Вступ

Інформаційні  потоки і масиви відокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості відбивають внутрішні його особливості та відмінні якості. Оскільки документні потоки та масиви — це складові однієї системи, родоутворюючим елементом якої є документ, вони крім відмінних мають спільні ознаки та властивості, що відтворюють характерні особливості функціонування документів у суспільстві.

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

• множинність документів, з яких складається документні потоки;
• доцільність функціонування документних потоків, спрямованість їх формування на досягнення кінцевої мети, на забезпечення функціонування, управління, обмін документованою інформацією, створення оптимальної системи;
• постійне відтворення документних потоків у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Інформаційні потоки, виконуючи основну функцію як система постійно пристосовується до будь-яких змін зовнішнього середовища, витримуючи його вплив. Змінюються умови функціонування системи: вдосконалюються засоби фіксування інформації та її матеріальні носії, впроваджуються новітні технології передачі документованої інформації, ускладнюються інформаційні потреби користувачів, посилюються їх вимоги щодо форм та оперативності надання необхідних документів, впроваджуються нові закони та джерела фінансування, але система не руйнується, а лише адаптується до нових умов.

1. Поняття та сутність інформаційних потоків

Інформаційний потік — стабільний рух інформації, спрямований від джерела інформації до отримувача, визначений функціональними зв’язками між ними.

Цей потік можна аналізувати в трьох аспектах:

• синтаксичному — встановлює формальні правила (параметри) побудови інформаційного потоку, взаємозв’язок між його елементами.
• семантичному — встановлює правила інтерпретації кожного елементу інформаційного потоку.
• прагматичному — встановлює ступінь корисності кожного елементу інформаційного потоку для цілей управління.

Для проведення повноцінного аналізу інформаційного середовища, яке весь час перебуває у рухомому стані, необхідно чітко розмежувати інформацію за видами, часом, корисністю, ступенем впливу на функціонування об’єкта, ступенем довіри до її змісту тощо [2, c. 63-64].

Існує певна кількість типів інформації, які використовуються менеджерами: факти, оцінки, прогнози, узагальнені зв’язки, чутки.

Факт — це інформація, що констатує деяку подію або умову, за якої вона відбувається.

Оцінка — це інформація, яка є результатом аналізу фактів, що виконується на інтуїтивному рівні або за допомогою певних статистичних методів. Чим більшою буде вибірка фактів для аналізу і чим точнішими будуть засоби та методи їх подання (вимірювання), тим менше оцінка факту відрізнятиметься від самого факту.

Прогноз — це інформація про майбутню подію, передбачення деякої події, яке може базуватися на екстраполяції тенденції розвитку подій з урахуванням здорового глузду та аналогії з подібними фактами.

Узагальнені зв’язки встановлюються між різними фактами, які можуть залежати один від одного, впливати один на одного, змінюватись одночасно або за одним законом. Тоді за зміною одного з них можна давати оцінки та робити прогнози щодо іншого. Наприклад, такі зв’язки можна встановити між національним доходом, доходами громадян, рівнем податків та обсягами продажу на ринку.

Чутки — це інформація про подію, отримана з ненадійного джерела. Але іноді таке джерело може бути єдиним доступним джерелом окремих видів інформації, наприклад, планів конкурентів. Отже, від маркетингової інформації такого типу теж не слід відмовлятися.

За періодичністю виникнення інформацію поділяють на постійну, змінну та періодичну.

Постійна інформація залишається незмінною складовою середовища протягом певного достатньо великого проміжку часу.

Змінна інформація — це кількісні та якісні характеристики, які відображають динаміку функціонування об’єкта маркетингу.

Епізодична інформація — це інформація, що формується за виникнення потреби або надходить із зовнішнього середовища в деякі моменти часу.

За призначенням маркетингову інформацію поділяють на довідкову, рекомендаційну, нормативну, сигнальну та регулювальну.

Довідкова інформація має ознайомлювальний допоміжний характер, відображає стабільні ознаки і параметри об’єктів або суб’єктів маркетингу, міститься у довідниках, класифікаторах тощо.

Рекомендаційна інформація — результат досліджень, проведених фірмою, та аналізу зовнішньої доступної наявної інформації, що береться до уваги в процесі формування стратегії і тактики управління.

Нормативна інформація містить норми і нормативи виробничого характеру, а також законодавчі нормативні акти, стосовні діяльності фірми.

Сигнальна інформація — результат контролю поведінки об’єкта маркетингового середовища як відхилення від запланованих показників функціонування.

Регулювальна інформація — результат аналізу причин відхилення, управлінське рішення, спрямоване на його ліквідацію.

Крім того, розрізняють два види інформації: первинну і вторинну.

Первинною називається інформація, що збирається безпосередньо на об’єктах спостереження для досягнення конкретної мети дослідження фірми.

Вторинна інформація — це інформація, яка вже зібрана (а іноді частково оброблена та систематизована) іншими і для інших цілей, існує в опублікованому вигляді, але придатна до використання для досягнення мети, що ставить перед собою фірма в конкретній ситуації.

Практично всі керівники використовують вторинну інформацію для прийняття управлінських рішень. Цей вид інформації у свою чергу поділяється на внутрішню і зовнішню вторинну інформацію.

Внутрішня вторинна інформація — це дані, що збираються та узагальнюються всередині підприємства. Це бухгалтерські звіти, звіти про обсяг закупівель, продажу тощо.

Зовнішня вторинна інформація — це інформація, опублікована за межами фірми [4, c. 24-25].

З розширенням комп’ютерної техніки з’явилися і нові машинні джерела інформації. До них відносяться дані, що утримуються в оперативній пам’яті комп’ютера, на гнучких дисках, а також видаються у виді різноманітних машинограмм. До позаоблікових джерел інформації відносяться документи, що регулюють господарську діяльність, а також дані, що не відносяться до перерахованого вище. У їхнє число входять наступні документи:

1)       Офіційні документи, якими зобов’язаний користуватися суб’єкт господарювання у своїй діяльності: закони держави, укази президента, постанови уряду і місцевих органів влади, накази вищих органів управління, акти ревізій і перевірок, накази і розпорядження керівників підприємства.

2)  Господарсько-правові документи: договори, угоди, рішення арбітражу і судових органів, рекламації.

3)  Рішення загальних зборів колективу, ради трудового колективу підприємства в цілому або окремих її підвідділах.

4)  Матеріали вивчення передового досвіду, отримані з різних джерел інформації (Інтернет, радіо, телебачення, газети і т.д.).

5)  Технічна і технологічна документація.

6)  Матеріали спеціальних обстежень стану виробництва на окремих робочих місцях (хронометраж, фотографія і т.п.).

7)  Усна інформація, що отримана під час зустрічей із членами  колективу або представниками інших підприємств [1, с. 47].

2. Значення інформаційних потоків для підприємства

Горизонтальний інформаційний потік пов’язує органи управління, які знаходяться на одному рівні. Вертикальний інформаційний потік пов’язує органи управління різних рівнів. Вертикальний інформаційний потік може бути висхідним і низхідним, тобто спрямованим від вищих органів управління до нижчих і навпаки (рис. 1,2).

Розрізняють чотири види інформаційних потоків у організації:

1. Обмін між організацією та зовнішнім середовищем (маркетинг, реклама, зв’язки з громадськістю).
2. Міжрівневий обмін інформацією в організації:

— нисхідні потоки інформації, якими повідомляють персоналу про поточні завдання, конкретні доручення, зміну пріоритетів та ін.;

— висхідні потоки інформації – звіти про виконання завдань, пропозиції з удосконалення технології та ін., за допомогою яких керівництво інформують про поточні та можливі проблеми, про можливі варіанти рішень.

3. Горизонтальний обмін інформацією:

— наради керівників суміжних підрозділів, задіяних у виконанні спільних завдань;

— наради керівників підрозділів, які мають схожі виробничі завдання;

— робота у межах робочих груп (управління проектом).

4. Неформальний обмін інформацією:

— обговорення виробничих питань під час неформальних зустрічей (під час обідньої перерви, святкових заходів та ін..);

— чутки, основною причиною яких є дефіцит офіційної інформації.

Завдання формування єдиного інформаційного забезпечення системи управління промисловим підприємством в складних ринкових умовах набуває важливості, шо висуває певні вимоги як до управління інформаційними потоками, так і до методів і інструментів, які при цьому використовуються.

Інформаційні потоки — це впорядкована кількість інформаційних документів, що циркулюють в інформаційній системі [2, С. 24].

Відповідно до вищенаведеного поняття управління інформаційними потоками — це направлення впорядкованої кількості інформаційних документів в потрібному напрямку.

Отже для оптимізації управління інформаційними потоками необхідно виділити основні підходи по 3-х напрямках:

1. Управління інформаційними потоками промислових підприємств і його складові.
2. Ступені формування інформаційної системи управління на промислових підприємствах України.
3. Формалізація процесу розвитку промислових підприємств (розробка процедур управління).

Отже управління інформаційними потоками бізнес-діяльності діяльності промислових підприємств України включає певні компоненти (рис. 3), а саме стратегічну, функціональну, організаційну, інформаційну і фінансову.

Висновки

Вимірюється інформаційний потік кількістю обробленої або переданої інформації за одиницю часу. Інформаційний потік ґрунтується на переміщенні паперових або електронних документів. Залежно від цього, він може вимірюватися або кількістю оброблених і переданих одиниць паперових документів або сумарною кількістю документорядків у цих документах, або кількістю інформації (біт), яка міститься в тому чи іншому повідомленні.

Інформаційний потік характеризується такими параметрами:

— джерело виникнення;

— напрямок руху потоку;

— періодичність;

— вид існування;

— швидкість передачі та прийому;

— інтенсивність потоку та ін.

Управління інформаційним потоком можна здійснювати таким чином:

— змінюючи напрямок потоку;

— обмежуючи швидкість передачі до відповідної швидкості прийому;

— обмежуючи обсяг потоку до величини пропускної здатності окремого вузла або ділянки шляху.

Список використаної літератури

1. Cоляник А.А. Документні потоки та масиви. — Х. 2007. — 85 с.
2. Васильченко М.П., Кушнаренко Н.М., Мільман В.А. Бібліотечні фонди: навч. посіб.-С. 49-129.
3. Столяров Ю.Н. Библиотечный фонд: Учебник .- М., 2008.-275 с.
4. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посіб. — К., 2008. — С. 6-25.
5. Лабушевська Л. Наукометрічні методи оцінки галузевого документального інформаційного потоку // Вісник Книжкової палати. — 2004 — №7.-С.19-21.
6. Друк України (1991 -1996 рр.): стат. Зб. /Кн. Палата України. — К., 1998.-48с.