Деловая переписка и делопроизводство являются неотъемлемой и важной частью деловых отношений. По тому, как составлено и оформлено письмо, как с ним работают, можно судить о том, что происходит в организации. Серьёзное отношение к документам является показателем трудовой дисциплины, профессионализма и уважения к деловым партнёрам и коллегам.

Деловая переписка включает письма, телеграммы, телефонограммы, электронную связь и др. Содержание деловых писем весьма разнообразно: просьбы, приглашения, запросы, гарантийные, сопроводительные, рекламные письма и т.п. Деловую корреспонденцию подразделяют на входящую, т.е. получаемую учреждением от своих партнеров, вышестоящих организаций, и исходящую, формируемую непосредственно в учреждении. Если говорить о традиционной деловой переписке, то ее можно разделить на официальную и личную.

К личной относят рекомендательные письма, благодарности, поздравления (в связи с юбилейной датой, по случаю бракосочетания, получения нового служебного назначения, по случаю выигранного конкурса и т.п.). и соболезнования. Отметим, что с днем рождения письменно принято поздравлять только при наступлении круглой даты. Обратите внимание, что в отдельных случаях письменное сообщение может быть сделано от руки (например, благодарность за поздравление с повышением по службе, по случаю бракосочетания и т.п.). А выражение соболезнования никогда не печатается.

В некоторых случаях деловой этикет рекомендует передавать информацию только в письменном виде: например, приглашение на деловой прием, поздравление с юбилейной датой и др.

Помимо этого, выделяют следующие виды официальных деловых писем:

• Циркулярные (от нем. zirkular, от лат. circularis — круговой) — это письма, направляемые одним автором группе адресатов, нескольким должностным лицам, либо письма для всех лиц, занимающих определённую должность, которые обычно носят общий инструкционный характер.
• директивные,
• информационные,
• гарантийные,
• претензионные,
• рекламационные, т.е. письма-претензии покупателей к поставщикам вследствие нарушения последними условий договора по поставке продукции, выполнению работ, оказанию услуг и проч.
• коммерческие,
• договорные,
• сопроводительные,
• письма-ответы,
• письма-запросы,
• напоминания,
• приглашения,
• извещения,
• подтверждения,
• просьбы.

Существуют определенные правила написания официальных писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже организации, но и помешать решению важных вопросов, заключению выгодных контрактов.

Уважающая себя компания, которая испытывает подобные же чувства к своим клиентам, поставщикам и прочим корреспондентам, обязательно пользуется фирменной почтовой бумагой, на которой и пишутся деловые письма. Почтовая бумага должна быть хорошего качества и разного формата — от стандартного А4 до небольшого А8. Цвет бумаги только светлый: белый, кремовый, светло-серый и т.п. Вверху по центру или в левом углу листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип. Однако, следует заметить, что деловые письма могут быть выполнены и на обычной бумаге, без эмблемы фирмы, но писать письма на почтовой бумаге других организаций, например, отеля, где остановился сотрудник, не следует во избежание путаницы.

Каждое деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях, иметь ряд обязательных атрибутов: даже мелкое несоблюдение правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, корректности и грамотности.

Мысль — это содержание написанного вами, то, о чем вы говорите в своих письмах. Деловое письмо имеет определенную цель и определенную направленность — побудить адресата к каким-то действиям и получить определенный ответ на это письмо. Для этого необходимо четко и ясно формулировать идеи, которые вы стремитесь выразить, в противном случае вам не удастся донести эти идеи или сведения до других. Если в письме затрагивается несколько вопросов, они должны быть по смыслу отделены друг от друга и указаны в порядке их важности.

Еще один критерий качественного текста делового письма — это внятность, т.е. доступность текста для пони­мания. Корректность — это тон написанного, который задается выбранными словами, официальностью или неофициальностью стиля и должен точно соответствовать статусу адресата вашего письма.

Стиль делового письма — деловитость, отсутствие посторонних фраз. Деловое письмо должно быть предельно коротким, в этом случае оно лучше воспринимается. Оно должно быть написано четко, фразы должны легко читаться, нежелательно большое количество причастных и деепричастных оборотов, недопустимы назывные предложения, риторические вопросы, метафоры и прочие средства выразительности речи. Рекомендуется традиционное, классическое (с точки зрения грамматики), построение фраз: подлежащее — сказуемое — обстоятельство места и т.п.; минимум прилагательных, почти полное отсутствие местоимений.

Такое важнейшее требование к деловому письму, как грамотность, отражает соблюдение норм грамматики и правописания. Разумеется, деловые письма должны быть написаны без ошибок, аккуратно отпечатаны (в тексте не допускаются подчистки и исправления).

Короткое, грамотное, логичное деловое письмо — знак уважения к адресату.

Необходимо отметить, что информацию в документе несет не только сам текст, но и элементы его оформления, получившие название реквизитов.

Реквизит — это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе.

Число реквизитов бывает различным в зависимости от вида и содержания документов. Формуляр-образец устанавливает максимальный состав реквизитов и порядок их расположения.

В настоящее время к реквизитам относятся:

• государственный герб Российской Федерации;
• эмблема государственного органа или организации;
• изображение правительственных наград;
• код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
• код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД);
• наименование государственного или муниципального органа;
• наименование учреждения или организации;
• наименование структурного подразделения;
• индекс почтового отделения, почтовый, телеграфный и электронный адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке;
• название вида документа;
• дата;
• индекс;
• ссылка на индекс (номер) и дату входящего документа;
• место составления и издания;
• гриф ограничения доступа к документу;
• адресат;
• гриф утверждения документа — это реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию и состоящий из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.
• Резолюция — фраза (распоряжение, указание) написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
• отметка о контроле;
• текст;
• справка о наличии приложений;
• подпись (важно помнить, что подпись под деловым письмом всегда делается от руки; факсимиле в деловых письмах не допускается, так как свидетельствует о неуважении к адресату или об отсутствии к нему интереса);
• гриф согласования — это реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием. Состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования;
• визы — реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
• печать;
• отметка о заверении копий;
• фамилия исполнителя, номер его телефона или адрес электронной почты;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• отметка о переносе данных на машинный носитель;
• отметка о поступлении.

До сих пор мы говорили об общих правилах написания и нормативах оформления деловых писем. Дадим теперь некоторые рекомендации по их содержанию.

Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.

Эти две разновидности делового письма имеют общую цель привлечь внимание адресата и пробудить у него желание принять Вас на работу или предварить это еще одним этапом — личной встречей (собеседованием).

Разница в том, что письмо с просьбой о приеме на работу обращено к конкретному лицу, от которого зависит решение, и надо обращаться к нему, либо используя титул (общепринятое обозначение должности): «Господин председатель», либо по фамилии: «Господин Кузнецов». Прежде чем решить вопрос о том, какое обращение употребить в деловом письме с просьбой о приеме на работу, лучше всего позвонить в организацию и осведомиться у секретаря, какое обращение предпочитает человек, имеющий данную должность.

Основное содержание делового письма и резюме практически одинаковы: фамилия, имя и отчество, личная информация, образование, информация о дипломах, специализации; настоящее место работы и другие места работы, где соискатель работал ранее; должность, на которую претендует соискатель; но это может быть не конкретная должность, а направление работы, которой хотел бы заниматься соискатель; деловые способности, наклонности и т.д. В отличии от резюме в письме с просьбой о приеме на работу соискателю необходимо продемонстрировать свою полную убежденность в объективной необходимости принятия его кандидатуры для замещения вакантной должности. Составив черновик письма, перечитайте его, представив себя на месте адресата: хотели бы Вы, чтобы потенциальный сотрудник, автор письма (резюме), работал бы во вверенной или принадлежащей Вам организации?

Если да, то письмо пора перепечатывать и отсылать, если нет над его содержательной стороной надо еще поработать, так как содержательность и убедительность в данном случае — синонимы.

Письмо-заявление об уходе

Обычное заявление об уходе содержит (в правом верхнем углу) должность, фамилию, имя, отчество адресата, название делового послания (слово «Заявление» — в середине строки), далее идет текст заявления с просьбой об увольнении с определенной даты. Причина такой просьбы может быть указана, а может и не называться, хотя более этичным является первый вариант. Некоторые организации практикуют увольнение сотрудника по собственному желанию только после написания им письма-заявления об уходе.

Письмо-заявление отличается более пространным текстом, поскольку принято указывать причину увольнения; заметим, что обычно называется причина, имеющая относительно благополучную психологическую окраску, например, желание найти место работы ближе к месту жительства, чтобы тратить на переезды меньше времени; желание освоить новое направление работы и т.п.

В таком письме уместно выразить благодарность руководству той организации, из которой сотрудник увольняется, — за возможность приобрести (или усовершенствовать) свое профессиональное мастерство, за справедливое и доброжелательное отношение. Однако письмо­заявление не должно быть «поминальным плачем» — ведь сотрудник увольняется по собственному желанию, поэтому следует соблюсти баланс между желанием уволиться, явно выраженным, и чувством благодарности к оставляемому коллективу и его руководству.

Рекомендательное письмо

Самый простой вариант рекомендательного письма — визитная карточка рекомендующего и на ней строчки, написанные от руки (в третьем лице): … рекомендует такого-то (фамилия рекомендуемого); можно добавить слова «как отличного, добросовестного, инициативного» и тому подобные прилагательные. Но рекомендательное письмо может быть и более многословным. В современной деловой жизни принято такое содержание рекомендательного письма:

а) представление рекомендующего адресату («К Вам обращается…») и повод для обращения;

б) характеристика рекомендуемого: базовое образование, опыт работы, уровень компетентности и профессионализма, личностные характеристики — все то, что позволяет автору письма предложить рекомендуемого для замещения определенной должности или включение в определенное направление работы без указания должности.

в) иногда к письму-рекомендации прилагается резюме, выполненное претендентом на должность; тогда о наличии резюме упоминается в рекомендующем письме;

г) в заключение в письме излагается просьба — встретиться с рекомендуемым, ознакомившись предварительно с данными резюме, для принятия окончательного решения (неэтично при этом навязывать адресату положительное решение вопроса, и слова «настоятельно рекомендую» здесь недопустимы).

д) в конце письма — подходящая к данной ситуации «формула вежливости» — в данном случае это признательность за внимание, проявленное при ознакомлении с рекомендательным письмом и прилагаемыми материалами.

Письмо-отказ

В современных деловых кругах принята еще одна форма письменного делового общения — письмо-отказ. Оно не имеет широкого распространения, тем не менее, скажем, что оно из себя представляет.

Письмо-отказ используется тогда, когда надо ответить отрицательно кому-либо из претендентов. Принято считать, что неэтичной является формулировка: «Вы нам не подходите», хотя, вполне возможно, именно это и является причиной настоящего отказа. Более приемлемой и этичной может быть фраза: «К сожалению, мы не имеем возможности в настоящее время предоставить Вам возможности трудоустройства в силу следующих причин»; далее следует указать достаточно объективную причину, препятствующую приему на работу (например, невозможность увеличения контингента работающих). Конечно, такая позиция тоже не свободна от упреков в неэтичности, однако из двух зол, как утверждает пословица, выбирают меньшее, поэтому рекомендуется слегка покривить душой, чтобы не наносить психологическую травму претенденту, так как, на наш взгляд, это меньшее зло.

Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.)

В деловой практике обстоятельства складываются так, что возникает необходимость получения информации о том, как продвигается выполнение ранее заключенного договора, есть ли изменения относительно даты совещания и т.п.

Такая необходимость появляется далеко не всегда, а лишь в том случае, если сотрудники, которым поручено исполнение, действуют недостаточно оперативно и процесс затягивается. Соответствующее деловое письмо должно содержать, прежде всего, напоминание о том договоре, выполнение которого волнует автора письма: номер договора (или другого документа), дата заключения, суть договора, кем он подписан с обеих сторон. Затем формулируются вопрос и причины, его вызвавшие («не имеем сведений о…», «не располагаем информацией о ходе …»). В заключение, как обычно, формула вежливости — «Приносим извинения за хлопоты, вызванные необходимостью…»

Письмо-благодарность

Благодарность в деловой практике может быть выражена по самым различным поводам:

• за поздравление по случаю юбилея и пр.;
• за рекомендацию при устройстве на работу;
• за рекомендованного для найма на работу сотрудника, если он идеально подошел для замещения вакантной должности;
• за приглашение на прием;
• за помощь в любом виде — предоставление необходимой информации, обработку материалов, в принятии решения.

Обычно стиль письма-благодарности носит менее официальный характер, чем другие деловые письма; в таком письме, естественно, просматривается эмоциональная окраска положительного свойства, так как письмо должно донести до адресата теплоту и искренность.

Письмо-напоминание

Такое письмо напоминает о назначенном ранее мероприятии совещании, деловой встрече, приеме, необходимости выполнить обещанное. Рассылка таких писем вызвана информационной перегрузкой современного делового человека. Хотя договоренность о деловой встрече была достигнута ранее или приглашения на прием разосланы в срок, однако для полной уверенности устроителей совещания, переговоров, приема рассылаются письма, напоминающие о вышеуказанных мероприятиях. Содержание такого письма сводится к дате и цели мероприятия и выражению надежды (или уверенности), что адресат «почтит его своим посещением». Текст письма весьма краток.

Письмо-уведомление

Такие письма обычно рассылают организации, особо заботящиеся о своих клиентах (покупателях). Организация сообщает последние новости о новых видах продукции или услуг, об открытии новых филиалов, о проведении презентации, об образовании новых подразделений в структуре и, следовательно, о появлении новых целей и функций у организации, т.е. цели письма-уведомления в основном рекламные.

Обычно письма выполнены типографским способом, однако может быть сделана приписка от руки с дополнительным сообщением. Адресат может расценить такую приписку как не вполне безупречную работу составителей письма, но может увидеть в приписке от руки и особое уважение, и сознательное выделение его (адресата) из ряда «ему подобных». В том случае, если письмо уведомляет о назначении некоего лица на новую должность, достаточно почетную, принято данному лицу направить письмо-поздравление.

В заключение воспользуемся возможностью еще раз напомнить о том, что деловое письмо должно производить впечатление безупречности во всем:

• безупречный стиль;
• безупречное правописание;
• безупречная бумага, на которой отпечатано письмо;
• безупречный шрифт (разборчивый, не мелкий, не имитирующий рукописный, достаточно жирный);
• безупречное расположение текста: наличие широких полей, оформление «в край», т.е. без абзаца, поскольку в современных деловых кругах печатание «в край» считается более официальным;
• страницы нумеруются, начиная со второй;
• письмо должно быть достаточно коротким — так оно легче воспринимается.

Последнее, что необходимо сказать, характеризуя современную деловую переписку, — на все письма принято обязательно давать ответ, даже если ответ отрицательный или адресат затруднился с ответом (суть ответа в данном случае должна быть именно такая «затрудняюсь с ответом»). Сроки ответа, существующие в деловом мире, также должны быть выдержаны. Отсутствие ответа или нарушение сроков будет воспринято как неумение вести дела должным образом, и последствия этого не замедлят сказаться.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка. Для внутреннего обмена информацией используются как фирменные бланки, так и простая бумага.

Содержание внутренней переписки может быть различным, существуют лишь некоторые общие правила:

• письмо должно быть лаконичным;
• обязательно проставляется дата;
• никаких личных инсинуаций во внутренней переписке;
• следует осторожно и аккуратно относиться к информации, которая, будучи выведенной за пределы организации, может повредить последней;
• разборчивая подпись обязательна.

В остальном рекомендации по внутриорганизационной переписке совпадают с изложенным ранее.