Документування претензійної діяльності
Вступ
Актуальність теми. За наявності дебіторської заборгованості, повернення якої викликає сумніви, бюджетна установа повинна вживати всіх можливих заходів для її стягнення (погашення). Щоб такі заходи в установі здійснювалися постійно та мали регулярний характер, а не проводилися хаотично, насамперед потрібно правильно організувати ведення претензійно-позовної роботи.
Залежно від специфіки установи та її структури затверджується положення (інструкція) про порядок ведення претензійно-позовної роботи або видається наказ, в якому чітко розподіляються обов’язки структурних підрозділів (служб, відділів, управлінь) з підготовки та розгляду претензій і позовів. У кожному структурному підрозділі установи, що бере участь у веденні договірної та претензійно-позовної роботи, наказом (розпорядженням) керівника ці обов’язки покладаються на конкретних працівників.
Відповідальність за стан претензійно-позовної роботи в установі покладається на керівника. Недотримання встановленого порядку пред’явлення та розгляду претензій і позовів є порушенням державної дисципліни та тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб.
Керівники та інші посадові особи установ зобов’язані вести боротьбу з фактами зволікань при розгляді претензій, безпідставних відмов у задоволенні обґрунтованих вимог заявників претензій, доведення до суду безопірних позовів та здійснювати заходи щодо усунення причин та умов, які породжують обґрунтовані претензії.
Тому мета нашого дослідження є аналіз документування претензійної діяльності.
Виходячи з мети нашого дослідження, ми поставили перед собою наступні завдання:
— дослідити організацію претензійної роботи на підприємстві;
— охарактеризувати поняття та завдання претензійної роботи на підприємстві;
— проаналізувати сутність претензії та її реквізити;
— розглянути оформлення документів з питань господарсько-претензійної діяльності ;
— дослідити протокол розбіжностей до договорів та його реквізити;
— розглянути особливості комерційних актів, претензійних листів, позовних заяв.
Об’єктом дослідження є ведення претензійної документаційної роботи на підприємстві.
Предметом роботи є особливості документування претензійної діяльності.
Розділ 1. Організація претензійної роботи на підприємстві
1.1. Поняття та завдання претензійної роботи на підприємстві
Одне з основних завдань правової роботи на підприємстві — забезпечення належних умов для нормальної роботи підприємства, досягнення високих економічних показників, подальшого розвитку виробництва.
До претензійно-позовної роботи належать такі заходи:
— підготовка, отримання та складання документів, необхідних для пред’явлення та розгляду претензій і позовів;
— пред’явлення та розгляд претензій, підготовка позовів;
— підготовка відповідей (відгуків) та заяв про перегляд рішень, постанов суду в порядку нагляду;
— захист інтересів установи при розгляді майнових, переддоговірних та інших спорів в арбітражному та інших судах;
— здійснення організаційно-технічних заходів (реєстрація, облік, зберігання та відправка претензійно-позовних матеріалів);
— забезпечення контролю за претензійно-позовним провадженням;
— розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійно-позовної роботи;
— підготовка висновків, пропозицій щодо поліпшення претензійно-позовної роботи.
Висунення претензій сторонами за договором і їх розгляд є однією з ознак господарського розрахунку. Шляхом висування претензій до контрагентів з приводу тих чи інших договірних зобов’язань підприємство захищає свої законні права і вимагає відновлення порушеного права, захисту майнових і моральних інтересів.
Для забезпечення захисту інтересів підприємств розроблено систему норм, які покликані якнайшвидше вирішувати спори між контрагентами відповідно до основ законності та господарського розрахунку.
Спір, як правило, виникає за наявності недоліків виробництва, наприклад порушення ритму роботи, постачання неякісної сировини, які необхідно якнайшвидше усунути задля відновлення нормальної діяльності підприємства.
Таким чином, основна мета претензійної роботи — усувати або попереджати негативний вплив на виробництво з боку контрагентів підприємства шляхом застосування до них правових норм.
Висуваючи претензії, одне підприємство вказує іншому на його неправильні дії або помилки, які неправомірно зачіпають його інтереси, і вимагає їх усунення або виправлення добровільно, посилаючись при цьому на нормативний акт і фактичні обставини справи. У цьому полягає суть кожної претензії. І якщо підприємство-контрагент задовольняє висунуту претензію, то відпадає потреба передавати справу для розв’язання до судових органів.
Завдання претензійної роботи на підприємстві полягають у такому:
- відновленні порушених прав і захисті законних інтересів підприємства;
- виявленні причин і умов невиконання завдання і зобов’язання, виготовлення продукції неналежної якості, крадіжок майна, безгосподарності та інших порушень;
- попередженні порушень державної, планової, договірної дисципліни та чинного законодавства;
- покращенні економічних показників господарської діяльності підприємства;
- відшкодуванні за рахунок винних осіб нанесених підприємству збитків.
Загальним питанням є також строки висунення і розгляду претензій. Недотримання встановлених строків може позбавити підприємство права на подання позову, що спричиниться до значних втрат. І навпаки, дотримання встановлених строків висунення та розгляду претензій найчастіше захищає підприємство від розгляду спорів в арбітражних судах та грошових витрат на виплату державного мита, на відрядження тощо.
Як бачимо, недотримання встановленого порядку проведення претензійно-позовної роботи тягне за собою відповідальність винних у цьому посадових осіб згідно з чинним законодавством. Як уникнути такої відповідальності? Для цього в кожній бюджетній установі мають регулярно проводитися заходи, спрямовані на дотримання фінансової дисципліни, погашення дебіторської заборгованості, до яких можна віднести такі:
— укладення договору з дебіторами про погашення дебіторської заборгованості;
— розробка графіків погашення дебіторської заборгованості та встановлення контролю за їх виконанням;
— вжиття заходів дисциплінарного і матеріального стягнення до посадових осіб, які допустили збільшення дебіторської заборгованості, уключаючи позбавлення премії та інших заохочувальних виплат;
— ведення активної роботи бухгалтерської служби щодо недопущення виникнення дебіторської заборгованості, відстеження стану розрахунків, строків платежів та документообігу на всіх етапах проходження розрахункових документів;
— своєчасне проведення інвентаризації розрахунків з метою визначення обсягів дебіторської заборгованості, строків її погашення;
— посилення претензійно-позовної роботи з погашення дебіторської заборгованості;
— проведення аналізу стану дебіторської заборгованості на підставі даних фінансової звітності.
1.2. Сутність претензії та її реквізити
Документи, підтверджуючі вимоги заявника, додаються в оригіналах або належним чином засвідчених копіях. Документи, які є в другої сторони, можуть не додаватися до претензії з вказівкою про це в претензії. До претензії про сплату грошових коштів може додаватися платіжна вимога доручення на суму претензії. Претензія підписується уповноваженою особою підприємства або її представником і надсилається адресату рекомендованим або цінним листом.
Таблиця 1. Обов’язкові реквізити претензії
| Найменування реквізиту | Інформація, що викладається в претензії, та її джерела |
| Повне найменування і поштові реквізити заявника претензії та особи, якій претензія пред’являється | Повне найменування підприємств згідно з даними Свідоцтва про реєстрацію, а також фактичне місцезнаходження |
| Дата пред’явлення та номер претензії | Дата пред’явлення та номер претензії мають бути зафіксовані в Журналі обліку претензій або в Журналі обліку вихідних документів |
| Обставини, на підставі яких пред’явлено претензію | Перелік пунктів договору, щодо яких зафіксовано порушення |
| Докази, що підтверджують обставини, на підставі яких пред’явлено претензію | Нормативно-правові документи, що регламентують відносини контрагентів під час виконання відповідних пунктів договору, щодо яких зафіксовано порушення |
| Вимоги заявника з посиланням на нормативні документи | Порядок задоволення претензій (виконання умов договору, штрафні санкції з обґрунтуванням вимог) |
| Сума претензії та її розрахунок, якщо претензія підлягає грошовій оцінці | Розраховується виходячи з договірної вартості з урахуванням зовнішніх чинників (індекс інфляції) і відповідно до раніше обумовлених умов (штрафні санкції) |
| Платіжні реквізити заявника претензії | Реквізити, визначені заявником для зарахування коштів у рахунок погашення заборгованості |
| Перелік документів, що додаються до претензії | Платіжні документи (платіжні доручення, квитанції про внесення грошей до каси та ін.), товарні документи (накладні, акти приймання-передачі тощо) |
Наведемо приклад необхідних документів, що додаються до претензії про недостачу продукції. Перш за все, це акт приймання, яким встановлюється недостача, а також:
- копії супровідних документів або звіряльної відомості, тобто відомості звірки фактичної наявності продукції (товарів) з даними, вказаними в документах відправника (виробника);
- пакувальні ярлики, вкладені в кожне тарне місце;
- квитанції станції (пристані, порту), призначення про перевірку ваги вантажу, якщо така перевірка проводилася;
- пломби від тарних місць, в яких виявлена недостача;
- справжній транспортний документ (накладна, коносамент), а у разі пред’явлення одержувачем органу транспорту претензії, пов’язаної з цим документом, – його копія;
- документ, що засвідчує повноваження представника, виділеного або участі в прийманні;
- акт, складений відповідно до п. 16 Інструкцій про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення і товарів народного споживання за кількістю;
- документ, що містить дані обчислення і обміру, якщо кількість продукції (товарів) визначалася шляхом зважування або обміру;
- інші документи, що свідчать про причини виникнення недостачі (аналізи на вологість продукції або товарів, що мають відповідні допуски на вологість, комерційні акти та ін. – п. 27 Інструкцій про порядок приймання продукції по кількості).
Природно, кредиторові важливо мати доказ отримання боржником належно оформленої претензії. При розгляді претензії за потреби підприємства повинні звірити розрахунки, провести судову експертизу або зробити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору. Акт звірки взаємних розрахунків є важливим доказом в суді, якщо він містить посилання на первинні документи та підписаний уповноваженими на це особами.
Претензія розглядається протягом місяця, а у випадку якщо обов’язковими для обох сторін правилами або договором передбачене право повторної перевірки забракованої продукції (товарів) підприємством-виробником, претензії, пов’язані з якістю та комплектністю товару, розглядаються протягом двох місяців. Під час розгляду претензії підприємства за потреби мають звірити розрахунки, провести судову експертизу або вчинити інші дії для забезпечення досудового врегулювання спору. Про результати розгляду претензії заявник повинен бути повідомлений письмово. Відповідь на претензію підписується уповноваженою особою або представником одержувача претензії і надсилається заявнику рекомендованим або цінним листом, або вручається йому під підпис.
При повній або частковій відмові в задоволенні претензії одержувачу повертаються прикладені ним до претензії. оригінали документів і надсилається мотивований лист про причини відмови.
Кожне підприємство (з урахуванням специфіки діяльності) має свої особливості організації претензійної роботи, яка в цілому передбачає такі складові:
- Визначення провідної служби в організації претензійної роботи.
- Регламентація порядку пред’явлення претензій.
- Реєстрація та облік претензій
- Порядок розгляду претензій.
- Пред’явлення і розгляд позовних заяв.
- Аналіз претензійної роботи.
Якщо з урахуванням конкретної ситуації ведення претензійної роботи передається відповідним відділам-виконавцям, то за юридичною службою слід залишити визначення порядку її ведення, а також розробку відповідних локальних документів; методичне керівництво і контроль за тим, як ведеться претензійна робота; інструктаж, розробку зразкових розрахунків, навчання веденню претензійної роботи фахівців відділів. На практиці, крім того, має місце візування юридичною службою відповідей на претензії, підготовлених іншими відділами, а також при відхиленні ними пред’явлених претензій.
Передача претензійної роботи в інші служби зумовлюється, як правило, надзвичайною завантаженістю юридичних відділів, необхідністю більше приділяти уваги іншим, не менш важливим, ніж претензійні, питанням організації правової роботи. Безумовно, юридичній службі повинна бути надана фактична можливість займатися не тільки канцелярською роботою, пов’язаною з реєстрацією і рухом договорів, претензій і позовів. У них повинен бути час для розгляду претензій, позовів, а також для іншої правової роботи. Регулювати інтенсивність роботи юридичного відділу, як нам представляється, необхідно не за рахунок передачі претензійної роботи іншим відділам, а за рахунок збільшення чисельності працівників юридичних відділів. Велика кількість вихідних і вхідних претензій свідчить про наявність проблем як на самому підприємстві, так і у контрагентів.
- Регламентація порядку пред’явлення претензій. На підприємстві цей порядок визначається в положеннях, посадових інструкціях. При цьому важливо встановити, як надається інформація в юридичну службу для підготовки претензій, які служби, в які терміни і які документи (копії документів) представляють, де наголошується факт і терміни передачі цих документів (тобто журнал реєстрації). Приймаючи документи, юридична служба повинна звертати увагу, чи не закінчився термін давності на вимоги, що пред’являються, і робити відповідну відмітку в журналі реєстрації. Це має значення для встановлення осіб, винних у затримці документів у випадку відмови в задоволенні претензій і неможливості надалі пред’явити позов через закінчення терміну давності (наприклад, матеріали представлені за 1-2 місяці до закінчення цих термінів). Два екземпляри претензії з необхідними додатками надаються на підпис керівнику (заступнику). Підписана претензія реєструється в журналі реєстрації вихідних документів канцелярією і відправляється замовленим листом відповідачу. Копія претензії (з вихідним номером) надходить в юридичний відділ, реєструється в журналі реєстрації претензій, що пред’являються, який ведеться і зберігається в юридичній службі. Зберігаються претензійні матеріали в юридичному відділі в окремій справі або ж в справі претензій, що пред’являються підприємством.
- Реєстрація та облік претензій. За невеликої кількості претензій, заявлених і отриманих, їх реєстрація і облік ведуться в одному журналі. За умови великого обсягу роботи ведуться два журнали: один — на заявлені претензії, другий — на отримані претензії.
Розділ 2. Оформлення документів з питань господарсько-претензійної діяльності
2.1. Протокол розбіжностей до договорів та його реквізити
Протокол розбіжностей — документ, який складають у разі виникнення суперечки з приводу тексту договору і доданої до нього специфікації.
Протоколи розбіжностей складають у випадках виникнення суперечки з тексту договору і доданої до нього специфікації. Часто виникають суперечки, пов’язані з термінами відвантаження або постачання продукції, сумою договору, формами розрахунків між сторонами тощо.
Проект договору постачання складає, як правило, постачальник і надсилає його покупцеві,.Покупець зобов’язаний у 10-денний термін підписати його, скріпити печаткою і повернути постачальникові. Якщо покупець не згоден з яким-небудь пунктом або кількома пунктами договору, він також зобов’язаний у 10-денний термін скласти протокол розбіжностей і у двох примірниках надіслати його разом із підписаними договорами та специфікацією на адресу постачальника.
Постачальник, що отримав підписаний покупцем проект договору разом із протоколом розбіжностей, зобов’язаний протягом 20 днів розглянути його, внести до договору всі прийняті ним пропозиції покупця, а спірні передати в той самий термін на розгляд арбітражу, повідомивши про це покупця. Якщо протягом зазначеного терміну постачальник не передасть спірні питання на розгляд арбітражу, умови договору з цих пунктів вважаються прийнятими постачальником.
Протокол розбіжностей має такі реквізити:
1) назва документа;
2) назва сторін, між якими виникли розбіжності за договором, із зазначенням номера договору і його дати;
3) формулювання заперечувальних пунктів специфікації і договору в редакції постачальника, які пишуть з лівого боку;
4) формулювання заперечувальних пунктів специфікації і договору в редакції, запропонованій покупцеві, які пишуть з правого боку;
5) підпис покупця (унизу праворуч);
6) дата, підпис і печатка покупця;
7) підпис постачальника (унизу ліворуч);
8) дата, підпис і печатка постачальника.
2.2. Комерційні акти
Комерційні акти — документи, які складають у разі невідповідності між фактично отриманим вантажем і даними, зазначеними у перевізному документі за назвою, масою! кількістю місць, а також у разі псування і пошкодження вантажу, виявлення вантажу без документів і документів без вантажу.
Цей вид документів складають представники транспортних організацій з метою посвідчення обставин, які можуть бути підставою для встановлення вини за порушення договору перевезення вантажів і покладання матеріальної відповідальності на працівників транспорту (як правило, залізниць), відправників і одержувачів вантажів. Відсутність комерційного акта позбавляє одержувача вантажу можливості пізніше виставити претензію працівникам транспорту.
Складання комерційного акта — обов’язок працівників залізниці, а в разі відмови — вантажоодержувача.
Комерційні акти мають такі обов’язкові реквізити:
1) назва документа;
2) номер, дата і місце складання;
3) швидкість перевезення вантажів;
4) номер і дата накладної;
5) назва пунктів відправлення і призначення;
6) назва відправника і одержувача;
7) відомості про засоби транспорту і відповідні відмітки у накладній;
8) результати перевірки вантажу;
9) опис пошкодження і стан вантажів з виділенням нестач або надлишків;
10) висновки експертизи;
11) додаткові відомості і відмітки;
12) підписи осіб, що склали комерційний акт. Зразок комерційного акта наведено на с. 166. Пам’ятайте, що кількісні числівники, які мають одиницю вимірювання, записують цифрами.
2.3. Претензійні листи
Претензійні листи — листи, якими оформляють обґрунтування вимог однієї організації до іншої, з приводу порушень договірних зобов’язань.
Такі листи є засобом урегулювання розбіжностей на добровільних засадах і є обов’язковою попередньою стадією перед позиванням через суд або арбітраж.
Претензії подають у певні терміни залежно від їх виду. Наприклад, претензії щодо кількості та якості товарів покупець (одержувач) повинен подати відправникові не пізніше ніж через 10 днів після складання комерційного акта.
Постачальник після отримання листа у 10-денний термін повинен розглянути його і повідомити покупця про згоду задовольнити претензію або про відмову із зазначенням мотивів.
Претензії до транспортних організацій про відшкодування збитків за втрату, нестачу або ушкодження (псування) вантажу подають протягом 6 місяців. Цей термін обчислюється за псування або часткову втрату вантажу із дня його видання, а за повну втрату вантажу — після 30 діб із дня закінчення терміну постачання.
Згідно із статутами залізниць, водного й повітряного транспорту, правилами перевезення вантажів автотранспортом органи транспорту повинні розглянути заявлену претензію у 3-місячний термін і повідомити про прийняту ухвалу. Якщо претензія стосується перевезення вантажів різними видами транспорту за одним документом, то термін її розгляду збільшується до 6 місяців. Претензії про сплату високих штрафів розглядаються транспортними організаціями протягом 45 днів.
Днем подання претензії є день здання її на пошту (за поштовим штемпелем) або день вручення постачальникові (за датою розписки).
Претензії та додатки до них складають у трьох примірниках: перший — постачальникові, другий — заявникові, а третій додається до позовної заяви у разі розгляду справи арбітражем.
У разі подання претензії до транспортної організації оформляється 4-й примірник на адресу постачальника. Форма претензійних листів відповідає вимогам до листів як таких, однак їх зміст визначається видом претензії. Документи оформляються на бланку організації.
Претензійний лист містить такі реквізити:
— адреса організації (підприємства), куди передається претензія (справа вгорі);
— адреса організації (підприємства), що подає претензію (якщо лист оформляється не на бланку), сума претензії цифрами (зліва вгорі);
— текст;
— банківські реквізити заявника;
— додатки із зазначенням кількості аркушів;
— підписи директора та головного бухгалтера організації (підприємства), скріплені печаткою, якщо лист оформляється не на бланкові.
Текст листа про нестачу товарів може мати такий зміст:
— повідомлення про прибуття товару із зазначенням станції (порту) відправлення і станції (порту) призначення, дата прибуття, назва пароплава або номер вагона, договору, згідно з яким прибуває партія продукції;
— назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата рахунку платіжної вимоги);
— стан товару, що прибув (якість і кількість, перелік недоотриманих цінностей у кількісному і грошовому вираженні);
— привід (підстава) для подання претензії, тобто де, коли і за яких обставин виявлена нестача цінностей, ким і як оформлена;
— можливі причини нестачі товарів;
— конкретні вимоги сторони, що потерпіла, щодо задоволення її претензій;
— порядок і терміни виконання вимог, якщо терміни не визначені спеціальним нормативним актом.
Текст листа про нестачу товару (продукції) починають із фрази «у зв’язку з недопостачанням (Вами) у…».
Повідомлення про ушкодження товару може починатися «повідомляємо, що». Обов’язковим є зазначення підстави для задоволення претензії виразами на зразок «на підставі пункту 1.2 договору, підписаного 11 грудня 2004р., Ви зобов’язані сплатити нам недотримку (неустойку)» або «на підставі §3 контракту ми маємо право на знижку з фактурної вартості» тощо. Конкретні вимоги потерпілої сторони формулюються, наприклад, так:
«Просимо цю суму переказати на наш розрахунковий рахунок», «Просимо зазначену суму штрафу переказати у 3-денний термін на наш розрахунковий рахунок», «Просимо розглянути нашу претензію і переказати зазначену суму на наш рахунок у якомога коротший термін» і т. ін.
Додатками, що є підтверджувальними документами із повною доказовою силою для обох сторін, за нестачі товарів повинні бути комерційний акт (посвідчує нестачу), транспортні документи (накладні, квитанції про перевезення вантажів і т. ін.), розрахунок суми нестачі та ін.
До рекламацій на якість товарів слід додавати акт державної експертизи про недоброякісність товару, розрахунок суми уцінення і штрафу із зазначенням кількості та якості забракованого товару, транспортні накладні, комерційні акти й інші документи, що обґрунтовують вимогу.
Приклад оформлення
КОМЕРЦІЙНИЙ АКТ № 01373
Складено 15 квітня 1998 р. ст. Київ-Московський Південно-Західної залізниці
Як доповнення до акта
№_від » «_19_ р.
(про що)___
(про що).
Форма 4-22 1. Пломби: а) залізниці __ шт.
б) відправника шт.
в) митниці_шт.
- Копія акта експертизи від 15 квітня 1998 р.
- Технічний акт №_
- Розшукове листування на_аркуш._
- Вагонний лист арк._
- Пломби й інші
документи
до акта №_
з відправлення
додатки
На відправлення вантажної швидкості за накладною № 590305 від 9 квітня 1998 р.
Ст. відправлення: Єлець Південно-Східної залізниці
Ст. призначення: Київ-Московський Південно-Західної залізниці
Відправник: Єлецький механічний завод
Одержувач: Київський завод «Точелектроприлад»
4) назва пароплава або номер вагона;
5) номер договору, згідно з яким прибуває партія продукції;
6) назва одержаного вантажу і його документація (номер і дата рахунку платіжної вимоги);
7) відмітки про стан товару, що прибув (якість і кількість, назва недоодержаних цінностей у кількісному і грошовому вираженні);
8) обґрунтування приводу або підстави для подання претензії, тобто де, коли і за яких обставин виявлено нестачу цінностей, ким і як оформлено; можливі причини нестачі товарів;
9) зазначення конкретних вимог сторони, що потерпіла, а також про задоволення її претензій;
10) визначення порядку і термінів виконання вимог, якщо терміни не визначено спеціальним нормативним актом;
11) банківські реквізити заявника;
12) перелік додатків із зазначенням кількості аркушів.
Укррічфлот
Суднобудівний-судноремонтний завод
Київ, Набережно-Лугова, 9
тел. 417-50-41
12.04.98 № 02-13/196
Претензія на суму 1227 грн. 85 коп.
Зразок
Київське міське підприємство для оптової реалізації металопродукції
Київ-137,
пр. Визволителів, 15
У зв’язку з недопостачанням Вами у І кварталі 1998 р. металовиробів Ви зобов’язані на підставі пункту 16 договору, підписаного 18 січня, сплатити нам неустойку.
Згідно з доданим розрахунком сума належної нам неустойки становить 1227 грн. 85 коп.
Просимо перерахувати цю суму на наш розрахунковий рахунок № 26149 у Подільському відділенні Промбудбанку м. Києва.
При неотриманні від Вас протягом 10 днів суми претензії або обґрунтованого заперечення справу про стягнення цієї суми буде передано до Державного арбітражу.
Додаток: розрахунок неустойки за І квартал 1998 р.
Директор заводу (підпис) Головний бухгалтер (підпис)
Розшифрування підпису Розшифрування підпису
Відповіді на рекламацію можуть бути такими:
— якщо ухвала ще не прийнята, подається інформація про прийняття претензії до розгляду;
— якщо претензія задовольняється повністю або частково, зазначається термін і спосіб її задоволення, якщо вона не підлягає грошовій оплаті. При грошовій оплаті вказуються визначена сума, номер і дата платіжного доручення;
— якщо претензія відхиляється повністю або частково, зазначаються мотиви відмови з відповідним посиланням на нормативні акти й ін. документи, що це обґрунтовують.
Відповідь надсилається:
а) при задоволенні претензії — рекомендованим листом або телексом;
б) у разі відмови в задоволенні претензії — рекомендованим листом із додаванням документів.
Основними реквізитами таких документів є: назва підприємства (організації), що дає відповідь (якщо лист надсилається не на фірмовому бланку, то це зазначають зліва вгорі; адреса організації (підприємства), що виставила претензію; текст відповіді; підписи керівника та головного бухгалтера підприємства (організації), скріплені печаткою; номер, дата складання листа.
У тексті листа-відповіді обов’язково зазначають вихідні дані (номер, дата) претензії, що надійшла на адресу підприємства (організації). Підтверджувальна частина розпочинається виразом на зразок «підтверджуємо отримання», «ми отримали». Зауважимо, що в такому листуванні дотримуються другої особи множини (ми, готові, переказуємо, Вашої, відвантажений нами тощо). Уважне, шанобливе ставлення до партнера, співучасника за договором (контрактом, угодою) висловлюють формами «з повагою», «просимо вибачення».
2.4. Позовна заява
Позовна заява — документ, який передається до арбітражу або до народного суду з проханням про стягнення з відповідача у примусовому порядку претензійних сум чи певного майна.
До арбітражу або суду позивач подає документи, що підтверджують факт вживання ним заходів із урегулювання розбіжностей на добровільних засадах. Для вчинення позову потрібні документи, що його обґрунтовують: договори, акти, транспортні документи, рознарядки, розрахунки, свої і листи-відповіді, телеграми тощо. Копії позовних документів позивач повинен відправити відповідачеві, а поштова квитанція як доказ відсилання цих документів поштою додається до позовної заяви.
Позовна заява має такі реквізити:
1) назва й адреса організації, що чинить позов, її відомча приналежність (штамп);
2) дата позовної заяви;
3) назва суду або арбітражу, на ім’я якого подається заява;
4) повна назва й адреса позивача (строго відповідно до назви, зазначеної у банківських документах);
5) повна назва й адреса відповідача і співвідповідача (якщо він є), сума позову;
6) назва документа;
7) текст позовної заяви, в якій викладено суть суперечки, перелік вжитих заходів позивачем для усунення розбіжностей на добровільних засадах та їхніх результатів, а також вимоги позивача, зазначення документів, які підтверджують позов;
8) перелік додатків із зазначенням кількості аркушів;
9) прізвища свідків (у разі потреби);
10) підписи службових осіб: керівника організації і головного (старшого) бухгалтера або юрисконсульта.
Висновки
Отже, претензійні документи до винних юридичних або фізичних осіб дають можливість бухгалтерії, фінансовому, економічному або юридичному відділам контролювати виконання договірних зобов’язань, витрачання матеріалів, стягувати з конкретних посадових осіб завдані збитки.
Спеціалізована документація пов’язана з виконанням спеціальних управлінських функцій і відрізняється номенклатурою й формою документів, правилами їх обробки, зберігання тощо.
Вхідні і вихідні претензії та документи до них зберігаються в окремих папках, на обкладинках яких вказуються: реєстраційний номер згідно з журналом обліку претензій, назва організації, до якої заявлена претензія, або СГ, який заявив претензію; сума претензії; число початку і закінчення претензійної справи. Закінчені претензійні справи зберігаються окремо від справ, які знаходяться у провадженні і на контролі, в приміщенні юридичної служби до здачі їх в архів. Робити витяги з цих справ або будь-яких документів не допускається.
Якщо претензії і окремі документи додані до позовного провадження, про це робиться відповідний запис у графі журналу реєстрації і обліку претензій — «примітка».
Якщо претензія не може бути врегульована сторонами на добровільних засадах, то справа передається до суду. У цих випадках головним документом є позовна заява, яка передається до суду з проханням про стягнення з відповідача в примусовому порядку претензійних сум або майна.
До претензійної роботи відноситься:
- підготовка, одержання та складання документів, необхідних для пред’явлення і розгляду претензій;
- пред’явлення і розгляд претензій;
- здійснення реєстрації, обліку, зберігання і відправки претензійних матеріалів;
- здійснення контролю за претензійним виробництвом;
- розгляд, аналіз, узагальнення результатів претензійної роботи, підготовка пропозицій щодо її удосконалення.
Термінологічний словник
Позовна заява — документ, який передається до арбітражу або до народного суду з проханням про стягнення з відповідача у примусовому порядку претензійних сум чи певного майна.
Комерційні акти — цей вид документів складають представники транспортних організацій з метою посвідчення обставин, які можуть бути підставою для встановлення вини за порушення договору перевезення вантажів і покладання матеріальної відповідальності на працівників транспорту (як правило, залізниць), відправників і одержувачів вантажів.
Протокол розбіжностей — документ, який складають у разі виникнення суперечки з приводу тексту договору і доданої до нього специфікації.
Ключові слова: Претензійна діяльність, комерційний акт, протокол розбіжностей, позовна заява.
Список використаної літератури
- Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
- Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
- Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
- Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
- Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
- Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
- Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
- Документы и делопроизводство: Справ. пособие/ [Т. В. Кузнецова и др.]. — М.: Экономика, 2001. — 270 с.
- Комова М. Діловодство: Навч. посібн. для студентів вищих навчальних закладів/ Марія Комова,; Мін-во освіти і науки України, Нац. ун-т «Львівська політехніка». — Львів: Тріада плюс, 2006. — 217 с.
- Олійник О.Б. Документування господарсько-договірної та господарсько-претензійної діяльності / О.Б. Олійник – К.: Алерта, 2006. – 140 с.
- Палеха Ю. Управлінське документування: Навчальний посібник: У 2 ч./ Юрій Іванович Палеха; М-во освіти і науки України, Європейський ун-т. — 2-е вид.. — К.: Вид-во Європейського ун-ту. — 2003- Ч. 1: Ведення загальної документації: (зі зразками сучасних ділових паперів). — 2003. — 327 с.
- Стенюков М.В. Документы, делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспе-чению деятельности предприятия/ М.В. Стенюков. — 3-е изд. преработ. и доп.. — М.: Приор, 1999. — 143 с.
- Сучасне діловодство: зразки документів, діловий етикет, інформація для ділової людини/ ред. : В. М. Бріцина. — К.: Довіра, 2007. — 687 с.
- Хоменко М. Посібник з діловодства: учбовий посібник/ Микола Хоменко, Олена Грабарь,. — 2-е вид., випр. і доп.. — К.: Генеза, 2003. — 103 с.