Вступ

Актуальність теми. В XX ст. відкрилися можливості автоматизації широкого кола бібліотечних процесів (зокрема, обслуговування читачів) у зв’язку з розповсюдженням у країні зарубіжних персональних комп’ютерів, що мають в порівнянні з вітчизняними ЕОМ більш високу надійність і меншу вартість, не вимагають спеціальних приміщень і обслуговуючого персоналу.

Автоматизована система являє собою організаційно-технічну систему, що об’єднує ОС, фізичне середовище, персонал і оброблювану інформацію. Вимоги до функціонального складу КЗЗ залежать від характеристик оброблюваної інформації, самої ОС, фізичного середовища, персоналу і організаційної підсистеми. Вимоги до гарантій визначаються насамперед характером (важливістю) оброблюваної інформації і призначенням АС.

В цьому документі за сукупністю характеристик АС (конфігурація апаратних засобів ОС і їх фізичне розміщення, кількість різноманітних категорій оброблюваної інформації, кількість користувачів і категорій користувачів) виділено три ієрархічні класи АС, вимоги до функціонального складу КЗЗ яких істотно відрізняються.

Мають популярність системи західного виробництва (ALEPH, VTLS, DYNIX і ін.). Однак, якщо не вважати «Компанії «ЛИБЭР» у Росії та Ех’Lіbrіs на Україні, виробники західних систем не мають представництв у країнах, об’єднаних ДСТ 7. 1-84. У більшості ці системи не адаптовані для роботи в тому законодавчому просторі, що прийнято в нашій країні.

Ринок російських розробок став більш стійким. Розробки НПО «Информсистема» (Марк), Компанії «ДИТ-М» (ОРАС), Асоціація “ЭБНИТ” (ІРБІС), НБ МДУ (Бібліотека-2000), ДІОЦ Мінкультури Росії (АС Бібліотека), Центр «ОБС» (РУСЛАН) давно і добре відомі. Крім названих існують і інші розроблювачі. За зовнішніми ознаками віддати перевагу тій чи іншій системі не представляється можливим. Частіше вони мають навіть по назвах подібні модулі:

— адміністрування

— комплектування

— каталогізація

— читацький пошук

— обслуговування читачів

— доступ через Інтернет (пошук, замовлення);

— робота за протоколом Z39.50

Мета роботи – дослідити автоматизовану класифікацію документів.

Для досягнення мети, біли поставлені наступні завдання:

— розглянути поняття загальної методики систематизації та індексування документів;

— розкрити основні принципи і правила загальної методики систематизації документів;

— дослідити процеси систематизації документів;

— охарактеризувати методику використання програмних систем для створення електронних каталогів та баз даних      ;

— виявити перспективи розвитку автоматизованих класифікаційних систем документації.

Розділ 1. Теоретико-методологічні аспекти методики систематизації документів

1.1. Поняття загальної методики систематизації та індексування документів

За кожною рубрикою основних таблиць та допоміжних таблиць класифікації закріплюють індивідуальний індекс. Індексацію у таблицях класифікації здійснюють у вигляді класифікаційних індексів. Класифікаційний індекс — це умовне (буквене, цифрове або змішане) позначення розділу класифікації, до якого відносять документ (або його складову частину) відповідно до його змісту.

Для будови індексів використовують букви українського, латинського алфавіту, арабські, римські цифри, а також знаки пунктуації (крапка, тире), математичні символи (+, 0). Система та сукупність позначень, що прийняті у класифікації, називають індексацією. Індексація виконує у таблицях класифікації ряд функцій:

• закріплює логічну структуру класифікації;
• є засобом зв’язку між класифікаційними діленнями основних, допоміжних таблиць та алфавітно-предметним покажчиком;
• служить засобом запису результатів класифікації на книгах та інших документах.

За видами індексація буває цифровою, буквеною та змішаною (букви та цифри), а за структурою може бути логічною (ступінчастою) та нумераційною (порядковою). Суть нумераційної індексації полягає в тому, що всі відділи таблиць нумеруються підряд. Логічна індексація відображає логічну структуру таблиці. Вона показує підпорядкування та співпо- рядкування відділів, де кожен наступний індекс утворюється шляхом приєднання знака до попереднього, наприклад:

2          Природничі науки

22        Фізико-математичні науки

22.1     Математика

22.13 Теорія чисел

22.130 Арифметика

До індексації висувають ряд вимог, головними з яких є:

• послідовність відділів повинна позначатися в індексах, наприклад:

22        33 А    АБ

24        33 В    АВ

26        33 С    АГ

• індексація повинна бути максимально короткою;
• індекси повинні бути легкими для запам’ятовування;
• індексація повинна уможливлювати включення нових понять до будь-якого місця класифікації, не порушуючи загальної структури класифікації.

В усіх сучасних класифікаціях використовують логічну систему індексації. Допускаються відхилення від логічної індексації для включення нових понять, галузей тощо.

1.2. Основні принципи і правила загальної методики систематизації документів

Спеціальним класифікаційним довідником, що закріплює заголовки справ та визначає порядок формування документів у справи, є номенклатура справ — систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в суб’єкті, з визначенням термінів їх зберігання, оформлений в установленому порядку. Основна вимога, що ставиться до номенклатури, — охоплення всіх документів, що отримуються та створюються в процесі діяльності суб’єкта. Працівник документаційної служби за допомогою номенклатури справ повинен знайти місце для будь-якого документа суб’єкта. Загальні вимоги до номенклатур справ викладені в основних нормативних документах з організації діловодства та архівної справи: ДСДЗУ та Загальних правилах роботи відомчих архівів.

Номенклатура справ буває трьох видів: конкретна (номенклатура справ суб’єкта), зразкова та типова. В номенклатурі справ великих суб’єктів виділяють номенклатури структурних підрозділів та номенклатуру справ всього суб’єкта, в якому зведені номенклатури структурних підрозділів.

Складання номенклатури справ — досить складна робота, що вимагає високої професіональної кваліфікації. Оскільки існує велика кількість однорідних за характером діяльності суб’єктів, в яких поширена однотипна документація (наприклад, школи, лікарні, дитячі садки та ін.), недоцільно для кожного суб’єкта складати номенклатуру справ кожного разу спочатку, тому значного поширення в останнє десятиріччя набули типові та зразкові номенклатури справ.

Типова номенклатура с п р а в встановлює типовий склад справ, що заводяться в діловодстві визначеної категорії суб’єктів, єдину індексацію цих справ у галузі (системі) та є її нормативним документом.

Зразкова номенклатура справ встановлює зразковий склад справ, що заводяться в діловодстві суб’єктів, на які вона поширюється, з зазначенням їх індексів і має рекомендаційний характер.

Типові та зразкові номенклатури справ дозволяють встановити систему формування справ, уніфікувати заголовки справ однорідних документів, встановити для них єдині терміни зберігання. Розробляють такі номенклатури справ документаційні служби та архіви центральних відомств для своєї системи підвідомчих суб’єктів. Вони схвалюються Центральною експертною комісією (ЦЕК) або експертними комісіями (ЕК) суб’єкта, обов’язково розглядаються експертно-перевірочними комісіями (ЕПК) відповідного органу, погоджуються з ним, а потім затверджуються керівниками.

 1.3. Процеси систематизації документів

Діяльність суб’єкта оформлюється великою кількістю документів, у яких закріплені рішення керівництва, відображені зв’язки з вищими, підпорядкованими та іншими суб’єктами. До багатьох документів звертаються часто протягом тривалого часу. Щоб швидко знайти потрібний документ серед багатьох інших, їх необхідно правильно систематизувати, тобто розкласти за ознаками подібності. Найпростішою класифікацією документів є їх групування в справи.

Кожний суб’єкт зобов’язаний мати свою конкретну номенклатуру справ. За наявності типової або зразкової номенклатури справ конкретна номенклатура складається на їх основі. При цьому заголовки справ можуть бути конкретизовані з урахуванням специфіки даного суб’єкта. Терміни зберігання справ, передбачені типовою або зразковою номенклатурою справ, переносяться в конкретну номенклатуру справ без змін.

При формулюванні заголовків справ, які входять в номенклатуру, враховується вимога чіткості та точності, оскільки за заголовком справи надалі йде пошук потрібного документа. Починається заголовок з визначення роду справи, що заводиться (листування, справа, документи), або виду документа (накази, протоколи, плани, звітуй), потім уточнюється автор, питання, кореспондент та період, за який відкладаються документи.

Заголовки справ у номенклатурі розміщуються у визначеній послідовності, з урахуванням важливості документів та їх взаємозв’язку. Нормативно-методичні матеріали зі складання номенклатури справ рекомендують спочатку розміщувати в ній справи з організаційно-розпорядчими документами директивних та вищих органів, потім — справи з організаційною документацією (статути, положення), далі — справи з організаційно-розпорядчими документами самого суб’єкта (накази, розпорядження, рішення колегіальних органів). За цією групою справ розміщують справи з планово-обліковими документами (річні, квартальні, місячні) та листування.

Номенклатура справ структурного підрозділу після редагування та узгодження з архівом суб’єкта погоджується з експертною комісією та візується керівником структурного підрозділу. На підставі номенклатур справ структурних підрозділів документаційна служба суб’єкта складає єдину номенклатуру справ об’єктів, розділами (рубриками) якої будуть назви структурних підрозділів, розміщені відповідно до затвердженої структури та штатного розкладу суб’єкта. Першим розділом обов’язково ставиться служба документаційного забезпечення (канцелярія), а суспільні установи йдуть в кінці номенклатури справ після структурних підрозділів. Розміщення розділів і справ в номенклатурі закріплює індексація справ-умовне позначення кожної справи. В невеликому суб’єкті індекс справи буде складатися з його порядкового номера за номенклатурою. У зведеній номенклатурі індекс кожної справи більш складний і складається з визначення структурного підрозділу і порядкового номера заголовка справи в межах структурного підрозділу. Для однорідних справ в межах різних структурних підрозділів встановлюють однакові індекси, що підвищує оперативність пошуку документів. Під одним і тим же індексом щороку вносяться в номенклатуру перехідні справи. Індекс позначається арабськими цифрами.

Номенклатура справ складається за уніфікованою формою, наведеною в «Основних правилах роботи відомчих архівів та ДСДЗУ». В першій графі проставляється індекс справи. В кінці кожного розділу слід залишити резервні порядкові номери для заведення справ, не передбачених раніше. В другу графу вносяться назви заголовків справ. В третій графі вказується кількість томів кожної справи, оскільки впродовж року під однією назвою у випадку великої кількості документів може бути сформовано декілька томів. В четвертій графі зазначається термін зберігання документа з визначенням номера статті переліку документальних матеріалів (типового або відомчого). Остання, п’ята графа «Примітка», служить для повідомлень про знищення справ, передачу в архів, про незавершені справи, що переходять на наступний рік, та ін.

Номенклатура справ суб’єкта розглядається та погоджується ЕК цього суб’єкта, візується завідуючим відомчим архівом, узгоджується з державним архівом, куди надходять документи на державне зберігання, та на завершальному етапі затверджується керівником суб’єкта.

Розділ 2. Аналіз автоматизованих класифікацій документів

2.1. Методика використання програмних систем для створення електронних каталогів та баз даних

Для представлення бібліографічних записів на документи в електронному вигляді у форматах — UNIMARC, USMARC, RUSMARC; створення електронних каталогів та БД, необхідно використовувати такі програмні системи (ПС), як наприклад, ИРБИС (Росія), тому що ця система є найбільш поширеною у використанні в межах СНД і УФД/Бібліотека (Україна) та ін.

Розглянемо функціональні можливості цих ПС.

Програмна система ИРБИС — це інтегрована розвиваюча бібліотечно-інформаційна система.

Її основними характеристиками є:

—         Робота в локальних обчислювальних мережах будь-якого типу без обмеження кількості користувачів.

—         Сумісність з міжнародними форматами UNIMARC, USMARC і RUSMARC.

—         Засоби підтримки Web-технологій і протоколи z 39.50.

—         Підтримка довільної кількості БД, що утворюють електронний каталог або проблемно-орієнтовані ББД.

—         Технологія автоматичного формування словників, на основі яких реалізується швидкий пошук будь-яким елементом опису.

—         Засоби для введення та використання авторитетних файлів, алфавітно-предметного покажчика до УДК/ББК і тезауруса.

—         Підтримка традиційних паперових технологій: від друку аркушів замовлення і книги сумарного обліку до друку усіх видів каталожних карток.

—         Підтримка орієнтованої на використання штрих-кодів на ек

земплярах видань і читацьких квитках.

—         Підтримка повних текстів, графічних даних та інших зовнішніх об’єктів (включаючи ресурси Internet).

—         Засоби для перекладу користувальних інтерфейсів на інші мови.

—         Широкий набір сервісних засобів, котрі забезпечують наочність користувальних інтерфейсів, спрямовують процес вводу, виключають помилки і дублювання інформації.

—         Широкі можливості для адаптації до послуг роботи конкретної бібліотеки.

—         Відкритість.

У системі функціонують п’ять типів автоматизованих робочих місць (АРМ): Комплектатор, Каталогізатор, Читач, Книговидача, Адміністратор [4]. Розглянемо їх функції.

АРМ Комплектатор здійснює:

—         Попередній опис і оформлення документів замовлення на книги та інші неперіодичні видання.

—         Відстеження виконаних замовлень, контроль невиконаних або недовиконаних замовлень.

—         Реєстрацію надходження літератури, введення первинних даних для книги сумарного обліку (КСО) з послідуючим її автоматизованим поповненням на основі аналізу партії книг за різними аспектами (вид документа, мова тексту і т. п.).

—         Автоматизовану передачу опису отриманих книг на каталогізацію в БД Електронного каталога (ЕК).

—         Підписку періодичних видань для підрозділів бібліотеки (абонементні картки та листи замовлення).

—         Передачу опису періодичних видань в ЕК після отримання першого номера виписаного видання з послідуючою реєстрацією наступних надходжень в АРМ Каталогізатор.

—         Автоматичну підписку на підписний період зі зберіганням і накопичуванням даних про попередні підписні видання.

—         Списання літератури.

—         Типові вихідні форми.

АРМ Каталогізатор виконує такі функції:

—         Обробку і опис будь-яких видів видань, включаючи нетрадиційні, такі, як: АВМ, відеоматеріали, комп’ютерні файли і програми, картографічні матеріали, ноти і т. п.

—         Оригінальну технологію опису періодичних видань (газет і журналів), котра забезпечує, з одного боку, наявність зведеного опису видань в цілому, включаючи відомості про надходження всіх його номерів (томів), і з іншого боку — наявність опису окремих номерів, котрі включають відомості про включені в нього статті.

—         Автоматизовану технологію лінгвістичної обробки (систематизація, предметизація) видань, котра включає апарат тематичної навігації по класифікатору ДРНТІ, алфавітно-предметному покажчику УДК/ББК, авторитетному файлу, предметних заголовків і тезаурусу.

—         Спеціальну технологію копіювання даних, котра включає необхідність повторного вводу при створенні аналогічних і пов’язаних бібліографічних записів, зокрема, при обробці багатотомних (продовжуючих) видань і створенні аналітичних записів статей.

—         Систему формально-логічного контролю даних, як на рівні окремих бібліографічних елементів, так і на рівні опису в цілому, суттєво знижує вірогідність помилок в процесі введення.

—         Оригінальну технологію автоматичного згортання на дублетність, що виключає повторне введення опису видання в електронний каталог.

—         Вихідні форми — покажчики, інвентарні списки та ін.

—         Можливість отримання комплекту каталожних карток.

—         Широкий спектр пошукових засобів, призначений для пошуку документів (бібліографічних записів)

АРМ Адміністратор — це

робоче місце спеціаліста, який виконує системні операції над БД у цілому, що направлені на підтримку їх в актуальному стані.

АРМ Книговидача здійснює:

—         Технологію формування та введення черги електронних замовлень на видачу літератури і фіксування їх виконання.

—         Оперативну інформацію про вільні екземпляри замовленої літератури, про видану літературу та читачів, які мають її на руках.

—         Технологію фіксування факту повернення літератури.

—         Облік всіх відомостей про видачу/повернення літератури в індивідуальних картках (документах) читачів.

—         Отримання статистичних відомостей про боржників.

—         Спеціальну технологію книговидачі на основі штрих-кодів екземплярів.

До АРМ Читач входить комфортний, дружній інтерфейс, розрахований на непідготовленого користувача, який здійснює:

—         Урахування різних рівнів підготовки користувача.

—         Широкий спектр пошукових засобів, що забезпечує швидкий (шляхом прямого доступу через словники) пошук в БД Електронного каталога за всіма основними елементами бібліографічного запису та їх сполученням.

—         Роботу з декількома БД, що складають Електронний каталог.

—         Безпаперову технологію формування замовлення на видачу літератури.

Розглянемо більш конкретно АРМ Каталогізатор та методику введення бібліографічних записів (БЗ) на документи.

АРМ Каталогізатор складається з функціональних підсистем:

—         Підсистема «ВВІД» — включає режими, що забезпечують поповнення та коригування даних у вибраній БД. При цьому забезпечується можливість як введення БЗ нових документів, так і корегування (зміни) документів, введених раніше (під документом розуміється один запис, що містить БЗ).

Крім того, надається можливість формувати нові документи шляхом копіювання «застарілих», а також робити пакети введення документів, підготовлених у вигляді текстового файлу будь-якими зовнішніми засобами.

Так, наприклад:

1. Завантажуємо програму ИРБИС.
2. Обираємо АРМ Каталогізатор.

Компоненти інтерфейса, що реалізують функції введення даних, розміщені на робочій площині Ввід. Для переключення на площину Ввід (якщо встановлена інша) необхідно клацнути мишкою на закладці Ввід в нижній частині інтерфейсу.

Основною особливістю робочої площини Ввід є те, що вона, в свою чергу, має ще три підплощини. Таким чином, основним компонентом площини є перемикач із трьох закладок у верхній частині інтерфейсу, котрий слугує для переходу від однієї площини Вводу до іншої.

Підплощина «База даних/МFN»

-//- -//- -//- «Результат пошуку»

-//- -//- -//- «Відмічено» (див. мал. 1).

Всі останні компоненти площини Ввід розміщені за межами закладок підплощин, але їх зміст визначається встановленим контекстом роботи, тобто, яка підплощина необхідна в даний час. Всі ці компоненти підрозділяються на групи:

Основні управлінські компоненти, — котрі розміщені в правій верхній частині інтерфейсу та реалізують основні функції управління документами в цілому; зона «Робочого листа (РЛ) вводу » (включаючи меню РЛ), що розміщена в середній частині інтерфейсу і реалізує всі функції введення даних в поточний документ.

Додаткові управлінські документи — розміщені в нижній частині інтерфейсу і реалізують додаткові функції управління документами в цілому.

Інформаційна панель — служить для відображення інформації про БД, поточного документа або поточного поля вводу.

Робочий лист введення (РЛ) — є основним компонентом площини Ввід — представляє собою екранну форму, що служить для введен-ня/корегування об’єкта БД. Він забезпечує необхідний набір елементів даних (полів), котрі розміщені у визначеній послідовності. В залежності від БД система пропонує набір різних сценаріїв уведення, тобто різні види РЛ. Так, наприклад, для БД Електронний каталог система пропонує набір РЛ, призначених для введення/корегування різних видів бібліографічного опису. Для вибору та установки визначеного робочого листа служить меню РЛ (в нижній частині інтерфейсу).

РЛ введення може складатися зі сторінок РЛ. Перехід від одної сторінки до іншої відбувається за допомогою закладок. Ім’я закладки (сторінки) відображає склад і призначення елементів даних, що згруповані на сторінці РЛ. Останньою або єдиною сторінкою кожного РЛ є сторінка під назвою додаткова, котра слугує для представлення елементів даних, що не передбачені в даному РЛ, тобто тих даних реального документа, котрим не вистачає місця на основних сторінках РЛ.

Кожна сторінка РЛ представлена у вигляді таблиці РЛ. Вона розташовується на кожній сторінці РЛ площини Ввід. Один рядок цієї форми слугує для введення одного поля документа і складається із частин:

—         Назва елемента — тут вказується повне найменування від-повідного елемента даних.

—         № — вказується номер повторного поля, в тому випадку, якщо дане поле повторюється (в разі представлення декількох екземплярів одного елемента даних, наприклад, індексів ДРНТІ). Якщо елемент

даних не повторюється, то в цій частині нічого не вказується.

— Значення — це область введення, де виконується введення та корегування відповідного поля; область поточного поля виділяється іншим кольором (див. мал. 1).

Нумерація наскрізного введення даних в РЛ введення здійснює-ться під управлінням Windows.

Додатково пропонуються ще клавішні команди — (ESC) — від-новлення вихідного значення поля, тобто, відміна усіх дій корегування, виконаних після того, як дане поле стало поточним.

Мал. 1 Форма робочого листа вводу

Установка поточного поля може здійснюватись довільно за допомогою мишки. Для створення нового екземпляру поля, що повторюється, необхідно клацнути мишкою по номеру повторення цього екземпляра поля, після котрого слід створити новий. Нове повторення створюється лише в тому випадку, коли попереднє і послідуюче — заповнені.

При переході до іншого поля введення система може здійснити його формально-логічний контроль (ЛФК). При знаходженні помилок — видається відповідне оповіщання. Для вводу полів система запропонує додаткові засоби, що спрощують процес введення і розширюють його можливості. Для цього є кнопка «Розширення засобів вводу» в області введення поточного поля.

Є такі розширення засобів вводу:

—         Ввід з використанням меню-довідника.

—         Ввід з використанням словника.

—         Ввід з використанням вкладеного РЛ.

—         Ввід з використанням багаторядкового вікна.

—         Спеціальне ввід з використанням Рубрикатора ДРНТІ.

Програмна система УФД/Бібліотека є національною програмною системою, яка має такі властивості:

— Забезпечення багатокритеріального відбору документів за реквізитами, рубриками, ключовими словами та іншим, перегляд електронних документів, складання переліків літератури, замовлення документів.

—         Автоматизація всіх основних виробничих процесів бібліотеки: комплектування, обробка, бібліографія, видача, аналіз фонду, адміністрування.

—         Підтримка паперових технологій: друк каталожних карток, формулярів, актів, книг інвентарного та сумарного обліку.

—         Застосування технології клієнт-сервер (клієнтська частина (оболонка) функціонує в оточенні MS Windows, серверна базується на системі управління базами даних, що відповідає стандарту SQL (MS SQL Server, Centura SQL Base, Oracle 8і ЕЕ Firebird та ін.)).

—         Надання єдиного інтерфейсу користувача з усіх робочих місць, забезпечення захисту інформації за рахунок процедури реєстрації користувача на сервері з визначенням його повноважень в залежності від групи, до якої він належить.

—         Розподіл електронного каталога та тематичних каталогів за власниками — групами користувачів з визначенням прав доступу інших користувачів до цих каталогів.

—         Підтримка технологій роботи зі штрих-кодами.

—         Експорт-імпорт всієї інформації в XML.

—         WEB-доступ та ін. [2].

ПС УФД/Бібліотека включає такі модулі:

Ведення електронного каталога

—         Реєстрація видань (занесення до електронного каталога), завантаження каталогів інших бібліотек, переданих у форматах UNIMARC, USMARC, XML, а також спеціальному обмеженому текстовому форматі.

—         Створення нових та доповнення існуючих тематичних каталогів (рубрикаторів, каталогів персоналій, систематичних каталогів, словників ключових слів).

—         Визначення зв’язків документів (набір-піднабір-частина, серія-підсерія-випуск, документ-додаток і т. ін.).

—         Друк різноманітних каталожних карток та встановлених пакетів карток.

—         Складання та друк бібліографічних довідок.

—         Встановлення параметрів (умов) дублетності та контроль дублетності.

—         Визначення авторитетних записів.

Комплектування фондів

—         Врахування потреб у літературі.

—         Замовлення документів у постачальників літератури, розподіл літератури за місцями збереження.

—         Багатокритеріальний відбір, сортування та перегляд інформації про потреби, замовлення, надходження, списання та наявність літератури у фондах.

—         Обробка надходжень, підготовка та друк актів надходження, реєстрація літератури, друк формулярів, бібліографічних карток, аналіз фонду за наповненням за спеціальностями, типами літератури і т. ін.

—         Підготовка та друк актів списання, ведення та друк книг інвентарного та сумарного обліку.

—         Врахування номерних, безномерних, балансових, позабалансових документів у різних книгах обліку.

—         Облік періодики, ведення даних щодо постачальників літератури.

—         Експорт-імпорт бібліотечного фонду.

Обслуговування читачів

—         Введення, коригування, багатокритеріальний відбір, сортува-ння та перегляд інформації про читачів та організації (МБА, обмінних партнерів).

—         Оформлення та виконання замовлень читачів.

—         Контроль за поверненням документів, аналіз відмовлень у видачі документів читачам.

—         Врахування штрих-кодових технологій.

—         Експорт-імпорт інформації про читачів та організації.

Відбір документів

—         Відбір документів за значеннями полів бібліографічного опису (автор, назва, рік видання, мова, обсяг і т. д.).

—         Відбір за службовими даними (дата реєстрації, кількість примірників, місце збереження і т. ін.).

—         Пошук теми (рубрики ключового слова) та відбір за темою або кількома темами та значеннями полів.

—         Відбір документів, пов’язаних з поточним (частин набору, випусків серії, додатків і т. ін.).

—         Перегляд інформації про наявність документа в інших установах.

— Перегляд електронних документів, складання та друк переліків літератури.

2.2. Перспективи розвитку автоматизованих класифікаційних систем документації

Для перегляду бібопису документа у вигляді каталожної картки слід натиснути відповідну кнопку або (пункт меню Документ /Показати /Каталожна картка). У формі Каталожна картка будуть відображатись описи документів, які виділені в даний конкретний момент у формі Каталог документів, а пункт меню (Документ /Показати/Теми) дозволяє відобразити теми, за якими класифіковано даний документ (див. Каталоги тем).

За ознаками документи поділяються на види. Типовими видами документів є книги, брошури, журнали, газети, стандарти і т. ін.

За належністю документи поділяються за принципом власності: кожний бібопис належить одній конкретній групі користувачів системи.

З кожним описом документа пов’язана інформація про примірники документа. Примірники визначаються інвентарним (або, в разі безномерних, обліковим) номером, ціною придбання, місцями розподілу і збереження та іншими характеристиками.

З кожним описом документа пов’язана інформація про наявність документа в інших організаціях та установах. Така інформація дозволяє реалізувати ідею віртуального каталогу.

З кожним описом документа можна також утримувати інформацію про наявність його складових частин (томів багатотомного видання чи номерів газети). Така інформація відома як нумерація (ведеться відділом комплектування).

Бібліографічний опис документа складається з полів, які ви-значають його окремі характеристики. Такими полями є автори, назва, відомості щодо назви, видавник і т. ін. За змістом поля бібопису відповідають міжнародним комунікативним стандартам MARC. Це, зокрема, дозволяє здійснювати експорт та імпорт бібописів з форматів UNIMARC та USMARC.

Стандарти MARC не накладають обмежень на застосування тих чи інших полів при складанні бібопису документа. В цьому розумінні немає різниці, чи документ є книгою, чи журналом, чи статтею. Різниця випливає з того, якими значеннями заповнені поля бібопису. Такий підхід пов’язаний з великою різноманітністю документів, які описуються.

У той же час практика складання бібліографічних описів у вітчизняних бібліотеках базується на ДСТУ (співпадає з ГОСТ 7.1-84), який фактично розрізняє кілька видів документів. Це книга, багатотомне видання, журнал, стаття і т. ін. Для кожного виду передбачається своя форма відображення бібліографічного опису (картка).

Намагаючись поєднати обидва підходи, в системі передбачена можливість створювати види документів, де враховується специфіка документів при відображенні описів. Вид документа, зокрема, визначає поля, які мають бути задіяні при створенні бібліографічного опису. З цією метою всі поля бібопису поділені на три категорії:

1. Загальні поля — однакові для всіх видів документів. Наявність цих полів дозволяє одночасно відбирати документи різних видів. Так, наприклад, за автором чи назвою можна знайти як книгу, так і статтю. Так само, документи різних видів можна одночасно знаходити за темами класифікаторів, наприклад, монографії і журнали за темою «Право».
2. Спеціальні поля — для кожного виду документів передбачається свій набір таких полів. Так, наприклад, для номера журналу слід мати поля Рік видання, Номер тому, Номер частини і т. ін., натомість, для статті вони не потрібні.

з. Додаткові поля — поля, що можуть бути визначені для конкретного документа у відповідності до стандартів, якщо таке поле потрібне, але серед загальних і спеціальних полів цього виду його нема. Для таких полів при описі документа не тільки вводиться значення, але визначаються назви (коди) полів для форматів XML, UNIMARC та USMARC. За такими полями не можна відбирати, але їх можна передивлятись, друкувати та імпортувати/експортувати в складі бібліоопису.

Отже, визначення видів документів дає можливість для групи документів окреслити перелік спеціальних полів, які мають застосовуватись при описі. Далі, в залежності від виду документа, система відображує документи в табличній формі Каталог документів, що налагоджується в профілях, та при роздрукуванні, що підтримується шаблонами. Це, зокрема, дає можливість для книг, журналів, статей та інших видів документів по-різному відображати і друкувати каталожні картки та переліки.

При узгодженні форматів Система виходить з того, що бібліографічний опис — це, перш за все, опис документа за підходом MARC.

На той випадок, коли для даного виду документів є поля, які періодично застосовуються, хоча і не дуже часто, не слід забувати про можливість описати в Системі додаткові поля. Для цього передбачений механізм визначення додаткових полів: під заданою назвою описується поле, якому ставляться у відповідність коди XML, UNIMARC та USMARC. Далі можна вказувати лише назву, всі інші атрибути підставляються автоматично.

2.3. Типи автоматизованих класифікацій документів

Залежно від прийнятої основи поділу розрізняють кілька основних видів класифікації документів:

• формальна класифікація документів;
• предметна класифікація документів;
• систематична класифікація документів.

Формальна класифікація документів — це діяльність, яка спрямована на створення груп документів, що об’єднані формальними ознаками. Формальною називають ознаку, яка не стосується змісту документа. Формальна ознака може стосуватися носія інформації, на якому виконаний документ. Вона може характеризувати матеріал, з якого зроблений носій інформації (папір, фотоплівка, пергамент тощо), зовнішній вигляд документа (книга, журнал, компакт-диск тощо), його місце у просторі зберігання, формат, вартість тощо.

Кожна з перерахованих формальних ознак може бути покладена в основу розподілу документів за класами. Прикладом формальної класифікації документів може бути алфавітний каталог, у якому бібліографічні записи документів розташовані за формальною ознакою, якою є прізвище автора або назва документа.

Предметна класифікація документів — це діяльність, яка спрямована на створення груп документів, що об’єднані за змістом предметним словом або словосполученням (предметною рубрикою). Предметна класифікація будується на основі розподілу документів (як правило, їх бібліографічних записів) за змістом, за ознакою предмета, про який у них йдеться. Предметну класифікацію застосовують, як правило, у сполученні з формальними, наприклад, алфавітною класифікацією, тому її називають також алфавітно-предметною класифікацією.

Систематична класифікація документів — це діяльність, яка спрямована на створення груп документів (або їх бібліографічних записів) за галузями знань у відповідності до їх змісту.

Систематична класифікація (класифікація за галузями знань) займає провідне місце серед інших видів класифікацій, що розкривають документний фонд за змістом. Це пов’язано з тим, що галузевий принцип відіграє важливу роль у науці і практичній діяльності. Він є основою організації виробничої та наукової діяльності, системи навчання у середній та вищій школі. Тому значна кількість інформаційних потреб споживачів документної інформації носить галузевий характер. Групування документів за галузями знань полегшує добір документів, а тому сприяє задоволенню інформаційних потреб споживачів інформації.

Систематична класифікація має велике значення ще й тому, що її, на відміну від інших класифікацій, широко використовують не лише для класифікації документальної інформації, але й для класифікації з метою розташування й збереження документів. У бібліотечно-бібліографічній теорії та практиці склалося так, що беруть до уваги саме систематичну класифікацію, коли вживають термін «бібліотечно-бібліографічна класифікація».

Сутність систематичної класифікації полягає в тому, що всю сукупність людських знань, яка знайшла відображення в документах, поділяють на відділи (класи) відповідно до основних галузей знань. У середині відділу створюють більш дрібні відділи — підвідділи для питань, проблем, що стосуються даної галузі знань; у підвідділах створюють ще дрібніші підрозділи тощо. Наприклад, у відділі природничих наук — підвідділи фізики, хімії, біології та інших природничих наук. У середині підвідділу хімії будуть подані розділи для окремих галузей хімії, наприклад, загальної, органічної, неорганічної, які, у свою чергу, теж можуть бути поділені на окремі підрозділи.

Систематичні класифікації, крім свого основного призначення, застосовують також для складання систематичних картотек, групування матеріалів у бібліографічних посібниках, словниках і довідниках.

Документні класифікації можна вирізняти за багатьма ознаками:

• за науковою основою;
• за видом систематизованих документів;
• за аспектами застосування;
• за способом індексації тощо.

Однією з найбільш суттєвих ознак документних класифікаційних систем є засіб їх будови, який визначає їх структуру. За структурою будови існує два типи документних класифікацій — ієрархічні та аналітико-синтетичні класифікації.

В основу будови ієрархічної класифікації покладено логічну операцію поділу обсягу поняття. Сам термін «ієрархія» грецького походження й означає «підпорядкування». Тобто ієрархія — це таке, і тільки таке, співвідношення, за якого один клас є підкласом іншого, більш широкого. Тому підпорядкуванню підлягають саме такі класи.

Найбільш зручною формою зображення ієрархічних класифікацій можна вважати графи за типом дерева. Граф — це умовна фігура, що складається з крапок (називають «вершинами») та відрізків, які з’єднують деякі з цих вершин (називають «ребрами»). Будь-яку «вершину», що обрана за початкову крапку, називають «коренем».

Суть ієрархічної класифікації полягає у поділі кожного класу вищого порядку на послідовно підпорядковані класи, у цьому разі кожний окремо взятий клас безпосередньо підпорядкований тільки одному, більш широкому, класу. До цих класифікацій висувають такі вимоги:

• для будь-якого предмета або предметного комплексу має бути передбачений один, і тільки один, вичерпний клас;
• класифікація повинна забезпечувати інформаційний пошук за будь-яким поєднуванням ознак.

Ієрархічні класифікації поділяють на перелічувальні та комбінаційні.

В основу будови перелічувальних класифікацій покладений принцип переліку: у класифікаційній системі перелічують усі теми, за якими існують документи. Типові поняття, тобто ознаки, що повторюються, не відокремлюють в окремі таблиці, а відображають повторенням у різних рубриках схожого змісту. Однак ці класифікації мають слабкі сторони: докладно деталізована класифікація має великий обсяг; вона не може охопити всі питання й теми, за якими можуть у майбутньому з’явитися документи. Тому ці класифікації застосовують обмежено. Єдиним прикладом застосування такої класифікації, яка існує й на початку ХХІ століття, є Класифікація Бібліотеки Конгресу США.

Комбінаційні класифікації характеризуються більш розвиненою структурою. Головна відмінність цих класифікацій у порівнянні з перелічувальними — це наявність таблиць типових рубрик. Таблиці комбінаційних класифікацій складаються з основних таблиць, таблиць загальних і типових спеціальних рубрик. Класифікування за допомогою комбінаційних класифікацій не зводиться лише до пошуку готового індексу, а передбачає пошук інших класифікаційних ознак, тобто складання індексу шляхом поєднання індексів основних таблиць із таблицями типових рубрик.

Інша відмітна риса комбінаційних класифікацій — це можливість поєднання за визначеними правилами індексів основних таблиць із метою утворення нових індексів, які не передбачені в основній таблиці. За допомогою різних знаків (+, /, 🙂 можна конструювати індекси нових понять. Наприклад, книга з органічної та аналітичної хімії. Індекс органічної хімії — 24.2, а аналітичної хімії — 24.4. Отже, книга означеної тематики матиме індекс 24.2 + 24.4.

Більшість сучасних документних класифікаційних систем є комбінаційними. Це — «Десяткова класифікація Дьюї» (ДКД), «Бібліотечно-бібліографічна класифікація» (ББК), «Універсальна десяткова класифікація« (УДК). Порівняно з перелічувальними, вони мають менший обсяг і одночасно більшу можливість відображення складних багатоаспектних та нових понять. Вони незамінні при широкому тематичному пошуку, а також придатні й для вузького тематичного пошуку. Проте комбінаційні класифікації (до речі, як і інші класифікації) мають певні обмеження. Зміни у структурі наукових знань відбуваються, наприклад, на тематиці наукових документів, які стають усе більш спеціальними (наслідок дифе-ренціації наук), а також багатоаспектними (наслідок інтеграції, взаємопроникнення наук). Це ускладнює систематичний пошук документів.

Значно більші можливості відобразити багатоаспектний зміст наукових документів мають аналітико-синтетичні (фасетні) документні класифікації. Це системи з розвиненою складною структурою, які призначені для багатоаспектного пошуку інформації. Фасетні класифікації відрізняються від ієрархічних тим, що на одному й тому ж масиві документів можна побудувати кілька тематичних ієрархій.

Головні ділення фасетної класифікації утворює ієрархічний ряд за галузями знань. У межах кожної галузі є кілька таблиць категорій, побудованих у результаті попередньо проведеного категоріального аналізу термінології певної галузі. Типові ознаки характерні для всіх, чи більшості головних ділень класифікації, у допоміжних таблицях загальних категорій. В особливій таблиці подані визначення зв’язків між поняттями. Документи аналізують за категоріями, які передбачені для даної галузі знання, а знайдені у таблиці індекси синтезують відповідно до класифікаційних формул. Класифікаційна формула відображає як зміст окремих понять, так і систему зв’язків між ними.

В основі аналітико-синтетичних класифікацій лежить фасетний аналіз, суть якого полягає в тому, що спочатку аналізують галузь знання і термінологічний склад певного масиву документів із цієї галузі. На основі такого аналізу виділяють категорії, які й називають фасетами. Терміни групують за фасетами, тобто об’єднують у відповідні класи. Наприклад, терміни, що означають різні матеріали, утворюють фасет «матеріали»; терміни, що означають різні процеси — фасет «процеси» тощо.

Наступні етапи побудови фасетної класифікації — поділ фасетів на субфасети (субсубфасети і таке інше); установлення фіксованої послідовності розташування фасетів. Цю послідовність називають фасетною формулою.

Отже, фасетна класифікація — це класифікаційна система, у якій поняття подані як фасетна структура, а класифікаційні індекси синтезуються шляхом комбінування фасетних ознак відповідно до фасетної формули.

Висновки

Таким чином, документи можуть підпорядковуватися один одному, створюючи ієрархії документів. Глибина таких ієрархій системою не обмежується.

Саме об’єднання всіх ресурсів, у тому числі й Інтернету дає можливість бібліотеці реально бути інформаційним і культурним центром, що безпосередньо бере участь у навчальному процесі, супроводжувати модернізації освіти.

Бібописи документів, які зберігаються в системі, можуть бути пов’язані один з одним. Так, основний документ може вказувати на всі свої додатки, серія — на підсерії, журнал — на статті. Так само, стаття може посилатися на збірку чи журнал, поточний стандарт — на попередній і т. ін. Типи зв’язків, які можуть бути визначені, повністю відповідають тим, що передбачені стандартами MARC. Для зручності вони поділені на дві частини. Першу умовно можна назвати від головного до частин або від попереднього до наступного. Другу, навпаки, від частин до головного або від наступного до попереднього. Так, головним для документа вважається документ, який містить його, є оригіналом, попереднім варіантом і т. ін., тобто є в широкому розумінні першим між цих двох. Наступним, навпаки, вважається документ, який є складовою частиною даного, наступним виданням, тим, що знаходиться з даним під однією обкладинкою і т. ін., тобто серед цих двох є другим.

Застосування комп’ютерів у бібліотечній діяльності перетворює весь комплекс існуючих технологічних операцій обслуговування читачів, підвищує якісний рівень і оперативність виконання цих операцій. Автоматизація надає цілий спектр нових засобів, раніше недоступних бібліотекареві та читачеві, усуває багато рутинних операцій, знижує трудомісткість виконання бібліотечних операцій, підвищує точність і надійність даних, що обробляються, розширює можливості пошуку і статистичного аналізу інформації з баз даних (БД), дає змогу впроваджувати сучасні технології в бібліотечну практику.

Список використаної літератури

1. Артемов Ю. Роль і місце веб-порталу в діяльності наукової бібліотеки //Бібліотечний форум України. — 2006. — № 2. — C. 19-21
2. Болдовський В.Ю. Життєвий цикл онлайнового документа //Бібліотекознавство. Доку-ментознавство. Інформологія. — 2005. — № 2. — C. 7-12.
3. Коваль С. Використання мережі Інтернет у бібліотечній справі //Наукові праці Національної бібліотеки імені В.Вернадського. — Київ, 2002. — Вип.8. — C. 288-298
4. Костенко Л. Розвиток інформаційних технологій та Інтернет у бібліотеках/ Леонід Костенко ; Леонід Костенко //Бібліотечний вісник. — 2002. — № 1. — C. 16-18
5. Костенко Л. Використання інтернет у бібліотеках //Бібліотечний вісник. — 1999. — № 2. — C. 6-11
6. Кочетова О. Ресурсы Интернета для библиотекарей //Научные и технические библиотеки . — 2006. — № 5. — C. 47-52
7. Лівінська Н. Інтернет-технології в бібліотеці для дітей: нові можливості сприяння освіті //Бібліотечна планета. — 2004. — № 2. — C. 22-25
8. Ливадонова Е. Комплектование с помощью глобальной сети //Библиотека. — 1999. — № 12. — C. 28-29
9. Ливадонова Е. Комплектование с помощью глобальной сети. // Библиотека.-1999.-№ 9.- С.35-37.
10. Лозниця А. Інтернет-технології для задоволення інформаційних потреб науковців і фахівців //Наукові праці Національної бібліотеки імені В.Вернадського. — Київ, 2002. — Вип.8. — C. 147-159
11. Лященко Л. INTERNET- ресурси на допомогу підвищенню професійного рівня бібліотекарів //Вісник книжкової палати. — 2001. — № 2. — C. 17-19.
12. Мартюшова О. Використання ресурсів Інтернету для ефективної інформаційної роботи //Бібліотечний форум України. — 2007. — № 2. — C. 11-13
13. Новіцька Н. Навіщо бібліотеці інтернет? //Світ дитячих бібліотек. — 2008. — № 2. — C. 26-27
14. Пашкова О. Бібліотеки та Інтернет: надання віддаленого доступу до інформації у США //Бібліотечна планета. — 2001. — № 2. — C. 27
15. Ратушний Т. Нетрі Інтернету для української літератури. Чи допоможуть електронні бібліотеки вижити традиційним? //Політика і культура. — 1999. — № 19. — C. 37
16. Роскіна Т. Розвиток інформаційних технологій та Інтернет у бібліотеках //Наукові праці Національної бібліотеки імені В.Вернадського. — Київ, 2002. — Вип.8. — C. 247-253
17. Соляник А. WEB- видання, як об’єкт документопостачання бібліотечних фондів // Вісник Книжкової палати.- 2002.- №2.- С.18-20.