Дослідження організації технологічних процесів діловодства

Вступ

Актуальність теми. На сучасному етапі побудови інформаційного суспільства серед тенденцій розвитку електронної галузі виокремлюються ті, які пов’язані із активним використанням електронного середовища та формуванням систем електронних інформаційних ресурсів. Характерною ознакою сьогодення є збільшення виробництва інформації в електронному вигляді. Цьому сприяє розвиток інформаційних технологій, що базуються на засобах комп’ютерної техніки та телекомунікаційного зв’язку. Електронний документ — документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа. Електронний документ створюють у формі, вигляд якої подібний до звичайного паперового документа. Його опрацювання відбувається за допомогою послідовного застосування взаємозалежних технологій у межах систем управління електронними документами. Склад та порядок розміщення обов’язкових реквізитів електронних документів визначає законодавство.

Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. Візуальною формою подання електронного документа є відображення відомостей, які він містить, електронними засобами або на папері у формі, придатній для приймання його змісту людиною.

Слід відзначити, що у сучасній вітчизняній науковій юридичній літературі відсутні комплексні роботи з питань правового регулювання електронної комерції та електронного документообігу. Існуюче становище дуже далеке від ідеального і не відповідає інтересам ні держави, ні самих учасників електронної комерції, що також обумовлює актуальність дослідження. Таким чином, комплексне теоретичне дослідження аспектів електронної комерції, а також тісно пов’язаного з нею процесу електронного документообігу, є доцільним та актуальним.

Поняття ЕД в основному розглядається як частина електронного документообігу і тому є предметом дослідження багатьох галузей як гуманітарних (документознавства, права), так і технічних наук (інформатика, кібернетика). Але, незважаючи на це, у вітчизняній юридичній науці вивченню цього питання, на нашу думку, приділяється недостатньо уваги. Більшість досліджень проводилися в межах господарського права, де ЕД розглядався як інструмент щодо електронної комерції. Серед українських дослідників-правознавців необхідно відмітити праці А.В. Чучковської та М.М. Дутова.

Метою роботи є аналіз теоретичних підходів до організації технологічних процесів діловодства.

Реалізація зазначеної мети обумовила необхідність вирішення наступних задач:

визначення основних організаційних і технологічних процесів діловодства (керування документами);
формулювання культури організування роботи з документами. Дотримання основних принципів роботи ;
розгляд законодавства в сфері забезпечення організаційних і технологічних процесів діловодства;
формулювання на основі проведеного аналізу понять “електронний документ”, “електронно-цифровий підпис”, “електронний документообіг”;
розробка пропозицій щодо створення законодавства у сфері електронного документообігу.

Об’єктом дослідження виступає технологічний процес роботи с документами як специфічна нова форма організації і здійснення діловодства.

Предметом дослідження являються теоретичні й практичні проблеми забезпечення розвитку технологічних процесів діловодства.

Розділ 1. Теоретико-методологічні засади

1.1. Забезпечення основних організаційних і технологічних процесів діловодства (керування документами)

Забезпечення основних організаційних і технологічних процесів діловодства (керування документами) та архівування документів установ важко віднести до таких сфер, які на сьогодні достатньо забезпечені як потрібними законодавчо-нормативними актами, так і відповідними науковими розробками. Насамперед ідеться про науковий аналіз створеної за роки незалежності України законодавчої та нормативної бази у цій сфері.

Інформація належить до основних ресурсів, які використовує установа поряд з людськими ресурсами, матеріалами та технологіями. В усіх країнах з високим рівнем розвитку економіки значна увага приділяється розробленню методів керування документованою інформацією з огляду на зростання її соціальної значущості. Як наслідок, актуальними є дослідження вчених та експерименти практиків у сфері керування документацією, спрямовані на перегляд технологій традиційного діловодства і перехід до створення високоефективних систем керування усім комплексом документаційних ресурсів.

Документація є необхідним джерелом інформації для прийняття управлінських рішень. В Україні у сфері керування документацією існує велика кількість невирішених проблем науково-технічного, соціально-економічного, правового, техніко-технологічного, соціального, кадрового, етичного характеру. Необхідність удосконалення процесів створення та функціонування службової документації в Україні в умовах входження українського суспільства в глобальне інформаційне середовище суттєво посилюється, воно стає можливим за рахунок розроблення теоретичного підґрунтя керування документацією у різних сферах людської діяльності.

Керування документацією є невід’ємною складовою загальної системи управління установою. Вимоги до його систем мають базуватися на сучасних досягненнях науки, техніки та інформаційних технологіях, на міжнародних та національних стандартах, рекомендаціях міжнародних організацій, а також враховувати умови документування і документообігу в Україні.

Система електронного керування документацією має характеризуватися:

⎯ масштабованістю — система могла підтримувати будь-яку кількість користувачів, здатність системи нарощувати потужність визначалась тільки потужністю відповідного програмного забезпечення;

⎯ розподіленістю — архітектура систем керування електронною документацією повинна підтримувати взаємодію розподілених майданчиків для роботи з документами в територіально розподілених закладах культури;

⎯ модульністю — система має складатись з окремих модулів, інтегрованих між собою, на випадок, якщо користувачеві системи не потрібно одразу впровадження усіх компонентів системи;

⎯ відкритістю — система повинна мати відкриті інтерфейси для можливого доопрацювання та інтеграції з іншими системами.

Впровадження комп’ютерних технологій у діловодні процеси вимагає від фахівця досконалих знань не тільки в галузі автоматизації, а й у теорії та практиці менеджменту. Чітко організовану технологію процесу управління, його культуру можна подати у вигляді набору послідовних управлінських процедур та методів їх вирішення. Так, процес підготовки управлінського рішення включає такі документовані процедури:

а) розробка можливих варіантів виконання;

б) оцінка альтернатив, вибір і підготовка найбільш оптимального проекту;

в) складання графіка поетапного виконання;

г) погодження з зацікавленими сторонами;

д) розробка проекту кінцевого розпорядчого документа;

є) визначення способу доведення завдання залежно від виду розпорядчого документа (підготовка наказу, розпорядження, доручення, рішення чи припису);

ж) визначення способу доставки документа до виконавців (посильним, поштою, факсограмою чи електронною поштою) [2, c. 63-64].

Мета досягається шляхом створення відкритих локальних мереж, які складаються з об’єднаних засобами зв’язку персональних комп’ютерів. Забезпечення цих мереж необхідними інтерфейсами і програмними засобами призводить до створення потужних систем інформаційного обслуговування (так званих систем «клієнт—сервер»).

1.2. Культура організування роботи з документами. Дотримання основних принципів роботи

Культура організації роботи зі службовими документами — це комплекс найефективніших засобів, форм і методів виконання робіт, пов’язаних з обробкою і рухом готових документів, включаючи отримання документів, що надійшли ззовні до системи, їх розподіл, реєстрацію і доставку виконавцям, переміщення всередині організації, захист від несанкціонованого доступу, зберігання та користування ними у поточній діяльності установи, передавання до архіву.

Завданням культури організування роботи зі службовими документами є:

встановлення раціональної послідовності руху й опрацювання документованої інформації;
досягнення максимальної оперативності, яка б забезпечувала швидке проходження документа від моменту складання чи одержання до виконання;
розроблення схем проходження основних видів документації, включаючи отримання й розгляд вхідних документів, проходження внутрішніх документів у процесі їх обробки;
забезпечення зберігання службових документів та користування ними у поточній діяльності установи виконавцями;
врахування новітніх інформаційних технологій документаційного забезпечення управління (ДЗУ).

Забезпечення належного рівня культури організування роботи зі службовими документами насамперед має провадитись за рахунок:

уніфікації документно-інформаційних комунікацій;
чіткого дотримання основних принципів роботи з документами;
побудови цілісної системи ДЗУ;
комп’ютеризації за рахунок створення електронної канцелярії та архіву;
забезпечення захисту документів від несанкціонованого доступу.

Готуючи документи, що фіксують управлінські рішення (протоколи нарад, накази, розпорядження), необхідно звернути увагу на те, наскільки чітко визначено мету, на досягнення якої спрямоване рішення, чи є конкретні показники, за якими можна оцінити ступінь досягнення мети, чи досить зрозумілі вони та показники їх досягнення для виконавців.

Більшість зазначених управлінських процедур потребують відповідного їх оформлення, виконання необхідних діловодних операцій документаційного забезпечення менеджменту, тобто супроводження управлінських функцій певними видами документів та чіткої організації їх пересування. У більшості випадків, що особливо важливо для державних організацій, всі ділові процедури мають розроблятися з обов’язковим документаційним супроводом [5, c. 71].

Культура роботи зі службовими документами має будуватися на дотриманні певних принципів, а саме: ділової необхідності, однократної реєстрації і децентралізації відповідальності, а також принципу паралельності. Розглянемо їх докладніше.

Принцип ділової необхідності. Цей принцип ґрунтується на тому, що процес роботи з документом, починаючи з його створення, погодження, затвердження, переміщення, відправки і закінчуючи переданням його копії в архів, досить складний. Він потребує значної розумової праці і креативності, застосування технічних засобів, постійного вдосконалення технологічних процесів, подальшої інформатизації діловодства тощо.

Дотримання зазначеного принципу дає можливість підвищити оперативність проходження документів на всіх стадіях управлінського процесу — від стадії підготовки рішення і до його реалізації. Відсутність чіткої регламентації руху документів призводить до збоїв у документаційному забезпеченні управління, зниження рівня його культури.

Ефективним засобом зменшення кількості документів на підприємстві може бути заміна разових первинних документів на накопичувальні, наприклад, введення накопичувальних відомостей замість оформлення одноразових накладних на прийом-здачу продукції. Значну економію дає також застосування лімітно-забірних карток замість застосування бланків індивідуальних матеріальних вимог, на оформлення яких витрачається багато часу.

Для того щоб упорядкувати рух документації та визначити оптимальні маршрути руху документів, мають складатися конкретні плани документообігу, з переліченням кодифікаційних номерів і назв документів, прізвищ осіб, які їх складають та підписують, строків підготовки і передавання документів іншим виконавцям, прізвищ відповідальних осіб і термінів обробки документації в канцелярії та інших відділах підприємства.

Принцип однократної реєстрації документів і децентралізації відповідальності у процесі виконання управлінських функцій ґрунтується на чіткому розмежуванні функцій керівників і спеціалістів різного рівня управління за вирішення певного кола питань. Це дає змогу передавати документ безпосередньо виконавцеві і уникати дублювання операцій однакового цільового призначення з одним і тим самим документом [6, c. 39-40].

Культура документообігу має передбачати пряме направлення документів виконавцю і однократний розгляд їх відповідальним працівником. Як показує сучасна практика, в більшості випадків немає потреби, щоб керівник спочатку читав лист-запит, а потім підписував відповідь. Доцільно цей запит одразу ж направляти виконавцю, який вивчає його, а потім знайомить керівника з листом і підготовленою відповіддю.

Культура проходження документів має передбачати мінімум реєстраційних операцій і пунктів, де вони затримуються, а також скорочення періоду розгляду та оперативного вирішення справ шляхом визначення обов’язків службових осіб і рівня їх відповідальності. Технологічна схема проходження організаційно-розпорядчої документації (ОРД) на оперативному рівні управління зображена на рис. 1.1.

Рис. 1.1. Технологія проходження ОРД (оперативне управління)

Підвищення рівня культури діловодства і поліпшення оперативності управління можна досягти шляхом вдосконалення організації праці управлінців, розширення кола питань, що вирішуються ними завдяки впровадженню комп’ютерного способу обліку і оперативного пошуку документної інформації.

Принцип паралельності. На підприємствах може використовуватися послідовна і паралельна організаційні форми опрацювання документів. Суть паралельної системи полягає втому, що потрібно готувати кілька копій документа, які дають змогу одночасно розпочати роботу над ним кільком відділам або виконавцям. У послідовній системі опрацьовується тільки один примірник документа і різні виконавці працюють з ним по черзі, що може призвести до затягування строків його виконання внаслідок затримання на певних стадіях обробки.

Культура документообігу має передбачати забезпечення кожного підрозділу достовірною документною інформацією в заданий термін та її необхідне опрацювання, а досконала організація роботи з документацією — забезпечувати створення відповідних обґрунтованих схем документно-інформаційних зв’язків і усувати стихійне формування структури інформаційних потоків в установі [9, c. 81-82].

1.3. Законодавство в сфері забезпечення організаційних і технологічних процесів діловодства

Процес діловодства організується за допомогою нормативно-методологічної бази, а саме:

Положень конституції України; У Законів України;
Нормативно-правових актів Президента України, Кабінету міністрів України, Ради міністрів АР Крим;
інших методичних документів.

Якщо розглянути нормативно-методичну базу справочинства в Україні як сукупність вимог, норм, правил щодо складання документів та роботи з ними, то умовно її можна поділити на такі групи:

Законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації.
Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства.
Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.
Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств.
Державні стандарти на документацію.
Зуніфіковані системи документації.
Нормативні документи з організації архівного зберігання документів [3, с. 15].

Виходячи з цього, слід зазначити, що нормативно-правові акти, які регулюють питання організації роботи з документами в Україні мають локальні сфери застосування і врегульовують або окремі питання роботи з документами, або стосуються окремих груп документів, а також певних установ, організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту ISO 15489- 2001 є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

1) визначення політики і стандартів;

2) розподіл відповідальності та повноважень;

3) установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

4) надавання різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

5) проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

6) інтегрування управління документацією в управлінські системи та процеси [7, с. 33].

Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов’язки та права в галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб [7, с. 33].

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні.

У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління:

— планування,

— організація,

— контроль,

— облік,

— аналіз.

І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа.

Але в Україні форма організації «загального справочинства» базується на типовому міжвідомчому документі – «Примірній Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними в її назві [1].

Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті України і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту ISO 15489-2001 управління документацією повинно мати одноманітний (уніфікований) характер, що вдосконалюватиме процеси уніфікації і самих форм документів [7, с. 33].

Розділ 2. Новітні технології у керуванні документації

2.1. Побудова електронної канцелярії

Основною проблемою традиційної технології управління документообігом є практична неможливість централізовано відслідковувати рух документів у реальному масштабі часу. Технологічними інструментами роботи з електронними документами мають бути сучасні електронно-обчислювальні засоби, ПК, встановлені на робочих місцях і з’єднані в єдину мережу. Якщо комп’ютерна мережа охоплюватиме всі робочі місця персоналу, який працює з документами (як у канцелярії, так і в інших структурних підрозділах організації), з’являється можливість використовувати її для переміщення документів і централізовано через канцелярію відслідковувати весь хід процесу роботи з ними. Впровадження електронної автоматизованої канцелярії означає комплексне використання сучасних технічних засобів, автоматизації процедур і функцій документаційного забезпечення управління, включаючи створення і обробку текстів, їх редагування, збереження і пошук, а також передачу документної інформації каналами електрозв’язку як всередині організації, так і за її межі. Сюди ж входить інформаційне обслуговування персоналу, використання засобів програмної підтримки процесів підготовки й прийняття рішень, розробка вивірених підходів до їх виконання й контролю [16, с 37].

Для першого етапу впровадження електронної канцелярії характерна орієнтація на автоматизацію часто повторюваних операцій, що виконуються персоналом органу діловодства.

Характерним прикладом таких операцій є документування. Підвищенню рівня культури документування можуть сприяти як спеціальні пристрої обробки текстів та організаційні програми, що дають можливість швидко створювати, виправляти і редагувати різні документи з зазначенням виправленого, так і використання певних шаблонів при підготовці текстів документів. Для створення нового тексту виконавець повинен заповнити електронну картку проекту документа, визначити найбільш вдалий текстовий шаблон, ввести короткий зміст тексту (після чого й активізується текстовий редактор з обраним шаблоном). У процесі роздрукування тексту кожна сторінка документа маркується штрих-кодом, який містить інформацію про вихідний номер, час і дату створення документа та порядковий номер сторінки [1, c. 56-57].

У процесі редагування, погодження чи затвердження проекту документа може створюватись нова версія з відповідним штрих-кодом, що дасть можливість повернутись у разі потреби до попередніх версій. Після реєстрації документа необхідна інформація з електронної його копії переноситься на реєстраційну контрольну картку.

На другому етапі розвитку автоматизованої канцелярії окремі організаційні пристрої з’єднуються за допомогою внутрішніх ліній зв’язку в єдину мережу. Це дає змогу здійснювати ряд додаткових функцій: автоматичний зв’язок між робочими місцями, спільну роботу над проектом документа чи його виконанням, автоматизований контроль за його рухом тощо.

Третій етап розвитку електронної канцелярії пов’язується зі створенням на основі комп’ютерної техніки автоматизованих робочих місць (АРМ), які за допомогою комунікаційних засобів об’єднані в єдину систему з доступом до всіх обчислювальних ресурсів установи, її баз даних, а також до зовнішніх джерел інформації. Це дає можливість значно прискорити інформаційний обмін між користувачами мережі та автоматизувати традиційні операції щодо управління документацією та іншою інформацією через канали зв’язку.

До основних компонентів програмного забезпечення електронної канцелярії відносяться текстові редактори (текстові процесори), що дозволяють розв’язати проблеми обробки тексту документа, та табличні процесори. Об’єднання систем локальної мережі та електронної пошти для обміну інформацією між користувачами ПК як всередині організації, так і в зовнішній мережі дає можливість реалізувати функцію інформаційного обміну, яка була властива лише системі телефонного і поштово-телеграфного зв’язку. Використання систем розробки баз даних (створення своєрідних електронних картотек обліку), а також застосування електронних таблиць дає змогу виконувати різноманітні, іноді дуже складні операції.

Таким чином, у роботі сучасної електронної канцелярії можна виділити такі основні види роботи з документами:

Робота з власне документами, точніше, з файлами документів на машинних носіях (введення, редагування тощо). Існує велика кількість програмних засобів, які дозволяють готувати текстові, табличні, графічні, мультимедійні та інші документи.
Управління документами (document management). Передбачається, що кожний документ може характеризуватись складною сукупністю структурованих даних. Системи управління мають забезпечувати їх ефективне зберігання і обробку.
Пересилання документів (e-mail). Пересилання документів і супроводжувальної інформації для роботи з ними інших користувачів комп’ютерної мережі можуть забезпечувати як найпростіші системи електронної пошти, так і розвинуті організаційні системи, які дають змогу, наприклад, пов’язувати з документами специфічні набори реквізитів і маршрути руху.
Групова робота над документами (groupware). Група користувачів мережі може паралельно працювати над спільними документами, використовуючи певні системи, що забезпечують оперативне відслідковування всіх змін і версій.
Управління потоком робіт (workflow). Автоматизація складних багатокрокових алгоритмів роботи з документами в організації. Кожний тип документа при цьому може мати специфічні алгоритми обробки і маршрути руху.

Перелічені види робіт можуть здійснюватись за допомогою спеціалізованих пакетів. Одним з таких пакетів є офісна система Microsoft Office. Всі програмні продукти цієї системи не тільки уніфікуються, а й інтегруються між собою, що дає змогу в межах вирішення ділової проблеми здійснювати інформаційний обмін незалежно від типу документа [14, c. 86-87].

Практичне впровадження електронної канцелярії має бути спрямоване на зміну стилю і методів роботи, перегляд і перерозподіл функцій персоналу органу діловодства, що сприяє підвищенню рівня культури документообігу при виконанні операцій документаційного забезпечення управління та зростанню продуктивності управлінської праці.

Використання комп’ютерної техніки в електронній канцелярії не виключає, а навпаки, підсилює роль засобів організаційної техніки, розроблених на основі новітніх досягнень електроніки, таких як: сканувальні пристрої, факс-модемні плати, копіювальні багатофункціональні машини, факсимільні апарати, слайди-принтери та ін. [2, c. 68]

2.2. Створення електронного архіву

Корпоративний електронний архів можна визначити як комплекс апаратно-програмних засобів і технологій, що використовуються для створення архіву документів в електронній формі.

Метою створення електронного архіву є забезпечення оперативного і повноцінного доступу до всіх документів, які зберігаються і надходять до системи управління відповідно до наданих прав. Для цього необхідно вирішити два основні завдання: введення в ПК масиву наявних у архіві документів і забезпечення можливості в потрібний час та в зручній формі оперативного повнотекстового доступу до їх електронних копій.

Інформатизацію архівної справи треба робити, застосовуючи такі принципи:

спадковість автоматизованих архівних технологій відносно традиційних;
спадковість розвитку самих архівних технологій;
системність і реалізація автоматизованих архівних технологій на рівні архіву;
внутрішньогалузева уніфікація з метою інтеграції в єдину систему інформаційних ресурсів.

Зазначені принципи побудови архіву вимагають дотримання чинних міжнародних, національних і галузевих стандартів роботи з документами, уніфікації програмного забезпечення та форматів подання даних. Багатообіцяючим і цікавим сектором ринку промислових інформаційних систем в цьому плані може бути система PDM (Product Data Management) — система управління даними про виробничі процеси [7, с. 94].

Р DM-технологія призначена для управління всіма даними про виріб та інформаційними процесами життєвого циклу виробу, що створюють і використовують ці дані. Основною ідеєю PDM-технологій, як зазначає Г. Асєєв, є підвищення ефективності управління інформацією за рахунок підвищення доступності даних про виріб, які вимагаються для інформаційних процесів життєвого циклу [6, с. 33].

PDM-системи можуть виступати як засіб інтеграції всієї множини використовуваних прикладних комп’ютерних систем (САПР, АСУП та ін.) шляхом акумулювання даних, що надходять до них, у логічно єдину модель на основі стандартних інтерфейсів взаємодії. Користувачами PDM-системи можуть бути всі працівники установи, діяльність яких пов’язана з життєвим циклом того чи іншого виробу.

Основними функціями корпоративного електронного архіву мають стати:

сканування; розпізнавання і коригування помилок;
створення та міграція електронних документів та образів; індексування документів;
оперативний пошук і відображення документів; аналіз їх руху;
управління функціонуванням усієї системи і т. ін.

Для реалізації цих функцій у корпоративному електронному архіві потрібно створити відповідні підсистеми введення, зберігання, індексування, пошуку і відображення інформації, аналізу, управління потоками, адміністрування і науко-во-технічного супроводження.

Створення останнім часом архівів інформаційних матеріалів у цифровій формі призвело до появи ряду проблем, що вимагають свого вирішення найближчім часом, а саме: створення надійних носіїв зі стабільними характеристиками для довгострокового зберігання цифрової інформації, розроблення і впровадження спеціальних форматів для запису інформації, яка підлягає довготривалому зберіганню, розроблення спеціальних оптичних пристроїв зчитування інформації [7, c. 112-114].

Під час використання архівної інформації у цифровому вигляді виникає також необхідність розробляти і використовувати спеціальні засоби для унеможливлення змін записів інформації, зберігати не тільки носії, а й пристрій запису інформації на них, а також програмне забезпечення, що реалізує подання інформації у формі, прийнятній для сприйняття.

2.3. Структура інформаційних технологій

Сучасна інформаційна культура документаційного забезпечення управління має ґрунтуватися на умінні комплексно використовувати різні види інформаційних технологій. Головним у переході до інформаційної культури має бути не стільки придбання сучасних комп’ютерів, скільки впорядкування існуючих технологічних етапів документаційного забезпечення управлінських процесів, удосконалення управління документацією. Зазначене потребує:

1) розв’язання проблеми створення єдиних для всіх правил організації діловодства в установах;

2) опрацювання типових рекомендацій, відповідно до яких мають укладатися тексти, оформлюватися і погоджуватися службові документи;

3) створення певної системи контролю за виконанням службових документів.

Практика свідчить, що залишилося ще чимало керівників і спеціалістів, які на роботу з документами витрачають 60—80% робочого часу. Саме у цих службовців спостерігається низька оперативність у проходженні документації, надмірно велика кількість документів і зайвих показників у них, недостатній рівень раціоналізації та стандартизації в їх підготовці й опрацюванні.

Як уже зазначалося, інформаційні технології припускають наявність об’єкта впливу, тобто цілеспрямованої зміни якої-небудь властивості об’єкта і методів її перетворення. Конкретне втілення інформаційних технологій має виражатися насамперед у виборі і реалізації методів перетворення, тобто впровадженні певної системи засобів і способів їх використання. У цьому відношенні реалізація конкретної інформаційної технології в діловодстві має припускати наявність:

1) відповідних технічних засобів, що забезпечують процеси перетворення паперового документа в його електронну версію;

2) системи засобів управління технологічним комплексом (для обчислювальної техніки це наявність програмних засобів);

3) засобів організаційно-методичного забезпечення, що поєднують реалізацію всіх дій технічних засобів і персоналу в єдиний технологічний ланцюг відповідно до призначення конкретного інформаційного процесу в межах документаційного забезпечення визначеної функції управлінської діяльності.

З цією метою на базі галузевих автоматизованих комп’ютерно-інформатизаційних систем (АКІС) створені і функціонують автоматизовані інформаційні системи управлінського призначення (АІСУП), що реалізують також і функції діловодства. Функції автоматизованого контролю виконання документів можуть бути покладені на автоматизовані системи контролю виконання документів (АСКІД, АНІД, АСКОРД та ін.), а функції реєстрації, пошуку і зберігання документів — на АІПС [10, c. 143-144].

За ручного опрацювання співробітники часто фізично не в змозі проконтролювати правильність оформлення документів, що призводить до порушення законності їх створення. Сучасна ж машинна обробка документів проводиться таким чином, щоб не було «порожньої» інформації. Зазначені автоматизовані системи не дають можливості неправильно оформленому документу пройти машинний контроль і в разі потреби машина інформує виконавця про недоліки у створенні документа. Таким чином, вже сама технологія електронного діловодства в змозі забезпечити новий, більш високий рівень культури діловодства.

До підсистем, що можуть бути використані в єдиній системі управління документами належать: системи обробки зображень документів, системи оптичного розпізнавання символів, системи управління документами та програмне забезпечення робочих груп [16, с. 37].

Так, системи обробки зображень документів призначені для введення, обробки, зберігання і пошуку графічних образів документів з паперовим носієм. Вони застосовуються в організаціях з великим обсягом документообігу. Технічне забезпечення цих систем — це високошвидкісні сканери та документні контролери, які виконують швидку і високоефективну компресію і декомпресію документів, та бібліотеки-автомати на базі оптичних нагромаджувачів з автоматичним поданням дисків. Комп’ютерні зразки документів, що знаходяться на сервері зображень, можна проглядати на робочих станціях-клієнтах.

Системи оптичного розпізнавання символів дають можливість отримувати електронні копії документів з друкованих аркушів чи з документів, надісланих факсом. Для підвищення точності розпізнання тексту системи мають провадити ряд перевірок підсумкового документа, наприклад здійснювати частотний аналіз і порівнювати частоту появи певного символу в тексті з частотою його появи мовою оригіналу, а також знаходити неправильне розташування символів, виходячи з правил орфографії.

Системи управління документами призначені для автоматизації пошуку і управління електронними документами різних форматів, у тому числі і зображеннями документів. Сучасні системи управління документами дають можливість:

виконувати індексування документів;
вести повнотекстовий пошук за ключовими словами;
управляти конфігурацією документів з встановленням взаємозв’язків між окремими структурними компонентами;
ансамблювати документ, тобто об’єднувати всі частини складного документа для подальшого відображення на екрані;
організовувати доступ до документа незалежно від місця його зберігання;
управляти документами за допомогою ключових компонентів (найменувань розділів), здійснювати багаторівневий захист даних, шо відкриває доступ до документа лише окремим користувачам або ж встановлює обмежений доступ, наприклад «лише для сканування»;
проводити адміністрування обліку і архівування, організацію видачі та повернення документів, вести контроль за наявними версіями та їх розсиланням [12, c. 103-104].

Програмне забезпечення робочих груп призначене для організацій, працівникам яких за характером своєї діяльності необхідний постійний обмін документами з виконанням завдань збереження, перегляду і сумісного використання. Основними функціями програмного забезпечення таких груп можуть бути:

електронна пошта;
підтримка відеоконференцій (нарад);
управління зображеннями документів;
маршрутизація та календарне планування документних потоків.

Системи автоматизації діловодних процесів призначені для створення прикладних систем колективної обробки документів у процесі виконання конкретних бізнес-процесів. Документальні потоки в установі мають бути пристосовані до існуючих бізнес-процесів і регламенту їх взаємодії.

Стратегічним завданням для установи є проблема вибору такої комплексної автоматизованої системи управління документаційним забезпеченням, що здатна створювати, зберігати, здійснювати пошук, редагувати і розсилати документи.

АСУД може визнаватися повною, якщо вона спроможна виконувати ключові функції, найголовнішими з яких є:

надання можливості індексування і пошуку документів;
контроль стану роботи з документом, який може знаходитись у будь-якій частині мережі установи;
швидке визначення місцезнаходження у разі потреби;
можливість групувати документи (зводити в один файл тексти, графіки, таблиці), формуючи певний складний документ.

Програми управління складними документами мають бути з більшими можливостями, ніж системи підготовки звичайних документів. Користувачам потрібні такі засоби для створення різноманітних типів документів і відповідно така система управління документами, яка була б здатна працювати з різними типами файлів. До пакетів програмних продуктів, що застосовуються на практиці належать:

«Коробкові» — це програми, які є багатофункціональним продуктом з добре розробленою довідковою документацією, що підтримуються фірмою-розробником. Зазначені пакети розраховані, як правило, на «усередненого» користувача і не враховують специфіки конкретної установи.

Програмне забезпечення на замовлення — це складні, створювані на замовлення програми, що характеризуються довгим неритмічним циклом розробки і впровадження. Вони потребують значного фінансування, але разом з тим враховують специфіку конкретного підприємства.

Складні узагальнені продукти — це програмні продукти, що є масовими, але потребують установки, впровадження, супроводження і технічної підтримки. Такими є бухгалтерські програми та програми організації ведення і автоматизації спеціального діловодства [3, c. 95-96].

Ключовими факторами оцінки тієї чи іншої комплексної системи управління документами мають бути:

простота використання й управління;
вартість у розрахунку на одного користувача;
технічна підтримка і навчання персоналу;
підтримка кількох типів клієнтів;
дотримання стандартів управління складними документами.

Таблиця 1. Структура інформаційних технологій у діловодстві

Засоби	Підсистеми	Програмні пакети	Види робіт
Перетворення з паперової форми в електронну	Обробки зображень документів	Коробкові	Створення документів
Управління технологічними процесами	Оптичного розпізнавання символів	На замовлення	Управління документами (document management)
Організаційно-методичного забезпечення	Управління документацією	Узагальнені	Пересилання документів (e-maii)
	Програмного забезпечення робочих груп		Групова робота з документами (groupware)
			Управління потоком робіт (workflow)

Структуру інформаційних технологій в діловодстві наведено в табл. 1. Нині існує певна кількість виробників програмних продуктів, які використовують весь комплекс сучасних технологій у діловодстві. У результаті користувачі отримують еклектичні рішення від різних постачальників, що істотно підвищує вартість програмного продукту, витрати з впровадження та експлуатації системи і знижує рівень технологічної культури [12, c. 136-137].

Розділ 3. Шляхи розвитку організації технологічних процесів діловодства

3.1. Перспективи автоматизації технологічних процесів оброблення документів

На сучасному етапі інтенсивного розвитку інформаційного суспільства для поліпшення організації і прискорення опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Паперовий же документообіг втрачає свою актуальність, оскільки необхідність вручну формувати документи, постійно контролювати їх переміщення між окремими підрозділами, відшуковувати прогалини в інформаційному наповненні та вручну їх виправляти істотно збільшують трудовитрати установ [3].

Для того, щоб забезпечити функціонування електронного документообігу, потрібно не тільки створювати уніфіковані системи документування, але й обирати відповідні програмні засоби автоматизованого оброблення інформації з урахуванням конкретних умов роботи апарату управління з електронними документами.

Системи організації електронної документації підвищують якість формування документів, скорочують кількість наявних прогалин в інформаційному наповненні, підвищують авторитет установ.

Для успішного їх впровадження потрібно підвищувати компетентність та кваліфікацію персоналу в галузі інформаційних технологій, уніфіковувати використання програмних засобів, які використовують для автоматизації роботи з документами, та створювати єдину систему обробки [9].

Це можливо з урахуванням характерних ознак систем електронної документації, серед яких виділяють, зокрема, типи документів, з якими працює система, можливість контролю, підтримка роботи з кількома версіями документів [12].

Чим більша кількість співробітників та обсяг документів, тим складнішими стають опрацювання, тим більшою необхідність в застосуванні програм автоматизації електронного документообігу.

Під час вибору систем документообігу потрібно враховувати такі вимоги, як обсяг документообігу, швидкість руху документів, вартість виконання типових операцій над документами, простота, зручність та легкість у використанні.

Існують такі сучасні програмні засоби автоматизації електронного документообігу, як, наприклад, системи «БОСС-Референт», «ДЕЛО», «Евфрат-документооборот», OPTiMA-WorkFlow, “Megapolis.Документооборот”, Lotus Notes, „Documentum”, кожна з яких має своє відповідне функціональне призначення [9].

Система «БОСС-Референт» орієнтована на спільну роботу багатьох користувачів і створює всередині організації єдиний інформаційний простір. Характерними є наявність засобів створення єдиного інформаційно-управлінського простору для організацій будь-якої складності, підтримка складних маршрутів узгодження документів, швидкої автоматизації бізнес-процесів завдяки наявності засобів опрацювання документів, які настроюються та модифікуються згідно з вимогами специфіки діяльності замовника, зручності адміністрування, масштабування, Web-доступу, засобів захисту інформації, простоти освоєння користувачами.

Система»ДЕЛО»підтримує вітчизняні традиції діловодства та забезпечує повний життєвий цикл документа в організації від створення проекту документа до списання і передавання в архів, формування доручень за документами, управління проходженням документів із множиною рішень, передавання завізованих документів співробітникам на ознайомлення та виконання, контроль проходження і виконання документів згідно з вимогами інформаційної безпеки [1].

Система «Евфрат-документооборот» побудована у парадигмі „Робочий стіл” з папками. Документи розкладаються у папки, які можуть мати будь-який ступінь вкладеності. Система дає змогу виконувати такі завдання, як автоматизація канцелярії, електронний архів документів, корпоративний електронний документообіг (workflow) [1].

Система OPTiMA-WorkFlow дає можливість повнофунціональної маршрутизації і надає засоби опису сценаріїв руху документів, забезпечує контроль додержання вимог технології роботи з документами, виконання доручень, динамічну модифікацію форми і змісту облікових даних і процедури реєстрації, повноцінний контроль версій документа, здійснює роботу з будь-якими електронними об’єктами, а також забезпечує індивідуальне налаштування інтерфейсу робочого місця користувача [7].

Система “Megapolis.Документооборот” виконує завдання автоматизації ділових процесів (workflow), організації спільного інформаційного простору для установ з розподіленою структурою, автоматизацію завдань діловодства і контролю виконавської дисципліни, організації роботи із зверненнями громадян, формування різних видів статистичної та аналітичної звітності.

Ще одним програмним продуктом для організації електронного документообігу є програма Lotus Notes. Ця програма забезпечує значне підвищення швидкості опрацювання документів та прийняття рішень, зокрема за рахунок оперативного передавання інформації на відповідні рівні управління; підвищення виконавчої дисципліни; безпеку передавання, збереження та доступу до інформації; скорочення витрат, які супроводжують управлінську діяльність; значне підвищення якості документаційного забезпечення, забезпечення прозорості та контролю виконання на всіх рівнях організаційного управління, створення єдиного інформаційного простору та комунікаційних каналів, що з’єднують співробітників, об’єднаних спільними бізнес-процесами; скорочення термінів обробки вхідної кореспонденції, контролю виконання вхідних документів; скорочення термінів підготовки вихідної кореспонденції; підвищення ефективності контролю виконання організаційно-розпорядчих документів і доручень керівництва; прискорення проходження документів, скорочення термінів ознайомлення з документами тощо. Ця програма ідеально підходить для підприємств з великими обсягами документації.

Програма автоматизації електронного документообігу „Documentum” є доволі ефективною в управлінні неструктурованою інформацією підприємства (різні типи документів). Платформа Documentum дозволяє не тільки управляти документами підприємства на всіх етапах життєвого циклу, але і виконувати завдання комплексної автоматизації різних бізнес-процесів, забезпечуючи зв’язок різних інформаційних систем між собою. Перевагами програми є реалізація спільної роботи з документами, розподіл прав доступу, розсилка документів по відділах підприємства, регламентоване і динамічне визначення маршрутів проходження документів, затвердження документів, реалізація багаторівневої процедури узгодження, архівне зберігання документів, пошук за їх атрибутами.

Отже, оптимальна система документообігу повинна забезпечувати створення єдиного інформаційного простору та комунікаційних каналів, повнофунціональну маршрутизацію документів, архівне зберігання документів та пошук за їх атрибутами, динамічну модифікацію форми і змісту облікових даних і процедури реєстрації, повноцінний контроль версій документа, оперативну передачу інформації на відповідні рівні управління, підвищення виконавчої дисципліни, безпеку передавання, збереження та доступу до інформації.

3.2. Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення

Опис проблем електронного документообігу та основні шляхи їх вирішення наведені в таблиці 3.1.

Таблиця 3.1. Проблеми електронного документообігу

Вид проблеми	Опис проблеми	Шляхи вирішення
Правильність ведення	У багатьох випадках відбувається перехід до електронного	Проведення аналізу існуючого документообігу й розробка проекту
електронного документообігу відповідно до застосованих комп’ютерних технологій.	документообігу без урахування особливостей обліку підприємства та особливостей застосованих комп’ютерних технологій. Це призводить до постійних збоїв у роботі бухгалтерської комп’ютерної системи, що може мати непередбачені наслідки	створення та впровадження електронного документообігу, який врахував би особливості обліку підприємства та структуру бухгалтерської комп’ ютерної системи, що планується впровадити на підприємстві
Оптичне введення документів з паперового носія та обробка отриманої інформації в графічному вигляді	Автоматизоване переведення паперових первинних документів можливе лише за допомогою сканувального обладнання (сканеру). І хоча процес сканування є досить швидким, проте подальше розпізнавання електронного графічного файлу в дані, придатні для обробки комп’ ютерною бухгалтерською програмою, займає досить багато часу та потребує значних затрат праці	Доцільним є використання потужних програм з обробки відсканованих документів . Розробка оптимальних уніфікованих форм документів, що були би придатні для швидкої обробки після сканування. Розміщення в документах необхідних реквізитів, що потрібні для подальшого використання в електронному вигляді. Заповнення документів друкованими літерами з метою швидкого їх розпізнавання програмою
Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів	Хоча основне поняття електронних документів надано в законодавстві України, проте розроблених допоміжних нормативно-правових актів, що регулювали би використання електронних документів, немає	Необхідно розробити пакет законодавчих актів, які б регулювали порядок ведення та обороту електронних документів
Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам	У законодавстві зазначено, що юридичну силу електронний документ може мати лише при наявності обов’язкових реквізитів. Проте законодавчо затверджений перелік таких реквізитів відсутній	Крім стандартних реквізитів необхідно також використовувати електронний підпис та позначки про зміну чи доповнення документа
Контроль за правами доступу	Користувачі бухгалтерської комп’ ютерної системи можуть мати доступ до інформації, на користування якої вони не мають права	Необхідно розмежовувати доступ до інформації для відповідних користувачів за рахунок використання різних засобів захисту
Захист електронного документа і його реквізитів	При зберіганні електронного документа можливе його псування чи видозміна	Захист електронного документа необхідно забезпечувати різними апаратними і програмними засобами

Правильність ведення електронного документообігу у відповідності до застосованих комп ‘ютерних технологій. Процес впровадження електронного документообігу варто починати лише після підготовки

проекту, в якому визначалися б правила ведення електронного документообігу, посадові обов’язки співробітників, розмежування повноважень та інші важливі питання.

Далі слід підготувати перелік застосовуваних первинних документів, а також визначити, коли, ким, на якій ділянці даний документ оформляється, які підрозділи він буде проходити та в які терміни. Крім того, визначається, чи буде первинний документ спочатку оформлюватися ручним способом на папері з подальшим введенням до комп’ютерної бази даних чи відразу в електронному вигляді [23, c. 36].

Оформляти первинні документи відразу в електронному вигляді можна за допомогою звичайної клавіатури шляхом введення в комп’ютер або з використанням сучасніших засобів (планшетних комп’ютерів, сканерів, систем штрихового кодування, датчиків, лічильників та інших мікропроцесорних пристроїв).

Необхідно зауважити, що на практиці забезпечити автоматичне оформлення первинних документів в електронному вигляді майже неможливо. Це пов’язано з тим, що можуть бути не автоматизовані деякі ділянки обліку або постачальники та/або замовники ведуть облік вручну чи стандарти програм, які використовуються ними та на підприємстві, несумісні. Тому виникає проблема щодо переведення паперових первинних документів в електронну форму.

Оптичне введення документів із паперового носія й обробка одержаної інформації в графічному вигляді. Оскільки спосіб ручного введення даних із документів є трудомістким, доцільно використовувати скануюче обладнання (сканер, плотер). Так, при оптичному зчитуванні сканером документ перетворюється в електронний файл графічної форми, який, як правило, має великі розміри. Тобто текстову інформацію, що міститься в електронному графічному файлі у вигляді зображення, не можна обробити алгоритмами бухгалтерських програм.

Виділяють такі проблеми обробки графічних образів документів: недостатня пропускна здатність комп’ютерних мереж при передачі графічних файлів; великі обсяги дискової пам’яті для збереження графічних образів документів; підвищені вимоги до технічних характеристик комп’ютерів, на яких використовуються графічні образи документів; відсутність чітких стандартів на системи обробки графічної інформації великих розмірів.

Сьогодні існують комп’ютерні системи, що дозволяють обробляти великі обсяги графічної інформації за невеликий проміжок часу, наприклад ABBYY FineReader. Проте у такому випадку паперовий документ слід оформляти друкованими літерами.

При підготовці проекту комп’ютеризації документообігу необхідно враховувати, що зміни відбуваються не лише при створенні й оформленні первинних документів, але і при прийманні-передачі їх, коли змінюється організація руху документів всередині підприємства.

За всіх змін електронний документообіг має виконувати три основні функції документообігу: доставку документів за призначенням; забезпечення працівників підприємства управлінською інформацією, що міститься в документах; проведення багаторівневого контролю над виконанням документів. Усі ці функції, за умови впровадження комплексної комп’ютеризації, може виконувати комп’ютерна програма. Користувач лише слідкує за діями програми, а у разі виявлення помилок виправляє їх, якщо програма не може виправити помилку [17, c. 48].

Юридична обґрунтованість облікових даних та юридична доказовість електронних документів. Нами ця проблема більш детально вже розглядалася раніше [6]. Проте слід наголосити, що хоча Закон України „Про електронні документи та електронний документообіг» [2] є чинним, проте внесення змін до законодавчих актів України, перегляд і скасування міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади їх нормативно-правових актів, що суперечать цьому Закону, та прийняття нормативно-правових актів, передбачених даним Законом поки що не відбулося. Це свідчить про те, що питання юридичного підтвердження електронних документів, розглянуте в цьому Законі, є правильним, але теоретичним, і для застосування цих положень на практиці необхідно розробити та прийняти нормативно-правові акти, в яких більшою мірою конкретизувалися питання юридичного підтвердження електронних документів.

Відповідність реквізитів електронного документа прийнятим стандартам. Електронний документ має юридичну силу лише за наявності обов’язкових реквізитів, наявність яких є підставою для обліку такого документа. У Законі України „Про електронні документи та електронний документообіг» зазначається, що „оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора» [2]. Проте переліку таких реквізитів, крім електронного підпису [3] не наведено. Якщо ж спиратися на положення Закону України „Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» [1], то там надається лише короткий перелік загальних реквізитів, що є достатніми лише для паперових документів.

Отже, переліку обов’ язкових реквізитів електронного документа в жодному із згаданих Законів [1, 2] не наведено в повній мірі, хоча поняття обов’язкових реквізитів для юридичного підтвердження електронного документа є ключовим [15, c. 33-34].

Ми пропонуємо виділити такі три основні групи реквізитів електронного документа:

Стандартні обов’язкові реквізити. Містяться в будь-якому документі незалежно від його формату (текстового чи цифрового). До таких реквізитів належать: тип документа, місце виникнення, його автор, реєстраційні номери документа, строк виконання, рівень доступу тощо.
Позначки про зміни та доповнення документа. Ці реквізити є дуже важливими для юридичного підтвердження електронних документів, оскільки візуально довести зміни в електронному документі набагато складніше ніж у паперовому документі. Для цього спочатку потрібно сформувати рівні доступу до документів і розподілити їх між користувачами облікової інформації.
Електронний підпис. Використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб’ єктами електронного документообігу. Електронний цифровий підпис є визнаним і затвердженим на рівні держави, про що свідчить Закон України „Про електронний цифровий підпис» [3] Функціонально електронний підпис є аналогом звичайного рукописного підпису з його основними перевагами: засвідчує, що підписаний документ виходить від імені того, хто поставив підпис; не дає особі, яка підписала документ, можливості відмовитися від зобов’язань, зв’язаних з підписаним документом; гарантує цілісність підписаного документа.

Контроль за правами доступу. Крім проблеми юридичної сили електронних документів постає проблема захисту електронних документів:

По-перше, це контроль прав доступу до документів. Якщо передбачається, що на комп’ютері будуть працювати працівники підприємства з відповідними повноваженнями, то варто звернути увагу на питання, пов’язані з розмежуванням прав доступу користувачів до інформації. Наприклад, працівник, що працює на ділянці занесення в програму даних про надходження товару від постачальників, не повинен мати можливості ознайомлюватися з результатами розрахунку заробітної плати чи формами бухгалтерської звітності (якщо це не передбачено його посадовими обов’язками).

По-друге, це захист електронного документа і його реквізитів від випадкових чи навмисних змін у документі після його формування і набрання юридичної сили, а також захист електронного документа під час його зберігання в електронному архіві.

Програмні засоби. У програмах, якими користується широке коло працівників підприємства, можна застосовувати розмежування прав доступу з використанням індивідуальних паролів входу до програми. Таким чином, програма дозволяє працівникові працювати лише з тими документами, які входять до його компетенції. Також при формуванні документа його виконавець може встановити пароль на редагування цього документа. Тобто користувачі документа зможуть лише ознайомитися з ним без права внесення будь-яких змін.

Апаратні засоби. Одним із видів апаратного способу захисту даних є використання спеціальних пристроїв-ключів, що являють собою пристрої різноманітної форми або звичайні предмети (ручки, посвідчення, картки тощо), в яких вмонтовано картку пам’яті з необхідною інформацією для доступу до комп’ютера чи програми. Ще одним різновидом апаратних способів захисту даних є біометричні технології. Під терміном „біометричні технології» (biometric technologies) (БТ) слід розуміти сукупність методів і засобів, головна мета яких полягає в ідентифікації людини за ознаками, притаманними лише їй, як біологічного об’єкта [5, с. 37]. Наприклад, голос, відбитки пальців, структура сітківки очей є унікальними характеристиками особи, за якими цю особу можна розпізнати або ідентифікувати.

Висновки

Отже, сучасний темп суспільного життя практично визначив інтенсивність потоків документної інформації, її мобільність, надлишок і водночас недостатність. Постійне збільшення кількості інформації, необхідної для прийняття правильного управлінського рішення, призводить до того, що традиційні методи роботи з документами стають нерентабельними. Так, за статистичними даними, 15% паперових документів губляться, а для їх пошуку працівники витрачають близько 30% свого часу. Автоматизація документообігу дозволяє збільшити продуктивність праці співробітників на 25—50%, більш ніж на 75% зменшити час на обробку документів і на 80% знизити витрати на площі для зберігання документів.

Внаслідок якісних змін у культурі документування виникли терміни електронне документування та електронний документообіг. Ці терміни визначають процеси підготовки та руху електронного документа (ЕД) з використанням засобів комп’ютерної техніки. В Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг» зазначено, що ЕД — це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити. Оригіналом ЕД вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом його автора, накладанням якого й завершується створення документа.

Впровадження інформаційних технологій ініціювало дискусії та дослідження концепції ЕД, його відмінностей та особливостей порівняно з традиційним документом на паперовому носії. Так, деякі фахівці вважають, що ЕД може бути доказом дій або взаємодії та містити інформацію про їх зміст. Інші вважають, що він має бути відомий своїми метаданими та даними, пов’язаними з іншими даними, тобто з інформацією, яка визначає його соціальну визначеність та розуміння.

Список використаної літератури

Беспянська Г. Діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». — К. : Університет «Україна», 2007. — 418с.
Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2004. — 383 с.
Жуковська В. Діловодство. Практикум: Навч. посіб. / Київський національний торговельно- економічний ун-т. — К. : КНТЕУ, 2004. — 152с.
Козоріз В. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. — К. : МАУП, 2002. — 164с.
Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
Лоза О. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. — К., 1997. — 67с.
Ломачинська І. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук.ред.). — К. : Університет «Україна», 2006. — 444с.
Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. — 2-е вид., переробл. і доп. — Х. : Фактор, 2008. — 416c.
Савчин Т. Мова і ділове спілкування: норми, етикет, діловодство: Навч.-метод. посібник для студ. вищ. навч. закл. / Тернопільський держ. технічний ун-т ім. І.Пулюя. — Т. : Видавництво ТДПУ, 2002. — 264с.
Сельченкова С. Засади ефективності службових нарад //Справочник кадровика. — 2003. — № 10. — C. 50-57
Слободянюк Н. Діловодство та управлінська документація: Навч. посіб. для студ. напряму підгот. 0502 — «Менеджмент» спец. 7.050201 — «Менеджмент організацій» / Вінницький національний технічний ун-т — Вінниця : ВНТУ, 2004. — 79с.
Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
Хміль Ф. Ділове спілкування : Навчальний посібник / Федір Хміль,. — К. : Академвидав, 2004. — 278 с.
Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.

Освіта та самоосвіта