К публичному выступлению относится произношение текста перед руководством компании, потенциальным работодателем и даже одногруппниками и друзьями. Оно помогает проявить себя в профессиональной сфере или другой деятельности. Искусство публичного выступления подвластно не каждому человеку, но ему можно и нужно обучаться, постигая азы такой науки, как риторика, посещая тренинги публичного выступления и выполняя специальные речевые упражнения.

Риторика в переводе с греческого — теория красноречия. Деловая риторика — прикладное направление общей риторики, ориентированная на обеспечение руководителей и специалистов правилами обращения со словом.

Красноречие — важнейший признак профессиональной пригодности современного делового человека. Чтобы освоить это сложное искусство нужно знать основные принципы речевого воздействия, средства выразительности речи, уметь грамотно выстраивать структуру своего выступления, анализировать свои цели, особенности аудитории и др. И, конечно же, нужен опыт, позволяющий отточить это мастерство.

В деловой риторике используют следующие принципы речевого воздействия:

• доступность;
• ассоциативность (вызов сопереживания и со размышления, который достигается обращением к эмоциональной и рациональной памяти слушателей),
• сенсорность (широкое использование цвета, света, звуков, рисунков и т.п.),
• экспрессивность (эмоциональная напряжённость речи, выразительность мимики, жестов, позы и т.п.)
• интенсивность (темп подачи информации, степень подвижности выступающего).

При подготовке к выступлению надо помнить, что оно — это шанс заявить о себе, обратить на себя внимание, от успешности выступления во многом зависит Ваш авторитет, ролевой статус в организации, возможность дальнейшего роста. Ваша речь должна быть не только конструктивной и содержательной, но и запоминающейся, яркой. В этом ей поможет использования средств выразительности речи. Средства выразительности деловой речи:

• Варьирование тональности выступления. Доклад не должен быть монотонным;
• Выделение главных мыслей с помощью коротких пауз, изменения темпа речи, высоты голоса и т.п. основные мысли лучше воспринимаются при произношении в относительно медленным темпе, твердым и громким голосом, а вспомогательные суждения — в чуть ускоренном.
• Стилистические формы:

а) постановка в ходе выступления риторических вопросов, т.е. вопросов, заранее предполагающих определенный ответ (в основном, да или нет);

б) использование формы диалога, что повышает роль слушателей, поднимает их заинтересованность в выступлении оратора.

в) призыв к действию;

г) включение образных сравнений, поговорок, метафор и т.п.

д) использование примеров (могут быть прямыми, т.е. связанными с темой выступления, и косвенные — примеры- сравнения из литературных произведений, фильмов и т.п.

е) применение повторений, для усиления эффекта главных идей выступления;

ж) демонстрация заинтересованности и убежденности, т.к. общее настроение выступающего зачастую передается аудитории.

Публичная речь, устное выступление перед аудиторией является неотъемлемой частью деловых коммуникаций. Необходимость выступить публично, провести презентацию зачастую вызывает внутреннюю панику у многих людей — от студентов до опытных управленцев. Подобный страх перед обращением к аудитории приводит к тому, что вся презентация сводится к монотонному зачитыванию по бумажке заранее подготовленного текста. В данном материале сделана попытка помочь улучшить качество выступлений на публике, в ней даны рекомендации по подготовке и проведению презентаций.

Важнейшей особенностью данного вида коммуникаций является ваше физическое присутствие; отправитель сообщения и его получатель находятся рядом. В такой ситуации выступающий перед аудиторией чувствует себя достаточно уязвимым, но в действительности его положение само по себе дает значительную власть. В случае, если бы ваш доклад распространялся только в письменном виде, его получатели могли бы:

• с легкостью начинать и прерывать процесс коммуникации, когда им заблагорассудится;
• перечитать по необходимости то, что не было понято с первого раза;
• перескакивать от начала к концу или просмотреть сообщение в заданном порядке.

Являясь же членом аудитории, каждый слушатель испытывает своеобразное «давление группы», подчиняясь ходу заданного вами процесса, и по крайней мере будет пытаться выслушать до конца. Конечно, этого давления недостаточно, и вам необходимо завоевать, а затем поддерживать интерес аудитории на протяжении всего выступления.

Наиболее общих составляющих успешной презентации всего две — это подготовка материала для выступления и подготовка себя.

Для успешного выступления при его подготовке необходимо ответить на несколько базисных вопросов, а именно:

• Какова цель моего выступления?
• Кто мои слушатели — аудитория?
• Что представляет собой основное содержание выступления?
• Каков организационный контекст выступления?
• Какие методы привлечения внимания аудитории будут использоваться?

Выделяются общая и конкретная цель презентации/публичной речи. Общая цель определяется видом реакции, которую выступающий хочет вызвать у аудитории. В качестве общих целей можно выделить следующие: информировать аудиторию о чем-либо, воодушевить ее, убедить, призвать к действию.

В зависимости от выбранной цели, презентацию будут отличать некоторые особенности:

Так, информационная речь/презентация должна:

• не содержать ничего спорного;
• вызывать любопытство аудитории;
• удовлетворять запросы слушателя;
• быть актуальной для аудитории.

В отличие от информационных, воодушевляющие речи/презентации более эмоциональны и содержат прямой призыв к чувствам. Как и информационные, они в значительной мере развиты на основе примеров и фактических данных, однако материал должен быть подобран так, чтобы вызывать не только любознательность, но и обострять в сознании значение традиций, личности, правил поведения, веры и т.д.

Смысл убеждающей речи/презентации — логическими доводами доказать или опровергнуть какое-либо положение. Такая речь не представляет собой непосредственного призыва к действию, но стремиться определить образ мышления и поведения. Предмет речи — вопросы факта (что является правдой, что нет) и вопросы поведения (как надо поступать и как нет). Для проведения эффективной убеждающей презентации есть несколько принципов:

• выбирайте действительно спорный вопрос;
• выбирайте содержательную для слушателей тему;
• выбирайте разрешимый вопрос.

Подробнее познакомиться с искусством убеждения Вы сможете в приведённом после этого параграфа материале «Способы убеждающего воздействия».

Призывающая к действию речь/презентация направлена на призыв аудитории либо к осуществлению какого-либо нового действия, либо к прекращению старого. Имеются в виду действия совершенно определенных, присутствующих на презентации слушателей.

Принципы эффективной призывающей к действию речи:

• необходимо, чтобы тема вызывала значительный интерес у аудитории, была для нее актуальна;
• подумайте, не слишком ли инертна аудитория как таковая, способны ли слушатели к действию;
• препятствием может стать наличие среди слушателей сильной оппозиции, не разделяющей вашу точку зрения.

Конкретная цель публичной речи зависит от ее содержания. Если общая цель определяет, какой реакции вы хотите добиться, то конкретная цель показывает, что слушатель должен узнать, почувствовать и сделать.

Что касается содержания, здесь, безусловно, неограниченное количество вариантов, поэтому ограничимся несколькими общими рекомендациями.

• необходимо хорошее знание предмета;
• следует продумать логическое структурирование содержания;
• подберите соответствующие содержанию примеры, ссылки на авторитеты и т.д.

Если презентация должна сопровождаться письменным докладом, нужно позаботиться о том, чтобы письменный и устный вариант не повторяли, а дополняли друг друга. Заранее решите, будет ли письменный доклад распространяться до или после презентации и соответственно постройте проведение мероприятия. Если ваш доклад аудитория уже читала, презентация дает возможности для обсуждения и сосредоточения на наиболее заинтересовавших слушателей вопросах. Если же письменный доклад будет распространяться после презентации, ее лучше использовать как введение аудитории в курс дела, тогда письменный вариант будет обеспечивать детальную поддержку сказанному.

Адаптация подготовленного материала для устного изложения

Устная речь, в отличие от письменной, способна передать тончайшие оттенки мыслей и чувств, быть насыщенной эмоционально, тем самым усиливать воздействие на слушателя, создавая эффект внушения. Воздействие речи максимально тогда, когда она производит впечатление импровизации, свободного изложения.

Импровизация — это бесценный прием для неформальных ситуаций, он также необходим, например, при ответах на вопросы. Природным талантом импровизации обладает один человек из тысячи, не более, и на самом деле за большинством очевидных импровизаций стоит серьезная подготовительная работа. Такая работа не сводится к простому заучиванию наизусть подготовленного текста — в подобном случае речь будет звучать как неискренняя декламация.

Альтернативой чтения по бумажке и зазубривания текста является его адаптация с использованием оборотов разговорной речи. Разговорный язык имеет свои корни не в литературе или газетах, а в речи обычных людей. В своем докладе/презентации необходимо использовать такие речевые обороты, которые были бы уместны в обычной неофициальной беседе. На печатной странице вы можете встретить массу вещей, которые вы просто не могли бы сказать в обыденной речи.

В разговорной речи гораздо чаще звучат различные фразеологические обороты, устойчивые выражения, делающие ее ярче и выразительнее.

Кроме того, в разговорной речи вы используете первое и второе лицо там, где более официальный письменный язык требует использования третьего лица.

Еще одно жизненно важное правило — использование достаточно коротких предложений и простых слов. Конечно, во многих выступлениях не обойтись без специальных терминов; однако не следует злоупотреблять сложными выражениями только для того, чтобы выглядеть большим экспертом. К этому можно добавить следующее:

• используйте активный залог глаголов чаще, чем пассивный, например: «нам нужна ваша помощь», а не «мы нуждаемся в вашей помощи» и т.п.
• избегайте абстрактных существительных; они усыпляюще действуют в малых дозах и губительны для выступления в больших;
• не используйте технические термины, если не уверены, что аудитория с ними знакома;
• искореняйте жаргон и слова-паразиты.

Этапы подготовки презентации

ЭТАП 1

Определитесь целями и видом Вашей презентации (информативная, убеждающая, побуждающая к действию, воодушевляющая).

ЭТАП 2

Теперь необходимо проанализировать, кто будет вас слушать — аудиторию. Каковы её

• ценности
• потребности
• очаги напряжения
• компетентность
• имидж

ЭТАП 3

На этом этапе необходимо выделить ключевые идеи, вокруг которых будет строиться ваша презентация.

ЭТАП 4

Теперь ключевые идеи необходимо подкрепить поддерживающими тезисами, которые обоснуют и раскроют эти идеи.

ЭТАП 5

Открытие. В качестве открытия может выступать:

• Короткая история забавного содержания
• Вовлекающий вопрос
• Риторический вопрос
• Шокирующее заявление
• Известное высказывание, цитата. Свяжите вступление с основной частью презентации.

ЭТАП 6

Продумайте переходы («мосты») — фразы, связывающие разные смысловые части.

ЭТАП 7

Подведите итоги презентации в заключении. Перефразируйте и повторите ключевые моменты. Подчеркните практическую значимость сказанного.

ЭТАП 8

Подготовьте раздаточные материалы. (по возможности).

ЭТАП 9

Если это необходимо, подготовьте наглядные пособия, но не используйте их слишком часто;

• используйте картинки: графики, рисунки, схемы, диаграммы;
• представляя что-то наглядно, сконцентрируйтесь на одной идее;
• наглядное пособие должно быть хорошо видно всем присутствующим;
• то, что сложно прочесть, прокомментируйте;
• старайтесь использовать не просто цифры, а графики;
• привлекательно оформите ваши пособия, но не злоупотребляйте яркими цветами.

ЭТАП 10

Вопросы. Спланируйте вопросы аудитории, запишите возможные варианты. Если ответы требуют статистических данных, конкретных цифр, подготовьте их, и, например, запишите на карточках.

Будьте открыты ко всем вопросам и если есть такие, на которые вы не можете ответить, то пообещайте выяснить запрашиваемое и удовлетворить вашего слушателя позднее.

При необходимости не забудьте сказать, каким временем вы располагаете для вопросов после вашего выступления.

ЭТАП 11

Анализ. Проведите анализ вашего выступления. Отметьте, что было сделано хорошо, и что требует улучшения.

Неудачи в презентациях встречаются не только у новичков, но и у крупных компаний с многолетним опытом проведения подобных мероприятий. При этом совершаются одни и те же промахи.

Рассмотрим наиболее распространенные ошибки, которые могут перечеркнуть всю проделанную работу.

• Подготовка презентационного материала без учета целевой аудитории.
• Неправильное построение презентации.
• Ошибки оформления.
• Перегруз слайдов информацией.
• Затянутое вступление.
• Чтение слайдов (вместо комментирования).
• Неуверенность.
• Отсутствие работы с аудиторией.
• Несоответствие мимики, интонации, темпа и тона речи ее содержанию.
• Монотонная не эмоциональная речь.
• Скучный монолог без присутствия юмора.
• Много лишних суетливых движений по сцене. и т.д.

Только многократно практикуясь, анализируя ошибки и успехи, работая над собой, наблюдая за опытными и успешными ораторами, Вы сможете развить в себе этот полезный навык — навык красноречия.