Вступ

Актуальність теми. Для розвитку сучасної української науки книгознавства особливе значення має вивчення процесів опрацювання, систематизації та збереження різних видів документів. Саме вирішенню цієї проблеми і присвячено дану роботу.

Дослідження проводилося на базі Книжкової палати України імені Івана Федорова (далі Книжкова палата), тому що вона є центром національної бібліографії, а її фонд, що налічує близько 12,7 млн. примірників, є одним із найповніших фондів україніки в світі.

Повноцінне вивчення цієї теми раніше не проводилося. Фрагментарно вивчалися окремі характеристики документальних потоків галузевого спрямування, наприклад, медицини в роботах Л.Лабушевської [5], Ю.Шарабчиєва [6], але картини, що давала б уявлення про технологічний ланцюг опрацювання всіх видів документів в інформаційній установі державного значення, немає.

Змістове опрацювання документів – головний складник достовірної і вичерпної інформації, зафіксованої у цих документах і наданої споживачам.

У бібліотеках упродовж багатьох років традиційно склалася підвищена відповідальність до представлення інформації в електронному і карткових каталогах. Накопичено багатий інформаційний ресурс (придбаний і згенерований), який потребував упорядкування та представлення як сукупний. Це стосується усіх видів ресурсів і першою чергою – записів електронних каталогів (ЕК).

Важливою складовою наукометрії є методи дослідження тенденцій розвитку наукових напрямів за допомогою бібліографічних показників наукових публікацій, які об’єднані під назвою «бібліометричні».

Загальновідомо, що більшість бібліографічних і чимало наукознавчих досліджень базується на можливості шляхом вивчення документального потоку (далі — ДП) характеризувати саму діяльність. Зокрема, історики приділяють особливу увагу визначенню інформативних можливостей різних груп джерел, ступеня їхньої цінності для розвитку того чи іншого напряму галузі, оскільки ефективність історичних наукових досліджень залежить безпосередньо від якості їхнього інформаційного забезпечення.

Уже з початку 90-х рр. ХХ ст. учені зазначали про збільшення вимог до історичної науки, необхідність постійного пошуку та опанування дослідниками нових інформаційних джерел, причому не тільки вузькотематичних, а й в усьому обширі суміжних суспільних наук, а також наголошували, що триваючий перегляд методології історичної науки, відкриття архівів і спецфондів призводять до якісної зміни ДП [2, с. 141].

Нині склалися всі необхідні умови для здійснення інформаційного моніторингу, який передбачає бібліографічне, статистичне й концептуальне відстеження розвитку профільних ДП і створює основу для підтримки управлінських рішень щодо їхнього функціонування. Доведено, що реальним об’єктом ДП стає лише у процесі його виявлення та аналізу, тобто, коли потік документів досліджують через їхнє відображення у бібліографічних посібниках — реєстраційних, науково-допоміжних, професійно-виробничих тощо [4, с. 51].

Відомий український документознавець С. Кулешов, розглядаючи методи документологічних досліджень, акцентує, що «… будь-який аналіз структури потоків або масивів ґрунтується на групуванні його частин на основі подібностей чи відмінностей як елементів системи чи структурних складових, і навіть дослідження конкретного документа не може уникнути процедури віднесення його до якогось класу чи виду» [7, с. 84], тобто застосування класифікаційного або типологічного методу.

Поняття „документальний потік” у бібліографічну практику введено ще в 60-ті роки ХХ ст. і визначалося як сукупність документів, що надходять у будь-яку систему комунікацій (автоматизовану інформаційно-пошукову систему, бібліотеку, книжковий магазин і т. ін.).

Саме в ДП найповніше відображаються результати людської діяльності (наукової, практичної, художньої тощо), адже всі важливі факти і події так чи інакше фіксуються у вигляді окремих документів. ДП постійно поповнюється новими документами, тому є унікальним способом накопичення відомостей про навколишній світ.

Що ж до бібліографічних посібників, то пізніше було доведено, що, по-перше, кожний із них являє собою формалізовану модельну конструкцію ДП. Моделювання вихідного об’єкта досягається засобами цілеспрямованого вибіркового відображення ДП і методами згортання (використанням штучно створеної бібліографічної пошукової і/або ідентифікаційної мови). По-друге, моделювання ДП бібліографічними засобами соціально необхідне, оскільки це свідома заміна неконтрольованого, складного об’єкта ДП його бібліографічною моделлю, яка значно полегшує освоєння ДП користувачами. Проте для того, щоб бібліографічний посібник міг бути „замісником” ДП, не обхідно забезпечити в ньому відповідну ступінь адекватності відображення цього потоку і формульовані засоби досягнення цієї адекватності. Це можливо за умови використання формалізованих критеріїв подібності об’єкту, формалізованих засобів опису всіх вх дів у ДП, що бібліографується, і методики формалізованого виокремлення елементів ДП, які відповідають цим критеріям [6].

Метою роботи є визначення складу документальних потоків, шляху їх руху відділами Книжкової палати, висвітлення технологічних процесів опрацювання документальних та отриманих, як результат опрацювання, інформаційних потоків.

Розділ 1. Інформаційний моніторинг документного потоку як складова бібліотечно-інформаційного сервісу

1.1. Визначення місця бібліотеки як документного та інформаційного центру у документальних потоків

Бібліотечно-інформаційний сервіс — це комплекс заходів і методів, що гарантують адекватну відповідність між конкретними документально-інформаційними потребами користувачів та можливостями установи задовільнити ці потреби за рахунок використання як безпосередньо наявних, так і віддаленого доступу, документних та інформаційних: ресурсів. Бібліотечно-інформаційний сервіс (БІС) розглядається нами як показник якості бібліотечно-бібліографічного та науково-інформаційного обслуговування, як вагома складова іміджу бібліотеки, яка, певною мірою, визначає її місце у складі інфраструктури суспільства та сферу її суспільного впливу. Складовими БІС є: ресурси, що використовуються для надання послуг; методика та методологія його реалізації; кадровий потенціал; матеріально-технічне забезпечення, за рахунок яких реалізуються аналітико-синтетична концепція формування, менеджменту і маркетингу інформаційних ресурсів.

Реалії і перспективи розвитку БІС національної бібліотеки обумовлюються багатьма чинниками, серед яких найбільший вплив мають такі:

♦        сучасний підхід до визначення місця бібліотеки як документного та інформаційного центру, діяльність якого спрямована на кваліфіковане, якісне та адекватне задоволення інформаційних потреб споживачів;

♦        необхідність стратегічного планування у сфері розвитку БІС НБ як управлінський процес створення і підтримки стратегічної відповідності між цілями, потенційними можливостями і реальними шансами бібліотечно-інформаційної установи у сфері маркетингу власної діяльності;

♦        інтенсивність еволюції засобів інформаційних технологій і телекомунікаційного зв’язку, що дозволяють підтримувати концепцію відкритого віддаленого доступу за умов ефективного БІС.

У цьому напрямі бібліотека має орієнтуватися, з одного боку, на дослідження та підтримку вже сформованих секторів як світового, так і власне вітчизняного інформаційного ринку, які відрізняються специфічним колом споживачів і домінуючими видами інформаційних послуг. Провідними секторами українського інформаційного ринку визначають такі:

♦        науково-технічна та професійна інформація для фахівців;

♦        аналітична інформація з питань політики та економічної кон’юнктури, політичної реклами тощо;

♦        правова інформація;

♦        споживча інформація для населення.

Стратегічне планування як розвитку науково-інформаційних ресурсів, так і БІС НБ має враховувати пріоритетну підтримку перших трьох з виділених сегментів національного інформаційного ринку.

З другого боку, інтенсивний розвиток загальносвітової концепції «освіти впродовж усього життя людини», національної системи безперервної освіти, дистанційної вищої освіти, сприятимуть появі нового сегменту інформаційного ринку, сектору освітньої (спеціальної навчальної) інформації [7]. У формуванні та розвитку цього сектору також може взяти участь НБ, як за умов актуалізації інформаційного забезпечення цього напряму в БІС, так і творення на базі власних документно-інформаційних ресурсів відкритого університету соціо-гуманітарного спрямування на основі методик і механізмів дистанційного навчання.

За таких умов інформаційний моніторинг розглядається нами як засіб аналізу і прогнозування розвитку світового документно-інформаційного потоку, результати якого враховуються в процесі формування національних інформаційних ресурсів і перспективна складова бібліотечно-інформаційного сервісу національної бібліотеки.

На сьогодні вже починають відпрацьовуватися концепція, структура та визначається оптимальна джерельна база інформаційного моніторингу з позицій сучасного бібліотекознавства та документознавства.

Поняттям «моніторинг» сучасні фахівці характеризують систематичний збір даних про складні явища з метою оперативної їх діагностики таоціяки в динаміці. Зміст поняття «моніторинг» відносно документного потоку детально розглянуто у працях Г. Ф. Гордукалової[2], А. А. Соляник[6].

Його охарактеризовано як саме інформаційний моніторинг, у межах якого в залежності від характеру одержуваних відомостей розрізняють три його види: бібліографічний, статистичний, концептуальний. Розглянемо реалізацію всіх видів інформаційного моніторингу в практиці діяльності Національної бібліотеки України імені В. І. Вернадського (НБУВ) і перспективу використання його результатів як складової БІС установи.

Бібліографічний моніторинг — це систематичне моделювання профільного потоку або масиву документів як семантично взаємопов’язаних сукупностей їх бібліографічних описів, доповнених у разі необхідності анотаціями, рефератами, переліками ключових слів, класифікаційними індексами.

Результатами бібліографічного моніторингу в НБУВ стають ЕК (каталог надходжень з 1994р., каталог дисертацій та авторефератів дисертацій тощо), бібліографічні, повнотекстові і реферативні БД (найвагоміший результат — формування Загальнодержавної реферативної бази даних «Україніка наукова»). Також методики бібліографічного моніторингу ефективно використовуються в процесі традиційного формування документного фонду НБУВ, задля відстеження як національної, так і іноземного походження компонент світового документного потоку. У напрямі інформаційно-аналітичного забезпечення комплектування НБУВ постійно здійснюється моніторинг вхідного потоку безоплатного обов’язкового примірника документів України за видами видань, їх тематикою, видавничою належністю тощо. Згідно результатів моніторингу забезпечується контроль за повнотою комплектування обов’язкового примірника видань У країни, вивчення наявного видавничого репертуару ринку, книжкової промоції тощо; здійснюється актуалізація службових БД із різноманітними відомостями про українські редакції, видавництва, друкарні, книгорозповсюджуючі та книготорговельні установи, що є цінною інформаційною базою для повсякденної роботи відділу комплектування вітчизняною літературою. 2001 року за результатами моніторингу відбулися зміни формату записів службових довідкових БД («Редакції, видавництва, друкарні України», «Книготорговельні та книгорозповсюджуючі установи У країни»), зокрема до полів наповнення стандартного запису додано поле для інформації про Інтернет-адресу установи, електронну адресу тощо. Суб’єкти видавничої галузі акти, що послуговуються засобами електронних комунікацій, пропонуючи на власних веб-сайтах наявний репертуар, тематичні плани видавництв, списки книгарень, де можна придбати заявлені книжки та багато іншої інформації, зокрема про проведення спеціалізованих виставок та ярмарок, лотерей для відвідувачів сайту тощо.

1.2. Дослідження пріоритетних напрямів документних потоків

Потрібно зазначити, що попри несприятливість законодавчого забезпечення, економічні та соціальні перетворення, видавнича галузь країни знаходиться у постійному розвитку, пошуку шляхів виходу з кризової ситуації, намагається стабілізувати свій розвиток. Так, протягом останнього десятиріччя зросла кількість офіційно зареєстрованих видавництв, видавничих організацій та поліграфічних підприємств, що мають право здійснювати видавничу діяльність на території України. Як доводять результати моніторингу видавничої галузі за фактом отримання НБУВ ОПДУ у 2000-2001 pp., неперіодичні видання (книги, брошури) регулярно надходили з 550 видавництв та видавничих організацій, 100 друкарень та поліграфічних підприємств країни.

Дещо гальмується процес ефективної співпраці в системі «видавець — книгорозповсюджувач — бібліотека» за умов практичної відсутності фахової інформаційно-аналітичної періодики, національної видавничо-книжкової промоції у засобах масової інформації, скоординованих видавничих та книготорговельних ресурсів онлайнового доступу, т. з. комп’ютерних систем типу «Books in Print», що одночасно інформують про наявність видавничої продукції та сприяють її розповсюдженню, продажу тощо. Поодинокі спроби на цьому терені потребують пильної уваги з боку професійної спільноти. Адже таку прогалину, певною мірою, мали б заповнити підготовлений Всеукраїнським благодійним фондом «Книги України» та Книжковою палатою У країни книготорговельний каталог «Книги України», перший випуск за 2001 рік вже побачив світ, разом із запланованими до випуску компакт-диском і новоствореним веб-сайтом, на яких планується представити повну бібліографію книг України з 1991 р. Такі заходи сприятимуть відновленню національної книготорговельної бібліографії, але реальна практика сьогодення вимагає від кожної установи-учасниці процесу формування національних інформаційних ресурсів проведення власного бібліографічного і статистичного моніторингу.

Статистичний моніторинг — це стеження за змінами кількісних показників документного потоку, які характеризують темпи росту, використання, старіння, ступінь концентрації — розсіювання документів. Цей вид моніторингу ефективний тільки в умовах автоматизованої обробки машинопрочитуваних баз даних. Головне при цьому передбачити достатню кількість статистичних індикаторів стеження за об’єктом, забезпечити автоматичне ранжування набору реквізитів одного форматного поля. Статистичні показники — найбільш згорнута форма фіксування відомостей про документний потік, тому потрібен їх постійний аналіз з метою встановлення причин змін. Його результати у поєднанні з результатами бібліографічного моніторингу активно використовуються у провідних бібліотечно-інформаційних установах світу, зокрема — і НБУВ, з метою прогнозування галузевого, тематичного, мовного розвитку вітчизняного і світового документного потоку задля раціонального включення найвагомішої його частини до складу власних документно-інформаційних ресурсів. За умов використання методик бібліографічного та статистичного моніторингу відбувається профілювання фондів, розподіл надходжень, прогнозування розвитку їх обсягів, інтенсивність росту тощо.

Концептуальний моніторинг — це систематичний аналіз статистичних показників документного потоку з метою вироблення знань про стан та тенденції їх розвитку, виявлення результатів впливу на них змін у відповідній науково-практичній діяльності, зокрема у науково-інформаційній діяльності бібліотеки.

Таким чином, інформаційний моніторинг — бібліографічне, статистичне й концептуальне стеження за розвитком профільних документних потоків — створює основу для підтримки управлінських рішень щодо їх функціонування. Дані моніторингу дозволяють фахівцям оперативно підключитися до найважливішого фрагмента документного потоку — публікацій провідних авторів, наукових колективів, профільних журналів тощо.

Такі ж технології вдало використовуються для підготовки інформаційно-аналітичних матеріалів, оперативної інформації з актуальної проблематики політичного та економічного життя країни. Так, співробітниками Служби інформаційно-аналітичного забезпечення НБУВ здійснюється підтримка та супроводження БД з питань розвитку політичних, економічних структур у державі, місцевого самоврядування, паливно-енергетичного та аграрно-промислового комплексів, на основі яких готуються інформаційні матеріали. На підставі результатів інформаційного моніторингу Інтернет-ресурсів започатковано 2001 р. видання щоденного огляду оперативної інформації електронних видань «Резонанс». Саме в такий спосіб реалізується підтримка НБ другого з визначених секторів національного інформаційного ринку.

Додержання технологій моніторингу та правильне користування методами дослідження документного потоку дозволяє вивчити ситуацію з будь-якої суспільної або наукової проблеми, визначити перспективи розвитку пріоритетних наукових напрямів, вирішити проблеми вдосконалення забезпечення фахівців науковою інформацією, тобто підтримку першого з визначених секторів національного інформаційного ринку. Залишається актуальною проблема прогнозування досліджень, вивчення можливих напрямів прориву та точок росту при картографуванні науки тощо, у різних країнах розв’язується по-різному [3; 4], але є деякі спільні риси, такі як систематичні пошуки і оцінка основних тенденцій у дослідженнях у різних галузях. З цією метою використовуються численні джерела (наукові і технічні видання) та різні методи аналізу даних, у тому числі — бібліометричні і патентні дослідження.

Розділ 2. Аналіз документально-інформаційних потоків Книжкової палати України імені Івана Федорова

2.1. Характеристика і стан документально-інформаційних потоків Книжкової палати України імені Івана Федорова

Документальні потоки Книжкової палати складаються з обов’язкових примірників різних видів друкованої продукції, що надходить до нашої наукової установи згідно Закону України «Про обов’язковий примірник документів» [1] і документів службового порядку (листи, накази, розпорядження тощо).

Друкована продукція, що надходить до Книжкової палати, розподіляється на такі категорії:

■        книги;

■        журнали;

■        газети;

■        нотні та образотворчі видання;

■        автореферати дисертацій;

■        аркушеві видання;

■        дрібнодрукована продукція;

■        службова кореспонденція.

Друкована продукція проходить опрацювання у відділах Книжкової палати і потрапляє на зберігання: обов’язкові примірники документів — у Державний архів друку, а службова кореспонденція — в архів загального відділу. Інформація, що накопичується по мірі опрацювання продукції і супроводжує потік документів, складає інформаційний потік, на базі якого Книжкова палата створює свої видання:

■        літописи книг, авторефератів дисертацій, журнальних статей, газетних статей, рецензій, нотних видань, картографічних видань, образотворчих видань;

■        реферативний журнал «Економіка. Економічні науки»;

■        реферативний журнал «Політика. Політичні науки»;

■        «Нові видання України»;

■        «Друк України»;

■        «Друковані засоби масової інформації».

Крім того, на базі накопиченої інформації Книжкова палата видала велику кількість бібліографічних покажчиків:

■        серію «Етноси України»;

■        першу частину бібліографічного покажчика «Спец-фонд Книжкової палати України»;

■        бібліографічні покажчики до ювілеїв видатних людей.

Готується до друку науково-бібліографічний покажчик «Історія Києва з найдавніших часів до 2000 року» (у трьох томах). Одна з його книг «Храми Києва (Монастирі, собори, церкви, каплиці, храми інших конференцій)», сподіваємося, незабаром побачить світ.

Розглянемо ближче шлях проходження документальних та супроводжуючих їх інформаційних потоків по відділах Книжкової палати. Блок-схему проходження потоку документів по її відділах представлено на мал.1.

Друкована продукція надходить щоденно до загального відділу Книжкової палати. Працівники відділу приймають її, звіряють із супровідними документами і проводять запис у журналі. Опрацювання здійснюється впродовж одного дня. На кожному примірнику проставляють штамп Книжкової палати і вхідний реєстраційний номер.

Всі примірники документів перевіряються на відсутність пошкоджень (ця операція повторюється в усіх відділах на шляху руху потоку документів) і, крім службової кореспонденції, передається для подальшого опрацювання у відділ наукового опрацювання обов’язкових примірників (далі відділ обов’язкових примірників).

Службову кореспонденцію реєструють у журналі вхідної кореспонденції і передають на затвердження керівництву Книжкової палати, а далі — за підписом — у відділи.

У відділі обов’язкових примірників друкована продукція проходить опрацювання окремо за категоріями.

Книги спочатку перевіряють на дублетність та перевидання. Потім з метою забезпечення актуальності видань Книжкової палати книги вибірково передають у два відділи: нові книги, що видані вперше, — у відділ наукового редагування бібліографічної інформації (далі відділ редагування), де впродовж дня на них складають неповний бібліографічний опис з метою накопичення масиву інформації для бібліографічного покажчика «Нові видання України», який виходить раз на декаду; після цього книги з питань економіки та політики — у відділ наукового реферування інформації (далі відділ реферування) для складання рефератів і бібліографічного опису, що увійдуть до бази даних реферування інформації у середовищі ProCite, на основі якої готують реферативні часописи.

Після опрацювання у відділах редагування та реферування книги повертають до відділу обов’язкових примірників, де їх комплектують за видавництвами та за алфавітом, присвоюють інвентарні номери (номери роздруковують на принтері на спеціальному самоклеючому папері, наклеюють на книги на четвертій сторінці обкладинки), штампують і заносять до бази даних «Аркуша державної реєстрації» (АДР), який є супроводжувальним документом партії книг протягом усього шляху книги аж до її надходження до Державного архіву друку.

До бази даних АДР заносять такі реквізити:

■        автор книги;

■        установи, від імені яких видана книга чи та, що відповідає за випуск книги;

■        назва книги;

■        прізвища та ініціали укладачів, редакторів, перекладачів, художників тощо;

■        у скороченій формі зазначають роль осіб, що вказані у попередньому полі (наприклад, Уклад.; Ред.; Пер. з англ.);

■        зазначають назву для опису Державного стандарту України;

■        додаткова назва, підзаголовок;

■        назва друкарні;

■        відомості про перевидання (наприклад, 2-ге вид.; 3-тє вид., переробл. і доповн.);

■        прізвища та ініціали редакторів, перекладачів, художників;

■        у скороченій формі зазначають роль осіб, що вказані у попередньому полі: (Ред.; Пер. з рос. тощо);

■        назва місця видання;

■        назва видавництва;

■        рік видання.;

■        номер тому, випуску, книги (Т. 2; Вип. 4; Кн. 6);

■        архівний номер видання;

■        кількість томів,  з яких складається видання: (В 4 кн.; В 12 т.);

■        кількість сторінок;

■        назва серії;

■        відомості, що зазначаються в області приміток;

■        тираж;

■        ціна [5].

Далі, завдяки можливостям ProCite, базу даних експортують у RTF-файл і роздруковують АДР, після чого партію книг разом з АДР передають у відділ статистичного моніторингу та аналізу друку (далі відділ статистики) [4].

Журнали також опрацьовують у відділі обов’язкових примірників. З них формують партії і супроводжують АДР, який набирають на комп’ютері, але не у ProCite, а у Microsoft Word. Працівники відділу ведуть щорічну картотеку періодичних видань, в якій відзначають наступний номер, що надійшов до Книжкової палати. Потім журнали, що стосуються питань економіки і політики, передають до відділу реферування для опрацювання аналогічно книгам і доповнення бази даних реферативних часописів, а потім — до відділу статистики. )

Автореферати дисертацій також надходять до відділу обов’язкових примірників. Опрацьовують їх не одразу, а після того, як накопичиться достатня кількість для формування партії. Автореферати дисертацій заносять до бази даних ProCite аналогічно книжковій продукції та роздруковують АДР.

Нотну, картографічну та образотворчу продукцію також формують у партії по мірі накопичення, опрацьовують за допомогою Microsoft Word і у супроводі АДР передають далі у відділи Книжкової палати.

Газетну продукцію не супроводжують АДР. На газети заводять паспорти. Потім частина газет, що входить до списку, згідно якого роблять аналітичний опис статей, що далі випускають у вигляді літопису, потрапляє у відділ наукової підготовки державних поточних бібліографічних покажчиків (далі відділ літописів), а інші — на зберігання до Державного архіву друку [9].

До відділу статистики обов’язкові примірники всіх видів видань надходять протягом дня. Його працівники ведуть автоматизоване опрацювання книг у базі даних Microsoft Access, а журналів — у Microsoft Excel. Використання саме такого програмного забезпечення обумовлено відсутністю у ProCite математичних операцій, без яких не може бути статистичних підрахунків.

На цьому етапі шляхи документальних та інформаційних потоків опрацювання книг розділяються. Блок-схему проходження інформаційних потоків у Книжковій палаті України представлено на мал. 2. Коли партія книг з друкованим примірником АДР виходить з відділу обов’язкових примірників, базу даних цього ж АДР переносять на сервер баз даних Книжкової палати до папки «Reestr» і в подальшому використовують для поповнення трьох баз даних: зведеної бази даних АДР відділу обов’язкових примірників, бази даних відділу статистики і бази даних електронного каталогу Книжкової палати.

Перші дві операції виконують у відділі інформаційних систем, який займається автоматизацією процесів опрацювання документів на основі нових інформаційних технологій і виконує найскладніші операції з базами даних. Однією з довгострокових програм відділу є переведення у єдине інформаційне середовище (а саме — середовище ProCite) усіх відділів Книжкової палати. У 2003 році було переведено на цю технологію відділ обов’язкових примірників (до цього АДР просто набирали у Microsoft Word, роздруковували, а файли знищували). Водночас, з метою уникнення подвійного введення інформації, розроблено технологію конвертації бази даних ProCite у базу даних Microsoft Access через Microsoft Word, використовуючи сумісність програмних продуктів Microsoft Office.

Конвертація бази даних поточного АДР здійснюється шляхом експорту бібліографічного опису у RTF-файл, використовуючи спеціально для цього розроблений вихідний стиль «ADR_stat», перетворення його за допомогою Microsoft Word у табличну форму і влиття у базу даних Microsoft Access відділу статистики. Одночасно, відкриваючи базу даних АДР у ProCite, працівник відділу інформаційних систем поповнює її записами зведену базу даних АДР відділу обов’язкових примірників. Необхідність утримання ще однієї бази даних, що є первинною до електронного каталогу, обумовлена багатьма причинами. Одна з них — довгий шлях книги від початку опрацювання до формування каталожної картки.

Повертаючись до бази даних відділу статистики, необхідно зазначити, що її вирізняє наявність великої кількості статистичних кодів, необхідних для створення статистичних звітів та довідок. Тому працівники відділу заповнюють вільні поля, щоб утворилась така структура:

■        автор;

■        назва книги;

■        країна

■        код ЮНЕСКО;

■        тип видання;

■        серійність;

■    оформлення;

■   цільове призначення;

■        Зміст (Тематика);

■        Реєстр. Номер

■        номер ISBN;

■        номер замовлення;

■        код підлеглості;

■        місто видання;

■        видавництво;

■        повторність;

■        мова видання;

■        оправа;

■        сторінки;

■        формат;

■        умовно-друковані аркуші;

■        обліково-видавничі аркуші;

■        примірники (тисяч штук);

■        друковано-аркушеві відбитки.

Опрацювання журналів у відділі статистики відбувається таким чином: спочатку їх опрацьовують «вручну», тобто заводять картки статистичного обліку, потім заносять до бази даних Microsoft Excel за формою:

■        видавець;

■        рік;

■    назва;

■        підзаголовок;

■        видавничі організації та видавництва;

■        місце видання;

■        рік видання;

■        мова;

■        тематика;

■        формат;

■        номери журналів;

■        інвентарні номери;

■       кількість сторінок;

■        друковані аркуші;

■        обліково-видавничі аркуші;

■        тираж (тисяч примірників);

■        друковані аркуші-відбитки (тисяч);

■        обліково-видавничі аркуші-відбитки (тисяч);

■        ціна:

—         одного номера (грн. коп.);

—         всього тиражу (тис.) [7].

Після опрацювання у відділі статистики друкована продукція (книги і журнали) потрапляє до відділу державної стандартизації, де її перевіряють на відповідність вимогам державних стандартів. У випадку виявлення порушень заводять картки, які складають картотеку порушень. Працівники відділу ведуть картотеку видавців, згідно якої розсилають листи з повідомленнями про порушення вимог нормативної документації [2].

Наступним етапом проходження книг і авторефератів дисертацій є відділ наукового опрацювання документів і організації каталогів (далі відділ централізованої каталогізації). Разом з книгами сюди з папки «Reestr», що знаходиться на сервері баз даних, потрапляє база даних АДР, створена у ProCite відділом обов’язкових примірників. У відділі централізованої каталогізації книги систематизують за УДК та ББК, присвоюють авторський знак, поля первинної бази даних доповнюють додатковими відомостями до повного бібліографічного опису.

Повний бібліографічний опис книг включає такі елементи:

■        автор книги;

■        додаткові відомості про автора: сан, сфера діяльності (при збігу прізвищ та ініціалів) тощо (наприклад: митрополит, фізик);

■        установи, від імені яких видана книга, чи та, що відповідає за випуск книги;

■        назва книги;

■        прізвища та ініціали укладачів, редакторів, перекладачів, художників тощо;

■        роль осіб, що зазначені у попередньому пункті (у скороченій формі) (Уклад.; Ред.; Пер. з англ.);

■        назва тому в описі багатотомного видання;

■        додаткова назва, підзаголовок;

■        друкарня;

■        мова видання у скороченій формі: (англ., фр. тощо);

■        наявність оправи: (в опр.);

■        повторні видання: (2-ге вид.; 3-тє вид., переробл. і доповн.);

■        прізвища та ініціали редакторів, перекладачів, художників;

■        у скороченій формі роль осіб, що вказані у попередньому пункті: (Ред.; Пер. з рос. тощо);

■        назва місця видання;

■        назва видавництва;

■        рік видання, а для багатотомних видань — рік виходу тому, випуску;

■        номер тому, випуску, книги (Т. 2; Вип. 4; Кн. 6);

■        архівний номер видання;

■        кількість томів з яких складається видання (В 4 кн.; У 12 т.);

■        кількість сторінок;

■        наявність ілюстрацій, таблиць тощо;

■        офсетний та високий друк (оф. та вис);

■        розміри (висота або висота та ширина) книги: (20 см або 20×30см);

■        авторський знак;

■        прізвище редактора серії. При описі художніх видань відображається прізвище автора у формі, зазначеній на титульному аркуші видання;

■        роль осіб, зазначених у попередньому полі;

■        назва серії та, при необхідності, номер випуску чи ISBN серії;

■        відомості, що зазначаються у примітках;

■ при описі багатотомного видання дата публікації першого тому чи всього багатотомного видання: (2001—   .) чи (2001—2004);

■        відомості, що зазначаються у примітках до тому;

■        ISBN тому;

■        тираж;

■        індекс ББК;

■        ціна;

■        ISBN, що відноситься до багатотомного видання в цілому;

■        додаткові посилання на співавторів, укладачів, установу тощо;

■        при описі літературно-художніх видань відображається зміст видання;

■        індекс УДК [6].

На основі створеного повного бібліографічного опису фахівці відділу формують каталожні картки, які потім друкують і вливають в карткові каталоги. Тираж карток залежить від кількості замовлень з боку бібліотек та інших організацій, що купують каталожні картки, та потреб каталогів Книжкової палати. Для довідково-пошукового апарату Книжкової палати виготовляють одинадцять комплектів карток на книги і вісім — на автореферати дисертацій.

Бази даних окремих АДР вливають в електронний каталог Книжкової палати.

Книги після остаточного опрацювання передають у відділ літописів разом з базами даних АДР. Сюди ж надходить вся інша друкована продукція. Відділ робить аналітичний опис журнальних і газетних статей, картографічних, образотворчих, нотних видань і рецензій та випускає відповідні літописи:

■        літопис книг виходить з 1924 року 12 разів на рік;

■        літопис авторефератів дисертацій. Видається з 1999 року щоквартально;

■        літопис журнальних статей. Видається з 1936 року двічі на місяць;

■        літопис газетних статей. Видається з 1937 року двічі на місяць;

■        літопис рецензій. Видається з 1936 року раз на рік;

■        літопис нотних видань. Виходить з 1954 року раз на рік;

■        літопис образотворчих видань. Виходить з 1937 року двічі на рік;

■        літопис картографічних видань. Виходить з 1997 року раз на рік [81.

Літописи книг і авторефератів дисертацій формують у ProCite з баз даних окремих АДР, доповнюючи їх рубриками УДК, роблять предметизацію, виявляють географічну належність, персоналі!. Далі масив інформації сортують і виводять у RTF-файли бібліографічний опис і допоміжні бібліографічні покажчики. Остаточного вигляду літописи набувають у Microsoft Word.

Після опрацювання у відділі літописів книжкова продукція та продовжувані видання потрапляють до відділу міжнародної системи стандартної нумерації книг (далі відділ ISBN), а вся інша друкована продукція — в Державний архів друку. У відділі ISBN видання проходять перевірку на відповідність номерів ISBN, проставлених на книгах, номерам, які отримало видавництво на цю книгу або збірку, а також на наявність і правильність розташування штрих-коду.

2.2. Перспективи формування документально-інформаційних потоків Книжкової палати України імені Івана Федорова

Останнім етапом на шляху друкованої продукції є Державний архів друку, де вона зберігається для майбутніх поколінь. Всі види видань перед розподіленням на постійне місце зберігання проходять санітарну обробку в дезкамері. Газетні видання в кінці року готують до палітурних робіт за областями [3].

Ще один відділ Книжкової палати — відділ ретроспективної бібліографії — не бере участі у процесах опрацювання нових надходжень літератури. Він відбирає з фонду Державного архіву друку видання, що були заборонені для друку і не описані свого часу для створення бібліографічного покажчика «Спецфонд Книжкової палати України» [9]. У попередні роки бібліографічний опис набирали за допомогою Word. У 2004 році фахівці відділу інформаційних систем розробили вихідні форми та стилі, а також технологію втягування елементів бібліографічного опису з текстового файлу до полів бази даних ProCite і перевели у базу даних всі записи спецфонду. Відтоді відділ готує видання у ProCite.

Висновки

Підсумовуючи викладене, можна сказати, що більшість процесів опрацювання документів Книжкової палати виконуються за єдиними технологіями в одному інформаційному середовищі ProCite. Виняток складають процеси підготовки до друку деяких літописів, що виходять раз на рік, процеси опрацювання журналів у відділі обов’язкових примірників і процеси підготовки бібліографічного покажчика «Нові видання України», які відбуваються у Microsoft Word. Стосовно переведення літописів проблема полягає у збільшенні парку комп’ютерної техніки і кількості працівників у відділі літописів. Вирішити питання, пов’язані з переведенням на технології ProCite підготовку покажчика «Нові видання України», складніше. Для цього необхідні як кадрові перестановки, так і технологічні. Що ж стосується використання різного програмного забезпечення для опрацювання книг і журналів у відділі статистики, то розроблення програми для опису журналів у Microsoft Access запланована вже на друге півріччя цього року. Одночасно буде доцільним перевести на технології ProCite процеси опрацювання журналів у відділі обов’язкових примірників з подальшою конвертацією бази даних з ProCite у Microsoft Access, що необхідно для відділу статистики. Така технологія забезпечить універсальність опрацювання книг і журналів у цьому відділі.

Загальновідомо, що у науково-дослідній роботі бібліографія відіграє визначальну роль, адже саме бібліографічні джерела фіксують стан розробки будь-якої науки, теми, допомагають виявити недостатньо вивчені проблеми, планувати й прогнозувати перспективи нових напрямів у певній науковій галузі. Зокрема, одним із найперших етапів у роботі історика є збирання опублікованих документів з теми дослідження, причому здійснюється воно у двох напрямах: перший – ознайомлення з новою літературою зі спеціальності; другий – ретроспективний пошук джерел із досліджуваної теми.

Отже, головний висновок проведеного етапу дослідження — це позитивна динаміка у відображенні навчальних, довідкових видань, наукових збірників і наукових статей, авторефератів дисертацій і монографій, яка свідчить про якісні зміни у структурі галузевого ДП років незалежності України, зокрема про розширення джерельної бази за рахунок цих важливих дослідницьких праць.

Список використаної літератури

1. Закон України «Про обов’язковий примірник документів» // Відом. Верх. Ради України, 1999, № 22—23 (11.06.99), ст. 199.
2. Аппарат видання // Вісн. Кн. палати, 2003. — № 4. — С. 14—17.
3. Васьківська О. Державний архів друку Книжкової палати України: історія та сучасність // Вісн. Кн. палати, 2001. — № 12. — С. 25—26.
4. Воскобойнікова-Гузєва О. В. Маркетинговий підхід до формування науко-во-інформаційного ресурсу національноїбібліотеки//Наук. пр. Нац.б-ки України імені В. І. Вернадского. — К., 2001.-Вип. 7. -С. 106-112.
5. Воскобойнікова-Гузєва О. Інформаційний моніторинг документного потоку як складова бібліотечно-інформаційного сервісу // Наукові праці Національної бібліотеки імені В.Вернадського. — Київ, 2002. — Вип.9. — С. 113-120
6. ГордукаловаГ. Ф. Документальный поток социальной тематики как объект библиографической деятельности: Учеб. пособие. — Л., 1990. — 108 с.
7. Гуцол Г. Відділ інформаційних систем // Вісн. Кн. палати. -2004. — №1. — С. 10—11.
8. Гуцол Г. Документально-інформаційні потоки Книжкової палати України імені Івана Федорова: характеристика, стан і перспективи [Текст] / Гуцол Г. // Вісник Книжкової палати. — 2005. — № 5. — С. 31-35
9. Гуцол Г. СУБД ProCite — унікальна система створення баз даних бібліографічної інформації // Вісн. Кн. палати, 2005. — № 4. — С. 20—24.
10. Гуцол Г. Технологічні процеси наукового опрацювання документальних потоків в книжковій палаті України імені Івана Федорова / Г. Гуцол // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. — 2005. — № 4. —  С. 37-44
11. Кияк Б. Р. Методи, алгоритми та моделі інформаційних технологій наукового прогнозування (гранти і пріоритетидля фундаментальних досліджень). — К., 2001.-171с.
12. Куделько Е.В., Мінц С.Й. Довідник з бібліотекознавства т бібліографії / За ред. М.П. Бронштейна // X, Ред.-вид. відділ Кі палати УРСР.: 1969, — С. 161.
13. Маршакова-Шайкевич И. В. Вклад России в развитие науки: библиометрический анализ.-М., 1995.-248 с.
14. Миъчин А., Чельцова Л. Справочник издателя и автора. — M Олимп, 1999.
15. Моісеєнко Н. Бази даних Інституту наукової інформації США для задоволення інформаційних потреб користувачів// Наук. пр. Нац.б-ки України імені В. І. Вернадського. — К., 2001. — Вип. 6. — С. 511-515.
16. Політова О. Вивчення тенденцій документальних потоків з історії України як один із актуальних напрямів сучасних наукових досліджень // Вісник Книжкової палати. — 2006. — № 7. — С. 38 — 39
17. Політова О. Динаміка відображення документального потоку з вітчизняної історії у бібліографічному покажчику «Історія України» / О. Політова // Вісник Книжкової палати. — 2009. — № 1. — С. 19-22
18. Політова О. До питання бібліографічного відображення вітчизняного документального потоку з історії України [Текст] : 90-ті роки ХХ ст. — початок ХХІ ст. / О. Політова // Бібліотечна планета. — 2007. — № 1.- С.10-13
19. Сенченко М. Книжкова палата України. Історія і сьогодення. -2-ге вид., випр. та доповн. — К: Кн. палата України, 2004.
20. Сотник А. А. Документні потоки та масиви: Навч. посібник / Харк. держ. акад. культури. — X.: ХДАК, 2000. -112 с.
21. Устіннікова О. Відділ науково-допоміжної бібліографії // Biсн.Кн. палати // — № 1. — С. 16.
22. Энгельштад К. Интеллектуальное общество, информационная и телеком-муникационная технология и обучение в течение всей жизни // МФИ. — Т. 26. -2001.-№ 1.-С. 11-14.