Види і асортимент інформаційних послуг
СПИСОК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ
ВСТУП
1. ВИДИ І АСОРТИМЕНТ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПРОДУКЦІЇ
1.1. Поняття та основні види інформаційної діяльності
1.2. Асортимент інформаційних послуг
2. ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ І ТЕХНОЛОГІЇ НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
2.1. Науково-інформаційна діяльність та інформаційні ресурси
2.2. Інформаційні технології
2.3. Інформаційний бізнес
3. ФОРМУВАННЯ АСОРТИМЕНТУ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПРОДУКЦІЇ
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
ДОДАТКИ
СПИСОК УМОВНИХ СКОРОЧЕНЬ
|
НІД |
– |
Науково-інформаційна діяльність |
|
ІТ |
– |
Інформаційні технології |
|
БД |
– |
База даних |
|
ІБ |
– |
Інформаційний бізнес |
ВСТУП
Сучасний рівень менеджменту характеризується тим, що прийняття рішень як головне завдання управління, реалізується за умов повної або часткової невизначеності, активної, досить часто агресивної, протидії конкуруючих сторін. За цих умов на служби діловодства необхідно покладати завдання не тільки і не стільки створення документації та забезпечення її руху, але головним чином питання інформаційної підтримки всіх управлінських рішень на підставі досконалої організації їх документаційного забезпечення.
Служба діловодства, як серцевина організації, що відображає і забезпечує її діяльність, сьогодні мусить бути потужним інструментом, що в змозі через процеси управління документацією, орієнтувати всі інші підрозділи та окремих виконавців на спільні цілі, мобілізувати ініціативу співробітників, виховуючи в них почуття єдності і відданості своєму підприємству, поліпшувати процеси ділової комунікації й корегувати організаційну поведінку всіх його членів.
В сучасних установах діловодство стає високотехнологічним виробничим процесом, системою організаційного, інформаційного, аналітичного, правового, ретроспективного та прогнозного забезпечення її функціонування, документування управлінської інформації й організації обігу службових документів, в т.ч. електронних. Воно об’єктивно виділяється у високооплачуваний вид професійної діяльності, отримує відповідне технологічне й організаційне оформлення й вимагає значного обсягу знань.
Актуальність дослідження. Підвищення ролі і значення інформації в суспільному житті викликало необхідність виділення інформаційної діяльності в самостійну область. Якщо робоча сила, засоби виробництва і предмети праці – основні елементи в умовах виробництва, то інформація – це важливий ресурс економіки, товар, який є результатом всієї людської діяльності, елемент і основа процесу управління та прийняття рішень.
Тема: «Види і асортимент інформаційних послуг».
Мета: показати види і асортимент інформаційних послуг в суспільному житті.
Завдання роботи:
- розкрити поняття та види інформаційної продукції;
- охарактеризувати інформаційні ресурси і технології науково-інформаційної діяльності;
- показати формування асортименту інформаційної продукції.
Об`єктом дослідження є інформаційні послуги.
Предмет дослідження – теоретичні аспекти визначення видів і асортименту інформаційних послуг.
Методи дослідження. Теоретичні – системний аналіз наукової та навчальної літератури з проблеми дослідження.
Емпіричні – спостереження, вивчення й узагальнення досвіду використання інформаційних послуг.
Теоретичне значення полягає в обґрунтуванні необхідності вивчення інформаційних послуг студентами-документознавцями.
Практичне значення. Робота може бути використана для вивчення видів інформаційних послуг, що можуть бути використані документознавцями під час здійснення професійної діяльності.
Структура роботи.Робота складається з переліку умовних позначень, вступу, 3-х розділів, висновків, списку використаних джерел, термінологічного словника, додатків.
Базові поняття: “інформація”, “інформаційна діяльність”, “інформаційна послуга”, “ інформаційна продукція”, “науково-інформаційна діяльність”, “інформаційні ресурси”, “ інформаційні технології”, “інформаційний бізнес”, “інформаційна потреба”.
1.ВИДИ І АСОРТИМЕНТ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПРОДУКЦІЇ
Базові поняття: “інформація”, “інформаційна діяльність”, “інформаційна послуга”, “ інформаційна продукція”.
В даному розділі розглянемо поняття та основні види інформаційної діяльності, а також визначимо асортимент інформаційних послуг, що розкривають зміст понять “інформаційна продукція” та “ інформаційна послуга”.
1.1. Поняття та основні види інформаційної діяльності
В змістовому значенні інформація – це знання. Але не всі знання і не при будь-яких умовах стають інформацією. Інформацією можуть стати лише нові знання, що мають елемент несподіваності, при чому ті з них, котрі можуть бути корисними в контексті поставленої цілі. Образно кажучи, інформація – це знання, перероблені так, щоб зробити можливим їхнє перетворення в "силу".
Отже інформація і інформаційна діяльність це закінчений процес отримання, переробки і передачі знань, який починається з надходження до комунікатора (інформаційного органу) первинних відомостей і закінчується настройкою кожного елемента системи створення інформації на досягнення цілі і перетворенням об'єкта в нове цільове утворення з врахуванням вимог комуніканта (споживача) [10, с. 12]. Ефективність інформаційної діяльності визначається інтелектуальним змістом довідково-інформаційних фондів на будь-яких носіях і кваліфікаційним рівнем фахівців.
Інформаційна індустрія або "індустрія знань", за визначенням Ф.Махлупа (США), включає п'ять видів інформаційної діяльності:
— наукові дослідження і розробки;
— освіта;
— засоби масового спілкування;
— інформаційні машини;
— інформаційні послуги[10, с. 12].
Американські вчені ввели і таке поняття, як первинний і вторинний інформаційний сектор.
Первинний інформаційний сектор – це сектор, який виробляє продукцію і послуги, пов'язані з обробкою, розподілом і передачею інформації (видавництва, розробники програмного забезпечення і т. ін.).
Вторинний інформаційний сектор – це вся інформаційна діяльність (збір, зберігання, розподіл і споживання інформації), яка має місце при виробництві інформаційних продуктів і послуг (бібліотеки, довідкові і інформаційні служби та ін.) [10, с. 13].
Основними видами інформаційної діяльності як прояву суто інформаційних технологій є:
1. Наукова діяльність і проектні розробки;
2. Редакційно-видавнича діяльність;
3. Кредитно-фінансова діяльність;
4. Народна освіта;
5. Розповсюдження інформації і зв'язок;
6. Засоби масового спілкування (книги, музика, картини тощо);
7. Управлінська діяльність [8, с. 311].
До видів інформаційної діяльності включаються також виробники інформаційної техніки і матеріальних носіїв інформації, а також обслуговування інформаційних технологій. Ця діяльність визначається терміном "інформатика", який вбирає в себе формування, зберігання, передачу, використання інформаційних ресурсів на основі комп'ютерних технологій і їх соціальної корисності.
За своєю специфікою науково-інформаційна діяльність (надалі – НІД) типу бібліотечної включає 2, 4, 5 і 6 види інформаційної діяльності і представляє вторинний інформаційний сектор. Вона підпорядкована наданню різноманітних (освітніх, дозвільних, комунікаційних і т. ін.) матеріалізованих і нематеріалізованих продуктів і послуг [10, с. 14].
У довідниках, енциклопедіях та інших джерелах "послуга" визначається як дія, що приносить користь іншому, або як робота, яка виконується для задоволення чиїхось потреб, тобто – певна доцільна діяльність, яка існує у формі корисного ефекту праці – товару, продукту. Таким чином, підкреслюється, що основою послуги повинно бути задоволення потреб через корисний ефект праці, а, як відомо, корисний ефект праці є умовою будь-якої виробничої діяльності[10, с. 15].
Підготовка і реалізація інформаційної послуги, як і будь-якої продукції, складається з певних етапів технологічного процесу, які характеризуються виконанням цілої низки операцій, що приводять до отримання проміжного і кінцевого результату – продукції та її реалізації (Див. Схему 1.1.).
Ця схема дозволяє сформулювати визначення інформаційної діяльності як роботи інформаційного органу по здійсненню певного технологічного науково-інформаційного процесу, спрямованої на виготовлення інформаційної продукції (продуктів і послуг) і доведення отриманого кінцевого результату до споживачів з метою задоволення їхніх інформаційних потреб чи запитів. Проміжний результат інформаційної діяльності, як і будь-якої виробничої, виступає у формі інформаційного продукту конкретних технологічних операцій або їхньої сукупності, кінцевий – у формі його реалізації. Вихідною сировиною для виконання технологічних процесів з метою отримання інформаційного продукту є потік будь-яких джерел інформації, які потребують додаткової обробки з метою наближення їх до умов споживання, тобто для отримання кінцевого результату інформаційної технології [10, с. 16].
1.2. Асортимент інформаційних послуг
Інформаційні органи випускають два види інформаційної продукції, а саме:
— науково-технічну продукцію, яка створюється на замовлення або в процесі науково-технічної діяльності в ініціативному порядку і яка відноситься до сфер науки, техніки і виробництва. До цієї групи відносяться технічні рішення, в т. ч. винаходи і промислові зразки, технічна документація, ноу-хау, програмні системи, що реалізують інформаційні і інші технології. Специфічним видом науково-технічної продукції цієї групи є аналітичні матеріали – наслідки аналізу опублікованих і неопублікованих матеріалів. Предметом купівлі можуть бути матеріали, як спеціально підготовлені на замовлення, так і раніше виконані і реалізовані новому замовнику. До даного виду продукції може бути використаний ринковий механізм формування договірних цін, хоч дефіцит попиту нерідко призводить до довільного їх визначення. Слід підкреслити, що найбільш перспективним напрямком створення цього виду інформаційного продукту є шлях, пов'язаний з його інтелектуалізацією і підвищенням наукоємкості.
— інформаційні продукти і послуги, пов'язані з так званим бібліотечним типом обслуговування. До цієї групи відносяться послуги по наданню відповідно запиту абонента як самого документа (книги, журнали, каталоги тощо), так і копій, рефератів, бібліографічних описів, об'єктографічних чи інших довідок, а також різноманітних баз і банків даних, послуги по наданню дистанційного доступу, по проведенню пошуку в інформаційних масивах, депонуванню рукописів, перекладів тощо. До цієї ж групи відносяться роботи по забезпеченню переводу інформації на мікрографічні й машинозчитувані носії, надання телекомунікаційних каналів для забезпечення функціонування електронної пошти і проведенню телеконференцій [11, с. 18].
За формою надання інформаційна продукція поділяється на нематеріальну – послуга, коли об'єктом виробництва є комунікаційні процеси, і матеріальну – продукт, коли об'єктом виробництва є інформація на матеріальних носіях, або накопичені у фондах первинні джерела інформації. Матеріальні інформаційні продукти, в свою чергу, поділяються на документні, коли споживачу адресуються первинні або вторинні документи, і речові, коли в якості об'єкту послуги виступають зразки нових продуктів і технологій (демонстрація нових виробів, фотографій, стендів тощо).
За характером взаємодії зі споживачем розрізняють інформаційну продукцію одноразову (поодинокі контакти зі споживачем) і постійну, яка передбачає зворотний зв'язок (приміром, вибіркове обслуговування з корегуванням вимог, або діалогове обслуговування) [11, с. 18].
За адресністю інформаційна продукція може бути індивідуальною, груповою і масовою.
За характером задоволення потреб – інформаційна продукція, направлена на задоволення потреб у адресній, фактографічній, концептуальній інформації, або на задоволення потреби в джерелах інформації.
Крім цього інформаційна продукція може класифікуватися залежно від посадового і кваліфікаційного рівня споживача, від рівня ретроспекції інформації, яка надається, від оперативності обслуговування і т.п.
Комплекси однорідних за операційно-технологічними і класифікаційними ознаками інформаційних продуктів і послуг об'єднуються в режими обслуговування. На відміну від простої інформацій, яка складається з впорядкованого набору простих операцій, режими інформаційного обслуговування – це з'єднання певних елементарних форм інформаційної взаємодії зі споживачем і супутніх такій взаємодії допоміжних операцій. Типові для органів інформації режими подані в Додатку 1.
Інформаційна продукція може бути простою, складної і комбінованою. До простої продукції відносяться – результат переробки одиничного інформаційного джерела: анотація, бібліографічний опис, реферат, реєстраційні і інформаційні карти, копія статті, проспект тощо. До складної продукції – результат переробки певної сукупності однорідних джерел: тематичні відбірки, реферативний огляд, сигнальне повідомлення тощо. До комбінованої – відноситься складна продукція, яка являє собою об'єднання різних видів простої: доповідь про досягнення, інновацію чи досвід, аналітичний огляд, експозиція виставки тощо. Основні види інформаційної продукції, типові для підвідомчих інформаційних органів та систематичний покажчик інформаційних послуг подано відповідно в Додатках 2 і 3 [10, с. 25].
Крім вищеназваних характеристик, НІД має тенденцію до спеціалізації. Фактично в більшій чи меншій мірі різними формами спеціалізації охоплені всі інформаційні органи. Розрізняється п'ять форм спеціалізованої НІД:
— тематична – за тематикою комплектування і змістом інформаційної продукції (органи НТІ підприємств і установ, спеціалізовані бібліотеки – музичні, театральні, історичні, медичні тощо), провідними споживачами яких є працівники певної галузі;
— видова – за профілюючими видами матеріалів, що комплектуються і обробляються (відділи і групи патентної інформації, служби стандартизації, неопублікованої інформації, з питань культури і мистецтва тощо);
— функціональна – за видами інформаційного продукту (бібліотечно-бібліографічне, довідково-інформаційне обслуговування, оглядово-аналітична інформація, обслуговування в режимі "вибіркове поширення інформації" (ВРІ) , супровід цільових комплексних програм, серверні служби тощо);
— технологічна – за способами переробки інформації (ручна обробка, поліграфічна, малотиражна, електро- і фотографічна, мікрофільмування, розробка і супровід комп'ютерних БД, випуск дискет і компакт-дисків тощо).
— операційна – за змістом технологічних стадій і операцій, які виконуються в процесі виробництва інформаційного продукту (з використанням засобів малої механізації, механізована і автоматизована тощо) [10, с. 26].
Тематична спеціалізація є наслідком розподілу НІД за галузями і сферами суспільної виробничої діяльності і віддзеркалює змістову різноманітність інформаційних потреб учасників суспільного виробництва, як представників всіх галузей народного господарства і сфер діяльності. Тематично спеціалізованими слід вважати інформаційні органи, фонди і інформаційна продукція яких за своїм змістом відповідають тематиці основної діяльності провідних споживачів інформації (науково-технічної інформації, з питань культури і мистецтва, прес-центр, бізнес-центр, ділове консультування тощо) [8, с. 319].
Видова спеціалізація передбачає наближену до вичерпної повноту комплектування спеціалізованих фондів інформаційного органу масивами однорідних джерел інформації, що циркулюють у суспільному виробництві: книг, періодичних видань, нормативно-технічної документації, недрукованих джерел (Книжкова палата, НВО "Пошук" – патенти, НВП "Ідея" – книжково-журнальна продукція, картинні галереї тощо) [10, с. 27]. Ці органи акумулюють інформаційну сировину відповідного виду, добиваючись вичерпної повноти комплектації і, відповідно, максимально можливої концентрації інформаційних ресурсів. Виробництво інформаційної продукції при видовій спеціалізації носить масовий характер, здійснюється за єдиним технологічним циклом, що створює об'єктивні передумови для використання високопродуктивної інформаційної техніки, комплексної механізації і автоматизації процесів обробки першоджерел за оптимальною для даного виду технологією. Внаслідок цього різко знижуються витрати на обробку і видання інформації, а її створення переводиться на індустріальну основу.
В основі функціональної спеціалізації лежать вже не види ресурсів, які опрацьовуються, а характер результатів праці, тобто готова до безпосереднього вжитку споживачем продукція (бібліографічні покажчики, карти "сигнальної інформації" (СІ), режими ВРІ, "запит-відповідь" тощо). Останнім часом з'явилися функціональні інформаційні центри, які спеціалізуються на підготовці оглядово-аналітичної інформації і наданню послуг консультативного характеру, так звані "центри аналізу інформації", та підприємства-диспетчери, призначенням яких є підтримка зв'язку між органами інформації, тобто посередництво (сервери, Інтернет-кафе, електронна пошта) [12, с. 30].
Технологічна спеціалізація пов'язана з різницею в технології підготовки інформаційної продукції різних видів. Фундаментом розвитку технологічної спеціалізації останнім часом є комп'ютерна технологія, яка дозволила переводити інформацію на електронні носії – дискети, компакт-диски, обмінюватися ними і використовувати в практиці обслуговування споживачів.
Однією з самих масових форм інформаційної спеціалізації є операційна. Вона полягає в спеціалізації інформаційних органів або їх підрозділів на виконанні окремих стадій або операцій єдиного циклу виробництва інформаційної продукції, результатом яких є проміжний продукт або напівфабрикат, що підлягає подальшій обробці в межах заданого технологічного циклу (підготовка службами інформації продуктів для тиражування, передмашинна обробка первинних джерел інформації для вводу в автоматизовані БД, створення певних БД).
Отже, інформаційна продукція – це різні види подання знань, якихось даних, відомостей, розрахунків тощо, практично все, що пов'язане з отриманням і фіксацією знань, які можна використати в даний час або відкласти на майбутнє [12, с. 31]. Вищою цінністю їх є точність, достовірність, своєчасність та лаконічність. Її якість великою мірою залежить від інформаційних ресурсів, які, на відміну від інших ресурсів, мають властивість накопичуватися і, завдяки цьому, володіють специфічною впливом на процеси ресурсозбереження і технологічні процеси підготовки.
Інформаційна діяльність бібліотек традиційно пов'язується з так званим некомерційним "бібліотечним" типом обслуговування і полягає в наданні відповідно до запиту споживача (абонента) як самого документа (книг, журналів, газет тощо), так і його копій; каталогів і картотек; бібліографічних посібників; різноманітних довідок, оглядових матеріалів. Вони виконують тематичні відбірки джерел інформації; складають оперативну інформацію, аналітичні довідки, огляди; узагальнюють інновації і досвід будь-якої діяльності; створюють каталоги і картотеки, в яких групують джерела інформації для зручності користувачів; організовують виставки та інші заходи наочної пропаганди [12, с. 31].
Останнім часом бібліотеки створюють і надають у користування бази і банки даних на електронних носіях, а також послуги з дистанційного доступу до БД інших інформаційних служб, Інтернету, з проведення пошуку в інформаційних масивах, з депонування рукописів, перекладів, рефератів, копіювання матеріалу та ін., виконують роботи по забезпеченню переводу інформації на мікрографічні й машинозчитувані носії, надають телекомунікаційні канали для забезпечення функціонування електронної пошти і проведенню телеконференцій.
Найпоширеніший же вид інформаційної діяльності в бібліотеках – інформаційне консультування в режимі діалогової інформації, який грунтується на високій кваліфікації фахівців і особистій їх майстерності. Інформаційне консультування суттєво відрізняється від інших сфер інформаційної діяльності. Його результат містить набуте з інформаційного ресурсу консультанта рішення конкретного завдання, сформульованого замовником, з використанням інформаційних ресурсів бібліотеки і спеціалізованих довідково-бібліографічних систем – каталогів і картотек, електронних баз і банків даних.
На основі вищевикладеного НІД бібліотеки постає як процес взаємодії органу науково-аналітичної і довідкової інформації зі споживачем, спрямований на задоволення інформаційних потреб останнього через результати групування, стиснення, спресовування, тиражування і перекладу первинних джерел інформації, а також їхньої аналітико-синтетичної обробки. Наслідком цієї діяльності виступає інформаційна продукція, призначена для вводу в систему інформаційних комунікацій і задоволення потреб споживачів.
Розмаїття напрямів і форм спеціалізації НІД на ринку інформації показує, що на сьогодні актуальним є завдання – не замикатися в колі споживачів, обмеженому відомчими чи тематичними рамками, а шукати і знаходити споживачів у суміжних галузях. Поряд з цим визріла об'єктивна необхідність йти шляхом поглиблення спеціалізації інформаційних органів і створення на цій основі високо оперативних інформаційних виробництв загальносистемного і локального характеру з наступним перетворенням їх у високо інтегровані тематичні автоматизовані системи, об'єднані у вседержавну інформаційну мережу [12, с. 32].
Отже, можна дійти таких висновків:
- інформація – це знання, перероблені так, щоб зробити можливим їхнє перетворення в "силу";
- інформація і інформаційна діяльність це закінчений процес отримання, переробки і передачі знань, який починається з надходження до комунікатора (інформаційного органу) первинних відомостей і закінчується настройкою кожного елемента системи створення інформації на досягнення цілі і перетворенням об'єкта в нове цільове утворення з врахуванням вимог комуніканта (споживача);
- інформаційна продукція – це різні види подання знань, якихось даних, відомостей, розрахунків тощо, практично все, що пов'язане з отриманням і фіксацією знань, які можна використати в даний час або відкласти на майбутнє.
2.ІНФОРМАЦІЙНІ РЕСУРСИ І ТЕХНОЛОГІЇ НАУКОВО-ІНФОРМАЦІЙНОЇ ДІЯЛЬНОСТІ
Базові поняття: “науково-інформаційна діяльність”, “інформаційні ресурси”, “ інформаційні технології”, “інформаційний бізнес”.
В другому розділі розглянемо поняття науково-інформаційної діяльності в її повному циклі, а також зупинемося детально на такому феномені як “ інформаційні технології” та розкриємо сутність інформаційного бізнесу.
2.1. Науково-інформаційна діяльність та інформаційні ресурси
Науково-інформаційна діяльність (НІД) в її повному циклі – це вплив спостерігача (інформатора, коментатора, аналітика) на об'єкт (споживача) шляхом вироблення на базі первинних інформаційних джерел (інформаційних ресурсів) нової інформації, яка обумовлює утримання об'єкта в існуючому (вихідному) положенні, і разом з тим переводить його у новий стан (досягнення нової цілі) [4]. Як бачимо, її основу становлять Інформаційні ресурси – довідково-інформаційний фонд (ДІФ), система каталогів і картотек, автоматизовані бази і банки даних, довідкова і бібліографічна продукція тощо, які дозволяють вирішувати проблеми інформування, а також професійні кадри аналітиків-коментаторів [9, с. 161].
Вся НІД поділяється на два процеси:
— перший – це вироблення на основі інформаційних ресурсів нових знань (або нових інформаційних ресурсів), спеціально оброблених, перетворених у релевантний сигнал. Ефективність цього процесу залежить від трудових і матеріально-енергетичних затрат фахівця з врахуванням його ентропії;
— другий – взаємодія отриманих нових знань чи інформаційних ресурсів зі споживачем, тобто, перетворення інформаційних ресурсів в інформаційний продукт. Результативність цього процесу залежить від затрат споживача.
Якщо в загальних рисах інформація – це повідомлення певних знань чи відомостей, то Інформаційні ресурси – це знання в інформаційному вираженні через певні коди (ідеї, мисленні образи тощо), тобто, об'єктовані або закодовані (подані семантично) за допомогою слів, символів чи інших знаків і перетворені у повідомлення – інформацію. При цьому інформація, як така, теж являє собою особливий вид ресурсів, що мають особисті характеристики, відрізняють їх від інших видів ресурсів. Це ресурси, які сприяють виробленню і реалізації різноманітних наукових, управлінських чи будь-яких інших рішень, і розглядаються з інформаційного боку, з інформаційної складової. В узагальненому вигляді Інформаційні ресурси – це вся та проміжна інформація, що лежить в основі ланцюжка, який завершується досягненням поставленої цілі чи мети. Робочий фактор інформаційних ресурсів – це не просто людські знання, а енергія (праця) людей вкупі з іншими матеріальними ресурсами і витратами, які формують повідомлення [7, с. 149].
Як відомо, сьогодні в розвинених країнах вирішується питання інформатизації суспільства на яке покладається велика роль у формуванні якісно нового світового суспільства. Все більшим стає розуміння того, що країна, яка буде володіти потужними інформаційними ресурсами, ефективною системою їх реалізації, буде знати динаміку й перспективи їх розвитку, опиниться на гребені науково-технічного прогресу і зможе його використовувати.
Питання інформаційних ресурсів у виробничій сфері і їх вплив на економіку підприємств досить добре вивчене. Інформаційні ж ресурси невиробничої сфери – освіти, культури, мистецтва, науки, їх використання, реалізація і вплив на функціонування цих галузей майже зовсім не досліджені через відсутність наявних показників їхнього впливу на діяльність установ і організацій.
При створенні системи інформаційних ресурсів і їх експлуатації чи використанні необхідно враховувати цілий ряд складових, починаючи від соціально-економічних і закінчуючи питаннями еволюційного розвитку системи їх організації і експлуатації, тому що вони є основою інформаційних технологій в результаті яких створюється інформаційна продукція.
Основою інформаційної продукції є інформаційні технології, функціональним призначенням яких є переробка інформації і вироблення нових знань, відповідно з поставленими цілями.
2.2. Інформаційні технології
Інформаційні технології (далі ІТ) – особливий історичний феномен. До другої половини ХХ ст. цього поняття не існувало зовсім. Вся попередня історія людства характеризується немашинною інформаційною технологією, заснованою на використанні природної інформаційної "потужності" інтелекту (ця потужність обмежена здатністю людини сприймати 6-8 одиниць інформації і, в кращому разі, виконувати 15 логічних операцій в секунду), а також простих приладів ремісничого характеру (письмового приладдя, конторських рахівниць тощо) [9, с. 167]. Така інформація базується на природних носіях інформації – мозку людини, чи штучних – папері.
Історія розвитку способів збору, збереження, переробки і передачі інформації та її видів тісно пов'язана з історією науково-технічного розвитку суспільства, але кожна чергова технологія повністю не витісняла попередню. Кожна наступна технологія інформаційного процесу, займаючи певне місце в ньому, розширювала весь технологічний арсенал інформації і зв'язку – від усного слова – до друкованого, від книги – до персонального комп'ютера. Іншими словами, "паперова" технологія отримання, переробки і передачі інформації в наш час доповнилася електронною, комп'ютерною[9, с. 167].
Отже, інформаційна технологія – це комплекс взаємопов'язаних технологічних процедур і операцій по збору, переробці, аналізу, узагальненню, передачі, збереженню, організації пошуку, оновлення і надання інформації. Вона має три рівні:
1. Екстенсивний – інформація, яка отримується, не переробляється, а передається;
2. Інтенсивний – наявні певні операції відбору, систематизації чи групування інформації;
3. Революційний – на основі інформаційного ресурсу формуються принципово нові знання[9, с. 168].
За матеріальним носієм інформаційна технологія поділяється на природну, паперово-механізовану і автоматизовану.
Природна технологія – це коли роль зберігача знань і каналів передачі інформації виконують досвідчені люди, тобто вони накопичують знання, систематизують, аналізують, вибудовують їх в логічну структуру, користуючись ресурсами людського мозку і мовою. Така інформація недовговічна і часто зазнає викривлень у процесі передачі. Природна технологія по своїй суті є знанням і лише при передачі його іншій людині стає інформацією [5, с. 84].
Паперово-механізована технологія – накопичення, збереження і передача інформації за допомогою знакових систем. Вона вже є суто інформацією.
Автоматизована технологія – це така, що може виступати в ролі накопичувача, зберігача і передавача як знань, так і інформації, але в межах, запрограмованих людиною [5, с. 88]. Правильніше було б називати цю технологію "машинно-людською". Перехід до комп'ютерної технології значно розширив інформаційні можливості сучасних інформаційних технологій, але не виключає традиційних її форм. Тому докорінно невірна спроба деяких інформаційних служб і науковців звести всю інформаційну роботу до комп'ютеризації інформаційного процесу і відмовитися від попередніх надбань. При створенні інформаційної продукції повинна використовуватися та технологія, яка дає найшвидший, найповніший і найрезультативніший ефект. Це не завжди є електронна база чи банк даних або електронні каталоги. Дуже часто потрібен саме людський розум, щоб вловити найтонші нюанси повідомлення, визначити його непряму цінність тощо. До того ж сучасні електронні бази і банки даних мають жорстку структуру, включають в себе структуровані набори фактів (елементів бази), зв'язок між якими закладається заздалегідь і незалежно від того, в яких конкретних цілях ними будуть користуватися в подальшому. Це мов би енциклопедії, в яких зібрані і розбиті за рубриками "мертві" знання. Вони не можуть стати елементами творчих технологій[9, с. 170].
Елементами творчих інформаційних технологій, і то тільки елементами, можуть бути лише бази знань. База знань, на відміну від бази даних –"мислячий", творчий продукт, здатний удосконалюватися. Тут зв'язок між фактами, ідеями, філософськими істинами рухливий і змінюється при вирішенні кожної конкретної задачі. Великий обсяг інформації логічно виводиться з малої кількості фактів (ідей) за допомогою механізму логічних висновків. Тому EОМ чи ПК для інформаційних потреб має вибрати на базі введених у неї знань необхідну інформацію, "осмислити" її у відповідності із заданим питанням (потребою), зробити логічні висновки і відповісти, – тобто повинна реалізуватися функція інтелекту, включаючи функцію абстрактного мислення. На сьогодні такі технології лише розробляються [15, с. 25].
Методи обробки інформації самі є інформацією, тому сьогодні багато хто ототожнює інформацію з комп'ютеризацією, що далеко не одне й теж. Автоматизовані інформаційні технології просто витісняють паперові носії і слугують вагомим помічником для виробників інформації.
Всі технологічні процеси поділяться на два види, а саме: на організовані за функціональним (поопераційним) і за предметним (лінійним) принципами. У першому випадку технологічний процес розбивається на ряд операцій і кожна операція закріплюється за певним виконавцем, у другому – будується по замкнутому циклу, тобто один виконавець виконує всі технологічні процеси.
В умовах бібліотеки і невеликої кількості працівників у службі інформації практично використовується функціональний (поопераційний) принцип технологічного ланцюжка, що обумовлено його структурою. Приміром, підготовка будь-яких інформаційних продуктів чи послуг проходить операції, які виконуються різними працівниками: бібліограф за довідково-бібліографічним апаратом бібліотеки формує перелік документів, що потім відбираються в книгосховищі і видаються інформатору, який вже безпосередньо опрацьовує його. Таким чином, у технологічному процесі отримання первинних джерел інформації три ланки: бібліограф – працівник книгосховища – працівник столу видачі. А якщо дивитися глибше, то значно більше: цьому передує комплектування фонду, його облік, каталогізація, розподіл і розстановка і лише потім вище перераховане.
В залежності від фізичної форми кінцевий результат технологічного процесу формування (підготовки) інформаційної продукції може бути виражений у фізичній (матеріальній) чи усній формах.
Під фізичною формою – розуміється носій і (або) подання на ньому.
Носій – це спеціальний матеріал, в якому (на якому, або за допомогою якого) відомості можуть зберігатися, надаватися, передаватися або продаватися. Він являється першою ознакою класифікації інформаційної продукції. На сьогодні це: папір (машинописний текст, рукопис, друковані видання, копія); магнітні носії (магнітофонні стрічки, платівки, дискети, компакт-диски); мікроносій (мікрофіші, мікрофільм, джакет, рулонний); перфострічки і перфокарти [15, с. 26].
Крім того, вся різноманітність технологічних процесів НІД класифікується за методами їх виконання і формою кінцевої продукції (друга ознака класифікації) на:
— поліграфічні процеси виробництва – видавнича (друкована) продукція;
— малотиражні процеси виробництва – малотиражна (одинична) продукція;
— репрографічні процеси виробництва – електрофотографічна, фотографічна продукція;
— процеси мікрофільмування – мікрофільмова продукція;
— процеси підготовки інформації в машинозчитуваній формі – магнітострічкова, магнітодискова;
— процеси ручної або машинописної підготовки даних – друкарська, перфокарткова, перфострічкова;
— за допомогою EОМ та ПК –комп'ютерна, електронна, цифрова;
— процеси підготовки кінофільмів, діафільмів і магнітофільмів – кінопродукція, діафільмова, діапозитивна, магнітофільмова продукція [15, с. 26].
Класифікація інформаційних технологій за рівнем інтеграції машинної обробки інформації пов'язана з характеристикою другої структурної складової і поділяється на технології, засновані на автономних файлах, базах даних чи базах знань.
2.3. Інформаційний бізнес
Інформаційний бізнес (ІБ) – порівняно нова сфера підприємницької діяльності. Термін "бізнес" (business – діло, справа, ділові відносини між людьми, або відносини між учасниками діла) – це діяльність, здійснювана приватним особами, підприємствами чи установами з виробництва або придбання і продажу товарів чи наданню послуг в обмін на інші товари, послуги або гроші для взаємної вигоди зацікавлених осіб чи організацій [10, с. 39].
Основними функціями інформаційного бізнесу в широкому розумінні являються: управління і ведення обліку; підготовка кадрів; маркетинг будь-якої діяльності і безпосереднє виробництво інформаційної продукції. Роль провідника досягнень науково-технічного прогресу і інновацій, радника при прийнятті управлінських і виробничих рішень і, з рештою, необхідність інформації при вирішення проблем і досягнення поставлених цілей кожного окремого члена суспільства, обумовлює багатогранність видів науково-інформаційної діяльності і її споживчу цінність.
Інформаційний бізнес має і свої специфічні функції, які поділяють його на комп'ютерний, суто інформаційний і змішаний, що відбивається на категорії інформаційного органу. Крім того категорія визначається ще й за такими показниками:
— кінцевою ціллю НІД є створення особистого інформаційного продукту силами своїх співробітників (інформцентри, довідково-інформаційні служби, фірми з виготовлення БД тощо);
— надання інформаційних послуг на основі замовлень і підтримки зі своїми користувачами відношень, близьких до неформальних (бібліотечне обслуговування, реклама, комп'ютерний сервіс тощо);
— створення інформаційної продукції у відповідності зі специфічними вимогами кінцевих споживачів (літературна і журналістська діяльність, мистецтво, галузеві центри інформації, центри НТІ тощо);
— використання різноманітних носіїв інформації, включаючи як традиційні – паперові, магнітнострічкові, діапозитивні та ін., так і електронні засоби зберігання даних (видавнича діяльність);
— створення інформаційної продукції для забезпечення прийняття рішень і підвищення якості цих рішень (юридично-правове, ділове інформування, ДЗК тощо );
— отримання прибутку за рахунок надання послуг і інформації, тому що користувачі прирівнюють ці послуги до проведених наукових досліджень і повністю їх оплачують (інформаційний маркетинг, експертно-аналітичні служби тощо);
— збір і збереження різноманітних відомостей про діяльність певної галузі, підприємства, установи тощо на відміну від консультацій у сфері управління (органи статистики, архіви і т. ін.);
— відношення до інформації як до свого кінцевого продукту (засоби масової інформації – ЗМІ)[10, с. 42].
Інформаційний бізнес, спрямований на підтримку процесів керівництва в різних галузях народного господарства, або на експертні оцінки, інколи ще називають "інформаційно-діловим обслуговуванням", "диференційованим забезпеченням процесів керівництва" або "системою підтримки прийняття рішень", розуміючи під цим програмоване формування цілеспрямованого, послідовного, комплексного і неперервного процесу інформування споживачів конкретною науково-технічною, економічною, діловою інформацією, виходячи із специфіки запитів та перспектив розвитку певної галузі.
При виборі категорії бізнесової діяльності інформаційного органу основними принципами повинно стати:
— виробляти те, що продається, а не продавати те, що виробляється;
— інтереси споживачів привалюють над виробничими міркуваннями, тому при визначенні цілей і задач обслуговування вирішальним стає не внутрішні технологічні, а зовнішні потреби;
— негнучкість, зайва стабільність процесів обслуговування повинна змінитися динамічністю, здатністю швидше і повніше пристосовуватися до вимог споживачів, до створення нових, розрахованих на більший попит, продуктів і послуг;
— управління інформаційним виробництвом базується не на директивних вказівках, не на плані-фетиші, а перш за все на вичерпному знанні об'єктивних факторів, реальних запитів суспільства, його груп і окремих споживачів, а також на швидко й вірно зроблених висновках відносно цього;
— в області фінансової діяльності більше уваги звертається на ціну, яку готовий прийняти споживач, а не на собівартість послуги чи товару, відповідно і бюджет будується з врахуванням вимог реалізації продуктів і послуг.
Формуючи власну політику інформаційного ринку, слід визначитися з колом послуг, що будуть надаватися, відповідно до наявних інформаційних ресурсів і з дотриманням балансу інтересів споживачів і видавців інформаційної продукції. На сучасному споживчому ринку існують такі групи інформаційної продукції, яка з точки зору бізнесу є товаром:
1. Науково-технічна продукція, яка створюється на замовлення або в процесі науково-технічної діяльності в ініціативному порядку і яка відноситься до сфер науки, техніки і виробництва. До цієї групи відносяться технічні рішення, в т. ч. винаходи і промислові зразки, технічна документація, ноу-хау, програмні системи, що реалізують інформаційні та інші технології. Специфічним видом науково-технічної продукції цієї групи є аналітичні матеріали – результати аналізу опублікованих і неопублікованих матеріалів. Предметом купівлі можуть бути матеріали, як спеціально підготовлені на замовлення, так і раніше виконані і реалізовані новому замовнику. До даного виду продукції може бути застосований ринковий механізм формування договірних цін, хоч дефіцит попиту нерідко призводить до довільного їх визначення. Слід підкреслити, найбільш перспективним напрямком створення цього виду інформаційного продукту є шлях, пов'язаний з його інтелектуалізацією і підвищенням наукоємкості.
2. Інформаційні продукти і послуги, пов'язані з так званим бібліотечним типом обслуговування. До цієї групи відносяться послуги з надання відповідно до запиту абонента як самого документа (книги, журнали, каталоги тощо), так і копій, рефератів, бібліографічних описів, об'єктографічних чи інших довідок, а також різноманітних баз і банків даних, послуги з надання дистанційного доступу, з проведення пошуку в інформаційних масивах, депонуванню рукописів, перекладів і т.ін. До цієї ж групи відносяться роботи з забезпечення переведення інформації на мікрографічні й машинозчитувані носії, надання телекомунікаційних каналів для забезпечення функціонування електронної пошти і проведення телеконференцій [10, с. 44].
При формуванні товарного асортименту інформаційної продукції слід враховувати всі основні принципи бізнесової діяльності.
Підлеглий статус інформаційних органів, які ми розглядаємо, дає йому ряд переваг в організації бізнесу, а саме – відсутні проблеми початку діяльності і створення підприємства, необхідності його реєстрації, формування фондів, придбання майна та багатьох інших організаційно-управлінських проблем. Але досьє по входженню в бізнес він повинен обов'язково мати.
В досьє повинно входити: викладення проекту комерціалізації діяльності (цілі, види НІД і асортимент інформаційної продукції, концепція вартості НІД), експертні оцінки інформаційного ринку, попиту і пропозиції, прогнозованого обороту, фінансових і матеріальних витрат на виробництво; гіпотези з отримання прибутку, необхідних інвестицій, матеріально-технічної бази і кадрового потенціалу інформаційного органу.
Форми організації інформаційного бізнесу, як і будь-якого іншого, можуть бути різноманітними – індивідуальне підприємництво, партнерство, акціонерне товариство, корпорація, товариство з обмеженою відповідальністю, франчайзінг тощо. Вибір та обгрунтування форми інформаційного бізнесу залежить переважно від поставленої цілі, вихідних матеріально-технічних, кадрових і фінансових умов, інформаційного споживчого ринку, переважаючого попиту, наявності конкурентів. В нашому варіанті ми маємо справу з франчайзінгом дещо спрощеної форми.
Франчайзінг (від французького "франшиза" – льгота, привілеї) визначається як надання підлеглому органу – франчайзі, права на виробництво і(або) збут продукту (послуги) з наданням допомоги в організації та управлінні бізнесом ліцензіаром – базовим підприємством, установою, фірмою тощо – тобто франчайзером [6, с. 97]. Суть франчайзінгу полягає в тому, що поточна діяльність франчейзі, в даному випадку – інформаційного органу, є повністю самостійною (штатний розклад, фонд заробітної плати, окремий план діяльності, довідково-інформаційний фонд), але він функціонує не як уособлений суб'єкт правовідношень, а як частка установи, закладу, організації чи підприємства, який є власником нематеріальних і матеріальних активів, надає свої юридичні ознаки, стандартні господарські процедури і бере на себе частку загальносистемних витрат в обмін на "винагороду" – компенсацію витрат і прибуток від діяльності інформаційного органу. Це співробітництво в даному випадку існує в порядку підлеглості, але воно буде більш відповідальним і результативним, якщо оговорюватиметься ще й контрактом[10, с. 46].
При переході на бізнесові умови діяльності необхідно вирішити ряд завдань, серед яких:
— перше – організувати так інформаційну діяльність, щоб можна було кваліфіковано і своєчасно виконувати свої обов'язки перед споживачами інформації;
— друге – забезпечити себе таким "портфелем замовлень", який дозволить виправдати всі затрати на утримання інформаційного органу і отримати солідний прибуток.
У "портфель замовлень" повинні входити лише економічно ефективні види інформаційної продукції, визначені на основі вивчення інформаційних потреб споживачів та інтелектуальних і матеріально-технічних можливостей їх задоволення інформаційним органом. Це може бути:
1. Виконання науково-інформаційних робіт і послуг за постійно діючими замовленнями підрозділів галузі. Сюди відноситься інформаційне забезпечення всіх пріоритетних напрямів діяльності галузі, цільових програм, заходів тощо. Вартість цих робіт визначається за реальними витратами на їхнє виготовлення з додаванням величини бажаного прибутку. На кожну з них відкривається окреме замовлення, в якому вказується перелік робіт, їх обсяг, строки і вартість їх виконання. Замовлення погоджується з фінансовою службою обох сторін і підписується.
2. Виконання робіт з індивідуального інформаційного забезпечення спеціалістів галузі. Сюди відносяться роботи по вивченню інформаційних потреб спеціалістів і організації їхнього постійного інформаційного забезпечення. Робота виконується за постійно діючим завданням або замовленням. Умови її виконання і оплати такі ж, як і в попередній роботі.
3. Виконання одноразових заходів з науково-інформаційного забезпечення підрозділів галузі і окремих спеціалістів. Сюди, окрім виконання окремих завдань на цільовий пошук і забезпечення інформацією, включаються також виконання перекладів з інших мов, підготовка покажчиків літератури на різних носіях, складання довідок, разовий пошук інформації у фондах, замовлення копій чи окремих документів. Ці види робіт і послуг оплачуються за договірними цінами.
4. Виконання одноразових замовлень з науково-технічної пропаганди. Сюди відносяться всі замовлення на проведення пошуку і передачі інформації про передовий досвід і інновації, а також організація і проведення заходів щодо вивчення передового досвіду чи інновацій. Оплата роботи здійснюється за фактичними цінами, встановленими виробником або за угодою.
5. Виконання одноразових замовлень підрозділів інших галузей і окремих споживачів. Ці роботи виконуються за письмовими замовленнями, в яких, крім сутності замовлення і строків його виконання, даються гарантії оплати виконаних робіт. Звичайно це: замовлення на надання допомоги в пошуку інформації, копії видань з ДІФу, інформаційні, адресні та аналітичні довідки, реферати, оглядова і бібліографічна інформація і т. п. або замовлення на отримання вже готової ексклюзивної інформаційної продукції. Виконана робота передається замовнику тільки після оплати виставленого рахунку. Якщо замовлення складне, й дороге, то вартість його виконання попередньо погоджується з замовником [10, с. 48-49].
Відносно ж тих робіт, котрі, як перераховані вище, не оплачуються (обслуговування інформацією керівників, взаємообмін і тощо), то витрати на їх виконання, виставлені інформаційним органом керівництву базового підрозділу, відносяться на його накладні витрати.
Організаційно-економічне удосконалення НІД при переході на бізнесовий режим залежить від наявності:
– норм часу і виробітку на всі процеси і всю інформаційну продукцію;
– цін на всю без винятку продукцію, незважаючи на форму її надання споживачеві (платну чи безплатну);
– системи обліку і контролю за своєчасним виконанням;
– активного зворотного зв'язку зі споживачами;
– зниження собівартості продукції;
– рентабельності виробництва.
Не зважаючи на те, що комерційна науково-інформаційна діяльність в даному випадку є додатковою і лише сприяє збільшенню прибутку базового підрозділу, вона не повинна породжувати невиправдані робочі місця і витрати, які не приносять доходу. Тому одним з важливих моментів організації, становлення і розвитку інформаційного бізнесу є визначення доцільності його діяльності, перспективних обсягів реалізації продукції і послуг, отримання прибутку.
Бібліотека, як некомерційна установа, досі не має критеріїв комерційного ранжирування своїх послуг і продуктів. Тому першочерговим завданням повинно стати визначення реальної ціни продукції та послуг, які має намір бібліотека продавати споживачам. Це трудомістке, але одноразове завдання, і його необхідно зробити самим чи найняти спеціаліста. Потім необхідно зіставити реальну ціну з ринковою і прийняти рішення про доцільність виробництва кожного продукту чи послуги, тобто, визначитися з рентабельністю виробництва обраного товарного асортименту.
Всі ці питання покликане вирішити маркетингове дослідження, з якого і повинно починатися формування бізнесової стратегії будь-якого інформаційного органу.
Отже, можна дійти таких висновків:
- науково-інформаційна діяльність (НІД) в її повному циклі – це вплив спостерігача (інформатора, коментатора, аналітика) на об'єкт (споживача) шляхом вироблення на базі первинних інформаційних джерел (інформаційних ресурсів) нової інформації, яка обумовлює утримання об'єкта в існуючому (вихідному) положенні, і разом з тим переводить його у новий стан (досягнення нової цілі);
- інформаційна технологія – це комплекс взаємопов'язаних технологічних процедур і операцій по збору, переробці, аналізу, узагальненню, передачі, збереженню, організації пошуку, оновлення і надання інформації;
- інформаційний бізнес (ІБ) – це діяльність, здійснювана приватним особами, підприємствами чи установами з виробництва або придбання і продажу товарів чи наданню послуг в обмін на інші товари, послуги або гроші для взаємної вигоди зацікавлених осіб чи організацій.
3. ФОРМУВАННЯ АСОРТИМЕНТУ ІНФОРМАЦІЙНОЇ ПРОДУКЦІЇ
Базові поняття: “інформаційна потреба”, “анкетне опитування”, “ особисте опитування (інтерв'ю)”.
В третьому розділі розглянемо формування асортименту інформаційної продукції, визначимо поняття інформаційної потреби та методи їх дослідження.
Метою отримання інформації виступають різні потреби – від споживання чи тиражування інформації, до отримання нового знання, на базі вже існуючої інформації.
Інформаційна потреба – це усвідомлена необхідність отримання окремим споживачем чи колективом, групою споживачів інформації, яка відповідає характеру їхньої роботи, темам дослідження, напрямкам навчання, самоосвіти, інтересам тощо. Отримання інформації в якості предмета інформаційної потреби виникає за ініціативою споживача, яка багато в чому залежить від усвідомлення ним особистої відповідальності за найбільш ефективне виконання чи розв'язання поставленого перед собою завдання [11, с. 19].
Щоб сформувати асортимент інформаційної продукції потрібно вивчити інформаційні потреби наявних і потенційних споживачів, коло їхньої діяльності і сферу інтересів. Зазвичай для цього використовуються різноманітні способи: вивчення запитів, що надходять до інформаційної служби; врахування тематичних інформаційних інтересів спеціалістів і їхньої думки про види інформації і терміни її надходження до них; професійної діяльності кожного із споживачів інформації; різноманітних планових, звітних документів, рубрикаторів, карт зворотного зв'язку тощо.
Для досліджень подібного роду використовуються два методи: особисте опитування (інтерв'ю) і анкетне опитування.
Анкетування є більш оперативним методом, бо охоплює за порівняно короткий період велику кількість потенційних споживачів і дозволяє ставити детальні питання і пропонувати відповіді. Проте в нього є суттєвий недолік, а саме: суб'єктивне розуміння поставлених питань респондентами; неможливість швидкого уточнення неоднозначних відповідей; певна частина компромісних, невиважених відповідей і т. ін. Для зменшення ризику невірних або необгрунтованих відповідей певну допомогу може надати розробка рубрикатора пропонованої продукції, її поглиблений опис. Такий рубрикатор можна легко скласти, використавши відповідній розділ таблиць ББК[11, с. 19].
При опитуванні дуже важливо не ставити прямих питань щодо відношення до інформаційного органу, чи до потреб в ньому, а спитати, приміром, про найбільш гострі проблеми, які мали респонденти, скажімо, в останні два тижня. Це можуть бути бізнесові проблеми, проблеми прийняття рішень, керівництва виробництвом, виробничої діяльності, навчання, самоосвіти, виховання, взаємовідносин, самовдосконалення, заповнення вільного часу, дачні, ремонтні, аматорські тощо. "Проблеми" слід перераховувати у відповідності з тим, у вирішенні яких інформаційний орган може оперативно і якісно допомогти. Для збільшення ефективності опитування і зменшення ризику необгрунтованих відповідей його процедура повинна бути максимально спрощеною і зведена до підкреслювання, викреслювання, виставлення оцінки або знаків "!", '+', "–".
При уточненні інформаційних потреб споживачів важливо отримати такі відомості, як:
— сфера інформування (галузі знань, спектр інтересів, профіль потреб);
— зміст потрібної інформації (про що, хронологічні рамки, певні нюанси, масив первинних джерел);
— для яких цілей потрібна інформація (дослідження, самоосвіта, вдосконалення процесу роботи чи щось інше);
— ким вона буде використовуватися (окремим споживачем, групою, установою тощо);
— найбільш бажані форми надання інформації (оригінали документів, бібліографічні покажчики, списки, реферати, огляди, довідки);
— форми інформаційного забезпечення (активна чи пасивна, ретроспективна чи поточна, можливість її накопичування на робочому місці споживача);
— глибина обробки, обсяг, тип аналізу змісту потрібних у відповідь на запит документів;
— в які терміни або через які інтервали часу повинен надходити інформаційний матеріал (час звернення, час очікування, час відповіді);
— являється дана інформація обов'язковою або бажаною (рівень її актуальності, важливості і терміновості, рівень допустимих затрат часу і коштів)[11, с. 20].
Кожне з цих питань вельми важливе для розуміння інформаційних потреб потенційних споживачів, а відтак і для визначення асортименту інформаційної продукції.
Візьмемо для прикладу час і терміновість виконання запиту. Досвід показує, що якщо прийняти час, потрібний для виконання елементарного запиту типу "вирішення управлінських завдань", за одиницю, то час на виконання інформаційного запиту, пов'язаного з рішенням:
— абсолютно нового управлінського завдання, збільшиться не менше ніж в 20 разів;
— особливо складного завдання, по якому є часткові рішення попередніх досліджень – не менше ніж в 12 разів;
— важкого завдання, про шляхи вирішення якого є обмежені відомості – в 8 разів;
— завдання, по якому є аналогічні рішення в інших сферах діяльності – в 4 рази;
— завдання з покращання окремих параметрів вже існуючих, відомих рішень – в 2 рази[10, с. 55].
Проведена робота з анкетування і інтерв'ювання закінчується їхнім аналізом, який повинен узагальнити дані про динаміку попиту, його тематичний розподіл, визначити зони підвищеного попиту, переважаючу професійну приналежність споживачів, розглянути тимчасовий аспект попиту.
Класифікація попиту одночасно за темами і за типами споживачів дозволяє конкретизувати структуру ринку інформаційної продукції і визначити своє місце в ньому.
Так наприклад, експертне опитування керівників вищого рівня міністерств і управлінь культури, проведено науково-інформаційним відділом Інформкультура Російської державної бібліотеки показало, що система ДЗК, до якої, як правило, входять інформаційні повідомлення типу: "Хроніка культурного життя", "Критичні зауваження і пропозиції, висловлені в пресі", "Перелік статей з питань культури і мистецтва", "Культурне співробітництво" та оглядово-аналітичні тематичні розвідки з різних поточних питань, реально не є ефективно функціонуючою системою, і розцінюється ними як механізм випадкового, необов'язкового для їх службової діяльності інформування. Коло їхніх потреб замикається на оперативному концентрованому викладенні подій в галузі та професійних компетентних порадах із приводу конкретних ситуацій у практичній діяльності, експертно-аналітичних викладках важливих подій. При цьому змістовні проблеми культурного життя у більшості опитаних лежать на периферії потреб, а на перший план виступають сьогочасні проблеми, ноу-хау. Яскраво виражене ядро інтересів визначається трьома найбільш значимими темами: питання економіки (точніше – фінансування) галузі, організації і управління (менеджмент), матеріально-технічна база культури. Серед переваг респондентів – експертні довідки, науково-аналітичні огляди і ділове консультування. Значна кількість опитаних не розуміє специфіки даного інформаційного каналу і тому майже не читає повідомлень, які не виконані безпосередньо на їх замовлення[10, с. 57].
На основі цього опитування можна зробити висновок про недоцільність затрат часу і коштів на випуск "універсальних" ДЗК і їх тиражування для всього керівного складу. Краще організувати підписку на серії ДЗК, що дозволить більш цілеспрямовано здійснювати вибір їх змісту і напрямів НІД.
Для визначення пріоритетів у виданні інформаційної продукції можна використати таку методику:
Спершу потрібно запропонувати потенційному споживачу продукцію. скласти ранжирований за пріоритетами перелік основних тем, інформація з яких йому потрібна щоденно, щотижня, щоквартально або щорічно; в якій формі він бажає її отримувати – усно чи письмово, якщо письмово, то на яких носіях. Щоб не ускладнювати собі і споживачу роботу, бажано надати перелік продуктів і послуг, які, в принципі, міг би виконати даний інформаційний орган вказавши терміни виконання, а реципієнту запропонувати вибрати і виділити потрібне [5, с. 127].
Після отримання таких відомостей, складається загальний ранжирований перелік із вказівкою кількості "замовників", з якого вибираються ті, що названі більшістю респондентів.
Далі визначаються нормативні затрати праці на виконання відібраних робіт, кількість виконавців. Якщо ці показники не узгоджуються з наявними штатами і фондом робочого часу, проводиться корекція переліку в бік вибору більш прибуткових і конкурентноспроможних продуктів і послуг до того часу, поки не залишиться стільки, скільки інформаційний орган може виконати силами своїх робітників і за наявних матеріально-технічних ресурсів.
Визначитися з комерційним попитом на асортимент продуктів і послуг в умовах, коли інформаційний орган вже має певні напрацювання в НІД і усталений перелік видань і послуг, можна за допомогою "Талона зворотного зв'язку". "Оціночної карти інформаційної продукції" та відривного талону зворотного зв'язку сигнальної карти ВРІ [5, с. 128].
Талон зворотного зв'язку додається до кожного інформаційного продукту, що надходить до споживача і повинен у обов'язковому порядку через вказаний відрізок часу повернутися до інформаційного органу. Такий талон можна використати і для визначення попиту на послуги, але в цьому випадку його треба поширити і серед споживачів послуг. Головна цінність талону полягає в тому, що продукцію оцінює сам споживач, який одночасно вирішує – буде він платити за неї чи ні, і якщо так, то яка ціна його влаштує.
Це ставить перед інформаційним органом ще одне завдання – визначення комерційної ціни інформаційної продукції, а це неможливо зробити без визначення її собівартості, яка грунтується на трудовитратах.
Отже, можна зробити наступні висновки:
- інформаційна потреба – це усвідомлена необхідність отримання окремим споживачем чи колективом, групою споживачів інформації, яка відповідає характеру їхньої роботи, темам дослідження, напрямкам навчання, самоосвіти, інтересам тощо;
- для досліджень подібного роду використовуються два методи: особисте опитування (інтерв'ю) і анкетне опитування.
ВИСНОВКИ
У довідниках, енциклопедіях та інших джерелах "послуга" визначається як дія, що приносить користь іншому, або як робота, яка виконується для задоволення чиїхось потреб, тобто – певна доцільна діяльність, яка існує у формі корисного ефекту праці – товару, продукту. Таким чином, підкреслюється, що основою послуги повинно бути задоволення потреб через корисний ефект праці, а, як відомо, корисний ефект праці є умовою будь-якої виробничої діяльності.
Підготовка і реалізація інформаційної послуги, як і будь-якої продукції, складається з певних етапів технологічного процесу, які характеризуються виконанням цілої низки операцій, що приводять до отримання проміжного і кінцевого результату – продукції та її реалізації.
Отже, інформаційна продукція – це різні види подання знань, якихось даних, відомостей, розрахунків тощо, практично все, що пов'язане з отриманням і фіксацією знань, які можна використати в даний час або відкласти на майбутнє. Вищою цінністю їх є точність, достовірність, своєчасність та лаконічність. Її якість великою мірою залежить від інформаційних ресурсів, які, на відміну від інших ресурсів, мають властивість накопичуватися і, завдяки цьому, володіють специфічною впливом на процеси ресурсозбереження і технологічні процеси підготовки.
Науково-інформаційна діяльність (НІД) в її повному циклі – це вплив спостерігача (інформатора, коментатора, аналітика) на об'єкт (споживача) шляхом вироблення на базі первинних інформаційних джерел (інформаційних ресурсів) нової інформації, яка обумовлює утримання об'єкта в існуючому (вихідному) положенні, і разом з тим переводить його у новий стан (досягнення нової цілі). Як бачимо, її основу становлять Інформаційні ресурси – довідково-інформаційний фонд (ДІФ), система каталогів і картотек, автоматизовані бази і банки даних, довідкова і бібліографічна продукція тощо, які дозволяють вирішувати проблеми інформування, а також професійні кадри аналітиків-коментаторів.
Сьогодні в розвинених країнах вирішується питання інформатизації суспільства на яке покладається велика роль у формуванні якісно нового світового суспільства. Все більшим стає розуміння того, що країна, яка буде володіти потужними інформаційними ресурсами, ефективною системою їх реалізації, буде знати динаміку й перспективи їх розвитку, опиниться на гребені науково-технічного прогресу і зможе його використовувати.
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
- Закон України. Про захист інформації в автоматизованих системах: Затверджено 5 лип. 1994 р. // Відомості ВРУ. – 1994.– № 31. – Ст. 286
- Закон України. Про інформацію: Закон України: Затверджено 2 жовт. 1992 р. // Відомості ВРУ. – 1992. – № 48. – Ст. 650
- Закон України. Про науково-технічну інформацію: Затверджено 25 черв. 1993 р. // Відомості ВРУ. – 1993. – № 33. – Ст. 345
- Закон України. Про національну програму інформатизації: Затверджено 4 лют. 1998 р. // Уряд. кур'єр.– 1998. –12 березня
- Вісник Харківської державної академії культури: Зб. наук. праць/ М-во культури і мистецтв України. -Х.: ХДАК, 1999 — Вип.1: Бібліотекознавство. Документознавство. Інформатика / Відп. ред. Н.М.Кушнаренко. — 1999. -186 с.
- Короткий термінологічний словник із бібліографознавства та соціальної інформатики / Hаук. ред. і автор вступ. ст. Шведова — Водка Г.М.; Книжкова палата України. — К.: Кн. палата України, 1999. -115 с.
- Кулешів С.Г. Документознавство. — Історія. Теоретичні основи/ УДНД і АСД, ДАККіМ. — К., 2000. — 161 с.
- Кушнаренко Н. Н.Документоведение: Учебник. — К.: Знання, 2006. — 459 с.
- Кушнаренко Н. М. Наукова обробка документів: Підручник. -К.: Вікар, 2003. — 328, с.
- Медвєдєва В.М., Міщенко Г.Г. Інформаційний бізнес у сфері освіти, культури і мистецтва. – К. – 2000, 94 с.
- Морозюк І. Документознавство та інформаційна діяльність: проблеми спеціалізацій і вимоги практики // Вісник Книжкової палати. -2003. -№ 8. — С.18-20
- Сошинська В. Основні канали професійної комунікації документно- інформаційній сфері // Вісник Книжкової палати. -2006. -№ 9. — С. 30- 32
- Філіпова Л. Про наукові дослідження з сучасного документознаства та бібліотечно-бібліографічних наук. // Вісник Книжкової палати. — 2004. — № 3. — С. 22 – 23
- Швецова-Водка Г. М. Вступ до бібліографознавства; Ред. Валентина Вдовиченко,; М-во освіти і науки України, Рівненський держ. гуманіт. ун-т. -К.: Кондор, 2004. -217 с.
- Яковлєва Ю. Оцінка інформативності документів як напрям інтелектуалізації пошукових систем наукових бібліотек // Бібліотечний вісник. — 2005. — № 1. — С. 25-27
ДОДАТКИ
Додаток А.
Словник термінів
Інформація – інформація – це знання, перероблені так, щоб зробити можливим їхнє перетворення в "силу".
Інформаційна діяльність – це закінчений процес отримання, переробки і передачі знань, який починається з надходження до комунікатора (інформаційного органу) первинних відомостей і закінчується настройкою кожного елемента системи створення інформації на досягнення цілі і перетворенням об'єкта в нове цільове утворення з врахуванням вимог комуніканта (споживача).
Інформаційна послуга – це різні види подання знань, якихось даних, відомостей, розрахунків тощо, практично все, що пов'язане з отриманням і фіксацією знань, які можна використати в даний час або відкласти на майбутнє.
Інформаційна продукція —це різні види подання знань, якихось даних, відомостей, розрахунків тощо, практично все, що пов'язане з отриманням і фіксацією знань, які можна використати в даний час або відкласти на майбутнє.
Науково-інформаційна діяльність — це вплив спостерігача (інформатора, коментатора, аналітика) на об'єкт (споживача) шляхом вироблення на базі первинних інформаційних джерел (інформаційних ресурсів) нової інформації, яка обумовлює утримання об'єкта в існуючому (вихідному) положенні, і разом з тим переводить його у новий стан (досягнення нової цілі).
Інформаційні ресурси – це знання в інформаційному вираженні через певні коди (ідеї, мисленні образи тощо), тобто, об'єктовані або закодовані (подані семантично) за допомогою слів, символів чи інших знаків і перетворені у повідомлення – інформацію.
Інформаційні технології — це комплекс взаємопов'язаних технологічних процедур і операцій по збору, переробці, аналізу, узагальненню, передачі, збереженню, організації пошуку, оновлення і надання інформації.
Інформаційний бізнес – це діяльність, здійснювана приватним особами, підприємствами чи установами з виробництва або придбання і продажу товарів чи наданню послуг в обмін на інші товари, послуги або гроші для взаємної вигоди зацікавлених осіб чи організацій.
Інформаційна потреба— інформаційна потреба – це усвідомлена необхідність отримання окремим споживачем чи колективом, групою споживачів інформації, яка відповідає характеру їхньої роботи, темам дослідження, напрямкам навчання, самоосвіти, інтересам тощо.
Додаток Б.
Режими обслуговування, характерні для органів інформації
1. Диференційоване забезпечення процесів керівництва (ДЗК)
Систематичне інформаційне забезпечення керівників різних рівнів спеціалізованою, в т. ч. оглядово-аналітичною інформацією за поточними надходженнями на основі корегуємих постійно діючих вимог щодо обслуговування
Документальні, індивідуальні або, групові зі зворотним зв'язком, які задовольняють потребу у концептуальній інформації
2. Вибіркове розповсюдження інформації (ВРІ)
Поточне і ретроспективне інформаційне забезпечення окремих споживачів зі встановленою періодичністю за заданою тематикою
Документальні, групові, зі зворотним зв'язком, що задовольняють потребу в адресній і фактографічній інформації
3. Інформаційне опанування розробки поточних і перспективних планів
Випереджувальне інформування складачів планів, оргтехзаходів інформацією про подібну діяльність, що здійснюється в країні і за кордоном
Документальні, індивідуальні, які задовольняють потребу у адресній і фактографічній інформації
4. Інформаційне забезпечення і супровід науково-технічних програм
Колективне інформування розробників етапів програм зі встановленою періодичністю стан їх виконання по
Документальні, групові зі зворотним зв'язком, які задовольняють потребу у фактографічній інформації
5. Інформаційне обслуговування за разовими запитами (запит-відповідь)
Індивідуальне забезпечення різними видами інформаційної продукції за потребам, сформульованими у вигляді одноразової вимоги на обслуговування
Документальні, індивідуальні, що задовольняють потребу в адресній, фактографічній інформації і джерелах
6. Бібліотечно-бібліограіче обслуговування
Обслуговування опублікованими і неопублікованими документами і матеріалами, спрямоване на задоволення абонентів у первинних джерелах інформації, переважно книжно-журнальною продукцією
Документальні, індивідуальні, разові за джерелами інформаційного органу
7. Заходи зо пропаганди інформаційних джерел
Інформування за допомогою усних, наочних і аудіовізуальних засобів, форм, методів і ЗМІ, а також на основі особистих контактів та інших способів неформальної комунікації
Нематеріальні або матеріальні, групові або масові, одноразові або зі зворотним зв'язком, що задовольняють потребу в адресній, фактографічній і концептуальній інформації.
Додаток В.
Основні види інформаційної продукції інформаційних органів підприємств і організацій
1. Аналог
Впорядкований вибір параметрів, які є базою порівняння для нової розробки
2. Анкета
Впорядкований перелік даних встановленої форми, які характеризують параметри проблеми
3. Анотація
Коротка (до 600 друк. зн.) характеристика документу з точки зору його змісту, призначення і форми
4. Бібліографічний опис
Сукупність відомостей про документ, ідентифікуючий його в ряду інших документів
5. Карта інформаційна про НІР тощо
Документ встановленої форми, який містить відомості про завершену роботу чи її етап, що має самостійне значення
6. Карта інформаційна про передовий досвід
Документ, що містить впорядкований набір відомостей про впроваджене нововведення
7. Карта реєстраційна НІР тощо
Документ встановленої форми, що містить уніфікований набір відомостей про почату НІР
8. Копія документу (будь-яка)
Зображення документу, адекватне змісту оригіналу
9. Листок інформаційний
Структурно уніфікований документ, який містить короткий опис і інші характеристики розробленого нововведення, товару, послуги
10. Переклад
Відтворений засобами іншої мови текст, який забезпечує точну передачу інформації, яка є у вихідному документі
11. Проспект
Інформаційний матеріал рекламного характеру, який вміщує відомості про товар, послуги
12. Реферат
Скорочене (500-2500 друк. зн.) викладення змісту первинного документу (або його частини) з основними фактичними відомостями і висновками
13. Стаття (оглядова, аналітична, інформаційна
Оригінальний твір обсягом до 1,0 а. а., що інтерпретує наукові, технічні ідеї, або вміщує факти наукового і/або виробничого характеру, призначені для друкування, депонування чи масового читання
14. Сценарії
Оригінальний твір, який являється документованою основою для заходів ЗМІ
15. Експонат виставочний
Продукція (вироби, макети, моделі), призначена для демонстрації на виставці
Складна інформація
1. База даних
Впорядкована сукупність бібліографічних описів документів, записів анотацій (рефератів) або витягів з документів, фактичних даних на цифрових носіях (дискетах, компакт-дисках або в комп'ютері)
2. Каталоги, картотека
Впорядкована сукупність бібліографічних описів документів, записів анотацій (рефератів) або витягів з документів, фактичних даних на паперових носіях
3. Бюлетень нових надходжень
Систематизований перелік бібліографічних описів документів, які надійшли в ДІФ
4. Масив інформаційно-пошуковий
Комплект вторинних документів (карток, друкованих копій тощо) на задану тематику
5. Огляд реферативний
Документ, який містить короткі систематизовані відомості про певну сукупність об'єктів, отримані на основі оцінок, які дали автори аналізованих інформаційних джерел
6. Повідомлення (оповіщення) інформаційне
Відомості про поповнення ДІФа, проведенні заходів за фіксований проміжок часу
7. Оповіщення (повідомлення) адресне
Інформаційне повідомлення, яке містить адреси документів або утримувачів інформації по конкретній проблемі, питанню
8. Оповіщення (повідомлення) сигнальне
Інформаційне повідомлення про нові документи, заходи за певною тематикою
9. Перелік, список, покажчик
Систематизований у певному порядку бібліографічний опис з анотаціями чи без них опублікованих і неопублікованих інформаційних джерел
10. Відбірка (довідка) тематична
Спеціально оброблені документи (копії) або відомості про них певної тематичної спрямованості
11. Список бібліографічний тематичний
Систематизований перелік бібліографічних описів певної тематики за фіксований проміжок часу
12. Довідка фактографічна
Документ, який характеризує певні факти і події з конкретного питання (теми) на основі вибору необхідних даних з джерел інформації
Комплексна інформація
1. Доповідь
Документ, який містить попередньо відібрані і проаналізовані дані про важливі досягнення у досліджуваній сфері з висновками і пропозиціями
2. Досьє
Систематизована і постійно доповнювана відбірка даних, відомостей про певний напрямок діяльності
3. Огляд аналітичний
Документ, який містить систематизовані відомості про певну сукупність об'єктів, отриманих на основі аналізу і оцінки інформаційних джерел
4. Довідка
Документ, який містить короткі систематизовані відомості про окремі аспекти проблеми чи питання і рекомендації щодо їхнього вирішення на основі аналізу первинних джерел інформації
Додаток Г.
Систематичний покажчик інформаційних послуг
Видавнича продукція
Підготовка і випуск видань за запитами видань по МБА;
Підготовка і випуск планових видань.
Малотиражна аналітична продукція
Підготовка і видача:
— аналітичного огляду;
— аналітичної довідки;
— бібліографічного списку (довідки) за разовим тематичним запитом;
— бюлетеня нових надходжень інформаційних джерел;
— експрес-інформації;
— інформаційної листівки;
— перекладу;
— результатів пошуку в режимі ВРІ;
— результатів ретроспективного пошуку;
— реферативного огляду;
— реферату;
— сигнального повідомлення за системою ДЗК;
— сигнальної інформації за системою ВРІ;
— тематичної відбірки;
— тематичної довідки;
— фактографічної довідки;
— щорічного експертно-аналітичного огляду.
Електрофотографічна продукція
Виготовлення і видача ксерокопій.
Фотографічна продукція:
Виготовлення і видача фотокопій.
Мікрофільмова продукція
Підготовка і видача:
— діазокопії;
— карти "джекет";
— мікрофіш;
— рулонного мікрофільму.
Магнітострічкова продукція
Підготовка і видача на магнітній стрічці:
— БД;
— локальної ІПС;
— копії першоджерела.
Перфокарткова продукція
Підготовка і видача локальних фактографічних інформаційно- пошукових систем.
Кінопродукція :
Підготовка і видача оперативної кіноінформації;
Прокат оперативної, поточної і ретроспективної кіноінформації.
Форма відображення інформації в комп'ютерних системах
Підготовка, проведення показу або надання в користування:
— бази або банку даних;
— електронних каталогів;
— електронної пошти;
— Інтернету;
— інформаційно-пошукових систем;
— словників і довідників;
— текстових редакторів.
Форма усної та наочної інформації:
Підготовка і проведення:
— конференції, симпозіуму, семінару;
— лекції, доповіді, огляду;
— теле-, радіопередачі;
Форма наочної інформації:
Підготовка і проведення:
— виставки нових надходжень, тематичної виставки;
— дня інформації;
— дня спеціаліста;
— школи передового досвіду;
— відкритого перегляду першоджерел.