Вступ

Документи по особовому складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, заохочення, накладання дисциплінарних стягнень.

До таких документів належать: особові картки, заяви, накази по особовому складу, характеристики, автобіографії, анкети, доручення, розписки, особові справи, трудові книжки.

Приймаючи особу на роботу, для виконання якої потрібні спеціальні знання, адміністрація зобов’язана вимагати пред’явлення диплома або іншого документа про відповідну освіту, професійну підготовку. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу на підприємство і виділяють в самостійну групу.

Розроблена і застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення кадрами органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.

На підприємствах, де обсяг документообігу не первищує 10000 документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов’язані з його робою виконує секретар-референт.

1. Заява, її реквізити та місце сере документів особового складу

Документація з особового складу характеризує правові, трудові та службові відносини окремої особи з установою.

У цій документації відображається діяльність підприємства із питань обліку кадрів; прийняття на роботу; переведення на іншу роботу; підготовки, перепідготовки, підвищення кваліфікації; атестації працівників; нагородження; пенсійного забезпечення тощо.

Найхарактернішою особливістю кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретної особи, отже, вона є іменною документацією. Тому ведення кадрової документації повинне бути зразковим.

До документації з особового складу в органах державної податкової служби належать: особисті заяви працівників, рапорти, контракти, подання, особові картки (типова форма № П-2), характеристики, накази з особового складу, особові справи, трудові книжки.

Заява – це офіційний документ що містить повідомлення в письмовій формі. Заява містить найчастіше пропозиції, скарги або прохання якої-небудь людини, адресовані або організації, або посадовій особі.

Під час складання заяви дотримуйтеся таких правил.

Праворуч, на останній третині рядка, відзначається адресат – назва організації чи установи, посада, прізвище, ім’я та по батькові особи, до якої звертаються.

У цьому ж місці вміщуються відомості про те, хто подає заяву (послідовно дотримуючись форми родового відмінка, привід “від” не вживається).

Крім цього, працівники кадрових служб, приймаючи на роботу особу, повинні ретельно звірити всі відомості, внесені в анкету (особовий листок з обліку кадрів) з оригіналами особистих документів – паспортом, документами про освіту, трудовою книжкою.

Особисті заяви про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, надання відпустки, звільнення з роботи оформляються на чистому аркуші паперу формату А 4. Складаються заяви від руки.

Текст заяви (виклад прохання, скарги, пропозиції тощо) пишеться з абзацу.

Заява може вміщати і доповнення (перелік документів, які додаються до заяви).

Реквізити заяви:

• Найменування адресата, якому направляється заява (назва організації, прізвище та ініціали людини, якій адресована заява).
• Фамілія, ім’я, по-батькові, посада або адреса автора заяви
• Найменування документа
• Точний виклад повідомлення
• Опис документів які додаються до заяви.
• Дата, підпис.

Заява пишеться власноручно в одному примірнику. Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності тощо.

У заяві використовується, як правило, офіційно-ділова лексика, в деяких заявах допускається вживання публіцистичної лексики (наприклад, заява про прийом до партії).

Адресат, відомості про заявника зазначаються на початку робочої площі у правому верхньому куті аркуша; кожна частина заяви пишеться з окремого рядка. Домашня адреса заявника та номер його телефону наводяться в дужках. В заяві не вживається прийменник “від”.

Заяви про прийняття на роботу адресують керівникові підприємства.

Заява про прийняття на роботу після її розгляду разом з іншими необхідними документами служать підставою про видання наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу. В разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово.

Заяву про переведення на іншу посаду оформляють на трафаретному бланку або на чистому аркуші паперу. У відомостях про себе заявник зазначає обійману ним посаду, своє прізвище та ініціали, а домашню адресу і телефон не вказує.

Заяву про надання чергової відпустки можна оформляти на чистому аркуші паперу або на трафаретному бланку. В тексті обов’язково зазначається дата початку відпустки.

Заява про надання відпусти без збереження зарплати має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Наказ про надання відпустки оформляється, виходячи з тексту заяви та резолюції. Підставою для формування наказу є резолюція.

Заява про звільнення з обійманої посади за складом реквізитів подібна до заяви про переведення на іншу посаду.

У заявах про надання навчальної відпусти має бути посилання на довідку-виклик з місця навчання, без якої питання про надання відпустки вирішити неможливо. Цей документ подають на розгляд разом із заявою.

2. Види заяв та особливості їх складання

Розрізняють заяви від організацій і установ та особисті заяви.

В особистій заяві реквізити рекомендується розміщувати у такій послідовності:

1)   праворуч на останній третині рядка пишуть назву організації або установи, куди подається заява; прізвище, ініціали її керівника;

2)   нижче колонкою викладають відомості про того, хто подає заяву: посада, місце роботи, прізвище, ім’я, по батькові, домашня адреса;

3)   ще нижче, посередині рядка пишуться слово «ЗАЯВА»;

4)   через один рядок з абзацу з великої літери починають текст заяви, в якому чітко викладають прохання з коротким його обґрунтуванням;

5)   під текстом з нового рядка пишуть перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

6)   ліворуч ставиться дата, праворуч — підпис особи, котра писала заяву (підписувати слід чітко і розбірливо).

Варто пам’ятати! Під час написання тексту заяви спостерігаються варіанти в таких деталях оформлення: прізвище керівника організації, до якої звертаються із заявою, може вказуватися або не вказуватися; серед даних про освіту особи, котра звертається із заявою, номер і серія паспорта ставляться лише тоді, коли у заяві йдеться про виплату грошей; перелік документів, що додаються, може починатися словами: «ДО ЗАЯВИ ДОДАЮ» (тоді назви до даних документів ставляться у знахідному відмінку: «довідку», «автобіографію»), або словами: «ДО ЗАЯВИ ДОДАЮТЬСЯ ТАКІ ДОКУМЕНТИ»: (далі назви документів пишуть у називному відмітку), або словом «ДОДАТОК»: 1), 2), 3).

У тексті заяви, коли є кілька паралельних способів висловлення, вибирати потрібно найточнішу граматичну форму.

У складній заяві також подаються відомості про те, які саме документи додані до заяви на підтвердження правомірності висловленого в ній прохання (документи перелічуються після основного тексту перед підписом).

Заява пишеться від руки в одному примірнику.

 

Зразки заяв:

 

Деканові природничо-географічного

факультету Національного

педагогічного університету

імені М. П. Драгоманова

доц. Командишку В. К.

студента II курсу відділення

«Географія й фізкультура»

Возного Петра Миколайовича

 

Заява

Прошу допустити мене до складання іспитів. 4 січня я ліквідував академзаборгованість: склав залік з практичного курсу ух юїнської мови.

 

дата                                                                                         підпис

 

 

Ректорові Чернігівського

педагогічного інституту

проф. Власенку С. С.

студента Харківського

державного університету

Шевченка Сергія Івановича

Заява

У зв’язку з переїздом моїх батьків до м. Чернігова на постійне проживання прошу зарахувати мене студентом III курсу фізико-математичпого факультету зі спеціальності «Математика й фізика».

Додаток:

1) витяг із залікової книжки на 2 арк. в 1 пр.;

2) характеристика, видана Харківським державним університетом на І арк. в 1 пр.:

3) свідоцтво про народження на 1 арк. в 1 пр.;

4) довідка про місце проживання на 1 арк. в 1 пр.

 

дата                                                                                          підпис

 

Висновки

Класифікаційні ознаки заяви як документа:

• за походженням — особистий (містить прохання окремої особи) чи службовий (містить прохання установи, організації);
• за місцем створення — внутрішній;
• за призначенням — щодо особового складу;
• за формою — індивідуальний;
• за ступенем гласності — звичайний;
• за стадіями створення — оригінал;
• за терміном зберігання — безстроковий.

Особисті заяви обов’язково оформлюються від руки в одному примірнику.

У складних заявах зазначається перелік документів, які додаються до  заяви з метою підтвердження правомірності висловлюваного у ній.

Заява — це письмове офіційне повідомлення, твердження або прохання. Заяви бувають прості та вмотивовані.

Влаштовуючись на роботу, особа подає письмову заяву, в якій викладає прохання прийняти її на певну посаду до певного структруного підрозділу підприємства.

Заяву про прийняття на роботу оформляють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку.

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності.

Заява слугує підставою для видання наказу або розпорядження.

Список використаної літератури

1. Бибик С. Ділові документи та правові папери: Листи, протоколи, заяви, договори угоди/ Світлана Бибик, Галина Сюта,. — Х.: Фолио, 2005. — 491 с.
2. Блощинська В. Сучасне діловодство: Навчальний посібник/ Віолетта Блощинська,; М-во освіти і науки України, Інститут менеджменту та економіки «Галицька академія». — К.: Центр навчальної літератури, 2005. — 319 с.
3. Боровський В. Н. Діловодство в банківських установах: Навчальний посібник/ В. Н. Боровський, В. П. Прадун, Р. В. Друзін; Ред. В. Н. Боровський; М-во освіти і науки України, Таврійський національний університет ім. В. І. Вернадського. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 223 с.
4. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. — Минск: Амалфея, 2002. — 125 с.
5. Головач А. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян/ Анатолій Степанович Головач,; А.С.Головач. — Донецьк: Сталкер, 1999. — 349 с.
6. Гончарова Н. Документаційне забезпечення менеджменту: Навчальний посібник/ Наталія Гончарова,; М-во освіти і науки України, Київський нац. ун-т культури і мистецтв. — К.: Центр навчальної літератури, 2006. — 259 с.
7. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. — 3-є вид.. — К.: Либідь, 2001. — 383 с.
8. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення: Навч. посібник. — К.: Літера, 2000. — 480 с.