1. Форми реєстрації документів в установі

У практичній діяльності служби діловодства організацій використовують дві форми реєстрації документів — журнали реєстрації та реєстраційні картки.

Журнальна форма реєстрації документів допускається в невеликих підприємствах, установах, організаціях {далі — підприємство) з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік (п. 3.3.8 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших централь них органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року № 1153, далі — Примірка інструкція).

Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструються на підприємстві лише один раз: вхідні — у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо надійшли у неробочий час, створювані — у день підписання або затвердження.

При реєстрації документи поділяються на кілька груп: вхідні, вихідні, внутрішні. Кожній групі документів присвоюється умовне позначення — реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ (номером справи, в яку буде підшито цей документ) та умовним позначенням структурного підрозділу. Наприклад, номер документа 01-05/128 включає: 01 — індекс структурного підрозділу, 05 — номер справи за номенклатурою, 128 — порядковий номер документа в журналі реєстрації.

Кожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Вхідні документи реєструють у день надходження, а вихідні та внутрішні – в день підписання.

Обов’язково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян.

Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки.

У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці.

Бланки реєстраційно-контрольних карток виготовляють друкарським способом або за допомогою засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або А6.

Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. На ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі карток формату А6 зазначають лише непарні дні місяця. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число.

У графі “Кореспондент” фіксують назву організації, з якої надійшов документ або, якщо документ вихідний, — куди його надіслано (якій установі). Коли реєструють заяви, пропозиції, скарги, то в цій графі зазначають також прізвище, ім’я та по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

Графи “Дата”, “Індекс” заповнюють лише на вхідні документи.

У графу “Короткий зміст” вносять назву документа (якщо немає окремої графи) та заголовок до тексту документа. Якщо реєстрований документ не має заголовка до тексту, то реєстратор сам визначає суть документа і записує стисле формулювання її в цій графі.

У графі “Резолюція” зазначають повний зміст резолюції, її автора та дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор зазначає в цій графі прізвище, ініціали, посаду виконавця, до якого направлено документ, і дату направлення.

Запис про виконання документа має відображати суть вирішення питання, містити індекс та дату документа, що його надіслано у відповідь. Якщо письмову відповідь на зареєстрований документ не передбачено, то в графі “Позначка про виконання документа” конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в зареєстрованому документі. В цій самій графі зазначають індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної картки в графі “Позначка” роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин затримки виконання документа.

Графи “Фонд №”, “Опис №”, “Справа №” заповнюють в архіві, куди контрольно-реєстраційні картки здаються разом із документами по закінченні роботи з ними.

Журнальна форма реєстрації документів характерна для підприємств, в яких обсяг документообігу становить близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюються так само, як і графи реєстраційно-контрольних карток. Журнальна форма реєстрації документів має недоліки: порушується принцип одноразовості реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати в кожному підрозділі, куди передають на виконання; треба вести кілька журналів – вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг і т. ін.; пошук інформації при запитах тривалий і складний, оскільки ініціативний документ може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього – в журналі реєстрації вихідної документації, а наказ щодо вирішення питання ініціативного документа – в журналі реєстрації наказів.

Карткова форма реєстрації дає можливість створити якісно новий апарат з контролю за строками ви конання документів, застосувати засоби механізації та автоматизації.

Бланки реєстраційної картки виготовляють друкарським способом або методом оперативної поліграфії. У раз, заповнення картки на комп'ютері — надалі їх. можна роздрукувати на принтері. Картки виготовляться на цупкому папері формату А5 (148 х ПО) або А6 (105 х 148). Форма реєстраційної картки — єдина. Основним принципом реєстрації документів за карткової системи реєстрації є принцип одно разовою, тобто кожен документ має реєструватися в установі тільки один раз. Не повинно бути повторної реєстрації з метою створення облікового, контрольного і довідкового апарату до документів. Усі ці завдання мають вирішуватися одночасно.

Індекс вхідного, вихідного і внутрішнього документа співпадає з реєстраційним номером документа й індексом справи за номенклатурою

Порядок заповнення реєстраційної картки

Календарна шкала реєстраційної картки використовується для контролю за строками виконання документа. На ній відзначається число місяця, до якого документ має бути виконаний.

У графі Автор документа або кореспондент записують назву установи, з якої надійшов документ чи як що документ вихідний, установи, до якої він направляється. При реєстрації звернень громадян у цій графі вказують також прізвище, ім'я, по-батькові, домашню адресу заявника.

Графу Назва виду документа заповнюють відповідно до назви документа, що реєструється (постанова, наказ акт, доповідна записка, висновок тощо). При реєстрації листів цю графу не заповнюють.

У графі Термін виконання проставляють дату до якої має бути виконано документ. При реєстрації ініціативного документа, що надсилається до інших установ, записують дату очікуваної відповіді. Термін ви конання проставляють так: число, місяць, рік — трьома блоками арабських цифр. Наприклад, 23.05.2006.

У графі Дата та індекс документа при реєстрації вхідного документа проставляють дату документа та індекс, наданий йому установою-автором При реєстрації вихідного або внутрішнього документа. У графі зазначають дату його відправлення (підписання) та індекс документа.

До графи Заголовок документа або короткий зміст переносять заголовок, сформульований на документ. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил. Якщо заголовок недостатньо повно відбиває зміст документа то в графу додатково вносять дані з тексту. Від того наскільки кваліфіковано і докладно будуть заповнені графи реєстраційної картки, залежатиме швидкість пошуку документа як у поточній роботі з документа ми, так і в архіві.

У реєстраційно-контрольній картці до графи Резолюція або кому направлено, відповідальний виконавець переносять з документа повний зміст резолюції (доручення), прізвище автора і дату. З резолюції переносять також прізвище, ініціали відповідального виконавця, можливо, зазначають номер телефону. Цю графу заповнюють після поперед нього розгляду. Якщо на документі немає резолюції, то секретар зазначає у цій графі прізвище, ініціали, якщо потрібно, посаду (структурний підрозділ) виконавця, якому направлено документ, і дату.

У графі Розписка в одержанні документа виконавець розписується про одержання документа і про ставляв дату.

Графа Позначка про виконання призначена для запису про вирішення питання по суті або тут зазначають дату та індекс документа-відповіді. У тих випадках, коли письмової відповіді на зареєстрований документ не потрібно, у графі робиться запис І про те, коли, ким і як вирішено питання, порушене в ініціативному вхідному документі. Цей запис і засвідчується підписом виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів і прізвища. У цій і же графі зазначають індекс справи за номенклатурою, до якої документ буде підшито дія подальшого зберігання.

У картці, складеній на ініціативний вихідний документ, у цій графі зазначають дату одержання відповіді на нього, дату, індекс і стислий зміст листа-відповіді, а в деяких випадках — посаду і прізвище особи, яка підписала лист-відповідь. Якщо письмова відповідь не складалася, записують, коли і яке рішення прийнято по суті розглянутого питання. Цей запис засвідчується підписом виконавця документа із зазначенням його посади, ініціалів, прізвища.

У картці, складеній на внутрішній документ, у цій графі зазначають конкретні дії, спрямовані на виконання документа. Якщо у процесі виконання було складено новий документ, зазначають його дату й індекс, посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Безпосередній виконавець засвідчує цей запис підписом із зазначенням своєї посади, ініціалів, прізвища.

На зворотному боці картки в графі Контрольні відмітки фіксують відмітки про контроль за строками виконання, що мають містити дату перевірки і конкретні причини затримки виконання документа. Нерідко цю графу використовують і для ведення записів, що відображають рух документа, для внесення додаткової інформації з питання, що міститься в ініціативному документі.

Графи Фонд №, Опис №, Справа № заповнюються в архіві, куди реєстраційні картки передають ся разом з документами після закінчення строку їх зберігання в поточній роботі.

Автоматизована форма реєстрації

Ручна традиційна карткова система реєстрації сьогодні швидко замінюється реєстрацією документів на персональних комп'ютерах.

Реєстрація документів на комп'ютері дає можливість:

• одночасно реєструвати документи на кількох робочих місцях;
• організувати децентралізовану реєстрацію документів у структурних підрозділах з об'єднанням відомостей про всі документи (вхідні і внутрішні) в одній базі даних;
• на основі комп'ютерної бази даних організувати інформаційно-довідкову роботу;
• організувати автоматизований контроль.

У системах автоматизації діловодства та системах електронного документообігу застосовується також електронна реєстраційна картка, яка має всі реквізити традиційної РКК. Установлюється такий склад основних реквізитів реєстрації:

• назва організації (автор чи кореспондент);
• назва виду документа;
• дата і реєстраційний індекс документа;
• дата та індекс надходження;
• заголовок до тексту (короткий зміст документа);
• резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);
• строк виконання документа;
• відмітка про виконання документа і направлення його до справи.

Склад основних реквізитів електронної картки залежно від характеру документа і завдань використання інформації може доповнюватися іншими реквізитами:

• гриф (позначка) обмеження доступу до документа;
• внутрішнє переадресування документів за виконавцями;
• код за тематичним класифікатором;
• ключові слова;
• кількість аркушів документа;
• наявність додатків;
• посадова особа, яка поставила документ на контроль;
• проміжні строки виконання;
• перенесення строків виконання;
• строк зберігання документа;
• статус документа (проект, версія);
• вид передачі документа (поштою, телекомунікаційними каналами тощо).

Порядок розміщення реквізитів в електронній реєстраційній картці (табличний чи анкетний) може визначатися безпосередньо в установі.

У випадку автоматизованої реєстрації формується банк даних, а за наявності мережі — центральний банк даних, з якого реєстраційна картка зареєстрованого документа передається в структурний підрозділ. Секретарі підрозділів вносять до реєстраційних карток додаткову інформацію, що відбиває хід виконання документа. Електронна база даних замінює журнали реєстрації і реєстраційні картотеки традиційного типу.

2. Скласти гарантійний лист

Гарантійний лист

Директору Філії “Український центр інноватики

та патентно-інформаційних послуг”

державного підприємства

“Український інститут промислової власності”

Полонській Н. А.

бул. Лесі Українки, 26

м. Київ 01133

факс (044) 285 33 44

Підприємство (установа, організація) —

ТОВ «Рожева мрія», м. Дніпропетровськ, пр.. Перемоги, б. 42.

(вказати повну назву, поштову адресу та банківські реквізити для оформлення рахунку)

звертається з проханням надати комплект матеріалів семінару –

«Ключові фактори успіху виходу на ринок».

(вказати назву).

Оплату гарантуємо.

Керівник Цимбалюк Г.В.

Головний бухгалтер Падалко К.В.

[кругла печатка]

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.

2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки "Галицька академія". — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.

3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.

4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.

5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.

6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.

7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.