіксувалася: інформація, виконували у давнину, в основному, функцію свідчення, що у подальшому і дало підстави для назви цих об’єктів латиною «документум» (тобто «доказ», «свідчення»). Один з авторів цього посібника в окремій публікації пов’язує появу систем документації з розвитком держави і апарату управління [37, c. 22].

Документаційне забезпечення управління є однією зі сфер управлінської праці, що вибудовується на наукових засадах, які визначаються документознавством. Документування є частиною діловодства, пов’язаною з процесами створення документів. Стандартизація та уніфікація документів, встановлення певних вимог до їх складання і оформлення, підтримка тенденції до скорочення кількості видів документів, що використовуються в діяльності організацій, необхідність скорочення обсягів документообігу висунули питання щодо вивчення доцільності пов’язання процесу документотворення з функціями документа.

Схема. 2.1. Документна комунікація

Документи функціонують не ізольовано. Кожний з них займає певне місце, відіграє певну роль, призначений для певних цілей і відображає у своєму змісті зовнішні та внутрішні зв’язки. Документи певною мірою є виміром ієрархії управлінської діяльності. Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для з’ясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому.

Науці відомо чимало спроб з’ясування функцій документа. Ще в 20-х роках минулого століття в роботі «Керівництво до адміністрування» бельгійський вчений П. Отлє дав таке формулювання цих функцій: «1) викладати правила, організацію й діяльність адміністративних одиниць; 2) надійно і швидко передавати розпорядження та інструкції як агентам адміністрації, так і управління; 3) зберігати пам’ять про факти; 4) зберігати докази їх і 5) поширювати корисну інформацію» . Вперше спробу з’ясування проблеми залежності поняття «документ» від розвитку функцій документів зробив К. Мітяєв. 1963 року він дав найменування більшості таких функцій: виділив комунікативну функцію, розглядав документи «як засіб закріплення інформації», «як засіб управлінської діяльності», «як історичні джерела», відмітив «правовий характер документів». Однак 1968 року він дещо змінив свою попередню думку, вважаючи, що документи виконують функції закріплення (фіксації) інформації, служать юридичним доказом та історичним джерелом [34, с. 11].

Я. Лівшиць виділяв такі функції документа: фіксування інформації, комунікативну, доказування та соціальну [32, с. 4, 3, с. 19]. В. Кашепов зазначає, що документи «засвідчують або фіксують факти, події, зв’язки; інформують, приписують, дозволяють або забороняють здійснювати певні дії; свідчать про виконання якихось приписів і т. д.». За класифікацією Н. Лисенко, Б. Сербіновського, С. Цвєткової документу притаманні інформаційна, організаційна, комунікативна, юридична та виховна функції [33, с. 20–21]. Майже такий склад функцій, за винятком комунікативної, вважає властивим документу і М. Басаков [3, с. 8].

Як бачимо з наведених прикладів, певні класифікації функцій документа існують, однак очевидно, що запропонований різними авторами склад функцій не є вичерпним, відсутня їх чітка систематизація, а суть їх розкрита не повною мірою.

Опираючись на дослідження в галузі документознавства, В. Банасюкевич називає чотири функції документа: фактів чи явищ, комунікативну, доказування і функцію історичного джерела. Автор відносить управлінські документи до особливої категорії документів, що служать засобом, інструментом здійснення процесів управління соціально-економічним життям суспільства, і виділяє дві особливі, на його думку, властиві лише управлінським документам, функції. Перша з них – функція матеріалізації управлінської дії, що є основним критерієм доцільності виникнення документа і багато в чому завбачає його цінність як історичного джерела. Друга – функція організації інформації. Вона, на думку автора, полягає в тому, що лише за допомогою документа інформація зберігається і передається у суворо визначеній формі: функції документа визначають склад його реквізитів, побудову тексту і його лексичні особливості [7, с.18].

Ґрунтовним, на наш погляд, є дослідження цієї проблеми М. Ілюшенко, яка будує його з позицій комплексності функцій документа. Автор підкреслює, що не існує документів, які несуть лише одну, суворо окреслену функцію. Навпаки, – стверджує вона, – документ поліфункціональний, тобто у тому самому документі спостерігається переплетіння різних функцій, і тому розмежовувати їх можна лише умовно, на теоретичному рівні, для зручності їх класифікації та аналізу.

Як відомо, наслідки будь-якої класифікації залежать від критеріїв, за якими вона здійснюється. Тому важливим є те, що у процесі дослідження функцій документа автор спирається на його зміст, тобто, вважаючи критерієм такої класифікації специфіку змісту документа, яка, в свою чергу, визначається потребою в реалізації тієї чи іншої суспільної функції. Така потреба зумовлює цілеспрямований характер документування. Однак варто мати на увазі, що фіксуючи в документі якусь інформацію, його укладач не завжди має на меті яку-небудь функцію. Функція документа – це його цільове призначення, властиве йому іманентно, незалежно від того, усвідомлена вона автором чи ні. У своєму дослідженні М. Ілюшенко з відповідними обґрунтуваннями до складу функцій документа відносить такі: інформаційну, соціальну, комунікативну, культурну, управлінську, правову, обліку та історичного джерела [22, c. 35].

На особливу увагу, на наш погляд, заслуговує дослідження функцій документа Н. Кушнаренко. Розуміючи під функцією документа його суспільну роль, соціальне призначення, мету, завдання та вважаючи, як і попередній автор, документ поліфункціональним об’єктом, що виконує низку взаємопов’язаних функцій, Н. Кушнаренко, на відміну від М. Ілюшенко, вважає соціальними всі функції документа і умовно весь їх спектр поділяє на три групи: 1) головну функцію; 2) загальні функції; 3) спеціальні функції [28, с. 38]. Головною, найбільш узагальнюючою, функцією документа цей автор називає зберігання і передачу (поширення) інформації. До загальних функцій документа, характерних для всіх документів, незалежно від їх типу і виду, на думку автора, належать інформаційна, комунікативна і комулятивна. До групи спеціальних автор відносить функції, притаманні не всім, а лише певним видам і типам документів, де вони проявляються переважно залежно від соціальних потреб. На думку автора – це управлінська, пізнавальна (освітня), правова, загальнокультурна, меморіальна, гедонічна та інші функції, серед яких зазначаються статистична, джерельна, підтвердження авторського авторитету [28, с. 38–41].

На підставі здійсненого нами порівняльного аналізу складу функцій та їх змісту й призначення, визначених згаданими авторами, ми пропонуємо синтезовану систему функцій документа, до якої передусім включено функції документа, які у різних класифікаціях не відрізняються ні за номіналом, ні за змістом. Функції, які у різних класифікаціях мали розходження за номіналами, однак були подібними або близькими за змістом (наприклад, юридична і правова, культурна та загальнокультурна, обліку та статистична тощо), об’єднані нами під термінами, які, на нашу думку, точніше відповідають їхньому змісту. Підтримуючи позицію Н. Кушнаренко щодо соціального характеру кожної з функцій документа, ми не вважаємо доцільною наявність у запропонованій нами систематизації окремо виділеної соціальної функції, що міститься у класифікаціях В. Лівшиця та М. Ілюшенко.

Основною функцією будь-якого створеного і дієвого документу є його інформативність. Документи, які не містить потрібної інформації, втрачають своє визнання як інформаційний ресурс.

Документний інформаційний ресурс — це не довільно зібрані документи, а підібрані на основі цілеспрямованого їх відбору, у відповідності до завдань інформаційного запиту і потреб її користувачів. Всі ці ознаки характеризують суть і призначення інформаційного ресурсу. Чим якісніший інформаційний ресурс, тим повніше задовольняються потреби користувачів, тим краще виконує управлінський облік покладені на нього системою менеджменту підприємства функції.

Документ як соціальний феномен має ряд особливостей, які суттєво відрізняють його від інших предметів. По-перше, вміщена в ньому інформація не зменшується по мірі її використання, вона здатна бути переміщеною в просторі та часі необмеженій кількості людей, одночасно зберігаючись в тому ж обсязі. Отже, як би активно не використовувався інформаційний ресурс, обсяг розміщеної в ньому інформації не зменшиться, інтенсивне використання його відобразиться лише на фізичному стані документів, які його складають.

По-друге, кожен окремо взятий документ має обмежену кількість — «квант» — інформації, часто зовсім недостатню для досягнення поставленого користувачем завдання. Недостатня інформація знаходиться в інших документах, і завдання управлінського обліку — зібрати таку їх сукупність, яка була б достатня для задоволення і розвитку інформаційних потреб користувачів.

По-третє, в документах зосереджена інформація в діалектичній єдності її спокою (зберігання в архівах або інформаційних базах даних) і руху (використання для різних цілей: контролю, аналізу, прийняття управлінських рішень, планування і т.д.). Перед управлінським обліком постає подвійне завдання — забезпечити оптимальний механізм як для зберігання, так і для використання документів, не віддаючи переваги ні одній, ні іншій стороні їх функціонування, оскільки друга безпосередньо пов’язана з першою: без належного зберігання не може бути і ефективного використання, але і зберігання, не орієнтоване на використання, безнадійно, а використання, не забезпечене зберіганням, неможливе.

По-четверте, документ є єдиним елементом який утворює інформаційні ресурси підприємства.

По-п’яте, документ фіксує знання, накопичені працівниками підприємства у всіх сферах його діяльності, тобто знання, пов’язані як з відображенням дійсності (стан і наявність матеріальних, нематеріальних, енергетичних і фінансових ресурсів), з її перетворенням (виробнича сфера); та всіма сторонами комунікаційних зв’язків — виробничих, управлінських, суспільних та особистих. Ця особливість документу визначає необхідність створювати на підприємстві інформаційні ресурси різного змісту і призначення.

Як і всякий об’єкт, задокументований інформаційний ресурс має безліч властивостей. Науковому опису підлягають лише найістотніші з них, тобто такі, без яких інформаційний ресурс як самостійна система існувати не може. Багато властивостей інформаційного ресурсу діалектично суперечливі і є єдністю протилежностей і рушійною силою його розвитку [26, c. 27-28].

Оскільки інформаційний ресурс складається з документів, він відтворює всі їх властивості і,          крім того, має власні. До найважливіших з них відносять: цілісність, відкритість, множинність, динамічність, інформативність, керованість, кумулятивяість, стохастичність, гетерогенність, надійність.

Під цілісністю інформаційного ресурсу підприємства розуміють взаємозалежність, взаємообумовленість, взаємодію документів, що його складають. Документи об’єднуються за різними ознаками: змістом, формою, часом створення, відображуваними об’ктами за центрами витрат і ферами відповідальності, місцем зберігання тощо. Внаслідок цього утворюється ціла система інформаційних ресурсів.

Цілісність — інтеграційна властивість інформаційних ресурсів, підтвердження його якості. Цілісність забезпечується наявністю і проявом ряду інших властивостей, їх взаємообумовленістю і взаємодією. В диференціації і інтеграції полягає діалектика інформаційних ресурсів як цілого. У міру якісного складу і кількісного збільшення інформаційних ресурсів їх цілісність підіймається.

Цілісність забезпечується також загальною метою, для досягнення якої і створюють потрібні документи. Напрям формування інформаційних ресурсів до наперед наміченої мети і є властивістю цілеспрямованості.

Властивість відкритості інформаційних ресурсів характеризується залежністю його обсягу і складу від оточуючого середовища: рівня складності питань, чіткості постановки питань (залежить від кваліфікації і професіоналізму персоналу, причетного до роботи з інформаційними ресурсами) та потреб користувачів, можливостей використовуваних на підприємстві комп’ютерних систем, мережних ресурсів, системи постачання та асигнувань на комплектування. Відкритість забезпечується також можливістю поповнення документами, виданими на нетрадиційних носіях, а також повідомленнями з неофіційних джерел [23, c. 32-33].

2.2. Основні елементи комунікативної функції

Комунікаційна функція забезпечується відбиттям різнопланових зв’язків, відносин, тим самим визначаючи для користувача місце та роль будь-якого об’єкта, явища у процесі постійного розвитку, видозміни, взаємодії еле­ментів дійсності. Звідси випливає динамізм змісту комунікаційної функції документа, зв’язок його з минулим та сучасним станом пи­тань, що розглядаються.

Комунікативна функція — це різні форми та засоби обміну і передавання інформації, завдяки яким стають можливими збагачення досвіду, нагромадження знань, оволодіння діяльністю, узгодження дій та взаєморозуміння людей. Комунікативна функція спілкування, що здійснюється за допомогою мови, є необхідною умовою наступності розвитку генерацій, соціального та наукового прогресу людства, індивідуального розвитку особистості. Обмін інформацією, що відбувається в усіх царинах життя суспільства між людьми в різних видах діяльності, забезпечується комунікативною функцією спілкування. Контакти між людьми не обмежуються лише потребами передавання інформації.

Характер комунікацій підприємств значною мірою залежить від типу їх структурної схеми. Структуру прийнято зображати позиціями (окремі особи, організації, структурні підрозділи, технічне обладнання та ін.) і зв’язками між ними. Основними типами використовуваних структурних схем є: лінійна, кільцева, сотова, багатозв’язкова, типу «колесо» ієрархічна, зіркова тощо (рис. 2.2).

При лінійній структурній схемі кожна її позиція (окрім крайніх) пов’язана із двома сусідніми й інформація, яка передається з одного кінця до іншого, стає відомою усім. Тут немає відносин підлеглості, але будь-який розрив зв’язку не компенсується, підприємство стає малокерованим коли втрачається контакт між окремими підрозділами. Але простота побудови, порівняно короткі канали зв’язку створюють передумови для оперативного прийняття рішень і широкого застосування цієї структурної схеми.

Кільцева схема являє собою замкнену структуру з однаковими зв’язками. При застосуванні цієї схеми підвищується швидкість передання інформації та стійкість структури, оскільки будь-які дві позиції використовують два напрямки інформаційного обміну [24, c. 25].

Сотова схема  являє собою більш складну структуру з розвиненими шляхами проходження інформації. Багатозв’язкова схема  реалізує принцип: кожен зв’язаний із кожним. Тут зв’язки є рівноцінними й жоден з них не має переваг перед іншим. Висока швидкість проходження інформації досягається прямими зв’язками, коли немає потреби використовувати обхідні шляхи. Близькими до багатозв’язкової схеми є схема типу «колесо» й  зіркова схема. Перша з них передбачає встановлення зв’язку з двома сусідніми позиціями й з центром. При зірковій схемі кожна позиція підтримує зв’язок лише із центром, який виконує командні функції.

Найпоширенішою в менеджменті є ієрархічна схема, яка уособлює командні функції одних позицій щодо до інших. Позиції, розташовані у нижній частині схеми, є чисто підлеглими. Позиції, розташовані над ними, є одночасно підлеглими й командними. І, нарешті, позиції, розташовані у верхній частині схеми, виконують лише командні функції. Ієрархічна схема передбачає більш високу централізацію порівняно з кільцевою. Але найвищий рівень централізації командних функцій має місце при застосуванні зіркової схеми, де поведінка кожного елемента повною мірою залежить від центральної позиції.

Крім формальних (офіційних) комунікацій, у менеджменті важливу роль відіграють неформальні (неофіційні) комунікації. В підприємницькій діяльності неформальні комунікації неминучі й мають різноманітний характер. На практиці офіційні структури та офіційні комунікації — це лише частина комунікаційних процесів. Чимало питань розглядаються й вирішуються неформальними групами, які не наділені офіційними повноваженнями й які створені на базі дружніх відносин, старих шкільних зв’язків, приналежності до однієї партії, національного походження, релігії та інших спільних інтересів. Керівники усіх рівнів часто підтримують ділові зв’язки з однією або кількома неофіційними групами всередині або за межами підприємства, іноді ділять свою владу з неофіційним «кухонним осередком». Природнім джерелом неофіційних відносин є поліархія, яка характеризує взаємовідносини між різними партіями або групами, а також різні чутки: про скорочення штатів, переміщення кадрів, випровадження на пенсію, чвари між керівником та заступниками і ін.

Комунікативна функція полягає в тому, що кожний такий документ як засіб зв’язку між владними структурами та індивідами інформує й інтегрує суспільну свідомість, сприяє створенню єдиної правової думки і тим самим виконує комунікативну функцію. Закон набирає чинності тоді, коли його положення/норми будуть оприлюднені, розтлумачені і впроваджені в життя.

Напевно, найбільш наочним компонентом комунікацій у організації є відносини між керівником і підлеглим. Ці відносини є елементом по горизонтальній схемі, але часто їх виділяють окремо, оскільки вони складають більшу частину комунікативної діяльності керівника. Досліди показали, що 2/3 комунікативної діяльності реалізується між тими, хто управляє, й тими, ким управляють [15, c. 10-11].

До сфери цих комунікацій належить велика частина питань, зокрема делегування, поставлення задач, пріоритетів і очікуваних результатів. Через ці комунікації в значному обсязі реалізуються функції мотивації та контролю.

У діяльності підприємств використовуються різні засоби, види і форми комунікацій. За характером і виявом комунікація визначається як:

а) інформаційна — передання інформації аудиторії, одній особі або групі осіб, інформування про якісь події (виступ на радіо);

б) експресивна — виразна, що характеризується експресією, силою вияву почуттів, переживань (несподівана зустріч);

в) переконуюча — прагнення вплинути на інших (висловлення захоплення, прохання, що особливо важливо для працівників готельно-ресторанного сервісу);

г) соціально-ритуальна — використання норм і звичаїв соціально-культурної поведінки (процедура знайомств, звичаї гостинності);

д) паралінгвістична — спілкування за допомогою міміки, виразу очей і рота, а також поз і рухів (передання різних відтінків повідомлення, його прихованого змісту).

Можливості несловесних повідомлень, які становлять значну частину людського спілкування, не слід применшувати. Справа в тому, що досить часто одними словами не можна передати емоції, душевний стан, занепокоєння і т. п., якщо не скористатись мімікою, певними рухами, виразом обличчя, тональністю голосу тощо.

Різноманітні види й способи комунікації можна поділити на три групи: усну, письмову й візуальну. На думку психологів, у багатьох ситуаціях найефективнішим є безпосередній усний контакт, за допомогою якого можна передавати деталі, уточнити неясні питання й цим виключити неправильне розуміння завдання. Якщо людина ставить запитання, то, на думку американських дослідників, ймовірність того, що вона правильно зрозуміла повідомлення, підвищується на 20%, а якщо вона робить зауваження, то її розуміння підвищується ще на 15%.

Ключем до ефективної письмової комунікації є дотримання певних вимог: чіткість, повнота, надійність і вірність. Письмова комунікація іноді доповнює й посилює усну (наприклад, коли потрібно передати важливе повідомлення, яке не припускає найменших неточностей).

За цільовою спрямованістю комунікації визначають як: інструктивні, мотивативні й інформативні, які постачають інформацію для прийняття управлінських рішень, їх реалізації й контролю за виконанням. Для досягнення цілей підприємства та ефективного обміну інформацією використовуються висхідні, нисхідні, вертикальні й горизонтальні комунікації. Висхідні комунікації, як правило, здійснюються у формі звітів, пропозицій і пояснювальних записок. Метою їх є ознайомлення вищого рівня керівництва про те, що робиться на більш низьких рівнях ієрархічної системи. Перед нисхідними комунікаціями ставиться завдання довести до відома підлеглих та інших організацій про зміст рішень, які приймаються на вищих рівнях (стратегічні напрями майбутньої діяльності). До нисхідних та висхідних комунікацій відносять обмін інформацією між підприємством та зовнішнім середовищем.

Існують певні правила успішного здійснення  вертикальних комунікацій: а) правильний, ввічливий стиль мови; б) достатня гласність, що унеможливлює домисли, плітки; в) недопущення передання інструкцій і вказівок від вищого керівництва безпосередньо останньому адресатові, що веде до втрати відповідальності й порушення встановленої ієрархії.

Прикладом горизонтальних комунікацій є міжрівневі комунікації на підприємствах, тобто обмін інформацєю між структурними підрозділами [21, c. 43].

Комунікативна функція  призначена не тільки для вирішення завдання трансляції інформації в соціальному просторі, але також і для організації, упорядкування і підтримки інформаційних зв’язків у суспільстві. Інакше кажучи, вона грає і передавальну, і соціально цементуючу роль.

Зафіксована на матеріальному носії інформація може бути багато разів затребувана. Тому збереження інформації є однією з найважливіших функцій документа. Не випадково реалізацією цієї функції (поряд з іншими) займається значна кількість спеціальних установ та організацій — архівів, інформаційних центрів, музеїв тощо

Зберігання інформації не є самоціллю. Справа в тому, що необхідною умовою існування людського суспільства є знання свого минулого, накопичення інформації про життя попередніх поколінь з наступною її передачею в часі. Збережена документована інформація, опинившись в ретроспективній середовищі, надалі активізується головним чином зусиллями історичної науки, що займається моделюванням минулого людського суспільства. У результаті відбувається реалізація функції історичного джерела, що є різновидом функції зберігання інформації і якій документи потенційно володіють з моменту своєї появи.

Динамічність інформаційних ресурсів в системі управлінського обліку виражається в постійному включенні до їх складу нових і виключенні непотрібних документів, коректуванні їх структури, переміщенні документів в межах інформаційних груп. Зростання числа документів приводить до так званого інформаційного шуму, що значно ускладнює пошук потрібної на даний момент інформації, чим знижує оперативність прийняття управлінських рішень. Пряме механічне нарощування інформаційних ресурсів називають екстенсивним їх зростанням і приводить до перенасичення документами, значна частина яких не використовується.

Властивість кумулятивності інформаційних ресурсів виявляється в його спроможності накопичувати і збирати інформацію, що зафіксована в документах. Кумулятивність фонду забезпечує функцію збереження. Похідним від кумулятивносгі є цінність інформаційних ресурсів і їх корисність для користувачів.

Стохастичний (імовірний) характер інформаційних ресурсів обумовлений можливістю помилки при включенні та вилученні з нього окремих документів, а також можливості незадоволення потреб користувача в потрібному документі. Оскільки підбір конкретних документів має відповідати конкретним запитам користувачів-менеджерів, які не завжди чітко сформульовані, можливі помилки у формуванні інформації на основі не вдало підібраних документів. Для забезпечення ефективного менеджменту потрібно, щоб ці помилки були мінімальними, а сформований на запит інформаційний ресурс був об’єктивним і представленим вчасно.

Властивість гетерогенності (різнорідності) інформаційних ресурсів зумовлена наявністю в них різноманітних за змістом та неоднорідних за формою документів, внаслідок чого з’являється можливість найповнішого задоволення найрізноманітніших запитів.

Надійність інформаційних ресурсів проявляється в повноті та оперативності задоволення потреб менеджерів, у відсутності відмовлень користувачам. Властивість надійності інформаційних ресурсів суперечлива за своїм змістом: чим менший ресурс за обсягом, тим швидше і простіше можна знайти в ньому необхідний документ, проте тим більша імовірність відмовлення у запиті. Інформаційний ресурс не можна вважати надійним, якщо в ньому відсутні необхідні для оперативного управління дані; якщо запити виконуються оперативно, але неповно, або, навпаки, повно, але не оперативно. Наявність усіх властивостей одночасно зумовлює високу якість інформаційних ресурсів [11, c. 33-34].

2.3. Особливості комунікативної функції  інформаційно-довідкових документів

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь-якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.

Як носiй інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої органiзацiї кожної установи, пiдприємства. Документи забезпечують взаємодiю всiх пiдроздiлiв органiзацiї.

Комунiкативна функцiя документiв забезпечує i зовнiшнi зв’язки установ та підприємств.

Документи створюються через необхідність реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість функцій: інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова, облікова.

інформаційна комунікація відрізняється від матеріальної комунікації характеристикою об’єкта, який передається в процесі комунікації. В інформаційній комунікації цим об’єктом є сигнал (чи сигнали), що впливають на стан одержувача. Цей об’єкт — не матеріальний, а ідеальний, який інакше називають інформацією чи «смислом» (змістом, значенням). Відповідно, інформаційну комунікацію називають ще комунікацією ідеальною чи смисловою (змістовою, значеннєвою) [4].

Інформаційна комунікація може бути підвидом будь-якої комунікації, що виділяється за характеристиками об’єктів, між якими відбувається взаємодія.

Тобто, можна розрізняти такі види інформаційної комунікації:

1) соціальну;

2) технічну;

3) зоологічну;

4) біологічну;

5) космічну.

Кожен із перелічених видів інформаційної комунікації має свої специфічні риси, різновиди і специфіку здійснення.

Основні елементи системи інформаційної комунікації одержали таку характеристику:

1-й     — джерело інформації, яке виробляє первісну інформацію або «повідомлення», що має бути передане;

2-й     — передавач, який кодує (або моделює) цю інформацію у форму, що підходить для каналу передачі;

3-й     — канал, по якому кодована інформація (або «сигнал») передається в місце одержання. Під час передавання сигнал може бути змінений «шумом», що надходить від «джерела шуму»;

4-й     — одержувач, що декодує (або перемодулює) отриманий сигнал, щоб відкрити первісне повідомлення;

5-й     — кінцева мета передачі інформації.

Ця схема комунікації (передачі інформації) стала основою для всіх подальших розробок структури системи інформаційної комунікації в тій або іншій сфері. Залежно від об’єкта вивчення, в ній деталізувалися або виключалися окремі елементи, але загальна їхня характеристика відповідала наведеній схемі.

Подальший розвиток теорії інформаційної комунікації був спрямований на вивчення особливостей кожного з її видів. Зокрема — особливостей соціальної інформаційної комунікації. Однак назва «теорія соціальної інформаційної комунікації» часто замінювалася скороченою: «теорія комунікації». Таким чином відбувалася підміна поняття «соціальна інформаційна комунікація» поняттям «соціальна комунікація» (чи «соціальні комунікації») або скороченим «комунікація».

Наразі праці, присвячені теорії соціальної інформаційної комунікації, називають «соціальними комунікаціями» або «основами теорії комунікації» тощо. Знайомство з їхнім змістом дає підстави стверджувати, що присвячені вони не взагалі комунікації і навіть не всім соціальним комунікаціям, а саме — теорії соціальної інформаційної комунікації [6, c. 84-85].

Сформувалися певні погляди на структуру соціальної інформаційної комунікації, що знайшли втілення у відомих схемах. Це, перш за все, найпростіша схема, що складається з 3-х елементів: комуніканта, реципієнта і каналу комунікації, тобто зв’язку між ними.

Найголовніші з перелічених назв елементів комунікації: комунікант і реципієнт. Деякі автори передавача інформації називають комунікатором, а одержувача — комунікантом; інші обох називають комунікаторами чи комунікантами. На наш погляд, доречно дотримуватися єдиної термінології, яка вже є традиційною, тобто виділяти комуніканта і реципієнта, а за необхідності обох, а також інших учасників комунікації — посередників — називати комунікаторами.

Повідомлення, що передається в процесі інформаційної комунікації, називають комунікатом.

Деякі зв’язки між видами комунікації вважаються обов’язковими, але це не так. Наприклад, письмова комунікація не завжди є документальною, бо вона можлива і в той час, коли знаки письма не закріплюються на матеріальному носії.

Система параметрів якості документа як засобу комунікації складається з параметрів, розподілених за аспектами:

—         функціональності (структурно-логічна схема (склад та розташування реквізитів), інформаційна ємкість, інформативність, інформативна компактність, прагматичність);

—         зручності створення та сприйняття (загальний вигляд (розмір шрифтів, кольорова гама), повнота, точність, модальність);

—         емоційності (гармонійність, достовірність).

Така система параметрів найбільш повно відображує інформаційно-емоційні потреби учасників комунікації та максимально гарантує забезпечення якості документа. Тому вона є найбільш доцільною для умов, середовища, яке постійно змінюється. Але в межах даного дослідження доцільно зосередитись на параметрах, що забезпечують функціональність нормативного документа діяльності. Це дозволить забезпечити необхідний та достатній рівень якості нормативного документа діяльності.

З цієї точки зору, найбільш раціональну сукупність параметрів якості нормативного документа діяльності будуть складати такі: структура основної частини документу, інформаційна ємкість, інформативність, прагматичність. Саме вони охоплюють формальний (структуру) та змістовний аспекти якості документа та забезпечують його функціональність.

Аналіз та узагальнення наведених параметрів доцільно здійснити з позицій системного підходу. Саме він являє собою найбільш універсальний методологічний інструмент вирішення наукових і практичних задач. Тобто, формування якості нормативного документа необхідно розглядати системно.

Крім того, системне формування якості нормативного документа діяльності необхідно реалізовувати на основі використання підходу до опису діяльності, що зумовлює необхідність уточнення сутності виділених параметрів саме з цих позицій. При цьому, необхідно базуватись на поетапному розгляді діяльності з позицій методологічного, методичного та інструментального рівнів (випливає з моделі піраміди «3М» як методологічного інструменту діяльності та визначає статус нормативного документа як методовизначного). Цей фактор визначає:

— інформаційну мету документа;

— змістовний зв’язок нормативного документа з принципами діяльності;

— ступінь деталізації описання діяльності.

Інформаційна мета документа — модель дії, яка зафіксована в документі і повинна бути виконана його користувачем. Методологічний документ має за мету окреслити межі можливих формулювань цілей діяльності у вигляді принципів, методовизначний — межі можливої діяльності у вигляді шляхів реалізації принципів, методичний — межі предписаної діяльності у вигляді технології здійснення шляхів реалізації принципів [9, c. 13].

Для характеристики змістовного аспекту якості нормативного документа суттєвим є параметр інформаційної ємкості. Під ним будемо розуміти реальну кількість інформації, яку вкладено в документ. Цей показник вимірюється (для текстового документу) шляхом термінологічного аналізу при урахуванні інформаційної цінності термінів. За даним показником слід розділяти терміни тексту документа на індикативні та інформативні. Перші — терміни з великою когнітивною значимістю, несуть порівняно мале смислове навантаження, не стільки передають нову інформацію, скільки прив’язують її до певних базових термінів відповідної предметної галузі, виконують роль індикативних маркерів. Другі — терміни з великою інформаційною ємкістю, виражають складні спеціальні поняття невеликого вживання, виконують роль інформативних маркерів.

До виміру інформаційної ємкості наукового документа можна застосовувати таке співвідношення частоти вживання термінів його тексту: 20-25 % — індикативні маркери, 60 % — інформативні, решта (10 %) — терміни з проміжними показниками індикативної та інформативної значущості (так звані «підтримуючі»). Але означені показники неможна вважати за нормативні для даного параметру якості нормативного документа діяльності.

Інформативність або індикативність як показники інформаційної цінності терміну документа можливо визначити лише через виявлення його приналежності до тезаурусу нормативного документа як системи термінів. В свою чергу, тезаурус нормативного документа є результатом взаємодії мов конфігуратору, які є необхідними і достатніми для описання діяльності з позицій відповідних підходів.

Особливої ваги набувають результати комунікаційного підходу під час розгляду методологічних засад загального документознавства, наприклад, при визначенні понять, що виступають тут на категоріальному рівні, таких, як “інформація”, “документ”, “книга”. З іншого боку, така конкретизація, а також висновки щодо особливості комунікаційних характеристик документа дозволяють виокремити різні фази його існування, а звідси і розрізняти дисципліни чи галузі знань, що вивчають документ на певній стадії функціонування [23, с. 64].

Розділ 3. Розвиток комунікативної функції інформаційно-довідкових документів

3.1. Напрями удосконалення функціонального призначення документа в умовах електронного документообігу

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином нормативно-методичну базу діловодства.

Значення документа та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксування відносин службового та приватного характеру, між юридичними або фізичними особами, в повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію – це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому,  надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє відтворити єдину державну систему діловодства – науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

Необхідно також відзначити наявність специфіки концептуальних підходів до визначення комунікаційних характеристик так званих “електронних документів”. “Електронні” листи, статті, книги, енциклопедії, бібліографічні покажчики, управлінські документи тощо хоча і є аналогами текстової частини документів з паперовою основою, однак їх спосіб існування, у тому числі передавання комунікаційними каналами комп’ютерного зв’язку, значно відрізняється від власне документального. Однак, сучасна технологія, наприклад, видавничої справи вже передбачає спочатку створення макету видання в електронні формі, а потім так званої твердої копії, яка виконує роль друкарської форми. Електронний обіг цінних паперів є особливою комунікаційною сферою із специфічним формами їхнього існування. В комп’ютерному справочинстві існує ряд проблем створення та функціонування електронних організаційно-розпорядчих документів та представників інших типів управлінської документації, що потім позначається на проблематиці архівного зберігання дискет, компакт-дисків, змінних вінчестерів і використання їхньої інформації [15, с.14-15].

У зв’язку з цим, документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності і розробляє принципи побудови систем документування й діловодства — називається документознавством.

Явища реального світу й процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об’єктивно відбиваються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці. Подібно до речовини та енергії, інформацію можна створювати, обробляти, зберігати, передавати, використовувати. Ефективне використання інформаційних ресурсів підприємств готельно-ресторанного бізнесу базується на: визначенні потреб щодо інформації, проведенні системного її аналізу, створенні й підготовці програм, впровадженні комп’ютерної техніки.

Розвиток людської цивілізації супроводжується вражаючим збільшенням обсягу створюваної, оброблювальної і збереженої інформації. Наприклад, за оцінкою журналу ASAP, у світі щорічно з’являється близько 6 млрд. нових документів. За даними журналу Delphi Consulting Group, нині тільки в США щодня створюється понад 1 млрд. сторінок документів, а в архівах зберігається вже понад 1.3 трлн. різних документів.

Слід зазначити, що потоки корпоративної інформації надзвичайно різноманітні за джерелом та формою її надання. Однак їх можна умовно класифікувати за формою збереження на електронні та паперові документи. Існують оцінки, що наразі тільки близько 30% усієї корпоративної інформації зберігається в електронному виді ( як у структурованому — у базах даних, так і в неструктурованому). Уся інша інформація ( близько 70%) зберігається на папері, створюючи чималих труднощів при її пошуку. Проте це співвідношення поступово змінюється на користь електронної форми збереження ( зокрема, через розвиток систем електронних архівів). За даними Delphi Consulting Group, обсяг корпоративної електронної текстової інформації подвоюється кожні 3 роки. За прогнозом того ж журналу ASAP, до 2004 року тільки близько 30% корпоративної інформації залишиться в паперовому виді, а 70% інформації буде зберігатися в електронній формі. Навряд чи, звичайно, коли-небудь усі документи стануть тільки електронними, однак безумовно, що електронна форма збереження документів у перспективі буде переважати.

Ці вражаючі цифри і дані говорять тільки про те, що для будь-якого підприємства чи організації питання оптимізації документообігу і контролю за обробкою інформації мають ключове значення. Це твердження можна підтвердити такими даними. За оцінкою Siemens Business Services, до 80% свого робочого часу керівник витрачає на роботу з інформацією, до 30% робочого часу співробітників іде на створення, пошук, узгодження і відправлення документів, кожний внутрішній документ копіюється у середньому до 20 разів, і до 15% корпоративних документів безповоротно губиться ( при цьому за даними журналу ASAP, середньостатистичний службовець витрачає щорічно до 150 годин свого робочого часу на пошук загубленої інформації). Існують також оцінки, що на роботу з документами доводиться витрачати до 40% трудових ресурсів і до 15% корпоративних доходів. [17, c. 37].

Саме тому ефективність керування підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного розв’язання завдань оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Потреба в ефективному керуванні електронними документами і привела до створення систем електронного документообігу.

Сьогодні в Україні набули широкого використання системи електронного документообігу українського та російського виробництва. Останні мають більшу популярність через повніший функціонал та можливість запропонувати готові рішення з мінімальною адаптацією до потреб замовника. Але в будь-якому разі ці системи являють собою своєрідний конструктор, на основі якого і формується потрібне рішення.

Система електронного документообігу Optima — Workflow зарекомендувала себе як надійний інструмент автоматизації та оптимізації роботи канцелярії, на що вказує кількість впроваджень в Україні, Росії, Білорусії та в інших країнах. Більшість впроваджень реалізовано в державному секторі, що свідчить про високу надійність та якість системи[7].

Застосування електронного цифрового підпису дає змогу значно скоротити час руху документів в процесі оформлення звітів, обміну документацією, укладання правочинів. Тобто документи, підписані за допомогою ЕЦП, можуть бути передані через мережу Internet або локальну мережу лише за кілька секунд, забезпечує рівний доступ до документів усіх учасників електронного обміну, незалежно від їхнього місця перебування та віддаленості один від одного.

Завдяки застосуванню електронного цифрового підпису можна:

—         замінити при безпаперовому документообігу традиційні печатку і підпис;

—         удосконалити і здешевити процедуру підготовки, доставки, обліку і зберігання документів, гарантувати достовірність документації;

—         значно скоротити час руху документів, прискорити і полегшити процес візування одного документа кількома особами;

—         побудувати корпоративну систему обміну електронними документами;

—         забезпечити цілісність інформації — гарантію того, що інформація зараз існує в її початковому виді, тобто під час її зберігання або передання не було внесено несанкціонованих змін.

Поки що основна сфера застосування електронного цифрового підпису — подання звітів до державних органів влади та управління в електронній формі. Для подальшого розвитку електронного документообігу та розширення сфери застосування електронного цифрового підпису потрібно створити надійне законодавче підґрунтя та привести вже прийняті законодавчі акти у відповідність до європейських стандартів права [27].

У Росії, наприклад, система електронного документообігу використовується досить активно, оскільки:

—         час передачі по електронних каналах зв’язку рахується за лічені секунди;

—         електронний документ займає мінімальну кількість часу, а використання посилань на документ дозволяє знайти не тільки один документ, але й інші документи, пов’язані з ним тематично чи за формальним ознакам;

—         електронний документ дає можливість створювати електронні архіви, які дозволяють економити паперові та інші ресурси державних органів;

—         інформаційна безпека та захист від фальсифікації.

В Україні ж система електронного документообігу лише починає вводитись в практику роботи органів державної влади та місцевого самоврядування. Досить прогресивною в цьому питанні є Львівська, Київська області. Ще у січні 2011 року на офіційному сайті Львівської обласної ради було опубліковано відомості про започаткування діалогу між відповідним органом місцевого самоврядування і мешканцями Львівської області через е- урядування.

Необхідний для управління обсяг інформації визначається з урахуванням розміру, та спеціалізації підприємства, його організаційної структури, характеру розвитку внутрішніх зв’язків, а також зв’язків з іншими підприємствами та організаціями. При цьому враховуються також суб’єктивні фактори: освіта й компетентність керівника, його організаторські здібності, методи й стиль управління тощо. Ефективна інформаційна система передбачає одноразовість реєстрації первинної інформації, чіткість форм і стислість записів, взаємну погодженість системи показників, уніфікацію документів тощо [40, c. 71].

Досвід управлінської діяльності на підприємствах свідчить, що при організації інформаційних процесів доводиться вирішувати сукупність взаємопов’язаних питань, Зокрема: яка інформація має надходити до управлінського апарату; які структурні підрозділи й з якою періодичністю повинні подавати інформацію; які носії інформації використовувати (люди, оргтехніка); для якої групи управлінських працівників подається інформація й у якій формі. Тому підприємствам готельно-ресторанного бізнесу потрібно правильно визначитися щодо проблеми організаційного регламентування діяльності апарату управління, класифікації інформації, її кодування й декодування, досягти високої чіткості в розподілі посадових функцій службових осіб і в разі внесення змін до прав та обов’язків працівників змінювати інформаційне їх забезпечення, а також скорочувати потоки непотрібної інформації. Важливо методично правильно вибирати показники, які б найточніше відбивали суть явищ і процесів, створювали систему взаємопов’язаних показників, за допомогою яких можна було кількісно й якісно характеризувати діяльність підприємства. Система показників повинна розроблятись таким чином, щоб вона точно відображала ви­моги до виробництва і організації системи управління, відображала платоспроможність, ліквідність, конкурентоспроможність підприємств. Водночас інформаційна система не повинна передбачати надмірності даних. За спостереженнями психологів, найбільший інтерес до праці виникає тоді, коли працівникові не вистачає знань для виконання роботи й це спонукає його до творчості.

Потреба у широкому впровадженні в менеджменті сучасних інформаційних ресурсів висуває завдання щодо підвищення впорядкованості логічних відносин між показниками, забезпечення однозначного їх вираження, упорядкованості мовних термінів економічної інформації тощо.

У діяльності підприємств слід запроваджувати такі форми документів, які пристосовані для обробки їх за допомогою сучасних засобів обчислювальної техніки, забезпечують відповідні класифікацію й впорядкування, раціоналізують технологічний процес формування документів на основі аналізу схем руху їх потоків.

Аналіз потоків інформації  надає можливість визначити особливості діючої системи менеджменту, методи й стиль роботи управлінського апарату, виявити недоліки в організації управління, визначити загальний обсяг інформації, яку слід зібрати й опрацювати для забезпечення нею керівників. Аналіз потоків інформації надає змоги для створення інформаційних моделей, які відбивають технологію підготовки й маршруту документів, алгоритм формування показників, а також взаємозв’язок між структурними підрозділами й особами, які беруть участь в обробці та використанні інформації. Інформаційні моделі можуть мати форму описів, схем, графіків, таблиць, матриць.

Потоки інформації на підприємствах вивчаються за допомогою аналізу документів, анкетного або усного опитування, спеціальних експертних обстежень і оцінок, фотографії (самофотографії) робочого дня управлінських працівників тощо. Залежно від мети і об’єкту застосовуються різні методи в певній комбінації. В процесі аналізу інформації визначається кількість застосовуваних форм первинних і зведених документів, які створюються у системі управління за місяць, кількість показників кожної форми і перерахунку на місячний потік інформації; кількість цифрових і буквених знаків у документі кожної форми тощо. Результати кількісної і якісної оцінки кожного документа заносять до спеціальних карток або бланків. Найчастіше до картки записують: назву кожного обліково-планового показника, місце його створення й використання, призначення й термін подання; кількість знаків (символів), за допомогою яких записують інформацію, кількість дій (арифметичних і логічних); спосіб запису (друкування, ручний запис), частоту (повторюваність) збирання й надання інформації, трудомісткість заповнення. Матеріали карток обстеження, що складаються на один документ, заносять до відомості «Зведена характеристика документів». До матеріалів обстеження додаються копії всіх документів і рекомендації щодо усунення їх дублювання, раціоналізації маршрутів руху документів.

Недокументовану інформацію можна аналізувати за допомогою усного опитування, анкетного обстеження, а також фотографії (самофотографії) робочого дня управлінських працівників. У процесі усного опитування або анкетування визначають перелік інформації, що надходить до обстежуваного працівника, й вихідної від нього із зазначенням адресатів і періодичності [44, c. 82-83].

Зміст потоків інформації незалежно від її виникнення характеризується індексацією, видом носія, обсягом потоку, щільністю потоку, інформаційною ємкістю повідомлень і операцій, ступенем використання інформації, періодичністю її виникнення й швидкістю руху.

У практиці підприємств застосовують різні форми індексації інформації: цифрову  — цифровий запис у документах, цифрове зображення на лічильниках, табло тощо; алфавітну  — словесний запис у документі, підписи на лічильниках, табло тощо; символьну  — умовне зображення на кресленнях, схемах, плакатах тощо. Економічна інформація найчастіше представляється у формі алфавітно-цифрових сигналів. Для того, щоб підвищити аналітичні властивості інформації й привести її у форму, зручну для обрання рішень, широко використовуються різні таблиці, схеми, графіки тощо. Завданням дос­лідження інформаційних ресурсів на підприємствах є визначення ступеню повноти використання інформації й розробка заходів щодо скорочення кількості даних, які надходять до апарату управління.

У процесі вивчення використання інформаційних ресурсів важливо визначити кількість операцій і витрат праці (у робочому часі), закріплених за підсистемами (техніко-економічні, планування, бухгалтерський облік, фінансова робота, статистичний облік тощо). Ці дані використовуються для вдосконалення структури управління, встановлення нормативів праці й для контролю за діяльністю управлінського персоналу.

Недоліки в організації використання потоків інформаційних ресурсів на підприємствах найчастіше пов’язані з невдалим або не досить чітким розподілом функціональних обов’язків між працівниками апарату управління, надмірним контролем, з надходженням інформації до тих працівників, яким вона не потрібна тощо.

Повний перехід до електронного документообігу на підприємствах — це не лише справа часу, а вже й вимога сьогодення. На нашу думку, автоматизація діловодства, яка сьогодні має місце в усіх державних установах і полягає в тому, що при реєстрації паперового документа він повністю переводиться в електронну форму, і подальша робота ведеться переважно з електронними реєстраційними картками та зображеннями документів, є кроком, який передує повному переходу на електронний документообіг [51, c. 26].

3.2. Поліпшення комунікативної функції інформаційно-довідкових документів

Місце документа в документній комунікації обумовлено його функцією передачі повідомлення від комуніканта до реципієнта. Будь-який документ як елемент документної комунікації можна охарактеризувати по формулі «хто, що, по якому каналу, кому, з якою ефективністю повідомляє». Цей перелік питань став відомим як «формула Ласвелла». Часто її зменшують до мінімуму: «хто, про що, кому».

Таким чином, документ є засобом (каналом) передачі інформації, якщо його розглядати як елемент комунікаційного процесу в цілому, або джерелом інформації (комуні кантом), якщо його розглядати з позиції реципієнта.

Документно-комунікаційна система обслуговує без виключення всі сфери людської діяльності. Ця система включає в себе цілий ряд спеціально створених суспільних інститутів: редакційно – видавнича справа, науково – інформаційна та бібліографічна діяльність та ін. сформульовані відповідні документні структури: бібліотеки, інформаційні центри, редакції газет і журналів, видавництва, архіви тощо.

Документ є результатом документування і визначається як зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Носієм при цьому може виступати будь-який матеріальний об’єкт, що використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової або образотворчої інформації, у тому числі в перетвореному вигляді. В даний час в якості носія використовується папір, поряд з яким також широко застосовуються магнітні носії, що дозволяють використовувати для документування комп’ютерну техніку [5, с.35].

При документуванні необхідно пам’ятати, що даний процес запису інформації на папері або іншому носії є строго регламентованим, що в свою чергу, забезпечує юридичну силу документа. Юридична сила — це властивість офіційного документу, повідомляється йому чинним законодавством [21].

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документів комплексом реквізитів — обов’язкових елементів оформлення офіційного документа [6, c.34].

При підготовці документа звичайно спочатку створюють його проект, який проходить процедуру редагування та узгодження. Проекти готуються на стандартних аркушах паперу. Після узгодження проекту документа усіма зацікавленими особами, документ остаточно оформлюється і підписується. При цьому більшість організаційно-розпорядчих документів: листи, довідки, протоколи, накази, розпорядження, положення, інструкції і т.д. — повинні проходити процедуру остаточного оформлення на бланках документів [8, c. 85].

Бланк документа — це набір реквізитів, що ідентифікують автора офіційного письмового документа, або іншими словами, можна сказати, що бланк документа являє собою аркуш паперу стандартного формату, на якому різними технічними засобами нанесені реквізити, що містять постійну для даного виду документа інформацію. Існує декілька способів виготовлення бланків документів: типографським друк, застосування засобів оперативної поліграфії або комп’ютерної техніки безпосередньо при виготовленні документа [21].

Питання документування та організації роботи з документами завжди були важливими в роботі органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій і всього суспільства в цілому. Від організації документної діяльності залежить не тільки рівень роботи структурних підрозділів та їхня оперативність, але й діяльність усієї установи загалом. Взагалі будь-яка сфера діяльності так чи інакше пов’язана з документною інформацією і не може існувати без неї.

А. Соляник вивчає основні складові документної комунікації — документні потоки та масиви. Науковцем з документознавчих позицій узагальнено теоретичні знання про особливоті документних потоків та масивів (ДП та ДМ) як штучно створеної підсистеми документних комунікацій суспільства, розглянуто сутність, ознаки, властивості та структуру ДП та ДМ, закономірності їхнього розвитку, методи аналізу та оцінки [6].

Окрім документної комунікації, А. Соколов вирізняє електронну комунікацію та окремо визначає інтернет, як глобальну соціально — комунікативну комп’ютерну мережу, призначену для задоволення особистісних та групових комунікаційних потреб за рахунок використання телекомунікаційних технологій. Враховуючи це, науковець зазначає, що всі функції документної комунікації можуть так само, та навіть краще, виконуватися електронною комунікацією, що ми й спостерігаємо у наш час прогресивних інформаційних технологій. Але електронна комунікація сьогодні не може повністю відмінити документну, вони взаємодоповнюють одна одну.

Аналізуючи зміст електронної комунікації, запропонованої А. Соколовим, Г. Швецова – Водка [52] зазначає, що змінюється лише форма зберігання та розповсюдження документованої інформації: замість паперового носія використовуються електронні, але і паперова форма не зникає: електронні документи за необхідністю легко переводяться на паперову основу. Таким чином, електронна комунікація передбачає використання електронно — обчислювальної техніки та сучасних засобів зв’язку, котрі перетворюють повідомлення у машинозчитувану форму, при цьому повідомлення за необхідності можна оформити як документ, тобто зберегти його у незмінній формі у пам яті комп’ютера, або на окремому машинозчитуваному носії. З цього Г. Швецова — Водка робить висновок про те, що через комп’ютер також відбувається передача інформації від людини — комуніканта до людини — реціпієнта як через усне повідомлення, або документ на папері. Тобто комп’ютери — це лише технічні пристрої для запису, зберігання та пошуку інформації, застосування яких змінює способи запису, створення та зберігання документів, їхню фізичну (матеріальну) форму, доступ та використання [52, c. 35].

Як відомо, всі документи будь — якої установи поділяють на документопотоки: вхідні/вихідні, внутрішні/зовнішні [1]. Документацію, що використовується в діяльності сучасного ВНЗ ІІІ-ІV рівнів акредитації (далі ВНЗ) за різними ознаками класифікації можна розділити на внутрішню та зовнішню, вхідну та вихідну, опубліковану, неопубліковану, таку, що непублікується, що виділяється в межах не опублікованої, та у зв’язку із появою нових інформаційних технологій — мережеву та немережеву. Якщо розглядати окремо навчальну документацію ВНЗ, більша її частина створюється та має чинність у межах певного ВНЗ. Тобто кожен ВНЗ на базі загальноприйнятих норм зі складання навчальних документів та з урахуванням своєї профільної специфіки створює власну навчальну документацію. Її можна так само розділити на певні документопотоки, що дає можливість для більш глибокого аналізу цього пласту документів та визначення того, які саме документопотоки та види документів домінують у системі навчальної документації сучасного ВНЗ. З цією метою були відібрані певні ознаки класифікації документів, що є найбільш значущими щодо навчальної документації ВНЗ, із урахуванням загальних вимог до розподілу документів на документопотоки, розвитком нових інформаційних технологій та освітньої специфіки ВНЗ. Таким чином, було обрано чотири найважливіші, на думку автора, ознаки класифікації, а саме: місце виникнення, напрям, ступінь надання відомостей, технологія доступу документів.

За місцем виникнення навчальна документація ВНЗ поділяється на внутрішні та зовнішні документи. До внутрішніх належать документи, що мають чинність лише в середині ВНЗ, в якому їх складено. До зовнішніх належать ті документи, які є результатом спілкування та взаємодії ВНЗ з іншими установами чи організаціями.

За напрямом навчальні документи поділяють на вхідні та вихідні. Згідно з ДСТУ 2732:2004 вихідний документ — службовий документ, який надсилають іншій юридичній чи фізичній особі, а вхідний документ — службовий документ, що надійшов до установи, тобто, у нашому випадку, до ВНЗ.

Таким чином, документна комунікація є однією з провідних підсистем комунікації, оскільки найбільш повно передає інформацію, зафіксовану в документах, а також зберігає та поширює її. Документні комунікаційні канали постійно модернізуються (з’являються нові технічні засоби, матеріальні носії, знакові системи, нові способи запису та відтворення інформації). Розвиток електронної комунікації веде до модернізації документної, їх взаємопов’язанному існуванню та розвитку в майбутньому як головних підсистем соціальної комунікації [48, c. 16-17].

Можна констатувати, що навчальна документація в основному є внутрішньою. Переважну більшість документів підприємство продукує самостійнота її чинність не виходить за його межі, виняток становлять лише ті документи, котрі можуть використовуватися іншими установами на основі визначених з підприємтсвом- розробником норм, правил та домовленостей.

Підбиваючи підсумок, слід зазначити певні особливості електронно — документної комунікації сучасного підприємства, до головних з яких належать процеси електронізації документів та документопотоків; активне використання особливого виду навчального документу — веб — сайту підприємства; забезпечення багатосторонньої комунікації, інтерактивності, інтегрованості та оперативності електронно — документної комунікації сучасного підприємтсва завдяки застосуванню нових інформаційних та інтернет — технологій, зокрема веб-сайтів; зменшення видатків на підтримку комунікаційного процесу, підвищення його ефективності та доступності його результатів не тільки для працівників підприємства, а й суспільства загалом.

Таким чином, комунікативна функція документа є однієї з ведучих підсистем соціальної, що найбільше повно передає інформацію, зафіксовану в документах. Один раз виникнувши, документні комунікаційні канали постійно модернізуються (збагачуються новими технічними засобами, матеріальними носіями, знаковими системами, новими способами запису і відтворення інформації). Розвиток електронної комунікації веде до модернізації документної, їх взаємозалежному існуванню і розвиткові в майбутньому як головних підсистем соціальної комунікації.

Висновки

Отже, сучасне діловодство – система життєвою важливих дій організації, пов’язаних, в першу чергу з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних закладів різних форм власності і засобів, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення.

Аналіз історичного процесу формування поняття «документ» у різних наукових дисциплінах з кінця ХІХ-го до кінця ХХ-го століття показав, що поняття «документ» є об’єктом досліджень низки сучасних дисциплін інформаційно-комунікаційного циклу, зокрема інформатики, документалістики, бібліотекознавства, бібліографознавства, архівознавства, документознавства, археографії, джерелознавства, дипломатики тощо, і в кожній науці воно має свій конкретний зміст. У кінці ХІХ — на початку ХХ ст. це поняття входить у науковий обіг книгознавства і бібліографознавства завдяки працям П. Отле та його послідовників, які, виходячи з потреб розвитку бібліографії, застосовували узагальнююче, широке значення поняття «документ» і заклали теоретичне підґрунтя документаційно-інформаційної науки.

Визначено, що в процесі історичного розвитку сформувалися, щонайменше, вісім різних за обсягом значень поняття «документ», які співвідносяться одне з одним як поступове звуження обсягу поняття. Найбільш широке значення — Документ І — поглинає менш широкі, від Документа ІІ до Документа VIII. Встановлено, що відмінності між першими чотирма значеннями „документа” пов’язані з його матеріальною та знаковою складовими, а між наступними — з генезисом, змістом та функціональністю документа. Встановлена система взаємозв’язків між усіма значеннями поняття «документ», яку можна представити як дихотомічний поділ, коли все, що не входить до поняття «документ» на тому чи іншому ступені поділу, не вважається документом. Ця теоретична схема дозволяє критично підходити до аналізу різноманітних дефініцій документа, а також пояснень щодо обсягу цього поняття. Паралельне використання терміна “документ” у різних сферах іноді викликає штучні дискусійні заперечення того чи іншого значення цього поняття.

Документи, в більшості випадків, є вагомим і незаперечним аргументом при вирішенні суперечок між діловими партнерами. Він є засобом підтвердження правомірності дій керівників з  юридичної точки зору.

Діло виробничий процес передбачає не тільки правильне оформлення та функціонування документів, а й наявність знань з організації окремих ділянок роботи, що повинні документуватися, а саме організації ділових масових заходів, що сприяють розвитку і вдосконаленню діловиробничого потенціалу установи.

Багато документів, які доводиться показувати представникам державних структур, котрі ревізують діяльність організацій, повинні бути оформлені належним чином з усвідомленням всієї відповідальності, викладеної в ділових паперах.

Таким чином, знання основ діловодство на сучасному етапі дозволить спеціалістам працювати з найменшими зовнішніми і внутрішніми видатками, допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів.

Список використаної літератури

1. Антоненко І. Є. Міжнародний досвід методики розроблення та впровадження документаційних систем // Студії з архівної справи та документознавства. – 2004. – Т. 12. – С. 137 – 148.
2. Банасюкевич В. Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Советские архивы. – 1974. – № 4. – С. 15–21.
3. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учеб.пособ. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Дашков и К0, 2003. – 336 с.
4. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток: [монографія] / Валентина Бездрабко, 2009. — 716 с.
5. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська, 2007. — 468 с.
6. Беспянська Г. Справочинство : Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська ; за наук. ред. : В. В. Бездрабко, 2006. — 488 с.
7. Блощинська В. Сучасне діловодство : Навчальний посібник / Віолетта Блощинська,, 2005. — 319 с.
8. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник / К. Д. Гордієнко, 2006. — 277 с.
9. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря : практичний посібник / К. Д. Гордієнко, 2009. — 302 с.
10. Данюк В. Кадрове діловодство: Навчальний посібник / Василь Макарович Данюк, Людмила Петрівна Кулаковська,, 2006. — 239 с.
11. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти / Анатолій Діденко,, 2001. — 383 с.
12. Діловодство у державних установах: збірник інструкцій / укл. : Є. К. Пашутинський, 2009. — 593 с.
13. Загорецька О. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення службових документів // Секретарь-референт. — 2010. — № 2. — С. 20-32
14. Загорецька О. Оформлення службових документів. Строки зберігання документів // Секретарь-референт. — 2006. — № 10. — С. 32-33
15. Загорецька О. Підготовка та оформлення організаційних документів // Секретарь-референт. — 2004. — № 1. — С. 9-15
16. Загорецька О. Розроблення та оформлення бланків службових документів підприємств, установ і організацій // Секретарь-референт. — 2004. — № 5. — С. 9-14
17. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 4. — С. 37-40
18. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 5. — С. 34-40
19. Загорецька О. Складання та оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 2. — С. 44-48
20. Звід документів кадрового діловодства : Практичний посібник / Укл. Є. К. Пашутинський, 2006. — 909 с.
21. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб. / Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,, 2003. — 269 с.
22. Илюшенко М. П. К вопросу о функциях документов // Советские архивы. – 1973. – № 5. – С. 10–17.
23. Іванова Т. В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Навчальний посібник / Т. В. Іванова, Л. П. Піддубна, 2007. — 359 с.
24. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова,, 2006-2009. — 217 с.
25. Корж А. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посіб. / Антоніна Корж, 2008. — 370 с.
26. Кулешов С. Г. Новий погляд на структуру документознавства // Вісн. Кн. палати. — 2003. — № 10.
27. Кулешов С. Г., Прокопенко І. П. Управління документацією: підготовка фахівців у вищих школах за рубежем // Архіви України. — 2003. — № 1-3.
28. Кушнаренко Н. М. Наука про документ: момент біфуркації // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики: Матеріали міжнар. наук.-практ. конф. — К., 25-26 трав. 2004 р. — К., 2004.
29. Кушнаренко Н. М. Складові змісту спеціальності Документознавство та інформаційна діяльність : питання методології // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2004. — № 1.
30. Кушнаренко Н. Н. Документоведение: Учеб. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.: Знання, 2000. – 460 с.
31. Лившиц Я. З. Документационное обеспечение управления. – М.: Знание, 1975. – 63 с.
32. Лившиц Я. З. Документоведение как научная дисциплина // Советские архивы. – 1973. – № 6. – С. 17–21.
33. Лысенко Н. А., Сербиновский Б. Ю, Цветкова С. Н. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция: Учеб.пособ. – Ростов н/Д: МарТ, 2002. – 272 с.
34. Морозюк І. Формування напрямів освіти документознавців // Вісн. Кн. палати. — 2003. — № 10.
35. Организация делопроизводства, приема граждан и работы с письмами и жалобами: Учеб. / Отв. ред. В. П. Кашепов. – М.: Юрид.лит-ра, 1989. – 270 с.
36. Організація діловодства в органах державної податкової служби України: Навч. посібник / Володимир Коваленко,Олександр Савченко, Наталія Зикун, Оксана Цимбалюк,, 2001. — 104 с.
37. Палеха Ю. Загальне документознавство: Навчальний посібник / Юрій Палеха, Наталія Леміш, 2008. — 394 с.
38. Палеха Ю. Кадрове діловодство: (зі зразками сучасних ділових паперів): посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 474 с.
39. Палеха Ю. Організація загального діловодства: (зі зразками сучасних ділових паперів): навч. посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 457 с.
40. Палеха Ю. Організація сучасного діловодства: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Юрій Палеха, 2007. — 189 с.
41. Палеха Ю. Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч. Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів), 2003. — 327 с.
42. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби / Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко, 2004. — 268 с.
43. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби: практичний посібник / Євген Пашутинський, 2009. — 330 с.
44. Поберезська Г. Лінгвістичні основи документознавства та інформаційної діяльності [] : навчальний посібник / Ганна Поберезська, Ірина Волинець, 2008. — 351 с.
45. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути / Лариса Погребна, 2008. — 416 с.
46. Скібіцька Л. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Ліана Скібіцька, 2009. — 219 с.
47. Слободяник М. Структура сучасного документознавства // Вісн. Кн. палати. — 2003. — № 4.
48. Стрельников А. Особенности оформления служебных документов // Секретарь-референт. — 2008. — № 2. — С. 12-18
49. Сучасне діловодство : зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / ред. : В. М. Бріцина, 2007. — 687 с.
50. Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознавства та бібліотечно-бібліографічних наук // Вісн. Кн. палати. — 2004. — № 3.
51. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник / Микола Хоменко, Олена Грабарь,, 2003. — 103 с.
52. Швецова-Водка Г. М. Документ і книга в системі соціальних комунікацій / Рівнен. держ. гуманітар. ун-т. — Рівне, 2001. — 438 с.