Зміст

Вступ

Розділ 1. Теоретичні аспекти документообігу в установах

1.1. Організаційне забезпечення раціональної роботи з документами

1.2. Організація роботи з вхідними документами

1.3. Проходження вихідних документів

1.4. Контроль за виконанням документів

1.5. Особливості роботи з електронними документами

Розділ 2. Вимоги та зразки оформлення документів в установах

2.1. Правила оформлення службових документів

2.2. Зразки документів

Висновки

Список використаних джерел

Вступ

Відповідно до Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" діловодство — це сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації і організацію роботи зі службовими документами.

Актуальність.Діловодство є сферою практичної діяльності, що документально забезпечує функціонування кожного державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації. Нині у світі спостерігається всезбільшувана увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення керування документацією, яке у нашій країні ототожнюють з теорією і практикою діловодства. Це засвідчує прийняття міжнародного стандарту ІSО (Міжнародної організації з стандартизації) 15489:2001 "Інформація та документація. Керування документацією" [11, с. 5], відбиття у змісті законодавчих актів та нормативних документів різних країн його принципів та положень. У контексті сучасних уявлень діловодство є одним з найважливіших засобів керування в установі та складовою здійснюваних в ній процесів інформаційного менеджменту, зокрема реалізованих за допомогою новітніх інформаційних технологій.

Документообіг — рух документів з організації з моменту їх отримання чи утворення до завершення виконання чи відправки. Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому [11, с. 5]. Документообіг в організації здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.).

Вимоги до потоків документів:

1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути;

2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача.

Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Тема:„Дослідження в організаційній роботі вхідної та вихідної документації в установах”.

Мета: показати зміст вхідної та вихідної документації в установах.

Завдання роботи:

— організаційне забезпечення раціональної роботи з документами;

— організація роботи з вхідними документами та проходження вихідних документів;

— контроль за виконанням документів;

— розкрити особливості роботи з електронними документами;

— визначити вимоги та показати зразки оформлення документів в установах.

Розділ 1. Теоретичні аспекти документообігу в установах

1.1. Організаційне забезпечення раціональної роботи з документами

Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення установи, територіального розташування та кількості структурних підрозділів в установах, організаціях може застосовуватись повна або часткова централізація діловодства.

Централізована система передбачає здійснення всіх операцій з документами одним структурним підрозділом або однією особою (секретарем). Така система прийнятна для установ з невеликим обсягом документообігу (до 10 тисяч документів за рік) [11, с. 19].

Часткова централізація діловодства передбачає здійснення таких операцій з документами, як прийняття, реєстрація, відправлення кореспонденції в підрозділах служби діловодства (канцелярії, загальному відділі тощо), а підготовка документів, формування справ, передача на зберігання в архів проводиться кожним самостійним структурним підрозділом.

Незалежно від форми організації діловодства необхідно забезпечити чітке і своєчасне оформлення всіх службових документів, збереження справ, печаток і штампів установи, уважне обслуговування громадян.

Загальне керівництво організацією діловодства здійснює керівник органу державної податкової служби. Він зобов’язаний:

– вживати заходів для скорочення документообігу в установі;

– забезпечувати регулярний контроль за роботою служби діловодства та усунення виявлених недоліків у роботі з документами;

– всебічно сприяти вдосконаленню організації діловодного забезпечення управлінської діяльності, вживати необхідних заходів для оснащення діловодної служби сучасним технічним обладнанням;

– забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби;

– здійснювати контроль за дотриманням встановлених вимог щодо складання та оформлення службових документів [11, с. 22].

Конкретна робота з організації діловодства покладається на службу діловодства, яка, як правило, є самостійним підрозділом ОДПС і підпорядковується її керівнику.

У своїй роботі служба діловодства керується законами України, що встановлюють порядок організації і діяльності державного апарату, актами органів державної виконавчої влади з питань здійснення контролю за виконанням документів, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями типової інструкції з діловодства, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

Завданням служби діловодства є встановлення єдиного порядку роботи з документами на основі використання автоматизованої технології роботи з документами та скорочення документообігу.

Основними функціями служби діловодства є розробка інструкції з діловодства та номенклатури справ, забезпечення оформлення документів, організація документаційного та організаційно-технічного обслуговування роботи колегіальних органів, організація роботи щодо розгляду звернень громадян, контроль за своєчасним виконанням документів.

1.2. Організація роботи з вхідними документами

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається централізовано діловодною службою.

Телеграми і термінова кореспонденція у вихідні та святкові дні, а також після закінчення робочого дня приймається відповідальним черговим працівником, який наступного робочого дня повинен передати отриману кореспонденцію до діловодної служби, а при необхідності термінового вирішення окремих питань – поінформувати телефоном керівництво установи.

У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто” або адресовані громадським організаціям.

При розкритті конвертів працівники діловодної служби перевіряють правильність доставки кореспонденції, цілісність упаковки, відповідність номерів на конвертах і документах, наявність документів у них. У разі відсутності документа або додатків до нього, пошкодженні окремих документів або невідповідності номера документа номеру на конверті складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, другий залишається у діловодній службі [17, с. 33].

При відсутності або ушкодженні частини документа про це робиться позначка на документі (внизу першого аркуша), а також оформляється відповідний акт. Повертаються документи адресату лише тоді, коли не можна розпочати роботу щодо виконання документа.

Неправильно адресовані або помилково вкладені документи передаються за призначенням або повертаються відправникові.

Конверти від листів зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли дата поштового штемпеля необхідна для підтвердження дати відправлення або одержання документа (на конкурс, арбітражні документи, позовні заяви, касаційні скарги, листи громадян), якщо на документі взагалі відсутня дата або якщо адресу відправника можна встановити лише за допомогою конверта.

Документи, які складаються із двох і більше аркушів, скріплюються за допомогою канцелярських скріпок або зшиваються.

Попередній розгляд вхідної кореспонденції.

Вся вхідна кореспонденція підлягає обов’язковому попередньому розгляду, який здійснює керівник діловодної служби або інша особа згідно з розподілом обов’язків між працівниками.

Метою такого розгляду є визначення необхідності їх реєстрації, розподіл на групи документів, які обов’язково повинні розглядатися керівництвом, і ті, що передаються безпосередньо структурним підрозділам. Керівництву передаються документи органів, а також найважливіші документи вищого рівня, які містять інформацію з принципових питань діяльності. Інші документи передаються після реєстрації у структурні підрозділи [17, с. 34].

Реєстрація вхідної кореспонденції.

Реєстрація документів – це фіксування факту одержання документа шляхом проставлення на ньому індексу і дати з наступним записом необхідних даних про документ у відповідних реєстраційних формах (журналах, картках).

Реєстрація необхідна для обліку, контролю виконання і пошуку документа.

Основний принцип реєстрації – однократність.

Реєстрація документів здійснюється, як правило, централізовано за реєстраційними групами документів.

В органах державної податкової служби визначені такі реєстраційні групи документів та їх постійні цифрові позначки:

а) для ДПА України постійні цифрові позначки

Адміністрація Президента України 1

Верховна Рада України 2

Кабінет Міністрів України 3

Народні депутати 4

Міністерства і відомства 5

Підприємства, установи, організації 6

Державні податкові органи 7

Громадяни початкова літера

прізвища заявника

б) для обласного і районного рівнів

Органи державної податкової служби вищого рівня 8

Місцеві органи державної влади і управління 9

Народні депутати 4

Державні податкові органи 7

Загальна кореспонденція 10

Громадяни початкова літера прізвища заявника [17, с. 36].

Реєстраційний індекс вхідного документа складається із порядкового номера цього документа з початку року у межах відповідної реєстраційної групи кореспондентів та постійної цифрової позначки цієї групи. Наприклад, вхідний індекс документа 316/3 означає: 316 – порядковий номер документа з початку року у межах відповідної групи кореспондентів, 3 – постійна цифрова позначка реєстраційної групи документів.

Частина документів, яка надходить в органи державної податкової служби, може не реєструватись. Зокрема, це такі документи, як вітальні листи і телеграми, запрошення, друковані видання, рекламні матеріали, навчальні плани і програми, зведення погоди. Не підлягають централізованій реєстрації місячні, квартальні та інші звіти державних податкових органів, бланки бухгалтерського й статистичного обліку й звітності, які надходять електронною поштою і містять інформацію звітного або інформаційно-довідкового характеру та інші. Такі документи повинні реєструватися у відповідних структурних підрозділах.

Розгляд документів керівництвом.

Вхідні документи після їх реєстрації передаються на розгляд керівництву відповідного органу державної податкової служби або до структурних підрозділів.

Розгляд вхідної кореспонденції повинен здійснюватися невідкладно. У разі тимчасової відсутності керівника або його заступника (відпустка, відрядження тощо), вхідна кореспонденція передається на розгляд особі, яка тимчасово виконує обов’язки відсутнього працівника відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

Керівник установи, його заступники, керівники структурних підрозділів, розглянувши документ, оформляють на ньому резолюцію. У ній вказується, кому направляється документ на виконання (прізвище виконавця); зміст доручення; термін виконання (якщо він не називається в самому документі); підпис керівника; дата.

Якщо виконання доручається декільком виконавцям, прізвище відповідального виконавця вказується першим.

Резолюція повинна бути короткою. Її слід писати на самому документі (крім законів, указів, постанов, розпоряджень вищих органів державної влади і управління, а також документів, які підлягають поверненню).

Документи з резолюціями керівництва повертаються в діловодну службу, де зміст доручень щодо виконанню кожного документа (резолюція) переноситься до відповідних граф журналу реєстрації вхідної кореспонденції. Одночасно до документів, поставлених на контроль, оформляються два примірники контрольних карток.

Документи з одним примірником контрольної картки передаються на виконання. Якщо в резолюції зазначено два і більше виконавці, діловодна служба передає оригінал документа з контрольною карткою першому виконавцю, а копії документів направляються решті.

1.3. Проходження вихідних документів

Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії:

– складання проекту документа і його виготовлення;

– погодження проекту документа, візування;

– підписання, а в окремих випадках і затвердження;

– реєстрація;

– відправлення.

Складання проекту документа і його виготовлення – це написання рукописного проекту документа і друкування його на бланку установи або чистому аркуші паперу відповідного формату. Рукопис складається безпосереднім виконавцем, якому доручено підготувати необхідний документ.

Підготовлений і погоджений проект вихідного документа (найчастіше це лист) передається на підпис керівнику. Перед цим виконавець повинен переконатись у правильності тексту, перевірити наявність необхідних додатків і правильність їх оформлення, наявність віз на копії вихідного документа, зауважень і пропозицій (якщо такі були) та інших матеріалів, на основі яких готувався проект документа [17, с. 40].

Якщо передається на підпис проект листа-відповіді, то одночасно передається і лист-запит.

Вихідні документи підписуються посадовими особами органів державної податкової служби відповідно до їх компетенції. Зокрема, документи, які направляються до органів вищого рівня, а також з важливих питань діяльності установи, підписуються керівником, а в разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його функції. Інші документи можуть підписуватися заступниками керівника чи керівниками структурних підрозділів відповідно до розподілу функцій і в межах визначення їх прав.

Після підписання вихідні документи передаються на реєстрацію і відправлення у діловодну службу.

Реєстрація вихідної кореспонденції – це фіксування факту створення і надсилання документа відповідному адресату шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу і дати надходження в службу діловодства. При цьому необхідні дані про документ заносяться до журналу реєстрації вихідної кореспонденції.

Реєстрація документів повинна здійснюватися централізовано. Децентралізована реєстрація вихідної кореспондентів допускається лише в міжрайонних та об’єднаних органах держаної податкової служби з територіально роз’єднаними структурними підрозділами.

Реєстраційний індекс вихідного документа складається, як правило, із порядкового номера з початку року (за журналом реєстрації) та індексу справи за номенклатурою, в яку підшивається копія вихідного документа. Наприклад: № 139/12-33, де 139 – порядковий номер вихідного документа за журналом реєстрації, 12-33 – номер справи, в якій зберігається копія вихідного документа [17, с. 42].

До складу реєстраційного індексу можуть входити і цифрові позначки постійних реєстраційних груп кореспондентів. Так, якщо попередній документ направляється на адресу Кабінету Міністрів України, то його реєстраційний індекс може бути таким: № 139 / 3 / 12-33 [17, с. 42].

Діловодна служба під час приймання документів на реєстрацію і відправлення повинна перевірити:

– правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

– правильність зазначення адреси одержувача;

– наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках на ньому;

– наявність віз на копії документа, що залишається у справах;

– наявність на документі відмітки про додатки;

– відповідність кількості примірників документа кількості адресатів.

На оригіналах документів, які підлягають поверненню, зверху на правому полі першої сторінки діловодною службою ставиться штамп “Підлягає поверненню”[17, с. 43].

Кореспонденція, що надсилається одночасно одному і тому ж адресату, вкладається в один конверт, на якому проставляються реєстраційні індекси всіх вкладених документів.

Для скорочення часу на підготовку до відправлення вихідної кореспонденції рекомендується заздалегідь заготовляти машинописним або друкарським способом конверти для постійних кореспондентів.

Вихідна кореспонденція залежно від її важливості може відправлятися простими, рекомендованими, цінними відправленнями, електронною поштою та факсом.

Документи, що доставляються місцевим кореспондентам кур’єрами, передаються під розпис у журналі (розносній книжці).

1.4. Контроль за виконанням документів

Контроль як одна із функцій управління включає в себе:

– контроль за виконанням документів за змістом порушених у них питань;

– контроль за термінами виконання документів;

– контроль за відповідністю форми документів вимогам державних стандартів [19, с. 67].

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

Контролю підлягають документи, в яких встановлені завдання.

Нормативними документами ОДПС передбачено обов’язковий контроль за виконанням таких документів:

– закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– доручення Комітетів Верховної Ради України;

– укази Президента України;

– розпорядження Президента України;

– доручення Президента України;

– доручення Адміністрації Президента України;

– постанови Кабінету Міністрів України;

– розпорядження Кабінету Міністрів України;

– доручення Кабінету Міністрів України;

– звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад народних депутатів;

– рішення і доручення органів ДПС вищого рівня;

– звернення органів ДПС України;

– звернення міністерств, відомств, установ, підприємств, організацій;

– звернення громадян;

– власні рішення (накази, розпорядження, рішення колегії та ін.);

– вихідні документи, на які очікуються відповіді [20, с. 18].

В органах ДПС України встановлено дворівневий контроль за виконанням документів.

До першого рівня контролю належать такі документи:

– закони України;

– постанови Верховної Ради України;

– укази Президента України;

– розпорядження Президента України;

– доручення Президента України;

– постанови Кабінету Міністрів України;

– запити та звернення народних депутатів України [20, с. 19].

Контроль за виконанням зазначених документів здійснюється як за суттю поставлених завдань, так і за термінами їх виконання. При цьому, як правило, здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання.

До другого рівня контролю належать документи, за якими здійснюється контроль лише термінів виконання.

Контроль за виконанням документів здійснює керівник установи, організації, який повинен встановлювати порядок проведення безпосереднього контролю за виконанням документів, визначати рівень контролю та вживати необхідних заходів до керівників структурних підрозділів у разі неякісного та несвоєчасного виконання ними документів.

Безпосередньо контроль за виконанням документів здійснюється контрольним підрозділом (відділом, сектором, групою) або окремою особою служби діловодства установи, організації.

Контроль за виконання документів включає такі види роботи:

– постановку документів на контроль;

– формування картотеки контрольних документів;

– перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;

– перевірку ходу виконання документів (для документів першого рівня контролю);

– облік і узагальнення наслідків контролю за виконанням документів;

– інформування про хід та підсумки виконання документів;

– зняття документів з контролю;

– формування картотеки виконаних документів.

Початок контролю – з моменту реєстрації документів. На документах, які ставляться на контроль, проставляється штамп “Контроль” або позначка “К”. Одночасно діловодною службою оформляють два примірники контрольних карток, один із яких передається разом з документом виконавцеві; другий примірник передається до контрольної служби та поміщається у контрольну картотеку [19, с. 74].

При оформленні контрольної картотеки в “ручному режимі” незалежно від обсягу карток, слід дотримуватися єдиних принципів. Картотека складається, як правило, з 33 секторів, 31 з яких відповідає максимальній кількості днів у місяці, один – для карток до прострочених документів і ще один – для карток до документів, терміни виконання яких визначені на наступні місяці (періоди).

Усередині секторів контрольні картки можуть розміщуватися за індексами структурних підрозділів, прізвищами виконавців тощо. При великому обсязі контрольних документів і значній кількості структурних підрозділів контрольна картотека може будуватися за підрозділами, групами постійних кореспондентів чи за іншими ознаками.

В органах державної податкової служби України документи ставляться на автоматизований контроль. Контрольна служба здійснює автоматизоване формування картотеки контрольних документів.

Порядок здійснення контролю за документами, які належать до першого рівня контролю, визначає керівник органу державної податкової служби в процесі розгляду вхідної кореспонденції та підписанні внутрішніх і вихідних документів. При цьому на контрольну службу (або посадову особу) покладаються обов’язки по підготовки плану (порядку) контролю взятого на контроль документа. Відповідно до цього плану здійснюються попередні перевірки і регулювання ходу виконання документів, які належать до першого рівня контролю.

Після вирішення всіх питань, порушених у документі, виконавець оформляє на документі відмітку про його виконання. Одночасно наслідки розгляду документа переносяться до журналу обліку вхідної кореспонденції і контрольної картки, де засвідчуються підписом, як правило, керівника структурного підрозділу. Картка передається до контрольної служби у день виконання документа.

Дані про наслідки виконання взятих на контроль документів періодично узагальнюються і доповідаються керівництву, розглядаються на засіданнях колегіальних органів, виробничих нарадах. Обговорення наслідків аналізу виконавської дисципліни є важливим критерієм для морального та матеріального стимулювання працівників управлінського апарату.

Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення терміну виконання. Терміни виконання можуть вказуватися як в самому документі, так і встановлюватися актами законодавства.

Документи без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше як за 30 календарних днів, а документи з позначкою “терміново” – протягом 7 робочих днів з дати підписання документа.

Депутатські запити розглядаються у 15-денний термін з дня їх одержання або в інший термін, встановлений Верховною Радою України.

Звернення народних депутатів України та депутатів місцевих Рад народних депутатів повинні бути розглянуті протягом не більше як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня розглядаються у зазначений у них термін або протягом 30 днів від дати підписання документа.

Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від їх одержання, а ті, що не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше ніж через 15 днів від дати їх отримання. В окремих випадках з об’єктивних причин термін розгляду звернень громадян може бути продовжений, але загальний термін вирішення питань, порушених у зверненнях, не повинен перевищувати 45 днів [13, с. 70].

Скарги платників податків повинні розглядатися у місячний термін.

Телеграми, у яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, виконуються протягом не більше 2 днів, решта – до 10 днів.

Термін виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадовою особою, яка її заміщає. Термін розгляду документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого терміну.

Документ вважається виконаним і знімається з контролю лише тоді, коли всі поставлені в ньому питання вирішені або розглянуті і кореспондентові дано вичерпні відповіді.

1.5. Особливості роботи з електронними документами

У наш час удосконалювати будь-яку управлінську систему без впровадження комп’ютерних технологій неможливо. Важливе значення має створення системи автоматизації документообігу, що сприятиме значному скороченню терміну проходження документів в органах державної податкової служби, вдосконаленню контролю за виконанням документів, забезпечить більш якісну взаємодію структурних підрозділів у вирішенні спільних питань.

Діючою Типовою інструкцією з діловодства в органах державної податкової служби України визначений порядок роботи з документами, що формуються на магнітних носіях.

Так, кореспонденція, що надійшла електронною поштою і адресована керівництву ОДПС, копіюється на принтер (тверду копію), реєструється у діловодній службі і передається за призначенням. Одночасно надходження такої кореспонденції обліковується у журналі, який ведеться електронною поштою.

Підготовка документів на магнітних носіях здійснюється безпосередньо виконавцями. При цьому обов’язково необхідно зазначати такі реквізити: ім’я файла; дату і реєстраційний індекс документа; номер і дату листа, на який дається відповідь; адресата; заголовок до тексту; текст; перелік додатків із зазначенням сторінок; підпис; прізвище і номер службового телефону виконавця.

Ім’я файла при підготовці вихідних документів для надсилання електронною поштою формується залежно від адресата. Наприклад, при відправці кореспонденції із ДПА України на адресу державної податкової адміністрації обласного рівня (ОДПА), до складу імені файла повинні бути включені такі позначки: Е ОО ДД ММ І. УУ, де:

Е – знак “Е” означає, що службова інформація призначена для відправлення із ДПА України до державної податкової адміністрації обласного рівня. У випадку відправлення інформації термінового призначення замість знака “Е” вводиться знак “А”;

ОО – індекс державної податкової адміністрації обласного рівня (двозначний). Якщо документ надсилається всім ОДПА, то проставляються два нулі;

ДД – число місяця надсилання інформації;

ММ – місяць надсилання інформації (двома арабськими цифрами);

І – літерний ідентифікатор (А – Z);

УУ – перші два знаки індексу самостійного структурного підрозділу ДПА України, що відправляє документ.

За аналогічним принципом формуються імена файлів при надсиланні кореспонденції електронною поштою за напрямами:

– ОДПА – ДПА України;

– ОДПА – ОДПА;

– ОДПА – державні податкові інспекції (ДПІ);

– ДПІ – ОДПА;

– ДПІ – ДПА України;

– ДПА ВПП – ДПА України;

– ДПІ – ДПІ (внутрішньообласна);

– ДПА ВПП – ДПА України [13, с. 95].

Всі дискети з електронними документами маркуються – вказується індекс структурного підрозділу, за яким закріплена дискета, й прізвище та ініціали виконавця.

Підготовлений проект документа (тверда копія) подається на підпис в установленому порядку, після чого реєструється у діловодній службі і разом з дискетою передається до електронної пошти для надсилання.

Після перенесення інформації з дискети на ПЕОМ електронної пошти дискета повертається виконавцеві, а підписана тверда копія документа підшивається до справи за номенклатурою.

Службовою інформацією для внутрішнього користування структурні підрозділи обмінюються шляхом передачі її на дискетах.

При наявності в установі локальної обчислювальної мережі текст документа передається від одного підрозділу до іншого безпосередньо мережею з обов’язковою, у відповідних випадках, реєстрацією у діловодній службі.

Важливе значення в діяльності органів державної податкової служби всіх рівнів має створення реєстру нормативних актів і службових документів державної податкової служби України. Він являє собою автоматизовану систему збирання, систематизації, класифікації і використання документів з основних питань діяльності органів державної податкової служби України.

До реєстру вносяться такі види документів:

– закони України, постанови Верховної Ради України;

– укази і розпорядження Президента України;

– постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

– документи нормативного характеру міністерств, відомств та інших державних органів;

– статистичні збірники, листи-роз’яснення та інші документи методичного та інформаційного характеру;

– документи нормативного характеру органів державної податкової служби;

– листи з питань роз’яснення податкового законодавства;

– накази і розпорядження органів державної податкової служби;

– протоколи виробничих нарад;

– положення про структурні підрозділи органів державної податкової служби [13, с. 99].

До зазначеного реєстру не вносяться документи, що містять несекретні відомості обмеженого характеру (конфіденційні) та документи з грифом “таємно”, “не для друку”.

У 2000 році прийнята Концепція системи діловодства та автоматизації документообігу в органах державної податкової служби України [13, с. 99].

Нею передбачені основні програмно-технічні вимоги до створення системи електронного документообігу, схеми реєстрації, опрацювання та контролю документів, склад функціональних комплексів, вимоги щодо захисту інформації в системі документообігу, до програмного і технічного забезпечення тощо.

Концепцією передбачено створити таку систему електронного обігу документів, яка б змогла охопити всі діловодні процеси, починаючи з надходження або створення документів і закінчуючи передачею їх на архівне зберігання. Система повинна поширюватись вверх – до рівня керівництва і вниз – до рівня рядових виконавців, забезпечуючи при цьому контроль встановлених прав доступу до інформації.

Система автоматизації документообігу повинна враховувати організаційну структуру ДПА України, отже, складатися з двох рівнів – центрального та локального.

Формування інформації центрального рівня забезпечується діловодною службою. Тут повинні створюватися реєстраційні картки та картки контролю вхідних службових документів, запитів-звернень народних депутатів, пропозицій, заяв і скарг громадян, власних нормативно-розпорядчих документів і доручень керівництва, службових вихідних документів. На центральному рівні здійснюється контроль за виконанням документів. Складаються реєстри документів паперового архіву документів ДПА України за минулі роки та ефективний архів цих документів.

Локальний рівень системи автоматизації документообігу передбачає відповідні функції структурних підрозділів у роботі з електронними документами. Вони пов’язуються з опрацюванням надісланих із центрального рівня засобами електронної пересилки реєстраційних карток, електронних копій вхідних і нормативно-розпорядчих документів, а також електронних копій документів, що надходять в підрозділ з інших структурних підрозділів та вхідних зовнішніх документів. На локальному рівні за умови повного забезпечення працівників комп’ютерною технікою є можливість запровадити підсистему колективної розробки електронних документів [13, с. 102].

При запровадженні системи автоматизації документообігу значно підвищується ефективність контролю за виконанням документів. Контроль може здійснюватися шляхом візуального перегляду переліків реєстрів документів та контрольних карток, розсилки виконавцям нагадувань про терміни виконання документів, формування довідок про документообіг та стан виконання документів. Зокрема, в автоматизованому режимі є можливість одержати довідки про стан виконавської дисципліни в цілому по установі (за відповідний період), про хід виконання завдань по управлінню, про аналіз кореспонденції, що надійшла до установи, про термін розгляду документів керівництвом, про своєчасно виконані документи, про виконані документи з порушенням термінів, про виконання депутатських запитів і доручень, про стан розгляду звернень громадян, про невиконані документи, термін виконання яких закінчився.

Крім цього, система електронного документообігу забезпечує підготовку інформації (довідок) про опрацювання контрольних доручень керівництва, про відправлення кореспонденції структурними підрозділами, про підготовку документів підрозділами, про документи, на які очікується відповідь.

Враховуючи велику кількість службових документів, які виникають у системі органів державної податкової служби, великої ваги набуває питання вдосконалення системи зберігання цих документів і їх наступного використання. Розв’язанню цієї проблеми може сприяти ведення централізованого архіву документів у електронному вигляді.

За допомогою програмного забезпечення електронного архіву є можливість оперативно віднайти текстові і графічні електронні зразки документів, визначити фізичне місцезнаходження оригіналу документа.

Для кожного документа архіву мають місце три форми зберігання: оригінал (паперовий примірник, одночасно зв’язаний з електронним каталогом, де зафіксовано реальне місцезнаходження документа); електронне графічне зображення документа (сканований та переведений у графічну форму із збереженням зображень написів, підписів, печаток); символьний документ (файл, у якому відображено зміст документа у текстовій формі і який дозволяє експорт фрагментів та всього тексту до комп’ютерних програм користувача).

Вирішення завдань щодо впровадження сучасних комп’ютерних інформаційних технологій із метою вдосконалення діловодних процесів в органах державної податкової служби дасть можливість підвищити оперативність роботи з документами, скоротити документообіг, посилити контроль за виконанням документів, запровадити безпаперову технологію роботи з документами, формувати архів електронних копій документів, що в свою чергу повинне позитивно позначитися на якості системи управління в податковій службі України.

Розділ 2. Вимоги та зразки оформлення документів в установах

2.1. Правила оформлення службових документів

Важливе значення у діловодстві мають правила оформлення документів.

При документуванні управлінської діяльності органами державної податкової служби України організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляються на папері формату А4 (297 х 210 мм) та А5 (210 х 146 мм). Інколи використовується папір формату А3 (420 х 297 мм) [7, с. 51].

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

При оформленні ОРД використовується такий склад реквізитів:

1 – Державний герб України;

2 – емблема підприємства, організації, установи;

3 – зображення нагород;

4 – код підприємства, організації, установи;

5 – код форми документа;

6 – назва міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади;

7 – назва підприємства, установи, організації;

8 – назва структурного підрозділу;

9 – індекс підприємства зв’язку, поштова, телеграфна адреса, номер телетайпу, номер телефону, факсу, номер рахунка в банку;

10 – назва виду документа;

11 – дата;

12 – індекс (вихідний номер документа);

13 – посилання на індекс і дату вхідного документа;

14 – місце складання чи видання;

15 – гриф обмеження доступу до документа;

16 – адресат;

17 – гриф затвердження;

18 – резолюція;

19 – заголовок до тексту;

20 – позначка про контроль;

21 – текст;

22 – позначка про наявність додатку;

23 – підпис;

24 – гриф погодження;

25 – візи;

26 – печатка;

27 – позначка про засвідчення копії;

28 – прізвище виконавця та номер його телефону;

29 – позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30 – відмітка про перенесення даних на машинний носій;

31 – відмітка про надходження [7, с. 54].

На документах реквізити повинні розташовуватися відповідно до формуляра-зразка, з дотриманням полів, встановлених ГОСТом 6.38 – 90: ліве поле – 20 мм, верхнє поле – не менше 10 мм; праве і нижнє – не менше ніж 8 мм.

Бланк документа – це аркуш паперу відповідного формату, на який заздалегідь нанесені постійні реквізити і залишене місце для змінної інформації, що вноситься під час оформлення (виготовлення) конкретного документа [7, с. 54].

Є два види бланків ОРД:

– для службових листів;

– загальний бланк.

При виготовленні бланків для листів на них обов’язково зазначаються реквізити 1–3, 6–9, а також вказується місце для реквізитів 11–13.

Загальні бланки (для наказів, розпоряджень, протоколів та інших ОРД) повинні мати реквізити 1–3, 6–8, а також визначені місця для реквізитів 10–12, 14.

В управлінській діяльності ОДПС практикується виготовлення на основі загального бланка спеціальних бланків для окремих видів документів – найчастіше наказів, а також розпоряджень, протоколів, довідок тощо.

Розташування постійних реквізитів на бланках може бути поздовжнім або кутовим, центрованим чи прапоровим.

Рис. 2.1. Схематичне розташування реквізитів на папері формату А4

Поздовжнє розташування реквізитів передбачає їх нанесення вздовж верхньої частини аркуша; кутове – у лівому верхньому куті.

Як поздовжнє, так і кутове розташування реквізитів може бути центрованим (кожний рядок реквізиту однаково віддалений від лівого і правого полів аркушу) і прапоровим (кожний рядок починається від лівого поля аркуша) [7, с. 56].

Крім згаданих бланків, можуть виготовлятися посадові бланки, в яких зазначається додатковий реквізит “Назва посади”. Розташовується він нижче від реквізиту 7.

Бланки документів потрібно виготовляти на білому папері або папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.

Вимоги до текстів документів

Текст – центральний реквізит будь-якого документа. Це та структурна його частина, що несе найбільше інформаційне навантаження. Правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на адресата [7, с. 57].

У структурі тексту можна вичленувати декілька логічних елементів, що сприяють правильній послідовності викладення змісту:

1) вступ, в якому зазначаються причини складання документа, характеризується соціальна ситуація або умови написання; у цій частині тексту можуть робитися посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа;

2) основна частина, де викладається суть питання, аналізуються факти, цифри, докази, аргументи;

3) закінчення (заключна частина) містить суть документа (пропозицію, прохання, рішення тощо) [7, с. 57].

Вираженням композиційної будови документа виступає рубрикація – виділення окремих частин тексту, об’єднаних змістом, логічно завершених – графічне, з допомогою заголовків тощо.

Універсальним засобом рубрикації є абзац – відступ від початку рядка на п’ять знаків, а також частина тексту між двома такими відступами. Структурно абзац представляє собою окрему закінчену думку.

Абзаци для кращого членування тексту можуть доповнюватись нумерацією його частин.

У практиці ведення документації використовуються дві системи нумерації:

1) буквено-цифрова (традиційна);

2) цифрова (порівняно нова).

Буквено-цифрова нумерація базується на використанні різних графічних знаків – цифр (римських, арабських), літер. Розрізнювальне значення мають також розділові знаки після цифр і літер (крапка, дужка).

Схематично цей спосіб нумерації можна зобразити таким чином:

А. Б. В. Г. …

І ІІ ІІІ IV …

1) 2) 3) 4) ….

а) б) в) г) …1

Однак на практиці великі літери майже не використовуються. Найзначніші частини документа нумеруються римськими літерами, після яких не ставляться крапки.

Структурні частини наступного порядку позначаються арабськими цифрами з крапкою (речення після них завжди починається з великої літери). Дрібніші підрозділи позначаються арабськими цифрами з дужкою (крапка після дужки не ставиться; фраза пишеться з малої літери). Найменші структурні частини нумеруються малими літерами українського алфавіту з дужкою після них.

Для важливих за значенням і значних за обсягом частин тексту використовуються спеціальні найменування – “частина”, “розділ”, “глава”, “параграф” тощо, які також нумеруються.

Слід пам’ятати, що нумерація рубрик можлива тоді, коли є хоча б два однорідних елементи перерахування; однотипні засоби виділення (слова, цифри, літери) можуть застосовуватися лише до однорідних частин тексту.

Останнім часом в умовах переважання машинної обробки інформації набуває поширення цифрова система нумерації, за якою використовуються лише арабські цифри, після яких ставляться крапки, словесний текст пишеться з великої літери. Номери найбільших за обсягом частин тексту складаються з однієї цифри. На другому ступені поділу складові частини мають номери з двох цифр (наприклад, 1.1.; 1.2.; 1.3. і т.д.); на третьому – із трьох (1.1.1.; 1.1.2.; 1.1.3. і т.д.) [12, с. 68].

Таким чином, номер кожної складової частини включає номери частин вищих ступенів поділу. Кількість цифр у номері частини вказує на кількість рівнів або ступенів поділу.

На відміну від попереднього, традиційного способу нумерації, цифровий не має обмежень щодо глибини поділу тексту. В окремих випадках можуть використовуватися і заголовки до частин документа.

Специфіка мовного оформлення документа визначається багатьма чинниками:

1) сферою спілкування (документи використовуються в офіційній сфері зі стійкими ієрархічними відносинами, що регулюються правовими нормами);

2) авторством документів (незалежно від безпосереднього укладача, автором виступає організація, установа, підприємство в цілому. Хоча діловий папір підписує одна особа, його автор – “колектив”, посадова особа-укладач виступає від імені юридичної особи);

3) повторюваність управлінських дій і ситуацій, що зумовлює повторюваність управлінської інформації, а отже – використання одних і тих самих мовних засобів;

4) тематичною обмеженістю кола питань, які знаходять відображення в певних видах документів [12, с. 69].

2.2. Зразки документів

Витяг з протоколу — це один із найпоширеніших видів документації. Він складається й надсилається або ж передається окремим особам, установам чи підприємствам і має номер відповідного документа. В ньому зазначається назва органу, наради, засідання, місце й дата, порядок денний і текст із цього питання. Фактично, витяг … — це частина протоколу, яка потрібна для розв'язання окремого питання. Витяг підписує секретар, скріплює печаткою, а в протоколі роблять помітку, що зроблено витяг, зазначають, коли й кому його вручено чи надіслано [12, с. 114].

Реквізити витягу з протоколу

1. Назва документа (Витяг з протоколу).

2. Заголовок протоколу.

3. Номер протоколу.

4. Дата протоколу.

5. Текст витягу.

6. Дата видачі витягу.

7. Підпис.

8. Печатка.

Зразок:

Витяг з протоколу № 2 загальних зборів профспілкового комітету

Інституту ядерної фізики НАН України від 25 лютого 2003 р., м. Київ

СЛУХАЛИ:

Заяву Іванченка М. Ф. з клопотанням про виділення йому путівки до лікувально-профілактичного санаторію „Пуща-Водиця" на червень або липень 2003 року.

УХВАЛИЛИ:

Виділити Іванченку М. Ф. путівку до названого санаторію.

Оригінал підписали:

Голова засідання В. В. Бойчин

Секретар О. 3. Підіпригора

Достовірність засвідчую

Секретар Власноручний підпис О.3. Підіпригора

Печатка

Лист-претензія

Директорові фірми „Еліт”

п. В.М. Міщенко

Шановний Вікторе Миколайовичу!

Дозвольте Вам нагадати, що фірма „Еліт” не сплатила кошти за виконання замовлення на постачання будівельних матеріалів.

Сподіваюся отримати Вашу відповідь найближчим часом.

Директор „Златогор” Власноручний підпис Кузьменко В.А.

Доручення — це письмове повідомлення, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні чинності або отримувати матеріальні цінності.

Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.

Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового переказу та ін.). Обов'язковою умовою правомірності особистого доручення є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть засвідчуватись навчальним закладом).

В офіційному дорученні обов'язково зазначаються:

— Назва організації, яка видає доручення.

— Номер доручення й дата видання.

— Посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій видано доручення.

— Назва організації чи підприємства, від якого повинні бути отримані матеріальні цінності.

— Перелік цінностей із вказівкою на їх кількість і суму.

— Строк дії доручення.

— Зразок підпису особи, якій видано доручення.

— Назва документа, що посвідчує особу отримувача цінностей (паспорт, посвідчення).

— Підписи службових осіб, які видали доручення.

— Печатка організації, що видала доручення.

Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й загальними.

Разовівидаються на виконання одноразової дії (отримання товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної платні, пенсії, стипендії, поштового переказу).

Спеціальні — на здійснення приватною чи службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду, виконання банківських операцій у межах певного терміну).

Загальні — на виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна тощо) [12, с. 125].

Для багатьох доручень є друковані бланки, куди від руки вписують прізвище, ім'я та по батькові того, кому доручається, що саме, де треба одержати, та завіряють підписом і круглою печаткою. Завіряється також підпис особи, на ім'я якої написано доручення.

Завірені нотаріально доручення можна передавати телеграмою. Телеграма-доручення складається з тексту доручення, який може бути відповідно скорочений, та посвідчувального напису з підписом нотаріуса й печаткою нотаріальної контори. Підпис нотаріуса засвідчується органом зв'язку, через який передається телеграма-доручення. Таке доручення має силу оригіналу.

Зразок 1.

ДОРУЧЕННЯ

Я, Соболь Павло Пилипович, доручаю Міщенко Оксані Петрівні отримати належну студентам 32-ї групи музично-педагогічного факультету стипендію за вересень 2006 р.

Доручення дійсне до 12 жовтня 2006 р.

20 вересня 2006 р. (підпис) П. П. Соболь

Підпис студента Соболя П. П. Засвідчую:

Декан музично-педагогічного

факультету (підпис) С. І. Бондаренко

20 вересня 2006 р.

Зразок 2.

ДОРУЧЕННЯ

Місто Київ, першого квітня тисяча дев'ятсот дев'яносто шостого року,

Я, Дуб Тарас Антонович, що проживає в м. Києві по вул. П. Сагайдачного, 3, кв. 18, цим дорученням уповноважую Петренко Марію Василівну, яка проживає за тією ж адресою, розпоряджатися належним мені грошовим вкладом у Печорському відділенні Ощадного банку № 4135 м Києва на рахунку № А-1810,

Доручення видане без права передоручення і дійсне строком на три роки, тобто по перше квітня тисяча дев'ятсот дев'яносто восьмого року.

(підпис)

Гербова печатка Зареєстровано в реєстрі

№ 789/14

Сплачено державного збору…. Секретар (підпис) К. К. Дорошенко

Розписка — це письмове підтвердження певної дії, що відбулась — передачі й отримання документів, товарів, грощей від підприємства або приватної особи.

Розписка може бути приватного (особа отримує цінності від особи) і службового (особа — представник установи — отримує цінності від цієї або іншої установи) характеру [12, с. 98].

Реквізити:

Назва виду документа.

Текст:

— прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка дає розписку і підтверджує отримання цінностей;

— прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка передала цінності;

— точні найменування матеріальних цінностей, їх кількість і вартість — словами і цифрами;

— відомості про документ (паспорт, посвідчення), засвідчує особу, яка отримує цінності;

— підстава передачі й отримання цінностей.

— дата;

— підпис особи, яка отримала цінності;

— завірення підпису (у приватній розписці).

Зразок 1.

Розписка

Я, студент фізико-математичного факультету Національного педагогічного університету імені М. П. Драгоманова Маковецький М. Й., отримав від завідувача бібліотеки К.П. Шустрого для тимчасового користування на час канікул 1 (один) підручник з фізики, 1 (один) підручник з математики, 1 (один) підручник з філософії.

08.06.07

Підпис студента Маковецького М. Й. засвідчую Підпис

Декан фізико-математичного

факультету (підпис) О. В. Марусяк

Зразок 2.

Розписка

Я, Сидоренко Світлана Миколаївна, взяла в борг у Олексюк Ірини Андріївни 500 (п'ятсот) гривень. Зобов'язуюся повернути всю суму до 1 грудня 2006 р.

Домашня адреса: вул. Світла, 11, кв. З, Львів. Паспорт МА-ІХ №679849, виданий Залізничним РВВС України м. Львова 29 листопада 2001 р.

26.11.06

Підпис Сидоренко С. М. засвідчую. Підпис

Державний нотаріус (підпис) Р. О. Пилипчук

Печатка

Висновки

Документообіг включає в себе декілька етапів приймання, обробка, розподіл, реєстрація, передача, доставка, контроль виконання.

Вся кореспонденція, що надходить до установи, приймається канцелярією. Прийманню підлягає також і доплатна кореспонденція, оплата якої здійснюється на підставі конвертів, де зазначена її сума. В канцелярії розкриваються всі конверти за винятком тих, що мають напис «особисто» чи адресовані громадським організаціям установи (профкому, жіночій раді тощо).

Проходження вихідного документа в установі включає в себе такі стадії:

– складання проекту документа і його виготовлення;

– погодження проекту документа, візування;

– підписання, а в окремих випадках і затвердження;

– реєстрація;

– відправлення.

Завданням контролю за виконанням документів є забезпечення своєчасного і якісного їх виконання, підвищення відповідальності посадових осіб за стан виконавської дисципліни.

В наш час удосконалювати будь-яку управлінську систему без впровадження комп’ютерних технологій неможливо. Важливе значення має створення системи автоматизації документообігу, що сприятиме значному скороченню терміну проходження документів в органах державної податкової служби, вдосконаленню контролю за виконанням документів, забезпечить більш якісну взаємодію структурних підрозділів у вирішенні спільних питань.

Кожний документ складається з окремих елементів – реквізитів.

Документи з використанням реквізитів оформляють відповідно до формуляра-зразка, який є моделлю побудови комплексу організаційно-розпорядчих документів.

Список використаних джерел

1. Бондарева Т. М. Секретарское дело. — М.: Высш. шк., 1995

2. Бурнашова Г. А. Делопроизводство. — М.: Высш. шк., 1989

3. Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности. — М.: Изд-во стандартов, 1990

4. Воробьев Л. И., Щёкин Г. В. Делопроизводство, учет и отчетность в кадровой службе. В 5 ч. — К.: ВЗУУП, 1990

5. Головач А. С. Оформление документов. — К.; Донецк: Выщашк., 1983

6. Демидова А. К., Смирнов Е. А. Коммерческая корреспонденция. — М.: Русский язык, 1985

7. Діденко А. Н. Сучасне діловодство. — К.: Либідь, 1998

8. Коваль А. П. Ділове листування. К.: Либідь, 1992

9. Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства. — М.: ИНФРА-М, 1998

10. Мурашко М. І. Довідник для підприємців-роботодавців та працівників відділу кадрів підприємств, установ та організацій. — К., 1994

11. Организация работы с документами: Учебник / В. А. Кудряев и др. — М.: ИНФРА-М, 1998

12. Паламар Л. М., Кацівець Г. М. Мова ділових паперів. — К.: Либідь, 1993

13. Палеха Ю. І. Документаційне забезпечення управління. — К.: МАУП, 1997

14. Пастори Л. Коммерческая корреспонденция: Пер. с нем. С. С. Курбатовой. — Обнинск: Титул, 1995

15. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення. — К.: МАУП, 1996

16. Плотникова А. В. Деловая переписка с зарубежным партнером. — К.: МП "Мира", 1992

17. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТКК "Персонал", 1996

19. Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. — М.: ПРИОР, 1998

20. Типова інструкція з діловодства від 17.10.97 № 1153