ВСТУП

Актуальність теми. Управлінська діяльність знаходить своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові тощо.

Найхарактерніше для усіх документів те, що вони є джерелами або носіями інформації і мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність.

Тому він повинен бути правильно складений як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації є документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в облікових документах.

Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери персоналу) або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт.

Розробниками теоретичних, методологічних і прикладних аспектів формування облікової політики є відомі науковці і практики Т.В. Барановська [11], П.Є. Житний [1, 7, 12], Є.М. Калініна [14], Т.К. Кисельова [2], С.М. Міщенко [13], С.А. Расказова- Ніколаєва [14], М.С. Пушкар [3, 4], М.Т. Щирба [3,4]      . В працях зазначених дослідників розкрито сутність, складові елементи й структурні аспекти облікової політики підприємства, визначено сукупність принципів, на підставі яких доцільно її формувати, обґрунтовано порядок розробки і основне методичне наповнення змісту Наказу (Положення) про облікову політику.

Теоретичні і методичні проблеми щодо формування облікової політики підприємства, незважаючи на значні здобутки в цій сфері, залишаються дискусійними і широко висвітлюються в науково-практичній літературі.

Тому метою дослідження є аналіз документування облікових  документів у відділі кадрів.

Виходячи з мети дослідження, ми поставили перед собою наступні завдання:

— розглянути поняття документації з облікового складу;

— дослідити призначення документації з облікового складу;

— охарактеризувати особливості обліку облікового складу;

— проаналізувати умовний поділ документів з обліку кадрів ;

— дослідити особливості ведення документації з облікового складу.

Об’єкт дослідження – це суспільні відносини, що виникають з приводу організації діловодства в Україні.

Предмет дослідження — є засади організації діловодства облікових  документів у відділі кадрів.

Структура та обсяг дослідження. Робота складається зі вступу, трьох розділів, висновків, списку використаних джерел, (39 найменувань на 5 сторінках. Повний обсяг роботи становить 41 сторінок, основного тексту — 36 сторінки. Усі розділи об’єднано метою, завданнями та логікою дослідження. 

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГІЧНІ АСПЕКТИ ОБЛІКОВОЇ ДОКУМЕНТЦІЇ

1.1. Комплекс облікової кадрової документації

Кадрова служба зазвичай — це самостійний структурний підрозділ, підпорядкований керівникові організації або його заступникові з кадрів.

Структура кадрової служби та її штатна чисельність залежать від:

— виду підприємства або організації;

— кількості працівників;

— окремих параметрів, які характеризують кадровий потенціал, вік і стать працівників (оформлення пенсійних справ, листків непрацездатності, навчальних відпусток, відпусток для догляду за дитиною тощо).

Зважаючи на викладене вище, можна вирізнити такі організаційні форми кадрових служб на підприємствах, в установах і організаціях (далі — підприємство) будь-якої форми власності:

— існування самостійного структурного підрозділу;

— виконання функцій кадрової служби окремою посадовою особою — інспектором з кадрів;

— поєднання функцій управління персоналом з іншими функціональними обов’язками;

— ведення призначеною особою лише кадрового діловодства [4, c. 54].

Найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто і іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження. Зазначене дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації’, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами вклю­чає такі основні групи документів:

— особисті та особові документи працівників;

— організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація.

Комплекс облікової кадрової документації виконує функцію персонального обліку працівників і є накопичувачем (базою) персональних даних, одержуваних при первинній реєстрації і наступному оновленні необхідних індивідуальних відомостей за складом і руху кадрів.

З погляду технології реєстрації та накопичення персональних даних працівників комплекс первинної облікової документації можна розділити на дві підгрупи: а) первинні облікові документи і б) похідні (вторинні) облікові документи.

Первинні облікові документи містять вихідну інформацію і заповнюються в точній відповідності з персональними документами громадян (працівників) і включають в себе: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка по обліку кадрів, машинно-орієнтовані вхідні форми автоматизованих інформаційних систем, у тому числі електронні , форма (шаблон) яких заповнюється на дисплеї.

До вихідних обліковими документами відноситься також особиста картка уніфікованої форми № Т-2, якщо на працівника не заводиться особиста справа. У цю підгрупу входять традиційні та електронні документи-коригування для внесення поточних змін у масив (картотечний або машинний) облікових даних. Сюди ж входять різні форми спеціалізованих анкет і карток.

Похідні облікові форми носять яскраво виражений вторинний (повторний) характер і в інформаційному відношенні базуються на вихідної інформації первинних облікових документів. Основне призначення цієї підгрупи документів полягає в забезпеченні повної, достовірної та динамічною інформацією всіх напрямків довідкової, довідково-контрольної, довідково-аналітичної та звітної роботи з кадрів.

Інформаційні показники у вторинних облікових формах перегруповуються відповідно до цільового призначення облікового документа або запиту. Одночасно в автоматизованому режимі можуть вироблятися необхідні розрахунки та складатися графіки, діаграми і т.п. [7, c. 84-85]

У підгрупу похідних облікових документів входять: особова картка уніфікованої форми № Т-2 і .V Т-2ГС (для державних службовців), якщо на працівника заведена особиста справа, облікова картка наукового працівника (уніфікованої форми № Т-4), спеціалізовані картки персонального обліку фахівців, військовозобов’язаних тощо, що мають форму традиційних і електронних документів. Іноді у відділах кадрів ведуться журнальні (книжкові) форми реєстрації облікових відомостей (алфавіти, вказівні списки, книги обліку тощо).

Ця підгрупа документів є найбільш масовою за обсягом і в той же час найменше регламентованої за складом видів, інформаційному змісту і формі. В даний час похідні облікові документи в більшості випадків мають електронну форму і забезпечують великий діапазон можливих операцій з цими документами і включеної в них інформацією [11, c. 45].

1.2  Документація з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці

Кадрова документація визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення упра-вління, складається враження про установу в цілому.

Кадрова документація ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів.
2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.
3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.
4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.
5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.
6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.
7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.
8. Механізація, автоматизація і комп’ютерна обробка даних з особового складу [15, c. 73-74].

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об’єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах, організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

— про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

— про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

— про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

— про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

— про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації [19, c. 62-63].

Комплекс документації з обліку робочого часу та розрахунків з персоналом з оплати праці інформаційно базується на відомостях, що містяться в трудовому договорі, планових і розпорядчих документах, наприклад, штатному розкладі та наказах (розпорядженнях) по особовому складу. Комплекс утворюється в процесі обліку робочого часу та розрахунку відповідного матеріального винагороди робітників і службовців за працю.

Даний комплекс документації включає в себе такі уніфіковані форми:

— Табель використання робочого часу та розрахунку заробітної плати (форма № Т-12);

— Табель використання робочого часу (форма № Т-13);

— Розрахунково-платіжну відомість (форма № Т-49);

— Розрахункову відомість (форма № Т-51);

— Платіжну відомість (форма № Т-53);

— Журнал реєстрації платіжних відомостей (форма № Т-53а);

— Особовий рахунок (форма № Т-54);

— Особовий рахунок (для засобів обчислювальної техніки) (форма № Т-54а);

— Записку-розрахунок про надання відпустки працівнику (форма № Т-60);

— Записку-розрахунок при припиненні дії трудового договору (контракту) з працівником (форма № Т-61);

— Акт про приймання робіт, виконаних за трудовим договором (контрактом), укладеним на час виконання певної роботи (форма № Т-73) [22, c. 27-28].

1.3 Звітна і звітно-довідкова документація

Комплекс звітної та звітно-довідкової документації концентрує в узагальнюючому вигляді зведені, підсумкові та аналітичні інформаційні показники, що відображають ефективність виконання функцій управління персоналом за певний період часу.

Звітна документація характеризується чіткою періодичністю (річний, піврічний, квартальної і т.п.) представлення її адресатам і наявністю в більшості випадків однакових уніфікованих або типових форм, затверджених органами функціонального управління. Це, насамперед, звітна документація, яка надається до органів статистики і вищі органи управління. У відповідності з ієрархією управлінських структур звітні документи набувають зведений характер (зведених таблиць підсумків).

Звітна документація інформаційно тісно пов’язана, з одного боку, з плановою документацією, а з іншого -з обліковими документами. Масиви планових, облікових у звітних інформаційних показників повинні знаходитися в тісному взаємозв’язку, сумісності та єдності трактування. Звітні масиви інформації є основою для формування планових завдань (директивних або за досягнутими результатами).

У роботі кадрових підрозділів (служб персоналу) значне місце займає так звана внутрішня звітно-довідкова (довідкова) документація (довідки, зведення, переліки і т.д.), необхідна керівництву організації або функціональним підрозділам. Кількість різновидів цієї документації налічує до 40-50 змінних найменувань.

Як правило, вимоги на інформацію не мають заздалегідь розробленою форми і відрізняються неперіодичних запиту, достатком запитуваних показників (не менше 7-10 показників у кожному запиті), різної трактуванням показників. При цьому запити можуть бути як зведеного, узагальнюючого характеру, так і індивідуальні, по конкретним працівникам [26, c. 101-102].

Отже, комплекси документів, що забезпечують виконання функцій управління персоналом на підприємствах, в установах, організаціях і фірмах, характеризуються досить чіткою структурою і змістом відповідно до цільовим призначенням, складом і співпідпорядкованістю включаються в них інформаційних показників — персональних даних.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

— особисті та особові документи працівників;

— організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація [14, c. 58]. 

РОЗДІЛ 2. КЛАСИФІКУВАННЯ ОБЛІКОВО-БУХГАЛТЕРСЬКОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

2.1 Класифікація обліково-бухгалтерської документації підприємств, установ, організацій за інформаційною і матеріальною складовою

Керування організацією неможливе без здійснення бухгалтерського обліку, який дає узагальнене відображення всіх наявних у ній господарських засобів і джерел їх утворення, а також здійснюваних господарських операцій. Бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться суб’єктом господарювання з дня його реєстрації до ліквідації. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку й регулюються Законом України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Відмінною рисою бухгалтерського обліку є відображення в бухгалтерській документації (первинних документах, облікових регістрах та фінансовій звітності) методом суцільного i безперервного документування господарських засобів і господарських процесів, що в свою чергу надає обліковим даним юридичної сили.

Записи в облікових регістрах провадяться на підошві бухгалтерських документа, створених відповідно до вимог «Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку», затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 882.

За останні десятиліття прогресивного розвитку бухгалтерського обліку все нагальнішою стає необхідність створення класифікації, яка б реалізувала підхід до обліково-бухгалтерської документації як до складної інформаційної системи. Процес поділу документів за будь-якими їх ознаками, як відомо, здійснюється за відповідними характеристиками документної інформації, її носія, властивостями, обіговими даними тощо і є процесом їх класифікування. Для класифікування обліково-бухгалтерських документа скористаємось блоками ознак загальної класифікації документів, що будуються за такими його характеристиками:

• інформаційна складова документа;
• матеріальна складова документа;
• спосіб документування;
• обставини існування в зовнішньому середовищі [27, c. 93-94].

За інформаційною складовою документа бухгалтерсько-облікову документацію можна поділити за ознаками: місце складення; порядок складення; способом складення і опрацювання; призначення; характер виконуваних операцій.

Групування документів полегшує використання їх не лише у бухгалтерському обліку, але й під час перевірки відповідної інформації про ознаки вчинення корисливих зловживань:

1) За призначенням бухгалтерські документи поділяються на розпорядчі, виконавчі, комбіновані:

а) Розпорядчі документи містять у собі накази або завдання на проведення будь-яких господарських операцій. Це, наприклад, чек на одержання готівки з розрахункового рахунку підприємства, доручення на придбання товарно-матеріальних цінностей тощо.

б) Виконавчі документи засвічують здійснення господарської операції, крім того, вони є підставою для облікових записів. До виконавчих документів належить видаткова накладна на видачу сировини або матеріалів зі складу тощо.

в) Комбіновані документи містять у собі одночасно елементи розпорядчого та виконавчого документів, тобто і наказ про здійснення господарської операції, і доказ того, що вона проведена. Таким документом є, наприклад, видатковий касовий ордер, що включає розпорядження на здійснення операції і, водночас, відмітку про виплату особі грошей з каси підприємства.

При дослідженні документів з метою підтвердження або спростування відомостей про корисливі зловживання необхідно мати на увазі, що документи, які мають різне призначення, але стосуються однієї господарської операції, тісно пов’язані між собою. Відсутність розпорядчого документа при наявності виконавчого ставить під сумнів законність і вірогідність здійснення господарської операції.

2) За джерелами виникнення (порядком складання) документи поділяються на первинні та зведені:

а) Первинні документи фіксують господарські операції безпосередньо. Вони складаються в момент здійснення операції, або після її завершення. Прикладом таких документів є прибутковий касовий ордер, рахунки на оплату, вимоги, накладні тощо.

б) Зведені документи відображають ряд операцій, проведених протягом певного часу, і складаються на підставі первинних документів. До зведених документів відносяться реєстри платіжних вимог, звіти касира та інших матеріально відповідальних осіб, накопичувальні відомості тощо.

Зведені документи тісно пов’язані з первинними, тому що зведені документи складаються на основі первинних документів. Виявлення у звітах матеріально відповідальної особи записів не підтверджених первинними документами, свідчать про ознаку можливих корисливих зловживань.

3) За охопленням операцій документи поділяються на разові та накопичувальні.

4) За кількістю позицій (відображуваних об’єктів) документи бувають однопозиційні та багато позиційні.

5) За місцем складання чи походженням документи поділяються  на внутрішні та зовнішні [7, c. 21-23].

До внутрішніх належать документи, які складені на підприємстві і не виходять за його межі (касовий ордер, реєстр надходження зерна з поля і таке інше).

До зовнішніх відносять документи, що надійшли з інших підприємств і відсилаються за його межі (товарно-транспортна накладна, накладна, виписки з розрахункового рахунка та інші).

6) За якісними ознаками документи поділяються на доброякісні та недоброякісні

Доброякісним може бути визнаний будь-який документ, що відповідає всім вимогам, викладеним у чинному Законі України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні».

Недоброякісні документи у свою чергу поділяють на фіктивні, підроблені і безтоварні [18, c. 51].

2.2 Характеристика основних видів бухгалтерсько-облікової документації

Диференціацію бухгалтерсько-облікової документації за інформаційною складовою представлено на схемі 1.

Характеристики основних видів бухгалтерсько-облікової документації подана в таблиці 1.

За матеріальною складовою документа основними ознаками класифікації обліково- бухгалтерської документації є матеріал носія та форма носія.

Серед найрозповсюдженіших різновидів обліково-бухгалтерських документів за матеріалом носія розрізняють паперові, полімерні, полімерно-плівкові, полімерно-платівкові, полімерно-карткові документи [21, c. 45-47].

За матеріальною конструкцією носія інформації розрізняють такі бухгалтерські документи: аркушевий, картковий, дисковий та комбінований види документів.

Таблиця 1. Характеристики бухгалтерсько-облікової документації

№	Ознака	Вид документа	Характеристика	Зразки документів
1.	За місцем складення	зовнішні	Надходять на підприємство від інших суб’єктів господарської діяльності чи органів державної влади	Виписки банків, рахунки-фактури, видаткові накладні, довіреності на одержання матеріальних цінностей, виписані покупцями тощо.
		внутрішні	Всі документи, складені в організації і призначені для обігу в ній
2.	За порядком складення	первинні	Складаються безпосередньо під час здійснення господарської операції	Прибуткові та видаткові касові ордери, прибуткові та видаткові накладні, товарно-транспортні накладні, наряди на відрядну роботу та ін.
		зведені	Складаються на підставі даних кожного первинного документа шляхом групування і зведення (підрахунку) їх показників	Касовий звіт, авансовий звіт, книга складського обліку, звіт про рух товарно-матеріальних цінностей тощо
3.	За кількістю охоплених операцій	разові	Використовують для документального оформлення однієї або декількох операцій, виконання яких передбачено на час отримання документа. Після складення разові документи є підставою для здійснення на їх основі відповідних накопичувальних бухгалтерських операцій	Касові ордери, накладні на оприбуткування і відпуск виробничих запасів, платіжне доручення, довіреність на отримання товарно- матеріальних цінностей, звіт про рух товарно- матеріальних цінностей, касовий звіт, виписка банку із розрахункового рахунку, авансовий звіт
		накопичувальні	Використовують з метою документального оформлення декількох однорідних господарських операцій, виконання яких передбачене за певний період (тиждень, декада, місяць). Слугують підставою для здійснення на їх основі подальших облікових записів лише за умови відображення в них останньої операції і закриття документа, тобто підбиття підсумку за всіма записами.	Лімітно-забірні картки, наряди на виконання відрядних робіт тощо

 

 

		розпорядчо- дозвільні	Містять різного роду розпорядження (наказ або завдання) на проведення певних господарських операцій. Ці документи не є підставою для здійснення бухгалтерських записів, але ініціюють для здійснення певних операцій і складення відповідних первинних документів в майбутньому, інформація яких буде зафіксована в бухгалтерських документах	Наказ про прийняття на роботу (в подальшому на підставі нього складатиметься табель обліку робочого часу, який у свою чергу буде підставою для нарахування зарплати; наказ про відрядження , платіжне доручення для перерахування грошових коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки; договори, угоди, контракти підприємства з іншими суб’єктами господарської діяльності, рахунки- фактури тощо
4.	За призначенням	виконавчі (виправдні)	Юридично підтверджують здійснення певних господарських операцій і є підставою для здійснення бухгалтерських записів	Прибуткові і видаткові касові ордери, товарно- транспортні накладні, накладні на відпуск матеріальних цінностей (видаткові накладні), розрахункові, платіжні відомості, банківські виписки тощо
		бухгалтерського оформлення	Складаються на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснення відповідних облікових записів. Не відображають безпосередньо факт здійснення господарської операції, а є лише підставою для здійснення облікових записів	Бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розрахунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, розподілу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Видатковий касовий ордер, в якому міститься як розпорядження керівника щодо видачі грошей з каси, так і підтвердження виконання операції (підписи касира і одержувача); видаткова накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі так і підтвердження складу певних виробнич. запасів, операції
		комбіновані	Поєднують в собі ознаки розпорядчих документів, виконавчих, а також документів бухгалтерського оформлення	Кошториси, розрахунки (довідки) бухгалтерії про суми податків, що підлягають сплаті в бюджет, рішення податкових органів про стягнення штрафів або пені тощо
		розпорядчо- дозвільні	Містять різного роду розпорядження (наказ або завдання) на проведення певних господарських операцій. Ці документи не є підставою для здійснення бухгалтерських записів, але ініціюють для здійснення певних операцій і складення відповідних первинних документів в майбутньому, інформація яких буде зафіксована в бухгалтерських документах	Наказ про прийняття на роботу (в подальшому на підставі нього складатиметься табель обліку робочого часу, який у свою чергу буде підставою для нарахування зарплати; наказ про відрядження , платіжне доручення для перерахування грошових коштів, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки; договори, угоди, контракти підприємства з іншими суб’єктами господарської діяльності, рахунки- фактури тощо
4.	За призначенням	виконавчі (виправдні)	Юридично підтверджують здійснення певних господарських операцій і є підставою для здійснення бухгалтерських записів	Прибуткові і видаткові касові ордери, товарно- транспортні накладні, накладні на відпуск матеріальних цінностей (видаткові накладні), розрахункові, платіжні відомості, банківські виписки тощо
		бухгалтерського оформлення	Складаються на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснення відповідних облікових записів. Не відображають безпосередньо факт здійснення господарської операції, а є лише підставою для здійснення облікових записів	Бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розрахунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, розподілу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Видатковий касовий ордер, в якому міститься як розпорядження керівника щодо видачі грошей з каси, так і підтвердження виконання операції (підписи касира і одержувача); видаткова накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі так і підтвердження складу певних виробнич. запасів, операції
		комбіновані	Поєднують в собі ознаки розпорядчих документів, виконавчих, а також документів бухгалтерського оформлення	Кошториси, розрахунки (довідки) бухгалтерії про суми податків, що підлягають сплаті в бюджет, рішення податкових органів про стягнення штрафів або пені тощо

За способом документування основними ознаками класифікації бухгалтерських документів є способи їх створення. За способами документування розрізняють такі види бухгалтерських документів: рукописний, друкований, електромагнітний, оптичний та цифровий.

За регулярністю складення розрізняють такі види бухгалтерських документів:

—         періодичні ( місячна, квартальна та річна звітність);

—         неперіодичні (прибуткові і видаткові касові ордери, товарно-транспортні накладні, накладні на відпуск матеріальних цінностей, розрахункові, платіжні відомості, банківські виписки тощо).

За часом появи бухгалтерського документа у світ розрізняють оригінал та копію.

За місцем виникнення зазначені документи поділять на внутрішньо-організаційні та зовнішньо-обігові (між організаціями, з банком, з податковою адміністрацією, органами соціального страхування, пенсійним фондом тощо) [31, c. 141-142].

2.3 Основні правила складання штатного розпису

Мінпраці визначає штатний розпис як документ, який встановлює для певного підприємства структуру, штати та посадові оклади працівників (див. лист від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Він застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності підприємства (установи, організації) та містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації.

 

Відповідно до ч. 3 ст. 64 ГК підприємство самостійно визначає штатний розпис для своїх працівників. Причому його затвердження на підприємстві є обов’язковим (листи Мінпраці від 17.06.2008 р. № 165/06/186-08 та від 27.06.2007 р. № 162/06/187-07). Увага! Відсутність на підприємстві штатного розпису вважається порушенням вимог законодавства про працю, за яке посадовим особам роботодавця загрожує адміністративна відповідальність на підставі ч. 1 ст. 41 КпАП: штраф від 30 до 100 нмдг (від 510 до 1700 грн.).

На підставі штатного розпису (а також правил внутрішнього трудового розпорядку та посадових (робочих) інструкцій) керівник підприємства приймає рішення з кадрових питань, зокрема щодо: прийняття громадян на роботу, переведення працівників на іншу роботу, установлення посадового окладу, тарифної ставки (окладу) конкретного працівника відповідно до його посади (кваліфікації). У свою чергу, кадрова служба здійснює набір персоналу, оформляє необхідні кадрові документи, у тому числі про прийняття на роботу, переведення на іншу роботу, установлення надбавок (доплат), аналізує якісний склад працівників і вносить пропозиції з приводу його поліпшення, у встановленому порядку готує інформаційно-довідкову документацію, відповідну статистичну звітність.

Проект штатного розпису підприємства готується відділом організації праці та заробітної плати, погоджується з керівниками служб та відділів, а також із заступниками керівника підприємства. Якщо на підприємстві відділ організації праці та заробітної плати не створено, розробку зазначеного документа може бути покладено на інший структурний підрозділ (наприклад, на кадрову службу) або за рішенням керівника підприємства — на окремого фахівця в порядку, передбаченому внутрішніми нормативними актами [39, c. 142-144].

Доцільно зазначити, що штатні розписи підприємств розробляються на основі типових або міжгалузевих нормативів чисельності працівників (зрозуміло, якщо такі встановлено). От, наприклад, згідно з вимогами ст. 21 Закону № 375 штатний розпис кожного дитячого закладу оздоровлення та відпочинку державної, комунальної або приватної форми власності встановлюється власником відповідно до Типових штатних нормативів дитячих закладів оздоровлення та відпочинку, затверджених наказом Міністерства України у справах сім’ї, молоді та спорту від 16.04.2009 р. № 1254.

Як правило, штатний розпис спочатку візується керівниками всіх структурних підрозділів, далі підписується керівником кадрової служби та головним бухгалтером, а потім затверджується керівником підприємства.

Штатний розпис затверджується наказом (розпорядженням). Перший примірник затвердженого штатного розпису зберігається у справі служби документації, а копії надсилаються до відділу кадрів для набору працівників та до бухгалтерії для нарахування заробітної плати. Керівникам структурних підрозділів надсилаються відповідні витяги зі штатного розпису.

Зміни до штатного розпису підприємства вносяться наказами «Про внесення змін до штатного розпису» (приклад такого наказу наведено на с. 6).

Наказ про затвердження штатного розпису, як і всі накази з особового складу, реєструється у книзі реєстрації наказів. Ця книга ведеться працівником кадрової служби, який готує та веде облік наказів з особового складу. Зверніть увагу: книга реєстрації наказів є документом постійного зберігання. Вона має бути пронумерованою, прошнурованою, скріпленою підписом керівника та сургучною печаткою підприємства. Вилучення аркушів із книги та виправлення не допускаються. Записи у книзі мають відповідати наявності наказів. Заповнення граф необхідно виконувати стисло відповідно до змісту наказу [35, c. 112-113].

При складанні штатного розпису необхідно враховувати такі особливості:

1. Затверджених типових або спеціалізованих форм бланків штатного розпису не існує. Ніде не прописані й обов’язкові реквізити, які має містити цей документ. Тому штатний розпис складається в довільній формі.
2. При складанні та затвердженні штатного розпису слід мати на увазі, що штатним одиницям (посадовим одиницям, які необхідно мати на підприємстві) присвоюють лише такі назви робіт, посад або професій, які відповідають Класифікатору професій*. Справа в тому, що на підставі штатного розпису, затвердженого керівником підприємства, працівники відділу кадрів уносять записи до трудової книжки. А в п. 2.14 Інструкції № 58 чітко сказано, що записи у трудовій книжці про назву роботи, професію або посаду, на яку прийнято працівника, виконуються для робітників і службовців відповідно до професійних назв робіт, зазначених у Класифікаторі професій. Тому аби запобігти потраплянню до трудової книжки працівника неправильних назв професій, необхідно звіряти їх відповідність Класифікатору професій ще на етапі складання штатного розпису. Чому це так важливо? По-перше, внесення до трудової книжки неправильних даних (зокрема, не зазначених у Класифікаторі професій назв професій) загрожує притягненням до дисциплінарної відповідальності керівника підприємства. А по-друге, у випадках, коли працівник має право на пільгову пенсію (за роботу у шкідливих, небезпечних умовах), якщо найменування посади не відповідає професійній назві роботи, передбаченій Класифікатором професій, працівник може втратити право на отримання пенсії на пільгових умовах. Ви ж не бажаєте такої долі собі та своїм працівникам?

Зверніть увагу ще й на таке: при складанні штатного розпису необхідно дотримуватись певних правил запису назв посад і професій, передбачених Класифікатором професій. Забороняється створювати назви посад шляхом об’єднання двох назв посад, якщо насправді має місце суміщення професій. Такі дії є порушенням порядку, встановленого Класифікатором професій. У такій ситуації до штатного розпису має бути внесено дві посади, а працівник, який їх суміщає, відповідно до ст. 105 КЗпП повинен отримувати доплату за суміщення професій (посад). Це не стосується подвійних посад, які у Класифікаторі професій зазначені через дефіс та є встановленою кодифікованою назвою однієї посади, наприклад слюсар-сантехнік (код 7136), художник-гример (код 3471) тощо. Також слід зауважити, що назва професій є підставою застосування до працівника правових норм, які дають право на скорочений робочий день, додаткову відпустку, пільгове пенсійне забезпечення.

3. Штатний розпис слід складати не поіменно, із зазначенням найменувань посад і прізвищ працівників, як це інколи трапляється на підприємствах, а за структурними підрозділами в порядку підпорядкованості, у тому числі враховуючи підлеглість усередині структурного підрозділу (наприклад, голов. бухгалтер — 1, заст. голов. бухгалтера — 1, економіст 1-ї категорії — 2, бухгалтер 2-ї категорії — 4 тощо).
4. До штатного розпису має бути внесено конкретні посади, тобто якщо на підприємстві передбачено наявність як основних працівників, так і сумісників, то відповідна посада також має відображатися у штатному розписі. При цьому у графі «Кількість одиниць» штатним розписом за посадою сумісника може бути передбачено 1 одиницю, а може й 0,5 одиниці. На одну «цілу» одиницю за вказаною посадою можна оформити одного працівника, а можна двох сумісників по 0,5 ставки (окладу). Чинним законодавством не встановлено обмежень щодо оплати праці сумісникам. Тому сумісник може отримувати заробітну плату за результатами своєї праці, тобто за фактично виконану роботу, у розмірі, кратному одній повній ставці, що відповідає цій посаді у штатному розписі. Наприклад, якщо у штатному розписі передбачено посаду прибиральниці з окладом 1000 грн., то за рішенням керівника на роботу за сумісництвом можна прийняти прибиральницю, котра як сумісник за фактично виконану роботу протягом місяця отримуватиме не 500 грн. (половину окладу), а 1000 грн. [12, c. 107-108]

При внесенні до штатного розпису працівників за сумісництвом слід ураховувати, що для деяких підприємств та організацій існують обмеження у прийнятті певної категорії працівників за сумісництвом. Так, згідно з ч. 2 ст. 21 КЗпП законодавством, колективним договором чи угодою сторін може бути передбачено обмеження права працівника стосовно роботи за сумісництвом. Законодавчі обмеження (для відповідних категорій працівників) установлено, зокрема, пп. 2 і 4 Положення № 43, ч. 8 ст. 46 Закону про прокуратуру, ч. 4 ст. 3 Закону про нотаріат тощо.

Також у штатному розписі необхідно зазначати і вакантні посади, оскільки на підставі цього документа планується необхідна чисельність працівників.

5. У штатному розписі може бути затверджено однакові найменування посад, але з різними посадовими окладами, однак різницю в оплаті праці слід обґрунтувати відмінністю у кваліфікації працівників, котрі обіймають однакові посади, профілем, сферою та обсягом роботи кожного з них.
6. Штатний розпис для працівників із погодинною оплатою праці можна складати двома способами:

1) у штатному розписі в окремому рядку вказуються професія, кваліфікація (розряд, клас, категорія, група), тарифна ставка (оклад) на кожну штатну одиницю. При цьому варіанті у штатному розписі може бути затверджено однакові найменування посад, але з різними посадовими окладами;

2) у штатному розписі в одному рядку встановлюються певна кількість одиниць працівників однієї професії, кваліфікації (розряду, класу, категорії, групи) і тарифна ставка (оклад).

Для працівників, для яких на підприємстві встановлено відрядну оплату праці, у штатному розписі не вказується розмір їх оплати, а лише фіксується кількість штатних одиниць. Порядок оплати праці для таких працівників установлюється відповідно до розцінок, затверджених у колективному договорі.

7. У штатному розписі можуть установлюватися надбавки до посадових окладів деяким категоріям працівників (наприклад, за ненормований робочий день, за знання іноземної мови тощо).

Зі зразками штатного розпису та наказу про його затвердження пропонуємо ознайомитися нижче (на с. 5 та 6).

Може виникнути ситуація, коли до затвердженого штатного розпису необхідно внести певні зміни. Це може статися, зокрема, у випадках:

1) зміни структури підприємства;

2) уведення та виведення штатних одиниць;

3) зміни розміру окладу (тарифної ставки), професійної назви роботи або коду за Класифікатором професій.

Якщо на підприємстві відбуваються незначні зміни в частині організаційної структури, посад чи окладів, то видається наказ про внесення змін до штатного розпису, який має відображати обґрунтування внесення змін і містити формулювання цих змін. Якщо директором підприємства видається такий наказ, то штатний розпис, затверджений на початку року, можна не змінювати, а керуватися наказом про внесення змін до штатного розпису. Якщо ж протягом календарного року структура підприємства трансформується істотно, а також змінюються посадові оклади (уводяться нові найменування посад), доцільно видавати наказ про затвердження штатного розпису в новій редакції [26, c. 58-59]. 

РОЗДІЛ 3. ОФОРМЛЕННЯ КАДРОВОЇ ОБЛІКОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ: ОСНОВНІ ВИМОГИ

3.1 Кадрова документація: порядок складання та використання

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо.

Перелік кадрових документів:

— штатний розпис — містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки й місячний фонд заробітної плати.

Зазначаючи найменування посади у штатному розписі, слід керуватися Національним класифікатором України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327;

— правила внутрішнього трудового розпорядку — визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання.

Загалом правила складаються в довільній формі й можуть містити таку інформацію:

– порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;

– права і обов’язки роботодавця;

– права і обов’язки працівників;

– режим роботи;

– порядок заохочення за роботу;

– порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.

Затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку передбачено статтею 142 КЗпП;

— посадові інструкції — регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплено функції, права, обов’язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими працівниками підприємства. Розробляють керівники структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства. Під час розробки посадових інструкції слід користуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників «Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності», затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, та галузевими довідниками [5, c. 79-80].

Посадова інструкція складається з розділів: «Загальні положення», «Завдання та обов’язки», «Права», «Відповідальність», «Повинен знати», «Кваліфікаційні вимоги» та «Взаємовідносини (зв’язки) за посадою».

Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджується керівником підприємства, узгоджується юристом і доводиться до відома працівника під розписку.

Зважаючи на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації у ФОП теж буде спрощене, на відміну від юридичних осіб. Проте ведення фізичною особою — підприємцем деяких кадрових документів якщо не обов’язкове, то дуже доцільне. Це пов’язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Адже згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення вимог законодавства про працю на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1700 грн.).

ФОП, зареєстрований в установленому законом порядку, повинен:

— розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку;

— укладати трудові договори з найманими працівниками;

— вести табелі обліку використання робочого часу;

— вести трудові книжки найманих працівників;

— дотримуватися термінів збереження документації, передання її в архів та знищення.

Основні функції кадрової служби:

— оформляти розпорядчі документи щодо особового складу;

— вести облікові документи щодо кадрів, трудові книжки.

Розпорядчі документи щодо особового складу — це накази (розпорядження) керівника підприємства про:

— прийняття на роботу, переведення і звільнення працівників;

— надання відпусток;

— заохочення і стягнення;

— внесення змін до трудової книжки;

— зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розписом тощо) [17, c. 86-87].

Наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489 (далі — Наказ № 489) затверджено такі типові форми наказів

№ П-1 «Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу».

№ П-3 «Наказ (розпорядження) про надання відпустки».

№ П-4 «Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту)».

№ П-5 «Табель обліку використання робочого часу».

№ П-6 «Розрахунково-платіжна відомість працівника».

№ П-7 «Розрахунково-платіжна відомість (зведена)».

Зазвичай на підприємствах накази оформляються в спрощеній формі, але вони обов’язково мають містити реквізити типових форм.

До облікових документів щодо кадрів належать:

— штатно-посадова книга;

— алфавітна книга особового складу підприємства.

Як і всі облікові книги, алфавітна і штатно-посадова книги нумеруються, прошнуровуються, засвідчуються підписом керівника і печаткою.

На підприємствах з великою кількістю працівників доцільно вести алфавітні картки, що значно полегшує роботу з картотекою.

До облікових документів з кадрів належить і табель обліку використання робочого часу. Наказом № 489 затверджено типові форми первинного обліку використання робочого часу і порядок їх застосування.

Залежно від структури підприємства і чисельності працівників табельний облік за структурними підрозділами здійснює табельник, інспектор з кадрів або особа, призначена наказом керівника вести кадрове діловодство.

Табель — це іменний список працівників структурного підрозділу або у цілому по організації, який ведеться відповідно до табельних номерів або в алфавітному порядку.

Табель складається за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць.

Підписують табель табельник і керівник структурного підрозділу або особа, яка відповідає за кадрове діловодство, і затверджує керівник організації, після чого його здають до бухгалтерії.

Разом з тим Наказ № 489 не установлює вимог чи методичних рекомендацій щодо порядку заповнення табеля, більше того, згідно з пунктом 2 примітки до табеля ця форма має рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, потрібних для заповнення форм статистичних спостережень. Якщо треба, форму можна доповнити іншими показниками, потрібними для обліку на підприємстві. Що стосується ФОП, то вони теж можуть увести свої позначення в табелі [5, c. 103].

3.2 Склад кадрової документації та її призначення

Управлінська діяльність знаходить своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові тощо.Найхарактерніше для усіх документів те, що вони є джерелами або носіями інформації і мають відповідати таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна наочність. Тому він повинен бути правильно складений як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації є документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в облікових документах.Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери персоналу) або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт.

Комплекс документів за функціями управління кадрами містить такі основні групи:

• особисті документи працівників;
• організаційно-розпорядча документація;
• первинна облікова кадрова документація.

До групи особистих документів належать такі: паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які засвідчують юридичне підтвердження особи працівника. Особистими є також документи, які видаються працівникам, наприклад, перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату, рекомендаційні та атестаційні листи тощо.

Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові , правовідносини громадян з установами. До організаційних належать статути, положення, інструкції, правила внутрішнього тру-дового розпорядку; до розпорядчих — накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження; до довідково-інформаційних — доповідні та пояснювальні записки, листи, списки, акти, протоколи, довідки, звіти.

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників. Згідно з технологією реєстрації та накопичення інформації з кадрів первинну облікову кадрову документацію поділяють на дві взаємозв’язані групи: вихідні (початкові) облікові документи (особовий листок, особова картка) та похідні облікові документи, які мають другорядний (довідково-контрольний) характер (спеціалізовані картки персонального обліку спеціалістів, списки, журнали реєстрації, книги обліку) [35, c. 205].

3.3. Особливості ведення штатно-посадової книги на підприємстві

До появи автоматизованих систем обліку штатно-посадова книга була одним з основних документів з обліку кадрів (особового складу) і робочим документом кадровика будь-якого підприємства. У ній відображали укомплектованість підприємства керівниками, спеціалістами, службовцями, робітниками.

Штатно-посадова книга забезпечувала:

• облік кадрів;
• наочність інформації про працівників, рівень їх освіти, кваліфікації, розряду, категорії за підрозділами;
• моніторинг укомплектованості підприємства кадрами й облік вакантних посад;
• оперативний доступ до інформації для складання звітів.

Навіть після появи спеціальних програм з обліку персоналу на підприємствах вели штатно-посадову книгу не тільки з практичних міркувань. Ревізійна група ФСС з ТВП перевіряла наявність цієї книги під час ревізій та перевірок щодо цільового використання коштів ФСС з ТВП (п. 10.1 розд. 10 «Перевірка стану роботи з кадрами» Інструкції про порядок проведення ревізій та перевірок по коштах Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженої постановою правління ФСС з ТВП від 19.09.2001 № 38. Інструкція втратила чинність згідно з постановою правління ФСС з ТВП від 22.12.2010 № 29).

Які підприємства повинні вести штатно-посадову книгу?

Законодавство не зобов’язує всі підприємства вести штатно-посадову книгу. Проте така вимога є у деяких відомчих нормативних актах.

Так, усі банківські установи мають вести списки (штатно-посадову книгу) працівників банків (ст. 806 Переліку документів, що утворюються в діяльності Національного банку України та банків України, із зазначенням строків зберігання, затвердженому постановою Правління НБУ від 08.12.2004 № 601). В умовах особливого періоду, який наразі діє в Україні, цей документ зберігайте 75 років.

У підрозділі 2 розділу ІІІ Науково-обгрунтованих рекомендацій щодо організації кадрової роботи на підприємствах будівельної галузі, затверджених рішенням Галузевої ради по роботі з кадрами Держбуду від 23.12.2004 № 1, зазначено, що при прийнятті на роботу відомості про працівника вносять до штатно-посадової книги.

В архіві складають штатну розстановку — розподіл працівників за структурними підрозділами і ділянками роботи, що затверджує керівник архіву (п. 2 розд. IV Положення про організацію роботи архівів, затвердженого наказом Мін’юсту від 27.05.2015 № 797/5) [2].

Тож, законодавство не вимагає, щоб усі підприємства вели штатно-посадову книгу. Проте, вона може знадобитися, наприклад, у випадку кібератаки, коли комп’ютери або програмне забезпечення пошкоджені вірусом.

Форма штатно-посадової книги законодавством не унормована.

Кадровики використовують штатно-посадову книгу з такими графами:

№ п/п

Назва посади (професії)

Посадовий оклад (тарифна ставка), грн

Надбавки (доплати), грн

Прізвище, ім’я, по батькові

Дата народження

Освіта (назва навчального закладу і дата закінчення)

Кваліфікація, спеціальність за освітою

Номер і дата наказу про прийняття на роботу

Підприємство може адаптувати штатно-посадову книгу, зважаючи на специфіку діяльності. Книга — інструмент для оперативної роботи, отже має містити корисну кадровику інформацію.

Наприклад, якщо на підприємстві працює багато працівників з однаковою особливістю трудового договору, яку слід контролювати (неповний робочий час, сумісництво, суміщення, робота за строковим трудовим договором, зокрема на час відпустки для догляду за дитиною), зробіть окрему графу.

Структурована інформація допоможе контролювати наявність вакантних посад (наприклад, за штатним розписом одна штатна одиниця, фактично зайнято — 0,5), дати закінчення відпусток для догляду за дитиною і, відповідно, дати звільнення працівників, які за строковим трудовим договором заміщують декретниць. Якщо працівників з такими особливостями трудового договору мало, зробіть одну графу — «Примітки».

Штатно-посадову книгу можна вести як у журналі формату А4, так і в електронному вигляді, наприклад у програмі Excel. В електронному вигляді зручніше — у будь-який день можна роздрукувати акуратну таблицю. Проте, якщо комп’ютер уражено вірусом чи відсутня електроенергія в офісі файл з штатно-посадової книги ви відкрити не зможете [11, c. 68-69].

Штатно-посадова книга — по суті, це штатний розпис з інформацією про працівників.

Тому поділіть штатно-посадову книгу на підрозділи аналогічно порядку, зазначеному в штатному розписі. Наприклад: Адміністрація, Бухгалтерія, Відділ кадрів, Господарський відділ тощо.

Як вести штатно-посадову книгу в електронному вигляді — зрозуміло. Розгляньмо, як вести паперовий журнал.

1. Розграфіть штатно-посадову книгу не вздовж, а впоперек. Так матимете більше граф і вони будуть ширшими. Якщо граф багато — можна їх зробити на весь розворот зошита.
2. Починайте кожен розділ з нової сторінки (розвороту).
3. Пишіть назви граф ручкою, або роздрукуйте на комп’ютері.
4. Пишіть найменування посад, підрозділів ручкою, якщо їх назви рідко змінюються, якщо часто — пишіть олівцем.
5. Залишайте у кожному розділі вільні рядки для додаткових посад.
6. Інформацію про працівників зазначайте олівцем.
7. Оперативно додавайте інформацію на підставі наказів про прийняття, переведення, звільнення працівника [20, c. 173-174]. 

ВИСНОВКИ

Отже, первинна облікова кадрова документація виконує функцію об­ліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Документація використовується як спосіб і засіб реалізації функцій, покладених на управлінський апарат.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. А в управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов’язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення — забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші). 

БІБЛІОГРАФІЧНИЙ СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Про діловодство : Закон України : проект (варіант 8 від 28.03.2003) // Офіційний веб-портал Державного комітету архівів України. — Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/- Law-base/Laws/index.php?p-2003-03-28_v.8. — Назва з екрана.
2. Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16 липня 1999 р. № 996-Х.
3. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88; Наказ Міністерства фінансів України «Про затвердження Положень (стандартів) бухгалтерського обліку» № 87 від 31.03.1999.
4. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — К. : Університет «Україна», 2005. — 418с.
5. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
6. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
7. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
8. Валевський О. Л. Державна політика в Україні: методологія аналізу, стратегія, механізми впровадження : монографія / О. Л. Валевський — К. : НІСД, 2001. — 242 с.
9. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
10. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
11. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. — 3-тє вид., змінене та доп. — К. : КНТ, 2009. — 304c.
12. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.
13. Діловодство у державних установах: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). — 2-ге вид., зм. — К. : КНТ, 2009. — 593с.
14. Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
15. Загорецька О. М. Нормативне та науково-методичне забезпечення організації діловодства в Україні у другій половині XX — на поч. XXI ст. : автореф. дис. … канд. іст. наук /
16. Загорецька О. М. Термінологічні стандарти з діловодства й архівної справи: історичний аспект і сучасний стан // Документознавство та інформаційна діяльність: Наука. Освіта. Практика: Зб. матеріалів наук. конф. (18 грудня 2002 р.). – К.: ДАКККіМ, 2003. – С. 55-58.
17. Загорецька О. Основні поняття та терміни // Архівознавство: Підручник для студентів іст. ф-тів вищ. навч. закладів України / За заг. ред. Я. С. Калакури та І. Б. Матяш. – К.: ВД “КМ Академія”, 2002. – С. 319-330.
18. Загорецька О. Сучасні проблеми організації діловодства в міністерствах та державних комітетах України // Студії з архівної справи та документознавства / Головархів України. УДНДІАСД. – К., 1998. – Т. 3. – С. 80-81.
19. Загорецька О. Теорія діловодства як галузь наукових знань // Студії з архівної справи та документознавства / Держкомархів України. УДНДІАСД. – К., 2002. – Т. 8. – С. 139-141.
20. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
21. Лазор О. Д. Основи державного управління та місцевого самоврядування : навч.-метод. посіб. / О. Д. Лазор, О. Я. Лазор, І. Г. Лазар. — К. : Дакор, 2007. — 312 с.
22. Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.
23. Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет «Україна», 2006. — 444с.
24. Палеха Ю. І Організація діловодства в державному апараті українських урядів 1917—1918 років / Ю. І. Палеха // Вісник державної служби України. — 2008. — № 2. — С. 88—93. — Відомості доступні також з Інтернету: http://www.guds.gov.ua/-control/uk/publish/article?art_id=146689.
25. Палеха Ю. І. Культура діловодства в сучасних установах України: становлення, технологія, організація, керування : дис. . канд. іст. наук / Палеха Юрій Іванович ; Держ. ком. арх. України, Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — К., 2005. — 210 с.
26. Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
27. Петрова І. О. Документаційне забезпечення діяльності органів місцевого самоврядування в Україні: сучасний стан та перспективи розвитку : дис. . канд. іст. наук / Петрова Ірина Олександрівна ; Держ. ком. арх. України, Укр. НДІ арх. справи та документознавства. — К., 2007. — 192 с.
28. Петровський П. М. Методологічні аспекти впровадження державної політики / П. М. Петровський // Державне управління: теорія та практика. — 2007. — № 1. — Режим доступу: http://www.nbuv.gov.ua/e-journals/Dutp/2007-1/. — Назва з екрана.
29. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-е вид., переробл. і доп. — Х. : Фактор, 2008. — 416c.
30. Романов В. Вступ до аналізу державної політики : навч. посіб. /
31. Романов, О. Рудік, Т. Брус. — К. : Основи, 2000. — 243 с.
32. Савицький В. Т. Документаційне забезпечення управління як сфера нормативно-правового регулювання / В. Т. Савицький // Ефективність державного управління. — 2006. — № 10. — 359—369.
33. Савицький В. Т. Про місце діловодства в системі функцій державного управління / В. Т. Савицький // Вісник державної служби. — 2004. — № 4. — С. 48—50.
34. Савицький В. Т. Функції та значення документа в державному управлінні / В. Т. Савицький // Вісник державної служби. — 2005. — № 4. — С. 28—31.
35. Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
36. Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
37. Тертичка В. В. Державна політика: аналіз і впровадження в Україні : дис. . д-ра наук з держ. упр. / Тертичка Валерій Володимирович ; Нац. акад. держ. упр. при Президентові України. — К., 2004. — 457 с.
38. Тітенко Л. Діловодство з використанням комп’ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана — К. : КНЕУ, 2006. — 192с.
39. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.