ВСТУП

Актуальність теми. Документообіг в державі є системою, що матеріалізує процеси збору, перетворення, зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.

В підвищенні ефективності управління вищого навчального закладу (ВНЗ) велике значення відіграє організація документованого забезпечення, особливо організованого у вигляді автоматизованої системи зберігання й передачі даних в електронному виді. Найбільш повним міжгалузевим документом по організації документованого забезпечення управління є видана в 1990 році Державна система документованого забезпечення управління — ДСДЗУ.

Ефективність управління ВНЗ в сучасних умовах в значній мірі залежить від вирішення задач оперативного формування електронних документів, контролю за їх виконанням, а також організації їх збереження, пошуку і використання. Електронний документообіг дозволяє суттєво підвищити продуктивність роботи, можливість скоротити часові витрати на розв’язання задач. Автоматичний контроль виконання документів підвищує якість роботи виконавців, робить результати підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Будь-яка навчальна установа, незалежно віл форми власності самостійно вирішує проблему документного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якої стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Для вищого навчального закладу (ВНЗ) робота з документами — один із головних методів діяльності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування того чи іншого результату діяльності, як колективу в цілому, так І кожного студента зокрема.

Для прискореної модернізації вищої освіти як визначальної» чинника інноваційного розвитку суспільства Кабінетом Міністрів України була схвалена Концепція Державної програми розвитку освіти на 2006-2010 роки. Одним із її пунктів передбачається удосконалити і процес «розроблення нормативно-правових документів» ВІГІ [2, 22].

У сучасних умовах розвитку суспільства вища освіта України представлена різного рівня акредитації і форм власності установами і с самостійним напрямом діяльності. Водночас вона не виходить із загального правовою поля. Проте, керуючись документами, які відносяться до Уніфікованої системи організаційно-розпорядної документації (ОРД) будь-якої іншої організації. ВНЗ України мають і спеціальну документацію, яка регламентує організацію навчального процесу начальні плани, розклад занять та ін.), що розробляються конкретною навчальною установою самостійно. Зовнішньо ці документи мають однаковий зміст Проте, глибоке їхнє вивчення показує ще існуюче різноманіття їхнього оформлення, невідповідність сучасним вимогам в умовах інтеграції освітнього простору України. В указаній Концепції підкреслюється необхідність уніфікації документування у ВНЗ України відповідно до Європейських стандартів [2. 23]. Цим визначаться не лише теоретична актуальність даної проблеми, а й її практична спрямованість. Окремі зроблені висновки і пропозиції вже сьогодні можуть бути враховані у практичній діяльності ВНЗ України.

Сучасний ВНЗ, незалежно від його форми власності, — це складний „організм», від взаємодії кожної його складової залежить кінцевий успіх — висока якість освіти. Тому успішне управління освітянським процесом ґрунтується на інформації про об’єкти, які складають основу прийняття управлінського рішення в установі. ДЗУ стає необхідним у процесі вдосконалення управління процесом надання освітянських послуг ВНЗ і може ефективно здійснюватися тільки тоді, коли в ньому чітко виражений порядок особливого документування (з організації навчального процесу) і роботи з документами, які регламентують навчальний процес відповідно до закону України „Про освіту». Можна говорити про те, що це свого роду „технологія управління», це „серце» цілісного організму. Цим визначається не тільки теоретична актуальність даної проблеми, а й її практична спрямованість. Окремі рекомендації і висновки можуть бути реалізовані у практиці створення сучасної технології ДЗУ у ВНЗ України.

Окремі аспекти даної проблеми знайшли відображення у працях відомих українських і зарубіжних дослідників. Серед них слід відмітити праці М.Слободяника, А.Луценка, Ю.Баранюка, Ю.Пелехи та інших, які носять загальнотеоретичний та методологічний характер щодо документаційного забезпечення підприємства та установи. Безпосередньо проблемам створення сучасних технологій ДЗУ на підприємстві присвячені праці російської дослідниці Л. Фіонової. Поміж тим, на фоні зростаючого потоку наукових статей із даного напряму відсутній системний аналіз даної проблеми щодо ВНЗ.

Значний внесок у розробку даної проблеми зробили сучасні зарубіжні та вітчизняні науковці. Серед них слід відмітити праці А.Єрмолаєвої,Ю.Столярова,Ю.Пелехи, які порушують питання про уніфікацію навчальної документації у ВНЗ Росії. Праці С.Кулешова, М.Слободяника та інших розкривають існуючі проблеми уніфікації документації в інформаційному суспільстві взагалі. Вони падають особливу увагу дослідженню сучасних технологій документного забезпечення управління. Разом з тим. відмічаючи їхній внесок у розкриття проблеми уніфікації документування взагалі, слід підкреслити недостатність праць, які б були присвячені цій проблемі ВНЗ України. Спираючись на законодавство. яке є основою організаційно-розпорядчої документації ВНЗ України, напрацювання зарубіжних і вітчизняних вчених даної галузі дослідження і практику ведення навчальної документації конкретних навчальних установ, мета дослідження — зробити теоретичний аналіз проблеми уніфікації документування у вищій школі та її вплив на ефективність реалізації своїх функцій структурних ланок ВНЗ України. Основними методами дослідження є системний аналіз практики підготовки документів у раді ВНЗ і узагальнення для відповідних пропозицій щодо уніфікації документообігу установи.

Мета даної роботи — розглянути методичні рекомендації щодо організації документообігу як найважливішого фактору підвищення ефективності управління вищим навчальним закладом та шляхи його удосконалення на матеріалах деканату заочної форми навчання Академії муніципального управління.

Завданнями роботи ми виокремили наступні питання:

— дослідити сутність та поняття терміну “Документ”   ;

— розглянути уніфікацію та стандартизацію документації;

— проаналізувати системи документів за напрямами діяльності установи;

— виокремити напрямки діяльності та організаційної структури деканату;

— дослідити організацію роботи з документами (документообіг)          ;

— здійснити аналіз організаційної документації   та документації з організації навчального процесу;

— розглянути звітну документацію;

— здійснити аналіз оформлення документів;

— розробити напрямки удосконалення окремих форм документів          ;

— довести ефективність використання стандартного програмного забезпечення в роботі з документами.

Об’єктом дослідження є організація документообігу як найважливішого фактору підвищення ефективності управління вищим навчальним закладом.

Предметом дослідження виступає дослідження системи документообігу установи та шляхи його удосконалення на матеріалах деканату заочної форми АМУ.

 

Розділ 1. Теоретичні основи документального забезпечення діяльності установи

1.1.Сутність та поняття терміну “Документ”

Історія виникнення та еволюція трактування терміна «документ» вивчена недостатньо. Серед спеціалістів які досліджували це питання, можна назвати Х. Арітца, Г.Г. Воробйова, М.А. Комарова, С.Г. Кулешова, Ю.І. Столярова, А. Суски, Г.Н. Швецову-Водку та інш.

Слово документ (лат. documentum — зразок, доказ, свідчення) походить від іменника «docere» — вчити, навчати. Коріння цього терміну йдуть у індоєвропейський прамову, де воно означало жест витягнутих рук, пов`язаний з передачею, прийомом чи отриманням чогось [6, с. 25].

За іншою версією слово «dek» походить від числа «десять» пов`язано з тим, що у розкритих долонях витягнутих рук налічувалося десять пальців. Поступово корінь «dek» замінили на «doc» в слові «doceo» — навчаю, навчаю, від якого утворили слова «doctor» — учений, «doctrina» — вчення, «documentum» — те, що вчить, повчальний приклад. У цьому значенні слово документ використовувалося Цезарем і Ціцероном. Пізніше воно набуло юридичне звучання і стало означати «письмовий доказ», «доказ, почерпнутий з книжок, підтверджуючих записів, офіційних актів» [6, с. 28]. У значенні письмового свідоцтва слово «документ» вживалося від середньовіччя до ХІХ ст. З латинської мови воно було запозичене в усі європейські мови.

У російську мову слово «документ» прийшло у період Петра I, як запозичене їх німецької та польської мов, — у значенні письмового свідоцтва. На початку XX ст. воно мала два значення:

1. a) будь-який папір, складений законним порядком і може бути доказом прав на що-небудь (майнових, стану, на вільне проживання) чи виконання будь-яких обов`язків (умови, договори, боргові зобов`язання);

б) взагалі будь-яке письмове свідчення.

Ріст числа юридичних документів привів до виникнення в другій половині ХУІІ ст. У Франції особливої науки під назвою «Дипломатика». Походження науки від грецького слова «diploma» — лист, документ (складений вдвоє). Дипломатика стала вивчати всі публічні (суспільні) документи, на відміну від документів особистого призначення. Її засновником вважається Жан Мабільон, який видав в 1681 році в Парижі «Книгу про мистецтво дипломатики» [6, с. 29].

Базове поняття «документ» визначалося в дипломатиці як будь-яке писемне свідоцтво, яке служить «виникненню, доказам і виконанню прав чи володінню правами». Документ виконував одну з трьох функцій:

1. затвердження нового правового положення (акт дарування, продажу і т.п.);
2. засіб доказу перед судом (письмові докази сторін);
3. переніс повноважень з однієї особи на іншу (вексель, купон акцій і т.інш.) [6, с. 32].

До другої половині XIX ст. в довідкових виданнях деяких країн світу з`являються похідні від слова «документ» терміни: документація — у значенні підготовки й використання підтверджених документами доказів та обсягу повноважень; документний — належить до документа.

У «Тлумачному словнику» В.І. Даля дано тлумачення документа як будь-якого важливого паперу, і навіть диплома, свідоцтва. Похідний термін «документний» упорядник твердив як «до документа що входить» (Т. 1,с. 459) [6, с.33].

Наприкінці ХІХ ст. спостерігається тенденція до звуження меж поняття «документ»: спочатку воно розглядалося як і будь-який предмет, який служить щоб одержати речові докази, потім — як письмове свідчення, що підтверджує певні правові відносини. Поняття використовувалося переважно у юридичному значенні.

З початку XX ст. в терміносистему вводиться нове, ширше розуміння поняття «документ»: його ввів відомий бельгійський учений, основоположник документації — науки про сукупність документів і області практичної діяльності — Поль Отле (1868-1944 рр.).

Поль Отле (1868-1944) та його сподвижник і однодумець Анрі Лафонтен (1854-1943) розробляли теорію документації у стінах Міжнародного бібліографічного інституту, створеного Брюсселі в 1895 р. й у 1931 р. перейменованого як інститут документації. За рішенням Міжнародного конгресу за документацією (Париж, 1937) на базі інституту, у 1938 р. було створено Міжнародну федерацію за документацією (МФД) [10, с. 14].

В наш час МФД є міжнародною неурядовою організацією, об`єднуючою провідні інформаційні наукові центри й бібліотеки, які працюють у галузі теорії та практики документознавства і науково-технічної інформації. Організація видає з 1975 р. журнал «Міжнародний форум по інформації і документації». П. Отле вперше увів у науковий обіг поняття «документ» у значенні, близькому до широкого значення поняття «книга». Його основна праця – видана у 1934 р. фундаментальний «Трактат про документацію». Пояснюючи поняття «книга» і «документ», П. Отле підкреслював, що вона (biblion, чи document, чи qramme) — це термін, який вживається умовно для всього масиву документів. Він поєднує у собі не лише одну книжку у власному значенні слова, рукописну чи друковану, а й журнали, газети, рукописі і графічні репродукції, креслення, гравюри, карти, схеми, діаграми, фотографії тощо. Вчений розглядав поняття «книга» і «документ» як синонімічні. З контексту ясно, що останнє ширше за своїм обсягом, так як не передбачає обмежень як матеріальної основи документа, так і знаковоюї системи, застосовуваної для запису змісту [10, с. 19].

В узагальнююче поняття «книга-документ» П. Отле включав окремі томи, брошури, журнали, статті, карти, діаграми, естампи, патенти, статистику, записи голосу за допомогою фонографии, діапозитиви чи кінематографічні фільми.

П. Отле вперше використовував комплексний підхід до типологічної класифікації документів, враховує зміст і форму документа, в «Трактаті про документацію».

Усю сукупність документів учений розділив на тричі основних класи:

1. Документи бібліографічні, т. б. тексти, котрі традиційно вважають творами писемності і преси. У тому числі — брошури, монографії, нариси, трактати, керівництва, енциклопедії, словники, періодичні і триваючі видання (журнали, газети, щорічники тощо).

Крім названих, до бібліографічних документів відносилися і тексти особистого походження (листи), офіційні повідомлення й облікові (реєстраційні) книжки (чи журнали), і навіть знаки-вивіски, гасла, квитки, і інші проїзні документи. Вочевидь, що ця класифікація була побудована одночасно у декількох напрямах, що призвело до змішання типів і деяких видів документів.

2. Інші графічні документи, т. б. нетекстові документы: картографічні, образотворчі, нотні. Серед образотворчих названі: іконографічні, що містять друковане зображення (естампи, гравюри, поштові листівки та інші); фотографії; документи, які сприймаються через проекційні устрої (в т. ч. мікроскопи). Як особливий різновид виділено «пам`ятники образотворчі»: написи, монети, медалі, печатки (штемпелі).

До графічних документів П. Отле відносив: «манускрипти» — рукописні книги й інкунабули, і навіть «архівних документів» (управлінські), давні й сучасні. Перший класифікаційний ряд, запропонований автором, ввійшов практично в незмінному вигляді до сучасних класифікацій документа [10, с. 38].

3. Документи-замінники книжки: диски, фонограми, кінофільми і поряд із цим — радіомовлення (запис і передача звуку), телебачення, в т. ч. телефотографія, радіотелефотографія та власне телебачення.

Особливе місце у цьому класифікаційному ряді зайняли «документи трьох вимірів»: природні (мінерали, рослини, тварини) і штучні, створені людиною (матеріали, продукти, технічні об`єкти, і навіть медалі, макети, рельєфи). До них віднесено також наукові інструменти, дидактичні матеріали, наочне приладдя. Особливо виділено у тому числі тривимірні витвори мистецтва: твори архітектури та скульптури.

Якраз у такому широкому значенні поняття «документ» використовувалося згодом, коли йшлося не тільки про фонди бібліотек, архівів, музеїв, інформаційних служб, а й соціальних, зокрема, масових комунікаціях загалом. Підбиваючи підсумки, можна виділити такі значення «документа», запроваджене в науковий обіг П. Отле:

а) будь-яке джерело інформації, передачі людської думки, знань, незалежно від тоого, втілено воно у матеріально-фіксованій формі або є провідником (передавачем) інформації в часі, вважатиметься документом. Це охоплює як матеріальні об`єкти — носії інформації, так і радіо-, телепередачі, театральні спектаклі;

б) документами є матеріальні об`єкти із зафіксованою інформацією, зібрані людиною до створення будь-яких колекцій. Сюди входять як предмети штучні, створені людиною, і природні, технічні предмети, які перебувають у музеї;

в) у склад документів входять також матеріальні об`єкти, створені людиною спеціально для фіксування, збереження і відтворення інформації з метою її передачі у просторі і часі, незалежно від способу фіксування. І це документи «написані» (тобто з інформацією, зафіксованою знаками письма), і образотворчі, фонозаписи і фільми (результати машинного запису зображення і звуку) [10, с. 42].

Автор «Трактату…» неодноразово підкреслює синонімічність понять «документ» і «книга»; з контексту можна було зрозуміти, перше він розглядає як більше широке.

Отже, П. Отле ввійшов у історію документознавства як основоположник документації — науку й практики. Він перший увів в науковий обіг базове поняття «документ», й розкрив його найширший сенс. П. Отле зробив першу спробу комплексної класифікації документів за сукупністю ознак. Хоча вона й мала істотні недоліки, автору вдалося згрупувати існуюче розмаїття джерел інформації, які функціонують у соціальній комунікації. Згодом теоретичні думки вітчизняних і зарубіжних фахівців рухалися у тому напрямі, як і думка документаліста П. Отле.

Концепція П.Отле розглядає документ як носій соціальної інформації. Однак у довідкових виданнях на той час продовжує існувати вузьке значення цього слова: крім юридичного, вводиться поняття «історичний документ» (фіксований свідоцтво про будь-яку епоху, особистість та т.д.) і «лічильний документ» [10, с. 45] (який служить основою здійснення господарських дій — приймання й видачі цінностей). Узагальнюючого визначення просто немає.

Починаючи з 50-х років в офіційній термінології слово «документ» трактується у вузькому, широкому і найширшому значенні.

Вузьке значення зводилося до ділового паперу, письмового посвідчення, історичного джерела.

У широкому значенні поняття документ було надто поширене у 1960-1970-ті роки.

В загальному вигляді воно було зафіксоване у «Большой советской енциклопедии», «Українській радянській енциклопедії», в енциклопедичних словниках. Наприклад в «Большой советской енциклопедии» документ визначався як матеріальний об`єкт, у якому інформацію на її поширення у просторі і часі (зокрема й т.зв. тривимірні витвори мистецтва — архітектуру і скульптуру).

У 1980-х — початку 90-х років використовують і саме широке тлумачення, за яким документом вважатимуться будь-який матеріальний об`єкт, що має інформацію: від письмового документа, грамплатівок і кінофільмів до творів мистецтва (архітектурних споруд, графіки, живопису, скульптури), від зразків мінералів, гербаріїв, історичних реліквій до виробів в промисловості й техніки (годинник, автомобіль, гвинтівка) тощо [13, с. 10]. Кордони поняття стали погано помітні, що ускладнило його використання. Як висловлювався А. В. Соколов, що документом стали вважати навіть слона в зоопарку.

Саме тому спочатку книгознавці і документалісти, а потім і інформатики розпочали обгрунтування нового широкого значення терміна «документ», пов`язаного з поняттям «інформація» і «комунікація».

Суттєвий внесок в уточнення та розвитку поняття «документ» як одного з основних в документознавстві, інформатиці, документалістиці, бібліотекознавстві і бібліографознавстві внесли Г.Г.Воробйов, Р.С.Гіляревський, О.П.Коршунов, А.И.Михайлов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров, А.И.Черний, Г.Н.Швецова-Водка та інших. Документалісти і інформатики першими відмовилися від самого широкого значення документа, обмеживши його зміст обов`язковими атрибутивними елементами: наявність інформації та матеріального носія (Г.Г.Воробйоев). У 60-ті роки А.І. Михайлов, А.И.Черний і Р.С.Гіляревський, крім названих, вводять функціональну ознаку документа. Відповідно до їхніх визначеннь, документ — це матеріальний об`єкт, у якому закріплено інформацію, спеціально готовий до її передачі у просторі і часі. Це визначення було широко розповсюджене в 1960-1970 рр. [13, с. 11].

Близьке до цього відомого тлумачення документа знаходиться і в ГОСТі 16487-83 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення», згідно якого документ – це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеною людиною способом для передачі в часі і просторі».

У Росії на початку 90-х років водночас, уточнюючи сенс поняття «документ» О.П.Коршунов, А.В.Соколов, Ю.Н.Столяров запропонували трактувати його як матеріальний об`єкт — носій соціальної інформації.

В цей же час в Україні досліджували об`єм і зміст поняття «документ» С.Г. Кулешов і Г.Н. Швецова-Водка. Вони дійшли висновку, що документи – це матеріальні об`єкти, які створюються спеціально з метою зберігання та розповсюдження (передачі) в просторі і часі змістовної соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільній діяльності. Завдячуючи вченим, документ став розглядатися як один з найважливіших джерел інформації і засобів соціальної комунікації [13, с. 11].

Багато книгознавців (М.Н. Куфаєв, Е.Л. Немировський та інші) не бачили потреби у введенні узагальнюючого терміна «документ» і пропонували використовувати в такій якості поняття «книга». Але з появою різноманітних типів і видів носіїв (джерел) інформації, які функціонують в документно-комунікаційній сфері діяльності, поняття «книга» і «література» з метою уникнення термінологічної плутанини вже не можуть використовуватися як узагальнюючі. Краще за все тут підходить термін «документ». Дискусії з приводу співвідношення понять «книга» та «документ» не завершуються і до сих пір.

Отже, за тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося. І до нашого часу застосовуються визначення, які то надають йому найширший сенс, то звужуючи його розуміння до одного якогось виду документа. Оперуючи поняттям «документ», необхідно щоразу уточнювати, яке саме значення в нього вкладається, на вирішення теоретичних чи практичних завдань [13, с. 12].

Поняття «документ» є фундаментальним в понятійній системі документознавства. Воно відбиває ознаки реальних предметів, які служать об`єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню та використання документної інформації в суспільстві.

Це широко використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже у кожній галузі знання маємо одну чи кілька версій його розуміння у відповідності зі специфікою тих об`єктів, яким надається статус документів. Документ є об`єктом дослідження багатьох наукових дисциплін. Тому зміст поняття «документ» багатозначний і залежить від того в якій галузі та з якою метою його використовують.

На міжнародному рівні найбільш загальним визнано визначення документа як записаної інформації, яку можна використовувати як одиницю в документному процесі.

У документоведенні застосовується таке визначення документа: «Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі».

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.
2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.
3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Материальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення [9, с. 11].

Названі в визначеннях ознаки документа припускають:

• наявність інформації, змісту;
• стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;
• функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна «документ» вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося.

Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає , заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.

Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань.

В бібліотечній, бібліографічній, книготорговій, інформаційній діяльності працюють з спеціально виготовленими об`єктами, т.б. документами, що виконують одночасно дві функції, які є головними для документа – це зберігання та передача інформації в часі і просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будівлі і т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деякі – і в просторі, але для них ці функції є другорядними. Значення Документа ІІ виводить з числа документів предмети, які не можуть бути включені в документний фонд і не призначені для широкого розповсюдження в суспільстві.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;
2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забезпечує довготривале використання та зберігання документа;
3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах [9, с. 13].

Основною складовою документа виступає інформація, тобто, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.
2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).
4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації [9, с. 14].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

5. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.
6. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна [9, с. 15].

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п [9, с. 17].

Наявність узагальнюючого поняття «документ» не виключає можливості існування більш часткових, вузькоспеціальних трактувань, які можна застосувати до різних галузей суспільної діяльності і науковим дисциплінам: історичному джерелознавству, діловодству, дипломатії, юридичній науці. Деякі спеціалісти не вважають документами художні твори, пам’ятки писемності минулих років. Інші визнають такими лише об’єкти, які мають правове значення і т.п.

1.2.Уніфікація та стандартизація документації

Необхідність уніфікації документів виникла 40 — 50 років тому і була обумовлена значним збільшенням кількості паперових документів, що створювались і функціонували в системі управління.

Уніфікація документів заключається в установленні одностайного складу та форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових управлінських функцій.

Стандартизація — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації.

Уніфікація документів проводиться з ціллю скорочення застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по сумісним функціям управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

З 07. 01. 1997 року введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) — це складова частина державної системи класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної Інформації. ДКУД — представляє собою номенклатурний перелік уніфікованих форм документів (УФД). Класифікатор необхідний для обліку та систематизації документі, організації ведення відповідних класів документації, автоматизованого пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД).

ДКУД містить 15 класів:

1) організаційно-розпорядча документація;

2) первинно-облікова;

3) банківська;

4) фінансова;

5) звітно-статистична;

6) планова;

13) бухгалтерсько-облікова документація;

15) цінова документація і т. д. [34, c. 59-60]

Уніфікована система організаційно розпорядчої документації включає слідуючи системи:

1. документація з організаційної системи управління (акт про створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про реорганізацію, про виробниче об’єднання, акт про ліквідацію корпорацій, підприємства і т. д,);
2. документація з організації процесів управління (посадові інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл обов’язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності, наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила внутрішнього розпорядку);
3. документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про звільнення;
4. документація з оцінки трудової діяльності (подання про заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про накладання дисциплінарного стягнення).

Уніфікована система фінансової документації включає:

— бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;

— первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і організацій і т. д.

На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно поповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни та визначення.
2. ДСТУ 2394 — 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни та визначення.
3. ГОСТ 3.1130 — 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів. Київ, Держстандарт, 1996 рік.
4. УСД ГОСТ 6.38 — 90. Система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів.
5. ДСТУ 3582 — 97 з 1.07.1998. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.
6. ГОСТ 7.1 — 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і правила складання.
7. ДСТУ 3008 — 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Уніфікація поставила такі вимоги до документів:

• стандартна форма побудови;
• пристосування до автоматизованого оброблення;
• мінімізація показників;
• крім дублювання;
• охоплення всіх складових для цілей управління показників.

Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах, є повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані системи документації на всіх ділянках поки що не можна з причин різноманіття галузевих форм і методик для деяких ділянок обліку.

Так, для обліку основних засобів, фінансових операцій створено єдині для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для праці та заробітної плати, обліку матеріалів розроблено галузеві типові форми документів, які пристосовуються до чинних облікових методик і конкретної галузі.

Вимоги до уніфікованої документації вимагають мати стандартну форму побудови документів, що передбачає виокремлення в документі трьох частин: заголовкової, змістової, оформлювальної.

На попередній стадії проектування автоматизованого оброблення вивчаються всі види і форми первинних документів, що використовуються для розв’язування задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи, а також з’ясовується можливість заміни чинних документів уніфікованими. Коли такої можливості немає, здійснюється розроблення нових первинних документів, тобто заміна чинних документів новими, пристосованими до автоматизованого оброблення [8, c. 104-105].

Уніфікація управлінських документів за формальною ознакою полягає перш за все у розробці та проектуванні раціональної структури систем документації, що передбачає визначення:

♦ переліку документів системи;

♦ типу носіїв із приведенням їх до однаковості на основі усталеної типізації за формою представлення уніфікованих форм документів;

♦ встановлення формально-логічних правил подання і розміщення інформації на носіях.

Формальна уніфікація повинна відповідати фізичному рівню представлення документної інформації (формат документа, візуальне сприйняття інформації та зон особливої уваги, можливість відтворення документа на будь-яких технічних пристроях). Поглиблення формалізації є одним із важливих напрямів уніфікації і стандартизації документів у сучасних умовах, що передбачає їх використання у глобальних комп’ютерних мережах.

На початкових стадіях уніфікації документів формалізації підлягали тільки документи, що призначались для обробки засобами електронно-обчислювальної техніки. Формальна уніфікація забезпечувала зручність перенесення даних на машинний носій, і такі документи отримали назву машинно орієнтованих. Пізніше, коли стало можливим автоматизоване введення даних на машині носії, такі формалізовані форми документів стали називатись машинограмами. Сучасна формалізація вимагає більш універсальних підходів, що могли б задовольнити користувачів у процесі використання ними документної інформації в будь-яких системах і мережах — від традиційних (ручних) до найсучасніших комп’ютерних технологій.

Попередній етап уніфікації заклав основи для сучасного, більш поглибленого і вимогливого, з точки зору практики сучасного менеджменту, формального підходу до уніфікації управлінських документів. Зокрема, були визначені основні вимоги до формально-логічної побудови уніфікованих систем документації (ГОСТ 6.10.1-80 Уніфіковані системи документації. Основні положення.), встановлені основні формати документів на паперових носіях — А4 і А5 (ГОСТ 9327-60).

Однак формальна уніфікація управлінських документів не закріплює раз і назавжди встановлених зразків. Ефективність менеджменту забезпечується його гнучкістю, що вимагає негайного реагування всіх складових управління, включаючи адаптацію носіїв до нових інноваційних технологій. Методи уніфікації документів за формальною ознакою дозволяють перенести їх зміст на ті чи інші носії інформації різними способами: у вигляді традиційного тексту, знаків або інших символів.

Уніфікація управлінських документів нерозривно пов’язана з їх подальшою стандартизацією, тобто перетворенням уніфікованих форм чи уніфікованих систем документації на документи загального користування в межах держави. Такі роботи, від проведення досліджень до розробки власне стандартів та їх методичного супроводу, мають здійснюватись на основі відповідної державної програми. Узагальнення багаторічного досвіду роботи в цьому напрямі дозволяє сформулювати основні принципи уніфікації і стандартизації управлінських документів:

♦ досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів;

♦ зменшення кількості видів документів;

♦ підвищення інформативності документів;

♦ системність;

♦ комплексність;

♦ стабільність вимог;

♦ економічна доцільність.

Досягнення однаковості документів у межах системи і співставність їх окремих елементів. Цей принцип є одним із найважливіших, принаймні для уніфікації організаційно-розпорядчих і деяких інших управлінських систем документації. В сучасних організаційних структурах використовуються управлінські документи з різною формою подання інформації, серед яких — традиційна, графічна, електронна. Тому цей принцип може бути реалізований за рахунок використання єдиної вихідної схеми (моделі) побудови документів, які входять у систему. Сучасні комп’ютерні програми дозволяють суміщати традиційні моделі документів і опрацьовувати їх за допомогою будь-яких технічних засобів, тому за таку вихідну схему сьогодні можна прийняти формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа, включений до Уніфікованої системи організаційно-розпорядчих документів.

Ще одним шляхом досягнення однаковості документів і співставлення їх складових є визначення правил оформлення документа в цілому та окремих його реквізитів. Ці правила також повинні мати мінімальну варіативність. Оскільки організаційно-розпорядчі документи є переважно текстовими, в них слід ширше використовувати типові тексти або окремі типізовані складові, виробити єдину схему їх побудови, звести до мінімуму словниковий запас і максимально спростити граматичні засоби, використовувані при підготовці текстів.

Характерною особливістю організаційно-розпорядчих документів є їх багатофункціональність, що виявляється як при документуванні основних функцій управління, так і в межах певного рівня управління. Тому для забезпечення їх більшої однаковості необхідно встановити єдині вимоги до оформлення документів, незалежно від ієрархічного управління і відомчої специфіки. Основні правила і вимоги до створення, обробки і використання організаційно-розпорядчих документів встановлені Державним стандартом України 4163 – 2003 „Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів”.

Зменшення кількості видів документів. Організаційно-розпорядча документація складається з багатьох видів і різновидів документів, що функціонують у традиційному діловодстві всіх установ, підприємств і організацій і є об’єктом постійного вдосконалення й раціоналізації. Стрімке зростання обсягу управлінських документів обумовлене, з одного боку, ієрархічною субординацією, а з іншого – необхідністю документування нових напрямків діяльності нормативних і методичних документів по документаційному забезпеченню менеджменту. В комп’ютеризованому менеджменті документ сам по собі все ж не є інструментом управління: набагато більшого значення набуває інформація, яку містить сам носій, її достовірність і правове забезпечення. Використання в управлінських цілях будь-яких інформаційних джерел не дає підстав для юридичного посилання на ці джерела, якщо вони не мають законодавчого підтвердження.

Підвищення інформативності документа. Функції сучасного управління постійно розширюються. Передбачається, що вже найближчим часом обсяг інформаційних джерел, використовуваних суспільством, може подвоїтись. Опрацювання таких обсягів інформації вимагатиме збільшення в такій самій пропорції чисельності фахівців, що є економічно недоцільним. Хоча є інший, більш прийнятний шлях розв’язання даної проблеми, який полягає в усуненні інформаційного перевантаження документів. Вміщена в них інформація повинна забезпечувати вирішення максимального числа завдань при мінімальному її обсязі, що може бути досягнуто уникненням дублювання інформації як у межах одного документа, так і у споріднених групах документів одного призначення.

Системність уніфікації. Уніфікація документів, що складають певну систему документації, вимагає попереднього визначення чітких меж даної системи як складової загальної системи управлінських документів.

Системний підхід до розробки уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації передбачає виявлення на початковому етапі роботи основних закономірностей формування окремих документів і структури системи. Для цього необхідно виявити основні класифікаційні ознаки організаційно-розпорядчих документів із їх наступним обґрунтуванням. Загальна класифікаційна схема групування управлінських документів у відповідні системи закріплена Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010–98).

Таким чином, ДКУД є одним із нормативних документів, що складають державну систему класифікації і кодування техніко-економічної та соціальної інформації в Україні.

Комплексність уніфікації. При здійсненні уніфікації документів у межах конкретної системи всі обмеження і вимоги необхідно приводити у відповідність із вимогами і практикою оформлення документів в інших документаційних системах. Жодна з систем документів не може функціонувати ізольовано: вони тісно пов’язані між собою, і в практиці менеджменту доводиться мати справу з великими обсягами документів, що належать до різних систем документації. Ефективність управлінської діяльності відчутно знижується через відсутність єдиних форм і правил оформлення документів.

Стабільність вимог. Уніфікація окремих систем документації спрямована на зменшення витрат на допоміжні роботи, пов’язані з пошуком необхідної інформації на документних носіях на паперовій основі при підготовці, прийнятті і виконанні управлінських рішень. Реалізація такого цільового завдання вимагає державної підтримки, що полягає, зокрема, у визначенні загальних методів уніфікації систем документації та їх закріпленні у вигляді основоположного стандарту. Практикою стандартизації встановлено порядок внесення змін у стандарти, що забезпечує оперативність фіксування змін безпосередньо в уніфікованих формах документів.

Економічна доцільність. Економічна доцільність уніфікації документів визначається двома показниками:

♦ вартість витрат на розробку самої уніфікованої форми документа або системи;

♦ вартість витрат на використання цих уніфікованих форм або систем документації в управлінській діяльності.

Даний принцип уніфікації форм документів у відповідності з вимогами сучасного менеджменту реалізовується шляхом доповнення і обробки більшості реквізитів за допомогою технічних пристроїв. Це зменшує витрати непродуктивної ручної праці і часу на підготовку та оформлення документованих управлінських рішень.

Таким чином, попередній період уніфікації управлінських документів обмежився уніфікацією форм документів по визначених типових функціях управлінської діяльності типових органів державного управління. На сьогодні перед фахівцями стають питання удосконалення результатів уніфікації в напрямку створення таких форм документів, які б сприймали уніфіковані змістові блоки для відтворення документа в будь-яких системах і рівнях управління. Тобто змістова сутність уніфікації і вимоги правової повноцінності залишаються пріоритетними напрямками удосконалення управлінських документів.

1.3.Системи документів за напрямами діяльності установи

Галузеві системи документації призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки, культури, освіти, торгівлі тощо. Кількість таких систем обумовлена кількістю галузей суспільної діяльності, і виникнення нових її напрямів супроводжується появою специфічних видів документів, на основі яких формується нова система документації.

В функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз та ін. Особливість функціональних систем полягає в тому, що вони можуть поширюватись на всі установи, організації і підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

Документаційні потоки у сфері управлінської документації в існуючих системах управління мають багато спільного, взаємодіючи між собою в взаємно збагачуючись. Це вимагає вироблення спільних підходів до створення і обробки таких масивів документів з метою забезпечення максимальної ефективності прийняття і виконання управлінських рішень. Тому одним із головних напрямів удосконалення документування і документаційного забезпечення менеджменту сучасних установ є уніфікація управлінських документів як процес пошуку об’єднувального начала і приведення різноманітних показників до співставності або однаковості за певними принципами.

Таким чином, метою уніфікації управлінських документів є:

♦ зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності;

♦ типізація їх форм; зниження трудомісткості їх обробки;

♦ інформаційне групування різних систем документації на основі спільності або суміжності функцій управління;

♦ використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

Уніфікація як метод удосконалення документування для забезпечення управлінських процесів у найбільш загальному вигляді передбачає локальну і комплексну уніфікацію документів.

До локальної уніфікації документів можна віднести розробку, апробацію і використання окремих уніфікованих форм конкретних документів у межах однієї установи або її структурного підрозділу. Кінцевим продуктом такої уніфікації може бути збірник уніфікованих форм для внутрішнього користування або певні уніфіковані форми документів для реалізації конкретного завдання чи напряму діяльності установи (наприклад, уніфікована форма архівної довідки про стаж роботи; уніфіковані форми документів про прийняття на роботу: заява, характеристика, особовий листок обліку кадрів тощо). До комплексної уніфікації відносяться:

♦ державна уніфікація, при якій уніфіковані форми документів набувають статусу загальнодержавних, доповнюючись Державним класифікатором управлінської документації (ДК 010-98). Кінцевим продуктом такої уніфікації є видання державного стандарту, що функціонує в масштабі країни;

♦ галузева уніфікація, що передбачає закріплення специфічних особливостей документування в конкретній галузі. Кінцевим продуктом такої уніфікації є затвердження міністерством або відомством збірника уніфікованих форм документів для їх обов’язкового використання установами, підприємствами та організаціями в межах даної галузі;

♦ міжнародна уніфікація. Міжнародні стандарти є закріпленням міжнародного досвіду у сфері уніфікації документів на основі його узагальнення. Кінцевим продуктом такої уніфікації є міжнародний стандарт (наприклад, ISO 15489-2001 “Інформація та документація. Управління документацією”).

Для розв’язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв’язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому. За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов’язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління. На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації. Зокрема, такі з них, як “Уніфікована система документації з праці, соціальних питань і соціального захисту населення” чи “Уніфікована система документації Пенсійного фонду”, відносяться до галузевих систем документації.

Найбільш поширеною з існуючих функціональних систем документації є організаційно-розпорядча документація (ОРД), що використовується всіма установами, організаціями, підприємствами різних галузей господарства на різних рівнях управління, оскільки в ній відображається організаційна діяльність, спрямована на реалізацію основних функцій управління. З її допомогою здійснюється також доведення до виконавців документованих розпорядчих вказівок уряду, установ вищого рівня і керівництва певного органу управління. За сутністю основних питань менеджменту та виконавчо-розпорядчої діяльності різноманітних органів управління система організаційно-розпорядчої документації є водночас комплексною і унікальною системою документування управлінської діяльності широкого кола установ, підприємств і організацій.

Отже, галузеві і функціональні системи документації не можна розглядати як локальні або ізольовані одна від одної: для них характерні взаємна обумовленість і взаємодоповнюваність. Кожний документ своїм видом (формою) і змістом вказує на зовнішній і внутрішній зв’язок з іншими управлінськими документами.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками. Система документації певної галузі чи окремої функції управління, в свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення тощо.

Забезпечення документування є лише однією складовою діловодства. Інша його складова визначається організацією роботи з документами. Організація роботи з документами припускає реалізацію документообігу ВНЗ, зберігання документів і їхнє використання в поточній діяльності вищого навчального закладу. При цьому важливо відзначити, що, незважаючи на різний зміст інформації, що зберігається в документах у ВНЗ доцільно використати документи в єдиній формі у вигляді реляційних таблиць. Це дозволяє впорядкувати представлені в них дані, наприклад, у вигляді списків студентів і працівників внз, а також докладно охарактеризувати й ідентифікувати по заголовках таблиць розпорядження керівництва ВНЗ, розповсюджувані по різних підрозділах. У цьому випадку документи, що становлять одну систему документації, стають зв’язаними   єдністю   цільового   призначення   й   у   комплексі забезпечують документування тієї або іншої управлінської функції або виду діяльності [3].

Організація роботи з документами припускає реалізацію документообігу ВНЗ, зберігання документів і їх використання в поточній діяльності вищого навчального закладу.

При цьому важливо відзначити, що, незважаючи на різний зміст інформації, що зберігається в документах у ВНЗ доцільно використовувати документи в єдиній формі у вигляді реляційних таблиць. У цьому випадку документи, що становлять одну систему документації, стають зв’язаними єдністю цільового призначення й у комплексі забезпечують документування тієї або іншої управлінської функції або виду діяльності.

При цьому встановлення порядку руху документів або управління документацією організації полягає в створенні умов, що забезпечують зберігання необхідної документованої інформації, її швидкий пошук і доставка до споживачів у встановлений термін і з найменшими витратами. Такий порядок звичайно включає: організацію документообігу; створення інформаційно-пошукових систем по документах; контроль їх виконання; підготовку документів до передачі на архівне зберігання.

Для оптимізації й скорочення документообігів доцільна розробка технологічних інструкцій (схем), у яких у наочній графічній формі визначена послідовність підготовки проектів найпоширеніших документів, їхнього узгодження, підписання й твердження. На схемах можуть указуватися альтернативні рішення, місцезнаходження конкретних посадових осіб і навіть годинники прийому по даному питанню.

При цьому проектування раціональної системи документообігу ґрунтується на положеннях, вироблених практикою діловодства й наукової організації праці, які можуть зводитися до наступного:

—         виключення або крайнє обмеження зворотного руху документів;

—         однократність перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця;

—         перебування документа в тій або іншій інстанції повинне бути обумовлене тільки необхідністю його обробки;

—         різні операції повинні виконуватися паралельно для скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їхнього виконання;

—         обліково-інформаційні відомості про хід руху й виконання документів, результати контролю й інші відомості варто передавати в службу документованого забезпечення за допомогою реєстраційних карток, бездокументними способами, що виключають зворотний рух самих документів;

—         повинні бути передбачені всі можливі варіанти руху документів [5].

Схеми руху документів повинні передбачати й можливі варіанти руху документів:

—         коли документ від керівника надходить безпосередньо виконавцеві, минаючи всі інші інстанції;

—         передача поштових відправлень, що мають позначку «особисто», безпосередньо зі служби діловодства адресатові, минаючи всі інстанції й етапи обробки.

Обсяг документообігу є основним засобом, що визначає реальні потреби в організаційній і обчислювальній техніці й службовцем для вибору найбільш ефективної системи реєстрації документів і побудови довідкового апарата.

Таким чином, документ у сфері управління являє собою складну інформаційну сукупність, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту. Відчутний економічний ефект забезпечується своєчасною уніфікацією, що пов’язано із зниженням витрат часу на виготовлення бланків, складання текстів документів, їх відповідне оформлення і засвідчення. При здійсненні уніфікації документів у межах певної системи або функції управління основними підходами є:

♦ формальний, що ґрунтується на встановлені єдиної форми конкретного виду документа при її відповідності і взаємопов’язаності з іншими документами і системами;

♦ змістовий, що полягає в наданні необхідного обсягу інформації, сприйняття якого обумовлене певним просторово-часовим контекстом.

Розділ 2. Аналіз системи документацій деканату заочної форми навчання Академії муніципального управління

2.1. Напрямки діяльності та організаційної структури деканату

Для колегіального управління, оперативного вирішення питань поточної діяльності факультету, організаційної роботи зі студентами, професорсько-викладацьким складом, науковими співробітниками та працівниками інституту функціонує деканат заочної форми навчання академії муніципального управління.

Деканат заочної форми навчання академії муніципального управління дбає про:

• контроль за виконанням Положення про Деканат заочної форми навчання Академії муніципального управління;
• підтримку та розвиток студентського самоврядування;
• координування зусиль щодо соціального захисту студентів;
• поширення інформації про конкурси, гранти, іменні стипендії, студентські наукові конференції;
• організацію зустрічей з абітурієнтами, допомогу першокурсникам, підтримку зв’язків із випускниками.

Деканат координує роботу факультету в цілому та тісно співпрацює з іншими факультетами, кафедрами, навчально-методичним, науковим іншими відділами і з бібліотекою.

Сьогодні працівники деканату здійснюють навчальну, організаційно-методичну, виховну, наукову, професійно-орієнтовну діяльність з метою формування активних, підприємливих, комунікативних, соціально зрілих особистостей, які будуть конкурентоздатними на ринку праці і в майбутньому зможуть гідно себе зарекомендувати у професійній діяльності.

2.2.Організація роботи з документами (документообіг)

Вивчення системи навчальної документації у ВНЗ засвідчує її тісний взаємозв’язок із системою організаційно-розпорядчої документації. Наприклад, наказ про рух студентського контингенту видасться керівником (ректором) ВНЗ на підставі навчальної документації (екзаменаційні відомості). Підготовка проектів таких документів здійснюється у деканатах факультетів, які є однією із основних структурних ланок здійснення функції організації навчального процесу, Тому оптимальне поєднання і взаємовплив навчальної та організаційно-розпорядчої документації впливає на ефективність реалізації цієї функції.

Основні завдання уніфікації документообігу (і організації якісної роботи діловодства в інституті покладено на деканат. Їх можна класифікувати за такими напрямами:

— копії нормативно-правових (розроблених і затверджених Міністерством освіти і науки України та іншими його підрозділами) і організаційно-розпорядчих документів (виписки із рішень вченої ради Інституту, ректорату і накази ректора);

— документи, за підготовку і ведення яких відповідають спеціалісти деканату (план роботи факультету, документи відповіді структур факультету вченої ради, навчально-методичної ради та особисті картки студентів, журнали успішності студентів та ін.);

— документи, авторами яких є інші структурні підрозділи Академії муніципального управління (плани роботи кафедр, навчально-методичні комплекси з предметів, заліково-екзаменаційні відомості та ін.);

— документи інших організацій із питань практики студентів і працевлаштування випускників (договори з підприємствами, заявки на працевлаштування випускників та ін..)

Значна кількість документів, які містяться в деканаті, створюються і узгоджуються у відділі навчально-методичного забезпечення і контролю якості освіти: планові, організаційні, методичні, інформаційно-довідкові та звітні документи. Характерною їхньою особливістю є утворення на основі узгодження низки структур Академії муніципального управління (відділ — деканат, відділ — кафедра). Саме ця ланка документообігу потребує найбільше уніфікації для переходу до сучасних технологій. Слід відмітити, що це проблема не лише ВНЗ України, вона в центрі уваги практиків інших країн.

У процесі вдосконалення системи навчальної документації задіяні й інші структурні підрозділи. В умовах переходу до Болонського пронесу значно зростає роль якісного управління навчально-методичного забезпечення ВНЗ. Визначальна роль у цьому процесі відводиться відділу методичної роботи, який мас формувати банк нормативно-методичного матеріалу, статистико-інформаційної діяльності та здійснювати координацію роботи зі створення нової навчально-методичної документації. Особливо дієвими в цьому процесі є постійно діючий загальноінститутський методичний семінар, де узгоджуються форми і підходи, відповідно до сучасних вимог підготовки навчальної методичної літератури, та кваліфіковане заповнення нових розроблених атестаційних документів. Але відсутність в Україні уніфікованої системи організаційно-розпорядної документації установи вищої школи породжує низку проблем користування документами та їхнього опрацювання за допомогою сучасних засобів комп’ютерної техніки. Процес її оформлення наближається до вимог ДСТУ 4163-2003, проте існує низка проблем інформатизації документообігу.

Важливою проблемою уніфікації навчальної документації в сучасному ВНЗ с відхід від стандартів радянського періоду. Наприклад, буквально кілька років ВНЗ почали відходити від затвердженої в середині минулого століття заліково-екзаменаційної відомості [4,31] У більшості філій і факультетів вони використовуються і нині. Проте, відсутність уніфікованої відомості, яка б враховувала нові підходи до контролю знань студента, призводить до того, що ВНЗ керуються положеннями про управління навчально-методичного забезпечення і контролю якості розробленими на рівні вишів і затвердженими їхніми керівниками. Це ж стосується й інших документі» ВНЗ -«особової справи» студента. навчальної картки студента та ін. Упорядкування різноманітних форм документів для всіх ланок ВНЗ полегшить перенесення даних на електронні носії для наступної їхньої автоматизованої обробки.

Проведений аналіз вживаних форм у системі навчальної документації Академії муніципального управління засвідчив наявність розходжень не лише в оформленні документів, а й у викладі змістовної частини при документуванні типових питань. Такі розходження спостерігаються навіть у межах одного ВНЗ, то призводить до збільшення часових витрат як при сприйнятті змісту в них інформації, так І для отримання відповідних відомостей. Більше того, це є основною причиною неможливості втілення в навчальному закладі сучасних технологій документного забезпечення управління. А як підкреслюють дослідники — це один із ефективних ричагів підвищення якості управління. Тому питання упорядкування термінології (мовних кліше) в документах є одним із важливих факторів підвищення ефективності автоматизації документування, якісного опрацювання документів у всіх ланках ВНЗ і прискорення пошуку необхідних даних в інформаційній системі установи.

Керівництво Академії завдяки ДЗУ має чітку системну інформацію про роботу кафедр та інших підрозділів і вчасно ухвалює рішення щодо усунення проблем, які виникають на мікрорівні (кафедри, факультету, відділу та ін.) і здійснює координацію діяльності науково-педагогічного персоналу установи. В цілому, налагоджений механізм взаємодії дозволяє вести навчальний процес без зривів, ефективно і відповідально. Кожний керівник первинної ланки має чітку інформацію не тільки про результати роботи своїх підлеглих, а й результати показників успішності їхніх вихованців (студентів). Це допомагає здійснювати індивідуальний підхід у навчальному процесі, вчасно реагувати на проблемні ситуації у роботі зі студентами.

Із документами працюють усі підрозділи Академії, проте кожний із них має конкретну ціль. Зокрема, електронні відомості передбачають закріплення інформації про успішність конкретного студента, або за вимогою керівництва для здійснення контролю за роботою викладачів із студентами, наприклад, ведення книги організації консультацій.

Співробітники деканату заочного відділення, виходячи із наявності відповідного документаційного забезпечення, намагаються вчасно закріпити інформацію в конкретному документі при вирішенні таких завдань:

—         реалізації індивідуального плану викладача;

—         відображення ходу заходів, подій на рівні Академії;

—         підведення підсумків роботи за визначений період (звіти про науку, про виконання педагогічного навантаження та ін.);

—         відображення досягнутих результатів у засвоєнні матеріалу конкретного навчального предмета (підсумкові бали за модулі, атестація та ін.);

—         управління (координація) роботи викладачів на рівні первинної ланки (кафедри). Отже, кожний співробітник, заповнюючи індивідуальний план роботи на поточний рік, здійснює визначену функцію відповідно до своєї посади, яку він обіймає в даній установі. Керівництвом до його складання є посадові обов’язки. Формування чіткого плану роботи, своєчасно обговореного і затвердженого на засіданні первинної структури (кафедри, відділу та ін.), значно підвищує якість і показники роботи як окремого співробітника, так і окремого підрозділу, а в підсумку і установи в цілому. Зрештою це важливий фактор і утримання конкурентоспроможності ВНЗ, його авторитету і результативності (див. схему).

Слід відмітити, що при оформленні документів співробітники уже мають підготовлені форми або шаблони, до розробки яких залучаються і студенти старших курсів за спеціальністю «Документознавство». На свій погляд складаються лише звіти про роботу, але вони також систематизуються і перетворюються на цільну інформацію, яка дає чітке уявлення про роботу установи. Білоцерківський інститут економіки та управління використовує відповідні шаблони документів, які розроблені Міністерством освіти і науки України. Їхня кількість, крім чітко законодавчо визначених як обов’язкових для навчальної установи, затверджується керівництвом інституту. Інша частина документів оформляється відповідно до вимог керівництва Академії.

Наприклад, при складанні плану роботи кафедри на поточний період завідувачі кафедр використовують тільки стандартну форму (див. рис.), хоча можна було б і просто перераховувати заплановані заходи в довільній формі.

Таблиця 2.1. Стандартна форма складання плану роботи кафедри

 

План роботи кафедри „Фінанси»

на      місяць 2011    р.

 

Заходи	Термін	Час	Місце	Відповідальний	Примітки
	проведення	проведення	проведення
1.	2.	3.	4.	5.	6.
1.
2.

 

Якщо завідувачі кафедр складають поточні плани за першим зразком, то він відображає в плані чітку необхідну інформацію, яка передбачається кожною колонкою. В іншому випадку складений план був би малоінформативним, оскільки не містить інформації про терміни організації заходів, відповідальних за їхнє виконання та ін. Така сама ситуація виникає при складанні будь-якого іншого документа підрозділу установи: доповідних, наказів, протоколів та ін.

Значною мірою ДЗУ полегшує працю і викладача, адже впровадження модульно-рейтингової системи потребує від викладачів уважності і здійснення багатьох підрахунків для того, щоб визначити рейтинг студента за ЕСТБ та перевести потім бали в традиційну шкалу. Тому в Інституті були впроваджені розроблені нами електронні варіанти відомостей поточного та семестрового контролю, які, на нашу думку, є набагато зручнішими, ніж звичайні паперові. Ці відомості поєднані між собою. По закінченні модуля, викладач виставляє бали в електронну відомість: поточні та за модульну контрольну роботу. Комп’ютер додає їх у графі «Бали». А в графі «Національна шкала» вибираємо зі списку необхідну традиційну оцінку. З огляду на те, що не всі предмети мають однакову кількість модулів, відповідно з різних дисциплін необхідна різна кількість балів на «відмінно», «добре» та «задовільно», і комп’ютер не може вибрати їх автоматично.

2.3.Аналіз організаційної документації

До навчально-організаційної документації належать такі документи: положення про кафедру; штатний розпис кафедри; графіки навчального процесу за всіма формами навчання кафедри; індивідуальні плани викладачів; графік підвищення кваліфікації викладачів; розклад занять викладачів; графік зайнятості лабораторій кафедри; графік консультацій викладачів; звіт навчальної роботи викладачів за минулий навчальний рік; програми практик студентів; індивідуальні семестрові завдання для самостійної роботи студентів з навчальних дисциплін; тематика курсових, дипломних та магістерських робіт і проектів; положення про порядок розрахунку рейтингу студентів з дисциплін; веб-сайт університету. До цього блоку ми внесли веб-сайт університету як самостійний електронний документ. Веб-сайт університету є перспективним оригінальним комплексним електронним документом навчального профілю, оскільки об’єднує цілий комплекс електронних документів вищого навчального закладу. Подібну позицію обстоює у своїх працях і науковець С. В. Нікандров, зокрема, він зазначає цінність веб-сайтів зумовлена їх комплексністю, яка не досягається традиційним виданням; веб-сайти багатоаспектно відображають напрям діяльності університету. Будь-який університет видає навчальні та методичні посібники, наукові праці, рекламні матеріали для абітурієнтів, але лише об’єднані в межах одного електронного документа вони надають уявлення про масштаб діяльності певного університету та його місце серед інших ВНЗ. Зазвичай, веб-сайти університетів містять розділи, що відображають навчальну та наукову діяльність закладу, інформацію для абітурієнтів, тексти навчальних і наукових публікацій.

Другий блок програмно-методичної документації містить: навчальний план і робочий навчальний план (з певної спеціальності (спеціалізації)); навчальну програму з курсу та робочі навчальні програми всіх дисциплін кафедри.

Організаційні документи закріплюють конкретні функції, права та обов’язки органів управління, окремих посадових осіб, регламентують організаційні, трудові та інші відносини з конкретного питання.

До найбільш поширених організаційних документів належать положення, статути, інструкції, правила, штатні розписи тощо. Разом із розпорядчими, довідковими та інформаційними документами вони складають документацію із питань загальної діяльності.

Положення

оложення – це правовий акт, що визначає основні правила організації та діяльності державних органів, їх структурних підрозділів, а також підпорядкованих установ, організацій, підприємств.

Положення є типові та індивідуальні.

Типові положення розробляються вищими органами для системи, як правило, підпорядкованих їм установ, організацій.

Індивідуальні положення розробляються кожною організацією, установою на основі типових. Такі положення підписуються керівниками організацій і затверджуються розпорядчим документом вищої організації.

Положення може мати такі реквізити: герб; назва відомства; назва організації; гриф затвердження; назва виду документа; дата (дата затвердження); індекс; місце видання; заголовок; текст; підпис; позначки про погодження.

Положення набуває чинності з дня його затвердження, якщо інша дата не обумовлена в розпорядчому документі, яким затверджене положення.

Крім зазначених, можуть розроблятися положення, що регулюють організаційні, трудові та інші відносини із конкретного питання, про організацію і проведення культурно-масових і спортивних заходів, конкурсів-оглядів тощо. Структура і зміст таких положень визначаються авторами-організаторами заходів.

Важливе значення для ефективної діяльності установи, організації має розробка положень про структурні підрозділи.

Такі положення повинні визначати і конкретизувати завдання і функції підрозділу, права та відповідальність його керівника.

Підписується проект положення керівником структурного підрозділу, погоджується з іншими структурними підрозділами за вказівкою керівництва установи, з юридичною службою і затверджується керівником установи, організації.

Відзначимо, навчальна документація є профільною для університету та найчисельнішою серед усієї сукупності документів університету, тому й перспективне вивчення навчальної документації полягає в подальшому глибокому аналізові її видів, змісту і форм для оптимізації документаційного забезпечення освітньої діяльності університету.

2.4.Аналіз документації з організації навчального процессу

В АМУ у навчальному році планується 41 тиждень теоретичного навчання (з них від 6 до 2 тижнів — екзаменаційні сесії). Навчальний процес за денною формою навчання організується, як правило, за семестровою системою.

Нормативний термін підготовки бакалавра за денною формою навчання — 4 роки. Програма підготовки фахівця освітньо-кваліфікаційного рівня «спеціаліст» з технічних спеціальностей розрахована на 1,5 року, а з ОКР «магістр» — на 2 роки.

При навчанні без відриву від виробництва нормативний термін бакалаврської підготовки становить 4,5 року, а терміни підготовки спеціалістів і магістрів такі самі, як при очній формі навчання.

Навчальний процес студентів і слухачів, які навчаються за спеціальностями переліку «Специфічні категорії» з терміном навчання 1 рік доцільно планувати за триместровою системою. Два триместри по 15-17 тижнів теоретичного навчання та у третьому триместрі (10-6 тижнів) — підготовка атестаційної роботи.

Навчання може організовуватися за модульно-рейтинговою, безсесійною технологією. Суть її полягає в тому, що навчальний матеріал кожної дисципліни поділяється на навчальні модулі — логічно завершені одиниці навчальної інформації. В основу технології покладено поопераційний контроль і накопичення рейтингових балів за різнобічну навчально-пізнавальну діяльність. Відповідно до «Положення про рейтингову систему оцінки рівня підготовки студентів» за результатами модульного контролю знань студентів за окремими модулями визначається рейтинг студента з дисципліни і на його основі — семестрова оцінка. При цьому навчальний семестр за рахунок скорочення сесії подовжується на два тижні, один тиждень надається на екзаменаційну сесію для студентів, які бажають підвищити рейтингову семестрову оцінку з окремих дисциплін.

Навчальний план є нормативним документом навчального закладу, який визначає зміст навчання та регламентує організацію навчального процесу зі спеціальності (напряму). Навчальні плани складаються окремо для кожного освітньо-кваліфікаційного рівня та за кожною формою навчання (в тому числі навчання зі скороченим або подовженим, порівняно з типовим, терміном навчання) на основі відповідної ОПП та графіка навчального процесу. Навчальний план визначає перелік і обсяг навчальних дисциплін, послідовність їх вивчення, розподіл навчальних годин за видами занять у семестрах, вид семестрового контролю та державної атестації. Навчальні плани ухвалюються Вченими радами відповідних факультетів (інститутів) і затверджуються ректором. Підпис ректора скріплюється печаткою університету.

З метою удосконалення змісту навчання, конкретизації планування навчального процесу, своєчасного внесення змін на виконання наказів та розпоряджень МОН, рішень Методичної та Вченої рад університету, врахування регіональних потреб і вимог замовників фахівців, закріплення навчальних дисциплін за певними кафедрами щорічно, до 1 березня поточного року, складаються (коригуються) робочі навчальні плани (РНП) на наступний навчальний рік. Робочі навчальні плани складаються окремо для кожного освітньо-кваліфікаційного рівня та форми навчання, в тому числі навчання зі скороченим або подовженим, порівняно з типовим, терміном навчання. Робочі навчальні плани ухвалюються методичною радою відповідного факультету (інституту) та затверджуються першим проректором не пізніше ніж за 4 місяці до початку навчального року.

Розробка навчальних і робочих навчальних планів є одним з найбільш відповідальних видів методичної роботи професорсько-викладацького складу університету. Навчальні і робочі навчальні плани розробляються робочими групами випускових кафедр із залученням представників забезпечуючих кафедр. Персональний склад груп визначається деканом факультету. Робочі групи працюють під безпосереднім керівництвом завідувачів відповідних випускових кафедр, а координацію їх діяльності і контроль за виконанням вимог до навчальних планів здійснює заступник декана (директора) з методичної роботи.

Розподіл навчальних годин з дисциплін за видами занять проводиться рішенням Вченої ради факультету (інституту) на основі пропозицій кафедр та з урахуванням рекомендацій Методичної ради університету. При цьому треба брати до уваги, що аудиторні заняття всіх видів на тиждень повинні складати від 28 до 18 годин. Необхідно передбачити послідовне зменшення обов’язкових аудиторних занять (у зазначеному діапазоні) на старших курсах, для чого рекомендується переносити вивчення деяких розділів і питань навчальної програми дисципліни з обов’язкових аудиторних на самостійну роботу студентів. Зменшення кількості обов’язкових аудиторних занять студентів повинно супроводжуватися посиленням методичної допомоги та контролю за самостійним вивченням навчального матеріалу.

Рекомендується таке аудиторне навантаження студента:

— І та II курс — 28 годин;

— III курс — 28…24 години;

— IV та V курс — 24…18 годин;

— VІ курс магістерської підготовки — 20…18 годин.

Вивчення дисциплін вільного вибору студентів доцільно планувати в основному методом самостійної роботи. Для цих дисциплін аудиторні заняття складають до 1/3 від загальної кількості годин дисципліни. Форма семестрової атестації з цих дисциплін, як правило, залік.

При розробці робочих навчальних планів для форм навчання без відриву від виробництва необхідно мати на увазі, що перелік та послідовність дисциплін, загальна кількість годин на їх засвоєння, вид семестрової атестації повинні бути такими самими, як у навчальному плані денної форми навчання. При визначенні кількості аудиторних годин необхідно враховувати, що навчальний тиждень студентів вечірньої форми навчання складає 24 години, з них аудиторних — 12-16 годин. Обсяги аудиторних занять при заочному навчанні обмежуються тривалістю установчих сесій. Розподіл аудиторних занять з дисципліни рекомендується визначати пропорційно до їх обсягів у навчальному плані з денної форми навчання.

Навчальні і робочі навчальні плани складаються за визначеними навчальним відділом університету електронними формами. Вимоги до структури, змісту та оформлення навчальних і робочих навчальних планів викладені в «Методичних рекомендаціях до складання навчальних та робочих навчальних планів».

Індивідуальний навчальний план студента  — магістранта або студента, який бажає навчатися за індивідуальною «траєкторією», складається на підставі робочого навчального плану і включає всі нормативні навчальні дисципліни та частину вибіркових навчальних дисциплін, вибраних студентом з обов’язковим урахуванням структурно-логічної схеми підготовки. Індивідуальний навчальний план на кожний навчальний рік за допомогою наукового керівника (куратора програми підготовки від профілюючої кафедри) і затверджується у визначеному порядку до початку навчального року.

Всі навчальні дисципліни, включені до індивідуального навчального плану студента, є обов’язковими для вивчення.

Розклад навчальних занять разом із навчальним планом і навчальними програмами дисциплін є основним документом, що регламентує організацію та проведення навчального процесу в університеті.

Чисельність навчальної групи за програмами підготовки бакалаврів та спеціалістів повинна бути не більше 30 (з них студентів-бюджетників не більше 25) та не менше 16 осіб. Чисельність навчальних груп за програмами підготовки магістрів може бути зменшена до 15-7 студентів. Лекційні потоки за програмами підготовки бакалаврів складаються, як правило, з 8-4 навчальних груп, за програмами підготовки спеціалістів та магістрів — з 4-2 навчальних груп.

Семестровий розклад занять та екзаменів 1-2 курсів складає деканат університету. Для складання розкладу до деканату подаються такі документи:

— деканатами — витяги з робочих навчальних планів (Форма №Д-2 );

— кафедрами — витяги з розподілу навчального навантаження (Форма №К-6).

Розклад занять та екзаменів старших курсів складають деканат з візуванням їх у навчальному відділі університету.

Розклад занять усіх форм навчання доводиться до відома викладачів та студентів не пізніше ніж за 10 днів до початку кожного семестру, а екзаменів — за місяць до їх початку. Завантаження аудиторного та лабораторного фондів контролюється деканатом заочної форми навчання АМУ.

2.5.Характеристика звітної документації

Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи. Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках, текстові — на звичайному папері. Матеріал звіту охоплює точно визначений період часу.

Схема звіту така:

1) у заголовку, крім слова Звіт, подаються відомості про те, яка організація чи установа звітує, за який період, за який вид роботи;

2) у вступній частині вказується коло завдань, які було поставлено перед організацією  чи установою за звітний період;

3) наступна частина звіту має містити точний опис виконаної роботи із зазначенням позитивних і негативних прикладів;  інформаційні документи

4) у звіті мають бути висновки, пропозиції, перспективи на майбутнє;

5) підпис відповідальної особи установи чи організації або службової особи, яка писала звіт;

6) дата складання звіту;

7) печатка установи (якщо це потрібно). Звіт має характеризуватися чіткістю побудови, логічною послідовністю викладу матеріалу й містити вичерпні відповіді на всі запитання схеми, а також узагальнення і висновки.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути короткими й відповідати змістові.

Звіт допомагає вивчити, перевірити й узагальнити чиюсь роботу, знайти в ній позитивне та негативне, зробити висновки, намітити перспективи.

2.6.Аналіз оформлення документів

Для створення конкретної уніфікованої форми документа необхідно чітко визначити структуру, найбільш для цього придатну. Доцільно використовувати максимально спрощені структури.

При створенні уніфікованих форм документів традиційними методами розглянуті вище типи структур мають бути доповнені текстовою структурою, використання якої передбачає подання інформації в документі у вигляді звичайного тексту. Основним призначенням тексту в управлінському документі є своєчасне забезпечення користувачів необхідною достовірною і повною інформацією. Така інформація може бути подана у вільному викладі, але з використанням стилістично нейтральної лексики і з максимальним прагненням до лаконізму. Моделювання уніфікованого документа на основі текстової структури передбачає введення певних обмежень, що полягають в уніфікації структури тексту, шляхом дотримання чіткої послідовності, розташування його змістових компонентів, а також в уніфікації мовних засобів.

Послідовність розміщення змістових компонентів тексту є сталою для будь-якого управлінського документа, який складається з двох частин: вступної, що містить обґрунтування проблеми, встановлює причинно-наслідкові зв’язки і включає посилання на нормативні акти; основної з викладом змістової сутності документа у властивій для нього формі.

Освіта — одна із найважливіших галузей держави, тому вона повинна діяти в суворій відповідності до нових законів. В державі завершується створення пакету законів про освіту, які мають бути настільною книгою кожного директора закладу освіти в управлінській діяльності.

Будь-яка навчальна установа, незалежно віл форми власності самостійно вирішує проблему документного забезпечення управління, за рахунок удосконалення якої стає можливим підвищення рівня його ефективності, корпоративної культури взагалі. Для навчального закладу (ЗНЗ) робота з документами — один із головних методів діяльності, оскільки завжди виникає необхідність фіксування того чи іншого результату діяльності, як колективу в цілому, так і кожного учня зокрема.

Для прискореної модернізації освіти як визначального чинника інноваційного розвитку суспільства Кабінетом Міністрів України була схвалена Концепція Державної програми розвитку освіти на 2006-2010 роки. Одним із її пунктів передбачається удосконалити і процес «розроблення нормативно-правових документів» ВІГІ [52, c. 16].

Вірна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що показує позитивний вплив на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро та ін.). Вимоги до потоків документів: 1) рух документів повинен бути прямоточним, тобто виключати непрямі маршрути; 2) принцип однократного перебування документа в одному структурному підрозділі чи в одного виконувача. Різні операції по обробці документів слід виконувати паралельно, щоб скоротити час перебування у сфері діловодства та підвищити оперативність виконання. При проектуванні раціональних документопотоків на підприємстві складають схеми руху основних груп та видів документів. Це дозволяє встановити раціональні маршрути руху та етапи обробки документів, уніфікувати шляхи руху, порядок обробки різних їх категорій.

Багатоманітність управлінської діяльності, єдність та взаємозв’язок, притаманні управлінню, форми й методи керівництва, а також види зворот-нього впливу об’єктів управління на функції суб’єктів – усе це неминуче відбивається у відповідних документах, з допомогою яких органи управління реалізують свої рішення. Управлінські документи мають такі особливості:

—         створюються і використовуються органами управління (суб’єктами та об’єктами) у відповідності до установленої компетенції і поставлених завдань;

—         служать засобом закріплення функцій органів управління;

—         містять, як правило, інформацію правового та довідкового характеру, що відображає природу виконавчої і розпорядчої діяльності певного органу управління;

—         процес їх створення, форма, зміст, параметри дії регулюються правовими нормами, що надає їм загальнозначущості та обов’язковості виконання.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.).

Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв’язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення [56, c. 23].

Рішення, постанови і накази видають у всіх випадках, коли необхідно прийняти нормативний або індивідуальний акт з основних питань компетенції організації. Розпорядження і вказівки видаються з оперативних питань та для організації виконання постанов, рішень і наказів.

Розпорядницький документ може бути скасований (змінений) розпорядницьким документом самої організації або вищестоящої. Дія цього документа може бути припинена відповідними компетентними органами.

Проекти документів, які стосуються інтересів інших організацій, повинні попередньо узгоджуватися з цими організаціями. У разі розбіжностей до проекту додаються зауваження або формулювання суті розбіжностей.

Хід обговорення питань і рішення, які приймаються на засіданнях колегіальних органів, радах, зборах, нарадах, фіксуються в протоколах. Протоколи оформляються на підставі запису ходу засідань, стенограм, звукових записів (текстів доповідей, виступів, довідок, проектів постанови або рішень, порядку денного, списків запрошених та ін.).

Якщо хід засідання стенографується, текст стенограми розшифровується, друкується, завіряється і зберігається разом з протоколом [19, c. 27-28].

У межах власної компетенції організації всіх рівнів управління можуть направляти листи при здійсненні оперативних зв’язків з вищестоящими галузевими і функціональними органами, підвідомчими й іншими організаціями та окремими громадянами.

Листи, як правило, повинні складатися у разі, якщо неможливий або утруднений бездокументний обмін інформацією: усні роз’яснення, вказівки (особисті або по телефону), інструктування і т.д. За необхідності термінової передачі інформації складаються телеграми і телефонограми, документ передається через модемний зв’язок, факсом або по телефону.

Проект управлінського документа має бути узгоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Внутрішнє узгодження проекту документа має проводитися в такій послідовності:

♦        з галузевими, функціональними, територіальними підрозділами, дорадчими органами і за необхідності — з громадськими організаціями;

♦        з працівниками, відповідальними за вирішенням функціональних питань (головними, старшими фахівцями та ін.);

♦        з фінансовим підрозділом або головним бухгалтером (бухгалтером);

♦        з юридичною службою;

♦        зі службою документаційного забезпечення;

♦        із заступником голови колегіального органу або заступником керівника організації, в компетенції яких перебувають питання, що містяться в проекті документа.

Управлінський документ підписується або затверджується керівником організації або посадовою особою, що його заміщує, відповідно до її компетенції, встановленої правовими актами: статутом або положенням про організацію, структурний підрозділ, посадовою інструкцією, наказом про розподіл обов’язків і т.д. Два або більше підписи ставляться в разі, якщо за зміст документа відповідальні кілька посадових осіб[11, c. 56].

Документи грошового, матеріального і кредитного характеру, що є підставою для прийому і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання з іншими організаціями, підписують керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер). Спільні документи кількох організацій підписують керівники всіх організацій.

Документи, складені комісією, підписують всі члени комісії. Рішення (постанови) колегіальних органів підписуються головою і секретарем. Розпорядження, що видаються керівником колегіального органу за принципом єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядницьких документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, головному інженеру, керівникам структурних підрозділів.

Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку.

Протокол підписують головуючий на засіданні колегіального органу (ради, колегії, збори, наради) і секретар.

Доповіді, доповідні записки, довідки та ін. документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть бути підписані виконавцем, якщо вирішувані в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Існують також документи-додатки. Вони можуть бути трьох видів: затверджувані відповідним розпорядницьким документом або ті, що вводяться ними в дію (додатки до правових актів, що мають самостійне значення); які пояснюють або доповнюють зміст іншого документа; ті, що направляються з листом в інші організації.

Для спрощення документообігу в організації використовують стандартні й уніфіковані форми документів.

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій. Стандартизація документів — це форма юридичного закріплення проведеної уніфікації і рівня її обов’язковості. Встановлено такі категорії стандартів: державні стандарти (ДСТ), галузні стандарти (ГСТ), республіканські стандарти (РСТ). Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх опрацювання, досягненні інформаційної сумісності різних систем документації за однойменними і суміжними функціями управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки [19, c. 28-29].

До основних етапів уніфікації і стандартизації в організації відносять:

♦ встановлення переліку документів, які беруть участь у документообігу організації;

♦        стандартизація формулярів і текстів документів;

♦        трафаретизація формулярів документів.

Під трафаретизацією розуміють спосіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для групи документів, умовно поділялася на трафаретну, або постійну, і індивідуальну, або змінну. З цією метою створюються збірники трафаретних текстів, при цьому деякі з них мають по кілька стандартних варіантів. Аркуш з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини і частини, що змінюється — вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різний: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дають можливість заощадити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущено в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організації, їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандартах. Трафаретизація сприяє підвищенню продуктивності праці і поліпшенню культури діловодства[6, c. 37-39].

Для складання документів повинен використовуватися папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (146 х 210 мм).

Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

Зміст документів викладається стисло, грамотно, зрозуміло і об’єктивно, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження. Довільне скорочення найменувань установ і окремих слів не допускається.

Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм. Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію.

Як правило, тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа, а в другій частині — висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання.

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину, наприклад, наказ — розпорядчу частину без констатуючої, лист-прохання без пояснення [30, c. 35].

Відповідальність за зміст, правильну підготовку та оформлення документів покладається на керівника навчального закладу.

Документи повинні мати встановлені реквізити і сталий порядок їх розміщення:

• найменування загальноосвітнього навчального закладу;
• ідентифікаційний код;
• назва виду документа, заголовок тексту;
• адресу і дату підписання документа;
• посвідчення документа (підпис, затвердження, печатка).

Назва виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначається друкарським або машинописним способами.

До кожного виду документа обов’язково складається заголовок (короткий зміст). Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Формулювати заголовок тексту слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на питання «про що?», наприклад, «Про вивчення…», «Про розподіл педагогічного навантаження…» тощо.

Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

На документи, які створюються за допомогою ПК і табуляторів, поширюються всі основні вимоги щодо оформлення всіх документів: застосування бланка, підписання, датування тощо.

Додатковою вимогою до оформлення документів є обов’язкова розшифровка всіх понять, відображених цифрами, значками та іншим способом. Розшифровка вказується на зворотному боці або додається до документа.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволяється подавати без заголовка.

Всі документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання. Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Елементи дати записуються трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 січня 2000 року слід писати — 12.01.2000.

Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0. Наприклад, 5 січня 2000 року слід писати — 05.01.2000.

У документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат: 30 січня 2000 року.

Дата на документі проставляється особою, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дата затвердження документа зазначається у відповідній графі.

Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

До складу підпису входять: найменування посади, особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка підписала документ [35, c. 41-42].

Затвердження документа здійснюється двома способами: грифом «Затверджено», або виданням відповідного розпорядчого документа (наказу, розпорядження тощо). Обидва способи затвердження мають однакову силу.

Елементами грифа затвердження є: слово «Затверджено», найменування посади, особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті документа.

На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряється печаткою.

Печатка проставляється таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.

Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.

Реквізити документа відокремлюються один від одного 2 — 3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

Розшифровку підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка найменування посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.

Накази складаються на підставі ретельного і всебічного вивчення порушених у них питань.

Рішення, які оформляються наказами, повинні бути конкретними і реальними, відповідати діючому законодавству, забезпечуватися необхідними матеріально-технічними засобами і фінансуванням.

При оформленні наказів та інших розпорядчих документів необхідно керуватися такими правилами:

• тексти наказів та інших розпорядчих документів друкуються на бланках формату А4 через 1,5 міжрядкових інтервали;
• розпорядча частина наказів починається словом «наказую», яке відокремлюється від попереднього та послідуючого текстів 2 міжрядковими інтервалами, друкують великими буквами без прогалин від межі лівого поля (від нульового положення табулятора) незалежно від повноти попереднього рядка;
• пропозиції, що містяться в наказі, необхідно узгоджувати з раніше виданими документами з цього питання, щоб уникнути повторів або суперечностей;
• визначати конкретних виконавців та реальні терміни виконання наказів та інших розпорядчих документів.

Всі накази та інші розпорядчі документи, в тому числі протоколи засідання педагогічної ради нумеруються упродовж календарного року, а протоколи виборних органів — у межах їх повноважень [38, c. 56-57].

Акт — документ, складений декількома особами і підтверджуючий установлені факти і дії. Акти оформляються за результатом ревізій, при прийомі-передачі справ, прийомі навчального закладу до роботи у новому навчальному році, прийомі обладнання, меблів, підручників тощо.

Акт оформляється на стандартному аркуші паперу формату А4 і має такі реквізити: назва документу, місце затвердження, заголовок до тексту, підпис осіб (не менше трьох), які складали акт. У кінці тексту акта записуються дані про кількість екземплярів акта та їх місце знаходження.

Акт підписується всіма особами, які брали участь у його складанні. При наявності особливих думок у складачів акта або присутніх їх треба викладати нижче або на окремому аркуші.

Доповідна записка оформляється на стандартному папері формату А4 з вказівкою таких реквізитів: назва виду документа, адресат, дата, заголовок до тексту, текст, підпис. Дата чи період часу, до якого відносяться відомості, викладені у доповідній записці, входять у заголовок.

При складанні текстів документів використовуються формалізований або творчий підходи. Формалізований підхід є наслідком уніфікації, спрямованої на вироблення єдиної форми для конкретних видів документів. У результаті були закріплені такі уніфіковані форми з певною структурою тексту або уніфіковані форми з типовим текстом. Типові тексти можуть існувати окремо від документа або в надрукованому на формулярах (бланках документів) вигляді. Сьогодні мають місце два типи уніфікації текстів: типізація і трафаретизація. В першому випадку готуються збірники типових текстів для їх використання в конкретних видах документів. Трафаретизація текстів виходить із поділу інформації на постійну і змінну. Постійна інформація вноситься у бланк документа при його виготовленні, а змінна – у процесі складання конкретного документа. Часто ці два види уніфікації поєднуються, що значно підвищує оперативність підготовки документа і його якість, виключає можливість різного тлумачення окремих виразів.

Творчий підхід до складання текстів управлінських документів реалізовується через виклад тексту в описовій формі. Здебільшого це зв’язаний текст, неподільний у змістовому відношенні на постійну і змінну частини. Такий текст передбачає використання певних мовних зворотів і стандартних фраз, властивих для ділового стилю.

Склад реквізитів службових документів (бланків, наказів, довідок): Державний Герб України (порядок використання визначається законом), найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади, найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код, індекс підприємства зв’язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку, назва виду документа, дата, індекс, посилання на дату та індекс вхідного документа [41, c. 58-59].

Розділ 3. Удосконалення документаційного забезпечення

3.1.Удосконалення окремих форм документів

Система автоматизації документообігу (Система електронного документообігу) — організаційно-технічна система, яка забезпечує процес створення, управління доступом і розповсюдження електронних документів в комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів в організації.

Запровадження інформаційно-комунікаційних технологій в управлінську діяльність обумовлюється високим ступенем інформаційної складності завдань, які потребують вирішення і вимагає державної політики, спрямованої на формування умов виробництва, збереження, поширення і комплексного використання всіх видів інформаційних ресурсів.

У епоху загальної інформатизації суспільства і невід’ємних потреб в обробці і використанні найрізноманітнішої інформації, на перший план виступає завдання автоматизації підготовки документів і контроль за виконанням завдань. Автоматизація документообігу на сьогоднішній день, стала не просто засобом оптимізації внутрішніх процесів установи, а й насущною необхідністю в умовах неперервного прискорення ритму життя і суспільних процесів.

На підготовку звітної документації у ВНЗ України зараз витрачається дуже велика кількість людино/годин і матеріальних ресурсів. Лише впровадження систем електронного документообігу дозволить ліквідувати малоефективні витрати праці адміністративного і викладацького персоналу ВНЗ.

Необхідно створити розподілену інформаційну систему з елементами пошуку за визначеними критеріями по електронним версіям документів нормативно-правової та науково-методичної інформації, що регламентує діяльність системи освіти, з забезпеченням доступу через мережу Інтернет та інформаційно-комунікаційну технологію збору та опрацювання цієї інформації.

Розподілена інформаційна система характеризується багаторівневою архітектурою «клієнт-сервер».

—         Перший рівень: сервер баз даних, на якому знаходяться база даних, система керування базою даних.

—         Другий рівень: веб-сервер.

—         Третій рівень: програмний сервер.

—         Четвертий рівень: робочі станції, на яких знаходяться клієнтські програми, у нашому випадку це веб-браузери.

Використання веб-технологій дозволить суттєво спростити розгортання системи та її підтримку, а також призведе до зменшення накладних витрат на експлуатацію, витрат на матеріали та інше.

Інформаційна система повинна складається з таких підсистем:

—         підсистема формування та дистанційного відправлення Вищими навчальними закладами України звітної документації;

—         підсистема підтримки інформаційної бази даних з нормативно-правовими та науково-методичними документами;

—         підсистема   забезпечення   надійності   та   безпеки   даних   (автентифікація, розмежування доступу, протоколювання дій користувачів);

—         підсистема пошуку та отримання інформації у вигляді електронних та друкованих документів.

Розглянемо функціонування запропонованих підсистем.

Підсистема формування та дистанційного відправлення Вищими навчальними закладами України звітної документації.

Підсистема звітності має працювати за такою схемою.

1. a) Методист факультету дистанційно заходить у систему та заповнює звіти за які відповідає. Цей процес може відбуватися в декілька ітерацій, тобто заповнення одразу всіх документів не є необхідністю.
2. b) Уведені дані надсилаються на сервер, де потрапляють до електронної бази даних.
3. c) Декан факультету дистанційно заходить у систему та підписує відповідні документи своїм електронним цифровим підписом. Цей процес може відбуватися в декілька ітерацій, тобто підписування одразу всіх наявних документів не є необхідністю.

с) Як тільки всі необхідні документи факультету будуть затверджені деканом, формуються попередні варіанти підсумкових звітів і заносяться в електронну базу даних.

е) Методист університету дистанційно заходить у систему та переглядає (та у разі потреби — коректує) попередні варіанти підсумкових звітів, після чого вони зберігаються в електронній базі даних.

г) Ректор університету дистанційно заходить у систему та підписує відповідні документи своїм електронним цифровим підписом. Цей процес може відбуватися в декілька ітерацій, тобто підписування одразу всіх наявних документів не є необхідністю.

д) По мірі надходження підписів від ректора, підписані заключні електронні документів зберігаються в електронній базі даних, конвертуються у відповідний формат, та передаються для подальшого використання у МОН.

Підсистема підтримки інформаційної бази даних з нормативно-правовими та науково-методичними документами.

Підсистема являє собою базу даних з документами та засоби доступу до них. Структура дерева документів:

• Нормативно-правові документи

—         Закони

—         Накази

—         Розпорядження

—         Листи

—         тощо

• Науково-методичні документи

—         Методичні розробки

—         Методичні посібники Категорії документів

—         Чинні (актуальні);

—         Застарілі (не актуальні). Доступ до застарілих документів — через окремий розділ: «Архів».

Підсистема забезпечення надійності та безпеки даних (автентифікація, розмежування доступу, протоколювання дій користувачів).

Способи автентифікації користувача й настроювання прав доступу базується на нормативних документах [5,6]. Розглянемо функціонування цієї підсистеми:

—         підтвердження даних на основі введення електронного цифрового підпису,

—         приналежність до груп користувачів.

Підсистема повинна мати можливість використання сертифікованих засобів криптографічного захисту й електронний цифровий підпис. Крім автентифікації користувачів й їхніх ролей, необхідно функціонально розділяти автоматизовані робочі місця:

• адміністратора, у якому виконуються настроювання й модернізація структури даних, екранних і друкованих форм документів, потоків робіт і прав доступу до документів, настроювання документообігу на структуру організації й номенклатуру справ;
• користувача, у якому виконується безпосередньо робота із завданнями. Використання спеціальних заходів щодо забезпечення безпеки.

Розглянемо функціонування підсистеми.

• Автентифікація користувачів здійснюється на основі псевдоніму (унікального імені користувача системи) та паролю.
• Реєстрація здійснюється самостійно користувачами системи;
• Підтвердження даних (офіційний підпис документу) — на основі уведення електронного цифрового підпису.
• Обліковий запис користувача складається з наступних елементів.

o   Псевдонім, пароль.

o   Група

—         Відділ навчального закладу (факультет, інститут).

—         Навчальний заклад (університет, академія, інститут).

—         Міністерство освіти і науки. o   Ім’я, прізвище.

o   Посада (наприклад: методист, декан і т. п.). o   Назва закладу, назва відділу.

o   Протокол дій користувача.

• Доступ до будь-яких частин інформаційної системи надається лише авторизованим користувачам.
• Доступ до підсистеми адміністрування можливий лише з локальної мережі МОН. Для роботи із системою виділяються таки групи користувачів:
• Відділ навчального закладу (факультет, інститут).
• Навчальний заклад (університет, академія, інститут).
• Міністерство освіти і науки.
• Адміністратор. Адміністратор системи
• Керує базою даних з обліковими записами користувачів. Може: o створювати, редагувати, видаляти облікові записи користувачів; o   блокувати облікові записи.
• Керує базою даних з нормативно-правовими та науково-методичними документами. Може:
• додавати, вилучати документи;
• архівувати неактуальні документи.
• Керує станом звітності (активний, неактивний). При активному стані звітності користувачі мають доступ до бланків звітів, котрі потрібно заповнювати; у неактивному стані такого доступу не мають.

Інші групи користувачів описуються у розділі «Підсистеми» неявно, тому повторення описів у даному розділі є надлишковим.

Для забезпечення можливості використання розробленого програмного забезпечення під управлінням різних серверних операційних систем, у тому числі — операційних систем з відкритим вихідним кодом» (примітка: підтримка ОС Windows, Linux, FreeBSD) пропонуються такі засоби розробки:

• Django — крос-платформовий високорівневий Python-фреймворк з відкритим кодом.
• Apache HTTP Server — крос-платформовий веб-сервер з відкритим кодом.
• PostgreSQL — крос-платформова система керування базами даних з відкритим кодом.

Таким чином має бути забезпечена можливість використання розробленого програмного забезпечення під управлінням різних серверних операційних систем, у тому числі операційних систем з відкритим вихідним кодом.

Організаційно-методичну допомогу у вдосконаленні системи документаційного забезпечення державного управління і діловодства подають установи Державної архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від керівників організацій та установ усунення виявлених під час перевірок недоліків, забезпечуючи таким чином нормативно-методичну базу діловодства.

Значення документа та діловодства для суспільства полягає передусім у тому, що з їх допомогою відображаються взаємовідносини, які виникають у процесі фіксування відносин службового та приватного характеру, між юридичними або фізичними особами, в повсякденному житті.

Особливо велике значення має діловодство в здійсненні дієвого контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію – це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена організація діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням прийнятих рішень. Це одночасно дає змогу виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому,  надає роботі управлінської структури конкретності й оперативності, дозволяє відтворити єдину державну систему діловодства – науково впорядкований комплекс основних положень, норм, правил і рекомендацій, які регламентують процеси діловодства.

У зв’язку з цим, документи перетворюються на незамінні довідники, а з плином часу набувають науково-історичної цінності та стають джерелом знань. Наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення документів у різних галузях людської діяльності і розробляє принципи побудови систем документування й діловодства — називається документознавством.

Службовий документ, який містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій, це довідка. Довідки бувають внутрішні та зовнішні.

Внутрішні довідки, як правило, містять узагальнені результати виконання яких-небудь робіт, проведення досліджень або перевірок, впровадження новітньої техніки та технологій тощо. їх складають у відповідь на запит керівництва і подають у визначений термін.

Внутрішню довідку готує один працівник або комісія, до складу якої входить певна кількість працівників підприємства, установи, організації {далі — організації). Текст такої довідки має висвітлювати одне питання службового характеру. Стислий виклад тексту подають у заголовку. Якщо є необхідність подати інформацію з декількох, не пов’язаних між собою питань, то складають відповідну кількість довідок з кожного питання.

3.2.Використання стандартного програмного забезпечення в роботі з документами

При удосконалюванні документообігу в умовах комп’ютерних технологій основне значення приділяється місцю й ролі техніки в загальній схемі руху документів. Побудова комп’ютерної мережі припускає зміну потоків документів традиційної системи управління й усе більшу їхню реалізацію за допомогою комп’ютерних засобів. Велике значення, при цьому, має прийнятий у системі управління порядок додання юридичної сили «машинним» документам, тобто документам, створюваним засобами електронно-обчислювальної техніки й особливо на машинних носіях.

Головна задача полягає в тому, щоб уникнути паралельної участі в документообігу традиційної й «машинної» документації, що містить дубльовану інформацію. Тому для використання працівниками апарата управління рекомендується направляти тільки перероблену й синтезовану документовану інформацію, а вихідну передавати на зберігання в архів безпосередньо після перенесення даних на комп’ютерний носій.

Досвід показує, що використання корпоративних обчислювальних мереж істотно впливає на підвищення ефективності управління ВНЗ. Правильно зроблене капіталовкладення в комп’ютерну мережу допоможе ВНЗ заробляти гроші за рахунок наступних факторів:

—         зниження адміністративних накладних витрат;

—         підвищити продуктивність праці адміністративних витрат;

—         раціонального ведення справ;

—         зниження витрат на апаратні засоби;

—         підвищення якості освітнього процесу з мінімальними витратами.

При цьому необхідно створення таких умов експлуатації сформованої мережі, які дозволяють уникнути наступних недоліків:

—         відсутність ефективного або недотримання затвердженого ефективного плану розвитку комп’ютерної мережі;

—         неефективне адміністрування мережі, що відбувається за принципом «усе закрити» навіть усередині відділів і підрозділів.

—         недозавантаження потенційних можливостей локальної обчислювальної мережі;

—         слабка підготовка співробітників до роботи в мережі й з мережними додатками;

—         одержання децентралізованого адміністрування мережі. Об’єднання   персональних   комп’ютерів   у   мережу   також супроводжується значним зниженням адміністративних витрат. Якщо, наприклад, адміністратор вирішує перейти на нову версію прикладної програми, йому досить внести зміни тільки в її спільно використовувану копію, а не проводити її установку на кожному робочому місці. Простота управління мережею підвищує продуктивність праці працівників, відповідальних за її експлуатацію.

Грамотна постановка завдань менеджменту є найважливішим чинником, що впливає, як і на успіх діяльності ВНЗ в цілому, так і на успіх проекту автоматизації. Наприклад, зовсім даремно займатися впровадженням автоматизованої системи електронного документообігу, якщо сам документообіг не поставлений у ВНЗ належним чином, як певний послідовний процес.

В даний час на платформі Microsoft існує цілий ряд систем автоматизації діловодства і документообігу, що відповідають сучасним вимогам.

Ця система автоматизації діловодства і документообігу (далі САДД) цілком відповідає існуючій діловодній практиці. Вона забезпечує ведення величезної кількості електронних картотек, що, однак, є при цьому підмножинами єдиної картотеки органу влади. При цьому резолюції і пов’язані з ними документи автоматично переміщаються між картотеками відповідно до прийнятої технології проходження документів.

Таким чином, у будь-який момент часу є наявною повна інформація про стан, історію руху і виконання документів в органі влади. Даний комплекс програмного забезпечення (ПЗ) дозволяє також вирішити проблему координації роботи з документами в територіально-розподілених підрозділах або представництвах органу влади. Забезпечується обмін документами і резолюціями з використанням сучасних систем зв’язку між підрозділами.

Основні фактори ефективності автоматизації документообігу з використанням пропонованого програмного рішення:

Заощадження організаційно-технічних витрат, пов’язаних з розмноженням і переміщенням документів, реєстрацією роботи з ними.

Упорядкування технології роботи з документами. Впровадження єдиної комп’ютерної технології дозволяє підприємству перейти на єдину систему діловодства і документообігу.

Прискорення проходження документів на підприємстві за рахунок ефективної електронної технології розсилання документів і резолюцій.

Повний контроль за документами і роботою персоналу з ними. Засоби системи дозволяють здійснювати як оперативний контроль за діяльністю підприємства, так і аналітичну обробку накопичуваних даних про документи і роботу з ними персоналу.

Основа пропонованого рішення — система автоматизації діловодства і документообігу — є сучасним масштабованим рішенням.

Одиницею збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка (далі РК) документа — електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Вона містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає РК документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною СУБД.

Функціональні можливості САДД підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів.

Від зайвого документообігу та узгоджень рятує делегування повноважень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не потрібна. Керівник підрозділу може наділити підлеглих певними повноваженнями і не брати на себе вирішення усіх питань.

Іноді робота декількох відділів перетинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один – переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводиться первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які обговорюються спільно.

Можна також порекомендувати періодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані документи. Якщо очевидно, що без одного з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з «ланцюжка» документообігу.

Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створення документів, зайві «ланки» з ланцюжка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто врахувати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід прямо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.

Організування роботи зі службовими документами в ВНЗ– це створення умов, які забезпечують зберігання необхідної документної інформації, її швидкий пошук, оперативність переміщення й виконання, а також забезпечення умов для всіх видів робіт з документами з моменту складання чи отримання до знищення або ж передавання в архів – становить єдиний технологічний цикл і є важливим організаційним чинником управлінської діяльності.

Обсяги технічної роботи з документами іноді заміняють основний зміст діяльності організації. За даними дослідження, що проводилося Siemens Business Services у низці компаній 30% робочого часу витрачається працівниками на пошуки та погодження документів; 6% документів губляться; кожний внутрішній документ копіюється до 20 разів; на 20—25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; вартість архівного збереження електронних документів на 80% нижче в порівнянні з їхніми паперовими копіями [16].

Перевага електронного документообігу над традиційним є безперечною, адже, основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів організації в реальному масштабі часу. Окрім цього реальними позитивними ознаками електронного документообігу є: можливість вміщення в документ, крім тексту, мультимедійних даних; можливість використання заздалегідь заготовлених форм; висока швидкість передачі інформації за великою кількістю адрес; економія паперу; висока компактність архіву; висока швидкість пошуку і одержання інформації; можливість захисту документів від несанкціонованого доступу та розмежування прав доступу співробітників до інформації.

Отже, електронний документообіг — це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. І цілком очевидно, що система подібного масштабу не може бути впроваджена «з нуля», оскільки впровадження може викликати довгостроковий параліч у діяльності організації. Причому збої в роботі виникнуть не тільки у внутрішньому середовищі організації, яка автоматизується, але і як наслідок — у підпорядкованій їй організацій. Таким чином, перед розгортанням системи електронного документообігу і діловодства необхідно виважено оцінити готовність всіх суб’єктів прийняття рішень (організацій) до якісно нових технологій.

У літературі сучасні інформаційні технології (СІТ) розглядаються як сукупність упроваджених у системи організаційного управління принципово нових засобів і методів опрацювання даних, які є цілісними технологічними системами і забезпечують цілеспрямоване створення, передавання, зберігання та відображення інформаційного продукту (даних, ідей, інформації) з найменшими витратами та згідно із закономірностями того соціального середовища, де розвиваються СІТ [20, c. 43-44].

Неодноразово робилися спроби виявити основні напрями використання електронно-обчислювальної техніки для вирішення управлінських завдань у сфері освіти, у ході чого визначені такі рівні комп’ютеризації управлінської діяльності в освіті:

• управління державною системою освіти;
• управління освітніми установами, об’єднаними за територіальним принципом;
• управління групою споріднених навчальних закладів;
• управління одним навчальним закладом;
• управління навчанням і розвитком одного учня.

Найрозробленіші в теоретичному і практичному сенсі проблеми комп’ютеризації управління на третьому рівні — управління роботою груп споріднених освітніх установ. Наявні з цього питання розроблення належать до управління поточним і перспективним плануванням контингентів навчальних закладів, раціональним розміщенням навчальних закладів різних типів, прогнозуванням випуску учнів та ін.

Складнішими є завдання управління на четвертому і п’ятому рівнях — проблема автоматизації управлінської діяльності та її інформаційного забезпечення, яка пов’язана з вирішенням організаційних завдань і має прогностичну спрямованість.

У зв’язку з процесами дезінтеграції, які активно відбуваються в нашій країні з початку 90-х років ХХ століття, не вирішені не тільки завдання комп’ютеризації управління освітою на першому і другому рівнях, а й саме управління на цих рівнях було значною мірою зруйновано. Це можна пояснити тим, що створення та адміністрування локальних мереж у сучасних освітні х установах є складним завданням, яке вимагає висококваліфікованих працівників і залучення коштів. Змістовне створення локальних освітніх мереж передбачає досягнення таких цілей:

• забезпечення функціонування локальної мережі освітньої установи і встановлення його зв’язків із зовнішнім інформаційним середовищем;
• забезпечення необхідними для навчального процесу інформаційними ресурсами й інструментальними засобами;
• забезпечення телекомунікаційними послугами для отримання навчальної інформації та її перероблення, зокрема такими:
• установлення міжнародних зв’язків, зв’язки з електронними накопичувачами і СУБД бібліотек як самої освітньої установи, так і зовнішніх освітніх джерел, а також іншими центрами науково-технічної інформації в освітньому просторі (ЦНТІ інших освітніх установ), зв’язки з постачальниками НІТ (у разі необхідності — нових знань: науковими установами і виробничими структурами);
• технологічне опанування нових педагогічних програмних засобів, особливо тих, які передбачають інтенсивне використання телекомунікаційних послуг локальної навчальної мережі освітньої установи;
• адаптацію складних інформаційних систем в освітніх і навчальних цілях (передбачає вирішення завдань, пов’язаних із забезпеченням технологічної єдності й організаційної, функціональної, технічної, програмної та інформаційно-лінгвістичної сумісності) та інтенсивне розроблення нових інформаційних освітніх систем.

Крім того, з використанням комп’ютерних систем природним чином проводиться декомпозиція технічних завдань реалізації інформаційного моніторингу: збирання інформації, її подання і передача, зберігання, первинний автоматизований аналіз інформації [45, c. 170-171].

Використовуючи програмні продукти MS Office, наприклад, Microsoft Business Scorecard Manager, на етапі створення робочого проект у інформаційного моніторингу, можна автоматизувати такі види робіт:

• маршрутизацію документів серед учасників інформаційного моніторингу залежно від розробленого регламенту;
• управління версіями документів;
• узгодженість документів щодо завдань календарних планів, проектів;
• повідомлення учасників інформаційного моніторингу електронною поштою про зміни;
• створення системи ключових показників реалізації проектів та відображення її на веб-порталі системи;
• уведення фактичних даних з ключових показників реалізації інформаційного моніторингу;
• отримання аналітики з ключових показників інформаційного моніторингу (план-факт, тренди та ін.).

Остаточний варіант завдання краще зафіксувати у формі документа — «Робочого проекту інформаційного моніторингу».

На цьому закінчується підготовча робота з розроблення стратегії проведення інформаційного моніторингу.

Збирання інформації можна реалізувати на базі технології Microsoft Share Point у формі динамічного веб-сайту або у формі настільного додатка, який установлюється на робочі місця у віддалених підрозділах, а для аналітичної звітності, генерації звітів у типових формах та для створення звітів у вільній формі «на льоту» можна використовувати спеціальний модуль програми MS Project, який може бути реалізованим у таких інструментах: Microsoft SQL Server Reporting Services — генерація типових звітів, Microsoft SQL Server Analysis Services — створення будь-яких звітів, Microsoft Share Point Server — представлення користувачам звітів через Інтернет та розподіл прав доступу до звітності.

Для опрацювання інформації рекомендується використовувати програми «VORTEX», SPSS для Windows, Statistica [49, c. 104-105].

Організація інформаційного моніторингу також надає можливість реалізувати експертні системи (ЕС), вироблення багатьох управлінських рішень та вибору з них оптимального рішення. За останні десятиріччя в рамках дослідження зі штучного інтелекту сформувався самостійний напрям — експертні системи. Нині проводяться розроблення ЕС для прийняття рішень у кризових і катастрофічних ситуаціях, планування і розподілу ресурсів, системи організаційного управління. Широкого застосування набули комп’ютерні ЕС для роботи з персоналом як засоби кадрової політики.

Практика засвідчує, що існують три найзначних сфери застосування ЕС:

• діагностика працівників і пов’язані з нею стандартні кадрові процедури (прийом на роботу, атестація, скорочення штатів та ін.) з максимальною точністю;
• побудова багатовимірних багатофакторних моделей у процесі розрахунків (структура підприємства, визначення основних тенденцій його розвитку й інші), тобто аналіз групових потоків і діагностика організації;
• навчання персоналу.

Комп’ютерну підтримку прийняття рішень із слабоструктурованих і неструктурованих проблем організаційного управління на різних фазах інформаційного моніторингу забезпечують системи підтримки прийняття рішень (СППР). Серед них є спеціалізовані СППР — виконавчі інформаційні системи, які допомагають виконавцям аналізувати важливу інформацію та використовувати відповідні інструментальні засоби з метою спрямування їх на вироблення стратегічних рішень в організації. Зокрема, вони допомагають керівникам розробляти точніше та актуальніше цілісне відтворення операцій свого підприємства, а також конкурентів, постачаль-ників і споживачів (замовників).

Розвиток механізму електронного розміщення інформації Word Wide Web сприяв виникненню появи комп’ютерної технології — публікації баз даних у www.

Типова система розміщення баз даних у www містить браузер з його користувацьким інтерфейсом, сервер з базою даних у ролі сховища інформації і веб-сервер, який з’єднує перші два компоненти.

Бази даних використовуються для зберігання полів або таблиць алфавітно-цифрової інформації, текстових файлів, відсканованих зображень сторінок, креслень САПР тощо [53, c. 193].

У перспективі результати інформаційного моніторингу можуть інтегрувати в єдину систему освітнього електронного документообігу спочатку на рівні навчального закладу, а потім на рівні міста, області, країни.

Вирішальне значення для працівників служб діловодства має культура застосування нових інформаційних технологій в діловодстві, інших елементів інформаційної культури, тобто, крім знання комп’ютерного діловодства, необхідні також знання і уміння створення документів з електронним носієм, організації їх обігу, засобів електронного зв’язку, використання ресурсів корпоративних та світової електронних мереж, необхідна певна культура здійснення інформаційного пошуку, використання документної інформації під час виконання запитів керівництва установи у разі підготовки інформаційно-аналітичних документів, культури користування сучасними засобами оргтехніки.

Організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обов’язків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розв’язання  проблем функціонування,  в тому числі  визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету  нормативно-правових,  розпорядчих  і  організаційних  документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; з’ясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і штатній чисельності, обсягах виконуваних робіт,  структурі документообігу,  інформаційних технологіях, а також у принципах побудови діяльності апарату управління. Зауважено, що, перебудовуючи роботу служби діловодства, необхідно визначити основні цілі і завдання щодо впровадження цілісної системи документаційного забезпечення управління, забезпечити її розвиток на основі інтеграції функцій працівників, удосконалення системи їх підготовки і підвищення кваліфікації[13, c 116-117].

До основних напрямів удосконалення культури управління діловодством відносяться: забезпечення ефективності управління через створення цілісної системи виконання діловодних операцій; впровадження інформаційної культури як системи знань та навичок щодо керівництва документно-інформаційними потоками й новітні застосування програмних продуктів; дотримання мовленнєвої, праксеологічної та рефлексивної культури як міри такту і відповідальності, показника визначення і розвитку акмеологічних засад особистості; визначення сфер і рівнів управління відповідно до існуючих морально-етичних норм та законів. Іншими словами, наскільки вчинки керівника і його поведінка не ображають інших, сприймаються схвально чи негативно; дотримання певних меж, в яких може діяти керівник служби діловодства у конкретній ситуації, і що він не повинен робити.

На основі аналізу сучасного стану інформаційно-документаційного забезпечення управління освітою можна дійти таких висновків. Проведені дослідження сучасного стану інформаційних технологій у закладах управління освітою України надали нам можливість запропонувати розгляд функції щодо прийняття рішень, інформаційного забезпечення та інформаційного моніторингу як єдиної системи, що має глобальну мету: серед множини управлінських рішень вибрати найоптимальніше [5, c. 19].

На основі поділу процесу управління на дві підсистеми: керуючу та керовану, доцільно запропонувати алгоритм функціонування керуючої підсистеми, який екстремує показники мети управління за обмежень на поточний стан об’єкта управління, відхилення об’єкта управління від заданого стану під впливом зовнішніх незадоволень відповідно в поточний та кінцевий моменти управління.

Висновки

Отже, в результаті стандартизованого ДЗУ в деканаті заочного відділення АМУ витісняється значна частина документів, яка містить тільки частину потрібної інформації, а значить — може породжувати „опортунізм» з боку членів підрозділів Академії і „ухилення» від виконання обов’язків та намагання делегування своїх повноважень у навчальній установі, що негативно впливало б на загальний процес управління і організацію навчального процесу.

Для повного позбавлення негативних явищ у ВНЗ, породжених недосконалістю документообігу, необхідно:

—         у ВНЗ впроваджувати раціональну систему організації ДЗУ, яка сприятиме забезпеченню надання високоякісних освітніх послуг;

—         кожний документ на рівні підрозділів установи в цілому має відображати чіткі завдання, розподіл обов’язків і конкретне делегування повноважень на певний рівень, які виходять із діючої нормативної бази (закону „Про освіту»);

—         слід враховувати, що тільки правильно, юридично грамотно складений документ може служити гарантом вирішення усіх питань і це є передумова успішної діяльності установи;

—         як основну організаційну зміну доцільно нормативно закріпити обов’язок підпорядкування одному керівнику сьогоденних служб діловиробництва та інформаційних технологій для забезпечення єдності рішень, їхньої нормативної підкріпленості та ефективності;

—         можна говорити про її вплив на підвищення культури діловодства в установі, що полегшує контроль за всім процесом його діяльності, підвищує ефективність управління, що є відмінною рисою даної установи, порівняно з іншими, які існують в Академії, а це в свою чергу сприяє зростанню штатного коефіцієнту установи.

Отже, проблема уніфікації навчальної документації у ВНЗ є актуальною і потребує вирішення. Водночас слід враховувати такі вимоги:

1) система навчальної документації мас бути максимально повною і Детальною, що дасть можливість комплексно відображати інформацію навчального процесу ВНЗ;

2) побудову єдиної моделі документів для груп однорідних завдань із використанням формул яра-зразка;

3) передбачити можливість обробки Інформації технічними засобами з метою скорочення обсягу непродуктивної ручної праці;

4) крім уніфікації зовнішньої форми документації, яка відображає навчальний процес, слід пам’ятати і про уніфікацію її змістовної частини, взаємоузгодження форм документів і технології їхнього виготовлення між різними ланками ВНЗ.

Під час розробки раціонального документообігу складають схеми руху основних груп і видів документів. Це дає змогу визначити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання їх і на цій основі — доцільний порядок роботи з документами.

Основні напрямки удосконалення діловодства і документообігу в ЗНЗ: стандартизація (встановлення єдиних норм і вимог до документів, незалежно від форми власності і розмірів підприємств, їх галузевого підпорядкування), уніфікація тексту документів, використання сучасних технічних засобів створення, копіювання, обробки і зберігання документів, комп’ютерної техніки.

Проведений аналіз вживаних форм у системі навчальної документації ВНЗ засвідчив наявність розходжень не лише в оформленні документів, а й у викладі змістовної частини при документуванні типових питань. Такі розходження спостерігаються навіть у межах одного ВНЗ, то призводить до збільшення часових витрат як при сприйнятті змісту в них інформації, так і для отримання відповідних відомостей. Більше того, це є основною причиною неможливості втілення в навчальному закладі сучасних технологій документного забезпечення управління. А як підкреслюють дослідники — це один з ефективних шляхів підвищення якості управління. Тому питання упорядкування термінології (мовних кліше) в документах є одним із важливих факторів підвищення ефективності автоматизації документування, якісного опрацювання документів у всіх ланках ВНЗ і прискорення пошуку необхідних даних в інформаційній системі установи.

Список використаних джерел

1. Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг»: Офіц. текст прийнятий Верховною Радою України 6 жовтня 1998 р. зі зм. та доп. станом на 1 вересня 2003 р. — К.: Видавничий дім «Ін Юре», 2003. — 10 с.
2. Закон України «Про інформацію» // Відомості Верховної Ради (ВВР). — 1992. — № 48. — 650с.
3. Гречко А. В. Основи електронного документообігу: Навч. посібник / Київський національний торговельно-економічний ун-т. -К., 2006. — 156 с.
4. Державна уніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99. — К.: Держстандарт України, 2000. — 8 с.
5. Бевз С.В. Формування індивідуальних планів магістрантів засобами автоматизованої системи документообігу/ С.В. Юхимчук, С.В.Бевз, С.М.Бурбело, Н.Ф.Кузьміна, С.В.Хрущак. – Вінниця: УНІВЕРСУМ-Вінниця, 2008. – 87-88 c. –(Збірник тез доповідей IV МНТК Оптоелектронні інформаційні технології «Photonics-ODS-2008»).
6. Бездрабко В. Документознавство в Україні: інституціоналізація та сучасний розвиток: [монографія] / Валентина Бездрабко, 2009. — 716 с.
7. Беспянська Г. Діловодство: Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська, 2007. — 468 с.
8. Беспянська Г. Справочинство : Навч. посібн. для дистанційного навчання / Галина Беспянська ; за наук. ред. : В. В. Бездрабко, 2006. — 488 с.
9. Білова Т. Г. Інформаційна технологія управління процесами документообігу / Т. Г.Білова // Новітні інформаційні технології в освіті : матеріали міжвузівської наук. конф. — Харків: ХДАК, 2008. — С. 52-55.
10. Блощинська В. Сучасне діловодство : Навчальний посібник / Віолетта Блощинська,, 2005. — 319 с.
11. Гордієнко К. Д. Діловодство в роботі секретаря: Практичний посібник / К. Д. Гордієнко, 2006. — 277 с.
12. Гордієнко К. Діловодство в роботі секретаря : практичний посібник / К. Д. Гордієнко, 2009. — 302 с.
13. Данюк В. Кадрове діловодство: Навчальний посібник / Василь Макарович Данюк, Людмила Петрівна Кулаковська,, 2006. — 239 с.
14. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти / Анатолій Діденко,, 2001. — 383 с.
15. Діловодство у державних установах: збірник інструкцій / укл. : Є. К. Пашутинський, 2009. — 593 с.
16. Ермалаева А. К вопросу об унификации учебнрой документации /А. Ермолаева, М. Лаивденов, И. Мержова. Деловодство.-2006.-№3.-С.11-19
17. Загорецька О. Документування управлінської інформації. Загальні вимоги до створення службових документів // Секретарь-референт. — 2010. — № 2. — С. 20-32
18. Загорецька О. Оформлення службових документів. Строки зберігання документів // Секретарь-референт. — 2006. — № 10. — С. 32-33
19. Загорецька О. Підготовка та оформлення організаційних документів // Секретарь-референт. — 2004. — № 1. — С. 9-15
20. Загорецька О. Розроблення та оформлення бланків службових документів підприємств, установ і організацій // Секретарь-референт. — 2004. — № 5. — С. 9-14
21. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 4. — С. 37-40
22. Загорецька О. Складання і оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 5. — С. 34-40
23. Загорецька О. Складання та оформлення службових документів // Справочник кадровика. — 2004. — № 2. — С. 44-48
24. Звід документів кадрового діловодства : Практичний посібник / Укл. Є. К. Пашутинський, 2006. — 909 с.
25. Зубенко Л. Ділові папери в менеджменті: Навч. посіб. / Людмила Зубенко, Віктор Нємцов, Маргарита Чупріна,, 2003. — 269 с.
26. Іванова Т. В. Діловодство в органах державного управління та місцевого самоврядування: Навчальний посібник / Т. В. Іванова, Л. П. Піддубна, 2007. — 359 с.
27. Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Марія Комова,, 2006-2009. — 217 с.
28. Корж А. Документознавство. Зразки документів праводілової сфери: навч. посіб. / Антоніна Корж, 2008. — 370 с.
29. Мокін В. Б. Система автоматизованого ведення документообігу рад вищих навчальних закладів/ В. Б Мокін., С.В.Бевз, С.М. Бурбело та ін./ Наукові праці ВНТУ. – 2008. – № 3.
30. Олійченко І. М. Розробка методів інформаційного моделювання процесів управління в організації з використанням комп’ютерних технологій / І. М. Олійченко, М. Ю. Дітковська // Продуктивні сили і регіональна економіка: у 2 ч. -К.: РВПС України НАН України, 2006. — Ч.1. — С. 69-75.
31. Організація діловодства в органах державної податкової служби України: Навч. посібник / Володимир Коваленко,Олександр Савченко, Наталія Зикун, Оксана Цимбалюк,, 2001. — 104 с.
32. Палеха Ю. Загальне документознавство: Навчальний посібник / Юрій Палеха, Наталія Леміш, 2008. — 394 с.
33. Палеха Ю. Кадрове діловодство: (зі зразками сучасних ділових паперів): посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 474 с.
34. Палеха Ю. Організація загального діловодства: (зі зразками сучасних ділових паперів): навч. посібник для вищих навч. закладів / Юрій Палеха, 2009. — 457 с.
35. Палеха Ю. Організація сучасного діловодства: навчальний посібник для студентів вищих навчальних закладів / Юрій Палеха, 2007. — 189 с.
36. Палеха Ю. Управлінське документування : Навчальний посібник: У 2 ч. Ч. 1 : Ведення загальної документації : (зі зразками сучасних ділових паперів), 2003. — 327 с.
37. Палеха Ю. Управлінське документування: Навч. посіб.: У 2 ч. — Ч. 2. Організація кадрового діловодства. — 3-тє вид., допов. — К.: Вид-во Європ. ун-ту, 2003.
38. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби / Євген Пашутинський, Ред. О. А. Кривенко, 2004. — 268 с.
39. Пашутинський Є. Діловодство кадрової служби: практичний посібник / Євген Пашутинський, 2009. — 330 с.
40. Пашутинський Є. К. Діловодство кадрової служби. — К.: Вид-воКНТ, 2004.
41. Поберезська Г. Лінгвістичні основи документознавства та інформаційної діяльності [] : навчальний посібник / Ганна Поберезська, Ірина Волинець, 2008. — 351 с.
42. Погиба Л. Г., Грибінченко Т. О., Баган М. П. Складання ділових паперів: Практикум. — К.: Либідь, 2002.
43. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути / Лариса Погребна, 2008. — 416 с.
44. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-ге вид., випр. — Х.: Фактор, 2007.
45. Рожелюк В.М. Основи документування на підприємствах. – Економіка АПК. – 2005. — №9. – С. 87.
46. Рожнов В. С. Загальне і кадрове діловодство. — К.: ТТК “Персонал”, 1996.
47. Скібіцька Л. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів / Ліана Скібіцька, 2009. — 219 с.
48. Слободянюк Н. Ю. Діловодство та управлінська документація: Навч. посіб. — Вінниця: Вид-во ВНТУ, 2004.
49. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанційного навчання / І. М. Ломачинаська , С. А. Лоскутова; За наук. ред. Т. Г. Горбаченко: У 2 ч. — К.: Ун-т “Україна”, 2006. — Ч. 2.
50. Стрельников А. Особенности оформления служебных документов // Секретарь-референт. — 2008. — № 2. — С. 12-18
51. Сучасне діловодство : зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини / ред. : В. М. Бріцина, 2007. — 687 с.
52. Універсальний довідник з ділових паперів та ділової етики. — К.: Довіра, 2003.
53. Фионова Л. О. Современные технологи ДОУ – путь к повышению эффективности управления /Деловодство.-2006.-№1.-С.16-19.
54. Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник / Микола Хоменко, Олена Грабарь,, 2003. — 103 с.
55. Хоменко М. Ф., Грабар О. Д. Посібник з діловодства. — К.: Ґенеза, 2003.
56. Шевчук СВ. Українське ділове мовлення. — К.: Вища школа, 1998.

 

Додатки

Додаток 1. Анкета випускника вищого навчального закладу

 

Міністерство освіти України

Методично-видавничий центр

 

 

 

АНКЕТА  випускника вищого навчального закладу

___________________________________________________________________________

повна назва навчального закладу

_____________________________________________________________

факультет

 

_{_}__________________________________________________________________________

 

ПАСПОРТНІ  ДАНІ  (українською мовою)_{_}

_{_}

1.Серія *__________

 

2.Номер*__________{_________­}             4. ______________________________________

 

5.Ім’я___________________________________________

 

3.Стать: -чол.  -жін.                     6.По батькові____________________________________

 

 

7.Дата народження:  число______ місяць______рік_________

 

— якщо відсутні дані паспорта, вказати дані свідоцтва про народження

___________________________________________________________________________

 

___________________________________________________________________________

 

ДАНІ ПРО ОСВІТУ

 

8.Освітньо-кваліфікаційний рівень, який здобувається:

 

 

c  — молодший спеціаліст                        c  — спеціаліст

 

c  — бакалавр                                             c  — магістр

 

 

9.Спеціальність:________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

10.Кваліфікація:________________________________________________________________________________________________________________________________________

 

 

Підпис випускника________________________________

 

Анкета заповнюється розбірливо, друкованими літерами

Потрібні квадрати перекресліть:   x

 

 

Додаток 2. Довідка-виклик на сесію

 

АКАДЕМІЯ МУНІЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

ДОВІДКА-ВИКЛИК НА СЕСІЮ № _____

ВІД  “_____”  “_________________”  20__ р.

Керівникові________________________________________________________

( назва підприємства , організації , установи)

Згідно чинного законодавства України (КЗП України глава ХІV “Пільги для працівників, які поєднують роботу з навчанням” ст. 215-218 та Закон України “Про відпустки” від 15 листопада 1996 р. № 505/96 розділ ІІІ ст. 15) прошу Вас надати оплачувану додаткову відпустку для участі в екзаменаційній (настановчій) сесії та Захисту дипломної бакалаврської роботи студенту факультету менеджменту заочної форми навчання ____ курсу, спеціальність: Менеджмент зовнішньоекономічної діяльності, Менеджмент

_____________________________________________________________________

На ___ днів, у період з “ ____” _______20 ____ р. по  “____” _______20 ____ р.,

як такому, що успішно виконує навчальний план.

 

 

Декан факультету менеджменту

 

Додаток 3. Відомість на академічну різницю

 

АКАДЕМІЯ МУНІЦИПАЛЬНОГО УПРАВЛІННЯ

 

Факультет менеджменту      заочна форма навчання     спеціальність “”

 

ЗАЛІКОВО-ЕКЗАМЕНАЦІЙНА ВІДОМІСТЬ №_______

для складання академічної різниці

 

(прізвище, імя, по-батькові)

 

Дата видачі відомості _________________          Дата здачі відомості ___________________

 

№ п/п	Навчальна дисципліна	Форма контролю	Завідуючі кафедр	Дата складання	Відмітка про складання іспиту / заліку	Підпис викладача
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.