Вступ

Удосконалення процесів державного управління, підвищення його економічності та ефективності безпосередньо пов’язані з документаційним забезпеченням управлінської діяльності державних органів різного рівня. У сучасних умовах система державного управління в Україні висуває високі вимоги до працівників управлінського апарату через те, що всі вони без винятку працюють із документами та інформаційними базами, що потребує професійних умінь і підготовки з процесів документування управлінської інформації.

Документ завжди був об’єктом пильної уваги з боку держави. Без упорядкованої документації неможливе ефективне управління. Крім того, розвиток політичних, економічних, торговельних зв’язків України із зовнішнім світом сприяє тому, що вітчизняні підприємства, установи та організації постають перед необхідністю дотримуватися міжнародних стандартів у сфері обміну інформацією.

На сьогодні спостерігається зростаюча увага до нормативного, методичного та наукового забезпечення саме управління документацією, яке в нашій країні ототожнюють із теорією і практикою справочинства.

1. Документи в управлінському процесі

Документи мають велике значення в управлінському процесі, є інструментами управління, через те що вони відображають діяльність організації, на їх основі приймаються управлінські рішення, документи є головними аргументом у спірних ситуаціях, закріплюючи права особи і виступаючи способом доказу. Управлінські документи становлять ядро документації установи. В основу управлінської діяльності будь-якої організації покладено процеси отримання інформації, її обробки, прийняття рішення, доведення його до відома виконавців, здійснення контролю, виконання та підбиття підсумків. Особливо велике значення має документаційне забезпечення управління у здійсненні дієвого контролю за виконанням управлінських рішень. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організаційній роботі будь-якої установи. Коли перед державою та суспільством постало багато нових завдань і значно зріс обсяг інформації, стали більш жорсткими і вимоги до якості документів, термінів їх виконання та доведення до виконавців. Проте слід зауважити, що наразі в Україні помітна відсутність чіткої, конструктивної і зрозумілої політики щодо документації та документаційного забезпечення управління. Вітчизняні традиції, світовий досвід засвідчують необхідність державного регулювання питань управління документацією, важливість рішення раціонального скорочення обсягів документообігу в країні. Актуальною є проблема формування державної політики у сфері методології управління документацією, що врешті-решт полягатиме у визнанні спрвочинства невід’ємною частиною управління.

Розгляду питання управління документацією було присвячено низку публікацій вітчизняних та зарубіжних науковців, а саме: Л. Астахової, М. Ларіна, О. Мітченко, В. Савицького, А. Сокової [6, с. 9].

Так, на думку Л. Астахової, на сучасному етапі процеси інституалізації (організаційного оформлення) документаційного забезпечення управління в організаціях поступово трансформуються в управління документацією, під яким розуміється повноцінна управлінська функція організації, реалізація якої розповсюджується на всі стадії життєвого циклу документів, всі види документів і системи документації організації. Відбувається перехід від розуміння роботи з документацією не тільки як з функцією забезпечення, а безпосередньо до управління документацією як основною функцією менеджменту [6, с. 10]. Поняття «управління документацією» розглядалося і відомим російським дослідником М. Ларіним, який розмежовує поняття «справочинство», «документаційне забезпечення управління» та «управління документацією», дотримуючись думки, що «справочинство – це більш формальне поняття (регламент, правило, умова, конструкція, що суворо визначає порядок роботи з документами (наприклад, інструкція зі справочинства), а документаційне забезпечення управління – поняття іншого характеру, сутність якого полягає в забезпеченні процесу управління (зокрема прийняття рішення) документованою інформацією, при цьому включаючи в нього аналітичні компоненти, зв’язок управлінських функцій з документами, що їх обслуговують». Документаційне забезпечення управління – це термін, який, на думку М. Ларіна, характеризує перехідну стадію від традиційного справочинства до управління документацією [6, с. 11].

Взагалі термін «управління документацією» розповсюджений у світі. Наприклад, у США організація, до компетенції якої належать питання документаційної діляьності, має назву «Національний архів та управління документацією» (National Archives and Records Administration–NARA).

Переклад німецького терміна «Schriftgtgutverwaltung» означає «управління письмовими документами». Англійський термін «Records Management» також перекладається як управління документацією [6, с. 14].

Актуальність запровадження європейських стандартів у систему української моделі роботи з документами (управління документацією) продиктована необхідністю міжнародної уніфікації та стандартизації іноформаційних процесів. Саме ці реалії зумовили потребу вироблення єдиного міждержавного стандарту з управління документацією ІSO 15489- 2001 «Інформація та документація – Управління документацією» (ІSO 15489- 2001 Information and documentation – Records management), який був прийнятий у 2001 р. Міжнародною організацією із стандартизації і в якому управління документацією трактується як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль зі створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаваням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність [6, с. 14].

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно організувати роботу з документами в галузі управлінської діяльності. Саме стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики та процедур – більш швидкий та ефективний пошук документної інформації. І це насамперед стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих будь-якою організацією у процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб’єктами підприємницької діяльності), які створюють та працюють з документами.

Якщо розглянути нормативно-методичну базу справочинства в Україні як сукупність вимог, норм, правил щодо складання документів та роботи з ними, то умовно її можна поділити на такі групи:

1. Законодавчі акти України, які регламентують основні засади державної політики у сфері інформації та документації.
2. Укази Президента, постанови Уряду у сфері справочинства.
3. Правові акти органів виконавчої влади (міністерств, комітетів служб) як загальногалузевого, так і відомчого характеру.
4. Правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи зі справочинства установ, організацій, підприємств.
5. Державні стандарти на документацію.
6. Зуніфіковані системи документації.
7. Нормативні документи з організації архівного зберігання документів [2, с. 55].

Виходячи з цього, слід зазначити, що нормативно-правові акти, які регулюють питання організації роботи з документами в Україні мають локальні сфери застосування і врегульовують або окремі питання роботи з документами, або стосуються окремих груп документів, а також певних установ, організацій, підприємств. Державна політика має бути скерована на формування процесу організації управління документацією, який відбувався б за єдиними для всіх без винятку правилами і задовольняв би потреби фахівців у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Перевага на користь застосування Міжнародного стандарту ISO 15489-2001 є цілком доцільною, оскільки він стосується всіх документів, які державна чи приватна організація створює або отримує в процесі своєї діяльності. Він описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти належної організації роботи з документами. До управління документацією в організації стандартом також віднесено:

1) визначення політики і стандартів;

2) розподіл відповідальності та повноважень;

3) установлення та опублікування процедур і керівних вказівок;

4) надавання різних послуг, пов’язаних з управлінням та використанням документації;

5) проектування, упровадження та адміністрування спеціалізованих систем управління документацією;

6) інтегрування управління документацією в управлінські системи та процеси [6, с. 51].

Відповідно до вимог стандарту ISO 15489-2001, обов’язки та права в галузі управління документацією розподіляються між всіма співробітниками, для яких створення документів є частиною їх праці, і відображаються у відповідних посадових інструкціях. Найважливішою метою визначення відповідальності, повноважень та взаємин у сфері роботи з документацією є створення і збереження системи правил щодо управління документами, яка б ураховувала не тільки внутрішні вимоги, але й вимоги зовнішніх зацікавлених осіб [6, с. 51].

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність. Більш конкретизовані управлінські рішення потребують використання специфічних документних форм, які засвідчують функціональне призначення або галузеву належність документа. Але в Україні форма організації «загального справочинства» базується на типовому міжвідомчому документі – «Примірній Інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади», затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 і сфера її застосування обмежується установами, зазначеними в її назві. Таким чином, залишається осторонь недержавний сектор, який посідає значне місце в економіці і соціальному житті України і який продовжує зростати. Тому, звичайно, в контексті міжнародної уніфікації норм стандарту ISO 15489-2001 управління документацією повинно мати одноманітний (уніфікований) характер, що вдосконалюватиме процеси уніфікації і самих форм документів. Управління документацією в установах та організаціях – це не просто технологія, це система управління всіма масивами і потоками документів. Галузеві та загальні системи документації не можна розглядати як локальні системи, вони є взаємообумовленими та взаємодоповнюваними.

Тому, впроваджуючи національний аналог міжнародного стандарту, треба враховувати умови сумісності систем документації, які функціонують в організації, що забезпечить швидкий і зручний обмін інформацією між установами.

2.   Характеристика документа як системного об’єкта, його інформаційна та матеріальні складові

 

У документоведенні застосовується таке визначення документа: «Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі» [3, с. 28].

Таке визначення розроблено й затверджено Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) з участю Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, і Міжнародної федерації документації, Міжнародної ради по архівам, Міжнародної організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана у будь-який спосіб фіксування будь-яких відомостей, т. б. за допомогою не тільки знаків письма, а й зображення, звуку тощо. п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об`єкти, які можна використати для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам`ятники, зразки порід тощо. п.).

В Україні офіційно прийняті три визначення документа (ДСТУ):

1. ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, яка може розглядатися як одиница в процесі здійснення інформаційної діяльності.
2. ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачи в часі та просторі.
3. ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об`єкт, який містить в закріпленому вигляді інформацію, оформлений встановленим порядком і який має відповідно діючого законодавства правове значення [3, с. 31].

Названі в визначеннях ознаки документа припускають:

• наявність інформації, змісту;
• стабільну речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове користування та зберігання документа;
• функціональне призначення передачі інформацією в просторі і часі, тобто від використання в соціальних комунікаційних каналах.

Документ спеціально створюється із єдиною метою збереження і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації. Історія виникнення і еволюція тлумачення терміна «документ» вивчена недостатньо. За тривалий історичний період значення поняття «документ» постійно змінювалося.

Відношення між різними визначеннями документа будується за принципом ієрархії – залежності одного поняття від іншого, де кожне більш широке поглинає, заключає в себе менш широке. Необхідність поетапного звуження об`єма поняття «документ» визвана практичною метою визначення предмета діяльності тієї чи іншої галузі. Визначення документа І обов`язкове для використання в усіх сферах нормативної документації: в довідковій, учбово-методичній та іншій літературі, яка відноситься до галузі інформації та документації. Значення документа ІІ прийнято в галузі книговидання та книгорозповсюдження. Галузь використання визначення документа ІІІ – діловодство та архівна справа.

Для документознавства в даному випадку найбільш прийнятним є визначення документа ІІ: який розуміють так – він представляє собою двухсторонню одиницю – поєднання матеріального об`єкта з інформацією, яка закріплена створеним людиною способом. Без однієї з цих сторін – немає документа. Дотримання такого признаку, як сворений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація, закріплена способом, створеним природою, а не людиною.

Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів – об`єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на визначенні, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книговедення та інші близькі до них галузі знань.

Названі у визначені ознаки документа:

1. наявність інформації, змістовність;
2. стабільну речову (матеріальну) форму, яка забеспечує довготривале використання та зберігання документа;
3. функціональну приналежність для передачі інформації в просторі і часі, т.б. для використання в соціальних та комунікаційних каналах [3, с. 33].

Основною складовою документа виступає інформація, т.б, різноманітні свідоцтва, дані, знання, які передаються в процесі комунікації. Інформація, що міститься в документі, має специфічні риси:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створений людиною для використання в суспільстві.
2. Документ несе у собі семантичну (смислову) інформацію, яка є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту – одна з головних ознак документа. Беззмістовна інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна завершеність повідомлення. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, чорновики, які характеризують творчий процес їх творця (письменника, вченого, художника).
4. Як будь-який об`єкт, який має знакову природу, повідомлення представляють собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, якщо знаєш знакову систему кодування декодування інформації [3, с. 34].

Фіксоване повідомлення має знакову форму тому, що тільки в такому вигляді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольовий вплив автора (комуніканта), представляючи читачу (реціпієнту) можливість декодувати та оволодівати відповідними знаннями. Знаковість – обов`язкова ознака будь-якого документного повідомлення.

5. Документ – це інформація, яка зафіксована на матеріальному носії способом, створеним людиною, — письмо, графіки, фотографія, звукозапис і т.п.
6. Документ має субстанціональність (речність). Для документа важлива стабільна речова форма. Запис «вилами по воді» документом вважати не можна [3, с. 35].

Інформація може бути недокументною – не закріпленою – і документною – закріпленою на речовому носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка і т.ін.), спеціально створеному для її зберігання та передачі в просторі і часі.

Матеріальний об`єкт стає документом тільки у випадку єднання речового носія та інформації яка в ньому міститься. Двояка природа документа — одна із основних особливостей його як системи. При відсутності однієї з перечислених ознак немає єдності, а відповідно і документа.

Документ спеціально створюється з метою зберігання і передачі соціальної інформації в просторі і часі. Саме тому його розглядають як джерело інформації та засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація поняття «документ» якої притримуються ІСО і яка відображена в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння між основними соціальними інститутами по зберіганню і організації користування документами – бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами [3, с. 36].

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент. З цієї точки зору різновидом документа являються: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний та оптичний диск і т.п [].

3. Реквізити документів

Важливе місце в діловодстві належить правилам оформлення документів. Кожен документ складається з окремих елементів, які називаються реквізитами.

Реквізит — це обов’язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка [6,с. 48].

Формуляр зразок — єдина модель побудови комплексу документів, яка встановлює сукупність реквізитів, властивих документам цього комплексу, розташованих у встановленій послідовності.

Ряд документів, які видаються органами державної влади та державного управління, мають склад реквізитів, який впроваджено в законодавчих актах. Наприклад, паспорт, трудова книжка, акти громадянського стану.

При розробці стандартів на систему документації перш за все визначається максимальний склад реквізитів документів, які входять до системи, і кожному реквізиту відводиться точно зазначене місце на аркуші паперу.

Для організаційно-розпорядчих документів використовується папір форматом А4 (297 х 210мм) та А5 (146 х 210мм). Для окремих видів документів, які містять таблиці та графіки (відомості), можна використовувати формат АЗ (297 х 420мм). Формуляр зразок встановлює такий склад реквізитів та їх розташування. 1. Державний герб.2. Емблема організації. 3. Зображення державних нагород. 4. Код підприємства, установи або організації. 5. Код форми документа. 6. Найменування міністерства або відомства (вищої організації або засновника). 7 Найменування підприємства, установи або організації — автора документа. 8. Назва структурного підрозділу. 9. Індекс підприємства зв’язку, поштова та телеграфна адреса, номер телефону та телетайпу, факс, номер рахунку у банку. 10. Назва виду документа. 11. Дата. 12. Індекс (номер) документа. 13. Посипання на індекс та дату вхідного документа. 14. Місце складання або видання. 15. Гриф обмеження доступу до документа. 16. Адресат. 17. Гриф затвердження. 18. Резолюція. 19. Заголовок до тексту. 20. Відмітка про контроль. 21. Текст. 22. Відмітка про наявність додатків. 23. Підпис. 24. Гриф погодження. 25. Візи. 26. Печатка. 27. Відмітка про за свідчення копій. 28. Прізвище виконавця та його номер телефону. 29. Відмітка про виконання документа та направлення його до справи. 30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій. 31. Відмітка про надходження [6, с. 50].

У формулярі — зразку вказано максимальний список реквізитів, проте при виготовленні установою бланків документів певного типу в них включаються реквізити, що відповідають документам тільки цього типу.

Закріплення за реквізитами постійних місць робить документи зручними для здорового сприйняття, спрощує їх обробку, дає можливість використовувати технічні засоби.

Реквізити в документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення, виконання.

Висновки

Традиційна модель організації роботи з документами в Україні передбачає дотримання в межах конкретної галузі та підпорядкованих їй установ та організацій принципу диференціації систем документації відповідно до функцій управління як у конкретній виробничій діяльності, так і в загальному адмініструванні. У загальних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз. І особливість їх полягає в тому, що вони можуть поширюватися на всі установи, організації та підприємства, незважаючи на їх галузеву належність.

У документоведенні застосовується таке визначення документа: «Документ — це матеріальний об`єкт з інформацією, закріпленою створеним людиною способом для її передачі в часі й просторі».

Реквізит — це обов’язковий елемент, який властивий кожному окремому виду документа (дата, підпис, адреса, заголовок тощо). Документи з використанням реквізитів оформлюють відповідності до формуляра-зразка.

Таким чином, у сфері справочинства необхідно подальше вивчення можливостей застосування в Україні стандарту ІSO 15489-2001«Інформація та документація – Управління документацією». Також необхідно здійснити перегляд нормативів, які діють на міждержавному, державному, міжгалузевому рівнях управління, запроваджувати стандартизацію та уніфікацію управлінських процедур та технологій. Суттєвим є і виокремлення управління документацією в окрему сферу діяльності, самостійну функцію державного управління, яка потребує власного механізму державного регулювання.

Список використаних джерел

1. Глущик С. В. Сучасні ділові папери: Навч. посібник для вищ. та середн. спец. навч. закладів. — К.: А.С.К., 2000, 2002. — 397, с.
2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навчальний посібник: Навчальне видання. — К.: Либідь, 1998. — 256 c.
3. Молдаванов М.І., Сидорова Г.М. Сучасний діловий документ Зразки найважливіших документів української мовою. — К.: Техніка 1992 – 399 с.
4. Потелло Н. Я. Українська мова і ділове мовлення: Навчальний посібник. -К.: МАУП, 2002. — 254, с.
5. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. — К.: Вища школа, 1997. — 270, с.
6. Якіменко А.В. Основи документообігу та документознавства: Виробниче видання. — М.: Экзамен, 2003. — 192 c.