Вступ

За останні роки в Україні покращилась інформатизація суспільства, завдяки так званим інформаційним службам та агенціям, чисельність яких стрімко зростає. Інформація – це найцінніший товар, який може приносити гарний прибуток. Інформація завжди була і буде цінним товаром. Держава зобов'язана постійно дбати про своєчасне створення, належне функціонування і розвиток інформаційних систем, мереж, банків і баз даних у всіх напрямах інформаційної діяльності. На сучасному етапі розвитку суспільства інформаційно-аналітична діяльність, безперечно, має розумітися як пріоритетний вид діяльності, винятково важливий для нашої країни та її стратегічних перспектив. З урахуванням глибини науково-інтеграційних процесів сучасності праця в цьому напрямку може бути достатньо успішною лише за умови органічної взаємодії інформатики з іншими галузями знання аж до таких найвищих щаблів узагальнення, як філософія людини і соціуму. Задоволення інформаційних потреб суб'єктів господарської діяльності є основним завданням, яке стоїть перед інформаційними службами. Вивчення умов їх діяльності сприяє вдосконаленню інформаційного обслуговування і розвитку підприємництва в цій сфері.

Перехід до ринкової економіки вимагає нових підходів в управлінні: на перший план виходять економічні, ринкові критерії ефективності, підвищуються вимоги до гнучкості управління. Згідно наукових праць вітчизняних та зарубіжних авторів ефективність менеджменту знаходиться в прямій залежності від ступеня вдосконалення інформаційного забезпечення.

У сучасних умовах посилюється інноваційна конкуренція, що веде зближення інформаційної та фінансової складових ринку, які у перспективі можуть утворювати нові інформаційно-фінансові ринкові інститути.

1. Сутність ділової діяльності інформаційної служби

Інформація є такою ж сировиною, як і будь-яка інша, але вона є необхідною для вироблення будь-якого рішення. І цю сировину треба добути, переробити і поставити до закінчення терміну придатності тому, для кого вона призначена. Це і є функція інформаційної служби.

Оскільки інформація, яку готує інформаційна служба, призначається для генерального директора, заступника директора по економіці, заступника директора по фінансах і заступника директора з виробництва, доцільно підпорядкувати інформаційну службу всьому правлінню підприємства, якому безпосередньо підлеглі також головний бухгалтер, начальники фінансового і планово-економічного відділів, начальник служби збуту. Як свідчить рисунок 1, начальник інформаційної служби одержує достатньо високий статус і незалежність від начальників інших фінансово-економічних служб, які до того ж надають інформаційній службі всю необхідну інформацію.

При цьому інформаційна служба підприємства приймає участь у розв’язанні п’яти основних задач управління.

1. Організація робіт з інформатизації підрозділів підприємства з метою забезпечення органів управління підприємства достовірною інформацією для ухвалення обґрунтованих управлінських рішень.

2 Впровадження сучасних інформаційних технологій в управлінську і аналітичну діяльність керівництва.

3. Організація робіт щодо створення, розвитку і експлуатації єдиної відкритої комп'ютерної інформаційної системи.

4. Створення умов для формування, ведення і використання електронних інформаційних ресурсів.

5. Координація робіт для забезпечення взаємодії з питань інформаційних технологій із зовнішніми установами, підприємствами і організаціями, а також регіональними і федеральними органами влади.

Оскільки інформація, яку готує інформаційна служба, призначається для генерального директора, заступника директора по економіці, заступника директора з фінансів і заступника директора з виробництва, доцільно підпорядкувати інформаційну службу всьому правлінню підприємства, якому безпосередньо підлеглі також головний бухгалтер, начальники фінансового та планово-економічного відділів, начальник служби збуту. Як свідчить рисунок 2, начальник інформаційної служби отримує достатньо високий статус і незалежність від начальників інших фінансово-економічних служб, які до того ж надають інформаційній службі всю необхідну інформацію [16, С. 188-189].

При цьому інформаційна служба підприємства приймає участь у розв’язанні п’яти основних задач управління.

1. Організація робіт з інформатизації підрозділів підприємства з метою забезпечення органів управління підприємства достовірною інформацією для ухвалення обґрунтованих управлінських рішень.

2 Впровадження сучасних інформаційних технологій в управлінську й аналітичну діяльність керівництва.

3. Організація робіт щодо створення, розвитку й експлуатації єдиної відкритої комп'ютерної інформаційної системи.

4. Створення умов для формування, ведення та використання електронних інформаційних ресурсів.

5. Координація робіт для забезпечення взаємодії з питань інформаційних технологій із зовнішніми установами, підприємствами й організаціями, а також регіональними та федеральними органами влади.

Рис. 1. Місце інформаційної служби в організаційній структурі підприємства

Завдання перед інформаційним підрозділом повинен ставити керівник підприємства, або його вище колегіальне керівництво – тільки вони точно можуть знати куди йде компанія і яка інформація їм потрібна для прийняття рішень. Проте, часто інтуїтивно відчуваючи потреби, постановник не може досить точно сформулювати інформаційну задачу. У цьому випадку, керівник інформаційного підрозділу повинен допомагати формалізувати задачі інформаційної служби.

Слід зазначити, що до аналітичної служби повинні надходити всі інформаційні потоки — як із зовнішніх джерел (мережа Інтернет, ЗМІ, аналітичні й інформаційні розсилання і зведення), так і з внутрішніх (співробітники компанії, відділи логістики та маркетингу, підрозділу стратегічного планування). Уся ця інформація повинна бути відома керівнику аналітичного відділу.

Правильно організована діяльність державних інформаційних служб дає змогу ефективно впливати на суспільну думку й знаходити оптимальні рішення, зокрема в конфліктних і кризових ситуаціях.

Таким чином, однією з головних проблем побудови інформаційної служби компанії є створення в її середовищі культури інформаційного обміну, тобто формування клімату, коли кожен співробітник виділяє з загального потоку інформацію, що може бути корисна керівництву і добровільно ділиться нею.

2. Характеристика стратегій інформаційних служб

Стратегія являє собою детальний всебічний комплексний план, призначений для забезпечення реалізації місії підприємства і досягнення його цілей. Здебільшого стратегія формулюється і розробляється вищим керівництвом, але її реалізація передбачає участь усіх рівнів управління. Наявність місії і стратегічного плану додає організації визначеність і індивідуальність, а сталість стратегії є запорукою стабільності основної ціннісної пропозиції компанії. Цей план відкриває перспективу для підприємства, спрямовує його співробітників, залучає нових працівників і допомагає просувати вироби або послуги.

Загально виробничі ролі формулюються і встановлюються на основі загальної місії організації і визначених цінностей і цілей, на які орієнтується вище керівництво. Щоб зробити суттєвий внесок в успіх організації, цілі повинні бути конкретними, орієнтованими на час і досяжними. Такими цілями можуть бути: високий коефіцієнт інвестиційного капіталу, збільшення частки ринку, зростання доходів. Оскільки компанія є відкритою системою, то вона може вижити і навіть процвітати тільки задовольняючи якусь потребу. Щоб отримувати прибуток, підприємство повинне стежити за середовищем, у якому функціонує. Тому саме з навколишнього середовища керівництво має одержувати інформаційні сигнали, що дозволяють коригувати поведінку підприємства.

Продуктивний підхід передбачає вивчення об’єктів маркетингової діяльності як конкурентів ІПП. Наприклад, маркетинг вторинних інформаційних продуктів: досліджуються джерела використаної первинної інформації, термін збирання її, форми подання вторинних інформаційних продуктів (друкована збірка, бібліографічна БД, статистичні звіти тощо), ступінь задоволення попиту на них, можливі канали реалізації, групи споживачів і т. ін.

Інституційний підхід передбачає досліджування суб’єктів інформаційного маркетингу, тобто інститутів або учасників маркетингової діяльності: виробників усіх типів, постачальників оптових і роздрібних, посередників, споживачів. Для кожного учасника визначаються його роль і місце в загальній структурі маркетингу залежно від продукту або послуги, що він виробляє, продає чи надає.

Поєднання першого та другого підходів для прийняття конкретних рішень і вироблення ділової стратегії інформаційної служби для практичного застосування їх — третій, управлінський, підхід.

Слід визначити основні завдання, виконання яких, на нашу думку, сприятиме ефективній діяльності державного управління в інформаційному просторі:

1. Формулювання зрозумілих стратегічних цілей інформаційної політики, заснованих на чіткій програмі державного управління, має ґрунтуватися на реальних програмах того або іншого відомства, його виробничих проектах, що є частиною виваженої загальної державної стратегії.

2. Діяльність інформаційних служб повинна здійснюватися в рамках виробленої інформаційної політики держави, мета й завдання якої мають узгоджуватися з державним політичним й економічним управлінням.

3. Мають здійснюватися моніторинг інформаційного простору, ретельний внутрішньовідомчий, міжвідомчий контроль змісту, вірогідності інформації.

4. Державним інформаційним службам у своїй діяльності необхідно використовувати новітні інформаційні технології, методи й спеціальні інструменти впливу на формування суспільної думки.

5. Через велику кількість компонентів інформаційного простору та їхньої надзвичайної складності недоцільно порушувати питання про інтеграцію кожного з них у єдиний інформаційний простір як принципово нове завдання.

6. Держава має звертати увагу на розвиток державної національної мови й здійснювати владну й фінансову підтримку структур, що сприяють мовній комунікативній єдності.

Створення методології управління ІТ і на її основі — засобів автоматизованого управління й контролю за якістю з можливістю використання засобів формалізації, накопичення й повторного використання таких знань у наш час є актуальним завданням.

Оцінюючи світову практику й досвід перших українських підприємств, які почали використовувати елементи контролінгу, можна з упевненістю стверджувати, що при порівняно невеликих витратах господарські організації одержують у своє розпорядження спеціалізовану, системно-організовану інформацію для оперативного й стратегічного управління.

У сучасних умовах необхідною частиною діяльності ІСП стає розробка ІТ-стратегії, що випливає із загального стратегічного плану розвитку організації й розрахована на довгострокову перспективу.

Організаційно-управлінська структура ІСП є інструментом реалізації стратегії ІТ, а отже, інструментом реалізації стратегічних цілей організації в цілому.

Висновки

Сьогодні всі великі й процвітаючі комерційні структури розвинених держав мають у своєму штаті підрозділи, які займаються інформаційною діяльністю. В одних фірмах — це інформаційно-аналітичний відділ, в інших — відділ маркетингу, на яке керівництво фірми разом з іншими покладає і інформаційно-аналітичні завдання, в третьому — відділ комерційної розвідки. Часто все залежить від ступеня розуміння керівництвом фірми ступенем важливості інформаційно-аналітичної роботи для безпеки всіх сторін діяльності будь-якої комерційної структури.

Вся що надходить в інформаційну службу інформація може розглядатися як маркетингова, оскільки вона відбирається в інтересах підприємства . Завдання інформаційної служби — кваліфіковано обробити її і розподілити по споживачах, тобто обслужити внутрішній ринок інформаційної продукції та послуг на підприємстві. При цьому відбувається специфічний перехід інформаційної служби зі стану учасника маркетингу продукції підприємства, його інформаційних аспектів, в виробника інформації, що здійснює маркетинг інформаційної продукції та послуг.

Основна мета — це забезпечення оперативного отримання керівником та іншими службами максимального обсягу якісної і конкретної інформації, необхідної їм для прийняття більш обґрунтованих і зважених рішень, адекватного реагування на події, що відбуваються, а також отримання своєчасних рекомендацій і пропозицій. Наявність якісної інформації у керівництва допомагає не тільки при прийнятті будь-яких рішень, але може зіграти на його користь при проведенні переговорів або дискусій (9).

В якості основних аспектів інформаційної діяльності і нових завдань інформаційної служби підприємства можуть бути представлені:

— проведення досліджень ринку збуту продукції підприємства або участь у такій роботі

— проведення та організація рекламної кампанії

— проведення маркетингу інформаційної продукції і послуг на підприємстві в інтересах маркетингу його продукції.

Як і в маркетингу будь-яких товарів, важливим є підвищення якості інформаційної продукції та послуг і зниження витрат інформаційного виробництва, надання фахівцям підприємства можливості вигідного співробітництва з інформаційною службою, пріоритетним в порівнянні з іншими каналами комунікації.

Список використаної літератури

1. Григор О.О. Формування інформаційного суспільства в Україні в контексті інтеграції в Європейський Союз (державно-управлінський аспект) : автореф. дис. … канд. наук з держ. упр. : 25.00.01. / О.О. Григор ; Львівський регіональний інститут державного управління НАДУ при Президентові України. — Л., 2003. — 20 с.
2. Знахур Сергій Вікторович. Інформаційний менеджмент та маркетинг: конспект лекцій / Знахур С. В.; Харк. нац. екон. ун-т. — Х. : Вид-во ХНЕУ, 2009. — 132 с.
3. Ібрагімова І. Інформаційне суспільство та взаємодія влади з громадськістю: вимоги ефективності / І. Ібрагімова // Вісник НАДУ. — 2004. — № 1. — С. 36-42.
4. Костирєв А.Г. Роль засобів масової інформації в процесі демократичного розвитку суспільства : автореф. дис … канд. політ. наук : 23.00.02 / А.Г. Костирєв ; Київський національний університет ім. Т. Шевченка. — К., 2003. — 20 с
5. Матвієнко О. Інформаційний менеджмент: опорний конспект лекцій у схемах і таблицях:навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл.. — К. : Слово, 2007. — 200с.
6. Почепцов Г.Г. Теорія комунікації / Г.Г. Почепцов. — К. : Київський університет, 1999. — 308 с.
7. Сендзюк М.А. Інформаційні системи в державному управлінні : навч. посіб. / М.А. Сендзюк. — К. : КНЕУ, 2004. — 339 с.
8. Сорока П. Інформаційний менеджмент: навч. посібник для дистанц. навч. для студ. вищих навч. закл. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини "Україна". — К. : Університет "Україна", 2008. — 535с. :